15/11/2011-AIH Asunto: Descripcin completa de la estructura organizativa para cumplir con ISO 17020.

Marco para mostrar ms adecuado y conceptos mnimos a incluir.

La principal duda se refiere a cmo describir de forma completa, satisfactoria (respecto a ISO 17020 en realidad, CGA-ENAC-EI- y dems documentos ENAC aplicables), eficaz y operativa 1 la estructura organizativa de la entidad. A continuacin reflejo lo que he reflexionado al respecto de forma discontinua. ----------La ISO 17020 habla de funciones (tanto relativas a la organizacin o parte de ella, como a personas), responsabilidades (tanto relativas a la organizacin o parte de ella, como a personas), competencia (tanto relativas a la organizacin o parte de ella, como a personas; pero esencialmente se trata de competencia tcnica), estructura jerrquica informativa, asuma en su totalidad la responsabilidad de la ejecucin de las actividades (respecto al director tcnico), Debe describirse cada categora de responsabilidad que afecte a la calidad de los servicios de inspeccin. Esas descripciones deben incluir los requisitos de educacin, formacin, conocimiento tcnico y experiencia, puesto (aqu est ms claro, ya que segn el contexto indica director tcnico, inspectores, directivos, administrativos), cargo (slo aparece una vez y parece equivalente a puesto: El cargo de Director Tcnico puede..) Desconozco si la ISO 9000 o alguna otra norma de calidad define estos trminos, pero como la ISO 17020 no lo hace, atendiendo al DRAE (http://buscon.rae.es/draeI/ ) tenemos: Funcin (Del lat. functo, -nis). 2. f. Tarea que corresponde realizar a una institucin o entidad, o a sus rganos o personas. Responsabilidad. 1. f. Cualidad de responsable. // 3. f. Cargo u obligacin moral que resulta para alguien del posible yerro en cosa o asunto determinado. Responsable. (Del lat. responsum, supino de respondre, responder). 3. com. Persona que tiene a su cargo la direccin y vigilancia del trabajo en fbricas, establecimientos, oficinas, inmuebles, etc. Competencia. (Del lat. competenta; cf. competente). 2. f. Pericia, aptitud, idoneidad para hacer algo o intervenir en un asunto determinado.

Del anlisis de lo anterior creo que es evidente lo que son las funciones y casi tambin las competencias. Pero respecto a las responsabilidades, en una empresa u organizacin, uno las entiende no tanto como el cargo (aunque sean dependientes, o incluso deriven de este) sino como el conjunto de obligaciones (el equivalente a las infracciones en Derecho, pero en lugar de respecto a la Ley responsabilidad civil o penal. Desconozco si existen ms tipos de

1 El apartado 6.2.c del CGA-ENAC-EI indica: El grado de complejidad de la documentacin y la posibilidad de que los miembros del personal desempeen distintas funciones depender del tamao de la organizacin. Por operativa quiero referirme a que el sistema de gestin no sea una carga burocrtica ms; que trabaje para nosotros, nunca nosotros para el sistema.

responsabilidad en Derecho- sera con respecto a las normas 2 de funcionamiento interno de la

organizacin) que se derivan de las tareas (funciones) asignadas. Si esto es as,

tendramos una jerarqua de conceptos como la que sigue? 1 Cargo (p. ej. director tcnico).

3 Competencias: Entiendo que en esta caso no podran ser las tpicas competencias que se leen en artculos de suplementos de prensa especializados en RRHH o libros de management, del tipo Facilidad para trabajo en equipo en oficina y campo, facilidad de aprendizaje, dinmico y proactivo, especialmente en empresas pequeas en las que no es fcil disponer de mtodos y medios mnimamente fiables para evaluarlas. Por lo tanto creo que las competencias de los trabajadores deberan limitarse a los requisitos exigidos para el puesto: Las relativas a titulacin acadmica/cualificacin, formacin, conocimientos necesarios herramientas informticas, manejo de equipos- y experiencia laboral. 3 Responsabilidades (no se me ocurre un ejemplo). 4 Funciones (p. ej. aprobacin de las instrucciones tcnicas). O acaso deben tenerse por cuasi sinnimos funcin y responsabilidad? O por responsabilidad debe entenderse el cargo (entendido cargo como sinnimo de puesto -9. m. Empleo, dignidad, oficio o ministerio-)? O En definitiva, cul es la forma ms adecuada de describir en la documentacin del sistema de calidad los cargos/puestos y toda la informacin necesaria que los describa completamente (funciones, responsabilidades, competencias)? Para reflejar la estructura jerrquica de los cargos o puestos lo ms lgico parece un organigrama, pero para las competencias, funciones, responsabilidades. cmo debe realizarse?

----------En la documentacin de sistemas de calidad que he visto (la verdad, poca. En esto los auditores tenis ms suerte) viene en el mismo saco ambas cosas. Dicen algo as: " Cargo: Director Tcnico. Las funciones y responsabilidades de este puesto son:... El [cargo] asume la responsabilidad de las siguientes funciones: O frases muy parecidas".

Y enumera una serie de tareas, ms o menos genricas 3, sin ms distinciones. Personalmente creo que, al menos a estos niveles, no se puede hablar de responsabilidad si no es indisociablemente ligada a las consecuencias de los actos, por accin o por omisin, pero nunca por digamos simple pensamiento. Aunque, voy a dejar de divagar... A este nivel de empresa, en ltimo trmino, al definir las responsabilidades estas no seran ms que directrices establecidas para hacer algo de una determinada manera(s) y no de muchas otras. Y no acabo de ver que no
2 Aqu entraran los requisitos de la norma con la que nos hemos certificado o acreditado y todos los que adicionalmente estn incluidos en la documentacin del sistema de calidad. 3 Creo que se podran hacer dos categoras: i) tarea, o si se quiere un subproceso: actividad compuesta que incluye un conjunto interno lgico de actividades y que puede ser analizado con ms detalle. ii) Actividad simple: la que no se define a un nivel ms detallado.

sean tareas, algo o mucho ms generales que las recogidas en las funciones, pero en definitiva tareas. A esto me quera referir con cuasi sinminos: que lo nico que veo es que la diferencia entre ambos conceptos es poco ms que de gradacin, aunque intuyo que hay algo ms que se me escapa ? ----------Sigo dando vueltas al tema... Aunque creo que en una empresa slo habra dos formas de responsabilidad, a saber: - Hacia uno mismo: "1. m. Cualidad moral que lleva al cumplimiento de los propios deberes respecto del prjimo y de uno mismo" (honor). Esto es, la que nace de uno mismo y tiene como finalidad realizar el trabajo al menos tan bien como est contemplado en las reglas internas (exista o no sistema de calidad formal). - Hacia los dems: Sera aplicables a todos aquellos que tienen algn puesto de direccin y todos aquellos con tareas de vigilancia, supervisin... de otras personas.

----------Al leer la web http://www.soloingenieria.net/content/view/174/131/ veo que si han reflexionado sobre estos temas, ya que aparece: Etapas de implementacin:
1. Diagnstico y anlisis inicial. 2. Estructura organizativa: 2.1. Organigrama. 2.2. Matriz de responsabilidades (categoras profesionales y funciones). 3. Procesos ISO 9001: 3.1. Control de los documentos. 3.2. Control de los registros. 3.3. Gestin de la direccin. 3.4. Gestin comercial. 3.5. Gestin de los recursos. 3.6. Gestin de los proveedores. 3.7. Control de las N.C. y A.C.P. 3.8. Medicin, anlisis y mejora. 3.9. Auditorias internas. 4. Procesos ISO 17020: 4.1. Requisitos administrativos: imparcialidad, confidencialidad, etc. 4.2. Competencias y responsabilidades. 4.3. Control y mtodos de inspeccin. 4.4. Seguimiento y medicin. 5. Procesos de direccin de proyectos SGDP: 5.1. Gestin y organizacin de proyectos: modelo de gestin y organizacin de proyectos. 5.2. Gestin documental: modelo de organizacin de los documentos y carpetas de archivos del proyecto. 5.3. Gestin econmica de proyectos: modelo de control de costes y anlisis econmico de proyectos. 6. Formacin del sistema.

Y parece que se apunta la respuesta a la pregunta "cul es la forma ms adecuada de describir en la documentacin del sistema de calidad los cargos/puestos y toda la informacin necesaria que los describa completamente (funciones, responsabilidades, competencias)?" al leer lo de "matriz de responsabilidades" pero "surge" un nuevo concepto que parece que hay que contemplar: competencia.

Y aunque en Google aparece numerosa informacin si tecleamos matriz de responsabilidades, no he conseguido llegar a un conocimiento adecuado del asunto Aunque a leer alguno de estos artculos sobre matiz de responsabilidad y ver que aparece el concepto anglosajn rol no s si aparecen o desaparecen las diferencias entre el concepto funcin y el concepto responsabilidad ----------Incluyo un artculo que me ha parecido interesante y que tiene alguna relacin con este tema. Viene a decir que para solucionar cualquier problema, tambin en el mundo de la empresa, hay que atacarlos en tres fases consecutivas: fase tcnica (soluciones tcnicas), fase de gestin (hacer que las cosas funcionen) y fase de direccin (establecer prioridades, coordinar, en definitiva, dirigir).

A partir de aqu podramos enlazar con el tema de las competencias transversales, aquellas que debera disponer toda persona para ejercer un puesto de cierta categora. Pero creo que seguramente liemos (o quiz sea yo el nico que me estoy liando) ms el tema Vaya lo que tengo!