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MANUAL DO PROGRAMA DE GESTO DA QUALIDADE DO HOSPITAL DAS CLNICAS DA FACULDADE DE MEDICINA DA UNIVERSIDADE DE SO PAULO
Metodologia para o Estudo e Anlise de Problemas (EAP)
Quais so as ferramentas?
Diagrama de tendncia Grficos de disperso Diagrama de controle Folha de verificao Diagrama de causa e efeito Histograma Brainstorming Fluxograma Diagrama de Pareto
Treinamento
Definir objetivos/metas
PLANEJAR
Estabelecer mtodo de trabalho Objetivo: estabelecer a direo dos Mtodo: como atingir o objetivo. Um esforos. importante definir um prazo mtodo bem definido dificulta a possipara a execuo do objetivo. bilidade de desvio de rota. Erros freqentes: fazer sem planejar; definir metas e no definir mtodos para atingi-las; imobilismo no planejamento (pensar muito e no executar). Informar e treinar
FAZER
Executar Informar e treinar: preparar o pessoal que deve executar as tarefas definidas. Erro freqente: definir o que fazer e no preparar o pessoal que deve executar. Executar: fazer o que foi decidido na fase Planejar.
VERIFICAR
Confrontar os resultados com o que foi planejado. Coleta de dados que visa buscar evidncias de que o objetivo foi atingido ou no. Erros freqentes: fazer e no checar; falta de definio dos meios de avaliao no planejamento.
CONSOLIDAR
Consolidar resultado. Evitar perda dos resultados obtidos para que o problema no volte tempos depois. Levantar novos problemas (situaes). Caracterizar a situao atual. Erros freqentes: fazer, checar e no consolidar; parar aps uma volta.
FLUXOGRAMA
O que Representao grfica que mostra todos os passos de um processo. Utilidade Descrever e estudar um processo (atual ou ideal) ou planejar as
etapas de um novo.
rea de Servios
Incio ou fim do processo
rea de Produo
Incio ou fim do processo
Ao/operao
Transporte
Deciso
Inspeo
Setas de direo
Vantagens do fluxograma
Define claramente os limites do processo. til no treinamento de novos funcionrios. Utiliza smbolos simples (linguagem padro de comunicao). Viso global do processo. Assegura soluo para todas as alternativas. Identifica ciclos de retrabalho. Facilita a identificao de clientes e fornecedores. Usualmente, um processo (retngulo) s tem uma sada. Caso contrrio, uma deciso (losango).
IMPORTANTE
Indique claramente o incio e o fim do processo. Ao elaborar um fluxograma, valide-o junto s pessoas envolvidas no processo.
Orienta para procurar um servio de sade perto do domiclio para solicitar encaminhamento
No
No
Atendente da central verifica se h vaga na especialidade solicitada. Sim Atendente fornece ao paciente senha, data e horrio de atendimento e orienta para comparecer no dia com o encaminhamento.
A central emite uma listagem (trs por dia) em que constam a senha e o nome do paciente. Deve fornecer cpia para a recepo.
No
Na data, o paciente comparece recepo do PAMB, onde so verificados, na listagem do dia, nome, senha e se o paciente tem encaminhamento mdico. Sim
Uma outra maneira de representar os processos atravs de fluxogramas consiste em identificar os responsveis pelas fases do processo numa matriz e sobre ela desenhar o fluxo do processo utilizando, ou no, os smbolos descritos.
PACIENTE CENTRAL RECEPO REGISTRO CONSULTRIO
Exerccio
Completando o esboo abaixo, elabore o fluxograma do sistema de compras do HCFMUSP.
O exemplo escolhido representa a aquisio de materiais atravs de requisio de compra emitida pelo Servio Usurio (interessado). O fluxo desse tipo de aquisio no HC inicia-se pela emisso da requisio de compra, a qual posteriormente se transforma em processo de compra, passando por vrias etapas, at que o material chegue s mos do requisitante. O fluxograma mostrado identifica o agente e a ao realizada.
1. Preencher os claros identificando os agentes. 2. Contornar as aes realizadas com as figuras correspondentes, conforme
padronizao estabelecida. 3. Verificar se as setas que mostram a seqncia de aes foram colocadas (uma por uma) na direo correta e quantidade suficiente.
4. Aponte o incio e o fim do fluxograma. 5. Oriente-se pelos campos j preenchidos, bem como pelas aes j contornadas.
Boa sorte!
COLETA
O que ?
DE DADOS
muito difcil?
No, porm todas a pessoas envolvidas no processo de coleta devem ser bem treinadas, a fim de diminuir a chance de erro durante o levantamento. Um dado ruim pior do que no ter nenhum dado.
Perguntas
ESTRATIFICAO
o agrupamento de dados de acordo com determinadas caractersticas. de grande utilidade na anlise e pode evidenciar fatos escondidos no total dos dados. Pode ser feita antes da coleta de dados, quando queremos procurar determinados fenmenos, ou depois, quando queremos investigar as causas que realmente afetam os resultados.
Vantagens
Serve para verificar o impacto de determinada causa sobre o efeito em estudo. Ajuda a detectar um problema, deixando claro onde ele ocorre e onde no.
Exemplo
Relatrios das estatsticas hospitalares, pesquisas eleitorais, relatrios do almoxarifado, etc.
Segunda Tera Quarta Quinta Sexta Segunda Tera Quarta Quinta Sexta Segunda Tera Quarta Quinta Sexta Segunda Tera Quarta Quinta Sexta Segunda Tera Quarta Quinta Sexta Mdia diria Total/ms
716 786 715 feriado 655 772 875 706 731 802 866 898 897 871 577 925 772 893 723 857
802 800 704 748 650 715 707 752 643 672 532 604 569 598 629 678 636 589 625 617 619 743 579
618 704 665 784 810 720 640 765 653 590 705 716 801 890 813 823 740 804 761 752 712 659 732,95 16.125
791,42 15.037
661,35 15.211
Tabela 2
SEGUNDA TERA QUARTA QUINTA SEXTA
716 802 772 715 665 866 532 765 925 678 801 619 804 Mdia Desvio padro 743,08 105
786 800 875 707 784 898 604 653 772 636 890 743 761 762,23 94
715 704 706 752 810 897 569 590 893 589 813 579 752 720,69 114
748 618 731 643 720 871 598 705 723 625 823 712 709,75 82
655 650 704 802 672 640 577 629 716 857 617 740 659 686,00 77
As tabelas 1 e 2 contm os mesmos dados. Entretanto, a tabela 2 apresenta uma estratificao que nos permite analisar melhor a variabilidade diria do nmero de atendimentos durante a semana. Observamos que segunda, tera e quarta so os dias de maior movimento. Analisando as duas tabelas, podemos concluir que a mdia geral 724,58 atendimentos/dia. Essas informaes podem ser teis no planejamento do atendimento no setor.
Erros comuns
Estratificar de mais ou de menos. Nas duas situaes, perdemos a possibilidade de obter informaes adequadas de uma massa de dados.
DIAGRAMA
DE PARETO
uma forma especial de grfico de barras verticais que permite determinar os problemas a resolver e a prioridade. O diagrama de Pareto elaborado com base numa folha de verificao ou de uma outra fonte de coleta de dados ajuda a dirigir nossa ateno e esforos para problemas verdadeiramente importantes. Em geral, teremos melhores resultados se atuarmos na barra mais alta do grfico do que nos embaraando nas barras menores.
Por onde comear? 1. Selecione o(s) problema(s) a serem comparados e estabelea uma ordem
atravs de: reunio (brainstorming) ou utilizao de dados disponveis.
3. Defina um perodo de tempo para ser analisado (semana, dia, horas, ano, etc.). 4. Rena os dados necessrios em categorias (tantos pacientes para o exame J
no perodo X).
7. Para cada categoria, desenhe um retngulo cuja altura representa a frequncia naquela classificao.
Diagrama de Pareto pontos de ateno 1. Tente vrias classificaes e construa vrios tipos de diagrama de Pareto. 2. indesejvel que o item outros represente alta porcentagem. 3. Use o bom senso eventos mais freqentes ou de maior custo nem sempre
so os mais importantes.
Exemplo Nmero de reclamaes recebidas na CAU a respeito da drogaria e as principais causas
F % F. AC. % AC.
26 18 10 8 5 67
26 44 54 62 67
Freqncia: nmero de vezes que um evento acontece. Freqncia acumulada: somatrio das freqncias. Porcentagem: calcula-se da seguinte maneira: freqncia aaa X 100 = total Porcentagem acumulada: somatrio das porcentagens. %
70 60
100 %
80 % 50 40 30 20 20 % 10 0
Ficar em P Demora excessiva Falta de medicamentos Falta de pacincia Outros
60 %
40 %
0%
Exerccio Construa um diagrama de Pareto com o objetivo de analisar a demanda de pacientes na fila da farmcia. Defina com suas palavras as caractersticas do fluxo de pacientes. Com as informaes obtidas nesse diagrama e as oferecidas no anterior, voc poderia fazer sugestes para melhorar este fluxo? Quais?
7:00 7:59 8:00 8:59 9:00 9:59 10:00 10:59 11:00 11:59 12:00 12:59 13:00 13:59 14:00 14:59 15:00 15:59 16:00 16:30 TOTAL
Obs.: Esses dados foram obtidos por meio de pesquisa de campo realizada na drogaria do PAMB. Foi registrado, durante uma semana, o nmero de pacientes que chegavam fila da drogaria por hora. O nmero na tabela acima representa a mdia do perodo.
DIAGRAMA
O que ?
DE CAUSA E EFEITO OU
ISHIKAWA
(espinha de peixe)
Um diagrama que mostra a relao entre uma caracterstica de qualidade (efeito) e os fatores que a influenciam (causas).
Vantagens
Separa as causas dos efeitos. Identifica as vrias causas de um mesmo efeito. Visualizao clara das causas possveis para um mesmo efeito.
Como se faz?
Uma grande seta indica o problema direita. Ramos em formato de espinha de peixe representando as principais causas potenciais.
REGRA DOS 6M OU DOS 4P
Mquina
Matria-Prima
Mo-de-Obra
Problema
Mtodo
Medicao
Meio Ambiente
Observaes
Para um melhor resultado, todos os envolvidos devem participar da elaborao, para garantir que todas as causas sejam consideradas. Deve-se nomear um coordenador de grupo. No se deve criticar nenhuma idia. Deve-se estimular o intercmbio de idias. Garanta a visibilidade use quadros e figuras grandes. No sobrecarregue o diagrama. Quando necessrio, faa mais de um. Construa um diagrama para cada problema especfico (jamais analise dois problemas num mesmo diagrama). Grife as causas mais provveis e analise todas. No deixe dvidas sobre nenhuma das causas.
Exemplo Diagrama sobre as possveis causas do atraso entre uma cirurgia e outra
Pessoal
Atraso da equipe de anestesia Ausncia de circulante Atraso da equipe cirrgica Atraso do tcnico de RX
Polticas
Falta de equipamento Manuteno deficiente Falta de roupa Falta de instrumental Falta de material especial Recursos financeiros escassos
Processo
Planta
Elabore um diagrama das possveis causas de um problema que chame sua ateno na instituio. Grife as causas mais provveis.
HISTOGRAMA
um grfico de barras que mostra a variao de uma medida em um grupo de dados atravs da distribuio de freqncia. Seu principal uso estimar a distribuio de uma caracterstica na populao atravs de amostras. O histograma demonstra visualmente a variabillidade das medidas de uma caracterstica do processo em torno da mdia.
Freqncia
Caracterstica da medida
Vantagens
Trabalhar com amostras ( custo e tempo). Visualizao/entendimento rpido do comportamento da populao. Entender a populao de um modo objetivo.
Esta tabela contm dados hipotticos referentes ao tempo mdio (em dias) de espera do laudo de exames radiolgicos dos pacientes ambulatoriais.
5 7 6 10 7 12 10 20
1+4=5
Valor inferior Limite inferior
[ 15]
Limite superior
O limite inferior de um intervalo no pode ser igual ao limite superior. Por esse motivo, sempre vamos acrescer em uma unidade (depende da medida que esteja sendo utilizada) o limite superior do anterior para definir o limite inferior do seguinte. Exemplo
Unidade a ser acrescida
5+1=6
Limite superior do anterior
6 + 4 = 10 21 + 4 = 25
[ 6 10 ] 11 + 4 = 15 [ 21 25 ] 26 + 4 = 30
[ 11 15 ] [ 26 30 ]
16 + 4 = 20 31+ 4 = 35
1 05 6 10 11 15 16 20 21 25 26 30 31 35 Total
6 23 18 15 4 3 1 70
25 20
Freqncia
23 18 15
15
6
5 0
Como foi visto anteriormente, o histograma permite a visualizao do processo. No exemplo, observamos que os dados esto concentrados em torno da mdia, cujo valor 12,87 e tem tendncia inclinao positiva. Ou seja, a maior concentrao de dados est nos valores menores.
Cuidado
Desconfie de um histograma que termine numa classe muito alta. Nem todos os histogramas tm forma de sino. Ex.: o nmero de vezes que o indivduo vai ao mdico durante a vida.
Falta de uma ou mais classes. Geralmente, relacionado no utilizao de regras para determinar o nmero de classes. Dois picos de alta freqncia.
Geralmente relacionado a uma mistura de duas distribuies distintas. Neste caso, recomendado separar os dados em dois histogramas
Exerccio
Construa um histograma com a seguinte massa de dados (hipotticos) referentes ao tempo mdio (em minutos) de espera para execuo do processo de internao na DAM.
Tempo mdio de espera no guich de internao em minutos
112 60 63 89 42 77 92 22 98 65
98 65 48 77 43 53 69 60 102 56
71 42 28 55 26 8 105 35 25 7
71 108 72 68 15 88 82 40 78 40
65 45 17 47 37 52 113 5 51 26
Calcule a mdia
X=
Interprete o resultado
GRFICO
DE ACOMPANHAMENTO
uma ferramenta que fornece uma viso dinmica do comportamento do processo. Possibilita uma verificao da evoluo da qualidade do processo. Simples e eficaz na fiscalizao da variao do processo.
Exemplo
Tempo de atendimento por paciente num guich da drogaria (em minutos) dados hipotticos
Erros comuns
Confundir valor absoluto com valor relativo. Exemplo: Nmero de erros versus percentual de erros. No considerar confiabilidade metrolgica. Coleta de dados viciada. Falta de definies operacionais. Ateno Quando aparecer um ponto muito alto ou baixo, verificar se o dado verdadeiro e no um erro de coleta.
?
Metodologia
EAP S
Escolher indicador
Controle Processo
Encaminhar o problema
5 Melhoria 6
8 Consolidao
Padronizar
CARACTERSTICAS
DE UM BOM INDICADOR
Refletir a viso do cliente (interno ou externo). Indicar o nvel de utilizao de recursos. Ser sensvel s variaes do processo. Ser objetivo e facilmente mensurvel. Fornecer respostas na periodicidade adequada. Estar prximo ao ponto de ocorrncia do problema.
Indicadores de ambiente
Nvel de motivao. Conscientizao para a qualidade. Capacitao da mo-de-obra. Adequao da infra-estrutura para a qualidade. Criao de novas atividades.
FERRAMENTA FLUXOGRAMA
DESCRIO
MTODO DE USO
OBSERVAES
FASE PDCA
Uma representao de um dado processo de trabalho atravs de smbolos/figuras. Possibilita visualizao do processo como um todo e das relaes clientefornecedor. Formulrios especialmente preparados para que os dados sejam coletados de forma simples.
As pessoas envolvidas no processo devem ser consultadas para a elaborao e o grau de detalhamento deve ser escolhido conforme a necessidade.
Um estudo inicial do fluxograma deve refletir o processo tal qual ele est sendo operado.
A C
P D
CHECK-LIST
Usado para registrar as ocorrncias de defeitos/erros e suas causas, permitindo uma posterior tabulao. Pode existir uma srie de problemas ou causas de problemas indesejveis. O diagrama permite priorizar a causa ou problema mais crtico.
A C
P D
PARETO
Um diagrama no qual eventos indesejveis ou custos ligados qualidade, produtividade, etc., so estratificados de acordo com suas causas/manifestaes e plotados em ordem de importncia. Um diagrama na forma de espinha de peixe onde podem ser separados de forma clara o problema (efeito) e todas as possveis causas.
A C
P D
ISHIKAWA
Deve ser desenvolvido em grupo com as pessoas que participam do processo relativo ao problema. Aps listadas as possveis causas, procedese priorizao.
A C
P D
FERRAMENTA HISTOGRAMA
DESCRIO
MTODO DE USO
OBSERVAES
FASE PDCA
Divide uma faixa de valores de alguma caracterstica mensurvel em classes e verifica a freqncia de valores em cada classe para posterior plotagem (Grfico de Barras). Conceito usado para buscar diferentes causas ou tipos de problemas.
Fornece uma visualizao do comportamento do processo, permitindo avaliar sua capacidade, assim como padres de estratificao.
A C
P D
ESTRATIFICAO
Pode ser usado no planejamento da coleta de dados ou posteriormente ao uso do Histograma/ Diagrama de Disperso.
A C
P D
DIAGRAMA DISPERSO
Grfico onde duas caractersticas (pares de dados) so plotadas para verificar possvel correlao.
Coleta dados aos pares de duas variveis (causa/efeito) para checar a existncia real da relao de causa e efeito. Usado para acompanhar o comportamento de um indicador/caracterstica da qualidade. Quando usado com os limites de controle, permite separar causas comuns das especiais.
A C
P D
GRFICO DE CONTROLE
Grfico onde determinada caracterstica/indicador da qualidade plotada ao longo do tempo. Podem ser calculados limites de controle.
Seguir as regras quanto ao nmero de dados, clculo dos limites, padres de noaleatoriedade, etc.
A C
P D
PGQ HC Programa de Gesto da Qualidade do Hospital das Clnicas da FMUSP Crditos Dr. Alberto Hideki Kanamura Superintendente Dr. Gonzalo Vecina Neto Diretor executivo do Instituto Central Dr. Paulino Shiguer Araki Diretor executivo do Instituto de Radiologia Dra. Ana Maria Malik Coordenadora do PGQ HC Comit Sr. Antonio Carlos Marin Eng. Antnio Jos Rodrigues Pereira Sra. Adlia Ono Tonaki Sra. Eliana Arajo Romao Sra. Eliana Rodrigues Carlessi Sr. Gilberto Taboga Dra. Isaura Cristina S. de Miranda Sr. Marco Lorenato Sr. Oswaldo Vieira Filho Dr. Paulino Shiguer Araki Dra. Pubenza Lopes Castellanos Secretria executiva Sra. Eliana Rodrigues Romo