1 Festival BH Frias - Plano de Gerenciamento das Comunicaes

1 FESTIVAL BH FRIAS
Plano de Gerenciamento das Comunicaes
Elaborao Aprovao

Arte e Lazer Produes Ltda.

Bruna Cristina Campos Ferreira Gerente do Projeto

Verso Atual: 4 01/04/2013

1. HISTRICO DE ALTERAES
Verso 1 2 3 4 Data 27/04/13 28/04/13 29/04/13 05/05/13 Autor Arte e Lazer Produes Ltda) Bruna Campos (GP) Bruna Campos (GP) Adalberto Patrocino Descrio Criao inicial. Consolidao Atualizao Reviso

2. INTEGRANTES DO GRUPO
Adalberto Joo Patrocino Bruna Cristina Campos Ferreira Fernanda Pessoa Silva Igor Pugedo Alvarenga Jorge Luiz Procpio Silva Duarte

3. ABSTRATO
Parte integrante do Plano de Gerenciamento do Projeto, o Planejamento da Comunicao tratado de modo especial pela Arte e Laser Produes Ltda, visando assegurar que as informaes necessrias sejam coletadas no momento adequado, de forma completa e correta. Do mesmo modo, pretende garantir que sejam disseminadas com a frequncia e periodicidade pertinente funo que devem desempenhar, traduzindo a representao mais acurada possvel do projeto e de seus objetivos. Todos os procedimentos devem ser documentados e atualizados medida que sofrerem alterao, permitindo que todos os interessados tenham acesso a informaes atualizadas e corretas. Sero efetuadas reunies mensais com os patrocinadores (Belotur e as duas empresas financiadoras - Fiat Automveis e Rdio BH FM) para fazer o cotejamento dos valores orados e financiados, reportar o desempenho geral do projeto, analisar as mudanas necessrias e as aes a serem tomadas. Alm destas, outras reunies devero acontecer com os fornecedores e demais partes interessadas, conforme estabelecido no plano de comunicao e no mapa de stakeholders anexos. As reunies sero documentadas em ata especfica, devidamente preenchida pelo gerente do projeto ou um suplente previamente estabelecido por ele, e pelos demais interessados assinada.

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4. PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DAS COMUNICAES

O processo de gerenciamento das comunicaes do contempla a Identificao das Partes Interessadas, materializada no Mapa de Stakeholders anexo, no Planejamento das Comunicaes, objeto do presente documento, na Distribuio de Informaes conforme reportado na Matriz de Comunicao do Projeto, tambm anexa, no Gerenciamento das Partes Interessadas, e, finalmente, comtempla tambm Reportar o Desempenho. Este ltimo, dada a condio de contratada da Arte e Lazer Ltda, merecer especial ateno, sendo realizado por meio de reunies mensais com os patrocinadores (Belotur, e as duas empresas financiadoras Fiat Automveis e Rdio BH FM). Tambm alvo de ateno especial sero as solicitaes de mudana, em razo da forte restrio de tempo que caracteriza o projeto. As estratgias de comunicao (gerenciamento das expectativas, formas de comunicao, atitudes necessrias entre outras, esto detalhadas no Mapa de Stakeholders e no item 5 abaixo, o qual categoriza as principais partes interessadas, base para o Mapa referido. Por sua vez, a Matriz de Comunicao contem as principais comunicaes do projeto, os alvos, os responsveis e os meios, entre outros. A equipe do projeto responsvel por acompanhar a execuo do Plano de Comunicao do Projeto, sendo a responsabilidade final pela distribuio das informaes do gerente do projeto. Os modelos de comunicao adotados como atas, formurios, flyers, entre outros, apresentados em anexo, so parte integrante deste Plano de Gerenciamento das Comunicaes.

5. CATEGORIAS DOS STAKEHOLDERS

Entrega de Resultados Time do Projeto e alguns sub-contratados A Arte Lazer ser a empresa contratada pela Belotur para gerenciar o projeto. A diviso entre os membros da equipe de projeto do trabalho de decomposio de atributos obedeceu ao seguinte critrio: Estrutura Bruna Gerente do Projeto Alvars e licenas e Ingressos e pulseiras Fernanda Buffet, Pessoal de Apoio e Desmobilizao Jorge Artistas e Gerenciamento do Espetculo Igor Servios de Alimentao e Divulgao Adalberto Diversos servios de apoio sero providos mediante terceirizao, sob a responsabilidade do time do projeto, entre os quais segurana, limpeza, buffet etc.

Uso dos Produtos Usurios internos, Clientes O usurio direto do projeto o pblico pagante, que consiste em jovens de Belo Horizonte e de outras cidades, atrados pelos meios de comunicao para o

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1 Festival BH Frias - Plano de Gerenciamento das Comunicaes evento. No rol de usurios indiretos cita-se particularmente a rede comercial e hoteleira do municpio que ser afetada pela demanda de bens e servios, razo principal do evento. Autoridade Financeira A autoridade mxima do projeto a Belotur, que administrar a captao junto aos financiadores e a liberao de recursos, assegurando Arte e Lazer Ltda os meios necessrios para a gesto do projeto. Os executivos da Belotur mencionados no mapa de Stakeholders sero Mrio Luiz Campos de Azevedo (Presidente) e Paulo Sales (diretor financeiro). A grande patrocinadora ser a Fiat Automveis S.A., sendo os executivos envolvidos na negociao e liberao de recursos: Cledorvino Belini (Presidente), Oduvaldo Barbosa (Diretor de Publicidade), Max Chiara (Diretor AdministrativoFinanceiro), Fialho Gomes (Diretor de Marketing) e Flvio Arruda Escocherria (Diretor Comercial).

Suporte a Produtos O DJ Ceclio Barros Miranda ser o responsvel pela garantia da boa sonorizao dos camarotes. O responsvel pelo posto de primeiros socorros no local do show ser o diretor administrativo do Hospital So Cristvo, Cleber Pontenorte. A estrutura de palco ser fornecida pela empresa Armao Estruturas e Andaimes Ltda, e o contato focal da empresa com a equipe do projeto ser com a diretorapresidente Flaviana Rodrigues. Para a sonorizao e iluminao dos shows, o contato ser com o diretor comercial da Fiat Lux, Luciano de Almeida Papa. Fernanda Magrinho ser a Coordenadora Tcnica da empresa Arquitetura BH responsvel pelo lay-out do show e pela fiscalizao da montagem de palco e quiosques.

Reviso/ Auditoria Como auditoria mxima, a Belotur designou seu diretor de eventos, Rodrigo Santos, para auditar e aprovar o formato final dos produtos e servios. A Polcia Militar do Estado de Minas Gerais e o Corpo de Bombeiros faro em conjunto o licenciamento e PMMG far a proviso do da segurana demandada. Compete ainda PMMG, por meio do Corpo de Bombeiros os alvars de licenciamento geral do evento e das estruturas de palco. Neste caso, os dois contatos chave so o Tenente Coronel Lucas Cata e o Major Infelcio Trevas. No caso da autorizao e liberao da mudana de circulao de trnsito no entorno do Estdio do Independncia, o responsvel chefe do Departamento de Licenciamento da BHTRANS, Antnio Rodas.

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1 Festival BH Frias - Plano de Gerenciamento das Comunicaes Quanto obteno do alvar municipal para realizao de eventos, contaremos com o administrador da regio leste, Arno Antunes. Por tratar-se de um evento de grande porte, o projeto poder ser afetado por novas iniciativas da Prefeitura de Belo Horizonte cargo da Comisso de Fiscalizao de Eventos e Boates criada recentemente, aps o incidente na cidade de Santa Maria (RS), que poder gerar novos riscos no processo de aprovao e obteno de alvars junto aos diversos rgos.

Afetados pelos resultados A comunidade no entorno do Estdio do Independncia ser afetada pelo resultado do projeto, devendpo o time do projeto cuidar para o bom relacionamento e equilbrio das relaes. Os contatos sero feitos com o Sr. Paschoal de Olinda, representante da comunidade local. A imprensa de um modo geral ser uma grande aliada para o sucesso do evento sendo, portanto, necessrio manter contato forte com os principais meios antes, durante e aps o trmino do evento.

Projetos relacionados Embora haja outros projetos em andamento na Arte e Lazer Ltda, no se espera conflitos eis que o time estabelecido para este projeto possui alocao exclusiva at o trmino do show. Contribuintes Grupos de Servio, Fornecedores, sub-contratados Os empresrios das bandas Chiclete com Banana e Ivete Sangalo (Cornlio Alborgo) das bandas Gustavo Lima e Fernando e Sorocaba (Albino Cortez) das bandas Grupo Molejo e Thiaguinho (Clodoaldo Ramiro) dos grupos Bartucada, Us Cara Samba e Rick e Ricardo (Jos Eustquio Guimares) so considerados contribuintes, bem como suas equipes. Marcilio Dantibes ser o responsvel pelos servios de buffet e aluguel de utensilio e mobilirio para os camarotes da Faa Shows e Eventos Ltda. No mesmo rol cita-se o diretor comercial responsvel pelas negociaes relativas ao aluguel do Estadio Independncia, Pauloncelo de Abreu Gomes. Todos os diretores e superintendentes das equipes terceirizadas de limpeza, segurana, recepo e publicidades sero contribuintes para o sucesso do projeto.

6. MAPA DAS PARTES INTERESSADAS

Vide anexo.

7. PLANO DE COMUNICAO
Vide anexo. Arte e Lazer Produes Ltda. Pgina 4 de 5

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8. AUTORIDADE DO GERENTE DE PROJETO

O gerente do projeto tem o papel principal na rea de comunicao, pois coordenar todas as reunies e ser responsvel direto pela elaborao dos materiais nelas apresentados. tambm misso do gerente do projeto garantir o adequado fluxo das informaes, permitindo que os membros da equipe de projeto e demais interessados a elas tenham pleno acesso. Finalmente, tambm responsabilidade do GP manter as informaes importantes do projeto em um repositrio central organizado e permanente.

9. ADMINISTRAO DO PLANO DE GERENCIAMENTO DE COMUNICAES

O responsvel pela criao e manuteno do Plano de Gerenciamento das comunicaes o time do projeto, sob a coordenao do GP. Os suplentes do gerente do projeto no caso da manuteno do plano de gerenciamento da comunicao sero os demais membros da equipe de produo, por ele escolhido, ad hoc. Caso haja necessidade de reviso do Plano, as alteraes sero definidas e discutidas e aprovadas nas reunies quinzenais da equipe de projeto. Nestas reunies sero verificadas as necessidades de se fazer novas revises no plano, uma vez que estas revises podero acontecer de acordo com a demanda. Outras reunies, tratadas como extraordinrias ou de carter de emergncia, tambm podero ser convocadas conforme a demanda.

10. APROVAES
Aprovador
Bruna C. Campos Ferreira Gerente do Projeto Mrio Luiz Campos de Azevedo Presidente da Belotur

Assinatura
_________________________________ Bruna Cristina Campos Ferreira

Data 01/04/2013

_________________________________ Mrio Luiz Campos de Azevedo

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