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PROCESOS
OBJETIVOS
1. Comprender el enfoque por procesos. 2. Adoptar la filosofa PHVA a la gestin organizacional. 3. Aprender a aplicar la filosofa de la gestin de procesos a la empresa agropecuaria. 4. Caracterizar un proceso.
CONTENIDO
1. Definicin de Proceso 2. Por qu el enfoque por procesos? 3. Cmo identificar procesos? 4. Pasos para la gestin por procesos? 5. Estrategias de mejoramiento de los procesos 6. Ciclo PHVA en la gestin de los procesos 7. Cadena de valor de los procesos 8. Anlisis de los procesos 9. Caracterizacin de los Procesos
DEFINICIN DE PROCESO
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de estrada en resultados.
(ISO 9000 Versin 2008)
Secuencias ordenadas y lgicas de actividades de transformacin, que parten de unas entradas para alcanzar unos resultados programados, que se entregan a quienes los han solicitado, los clientes de cada proceso.
(J. R. Zaratiegui)
EL PROCESO
Transformacin
Insumos Recursos
Productos Servicios
Realimentacin
Seguimiento y medicin para conocer el resultado obtenido La mejora de los procesos con base en el seguimiento y medicin realizado
ESTRATEGIA
CMO? ?
2
3 4 5
?
? ? ?
Localizar los problemas recurrentes (para identificar dnde y cundo ocurren o no ocurren los problemas)
ESTRATEGIA
CMO? ?
9
10 11 12 13 14
?
? ? ? ? ?
Los procesos son altamente repetitivos. Cada vez que se repite el proceso hay ligeras variaciones en la secuencia de actividades realizadas que, a su vez, generan variabilidad en los resultados del mismo expresados a travs de mediciones concretas. Los procesos estn permanentemente sometidos a revisiones porque: Todo proceso es mejorable en s mismo Han de cambiar para adaptarse a los requisitos cambiantes de mercados, clientes o nuevas tecnologas
ACTUAR
Actuar correctamente Evaluacin de los tems de control
PLANEAR
A P
Verificar los resultados de la tarea ejecutada
V H
Educar y entrenar
HACER
Evaluacin de los tems de verificacin
VERIFICAR
REFLEXIN!!!
Los sistemas de control y gestin de la produccin son muy fuertes en el PLANEAR y en el HACER pero les falta un gran recorrido en el VERIFICAR y en el ACTUAR.
No podemos ser exitosos en aquellos aspectos sobre los cuales no establecemos controles y mejoras (que a lo postre son las que miden nuestra gestin como profesionales administradores y propietarios).
2,5% 2,5%
5% 15%
A
V H P
15%
Tiempo
(Cumplimiento de objetivos de la tarea X)
80%
60%
20%
Orientales Cultura
Occidentales
PLANEAR
AJUSTAR
PLANEAR
A
M E J O R A
VERIFICAR
HACER
CMO PLANEAMOS?
DETERMINANDO LAS METAS Y LOS MTODOS PARA ALCANZAR ESAS METAS
P. Planificar: La etapa de planificacin implica establecer que se quiere alcanzar (objetivos) y como se pretende alcanzar (planificacin de las acciones). Esta etapa se puede descomponer, a su vez, en las siguientes
subetapas:
CMO PLANEAMOS? 5 W y 1H
WHAT QUE ? QUE SE HACE AHORA ? QUE SE ESTA HACIENDO ? QUE DEBERIA HACERSE ? QUE OTRA COSA DEBERIA HACERSE? WHY POR QUE ? POR QUE SE HACE ASI ? POR QUE DEBE HACERSE ? POR QUE HACERLO EN ESTE LUGAR ? POR QUE DE ESTA MANERA ? POR QUE EN ESTE MOMENTO ? WHERE DONDE ? DONDE SE HARA ? DONDE SE ESTA HACIENDO ? DONDE DEBERIA HACERSE ? DONDE MAS SE PODRIA HACER ?
WHO QUIEN ? QUIEN LO HARA ? QUIEN LO ESTA HACIENDO ? QUIEN DEBERIA HCERLO ? QUIEN MAS DEBERIA HACERLO ?
HOW COMO ? COMO SE HACE ACTUALMENTE ? COMO SE HARA ? COMO DEBERIA HACERSE ? COMO HACERLO DE OTRO MODO ?
Plan
Qu Cmo Quin Cundo Dnde Para Qu
ACTIVIDADES
FASE 1 2 3 4 5 6
HACER
AJUSTAR
PLANEAR
A
M E J O R A
VERIFICAR
HACER
CMO HACEMOS?
SIGUIENDO ADECUADAMENTE LAS DISPOSICIONES DEFINIDAS EN LA PLANIFICACIN
D. Hacer:
CMO HACEMOS?
VERIFICAR
AJUSTAR
PLANEAR
A
M E J O R
VERIFICAR
HACER
CMO VERIFICAMOS?
ESTABLECIENDO DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO QUE PERMITAN VALORAR LA EFICACIA EN EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS ESPERADAS
C. Verificar:
CMO VERIFICAMOS?
INDICADORES DE GESTIN
AJUSTAR
Actuar AJUSTAR
PLANEAR
P
M E J O R A
VERIFICAR
HACER
CMO ACTUAMOS?
A. Actuar:
CMO ACTUAMOS?
EL MONUMENTO DE LINCOLN Se descubri que el monumento de Lincoln se estaba deteriorando ms rpido que cualquiera de los otros monumentos de Washington D.C. Por qu? Porque se limpiaba con ms frecuencia que los otros monumentos - Porqu?
Se limpiaba con ms frecuencia porque haba ms depsitos de pjaros en el monumento de Lincoln que en cualquier otro monumento - Por qu?
Haba ms pjaros alrededor del monumento de Lincoln que en cualquier otro monumento, particularmente la poblacin de gorriones era mucho ms numerosa por qu? Haba ms comida preferida por los gorriones en el monumento de Lincoln especficamente caros - por qu? Descubrieron que la iluminacin utilizada en el monumento de Lincoln era diferente a la de los otros monumentos y esta iluminacin facilitaba la reproduccin de caros. Cambiaron la iluminacin y solucionaron el problema. Todo lo que sucede tiene un por qu Lo ms importante en nuestra labor diaria, es no quedarnos solamente en saber qu es lo qu se hace y quin lo debe hacer. Debemos entender por qu hacemos las cosas y que tan importante son para nuestra empresa, y para nuestro crecimiento profesional. Por qu lo hacemos? ...por Todos.
CMO ACTUAMOS?
Diagrama Causa Efecto
CARACTERSTICA O PROBLEMA
EFECTO
Factores (Causas)
CMO ACTUAMOS?
Diagrama Causa Efecto
MATERIA PRIMA
MAQUINA
MEDIDA
Efecto
Informacin Oficina Fsica Instruccin Mental Clima Procedimiento
MEDIO AMBIENTE
PERSONAL
MTODO
(Factores de la calidad)
CMO ACTUAMOS?
Mtodo de Solucin de Problemas
FLUJOPHVA GRAMA
1 7 2 7
PROCESO
Identificacin del problema Observacin
OBJETIVO
Definir claramente el problema y reconocer su importancia. Investigar las caractersticas especficas del problema con una visin amplia y desde varios puntos de vista. Descubrir la causa fundamental. Concebir un plan para bloquear la causa fundamental. Bloquear la causa fundamental.
7 3
Anlisis
4 7
Plan de accin
H V
N
7 5
7 6
Ejecucin
7 7
Estandarizacin
Prevenir la reaparicin del problema. Recapitular todo el mtodo de solucin del problema para el trabajo futuro.
A
7 8
Conclusin
CMO ACTUAMOS?
Control-Datos en grfico secuencial
D(MM) 40
35 30 25 20 15 10 5 0
5 10
15
20
25
30
35
40
45
50
55
SECUENCIA DE DATOS
60
LA CADENA DE VALOR
VALOR
Lo que los compradores estn dispuestos a pagar.
cliente es en que el
LA CADENA DE VALOR
Es un modelo para la representacin lgica de los procesos empresariales con el propsito de visualizar la generacin de valor en una organizacin.
Cliente
Cliente
PROCESOS OPERATIVOS
PROCESOS DE APOYO
TIPOS DE MACROPROCESOS
MP GERENCIALES
DAR ORIENTACIN Y TOMAR DECISIONES SOBRE PLANEACIN, CONTROL, MEJORAS Y SEGURIDAD DE LAS OPERACIONES DE LA ORGANIZACIN
MP OPERATIVOS
MP DE SOPORTE
ENTORNO
CLIENTES
03. MERCADEO
05. PRODUCCION
06. VENTAS
CLIENTES
V A
Subprocesos
Actividades
Planear el proceso
No
Si Estandarizar el proceso
Fin
Anlisis de procesos
Caracterizacin del proceso Desarrollar flujograma provisional del proceso Establecer tems de control y verificacin Establecer las metas (estndares) a los tems No
Mtodo de anlisis y solucin de problemas
Planear el proceso
Si Estandarizar el proceso
Fin
Planear el proceso
Entrenamiento en las actividades del proceso Programacin de las actividades del proceso Realizacin de las actividades del proceso Recoleccin de datos
Implementar el proceso
Verificar
el cumplimiento del plan
No
Si Estandarizar el proceso
Mtodo de anlisis y solucin de problemas
No
Accin correctiva
Fin
Si
Planear el proceso
No
Si Estandarizar el proceso
Fin
Planear el proceso
Implementar el proceso
Verificar
el cumplimiento del plan
Verificacin
Los resultados son los adecuados?
No
No
Fin
Conclusin
Planear el proceso
No
Fin
CARACTERIZACIN DE PROCESOS
CARACTERIZACIN DE PROCESOS SIGNIFICADOS PROVEEDOR Es quien me entrega los insumos necesarios para realizar mi proceso DEFINICIN ISO: Organizacin o persona que proporciona un producto
INSUMO Es aquello que necesito para realizar mi proceso
PRODUCTO SERVICIO Es el resultado de mi proceso, es entregable, medible, y pluralizable DEFINICIN ISO: PRODUCTO: resultado de un proceso SERVICIO: Los resultados generados por las actividades en la interrelacin organizacin y cliente y las actividades de la organizacin para satisfacer las necesidades del cliente
CLIENTE Es aquel que recibe el resultado de mi proceso DEFINICIN ISO: Organizacin o persona que recibe un producto
CARACTERIZACIN DE PROCESOS
Edicin N
PROVEEDOR
INSUMO
PRODUCTOS/ SERVICIO
CLIENTE
CARACTERIZACIN DE UN PROCESO
1 2
En el formato escriba el nombre de su proceso. Defina el objetivo de su proceso: Cul es su razn de ser, para qu existe. Defina el alcance de su proceso. Liste los clientes de su proceso. Liste los productos (bienes o servicios) de su proceso que le
3 4 5
Ahora, del lado izquierdo del cuadrado inicial liste los insumos (productos) que usted recibe de sus proveedores. Defina los proveedores de cada insumo. Liste los subprocesos o actividades que conforman el proceso.
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OBJETIVOS
1. Comprender el enfoque por procesos. 2. Adoptar la filosofa PHVA a la gestin organizacional. 3. Aprender a aplicar la filosofa de la gestin de procesos a la empresa agropecuaria. 4. Caracterizar un proceso.
GRACIAS