Manual Intro

Explorando LUXOR Software para Adminisrtracion de negocios y contabilidad
Comercializacion y soporte :
Programacion y diseo :
JCTorres JCTorres Informatica Informatica Los Programas
Los Programas
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Explorando LUXOR
JCTorres Informatica
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LUXOR
Para windows Vista/XP/98/95/ NT/2000
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3 Febrero 2008
Explorando LUXOR Los Programas se ha esforzado en que la informacion en este manual sea correcta y precisa al momento de ser impresa. Por favor sientase en libertad de enviarnos las sugerencias y correcciones a posibles errores en el mismo. El software descrito en este documento es suministrado bajo licencia comercial, y puede ser usado solo por la empresa o persona titular de esa licencia. El Software puede ser copiado solo con fines de copia de seguridad. Igualmente, los derechos de reproduccion de este manual son propiedad de :
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LUXOR es una marca comercial propiedad de:
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2009 Los Programas 4
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Tabla de Contenido
Bienvenido!
Como instalar el LUXOR desde diskettes .......................... 10 Como instalar el LUXOR desde Compact disc................... 11 Identificacin y claves ....................................................... 12 Manejo del men en modo windows 95/98 ........................ 12 Manejo del nuevo men en modo D.O.S. ........................... 12 Como convertir archivos desde versiones anteriores al LUXOR ....................................................... 13 Conversin de archivos ..................................................... 13 Copiando los archivos del viejo programa al nuevo programa............................................................. 13 Creando la nueva compaa y posicionandose en ella .......... 14 Definiendo los tipos de documentos fuentes ....................... 14 Posicionandose en el mes a convertir ................................. 14 Haciendo la conversin de los archivos de un mes .............. 14 Llevando un registro en papel de los meses convertidos...... 15
2 Contabilidad
Paso De Creacion De La Nueva Compaa Y Digitacin De Saldos Iniciales ............................................................. 17 Paso Repetitivo De Procesos Mensuales ......................... 18 Paso Procesos De Fin De Ao ...................................... 18 Paso Mantenimiento De Achivos .................................... 18 Proceso Para Hacer Copias De Seguridad ...................... 19
3 Cuentas por Cobrar

Cuentas por cobrar ....................................................... 21
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4 5
Cuentas por Pagar

Cuentas por pagar............................................................. 23
Control de Inventarios
Control de inventarios .......................................................... 25 Transacciones que afectan el Inventario .................................. 26 Definiendo los tipos de Documento ...................................... 27 Digitacion de Transacciones que afectan el Inventario ............. 27 Usando los funcines inteligentes del Programa...................... 28
Facturacin
Requisitos para poder facturar con este programa.................. 29 Definiendo Tipos de Documento para Facturacin ................ 29 Definicin de Parmetros de facturacin................................ 29 Formatos de las Facturas Impresas ....................................... 30 Adaptando el programa para que imprima en su formato de factura pre-impresa .............................................................. 30 Facturando con este programa ............................................. 31 Seleccionando el cliente a facturar ........................................ 32 Seleccionando un cliente en orden por su nombre ................. 32 Digitando Fechas y Otros datos del encabezado de la factura . 33 Seleccionando el descuento a usar ........................................ 33 Seleccionando las referencias a facturar ................................ 34 Datos que se piden por cada Item a facturar .......................... 34 Cuando la cantidad en existencia es insuficiente ..................... 35 Facturando servicios ........................................................... 35 Al terminar de seleccionar los items a facturar ........................ 36 Datos que se piden al pie de Factura .................................... 36 Asentando la factura en los archivos...................................... 36 6
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7 8 9
Compras
Compras .................................................................... 37
Punto de venta
Punto De Venta ........................................................... 39 Sistema P.O.S .............................................................. 39
Cheques
Cheques .......................................................................... 41 Impresin De Cheques ................................................... 41 Definicin de parmetros ................................................ 41 Digitacin del cheque y el Comprobante de egreso ........... 42 Cancelando y/o abonando cuentas por pagar ................... 42 Para seleccionar las facturas que se van a cancelar ............ 43 Para seleccionar las facturas que se van a cancelar ............ 43
10 Impresin de recibos
de caja
Impresin De Recibos De Caja ..................................... 47
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Facturacin programada
Facturacin Programada ................................................ 45 Definicin de parmetros ............................................... 45 Liquidacion e impresin de Facturas ............................... 46
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Administracin de Condominios
Administracion de Condominios................................... 49 Definiendo el Codigo De Cuentas De Un Condominio... 49 Creando los datos de cada arrendatario ......................... 50 Produccin de listados y revisin .................................. 52 Definicin De Tipos De Documento ............................... 52
13
Ajustes por Inflacin
Ajustes por Inflacin ..................................................... 53 Mecanica del ajuste por inflacin .................................. 53 Operando el Programa .................................................. 54 Definiendo las cuentas a valorizar.................................. 56 Realiza el ajuste por inflacin .......................................... 56 Consideraciones acerca del proceso de ajustes ........... 57
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Presupuesto
Presupuesto ............................................................ 59
Generador de Reportes
Generador de reportes................................................ 61 Diseando informes con el generador de reportes ........ 62
Nomina de empleados
Definicin de parmetros de devengos y descuentos ......... 65 Liquidacion e impresin de Volantes y planilla .................. 66
Apendices A Como comunicarse con

nosotros......................................................................................69
Configuracion para red del
LUXOR ......................................... 70
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C Sistema de seguridad Control

de acceso .......................................................71
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Capitulo 1
Bienvenido!
Bienvenido a LUXOR, el programa total de Contabilidad, tan completo como para una multinacional y tan sencillo como para que un novato o lego en Contabilidad lo aprenda a manejar. Este programa ha sido diseado para aprovechar las capacidades Multitarea y Multiusuario de los sistemas Windows, desde Win95 hasta el reciente Windows Vista.ncluyendo Win 95 , 98, NT, 2000, XP y Windows Vista. Pero tambin puede correr en sistemas D.O.S. y multiusuario en redes Novel, o redes mixtas Windows/Novel. Adems de este libro usted prodra recurrir a las ayudas Multimedia, disponibles en el men del programa. Usted necesita saber muy poco de Contabilidad para manejar este programa. Asi que adelante y felices cuentas !.
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Como instalar el LUXOR desde iNTERNET

1-PrimeroVaya a nuestra pagina web : WWW.LUXOR.TK 2- Una vez en la pagina haga click en la Pestaa : DESCARGAS 3- Siga las instrucciones que se le indican alli : El programa que se descarga a pesar de ser una edicion completa del programa no funcionara amenos de que : 1 - Usted reciba tambien el archivo de la Licencia a su nombre , y con un numero que empieza por 442 2 - El Programa debe ser activado via Telefonica por nosotros . Por tanto no vale la pena hacer una descarga de este software a menos de que hayamos acordado enviarle Via Internet el archivo de la licencia rotulado a su nombre y numero de RUC. ( Este es un archivo pequeo de solo 16K ). Igualmente necesitara una activacion que haremos via telefonica una vez haya usted recibido el archivo de la Licencia. Debra descargar tres archivos haciendo Click sobre los siguientes vinculos : ARCHIVO INSTALADOR DE LUXOR (Setup.exe) Archivo auxiliar de instalacion 1 Archivo auxiliar de instalacion 2 Una vez descargados estos tres archivos, podra hacer la instalacion del programa haciendo doble click al archivo : Setup.exe. DESPUES DE LA INSTALACION 1. Cuando la instalacin termine, copie el archivo de la licencia : LICENSE.DAT al directorio donde quedo instalado el programa. 2. Llame ahora el comando de activacion. Este se encuentra en la carpeta del programa bajo el nombre : ACTIVA 5. En este momento se le solicita digitar el nmero de la Licencia. Este numero le sera enviando VIA internet una vez haya cancelado el valor del programa junto con el archivo de la licencia. Digite ese numero y luego ENTER.(Al digitar el numero notara que el
cursor se mueve pero no se escribe nada en pantalla. Esto es normal.)

6. Ahora vera aparecer en pantalla la Clave de origen de 20 dgitos. En este momento debe comunicarse con nosotros en forma telefnica y dictarnos ese numero de Origen. Nosotros responderemos Suministrndole la Clave de Activacin que es otro numero tambin de 20 dgitos. Digitelo y luego pulse ENTER. Vera aparecer el mensaje: ESTE PROGRAMA HA SIDO ACTIVADO Felices procesos. Eso es todo. 7. Cierre la ventana D.O.S. y puede arrancar el programa ubicndolo en el
men de inicio as : Click en Inicio, Todos los Programas LUXOR. 12
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Como instalar el LUXOR desde Compact disc

1- Abra el explorador del windows 2- Haga click en su unidad de C.D.room 3- Encontrara dos iconos, uno con el rotulo LUXOR y otro con el rotulo INSTALE 4- Haga click en el icono INSTALE 5- El procedimiento de instalacion se iniciara entonces, y continuara hasta terminar, despues . de lo cual se habra creado un directorio con el nombre \LUXOR en su drive C: y aparecera una leyenda indicando : INSTALACION EXITOSA.
DESPUES DE LA INSTALACION 1. Cuando la instalacin termine, copie el archivo de la licencia : LICENSE.DAT al directorio donde quedo instalado el programa. 2. Llame ahora el comando de activacion. Este se encuentra en la carpeta del programa bajo el nombre : ACTIVA 5. En este momento se le solicita digitar el nmero de la Licencia. Este numero le sera enviando VIA internet una vez haya cancelado el valor del programa junto con el archivo de la licencia. Digite ese numero y luego ENTER.(Al digitar el numero notara que el
cursor se mueve pero no se escribe nada en pantalla. Esto es normal.)

6. Ahora vera aparecer en pantalla la Clave de origen de 20 dgitos. En este momento debe comunicarse con nosotros en forma telefnica y dictarnos ese numero de Origen. Nosotros responderemos Suministrndole la Clave de Activacin que es otro numero tambin de 20 dgitos. Digitelo y luego pulse ENTER. Vera aparecer el mensaje: ESTE PROGRAMA HA SIDO ACTIVADO Felices procesos. Eso es todo. 7. Cierre la ventana D.O.S. y puede arrancar el programa ubicndolo en el
men de inicio as : Click en Inicio, Todos los Programas LUXOR.
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Identificacin y claves
Identificacin= Clave = AAAA 1111
Cuando al entrar al programa y se le pida que digite su IDENTIFICACION y su CLAVE DE ACCESO podra entrar rapidamente haciendo click con el mouse en la ventana donde se le piden estos datos, yel programa asumuira la Identificacion Mestra = AAAA, sin que Usted tenga que digitarla
Manejo del men en modo windows

Se trata solo de apuntar y hacer doble click con el botn izquierdo del mouse en la opcin del men deseada.
Manejo del nuevo men en modo D.O.S.

Esta es una fiuncion obsoleta del programa que ya no se usa. En caso de que neceite trabajar en modo D.O.S. : Para desplazarse en el men del programa, no use las teclas, flechas de desplazamiento, en su lugar use el teclado numrico, que se encuentra a la izquierda en su teclado as : Bajar = Subir = A la derecha = A la izquierda Salirse del programa 2 8 6 = =
4 1
Para tener acceso directo a las opciones del men, utilizando su nmero de opcin, de la misma forma que se haca en versiones anteriores, digite un asterisco, luego el nmero de la opcin deseada y a continuacin ENTER. Por ejemplo para ir a la opcin 5 digite en forma continua : * 5 ENTER.
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Como convertir archivos desde versiones anteriores al LUXOR

Al instalar el programa se ha creado el directorio LUXOR en el disco c: de su computadora. Si usted tiene una version anterior del programa sta se encontrar seguramente en un directorio con el nombre LUXOR. Usted querra seguramente convertir los archivos desde la versin anterior al nuevo programa. Para esto siga los siguientes pasos: Anotaremos primero que el nuevo LUXOR slo convertira los archivos de datos cada mes, pero los archivos de parmetros deberan crearse de nuevo. Los archivos de parmetros que no se convierten y que el usuario deber crear de nuevo son: - Archivos de tipos de documento-fuentes (antigua opcion 4) - Parmetros de facturacin (antigua opcion 71) - Parmetros de compras (antigua opcion 79) - Parmetros de recibos de caja (antigua opcin 75) - Parmetros de cheques (antigua opcion 54) - Parmetros de facturacin programada (antigua opcin 121)
Conversin de archivos
Copiando los archivos del viejo programa al nuevo programa
Como primera medida copiaremos los archivos de datos desde el programa anterior al nuevo programa. Para esto: - Abriremos una ventana D.O.S. - Nos posicionamos en el directorio del nuevo programa digitando: cd\LUXOR - Copiamos los arvhivos de datos de la compaa que se desea convertir as: COPY\LUXOR\FXX?9*.* Donde XX es la compaa. Por ejemplo : Para trasladar los archivos de datos de la compaa 01, digitaremos : COPY\LUXOR\F01?9*.* Estamos asumiendo claro esta, que los archivos de la versin anterior del LUXOR se encuentran en el directorio \LUXOR. Si en su caso se encuentran en un directorio diferente, haga las modificaciones respectivas a la instruccin arriba mencionada.
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Creando la nueva compaa y posicionandose en ella

En primer lugar usted deber crear la compaa en el nuevo programa. Use en le menu la secuencia : Abrir archivos-crea una nueva contabilidad. Posicionese luego en la compaia creada. Use en el menu la secuencia : Abrir archivos-abre contabilidad ya existente.
Definiendo los tipos de documentos fuentes

Defina los tipos de documento o fuentes, usando en el menu esta secuencia : Procesos bsicos-captura de archivos-archivo de tipos de documento.
Posicionandose en el mes a convertir

Posicionese en el mes que va a convertir usando la secuencia del men : Abrir archivos- abre contabilidad ya existente, y digitando el perodo ao-mes deseado.
Haciendo la conversin de los archivos de un mes

Para convertir los archivos del mes en que esta posicionado, use en el men la secuencia : Otros-convier. desde vers.anter. Aparecer entonces una pantalla de presentacin. Digite ENTER y la conversin de archivos de ese mes empezar sin hacer ninguna pregunta. Al terminar la conversin, inmediatamente se iniciar una recuperacin de archivos de ese mes y al terminar el programa regresar al pantallazo del men.
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Llevando un registro en papel de los meses convertidos

Para que no se equivoque y no vaya a repetir una conversion para un mes o saltarse algun mes, le recomendamos que vaya anotando en un papel los perodos Ao y Mes que vaya convirtiendo. ADVERTENCIA El proceso de conversion NO DEBE repetirse para un mismo periodo. Esto daar los archivos de ese mes. En caso de que accidentalmente cometa este error, deber hacer la conversin de archivos para ese mes desde el principio , empezando por copiar los archivos de ese periodo Ao-Mes desde el directorio de la versin anterior, al nuevo directorio. Podr copiar slo los archivos de un perodo Ao-Mes digitando : COPY\LUXOR\FXX?AAMM.* Donde : XX = Compaa AA = Ao MM = Mes Ejemplo para copiar el mes de Febrero del 98 de la compaa 01, digitar : COPY\LUXOR\F01?9802.*
.......Eso es todo......
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Capitulo 2
Contabilidad
Las funcines contables de este programa son muy sencillas de aprender a manejar. Se puede con toda certeza garantizar el aprendizaje de esta funcin del programa en una hora de clase con profesor personal. Ud. podr experimentar y aprender de forma autodidacta, siguiendo los pasos que se explican a continuacin. Los pasos a seguir para llevar una contabilidad son : 1. PASO DE CREACION DE LA NUEVA COMPAA Y DIGITACION DE SALDOS INICIALES 2. DEFINICIN DE PARMETROS PARA PROCESOS INTELIGENTES 3. PASO REPETITIVO DE PROCESOS MENSUALES 4. PASO PROCESOS DE FIN DE AO .. ADEMS .. 4. PROCESO DE RECUPERACION DE ARCHIVOS 5. PROCESO PARA HACER COPIA DE SEGURIDAD
Paso De Creacion De La Nueva Compaa Y Digitacin De Saldo Iniciales

- Creacion de una nueva compaa - Posicionarse en la nueva compaa - Copiar el PUC desde la compaa modelo 97 - Definicin de los tipos de Documento - Digitacin de Saldos iniciales - Impresin de un Balance de prueba con el fin de verificar la exactitud de los saldos digitados - Revisar los saldos del Balance Impreso
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Paso Repetitivo De Procesos Mensuales

Dado que los perodos contables son mensuales, mes a mes Ud.repetir este ciclo repititivo de operaciones mensuales. - El proceso de un mes se arranca ejecutando el proceso de inicio de un nuevo perodo - Despues de iniciado el nuevo perodo, se habrn creado archivos en blanco para el nuevo mes. - La digitacin de los datos del nuevo perodo se har usando la funcin para captura de transacciones, o se har usando los mdulos inteligentes del programa.
Paso Procesos De Fin De Ao

Los procesos de fin de ao consisten en llevar a cero las llamadas Cuentas de resultado, es decir : Los Ingresos y los Egresos. Asi mismo se depuraran los saldos de Inventario. Se haran las causaciones de impuestos en la renta a pagar por el ao que termina. Estos procesos de fin de ao se haran en un perodo contable diferente al mes 12 o sea diciembre. Por tanto iniciaremos un mes 13, donde haremos estos asientos contables. El orden a seguir es el siguiente : - Inicio del periodo 13 - Cierre de cuentas de resultado usando la opcin de cierre de cuentas - Digitacion de transacciones para ajustar el Inventario final - Digitacion de transacciones para asentar el impuesto a la renta por pagar.
Paso Mantenimiento De Achivos

Use la funcin para recuperar archivos al menos una vez al da. Esto le permitira mantener sus archivos y saldos de cuentas en optimas condicciones. Esta funcin no hara ninguna pregunta por tanto es muy fcil de usar.
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Proceso Para Hacer Copias De Seguridad

Las copias de seguridad deben hacerse mes a mes para cada compaa. Haga estas copias en discos en blanco previamente formateados. Para hacer la copia siga los siguientes pasos : - Abra desde su sistema windows una ventana DOS - Posicionese en el directorio LUXOR - Use ahora el comando PKZIP para hacer una copia comprimida a diskettes de los archivos de la compaa deseada. Por ejemplo para hacer copia de la cia 05 mes Enero del 99, Digite : PKZIP -& a:0599ENE f05?9901.*
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Capitulo 3
Cuentas por Cobrar

La funcin Cuentas por Cobrar de este programa, es la capacidad de poder llevar discriminadamente las cuentas que nos debe cada cliente y poder listarlas y consultarlas en pantalla, pudiendo producir el listado clasico de cartera llamado Cartera por vencimientos, que nos muestra las facturas que nos debe cada cliente y la fecha inicial de la factura detallando los das de vencida que tiene cada factura y listando cada factura en una columna diferente del listado segun los dias de vencida que tenga cada factura. Asi tenemos una columna donde se muestran las facturas no vencidas an. Otra donde se muestran las que tienen 30 dias de vencidas, las que tienen 60 dias, 90 dias, 120 dias, y una ltima columna para las cuentas que tienen mas de 120 dias de vencidas. Para llevar su Cartera por cobrar en este sistema contable, Ud. deber primero que todo, digitar los saldos iniciales de su cartera a la fecha en la cual esta arrancando su contabilidad. Digite estos datos creando cliente por cliente, y detallando que facturas adeuda cada cliente y la fecha inicial de cada factura. Luego en las digitaciones de : - Facturas de venta Se aumentar la cartera con nuevas facturas adeudadas y nuevos clientes - Recibos de Caja Se disminuir el valor total de la cartera por los abonos de clientes a facturas que se adeudan y por cancelacin total de otras facturas. Otras transacciones que afectan la cartera son : - Notas Crdito por devolucin de mercancias - Notas Dbito por cheques devueltos La cartera como todas las funcines de este programa va integrada a el programa, usando los mismos archivos. Los saldos de Cartera son almacenados en el nico archivo maestro que posee el programa ,que es el archivo de saldos contables. Los saldos de clientes estan all como subcuentas de la cuenta del activo llamada DEUDORES, y que en el
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Plan nico de cuentas en este ejemplo es la cuenta mayor 13. Un ejemplo de una codificacion de Cartera es la siguiente : Cdigo 13 13-05 13-05-05 13-05-05-01 13-05-05-01-001 Seal * * * Nombre de Cuenta Deudores Clientes Nacionales * Zona Centro del pais 1 Almacen Todo Repuestos 2 FACTURA 5020 2 FACTURA 5030 1 Deposito de Materiales La Estrella 2 FACTURA 5045 2 FACTURA 5060
13-05-05-01-001-5020 13-05-05-01-001-5030 13-05-05-01-002 13-05-05-01-002-5045 13-05-05-01-002-5060
Note que las cuentas que llevan el nombre del Cliente, 13-05-05-01-001 y 13-05-05-01-002, llevan seal o tipo de cuenta 1. Note tambin que las cuentas que contienen las facturas de los clientes se crean con seal o tipo de cuenta 2.
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Capitulo 4
Cuentas por Pagar

La funcin Cuentas por Pagar de este programa, al igual que la funcin de Cuentas por Cobrar es la capacidad de poder llevar discriminadamente las cuentas que nos debe cada proveedor y poder listarlas y consultarlas en pantalla, pudiendo producir el listado clsico de cartera llamado Cartera por Pagar x vencimientos, que nos muestra las facturas que nos debe cada proveedor y la fecha inicial de la factura detallando los dias de vencida que tiene cada factura y listando cada factura en una columna diferente del listado segn los dias de vencida que tenga cada una. Asi tenemos una columna donde se muestran las facturas no vencidas an. Otra donde se muestran las que tienen 30 dias de vencidas, las que tienen 60 dias, 90 dias, 120 dias, y una ultima columna para las cuentas que tienen mas de 120 dias de vencidas. Para llevar su Cartera por Pagar en este sistema contable, Ud. deber primero que todo digitar los saldos iniciales de su cartera a la fecha en la cual esta arrancando su contabilidad. Digite estos datos creando proveedor por proveedor, y detallando que facturas adeuda cada uno de ellos y la fecha inicial de cada factura. Luego en las digitaciones de : - Facturas de COMPRAS a Proveedores: Se aumentar la cartera con nuevas facturas adeudadas y nuevos proveedores - Recibos de Caja: Se disminuir el valor total de la cartera por los abonos de proveedores y las facturas que se adeudan y por cancelacin total de otras facturas. Otras transacciones que afectan la cartera son : - Notas dbito por devolucion de mercancias a Proveedores - Notas crdito por cheques devueltos La cartera como todas las funcines de este programa va integrado al todo el programa, usando los mismos archivos. Los saldos de Cartera son almacenados en el nico archivo maestro que posee el programa
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que es el archivo de saldos contables. Los saldos de clientes estan all como subcuentas de la cuenta del Activo llamada PROVEEDORES y que en el Plan nico de cuentas de este ejemplo es la cuenta mayor 22. Un ejemplo de una codificacin de Cartera es la siguiente : Cdigo 22 22-05 22-05-001 Seal Nombre de Cuenta Deudores Nacionales EL PROVEEDOR FACTURA 9020 FACTURA 9030 FUNDICIONES DE FACTURA 9045 FACTURA 9060
* * 1 INDUSTRIAL 22-05-001-9020 2 22-05-001-9030 2 22-05-002 1 NARIO 22-05-002-9045 2 22-05-002-9060 2
Note que las cuentas que llevan el nombre del proveedor, 22-05-001 y 22-05-002, llevan seal o tipo de cuenta 1. Note tambin que las cuentas que contienen las facturas de los clientes se crean con seal o tipo de cuenta 2.
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Capitulo 5
Control de Inventarios
La funcin de Control de Inventarios de este programa LUXOR, al igual que el resto del programa esta integrada dentro de los mismos archivos. Todo comienza con la creacin de las referencias o articulos a vender dentro del plan de cuentas. Para crear estas referencias use la opcin para mantenimiento del archivo Maestro, localizada en el men dentro del item Procesos basicos/ Captura de Archivos / Archivo maestro. Para crear las referencias debemos primero asignar un cdigo. Un ejemplo de un cdigo de Inventarios usando como cuenta mayor la cuyenta 14 es el siguiente:
Cdigo
l a C u en t a
S e a l
N om b r e d e
14 14-35 14-35-01 14-35-01-01 14-35-01-01-001 14-35-01-01-002 14-35-01-01-003 14-35-01-02 14-35-01-02-001 14-35-01-02-002 14-35-01-02-003 14-35-02 14-35-02-01 14-35-02-01-001
* * * * 4
4 tricolor 4 Camisa manga larga Ives ST. Laurent * Pantalones 4 Pantalon en lino Irlandes 4 Pantalon bermuda en Dril 4 Pantalon jean indigo * Ropa de dama * Blusas 4 Blusa en seda importada
INVENTARIOS Mercancia no fabricada por la empresa Ropa de Hombre Camisas Camisa Cristian Dior Ref 5670 Camisa Guayabera
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14-35-02-01-002 4 Blusa en chaliz hind
Observe del ejemplo anterior que hemos creado grupos o tipos de inventario. Estas clasificaciones principales : Ropa de Hombre y Ropa de dama se subdividen a su vez en subclasificaciones que en el caso de Ropa de hombre son : grupo Camisas y Grupo Pantalones. Despus de las subclasificaciones se digitan las referencias de inventario. Observe que estas referencias de Inventario fueron digitadas con seal o tipo de cuenta 4. Los Grupos o clasificaciones de Inventario se crean con seal o tipo de cuenta *. Al definir los saldos iniciales del Inventario se deben digitar para cada articulo, adems del cdigo y el nombre del articulo : - Presentacin, o una descripcin adicional del nombre - Unidad de medida : Unidad, Kilo, Juego, Kit, etc - Cantidad en existencia - Costo promedio - Precio de Venta - Categoria de IVA Los valores de este campo de 1 digito pueden ser : categorias de la A a la J, o categoria en BLANCO.(espacio) Los valores porcentuales que tiene cada categoria se definen al definir parmetros de Facturacin. Una vez creados los saldos iniciales, el inventario ser aumentado o disminudo al hacer transacciones en cada uno de los perodos contables.
Transacciones que afectan el Inventario

Las transacciones que afectan el inventario son : - Ventas (Afecta el inventario negativamente -) - Compras ( Afecta el inventario positivamente +) - Devoluciones en Ventas ( Afecta el inventario positivamente +) - Devoluciones en compras ( Afecta el inventario negativamente - )
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Definiendo los tipos de Documento

Antes de poder hacer transacciones que muevan el Inventario se deben definir los tipos de Documento o transacciones que afectarn el Inventario. Para definir estos tipos de Documento se usa la opcin dispuesta para ello en el men, ubicada en el Item Procesos bsicos/Captura de Archivos/ Archivo de tipos de Docto. Usando esta opcin defina los tipos de Transacciones que va a utilizar en sus procesos asignandoles un Cdigo de tipo de Documento de 2 dgitos, con valores del 01 al 35. Indique al programa si el tipo de documento definido afectar el inventario Positivamente (+) o Negativamente (-). Adems si el tipo de documento creado se usar para facturar indquelo as colocando la letra V mayscula en el sitio dispuesto para ello.
Digitacion de Transacciones que afectan el Inventario

Una vez definidos los tipos de Documento que afectaran al inventario y digitados ya los saldos iniciales del Kardex de inventario, se hara el inicio del periodo siguiente usando la opcin dispuesta para ello en el men : Procesos bsicos / Inicio de un nuevo periodo . Iniciado el nuevo mes se podr digitar transacciones usando la opcin del Men para Captura de Transacciones. Tenga en cuenta aqu, que al digitar trasacciones al inventario, se debe digitar tambin una contrapartida Dbito o Crdito segn el caso, por que para este programa se debe seguir la norma contable de Partida doble. Por ejemplo al digitar salidas de Almacn por concepto de Facturas de Venta, el programa generar asientos Crdito al los cdigos de Inventario seleccionados. Ud. debera digitar otro asiento contable a una cuenta que puede ser la cuenta Costo de ventas y digitar all un valor Dbito, para que la transaccin quede con sumas iguales Dbitos
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Crditos, de lo contrario el programa no permitir que el documento sea almacenado.
Usando los funcines inteligentes del Programa

Las funcines inteligentes del programa que afectan el Inventario son : Facturacin, Compras y Punto de venta. Les llamamos funcines inteligentes ya que el usuario no debera preocuparse por digitar la contabilizacin del documento con sus dbitos y crditos y los cdigos de las cuentas involucradas en la contabilizacin de una factura o una compra. En lugar de esto el usuario se preocupa slo por digitar los cdigos de los artculos a facturar y el cdigo del cliente o Proveedor a quien se le est comprando o vendiendo. La funcin inteligente generar entonces un documento contable con dbitos y crditos a todas las cuentas contables involucradas. Antes de usar estas funcines inteligentes el usuario debera Definir parmetros para esa funcin inteligente. Observe en el men en los items: Mdulos del Programa/ Facturacin, Compras y Punto de Venta que existe una opcin para digitacin de parmetros en cada una de esas funcines.
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Capitulo 6
Facturacin
Facturar en este programa es un proceso muy sencillo. Ms complicado es sin embargo definir los parmetros de facturacin, lo cual es un requisito indispensable antes de pretender facturar con este programa.
Requisitos para poder facturar con este programa

Ud deber haber definido y creado primero : - Cdigo de Cuentas y sus saldos iniciales - Cdigo de los Items a facturar : Referencias de Inventario o servicios con sus Precios de venta, unidades de medida, categorias de Iva etc. - Definir Tipos de Documento que se usaran en la facturacin - Definicin de parmetros de facturacin : Cdigos contables, ttulos de la factura, comentarios Pie de pgina, etc. - Iniciar un periodo contable
Definiendo Tipos de Documento para Facturacin

Para habilitar un documento para facturar deber usar el Item del Men : Procesos basicos/ Captura de archivos/ Archivo de Tipos de documento, el tipo o tipos de documento que se habilitaran para facturar deben llevar una letra V en el campo Es transaccion de ....
Definicin de Parmetros de facturacin

La definicin de Parmetros de facturacin se hace con la opcin dispuesta para ello en el men en el Item : Mdulos del programa/ Facturacin/ Parmetros de
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Facturacin.En esta funcin el programa le mostrar un serie en realidad larga de cuadros de pantalla donde se le hacen preguntas sobre como quiere facturar y a veces se le da a escoger entre varias opcines disponibles. Asi que al estar definiendo parmetros lea cuidadosamente las instrucciones que se le dan en cada cuadro de pantalla antes de responder. Si comete un error en un cuadro de pantalla no podr devolverse al cuadro anterior, pero no se preocupe, podr entrar de nuevo desde el principio a la opcin para definicin de parmetros y avanzar hasta el cuadro de pantalla deseado y modificar la respuesta equivocada. Es posible modificar los parmetros de Facturacin en cualquier momento, y esto afectara las facturas que se hagan desde la ultima modificacion, sin embargo las facturas que ya se haya hechos y esten almacenadas en los archivos no seran alteradas. Si fuese necesario modificar dichas facturas Usted deber eliminarlas primero y luego volverlas a digitar. Para eliminar una factura ya digitada use el item del men Procesos basicos/ Captura de archivos/ Archivo de Transacciones.
Formatos de las Facturas Impresas

Los formatos de factura que estan ya includos en este programa son dos, uno en tamao Carta y un segundo en tamao media carta. Para facturar en tamao Carta use el Item del Men : Mdulos del Programa/Facturacin/ Factura en formato Standard. Para facturar en media pgina use el item del Men Mdulos del Programa/ Facturacin/ Factura en su formato. Estos dos formatos pueden imprimir hasta nueve titulos previamente definidos por el usuario con el item del Men para definicin de Parmetros. Tambin se imprimirn comentarios Pie de factura previamente definidos.
Adaptando el programa para que imprima en su formato de factura preimpresa

Es usual que al adquirir este programa la empresa ya posea formatos de facturacin preimpresas, ya sea en talonarios o en formas continuas. En el momento el programa no
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incluye una opcin para adaptar la impresin de la factura al formato de cada cliente que adquiera el programa. Esta opcin sin embargo estar disponible dentro de poco. Por favor consulte a nuestro telfono de soporte:0925510006 de Cali para ver si esta opcin ya esta disponible. Lo que si hacemos en estos casos es : Usted nos envia su formato de factura y por un costo muy razonable le enviaremos a vuelta de correo un diskette o CD conteniendo las adaptaciones al programa que le permitiran facturar en su formato de factura preimpresa. Antes de enviarnos este formato de su factura consulte primero con nuestro nmero de soporte para recibir instrucciones que son imprecindibles que Usted siga. Sin embargo si Usted. desea adaptarse a los formatos de facturacin que el programa ya incluye, ganar tiempo y podr empezar a facturar de inmediato. Si desea tener unas explicaciones sobre las ventajas de facturar en los formatos prediseados de este programa y las implicaciones ante la ley, por favor contctenos a nuestro nmero de soporte tcnico.
Facturando con este programa

Para digitar la factura existen dos opcines del Men, una le permitir imprimir una factura en tamao Carta y otra opcin le permitir hacerlo en tamao media carta. Para facturar en tamao Carta use el Item del Men : Mdulos del Programa/Facturacin/ Factura en formato Standard. Para facturar en media pgina use el item del Men Mdulos del Programa/ Facturacin/ Factura en su formato. El proceso de facturacin arranca solicitando el Tipo de documento a que pertenece la factura a digitar. Se le mostrara en pantalla los Tipos de documento habilitados para facturar. Escoga el Tipo de documento deseado. Luego se le solicitara el N de consecutivo de la factura. Este nmero ya aparecera en pantalla ya que el programa lleva un control de los nmeros de consecutivos usados en el ltimo documento digitado, asi que normalmente Usted deber slo confirmar este nmero digitando ENTER.
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Seleccionando el cliente a facturar

Despus de digitar el Tipo y el nmero de consecutivo, se nos solicita digitar el cdigo del Cliente. Si Usted desconoce el cdigo del cliente puede digitar el cdigo de la cuenta mayor de deudores, 13 por ejemplo. O tambin el cdigo de una zona : 13050501 por ejemplo. Luego digite ENTER, y el programa buscar en sus archivos todos los clientes cuyo cdigo comienze por esa raiz. Aparecera en la parte derecha de la pantalla una ventana con la lista de los clientes encontrados. Ud podr escogerlos iluminando con las flechas de su teclado el cliente deseado. Nota : EN realidad no se usan las flechas del teclado para iluminar un cliente en esta ventana, en su lugar se usa las flechas del teclado nmerico. De tal forma que digitando 2= baja un item, 8= sube un item, 1= se sale de la ventana, 3= avanza una pgina. En esa lista aparecen los primeros diez clientes. Para ver los siguientes 10 clientes digite la tecla PGINA ABAJO (digite el Nmero 3). De esta pantalla sin embargo no puede devolverse, solo tiene la opcin de avanzar.
Seleccionando un cliente en orden por su nombre

Normalmente es mucho ms rpido ubicar un cliente de una lista alfabtica de clientes que de una lista en orden de cdigo. SI esto es lo que desea, podr ver la lista alfabetica de clientes digitando un asterisco * en la ventana de clientes. Aparecera entonces una segunda ventana a la izquierda de su teclado. (Una vez mas le recordamos que en lugar de usar las flechas del teclado, debe usar las flechas del teclado nmerico para seleccionar un cliente). Una vez iluminado el cliente deseado en esta ventana digite ENTER para seleccionarlo. Para buscar un cliente en la lista alfbetica digite las primeras letras del nombre del cliente o Razn social, tal como fue digitado al crear sus datos basicos. El programa mostrar en pantalla todos los clientes del archivo cuyos nombres empiecen por los caracteres digitados. Por
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ejemplo si digitamos los caracteres ALF, el programa mostrara en pantalla Alfredo Gomez, Alfareros Unidos, etc.
Digitando Fechas y Otros datos del encabezado de la factura

Se le pedirn a continuacin las fechas de la factura. Digtelas en formato Dia, Mes, Ao. En caso del ao 2000 digite 00. Se le pedir el plazo en dias. El nmero de remisin, el cdigo del vendedor y una decripcin de la forma de pago.
Seleccionando el descuento a usar

Una vez digitados los datos del encabezado, veremos un cuadro de pantalla donde se pide que seleccione el descuento que va a usar para esta factura. Se le dar a escoger de 3 posibilidades de descuentos : - Descuento Pie de factura - Descuento aplicado a todos los precios - Descuento por producto - Descuento por pronto pago De estas cuatro posibilidades de descuentos solo la primera opcin Descuento Pie de factura genera una contabilizacin, y con esto queremos decir, que en el documento contable generado se incluir un asiento a la cuenta de descuentos en ventas. El cdigo de cuenta que se usar para asentar este descuento es el que se definio previamente en la Definicin de parmetros de Facturacin, en el cuadro de pantalla Cdigos de Contabilizacin, item Descuentos. Si no va a usar la opcin de descuento pie de factura, deje este campo en ceros. El descuento aplicado a todos los precios simplemente rebajar los precios por el porcentaje deseado, pero no se detallar ni se contabilizar en la factura.
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Si se digita una S a la opcin Descuento por producto, entonces el programa pedir un porcentaje de descuento cada vez que se seleccione un articulo a facturar. La opcin Descuento por pronto pago, si se indica aqu un porcentaje, entonces mostrar una leyenda en el pie de factura indicndole al cliente el valor a ganar si se paga la factura oportunamente.
Seleccionando las referencias a facturar

Despus de escoger la opcin de descuento deseada, podra Ud. facturar las referencias de inventario deseadas. Para seleccionar los items a facturar Ud. dispone de 4 opcines : - Selecciona el producto a facturar digitando su cdigo completo - Digita el cdigo del grupo de Inventarios EJEMPLO : Grupo pantalones, Grupo Camisas, etc., y seleccionar el item deseado de una ventana de seleccion que aparecera a la derecha de su pantalla, donde se muestran los items de Inventarios que pertenecen al grupo indicado. - Selecciona el item a facturar escogiendolo de entre una lista alfabtica de productos.
Datos que se piden por cada Item a facturar

Una vez seleccionado el item deseado, se nos pedir : La cantidad a facturar. Este campo permitir digitar hasta 2 decimales. A continuacin se nos solicita el precio de venta. El programa mostrar en pantalla en este momento el precio 1 o precio 2 definido para ese item. Si desea usar el precio que se muestra en esta facturacin, entonces simplemente digite ENTER. De lo contrario puede Ud. digitar el precio deseado.
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Cuando la cantidad en existencia es insuficiente

Cuando para un item de inventarios se desea facturar un valor pero no hay suficiente cantidad en existencia para la cantidad deseada, entonces el programa mostrar un mensaje en la parte baja de su pantalla indicando que No hay suficiente existencia de este artculo e indicando de cuantas unidades del artculo se disponen para facturar, Y dar al usuario la opcin de escoger entre 1-facturar de todas maneras o 2- No facturar esa cantidad y modificar la cantidad deseada para facturar.
Facturando servicios
Si lo que desea facturar son servicios en lugar de dentro del archivo maestro de cuentas como subcuentas de las cuentas de ingresos. Veamos este ejemplo donde tenemos una cuenta de ingresos con codigo de cuenta mayor 41. Ud. dispone de dos opcines : - Crear las cuentas de servicios a facturar como si fuesen articulos de inventario. Pudiendo definirles un precio de venta, y una unidad de medida ( Hora, visita, consulta, etc). En este caso los articuos deber ser creados en el archivo maestro de cuentas con seal o tipo de cuenta 4, tal como se hace para los aticulos de inventario. El costo unitario para estos cuentas que se crean asi debe definirse con un valor de $1.00, aunque el programa no usara este valor para nada. Creados asi los items de servicio en el archivo maestro, en el momento de facturar el programa solicitar la cantidad a facturar por cada item de servicio seleccionado y el precio unitario, tal como si se tratara de referencias de inventario. - La otro opcin es crear estos servicios dentro del archivo maestro de cuentas con seal o tipo de cuenta espacio, como se hace para las cuentas normales de contabilidad. En este caso en el momento de facturar el programa no solicitar cantidad a facturar si no que en
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su lugar se solicitar el valor a facturar por este concepto. Para impedir que al facturar servicios el programa trate de generar en la contabilizacin un asiento contrapartida a la cuenta de Costo de Ventas, deber Ud. al definir parmetros de Facturacin contestar al cuadro pantalla donde se le solicita digitar el cdigo de la cuenta mayor de servicios, digitando aqu la cuenta que corresponde, que en el caso del plan de cuentas de este ejemplo es la cuenta mayor 41, y como subcuentas de la cual ha creado Ud. los servicios en el archivo maestro.
Al terminar de seleccionar los items a facturar

Una vez seleccionados todos los items que se desean facturar, termine la seleccin de Items digitando FIN o solo F seguido de ENTER.
Datos que se piden al pie de Factura

A continuacin el programa solicitar que se le digiten : - Valor que se cobrara por concepto de Fletes - Forma de pago escogida, dando a escoger entre las opcines : 1-A crdito por vencimientos 2-De contado 3-A crdito por cuotas - Imprime o no imprime la factura
Asentando la factura en los archivos

Despus de aceptar el ltimo dato que se solicita, y en un proceso que demora fracciones de segundo, el programa almacenar la factura en el archivo de transacciones del mes en curso. Asi mismo afectar los saldos de todas las cuentas contables involucradas en esta transaccin. En el caso de las referencias de Inventario habr obviamente restado el valor facturado de las existencias de cada referencia.
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Capitulo 7
Compras
La funcin de compras de este programa contable se comporta en una forma inversamente idntica a la facturacin. Veamos : - En Lugar de Manejar Clientes Manejamos Proveedores - En Lugar de que disminuya el inventario este esta aumentandose ya que estamos comprando - En lugar de expedir una factura se elabora un comprobante de Compras - Si la Transaccin es de Contado se asentar un crdito a Caja ya que el dinero sale en lugar de Ingresar como se hace en la venta. - Si la transaccin es a crdito, en lugar de hacer un dbito a cuentas por Cobrar, se generar un Crdito a Cuentas por pagar. - En lugar de asentar los movimientos de inventario al Crdito por que se disminuye la existencia, asentara los movimientos al Dbito por que se aumenta la existencia. - En lugar de mover la cuenta de Ventas al Crdito moverla cuenta de Compras al Dbito - En lugar de mover la cuenta del IVA al crdito por ser IVA RECAUDADO EN VENTAS y POR PAGAR, hara un asiento dbito a la cuenta del IVA por ser un IVA descontable. - Asi mismo el valor de descuentos se considerar un ingreso en lugar de un egreso, y por tanto se contabilizar al Crdito. Como en el caso de facturacin, la contabilizacin que el programa genera por la transaccin digitada, es transparente para el usuario, esto significa que es el programa quien genera los asientos contables y no el usuario. Por lo dems, siendo la funcin de Compras idntica en su manejo a la funcin de Facturacin, Ud. deber, para obtener un claro entendimiento del proceso de digitacin de COMPRAS, leer la documentacin sobre Facturacin que se incluye pginas atrs en este mismo manual.
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Capitulo 8
Punto De Venta Sistema P.O.S

La funcin de este programa llamada Punto de Venta, Sistema POS, y Caja Registradora, es sencillamente otra modalidad de Facturacin. Su manejo es bastante similar al proceso de facturar productos y/o servicios con la funcin de Facturacin de este programa. As que para no ser redundantes en esta documentacin, no incluiremos en esta sino las adiciones y diferencias que la funcin de Punto de Venta tiene con referencia a la de Facturacin. Para obtener una clara comprensin del manejo del Punto de Venta lea detalladamente la documentacin de la funcin Facturacin descrita mas atrs en este mismo manual. La funcin de Punto de Venta de este programa pretende ser un modo de digitacin mucho mas rpido y sencillo. Permitir una mas gil seleccin de productos y formas de Pago. Tambin es mas gil en el momento de empezar una nueva factura, permitiendo as que se pueda despachar un alto nmero de clientes en un corto lapso de tiempo. Esto es crucial en un sistema de Punto de venta, ya que en rapitiendas, supermercados y otros tipos de negocios con venta al pblico, es comn que la gente haga fila frente a la caja registradora para pagar. Se necesita entonces una interaccin muy dinmica entre el sistema y el cajero/digitador. La funcin de Punto de Venta a diferencia de la funcin de Facturacin esta destinada tambin a servir de Caja registradora, llevando un control de los valores recibidos en sus diferentes formas, ya sean estas : efectivo, cheques personales, tarjeta de crdito, vales firmados, y otras formas de pago que el usuario desee definir. Tambin como cualquier caja registradora imprimir un PLU DE CAJA o lista de ventas, detallando las facturas registradas y sus valores, y opcinalmente la lista de productos vendidos en la jornada de ventas.
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Capitulo 9
Cheques
Impresin de cheques
El objetivo de esta funcin del programa, es permitir la digitacin, contabilizacin e impresin de los comprobantes de egreso asociados con los Egresos de dinero ya sea en efectivo o en cheque, permitiendo opcinalmente tambin la impresin del propio cheque. Elaboramos comprobantes de egreso como una forma de respaldar los egresos de dinero. Egresos destinados a cancelar o abonar cuentas por pagar, comprar en efectivo materia prima o insumos, comprar activos, pagar servicios, etc. Siendo este proceso una de las funcines inteligentes del programa, este generar en forma automtica un comprobante contable moviendo todas las cuentas contables involucradas en el proceso. Es decir, el programa har un crdito a bancos, Dbito a cuentas por cobrar, crdito a Retefuente en caso de aplicarse, etc.
Definicin de parmetros
Para poder usar esta funcin debemos primero definir parmetros. Esto se hace con el Item del men dispuesto para ello : Mdulos del Programa/ Impresin de Cheques/ Definicin de parmetros. Al entrar a definir parmetros se nos pide definir : - Los bancos por los cuales se van a a imprimir cheques Defina aqu no solo los bancos, sino tambin la cuenta de caja desde donde salen los egresos en efectivo - Los cdigos contables de los conceptos de egresos : Honorarios, arrendamientos, etc, que ms se usan para hacer egresos de dinero. No es necesario definir aqu todas sus cuentas de egreso. La razn de definir estas
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Para seleccionar las facturas que se van a cancelar

Una vez aparecen en la ventana las facturas pendientes de pago de un proveedor,Ud podr escoger las que va a cancelar o abonar iluminando con las flechas de su teclado la factura deseada y luego digite ENTER. Nota : En realidad no se usan las flechas del teclado para iluminar una factura en esta ventana, en su lugar se usa las flechas del teclado numrico. De tal forma que digitando 2= baja un item, 8= sube un item, 1= se sale de la ventana, 3= avanza una pgina. En esa lista aparecen las primeras diez facturas. Para ver las siguientes 10 facturas oprima la tecla PGINA ABAJO (digite el Nmero 3). De esta pantalla sin embargo no puede devolverse, slo tiene la opcin de avanzar. Ud. podr escoger todas las facturas de un proveedor que desee, para abonarlas o cancelarlas. Podr observar como se va mostrando a la izquierda de su pantalla bajo el rubro : La suma de : , el valor acumulado de las facturas escogidas. Despus de seleccionar la ltima factura deseada, salga de esta ventana de seleccion digitando 1. Se le pedir despus que digite el concepto por el cual se hace este egreso de dinero. En el caso de pagos a proveedores, prodra digitar ; Cancela cuenta o Abono a cuenta. Ahora se le pide que confirme el nombre del beneficiario del pago. Esto por que a veces el cheque debe ser girado a un nombre diferente del nombre del proveedor que figura en los archivos de cartera. Ahora el programa se tomar unas fracciones de segundo para almacenar el documento contable en el archivo de transacciones y afectar las cuentas involucradas en la transaccin. Esto tomar un lapso tan breve que ser escasamente perceptible por el usuario.
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estas cuentas aqu es que sirvan como una ventana de ayuda recordandonos en el momento de digitar la transaccin los cdigos contables de los conceptos de egreso mas usados.
Digitacin del cheque y el Comprobante de egreso

Usando la opcin dispuesta para ello en el men : Funciones del Programa/ Impresin de Cheques/ Impresin de Cheques Ud. podr digitar los datos del egreso que esta efectuando. Seleccionar el tipo de documento o fuente al cual pertenece la transaccin a digitar. Digitar un nmero de consecutivo. El programa le ayudar en esto ltimo ya que conserva el ltimo consecutivo digitado por cada Tipo de Documento(Fuente). Luego Ud. digitar la fecha, la ciudad donde se elabora el cheque, seleccionar el banco a usar de la lista de bancos que se le mostrar en una ventana a la derecha de su pantalla y digitar el nombre del beneficiario del pago.
Cancelando y/o abonando cuentas por pagar

En el caso de pagos a proveedores, el programa permite una gil seleccion de las facturas de un proveedor que se van a cancelar y/o abonar. Para asentar un pago a un proveedor responda digitando un asterisco * a la pregunta Beneficiario. El programa responder solicitando el Cdigo del proveedor deseado. Digite ahora el cdigo del proveedor. por ejemplo 2205001. El programa buscar si existe ese proveedor en los archivos del programa y en caso positivo mostrar en un ventana los datos bsicos de ese cliente y pedir al usuario que confirme si efectivamente ese es el proveedor al que se le desean cancelar facturas. Si Usted responde que SI veremos aparecer un cuadro de pantalla donde se muestran las facturas que se le adeudan a ese proveedor. Si no existen facturas pendientes con ese proveedor, o estas ya fueron canceladas, esta ventana aparecer en blanco.
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Capitulo 10
Impresin De Recibos De Caja
La funcin de recibos de caja, es inversamente idntica a la funcin de Impresin de cheques. Vemos : - Los recibos de caja respaldan los ingresos de dinero, en lugar de los egresos de dinero. - Los clientes me cancelan facturas , en lugar de yo cancelar facturas a proveedores. EL programa de Impresin de recibos de caja se hizo tomando como base el programa de Impresin de cheques. Las dos funcines por tanto son idnticas en su manejo y apariencia en pantalla. La entonces la documentacin que se incluye sobre impresin de cheques previamente en este mismo manual.
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Capitulo 11
Facturacin Programada
Esta funcin del programa esta destinada a ser usada en empresas que facturan servicios programados, o digamos mejor : servicios contratados. Lo pueden usar clubes sociales donde se cobra una cuota mensual a los afiliados, empresas de servicios de Beeper, empresas que prestan servicios de Internet, empresas de servicios de televisin por cable, empresas de servicios publicos. EL proceso con este programa consiste en 1- Definir los clientes afiliados y los conceptos que van a facturarse por cada cliente, 2- Proceso de liquidacion, contabilizacin e impresin de factura o cuenta de cobro. Esta funcin esta encaminada a generar automticamente un documento contable con dbito a Cuentas por cobrar, crdito a ingresos con subcuenta a cada uno de los conceptos facturados. Dentro de estos conceptos facturados se puede incluir los intereses por mora. Tambin opcionalmente se puede liquidar IVA por uno o varios de los conceptos liquidados y se genera un asiento crdito a la cuenta de IVA.
Definicin de parmetros
Para definir parmetros, use el item del men : Mdulos del Programa/ Facturacin programada/ Nuevo facturador/ Define parmetross. La definicin de parmetros se hace en 2 pasos para cada cliente : - PASO 1. Se selecciona el Cliente digitando su
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cdigo o Alfabeticamente. - PASO 2. Se definen los conceptos y el valor a facturar por cada concepto de cada CLiente
Liquidacion e impresin de Facturas

Para el proceso de liquidacin, use el item del men : Mdulos del Programa/ Nuevo facturador/ Liquida e imprime facturas. Este proceso generara un docto contable por cada cliente a facturar. Cada documento tendra su nmero consecutivo de documento, que se ir incrementando de 1 en 1 para cada cliente empezando desde el nmero que el usuario digite. Al ingresar el usuario a esta opcin se le presentar un cuadro de pantalla donde se le solicitan los datos necesarios para el proceso, vemos :
PARMETROS PARA ESTE PROCESO
Fecha para Doctos
: 000000
Grupo de Ctas. a Liquidar : Desea imprimir al liquidar? S/N ?? : COPIAS : 1 Que cosa imprimo ? -> F F=Documento , C= Listado de Control Deseas contabilizar ?? S/N ? > S Tipo de Docto.para Doctos. a generar : 00 No. de Docto Inicial : 000000 Deseas PAUSA para cambio de Papel entre Facturas ? S/N ? -> N IVA > CODIGO : TIPO DE IVA: FORMA DE IVA: 0 1=A CALCULAR 2=YA ESTA INCLUIDO EN LOS PRECIOS LA CUENTA X COBRAR CREARLA CON COD.CLIENTE + UNO DE ESTOS : 0 1- NO. DE FACTURA, 2- Ao y Mes, 3- Esta Cuenta unica -> IMPRIME SALDO ANTERIOR ?? S/N ?? ->
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Como Grupo de Ctas. a liquidar responda digitando el cdigo raz por el cual empiezan los cdigos de los clientes a liquidar empezando por el cdigo de cuenta mayor. Por ejemplo 132505 que en el plan de cuentas de este ejemplo es Cuentas por cobrar a socios la cual se aplica para clubes sociales, o 130505 que es la cuenta Clientes en el caso de otras empresas. Para IVA digite el cdigo de IVA en ventas. Actualmente el cdigo 240801. Como TIPO DE IVA digite un comentario como : REGIMEN COMUN en el caso en que fiscalmente su negocio pertenezca a ese rgimen de impuestos. Forma de IVA, coloque aqu 1 si el IVA se calcular como un valor adicional, o coloque 2 si el IVA ya esta includo en el precio de los conceptos facturados, y se debe calcular restando el IVA del valor liquidar por cada concepto.
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Capitulo 12 Administracion de Condominios

Esta funcin del programa como todas las otras, se encuentra perfectamente integrada al resto del paquete y sigue las normas contables que rigen todo el programa. La norma de partida doble por ejemplo se aplica para todo movimiento de cuentas.
Definiendo el Codigo De Cuentas De Un Condominio

E! cdigo de cuentas de un condominio, que debe ser creado usando la opcin 3 del men de operaciones, debe incluir por lo menos las siguientes cuentas mayores: - Cuentas por cobrar - Ingresos - Caja y bancos El cdigo podra ser creado siguiendo el ejemplo dado a continuacin: CUENTAS POR COBRAR 13 * CxC 13-25-1 * ARRENDATARIOS 13-25-I-A * BLOQUE A 13-25-I-A-101 1 Apt.101A/Pedro Diaz 13-25-1-A-101-9101 2 CUOTA 9101 13-25-1-A-101-91011 2 INT.9101 13-25-I-A-101-9102 2 CUOTA 9102 13-25-I A-101-91021 2 INT.9102 13-25-I-A-101-9103 2 CUOTA 9103 13-25-1 A-101-91031 2 INT.9103 13-25-I-A-101-9104 2 CUOTA 9104 13-25-I-A-l02 1 apt.102A/Luis Lopez 13-25-1 A-102-9103 2 CUOTA 9103 13-25-I A-102-9104 2 CUOTA 9104 13-25-1-B * BLOQUE INGRESOS 41 * INGRESOS 41-01 CUOTAS DE ADMON.
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41-02 41-03 CUOTAS DE PISCINA CUOTA EXTRA PINTURA CAJA Y BANCOS 11 * CAJA Y BANCOS 11-05* CAJA 11-05-05 CAJA MAYOR 11-05-10 CAJA MENOR 11-10 * BANCOS 11-10-05 * NACIONALES 11-10-05-01 BANCO DE DEL ESTADO 11-10-05-02 BANCO CAFETERO CONTABILIZACION DE DOCUMENTOS FACTURACION DEL PERIODO (Facturas) Debito Crdito Cuentas por cobrar xxxx Ingresos por cuotas de admon.
xxxx
Cuentas por cobrar Caja
RECIBOS DE CAJA Debito Crdito xxxx xxxx
Creando los datos de cada arrendatario

Cree los datos bsicos con seal 1 as: En direccin coloque e! nmero del apartamento. En ciudad puede colocar el bloque si lo hay o el tipo dzl mismo en metros cuadrados. En cupo de crdito coloque e! valor mensuul de la cuota de administrucin. En precio a usar coloque 1 o djelo en blanco El nit y el telfono son opcionales MANTENIMIENTO DEL MAESTRO Creacin,modificacin,eliminacin C IA. CODIGO SEAL NOMBRE DIRECCION 63 1325 lA101 .1 PEDRO LUIS DIAZ APT.101
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CIUDAD . BLOQUE .A TELEFONO .000567893 NIT . 00166085677 CUPO DE CREDITO 00000000000 PRECIO A USAR 1/2 Los datos de cada cuota los digit con seal 2, as: MANTENIMIENTO DEL MAESTRO Creacin,modificacin,eliminacin CIA 63 CODIGO 13251A1019101 SEAL 2 DESCRIPCION DEUDA CUOTA9101 Dia,mes,ao SALDO ACTUAL 000013000.00 PAGO EN CUOTAS S/N N DATOS DEL ULTIMO ABONO N. Ultimo recibo Fecha ultimo recibo Valor ultimo recibo Los intereses de mora se graban con un cdigo identico al cdigo de las cuotas de cada mes, ms la letra I ( i latina ) y seal 2. El nombre de cuenta de estos intereses se digita, si es para enero del 91 as : INT.9101 Veamos:
MANTENIMIENTO DEL MAESTRO Creacion,modificacion, eliminacion CIA. CODIGO SEAL DESCRIPCION DEUDA FECHA SALDO Dia,mes,ao SALDO ACTUAL PAGO EN CUOTAS S/N DATOS DEL ULTIMO ABONO Numero ultimo recibo Fecha ltimo recibo valor ltimo recibo 63 13251A10191011 2 INT.9101 010191 000000300.00 N
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Produccin de listados y revisin

Una vez cree los saldos iniciales usted podr listar: - Balance de prueba a nivel 12 - Cartera por vencimientos (para cuentas por cobrar) Revise que la informacin en los listados coincida con el reporte de saldos iniciales que le entrego a usted el condominio. Efecte las correciones del caso usando de nuevo la opcin para mantenimiento del maestro y vuelva a listar y revisar hasta que todo este correcto.
Definicin De Tipos De Documento

Defina con la opcion para mantenimiento de tipos de docto. (fuentes), los documentos con los cuales se mover la contabilidad de este condominio. Los tipos de documentos requeridos si solo va usted a manejar la cartera del condominio, podrin ser: FUENTE 01 02 03 NOMBRE FACTURACION RECIBOS DE CAJA NOTAS DE CONTABILIDAD
Si va a mejorar tambin la contabilidad necesitara usted definir tambien una fuente para comprobantes de egreso, notas bancarias, compras, etc. Iniciando un mes de procesos: Use la opcion 1 del men
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Capitulo 13
Ajustes por Inflacin

El gobierno de algunos paises puede decretar, como una cura a la tendencia de las gentes y empresas por subvalorar sus activos, lo cual puede verse como una forma de evasin de impuestos, que los valores que aparecen en los balances de las empresas fuesen ajustados anual o mensualmente de acuerdo al indice de inflacin oficial calculado por el departamento nacional de de estadistica de cada pais, y que este incremento que se hace a cada cuenta del balance fuese acreditado o debitado en una subcuenta derivada como cuenta hija, de cada cuenta valorizada. No todas las cuentas de un balance se valorizan. El efectivo que es una subcuenta de activos, por ejemplo, no se valoriza. El gobierno decide que grupo de cuentas del balance han de valorizarse. Conviene entonces estar bien informado en cuanto a estas reglamentaciones de ajustes por inflacin. Cualquier contador pblico podr asesorarle sobre esto.
Mecanica del ajuste por inflacin

Si la cuenta escogida para valorizarse tiene un valor dbito, entonces el ajuste generado tambin sera dbito. Pero como el sistema contable se rige por la ley de Partida doble debemos acreditar una segunda cuenta. El gobierno determin que esa segunda cuenta deber ser una cuenta de Ingresos titulada Correccin monetaria con cdigo contable en el Plan de cuentas de este ejemplo : 4705. Al ser una cuenta de ingresos obviamente aumentar las utilidades de la empresa, y por ende sus impuestos. De eso se trata.
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asiento dbito o crdito a una subcuenta de la cuenta 4705. Veamos las subcuentas definidas en el plan de cuentas de este ejemplo para la cuenta 47 : CDIGO 47 47-05 47-05-05 47-05-10 47-05-15 47-05-20 47-05-25 47-05-30 47-05-35 47-05-40 47-05-45 47-05-50 47-05-55 47-05-60 47-05-65 47-05-68 47-05-70 47-05-75 47-05-80 47-05-85 47-05-90 47-05-91 47-05-92 47-05-94 DESCRIPCION DE LA CUENTA AJUSTES POR INFLACIN CORRECCIN MONETARIA INVERSIONES (CR) INVENTARIOS (CR) PROPIEDADES,PLANTA Y EQU.(CR) INTANGIBLES (CR) ACTIVOS DIFERIDOS OTROS ACTIVOS (CR) PASIVOS SUJETOS DE AJUSTE PATRIMONIO DEPRECIACION ACUMULADA (DB) DEPRECIACION DIFERIDA (CR) AGOTAMIENTO ACUMULADO (DB) AMORTIZACION ACUMULADA (DB) INGRESOS OPERACIONALES (DB) DEVOLUCIONES EN VENTAS (CR) INGRESOS NO OPERACIONALES (DB) GASTOS OPERAC.DE ADMINIST.(CR) GASTOS OPERAC.DE VENTAS (CR) GASTOS NO OPERACIONALES (CR) COMPRAS (CR) DEVOLUCIONES EN COMPRAS (DB) COSTO DE VENTAS (CR) COSTOS DE PROD.U OPERAC.(CR)
NOTA : Las subcuentas que aparecen arriba pueden haber cambiado. Consulte un Plan nico de Cuentas (PUC) actualizado, disponible en cualquier libreria o en internet en nuestra pagina WEB de soporte.
Operando el Programa
La operacion en el programa consiste en dos pasos : 1- Define las cuentas que se van a valorizar 2- Hace el ajuste mes a mes o una vez al ao
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Definiendo las cuentas a valorizar

Utilizando la opcin dispuesta para ello en el Men : Mdulos del programa/ Ajustes por Inflacin/ Define cuentas a valorizar. Esta opcin creara un pequeo archivo conteniendo las cuentas que se van a valorizar. Ud. podr adicionar cuentas al archivo, modificar cuentas ya existentes, o eliminar. En realidad son dos archivos los creados : FxxAJ.AJU y FxxAJ.IDX. (donde xx es el cdigo de la Cia. que se esta trabajando).
Realiza el ajuste por inflacin

Existe un segundo item en el men : Mdulos del Programa/ Ajustes por Inflacin/ Realiza el ajuste. Use este item del men para hacer su ajuste por inflacin mes a mes o una vez al ao. Al ejecutar esta opcin del Men, se generar un documento contable con asientos dbitos y crditos que afectar las cuentas que se han seleccionado para el ajuste. Al ser llamada esta opcin, mostrar un cuadro de pantalla donde se le solicitan al usuario unos pocos datos, veamos : PARMETROS PARA ESTE PROCESO
FUENTE NO. DE DOCTO. FECHA DE TRANSACCION DETALLE PARA LA TRANSACCION PAG. GENERAL
: 00 : : 011293 : AJUSTE X INFLACIN : 000.000
El campo Fuente que se pide es el tipo de Docto, al que pertenecera la transaccion que se va a generar. Este tipo de transaccion podr ser Notas de Contabilidad, aunque tambin es usual que los contadores creen un tipo de documento nico por contener los ajustes por
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Inflacin y al que llaman AJustes por inflacin. Recuerde que para definir tipos de Documento se usa la opcin del men : Procesos Basicos/ Captura de archivos/ Archivo de Tipos de Docto. El campo No. de Docto es el nmero de consecutivo para la transaccion a generar. Digite la fecha para la transaccion con el primer dia del Mes, y en formato DiaMesAo. Ejemplo : Si Ud. hace ajustes mensuales y el mes a ajustar es el mes Febrero de 1999, digite la fecha asi : 010299. El campo Detalle ya contiene el comentario Ajuste por Inflacin, si desea podr cambiarlo. PAAG. general es el indice de inflacin. Esta cifra es un porcentaje que se usara para hacer el ajuste de los valores. Este indice lo publica el DANE para cada mes, y para el ao. Si ud. hace ajustes mensuales usara el indice que corresponde a cada mes. Si Ud. hace ajustes anuales, entonces realizara este proceso una sola vez en el ao al final del mismo.
Consideraciones acerca del proceso de ajustes

Al hacer el ajuste mensualmente, el programa lo har sobre los saldos finales del mes anterior, o sobre los saldos iniciales del mes, que es lo mismo. Si Ud. se devuelve a un mes anterior, y hace ajustes en ese mes, que afecten las cuentas que normalmente se valorizan, entonces en los meses siguientes deber repetir el ajuste por inflacin, ya que los saldos han cambiado, y el ajuste estaria incorrecto. Para repetir el proceso de ajustes por inflacin en un mes, no olvide retirar (eliminar) antes la transaccin de ajustes por inflacin que haya hecho antes.
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Capitulo 14
Presupuesto
El sistema de control de presupuestos de este programa LUXOR, consiste en la capacidad que tiene el programa para permitir que el usuario defina para cualquier cuenta del plan de cuentas, un presupuesto para cada 1 de los 12 meses de un ao. Normalmente el presupuesto de las empresas slo se hace para las cuentas de Ingresos y Egresos. Se presupuesta el dinero que se va a recibir por cada uno de los conceptos de ingreso que maneje cada empresa y se presupuesta tambin el dinero que se va a gastar por cada uno de los conceptos de gasto que maneje cada empresa. Lo mas interesante y poderoso del sistema de presupuesto de esste programa es que el presupuesto es definido en el mismo archivo y sobre las propias cuentas que se desean presupuestar. Para definir el presupuesto para cualquier cuenta del plan de cuentas, debe entrar a la opcin del menu para mantenimiento del archivo maestro de cuentas. Ubique este item en el men asi : Procesos Bsicos/ Captura de Archivos/ Archivo maestro. Una vez haya entrado a la opcion para mentenimiento del archivo maestro llame la cuenta deseada digitando su cdigo. Slo se puede definir presupuesto a las cuentas con seal ESPACIO y a las cuentas con seal asterisco. Lo mas usual es definir el presupuesto sobre las cuentas con seal asterisco, es decir las cuentas grupo. Tenga precaucin de no definir presupuesto doblemente. Es decir definirle presupuesto a una cuenta y definir tambin el presupuesto a la cuenta que es PADRE de esa cuenta. EJEMPLO : es incorrecto definirle presupuesto a la cuenta 5105 Gastos de Personal, y definirle tambien presupuesto a una o mas de sus subcuentas : 510506 Sueldos y 510515 Horas Extras. En el ejemplo anterior lo correcto seria definirle presupuesto a las subcuentas 510506 y 510515 y no definirlo a la cuenta Padre 5105. O podra hacer lo contrario o sea definirlo a la cuenta padre 5105 y no definirselo a las subcuentas. Pero lo mas ventajoso es la primera opcin ya que podra hacer imprimir listados de presupuesto al nivel de las subcuentas, mientras que de la otra forma el listado de presupuesto no ser tan explicito y detallado.
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Capitulo 15
Generador de reportes
El generador de Reportes LUXOReros, es un modulo que consta de dos partes : l- Definir especificaciones, opcin 24 del Men, y 2- Imprimir Informes, opcin 25 del Men. Este modulo Generador de Reportes LUXOReros, ha sido creado con el fin de complementar las aplicaciones de Contabilidad General, y encargarse de !as funciones de generacin de Estados LUXOReros, como Balance General, Estado de Ganancias y Perdidas, Informes Consolidados, etc. Tambin se usa este modulo para produccin de indices LUXOReros, e Informes tributarios. Existia la necesidad de crear un programa muy .flexible para la generacin de los listados ,mencionados, ya que su presentacin y la forma de generarlos vara mucho de empresa a empresa e inclusive para una misma empresa pueden variar con el tiempo. E1 principal problema que se presenta para la produccin de listados LUXOReros, adems de la presentacin, es que el cdigo de cuentas varia de empresa a empresa, no pudiendo estandarizarse los cdigos que sern del Pasivo, del Activo, etc, y sera inadecuado crear una aplicacin que exigiera al usuario modificar su cdigo de ventas para adaptarse a tales restricciones. Para proveer la flexibilidad necesaria, se diseo, que existiese un `Archivo de especificaciones que contendra para cada informe deseado, una serie de registros que seran instrucciones para el programa Generador de Reportes, sobre la forma de producir cada listado y .su presentacin. En estas instrucciones del archivo de especificaciones, el usuario define los titulos y comentarios para cada uno de 1os informes, los cdigos de las cuentas que desea incluir en el listado, los totales que desean imprimir, y operaciones aritmticas bsicas para producir valores a listar. Del Generador de Reportes puede decirse que es un pequeo lenguaje de Programacin, que el usuario usara para definir sus Informes. Este `Pequeo lenguaje de Programacin , consta de un conjunto de 10 instrucciones, cuyo manejo se detalla en el siguiente prrafo. Ud Necesita definir las instrucciones para generar cada informe una sola vez, usando la opcin 24 del men. Luego cada vez que desee hacer imprimir el
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informe use la opcin 25 del menu y seleccione el informe deseado del Men de informes definidos por el usuario , que se le presenta en la pantalla.
Manejo de las instrucciones del generador de reportes

Para definir sus especificaciones de informe el usuario dispone de 10 Tipos de Instrucciones o tipos de registro, cuyo formato y contenido se describe a continuacin : TIPO DE REGISTRO 1 : Contiene una descripcin general sobre el Informe. E.n cada registro tipo 1 caben 66 caracteres de descripcin, y se pueden utilizar hasta 3 registros de tipo l por cada informe. Estos datos no aparecen en el informe. .Solo apareceran en el men de informes definidos cuando el usuario vaya a seleccionar el informe que desea imprimir. TIPO DE REGISTRO 2 : Contine el titulo o titulos que llevara el informe. El tamao de cada titulo es de hasta 35 caracteres. Se pueden definir hasta 10 ttulos, es decir 10 registros tipo 2. En el informe estos renglones de ttulos aparecern al inicio de cada pagina. TIPO DE REGISTRO 3 :Se usara para colocar comentarios en cualquier rengln del informe. Se pueden usar tantos registros de tipo 3 como se deseen. TIPO DE REGISTRO 4 : Se usan conjuntamente con el tipo de registro 6 para seleccionar una cuenta o cuentas cuyos valores se deseen en el informe. El tipo de registro 4 indicara el comentario que llevara el rengln en el informe. Adems este tipo de registro indicara si los valores del rengln sern acumulados para ir creando totales, y si esta acumulacin ser negativa o positiva, es decir si sumar o restar a los totales. Para indicar la acumulacin, existe una posicin del registro, donde e1 usuario tecleara un dgito del 1al 9 indicando el acumulador mas alto que se usara para la acurnulacin de totales. Detalles adicionales se harn en la descripcin del Formato del registro tipo 4 mas abajo. TIPO DE REGISTRO 6 : Con este tipo de registro se indican las cuentas seleccionadas para e1 listado. Por cada registro tipo 4 se pueden definir uno o varios registros de tipo 6. Todos 1os valores de las cuentas seleccionadas con uno o varios tipos de Registro 6 que pertenecen a un mismo registro de tipo 4,
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se sumaran y aparecern en el mismo rengln. Es de anotar que 1as cuentas que se mencionan en cada registro de tipo 6, se toman como cuentas grupos, es decir que si e1 usuario selecciona 1a cuenta 10, se tomaran los valores de todas las cuentas cuyo cdigo empiece por l0. Se tomaran por ejemplo 1a 1001.., 1002.., l003.., etc. TIPO DE REGISTRO 5 : Se usa para ordenar la impresin de uno de 1os acumuladores de las cuentas y constantes seleccionadas. En el tipo de registro 5 se detalla : - Un comentario que aparecer en e1 rengln - El numero de acumulador a imprimir. - Y se especifica si e1 acumulador que se imprime se blanqueara despus de imprimirlo, o si se conservara su valor. Si se escoge la opcin de blanquear el acumulador, se blanquearan todos los acumuladores con numero menor al escogido. Es decir si se escogi el acumutador 5 y se dice que lo blanquee, entonces har lo mismo con los acumuladores : I , 2, 3, 4, y 5. TIPO DE REGISTRO 8 : Se usa para definir una Constante . Las constarttes son cifras que aparecern en el informe sin ser tomados de los archivos de la empresa. Por el contrario son valores externos que el usuario suministra. El usuario puede definir hasta 25 constantes, es decir 25 registros de tipo 8. TIPO DE REGISTRO 7 : Se usa para ordenar la impresin en el informe, de una Constante de 1as definidas con los tipos de registro 8. Es similar al tipo de registro 6, que ordena la seleccin de una cuenta o cuentas, solo que en este caso se selecciona una constante. El tipo de registro 7 al igual que el tipo de registro 6, siempre va acompaado por un tipo de registro 4, qne indica el comentario que aparecera en el rengln, acompaando e1 valor seleccionado. TIPO DE REGISTRO 10 :Se usa para efectuar operaciones matemticas bsicas (suma, resta, multiplicacin y divisin), entre los acumuladores, pudiendo almacenar los resultados de dichas operaciones en unos campos de almacenamiento, los cuales dentro de este programa se denominan variables o Registros. En el programa existen 9 variables o `Registros , identificados asi : Rl
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R2, R3, R9. Se recuerda que los nueve acumuladores que usa el programa se identifican A1, A2,A9. El tipo de operaciones que se pueden hacer son: 1- De igualdad R2=A1 R6=15465.50. 2- De suma : R. 3= A 2 + A 5 3 De resta R. 8 = A 1 - A 34 De multiplicacin R. 4=A 2*A 8.5 De divisin R. 8 = a 6/R. 2 En una operacin de igualdad se da un ejemplo en el que se sa una cifra numrica en vez de una variable. Estas cifras numricas slo pueden aparecer en estas operaciones de igualdad y en ninguno de los otros tipos de operaciones. Existe tambin la limitacin de que el elemento a la izquierda del signo igual en las cinco operaciones debe ser un registro y no un acumulado. 1 TIPO DE REGISTRO 9: se utiliza para ordenar la impresin de un registro: R. 1, R. 2, R. 3, R. 9 con su respectivo comentario.
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Capitulo 16 Nomina de empleados

Esta funcion del programa se usa para calcular el pago periodico (semanal, quincenal o mensual) que se hace a los empleados de la empresa. Este proceso ademas de calcular el Neto a Pagar a cada empleado, imprimira opcionalmente un Volante de Pago por cada uno, y un listado al que llamamos "Planilla de nomina". Se generara tambien por cada empleado liquidado, un documento contable cuadrado por las reglas de "partida doble" afectando todas las cuentas involucradas en el proceso de liquidacion. Este documento contable contendra por cada concepto ya sea de devengo o de descuento un asiento contable a una cuenta del plan de Cuentas especificada previamente. EL proceso con este programa consiste en 1- Definir los empleados y los conceptos que van a liquidarse por cada empleado. 2- Proceso de liquidacion, contabilizacion e impresion del volante o cuenta de cobro.
Definicion de parametros
Para definir parametros, use el item del menu : "Modulos del Programa/ Nomina/ Define conceptos x empleado".
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Explorando LUXOR La definicion de parametros se hace en 2 pasos para cada empleado : - PASO 1. Se selecciona el Empleado digitando su codigo o Alfabeticamente. - PASO 2. Se definen los conceptos y el valor a liquidar por cada concepto de cada empleado
Liquidacion e impresion de volantes

Para el proceso de liquidacion, use el item del menu : "Modulos del Programa/Nomina/ Liquida e imprime volantes. Este proceso generara un docto contable por cada empleado a liquidar. Cada documento tendra su numero consecutivo de documento, que se ira incrementando de 1 en 1 para cada empleado empezndo desde el numero que el usuario digite. Al ingresar el usuario a esta opcion se le presentara un cuadro de pantalla donde se le solicitan los datos necesarios para el proceso, veamos :
PARAMETROS PARA ESTE PROCESO
Fecha para Doctos : 000000 Grupo de Ctas. a Liquidar : Desea imprimir al liquidar? S/N ?? : COPIAS : 1 Que cosa imprimo ? -> F F=Volante, C= Listado de Control Deseas contabilizar ?? S/N ? --> S Tipo de Docto.para Doctos. a generar : 00 No. de Docto Inicial : 000000 Deseas PAUSA para cambio de Papel entre volantes ? S/N ? -> N LA CUENTA X COBRAR CREARLA CON COD.empleado + UNO DE ESTOS : 0 1- NO. DE volante, 2- Ao y Mes, 3- Esta Cuenta unica -> IMPRIME SALDO ANTERIOR ?? S/N ?? ->
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Explorando LUXOR Como "Grupo de Ctas. a liquidar" responda digitando el codigo raiz por el cual empiezan los codigos de los empleados a liquidar empezando por el codigo de cuenta mayor.
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Apendice A
Comunicandose con nosotros

Tenemos un numero de soporte tecnico en la ciudad de Pasto Colombia : TELS: 729-2864 . Antes de llamar asegurese de que su pregunta o consulta va a ser breve y concreta, para que asi nuestra respuesta sea igualmente directa y al punto del problema.
CARRERA 50 No.13-63 TELS: 370-5382, Cel: 317 749-0736 317 854-5821 Cali, Colombia
Telfonos :
TELS: 370-5382, Cel: 317 749-0736 317 854-5821
______________
Pgina en internet : http://www.LUXOR.tk Correo Email : juanceto239@hotmail.com
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Apendice B
Configuracin para red del LUXOR

Generalidades
- El programa se debe instalar en todos los equipos en el drive C:, directorio Fin2000. - Los equipos deben estar conectados en red y la red debe estar activada. - Uno de los equipos ser elegido para ser el servidor de archivos. Los dems sern los satlites.
En el equipo servidor
- El programa debe estar instalado aqu tambin en el drive C: y directorio LUXOR. En este equipo se harn los siguientes cambios: - Modifica el archivo config.sys incluyendo esta instruccin : LASTDRIVE = Z (colocarla como ltima instruccin) -Modificar el archivo autoexec.bat Incluyendo esta instruccin: SUBST Z: C:\LUXOR (colocar esto como ultima instruccin ) - Reiniciar el equipo despus de estos cambios -Entrar al programa LUXOR y a las compaas que se desean compartir en la red
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modificarles el drive para los archivos de C a Z - Los pasos anteriores habrn creado una drive virtual Z: Ahora debemos dar acceso a la red al directorio LUXOR del servidor. Para esto usamos el explorador de windows as: -Inicio -Programas -Explorador -Ubicar en el drive C: el directorio LUXOR -Una vez posicionado el cursor del mousse sobre el directorio LUXOR, oprima el botn derecho del mousse. - Hacer click en compartir - Veremos una pantalla con varias opciones - Activar acceso total y sin pasword
En el equipo terminal
- Crear las compaas deseadas indicando que los archivos estan en el drive Z: - Ahora conectamos la unidad de red al drive Z:, directorio LUXOR del drive C: del servidor, usando el explorador de windows, asi: -Inicio -Programas -Explorador -Ubicar icono toda la red y dobleClick -Ubicar el equipo servidor y dobleClick - Veremos aparecer representados con carpeticas amarillas los elementos del equipo servidor a los cuales se les haya dado el atributo Compartir - Hacer Click sobre el icono LUXOR con el boton derecho del Mousse - Veremos aparecer un menu - escoja Conectar unidad de Red - escoja el drive Z: y active tambien la funcion :Conectar de nuevo al iniciar la seccion.
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Apendice C Sistema de seguridad Control de acceso

Para habilitar o bloquear el acceso a los usuarios, a las diferentes funciones del programa se usa un nmero de opcin que se detalla a continuacin :
Procesos Basicos Inicia un nuevo periodo Recuperacin archivos Activa modo windows Convierte arch. de versiones anteriores Men de archivos Archivo de compaas Se cambia a otra ca. Archivo maestro Archivo de tipos de docto. Archivo de transacciones Archivo de terceros Archivo de seguridad Consultas Consulta de saldo de ctas. Consulta de auxiliares Consulta de transacciones Listado de cuentas Libros auxiliares Balance de prueba Plan de cuentas Analisis porcentual Detalle de transacciones Libro diario por docto. Comprobantes de diario Resumenes de diario Diario por fuente y cuenta Diario por cuenta y fuente Diario por fecha y cuenta Libros oficiales Mayor y balances Inventarios y balances Numeracin de libros oficiales Listados tributarios Certificados de retefuente Iva por pagar bimestral Cartera por cobrar Consulta de cartera Cartera por vencimientos Alfabtico de clientes Estado de cuenta Movimiento de saldo de clientes 89 Liquida intereses Extractos de cuentas Define cuentas Cartera por pagar Consulta de cartera Cartera por vencimientos Alfabetico de proveedor
1 57 191 185
13 18 19
2 50 3 4 5 94 6
56 20 40
63 154
85 62 73
152 14 16 17 171 173 172
9 10 12 11
152 15 16
8 7
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Ajustes por inflacin Define parmetros Ajustes por inflacin Modificacin de precios global 111 Existencia en dos bodegas 99 Faltante en bodega Pasa precios a otra bodega Control de presupuestos Parmetros traslado consignacin Informe de control de presupuesto 51 Traslado de consignacin Lista de reparto de presupuesto 53 Movimiento de inventario en el mes Costo /venta /utilidad / % en el mes Utilidades Existencia negativa Lee saldos de otra compaa 76 Lee transacciones de otra compaa 73 Facturacin Cierre de cuentas 64 Define parmetros Captura documentos anulados 59 Factura en formato estandar Elimina cuentas sin movimiento 68 Factura en el formato del cliente Cambia cdigo de cuentas 74 Factura en el formato del cliente 2 Copia cuentas de otro cdigo 46 Elimina cuentas dinmico 34 Compras Borra toda una fuente 45 Define parmetros Traslada saldos a meses posteriores 58 Imprime compras Imprime archivos en spool 61 Actualiza archivos de terceros 163 Puntos de venta caja registradora Cambia seal de espacio por seal 2 35 Define parmetros Reorganiza campos de envo 92 Digita ventas Crea archivos en blanco 52 Cambia nmero de consecutivo 49 Cotizaciones Valda archivos en asci 93 Define parmetros Lee archivo 23 Cotizando Lee transacciones en asci 91 Envia archivos desde otros programas 107 Generador de reportes Modifica saldos de inventario 47 Informe con transacciones Diseador de formatos Control de inventarios Define los informes Tarjeta de kardx 31 Imprime informes definidos Recalcula costos de inventario 110 Existencia en varias compaas 95 Nuevo generador de reportes Lista de existencia por cdigo 26 Disea informes Lista de existencia por proveedor 141 Imprime informes Listado sin cifras 28 Listado de estado general de inventarios 27 Otras funciones Listado de costos-precios-utilidad 29 Notas crdito y otros Listado para inventario fisico 32 Imprime etiquetas Informe por tallas 140 Lista por cdigo modificacin de precios 30 Lista en orden alfabtico y modifica 114 109 147 149 155 131 130 86 88 142
71 72 43 44
79 77
101 87
102 103
80 38 24 25
161 162
100 104
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Administracin de condominios Liquida e imprime Liquida e imprime para club Liquida e imprime para edificios
84 119 120
Administracion condominios versin antigua Liquida sin imprimir 65 Imprime cuentas de cobro 66 Imprime recibo de caja 67 Permite reimprimir recibo 69 Imprime /consulta plu de caja 41 Entrega cajero 83 Genera archivo alfabtico 150 Impresin de cheques Define parmetros Imprime cheque y comprobante de egreso Impresin de recibos de caja Define parmetros Liquida e imprime Imprime pagos anticipados Genera archivo plano Lee archivo plano Errores en datos bsicos Facturador versin antigua Define parmetros Factura a grupo de clientes Factura a un cliente Renueva matrcula Ordenes de servicios Define parmetros Ordenes de servicios y factura
54 55
75 122 124 125 126 127
37 39 22 36
159 158
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IIIIII
A
Adaptando el programa para que imprima en su forma 30 Administracion de Condominios 53 Ajustes por Inflacin 57 Al terminar de seleccionar los items a factura 36 Asentando la factura en los archivos 36 insuficiente 35 Cuentas por Cobrar 21 Cuentas por Pagar 23
D
Datos que se piden al pie de Factura 36 Datos que se piden por cada Item a facturar 34 Definicin de parmetros 41, 44, 49 Definicin de Parmetros de facturacin 29 Definicin De Tipos De Documento 56 Definiendo el Codigo De Cuentas De Un Condominio 53 Definiendo las cuentas a valorizar 60 Definiendo los tipos de Documento 27 Definiendo los tipos de documentos fuentes 14 Definiendo Tipos de Documento para Facturacin 29 Digitacion de Transacciones que afectan el Inventa 27 Digitacin del cheque y el Comprobante de egreso 42, 45 Digitando Fechas y Otros datos del encabezado de l 33
B
Bienvenido! 9
C
Cancelando y/o abonando cuentas por pagar 42, 45 Cheques 41 Como convertir archivos desde versiones anteriores 13 Como instalar el LUXOR desde Compact disc 11 Como instalar el LUXOR desde diskettes 10 Compras 37 Comunicandose con nosotros 69 Consideraciones acerca del proceso de ajustes 61 Contabilidad 17 Control de Inventarios 25 Conversin de archivos 13 Copiando los archivos del viejo programa al nuevo 13 Creando la nueva compaa y posicionandose en ella 14 Creando los datos de cada arrendatario 54 Cuando la cantidad en existencia es
F
Facturacin 29 Facturacin Programada 49 Facturando con este programa 31 Facturando servicios 35 Formatos de las Facturas Impresas 30
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Explorando LUXOR G
Generador de reportes 65, 69 Posicionandose en el mes a convertir 14 Presupuesto 63 Proceso Para Hacer Copias De Seguridad 19 Produccin de listados y revisin 56 Punto De VentaSistema P.O.S 39
H
Haciendo la conversin de los archivos de un mes 14
I
Identificacin y claves 12 Impresin De Cheques 44 Impresin De Recibos De Caja 47
R
Realiza el ajuste por inflacin 60 Requisitos para poder facturar con este programa 29
L
Liquidacion e impresin de Facturas 50 Llevando un registro en papel de los meses convert 15
S
Seleccionando el cliente a facturar 32 Seleccionando el descuento a usar 33 Seleccionando las referencias a facturar 34 Seleccionando un cliente en orden por su nombre 32
M
Manejo de las instrucciones del generador de rep 66 Manejo del men en modo windows 95/98 12 Manejo del nuevo men en modo D.O.S. 12 Mecanica del ajuste por inflacin 57
T
Transacciones que afectan el Inventario 26
O
Operando el Programa 58, 59
U
Usando los funcines inteligentes del Programa 28
P
Para seleccionar las facturas que se van a cancela 43, 46 Paso De Creacion De La Nueva Compaa Y Digitacin 17 Paso Mantenimiento De Achivos 18 Paso Procesos De Fin De Ao 18 Paso Repetitivo De Procesos Mensuales 18
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Explorando LUXOR NOTAS
Los Programas
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Explorando LUXOR NOTAS
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Explorando LUXOR
Los Programas
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Explorando LUXOR
LUXOR
Explorando LUXOR
Los Programas
Software de CALIdad
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Explorando LUXOR Software para Adminisrtracion de negocios y contabilidad

JCTorres JCTorres Informatica Informatica Los Programas

LUXOR es una marca comercial propiedad de:

2009 Los Programas 4

3 Cuentas por Cobrar

Cuentas por Pagar

Ajustes por Inflacin

Apendices A Como comunicarse con

Configuracion para red del

C Sistema de seguridad Control

Como instalar el LUXOR desde iNTERNET

cursor se mueve pero no se escribe nada en pantalla. Esto es normal.)

men de inicio as : Click en Inicio, Todos los Programas LUXOR. 12

Como instalar el LUXOR desde Compact disc

cursor se mueve pero no se escribe nada en pantalla. Esto es normal.)

men de inicio as : Click en Inicio, Todos los Programas LUXOR.

Manejo del men en modo windows

Manejo del nuevo men en modo D.O.S.

Como convertir archivos desde versiones anteriores al LUXOR

Creando la nueva compaa y posicionandose en ella

Definiendo los tipos de documentos fuentes

Posicionandose en el mes a convertir

Haciendo la conversin de los archivos de un mes

Llevando un registro en papel de los meses convertidos

Paso De Creacion De La Nueva Compaa Y Digitacin De Saldo Iniciales

Paso Repetitivo De Procesos Mensuales

Paso Procesos De Fin De Ao

Paso Mantenimiento De Achivos

Proceso Para Hacer Copias De Seguridad

Cuentas por Cobrar

13-05-05-01-001-5020 13-05-05-01-001-5030 13-05-05-01-002 13-05-05-01-002-5045 13-05-05-01-002-5060

Cuentas por Pagar

* * 1 INDUSTRIAL 22-05-001-9020 2 22-05-001-9030 2 22-05-002 1 NARIO 22-05-002-9045 2 22-05-002-9060 2

Transacciones que afectan el Inventario

Definiendo los tipos de Documento

Digitacion de Transacciones que afectan el Inventario

Usando los funcines inteligentes del Programa

Requisitos para poder facturar con este programa

Definiendo Tipos de Documento para Facturacin

Definicin de Parmetros de facturacin

Formatos de las Facturas Impresas

Adaptando el programa para que imprima en su formato de factura preimpresa

Facturando con este programa

Seleccionando el cliente a facturar

Seleccionando un cliente en orden por su nombre

Digitando Fechas y Otros datos del encabezado de la factura

Seleccionando el descuento a usar

Seleccionando las referencias a facturar

Datos que se piden por cada Item a facturar

Cuando la cantidad en existencia es insuficiente

Al terminar de seleccionar los items a facturar

Datos que se piden al pie de Factura

Asentando la factura en los archivos

Punto De Venta Sistema P.O.S

Para seleccionar las facturas que se van a cancelar

Digitacin del cheque y el Comprobante de egreso

Cancelando y/o abonando cuentas por pagar

Impresin De Recibos De Caja

Liquidacion e impresin de Facturas

PARMETROS PARA ESTE PROCESO

Fecha para Doctos

Capitulo 12 Administracion de Condominios

Definiendo el Codigo De Cuentas De Un Condominio

Cuentas por cobrar Caja