Metodologa de Gestin de Proyectos

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GESTIN DE PROYECTOS EN YOBEL SCM

EXCELENCIA OPERACIONAL

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INDICE

1.

Qu es un Proyecto?

___________________________________________________________ 06 _______________________________________________ 06 ________________07

2.
3. 4. 5. 6. 7.

Qu es la Gerencia de Proyectos?

Cules son las las reas de Conocimiento de la Gerencia de Proyectos? Proyectos? Cules son los Grupos de Procesos en la Gerencia de Proyectos?

__________________ 08 ______ 09

Cul es la relacin entre las reas de Conocimiento y los Grupos de Procesos? Qu es la Tipologa de Proyectos?

_______________________________________________ 10 _________________________________ 10

Qu es la Metodologa de Gestin de Proyectos?

A. B. C. D. E. F. G.
8. 9.

Procesos______________________________________________________________ 11 Roles_________________________________________________________________ 11 Plantillas______________________________________________________________ 13 Portales Colaborativos__________________________________________________ 14 Herramientas de Apoyo_________________________________________________ 14 Polticas______________________________________________________________ 15 KPIs_________________________________________________________________ 15 ________________________ 15

De qu se trata el proceso de Aseguramiento de la Calidad? cmo realizo la Mejora Continua a mi Proyecto? Proyecto?

___________________________________ 16

A. B. C.

Lecciones Aprendidas__________________________________________________ 16 Oportunidades de Mejora_______________________________________________ 17 Buenos Ejemplos______________________________________________________ 17

ANEXOS

Anexo 01: Gestin de Costes de un Proyecto

______________________________________ 18 ______________________________ 20

Anexo 02: Pasos Bsicos para la Gestin del Proyecto

Anexo 03: 03: Polticas de Gestin de Proyectos

_______________________________________ 22

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EL OBJETIVO DE ESTA CARTILLA ES SERVIR DE SOPORTE A CUALQUIER COLABORADOR DE YOBEL SCM QUE QUIERA CONOCER O REFORZAR SUS SUS CONOCIMIENTOS SOBRE LA METODOLOGA DE GESTIN DE PROYECTOS, PROYECTOS, DE MANERA QUE PUEDA INTEGRAR EQUIPOS EQUIPOS DE PROYECTOS DE MANERA EFECTIVA. EFECTIVA.

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METODOLOGA DE GESTIN DE PROYECTOS EXCELENCIA OPERACIONAL

1. Qu es un Proyecto?
Temporal

3.

Cules son las reas la Gerencia Gerencia de de Proyectos? Proyectos? reas de Conocimiento Conocimiento de la
REAS DE CONOCIMIENTO

Gestin de la Integracin del Proyecto

Gestin del Alcance del Proyecto

Gestin del Tiempo del Proyecto

Es un esfuerzo temporal para crear un producto, servicio o resultado nico; mediante la elaboracin gradual del mismo.
2. Qu es la Gerencia de Proyectos?

PROYECTO Gestin de los Costes del Proyecto Gestin de la Calidad del Proyecto Gestin de los RRHH del Proyecto

Elaboracin Gradual

Producto, Servicio o Resultado nico

Gestin de las Comunicaciones del Proyecto

Gestin de los Riesgos del Proyecto

Gestin de las Adquisiciones del Proyecto

Es organizar y administrar los recursos en un proyecto, de forma que se logren los objetivos planteados en el tiempo estimado. Incluye:

A.

Gestin de la Integracin: Describe escribe los los procesos procesos y y actividades actividades que que forman forman parte parte de de los los diversos elementos de la Gerencia de Proyectos, royectos, que que se se identifican, identifican, definen, definen, combinan, combinan,
unen y coordinan dentro de los Grupos de Procesos.

rdinan dentro de los Grupos de Procesos.

B.

Gestin del Alcance: escribe los los procesos procesos necesarios necesarios para para asegurarse asegurarse de de que que el el Alcance: Describe proyecto proyecto incluya incluya todo todo el el trabajo trabajo requerido requerido para completar el proyecto
satisfactoriamente.

Identificar los los requerimientos requerimientos y y establecer establecer objetivos claros y reales.
Identificar

C.

Gestin del Tiempo: Describe Describe los los procesos procesos re relativos a la puntualidad en la conclusin
del proyecto.

D.

Gestin de los Costes: Describe Describe los los procesos procesos involucrados involucrados en en la la planificacin, planificacin, estimacin, estimacin, presupuesto presupuesto y y control control de de costes costes, de forma que el proyecto se complete
dentro del presupuesto aprobado (Ver Anexo

Adaptar las las especificaciones, especificaciones, los los planes planes y y el el enfoque oque a las a las diversas diversas inquietudes inquietudes y y expectativas expectativas de de los los diferentes diferentes interesados. interesados.
Adaptar

01).

E.

Gestin de la Calidad: Describe Describe los los procesos procesos necesarios necesarios para para asegurarse asegurarse de de que que el el proyecto proyecto cumpla cumpla con con los los objetivos objetivos por por los los cuales cuales ha ha sido sido emprendido. emprendido. Gestin de los Recursos Humanos: Describe los procesos que organizan y dirigen el Humanos: Describe
equipo del proyecto.

F.

G.

Tiempo Calidad

Costo

Equilibrar alcance, tiempo, costo y calidad (Triple Restriccin).

Equilibrar alcance, tiempo, costo y calidad (Triple

Gestin de las Comunicaciones: los procesos procesos relacionados relacionados con con la la generacin, generacin, Comunicaciones: Describe los recogida, recogida, distribucin, distribucin, almacenamiento almacenamiento y y destino destino final final de de la la informacin informacin del del proyecto proyecto en en
tiempo y forma.

Alcance

H.

Gestin de los Riesgos: Riesgos:

Describe los procesos relacion

los procesos relacionados con el desarrollo de la

gestin de riesgos de un proyecto.

Es importante recordar que en la Triple Restriccin, si uno de los 3 fac

altera, la calidad del proyecto se ve afectada.

I.

los 3 factores se

Gestin de las Adquisiciones: los procesos procesos para para comprar comprar o o adquirir adquirir productos, productos, Adquisiciones: Describe los servicios servicios o o resultados, resultados, as as como como para para contratar contratar procesos procesos de de direccin. direccin.

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4.

Cules son los grupos de procesos procesos en la Gerencia de Proyectos royectos?

La Gerencia de Proyectos incluye 3 grupos de procesos:

5.

Cul es la relacin entre las reas de Conocimiento y los Grupos de Procesos?

A.

Gestin de Proyectos: Proyectos: Tiene el objetivo de administrar el Proyecto. Este grupo de procesos es ejecutado por el Jefe de Proyecto. Producto de Proyectos: Proyectos: Tiene el objetivo de desarrollar el producto o servicio de un Proyecto, el cual debe basarse en el Modelo nico Corporativo Yobel SCM. Este grupo
de procesos es responsabilidad del Jefe de Proyecto.

B.

C.

Soporte de Proyectos: Proyectos: Tiene el objetivo de medir y controlar el Proyecto para el Aseguramiento de la Calidad (QA) del mismo. Este grupo de procesos es
responsabilidad de la Coordinadora de QA.

GESTIN DE PROYECTOS INICIACIN

PLANIFICACIN EJECUCIN SEGUIMIENTO Y CONTROL

gggggg

CIERRE

PRODUCTO DE PROYECTOS M.U. LOG. M.U. MAN.

Modelo nico Corporativo Yobel SCM

M.U. ASC. M.U. TI. M.U. COM. M.U. ADM. M.U. GC.

SOPORTE DE PROYECTOS GESTIN DE KPIS ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD - QA GESTIN DE LA CONFIGURACIN

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6.

Qu Qu es la Tipologa de Proyectos? Proyectos?

Es la que define varios tipos de proyectos, considerando dos criterios:

A.

Procesos: Procesos: La Gestin de Proyectos cuenta con 5 procesos:

GESTIN DE PROYECTOS

PLANIFICACIN INICIACIN EJECUCIN SEGUIMIENTO Y CONTROL CIERRE

TIPO DE DESARROLLO

TAMAO DEL PROYECTO

Padre No depende de otros. Presenta el producto o servicio al cliente final.

Hijo Depende de otro. Presenta un sub producto al Proyecto Padre. Grande X 4 m. Mediano 1 m. < X < 4 m. Pequeo X 1 m.

Iniciacin, Iniciacin, define y autoriza un Proyecto. Planificacin, define y refina los objetivos y preparan el Plan de Gestin del
Proyecto.

Ejecucin, integra a la gente y otros recursos para llevar a cabo el Plan de

Gestin del Proyecto.

7.

Qu es la Metodologa de Gestin de Proyectos?

En EO contamos con una Metodologa de Gestin de Proyectos (MGdP), la cual es la aplicacin de un conjunto de procesos, roles, plantillas, polticas, herramientas y mtricas a determinada problemtica, con el fin de que los proyectos mantengan orden y coherencia. La MGdP cuenta con 7 componentes: B.

Seguimiento y Control, Mide y supervisa regularmente el avance respecto del Plan de Gestin del Proyecto de tal forma que se tomen medidas correctivas
para cumplir con los objetivos del Proyecto.

Cierre, formaliza la aceptacin del producto, servicio o resultado y lleva al Proyecto a un final ordenado.

Roles: Roles: En Gestin de Proyectos se utiliza los siguientes roles:

Sponsor del Proyecto

Gerente del Proyecto

Jefe de Proyecto

Miembros del Equipo

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Jefe de Proyecto: Proyecto:

C. Plantillas: Existen 12 plantillas estandarizadas que estn distribuidas en los diferentes procesos de Gestin de Proyectos, su uso depende de la Tipologa del Proyecto.

Responsabilidades
Cumplir los objetivos del proyecto. Planear, dirigir, controlar, el proyecto. Conformar la estructura y motivar al personal del proyecto.

Funciones Generales
Liderar al Equipo del Proyecto. Velar por el cumplimiento de la Metodologa de Gestin de Proyectos. Gestionar la aprobacin formal de los entregables y de las fases de desarrollo del proyecto. Asegurar la comunicacin con el Equipo del Proyecto y el Cliente.

MGdP

Lnea de Autoridad, Responsabilidad y Coordinacin

Ejerce mando sobre el equipo del proyecto. Coordina con otros Jefes de Proyecto y con los responsables de las reas administrativas Depende del Jefe de Proceso.

Roles Adicionales
Solicitante de Cambios

Es importante recordar
Proyecto

que los Roles slo existen

del proyecto, por ello existe una clara diferencia entre lo que es un Rol en un y lo que es un Puesto en una Organizacin. Adems, se debe de

los Roles slo existen durante la ejecucin diferencia entre lo que es un Rol en un Adems, se debe de
durante la ejecucin

tener en cuenta que una persona puede tener ms de un Rol.

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D.

Portales Colaborativos:
utilizados para:

En la Gestin de Proyectos, los Portales C

n la Gestin de Proyectos, los Portales Colaborativos son

F.

Polticas: Al presente existen 11 polticas para la Gestin de Proyectos (Ver Anexo 03).
El cumplimiento de las Polticas de Gestin de Proyectos es responsabilidad del Jefe de Proyectos.

Crear el directorio de un proyecto Registrar y almacenar los entregables

de un proyecto

G.

KPIs (Key Performance Indicators, en en espaol espaol Indicadores Indicadores Clave Clave de de Desempeo): Desempeo): KPIs (Key Performance Indicators,
Actualmente contamos con un indicador en Gestin de Proyectos:

Compartir las buenas prcticas

Efectividad en el Clculo del Tiempo: Mide la efectividad de la duracin real del tiempo de las actividade actividades del proyecto frente a lo estimado

E.

Herramientas de Apoyo: Actualmente contamos con 4 herramientas herramientas de de apoyo: apoyo:

Elaboras plantillas de gestin de proyectos.

Elabora el Gantt del Elabora Proyecto. Proyecto.

8. De qu Aseguramiento de de la la Calidad Calidad en la Gestin de Proyectos qu se trata el proceso de Aseguramiento Proyectos?

El proceso de ASC tiene el objetivo de revisar la calidad de la gestin y los costos del proyecto, a travs de revisiones que generan n el Indicador de No Conformidades. Los Puntos de Revisin dependen del tipo de proyecto.

Es una herramienta alternativa de Google Docs.

Es una Es una herramienta herramienta alternativa de alternativa de OpenProj. OpenProj.

Proyecto Padre - Grande: 4 revisiones (1, 1, 2a, 2b, 3). B. Proyecto Padre - Mediano: 3 revisiones (1, 2, 3). C. Proyecto Padre - Pequeo o Hijo: 1 revisin ( (1)
A.
1 2a 2b 3

Es importante recordar

que

la la nomenclatura nomenclatura para para registrar registrar los los entregables entregables de de un un
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Proyecto en los Portales Colaborativos, debe tener en cuenta lo siguiente:

1. Crear el acrnimo del proyecto.

Por ejemplo: Implementacin Logstica Glamoutex: IL Glamourtex

Glamoutex: IL Glamourtex

2. Incluir el acrnimo del proyecto en todos los entregables.

Por ejemplo: Gantt IL Glamourtex

3. Versionar 3. Versionar los los archivos archivos en en el el Portal Portal Colaborativo Colaborativo mediante mediante la la actualizacin actualizacin de de los los entregables.

Es importante recordar que trimestralmente se enva un Plan de

Revisiones de QA a los Jefes de Proyecto, quienes deben asistir a las reuniones convocadas. La inasistencia a estas reuniones genera la acumulacin de No Conformidades al Cumplimiento de Revisiones de QA por parte de las reas de proceso.

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9.

Cmo realizo la mejora continua a mi Proyecto?

La mejora continua de un proyecto se puede realizar mediante 3 mecanismos:

B.

Oportunidades de Mejora: Mejora:

sugerencias documentos acerca o de los otro cualquier

Son

comentarios, las de

opiniones

y los Su

procesos, entregable

actividades, un proyecto.

registro tiene el objetivo de que el equipo del proyecto a cargo evale e implemente las mejoras sugeridas por los usuarios.

El proceso de Oportunidades de Mejora es el siguiente:

Lecciones Aprendidas

Oportunidades de Mejora

Buenos Ejemplos

A.

Lecciones Aprendidas: Son

tiene el objetivo

conocimientos adquiridos a lo largo

de un proyecto y consolidados al final del mismo. Su registro de mantener y transferir las experiencias

Identificar Registrar Revisar Implementar

favorables y desfavorables de la ejecucin de los procesos de un proyecto.

El proceso de Lecciones Aprendidas es el siguiente:

Registrar Revisar Compartir Consultar

C.

Buenos Ejemplos Ejemplos: jemplos:

Son

aquellos

entregables

que

pueden

considerarse

como

modelos en integridad y calidad. Esta distincin tiene el objetivo de reconocer a aquellos entregables que cumplen con los estndares de gestin de proyectos.

Es importante recordar

que

las

Lecciones

Aprendidas

en

el

Es importante recordar
las Oportunidades de

que el Jefe de Proyecto debe generar al Cierre del Proyecto en el Portal

Proyecto se registran de manera general y no se enfocan en las particularidades del mismo. De esta forma, las Lecciones Aprendidas pueden ser utilizadas para cualquier Proyecto.

Mejora

Colaborativo correspondiente a su rea de proceso.

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ANEXO 01 GESTIN DE COSTES DEL PROYECTO

La Gestin de los Costes se ocupa principalmente del costo de los recursos necesarios para completar las actividades del cronograma del Proyecto.

2.

Medir el rendimiento:

Variacin del Costo (CV) = EV AC Variacin del Cronograma (SV) = EV PC

3.

Medir el indicador de eficiencia:

ndice

de

Rendimiento

del

Costo

(CPI)

EV/AC

(inferior

1.0:

sobrecosto; superior a 1.0: costo inferior) La Gestin de Costes de un Proyecto debe considerar el efecto de las decisiones sobre los costos durante el ciclo de vida del proyecto. A medida que el Proyecto avanza, hay una posible reduccin de costos en su desarrollo; sin embargo, de presentarse algn cambio durante el desarrollo del Proyecto, los costos de stos aumentan a medida que el Proyecto avanza.

ndice de Rendimiento del Cronograma (SPI) = EV/PC (inferior a 1.0: atrasados; superior a 1.0: adelantados)

Posible reduccin de costos C o st o s d el Pr o y e

Costo de los cambios

Va lo re s A cu m ul ati vo s

Presupuesto hasta la conclusin (BAC)

Costo Actual (AC)

Valor Planificado (VP)

Ciclo de Vida del Proyecto

Costo Ganado (EV) Fecha de los Datos Tiempo

Para controlar los costos de un Proyecto, se debe realizar un Anlisis de Medicin de Rendimiento, el cual comprende los siguientes pasos:

1.

Desarrollar los valores:

Valor Planificado (PV): Costo presupuestado del trabajo programado Valor Ganado (EV): Costo presupuestado del trabajo realmente completado Costo Real (AC): Costo total del trabajo completado

Es importante tener en cuenta que los valores son calculados durante un perodo de tiempo determinado, para lo cual existen dos estimaciones: Estimacin hasta la conclusin (ETC) y Estimacin a la conclusin (EAC)

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ANEXO 02 PASOS BSICOS PARA LA GESTIN DE UN PROYECTO

Elaborar la Lnea Base en el Gantt del Proyecto para el inicio de las actividades.

INICIO
Actualizar el Gantt del Proyecto semanalmente para su revisin.

Analizar el Tipo de Desarrollo del Proyecto (Padre / Hijo). Mantener actualizado el Portal Colaborativo con los entregables correspondientes.

Analizar el Tamao del Proyecto (Grande / Mediano / Pequeo). Realizar reuniones con el Gerente del Proyecto y los Miembros del Equipo del Proyecto, generando las Actas de Reunin.

Elaborar la EDT (Estructura de Desglose de Trabajo). Hacer seguimiento al Estado del Producto semanal, quincenal o mensualmente.

Elaborar el Gantt Preliminar del Proyecto. Verificar que todos los entregables definidos estn cargados en el Portal Colaborativo antes de las revisiones de QA. Asignar el Nombre del Proyecto y su Acrnimo.

Comunicar el fin del Proyecto al cliente.

Crear el Directorio del Proyecto en el Portal Colaborativo que le corresponde (verificar accesos al Portal Colaborativo). Analizar el resultado de la Encuesta de Satisfaccin al Cliente.

Elaborar documento de Iniciacin (Acta de Constitucin o Registro de Alcance). Generar Oportunidades de Mejora al finalizar el Proyecto.

Convocar la presentacin formal del Proyecto con el cliente para su aprobacin.

FIN

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ANEXO 03 POLTICAS DE GESTIN DE PROYECTOS

El Jefe de Proyecto deber actualizar semanalmente (cada 5 das) su Cronograma (Gantt) de actividades y colgarlo mismo. en el Directorio del proyecto manteniendo los versionamientos del

Toda actividad necesaria de Gestin de proyectos en la Corporacin Yobel SCM deber estar alineada a los estndares de la Metodologa de Gestin de Proyectos (Procesos, plantillas,KPIs, Checklist u otros), para lo cual el responsable de la Gestin del Proyecto tendr en consideracin la gua de flexibilizacin para adecuar los estndares segn el contexto y las necesidades de su proyecto.

El Jefe de Proyecto comunicar peridicamente (cada 15 das), al Gerente del Proyecto el Informe de Estado Semanal o Mensual (usando el formato estndar en google docs), de la ejecucin de los procesos (Gestin, del Producto) que se vienen ejecutando en el Proyecto bajo su responsabilidad. El Gerente de Proyecto deber ser conocedor de este documento y enviar su aprobacin (OK) u observaciones segn corresponda y proponer acciones

correctivas frente a desviaciones. de los Proyectos debern registrar los datos

Al

inicio

del

Proyecto,

los

responsables

Los Jefes de Proyecto debern de generar el Acta de Cierre del Proyecto al trmino de las actividades ejecutadas que se planificaron para un Proyecto. ste documento formalizar el Cierre del mismo. Asimismo debern enviar una Encuesta de Satisfaccin al Cliente y Generar sus oportunidades de Mejora a su proceso.

principales del Proyecto en el documento compartido Proyectos Yobel 2011 en el Google Docs. En caso que el requerimiento del Proyecto llegue al rea de proyectos esta rea deber registrarlo.

Los responsables de

los proyectos

debern de almacenar

la

informacin del Proyecto

El Equipo del rea de Proyectos (Dueos del Proceso de Gestin de Proyectos) ser responsable del mantenimiento de esta poltica.

(directorio del proyecto) siguiendo el Estndar de Gestin de la Configuracin en el Portal Colaborativo correspondiente.

Los

responsables

de

los

Proyectos

debern

planificar

la

ejecucin

de

los

procesos,

subprocesos y actividades administrativas y directamente asociadas a los proyectos, como son: iniciar administrativamente el Proyecto, Planificar el Proyecto, Ejecutar el Proyecto (reuniones de equipo), hacer Seguimiento y Control del Proyecto y Cerrar el Proyecto.

Cualquier cambio de los procesos y formatos ya sea de mejora o correccin identificadas por los Jefes de Proyecto deber ser comunicada a los dueos de los procesos de Gestin de Proyectos, para su anlisis, Estos cambios evaluacin e inclusin a dentro Jefes de los estndares de la de

organizacin.

sern

comunicados

los

Corporativos,

Jefes

Procesos EO, Lderes de Procesos EO, Analista de Procesos y otros para su comunicacin y uso generalizado en toda la organizacin.

Los

Jefes

de

Proyecto

debern Formatos,

asistir KPIs,

peridicamente Checklist u

los de

entrenamientos Gestin de

de

los

estndares

(Procesos,

otros)

Proyecto

comunicados.

La elaboracin y actualizacin de los costos del Proyectos ser responsabilidad de todos los Jefes de Proyecto de la Organizacin. Los Jefes de Proyecto incluirn dentro de sus proyectos la ejecucin de los procesos de Aseguramiento de la Calidad, Gestin de KPI y Gestin de la Configuracin, todo esto segn las guas de flexibilizacin.

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