A IMPORTNCIA DA ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS PARA A EFICINCIA PRODUTIVA DE UMA EMPRESA, ATRAVS DA UTILIZAO DE SISTEMAS INTEGRADOS.

Marcos Tibrcio da Silva1, Carlos Rafael Lima Baldasso2, Claudinete Salvato Lima3, Antnio Carlos C. Reis4
Universidade Paulista (UNIP) Rod. Presidente Dutra, km 157,5 - Pista Sul - So Jos dos Campos - SP 1,2 Discentes do 20 semestre do curso de Gesto em Logstica, marcostiburcio@ig.com.br 3 Professora orientadora, claudinete@gmail.com 4 Professor Co-orientador, accreis@terra.com.br Resumo- Este trabalho tem o intuito de mostrar a importncia da administrao de recursos materiais e patrimoniais para a eficincia produtiva de uma empresa, atravs da utilizao de sistemas integrados. Os ganhos em termos de inovao, comunicao, motivao e qualificao profissional mostram claramente a viabilidade de uma preventiva e eficiente gesto de recursos logsticos nas organizaes. O estudo de caso foi realizado na empresa Urbanizadora Municipal S/A, conhecida como URBAM, que cuida de toda a parte de servios de infraestrutura da cidade de So Jos dos Campos, tendo a Prefeitura local como sua acionista majoritria. Seu ramo de atuao a Urbanizao, tornando-se referncia nos segmentos de construo civil, pavimentao e tratamento do lixo da cidade, entre outros. Atravs da implantao de sistemas integrados, a empresa obteve uma maior eficcia das informaes e rapidez na resposta dos servios implantados e solicitados. Entre os resultados positivos para a cidade pode-se destacar a reduo de tempo no atendimento, maior pontualidade e melhor adequao s necessidades dos clientes, proporcionando maior assistncia e qualidade de vida populao desta regio. Palavras-chave: Administrao de materiais, Comunicao, Logstica, Organizao, Sistemas integrados. rea do Conhecimento: Engenharia de Produo. Introduo A administrao de recursos materiais e patrimoniais essencial para a eficincia e eficcia dos resultados em uma empresa e sua importncia cresce cada vez mais no estudo de gesto das organizaes. Segundo Christopher (1999) a administrao de materiais visa garantir a existncia contnua de um estoque, organizado de modo nunca faltar nenhum dos itens que o compem, sem tornar excessivo o investimento total. A rea de logstica permite que as empresas planejem e coordenem suas aes gerenciais de modo integrado, avaliando todo o processo desde o suprimento da matria prima at a certeza de que o cliente teve suas expectativas atendidas pelo produto ou servio final. Segundo Carvalho (2002, p. 31) "logstica a parte do gerenciamento da cadeia de abastecimento que planeja, implementa e controla o fluxo e armazenamento eficiente e econmico de matrias-primas, materiais semi acabados e produtos acabados, bem como as informaes a eles relativas, desde o ponto de origem at o ponto de consumo, com o propsito de atender s exigncias dos clientes". A utilizao de sistemas integrados na logstica permite tornar mais rpido e preciso o fluxo de informao facilitando assim o controle das atividades e os processos de trabalho. O estudo de caso deste artigo foi realizado na empresa Urbanizadora Municipal S/A, conhecida como URBAM, que cuida de toda a parte de servios de infraestrutura da cidade de So Jos dos Campos, tendo a Prefeitura local como sua acionista majoritria. Seu ramo de atuao a Urbanizao, tornando-se referncia nos segmentos de construo civil, pavimentao e tratamento do lixo da cidade, entre outros. Este trabalho visa mostrar a importncia da administrao de recursos materiais e patrimoniais para a eficincia produtiva de uma empresa, atravs da utilizao de sistemas integrados. Os ganhos em termos de inovao, comunicao, motivao e qualificao profissional mostram claramente a viabilidade de uma preventiva e eficiente gesto de recursos logsticos nas organizaes.

XVI Encontro Latino Americano de Iniciao Cientfica e XII Encontro Latino Americano de Ps-Graduao Universidade do Vale do Paraba

Metodologia Sem um sistema de gerenciamento logstico eficiente e integrado impossvel alinhar os processos de qualidade, recursos humanos, segurana, comunicao e responsabilidade social conforma s caractersticas, atividades e necessidades de cada organizao. A metodologia utilizada neste trabalho baseada numa pesquisa exploratria, observacional e estudo de caso, complementada por uma ampla reviso bibliogrfica, a partir do embasamento terico de diversos autores alm de dados obtidos atravs da empresa URBAM sobre administrao de seus recursos materiais e patrimoniais. Este artigo est baseado na anlise de evidncias quanto utilizao de sistemas integrados de gesto na execuo de atividades que compem a rotina de uma organizao. Para isto, so utilizadas pesquisas tericas, focadas em conceitos e condies explicativas da realidade, bem como a coleta de dados e informaes necessrias elaborao do presente artigo. Resultados A empresa e suas divises Na empresa estudada, sua logstica encontrase distribuda da seguinte forma: - A funo de compras pode ser dividida em compras no mercado interno e importaes. Toda compra envolve fornecedores, contratos (licitaes), preos, pedido de compra (prazos, condies de pagamento, etc.), transporte e controle no recebimento da mercadoria. Caso haja importaes, os compradores devero ter conhecimento das leis e guias de importao, bem como dos processos envolvendo rgo do governo federal mediador das importaes. - A funo de transportes envolve desde fornecedor at o espao fsico de estocagem e pode ser feita internamente ou por terceiros. Caso seja interna, envolver o processo de gerenciamento e distribuio das cargas. Quando externa, envolver a contratao de transportadoras (rodovirias, ferrovirias, areas ou martimas). - As funes de armazenagem e conservao envolvem todos os processos de recebimento das mercadorias, controle de qualidade e fechamento contra o pedido de compra, catalogao dos itens conforme codificao do estoque, armazenagem no local fsico (localizao) e contabilizao dos itens, o que gera custos como juros, depreciao, deteriorao, conservao, aluguis, etc.

- As funes de manipulao e controle dos estoques envolvem todos os processos de requisio e devoluo de itens, seja para fabricao, consumo ou revenda. Administrao de Recursos De acordo com Francischini & Gurgel (2002) a administrao de materiais tecnicamente bem aparelhada , sem duvida, uma das condies fundamentais para o equilbrio econmico e financeiro de uma empresa. A administrao dos recursos patrimoniais por sua vez de extrema importncia para a produtividade de uma organizao. Os recursos patrimoniais compreendem instalaes, mquinas, equipamentos e veculos que fazem possvel sua existncia, ou seja, sua operao. Constituem o ativo imobilizado da empresa, que segundo Francischini & Gurgel (2002) equivale a recursos de natureza relativamente permanente, em geral mantidos na empresa para utilizao na produo de mercadorias ou prestao de servios. J para Pozo (2002) e IBAP (2002) os recursos patrimoniais constituem os elementos primordiais para uma organizao poder operar, produzir produtos e servios que iro atender s demandas de mercado. Portanto, so de suma importncia uma perfeita adequao e manuteno dos bens patrimoniais para o sucesso da organizao. Os equipamentos A URBAM utiliza diversos equipamentos para melhor atender as necessidades da cidade de So Jos dos Campos, sempre inovando com modernas tecnologias. A Retroescavadeira uma mquina pequena com p dianteira e uma escavadeira na parte traseira, muito utilizada por prefeituras e prestadoras de servios bsicos em vrias obras, como por exemplo, na escavao de valetas para tubulao de gua e esgoto, podendo ser visualizada na Figura 1.

Figura 1- Retroescavadeira

XVI Encontro Latino Americano de Iniciao Cientfica e XII Encontro Latino Americano de Ps-Graduao Universidade do Vale do Paraba

A p carregadeira apresentada na Figura 2 usada principalmente para carregar sujeira, cascalhos ou outros materiais. Pode ser servir para suavizar ou aplainar, ou para empurrar as sujeiras como um arado.

Figura 4- Rolo p de carneiro A niveladora acabadora mostrada na Figura 5 pode ser acoplada e rebocada por qualquer caminho basculante. Possui dois braos articulados que se acoplam nas rodas traseiras do caminho. Esta mquina pode trabalhar com asfalto a frio ou a quente. A mesa acabadora bipartida permite abaulamento negativo ou positivo. Com a vibrao ele espalha e compacta o asfalto, produzindo assim uma superfcie lisa e homognea.

Figura 2- P carregadeira A Figura 3 mostra uma patrol moto niveladora utilizada para nivelar estrada e fazer a terraplanagem de grandes locais.

Figura 5- Niveladora acabadora Alm de variados equipamentos, a empresa conta ainda com uma srie de recursos patrimoniais e materiais, que precisam de um adequado e eficiente sistema de gerenciamento para alcanar os resultados esperados na execuo de seus servios. Figura 3- Patrol moto niveladora J a Figura 4 apresenta o rolo p de carneiro, indicado para a compactao de materiais argilosos. Tendo em vista a pequena rea dos ps de carneiro, o peso do rolo transmitido ao terreno com presso mais elevada, os cilindros so ocos e neles pode-se colocar areia e gua para aumentar o peso, se necessrio. Os sistemas integrados E.R.P Os sistemas integrados de Gesto empresarial ou ERP (Enterprise Resource Planning) so sistemas que integram todos os dados e processos de uma empresa, tanto sob a perspectiva funcional (como sistemas de finanas, RH, produo, contabilidade, marketing, vendas, compras, etc) quanto sob a tica sistmica (sistema de processamento de transaes, sistemas de informaes gerenciais, sistemas de apoio deciso, etc). Essas plataformas de software constituem importantes ferramentas de gerenciamento logstico para uma organizao, possibilitando a automao e o armazenamento de todas as informaes de negcios. A URBAM utiliza simultaneamente dois sistemas integrados E.R.P. (Enterprise Resource Planning) completos da Snior Paulista que so chamados de Escalamax e Sapiens. So, ao todo, 40 usurios que utilizam dois servidores, que

XVI Encontro Latino Americano de Iniciao Cientfica e XII Encontro Latino Americano de Ps-Graduao Universidade do Vale do Paraba

trocam informaes entre si, realizando assim um sistema de contingncia e back-ups. O sistema Escalamax possui somente um mdulo chamado de Alocao. Este acessado somente por projetistas e responsveis por solicitarem materiais de qualquer natureza no sistema. Atravs deste mdulo so requisitados desde materiais para instalaes ou manutenes at materiais para consumo interno, como itens de escritrio. Este processo consiste em gerar uma requisio que lanada no centro de custo do cliente e ou departamento e importada instantaneamente para o sistema gestor Sapiens. J o sistema Sapiens o responsvel por toda a gesto dos recursos da empresa utilizando os mdulos: - Cadastros: para cadastros em geral de produtos, clientes, fornecedores, representantes, localizaes, controladoria, qualidade dentre outros; - Suprimentos: Responsvel por toda a gesto integrada de compras, solicitaes de compra, ordens de compra, recebimento de notas, incluses de notas fiscais, baixas e transferncias de requisies e materiais, gesto de estoque, saldos, inventrios, analise de reposio, dentre outros; - Finanas: Controla contas a pagar, entrada e manuteno de ttulos, conciliao de ttulos previstos e efetivos, etc. Controladoria: Gesto de contabilidade, arquivos fiscais, SPED, gesto de tributos, escriturao, CIAP, operaes e clculos fiscais, gesto de patrimnios, controle de bens, atualizao e inventrios patrimoniais; - Relatrios: Anlise Gerencial e coordenao, apontamentos e resultados. Com esses sistemas integrados, a empresa obteve uma maior eficcia das informaes e rapidez na resposta dos servios implantados e solicitados, o que proporcionou economia de tempo e exatido nas informaes, aumentando a qualidade do trabalho realizado pela empresa. Entre os principais ganhos obtidos, pode-se destacar ainda, a diminuio do retrabalho, a facilitao das tomadas de decises e a melhoria na qualidade da comunicao, j que o ERP corresponde a um grande banco de dados com informaes que interagem e se realimentam. Segundo relatos da gerncia geral e de alguns funcionrios entrevistados em diversos setores da empresa, comparando os tempos produtivos antes e depois da implantao do sistema foi possvel visualizar melhorias significativas na pontualidade dos servios prestados. Antes da implantao havia menos interao entre os setores, o processo de comunicao era falho e os esforos de capacitao profissional na

empresa eram baixos. Em consequncia, o tempo gasto na realizao das atividades era bem maior. Afinal, em uma rotina de trabalho onde h pouca integrao entre setores e as decises so mais centralizadas, torna-se mais difcil visualizar a ocorrncia de problemas. J em um sistema integrado, em que as reas so interdependentes e as decises conjuntas, a comunicao compartilhada com maior velocidade e qualquer restrio em um processo ou setor interfere na organizao inteira, tornando muito mais visvel e rpido identificar os gargalos em cada operao. Aps a implantao dos sistemas, portanto, houve uma interao constante e intensa entre os funcionrios das mais variadas reas. Clientes e empresa saram ganhando, j que as solicitaes dos servios so geradas automaticamente no ERP da empresa, trazendo grande agilidade na realizao e cumprimento de suas atividades. A comunicao o processo de transmitir a informao de uma pessoa para a outra, ou ainda, segundo Chiavenato (2000 p.142): [...] a troca de informaes entre indivduos [...]. Atravs de seus sistemas integrados , a URBAM utiliza os elementos da comunicao em toda empresa, visando melhoria contnua na aproximao entre a diretoria, gerncia, funcionrios, terceiros, colaboradores e clientes. Assim, usando as palavras de Bekin (1995 p.34), torna-se possvel [...] promover entre seus funcionrios e departamentos aqueles valores destinados eficincia da operao do servio prestado [...]. A comunicao adotada pela empresa gera grandes benefcios, uma vez que agrega valores a todos os funcionrios desde a rea de servios gerais at presidncia. A boa comunicao e a disciplina impactam significativamente no comportamento e na produtividade do trabalho, onde o ganho maior e real dos muncipes de So Jos dos Campos. Entre os resultados positivos dos sistemas integrados para a cidade pode-se destacar a eficincia e a eficcia dos servios prestados, com reduo de tempo no atendimento, maior pontualidade e melhor adequao s necessidades dos clientes, proporcionando maior assistncia e qualidade de vida populao desta regio. Discusso A importncia da administrao de recursos materiais e patrimoniais atravs do uso de sistemas integrados torna-se evidente quando se analisa os incontveis ganhos proporcionados por estes sistemas, como:

XVI Encontro Latino Americano de Iniciao Cientfica e XII Encontro Latino Americano de Ps-Graduao Universidade do Vale do Paraba

- Melhoria dos fluxos de comunicao empresarial e da qualidade da informao; - Minimizao de prazos e do tempo de resposta aos clientes; - Preveno da redundncia de atividades; - Reduo de custos; - Fortalecimento na gesto dos recursos logsticos e patrimoniais. Entretanto, um ponto crtico a ser observado que sistemas deste tipo tornam os mdulos dependentes uns dos outros, pois cada departamento depende das informaes que precisam ser constantemente atualizadas. H uma certa dependncia dos fornecedores alm do fato de que, segundo Davenport (1998), qualquer restrio em parte do sistema afetar o sistema como um todo, dada a interdependncia dos processos. A figura 6 mostra a tpica estrutura de um sistema integrado de informao gerencial.

seus funcionrios em vrias reas, o que representa um ganho intangvel decorrente dos investimentos em capacitao requeridos pelo uso do sistema integrado de gesto. As equipes responsveis pelas atualizaes de dados do treinamentos especficos em tempo hbil, para que os setores envolvidos sejam sempre informados e capacitados a resolver qualquer eventualidade, mantendo-os sempre alerta na renovao de dados por eles aplicados, com agilidade, competncia e aptido para resolverem quaisquer problemas inerentes aos seus setores. H um treinamento contnuo em busca da eficincia nos resultados. Alm disso, esta ferramenta permitiu que a empresa fortalecesse seu plano metodolgico voltado para a melhoria contnua para o municpio, tendo em vista a anlise territorial dos bairros com base no planejamento futuro e na elaborao de projetos a serem executados com menor tempo, gerando resultados mais positivos para a cidade. As principais reas de atuao e abrangncia da URBAM podem ser atravs da figura 7.

Figura 6- Funcionalidades do sistema ERP. De um modo geral, a utilizao dos sistemas integrados como ferramenta requer uma construo empresarial totalmente voltada para um novo ambiente de trabalho, onde a capacitao dos funcionrios de todos os departamentos da empresa torna-se essencial, j que tal sistema trabalha em conjunto, reunindo informaes dos diversos departamentos e apresentando-as de forma consolidada para que todas as decises possam ser tomadas. Para isso preciso treinar e capacitar pessoas chaves em cada rea da empresa, desenvolvendo competncias tcnicas e especficas. Alm dos ganhos j discutidos, a URBAM conquistou um avano significativo em termos de gerao e aprimoramento de competncias de Figura 7- Servios e abrangncia da URBAM Em sntese, o sistema permitiu uma reduo no tempo de processamento das informaes, melhor alinhamento nos procedimentos internos e a reduo no fluxo de materiais e papis, proporcionando uma visvel melhoria no desempenho da empresa. Alm disso, foi possvel notar um maior nvel de comprometimento e responsabilidade dos funcionrios no gerenciamento dos recursos pblicos, na qualidade das obras, na adequao s normas tcnicas e no cumprimento dos prazos determinados, proporcionando um melhor atendimento ao cidado.

XVI Encontro Latino Americano de Iniciao Cientfica e XII Encontro Latino Americano de Ps-Graduao Universidade do Vale do Paraba

Concluso Cabe empresa, em toda a sua cadeia de valor, alocar e distribuir eficientemente os recursos em prol de um resultado final eficiente e eficaz. A cadeia de valor permite a compreenso do fluxo de agregao de valor ao consumidor final no mbito de uma ou mais reas interdependentes. (Braga, 2010). Sem uma boa e preventiva administrao dos Recursos Materiais, impossvel alavancar a rentabilidade de uma organizao. Existem vrias ferramentas de Gesto de Recursos Patrimoniais e logsticos. necessrio que a empresa encontre seu melhor mtodo, visando gerar solues que alavanquem seus resultados. Segundo Battisti (2011) trabalhar os recursos materiais e patrimoniais que so colocados a disposio dos servidores deve ser o norte da administrao, no sendo assim, haveria prejuzos e falta de eficincia na administrao pblica. Atravs de seus sistemas integrados e seus mtodos de gerenciamento logsticos, a URBAM vem conseguindo gerenciar de maneira completa e
eficiente todas as informaes que trafegam na organizao, as quais constituem importantes ferramentas para a flexibilidade, economia de custos e tomadas de deciso. Com isto, a empresa tem aprimorado a qualidade de seus servios, atendendo

BATTIST, J. Administrao de Recursos Patrimoniais. Editora E-book Jlio Battisti - Livros

e Cursos Ltda., RS, 2011.

BRAGA, B. R. Modelagem da Arquitetura de Processos para a Gesto da Estrutura de Custos . Congresso de Informao de Custos e Qualidade do Gasto no Setor Pblico. Anais. p.1-15, 2010. Braslia: ESAF. Disponvel em:http://www.esaf.fazenda.gov.br/esafsite/premio s/premio_artigos_cientificos/arquivos/monografias _premiadas/P_Mencao_Honrosa_Bruno_da_Roch a_Braga_023P.pdf, Acesso em 06 de abr. 2012. BEKIN, S. F. Conversando sobre Endomarketing. So Paulo: Makron Books, 1995. CARVALHO, J. . C. Logstica. 3 ed. Lisboa: Edies Silabo, 2002. ISBN 9789726182795 CHRISTOPHER, M. Logstica e gerenciamento da cadeia de suprimentos: estratgias para a reduo de custos e melhoria dos servios. So Paulo: Pioneira, 1999. 240 p. DAVENPORT, T.H. Putting the Enterprise into the Enterprise System. Harvard Business Review, p. 121-131, Jul/Aug. 1998 FRANCISCHINI, G. P., GURGEL, F. A. Administrao de Materiais e do Patrimnio. 1a ed. So Paulo: Pioneira Thomson, 2002. IBAP, EDUCAO EMPRESARIAL -. Administrao Pblica Gerencial. In: Seminrio Nacional de Administrao Gerencial, 6., 2002, Braslia. Contexto Contemporneo da Gesto Pblica. Braslia: Ibap, 2002. POZO, H. Administrao de recursos materiais e patrimoniais: uma abordagem logstica. 2. ed. So Paulo: Atlas, 2002. URBANIZADORA MUNICIPAL S/A. Dados de Licitaes. 2012. Disponvel em: http://urbam.com.br/SiteNovo/Licitacoes/Conceitos Basicos.aspx, Acesso em 05 jun. 2012.

melhor as necessidades dos muncipes da cidade de So Jos dos Campos. A principal contribuio deste artigo foi a possibilidade de acompanhar e discutir os impactos da utilizao de sistemas integrados como ferramentas de gerenciamento logstico nos processos de trabalho. Este um tipo de pesquisa extremamente importante para o planejamento das atividades e dos projetos de uma firma. Recomenda-se a aplicao deste estudo em outros tipos de organizaes, sobretudo na rea industrial, onde os ciclos operacionais so mais longos e complexos, com grande quantidade de estoques e tecnologia aplicada. Neste caso, uma avaliao da implantao de sistemas integrados permitiria visualizar de forma ampla e abrangente todo o gerenciamento de gargalos e os ganhos obtidos em cada processo de produo. Para empresas prestadoras de servios como a organizao estudada, uma ampliao deste tipo de pesquisa permitir a reflexo quanto s melhorias advindas dos investimentos em recursos logsticos, particularmente, em sistemas integrados de gesto, possibilitando uma anlise de custo/benefcio dessas ferramentas nos processos de trabalho. Referncias:

XVI Encontro Latino Americano de Iniciao Cientfica e XII Encontro Latino Americano de Ps-Graduao Universidade do Vale do Paraba