ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE ENSAYO

PRESENTADO POR: LEONOR BEDOYA VALENCIA CC 43.635.528 DE MEDELLN

PRESENTADO A: MARA CLEMENCIA RIVERA CRUZ DOCENTE ASIGNATURA GESTIN DOCUMENTAL II

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA Y ARCHIVSTICA - CIDBA MARZO DE 2013

CONTENIDO 1. 2. 3. 4. Descripcin de la Actividad ........................................................................................ 3 Ensayo ....................................................................................................................... 4 Bibliografa ................................................................. Error! Bookmark not defined. Webgrafa .................................................................. Error! Bookmark not defined.

1. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD

Apreciado estudiante con la lectura. "CMO ADOPTAR PROCESOS AUTOMATIZADOS DE DOCUMENTOS PARA REDUCIR COSTOS" Realizar un ensayo con las caractersticas que este requiere de no menos de dos hojas, argumentando su posicin frente al tema de manera clara, teniendo en cuenta la problemtica actual frente a:
o o o o o

La situacin de los archivos Cero papel Documentacin electrnica Perfil profesional Nuevas tecnologas de la informacin

Todo esto guardando la unidad temtica del tema.

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2. ENSAYO

IMPACTO DE LAS NUEVAS TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN EN LAS CARACTERSTICAS DE LOS DOCUMENTOS, LOS ARCHIVOS Y LOS

PROFESIONALES DE LA ARCHIVISTICA EN COLOMBIA.

De acuerdo con la publicacin electrnica del Informe del Sistema Nacional de Cultura, en Colombia se reconocen: archivos de gestin o administrativos, archivos intermedios o centrales y archivos histricos o definitivos, los cuales, corresponden a departamentos y municipios, donde se preservan documentos que dan fe de la gestin tanto administrativa, como poltica de las instituciones en su respectivo ente territorial.

A pesar de los problemas como la prdida y desaparicin de archivos, la conservacin inadecuada de los documentos, la evasin de responsabilidades por parte de los funcionarios pblicos, las dificultades a nivel de presupuesto propio y la poca normalizacin en el trabajo archivstico dada en estas unidades de informacin, los avances con relacin a normatividad y coordinacin interinstitucional han significado importantes logros para este sector en Colombia. Polticas Nacionales como Cero Papel, cuyos objetivos estn orientados a la reduccin del impacto ambiental del uso del papel, la promocin entre los servidores pblicos un sentido de pertenencia, suscitar un compromiso ante las polticas de eficiencia administrativa y Cero Papel y la contribucin a la construccin de indicadores que permitan medir el impacto de las medidas adoptadas; indican que en Colombia, ya se estn asumiendo estrategias y elaborando directrices que den forma a la aplicacin de las nuevas tecnologas de la informacin y al reconocimiento del cambio de las caractersticas del documento, as como a la necesidad de moldear los perfiles de los profesionales de la archivista que apoyen desde su quehacer la implementacin de este nuevo trance entre el documento el formato papel, al documento electrnico. Pgina 4

La realidad en los archivos, tanto pblicos como privados, se encuentra representada en unidades de informacin donde toda su produccin documental es slo papel, otras donde sus documentos son en formato electrnico y en papel; tercera donde los

documentos en papel, se han convertido en digitales mediante scanner y por ltimo, est el archivo donde sus documentos son electrnicos desde su produccin hasta su disposicin final.

Lo anterior, conlleva a que los profesionales de la Archivstica, se enfrenten al manejo de esta situacin durante un tiempo largo, durante el cual, deben tener en cuenta las caractersticas de dichos soportes a la hora de implementar los programas de gestin documental, as como tambin, ser labor de quienes dirijan los archivos contemplar en sus presupuestos la adquisicin de tecnologas de la informacin, actualizacin de manuales de procesos y procedimientos, capacitacin del personal que tienen a su cargo sobre el manejo de estos equipos y sensibilizacin de los usuarios en el acceso a la informacin desde repositorios electrnicos, entre otros.

Es por ello, que se hace necesario disear un perfil del profesional de la archivstica cuyas caractersticas estn orientadas al avance de la tecnologa, puesto que se corre un alto riesgo de que sea est, la que desplace en buena parte a dichos profesionales, siendo remplazados por profesionales del rea de los sistemas y en conocimientos informticos. Habilidades y caractersticas como la gerencia de sistemas de informacin, la aplicacin de tecnologas apropiadas para el tratamiento,

almacenamiento, recuperacin y difusin de la informacin, facilidad para el procesamiento y entrega de informacin, entre otros, son aspectos que se debern incluir en los pensum acadmicos de instituciones que formen archivistas, permitiendo de esta forma moldear al profesional acorde a las necesidades del mercado actual.

En conclusin, siempre se tendr la necesidad de documentar una actividad y ello se debe adaptar a las diferentes formas de hacerlo de acuerdo a la poca y los recursos que ella ofrece. Los profesionales tanto de la archivstica como de la tecnologa e Pgina 5

informtica sern quienes definan en conjunto, la asociacin del ciclo vital de los documentos a los procesos del programa de gestin documental segn las necesidades del medio y las caractersticas de los archivos productores de los documentos.

Lo anterior, debe estar normalizado por polticas que brinden herramientas, capacitacin y gestin frente a las dificultades presentadas en el camino, donde el resultado se refleje en documentos creados con el propsito de evidenciar una funcin, donde su formato permita el acceso a la informacin, facilite los procedimientos de trmite y consulta, atributos fsicos para su conservacin, y sirvan de medio probatorio en un momento dado ante la Ley.

Las nuevas tecnologas de la informacin, estn revolucionando el campo de la archivstica y la informtica en la medida que sus bondades saltan a la vista, pero tambin, se estn volviendo un reto para quienes ven en el Archivo un gasto y no una inversin en la medida que sus presupuestos deben ser invertidos en equipos y personas capacitadas para su manejo. Hasta el momento el Estado, con la diferente normatividad expedida, brinda elementos que integra aspectos informticos y

racionalizacin del papel, lo cual, hace ver que est en camino la modernizacin de las entidades pblicas en beneficio de los usuarios internos y externos, redundando en buenas prcticas que los archivos privados, acogen como experiencia positiva y de mejoramiento para sus unidades de informacin.

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3. BIBLIOGRAFA

Arias Gonzalez, Luz Marina. EL documento electrnico. Docente. Universidad del Quindio. Armenia 2012. Pg. 10. La Gestin del Documento Electrnico en Colombia.

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4. WEBGRAFA

Organizacin de Estados Iberoamericanos para la Educacin, la Ciencia y la Cultura OEI. Informe Archivos situacin actual. Informe del Sistema Nacional de Cultura de Colombia. http://www.sinic.gov.co/OEI/paginas/informe/informe_60.asp

Blog. Visin Archivstica. Administracin Documental, perfil profesional del archivista. Centro de Comercio y Servicio del SENA Regional Atlntico.

http://grupotpa14senatlantico.blogspot.com/2008/11/perfil-ocupacional-del-archivisticaen.html

Blog. El Archivista de Hoy. Desarrollo de la profesin del Archivista. Abril de 2008. http://luisgutierrezjimenez.blogspot.com/2008/04/desarrollo-de-la-profesion-del.html

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