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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO 2: Finanzas
SUBPROCESO 3: Tesorería
Contenido
Organigrama
Sección 1 – Registración de cobranzas
Sección 2 – Pedido y control de chequeras
Sección 3 – Gestión de pagos con cheques y con solicitudes de débito
bancario
Sección 4 – Gestión de cheques de Papel Prensa rechazados
Sección 5 – Gestión de cheques no retirados o no depositados por los
proveedores o terceros
Sección 6 – Gestión de fondo fijo y arqueo diario
Sección 7 – Gestión de inversiones
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Manual de Procedimientos PROCESO 2: FINANZAS – SUBPROCESO 3: TESORERÍA – PROYECTO
2. En base a los valores recibidos en cheque o efectivo, confecciona los Recibos por
Cobranzas Varias por cuadruplicado y entrega los originales a los terceros o a los
proveedores, según corresponda.
5. Archiva el talonario con los cuadruplicados de los Recibos por Cobranzas Varias.
Jefe de Tesorería
Del Cajero:
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9. En función del banco designado y los datos de los cheques recibidos, confecciona la
respectiva Boleta de Depósito y la envía con los cheques al Auxiliar Administrativo.
Auxiliar Administrativo
10. Deposita los cheques en el banco designado y, a cambio, recibe la Boleta de Depósito
sellada como constancia del depósito, la que entrega al Jefe de Tesorería.
Jefe de Tesorería
11. Registra en el sistema Tesorería – Movimiento de Fondos los asientos contables de:
o Rechazo de cheques por falta de fondos de los clientes, con crédito a la cuenta
Recaudaciones a depositar y débito a la cuenta del respectivo cliente y a
registrarse en base a las Notas emitidas por los bancos explicando los motivos
de los rechazos.
o Errores en la registración de Banco Ingresos, como por ejemplo, en la
asignación del banco.
12. Envía a Cuentas a Cobrar los cheques rechazados junto con las Notas emitidas por los
bancos.
13. Sobre la base de los Recibos por cobranzas varias, verifica los datos ingresados por el
Cajero en el formulario Planilla de Recaudación y aprueba los mismos con su firma.
En el caso de encontrar algún error, envía la documentación al Cajero para la
correspondiente corrección.
14. Diariamente:
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15. Carga, imprime y envía al área de Control de Gestión y Auditoría la planilla diaria de
control interno denominada Control de Recaudaciones a Depositar, la que contiene
los valores del saldo inicial, de los ingresos por cobranzas a los clientes y por otras
cobranzas, de los depósitos en bancos, del saldo final y de los Recibos pendientes de
depósito, obtenidos en base a los datos de los siguientes documentos:
Una de las dos impresiones de los Bancos Ingresos, con la firma del responsable
de dicha área.
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18. Cuando constata en forma inminente la falta de cheques para la realización de los
pagos de Papel Prensa, confecciona y envía a los funcionarios autorizantes que
correspondan el Formulario de Pedido de Chequeras.
19. Recibe el Formulario de Pedido de Chequeras con las firmas autorizantes, gestiona
una fotocopia del mismo, y envía ambos documentos al banco a través del Auxiliar
Administrativo.
Auxiliar Administrativo
20. Entrega al personal del banco el Formulario de Pedido de Chequeras junto con su
respectiva fotocopia y recibe a cambio esta última sellada como constancia de
recepción del pedido de chequeras, entregándola luego al Jefe de Tesorería.
Jefe de Tesorería
Auxiliar Administrativo
22. Retira del banco las chequeras solicitadas y las entrega al Jefe de Tesorería.
Jefe de Tesorería
23. Recibe del Auxiliar Administrativo las chequeras junto con el comprobante de
entrega de las chequeras por parte del banco.
24. Ingresa en el libro de control interno denominado Libro de Chequeras los datos de
las chequeras recibidas del banco, junto con el primer y el último número de cheques
de cada una de las mismas.
25. Envía el Libro de Chequeras y las chequeras a los funcionarios autorizantes, los que
consignarán en éste su firma como constancia de recepción e integridad de las
chequeras recibidas.
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29. Recibe de Cuentas a Pagar la siguiente documentación asociada a los pagos a realizar:
Mensualmente:
30. Verifica que los Borradores de Órdenes de Pago se encuentren aprobados por los
funcionarios que correspondan. En el caso de que así no fuere, devuelve los
documentos a fin de que se regularice la situación.
31. Asigna, a través del sistema Tesorería – Movimiento de Fondos, los medios de pago
(cheque o solicitud de débito bancario) asociados a los Borradores de Órdenes de
Pago, ingresando los siguientes datos:
33. Imprime, a través del mismo sistema, las Órdenes de Pago por duplicado y, en el caso
que corresponda, sus respectivos Certificados de Retención de:
34. Firma los Certificados de Retención, los incorpora junto a los duplicados de las
Órdenes de Pago en el Legajo de Pago y envía éste último:
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Cajero
Secretaria de Finanzas
36. Confecciona por duplicado las Cartas de Instrucción solicitando al banco el débito de
los montos que correspondan de las cuentas corrientes de Papel Prensa para su
acreditación en las cuentas corrientes de los proveedores y las envía al Jefe de
Tesorería.
Jefe de Tesorería
37. Controla los medios de pago -cheques y/o Cartas de Instrucción- verificando sus
datos con los de los Borradores de Órdenes de Pago y las Órdenes de Pago, y firma
estas últimas como constancia del control realizado.
En el caso de cheques que hayan sido mal confeccionados, y a través del sistema
Tesorería – Movimiento de Fondos, imprime las constancias de las anulaciones y
archiva las mismas junto con los cheques a la espera de que la Gerencia de Control
de Gestión y Auditoría se los solicite en forma trimestral para su posterior control.
38. Envía los originales de las Órdenes de Pago y los medios de pago a los funcionarios
autorizados que correspondan según el cumplimiento de los requisitos establecidos
en la Tabla de Niveles de Aprobaciones Económicas de la Normativa de Papel
Prensa.
39. Recibe de los funcionarios autorizados los originales de las Órdenes de Pago y los
medios de pago firmados y envía estos últimos al Cajero para su pago.
Cajero
40. En el caso de pagos con cheques a través de ventanilla, entrega a los proveedores o
terceros dichos medios de pago y, en los casos que correspondan, los Certificados de
Retención por duplicado a los proveedores o terceros.
41. Recibe de los proveedores o terceros los Recibos en conformidad con los pagos
realizados y los duplicados de los Certificados de Retención firmados como
constancia de su recepción, si es que corresponde.
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44. Envía al banco, por medio del Auxiliar Administrativo y según la fecha de
vencimiento para los pagos:
Auxiliar Administrativo
Los comprobantes de los pagos: Facturas y/o Boletas selladas de los impuestos o
servicios pagados.
La Boleta de Depósito sellada como constancia de depósito del cheque o el
duplicado de la Carta de Instrucción sellado como constancia de su recepción, el
que corresponda.
La fotocopia sellada del formulario Envía como constancia de su recepción.
46. Ingresa, en el sistema Tesorería – Movimiento de Fondos, los datos de los Recibos y
los comprobantes de pago correspondientes a las Órdenes de Pago.
47. Envía a la Secretaria del área de Finanzas la fotocopia sellada del formulario Envía.
Secretaria de Finanzas
48. Archiva la fotocopia del formulario Envía como constancia de recepción de las
Facturas y/o Boletas como comprobantes de pago.
Cajero
Auxiliar Administrativo
50. En función de los Legajos de Pago recibidos en el día, por medio del sistema
Tesorería – Movimiento de Fondos:
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Ingresa todas las Órdenes de pago de las cuales se hayan registrado sus
correspondientes Recibos.
Les asigna a cada una de ellas un número correlativo de lote de Órdenes de Pago.
51. Registra en un libro de control interno denominado Control de Órdenes de Pago los
números de las Órdenes de Pago ingresadas en el sistema con sus correspondientes
números de lote.
Jefe de Tesorería
55. Imprime tres copias del Banco Ingreso registrado y las envía al Cajero junto con el
cheque rechazado y su respectiva nota.
Cajero
56. Gestiona fotocopias del cheque rechazado y de su respectiva nota y envía ambas a
Cuentas a Pagar, a efectos de que se genere una nueva Orden de Pago, reiterándose
así el proceso de pago desde su inicio.
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59. En el caso de vencimiento para el cobro de aquellos cheques que no hayan sido
retirados y/o depositados, pasados los treinta días del plazo respectivo, recibe de los
proveedores o terceros y envía al Jefe de Tesorería una nota explicando la razón por
la cual el medio de pago no había sido retirado o cobrado y solicitando la emisión de
un nuevo cheque.
Jefe de Tesorería
61. Imprime tres copias del Banco Ingreso registrado y las envía al Cajero.
Gerente de Finanzas
63. En función de la nota recibida del Jefe de Tesorería, registra, en el sistema Tesorería
– Movimiento de Fondos, la anulación de aquella Orden de Pago cuyo cheque no
haya sido retirado por el proveedor dentro del plazo establecido.
64. Envía la nota del proveedor o tercero al Cajero, quien solicita a Cuentas a Pagar la
generación de una nueva Orden de Pago, con lo cual se reitera el proceso de pago
desde su inicio.
Cajero
65. Gestiona fotocopias del cheque vencido y de su respectiva nota del proveedor o
tercero y envía ambas a Cuentas a Pagar, a efectos de que se genere una nueva Orden
de Pago, reiterándose así el proceso de pago desde su inicio.
Cajero
68. Cuando alguna de las distintas áreas de Papel Prensa necesita un anticipo de fondos
para la erogación de gastos correspondientes a su área de trabajo, recibe de los
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69. Verifica que el Comprobante de Caja tenga las firmas autorizantes correspondientes,
según la Tabla de Niveles de Aprobaciones Económicas de la Normativa de Papel
Prensa, archiva el Comprobante de Caja hasta el momento de su posterior rendición
de gastos y entrega los valores requeridos en efectivo a los usuarios solicitantes. En
caso negativo, devuelve el Comprobante de Caja a los funcionarios a efectos de que
gestionen las firmas necesarias.
70. Ingresa los datos de los Comprobantes de Caja recibidos en una planilla Excel de
control interno diseñada a tal efecto. En el momento en que el monto resultante de la
sumatoria de dichos Comprobantes, provenientes de las distintas áreas por anticipos
solicitados, sea aproximadamente igual a la cuarta parte del fondo fijo de Tesorería,
confecciona y firma como responsable el formulario Rendición de Fondo Fijo Nº
XXXX con los datos de cada uno de los Comprobantes de Caja incluidos en la planilla
Excel.
71. Al momento de la rendición de gastos por parte del usuario solicitante, le entrega al
mismo el Comprobante de Caja que se encontraba archivado y recibe a cambio:
Jefe de Tesorería
73. Aprueba con su firma el formulario de Rendición de Fondo Fijo N°XXXX y envía el
mismo, junto con sus Comprobantes de Caja, a Cuentas a Pagar a efectos de que se
genere el respectivo Borrador de Orden de Pago y se inicie el proceso de pago
correspondiente.
Dinero en efectivo.
Comprobantes de Caja que hayan sido recibidos como solicitud de anticipos o para
la rendición de gastos.
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Jefe de Tesorería
75. Imprime, a través del sistema Tesorería – Movimiento de Fondos, los listados
Resumen de Saldos Bancarios y Composición de Saldos Bancarios.
76. En función de los saldos de las cuentas que figuran en los listados Resumen de Saldos
Bancarios y Composición de Saldos Bancarios, analiza diferentes alternativas de
inversión, selecciona la/s más conveniente/s en función de las propuestas realizadas
por los bancos e instituciones financieras con las que opera Papel Prensa y la/s
comunica al Gerente de Finanzas para su consideración.
Secretaria de Finanzas
Jefe de Tesorería
79. Controla los datos de la Carta de Instrucción y envía la misma a través del Auxiliar
Administrativo al banco desde donde serán transferidos los fondos a invertir. En el
caso de encontrar algún error en los datos ingresados, se comunica con la Secretaria a
efectos de que realice las correcciones pertinentes.
Auxiliar Administrativo
80. Entrega ambos ejemplares de la Carta de Instrucción al personal del banco y recibe
de éste, una de las mismas sellada como constancia de su recepción, la cual remite al
Jefe de Tesorería para posterior archivo.
Jefe de Tesorería
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27-4-2009
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