INTRODUCCIN

En general, la descripcin del cargo presenta el contenido de ste de manera impersonal, y las especificaciones facilitan la percepcin que tiene la organizacin respecto de las caractersticas humanas que se requieren para elaborar el trabajo, formuladas en trminos de educacin, experiencia e iniciativa. Es necesario que se describan y analicen los cargos para conocer su contenido y sus especificaciones, con el fin de administrar los recursos humanos empleados en ellos; El cargo se debe conocer en su totalidad y para esto es importante la descripcin y el anlisis de cargos, es el mejor camino. No solo debemos enfocarnos en los cargos que existen dentro de una organizacin; actualmente, en la mayora de las tareas realizadas por el hombre, se emplean los formularios, stos son papeles o documentos que se utilizan para recopilar y transmitir informacin que es de imperiosa necesidad el darla a conocer en la realizacin efectiva de los actos de cada unos de los miembros de la organizacin, dentro y fuera del rea de trabajo. Los formularios son instrumentos de trabajo, por lo tanto si stos no son funcionales y no estn diseados para adaptarse adecuadamente al uso que se les da, pueden entorpecer e impedir la operacin del procedimiento o sistema en el cual est involucrado, ocasionando confusiones, demoras y errores aun en los procedimientos y sistemas diseados con un alto grado de perfeccin. Por otra parte, la ventaja de los formularios es que al redisearlos o simplificarlos, se puede llegar a producir un mejoramiento notable; por ello, el anlisis, diseo y control de formularios es indispensable en toda organizacin para garantizar una adecuada sinterizacin del flujo de documentos en las diferentes dependencias que la conforman, tomando en cuenta tanto la creacin, impresin y almacenamiento de los formularios, as como su procesamiento y circulacin. Otro instrumento que se utiliza con mucha frecuencia en las organizaciones, porque facilitan la definicin, formulacin, anlisis y solucin de cualquier problema que se pueda presentar dentro de la organizacin, es el Flujograma o Diagrama de Flujo, que consiste en representar grficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de smbolos;
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FORMULARIOS

Definicin

Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar informacin variable, el cual tendr diferente utilizacin segn el rea funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse tambin como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime informacin constante y que tiene una serie de espacios para asentar informacin variable. Es todo papel que contenga informacin, texto, epgrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente

Partes del Formulario. Extremo superior o cabeza: Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como identificacin del organismo, ttulo o denominacin de la forma y otros. Representa la introduccin respecto a la accin que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario. Cuerpo del formulario: Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la accin implcita los cuales se determinan, de acuerdo con la informacin que se desea obtener, mediante la utilizacin de la forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la distribucin siguiendo una secuencia lgica de colocacin. Extremo inferior o pie: Contiene los datos de cierre o conclusin del formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar la informacin registrada en el cuerpo del mismo, y tambin se asienta el cdigo de registro Objetivo: Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin. Objetivos especficos, Facilitar el flujo de informacin y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar informacin y por ltimo, dar valor legal a determinadas transacciones. Importancia: Su importancia radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guindose por los formularios, adems cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.
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Uso de los formularios. Se utilizan para garantizar la uniformidad de informacin, dar precisin y para eliminar la necesidad de copiar a mano. Presentacin. De acuerdo a la presentacin se pueden encontrar formularios como: talonarios, juego-listo o snap-out, formas continuas, autocopiante qumico, fsico o carbonizado, y cuaderno.

Clasificacin

Se pueden clasificar segn su uso como breves, eventuales, pilotos y definitivos; segn su aspecto funcional pueden presentarse como convenios, reclamos, solicitudes, autorizaciones, quejas, pedidos, clculos estimados, acuses de renta, entre otros; Segn su diseo pueden ser lneas, recuadros y columnas. De acuerdo a su forma de utilizacin pueden ser de posicin o estadsticos, los que se conocen como ficheros; Y de relacin o dinmicos los cuales se utilizan para dar

informacin circular por varios servicios. Segn su mbito de aplicacin pueden ser bsicos de una dependencia, o temporales los cuales se aplican en momentos determinados como lo son las encuestas.

Diseo del Formulario El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseo, diseo y post-diseo. Fases para el diseo. Fase prediseo: En esta fase se debe realizar una lista de comprobacin y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseo y proceder a realizar la fase del diseo. Se determin la necesidad de la existencia del impreso? Son necesarios todos los elementos recogidos por el mismo? Son necesarias todas las copias previstas? Es lgica la secuencia de los datos? La cantidad de escritura requerida para registrar los datos est reducida al mnimo?
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Esta autorizado el diseo del formulario? Cul es el departamento origen? Cul es la finalidad del formulario? Tienen relacin el nombre del formulario con la finalidad? Es necesario un subtitulo? Est la cantidad a imprimir, relacionada con el uso que se va a hacer del formulario? Cul es el tiempo de entrega solicitado al impresor? Con qu frecuencia se va a usar el formulario? Debe tener el formulario un nmero de serie? Este formulario elimina la necesidad de algn otro? Puede afectar de alguna forma previsible, la aparicin de este formulario a los ya existentes? Fase del diseo: En esta fase se busca ordenar lgicamente los datos fijos en la hoja, se comienza por la cuenta de espacio, que se refiere a que sobre el esquema debe contar en las casillas 2,5 mm por carcter, para las entradas que se van a hacer con mquinas de escribir, y 4mm para caracteres que se introducirn a mano. Calcular el espacio necesario para cada entrada de los datos. Determinar el tamao, la anchura del impreso vendr determinada por la lnea de mayor longitud; de acuerdo con el resultado de la cuenta de espacios. El mayor nmero de lneas en sentido vertical, determinar la altura del formulario. Aadir los tamaos de los mrgenes necesarios para tener el tamao total. Ajuste, decidir el tamao del papel que se va a utilizar empleando medidas estndar y realizando los ajustes necesarios para que encaje en el mismo. Trazado, dibujar todas las lneas que crucen completamente el impreso de arriba abajo. Completar la red dibujando todas las reglas incompletas, tanto verticales como horizontales. Letras, introducir a mano todo el texto de datos fijos, incluyendo las instrucciones a un tamao aproximado al real. Instrucciones, una vez realizado el diseo, se debe hacer o preparar las instrucciones de impresin. Si es necesario, dar especificaciones adicionales para el impresor. Lista de comprobacin del diseo: El formulario debe responder afirmativamente a
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alas siguientes preguntas, para poder pasar a la prxima fase: Indica el titulo claramente la naturaleza y funcin del formulario? Se encuentra en una posicin adecuada? Los datos fijos se comprenden fcilmente? El lenguaje es claro? Estn las instrucciones especficas prximas al lugar de los datos a que se refieren? Estn las instrucciones generales ubicadas adecuadamente? Las lneas son las adecuadas? Se han aplicado las lneas adecuadamente? Se han aprovechado por completo todas las posibilidades de las casillas? Los datos fijos se encuentran el ngulo superior izquierdo? Se identifican todas las copias del formulario? Esta el formulario identificado mediante un cdigo numrico? Posterior a esto, se debe realizar una lista de comprobacin del cumplimiento del formulario, donde se deben responder afirmativamente las siguientes preguntas: Se ha reducido al mnimo la cantidad de escritura necesaria? Se encuentran los datos fijos en el orden ms lgico? Se dispone de espacio suficiente para cada dato variable? Son correctos los espaciados horizontales y verticales? Se han especificado correctamente los mrgenes? Los ttulos, nmeros y colores facilitan el seguimiento, despacho y manejo del formulario? Viene el formulario identificado con un nmero impreso? Estn identificadas las copias del impreso para hacer posible su autoseguimiento? Se usan casillas A y Desde? Se debe prestar mucha atencin al formulario y comprobar que no aparezca el nombre de la empresa en un formulario usado por personas ajenas externas a la misma, al igual que el nombre del departamento de origen no debe aparecer en un impreso externo. Fase del Post-diseo: Para completar esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso y color del papel, color de la tinta, papel carbn total o parcial, perforaciones, para el archivo, tipos de impresin por una o ambas caras; de ser el caso, direccin de datos, mrgenes,
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numeracin, nmero de ejemplares, fecha de entrega e impresin continua.

Anlisis De Formularios

Consideraciones generales sobre el anlisis de formularios: Es una operacin que requiere la habilidad y experiencia en el trabajo de formularios, algunas veces es recomendable agotar la existencia antes de implantar los nuevos formularios, aunque muchas veces indica la eliminacin de los formularios anteriores e implantar los nuevos. Requisitos bsicos para un buen anlisis. Todo formulario, bien analizado, debe contener una agrupacin lgica de los datos, orden de llenado, de lectura, orden conceptual y orden de importancia. Distribucin de espacio, ttulos claros que definan su funcin dentro de la forma, instrucciones claras y correctamente ubicadas, tamao de las letras bien proporcionada y mejor seleccionado. Los datos ms solicitados, como lo son los totales, bolvares, pesos, entre otros, deben destacarse, debe presentar una escogencia y correcta aplicacin de las lneas, debe facilitar su labor personal que trabaje con ellas correcta definicin de mrgenes bien espaciados. Estandarizacin del tamao del papel. Seleccin del papel de acuerdo a la funcin que va a desempear la forma y su duracin. Correcto nmero de copias indicando en cada uno, su destino. Combinacin y rediseo de formularios: Aquellos formularios que tienen un objetivo similar, pueden fusionarse y pueden servir al propsito alcanzado por cada uno separadamente. Al hacer el rediseo propuesto, hay que determinar si es el ms adecuado para obtener o recoger la informacin con claridad y precisin con que lo vena haciendo el formulario anterior. Si se ha utilizado el papel adecuado, orden lgico, espacios apropiados, trminos y palabras de significado comn, para que el formulario contine suministrando a los usuarios los datos e informacin que vena obtenindose con los formularios en uso, como influye el nuevo formulario en los procedimientos en los cuales estaban inmersos los formularios fusionados. Debe elaborarse el formulario necesario para revisar grficamente como circulara el nuevo formulario.

Sistemas de Control de Formularios

Es un plan o mtodo usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalizacin del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma ms eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado. Consideraciones generales de los sistemas de control: Eliminar los formularios innecesarios y evitar su creacin, consolidar formularios que se complementen, redisear formularios para aumentar la eficiencia y disminuir los errores. Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia. Establecer un procedimiento adecuado para suministrar formularios a los usuarios. Trabajar en coordinacin con el departamento de compras para evitar la adquisicin de formularios no autorizados. Revisar muestras de los formularios antes de su impresin final a fin de lograr del impresor lo que se quiere. Nivel de organizacin.: El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organizacin como para dar una visin amplia, necesaria para la revisin, coordinacin y mejora de la instalacin de los formularios. Se debe tomar en cuenta la opinin del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide cmo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cules son los datos necesarios. Control de formularios: En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como poltica de la empresa y la comprensin de los factores que componen el problema. Debe existir relacin entre el control y, los sistemas y procedimientos. Los componentes bsicos de este programa deben ser la funcin que efecta la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario

Clasificacin de Formularios

Determinar para cada caso cul clasificacin es ms conveniente a los fines de control que se persiguen y a la empresa en que se aplica. Nmero correlativo: asignar un nmero de cdigo a todos los formularios. ste es poco flexible y se desactualiza constantemente por lo que es ideal para empresas pequeas. Por rea emisora: Asignar a cada departamento un millar de nmeros, de cdigos o
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una centena de acuerdo a la magnitud. Compras: Contabilidad Ventas 0000 al 0999 1000 al 1999 2000 al 2999

Asignar los dgitos caractersticos a cada rea y un nmero correlativo. Compras Contabilidad Ventas 01 XXXX 02 XXXX 03 XXXX

Por el procedimiento en que interviene: Es el que presenta mayores ventajas por la fcil ubicacin del formulario por parte del usuario.

PROCEDIMIENTO Liquidacin de haberes Control de gestin Movimientos de fondos

CARACTERISTICA 11 20 30

MANUALES

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin. Otros Conceptos son: "Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fcil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemtica, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa". A. Reyes Ponce. "El manual presenta sistemas y tcnicas especificas. Seala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempea responsabilidades especficas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un mtodo estndar para ejecutar algn trabajo". Graham Kellog. "Es un registro escrito de informacin e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa". Terry G. R. "Una expresin formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una gua que permite encaminar en la direccin adecuada los esfuerzos del personal operativo". Continolo G.

El Manual Como Medio De Comunicacin

La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una funcin de mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la direccin superior, al delinear la estructura organizacional y poner las polticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicacin de las decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propsito sealar en forma sistemtica la informacin administrativa.

Objetivos de los manuales De acuerdo con la clasificacin y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos: a) Instruir a la persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, polticas, procedimientos, normas, etc. b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. c) Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo. d) Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin a las distintas funciones operacionales. e) Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implementacin de reformas administrativas. f) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. g) Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. h) Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema. i) Interviene en la consulta de todo el personal. j) Que se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc. k) Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente. l) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. ll) Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores. m) Facilita las labores de auditora, evaluacin del control interno y su evaluacin. n) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo. o) Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades. p) Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos.
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Clasificacin de los manuales administrativos:

Entre los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la administracin, destacan el relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje de la organizacin, por una parte, y por la otra, proporcionan la orientacin precisa que requiere la accin humana en las unidades administrativas, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin, pues son una fuente de informacin en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realizacin de las tareas encomendado. Depende de la informacin de las necesidades de cada institucin o empresa privada, para saber con qu tipo de manuales se debe contar. Se hace la aclaracin de que pueden abarcar dichos manuales a toda la empresa: una direccin, un departamento, una oficina, seccin, una mesa, un puesto, etctera. Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera: Los diferentes organismos (pblicos o privados) tienen necesidad de manuales diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propsito que se han de lograr. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos. que se le han

Por su contenido: Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes: Manual de Historia: Su propsito es proporcionar informacin histrica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administracin y posicin actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradicin y filosofa del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensin y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organizacin. Manual de organizacin: Su propsito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a travs de la descripcin de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones. Manual de polticas: Consiste en una descripcin detallada de los lineamientos a ser
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seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organizacin proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definicin de polticas y su establecimiento por escrito, permite: a) Agilizar el proceso de toma de decisiones b) Facilitar la descentralizacin, al suministrar lineamientos a niveles intermedios. c) Servir de base para una constante y efectiva revisin. Puede elaborarse manuales de polticas para funciones operacionales tales como: produccin, ventas, finanzas, personal, compras, etc. Manual de procedimientos: Es la expresin analtica de los procedimientos administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una gua (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementacin de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo. Manual de contenido mltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboracin y utilizacin de distintos manuales, puede ser conveniente la confeccin de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "polticas y procedimientos", el de "historia y organizacin", en si consiste en combinar dos o ms categoras que se interrelacionan en la prctica administrativa. En organismos pequeos, un manual de este tipo puede combinar dos o ms conceptos, debindose separar en secciones. Por su funcin especifica: Esta clasificacin se refiere a una funcin operacional especfica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales: Manual de produccin: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solucin. La necesidad de coordinar el proceso de fabricacin (fabricacin, inspeccin, ingeniera industrial, control de produccin), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricacin, los manuales se aceptan y usan ampliamente. Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir
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el alcance de compras, definir la funcin de comprar, los mtodos a utilizar que afectan sus actividades. Manual de ventas: Consiste en sealar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de informacin comprendidas en el trabajo de ventas (polticas de ventas, procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas. Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administracin, contiene numerosas instrucciones especficas a quienes en la organizacin estn involucrados con el manejo de dinero, proteccin de bienes y suministro de informacin financiera. Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y tcnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgnica del departamento, descripcin del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboracin de informacin financiera. Manual de crdito y cobranzas: Se refiere a la determinacin por escrito de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos ms importantes que puede contener este tipo de manual estn los siguientes: operaciones de crdito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros. Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y polticas de la direccin superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal podrn contener aspectos como: reclutamiento y seleccin, administracin de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, polticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitacin, entre otros. Manual tcnico: Trata acerca de los principios y tcnicas de una funcin operacional determinada. Se elabora como fuente bsica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como informacin general para el personal interesado en esa funcin. Ejemplos de este tipo de "Manual tcnico de auditora administrativa", y el "Manual tcnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesora. Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los
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procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comnmente ms detallados que un manual de procedimientos. El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. por ejemplo, un manual de adiestramiento "explica cmo debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitir su seal", mientras que un manual de procedimientos omitir esta instruccin y comenzara con el primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento tambin utiliza tcnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluacin para comprobar el nivel de comprensin del contenido por el usuario. Otra clasificacin aceptada de los manuales administrativos se refiere a las necesidades que tienen las oficinas y de acuerdo a su mbito de aplicacin; pueden elaborarse manuales con una cobertura mayor o menor.

General:

Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes manuales: Manuales generales de organizacin: Este es producto de la planeacin organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organizacin formal y definiendo su estructura funcional. Manual general de procedimientos: Este es tambin resultado de la planeacin, contiene los procedimientos de todas las unidades orgnicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar. Manual general de polticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la direccin superior; para toda la empresa, estas polticas generales establecen lneas de gua, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales. Especifico: Manual especifico de reclutamiento y seleccin: Se refiere a una parte de una rea especfica (personal). Y contiene la definicin uniforme respecto al reclutamiento y seleccin personal en una organizacin.
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Manual especifico de auditora interna: Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicacin especfica a determinados tipos de actividad, aqu se refiere a la auditora interna en forma particular. Manual especifico de polticas de personal: Este se enfoca a definir "polticas", pero de una rea especfica de la organizacin, sealando las guas u orientacin respecto a cuestiones de personal, tales como: contratacin, permisos, promociones, prestaciones, etc. Manual especifico de procedimientos de tesorera: Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un rea especfica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc.

Como Se Prepara Un Manual

El primer paso para preparar un manual es determinar lo que se desea lograr. Para hacer esto, el interesado se deber hacer las siguientes preguntas: Cul es el objetivo de la organizacin al crear este manual? Su propsito puede ser asegurarse de que todos los gerentes sigan ciertas normas y procedimientos de personal. Qu beneficios proporcionara el manual a los usuarios? Es probable que el manual permita a los usuarios aprender un nuevo sistema con rapidez y facilidad, o que sirva como fuente de consulta inmediata para las preguntas del personal. Qu espero yo (o mi departamento) lograr con este manual? Adems de alcanzar los objetivos de la organizacin, el manual debe ayudar tambin a su departamento. Si cuenta con un manual, posiblemente tendr que hacer maneo preguntas y hacer manos reparaciones. Cuando este determinado los objetivos del manual, recuerde que todos tiene una meta en comn: obtener resultados. El propsito del manual es asegurar que sus usuarios se comporten de una manera especfica, ya sea que se trate de obedecer las reglas de la compaa o seguir un procedimiento en particular. Si un manual alcanza esta meta es un xito definitivo. De quin es la responsabilidad de crear los manuales?
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Los encargados de desarrollar los manuales no encajan claramente en el organigrama de la empresa como sucede con los tesoreros. Algunas veces forman parte del rea de servicios administrativos o de comunicaciones de la corporacin. Sin embargo con demasiada frecuencia estn dispersos por la organizacin y cada departamento genera sus propios manuales. Cuando la produccin del anual no est centralizada, la organizacin termina con una proliferacin de manuales de todos los tamaos y formas. Generalmente, cada manual tiene su propio formato, diseo y estilo y, lo que es peor, hay ocasiones en las que se contradicen entre s. La solucin de estos problemas es crear un departamento centralizado que se encargue de producirlos. Indicadores de planeacin He aqu algunos indicadores sobre como planear el manual. Disponga del tiempo suficiente para la plantacin. A la larga esto representara un ahorro de tiempo. haga que otras personas revisen sus planes. La revisin no solo debe incluir a su supervisor, cuya aprobacin puedes ir obligatoria, sino tambin a personas que hayan participado directamente en la produccin de manuales o que tengan una relacin estrecha con el que est haciendo. Confirme por escrito todas las estimaciones de tiempo, dinero y personal. Muchas personas hacen estimaciones verbales de momento, y posteriormente se olvidan de ellas. Planee desde ahora las actualizaciones. Incluso el mejor manual necesitara revisiones y actualizaciones dentro de los seis meses siguientes a su distribucin. Anticpese a los problemas. Descubrir que reparar los problemas antes que se presenten da como resultado un gran beneficio.

Como planear la redaccin El primer paso para planear la redaccin es definir la materia de que se trata. De qu va a tratar el manual? Es fcil definir el tema si se hace una lista de todos los grupos posibles de usuarios del manual, y despus se determina que informacin necesita cada uno. El segundo paso consiste en determinar quien recopilara los datos. Existen dos alternativas bsicas: Usted mismo o su personal recabara los datos. Los departamentos usuarios recopilaran los datos y referirn a los redactores. El
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tercer paso es, decidir quin escribir el manual. tambin en este caso cuentan con dos alternativas: Los departamentos que lo usaran escribirn su manual, y usted o su personal la revisaran y redactaran. Usted mismo o su personal redactaran el manual. El ltimo paso en la plantacin de la redaccin es establecer un programa temporal de trabajo. De ser posible, deje un periodo amplio para el proceso de redaccin.

Mtodos de recoleccin de datos

La informacin para elaborar su manual se obtendr utilizando uno o varios de estos mtodos: Investigacin. Observacin. Cuestionarios escritos. Entrevistas. Proceso de redaccin Principios de la redaccin eficaz: Uso de la voz activa. Escriban en tiempo presente. Omita las palabras innecesarias. Usen la estructura paralela de ideas coordinadas. Evtese incorrecciones y los adjetivos desplazados. Evtese los participos mal situados y confusos. Eviten las palabras rimbombantes y la jerga Exprsense con claridad. Sean humanos. La gran controversia entre los gneros Redacten las frases para que los nombres estn en plural. Reemplacen los pronombres con los nombres que representan. Omita los pronombres de tercera persona.
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 Se pueden utilizar los sufijos del masculino, con los del femenino entre parntesis. Incluya una frase que indique que se usara masculino para referirse a ambos gneros. Usen a veces el masculino y, en otras ocasiones, el femenino. Obras de consulta sobre redaccin. Tcnicas de redaccin. Lista por pasos. Guiones. Lgicas de accin y condicin.

Proceso de revisin

Quin debe revisar el manual? En primer lugar, alguien que conozca el tema deber revisar el texto, para verificar su contenido y exactitud. Esa persona no tendr necesariamente autoridad suficiente para aprobar que el manual se use en la empresa; sin embargo, tendr que ser u experto en el campo y tener la capacidad de suficiente para determinar si el contenido del manual es exacto. En segundo lugar, tambin debe revisar el manual un miembro del personal

especializado en asuntos legales de la organizacin. Si su empresa no tiene personal experimentado en leyes, se encargara de la revisin quien sirva como asesor a ese respecto. La revisin asegura que el manual respete las leyes pertinentes y satisfaga los requisitos de las dependencias reguladoras que tenga jurisdiccin sobre la empresa. El no revisar cuidadosamente la legalidad puede dar como resultado acciones judiciales importantes. El tercer tipo de revisin se refiere a la calidad y a la claridad de la redaccin. La persona encargada de esta revisin debe estar muy familiarizada con los principios de la buena redaccin. Responsabilidades de los revisores Revisin justa y objetiva de los materiales. Concentracin en el tema o el campo que se le pide que revisen. Proporcionar crticas especficas y constructivas. Tienen que mostrarse positivos en sus crticas, indicando lo que est bien
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hecho, as como tambin los puntos que necesitan correccin. Revisar cuidadosamente la primera vez, y hacer todos los cambios entonces. Se debe evitar solicitar cambios solo explicables con base en gustos personales. Revisin y devolucin rpidas del material dentro del plazo acordado. Como asegurarse de que los revisores cumplan con los plazos establecidos Destaquen el hecho de que el manual tiene el respaldo de la gerencia. Negocien los programas de revisin en lugar de establecer fechas arbitrarias. Confirme por escrito el plazo acordado. Proporciones a los revisores un recordatorio amistoso unos das antes de la fecha lmite. Quizs convenga indicar en su memorando de confirmacin que se consideran aprobados los materiales que no se han devuelto a la fecha lmite. Supervisin de la produccin del manual Como trabajar con el centro de procesamientos de palabras o las mecangrafas. Revisen el formato y la composicin del manual con la mecangrafa o el operador del sistema de procesamiento de palabras. Si es posible, trabajen solo con uno o dos operadores o mecangrafos, en lugar de todo un centro. Aprenda a dictar, sobre todo si cuentan con procesamiento de palabras. Revisen su propio trabajo. Para los proyectos importantes, como los manuales, confirmen por escrito todos los compromisos de tiempo del centro. Denle al centro de procesamiento de palabras toda su cooperacin, entregndole los cambios y los textos con prontitud. Impresin del manual La primera se refiere a s la impresin se realizara en la empresa o en una imprenta exterior. Despus de escoger una imprenta, deber tomar una decisin respecto a s se reproducirn el manual a partir de las copias mecanografiadas o si usaran tipografas, en cualquiera de las condiciones siguientes:
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 El manual se distribuir fuera de la negociacin. La negociacin tiene sus propios equipos tipogrficos. El manual se imprimir como folleto. Su tercera decisin, la eleccin del mtodo de impresin, se debe tomar con la ayuda de su proveedor de o de la imprenta de la empresa. Los factores que afectan su eleccin son: La cantidad de ejemplares que se imprimirn. Los tipos de equipos disponibles. La inclusin del trabajo artstico especial, por ejemplo fotografas. Distribucin fsica Enven los manuales en cajas de cartn corrugados. No inserten el contenido en el empastado antes de su envi. Si envan una gran cantidad de manuales, avisen de ello con tiempo al gerente de la oficina de correspondencia.

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CONCLUSIONES Debemos considerar la importancia que representan los formularios, manuales y los cargos dentro de una organizacin, ya que la mayor parte de las funciones de la sta giran alrededor de estos elementos. El desarrollo de cada uno de esos procesos no solo est interrelacionados entre s, sino que tambin se relacionan con los objetivos de la empresa, de hecho, su elaboracin y desarrollo se realizan en base a los objetivos de la organizacin a la cual representan. Existen cargos que tienen un solo ocupante y otros que tienen varios ocupantes que realizan las mismas tareas, cuando una persona ocupa determinado cargo, se espera que ejecute las tareas o atribuciones propias del cargo, dependa de un superior, administre su subordinados y responda por su unidad de trabajo. La descripcin de cargo es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los dems cargos de la empresa; es la enumeracin detallada de las funciones o tareas del cargo, la periodicidad de la ejecucin, los mtodos aplicados para la ejecucin de las funciones o tareas y los objetivos del cargo. Para ello se utilizan los manuales porque a travs de ello se describe un cargo, para poder conocer su contenido. El diseo del cargo, representa el modelo que los administradores emplean para proyectar los cargos individuales y combinarlos en unidades, departamentos y organizaciones. Los formularios representan un papel importante dentro de la empresa ya que estn representados en papeles o documentos que contienen informacin, texto, epgrafes,

impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente. Su objetivo principal es facilitar el flujo de informacin y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar informacin y por ltimo, dar valor legal a determinadas transacciones. Para el anlisis de formularios es necesario conocer la estructura y funciones de la organizacin, y los sistemas administrativos. Tener capacitacin en tcnicas de diseo y, en el diseo y anlisis de formularios. El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseo, diseo y post-diseo.
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BIBLIOGRAFA

Chiavenato, Idalberto. Gestin del Talento Humano. Editorial McGraw-Hill, Bogot, D.C. Colombia. 2002. Alles, Martha. Direccin Estratgica de Recursos Humanos. Gestin por Competencias. Nueva Edicin. Argentina, Buenos Aires.Ediciones Granica, S.A. 2006. Sastre, Miguel y Aguilar Eva. Direccin de Recursos Humanos. Enfoque estratgico. Ediciones McGraw-Hill. Madrid Espaa 2003.

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OBJETIVO: Establecer las funciones para el cargo de cada colaborador Contador, Tesorero, Ingeniero de Sistemas, Estudiantes en Prcticas, Auxiliar de Contabilidad Sistematizada, Secretaria-cajera, Vigilante-mensajero y Servicios generales-

ALCANCE: Este manual de funciones tiene un cubrimiento de todas las actividades a realizar por el colaborador

DEPENDENCIA: Las establecidas para cada cargo.

CONDICIONES GENERALES: Establecer el Perfil Laboral de cada colaborador.

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OBJETIVO: Realizar una descripcin detallada de las funciones del cargo de contador pblico. ALCANCE: Este manual de funciones tiene un cubrimiento para todas las actividades que realiza el contador. DEPENDENCIA: El cargo de contador pblico, de acuerdo al organigrama de la cooperativa, depende de la gerencia, no obstante, las funciones son realizadas en los das y horarios escogidos por el contador pblico, basado en las clusulas del contrato por honorarios. CONDICIONES GENERALES: PERFIL: La persona a desempear el cargo de contador pblico debe llenar los siguientes requisitos: Edad: No aplica Sexo: No aplica. Estado civil: No aplica. Grado de escolaridad: Superior (contador pblico) Conocimientos bsicos en : cooperativismo Conocimientos especficos en: Tratamiento contable, a travs de software Disponibilidad de tiempo : El requerido por el cargo. Tener mnimo un ao de experiencia. Condiciones fsicas: buen estado de salud fsico y mental. Recomendaciones especiales: debe ser una persona honesta y responsable. DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES: Velar por que la contabilidad se lleve de acuerdo a las normas establecidas en Venezuela. Clasificar operaciones registradas, como medio para obtener objetivos propuestos. Instalar el Software para el reporte de los estados financieros. Preparar la informacin financiera para ser presentada al Consejo de Administracin, SUPERSOLIDARIA, CONFECOOP, u otras Entidades que lo requieran. Envo de informaciones adicionales que requiera la Supersolidaria. Alimentar los mdulos del software que se requieran para obtener informacin estadstica o de otra ndole, en forma oportuna y veraz. Preparar comprobantes de Depreciacin. Velar porque las notas contables y ajustes con asociados estn debidamente soportados y contabilizados. Revisar los recibos de caja y comprobantes de pago. Ordenar medidas necesarias para hacer arreglos tcnicos que se requieran hacer al Software de la cooperativa, a fin de poder ejecutar correctamente el servicio contratado. Las dems inherentes a su condicin de contador pblico.
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OBJETIVO: Realizar una descripcin detallada de las funciones del cargo de tesorera. ALCANCE: Este manual de funciones tiene un cubrimiento de todas las actividades a realizar por el tesorero. DEPENDENCIA: El cargo de tesorero de acuerdo al organigrama de la cooperativa, depende de la gerencia, no obstante, las funciones son realizadas en los das y horarios escogidos por el tesorero, basado en las clusulas del contrato por honorarios. CONDICIONES GENERALES: PERFIL: La persona a desempear el cargo de tesorero debe llenar los siguientes requisitos: Edad: No aplica. Sexo: No aplica. Estado Civil: No aplica. Grado de escolaridad: Bachiller. Conocimientos Bsicos en: contabilidad. Habilidad en el manejo de dinero. Tener mnimo un ao de experiencia. Disponibilidad de tiempo: El requerido por el cargo. Condiciones fsicas: Buen estado de salud fsico y mental. Recomendaciones Especiales: ser una persona correcta y honorable en todos sus aspectos. DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES: Elaborar la conciliacin Bancaria mensual obteniendo as un correcto movimiento de cheques girados, notas dbitos y crditos de la cuenta Bancaria. Verificar el arqueo de caja, conjuntamente con la cajera de la entidad Velar por el buen manejo del dinero de la cooperativa y de terceros. Impartir las instrucciones pertinentes. Suministrar la informacin solicitada, en forma oportuna. La informacin debe ser clara, completa y veraz. Firmar los cheques conjuntamente con el gerente. Las dems inherentes a su condicin de tesorero.

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OBJETIVO: Realizar una descripcin detallada de las funciones del cargo de Ingeniero de Sistema. ALCANCE: Este manual de funciones tiene un cubrimiento para toda las actividades que realiza el Ingeniero de Sistema. DEPENDENCIA: El cargo de Ingeniero de Sistema, de acuerdo al organigrama de la cooperativa, depende de la gerencia, no obstante, las funciones son realizadas en los das contratados para realizar el mantenimiento o aplicacin requerida, basado en las clusulas del contrato por la duracin de la labor. CONDICIONES GENERALES: PERFIL: La persona a desempear el cargo de Ingeniero de Sistema debe llenar los siguientes requisitos: Edad: No aplica Sexo: No aplica. Estado civil: No aplica. Grado de escolaridad: Superior (Ingeniero de Sistema) Conocimientos bsicos en : cooperativismo Conocimientos especficos en: Tratamiento contable, administrativo y construccin de aplicaciones de software para manejo de empresas cooperativas. Disponibilidad de tiempo: El requerido por el trabajo contratado. Tener experiencia en software financiero. Condiciones fsicas: buen estado de salud fsico y mental. Recomendaciones especiales: debe ser una persona honesta y responsable. DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES: Velar por que la contabilizacin de las operaciones se lleven de acuerdo a las normas establecidas en Colombia. Instalar el aplicativo que se requiera para el Software. Efectuar arreglos tcnicos que se requieran hacer al Software de la cooperativa. Las dems inherentes a su condicin de Ingeniero de Sistema.

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OBJETIVO: Realizar una descripcin de las funciones de los cargos a desempear por los estudiantes que hacen sus prcticas empresariales en XXX ALCANCE: Este manual de funciones tiene un cubrimiento para todas las actividades que se le encomiende realizar a los practicantes. DEPENDENCIA: Los cargos a desempear por parte de los practicantes, de acuerdo al organigrama de la cooperativa, dependen de la gerencia, no obstante, las funciones son realizadas en los das que le asigne la Institucin educativa a la que pertenecen, basado en las clusulas del convenio de cooperacin interinstitucional celebrado entre XXX y la respectiva Institucin educativa. CONDICIONES GENERALES: PERFIL: El estudiante a desempear el cargo respectivo debe llenar los siguientes requisitos: Edad: No aplica Sexo: No aplica. Estado civil: No aplica. Grado de escolaridad: Estudiante de bachillerato Superior (Ingeniero de Sistema, Administracin, Contadura, Trabajo Social, Psicologa Ciencias del Deporte, Secretara Ejecutiva, Economa, otras afines) Conocimientos bsicos en: cooperativismo y sobre XXX. Conocimientos especficos en: Asignaturas de su currculo. Disponibilidad de tiempo: El requerido por la Institucin educativa, XXX y por el estudiante. No es necesario tener experiencia previa. Condiciones fsicas: buen estado de salud fsico y mental. Recomendaciones especiales: debe ser una persona honesta y responsable, fcil para adquirir sentido de pertenencia.
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DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES: Efectuar reuniones peridicas interdisciplinarias con los dems practicantes, con el fin de coordinar las actividades a realizar. Velar por que se cumplan los trabajos programados. Trabajar en equipo. Colaborar con la elaboracin, ejecucin y revisin de proyectos sobre los asuntos que le sean encomendados. Desarrollar cabalmente todas las actividades encomendadas en el desarrollo de su prctica acadmica. Aportar sus conocimientos y calidades al desarrollo de su prctica acadmica. Las dems inherentes a la condicin de su capacidad terica adquirida en el programa de estudios. OBLIGACIONES Las actividades a desarrollar estn sujetas a las orientaciones de la gerencia. La Institucin educativa, orientar, guiar y verificar el cumplimiento de las actividades de los estudiantes. La Institucin educativa, asume la responsabilidad acadmica y curricular de la prctica. La Institucin educativa a travs de su supervisor, evaluar la prctica, conjuntamente con el gerente de XXX. XXX, sealar claramente, orientar y asesorar al estudiante las actividades que harn parte de su prctica acadmica. XXX, ubicar a los estudiantes practicantes en las reas especificas y suministrar los recursos fsicos que le permitan cumplir de manera eficiente con los objetivos de las prcticas. XXX realizar una induccin y orientacin, as como el entrenamiento y supervisin requerida para el desarrollo de las tareas que se le asignen al estudiante. Los estudiantes se obligan a cumplir con los reglamentos acadmicos y disciplinarios establecidos por la Institucin educativa y, en lo pertinente con el reglamento que aplica XXX a sus funcionarios.

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OBJETIVO: Realizar una descripcin detallada de las funciones del cargo de auxiliar contable. ALCANCE: Este manual de funciones tiene un cubrimiento de todas las actividades a realizar por el auxiliar contable. DEPENDENCIA: El cargo de auxiliar contable de acuerdo al organigrama de la cooperativa, depende de manera directa de la gerencia. CONDICIONES GENERALES: PERFIL LABORAL: La persona a desempear el cargo de auxiliar contable debe llenar los siguientes requisitos: Edad: 18-35 aos Sexo: No aplica Estado civil: No aplica Tener Mnimo 6 meses de experiencia en el manejo de programas contables. Grado de escolaridad: Bachiller Conocimientos bsicos de: Sistemas y contabilidad Conocimientos especiales en: Manejo de paquetes contables Liquidaciones de retencin en la fuente, IVA, aportes a la seguridad social y fondos de pensiones Conciliaciones Bancarias Disponibilidad de tiempo: El requerido por el cargo. Condiciones fsicas: Buen estado de salud fsico y mental. Recomendaciones especiales: Debe ser una persona honesta, responsable y cumplidora de las labores asignadas. Demostrar habilidades en el manejo de software y calculadoras electrnicas. DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES: Elaboracin de ingresos por concepto de pago de crditos. Elaboracin de descuentos y envi de los mismos Copia de seguridad diaria y mensual
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 Pago de seguros de vida , cartera, aportes y dems seguros obligatorios Envo de reportes de seguros de vida Elaboracin de ingresos por recaudos de Nmina Elaboracin de conciliaciones Bancarias. Elaboracin y pago Orientacin y entrega de extractos de descuentos detallados a los asociados Notas de ajustes Generales en contabilidad y cartera Entrega de descuentos detallados a los asociados (colillas de descuentos). Notas de ajustes generales. Cuadre de mdulos de cartera con contabilidad Envi en medios magnticos Colaboracin con la informacin para Revisora, Gerencia y Contador Reglamos de seguros antes ante las entidades aseguradoras Redaccin de correspondencias pertinentes al Departamento de Contabilidad. Recibir visita de Teleinformtica, seguimiento al Software y actualizacin del mismo Recibir visita de Revisora Fiscal Envi de actas de Asamblea a la Superintendencia, hojas de vida y otros documentos Envi hojas de vida

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OBJETIVO: Realizar una descripcin detallada de las funciones del cargo de SecretariaCajera. ALCANCE: Este manual de funciones tiene un cubrimiento para todas las actividades que realiza la Secretaria-Cajera. DEPENDENCIA: El cargo de Secretaria-Cajera de acuerdo al organigrama de la cooperativa, depende de manera directa de la gerencia. CONDICIONES GENERALES: PERFIL: La persona a desempear el cargo de Secretaria-Cajera debe llenar los siguientes requisitos: Edad: 18-35 Aos. Sexo: Femenino Estado Civil: No aplica. Grado de escolaridad: Bachiller. Conocimientos bsicos: sistema, contabilidad, y secretariado ejecutivo. Cursos tcnicos: en el manejo de maquinas registradoras y sobre software bajo Windows. Conocimientos especiales: Disponibilidad de tiempo: El requerido por el cargo. Paquetes contables Manejo de maquinas elctricas y sumadores Tener experiencia mnima de 2 meses. Condiciones fsicas: Buen estado de salud fsico y mental. Habilidad: en el manejo de dinero, computadoras, sumadoras y maquinas Electrnicas Optimizar el tiempo de respuesta al cliente, manteniendo actualizada toda la informacin que est bajo su responsabilidad, prestando de esta forma un servicio oportuno y organizado. Recomendaciones especiales: debe ser una persona honesta, responsable, y cumplir
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con las labores asignadas. Su cargo amerita guardar la informacin confidencial. DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES: Elaboracin de rdenes al comercio y causacin de las mismas Recibo y archivo de correspondencia. Orientacin al cliente. Elaboracin y envo de correspondencia Atencin del telfono y registro de llamadas Arqueo de caja Reembolso de caja menor. Elaboracin de cartas varias Elaboracin y Pago de prstamo Relacin de crditos y anlisis de cada solicitud diligenciada y aprobada. Elaboracin de cheques de gastos: Entrega de cheques de prstamos por cualquier lnea. Elaboracin y pago de cheques por concepto de Honorarios Diligenciamiento y recepcin de solicitudes de toda clase de crditos. Elaboracin de Egresos, recibos de Cajas y archivo de los mismos Elaboracin de cheques por liquidacin de inters, en pagars Entrega de pagares y ordenes de Retencin una vez el asociado cancele el crdito Entrega de extractos Registros de deudas en solicitudes para su respectiva aprobacin. Elaboracin de CDAT Elaboracin de actas del Comit de Crdito, solicitudes de asociados y anlisis Impresin de Actas de hojas foliadas Elaboracin de cheque y entrega a Proveedores Elaboracin de Nomina, acusacin y cheque de la misma. Citaciones para Consejo, Comits, Juntas de Vigilancia, etc.

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OBJETIVO: Realizar una descripcin detallada de las funciones del cargo de vigilante mensajero. ALCANCE: Este manual de funciones tiene un cubrimiento de todas las actividades a realizar por el vigilante-mensajero DEPENDENCIA: El cargo de vigilante-mensajero, de acuerdo al organigrama de la cooperativa, depende de manera directa de la secretara-cajera. CONDICIONES GENERALES: PERFIL LABORAL: La persona a desempear el cargo de vigilante-mensajero debe llenar los siguientes requisitos: Edad:18-35 aos. Sexo: Masculino Libreta Militar de primera clase. Estado Civil: No aplica. Grado de escolaridad: Bachiller. Conocimientos sobre armas, sobre tcticas de seguridad. Habilidad en el manejo de armas. Habilidad para observar y verificar. Buenas relaciones interpersonales. Disponibilidad de Tiempo: El requerido por el cargo. Condiciones fsicas: Buen estado de salud fsico y mental.

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OBJETIVO: Realizar una descripcin detallada de las funciones del cargo de auxiliar servicios generales. ALCANCE: Este manual de funciones tiene un cubrimiento de todas las actividades a realizar por el auxiliar de servicios generales. DEPENDENCIA: El cargo de auxiliar servicios generales de acuerdo al organigrama de la cooperativa, depende de manera directa del vigilante-mensajero. CONDICIONES GENERALES: PERFIL LABORAL: La persona a desempear el cargo de auxiliar servicios generales debe llenar los siguientes requisitos: Edad:18-35 aos. Sexo: No aplica En caso de sexo masculino, debe presentar Libreta Militar. Estado Civil: No aplica. Grado de escolaridad: Bachiller. Conocimientos sobre aseo de oficinas, preparacin de bebidas aromticas y atencin al pblico. Buenas relaciones interpersonales. Disponibilidad de Tiempo: Empezar sus labores a las 07:00 horas A.M., esto con el fin de no interferir en la atencin al pblico. Condiciones fsicas: Buen estado de salud fsico y mental. Recomendaciones Especiales: Realizar un trabajo bien hecho. DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES: Aseo integral de los baos. Aseo integral de las oficinas de atencin al pblico, del auditorio, cocina, del hall y de la zona de jardn. Limpieza total de los vidrios puertas y ventanas. Aseo de cuadros y cielo raso. Preparacin de bebidas (caf, aromticas, jugos). Realizar tareas que le sean asignadas por su jefe inmediato y as garantizar un trabajo de calidad.
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