HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS LA SERENA

Sistemas de Informacin Administrativa

Javiera Carmona Jorge Corts Constanza Portilla Francisca Rubio

Presentacin
Institucin Pblica de Salud. Destinado a realizar actividades de recuperacin, fomento y proteccin de la salud y rehabilitacin de personas enfermas. Atencin general y especialidad cerrada y abierta de usuarios referidos y de emergencia. Mdicos, profesionales, tcnicos, administrativos y auxiliares. 877 funcionarios 285 camas

Misin

Recuperar la Salud de las personas Con calidad

Y Eficiencia

Visin
Ser un Hospital reconocido

Por la excelencia de su gestin

Y valorado por su comunidad

Funcionamiento
Policlnica

reas de Apoyo

Quirfano y Pensionado

Urgencias

Policlnico

Registro de Pacientes

Reserva de Horas

Interconsultas

Entrega de Exmenes

Problemtica
Registro de pacientes en papel

Extravo de los registros

Historial Clnico en hojas manuscritas

Lentitud en bsqueda de pacientes

Reserva de horas e interconsultas por sistema IBM -> trabaja con SQL SERVER 1994

Falta de actualizacin tecnolgica

Anlisis Crtico Situacin Actual

Situacin actual en los Registros mdicos

Sistemas Tradicionales

Sistema Basado en Papel

Sistema de Archivos

Registro Manual

Archivo nico en el Computador

Diagrama de Flujo de la Informacin

SI NO

NO SI SI

NO

NO SI

NO

SI

Inicio

Llamada Paciente

Verificar datos personales

Asistente Crea

Registro Mdico

Servicio de Citas

Verificar si tiene Cita

Libro de Citas

Servicios Administrativos

Notificar Paciente

Recambios
Fin

Evaluar las Condiciones

Tener Prueba de Laboratorio

Ordenar Prueba y Notificar Recepcin

Notificar Laboratorio con los Detalles del Paciente

Telfono Fax Correo Postal

Verificar Datos Personales Resultados Enviados al Mdico o al Paciente

Realizar la Prueba Ordenada

Notificar Recepcin

Evaluar Resultados y Notificar Recepcin con Prescripcin

Farmacia Va Mtodos Tradicionales

Recepcin

Paciente

Recambio

Verificar Datos Personales

Recambio Receta

Llenar la Prescripcin de Notificacin de Recepcin

Notificar al Mdico

Verificacin Informacin Personal en todos los Departamentos

Comunicacin departamento paciente por mtodo tradicional

Retraso en el tratamiento de los pacientes

Cada departamento tiene su formato de registro

Informacin mal archivada

Desafos que se deben superar respecto a la situacin actual

Desafo 1

Intercambio Lento de Datos

Los datos son intercambiado s por

Llamadas

Fax

Correo

Ejemplo: Prueba de laboratorio y receta mdica

Proceso Lento propenso a ERRORES

Desafo 2

Datos dispersos del Paciente

Registros del Paciente

Diferentes ubicaciones

Actualizacin de registros

Cuando el paciente visita

El nuevo Doctor debe cazar la informacin relacionada a condiciones y tratamientos previos

La Administracin, farmacia y laboratorio

Diferente conjuntos de registros en papel

Informacin importante NO es fcilmente ACCESIBLE

Desafo 3

Poca accesibilidad de los datos del paciente por los diferentes departamentos

Registros del Paciente

Diferentes ubicaciones

Actualizacin de registros

Cuando el paciente visita

Departamento de Medicina general

Departamento de Ciruga

Esperar que el archivo sea liberado por el departamento de medicina general

Desperdicio de TIEMPO valioso en trmites administrativos

Desafo 4

Difcil almacenamiento y recuperacin de los datos

Dificultad para mantener un archivo nico

Que contenga todos los formularios de los distintos registros mdicos

Almacenamie nto y recuperacin de datos

Extremadame nte laborioso para el personal del hospital

1
Visita hospital durante 10 aos

2
Archivo nico de los ltimos 10 aos

Anlisis de los ltimos 5 aos

Prdida de TIEMPO y desorden de Archivos

Desafo 5

Espacio, Tiempo y Costo

Un sistema basado en papel

Mucho espacio fsico para almacenar todos los registros de los pacientes

Gran costo monetario

Mantencin de las copias de registro en papel

Funcionamiento pobre en situacin de emergencia

Retraso del tratamiento del Paciente e incluso puede perder la vida

Anlisis Alternativas

1. Implementacin de Protocolos y procedimientos para optimizar la atencin hospitalaria

Perfeccionar mtodos de registro de pacientes y sus horas medicas. Reformar procedimiento de entrega de exmenes

DESCRIPCIN

Organizar historiales mdicos.

Definir roles.

Base de Datos de los Pacientes

Base de Datos Horas Mdicas

Ser necesario implementar

Asignacin de nuevas Obligaciones

Sistema de Almacenamiento

Registrar Informacin Principal

Base de Datos de los Pacientes

Ubicacin Historiales Mdicos

Disponible Para Todos los Departamentos

Organizar Historiales Mdicos

Por Seccin

Por N Carpeta

Registrar Horas de Atencin

Base de Datos Horas Mdicas

Accesible a todos los departamentos

Por cada Mdico

31 especialidades 43 mdicos

Ordenar Roles de Personal en Recepcin

Asignacin de Nuevas Obligaciones

Definir protocolos de atencin

Rol del Departamento de Informtica

Recepcin

Departamento de Informtica

Encargada de Entrega Exmenes y Organizacin Historial Mdico

de de

rea de desarrollo: Creacin, modificacin y adaptacin de sistemas informticos.

Encargada de Registro de Pacientes: del ingreso de nuevos pacientes y de la actualizacin de datos de los antiguos.

rea de Mantenimiento: Su funcin es mantener y administrar las redes del sistema. rea de seguridad: Esta rea se preocupa de la seguridad y administracin de las bases de datos.

Encargada del Registro de Citas: Telefnicas y Presenciales

Definir Protocolos de Atencin

Ante la llegada de un nuevo paciente Ante la llegada de pacientes con alguna discapacidad Ante la llegada de un paciente adulto mayor

Sistema de Almacenamiento

Computacin en la Nube

Acceso a los servicios disponibles "en la nube de Internet" Informacin almacenada de manera permanente en servidores de internet

Cloud Privada

Requerimientos para la Implementacin

Capacitacin por parte de la administracin para la optimizacin del sistema

Induccin y capacitacin para Predisposicin por los miembros del Recepcionistas con parte del personal Departamento de reales capacidades del hospital para una Informtica para que buena recepcin de de cumplir con las cuando se solicite su nuevas obligaciones los nuevos protocolos disposicin el trabajo y procedimiento que ejecuten sea completo y eficiente

Departamento mdico n1 Horas mdicas

Registro de pacientes

Departamento mdico n2

Entrega de exmenes Administracin Doctores

Departamento mdico n3

Informacin integrada en Cloud Computing

VENTAJAS
Bajo Costo No requiere Capacitacin No hay necesidades de poseer una gran capacidad de almacenamiento Mayor rapidez en el trabajo al estar basado en web Informacin a tiempo real Fuerte inversin en innovacin Acceso a toda la informacin

DESVENTAJAS
Interdependencia de los proveedores de servicios La disponibilidad de las aplicaciones ligada a disponibilidad de Internet Vulnerabilidad para la sustraccin o robo de informacin Seguridad

2. Compra Software EMR

Organizaciones de Atencin Medica

Software

Gestin del Expediente o Ficha Medica

Almacenamiento, recuperacin y modificacin

CARACTERSTICAS

Agenda Personal

Administracin de Fichas Mdicas, Evoluciones, Tratamientos, Procedimientos y Calendario del Paciente

Funciona a travs de un navegador web

Gestin de Pacientes

Alarmas va email para tratamientos, procedimiento, entre otros

Interfaz personalizable que facilita el uso de la herramienta

Mdulo de Consultas customizable

Ingreso

Al ingresar al sistema, tenemos a la izquierda un men y a la derecha, arriba, un calendario.

La flecha roja a la izquierda muestra la opcin de Nuevo Paciente

Datos del nuevo paciente

Historial del paciente, estilo de vida, familia

Las flechas muestran donde seleccionar da, horario y prestador

La ventana Proveedor permite programar los horarios en que ste estar disponible

La cita establecida queda indicada por un cono

Administracin del Hospital

Doctores

Departamento mdico n1

Pacientes

Departamento mdico n2

Laboratorio

Departamento mdico n3

Farmacia

Informacin integrada en EMR

Organizacin ms eficiente Fcil localizacin de registros

Medio eficaz de colaboracin Registros confidenciales de pacientes compartidos

3 maneras de agregar valor con software EMR

Reduccin de errores en fichas mdicas

Reduccin de costos a Largo plazo

Precisin en los datos

Tiempos de espera reducidos

Ventajas del software EMR

Tratamiento de ms alta calidad Sin Repeticiones

Comunicacin efectiva

Desventajas de EMR

Costos de implementacin

Caos al momento de elegir un proveedor

Resistencia al cambio

3. Desarrollo de Software para Policlnico

Registro de pacientes

Software

Registro de recetas

Organizacin de citas

MODELO ENTIDAD RELACIN

1. INTERFAZ DE ACCESO AL SISTEMA

Diagrama de despliegue
Consulta de hora usuario Registro de receta Ingresa usuario y contrasea Control de frmacos Control de usuarios administrador Control de mdicos Control exmenes

2. INTERFAZ ADMINISTRACIN

3. INTERFAZ USUARIO

4. CITA/ HORA

5. REGISTRO DE RECETA

6. AGREGAR RECETA

Precisin en la obtencin de datos en menor tiempo

VENTAJAS

Se puede trabajar en forma incremental

Mejora el acceso e intercambio de datos

Amigable de rpida implementacin Reduccin en los tiempos de espera

Resistencia al cambio del Recurso humano Reforzamiento del departamento de informtica

DESVENTAJAS
No es posible estimar
costes y recursos precisos a utilizar

Desconocimiento de las funcionalidades

por parte de los usuarios (capacitacin)

Nuevos requerimientos de hardware

Eleccin de Solucin

Compra de Software EMR

 7 razones por las que se debera adquirir un software EMR

1. Automatizacin de los procesos clnicos

4. Aumentar las ganancias el fin de aumentar sus beneficios

2. Aumentar sus ingresos con la implementacin exitosa de software de facturacin mdica oficina 3. Reducir el papel de Reduccin de Costos en los costos de papel

5. Mejora la toma de decisiones

7. Ofrecer mejor Atencin al paciente y Programacin Con el tiempo

6. Mejorar la documentacin Fortalecida con la tecnologa informtica

Diagrama de contexto de Sistema EMR

Conclusiones