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Manual de Procedimientos PROCESO 2: FINANZAS – SUBPROCESO 3: TESORERÍA – PROYECTO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROCESO 2: Finanzas
SUBPROCESO 3: Tesorería

Contenido
Organigrama
Sección 1 – Registración de cobranzas
Sección 2 – Pedido y control de chequeras
Sección 3 – Gestión de pagos con cheques y con solicitudes de débito
bancario
Sección 4 – Gestión de cheques de Papel Prensa rechazados
Sección 5 – Gestión de cheques no retirados o no depositados por los
proveedores o terceros
Sección 6 – Gestión de fondo fijo y arqueo diario
Sección 7 – Gestión de inversiones

Organigrama de la Gerencia de Finanzas

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Manual de Procedimientos PROCESO 2: FINANZAS – SUBPROCESO 3: TESORERÍA – PROYECTO

Sección 1 – Registración de cobranzas


Cajero

1. Diariamente, recibe de:

 Terceros: Valores en cheque o efectivo por cobranzas que no correspondan a


ventas de productos de Papel Prensa.
 Los proveedores: Documentos en garantía (Pagaré o Póliza/Seguro de Caución)
en concepto de anticipos por ventas o servicios.

2. En base a los valores recibidos en cheque o efectivo, confecciona los Recibos por
Cobranzas Varias por cuadruplicado y entrega los originales a los terceros o a los
proveedores, según corresponda.

3. Confecciona el formulario Planilla de Recaudación por triplicado, con los datos de


cada uno de los Recibos por Cobranzas Varias ingresados en la jornada.

4. Envía al Jefe de Tesorería los valores en cheque o en efectivo y los duplicados y


triplicados de los Recibos por Cobranzas Varias y el triplicado del formulario
Planilla de Recaudación.

5. Archiva el talonario con los cuadruplicados de los Recibos por Cobranzas Varias.

Jefe de Tesorería

6. Diariamente, recibe la siguiente documentación:

 De Cuentas a Cobrar, en el caso de cobros por ventas de productos de la Compañía:

o Los duplicados de los Recibos.


o Los cheques recibidos de los clientes.
o Los cheques rechazados, junto con las Notas emitidas por los bancos respectivos
explicando los motivos de los rechazos.
o Las Boletas de Depósito selladas por el banco.
o Correos electrónicos o faxes de clientes informando la realización de pagos a
través de depósito o transferencia bancaria.
o Impresión del resumen de la cuenta bancaria de Papel Prensa en la cual se haya
acreditado el cobro.

 Del Cajero:

o Los duplicados y triplicados de los Recibos por Cobranzas Varias.


o El formulario Planilla de Recaudación por triplicado.
o Los valores, en cheque o en efectivo.

7. Imprime diariamente, a través del sistema Tesorería – Movimientos de Fondos, el


listado Composición de Saldos Bancarios, emitido para cada uno de los bancos con
los que opera Papel Prensa y con los registros de todos los créditos, débitos y saldos
de cada una de las cuentas.

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8. En el caso de pagos con cheques, designa el banco y número de cuenta en el que se


depositarán los mismos, en función de la necesidad de fondos de las cuentas
corrientes de Papel Prensa y de las comisiones que cobran las entidades bancarias,
para lo cual consulta el listado Composición de Saldos Bancarios.

9. En función del banco designado y los datos de los cheques recibidos, confecciona la
respectiva Boleta de Depósito y la envía con los cheques al Auxiliar Administrativo.

Auxiliar Administrativo

10. Deposita los cheques en el banco designado y, a cambio, recibe la Boleta de Depósito
sellada como constancia del depósito, la que entrega al Jefe de Tesorería.

Jefe de Tesorería

11. Registra en el sistema Tesorería – Movimiento de Fondos los asientos contables de:

 Banco Ingresos, con débito a la cuenta Bancos y crédito a la cuenta Recaudaciones


a depositar, por el depósito de las cobranzas realizadas con cheques o por
transferencias bancarias y en base a los siguientes comprobantes:

o Los duplicados de los Recibos.


o Las Boletas de Depósito selladas por el Cajero del banco, en el caso de cobros
con cheques.
o Impresión del resumen de la cuenta bancaria de Papel Prensa, en el caso de
cobros por transferencia bancaria.
o Correo electrónico o fax del cliente informando la realización del pago a través
de depósito o transferencia bancaria.

 Modificación de Banco Ingresos, en los siguientes casos:

o Rechazo de cheques por falta de fondos de los clientes, con crédito a la cuenta
Recaudaciones a depositar y débito a la cuenta del respectivo cliente y a
registrarse en base a las Notas emitidas por los bancos explicando los motivos
de los rechazos.
o Errores en la registración de Banco Ingresos, como por ejemplo, en la
asignación del banco.

12. Envía a Cuentas a Cobrar los cheques rechazados junto con las Notas emitidas por los
bancos.

13. Sobre la base de los Recibos por cobranzas varias, verifica los datos ingresados por el
Cajero en el formulario Planilla de Recaudación y aprueba los mismos con su firma.
En el caso de encontrar algún error, envía la documentación al Cajero para la
correspondiente corrección.

14. Diariamente:

 Recibe de Cuentas a Cobrar el listado Control de Recibos pasados a Contabilidad


que contiene el detalle de los Recibos registrados en el día a través del sistema.

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Manual de Procedimientos PROCESO 2: FINANZAS – SUBPROCESO 3: TESORERÍA – PROYECTO

 Imprime, a través del sistema Tesorería – Movimiento de Fondos, el listado


Recibos Pendientes de Depósito por Cheques de Pago Diferido hasta el día XX-
MM-AAAA.

15. Carga, imprime y envía al área de Control de Gestión y Auditoría la planilla diaria de
control interno denominada Control de Recaudaciones a Depositar, la que contiene
los valores del saldo inicial, de los ingresos por cobranzas a los clientes y por otras
cobranzas, de los depósitos en bancos, del saldo final y de los Recibos pendientes de
depósito, obtenidos en base a los datos de los siguientes documentos:

 El listado Control de Recibos pasados a Contabilidad.


 El formulario Planilla de Recaudación.
 El listado Recibos Pendientes de Depósito por Cheques de Pago Diferido hasta el
día XX-MM-AAAA.

16. Envía al área de Administración (Contabilidad y Balances):

 En el caso de anticipos de clientes:

o Los duplicados y triplicados de los Recibos por cobranzas varias.


o El formulario Planilla de Recaudación por triplicado.

 En el caso de cobranzas que no correspondan a ventas de productos de la


Compañía y para su registración en el sistema:

o Los duplicados y triplicados de los Recibos por cobranzas varias.


o El formulario Planilla de Recaudación por triplicado.

 En el caso de cobranzas correspondientes a ventas de productos de la Compañía y


para su archivo:

o Los duplicados de los Recibos.


o Dos impresiones de los Bancos Ingresos registrados en el sistema.
o Las Boletas de Depósito selladas por el Cajero del banco.
o Correo electrónico o fax del cliente informando la realización del pago a través
de depósito o transferencia bancaria.
o Impresión del resumen de la cuenta bancaria.

17. Recibe del área de Administración (Contabilidad y Balances) como constancia de su


envío y archiva:

 Los triplicados del formulario Planilla de Recaudación con la firma del


responsable de dicha área, junto con los triplicados de los Recibos por cobranzas
varias.

 Una de las dos impresiones de los Bancos Ingresos, con la firma del responsable
de dicha área.

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Sección 2 – Pedido y control de chequeras


Jefe de Tesorería

18. Cuando constata en forma inminente la falta de cheques para la realización de los
pagos de Papel Prensa, confecciona y envía a los funcionarios autorizantes que
correspondan el Formulario de Pedido de Chequeras.

19. Recibe el Formulario de Pedido de Chequeras con las firmas autorizantes, gestiona
una fotocopia del mismo, y envía ambos documentos al banco a través del Auxiliar
Administrativo.

Auxiliar Administrativo

20. Entrega al personal del banco el Formulario de Pedido de Chequeras junto con su
respectiva fotocopia y recibe a cambio esta última sellada como constancia de
recepción del pedido de chequeras, entregándola luego al Jefe de Tesorería.

Jefe de Tesorería

21. Recibe del Auxiliar Administrativo la fotocopia del Formulario de Pedido de


Chequeras sellada, la cual archiva hasta el momento de recepción de las chequeras.

Auxiliar Administrativo

22. Retira del banco las chequeras solicitadas y las entrega al Jefe de Tesorería.

Jefe de Tesorería

23. Recibe del Auxiliar Administrativo las chequeras junto con el comprobante de
entrega de las chequeras por parte del banco.

24. Ingresa en el libro de control interno denominado Libro de Chequeras los datos de
las chequeras recibidas del banco, junto con el primer y el último número de cheques
de cada una de las mismas.

25. Envía el Libro de Chequeras y las chequeras a los funcionarios autorizantes, los que
consignarán en éste su firma como constancia de recepción e integridad de las
chequeras recibidas.

26. Recibe de los funcionarios autorizantes las chequeras y Libro de Chequeras.

27. Cuando el Cajero le notifique la inminente falta de chequeras, ingresa en el sistema


Tesorería – Movimiento de Fondos los datos de identificación numérica de las
chequeras habilitadas para la realización de pagos.

28. Archiva los comprobantes de entrega de las chequeras.

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Sección 3 – Gestión de pagos con cheques


y con solicitudes de débito bancario
Jefe de Tesorería

29. Recibe de Cuentas a Pagar la siguiente documentación asociada a los pagos a realizar:

 Diariamente, por cada compra o contratación de servicios, el correspondiente


Legajo de Pago, compuesto por los siguientes documentos:

o El formulario Borrador de Orden de Pago con las firmas de los funcionarios


autorizantes según la Tabla de Niveles de Aprobaciones Económicas de la
Normativa de Papel Prensa.
o El triplicado de la Orden de Compra.
o La Factura.
o El Informe de Recepción.
o El Informe de Servicios Recibidos, en el caso de pagos de servicios.
o Los memorandos de solicitud de anticipos o donaciones, en sus casos.

 Mensualmente:

o El memorando Calendario de Vencimientos Impositivos, solicitando el pago de


impuestos del área de Administración (Contabilidad y Balances) al área de
Finanzas (Cuentas a Pagar) a efectos informativos.

30. Verifica que los Borradores de Órdenes de Pago se encuentren aprobados por los
funcionarios que correspondan. En el caso de que así no fuere, devuelve los
documentos a fin de que se regularice la situación.

31. Asigna, a través del sistema Tesorería – Movimiento de Fondos, los medios de pago
(cheque o solicitud de débito bancario) asociados a los Borradores de Órdenes de
Pago, ingresando los siguientes datos:

 Cheque: El nombre del banco y la numeración de los cheques.


 Solicitud de débito bancario: El nombre del banco y el número de las cuentas
corrientes involucradas.

32. Contabiliza la cancelación de la factura del proveedor, con crédito a la


correspondiente cuenta bancaria.

33. Imprime, a través del mismo sistema, las Órdenes de Pago por duplicado y, en el caso
que corresponda, sus respectivos Certificados de Retención de:

 Impuesto a los Ingresos Brutos – Ciudad Autónoma de Buenos Aires.


 Impuesto a los Ingresos Brutos – Provincia de Buenos Aires.
 Sistema Único de Seguridad Social.

34. Firma los Certificados de Retención, los incorpora junto a los duplicados de las
Órdenes de Pago en el Legajo de Pago y envía éste último:

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 Al Cajero, en el caso de pagos con cheques.


 A la Secretaria del área Finanzas, en el caso de pagos por medio de solicitud de
débito bancario.

Cajero

35. Confecciona los cheques respectivos y los envía al Jefe de Tesorería.

Secretaria de Finanzas

36. Confecciona por duplicado las Cartas de Instrucción solicitando al banco el débito de
los montos que correspondan de las cuentas corrientes de Papel Prensa para su
acreditación en las cuentas corrientes de los proveedores y las envía al Jefe de
Tesorería.

Jefe de Tesorería

37. Controla los medios de pago -cheques y/o Cartas de Instrucción- verificando sus
datos con los de los Borradores de Órdenes de Pago y las Órdenes de Pago, y firma
estas últimas como constancia del control realizado.

En el caso de encontrar algún error en los datos ingresados en:

 Cheques: Registra, en el sistema Tesorería – Movimiento de Fondos, la anulación


del medio de pago por el motivo que corresponda.
 Cartas de Instrucción. Se comunica con la Secretaria a efectos de que realice las
correcciones pertinentes.

En el caso de cheques que hayan sido mal confeccionados, y a través del sistema
Tesorería – Movimiento de Fondos, imprime las constancias de las anulaciones y
archiva las mismas junto con los cheques a la espera de que la Gerencia de Control
de Gestión y Auditoría se los solicite en forma trimestral para su posterior control.

38. Envía los originales de las Órdenes de Pago y los medios de pago a los funcionarios
autorizados que correspondan según el cumplimiento de los requisitos establecidos
en la Tabla de Niveles de Aprobaciones Económicas de la Normativa de Papel
Prensa.

39. Recibe de los funcionarios autorizados los originales de las Órdenes de Pago y los
medios de pago firmados y envía estos últimos al Cajero para su pago.

Cajero

40. En el caso de pagos con cheques a través de ventanilla, entrega a los proveedores o
terceros dichos medios de pago y, en los casos que correspondan, los Certificados de
Retención por duplicado a los proveedores o terceros.

41. Recibe de los proveedores o terceros los Recibos en conformidad con los pagos
realizados y los duplicados de los Certificados de Retención firmados como
constancia de su recepción, si es que corresponde.

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42. En el caso de realizar pagos de servicios o impuestos a través de los bancos,


confecciona el formulario denominado Envía con el detalle de las Facturas y Boletas
que se están enviando para su pago y gestiona una fotocopia de dicho documento.

43. En el caso de pagos con cheques a proveedores o terceros a través de depósitos en


bancos, confecciona la correspondiente Boleta de Depósito.

44. Envía al banco, por medio del Auxiliar Administrativo y según la fecha de
vencimiento para los pagos:

 El medio de pago que corresponda: Cheque o Carta de Instrucción por duplicado.


 La Boleta de Depósito, en el caso de pagos a través de depósito de cheques.
 Las Facturas y/o Boletas, correspondientes a los servicios y/o impuestos a pagar.
 El formulario Envía junto con su fotocopia.

Auxiliar Administrativo

45. Realiza el pago al cajero del banco y recibe de éste:

 Los comprobantes de los pagos: Facturas y/o Boletas selladas de los impuestos o
servicios pagados.
 La Boleta de Depósito sellada como constancia de depósito del cheque o el
duplicado de la Carta de Instrucción sellado como constancia de su recepción, el
que corresponda.
 La fotocopia sellada del formulario Envía como constancia de su recepción.

46. Ingresa, en el sistema Tesorería – Movimiento de Fondos, los datos de los Recibos y
los comprobantes de pago correspondientes a las Órdenes de Pago.

47. Envía a la Secretaria del área de Finanzas la fotocopia sellada del formulario Envía.

Secretaria de Finanzas

48. Archiva la fotocopia del formulario Envía como constancia de recepción de las
Facturas y/o Boletas como comprobantes de pago.

Cajero

49. Incorpora en el Legajo de Pago, el cual envía al Auxiliar Administrativo:

 Los Recibos de los proveedores y/o terceros.


 Los Comprobantes por pagos de impuestos y/o servicios.
 La Boleta de Depósito sellada, en su caso.
 El duplicado de la Carta de Instrucción, en su caso.
 El duplicado del Certificado de Retención.

Auxiliar Administrativo

50. En función de los Legajos de Pago recibidos en el día, por medio del sistema
Tesorería – Movimiento de Fondos:

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 Ingresa todas las Órdenes de pago de las cuales se hayan registrado sus
correspondientes Recibos.

 Les asigna a cada una de ellas un número correlativo de lote de Órdenes de Pago.

 Imprime un listado por número de lote con sus correspondientes Órdenes de


Pago.

51. Registra en un libro de control interno denominado Control de Órdenes de Pago los
números de las Órdenes de Pago ingresadas en el sistema con sus correspondientes
números de lote.

52. Envía al área de Administración (Contabilidad y Balances) los Legajos de Pago y el


Libro de Órdenes de Pago y recibe de parte del responsable de dicho sector el Libro
de Órdenes de Pago con su firma en el registro de los números de lotes registrados,
como constancia de recepción de los Legajos.

Sección 4 – Gestión de cheques de Papel Prensa rechazados


Cajero

53. Recibe de los proveedores o terceros y envía al Jefe de Tesorería:

 El cheque rechazado de Papel Prensa.


 Una nota firmada por el proveedor explicando el motivo del rechazo luego de su
depósito.

Jefe de Tesorería

54. Registra, en el sistema Tesorería – Movimiento de Fondos, la anulación del cheque


rechazado en la Orden de Pago correspondiente y su consiguiente asiento contable de
Banco Ingreso, con débito a la cuenta Bancos y crédito a la cuenta del respectivo
proveedor.

55. Imprime tres copias del Banco Ingreso registrado y las envía al Cajero junto con el
cheque rechazado y su respectiva nota.

Cajero

56. Gestiona fotocopias del cheque rechazado y de su respectiva nota y envía ambas a
Cuentas a Pagar, a efectos de que se genere una nueva Orden de Pago, reiterándose
así el proceso de pago desde su inicio.

57. Envía al área de Administración (Contabilidad y Balances) las copias primera y


segunda del Banco Ingreso, junto con el cheque rechazado y la nota del proveedor o
tercero.

58. Recibe del área de Administración (Contabilidad y Balances) y archiva la segunda


copia del Banco Ingreso firmada y sellada por su responsable, como constancia de
envío del cheque.

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Sección 5 – Gestión de cheques no retirados o no depositados


por los proveedores o terceros
Cajero

59. En el caso de vencimiento para el cobro de aquellos cheques que no hayan sido
retirados y/o depositados, pasados los treinta días del plazo respectivo, recibe de los
proveedores o terceros y envía al Jefe de Tesorería una nota explicando la razón por
la cual el medio de pago no había sido retirado o cobrado y solicitando la emisión de
un nuevo cheque.

Jefe de Tesorería

60. Registra en el sistema Tesorería – Movimiento de Fondos la anulación del cheque


vencido en la Orden de Pago correspondiente y su consiguiente asiento contable de
Banco Ingreso, con débito a la cuenta Bancos y crédito a la cuenta del respectivo
proveedor.

61. Imprime tres copias del Banco Ingreso registrado y las envía al Cajero.

62. Envía al Gerente de Finanzas la nota del proveedor o tercero.

Gerente de Finanzas

63. En función de la nota recibida del Jefe de Tesorería, registra, en el sistema Tesorería
– Movimiento de Fondos, la anulación de aquella Orden de Pago cuyo cheque no
haya sido retirado por el proveedor dentro del plazo establecido.

64. Envía la nota del proveedor o tercero al Cajero, quien solicita a Cuentas a Pagar la
generación de una nueva Orden de Pago, con lo cual se reitera el proceso de pago
desde su inicio.

Cajero

65. Gestiona fotocopias del cheque vencido y de su respectiva nota del proveedor o
tercero y envía ambas a Cuentas a Pagar, a efectos de que se genere una nueva Orden
de Pago, reiterándose así el proceso de pago desde su inicio.

66. Envía al área de Administración (Contabilidad y Balances) las copias primera y


segunda del Banco Ingreso, junto con el cheque vencido y su respectiva nota.

67. Recibe del área de Administración (Contabilidad y Balances) y archiva la segunda


copia del Banco Ingreso firmada y sellada por su responsable, como constancia de
envío del cheque.

Sección 6 – Gestión de fondo fijo y arqueo diario

Cajero

68. Cuando alguna de las distintas áreas de Papel Prensa necesita un anticipo de fondos
para la erogación de gastos correspondientes a su área de trabajo, recibe de los

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funcionarios de dichas áreas el respectivo Comprobante de Caja como constancia de


solicitud de dichos fondos.

69. Verifica que el Comprobante de Caja tenga las firmas autorizantes correspondientes,
según la Tabla de Niveles de Aprobaciones Económicas de la Normativa de Papel
Prensa, archiva el Comprobante de Caja hasta el momento de su posterior rendición
de gastos y entrega los valores requeridos en efectivo a los usuarios solicitantes. En
caso negativo, devuelve el Comprobante de Caja a los funcionarios a efectos de que
gestionen las firmas necesarias.

70. Ingresa los datos de los Comprobantes de Caja recibidos en una planilla Excel de
control interno diseñada a tal efecto. En el momento en que el monto resultante de la
sumatoria de dichos Comprobantes, provenientes de las distintas áreas por anticipos
solicitados, sea aproximadamente igual a la cuarta parte del fondo fijo de Tesorería,
confecciona y firma como responsable el formulario Rendición de Fondo Fijo Nº
XXXX con los datos de cada uno de los Comprobantes de Caja incluidos en la planilla
Excel.

71. Al momento de la rendición de gastos por parte del usuario solicitante, le entrega al
mismo el Comprobante de Caja que se encontraba archivado y recibe a cambio:

 Las Facturas, Boletas, Tickets y demás comprobantes de gastos.


 El dinero en efectivo sobrante respecto del anticipo rendido con anterioridad, en el
caso que corresponda.

72. Al finalizar la jornada, envía al Jefe de Tesorería:

 El formulario Rendición de Fondo Fijo Nº XXXX.


 Los Comprobantes de Caja correspondientes al formulario Rendición de Fondo
Fijo Nº XXXX.
 Las Facturas, Boletas, Tickets y demás comprobantes, en caso de rendición de
gastos.
 El dinero en efectivo sobrante.

Jefe de Tesorería

73. Aprueba con su firma el formulario de Rendición de Fondo Fijo N°XXXX y envía el
mismo, junto con sus Comprobantes de Caja, a Cuentas a Pagar a efectos de que se
genere el respectivo Borrador de Orden de Pago y se inicie el proceso de pago
correspondiente.

En caso de encontrar algún dato incorrecto en el formulario de Rendición de Fondo


Fijo N°XXXX con respecto a sus correspondientes Comprobantes de Caja, envía los
documentos al Cajero para su corrección.

74. Diariamente, realiza el arqueo del fondo fijo, compuesto por:

 Dinero en efectivo.
 Comprobantes de Caja que hayan sido recibidos como solicitud de anticipos o para
la rendición de gastos.

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Sección 7 – Gestión de inversiones

Jefe de Tesorería

75. Imprime, a través del sistema Tesorería – Movimiento de Fondos, los listados
Resumen de Saldos Bancarios y Composición de Saldos Bancarios.

76. En función de los saldos de las cuentas que figuran en los listados Resumen de Saldos
Bancarios y Composición de Saldos Bancarios, analiza diferentes alternativas de
inversión, selecciona la/s más conveniente/s en función de las propuestas realizadas
por los bancos e instituciones financieras con las que opera Papel Prensa y la/s
comunica al Gerente de Finanzas para su consideración.

77. Seleccionada la alternativa de inversión, solicita a la Secretaria del área de Finanzas


la confección por duplicado de la Carta de Instrucción solicitando al banco el débito
del monto que corresponda de la cuenta corriente de Papel Prensa para su
acreditación en la/s inversión/es seleccionada/s.

Secretaria de Finanzas

78. Confecciona por duplicado la Carta de Instrucción para la solicitud de débito


bancario y envía ambos ejemplares al Jefe de Tesorería.

Jefe de Tesorería

79. Controla los datos de la Carta de Instrucción y envía la misma a través del Auxiliar
Administrativo al banco desde donde serán transferidos los fondos a invertir. En el
caso de encontrar algún error en los datos ingresados, se comunica con la Secretaria a
efectos de que realice las correcciones pertinentes.

Auxiliar Administrativo

80. Entrega ambos ejemplares de la Carta de Instrucción al personal del banco y recibe
de éste, una de las mismas sellada como constancia de su recepción, la cual remite al
Jefe de Tesorería para posterior archivo.

Jefe de Tesorería

81. Diariamente, en base al listado Composición de Saldos Bancarios y a las propuestas


de inversión seleccionadas, carga la planilla Excel Situación Financiera con el detalle
de las inversiones de la Compañía, tales como:

 Fondos comunes de inversión.


 Plazos fijos.
 Cuentas corrientes remuneradas.
 Colocaciones en el exterior.

82. Envía la planilla al Gerente de Finanzas para su información.

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83. Mensualmente, en base al listado Composición de Saldos Bancarios, carga los


datos relativos a los saldos bancarios remunerados en las cuentas corrientes de
Papel Prensa y sus respectivas tasas en la planilla Excel denominada Resumen
mensual de cuentas remuneradas y lo envía al área de Administración
(Contabilidad y Balances.)

27-4-2009

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