Karen Zegarra Casas

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PROTOCOLO
Puede referirse a: Protocolo Uno o un conjunto de procedimientos destinados a estandarizar un comportamiento humano u sistmico artificial frente a una situacin especfica. Protocolo, ciertas reglas establecidas para las ceremonias oficiales o trato social Protocolo, texto anexo a un tratado internacional.

PROTOCOLO 1. Concepto Un protocolo es una sntesis que reorganiza, ordena y jerarquiza los puntos ms relevantes tratados durante un evento. Consiste, en primera instancia, en una descripcin objetiva de los temas, hechos o sucesos acaecidos durante la sesin o reunin y, en segundo lugar, es un producto escritural de registro que narra, de manera precisa, el desarrollo de los aspectos fundamentales de un trabajo realizado.

2. No es un protocolo Un protocolo es ms que un acta; es decir, va ms all de recapitular de manera cronolgica y puntual cada uno de los sucesos ocurridos en un evento o reunin. Tampoco un protocolo es un simple resumen: no se limita a presentar una sntesis global de u tema genrico. De igual manera, el protocolo no es un ensayo critico sobre un determinado proceso de trabajo. Y, menos todava, un protocolo consiste en una compilacin de opiniones sueltas, expuestas a lo largo de un a sesin, encuentro o seminario.

3. Importancia El protocolo, como instrumento de trabajo y seguimiento de un proceso, es importante porque permite, entre otras cosas:

A) Convertir las opiniones sueltas en enunciados con sentido. B) Enterar a las personas ausentes de un trabajo desarrollado durante algn tipo de sesin. C) Concentrar la atencin de los participantes hacia los temas prioritarios de una exposicin, a la vez que dirigirla de manera consiente.

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D) Reforzar el proceso de enseanza- aprendizaje en tanto la reconstruccin de un proceso permite fijar con mayor fuerza campos de informacin

E) Contar con una descripcin narrada de primera mano que posibilita construir la memoria de un proceso y, al mismo tiempo, registrar las decisiones fundamentales que se toman en el curso de la discusin. F) Conocer las distintas formas y maneras como los participantes de un evento interpretan la experiencia, resaltando determinados hechos o enfatizando algunos puntos. G) Identificar aquellos temas en los cuales el grupo logr una adecuada o inadecuada asimilacin de los contenidos. De la misma manera, detectar cules temas que eran importantes pasaron desapercibidos por el grupo, o los vacos que deben cubrirse en posteriores oportunidades. Y finalmente, evidenciar las zonas de consenso en torno a decisiones, asuntos o problemas.

4. Estructura Por su valor de registro, el protocolo debe tener una estructura lo suficientemente gil y concreta como para que cualquier lector pueda enterarse, sin gran dificultad, de lo ocurrido durante el evento que se describe narrativamente. Por lo mismo, es recomendable que un protocolo contenga las siguientes partes:

A) Una identificacin de la situacin: lugar geogrfico, fecha, hora, ambiente espacial, objetivo o motivo del evento, participantes, duracin, momentos de la sesin etc. B) Descripcin de las actividades: si se hizo mediante una exposicin o en trabajo en grupo, si fue utilizando un taller o en plenaria, o un grupo focal o una dinmica de observacin etc. C) Temas tratados en orden de importancia: cules fueron las columnas vertebrales de la discusin, cules las lneas fuerza que soportaron el desarrollo del evento. Aqu es donde el trabajo de escritura es de suma importancia, pues no se trata de enumerar los temas, sino de desarrollarlo narrativamente. D) Decisiones o acuerdos fundamentales a que se llegaron: pueden referirse al inmediato o largo plazo, puede haber surgido durante el desarrollo del evento y no siempre al final; pueden no haberse evidenciado como decisiones de manera explcita por lo cual, hay que inferirlas.

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E) Tareas asignadas, compromisos establecidos, responsables: es el puente de conexin entre uno y otro evento o entre sesiones. Pueden consistir en : lecturas asignadas, trabajos por realizar, ejercicios formales y no formalizados, productos de diversa ndole, etc. Es clave registrar la importancia de la tarea dentro del proceso, y si hay responsables directos o si es una responsabilidad grupal.

PRECEDENCIA
Es la parte del Protocolo que establece el orden de prelacin entre los asistentes a un acto, generalmente las autoridades. Y qu es la prelacin? Antelacin o preferencia con que una persona debe ser atendida respecto de otra u otras. En cualquier tipo de acto o evento, el reconocimiento de las jerarquas para su correcta ubicacin en un determinado orden es fundamental para el xito del mismo y para la satisfaccin general de los participantes. El sistema de precedencias significa ordenar a las personas, de forma jerrquica por razones de cargo o categora, que acuden a un determinado acto. Aunque parezca algo sencillo, puede dar lugar a muchos conflictos. Siempre ha habido en la historia ancdotas sobre la primaca que ciertas personas merecen por ser de mayor categora que otras. Para los actos en los que acuden autoridades pblicas, el ordenamiento regulador de las mismas se recoge en el Real Decreto 2099/1983 de 4 de Agosto (Ordenamiento General de Precedencias de Autoridades del Estado). En muchos casos la precedencia viene determinada, no por un rango personal sino por lo que ella representa, es por ello por lo que se distinguen dos tipos de precedencia: 1. Precedencia por cortesa: Es aquella que se ostenta por cesin o cortesa. Aunque "oficialmente" no le corresponde ese orden, el mismo viene determinado por la cesin de este honor o privilegio. En este ltimo caso, este tipo de precedencia, se debe aplicar con mucha cautela, debido a la variacin en el orden que supone realizar un cambio de este tipo.

2. Precedencia por ley: Es la precedencia, tambin llamada por derecho, que concede la ley por ostentar un determinado cargo o rango. Esta viene reflejada en la correspondiente Ley General de Precedencias.

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Pero, aunque contemos con esta Ley, est claro que no todos lo cargos y mritos estn recogidos aqu, por lo que deberemos adoptar unos principios generales para poder actuar con eficacia: 1. El cargo priva sobre la categora personal. 2. La interinidad o accidentalidad, no mengua autoridad: Estar en un cargo de forma accidental o interina, le confiere la misma responsabilidad y autoridad que si fuera el cargo "fijo".

3. La delegacin o representacin, no confiere precedencia, pero si acto de presencia: Esta representacin carece de autoridad, pero si debe tenerse en cuenta para atestiguar el cargo al que representa de forma delegada.

4. La preminencia del cargo se pierde fuera del mbito jurisdiccional: Determinados cargos, no tienen la misma precedencia fuera de su mbito. Esto ha de tenerse en cuenta en cargos militares y eclesisticos.

5. En la propia residencia, se procede a los iguales forasteros: A igual de cargo o mritos, el de casa (anfitrin) suele dar precedencia al extranjero.

6. Entre iguales, priva la mayor extensin territorial de jurisdiccin y a igual de ella, por orden de creacin del cargo, ministerio o ttulo: A la hora de evaluar "igualdades" de cargo, prima la fecha de creacin del mismo (antigedad).

7. La antigedad es un grado, y entre varios, priva el mayor: Concepto fundado en la disciplina militar, comn para otros mbitos.

8. La dignidad de las corporaciones es solo colectiva: Un acadmico, un concejal, etc. carecen de autoridad por s.

9. Determinadas circunstancias excepcionales, tan calificadas, llegan a privar sobre todo lo anterior: Excepcionalidades que se pueden dar en determinados actos donde acuden personas en representacin de Autoridades, Corporaciones u otras instituciones.

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10. La precedencia no es honor, ni prejuzga jerarqua, ni implica preeminencia, es solo orden de colocacin: La regulacin de honores est hecha personalmente, y la precedencia es ordenacin, que al hacer se por grupos, implica que el primero de cada uno vaya siempre detrs del ltimo del anterior. En la familia real, el orden de precedencia es el que sigue: El soberano, ya fuere rey o reina, est primero en el orden de precedencia. Si es monarca varn, entonces su esposa, la reina consorte, est primera en el orden de precedencia para mujeres. Lo contrario (reina reinante, prncipe consorte primero en la precedencia masculina) no siempre sucede. No hay un slido derecho de precedencia para un prncipe consorte, aunque usualmente se le otorga precedencia especial sobre los otros miembros masculinos a travs de una patente real.

ORGANIZACIN DE EVENTOS
La organizacin de eventos es el proceso de diseo, planificacin y produccin de congresos , festivales,ceremonias, fiest as, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades. En Argentina se celebra el "Da del Organizador Profesional de Eventos" el 13 de septiembre por iniciativa del Centro de Organizadores de Eventos, creador de la carrera de Organizacin de Eventos. Pasos para la planificacin de un evento Produccin El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunin y que tienen como objetivo principal la preparacin de los recursos y equipos que componen el evento. Montaje Disposicin del equipo y los recursos tcnicos y humanos que se utilizaran en el lugar donde se realizar el evento. Ejecucin Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas Desmontaje Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron utilizados en el evento.

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Evaluacin de resultados Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones. La Evaluacin de resultados es una de las partes ms importantes del postevento. Conocer si se han cumplido, como mnimo, los objetivos previstos y el rendimiento producido con ellos. Post-evento Recopilacin de todas las acciones realizadas en el evento. Seguimiento que ayudan a la evaluacin del mismo. En esta fase se incluir la documentacin grfica del mismo; Fotografas, montajes de videos, etc.

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