Captulo 3 del Mdulo 2 rea usuaria, rgano encargado de las contrataciones y Comit especial

I. rea usuaria
A. Definicin.- El rea usuaria es la dependencia encargada de realizar los requerimientos de bienes, servicios y obras que requiere para el cumplimiento de sus objetivos y metas. Cada dependencia de una Entidad pblica se convertir en rea usuaria al momento en que realice su pedido, el cual toma el nombre de requerimiento. En este requerimiento, que se materializa a travs de un memorando o cualquier otro documento establecido en las normas internas de la Entidad, debe acompaarse las caractersticas del bien, servicio u obra y las condiciones en las que se requiere. El requerimiento del rea usuaria debe realizarse en funcin a lo previsto en el Plan Anual de Contrataciones; en cuya elaboracin tambin particip, indicando las necesidades de bienes, servicios y obras que requera para el ejercicio presupuestal. Cabe precisar que, como bien sabemos, en el POI se fijan los objetivos estratgicos institucionales del ao fiscal dado que, para lograrlos, deben llevarse a cabo tareas representadas en acciones y resultados. En ese sentido, la ejecucin de tareas requiere de bienes y servicios, los mismos que necesitan de presupuesto. El presupuesto para los bienes y servicios est representado en el PAC. Los pedidos del rea usuaria tienen que estar en funcin de las tareas y acciones que se van a realizar para lograr los fines estratgicos institucionales. Precisamente, esta necesaria vinculacin con el Plan Anual de Contrataciones es importante pues obliga al rea usuaria a presentar sus requerimientos ante el rgano Encargado de las Contrataciones de la Entidad de manera oportuna, involucrndose as con el tiempo que toman los procesos de seleccin. Definir con precisin la cantidad y calidad de los bienes, servicios y obras que requiere el rea usuaria debe realizarse respetando el Principio de Razonabilidad, contemplado en el artculo 4 acpite e) de la Ley. Se establece nuevamente la necesidad de elaborar caractersticas atendiendo al Principio de Razonabilidad antes citado. Esto en la prctica significa que las caractersticas tcnicas en el caso de obras tambin deben responder a las reales necesidades de la Entidad, la misma que debe establecer adecuados metrados y requisitos en el personal, acordes con la obra que se pretende ejecutar. El proceso queda desierto si los requisitos tcnicos mnimos no fueron adecuadamente elaborados. Recordemos que cuando el rea usuaria elabora las caractersticas tcnicas, stas deben ser detalladas. Debe indicarse con precisin la cantidad y calidad de los bienes, servicios y obras objeto de contratacin. B. El rol del rea usuaria en la determinacin del estudio de posibilidades que ofrece el mercado.Hemos sealado que el rea usuaria es la competente para determinar las caractersticas tcnicas. Precisamente el artculo 12 del Reglamento indica que, sobre la base de las mismas, el rgano encargado de las contrataciones tiene la obligacin de evaluarlas posibilidades que ofrece el mercado para determinarlo siguiente: 1. El valor referencial. 2. La existencia de pluralidad demarcas y/o postores. 3. La posibilidad de distribuirla Buena Pro. 4. La informacin que pueda utilizarse para la determinacin de los factores de evaluacin, de ser el caso. 5. La pertinencia de realizar ajustes a las caractersticas y/o condiciones de lo que se va a contratar, de ser necesario. 6. Otros aspectos necesarios que tengan incidencia en la eficiencia de la contratacin.

El rea usuaria tiene la obligacin de brindar apoyo al rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, si es que esta dependencia as lo requiere. Finalmente, respecto a este punto, la norma indica que cuando se requiera la contratacin de estudios de preinversin y elaboracin de expediente tcnico y/o estudio definitivo, el rea usuaria, en coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones, sustentar la convocatoria de los procesos de seleccin cuando tenga que realizarse por paquete, o en forma separada. C. El rea usuaria y su vinculacin con el Comit Especial. El Comit Especial tambin requiere la participacin del rea usuaria en el desarrollo del proceso de seleccin. En efecto, durante la etapa de presentacin de consultas y observaciones los participantes pueden referirse a aspectos que han sido contemplados en las especificaciones tcnicas, trminos de referencia o en el expediente tcnico los cuales bajo ninguna circunstancia pueden ser respondidos por el comit especial sin la opinin previa del rea usuaria. Si bien es cierto, uno de los miembros del comit especial pertenece al rea usuaria, no debe perderse de vista que dicho miembro no cuenta con la facultad legal suficiente para reemplazar al rea usuaria en las respuestas relacionadas con los requisitos tcnicos mnimos, que han sido elaborados por esta. Inclusive, antes de la convocatoria al proceso de seleccin, el comit especial est facultado para hacer las consultas que estime pertinentes al rea usuaria, siempre que stas se refieran al requerimiento o a las caractersticas tcnicas. Cabe precisar que cualquier modificacin requerir contar previamente con la conformidad del rea usuaria y/o del rgano encargado de las contrataciones, segn corresponda. Igualmente, al momento de la calificacin de propuestas, el Comit Especial tambin podr requerir el apoyo del rea usuaria a efectos de verificar si las propuestas cumplen con lo establecido en los requisitos tcnicos mnimos. D. Casos especiales. 1. Labor del rea usuaria en el Convenio Marco. La Ley seala que cuando el rea usuaria requiera la contratacin de un bien o servicio deber consultar el Catlogo Electrnico de Convenios Marco. Precisa adems que si el catlogo contiene el bien o servicio con las condiciones requeridas, las Entidades, a travs del rgano encargado de las contrataciones, estarn obligadas a contratarlos de los proveedores adjudicatarios. Previamente verificarn la disponibilidad de recursos, en la forma, precio, plazos y dems condiciones establecidas en las correspondientes fichas del Catlogo Electrnico de Convenios Marco, por medio de la emisin de rdenes de compra o de servicio si los montos contratados corresponden a un proceso de seleccin de Adjudicacin de Menor Cuanta, y en el caso que los montos contratados corresponden a procesos de Adjudicacin Directa, Licitacin o Concurso Pblico, mediante la suscripcin del contrato. El Convenio Marco es una modalidad de contratacin a travs de la cual la Entidad pblica escoge desde un catlogo que aparece en el SEACE al proveedor de bienes o servicios, y realiza la contratacin de manera directa a travs de una orden de compra, de servicio o contrato. Al respecto, debe tomarse en cuenta que el Convenio Marco constituye un mecanismo gil para la contratacin. Permite a la Entidad no solamente escoger a la brevedad al contratista sino tambin la marca del bien; e inclusive fraccionar la compra en el tiempo y con distintos proveedores. Ahora bien, si el rea usuaria requiere un bien o servicio cuyas caractersticas son distintas a aquel que aparece en el catlogo del Convenio Marco, tendr dos caminos que debe seguir en el siguiente orden estricto: Primero: verificar el catlogo de los bienes y servicios que se comercializan por la modalidad de subasta inversa a fin de verificar si en el mismo se encuentra el bien o servicio requerido. Segundo: convocar al proceso de seleccin que corresponda de la manera clsica.

En resumen, una vez que entre en vigencia la modalidad del Convenio Marco, el rea usuaria al momento de realizar su requerimiento debe verificar si el bien o servicio con las caractersticas que requiere se encuentre en el catlogo del convenio marco. Luego, en caso no se hallara en el catlogo referido, debe hacer lo propio en el catlogo de bienes y servicios que se comercializan por subasta inversa y en ltimo caso, recurrir a la convocatoria por la forma clsica del proceso de seleccin que corresponda. 2. Labor del rea usuaria en las exoneraciones. Debemos tener en cuenta que existen situaciones en las cuales solamente un proveedor cumple con la totalidad de los requisitos tcnicos mnimos y adems el bien o servicio requerido no admite sustituto. En tal sentido, la referida norma establece que en los casos en que no existan bienes o servicios sustitutos a los requeridos por el rea usuaria, y siempre que exista un solo proveedor en el mercado nacional, la Entidad podr contratar directamente, vale decir, a travs de una exoneracin de proceso de seleccin. En este caso, adems de presentar el requerimiento, luego de las coordinaciones con el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, que le indicar que solamente un proveedor cumple con los requisitos tcnicos mnimos, el rea usuaria deber por lo menos colaborar en la elaboracin del informe tcnico legal sustentando las razones por las que requiere el bien o servicio con determinada caracterstica que no puede ser sustituida. 3. El rea usuaria en la culminacin del contrato. La conformidad requiere del informe del funcionario responsable del rea usuaria, quien deber verificar, dependiendo de la naturaleza de la prestacin, la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contractuales, debiendo realizarlas pruebas que fueran necesarias. Dicha norma establece que el rea usuaria debe encargarse de emitir el informe que servir como insumo para la emisin de la conformidad. En resumen, las principales funciones del rea usuaria son las siguientes: Requerirlos bienes, servicios u obras de conformidad con lo previsto en el artculo 13 de la Ley. Establecer la cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras; e indicar la finalidad pblica del objeto de la contratacin. Absolver las consultas y observaciones que se hagan a las caractersticas tcnicas durante el proceso de seleccin. Puede leer una opinin del OSCE Responsabilizarse de que el pedido cumpla con las exigencias legales mencionadas. Al ser responsable del pedido, lo es tambin del contenido, es decir, de las caractersticas o especificaciones tcnicas y de los trminos de referencia. En este caso debe tener en cuenta la prohibicin de indicar marcas o nombres comerciales, patentes, diseos o tipos particulares, fabricantes determinados, o de consignar una descripcin que oriente la adquisicin o contratacin de marca, fabricante o tipo de producto especfico. Slo ser posible solicitar una marca o tipo de producto determinado.

II. rgano encargado de las contrataciones.

A. Definicin. La normativa sobre contrataciones del Estado establece que el rgano encargado de las contrataciones es aqul rgano o unidad orgnica que realiza las actividades relativas a la gestin del abastecimiento al interior de una Entidad. En las entidades pblicas es conocida como Logstica o Abastecimiento. Puede tener la categora de gerencia, oficina, unidad, rea o equipo. Ello depende de las normas de organizacin interna. El citado rgano juega un papel preponderante en la contratacin estatal. Junto con el rea usuaria y el comit especial sern las responsables de llevar adelante una contratacin eficiente dentro del marco normativo aplicable. Los funcionarios y servidores que formen parte del rgano encargado de las contrataciones de la

Entidad, debern estar capacitados en temas vinculados con las contrataciones pblicas. Los funcionarios y servidores del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad que, en razn de sus funciones intervienen directamente en alguna de las fases de contratacin, debern ser profesionales y/o tcnicos debidamente certificados, debiendo reunir como mnimo los siguientes requisitos: 1. Capacitacin tcnica en contrataciones pblicas o gestin logstica en general, no menor a ochenta (80) horas lectivas; 2. Experiencia laboral en general, no menor a tres(3) aos; 3. Experiencia laboral en materia de contrataciones pblicas o en logstica privada, no menor de un (1) ao. Conforme se advierte de las referidas normas, es necesario que los funcionarios y servidores del rgano objeto de comentario estn capacitados no solamente de manera terica sino tambin prctica, en temas de contratacin pblica o gestin logstica en general. Los funcionarios solamente estn obligados a ser capacitados los servidores y funcionarios del rgano encargado de las contrataciones cuya labor se relaciones estrictamente con la contratacin de un bien, servicio u obra. Asimismo, en la fase de programacin y formulacin del Presupuesto Institucional, cada una de las dependencias de la Entidad determinar, dentro del plazo sealado por la normativa correspondiente, sus requerimientos de bienes, servicios y obras, en funcin de sus metas presupuestarias establecidas, sealando la programacin de acuerdo a sus prioridades. Para dicho fin, las Entidades utilizarn el Catlogo nico de Bienes, Servicios y Obras que administra el OSCE, siendo el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad responsable de esta actividad. Los requerimientos sern incluidos en el cuadro de necesidades que ser remitido al rgano encargado de las contrataciones para su consolidacin, valorizacin y posterior inclusin en el Plan Anual de Contrataciones. Una vez aprobado el Presupuesto Institucional, el rgano encargado de las contrataciones revisar, evaluar y actualizar el proyecto de Plan Anual de Contrataciones, sujetndolo a los montos de los crditos presupuestarios establecidos en el citado Presupuesto Institucional. En este punto resaltan las acciones del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad, que tiene a su cargo la recepcin de los requerimientos en el cuadro de necesidades para consolidarlos, establecer el valor estimado y luego incluirlos en el Plan Anual de Contrataciones. Para efectos de la valorizacin de los requerimientos del rea usuaria se debe realizar una indagacin de mercado y realizar el debido sustento del valor estimado con cotizaciones. Posteriormente, al momento de realizar los actos preparatorios deber efectuarse el estudio de posibilidades que ofrece el mercado y este valor estimado no podr ser considerado como una fuente para el indicado estudio. Asimismo, la normativa exige que los montos considerados en el Plan Anual de Contrataciones se sujeten a los montos considerados para el caso en el Presupuesto Institucional. De encontrarse algn tipo de diferencia, debe adoptarse las acciones necesarias a fin que el Plan Anual de Contrataciones no supere el monto previsto en el presupuesto institucional. Plan Anual de Contrataciones aprobado estar a disposicin de los interesados en el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad y en el portal institucional de sta, si lo tuviere. Dicho plan puede ser adquirido por cualquier interesado al precio equivalente al costo de reproduccin. Esta disposicin del reglamento guarda concordancia con el Principio de Transparencia. El costo de reproduccin nicamente debe ser considerado como el gasto que incurrir la Entidad en fotocopiar el Plan Anual de Contrataciones. No se tomar en cuenta otros gastos como personal, electricidad, gastos administrativos entre otros.

Otra obligacin que contempla la Ley la encontramos en su artculo 7, el cual dispone que el Expediente de Contratacin quede bajo custodia del rgano encargado de las contrataciones, conforme se establezca en el Reglamento. Asimismo el Reglamento dispone que el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad es responsable de remitir el Expediente de Contratacin al funcionario competente para su aprobacin, de acuerdo a sus normas de organizacin interna. Previamente deber verificar que efectivamente contiene los siguientes documentos: 1. Requerimiento acompaado de las caractersticas de los bienes, servicios y obras plasmados en las especificaciones tcnicas, trminos de referencia o expediente tcnico, respectivamente. En el caso de obras adems debe contarse con la viabilidad en el marco del Sistema Nacional de Inversin Pblica. 2. Estudio de posibilidades que ofrece el mercado, en los trminos previstos en la normativa sobre contrataciones del Estado. 3. Disponibilidad presupuestal. Es sumamente importante que el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad verifique la existencia de los documentos antes enumerados, pues constituyen elementos indispensables para la aprobacin del Expediente de Contratacin. En otras palabras, si la Entidad no cuenta con los documentos antes citados, resulta legalmente imposible aprobar el expediente de contratacin. Por otro lado, en el caso que un proceso de seleccin sea declarado desierto, la nueva convocatoria deber contar con una nueva aprobacin del Expediente de Contratacin slo en caso que haya sido modificado en algn extremo. Esta modificacin se refiere a cualquier cambio producto del anlisis de las causas que declararon desierto el proceso de seleccin; como es el caso de la modificacin de algn extremo de los requisitos tcnicos mnimos, del valor referencial o de las bases respecto de la convocatoria anterior. B. La labor del rgano encargado de las contrataciones en la determinacin de las caractersticas tcnicas de los bienes, servicios y obras a contratar. La formulacin de las especificaciones tcnicas deber ser realizada por el rea usuaria en coordinacin con el rgano encargado de las contrataciones de la Entidad. Deber evaluarse en cada caso las alternativas tcnicas y las posibilidades que ofrece el mercado para la satisfaccin del requerimiento. Esta evaluacin deber permitir la concurrencia de la pluralidad de proveedores en el mercado para la convocatoria del respectivo proceso de seleccin. Por tanto, debe evitarse la inclusin de requisitos innecesarios cuyo cumplimiento slo favorezca a determinados postores. Por tal motivo, el rgano encargado de las contrataciones debe empezar a elaborar el estudio de posibilidades que ofrece el mercado inmediatamente despus de recibir el requerimiento. Durante la elaboracin del estudio de posibilidades que ofrece el mercado, el rgano encargado de las Contrataciones tendr la oportunidad de revisar qu extremos de las caractersticas tcnicas deben ser objeto de modificacin; de manera tal que la contratacin se enmarque en los estndares planteados para el caso por la normativa sobre contratacin pblica vigente. En esta parte de la fase de actos preparatorios, el rgano encargado de las contrataciones juega un papel fundamental: conforme a sus competencias, es el encargado de verificar entre otros, la pluralidad de potenciales postores a partir de los requisitos tcnicos mnimos. De no presentarse esta situacin, deber comunicar inmediatamente al rea usuaria qu extremo de las especificaciones tcnicas o trminos de referencia deber ser modificado para evitar que la contratacin se dirija a un solo proveedor. Del mismo modo, en este momento el rgano encargado de las contrataciones podr indicarle al rea usuaria cules sern los extremos que requieren ser afinados, de modo tal que puedan escoger las mejores alternativas que ofrece el mercado.

El rgano encargado de las contrataciones, con la autorizacin del rea usuaria y, como producto del estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, podr ajustarlas caractersticas de lo que se va a contratar. C. El fraccionamiento desde el punto de vista del rgano encargado de las contrataciones de la Entidad. El rgano encargado de las contrataciones de la Entidad estar a cargo de realizar el procedimiento de exoneracin, a menos que en el documento que apruebe la misma se designe a otra dependencia. La norma citada establece la responsabilidad ante un eventual fraccionamiento el cual consiste segn el artculo 20 del Reglamento en la prohibicin de dividir una contratacin para dar lugar al cambio del tipo de proceso de seleccin. Esta responsabilidad legal obliga al rgano encargado de las contrataciones de la Entidad a realizar un estricto control de los requerimientos enviados por las distintas reas usuarias a lo largo de un ejercicio presupuestal, a fin de determinar cules repiten el pedido y podran generar un fraccionamiento, EXISTEN 5 EXCEPCIONES. D. El rgano encargado de las contrataciones y su labor en la determinacin del valor referencial. El rgano encargado de las contrataciones de la Entidad tiene bajo su competencia tambin la determinacin del estudio de posibilidades que ofrece el mercado. Al respecto, debe tenerse en consideracin que, al elaborar el citado estudio, el referido rgano determinarlo siguiente: 1. El valor referencial. 2. La existencia de pluralidad demarcas y/o postores. 3. La posibilidad de distribuirla Buena Pro. 4. Informacin que pueda utilizarse para la determinacin de los factores de evaluacin, de ser el caso. 5. La pertinencia de realizar ajustes a las caractersticas y/o condiciones de lo que se va a contratar, de ser necesario. 6. Otros aspectos necesarios que tengan incidencia en la eficiencia de la contratacin. E. Suscripcin del contrato. Otra importante labor que el rgano Encargado del as Contrataciones tiene a su cargo es precisamente la suscripcin de los contratos una vez que la buena pro ha quedado consentida o administrativamente firme. Cuando la buena pro del proceso de seleccin ha quedado consentida o administrativamente firme, el Comit Especial debe entregar el expediente del proceso de seleccin al rgano encargado de las contrataciones de la Entidad a fin que el mismo pueda citar al contratista para la firma del contrato. El procedimiento para la firma de contrato se realizar conforme a lo previsto por la normativa, teniendo en cuenta el objeto y tipo de proceso convocado.

III. Comit Especial.

A. Definicin. El nico criterio que debera tomarse en cuenta para constituir un Comit Especial es el conocimiento y experiencia de las personas elegidas, tanto en la naturaleza del bien, del servicio o de la obra como en asuntos legales propios de la contratacin pblica. Optar por esta alternativa, siempre ser beneficioso, porque se minimizar los riesgos de adquirir productos o servicios indeseables as como la posibilidad de impugnaciones y de causas de nulidad del proceso de seleccin. La normativa que rige las contrataciones del Estado estipula que el Comit Especial es el rgano facultado para elaborar las bases administrativas y conducir el proceso de seleccin, desde su convocatoria hasta su culminacin con el consentimiento de la buena pro o su cancelacin. Est integrado por tres miembros y su designacin est a cargo del Titular de la Entidad o de otro funcionario a quien el primero le haya delegado esa funcin. Sus integrantes debern estar identificados con nombre propio y con indicacin expresa

de la persona que lo presidir. Igualmente, deber nominarse tantos suplentes como titulares se haya designado. El Comit Especial puede ser designado para un proceso en particular (ad hoc) o para ms de uno (permanente). Esta ltima designacin slo es posible en adjudicaciones directas y de menor cuanta. El encargo para desempearla funcin del comit especial es irrenunciable. B. Requisitos legales para conformar el Comit Especial. La designacin debe realizarse mediante documento escrito firmado por el Titular de la Entidad o por el funcionario a quien se hubiese delegado tal facultad. Puede ser para ms de un proceso de seleccin. Debe designarse tres personas, nominadas con nombre propio y la indicacin expresa de quien ejercer como presidente. En el mismo documento deber precisarse el nombre de los suplentes y su respectiva correspondencia con los titulares para el caso de reemplazo. Uno de los miembros debe pertenecer al rea usuaria, otro a Logstica y cualquiera de losmiembros debe tener conocimiento tcnico sobre el objeto de la convocatoria. Si en la Entidad no existe un entendido en el objeto de la convocatoria, se deber contratarlo en calidad de experto independiente[4]. Asimismo, mediante convenio, ste puede provenir de otra entidad pblica, en cuyo caso se requiere autorizacin del Titular de esta ltima. No pueden ser miembros del Comit Especial: el Titular de la Entidad; los funcionarios que ejerzan funciones de control o fiscalizacin, excepto personal del rgano de control interno cuando ste sea el rea usuaria; los funcionarios que hayan aprobado el Expediente de Contratacin o las bases, o que tengan que resolver el recurso de apelacin del proceso en curso; y los funcionarios que en su calidad de miembros de un Comit Especial hubieren sido sancionados por resolucin debidamente fundamentada. Dejar de ser miembro del Comit Especial quien sea sancionado con posterioridad a su designacin. Si el proceso de seleccin se llevara a cabo con las disposiciones contenidas en el Decreto Legislativo N 0782009, el Comit Especial debe ser designado en un plazo mximo de dos(02) das despus de haberse aprobado el Expediente de Contratacin. C. Cambio de los miembros del Comit Especial. Los miembros del Comit Especial slo podrn ser cambiados por razones de caso fortuito o fuerza mayor; es decir, por situaciones naturales o humanas que hagan imposible el cumplimiento de su funcin, tales como enfermedad, muerte, culminacin del contrato, cese en las funciones, entre otros. La remocin deber hacerse mediante decisin escrita y motivada. En el documento de remocin se nombrar su reemplazo. D. Reemplazo por los suplentes. En caso de ausencia del miembro titular, por causas imprevistas, ser reemplazado por uno de los suplentes de manera definitiva. Adems, deber evaluarse el motivo de la ausencia para determinar responsabilidades, si fueran justificadas. Previa autorizacin, quien fuera titular, podr ocupar el cargo de miembro suplente. E. Tipos de Comit Especial. 1. Permanente Es nominado para que lleven a cabo las adjudicaciones directas y las de menor cuanta que se vayan a convocar en el curso del ao. 2. AdHoc (para un proceso especfico) Se lo nombra para que lleven a cabo una licitacin pblica o un concurso pblico. En adjudicaciones directas y de menor cuanta puede designarse uno cuando sea necesario. F. Derechos del Comit Especial. Sus miembros tienen derecho a ser notificados con su nominacin, y su presidente, a recibir el Expediente de Contratacin debidamente aprobado.

 Pueden realizar consultas acerca del contenido del Expediente de Contratacin, realizar observaciones y sugerir modificaciones. Si se aceptara esto ltimo, es necesario que el Expediente de Contratacin vuelva a aprobarse. El Comit Especial tiene la facultad de exigir la colaboracin de cualquier oficina orgnica de la Entidad para el mejor desempeo de sus actividades. Tiene derecho a su plena autonoma como correlato de la responsabilidad que se le asigna. Puede proponer las modificaciones del contenido del Expediente de Contratacin, aunque su aprobacin deber realizarlas la misma autoridad que lo aprob. Puede observar el valor referencial y comunicar dicha situacin a la oficina de Logstica. Si esta la acepta debe ser aprobado por el funcionario que dio visto bueno al Expediente de Contratacin y solicitarse la certificacin presupuestal. Sus miembros no pueden ser removidos de sus cargos; salvo por caso fortuito, fuerza mayor o falta grave debidamente acreditada. G. Deberes y responsabilidades del Comit Especial. El da siguiente de su designacin, el presidente del Comit Especial debe convocar a los dems miembros para su instalacin. Elaborarlas bases administrativas del proceso de seleccin. Conducir el proceso de seleccin hasta su culminacin. Tomar decisiones con la presencia de todos sus miembros, ninguno de los cuales puede abstenerse de emitir su voto. Los acuerdos pueden ser unnimes o por mayora. Sus decisiones deben constar en actas. La responsabilidad por las decisiones tomadas alcanza a todos y cada uno de los miembros; salvo que alguno de ellos haya votado en contra. Guardar la confidencialidad de la informacin contenida en el Expediente de Contratacin y de las propuestas de los postores; en tanto no se hubiesen abierto o hecho pblicas para su evaluacin en la fecha y hora previstas en el calendario del proceso de seleccin. Una vez producido este evento, cesa el deber de confidencialidad y aparece el de transparencia, en virtud del cual se deber permitir que cualquier postor revise toda la informacin generada en el transcurso del proceso de contratacin. Advertencia! El comit especial, de oficio por cuenta propia no puede modificar las bases. H. El Comit Especial tambin es responsable de los requisitos mnimos. Las normas que regulan las contrataciones del Estado no establecen responsabilidad del Comit Especial respecto de los requisitos mnimos; pero s los rganos de control. Los auditores sustentan su posicin en dos criterios: el primero tiene su origen en las Normas de Auditora Gubernamental (NAGU), segn las cuales, los funcionarios y servidores pblicos deben desempear sus funciones con la debida diligencia, cuyo concepto, sumamente amplio y de apreciacin subjetiva, alcanza para responsabilizar a cualquier persona que haya tenido alguna vinculacin con el procedimiento de contratacin. El segundo, tiene que ver con la conformacin del Comit Especial, que por mandato legal debe tener entre sus miembros, por lo menos, un experto en el objeto del contrato. I. Funciones del Comit Especial. Elaborarlas bases administrativas del proceso de seleccin. Llevar a cabo el proceso de seleccin desde su convocatoria hasta su culminacin, que ocurre en los siguientes supuestos: con la confirmacin de la buena pro, cancelacin del proceso, el postor ganador renuncie a la buena pro por causas atribuibles a la entidad y cuando no se firme el contrato por razones de recorte presupuestal especficas para el proceso o porque haya desaparecido la necesidad. A primera vista, las funciones parecen sencillas; sin embargo, ambas requieren conocimiento y experiencia en logstica y en las normas que regulan las contrataciones del Estado; pues, aunque se les provee de determinada informacin, est en sus manos completarla hasta convertirla en una oferta vlida, firme, seria y, sobre todo, para los fines buscados.

El ejercicio de la labor como miembro de un Comit Especial implica necesariamente el conocimiento de los derechos y deberes; los primeros para exigirlos y los otros para cumplirlos. J. Fuentes de informacin para elaborarlas bases administrativas. Si asumimos que las bases, esencialmente, estn estructuradas en tres partes principales: reglas del proceso de seleccin, requisitos mnimos y factores de evaluacin, el Comit Especial recurrir a las siguientes fuentes de informacin: 1. Reglas del proceso de seleccin y ejecucin del contrato. La fuente de informacin principal son las bases estandarizadas publicadas por el OSCE, en las que se ha sistematizado las reglas fijadas en el Reglamento que son aplicables a los procesos de seleccin. A ellas deben aadirse la informacin propia de la institucin y la que consta en el Expediente de Contratacin. 2. Requisitos mnimos. La fuente de informacin es el Expediente de Contratacin y las normas legales que regulan el objeto del proceso de seleccin. 3. Factores de evaluacin. La fuente de informacin es el Reglamento; pero el aporte de la experiencia de los miembros del Comit Especial es fundamental. En realidad, los factores de evaluacin constituyen el nico aporte real del Comit Especial y de los cuales es el nico responsable.
CASO:
A continuacin les presentamos el siguiente caso: Un organismo pblico necesitaba adquirir agua para el consumo de sus servidores y funcionarios. El pedido estimado fue de 50000 litros para un ao. Con esta informacin, la oficina de logstica realiz el estudio de mercado y solicit cotizaciones. Las respuestas recibidas fueron diversas: algunas compaas cotizaron por botellas de 650ml, otras por envases de litro y otras por envases de veinte litros. En este momento, se dieron cuenta, en la entidad, de que haca falta definir el tamao del envase y decidieron adquirir el lquido en botellas de 650ml. Al revisar la informacin recibida de los proveedores que cotizaron el volumen elegido, encontraron que uno de ellos haba ofrecido un precio bastante cmodo y decidieron que ese sera el valor referencial. Cuando, a criterio de la oficina de logstica, el expediente de contratacin estaba completo, pidieron su aprobacin y la obtuvieron sin contratiempos, pues al fin y al cabo se trataba de comprar agua. El Comit Especial, luego de recibir el Expediente de Contratacin aprobado y sin hacer ningn reparo a su contenido, elabor las bases. Una vez obtenida su conformidad, public la convocatoria en el SEACE. Pas la etapa de consultas y observaciones; no producindose ninguna de ellas. Este hecho fue considerado como un sntoma de un proceso ejemplar; de modo que slo caba esperar la fecha de presentacin de ofertas en las que, estaban seguros, tendran una buena ruma de sobres y otra de muestras, estas ltimas pedidas para asegurarla calidad del producto. En la fecha prevista para la presentacin de propuestas y al cierre del horario establecido, slo haba una oferta y una muestra; la misma que, luego de una rpida mirada, fue descalificada. Los evaluadores consideraron que el producto no reuna las caractersticas de calidad, entre ellas, el registro sanitario: Procedieron a redactar el acta del resultado, que incluy la declaratoria de desierto del proceso de seleccin. Posteriormente se comunicaron con los distribuidores de agua demarcas conocidas, con la finalidad de conocer las razones de su ausencia en el proceso. Ellos les dijeron que el valor referencial no representaba el costo de mercado. Dos das despus, cuando en la oficina del rgano de control interno se acab el bidn de agua, pidieron su reemplazo; pero en la oficina de logstica les comunicaron que no disponan del producto. Asimismo les precisaron que el proceso para adquirirlo se haba declarado desierto por falta de postores; pero que no se preocuparan, porque en tres das, como mximo, tendran el preciado lquido en envases individuales para saciar su sed. Esta respuesta llam la atencin de los auditores, quienes solicitaron una aclaracin acerca de los envases individuales. La respuesta fue que se iba a comprar agua en botellas de 650ml. Al da siguiente, la oficina de Administracin recibi un memorando, en el que se les peda que justifiquen la razn de comprar agua en el envase antes citado; pues lo comn y razonable es que se adquiriera en recipientes de 20 litros, como se haca normalmente y cuyo costo, adems, era mucho menor. La oficina de Administracin, advertida del error, solicit al Titular de la Entidad la declaratoria de nulidad del proceso de seleccin. La obtuvo, pero previa llamada de atencin y cuando la registaron en el SEACE, encontraron que el postor descalificado haba presentado un recurso de apelacin, porque consideraba que las razones expuestas para rechazar su oferta (carencia de registro sanitario) no estaba previsto en las bases, de modo que no hubo ms remedio que esperar la ratificacin de la nulidad, previo trmite de la impugnacin. Qu fall en este proceso de seleccin? En primer lugar, la oficina de logstica (OEC) no hizo un trabajo logstico, sino uno de aprovisionamiento; es decir, se limit a procesar un pedido sin importar el

porqu ni para qu. Una necesidad de este tipo debi haber sido parte de las decisiones estratgicas de la institucin representada en la optimizacin de los recursos humanos. Se habra previsto, entonces, la compra del agua necesaria para el personal de la Entidad, as como la cantidad, la calidad, la forma de presentacin, las condiciones sanitarias, entre otros datos que habran servido para que el requerimiento de compra sea un pedido bien elaborado. De otro lado, la oficina de logstica (OEC) al no haber realizado una correcta gestin del pedido (tamao de envase y condiciones sanitarias) llev a cabo un deficiente estudio de mercado, lo que gener un valor referencial subvalorado; es decir, el Expediente de Contratacin no fue elaborado de manera correcta. A su turno, el rgano encargado de conducir el proceso de seleccin no hizo ninguna evaluacin del Expediente de Contratacin, no se percat de sus deficiencias y traslad su contenido al texto de las bases, las que, debido a la ausencia de consultas y observaciones, estaban irremediablemente viciadas de nulidad. Este ejemplo sencillo ilustra tres aspectos fundamentales de los actos preparatorios del proceso de contratacin pblica, de cuya calidad depende, finalmente, el resultado buscado; pues un Expediente de Contratacin bien elaborado garantiza la calidad de los productos que se va a contratar, las condiciones de la transaccin comercial y el precio correcto; asimismo, un Comit Especial, elegido sobre la base de criterios tcnicos, permitir que las bases administrativas sea un texto coherente y objetivo que promueva un proceso de seleccin transparente.