DIAGRAMA DE FLECHAS Definir las reglas bsicas a seguir para la construccin y utilizacin del Diagrama de Flechas, del mtodo

PERT y del CPM, resaltando las situaciones en que pueden o deben ser utilizados. Es de aplicacin a todos aquellos estudios y situaciones en las que se necesita planificar cualquier tipo de proyecto o esfuerzo, que se pueda descomponer en varias actividades sucesivas. Su utilizacin ser beneficiosa para el desarrollo y el seguimiento de los proyectos abordados por los Equipos y Grupos de Mejora y por todos aquellos individuos u organismos que estn implicados en la mejora de la calidad. Adems, se recomienda su uso como herramienta de trabajo dentro de las actividades habituales de gestin. 1. RESPONSABILIDADES a) Grupo de trabajo o persona responsable del estudio: - Seguir las reglas que se sealan en el procedimiento para su correcta construccin, interpretacin y utilizacin. b) Direccin de Calidad: - Asesorar, a aquellos que as lo soliciten, en las bases para la construccin, interpretacin y utilizacin del Diagrama de Flechas, del mtodo PERT y del CPM. 2. DEFINICIONES / CONCEPTOS 2.1. DIAGRAMA DE FLECHAS Definicin Representacin grfica en forma de "red" de las secuencias lgicas de actividades necesarias para realizar un proyecto. Ejemplo:

2.2. PERT PROGRAM EVALUATION AND REVIEW TECHNIQUE Tcnica de Evaluacin y Revisin de Programas Definicin Mtodo de planificacin de proyectos, basado en el Diagrama de Flechas y enfocado a la evaluacin de los tiempos y de la probabilidad de completar el proyecto, dentro de los parmetros de tiempo definidos.

2.3. CPM CRITICAL PATH METHOD-Mtodo del Camino Crtico Definicin Mtodo de planificacin de proyectos, basado en el Diagrama de Flechas y enfocado a la optimizacin simultanea de los tiempos y de la distribucin de recursos entre las actividades que constituyen el proyecto. 2.4. CARACTERSTICAS PRINCIPALES DE LAS HERRAMIENTAS A continuacin se comentan una serie de caractersticas, comunes a las tres herramientas, que ayudan a comprender su naturaleza fundamental. Enfoque lgico La utilizacin de estas herramientas obliga a una planificacin completa y disciplinada del proyecto. Impacto visual Proporcionan una visin global, clara y ordenada de la secuencia de actividades necesarias para llevar a cabo un proyecto, de sus interdependencias lgicas y de otros aspectos relevantes (tiempos, costes, etc), facilitando la comprensin y comunicacin del plan. Priorizacin Permiten ordenar las reas y actividades involucradas en el proyecto segn su relevancia en el cumplimiento del plan. 2.5. OBJETIVO Expresin escrita de lo que se pretende conseguir con la realizacin del programa o proyecto que se planifica. 2.6. EVENTO / HITO Un evento o hito, tal como se utiliza en el Diagrama de Flechas, es el punto de comienzo o de trmino de un trabajo. Representa una situacin y no consume, ni tiempo ni otros recursos. 2.7. EVENTO / HITO SUCESOR (PREDECESOR) Un evento o hito se considera sucesor (predecesor) de otro, cuando lo sigue (precede) directamente, sin que exista un hito intermedio. 2.8. ACTIVIDAD Ejecucin real de la tarea, y consume tiempo y otros recursos. En un Diagrama de Flechas, las actividades representan el trabajo necesario para pasar de un acontecimiento al siguiente. Ejemplo: HITOS Carta Terminada Inicio cena Inicio partido de ftbol Etc ACTIVIDADES Escribir carta Preparar cena Partido de ftbol Etc

2.9.- ACTIVIDAD IMAGINARIA

Definicin Representacin grfica, en forma de actividad, de la dependencia lgica entre dos actividades (una no puede comenzar antes que se haya acabado la otra). No comportan verdadero trabajo y tienen una duracin igual a cero. Ejemplo:

2.10.- HOLGURA Definicin La holgura de un evento o hito indica el margen de seguridad de tiempo de que se dispone para alcanzarlo, sin comprometer el plan de marcha del proyecto. 3. PROCESO 5.1.- CONSTRUCCIN / REALIZACIN 5.1.1.- Construccin del Diagrama de Flechas La construccin de un Diagrama de Flechas se basa en las siguientes ideas clave: a) Para pasar de un evento a otro, hay que completar la actividad que une los dos eventos. b) No puede terminarse ninguna actividad hasta que el evento que le precede haya tenido lugar. c) Ningn evento puede considerarse como alcanzado hasta que todas las actividades que conducen al mismo estn terminadas. El Diagrama de Flechas se construir tal y como se explica a continuacin. Paso 1: Concretar el objetivo de la construccin del Diagrama de Flechas Es importante identificar claramente para qu tipo de decisiones se utilizar el Diagrama de Flechas, puesto que el objetivo de la construccin influir sobre el grado de detalle del Diagrama, la eleccin de los puntos clave (hitos) del

proyecto, y, naturalmente sobre la oportunidad de realizar un anlisis PERT o CPM. Paso 2: Definir los lmites del proyecto a planificar. Determinar el evento inicial y el evento final del proyecto. Paso 3: Identificar y representar los eventos. Los hitos han de ser puntos notables y significativos del proyecto, dependiendo su nmero del grado de detalle requerido. Hay que procurar mantener el mismo nivel de detalle en todo el Diagrama, es decir en cada fase o rea del proyecto. Cada evento N se representar con un nmero en un crculo. Aunque los nmeros no representen el orden secuencial de los eventos, se procurar asignarlos de forma que cada uno tenga un nmero inferior a todos sus hitos sucesores. El evento inicial se designar con 1. Respecto a la disposicin grfica de los hitos, se debe considerar que el flujo lgico ir de izquierda a derecha. Se empezar entonces, dibujando en el extremo izquierdo de la hoja el primer evento del proyecto, disponiendo luego sus eventos sucesores a su derecha, y as sucesivamente. Eventos o cadenas de eventos independientes y paralelos se dispondrn uno debajo del otro. Ejemplo:

EVENTOS
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Aprobacin lanzamiento nuevo producto. Finalizacin diseo del producto. Finalizacin fabricacin y test prototipo. Finalizacin estudio y planificacin publicidad. Finalizacin planificacin de ventas. Finalizacin preparacin para la fabricacin. Lanzamiento nuevo producto.

Paso 4: Definir y representar las actividades Conectar cada evento con todos sus sucesores por medio de flechas. Las flechas indicarn el sentido de la secuencia lgica (hacia la derecha).

Cada actividad se identificar como "Aij", sustituyendo "i" por el nmero correspondiente al evento de comienzo de la actividad y "j" por el nmero correspondiente al que finaliza la actividad. Recopilar una lista-leyenda de las actividades, definiendo el trabajo al que corresponden. Ejemplo:

A1;2 A2;3 A3;5 A5;7

ACTIVIDADES Disear Producto A1;4 Analizar y Planificar Publicidad Fabricar y ensayar prototipo A4;5 Planificar Ventas Distribuir Muestras A3;6 Planificar para Fabricacin Preparar Red Comercial A6;7 Fabricar Productos

Paso 5: Identificar las actividades imaginarias Evidenciar las dependencias lgicas, que no comportan trabajo, conectando los dos eventos con una flecha discontinua. Ejemplo:

A2;4 Actividad imaginaria, representan el hecho, de que no se puede comenzar a planificar las ventas, hasta que no se haya completado el diseo del producto.
Paso 6: Comprobar la integridad del grfico a) Comprobar, para cada evento, que sus eventos predecesores y las actividades que los conectan son efectivamente suficientes para alcanzarlo. b) Comprobar que el Diagrama no contenga "mallas cerradas".

Estas representan situaciones imposibles y anulan la utilidad del Diagrama. El problema tiene su origen, en una mala identificacin y/o definicin de uno de los eventos o una de las actividades, que componen la "malla cerrada". Ejemplo:

Los eventos 1, 3, 4 y 2 forman una malla cerrada, destruyendo la secuencia lgica del diagrama.
5.1.2.- Realizacin de un Anlisis Pert Paso 1: Construir el Diagrama de Flechas El Diagrama de Flechas se construir como lo hemos indicado en el punto 5.1.1. Ejemplo:

Paso 2: Evaluar los tiempos para cada actividad Para cada actividad se harn tres estimaciones acerca del tiempo necesario para llevarla a cabo: - El tiempo optimista, to = Es el mnimo periodo de tiempo posible necesario para realizar la actividad. - El tiempo ms probable, tm = Es la mejor estimacin del periodo de tiempo necesario para llevar a cabo la actividad. - El tiempo pesimista, tp = Es el mximo periodo de tiempo que podra tardarse en realizar la actividad. Siendo, por tanto: to < tm < tp. Hay que asegurar que todos los tiempos sean expresados en la misma unidad de medida (minutos, das, semanas, etc.).

Ejemplo:

ACTIVIDAD A1;2 A2;5 A3;5 A5,7 A1;4 A4;5 A3;6 A6;7 A2;4

to 1 2 4 4 3 3 1 2,5 0

tm 2 4 4,5 4 4 5 2 3 0

tp 9 6 8 4 5 13 3 3,5 0

Paso 3: Calcular para cada actividad, el tiempo esperado necesario para llevarla a cabo El tiempo estadsticamente esperado, te, es el tiempo promedio (media ponderada), que la actividad consumira, si fuese repetida muchas veces. Para cada actividad se calcular el tiempo esperado, aplicando a las evaluaciones de tiempo hechas para la actividad en cuestin en el Paso 2 la siguiente frmula:

El valor te es la base de todos los clculos de tiempos en el Diagrama de Flechas del PERT, y se escribir para cada actividad sobre la lnea que la representa. Ejemplo:

ACTIVIDAD A1,2 A2,3 A3,5 A5,7 A1,4 A4,5 A3,6 A6,7 A2,4

to
1 2 4 4 3 3 1 2.5 0

tm
2 4 4,5 4 4 5 2 3 0

tp
9 6 8 4 5 13 3 3.5 0

te
(1 + 4 x 2 + 9)/6 = 3 (2 + 4 x 4 + 6)/6 = 4 (4 + 4 x 4.5 + 8)/6 = 5 (4 + 4 x 4 + 5)/6 = 4 (3 + 4 x 4 + 5)/6 = 4 (3 + 4 x 5 + 13)/6 = 6 (1 + 4 x 2 + 6)/6 = 2 (2.5 x 4 + 3 + 3.5)/6 = 3 (0 + 4 x 0 + 0)/6 = 0

Paso 4: Calcular para cada actividad, la varianza del tiempo, La varianza, , indica la incertidumbre asociada con la estimacin de la duracin de la actividad.

Si la varianza es grande, hay gran incertidumbre sobre el tiempo determinacin de la actividad. Si la varianza es pequea, la evaluacin de la duracin de la actividad ser bastante precisa, es decir, las estimaciones optimista y pesimista sern muy parecidas. La varianza se calcula segn la siguiente frmula: Ejemplo:

ACTIVIDAD
A1,2 A2,3 A3,5 A5,7 A1,4 A4,5 A3,6 A6,7 A2,4 Paso 5:

to
1 2 4 4 3 3 1 2.5 0

tm
2 4 4,5 4 4 5 2 3 0

tp
9 6 8 4 5 13 3 3.5 0

te
3 4 5 4 4 6 2 3 0 [(9-1)/6] = 1.78 [(6-2)/6] = 0.44 [(8-4)/6] = 0.44 [(4-4)/6] = 0 [(5-3)/6] = 0.11 [(13-3)/6] = 2.78 [(3-1)/6] = 0.11 [(3.5-2.5)/6] = 0.03 [(0-0)/6] = 0

Calcular, para cada evento, el tiempo mnimo posible, TE, y su varianza . El TE de un evento representa el tiempo ms breve posible en que el evento puede tener lugar, y se calcula sumando los te de la secuencia de actividades necesarias para alcanzarlo. Cuando hay ms de un camino que conduce a un evento, el camino que consuma el mayor tiempo, determina el tiempo ms breve posible en que puede esperarse alcanzar el evento en cuestin, dado que es necesario realizar las actividades de todos los caminos que llegan a ese evento. El valor tiempo TE. indica el nivel de incertidumbre asociado a la estimacin del de un evento N se calculan de la siguiente manera:

Los valores TE y

a) Se empieza con el primer evento (su TE y su son iguales a cero) considerando luego, sus directos sucesores etc..., hasta llegar al ltimo evento del proyecto. El valor TE del ltimo evento representa el tiempo mnimo esperado para finalizar el proyecto.

b) Se identifican todos los eventos que preceden directamente al evento N. c) Para cada evento N, se aade al TE del evento N-1 (predecesor) la duracin esperada te de la actividad que le conecta con el evento N. d) Se elige entre los resultados as obtenidos el mayor, es decir el valor mximo. Este ser el nico TE del evento N. Los dems valores obtenidos son irrelevantes y no se volvern a considerar. e) Se suma al valor del evento predecesor resultante del punto c), la varianza de la actividad que le conecta con el evento N. El resultado ser el nico valor, correspondiente al evento N. Los valores TE as obtenidos se escribirn en el Diagrama de Flechas, por encima del evento correspondiente. Ejemplo:

Evento
1 2 3 4 5 6 7

Camino
-1,2 2,3 1,4 2,4 3,5 4,5 3,6 6,7 5,7

TE
0 0+3=3 3+4=7 0 + 4 = 4* 3+0=3 7 + 5 = 12* 4 + 6 = 10 7+2=9 9 + 3 = 12 12 + 4 = 16* 0 0 + 1.78 = 1.78 1.78 + 0.44 = 2.22 0 + 0.11 = 0.11 2.22 + 0.44 = 2.66 2.22 + 0.11 = 2.33 2.66 + 0 = 2.66

Paso 6: Calcular, para cada evento, el tiempo mximo permisible TL. El TL de un evento representa el tiempo mximo en que debe alcanzarse dicho evento para poder seguir el proyecto tal y como ha sido planificado, siendo el TL del ltimo evento el tiempo establecido para finalizar el proyecto. El valor TL de un evento N se calcula de la siguiente manera: a) Se empieza con el ltimo evento (= fin del proyecto), operando en sentido inverso hasta el primero. El TL del ltimo evento se considera aqu como un dato "externo", ya establecido. (Deseo del cliente, compromiso, fecha "orientativa" interna, a menudo el valor TE obtenido en el Paso 5 para el evento final del proyecto, etc...)

b) Para cada evento N, se identifican todos los eventos sucesores inmediatos del mismo. c) Se resta del TL del evento sucesor al evento N la duracin esperada te de la actividad que le conecta con el evento N. d) Se elige entre los resultados as obtenidos el menor. Este ser el nico TL del evento N. Los dems valores obtenidos son irrelevantes y no se volvern a considerar. Los valores TL as obtenidos, se escribirn en el Diagrama de Flechas debajo del respectivo evento. Ejemplo:

Evento
1 2 3 4 5 6 7

TE
0 3 7 4* 12* 9 16* 0 1.78 2.22 0.11 2.66 2.33 2.66

Camino
1,2 1,4 2,3 2,4 3,5 3,6 4,5 5,7 6,7 --

TL
3 3 = 0* 64=2 7 - 4 = 3* 60=0 12 - 5 = 7* 13 2 = 11 12 6 = 6 16 4 = 12 16 - 3 = 13

TL = TE = 16

Paso 7: Calcular, para cada evento, la holgura TL - TE La holgura de un evento es la diferencia entre el tiempo mximo permisible y el tiempo esperado (tiempo mnimo posible) para alcanzarlo. La holgura de un evento puede ser positiva, igual a cero o negativa. Ejemplo:

Evento
1 2 3 4 5 6 7

TE
0 3 7 4* 12* 9 16* 0 1.78 2.22 0.11 2.66 2.33 2.66

TL
0* 3* 7* 6 12 13 16

Holgura
0 0 = 0* 3 3 = 0* 7 7 = 0* 64=2 12 12 = 0* 13 9 = 4 16 16 = 0*

Paso 8: Identificar el camino crtico El camino crtico es aquella secuencia de actividades, desde el primer evento hasta el ltimo, en el que los eventos tienen la holgura mnima. Se identificar en el Diagrama de Flechas el camino crtico, marcando las actividades que lo constituyen con lneas ms gruesas. Ejemplo:

Camino critico: 1;2;3;5;7 Paso 9: Clculo de la probabilidad de cumplir con una determinada fecha (tiempo), PR Esta probabilidad se puede calcular tanto para el ltimo evento (final de proyecto), como para cualquier otro evento del Diagrama de Flechas considerado lo suficientemente importante como para que se le asigne una fecha de terminacin propia. La fecha asignada se indicar con TS, y la probabilidad de cumplir con ella se determina de la siguiente manera: a) Se calcula el valor del factor de probabilidad utilizando la frmula:

donde Z es el factor de probabilidad, TE y los valores correspondientes al evento para el cual se ha establecido el tiempo de terminacin TS. b) Se determina la probabilidad de cumplir con la fecha establecida, PR, leyendo el valor correspondiente al obtenido para Z en la Tabla de valores de la distribucin normal (valores Z y PR).

Ejemplo:

Ts Establecido para el ltimo evento. (Proyecto Completo) = 18 semanas.

Z= = = 1.2

PR = 0.8849 Ts Establecido para el ltimo evento. (Proyecto Completo) = 12 semanas.

Z= = = - 2.5

PR = 0.0062
Paso 10: Revisin del Diagrama y de los datos durante el seguimiento del proyecto. (Fase de realizacin). Para el seguimiento del proyecto, se establecern fechas o eventos asociados a una revisin del Diagrama. Se sustituirn, con el fin de actualizar el Diagrama, los tiempos esperados para las actividades que se hayan ya realizado, por los tiempos ciertos alcanzados. Si resulta oportuno se revisarn tambin los tiempos para las dems actividades. En base a estos datos se volvern a calcular todos los tiempos mximos y mnimos, las holguras y el camino crtico. 5.1.3.- Realizacin de un Anlisis CPM Paso 1: Construir el Diagrama de Flechas El Diagrama de Flechas se construir como se ha indicado en el Punto 5.1.1. Ejemplo:

Paso 2: Estimar la duracin de cada actividad, t.

Las evaluaciones sern realizadas por expertos que se hayan enfrentado muchas veces con la respectiva actividad, y puedan estimar su duracin con el suficiente nivel de certidumbre. Si hay diferentes posibilidades, segn los recursos que se emplean en la realizacin de la tarea, se elegir la alternativa que origine los menores costes. La duracin estimada de cada actividad, t, se escribir en el Diagrama de Flechas sobre la lnea que le representa, teniendo cuidado de que todas las duraciones estn expresadas en la misma unidad de medida. Paso 3: Estimar los costes, Cm. Estimar para cada actividad, los costes mnimos, cm, a soportar para su realizacin y anotarlos en una Tabla de Costes. Estos costes permitirn, por lo dicho en el Paso 2, llevarla a cabo en el tiempo t. Ejemplo:

Actividad
A1,2 A1,3 A2,4 A3,4 A2,5 A5,6 A4,6 A3,6

t
4 5 2 8 2 6 3 0 Total:

Cm
22 18 11 24 19 14 14 0 122