II Conferencia de Ingeniera de Organizacin Vigo, 5-6 Septiembre 2002

Personal en Logstica
Carmen de Nieves Nieto, Lorenzo Ros McDonnell Licenciada en CC. Econmicas. Universidad Politcnica de Cartagena. Departamento de Organizacin de Empresas Carmen.denieves@upct.es Catedrtico de Universidad. Universidad Politcnica de Cartagena. Departamento de Organizacin de Empresas Lorenzo.ros@upct.es

Resumen
Ante la escasez de modelos organizativos de Personal para los departamentos logsticos, el presente artculo crear un modelo de Recursos Humanos para un departamento logstico. La base del modelo se definir a partir de los elementos empresariales comunes a todas las empresas: los procesos, los productos o servicios, la tecnologa o infraestructura, y el personal que interviene. Conociendo esto, se generar un modelo de personal logstico, a la vez que se definirn las principales tareas que habrn de realizar dichos puestos.

1.

Introduccin

Todas las empresas nacen con el objetivo principal de ofrecer productos o servicios, lo que supone llevar a cabo un proceso de generacin de valor aadido. Para ello, las empresas tienen en comn a su vez una serie de elementos empresariales, que cada una combina de forma personal para obtener su propia estructura. 2. Elementos Empresariales Se toman como elementos empresariales a comunes a todas las empresas: los procesos, los productos, el personal, tecnologa e informacin. Estos elementos se combinarn segn el tipo de empresa, pudiendo con ello obtener distintas combinaciones empresariales. ! Procesos: McConnell [1] los define como una metodologa de gestin o tcnica para realizar las actividades empresariales. ! Personal: Los Recursos Humanos son el elemento bsico del cualquier proyecto, ya que demandan, disean y captan las necesidades de los clientes. Adems, las empresas se servirn de personas para su funcionamiento, y habr de buscar al personal idneo para cada puesto, ya que influir en la productividad, calidad y eficiencia de la empresa o departamento. A su vez, ha de potenciarse al personal de cada empresa, a travs de una buena seleccin, de una correcta motivacin y de la adecuada organizacin del trabajo. ! Productos y/o Servicios: Phillips [2] ve a los productos (y servicios) como el resultado de los procesos, que logran satisfacer las necesidades de los clientes y les hace repetir su consumo. Con la salida al mercado de los productos se conseguir la financiacin necesaria para el funcionamiento de la empresa.

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! Tecnologa e Infraestructura: La tecnologa supone la aplicacin de las herramientas ms efectivas para desarrollar un producto o servicio, de la forma ms adecuada para satisfacer los requisitos de la empresa. Hoy en da la tecnologa adaptada en muchas empresas, sobre todo en empresas de servicios, es tecnologa de informacin, que proporciona soluciones a problemas de formacin y aprendizaje, mientras que la tecnologa de comunicacin ayuda a reducir recursos y tiempo. ! Informacin: Tiwana [3] toma la definicin de Ducker para la informacin como unos datos a los que se les agrega relevancia y propsito, de forma que se generar informacin cuando se asigne significado a ciertos datos o smbolos. La importancia de la informacin en una empresa la seala Domnguez [4] debido a que cuando una empresa obtiene cierta cantidad de informacin, puede utilizar sta para modificar su estructura interna y afrontar cambios. De ah que la informacin que llega a una empresa haya que seleccionarla y de ah la importancia de este elemento empresarial. 3. Evolucin organizacional y los elementos empresariales
La importancia de estudiar estos elementos se debe a que dependiendo de cmo stos evolucionen, lo har a su vez la organizacin. Dichos elementos empresariales aunque son independientes, estn en una mnima parte relacionados como se muestra en la

Ilustracin 1. Los elementos empresariales estn relacionados debido a que el personal es necesario para la realizacin de los procesos que generarn los productos o servicios con un valor aadido por la empresa. Dichos procesos los realizarn con la tecnologa o infraestructura existente, as como con cierta informacin.
Todo ello hace que no se tomen estos elementos de forma aislada, ya que perturbar uno de ellos, perturbara a los dems, como muestra la

Ilustracin 1

Personal

Info rm

aci

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c Te

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a g lo no

Ilustracin 1: Evolucin de los Elementos Empresariales. Fuente: Elaboracin propia

4. Ciclo de Vida de la Gestin de Pedido Si esto se aplica a un departamento logstico, se puede comprobar que el proceso que se realiza para prestar ese servicio (producto) logstico sigue una metodologa a travs de una

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Pr o

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serie de etapas, que en el caso particular del desarrollo de la logstica se denominar Cadena de Suministro. Dicha Cadena se muestra en la Ilustracin 2:

Ilustracin 2: Cadena de suministro. Fuente: Elaboracin propia.

La cadena supone un recorrido a travs de las siguientes etapas: " Planificacin: Definicin de los objetivos logsticos, con los pedidos recibidos se comprobar el estado del almacn y sus prioridades, para poder planificar las ventas y la demanda. Con ello se realiza la planificacin del trabajo: ventas y demanda " Anlisis: Una vez conocidas las necesidades logsticas, y el plan de trabajo (etapa planificacin), se comprobarn los tipos y cantidad de productos existentes en almacn, para verificar que puede darse servicio a los pedidos recibidos. " Diseo: El diseo fijar qu, cmo, cundo, porqu, y en general el diseo de la estructura logstica de forma que se cumplan los requisitos iniciales. " Implementacin: Supone tomar el diseo e implantarlo, es decir, realizar la entrega y que el plan diseado llegue a su destino. " Mantenimiento: La etapa final implica comprobar que se han suministrado al cliente los productos requeridos o solicitados y realizar un seguimiento del pedido. 5. Identificacin del problema Tomando como elemento principal al personal y llevndolo al terreno de la logstica, se aprecia que apenas existen modelos de organizacin de personal en los departamentos logsticos, por tanto, el objetivo principal de este trabajo, es crear una estructura de puestos logsticos que sirva como patrn y jerarqua para cualquier departamento logstico. Este trabajo se basar en los elementos empresariales comunes a todas las empresas, as como en las etapas que se llevarn a cabo en el desarrollo de la cadena de suministro. Considerando la cadena de suministro de forma Independiente, es decir, que dicha cadena se desarrolla siempre entre dos entidades bsicas: proveedor y cliente, de modo que si se desplaza a lo largo de la cadena, el proveedor actual se convertir en cliente de otra entidad, pudiendo pasar a ser por ejemplo, proveedor de proveedores. Con esta idea, se puede decir que entre el proveedor y el cliente existir un personal logstico, que segn De Miguel [5] se puede dividir en Alta direccin, Mandos Intermedios y Mandos operativos. Este personal realizar bsicamente tareas de anlisis, diseo e implementacin dentro de la Cadena de Suministro como muestra la Ilustracin 3:

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A N A L IS IS

D IS E O

IM P L E M E N T A C I N

A lta D ir e c c i n

M andos In te r m e d io s

M andos O p e r a tiv o s

Ilustracin 3: Personal existente en el departamento logstico, entre proveedor y cliente. Fuente: Elaboracin propia

Pero an ms complejo, ya que tanto la alta direccin como los mandos intermedios y los operativos, requieren cada uno de cierto grado de informacin para la toma de decisiones a su nivel (diferenciado por el grosor de las lneas), as como una tecnologa o infraestructura para realizar el proceso logstico. Con todo ello se obtiene la Ilustracin 4.
I n fo r m a c i n

A N A L I S I S

D I S E O

I M

P L E M

E N T A C I N

A lta

D ir e c c i n

M a n d o s I n te r m e d io s

M a n d o s O p e r a tiv o s

T e c n o lo g a

Ilustracin 4: Relacin entre niveles de mando (personal), informacin y tecnologa entre proveedor y cliente.

De estos elementos empresariales, se definen los puestos logsticos que se encargarn de llevar a cabo la Cadena de Suministro y las tareas logsticas. Estos supuestos se muestran en la Ilustracin 5, y suponen las siguientes tareas:
B a s e s d e d a to s d e p r o d u c to s , s e r v ic io s , p r o v e e d o r e s y c lie n t e s
M ando en bases de d a to s O p e ra rio e n b a s e s d e d a to s

I n fo r m a c i n

D ire c to r G e n e ra l d e L o g s tic a

A n a lis ta L o g s tic o

In g e n ie ro e n L o g s tic a

J e fe O p e ra tiv o

O p e ra rio s

P rocesos
M ando en re d e s d e d is trib u c i n O p e ra rio e n re d e s d e d is trib u c i n

T e c n o lo g a
O p e ra rio e n re d e s d e c o m u n ic a c i n

P ro v e e d o r

C lie n te

Ilustracin 5: Modelo de personal propuesto para la logstica

# # # #

Director General de logstica: Tiene la visin del proceso logstico completo y posee informacin de la importancia logstica, procesos a realizar, lugares donde opera, empresas colaboradoras, metas a alcanzar, etc. Analista Logstico: Disea la parte funcional logstica: modelos de negocios, modelos de red logstica, modelos de flujo de trabajo y de plan de negocio. Ingeniero en Logstica: Con los modelos aportados por el analista logstico, diseando la arquitectura de distribucin, el personal y los procesos requeridos para llevarla a cabo, aplicando estndares y restricciones existentes. Jefe Operativo: Implementa los modelos obtenidos a partir del anlisis y diseo.

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# # # # # #

Operario: Lleva a cabo las tareas fsicas a realizar, de manera puntual y personalizada. Mando en bases de datos: Determina como deben ser las bases de datos y la gestin de la informacin. Operario en bases de datos: Implanta las bases de datos y accesos a la informacin. Mando en redes de distribucin: Define los recursos de red y la comunicacin en la empresa. Operario en redes de distribucin: Implanta la comunicacin y el mantenimiento de red Operario en redes de comunicacin: Detecta las necesidades, los recursos, y las redes de comunicacin.

Esta tesis se centrar en el desarrollo de la lnea central del modelo propuesto, es decir, el anlisis de los siguientes puestos: director general de logstica, analista logstico, diseador logstico, Jefe Operativo y Operario. Para delimitar cuales son las tareas principales que ha de realizar cada uno de estos puestos, el modelo se basa en la arquitectura de Zachman [6] y [7], pero dndole una aplicacin hacia la logstica, identificando tanto los actores como las tareas que realizan, como muestra la Tabla 1:
Entidad
Director General de Logstica

Funciones
" " " " " " Describe los procesos, informacin, personal y tecnologa necesaria para desarrollar la logstica a lo largo de la cadena de suministro y sus relaciones Detalla las actividades logsticas a realizar y bajo que modelo se ejecutarn Determina la ubicacin de las acciones logsticas de la Cadena de Suministro Define el organigrama, personal y equipos para cada actividad Especifica cuando suceder cada etapa de la Cadena de Suministro Describe la visin, misin y objetivos logsticos Describe la funcionalidad de cada componente en la Cadena de Suministro (desde el punto de vista interno y externo) Describe el funcionamiento de ejecucin de los componentes de la CS Crea la arquitectura de distribucin logstica de los componentes de la CS Define las caractersticas del personal y equipos inteligentes Define los eventos logsticos que causan transformacin y cambio en la CS Define la estructura de cada componente de la CS basados en los elementos empresariales Describe la ejecucin puntual de las tareas de los componentes de la CS (para acabar en una oferta de servicio) Define la distribucin puntual utilizada para cada componente de la CS Determina puntualmente la ubicacin geogrfica y funciones de cada puesto Convierte la CS en Mensajes y operaciones, diseando el momento de realizacin Define como se implementa cada tarea de los componentes de la CS Describe operativamente la realizacin de tareas de cada uno de los componentes de la CS Define las especificaciones de ubicacin de cada tarea de componentes Asigna personal a cada tarea funcional Define el momento puntual de realizacin de cada tarea Ejecuta las operaciones y tareas de la CS Ejecuta las tareas del diagrama Logstico Se encuentra en las ubicaciones definidas por cada una de las tareas

Analista Logstico

" " " " "

Ingeniero en Logstica

" " " " "

Jefe Operativo

" " " " "

Operario

" " "

Tabla 1: Funciones desempeadas por los puestos logsticos. 941

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A su vez, para analizar el estado de madurez del departamento logstico, se propone el Modelo de Capacitacin de Madurez de Personal, desarrollado por Curtis y otros [8]. En dicho modelo se proponen cinco niveles de madurez que van desde el inicial, al ptimo, pasando por el Repetible, Definido y de Direccin. El estudio del departamento mostrar el grado de institucionalizacin de las tareas logsticas, asignacin de competencias, preparacin y eficiencia del rea logstica. Para lograrlo, las empresas irn realizando una serie de cambios y mejoras, que les harn subir de nivel a medida que crezca su madurez. La comprobacin de esta propuesta de modelo de personal logstico y de nivel de madurez del rea, se realizar a travs de entrevistas in-situ en empresas que apliquen logstica. Para ello se realizarn entrevistas abiertas a los principales puestos: Director General Logstico, Analista Logstico, Diseador Logstico, Jefe Operativo y Operario, de las cuales se podr comprobar si los puestos propuestos y las tareas desarrolladas por ellos coinciden con los aqu expuestos. Referencias [1] McConnell S. Desarrollo y gestin de proyectos informticos. Microsoft Press, Mc Graw Hill. Espaa 1997 [2] Phillips D. People, Process, http://members.aol.com/dwaynephil/CutterPapers/ppp/ppp.htm 24/05/2001 and Product.. Consultado el

[3] Tiwana A. The knowledge management toolkit. Practical techniques for building a knowledge management system. p. 61 Ed. Prentice Hall PTR. USA 2000 [4]Domnguez Torres, A. Cambio y conocimiento en los sistemas. Editorial Galileo. Mxico 2000.p.31 [5] De Miguel, E., Introduccin a la Gestin (Management) I. 8 Edicin. Servicio de Publicaciones. Universidad Politcnica de Valencia p. 55. Espaa 1993 [6] Zachman Enterprise The issue of the century http://www.zifa.com/zifajz01.htm. Consultada el 27/09/2001 [7] Zachman 2 Enterprise Architecture. A framework http://www.zifa.com/zifajz02.htm. Consultada el 27/09/2001 [8] Curtis B. W.E. Heley, S. Miller. Overview of the People Capability Maturity Model. Versin 2 http://www.sei.cmu.edu/cmm-p/version2/part1.pdf. Consultada el 2 de noviembre de 2001

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