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IOUT1g6B )NBR
Critkrios de avalia@o de arquivo

10519

de documentos

Procedimento Origem: Projeto NB-965/1962 CB-14 - Comitg Brasileiro de Finaryas, Bancos, Seguros, Combcio, Administra@o e Documenta@o CE-14:004.02 ComissHo de Estudo de Destinaceo de Documentos de Arquivo NBR 10519 - Appraisal proceedings for archival materials - Procedure Descriptors: Document appraisal. Archive Reimpressao da NB-965, de SET 1965 Palavras-chave: Avaliasio de documento. Arquivo 15 piginas

sUMARl0
1 Objetio 2Doc~mentocomplementar 3 Dafini+~~ 4Condifesgerais SVatora@odosdocumentos 6Documentosdeguardapermanente 7Documentosdeguardatampor~ria BDccumentosdeguardaeventual 9 L+mfnenda*s

e) conquistadeespa$ofisicoeredu@odepeso; f) melhoraproveitamentoderecursos teriais. humanosema-

2 Document0

complementar

Naaplic~~oostaNormaenecessarioconsultar: NBR9578-Arquivos-Terminologia

1 Objetivo
1.1 EstaNoimafixaascondi@esexigiveisparaa za@odos arquivos brasileiros. ptiblicos eprivados, cendopreceitoscapazesdeorientaraa~~odosresponseveis pelaan~liseesele~Hodedocumentos,comvistasBfixa~~o deprazosparasuaguardaouelimia~Bo. racionaliestabele-

3 Deflni@es
OS termostknicos utilizadosnestaNormaestHodefinidos d&l a3.3es&xcomplementadospelostemwsdefinidosna NBR9576. 3.1 Amostmgem MBtododesete~Boquepermitedeterminarograuderepresentatividadedeumconjuntodocumental, geogr~fico,alfab~tico. numCricoe/oucronol~ico. 3.2Suporte Basefisico-quimicadodocumento tradaainfotma@o. 33Tipodedocumento Designa@oindividualizadadeesp6cies de documento naqualse encontraregis-

a) redu@o. arqukw

ao essential,

da massa

documental

dos

segundocritkrio

b) aumentodoindicede

recupera~8odainfom7a~Bo;

c) garantMdecondiC~sdeconservaFBodadocumenta~~odevalorpermanente; d) orienta~~onoprocessodeproduFBodocumental,bem comonoempregodesuportesadequadosparaoregistrodainforma@o:

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4 Condi@es

gerais

Peladificuldadedeseestabelecerprocedimentaspordemais envolvidosemjuizosds valor, oscrit&iosindicados a seguir s~oapenasprincipiosgerais. &mportanty?, tamtim. salientar queotrabalhodeavalia$~oo,porraz6esmetodo16gicas, pressup6e a defini$Hodos niveis organizacionais de institui$Bo (porexemplo: departamento. divisHo, serviqo. etc.) am fun~~odosquaisser~oeelaboradoseaplicadoscrit~riosdeavalia@o. Assim, no ambito de uma institui$Ho determinada, o trabalho dean~liseesele$odosdocumentosser~efetuado nos arquivos correntes relatives a cada unidade organizacionalqueacompk Comesseprocedimento, serF~o.oalcanFadoscritB~sraferentesaoconju;ltodedocumentosdainstitui@ocomoumtodo. 4.1 Esrsgioemquedeveserrealizadaaavalia~go 4.1.1 Apartirdateoriadastrhsidades.Bnoarquivocorrente que se efetiva a aplica@o de crit&ios de avalia@o para distinguir~o~osdocumentosdeevenhlalvalor, naturafmente deelimina~Bosum~ria,comoaquelesquedet&mvalorinformatiioouprobat6rfo,raz~opelaqualdever~osertransferidos ao arquivo inlermedikio para aguardar a data de recolhimentooudeelknina~~o.D~fo~a,~document~aserem transferidosj~devemestarpreviamenteselecionados. Cumpreassinalarserfundamental,pareavalia~Ho,queosdocumentos sejam classificados. Em case contrArio. o trabalho se tomarGmprati&el. 4.1.2 No qua se refere & lransfwkcia, ela 6 sempre uma opera@odepassagemdosdocumentosdearqufvocorrente de urn &g&o, acompanhada de listagem. visando B sua concentra@o no arquivo intermedkfo. Quanta ao recolhimento.Quantoaoreoolhimento. trata-sedeopera@iodepassagem do6 documentos, acompanhadade listagem, do arquivointermedierioparaoaquivopermansnte. 4,1,3Todavia,paraserefetivadaaavalia~onoaquivocorrente,torna-sefundamentaldestacatcaracteris6casdasfases doarquivo. Nassesentidoregistra-se: a) arquivo corrente - dooumentos de c&tert&nico administrative, objeto de consultas freqijentes parisdo6rg5oqueoconstituiu; e por

justificativas para essa exig&cia verifica-se quando da necessidadedeidentifica~Hodovalorprimarioesecunderio dos documenlos. Nos documentos de valor primtirio estPo compreendidososqueinteressamprimordialmenteBsinstitui~~esdasqua&seoriginam,porteremvaloradministrativo (testemunhodapolitica, m&odosdetrabalho. produ@o,etc.), dainstitu~o,valorjuridicooulegal(prot~oddedireitos),valor fiscal (controle corMbil, orcamenttirio e tributkio. etc). JB comodocumentosdevalorsecundsrio~oapontadosaqueles cuja import&wia decorre do interesse dos usukios, principalmente pesquisadoresdetodasascategoriasprofissionais. Assimsendo, paraa incumbCnciade avaliar, devem set constituidasequipest6cnicasintegradaspor: a) arquivistaou ta@lo; respons&vel pelaguardadadocumen-

b) autoridadeadministrativaconhacedoradaestruturae doluncionamentodainstitui~8oaqueestejasubordinadaaunidadeorg&karesponskelpelaguardada dacume~; c) profissionaldabrsajuridica; d) profissionaisligadosaocampoabrangidopelanaturezadoacervoobjeto daavalia@o(historiador, nomista, scci6log0, etc.); e) profissioiwlda&adeestatlstica,quandodaaplica~o de mCtodos de emostregem. 4.3Aspectosdeamoetragem A amostragem 6 utiliz&sl quando hB nacessidade de se manter,deformadefinitiva,partedeumconjuntovolumoso de documentos que, porseu valor informative e caracteristicas extrinsecas, justfficam sua guarda. A amostra, representativadoconjuntodocumental. deveresultar: a) deumestudoquantftativoequalaativodosdocumentos; b) daescolhacriteriosadeumm&ododeamostragem quemelhorseapliqueaoconjuntodocumentalanalisado. 4.4Tabeladetemporelidade

eco.

b) arquivo intermedi&fo - documentos de so Ho freqtiente, orfgineriosde arquivos correntes, que devem aguardardeslina~~ofinalemdepbilotempor~rio; c) arquiMpermanente-doarmentosdeguardadefinitiva. emdecorr~nciadoseuvalorprobatbrioeinformativo. 4.1.4 Nesse item merecem realce tambern documentodearquivo,datransfer&nciaedorecolhimento. aspect06 do

4.4.1 Realizada a an&e da documenta@o, imp&-se a elabora~~odatabeladetemporalidade, registroesquem&tico do ciclo de vida documental da institui@o, aprovada pela autoridade competente, que determina o prazo em que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente, transleridos ao arquivo intermedi&rio. al6m de estabelecer critCriosparamicrofilmagem, elimina@oourecolhimentoao arquivopermanente. 4.4.2 OS resultados da aplica@io destina@odedccumentossHoosseguintes: desse instrumento da

4.1sQuantoaodocumentodearquivo, aqueleproduzidoe rece~porumapessoa,deveserlembradoqueeleintegraum conjuntoaquivistico. 4.2CompetCnciapereeVelier Acomplexidadeeabrang&nciadeconhecimentosexigidosno processodeavalia~~odedocumentosdearquivorequerem, paraoestabelecimentodecritCriosdevalor, aconvwa~Hode pessoasligadasacategoriasprofissionaisdiversas Umadas

a) facilidade para distinguir OS documentos mazenamentotempor~riodosdeguardapermanente: b) elimina@o imediata da documenta@o guardan8osejustifiquecomo,porexemplo,asc~ias, desdequeelasnHosejamoslinicosexemplaresno ag.50:

de ar-

cuja

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c) racionaliza@o, principalmenteemtermosecon~micos,dasatividadesdetransle~nciaerecolhimento; d) obte~odebaseparaelabor~odefuturoprograma dedestfna@o. 4.43 Entteas recomendaflescabiveisno temporalidade,destacam-se: usodatabelade

d) osdocumentoscont~minforma~~esquepodemser recuperadassobaformade resumosestatisticos recapituladasemoutrosdocumentos? e) araz~odeserdaemiss~ododocumentojAfoiatendida? 1) ainforma~Honelecontidaj~atendeuaoseuob)elivo? g) poder~odocumentoserconsultadoaindapaminstnrir provadedireitodaadministra@optiblica,daempresa ou deterceiros? bem do

ou

a) aprova~8opordirigentedo6rg~osituadonoescalHo superiordainstitui@x b) atualiza~HodatabelaemconseqOBnciadaprodu~Bo denovosdoccmentosousupress%odeoutros, coma de altera@es na estrutura administrativs. 6lgso; c) aplica~Bodatabelaemrela~8oadocumentoscujas caractedsticasseassemelhamacasosanteriormente delinidos; d) tabula~8odsdadosvisandoaapurarapercentagem dedocumentosesuas respectivasiormasdedesti+o; e) evitar o uso de siglas cujadenomina@o dentenHoconsienatab& correspon-

h) se&4 o documento nexss8rio s6 para a fase administrativaoucontCmasmesmasinforma@sssobrea hist6riaadesenvolvimentodobrg8o? i) odocumentose instilui@o? j) refereas rotinasou&sdiretrizesda

&odocumentoessencialaoconhecimentodaorganiza~aoefuncionamentodo6rgHo?

k) Codocumentoessencial~compressHodasleis,regulamentoseoutrosatoslegaisqueregemofuncionamentodo6rgHo? I) osdocumentosconteminforma~~essobreapolitica, asatividades,oprccessodecis&iodo6rgBo? m) os documentos foram produzidos administrativaquedesenvolveatividadefim? por uma unidade

g) dadosaseremincluidosnatabela: - 6r~o(s)aqueest~subordinadaaunidadedeaqui0;

n) OSdocumentos apresentam lacunas suscetiveis

comprometersuacomprens8o? 0) os documentos se encontram selva@osatisfat6do? 5.2Quantoaovalorhis16rico: em &ado

de

de con-

tiposeassuntosdosdocumentosavaliados; - datas-limites; - quantidade,deprefer~ncia,emmehoslineares; - freqijCnciadeconsultas(pormCse/ouporano); - prazosdereten~onasfasesdearquivamento(corrantee intemwdi&io); - microfilmagem,seforocaso.

a) OSdocumentos apresentam
sobrao(s)tema(s)abordado(s)?

inforrna~des

relevantes

b) osdocumentoscont&minlonna~esdsvalorcientifico outecnol6gico? c) o6rgBopossuiumarquivopermanentequecustodie documentossemelhantesBquelesob)etodaan~lise?

5 Valora@o

dos documentos

6 Documentos

de guarda

permanente

Sendoessalaseadaaplica~8odecritbiosdeavalia~o,ser~ titil a indica@o de alguns conselhos. de natureza pr&ica, destinadosaorientarocomplexotrabalhodean~liseesele~~o de documentos de arquivo. Nesse sentido, pode constituir orienta~BoabuscaderesposlasBsperguntasformuladasam 5.1 e5.2. 5.1 Quantoaovaloradministrativo: a) qualafreqii~nciadeconsunasaodocumento? b) osdocumentossHooriginais? c) existem, no&gHo, c6piasdodocumentoanalisado?

Nestegrupodevemestarinseridososdocumentosdevalor probat6rio. relativosdireitos, tantodepessoasfisicasoujuridicas, coma decoletividade, eosdecoletividade, eosdevalorinformativosobrepessoas,fatosoufen8menos,cujamembria. em termos histbricos, sejaconsiderada relevante. Em rela@oBsinstitui~6sspriblicaseprivadas, aguardapermanentedeveabranger: a) documentos referentes obje!ivosdainstitui@o; Exemplos: atosdecria@o(leis,decretos. resoluQ?s. etc.); B origem, aos direitos e aos

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. atosconstitutivos(estatutos,contratosscciais,etc.); - documentosrelativosadireitospatrimoniais. b) documentos qua rellitam senvolvimentodainstitui~5o. Exemplos: - todososatosquedigam luncionamento da rsgimetos,etc.); respeitosorgaiza~Boeao instituiqk (regulamentos, a organizaflo a 0 de-

g) documentosdedivulga@ooudepromo~8odainstitui@o, dos quais urn exemplar, pelo menos, guardadocomoamostra. Exemplo: lolhetos. convk?s. fotos, boletins, formulArios,

deveser

caltazes,

h) documentoscujascaracteristicas devalorattlsticoecultural; Exemplo:

extrinsecassejam

- pianos, projetos e programas atividades-fimdainstitui@o; - gr~ficicos(organogramas,fluxogramas, - acordos. convknios, - ataserelat6riosdadir~o, correspond&ncia, em geral, atividades-fins da institui@o, dopcder,etc. etc.: etc.;

qua

tratem

das

- documentos contendo vinhetas, iluminuras, grafiasespaciais, ortografiasobsoletas,etc.

cali-

etc.);

7 Documentos

de guards

temphria

Naguardatranslt6ria,ondeprevaleceointeresseadministrativo paradeterminatovalordeinforma~Beseporconseguinteo prazodereten@o, estkincluidos: a) documentos outros; cujos textos estejam reproduzidos em

qua trate nHo s6 de coma da delega$Ho

b) documentoscujostextostenhamsidoimpressosem suatotalidade; c) documentos cujos elementos racapituladosemoutros; essenciais se acham

c) registrosvisuaisousonorosquereflitamfatosdavida dainsttlui@io; Exemplo: - programasaudiovisuais,fotos, comemora@es, solenidades, d) documentosquefinamjurisprud&ncia; Exemplo: . parsceresom~ativos. sobretudoaquelesque,apreciadosjudicialouadministrativamente,lenham racteristicasinovadorasn8oencontmdasnostextos legais, eporissoconstituamprecedente. e) documentosconcementes soal Exemplo: B administra@o filmesefitassobre obras, etc.

dj exemplares de urn mesmo registro audiovisual apresentemrapati~Hodainforma@oequalidadet&nicainferior; e) c6piaseduplicatascujosoriginaiss~odesiinados guardapanaete; f) documentos qua, mesmo originais, d&m administrativosomentepordeterminadopetiodo; cag) documentossujeitosaprazos presctiionais.

que

interesse

8 Documantos

de guarda

eventual

de pes-

OsdocumentosdeguardaeventualsHoaquelesdeinteresse passageiro, detratoeefeitoimediato,isloB,semvaloradministrativo,juridicoou hist6rtco. Exemplo:

acordosereajustessalariais,planosderemunera~~o eclassifica$5oddecargos, etc. f) documentos que respondam a quest6es tBcnicocientificas relativas As atividades especificas da institui@o; Exemplos:

- convites recebidos. material de divulga@o terceiros,correspond&nciadecongratula~des,etc.

de

9 Recomenda@es
Comoorienla~Hodenaturezageral,naaplica~odecritCn~& avalia@o, incluem-seasseguintesrecomenda@es: a) coma provid&ncias preliminares:

projetos

pesquisas,

marcase

patentes.

plantas, etc.; sonoros obter, paraodesenvolvimentodasatividadesligadas Bavalia@o,todo o apoiopossivelda administra@o superior(Orgaoaqueesta.subordinadooarquivo):

todaprodu@oitelectual(registrosesc~itos, e visuais.

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- conheceraestNturaeofuncioMmentodainsta~o aqueest&subordinadooarquivo,isto6,suasinterrel@es orgkicas, considerando, inclusive, evolu~ohii6rica; - destacar OS 6rgHos de posicionamento escalahier&quicaorganizacionaldainstftui~o, javistaaimpott~nciaquedevemler,paraavalia~~o, osdocumentosnelesproduzidoserecebidos; - conhecerasatividadestipicasreferentesBsv6das fasesdoarquivamento; - obterinformaF~essobreosistemadeclassifica~~o dostiposeassuntosdosdocumentos; superior

b) parao trabalhodeavalia@o: sua _ estabelecerdata-limiteparaaguardapermanente. oombasenohist~limdain~~,sobretudo,quando ha impossibilidade de avaliar todo dGAKMltal;

o acarvo

B ha-

- utilizar,nocasodedocumenta~ooemavanFadoestado de deteriora@o, meios de reprodu@o, tais como microfilmes, videocassetes, etc., bemcomooutras medidasdeprote@oquesefiierem necessdrias; . considerarfltasdecomputador,documentossonoros em geral, fotografias. filmes, etc., passiveis avali@o; . provocaraparticipa@odosusu?Sxnasdecis6es tomadas em decorrBncia de avalia@$ mediante publica@odatabeladetemporalidade, poredital, circular,etc., antesdaconcratiza@odasmedidas aliindicadas,notadamenteasdeelimina@o; - levaremconsideraFBo,quandodoestabelecimento doprazomfnimoparaatransfer&ncia, acapacidade dearmazenagemdearquivointermedi8do; - consultatabibliografialevantada.

de

- reunirdadosquantoAnaturezadadocumenta@o, exist6ncia ou n&o de classifica@o par assunto, quantidade e freqDCncia de so, condi@es de armazenamento, estadode conserva@o, existFtncia dematrizes,espaFoocupado,custodemanute~o dadocumenta~~oetaxadecrescimentoanual; - realizar levantamento da todos OS atos 0 a@es referentes ~elimina~Hoefetuadaanteriormentena institui@o; I estabeleceroperfildos usu&riosdoarquivo;

- efetuarlevantamentodabibliografianecess~riaao desenvolvimentodaatividadedeavalia~o;