INFORME COMISIN TRANSPARENCIA COMO PRCTICA DE GESTIN UNIVERSITARIA

2013

Profesores integrantes: Pedro Gajardo A. Vicerrector de Asuntos Econmicos y Administrativos Alexander Quaas B. Director General de Investigacin y Postgrado 2 Julin Bustos O. Director Departamento de Ingeniera Elctrica 3 Roberto Muoz L. Acadmico Departamento de Industrias

Valparaso, 6 de marzo de 2013.

Decreto de Rectora N049/2011, de fecha 21 de diciembre de 2011. Resolucin de Rectora N1275/2010, de fecha 25 de octubre de 2010. Asume en propiedad el 26/10/2010, hasta el 31/12/2012. 3 Resolucin de Rectora N706/2010, de fecha 09 de junio de 2010. Asume en propiedad desde el 01/07/2010 al 30/06/2012. Extensin de su periodo como Director, de acuerdo a Memorndum ELI 088.2, de fecha 06/06/2012, enviado al Sr. Vicerrector Acadmico.
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Comisin Transparencia como prctica de gestin universitaria.

Introduccin La transparencia institucional es hoy una prctica crecientemente valorada por la sociedad chilena en general, y por las universidades en particular, permitiendo la entrega de mayor informacin y la formacin de juicios ms objetivos sobre la evolucin de las instituciones de educacin superior en los mbitos acadmico y econmico-financiero. Dos muestras de estas prcticas son la publicacin de balances y estados financieros auditados de las universidades estatales, junto a las planillas de remuneraciones de sus acadmicos por una parte y, por otra, la publicacin de informacin sobre la relacin de las universidades con empresas, entre otros datos publicados recientemente por el Ministerio de Educacin. A nivel interno y con motivo de los Claustros celebrados el ao 2011, una de las preocupaciones detectadas fue la necesidad de mejorar la transparencia institucional, especialmente en cada una de las funciones universitarias: docencia, investigacin y extensin, incluyendo en esta ltima las actividades de asistencia tcnica y programas especiales, entre otras. Con este propsito, el Rector decret la conformacin de la comisin: Transparencia como prctica de gestin universitaria, presidida por el Sr. Pedro Gajardo A., Vicerrector de Asuntos Econmicos y Administrativos, y compuesta por el Sr. Alexander Quaas B., Director General de Investigacin y Postgrado, Sr. Julin Bustos O., Director Departamento de Ingeniera Elctrica y Sr. Roberto Muoz L., Acadmico del Departamento de Industrias. Los objetivos de la Comisin fueron los siguientes: Identificar cules son las reas o mbitos en los cuales es necesario perfeccionar la normativa sobre transparencia. Identificar cul es la informacin ms relevante a publicar en cada mbito y los mecanismos ms efectivos para su divulgacin en la comunidad universitaria. Efectuar recomendaciones especficas sobre perfeccionamiento de la normativa y acceso a la informacin.

La Comisin sesion sobre la base de un programa de trabajo que incluy elementos de diagnstico, anlisis de alternativas y recomendaciones. El propsito de este informe es dar cuenta del trabajo de la Comisin.

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La transparencia como prctica en las universidades. La complejidad en el cumplimiento de las funciones de las universidades chilenas ha aumentado en las dos ltimas dcadas, como consecuencia de las estrategias para alcanzar mltiples propsitos, y las nuevas responsabilidades que las instituciones de educacin superior han debido asumir en el autofinanciamiento y gestin de proyectos, entra otros factores. Una de las implicancias de este contexto ha sido la necesidad de disponer de mayor acceso a la informacin, tanto de directivos como de acadmicos y docentes, funcionarios y estudiantes, adems de la propia sociedad. La disponibilidad y el acceso a la informacin sobre materias acadmicas, econmicas, administrativas y financieras de las universidades se ha convertido en una condicin fundamental de una rendicin de cuentas efectiva. Pese a su importancia, estas no han sido un objetivo fcil de cumplir por al menos tres dificultades: i) insuficiente desarrollo de los sistemas de informacin; ii) limitado sistema de indicadores fciles de comprender por la comunidad universitaria para efectuar un seguimiento de organismos y proyectos; iii) diferentes fuentes de informacin que pudieran generar confusin respecto de la confiabilidad de la misma. La Comisin analiz diferentes experiencias de rendicin de cuentas en universidades y concluy que en todos los niveles -centrales y unidades acadmicas/docentes- de la Universidad, existen demandas de rendicin de cuenta focalizadas en los mbitos ms relevantes para evaluar el desarrollo institucional. Por otra parte, la Comisin identific cuatro problemas frecuentes en las universidades chilenas para cumplir con tales requerimientos de mayor transparencia. En primer lugar, se advierte una debilidad persistente en los canales de informacin sobre las actividades de los cuerpos colegiados y los equipos directivos, los cuales a menudo no publican informacin sistemtica sobre reuniones, acuerdos y evaluacin continua de proyectos, entre otros. En segundo lugar, existe una percepcin de falta de informacin aun cuando mejore la disponibilidad de sta, debido a dos principales causas: i) puede existir la informacin y ponerse a disposicin de la comunidad universitaria, pero sta no necesariamente la leer, retendr o analizar; ii) mayor informacin disponible no necesariamente significar mayor entendimiento o mayor transparencia, si no va acompaada de una estrategia comunicacional que facilite la comprensin y correcta utilizacin de informacin tcnica.

En tercer lugar, algunas universidades funcionan con polticas implcitas que se transmiten verbalmente y no necesariamente han sido formalizadas y aprobadas en los respectivos cuerpos colegiados, aun cuando son aceptadas por la comunidad. En este caso la institucin funciona sobre la base de la costumbre y del entendimiento comn. Esta situacin puede generar conflictos de interpretacin si algunos miembros de la organizacin entienden las reglas de un modo, en tanto que otros tienen diferentes interpretaciones de polticas y procedimientos, lo cual genera espacios para la discrecionalidad en el comportamiento y una percepcin de falta de transparencia. En cuarto lugar, lo que predomina en las universidades es informacin asimtrica entre unidades acadmicas/docentes y administrativas, dada la especializacin del conocimiento en cada disciplina o mbito de accin en que se desempea la funcin. En este contexto, las unidades acadmicas/docentes tienen mayor informacin que la administracin central sobre aspectos relacionados con el desarrollo de la gestin docente y acadmica propias de sus disciplinas de estudio, en tanto que la administracin central dispone de mayor informacin que las unidades en aspectos propios de la gestin institucional. Estas asimetras de informacin ests presentes en todas las universidades y son inherentes a la autonoma y naturaleza de las unidades acadmicas/docentes. Por otra parte, la revisin de experiencias de otras universidades permite concluir que reglas explcitas, claras y conocidas por toda la comunidad tienden a facilitar la transparencia y evitar confusin en la aplicacin de normas. En este sentido, la Contralora General interna tiene como objetivo verificar si se cumplen las reglas y normas, y anticiparse en la deteccin de espacios para la discrecionalidad en las decisiones y atribuciones, que pudieran derivar en eventuales problemas de gestin y fraudes. Estos ltimos pueden surgir cuando la regulacin y controles son insuficientes y dbiles. De igual modo, si ambos son excesivos se obstaculiza la gestin y, por tanto, es necesario procurar un adecuado balance entre estas situaciones. A partir de esta revisin, la Comisin acord identificar los principales mbitos en los cuales podra existir una desregulacin evidente o una falta de aplicacin de mecanismos de regulacin y control. Para la Comisin resulta evidente que la falta o distorsin de informacin, podran ser campo propicio para generar especulacin en la comunidad. Es el caso, por ejemplo, cuando algn cuerpo colegiado de la institucin adopta decisiones que no son suficientemente informadas al interior de la universidad, lo cual podra dar lugar a especulacin sobre eventuales expectativas positivas, por una parte, o a esperar consecuencias negativas, por otra.

En el caso de nuestra Universidad, se ha avanzado en los ltimos aos al publicarse las actas de los cuerpos colegiados. De igual modo, aun cuando no existe una exigencia institucional, se ha avanzado en la rendicin de cuentas pblicas a la comunidad a travs, por ejemplo, de la publicacin de los presupuestos aprobados y ejecucin presupuestaria, estados financieros, distribucin de un informe de gestin o memoria impresa. Finalmente, el ao 2012, se ha retomado una prctica dando un paso importante en lo que es la cuenta pblica del Rector a toda la Universidad. La revisin de experiencias de otras instituciones de educacin superior por parte de la Comisin, permiti a sus miembros concluir que la preocupacin por la transparencia es comn y creciente en gran parte de las universidades y organismos pblicos y privados. En particular, las universidades estn perfeccionando sus sistemas de rendicin de cuentas y estn tendiendo a sistemas de gestin ms transparentes, ya sea debido a presiones del medio externo o a la necesidad de efectuar seguimientos ms efectivos en la evolucin institucional. Teniendo presente este marco de funcionamiento de las universidades, la Comisin analiz la situacin de nuestra Universidad con el propsito de consensuar un diagnstico y avanzar hacia recomendaciones basadas en mejores prcticas sobre transparencia.

2.

Principales mbitos en los cuales es necesario perfeccionar la normativa sobre transparencia. 2.1. Debilidades detectadas debido a fuentes de discrecionalidad o normativa difusa. La Comisin detect tres mbitos centrales en los cuales es importante perfeccionar las normativas que tienen impacto en la transparencia de polticas y normas. Carrera Acadmica. En la actualidad existe la percepcin de discrecionalidad en la aplicacin del Reglamento de Carrera Acadmica y Docente, ya que se detectan periodos de tiempo donde ste no se ha aplicado consistentemente y con la rigurosidad esperada, especialmente en lo relativo a las consecuencias de su incumplimiento. Modelo de carga. De igual modo, no existe un modelo de carga acadmica institucional, aunque sea como referencia para establecer un rango de estndares razonables entre unidades acadmicas y docentes. Utilizacin y distribucin de recursos. La actual normativa sobre utilizacin y distribucin de recursos de administracin descentralizada en las unidades es difusa y sujeta a diferentes interpretaciones.

2.2. Recomendaciones. Entre las recomendaciones sugeridas por la Comisin, para abordar estas debilidades se encuentran las siguientes: Carrera Acadmica. Se recomienda avanzar en las modificaciones al Reglamento de Carrera Acadmica y Docente, instaurando la obligatoriedad de ascender al menos hasta la segunda jerarqua, junto con mejorar las evaluaciones de desempeo peridicas que se realicen de acadmicos y docentes, de acuerdo a la jerarqua que ostentan. Modelo de carga. Se recomienda avanzar en el establecimiento de estndares mnimos (e.g., nmero de horas de docencia, para quien slo realiza esta labor), aunque se reconoce que este tema pasa a ser secundario si hay una
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carrera acadmica y docente estricta, con evaluaciones de desempeo rigurosas y peridicas. Utilizacin y distribucin de recursos. Se propone que cada unidad debe tener establecidos procedimientos de conocimiento pblico para la utilizacin de estos fondos, los cuales deben ser visados por la autoridad superior.

3.

mbitos en los cuales es necesario perfeccionar la informacin institucional y su difusin en la Universidad. Para determinar qu informacin o datos deberan ser publicados, es necesario definir la documentacin que ser pblica y aquella que estar a disposicin slo de la comunidad interna. Por otro lado, dependiendo del tipo de informacin con que se cuente, se podr definir si se puede publicar en el corto o mediano plazo. La Comisin determin el siguiente listado de informacin relevante a publicar:

REA GESTIN Informe anual: la Universidad en cifras Informe de gestin y memoria de la Universidad

TAREAS Elaborar informe actualizado Recopilacin de informacin, elaboracin y edicin de Memoria Elaborar el compendio de los principales reglamentos Elaboracin y formalizacin de principales indicadores

TIEMPO

RESPONSABLE

MEDIO

RECOMENDACIONES

Corto Plazo

UDAI

Intranet e Internet

Informe debe contar con informacin clasificada en pblica y privada.

Corto plazo

Rectora y DGC

Internet

Debiera elaborarse anualmente (segn ROAS). Este documento se publica peridicamente desde el ao 2009.

Compendio de Reglamentos Sistema de indicadores de desempeo de la Universidad Cuentas de gestin de las unidades, disponibles para la comunidad, basada en informacin centralizada Informes de seguimientos de instrumentos de gestin

Mediano plazo

Secretara General

Intranet

Es necesario hacer un levantamiento de los principales reglamentos y actualizarlos.

Mediano plazo

DGPD

Intranet

Los indicadores debieran estar asociados a aquellos que se establezcan en el Plan Estratgico Institucional.

Elaboracin y formalizacin de principales indicadores

Mediano plazo

UDAI

Intranet

Se plantea comenzar con los indicadores utilizados en los instrumentos de gestin actualmente vigentes (e.g., convenio de desempeo del DOOCC).

Recopilacin de indicadores establecidos en los instrumentos de gestin

Mediano

DGPD

Intranet

Informacin debiera ser clasificada y accesible para los departamentos acadmicos, alumnos y trabajadores

ACADEMIA Acuerdos (resmenes) Recopilar de los informacin cuerpos sobre los colegiados y principales consejos acuerdos (CCDD, CDIP) FINANZAS Y PRESUPUESTO Balances Elaboracin Financieros de reporte auditados Presupuesto FGU: marco presupuestari o, bases, lineamientos, ejecucin ao anterior, Elaboracin presupuesto. de reporte Por unidades: operaciones, RRHH (cuantitativo y cualitativo), Planes de desarrollo.

Corto plazo

VRA-DGD-DGIP

Intranet

La informacin, que hoy existe, debiera estar constantemente actualizada y publicada en un lugar nico de fcil acceso.

Corto plazo

VREA

Internet

Informacin debiera ser similar a la presentada por otras universidades en la web.

Corto plazo

VREA

Intranet e internet

Remuneraciones

Elaboracin de reporte

Corto Plazo

VREA

Intranet

Autoridades superiores: Rector, Vicerrectores, Directores Generales. Adicionalmente, sin individualizar se propone publicar mximos, mnimo, promedio, separados en: acadmicos y docentes (separados por fuente de financiamiento y por unidades acadmicas y docentes) y en directores de unidades administrativas.

4.

Recomendaciones finales: A partir de los antecedentes presentados y las sugerencias expuestas, a continuacin se mencionan algunas medidas que la Comisin estima deben ser abordadas por la autoridad superior. a) Promover el principio de transparencia en toda la Institucin y sus unidades, instando a cada una a difundir informacin relevante sobre su funcionamiento, contrataciones, desempeo, evaluacin y consecuencias de sta. b) Perfeccionar los mecanismos que regulan las actividades acadmicas y administrativas en todos los mbitos de la Institucin, con el propsito de mejorar la transparencia, acceso a la informacin y adoptar las mejores prcticas de rendicin de cuentas interna y externa. c) Avanzar en la implementacin de los diversos instrumentos de gestin, como los acuerdos acadmicos, los convenios de desempeo y los planes de desarrollo, perfeccionando el seguimiento y el control de stos. d) Auditar al menos una vez cada dos aos a cada unidad acadmica, docente y administrativa. e) Publicar informacin confiable y en forma oportuna a travs de un sitio o fuente oficial de la Universidad. f) Instaurar en forma permanente una rendicin de cuenta pblica del Rector. g) Iniciar un estudio para instaurar una Contralora Acadmica que vele por el correcto cumplimiento de las normativas que rigen la labor acadmica, proponiendo modificaciones a stas e identificando espacios de discrecionalidad que pudieran surgir de la normativa actual. h) Avanzar en el mejoramiento de la integracin de los sistemas de informacin institucionales, con el propsito de facilitar la implementacin de estas recomendaciones.

Valparaso, 6 de marzo de 2013.