Fecha: Mayo 13 2010

ARCHIMAX

SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD MACROPROCESO: NORMATIVO Y DE COMUNICACIONES PROCESO: ADMINISTRACIN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO: RECEPCIN DE DOCUMENTOS Versin 1 RM-PR-UC-F01 GESTION DOCUMENTAL Semestre II

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TABLA DE CONTENIDO
ITEM DESCRIPCIN PGINA

1.

DEFINICIN ALCANCE ESTRUCTURA GENERALIDADES DESCRIPCIN MARCO LEGAL REGISTRO DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS DE REFERENCIA GLOSARIO DE TRMINOS ANEXOS

2. 3. 3.1. 3.2. 4. 5. 6. 7. 8.

2 2 3 3-4 5 6 7 7 8-9-10

ELABOR

REVIS

APROB

Comit de Calidad

Diego varon

FECHA 29 04 - 2010

FECHA 29-04-2010

Gloria Mara Parra FECHA 6 05 - 2010

1. DEFINICIN Este procedimiento tiene como objetivo dar lineamientos generales para las recepciones documentales en la corporacin Archimax. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con la recepcin, radicacin y el registro de las comunicaciones oficiales y documentos particulares que entran a la entidad a travs de la ventanilla mensajera nica de correspondencia. 3. ESTRUCTURA 3.1. Generalidades Es el conjunto de actividades que buscan verificar y controlar la recepcin de documentos en la Corporacin ARCHIMAX, formalizando los procedimientos a travs de manuales e identificando de manera oportuna los nuevos medios para la recepcin de documentos a fin de que sean controlados.

3.2 DESCRIPCIN

No.

RESPONSABLE AUXILIAR DE CORRESPONDENCIA AUXILIAR DE CORRESPONDENCIA

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES Revisa que cada documento tenga destinatario, nombre del remitente, remitente, direccin y firma. REVICION DE CUMENTOS Revisa las planillas de entrega de la empresa de correo, firma el recibo, abre las comunicaciones y verifica la informacin y los anexos. REVICION PLANILLA Verifica que los datos que registra, as como el direccionamiento del documento sean correctos, genera el rotulo del radicado y lo coloca tanto al original como en la copia que entrega al usuario. VERIFICACION DE DATOS

AUXILIAR DE CORRESPONDENCIA

Fecha: Abril de 2010

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AUXILIAR DE CORRESPONDENCIA

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AUXILIAR DE CORRESPONDENCIA AUXILIAR DE CORRESPONDENCIA

. Coloca en el respectivo casillero de la dependencia los documentos, percatndose de que los anexos estn completos y adjuntos a la comunicacin respectiva. UBICAION DE DOCUMENTOS Recoge los documentos de los casilleros por dependencias, alista las valijas, seala los radicados registrados, genera e imprime la planilla de mensajera interna. Entrega en los pisos asignados la valijas

4. MARCO LEGAL
NMERO DE IDENTIFICACIN 594 FECHA DE EXPEDICIN 14-07-2000

TIPO DE NORMA Ley

DENOMINACIN Ley General de Archivos

ley

527

de 1999

7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales

Cdigo Penal

Artculos 218 a 228

Sobre las disposiciones relacionadas con falsificacin de los documentos pblicos 2000 Ley General de Archivos
Archivo General de la Nacin. Artculos 4, 6, 9 y 14. Archivo General de la Nacin

Ley 594
Acuerdo 060 del Archivo General 2001 de la Nacin 1999

Circular Interna No.13

5. REGISTRO DE DOCUMENTOS
IDENTIFICACIN N Cdigo Formato Nombre Lugar Archivo ALMACENAMIENTO Medio de Archivo PROTECCION: Responsable archivado RECUPERACIN TIEMPO DE RETENCIN Archivo Gestin DISPOSICIN

F-GD-103.1

PLANILLA DE MENSAJERIA INTERNA

Unidad de Administracin Documental y Correspondencia

1 ao IMPRESO
SECRETARIA

Cronolgico

Seleccin

M-GD.58.06

MANUAL DE CORRESPO NDENCIA Y ARCHIVO

Unidad de Administracin Documental y Correspondencia

IMPRESO

SECRETARIA

Cronolgico

2 aos

Seleccin

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Norma NTC- ISO 9001:2000 Sistema Gestin de Calidad Gua Para la Elaboracin de Documetnos Fsicos y Digitales RM-Resolucin Interna 037 de 2000.

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7. GLOSARIO DE TRMINOS Correspondencia o documentacin externa: Comunicacin escrita dirigida o recibida de personas, entidades, empresas u organismos sobre aspectos y actividades que surgen de la interrelacin entre las instituciones. Documento: Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. El documento de archivo se caracteriza por que se origina a partir del ejercicio de una funcin administrativa (procesos y procedimientos). Se genera bajo parmetros especficos, sean legales o jurdicos, que condicionan su forma y contenido. Estos, deben permanecer inalterables como testimonio de la accin administrativa que ha sido documentada, y que eventualmente debe ser guardado para investigadores, estudiosos u otros consultantes del documento. Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las reas de la Universidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su conservacin y consulta.

Correspondencia o documentacin externa: Comunicacin escrita dirigida o recibida de personas, entidades, empresas u organismos sobre aspectos y actividades que surgen de la interrelacin entre las instituciones. Documento: Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. El documento de archivo se caracteriza por que se origina a partir del ejercicio de una funcin administrativa (procesos y procedimientos). Se genera bajo parmetros especficos, sean legales o jurdicos, que condicionan su forma y contenido. Estos, deben permanecer inalterables como testimonio de la accin administrativa que ha sido documentada, y que eventualmente debe ser guardado para investigadores, estudiosos u otros consultantes del documento. Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a

la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las reas de la Universidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su conservacin y consulta. Radicacin: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un nmero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo, con el propsito de oficializar su trmite.

8. ANEXOS 8.1 FLUJOGRAMA.