Curso de Formacin

Aprovisionamiento y gestin de stocks en la ocina de farmacia

Unidad didctica 1

Aprovisionamiento y gestin de stocks en la oficina de farmacia

Unidad didctica 1 Aprovisionamiento y gestin de stocks en la oficina de farmacia

Albert Gasulla Publicitario Especialista en Publicidad y Estrategias en el Punto de Venta. Barcelona. gasulla@gasullacom.com Jordi Ferrer Administracin y Direccin de Empresas Especialista en Marketing y Coaching Farmacutico. Barcelona. j.ferrer@gasullacom.com

INTRODUCCIN A lo largo de 2012 est siendo una constante hablar de la gestin de stocks y qu hacer para mejorarla. Cmo disminuirlos, cmo controlarlos, cmo hacer que no se disparen como antao? Tenemos que realizar el inventario? Por qu? Cada cunto tengo que hacerlo? La rotacin es la adecuada? Tengo correctas las categoras? Vamos a intentar contestar a todas estas cuestiones de una manera ordenada en las siguientes pginas de este curso. Para empezar, reconocen alguna de estas frases?: "Recuerda aquel producto que tuvimos que pedir porque no sala en el ordenador? Estaba escondido en aquella esquina" "Ha vuelto a pedir de esto? Pero si tenemos un par de cajas en el almacn! "Que no sale en el ordenador? Eso no lo s, pero en el almacn hay un par de cajas. Venga y mrelo usted mismo" "Si me hubieran preguntado a m se lo habra dicho, pero como no me preguntan nada pues ahora tenemos ms de lo mismo" "Cuntas veces he dicho que hay que ordenar el almacn, que as no se puede saber lo que hay" "Perdone seora Lpez, es que aqu en el ordenador me sale que tenemos una unidad, pero no la encuentro.La pido y vuelve esta tarde? Es para no hacerla esperar porque seguro que est en la farmacia, pero ahora mismo no s dnde" "Por qu pedir sin preguntar?" "Pues el ordenador dir lo que quiera, pero le aseguro que no queda nada y eso que he buscado bien" "Ya s que sale en el ordenador, pero eso debe hacer como mnimo un par de aos o tres que no est, a que si Antonio? "(y la respuesta de Antonio es siempre la misma: De eso?, de eso bufff")

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"Eso? Lo correg ayer mismo y ya vuelve a estar mal" "Qu porque no lo corregimos? No s, como ya sabemos que no est, no vale la pena perder tiempo" Estas y otras muchas son frases que hemos escuchado ms de una vez en la oficina de farmacia. Incluso tambin hemos odo: "Todo eso no ocurrira si los stocks estuviesen bien". Ah estamos de acuerdo. Los stocks no estn bien y eso repercute en la gestin que hacemos en/de la farmacia. Se dan cuenta en cunto nos influye? Cunto tiempo perdemos buscando innecesariamente?. Demasiados errores no corregidos o mal corregidos nos hacen pedir de ms -teniendo un dinero inmovilizado innecesariamente- o, lo que es peor, perder ventas y dar mal servicio. Y, como slo son unas pocas veces a la semana, no nos damos cuenta de la cantidad de tiempo perdido. De modo que no tenemos ms remedio que hablar de aquello que de alguna manera pone orden en los almacenes y los stocks: el inventario, de lo que es, pero, sobre todo, de cmo planificarlo y cmo hacerlo.

EL INVENTARIO DE ALMACN: qu es y para qu sirve? cmo hacerlo? cmo controlarlo? quin lo debe realizar? cmo planificar su control? cada cunto debo hacerlo y cmo me afecta a la gestin diaria de la oficina de farmacia?
Qu es el inventario?

Es el resultado de un proceso de control de la mercanca (stock) que tenemos en la farmacia, valorndola normalmente a precio de coste. Esta es una definicin clara que todo el mundo puede entender. El inventario es hacer un recuento fsico (real) de lo que tenemos en la farmacia y al que se le pone valor. Normalmente a efectos fiscales a precio de coste, mientras que si lo usamos para analizar rotaciones es a PVP.
Por qu tengo que hacerlo?

Para saber la situacin real de la farmacia. Para conocer exactamente qu artculos tenemos y dnde estn. Muchas veces el inventario ayuda a "redescubrir" productos que tenamos olvidados. Nadie puede decir que sabe dnde est todo, ni que su almacn no contenga "sorpresas". Lo ms habitual es que tengamos artculos olvidados. El inventario ayuda a refrescar la memoria y a hacerlos salir a la sala de ventas. Seguramente alguien dir: "Ya tengo el inventario en el ordenador. Por qu debo perder tiempo en hacerlo fsicamente?" La respuesta es muy sencilla: porque a lo largo de un ao (que es la cadencia normal para el inventario) suelen ocurrir las siguientes situaciones: Contaje incorrecto en la entrada de mercanca. Entrega de productos a cuenta. Abonos en mercadera mal realizados. Robos en la sala de ventas; pequeos siseos en almacn.

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Aprovisionamiento y gestin de stocks en la oficina de farmacia Salida de mercanca de productos para el titular o familiares del titular que no se contabilizan correctamente. Ventas mal contabilizadas por las prisas. Ordenadores que puntualmente se apagan por fallos elctricos, realizndose ventas que no se han contabilizado bien. Ajustes de stock manuales que se realizan sin una correcta comprobacin. Aparicin de material que tampoco se contabiliza bien en almacn. Una persona en prcticas. Etc. Como se puede observar en esta lista, muchos de estos casos generan errores en el inventario. La gran mayora son errores humanos. Aquellos que dispongan de robot sabrn que su inventario de medicamentos casi nunca presenta problemas, mientras que su inventario de parafarmacia s los presenta (la parafarmacia no cabe en su totalidad en el robot, y la sala de ventas con sus estanteras tampoco). El robot exige realizar unos pasos y eso implica atencin al hacerlo. Si no estamos atentos nos equivocamos. Pero en el caso del robot, ste nos indica que hay un error y que debemos hacer algo para subsanarlo siguiendo los procedimientos estipulados.

Propuesta de ejercicio

Le proponemos un ejercicio muy fcil de hacer y que le informar objetivamente de cul es el control de sus inventarios. Se trata de contabilizar, a lo largo de un mes, las ocasiones en las que el ordenador dice una cosa y los colaboradores afirman que no coincide. Si todos son honestos y dicen las veces que hay descuadre, al final se sabe si esta farmacia tiene muchos o pocos problemas de inventario, por lo que se podr evaluar la importancia de hacerlo fsicamente o no. Para realizar este ejercicio aconsejamos seguir un procedimiento, que usted tambin puede utilizar cuando haga el inventario. Cada recuadro es un paso. El objetivo es que usted descubra la importancia de los descuadres de una manera ordenada y que al hacerlo saque conclusiones y aplique soluciones. No se olvide de su gente; implquela. Incluya todas las categoras, desde medicamentos hasta parafarmacia. Cualquier artculo de la farmacia debe estar presente en este ejercicio. Recuerde: cualquier articulo que no cuadre con lo que dice el sistema informtico debe anotarse. 1
Informe a su personal del ejercicio, comentando el procedimiento y los objetivos

Asegrese que lo han entendido. Si observa alguna duda repita la informacin tantas veces como sea necesario

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Realice el ejercicio. Controle personalmente que se est haciendo. No delegue este control. Implquese

4 Cuando acabe el
ejercicio analcelo. Busque dnde se concentran los problemas de descuadre: Personas/Sala/Zona especial/Almacn

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Curso de formacin 5 Antes de seguir y

comentar los resultados pregntese qu puede hacer usted para mejorar esta situacin. Piense en propuestas

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Comntelo con el equipo Escuche propuestas Analice las propuestas

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Proponga soluciones Acepte propuestas aunque no sean suyas Implique a su personal

8 Implemente las
propuestas

9 Controle que se
implementan y que repercuten en mejoras visibles. Cimntelas.

A tener en cuenta en este ejercicio:

Implquese personalmente. Usted va a realizar una accin que le tiene que reportar una mejora en su rentabilidad; no lo delegue en un colaborador. Implique a su personal. Explqueles el porqu del ejercicio y de las propuestas. Esccheles activamente (que se note que usted los escucha y los toma en serio). Deje claro que no es un ejercicio de control del personal sino de bsqueda de mejoras en la gestin de la farmacia. No se canse de repetir las cosas. "Es que siempre deber estar encima?" La respuesta es s. De una manera u otra, s. Gestionar conlleva una parte de control que no puede eliminarse y que ningn titular debe delegar. Despus de realizar este ejercicio usted sabr la urgencia que tiene en realizar el inventario de su farmacia. Si ha tenido cinco errores o menos tendr que hacer el inventario, pero sin prisas. Si ha tenido entre cinco y diez no tarde mucho en hacerlo. Si ha tenido ms de diez tiene un problema (piense que diez mensuales son 120 anuales). Pngase manos a la obra.
Quiere esto decir que no debo hacer inventario si no tengo errores?

El inventario hay que tenerlo al finalizar el perodo fiscal. Hacemos un inventario fsico o entregamos el inventario que da el ordenador? Muchsimas oficinas de farmacia entregan el que aporta el sistema informtico. Es el ptimo? NO, porque todo el mundo sabe que hay diferencias reales, y a veces en muchos casos significativas, entre lo que dice el ordenador y lo que realmente hay. Aconsejamos que se haga un inventario fsico como mnimo una vez al ao. Que no pase nada eligiendo el resultado informtico no quiere decir que se deba hacer. Es como atravesar un semforo en rojo. Pasa algo? No Se debe hacer? Tampoco, pero si le atropellan, cunto le costar la recuperacin? No debemos olvidar que estamos en una empresa. Muchas oficinas de farmacia no recuerdan que son empresas con cierto calado y con personal. Tienen una responsabilidad y es mejor cubrirla correctamente. En definitiva, el inventario se debe hacer como mnimo una vez al ao. Hay razones que superan con creces las excusas que se ponen para no hacerlo: "Es muy largo". "Me cuesta mucho dinero porque tengo que cerrar la farmacia, tengo que pagar horas extras". "Es un rollo que al final no sirve para nada". "En mi farmacia el inventario siempre est bien". "Total para lo que sirve"

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Aprovisionamiento y gestin de stocks en la oficina de farmacia Les recordamos que es ms caro dejar de dar buen servicio. Qu piensa el cliente cuando le decimos "en el ordenador me sale pero no lo encuentro"? Adems de acumular artculos en rincones que se olvidan ("Lo encontr en aquel rincn") o pedir dos veces el mismo artculo, o simplemente no tener la rotacin correcta o tomar decisiones de compra en base a datos incorrectos.
Cmo puedo hacerlo? Hay algn mtodo fcil o rpido?

Antes de presentar cmo podemos hacerlo veamos cmo debemos prepararnos para hacerlo.
La imprescindible planificacin del acto de inventariar

Informe a sus colaboradores de que lo van a hacer y fije fecha y hora.

Explique exactamente qu es lo que usted espera de cada uno. Ser mucho mejor si se lo puede explicar personalmente a cada colaborador. De esta forma, le dar ms importancia a todo el proceso. Recuerde que las prisas son malas consejeras. No las tenga. Habitualmente un recuento fsico suele llevar dos das. Anmelos. Que vean que vale la pena y que usted se involucra en el proceso. Tenga todo preparado. No es la primera vez que un titular nos comenta que el procedimiento lo prepara el mismo da. "Pero si slo hay que contar". Luego resulta que adems para contar hay que haberlo separado, haber ordenado el almacn, etc. Los listados de los artculos, si se van a utilizar, deben estar ya impresos. Si se utilizan lectores de cdigo de barras (que aconsejamos usar) deben haber sido testados con anterioridad. No hay peor manera de comenzar cualquier tarea que quedar a una hora y darse cuenta entonces de que faltan infinidad de detalles (papeles sin imprimir, el lector de cdigo de barras no funciona). Sus caras cambian y empiezan a pensar que estaran mejor en la cama durmiendo que en la farmacia esperando a tener las cosas listas y perdiendo el tiempo. Es responsabilidad directa del titular de la farmacia tenerlo todo preparado y testado. Imprima y haga copia en su programa informtico del inventario y su valor antes de iniciar el proceso, as podr conocer las variaciones de valor del mismo. Programe controles. Cuando se acabe una fase o una parte del inventario haga personalmente un control con recuento fsico aleatorio de unas quince o veinte referencias. Si coincide, perfecto!. Si no es as, se tendr que repetir o incrementar hasta cuarenta el nmero de referencias controladas. En funcin de resultados decida si debe repetir el conteo o no. Cuando haya acabado el inventario extraiga conclusiones. Intente saber dnde podra mejorar su gestin de ese tiempo. Qu ha fallado a la hora de implementarlo? Comente sus inquietudes con sus colaboradores; si no lo quiere hacer con todos, hgalo con sus ms allegados, pero que sean crticos; si no lo son, este paso no sirve de nada. Cuando sepa en cunto ha variado el stock comntelo con sus colaboradores. Que sepan que el tiempo que han invertido ha servido para algo y conozcan dnde se cometen los fallos. Inventariar ha de servir tambin para mostrar nuestras debilidades y mejorarlas.

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Quin debe hacer el inventario?:

El inventario lo deben hacer quienes "sufren" las consecuencias de su mala gestin. No es obligatorio que el inventario lo haga el personal de la farmacia. Lo podra hacer cualquiera que sepa contar o que sepa utilizar el lector de cdigo de barras, pero a nuestro entender nada mejor que sea el personal de la farmacia quien corrija mancomunadamente los errores de su mala gestin, de sus prisas, etc. Y adems porque se darn cuenta de lo que implica hacerlo. No es justo que slo recaiga en unos cuantos cuando si est descuadrado es por culpa de todos en general.
Que hacemos con los artculos que no salen en el inventario?

El inventario no slo pone en evidencia aquellos artculos que no tenemos en stock fsicamente y que s constan en el sistema informtico. Tambin pone en evidencia aquellos artculos que estando fsicamente en el almacn no estn contemplados en el sistema. Esto implicar que deberemos rectificar los stocks e incrementarlos. Tambin representar que deberemos poner a la venta artculos que no tenamos previsto vender y tambin que deberemos realizar alguna oferta especial para eliminar determinados stocks que, no estando del todo obsoletos, si estn a lo mejor un tanto desfasados o con packs defectuosos, rotos, que se ven ya viejos En el siguiente cuadro se presentan cuatro mtodos diferentes para realizar inventarios y sus ventajas e inconvenientes.
Productos D Mnimo una vez cada dos aos Tiempo necesario Unos minutos al da Unos minutos cada da Aconsejable hacerlo en un da, para realizarlo pero se puede periodificar en el tiempo Categoras implicadas Todas. Especialidades y Bsicamente Especialidades Bsicamente Especialidades Todas. Especialidades y parafarmacia parafarmacia Productos Todos Todas las especialidades. Los importantes en cuanto a Solo los que no han tenido Sin importar volumen de facturacin. Aconsejamos mix rotacin en los ltimos doce facturacin ni de unidades con los importantes en unidades meses Objetivo que se persigue Contar stock de todo Contar stock. Aprovechar Contar stock de aquello que Contar stock y sacar aquellos conteo para un control de ms se vende o que ms productos que estn muertos caducidades visual unidades mueve en el almacn. Tomar Controlar la parte sensible de conciencia de su valor y su la farmacia presencia Metodologa Ordenar primero. Contar uno Contar primero las cajoneras Listar los artculos. Tenerlos Ordenar primero (es lo ms a uno los artculos (se puede empezando por la A y acabando localizados en almacn y sala importante ya que son utilizar lector de barras) por la letra Z. Si existe producto de ventas artculos que estn Aconsejable separar por zonas almacenado fuera de la cajonera "escondidos"). Contar uno a fsicas de conteo. Almacn. ordenarlo alfabticamente y uno los artculos. Sala de ventas (separarla por contarlo cuando se haga estanteras o categoras.) inventario de cada letra. Cajoneras. Periodicidad Inventario Anual Aconsejada anual Finales/ Principios de ao Normalmente dos das Inventario Permanente Continuada 20/80 Basada en Pareto Continuada

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20/80 Basada en Pareto Productos D Se audita solo lo que tiene Se audita solamente aquellos movimiento. Se deja aparte todo artculos que no tienen salida. lo que no suele moverse mucho Es una buena manera de Requiere poco tiempo diario pero empezar un proceso de en 30 das se ha inventariado el Requiere poco tiempo diario auditoria si no se ha realizado almacn de especialidades. nunca Desventajas Se para la actividad para Requiere que los colaboradores Hay productos que no sabremos Solo se centra en los artculos hacerlo. Es costoso en tiempo sean constantes. Una vez que estn en la farmacia si no D que no son los ms acabado el inventario hay que hacemos un inventario. importantes en la facturacin. Necesita preparacin y orden volver a empezar. No se controlan todos los Es un esfuerzo que hay que Acaba "cansando" y siendo artculos saber "vender " a los montono, con el peligro que colaboradores comporta de errores Requiere saber qu artculos queremos controlar con Se tiende a olvidar hacer el anterioridad inventario de parafarmacia "Como ya lo hago de las Requerir hacer en otro especialidades" momento un inventario anual Comentarios En artculos de parafarmacia Es un mtodo fcil y rpido de Este mtodo permite controlar Es un buen mtodo para es el mejor mtodo para inventariar. Permite combinarse los productos ms importantes aquellos que nunca han inventariar con un inventario anual de en el negocio realizado inventario o para parafarmacia. aquellos que tienen mucho Rentabilizamos al mximo el articulo D. Es una manera Con este procedimiento aquellas esfuerzo en el inventario de tomar conciencia del farmacias que tengan muchos valor de lo que tenemos en errores en el ejercicio anterior Permite que se realice al mismo stock parado sin rentabilizar, vern disminuido en poco tiempo tiempo que se hace el control adems de saber cunto el desfase. de caducidades stock es real en nuestro sistema informtico Es fcil de utilizar para los medicamentos y se puede combinar con el anual para inventario de parafarmacia Requiere Orden Constancia Conocimiento de cules son los Orden Preparacin previa Seguimiento por parte del titular que se quieren controlar Preparacin previa Control Hbitos de trabajo Control Seguimiento por parte del titular En todos los casos es importante controlar lo que se tena antes y lo que sale despus del inventario. No dudar en repetir si no se ve claro. Ventajas Inventario Anual Se pone en orden el stock de una vez. Toda la farmacia queda auditada Inventario Permanente Al mismo tiempo que se audita el stock se realiza control de caducidades.

LA CATEGORIZACION: Qu significa? Por qu me interesa hacerla? Quin la hace?

Qu es categorizar?

Categorizar es agrupar bajo unos determinados criterios una serie de artculos conteniendo entre ellos el mismo paraguas conceptual.

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Curso de formacin Esta definicin no implica que los criterios para categorizar deban ser estndares. Lo normal es que se adecuen a las necesidades y caractersticas de cada farmacia. Al agrupar artculos en categoras tambin concebimos agrupaciones econmicas. Hacemos de cada categora una unidad de negocio con sus ingresos, sus gastos y sus propios beneficios (mrgenes). No quiere decir esto que se deban separar contablemente pero s que debemos trabajarlos desde un punto de vista independiente entre si, ya que habr farmacias en las que la categora infantil sea muy importante y otras (que las hay) en las que no lo sea y no lo pueda ser en el futuro inmediato y, por tanto, ser decisin del titular de la farmacia potenciarla o no, pero siempre en funcin de la informacin que nos den las ventas y el entorno.
Existen limitaciones o condicionantes para categorizar?

S. Hay varios elementos que pueden afectar a la categorizacin: El tamao de la farmacia y de la sala de ventas. Una sala de ventas pequea implicar poca exposicin de categoras y necesidad de priorizar entre ellas o entre el ABC de los productos. El porcentaje de las ventas de medicamentos frente al resto de artculos. No es lo mismo que las ventas de medicamentos sean el 80% que el 60%. El volumen de la facturacin global de la farmacia. Una farmacia que factura 500.000 euros tiene probablemente ms potencial para crecer en parafarmacia que otra que facture 3.000.000 de euros La implicacin en la gestin de la farmacia del titular. Cuanto ms crea el titular en que tiene un negocio que debe gestionar como tal, mejores categoras y uso de las mismas realizar. La clientela actual y la potencial. Un barrio con gente joven implica una serie de productos que afectarn a las ventas de las categoras, a diferencia de una farmacia ubicada en un barrio con mucha clientela de paso. El entorno en el que est situada la farmacia. No solo si es rural o urbano, sino si est rodeada de edificios altos con muchos pisos o casas pareadas o se encuentra en el centro urbano, con calles peatonales La competencia. No solo las farmacias adyacentes, sino cualquier otro comercio que sea significativo para las ventas de la farmacia. Por ejemplo, tener un centro de El Corte Ingls cerca puede ser un determinante en el tipo de categorizacin que vayamos a realizar.
Por qu tengo que categorizar mi farmacia?

El objetivo de categorizar es el de ordenar y ayudar a una mejor gestin de las compras y de las ventas de la farmacia. Ayuda as mismo a la gestin del inventario y del orden y control en el almacn. La categorizacin no es una moda. Si lo hacemos porque sea moda o porque "queda bien decirlo o hacerlo" entonces mejor no hacerlo, ya que las modas vienen y se van -dicen que la moda es el preludio de lo efmero-. Para su negocio queremos fijar procedimientos slidos que ayuden a crecer y que queden en el ADN de su farmacia. Recuerde, es una ayuda para

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Aprovisionamiento y gestin de stocks en la oficina de farmacia mejorar su gestin, ya que ordena los artculos en funcin de criterios que no deben ser necesariamente estndares, sino que pueden y, en algunos casos, deben ser personalizados porque estn en funcin de sus necesidades.
Pero categorizar es muy pesado

Es cierto. En un primer momento categorizar requiere esfuerzo y tiempo por parte de quien lo va a hacer, aunque en la actualidad los sistemas informticos, junto con las hojas Excel, hacen que categorizar sea muchsimo ms rpido que hace unos aos. Categorizar tambin requiere orden y disciplina. De modo que s, categorizar es pesado pero menos de lo que pensamos. Decimos que requerir disciplina y orden porque no se categoriza una vez. Todos los artculos que estn en stock se categorizan, pero los que vienen despus, los que damos despus de alta tambin hay que categorizarlos. Si no nos mantenemos firmes en este hbito, en poco tiempo perderemos lo conseguido porque solo tendremos una parte de las ventas ordenadas. Pero insistimos en que actualmente categorizar es muy rpido. No se desanime. Por dnde empezamos a categorizar? En primer lugar hay que pensar cmo se quieren ordenar los productos. Hay que determinar cul es el criterio o criterios que se van a utilizar y qu objetivo cumplen. Es importante saber qu buscamos cuando categorizamos, como veremos ms adelante. Por tanto, es aconsejable que quien defina los criterios de categorizacin los explique muy bien, incluso que los deje por escrito porque as cualquiera que vaya a dar de alta nuevos productos en la farmacia sabr a qu categora debe asignarlos.
Para que servir de verdad?

Los beneficios de categorizar son mltiples y no se limitan a tener el almacn ordenado, sino que una buena categorizacin ayuda a mejorar la sala de ventas. Si organizamos el sistema informtico en funcin de las categoras obtendremos que: De entrada, conoceremos mejor nuestras ventas. Alguien puede decir que no le interesa conocer cuntos ibuprofenos se venden independientemente de la marca/laboratorio que sea? O si la farmacia es fuerte en la categora infantil o en ortopedia? Y cunto de fuerte? Porque lo que es fuerte para unos para otros no lo es. Conoceremos mejor la rentabilidad de las ventas. Por ejemplo, la rentabilidad de la alimentacin infantil suele ser muy baja en una farmacia, ahora bien, cunto vende de otros artculos relacionados con la alimentacin infantil? Y qu rentabilidad le aportan? Gestionaremos mejor las compras. Una farmacia puede decidir comprar a muchos laboratorios pequeas cantidades o a pocos laboratorios cantidades mayores. Solo juntando las ventas podr analizarlo y tomar decisiones objetivas. Nos ayudar a negociar mejor. Preparar una compra de artculos es mejorar la negociacin y, mejorando sta, se mejoran los resultados. Tener datos contrastados es la mejor herramienta para negociar ante un laboratorio.

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Curso de formacin Nos ayudar a almacenar de manera ms ordenada. Si se ha hecho inventario, el almacn tiene que estar ordenado y qu mejor orden que aquel que ya se ha establecido en el sistema informtico en cuanto agrupaciones o categorizaciones. Incrementaremos las ventas. Concentraremos ms esfuerzo en aquellas categoras en las que ms rentabilidad o mejores ventas tengamos y eso a la larga mejora los resultados. Disminuiremos stocks. No hay duda que comprando mejor tendremos mayor rotacin y eso ayudar a no incrementar el stock de productos C y D que ya tengamos. Tendremos menos dinero inmovilizado en stock y en compras cuya venta no est basada en cifras reales. Por tanto, ms dinero para comprar novedades que nos diferencien de la competencia.

Actitudes reacias a la categorizacin

Tras la necesidad imperiosa de categorizar que tienen las farmacias modernas, hay quien piensa: "todo esto es pura teora; al final yo funciono mejor si lo hago como siempre, con mis listas", "yo nunca lo he usado y no me va nada mal", "para lo que tengo que vender de parafarmacia me va bien tal y como lo tengo en el ordenador", "esto son modernidades que sirven para que unos pocos se ganen la vida a costa de los farmacuticos". Cuidado! Los medicamentos pueden pasar de ser el 70-80% del negocio al 50% o menos, pero no porque la gestin del titular haya sido buena en cuanto a incremento de la venta de parafarmacia sino que este porcentaje le vendr dado por Reales Decretos, por disminucin de precios de medicamentos, etc. Si no tenemos la mentalidad de vender otras cosas y hablamos exactamente de vender, no de despachar ni de dispensar, sino de realizar actos de ventas con argumentaciones claras y convincentes, la farmacia puede tener un problema de subsistencia importante. La sala de ventas de la farmacia es como la de cualquier otro establecimiento, pero con productos y marcas especficos del canal farmacia. Gestionarla correctamente es lo que har que nuestros clientes aprovechen su visita a la farmacia para comprar otros artculos. De ah la necesidad de categorizar y olvidarnos de prejuicios peligrosos. Conclusin: La gestin por categoras no es una moda, es una necesidad cuando lo que queremos es mejorar la rentabilidad de los artculos que tenemos.
Cmo empiezo a categorizar?

Habiendo dejado claro que las categoras nos ayudan a mejorar nuestra gestin en la sala de ventas, revisaremos ahora cules son las categoras o cmo categorizar en nuestra farmacia. Obsrvese que hablamos de nuestra farmacia y es porque no existen criterios nicos para categorizar, para hacer categoras, sino que cada farmacia tiene unas necesidades, un entorno, una tipologa de ventas y una sala de ventas, as como una manera de comprar que incidirn de una forma u otra en la determinacin de las categoras. Antes de empezar determinemos el vocabulario que vamos a utilizar:

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Aprovisionamiento y gestin de stocks en la oficina de farmacia Categora: conjunto de artculos o productos que conforman una determinada caracterstica. Por ejemplo, Alimentacin Infantil, Juguetes infantiles, Biberones, Complementos infantiles Familia: conjunto de categoras. Por ejemplo, Infantil (que engloba a Alimentacin Infantil, Juguetes, Complementos) A continuacin mostramos un cuadro con diferentes categoras clsicas y un listado de referencias o productos que se venden en la farmacia.
Infantil Leches Potitos Papillas Infusiones Juguetes Chupetes Biberones Termmetros Respiradores nasales Dermo corporal Geles de bao Anticelulticos Higiene capilar Lociones corporales Desodorantes Nutricosmtica Cremas de pies Cremas de manos Cremas de piernas F. publicitarios Lociones capilares Solares Jabones ntimos Lubricantes Fotoprotectores Protector labial Champs Anticadas capilar Higiene bucal Hombre Colutorios Aftas Dentaduras postizas Diettica de adultos Adelgazantes Vitaminas Antiparasitarios Veterinaria ptica Cepillos Piojos Almohadas Ortesis Humidificadores Demo facial Pastas Gafas Varios Antiarrugas Deporte Infusiones Herboristera Adelgazantes Preservativos Juguetes sexuales Lentes de contacto Colirios Ortopedia Sillas

POSIBLES CATEGORIAS Nota: este cuadro contiene diferentes categoras pero est lejos de contener todas las posibles. Sirva exclusivamente como agrupacin para ejemplo de ejercicio. Trate de hacer coincidir los artculos con las categoras.
233379 202482 154703 359349 051489 245069 252585 080765 151165 051976 030036 248996 394049 303206 150527 525931 AFTER SUN PEDIATRICS 200 ML. VICHY CAPITAL SOLEIL AFTER-SUN BALSAMO 100 ML ENERDIET BATIDO CHOCOLATE 10 PARA PLUS CHAMPU ANTIPARASITARIO 125 ML PEINE ELECTRICO ANTIPIOJOS 410 APISERUM HD1 150 PERLAS CEREGUMIL 30 VIALES DERCOS DUPLO CHAMPU NUTRIREPARADOR 2 X 200 ML. AFTAMED BUTLER COLUTORIO 100 M INNEOV HOMME ANTICAIDA 60 COMP COM PROTECTOR LABIAL SPF 15 4G NUTRIBEN 250 PAT PUERR ZAH LE PEDI-RELAX CR PIES SECOS CEPILLO DENTAL ADULTO FLUOCARIL SENSIA MEDIO CEPILLO LACER INTERD EXTRAF 6 CIGARRILLOS FLOWERS 2 PIEZAS

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Curso de formacin Una vez han hecho una primera correlacin les sugerimos que hagan una segunda diferente. Hay artculos que pueden estar en varias categoras. En cules? Por qu elige una y no otra? Recuerde que estos razonamientos son los que le valdrn a la hora de concretar categoras y familias. Primer ejemplo: After Sun Pediatrics. En qu categoras lo ha colocado? Por ejemplo, podra estar en Fotoprotectores, en Infantil, en Solares. Depender de si en la farmacia, por ejemplo, se venden muchos solares (es de costa esta farmacia?, es de montaa, o es de ciudad?; en este ultimo caso seguramente lo pondramos en Fotoprotectores) Hay muchos nios en nuestro entorno? Si es as podra categorizarse como Producto Infantil y, ms concretamente, Dermo Infantil. Fjense que no estando en el listado ya hemos incluido otra categora, Dermo Infantil. Este mismo artculo podra estar en Varios ya que sta podra ser una farmacia en la que la venta de solares fuese muy poco significativa. Aunque siendo as nos deberamos preguntar porqu es tan poco significativa en un pas como Espaa. Segundo ejemplo: En qu categora/s colocara la crema de manos Neutrgena?.... Intente no buscarla en el cuadro anterior, dgala, por lgica, por sentido comn. En qu otra categora podra estar y por qu? Crema de manos, Dermo Corporal, Manos y Pies son categoras posibles. Una categora que no figura en ninguna parte: categora invierno. Se preguntarn el porqu de esta categora. Imaginen una farmacia pequea que no tiene casi sala de ventas. Utiliza la gestin de categoras con el objetivo de rentabilizar el espacio de exposicin (adems de mejorar su gestin de compras). Seguramente no tendr espacio para una gran exposicin de diferentes marcas de productos similares, por lo que acabar teniendo una sola categora de invierno en la que confluyan los artculos que ms salida tengan en esta poca.
Algunos de los criterios ms usuales a la hora de agrupar familias o crear categoras, que no son siempre correctos:

La facturacin. Buscar facturaciones semejantes entre las diferentes agrupaciones de artculos. - No es aconsejable. Las categoras deben ser tratadas como unidades de negocio independientes y, por tanto, al buscar la homogeneidad se pierde la diferenciacin que precisamente se consigue con ellas. Homogeneidad entre los propios artculos y sus usos: - Es quizs la ms comn de las agrupaciones. Un ejemplo clsico son las categoras de Alimentacin Infantil, Juguetes y Dermo Infantil. En si, sta podra ser una gran familia pero se podran aadir ms categorizaciones, por ejemplo, Aparatos post embarazo (sacale

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Aprovisionamiento y gestin de stocks en la oficina de farmacia ches, algodn para pecho...). Esta categorizacin est muy pensada para aquella sala de ventas en donde todas las categoras que estn bajo la misma familia estn cerca, fsicamente juntas. Por laboratorios: - Muy usual en medicamentos y en genricos. Es como una extensin de las listas que se usan en los sistemas informticos, en donde se agrupan los artculos de un laboratorio para que cuando se haga el pedido no nos dejemos nada por pedir ni por analizar. Est bien hacerlo as, pero slo vemos los rboles y no vemos el bosque, ni como crece o decrece la competencia en funcin de acciones especiales. - Un ejemplo muy simple. Por qu debo mirar solamente las ventas de un laboratorio de ibuprofeno para hacer el pedido? No sera ms lgico hacer un pedido de todos los ibuprofenos a solo dos laboratorios (mximo tres) juntando las cantidades de todo un ao? Nos garantizaramos mejores condiciones que pidindolo a cinco laboratorios. - Obsrvese que la categorizacin de medicamentos siguiendo el mismo criterio que los artculos de parafarmacia no nos permite vender ms, ya que desde el mostrador no se pueden vender medicamentos y slo se puede aconsejar el uso y siempre que no necesiten receta, en cuyo caso se deber ir al mdico primero; pero en este caso, con este criterio lo que conseguimos es una mejora del precio de compra o de las condiciones de pago por agrupar cantidades y concentrar adecuadamente proveedores. Categorizacin simplista: - Aquella que busca el mnimo de agrupaciones posibles independientemente del volumen de artculos. Sera, en el caso extremo, desglosar entre Especialidades y Resto, incluyendo en resto todo lo que no son especialidades. Si han de hacer esto, nuestro consejo es que no pierdan el tiempo. No lo hagan. No categoricen. Categorizacin del Consejo o del propio sistema: - Casi todos los artculos que estn en una farmacia estn categorizados por el propio Consejo Farmacutico. Este criterio, a veces, es discutible, dado que asigna productos a categoras siempre bajo un prisma muy dogmtico y a veces poco prctico para la gestin de la farmacia, por lo que a la hora de su uso aconsejamos ser prudentes. Lo mismo con las asignaciones que automticamente realizan algunos programas informticos de gestin. - Por ejemplo, la manzanilla est definida como Alimento Tradicional Digestivo y la tila como Alimento Tradicional Tranquilizante (quizs demasiado tcnico). Categorizacin por comodidad o manejabilidad: - Aquella que utiliza el gestor de la farmacia en la que se encuentra "cmodo", no importndole si el volumen de la categora es alto o bajo en ingresos o en referencias, sino que l se encuentra cmodo para hablar con los proveedores, gestionar los stocks y analizar las ventas. - Desde nuestro punto de vista, animamos a los titulares a categorizar segn sus propios criterios de comodidad. Tomen como referencia lo que hay en el mercado (el cuadro de

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Curso de formacin categoras que hemos visto puede servir) pero que sea su referencia, despus hganselo suyo. Con el tiempo les garantizamos que irn cambiando esa categorizacin a medida que la van utilizando y vean rentabilidad en su uso. - No solemos poner ejemplos de clientes propios, pero tenemos una oficina de farmacia que gestiona 1.500 euros en calzado como categora. Otra agrup los protectores labiales en una categora y se sorprendi al ver que facturaban casi 3.000 euros, concentr la compra en un proveedor e increment la rotacin y la venta (ya que tuvo mejores condiciones con uno, que con los tres que compraba) y as podramos citar mltiples ejemplos.
Denominacin de las categoras

Denominar una categora es casi tan importante como elegir el criterio. De hecho primero bautizamos y despus agrupamos. Denominamos en funcin de quien utilizar o ver la denominacin. Si solo es para uso interno el nombre podr ser el que deseemos. Pero si se va a utilizar para nombrar o colocar cartelera en la sala de ventas entonces el nombre es muy importante. Por ejemplo: - Dermofarmacia vs Cosmtica facial - Diettica vs Adelgazantes - EFP vs Resfriados No es lo mismo escribir EFP y que los clientes lo lean en la sala de ventas que escribir Resfriados. Les garantizamos que en el primer caso los clientes no lo entienden y en el segundo se comprende perfectamente. Ahora bien, si tiene que ser para uso interno (exclusivamente interno de la farmacia) se podra utilizar EFP. Hemos querido escoger este ejemplo porque es una muestra muy real, ya que esta denominacin -interna para los farmacuticos- y que alguna empresa de rotulacin ha utilizado en alguna farmacia, est lejos de la comprensin de los clientes. INFORMACIN DE INTERS

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