21/12/2005

La Versin 2.0.3 del 21/12/2005 incorpora mejoras y nuevas herramientas que se detallan a continuacin:

I. ADMINISTRADOR SISTEMA

DEL

I.1 COPIA PARAMETROS POR AO Se ha agregado una herramienta que permite copiar de un ao a otro, informacin relevante para el inicio del registro de informacin en el SIGA-ML. Esta informacin est referida a: Clasficador: Copia la totalidad de los Clasificadores de Gasto de la Unidad Ejecutora. Fuente Financiamiento: Copia las Fuentes de Financiamiento que la Unidad Ejecutora utiliza. Meta: Copia la totalidad de las Metas de la Unidad Ejecutora de un ao a otro, para que sta pueda realizar su Programacin Inicial del siguiente ao. De esta manera utilizar las Metas de ao anterior como Metas propuestas, a la espera de que la Direccin Nacional de Presupuesto Pblico autorice las Metas definitivas, las cuales se copiarn del SIAF-SP al SIGA-ML, a travs de la herramienta Carga General de Datos del SIAF que se encuentra en Parmetros del Sub Men Tablas. Meta por Centro Costo: Copia la relacin de Centros de Costo vinculadas a sus Metas. Operacin: Copia la Tabla de Operaciones (TO2). Otros: Copia parmetros generales. I.2 PARAMETROS EJECUTORA Algunos parmetros se tienen que definir antes que la Unidad Ejecutora (UE) comience a trabajar en el Sistema o, al inicio del Ejercicio Fiscal. Estos parmetros que se encuentran dentro del Submdulo Administrador del Sistema, son: o o o o o o Formato de hoja de impresin. Actualizacin de la PECOSA en el reproceso del Krdex. Utilizacin de Almacn Especial de Medicinas. Manejo de Destino. Manejo de impresin de PECOSA. Flag para uso de Requisiciones en el PAO.

En esta versin se han incorporado dos parmetros adicionales: Impresin en Formato Predeterminado, permite imprimir las Ordenes de Compra, Servicios y PECOSA en Formatos Preimpresos. Tipo de afectacin del IGV o0 Afecto IGV, si las adquisiciones en su mayora

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o1 o2

estn afectas al Impuesto General a las Ventas (IGV). Exonerado, si las adquisiciones en su mayora estn exone-radas del IGV. Reintegro, si las adquisiciones reciben Reintegro Tributario.

II. MODULO DE LOGISTICA II.1 SUB MODULO TABLAS

II.1.1. PARAMETROS EJECUTORA En esta versin se ha incorporado la siguiente opcin: Edicin de Correlativos, permite editar los correlativos de Pedidos Programados, de Compra, Gastos Generales y Cuadro de Adquisicin. o 0 No Editable o 1 Editable, debe ser utilizada por aquellas Entidades que estn ingresando su informacin histrica.

I.3 PERFIL DE USUARIO El Administrador del Sistema deber ingresar a la pantalla Perfil de Usuario para asignar accesos y roles a los Usuarios responsables de los siguientes puntos: o o o o o o o o o Consolidados: Exportar / Importar Informacin. Registro del Convenio de Encargos. Carga de datos de Metas. Carga de Calendarios de Encargos Recibidos. PAO Encargos. Pedidos por Encargo. Compra por Encargo. Secuencia de la Fase: Anulacin, Rebaja y Ampliacin. PAO Actualizacin, deber dar el rol de Exclusin / Inclusin. II.1.2. CARGA GENERAL DE DATOS DEL SIAF Para el Registro de los Encargos Recibidos, se ha incorporado la opcin Relacin de Tablas Anual a cargar del SIAF, cuya funcin principal es la carga de las Metas del Encargo, Calendario del Encargo y Expedientes Encargo.

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II.1.3. CONSOLIDADOS Esta opcin del Sub Mdulo Tablas contiene las opciones: Exportar Informacin, extrae informacin de Compras, movimiento del Kardex y Patrimonio, generando un archivo en formato .txt que luego ser utilizado para visualizar la informacin en la Consulta Gerencial Web, que se implementar ms adelante.

II.1.5. ENCARGOS El Sub Mdulo Tablas cuenta con la nueva opcin Encargos.

Importar Informacin, carga la infor-macin que contiene el archivo .txt para visualizarlo en la Consulta Gerencial Web, que se implementar ms adelante.

Convenio Esta opcin permite registrar los datos del Convenio o Directiva suscrito por los titulares del Piego o aprobada por los funcionarios responsables.

II.1.4. CENTROS DE COSTO Al ingresar a Tablas, en la opcin Centros de Costo, se deber posicionar en uno de ellos e ingresar a la carpeta amarilla. Se deber dar check en el recuadro al Centro de Costo responsable de la Solicitud de Pedido de los medicamentos e insumos mdico-quirrgicos.

Metas del Encargante Esta pantalla presenta, a manera de consulta, las metas de la UE Encargante, las cuales se mostrarn luego de realizar la carga de datos del SIAF a travs de la opcin del mismo nombre.

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II.2 COPIAR PEDIDOS

En esta versin se ha desarrollado una herramienta que permite a los Usuarios realizar copias de los Pedidos Programados y No Programados. Para utilizar esta herramienta basta con situarse sobre el Pedido que se desea copiar, sea cual sea su estado (Pendiente, VB Jefe, Aprobado, PECOSA, PECOSA Parcial o Denegado) y dar clic en el botn , situado en la parte superior de la pantalla.

Calendario Recibidos

de

Encargos

Esta opcin sirve para relacionar el Calendario de Encargos Recibidos con el Convenio o Directiva registrados. Adems, permite consultar el (los) Calendario(s) por ao, mes y, UE Encargante.

Al realizar esta operacin se generar un nuevo pedido con el siguiente correlativo disponible y la fecha del da que se est generando la copia, mientras que los dems datos se copiarn de manera idntica (Meta, FF, Tarea, Tipo Uso, Responsable, Motivo), incluyendo los tems y cantidades solicitados. II.1.6. Almacenes En la opcin Almacenes del Sub Mdulo Tablas, se ha incorporado el recuadro para diferenciar al Almacn responsable del manejo y control de medicamentos e insumos mdicoquirrgico. Adems, se ha incluido el flag Tipo Ppto para la creacin del Almacn de Encargos, el cual se debe crear como un Sub-Almacn del Almacn Central. Cabe resaltar que los Pedidos copiados pueden ser eliminados, incrementados o modificados en parte o en su totalidad, dependiendo de la necesidad de los Usuarios.

II.3 REGISTRO DE PEDIDOS: Seleccin de varios tems

En esta versin se ha mejorado la manera como se ingresan tems en los pedidos, permitiendo el ingreso masivo de los mismos. Para realizar esta operacin, se buscar a travs del filtro tems relacionados y se ingresar las cantidades solicitadas de cada uno de los tems en la columna Cantidad y se dar clic en .

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II.5 INSERTAR / ELIMINAR tems o Pedidos en CONSOLIDADO

De esta manera se cargarn masivamente tems de diversos Clasificadores, Grupos y dems, segn como el Usuario realice la bsqueda en el Catlogo de Bienes y Servicios. Para facilidad de los Usuarios, se ha desarrollado una herramienta que permite insertar o eliminar tems y/o pedidos en los Pedidos Consolidados ya generados que se encuentran en estado Pendiente.

II.4 AFECTO / EXONERADO / REINTEGRO IGV

En esta versin existe la posibilidad de configurar el Sistema bajo una de las modalidades indicadas, si la mayora de adquisiciones cumplen con alguna de esas caractersticas. Por otro lado, una vez generada la Orden, antes de grabar los datos, existe la posibilidad de cambiar a exonerado esta Orden en su totalidad, dando clic en NO en el flag de IGV que aparece en la pantalla Orden de Compra/Servicio.

Luego de escoger una de las opciones, Insertar o Eliminar, el Sistema mostrar otras dos alternativas, tem o Pedido, haciendo referencia a alguno de los tems contenidos en los Pedidos autorizados para compra o al pedido como tal.

Tambin se podr cambiar a una u otra modalidad cada uno de los tems que contiene la Orden, grabando la Orden generada y dirigindonos a la pestaa Detalle de O/C u O/S. Esto se realizar escogiendo para cada tem el tipo de modalidad que le corresponda en el flag Indicador IGV que se encuentra al final de cada fila.

II.6 PEDIDO PROVISIONAL DE ALMACEN (PPA)

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En esta versin se ha incluido el Pedido Provisional de Almacn, una herramienta que permite registrar el traslado de bienes del Almacn Central de Logstica al Almacn Especializado de Medicamentos o Servicio de Farmacia, segn sea el caso. Para utilizar esta herramienta se necesita realizar pasos previos, los cuales se detallan a continuacin: o Primero, se debe realizar la designacin de un Centro de Costo como el responsable de generar estos pedidos. Para realizar esta operacin, debemos dirigirnos a la opcin Centros de Costo en el Submdulo Tablas. Se debe tener en cuenta que los items que intervienen son los pertenecientes a los grupos 49, 51, 58 y 59 del Catlogo de Bienes y Servicios que aparece en el SIGA-ML. Estos grupos son: 49: Instrumental Mdico y de Hospital: Respuestos, Accesorios y Materiales. 51: Laboratorio y Gabinete: Implementos, Repuestos, Accesorios y Materiales. 58: Medicamentos (excepto Petitorio Nacional). 59: Medicinas Para activar esta opcin se ingresar a la carpeta amarilla situada a la derecha del Centro de Costo que se eligir como responsable y se dar un clic en . Finalmente, el Usuario ingresar a la opcin Entradas a Almacn del Sub Men Almacenes, donde luego de realizar el ingreso correspondiente y dar Conformidad se visualizar una pantalla para completar los datos del PPA.

Segundo, el Usuario deber dirigirse a Tablas / Datos Generales / Logstica.

II.7 MODIFICACIONES PLAN ANUAL ADQUISICIONES CONTRATACIONES ESTADO (PAAC)

A continuacin, el Usuario crear un Sub-Almacn para Medicamentos, el cual ser dependiente del Almacn Central o Principal.

AL DE Y DEL

En la presente versin se ha incorporado una herramienta que permite modificar el Plan Anual de

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Adquisiciones y Contrataciones del Estado (PAAC), mediante la inclusin y/o exclusin de Procesos de Seleccin (PS). Dicha herramienta permite registrar e identificar el N de la Resolucin que aprueba el PAAC; la misma que se registra en Datos del PAO. INCLUSION: La inclusin de un PS nuevo proviene de un Pedido Consolidado, generando un PAO nuevo, se ingresa a la ventana N de Resolucin que modifica el PAAC

Las modificaciones posteriores a la aprobacin del PAAC se registrarn en el PAO MODIFICADO.

Se inserta el N de Resolucin y los datos solicitados.

Para la realizacin de inclusiones y exclusiones de PS; el Administrador del Sistema deber ingresar a la configuracin de Perfil de Usuario, asignarle acceso a PAO actualizacin y establecer el rol de Inclusin / Exclusin al Usuario responsable de realizar las modificaciones del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.

Al grabar, la inclusin se mostrar en el listado de PAO Modificado, detallando el N de referencia en el Plan Anual.

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EXCLUSION: Para realizar la exclusin de un PS, se seleccionar el consolidado respectivo, en Datos del PAO, se registrar la Resolucin que excluye el PS; y se asignar el motivo de la Exclusin, el cual puede ser: Por cancelacin del PS. Por cambio de PS o, Por reagrupacin de tems, segn corresponda.

II.8 ENCARGOS RECIBIDOS

Luego de cargada la informacin correspondiente a Encargos Recibidos en Tablas, como se explica al inicio de este Manual, el Usuario proceder a realizar los Pedidos de Encargos correspondientes. Este proceso tiene dos pasos propios del registro de Encargos Recibidos. El primero, es ingresar a Pedidos por Encargos.

De ser la exclusin por cambio de PS o por reagrupacin de tems, la herramienta permite excluir el Consolidado Inicial programado y genera uno nuevo, sobre el cual se registrarn los cambios que motivaron el cambio de PS. Asmismo, de conformidad al numeral 2 del Art. 27 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, el Sistema valida si el cambio en un consolidado excede el 25% y, por ende existe cambio de PS. DETALLE PORCENTUAL DEL PAAC. A fin de visualizar las variaciones efectuadas en el valor estimado de un consolidado, se ha incorporado la herramienta DETALLE PORCENTUAL DEL PAAC, el cual mostrar las diferencias y porcentajes de incremento y/o disminucin con respecto al valor estimado inicial.

Una vez ingresados los datos correspon-dientes, Clasificador(es), tem(s) y, de conocer el(los) Expediente(s) SIAF, se proceder a dar el VB al Pedido.

El segundo, es ir a la opcin Compras por Encargo donde se visualizar el Pedido realizado dividido en igual

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nmero de Requerimientos como Clasificadores se hayan ingresado.

En nuestro ejemplo, como el Pedido tiene cuatro clasificadores, se visualizar el mismo nmero de pedido en 4 filas, con informacin correspondiente a cada uno de los clasificadores.

II.10 NEA: Incorporacin de Campo Nombre / Razn Social

Se ha aadido el campo Nombre / Razn Social, para indicar las personas naturales o jurdicas que intervienen al registrar la NEA.

Como siguiente paso, el jefe responsable de dar autorizacin a las compras proceder a autorizar la misma, previa actualizacin de precios, cantidades y la asignacin de uno o varios expedientes SIAF. Luego de autorizar, se proceder a enviar al Cuadro de Adquisicin o al PAO para su posterior atencin por el rea de Logstica. Los procedimientos siguientes son idnticos a lo realizados en el caso que el Presupuesto sea Institucional. El Usuario tendr en cuenta que debe escoger la opcin Encargos en el flag Tipo Ppto en las pantallas correspondientes. Y en la Orden de Compra deber escoger como Almacn el correspondiente a Encargos.

II.11 IMPRESIN DE PECOSAS: Papel Continuo preimpreso

En esta versin se ha incluido la posibilidad de imprimir en papel continuo preimpreso. Se debe mencionar que existe la necesidad de configurar el Sistema. Para realizar la configuracin se deber dirigir a Impresoras y faxes dando clic en Inicio / Impresoras y Faxes.

II.9 ATENCION DE PEDIDOS: Buscar PECOSA

Se ha agregado un flag buscar un nmero de particular, lo cual facilita dado que en la parte visualiza el N de Pedido. SIGA-ML que permite PECOSA en la bsqueda exterior se

eligiremos PECOSA.

el

que

hemos

creado,

Luego, se dirigir a Archivo / Propiedades del Servidor.

II.12 SECUENCIA DE LA FASE

En esta versin se han incluido tres nuevas opciones, que permiten el registro de las Anulaciones, Rebajas y Ampliaciones de las rdenes de Compra y/o Servicio. II.12.1. ANULACION Para ingresar a la opcin Anulacin nos dirigiremos al Sub Men Adquisiciones / Secuencia de la Fase / Anulacin.

Se proceder a crear un nuevo formulario, especificamente en el caso de la PECOSA, se le asignar un nombre y, se ingresarn las medidas correspondientes: Tamao de Papel: Ancho: 29.50 cm, Alto: 20.35 cm. Mrgenes del rea de impresin: Todos cero.

Una vez situados en la pantalla slo visualizaremos las rdenes que pueden ser anuladas. Para poder ser anuladas, las rdenes deben estar comprometidas y, en el caso de las rdenes de Compra, no se hayan producido Entradas al Almacn. Para anular las rdenes se dar clic en el botn . Situados en la pantalla correspondiente, se dar clic al botn y se confirmar la accin.

Luego al imprimir la PECOSA, daremos clic en Impresora / Setup / Opciones Avanzadas / Tamao de Papel y,

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Una vez que se realiza esta accin, el Sistema generar una operacin o secuencia mediante la cual se revertirn todos los montos cargados a los diferentes controles (Techo Presupuestal, Calendario, Saldos de Pre-Compromiso y saldos comprometidos). Esta operacin se visualizar en la lnea siguiente a la operacin inicial como se muestra en la figura a continuacin.

Una vez situados en la pantalla slo visualizaremos las rdenes que pueden ser rebajadas. Las condiciones que tienen las rdenes para poder ser rebajadas son: 1) Que se encuentren comprometidas 2) Que se haya realizado la interfase al SIAF de la Orden 3) Que tengan devengado parcial o total en el SIAF 4) Que se cargue el devengado del SIAF-SP al SIGA-ML 5) Que exista Entrada al Almacn parcial en el SIGAML y conformidad de la misma. Para rebajar las rdenes se dar clic en el botn . Una vez situados en la pantalla correspondiente, visualizaremos el saldo por el cual podemos hacer la Rebaja, el cual es la diferencia entre el monto comprometido y el (los) devengado(s) realizado(s).

En la pantalla principal se visualizar en color rojo todas las rdenes que se anulen.

Finalmente, la anulacin realizada se podr trasladar al SIAF-SP mediante la opcin Interfase, siempre y cuando se haya realizado, antes de la anulacin, la interfase de la Orden correspondiente y, tenga asignado un expediente SIAF. II.12.2. REBAJA Para ingresar a la opcin Rebaja nos dirigiremos al Sub Men Adquisiciones / Secuencia de la Fase / Rebaja.

En el ejemplo que se visualiza, se puede hacer una rebaja por un mximo de S/. 500, en dos clasificadores, S/. 250 en cada uno. Por otro lado, cada uno de los Clasificadores comprende un nmero indistinto de tems, por lo que la rebaja que se hace al Clasificador se tiene que, adems, detallar a nivel item en la parte inferior.

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El Usuario tendr que ingresar los datos segn el tipo de Rebaja que realizar. De ser por concepto de tipo de cambio, ingresar el detalle slo en la columna Monto a Rebajar. De ser por disminucin en la cantidad comprada, debido a algn cambio en las necesidades de la UE o, algn otro motivo expuesto por el Proveedor, ingresar la cantidad que rebajar en la columna Cantidad a Rebajar y el Sistema calcular automticamente el Monto a Rebajar. La cantidad a rebajar ser como mximo la diferencia entre la Orden de Compra y la entrada a almacn. Luego de cada operacin el Usuario deber dar clic en para guardar sus cambios. Una vez realizada la Rebaja e ingresado el detalle del monto rebajado por Clasificador de Gasto, daremos clic en el botn Fases Presupuestales.

II.12.3. AMPLIACION Para ingresar a la opcin Ampliacin nos dirigiremos al Sub Men Adquisiciones / Secuencia de la Fase / Ampliacin.

Una vez situados en la pantalla slo visualizaremos las rdenes que pueden tener ampliacin. Las condiciones que deben cumplir las rdenes que sern objeto de una ampliacin son: 1) Que se encuentren comprometidas, 2) Que se haya realizado la interfase al SIAF de la Orden y, 3) Que la ampliacin se realice en el SIAF-SP. Cabe indicar que no existe un proceso mediante el cual se generan las Ampliaciones en el SIGA-ML, sino que las mismas se cargan directamente del SIAF-SP. Para cargar una Ampliacin, el Usuario de Logstica dar clic en , de esta manera el Sistema cargar del SIAF-SP las ampliaciones que se hayan realizado. Para hacer efectiva la carga de la Ampliacin en una de las rdenes, el Usuario se situar en la Orden correspondiente y dar clic en . Al ingresar a la pantalla el Usuario dar clic en donde visualizar las

Una vez situados en la pantalla correspondiente, procederemos a realizar la interfase de esta rebaja al SIAF-SP. Para realizar esta operacin el Usuario se situar en la lnea donde aparece la operacin, dar clic en e, ingresar la clave de Interfase.

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ampliaciones que se encuentran pendientes para cargar, otras que ya han sido cargadas, de existir.

previo a la actualizacin del Sistema con cada versin, adems de cada cierto tiempo como medida de seguridad de la informacin ingresada.

II.13.3. Ejecutar Scripts anteriores Herramienta que permitir correr scripts de versiones pasadas, slo de ser necesario.

II.13 UTILITARIOS
Dada la necesidad de agilizar y facilitar la forma de actualizacin de las diferentes versiones de los submdulos SIGA, se ha desarrollado Utilitarios.

II.14 CIERRE DE ALMACN

Para realizar el Cierre Anual del Almacn y pasar el Inventario Final al siguiente ao como Inventario Inicial, escogeremos el Almacn Central y se dar clic en . Se debe tener en cuenta que una vez realizada esta operacin, no se podr dar marcha atrs.

II.13.1. Resultados Scripts Permite la visualizacin del resultado de la actualizacin, mostrando el estado de cada uno de los scripts luego de realizado el proceso de actualizacin.

II.13.2. Generar Back-up A travs de esta herramienta los Usuarios podrn generar backups

II.15 REPORTE: tems lote y Fecha Vencimiento

sin de

Muestra los tems que no han sido ingresados con sus respectivos lotes. El

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reporte indicar cules son los tems a los que se hace referencia.

adquiridos y, de existir penalidad, el nmero de das que se usar para calcular la misma.

II.16 REPORTES: Cuadro de Adquisicin y Requerimiento de Consolidado de Pedidos

En el Reporte del Cuadro de Adquisicin se han aadido las columnas Precio y Cantidad.

II.18 REPORTE: PECOSA vs. Movimiento Almacn

Se ha incorporado un reporte que permite visualizar las diferencias existentes entre los valores totales de las PECOSAS y los Movimientos de Almacn.

En el Reporte Requerimiento Consolidado de Pedidos se ha aadido la columna Precio.

II.17 REPORTE: Detalle Plazo de Entrega

de

Creado con la finalidad de mostrar la oportuna entrega de los bienes

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