Ofrecemos toda la gama completa de productos y servicios relacionados con la Gestin Documental, para que nuestros clientes tengan

a la mano y de un mismo proveedor, las mejores herramientas para implementar su propia solucin o para tercerizar sus necesidades por medio del Outsourcing. En la actualidad nuestra gran experiencia en la conversin de documentos y permanente innovacin tecnolgica nos han permitido ser la empresa lder del mercado del "Document Imaging" en el Per, ofreciendo soluciones integrales, robustas y adecuadamente respaldadas por un equipo de profesionales de primer nivel y por nuestros exitosos proveedores internacionales.

Servicios de Consultora+ Nuestro extenso "Know How" en la gestin de documentos nos permite desarrollar Servicios de Consultora a travs de los cuales, nuestros clientes logran todo el potencial de las soluciones de software adquiridas, ya sea en trminos de la organizacin digital de sus archivos, en la automatizacin de sus "Workflows" o en la integracin de sus sistemas.

Digitalizacin de Documentos Es la conversin de documentos fsicos en imgenes electrnicas. La digitalizacin previene la prdida de resgistros, permite su eficiente administracin y ahorra espacio de almacenamiento. Contamos con las mejores prcticas y la mejor tecnologa en software y hardware para lograr un servicio de alta calidad con la opcin de valor legal (certificado de idonedidad tcnica D.L. 681).

Digitalizacin de Microfilm Hace unos aos atrs la digitalizacin reemplaz a la microfilmacin como tecnologa para preservar, almacenar y accesar a la documentacin de manera rpida y segura. La digitalizacin de microfilm es la conversin de rollos de microfilm o microfichas en imgenes electrnicas. Contamos con la tecnologa necesaria para obtener imgenes de alta calidad a partir de microfilms.

Hosting de Imgenes Una vez digitalizadas, las imgenes de un archivo histrico o diario, pueden almacenarse en servidores de alta capacidad y con medidas de seguridad que eviten la adulteracin de la informacin. Las imgenes podrn ser vistas por los usuarios o sus clientes a travs de la intranet o internet por medio de visualizadores cliente-servidor o va browser.

Captura de Datos OMR - ICR KFI Ofrecemos el servicio de captura de datos mediante el uso de las tecnologas OMR (lectura de marcas), ICR/OCR (reconocimiento de caracteres escritosa mano o impresos) y KFI (digitacin a partir de imagen) contamos con soluciones verstiles seguras y probadas que reducen drsticamente los costos de operacin , los tiempos y los errores asociados a la entrada manual de datos.

Bveda para Microarchivo Es el almacenamiento de microformas (rollos, CDs, DVDs, MOs) generadas con Valor Legal, en una Bveda para Microarchivo Certificada. Para cumplir con el ciclo legal de una microforma, de modo que pueda sustituir al papel, es necesario obtenerla y almacenarla de acuerdo a lo que estipula Indecopi (Idoneidad Tcnica).

Resguardo de Archivos Fsicos Con la finalidad de ofrecer a nuestros clientes toda la gama de servicios que estn relacionados con la gestin de documentos, implementamos en el 2008, POLYFILES, un moderno almacn que cuenta con la ms avanzada tecnologa y medidas de seguridad, para garantizar, un eficiente resguardo y administracin de archivos fsicos. POLYFILES es una marca registrada de POLYSISTEMAS.

Digitalizacin de Documentos

Es la conversin de documentos fsicos en imgenes electrnicas. La digitalizacin previene la prdida de archivos, permite su eficiente administracin y ahorra espacio de almacenamiento.

Ventajas de Digitalizar Seguridad: Previene la prdida o deterioro ante cualquier desastre o siniestro (incendios, atentados, robos, etc.) y ante factores externos (humedad, suciedad, tiempo, etc.). Integridad total del archivo electrnico: No es posible la sustraccin ni la alteracin de los documentos, es decir, las imgenes se mantienen tal cual estn en la documentacin fsica. Acceso inmediato a su informacin: La ubicacin de los documentos se obtiene inmediatamente en el computador, ahorrando horas de bsqueda manual. Reduccin de espacio: Se pueden utilizar importantes reas de su institucin al ser liberadas. Informacin compartida: Un expediente pueden ser consultado por varios usuarios a la vez, desde diferentes lugares. Seguridad electrnica sobre la documentacin, pueden restringirse permisos para determinados usuarios que vean determinados clientes o documentos. Legalidad: Mediante Leyes 26612 y 681, se aprueba el uso de las imgenes como medio de sustento legal, considerndose las mismas con el mismo valor legal que el documento original. Procesos ms eficientes y automticos: Al tener la informacin centralizada y con posibilidad de consulta concurrente por varios usuarios a la vez, se ahorrar tiempo gracias a la automatizacin de flujos o procesos de trabajo.

POLYSISTEMAS ofrece una solucin verstil, completa y plenamente probada que reduce drsticamente los costos de operacin asociados a la entrada manual de datos, incrementa la eficiencia operacional y proporciona una pasarela para los contenidos Web y los sistemas de gestin documental.

POLYPREMIUM Es nuestro servicio exclusivo de digitalizacin que se basa en: Una metodologa que emplea las mejores prcticas recomendadas por los lderes mundiales del Document Imaging unida a la experiencia de POLYISTEMAS. El cumplimiento de todas las obligaciones y recomendaciones que garantizan la calidad y eficiencia en la conversin de documentos. POLYSISTEMAS es miembro del comit de elaboracin de la Norma Tcnica Peruana (NTP) sobre digitalizacin de documentos.

POLYPREMIUM cuenta con una elaborada metodologa de trabajo que involucra: El sistema informtico desarrollado por POLYSISTEMAS que automatiza y le da seguridad a los procesos, realiza trazabilidad de la documentacin, controla y audita la produccin y garantiza la integridad de los documentos. Las comunicaciones y conectividad de nuestras lneas de digitalizacin, lo que garantiza estabilidad y continuidad del servicio. Personal experimentado, comprometido con la calidad y confidencialidad.

A continuacin se describen de manera general los principales procesos:

a. Recepcin: El cliente entrega a POLYSISTEMAS la documentacin a ser digitalizada. El servicio se puede realizar en nuestro local o en el local del cliente. La entrega de documentacin se formaliza con el llenado del Acta de entrega. Para el traslado de los documentos contamos con cajas de archivo ideales para la conservacin, manipulacin y traslado. Asimismo contamos con personal y vehculos propios adecuados para el traslado. b. Armado de lotes: Se procede al armado de los lotes de produccin. En este proceso se aade la Hoja de Ruta donde va informacin relacionada al cliente, proyecto, lote, procesos, operadores, fechas, horas y cantidad de documentos que se van llenando y actualizando en cada etapa, para posteriormente hacer un seguimiento y trazabilidad de la produccin y obtener los controles de produccin respectivos. c. Preparacin para el escaneo: Se ordenan todos los documentos y se desagrupan los que estuvieran agrupados, retirndose anillos, grapas, clips, y cualquier otro objeto extrao. Asimismo, se realiza una correccin de todas las imperfecciones tales como: mutilaciones, roturas, dobleces, etc. d. Identificacin por barcode: Se identifican los documentos insertando cdigos de barras. Los datos de estos cdigos de barras se obtienen por informacin que nos da el cliente o que digitamos de acuerdo a los datos que se usarn como ndices de los documentos. Gracias a esta metodologa es que se garantiza la integridad de los documentos fsicos, ya que podemos identificar los sobrantes o faltantes y retroalimentar al cliente. e. Escaneo: Antes de iniciar el proceso de escaneo se verifica la configuracin del escaner pasando Hojas de Calibracin y revisando sus valores para garantizar una calidad homognea de las imgenes. Para documentos sueltos utilizamos escaners rotativos de alta produccin, marca Bowe Bell & Howell o Fujitsu, que cuentan con el mejor y ms moderno mejorador de imagen del mundo, tecnologa VRS, (Virtual Re-Scan), que optimiza la imagen generando el mejor contraste y brillo en forma automtica; para libros o documentos empastados, utilizamos escaners planetarios; y para planos o documentos de gran formato utilizamos modernos escaners de planos. En el proceso de escaneo se realiza el reconocimiento automtico de los cdigos de barras y se asocian los datos reconocidos a sus respectivos documentos electrnicos o imgenes. Un cdigo de barras bien impreso ms un escaner bien configurado dan un reconocimiento al 100%. f. Indexacin: Consiste en registrar los criterios de bsqueda para la rpida ubicacin de un documento. Al final de este proceso, cada documento queda asociado a una plantilla principal de ndices mediante la cual se podr buscar y recuperar en forma automtica. g. Control de calidad: Se comprueba la calidad de las imgenes contra el fsico y se revisan los datos asociados a cada documento. Contamos con herramientas de tratamiento de imgenes (eliminacin de manchas, legibilidad por zonas, enderezamiento por grados, etc.) Cuando la circunstancia lo demande es posible obtener un documento electrnico mejor que el fsico. Una caracterstica importante es la posibilidad de poner observaciones a los documentos electrnicos cuando tienen fallas de origen, como por ejemplo ilegibilidad, de tal manera que a futuro ante cualquier consulta se pueda saber que dicho documento electrnico se cre ilegible por su fsico ilegible. Los documentos observados que requieren reproceso, son marcados en el control de calidad indicando el motivo del reproceso y son enviados a la estacin de escaneo. h. Restauracin y devolucin: Se restaura la documentacin para ser devuelta al cliente tal como vino o como el cliente lo indique. Se procede a hacer la entrega con el respectivo llenado del Acta de devolucin i. Entregables: La informacin digitalizada (imgenes e ndices) es grabada en un disco WORM (Write Once, Read Many) la cual no podr ser borrada y alterada. Cada CD puede almacenar aproximadamente 10,000 imgenes y cada DVD aproximadamente de 50 a 60 mil imgenes). Con el entregable de provee de un VISOR auto ejecutable.

Digitalizacin con Valor Legal POLYSISTEMAS cuenta con el certificado de Idoneidad Tcnica tramitado ante Indecopi, requisito para proveer Servicios de Digitalizacin con Valor Legal segn el D.L. 26681, posibilitando sustituir el papel por imgenes electrnicas. Incorporaremos a un Fedatario Informtico dentro de nuestro proceso de digitalizacin, el cual verificar el proceso y llenar las Actas de Apertura, Cierre y Conformidad acorde a lo normativa vigente. Asimismo para cumplir con este requisito contamos con un Microarchivo donde se custodian los CDs o DVDs originales con valor legal.

Organizacin de Soporte Cada uno de los proyectos de digitalizacin que se nos confa, es realizado por un equipo de profesionales con responsabilidades y funciones claramente definidas, lo que garantiza un servicio de alta calidad:

Captura de Datos OMR ICR OMR / ICR es una tecnologa basada en software y hardware especializado para capturar en forma rpida y automtica datos escritos a mano (letra imprenta), caracteres impresos o marcas en burbujas (OMR). Inicialmente los documentos son escaneados, los caracteres en letra manuscrita o impresa son detectados y extrados de un mapa de bits de la imagen y las marcas en burbujas son capturadas automticamente por los cabezales de lectura que permiten reconocer hasta 16 niveles de intensidad de marca para diferenciar un borrn de una marca bien hecha. El resultado de la captura de los datos (ASCII), luego de ser verificado, es descargado a cualquier base de datos. Como valor agregado a la captura de los datos, las imgenes quedan almacenadas y organizadas para lograr un fcil acceso. Los sistemas OMR / ICR reemplazan exitosamente a la digitacin manual en procesos de captura de data masiva como exmenes, encuestas, censos, inscripciones, rdenes de compra, encuestas, fichas de datos, etc

Ventajas de un Proceso OMR / ICR Un proceso OMR / ICR, ahorra de manera radical, costos, tiempo y errores de digitacin manual. El reconocimiento es realizado en fracciones de segundo con ms del 99% de calidad en los datos obtenidos. Como valor agregado se obtienen las imgenes de los documentos para su posterior bsqueda y acceso.

POLYSISTEMAS ofrece una solucin verstil, completa y plenamente probada que reduce drsticamente los costos de operacin asociados a la entrada manual de datos, incrementa la eficiencia operacional y proporciona una pasarela para los contenidos Web y los sistemas de gestin documental.

POLYPREMIUM OMR / ICR Es nuestro servicio exclusivo de Captura de Datos que se basa en: Una metodologa que emplea las mejores prcticas recomendadas por los lderes mundiales de Data Capture unida a la experiencia de POLYSISTEMAS. El cumplimiento de todas las obligaciones y recomendaciones que garantizan la calidad y eficiencia en la conversin de imgenes en textos de computador.

POLYPREMIUM cuenta con una elaborada metodologa de trabajo que involucra: El sistema informtico desarrollado por POLYSISTEMAS que automatiza y le da seguridad a los procesos, realiza trazabilidad de la documentacin, controla y audita la produccin y garantiza la integridad de los documentos. Las comunicaciones y conectividad de nuestras lneas de digitalizacin, lo que garantiza estabilidad y continuidad del servicio. Personal experimentado, comprometido con la calidad y confidencialidad.

A continuacin se describen de manera general los principales procesos:

Organizacin de Soporte Cada uno de los proyectos de Captura de Datos que se nos confa, es realizado por un equipo de profesionales con responsabilidades y funciones claramente definidas, lo que garantiza un servicio de alta calidad: