Microsoft Access 2007 Programa Conocer la pgina Introduccin a Microsoft Office Access

Al iniciarse Access por primera vez o al cerrarse una base de datos sin que se cierre el programa, aparece la pgina inicial denomiada Introduccin a Microsoft Office Access.

Esta pgina es el punto de partida para crear nuevas bases de datos, abrir las que ya existen o consultar diversos tipos de contenido de Microsoft Office en su versin tradiciona y online.

Ing. Paula A. Toselli

Microsoft Access 2007 Programa Crear una base de datos sin plantilla
De un modo ms simple y personalizado se pueden crear una base de datos creando sus nuestras propias tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. En la mayora de los casos, este proceso implica alguna o ambas de estas operaciones: Escribir, pegar o importar datos en la tabla que se crea al crear una nueva base de datos y, a continuacin, repetir el proceso con las nuevas tablas que cree mediante el comando Tabla en la ficha Crear. Tambin se pueden importar datos de otros orgenes y crear tablas en el proceso.

Crear una base de datos en blanco

1.En la pgina Introduccin a Microsoft Office Access, en Nueva base de datos en blanco, haga clic en Base de datos en blanco.

2.En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Si no especifica una extensin de nombre de archivo, Access la agrega automticamente. Para cambiar la ubicacin predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicacin donde colocar la base de datos (situado junto al cuadro Nombre de archivo), busque la nueva ubicacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 3.Haga clic en Crear. Access crea la base de datos con una tabla vaca denominada Tabla1 y, a continuacin, abre la misma en la vista Hoja de datos. El cursor se sita en la primera celda vaca de la columna Agregar nuevo campo. 4.Comience a escribir para agregar datos. Escribir informacin en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de clculo de Microsoft Office Excel 2007. La estructura de la tabla se crea conforme se escriben los datos: cuando se agrega una nueva columna a la tabla, se define un nuevo campo. Access define automticamente el tipo de datos de cada campo en funcin de los datos que escribe. Si, de momento, no desea incluir informacin en Tabla1, haga clic en Cerrar . Si realiz cambios en la tabla, Access le pedir que guarde los cambios efectuados en la tabla. Haga clic en S para guardar los cambios, haga clic en No para descartarlos o haga clic en Cancelar para dejar la tabla abierta. Ing. Paula A. Toselli

Microsoft Access 2007 Programa

IMPORTANTE Si cierra Tabla1 sin guardar los cambios al menos una vez, Access elimina toda la tabla, aunque haya escrito datos en ella.

Agregar una tabla

Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del grupo Tablas en la fichaCrear.

1.En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla. Access crea la tabla y selecciona la primera celda vaca de la columna Agregar nuevo campo. 2.En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo campo. 3.Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vaca. 4.Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de columna y escriba el nuevo nombre. Es recomendable asignar un nombre significativo a cada campo que le permita saber qu contiene cuando lo examine en el panel Lista de campos. 5.Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionar la columna y, a continuacin, arrastre la columna a la ubicacin que desee. Puede seleccionar tambin varias columnas contiguas y arrastrarlas todas de una vez a una nueva ubicacin. Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el ttulo de la primera columna y, a continuacin, con la tecla MAYS presionada, haga clic en el ttulo de la ltima columna.

Ing. Paula A. Toselli

Microsoft Access 2007 Programa Eliminar una columna de una tabla

Haga clic con el botn derecho (secundario) en el encabezado de la columna y, a continuacin, haga clic en Eliminar columna.

Para agregar una nueva columna

En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo campo. Es importante definir el tipo de dato que ese campo tendr porque dependiendo de esto sern los datos que pueden guardarse en ese campo. Si no hacemo una buena eleccin de los tipos de datos puede que la informacin no se guarde correctamente. 3.Guarde la tabla: Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Guardar o presione CTRL+G.

Ing. Paula A. Toselli

Microsoft Access 2007 Programa Importar, anexar o vincular a datos de otro origen
Es posible que tenga datos almacenados en otro programa y desee importar esos datos a una nueva tabla o anexarlos a una tabla existente de Access. Puede importarlos de una hoja de clculo de Excel, de una tabla de otra base de datos de Access, o de diversos otros orgenes. El proceso que se usa vara ligeramente en funcin del origen, pero para empezar puede utilizar el procedimiento siguiente. 1.En Access, en la ficha Datos Externos, en el grupo Importar, haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo que va a importar.

Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de clculo de Excel, haga clic en Excel. 2.En el cuadro de dilogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para buscar el archivo de datos de origen o escriba la ruta de acceso completa del archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo. 3.Haga clic en la opcin que desee (todos los programas permiten importar y algunos permiten anexar o vincular) bajo Especifique cmo y dnde desea almacenar los datos en la base de datos actual . Puede crear una nueva tabla que use los datos importados, o bien, (con algunos programas) puede anexar los datos a una tabla existente o crear una tabla vinculada que mantenga un vnculo a los datos del programa de origen. 4.Si se inicia un asistente, siga las instrucciones que aparecen en las pginas del asistente. En la ltima pgina del asistente, haga clic en Finalizar. 5.Access le preguntar si desea guardar los detalles de la operacin de importacin que acaba de realizar. Por el momento ignoraremos esta opcin por lo cual haga clic en Cerrar.

Ing. Paula A. Toselli

Microsoft Access 2007 Programa Crear una relacin de tabla

Se puede crear una relacin de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando un campo en una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relacin entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumrico, el campo de clave externa puede ser un campo de tipo Nmero si la propiedad Tamao del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumrico y un campo de tipo Nmero si la propiedad Tamao del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Nmero, tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamao del campo. Crear una relacin de tabla mediante la ventana Relaciones Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

Si an no ha definido ninguna relacin, aparecer automticamente el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver nicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver nicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver las tablas y las consultas, haga clic en Ambas. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuacin, haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, haga clic en Cerrar. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo comn (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuacin, arrstrelos. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relacin. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en l y seleccione un nuevo campo de la lista. Para exigir la integridad referencial de esta relacin, active la casilla de verificacin Ing. Paula A. Toselli

Microsoft Access 2007 Programa

Exigir integridad referencial. Para obtener ms informacin sobre la integridad referencial, vea las secciones Descripcin de la integridad referencial y Exigir integridad referencial. Haga clic en Crear. Se dibujar una lnea de relacin entre las dos tablas. Si activ la casilla de verificacin Exigir integridad referencial, la lnea aparecer ms gruesa en los extremos. Adems, slo si activ la casilla de verificacin Exigir integridad referencial, aparecer el nmero 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la lnea de relacin y aparece el smbolo de infinito () sobre la parte gruesa del otro extremo. FUENTE: http://office.microsoft.com

Ing. Paula A. Toselli