GUA TCNICA COLOMBIANA

GTC-ISO/TR 10013
2002-04-03*

DIRECTRICES PARA LA DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

E:

GUIDELINES FOR QUALITY MANAGEMENT SYSTEM DOCUMENTATION

CORRESPONDENCIA:

esta gua es equivalente (EQV) a la ISO/TR 10013 manual de la calidad; procedimiento; instruccin de trabajo; formulario; plan de calidad; proceso de documentacin; gestin de la calidad.

DESCRIPTORES:

I.C.S.: 03.120.10
Editada por el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin (ICONTEC) Apartado 14237 Bogot, D.C. Tel. 6078888 Fax 2221435

Prohibida su reproduccin

*Reaprobada en 2002-07-17 Editada 2002-08-05

PRLOGO

El Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin, ICONTEC, es el organismo nacional de normalizacin, segn el Decreto 2269 de 1993. ICONTEC es una entidad de carcter privado, sin nimo de lucro, cuya Misin es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y proteccin al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del pas, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo. La representacin de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalizacin Tcnica est garantizada por los Comits Tcnicos y el perodo de Consulta Pblica, este ltimo caracterizado por la participacin del pblico en general. La GTC-ISO/TR 10013 fue ratificada por el Consejo Directivo en 2002-04-03 y reaprobada en 2002-07-17. Esta gua est sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales. A continuacin se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta gua a travs de su participacin en el Comit Tcnico 000014 Gestin de calidad. ALPINA-PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A. ALTHVIZ & CA CONSULTORES LTDA. ASTEC ATLANTICS MINERALS CAJA DE COMPENSACIN FAMILIARCOMPENSAR CENTELSA ECOPETROL ECOPETROL ICP ECSI S.A. EXXON MOBIL DE COLOMBIA INALCEC QUALTRECH SETECSA SHELL COLOMBIA SIEMENS SIKA ANDINA S.A. THOMAS GREG & SONS UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BUCARAMANGA-UNAB UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA-GRUPO REGIONAL ISO

Adems de las anteriores, en Consulta Pblica el Proyecto se puso a consideracin de las siguientes empresas: BAVARIA CAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR DE ANTIOQUIA CMARA DE COMERCIO DE CALI CERVECERA LEONA S.A. CIBA ESPECIALIDADES QUMICAS S.A. COLOMBIANA DE AUTOPARTES CONFECCIONES COLOMBIA S.A. CONQUMICA S.A. COOPERATIVA DE GANADEROS DE CARTAGENA LTDA. CURTIEMBRES SIERRA PREZ DURAL LTDA. EDITORIAL VOLUNTAD ELECTROMANUFACTURAS EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOT-EAAB EQUIPOS ELECTROINDUSTRIALES ESCOBAR Y MARTNEZ ESCUELA COLOMBIANA DE INGENIERA ETIQUETAS E IMPRESOS GRFICOS LTDA. EXTRUCOL

FBRICAS DE ACEITES Y MARGARINAS DEL MAGDALENA FUMIGAX FUNDACIN CENTRO DE CALIDAD Y METROLOGA FUNERARIA MEDELLN INDUSTRIAS DE RETORCIDOS JOMIKAN LTDA. INDUSTRIAS PHILIPS DE COLOMBIA JUAN G. AGUDELO LUMINEX - LEGRAND METALRGICAS DE LOS ANDES S.A. MICROCAD LTDA.

NCR DE COLOMBIA POSTOBN S.A. PROCESADOR DE CALES PROCECAL S.A. PROLACTEOS S.A. PROMIGAS S.A.- ESP PROQUINAL PVC GERFOR S.A. SCHNEIDER ELECTRIC DE COLOMBIA SIA MARIANO ROLDN Y CA LTDA. TEXAS PETROLEUM COMPANY TEXTILES MIRATEX S.A. TUBOTEC S.A.

ICONTEC cuenta con un Centro de Informacin que pone a disposicin de los interesados normas internacionales, regionales y nacionales. DIRECCIN DE NORMALIZACIN

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PRLOGO DE LA VERSIN EN ESPAOL

Este Informe Tcnico ha sido traducido por el Grupo de Trabajo "Spanish Translation Task Group" del Comit Tcnico ISO/TC 176, Gestin y aseguramiento de la calidad, en el que participan representantes de los organismos nacionales de normalizacin y representantes del sector empresarial de los siguientes pases: Argentina, Brasil, Chile, Colombia, Costa Rica, Ecuador, Espaa, Estados Unidos de Amrica, Mxico, Per, Uruguay y Venezuela. Igualmente, en el citado grupo de trabajo participan representantes de COPANT (Comisin Panamericana de Normas Tcnicas) y de INLAC (Instituto Latinoamericano de Aseguramiento de la Calidad). Este Informe Tcnico es parte del resultado del trabajo que el Grupo ISO/TC 176 STTG viene desarrollando desde su creacin en 1999 para lograr la unificacin de la terminologa en lengua espaola en el mbito de la gestin de la calidad.

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CONTENIDO

Pgina

0.

INTRODUCCIN ............................................................................................................ 1

1.

OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN ........................................................................... 2

2.

REFERENCIAS NORMATIVAS ...................................................................................... 2

3. 3.1 3.2

TRMINOS Y DEFINICIONES ........................................................................................ 2 INSTRUCCIONES DE TRABAJO ................................................................................... 2 FORMULARIO ................................................................................................................ 3

4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11

DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD ............................ 3 GENERALIDADES ......................................................................................................... 3 PROPSITO Y BENEFICIOS ......................................................................................... 4 POLTICA DE LA CALIDAD Y SUS OBJETIVOS .......................................................... 5 MANUAL DE LA CALIDAD ............................................................................................ 5 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS ........................................................................ 7 INSTRUCCIONES DE TRABAJO ................................................................................... 8 FORMULARIOS ............................................................................................................. 9 PLANES DE LA CALIDAD ............................................................................................. 9 ESPECIFICACIONES ................................................................................................... 10 DOCUMENTOS EXTERNOS ........................................................................................ 10 REGISTROS ................................................................................................................. 10

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..............................................................................................................................Pgina

5.

PROCESO DE ELABORACIN DE LA DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD ......................................................................................... 10 RESPONSABILIDAD PARA LA PREPARACIN........................................................ 10 MTODOS DE PREPARACIN DE LA DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD ......................................................................................... 10 UTILIZACIN DE REFERENCIAS .............................................................................. 12

5.1 5.2

5.3

6.

PROCESO DE APROBACIN, EDICIN Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD........................................................... 12 REVISIN Y APROBACIN ........................................................................................ 12 DISTRIBUCIN ............................................................................................................ 12 INCORPORACIN DE LOS CAMBIOS ....................................................................... 12 EDICIN Y CONTROL DE LOS CAMBIOS ................................................................. 12 COPIAS NO CONTROLADAS ..................................................................................... 13

6.1 6.2 6.3 6.4 6.5

Anexo A. Jerarqua tpica de la documentacin del sistema de gestin de la calidad...... 14 Anexo B. Ejemplo de instruccin de trabajo ........................................................................ 15 Bibliografa ............................................................................................................................. 17

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RESUMEN

DIRECTRICES PARA LA DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

0.

INTRODUCCIN

Las normas internacionales de la familia ISO 9000 requieren que el sistema de gestin de la calidad de una organizacin est documentado. Esta Gua promueve la adopcin de un enfoque basado en procesos cuando se desarrolla e implementa el sistema de gestin de la calidad y se mejora su eficacia. Para que una organizacin funcione de manera eficaz, tiene que identificar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre s. Una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados, se puede considerar como un proceso. Con frecuencia el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso. La aplicacin de un sistema de procesos dentro de la organizacin, junto con la identificacin e interacciones de estos procesos, as como su gestin, puede denominarse como "enfoque basado en procesos". Una ventaja del enfoque basado en procesos es el control continuo que proporciona sobre las relaciones entre los procesos individuales dentro del sistema de procesos, as como sobre su combinacin e interaccin. Una organizacin tiene flexibilidad en la manera en que selecciona la documentacin de su sistema de gestin de la calidad. Cada organizacin individual debera desarrollar la cantidad de documentacin que necesite para demostrar la eficacia de la planificacin, la operacin, el control y la mejora continua de su sistema de gestin de la calidad y de sus procesos. La documentacin del sistema de gestin de la calidad puede relacionarse con las actividades totales de una organizacin o con una parte seleccionada de esas actividades; por ejemplo, los requisitos especificados que dependen de la naturaleza de los productos, procesos, requisitos contractuales, reglamentaciones gubernamentales o la de la propia organizacin. Es importante que los requisitos y el contenido de la documentacin del sistema de gestin de la calidad se orienten de acuerdo con las normas de calidad que se pretenden satisfacer.

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RESUMEN

Las directrices dadas en esta Gua tienen el propsito de asistir a la organizacin con la documentacin de su sistema de gestin de la calidad. No tienen la intencin de que sean utilizadas como requisitos para propsitos contractuales, reglamentarios o de certificacin/registro. Un aspecto de un sistema de gestin de la calidad es la planificacin de la calidad. Los documentos de planificacin de la calidad pueden incluir la planificacin administrativa y operativa, la preparacin de la aplicacin del sistema de gestin de la calidad, incluyendo la organizacin y la programacin, y el enfoque por el cual los objetivos de la calidad han de ser logrados.

1.

OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN

Esta Gua proporciona directrices para el desarrollo y mantenimiento de la documentacin necesaria para asegurar un sistema de gestin de la calidad eficaz, adaptado a las necesidades especficas de la organizacin. El uso de estas directrices ayudar a establecer un sistema documentado como el requerido por la norma de sistema de gestin de la calidad aplicable. Esta Gua puede ser utilizada para documentar otros sistemas de gestin diferentes al de la familia ISO 9000, por ejemplo, los sistemas de gestin ambiental y sistemas de gestin de seguridad.
Nota. Cuando un procedimiento est documentado, se utiliza con frecuencia el trmino procedimiento escrito o procedimiento documentado.

2.

REFERENCIAS NORMATIVAS

La siguiente Gua contiene disposiciones que, a travs de referencias en este texto, constituyen disposiciones de esta Gua. Para las referencias fechadas, las modificaciones posteriores, o las revisiones, de la citada publicacin no son aplicables. No obstante, se recomienda a las partes que basen sus acuerdos en esta Gua que investiguen la posibilidad de aplicar la edicin ms reciente del documento normativo citado a continuacin. Los miembros de CEI e ISO mantienen el registro de las Normas Internacionales vigentes. NTC - ISO 9000: 2000, Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentos y vocabulario. 3. TRMINOS Y DEFINICIONES

Para el propsito de esta gua, son aplicables los trminos y definiciones dados en la Norma ISO 9000 y los siguientes. El sistema de gestin de la calidad de una organizacin puede utilizar diferente terminologa para los tipos de documentacin definidos.

Bibliografa

[1] [2]

NTC-ISO 9001:2000, Sistemas de gestin de la calidad. Requisitos. NTC-ISO 9004:2000, Sistemas de gestin de la calidad. Directrices para la mejora continua del desempeo. 2

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RESUMEN

IMPORTANTE

Este resumen no contiene toda la informacin necesaria para la aplicacin del documento normativo original al que se refiere la portada. ICONTEC lo creo para orientar a su cliente sobre el alcance de cada uno de sus documentos y facilitar su consulta. Este resumen es de libre distribucin y su uso es de total responsabilidad del usuario final. El documento completo al que se refiere este resumen puede consultarse en los centros de informacin de ICONTEC en Bogot, Medelln, Barranquilla, Cali o Bucaramanga, tambin puede adquirirse a travs de nuestra pgina web o en nuestra red de oficinas (vase www.icontec.org). El logo de ICONTEC y el documento normativo al que hace referencia este resumen estn cubiertos por las leyes de derechos reservados de autor. Informacin de servicios aplicables al documento aqu referenciado la encuentra en: www.icontec.org o por medio del contacto cliente@icontec.org

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