Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
Instalacin, puesta en marcha y actualizaciones Instalacin de SimplyGest Reinstalar SimplyGest Traspasar el programa o los datos de un ordenador a otro (cambiar de ordenador) Instalacin en Red Desinstalar SimplyGest Qu hacer en caso de problemas? Consulte la seccin "Problemas y Soluciones"
Instalacin de SimplyGest
La instalacin de SimplyGest es muy sencilla. Slo necesitar descargar un archivo en nuestra web. Dependiendo de la versin que desee instalar, deber descargar un archivo u otro. Dependiendo de qu navegador web utilice (Internet Explorer, Firefox, etc...) el archivo ser almacenado en una carpeta de Descargas de forma automtica (sin preguntar) o bien le dar la opcin de elegir en qu carpeta desea guardar el archivo. Una vez descargado el archivo, haga doble click sobre el mismo para ejecutarlo, y empezar la instalacin del SimplyGest. Junto con el programa, se instalar tambin la Utilidad de Mantenimiento y Copias de Seguridad, as como todos los Mdulos Adicionales. El programa se instala con la base de datos vaca (no hay datos de prueba iniciales), pero al entrar por primera vez en la primera empresa, se le preguntar si desea descargar datos de ejemplo para probar el programa, o si prefiere empezar de cero. Si en la carpeta de instalacin ya hay una copia de SimplyGest instalada, NO se sobre-escribir ningn dato, PERO es muy importante descargar la versin correcta, y sobre todo, no instalar una versin demostrativa sobre una versin ya desbloqueada. NOTA: Por defecto, SimplyGest se instala en la carpeta "C:\SimplyGest\" Para Expertos: Puede tener instaladas varias copias de SimplyGest en carpetas distintas, o incluso varias versiones del programa (Estndar, Tallas y Colores, etc...) en el mismo disco, sin que exista conflicto entre ellas.
Reinstalar SimplyGest
La reinstalacin del programa no afectar a los datos que pudiera tener insertados en el mismo. La reinstalacin o actuaizacin del programa no sobre-escribe ni inicializa ningn dato de la base de datos. Puede reinstalar el programa tantas veces como desee sin afectar a los datos introducidos previamente, siempre que lo reinstale en la misma ruta y que no instale una versin DEMO sobre una versin ya registrada. IMPORTANTE: No Desinstale SimplyGest si simplemente desea reinstalar el programa. Si desinstala una versin registrada, perder el registro, desbloqueo y probablemente los datos y configuraciones. Si slo necesita reinstalar por algn motivo, no es necesario desinstalar. En caso de que desee reinstalar SimplyGest, no instale nunca una versin DEMO sobre una versin ya registrada. Si es usted cliente registrado, descargue SimplyGest desde la Zona de Clientes de nuestra web.
1 / 197
NOTA IMPORTANTE 1: Deber volver a desbloquear el programa en el nuevo equipo, generando nuevos Ns de Validacin y envindolos por eMail, ya que el Cdigo de Desbloqueo del primer ordenador no funcionar en el segundo. Siga los pasos que aparecern al desinstalar el programa en el equipo antiguo. Hay otras formas de cambiar/traspasar los datos de un ordenador a otro. Contacte con nosotros para ms informacin al respecto. NOTA IMPORTANTE 2: Si slo ha comprado una licencia, no podr usar el programa en ms de un equipo simultneamente. Est obligado a desinstalar el programa en el antiguo ordenador. De lo contrario, SimplyGest est programado para comprobar el registro automticamente cada cierto tiempo, quedando la licencia inutilizable. Si desea usar el programa en ms de un ordenador, deber comprar "licencias adicionales" (consulte precios para segundas licencias en nuestra web).
Desinstalar SimplyGest
NOTA IMPORTANTE para usuarios registrados Si es usted cliente registrado de SimplyGest, y el programa ya est registrado y desbloqueado en este equipo, NO desinstale SimplyGest sin contactar antes con nosotros para evitar problemas con la prdida de licencia, etc... Existen slo dos motivos por los que debera tener que desinstalar un SimplyGest ya desbloqueado: por formateo del disco duro o por cambio de ordenador. Si el motivo de la desinstalacin no es alguno de los indicados, no podr volver a reinstalar el programa en el mismo equipo, y deber adquirir una Licencia de Reactivacin. Para evitar problemas, le recomendamos contactar con nosotros si se dispone a cambiar de equipo, formatear, reinstalar, etc... Cmo Desinstalar el programa: Hay dos formas de desinstalar SimplyGest de su equipo... Desde "Agregar y Quitar Programas" o "Desinstalar un programa" en el Panel de Control de Windows Desde la opcin correspondiente en el "Men Inicio" de Windows (Programas -> SimplyGest -> Desinstalar) La desinstalacin del programa elimina los siguientes archivos de forma automtica, salvo que se indique lo contrario al finalizar la desinstalacin: Ejecutable del Programa y utilidad de Mantenimiento y Copias de Seguridad Informes prediseados que se instalaron durante la instalacin del programa (no se eliminan aquellos creados por el usuario y guardados con otro nombre) Informacin de registro y desbloqueo del programa. En general, todos los archivos que instal el Instalador de SimplyGest La desinstalacin del programa NO elimina los siguientes componentes: Archivos que se hayan creado DESPUS de haber instalado el programa. Los datos de las empresas creadas, por seguridad. Tras desinstalar, el asistente le preguntar si desea eliminar por completo la carpeta donde estaba instalado el programa, en cuyo caso s se borrar absolutamente todo su contenido, y no habr opcin de volver atrs. El Desinstalador de SimplyGest permite mostrar los cdigos de desbloqueo usados en dicho equipo/disco al desinstalar una versin registrada por formateo del disco duro o reinstalacin de Windows, con posibilidad de imprimirlos o guardarlos en un archivo externo. De esta forma no ser necesario que vuelva a ponerse en contacto con SimplyGest para solicitar unos nuevos cdigos. Si no va a utilizar el programa en el ordenador, puede eliminar la carpeta "\SimplyGest" completa. Recuerde hacer siempre una copia de seguridad si desea conservar los datos de su empresa.
2 / 197
El proceso de compra/registro puede resumirse en 3 sencillos pasos: 1) Realizacin del pedido en nuestra pgina web. Ver instrucciones sobre cmo realizar el pago. 2) Una vez realizado el pago, genere y envenos los Nmeros de Validacin del programa y de los mdulos adicionales adquiridos. Si dispone de conexin a Internet, podr enviarlos de forma automtica. 3) Le facilitaremos los Cdigos de Desbloqueo, para que el programa sea "desbloqueado" y deje de funcionar en modo demo. Si dispone de conexin a Internet, este proceso puede hacerse de forma automtica. En esta pgina encontrar toda la informacin necesaria para realizar estos pasos Preguntas Ms Frecuentes relacionadas con el Registro, Compra o Desbloqueo del programa Cuales son las limitaciones de la DEMO de SimplyGest? He instalado la DEMO... Necesitar reinstalar la versin registrada cuando la compre? Perder los datos que ya tengo introducidos en la versin DEMO cuando compre el programa? Puedo conservar los datos de mi anterior programa, o importarlos desde otra base de datos? Cmo desbloquear/registrar SimplyGest una vez realizado el pago PASO 1: Generar el/los Ns de Validacin que deber enviarnos por e-Mail o por FAX PASO 2: Introducir el/los Cdigo/s de Desbloqueo que le enviaremos una vez realizado el paso 1 Proceso de Compra, Soporte Tcnico... En qu consiste el proceso de compra/registro? Cmo hago el pedido? Qu escribo en "Nombre de Usuario" y "Contrasea"? Recibir un CD-Rom con el programa? Qu pasar cuando finalice el perodo gratuito de soporte tcnico? Preguntas sobre el Proceso de Registro/Desbloqueo Cunto dura el proceso de registro/desbloqueo? Qu es el Nmero de Validacin? Cmo se obtiene? Qu es el Cdigo de Desbloqueo? Dnde lo introduzco cuando lo reciba? Caduca el Cdigo de Desbloqueo? Si re-instalo/actualizo el programa...Necesitar otro cdigo de desbloqueo? Preguntas Frecuentes sobre la Instalacin, Reinstalacin, Actualizaciones y Desinstalacin Qu es una "licencia adicional"? Puedo tener instaladas varias versiones de SimplyGest en el mismo ordenador? Tengo SimplyGest Estndar... Qu ocurrira si deseo actualizarme a SimplyGest Profesional o a Tallas y Colores? Puedo comprar/instalar los mdulos adicionales ms adelante? Cmo debo proceder para instalar una Actualizacin? Cmo debo proceder para Desinstalar SimplyGest?
3 / 197
Depende de la forma de pago que haya elegido en el pedido: Para transferencias bancarias: Una vez haya realizado la transferencia/ingreso en alguna de las cuentas bancarias disponibles, podr enviarnos el comprobante de la misma, bien por FAX o por e-Mail a las direcciones que se indiquen al hacer el pedido. Podr enviarnos tambin los Nmeros de Validacin de las licencias o mdulos adicionales que ha adquirido. En cuanto lo recibamos, le enviaremos los cdigos de desbloqueo correspondientes, con los que el programa quedar totalmente funcional. Para pago online con Tarjeta de Crdito/Dbito: Una vez haya realizado el pedido en nuestra web, podr pagar en servidor seguro introduciendo los datos de su tarjeta. No ser necesario que enve ningn justificante del pago. Desde este momento, podr enviarnos los Nmeros de Validacin de las licencias o mdulos adicionales que ha adquirido. En cuanto los recibamos, le enviaremos los cdigos de desbloqueo correspondientes.
4 / 197
5 / 197
cdigo de desbloqueo. Cada mdulo adicional tiene una ventana de registro/desbloqueo propia, como la siguiente. Esta ventana aparece al abrir el Mdulo Adicional, si ste no se ha desbloqueado. El este ejemplo concreto explicaremos cmo desbloquear el Mdulo TPV Visual (El programa y el resto de los mdulos se desbloquean de la misma forma, con sus propias ventanas de registro). Ejecute el Mdulo Adicional del que desee obtener el N de Validacin. En este caso, ejecutaremos el Mdulo TPV Visual, que debe estar ya instalado. Aparecer una ventana como la que se muestra a continuacin:
Si ya ha realizado el pago, elija la opcin para generar el N de Validacin y pulse Aceptar. Aparecer la siguiente ventana:
6 / 197
Escriba el Usuario/Contrasea que eligi al realizar el pedido en nuestra web, y la Referencia del Pedido correspondiente. Si no recuerda su usuario/contrasea, pngase en contacto con nosotros. Si no recuerda la Referencia del Pedido, consulte el email que recibi tras realizar el pedido, o pulse el botn adjunto para ver los pedidos registrados en su cuenta de cliente. Si dispone de conexin a Internet, pulse "Proceso Automtico". Se crear un cdigo de caracteres alfanumricos que ser enviado automticamente a SimplyGest. Si no dispone de Internet esn ese equipo, podr generarlo a mano, y deber enviarlo por e-Mail o por FAX, respetando en todo caso las maysculas y minsculas y evitando confundir caracteres (es recomendable el proceso automtico). Una vez comprobado su pedido, licencias, etc... su Cdigo de Desbloqueo estar disponible, y podr continuar con la segunda parte del proceso, tal como le indicamos en el siguiente paso...
7 / 197
8 / 197
Si dispone de Internet, pruebe el "Proceso Automtico". Si su desbloqueo ya est disponible, el programa/mdulo quedar desbloqueado de forma automtica. Si no tiene Internet o prefiere el mtodo manual, teclee el cdigo de desbloqueo a mano y a continuacin, Pulse "Desbloquear". Si el cdigo ya est disponible (mtodo automtico), o si es correcto (mtodo manual), y corresponde con el N de Validacin que nos envi (mismo ordenador, mismo mdulo, etc...), el programa/mdulo quedar desbloqueado y funcional, sin limitaciones de ningn tipo, y por tiempo ilimitado. NOTA: NO podr desbloquear los Mdulos Adicionales si no ha desbloqueado primero el programa. Desbloquee primero el programa y luego los mdulos adicionales.
9 / 197
Especifique el N de licencias adicionales, mdulos, etc... si lo desea. Sus datos se conservarn en la nueva versin, y slo tendr que volver a desbloquear/registrar el programa, al como hizo la primera vez.
10 / 197
En esos casos, simplemente tendr que enviarnos dos documentos correctamente cumplimentados: Declaracin Jurada que se le enviara desde nuestro Dpto. Comercial. Factura o parte de reparacin que justifique la avera, cambio de componente, etc... Los documentos deber enviarlos a la direccin de email desbloqueo@simplygest.es o al nmero de fax 902 996 803. En caso contrario, SimplyGest se reservara el derecho a remitirle unos nuevos cdigos de desbloqueo, y deber adquirir una "Reactivacin de Licencia". Una vez que haya enviado el cdigo de desinstalacin o en su defecto la documentacin solicitada anteriormente, deber proceder con el desbloqueo del programa en el nuevo equipo o instalacin. A continuacin encontrar informacin detalla acerca del proceso de Desbloqueo pero antes debe asegurarse que saber cules son sus datos de registro como usuario de SimplyGest (Identificativo y Contrasea) y qu versin de SimplyGest y Mdulos Adicionales necesita desbloquear. DESBLOQUEO: En las versiones DEMO, podr comprobar cmo al realizar ciertas operaciones el programa le muestra una ventana recordndole que tiene una versin de prueba, se trata de la ventana de registro. PROGRAMA: Simplemente deber entrar en el men "Configurar SimplyGest". Inmediatamente se le abrir la ventana de registro (cuenta atrs). Deber seleccionar la penltima opcin (Ya he comprado el programa necesito generar los N de Validacin). Solo tendr que introducir su identificativo (usuario) y contrasea y pulsar Generar N de Validacin. Una vez generado, deber copiar/pegar dicho nmero en un documento de texto o directamente en un correo electrnico. MDULOS: El proceso es igual, pero esta vez la ventana de registro saldr cuando intente entrar en los mdulos. Una vez tenga los N de Validacin pegados en un documento o en un correo electrnico deber envirnoslos a la siguiente cuenta de correo: desbloqueo@simplygest.es Si lo desea, tambin puede enviarnos los N de Validacin va FAX al nmero: 902 996 803. Por ltimo, nosotros le responderemos envindole los cdigos de desbloqueo correspondientes a los N de Validacin que nos haya enviado. Solo tendr que introducirlo en el programa. La operacin es similar, ya que esta vez tendr que pulsar la ltima opcin en la ventana de registro, tanto en el programa como en los mdulos adquiridos. Para ms informacin llama al... 902 996 301
11 / 197
Primeros pasos con el programa y los Mdulos Adicionales Ejecutar SimplyGest La ventana de "Seleccin de Empresa" Instalacin en Red Configurar el Programa Ejecutar los Mdulos Adicionales Ejecutar el Reparador de Datos y la Utilidad de Copias de Seguridad La interfaz de SimplyGest (primeros pasos) Mens Desplegables (ms opciones "ocultas") Cambio rpido de Empresa (volver a mostrar la ventana de seleccionar empresa) Cambio rpido del Usuario activo (cerrar sesin) Empezar un nuevo ao/ejercicio con SimplyGest Qu hacer en caso de problemas? Consulte la seccin "Problemas y Soluciones"
Ejecutar SimplyGest
Durante la instalacin del programa, podr elegir si colocar un icono (acceso directo) de SimplyGest en su Escritorio de Windows, o en la barra de tareas de Windows. De esta forma, ser ms fcil ejecutar SimplyGest. No obstante, los accesos directos al programa, Manual de Usuario, y otras utilidades se guardan en el Men Inicio de Windows (Inicio -> Programas -> SimplyGest).
12 / 197
La interfaz de SimplyGest
Las Ventanas
La interfaz de SimplyGest est dividida en pestaas, y cada pestaa representa una ventana diferente. De esta forma, podremos acceder a las ventanas de Artculos, Clientes, Proveedores, etc... fcil y cmodamente en cualquier momento, haciendo click en la pestaa correspondiente. En SimplyGest, la mayoria de las ventanas tienen el mismo aspecto, como puede ver en la imagen anterior. En la parte superior podemos ver las distintas pestaas disponibles (Artculos, Clientes, Historial, etc...) Justo debajo se encuentra la seccin de bsqueda y opciones generales. En el centro de la ventana, se encuentra la tabla (o grid) que muestra todos los datos en forma de lista. Por ejemplo, todos los artculos. En la parte inferior se encuentra el panel de edicin, donde se introducen los datos o se realizan las modificaciones del registro que est seleccionado en la tabla. En la parte derecha de la ventana normalmente veremos los botones con las opciones y funciones relacionadas y ms habituales, as como el botn "Ms Opciones", con el resto de opciones disponibles. Los Botones
Algunos botones de SimplyGest incluyen un pequeo botn adjunto en la parte derecha. Este botn secundario o alternativo contiene otras funciones adicionales relacionadas con el botn principal. Por ejemplo, en la imagen anterior vemos que el botn Imprimir se compone de dos partes: el botn principal, y el botn alternativo en la parte derecha. Pulsando la parte ms grande del botn, se llevar a cabo la funcin principal. Por ejemplo, imprimir un listado de artculos. Sin embargo, si pulsamos la flecha adjunta se desplegar un men con opciones adicionales relacionadas con la impresin, como por ejemplo, imprimir slo el artculo seleccionado, imprimir etiquetas, etc... De esta forma el contenido de las ventanas se centrar en los datos, y no en las opciones, llegando a conseguir una interfaz sencilla y agradable a simple vista, y evitando sobre todo llenar las ventanas de botones y opciones que muy pocas veces se utilizan.
Mens desplegables
Haciendo click con el botn secundario del ratn sobre cualquier lugar de la pantalla, aparecer un men desplegable con varias opciones interesantes. Aunque en la mayora de los casos siempre existe un botn "Ms Opciones", en otros lugares hay un men desplegable con ms opciones que le recomendamos investigar. Estos mens, adems de las opciones bsicas visibles en pantalla, incluyen otras opciones como Mostrar la Ayuda, Cambiar de Empresa, cambiar de usuario, etc...
Cambiar de Empresa/Almacn
13 / 197
Si tiene varias empresas/almacenes creados, puede alternar de uno a otro de forma rpida, de la siguiente manera: Haga click con el botn secundario del ratn sobre cualquier parte de la ventana (no sobre las tablas ni casillas) Seleccione "Cambiar de Empresa" Tambin puede cambiar de empresa desde la ventana "Datos de su Empresa" en la ventana "Configurar".
14 / 197
ANTES DE EMPEZAR... SimplyGest permite varios tipos de configuracin en red que le permitir trabajar en varios ordenadores/tiendas simultneamente (u ocasionalmente, consultando stocks en otras tiendas de forma puntual, etc...), segn sus necesidades: Conexin en una Red Local: Varios ordenadores en la misma red usando el programa simultneamente... Conexin Cliente/Servidor: para conexin a travs de Internet o en Red Local (de forma permanente o puntual para consultar stocks, etc...) Conexin mediante "Terminal Server" o "Escritorio Remoto". Intercambiar Datos entre ordenadores/empresas mediante Copias de Seguridad o con el Mdulo de Traspasos e Intercambios Consultar Stocks en otras tiendas... Gestionar varias tiendas remotas desde un almacn central, o desde su casa... En esta pgina encontrar informacin, ejemplos e instrucciones para cada uno de los casos. Introduccin y Posibilidades de conexin... Diferencias entre los diferentes mtodos de conexin Posibilidades segn el tipo de conexin PASO A PASO: Cmo configurar SimplyGest en red. Posibilidades de conexin SIN MDULO CLIENTE/SERVIDOR (Red Local) Posibilidades de conexin CON MDULO CLIENTE/SERVIDOR (Internet o Red Local) Traspasar datos de un ordenador a otro mediante copias de seguridad Traspasar datos de un ordenador a otro mediante el Mdulo de Traspasos Y despus... Recomendaciones para un ptimo funcionamiento de SimplyGest en red Ya he configurado el programa en red, pero tengo problemas al conectar...
15 / 197
16 / 197
Por ejemplo, puede hacer que cada tienda pueda vender de forma independiente pero que los historiales de todas ellas se guarden en un solo Servidor. Consulte las instrucciones de la configuracin Cliente/Servidor para ms informacin al respecto.
17 / 197
El Mdulo Cliente/Servidor permite utilizar la tecnologa Cliente/Servidor de la Base de Datos de SimplyGest, permitiendo conectar varios ordenadores a travs de Internet o en red local, hasta 300 veces ms rpido que con la conexin normal. De esta manera, podr interconectar varias tiendas, trabajar desde casa, conectarse remotamente a otra tienda para consultar stocks, realizar traspasos de datos entre dos tiendas, etc... Adems, gracias al Mdulo Cliente/Servidor podr consultar sus datos de SimplyGest desde su telfono mvil, desde cualquier navegador web, o publicar datos en su Tienda Virtual. Debido a que las caractersticas y posibilidades de la tecnologa Cliente/Servidor estn en constante evolucin, se recomienda consultar la web del Mdulo Cliente/Servidor para obtener informacin ms actualizada. PASO 1: Comprobaciones previas PASO 2: Configurar/Preparar el equipo Servidor PASO 3A: Configurar el resto de equipos que se conectarn al servidor (OPCIONAL) PASO 3B: Configurar el equipo Central o Almacn para que se conecte a varias Tiendas/Servidores (Modo Multi-Tienda) Qu posibilidades me ofrece este tipo de conexin? Pulse aqu si tiene problemas al conectar SimplyGest en Red
18 / 197
Seleccione la primera opcin para configurar este equipo como Servidor y pulse Aceptar. El Mdulo Cliente/Servidor se auto-ejecutar y realizar una serie de comprobaciones automticas para comprobar que todo est correctamente instalado. En caso de no haber ningn problema, podr ver el icono del Mdulo Cliente/Servidor junto al Reloj de Windows, similar a la siguiente imagen:
Si todo ha ido bien, la ventana se cerrar automticamente y aparecer la frase "ACTUANDO COMO SERVIDOR", como indica la siguiente imagen:
PASO 3A: Configurar los dems equipos que se conectarn al servidor (OPCIONAL)
Una vez preparado el servidor (o servidores), y no antes, podr configurar los equipos "cliente" que se conectarn al Servidor o Servidores que ya hemos configurado como tales. Debe tener en cuenta que no siempre es necesario realizar este paso. Haga esto slo si desea que exista una conexin permanente al Servidor. Si slo desea conectarse al Servidor en momentos puntuales (bien para consultar el stock de un artculo, o para traspasar datos entre tiendas), no es necesario tenerlos conectados permanentemente al Servidor. Para conectar los equipos de forma permanente al Servidor: Vaya a otro ordenador e instale el programa y los mdulos adicionales que desee usar en ese equipo, si an no lo ha hecho. Ejecute el programa, y en la ventana "Seleccionar Empresa/Almacn", pulse el botn "Red". Aparecer la siguiente ventana:
19 / 197
Seleccione la 2 opcin y pulse Aceptar. En la siguiente ventana, se le pedir la "Direccin IP" o "Direccin DNS" del ordenador Servidor y, opcionalmente, la contrasea de seguridad (encriptacin). Si va a acceder al Servidor a travs de Internet, escriba la direccin IP pblica del Servidor. Si el Servidor est en la misma red local que el puesto donde se encuentra, escriba la direccin IP local del Servidor. Indique la contrasea de acceso/conexin (si la hubiera). Configure tambin, opcionalmente, los datos que desea obtener/guardar en el Servidor (el resto se guardarn localmente en cada equipo). De esta forma, podremos hacer, por ejemplo, que slo se compartan los Artculos, y que los Clientes, Proveedores e Historiales sean propios e independientes para cada Tienda/Equipo, ganando en velocidad.
Opcionalmente, podemos hacer PING a la direccin IP del Servidor, y comprobar si est accesible, as como el tiempo medio de respuesta. Esto nos ayudar a comprobar si la velocidad de conexin es adecuada o suficiente. Pulse el botn "Aceptar". Si la direccin del Servidor indicada y la contrasea son correctas, y el Mdulo Cliente/Servidor est "abierto" en el Servidor, aparecer un mensaje indicando que ya est conectado y ver automticamente las empresas del Servidor. Si no fuera posible conectarse al Servidor, aparecer un mensaje de aviso indicndole el motivo y lo que debe hacer en cada caso. En el 90% de los casos, pulsar "Reintentar" solucionar el problema, ya que probablemente se debe al bloqueo del cortafuegos y se deben esperar varios segundos.
20 / 197
Seleccione la 3 opcin y pulse Aceptar. En la siguiente ventana, podremos indicar las Tiendas a las que deseamos conectarnos. Podremos escribir un nombre para ayudarnos a diferenciar cada Tienda, y deberemos introducir la IP o DNS de cada tienda, la contrasea de encriptacin (si la hubiera) y el N de Empresa en el Servidor. Es decir, si en la tienda de Barcelona tenemos creadas 3 empresas diferentes en SimplyGest, cada una de ellas tendr un nmero (cdigo). Desde esta ventana tendremos que indicar a cual de ellas conectarnos concretamente.
Una vez finalicemos, podremos acceder a cada Tienda de forma remota desde el equipo en el que estamos, y trabajar directamente con ella como si estuviramos fsicamente en la tienda.
21 / 197
En cualquier caso, no dude en comentarnos qu necesita y nuestro Dpto. Tcnico intentar ofrecerle la mejor opcin.
22 / 197
Supongamos que queremos utilizar el programa en varios ordenadores simultneamente SIN el Mdulo Cliente/Servidor. Uno de los ordenadores ser el que almacena y comparte la Base de Datos (generalmente el ordenador ms potente). En el siguiente ejemplo tendremos 3 equipos conectados. El Servidor se llama "UNO". Los otros dos ordenadores, se llaman "DOS" y "TRES". PASO 1: Preparar el Servidor PASO 2: Configurar los dems equipos que se conectarn al servidor Qu posibilidades me ofrece esta configuracin? Pulse aqu si tiene problemas al conectar SimplyGest en Red
Segn la configuracin de su sistema operativo, puede que sea necesario habilitar los permisos de los usuarios tal como muestra el siguiente ejemplo. Se trata de un paso opcional, que no siempre es necesario, y que no todos los sistemas operativos incluyen:
23 / 197
Una vez compartida la carpeta (o el disco entero), podr verla en "Mis Sitios de Red" o "Red" al cabo de unos segundos en todos los puestos. Ya hemos preparado el ordenador Servidor. Compruebe que desde los otros puestos podemos ver la carpeta compartida de SimplyGest en el Servidor.
Seleccione la opcin "Este ordenador accede a travs de la red local a una carpeta compartida......" y pulse Aceptar. En la ventana de "bsqueda de carpeta compartida", busque (o escriba) la carpeta compartida de SimplyGest EN EL SERVIDOR (es decir, la ruta de SimplyGest en el ordenador "UNO"). Si la carpeta est compartida, deber aparecer a simple vista, tal como muestra la siguiente imagen:
24 / 197
Si todo es correcto, y la ruta indicada pertenece al servidor, la ventana de configuracin se cerrar y ya podr ver las empresas del Servidor. Podr leer claramente "CONECTADO A xxx" (xxx ser el nombre del servidor), como indica la siguiente imagen:
25 / 197
A simple vista Las Pestaas (ventanas) Los Botones Las Sub-Pestaas (rellenar datos) Las Tablas (rejillas de datos o "grids") Ayuda instantnea (texto resaltado) Mens Desplegables y botones con "Ms Opciones" Algunos trucos y Consejos Como rellenar datos de forma correcta Como cambiar el diseo, colores, etc... de las ventanas y objetos del programa
Los Botones
Los botones de opciones se encuentran a la derecha de la pantalla. Slo aquellas opciones que se estiman "ms utilizadas" tienen su propio botn, visible a simple vista. Otras opciones, no menos interesantes, se encuentran en el botn "Ms Opciones" o en los mens desplegables. Normalmente, la accin de un botn acta sobre el registro seleccionado en ese momento. En el siguiente apartado puede ver cmo seleccionar varios registros (por ejemplo, varios artculos) para actuar simultneamente sobre todos ellos.
26 / 197
ltimo registro a seleccionar, o utilice los cursores sin soltar la tecla "Shift" en el teclado. De esta forma, seleccionar todo el rango de registros que van desde el primero al ltimo seleccionados, como si fueran archivos. Para seleccionarlos todos: Utilice la opcin "Seleccionar Todos" del botn "Ms Opciones" Los registros seleccionados aparecen en otro color y tienen una "flecha con un punto" o un "punto" en la parte izquierda de la tabla, como muestra la siguiente imagen:
Las tablas muestran slo algunos datos de mayor relevancia, no todos los disponibles en la base de datos. Las versiones "Profesional" y "Tallas y Colores" constan de "columnas anidadas", que permiten mostrar ms datos de un solo registro slo con hacer un click. Las columnas anidadas tienen un pequeo recuadro con el signo [+] (como en la imagen anterior) que indica que dicha columna puede "dividirse" en varias columnas ms. Por ejemplo, la columna "Nombre del Cliente" puede dividirse en "Nombre" y "Contacto". Puede ocultar algunas columnas de la tabla, o mostrar otras que no aparecen por defecto en pantalla. Para ello, haga click con el botn secundario del ratn sobre la tabla y seleccione la opcin "Columnas" Por ejemplo, en la tabla de clientes puede ocultar/mostrar las columnas "Provincia", "Poblacin", "e-Mail", "Direccin", "e-Mail", "Contacto" y "Fecha de Alta" si lo desea. La siguiente imagen muestra un ejemplo:
El tamao (ancho) de cada columna puede ser modificado. SimplyGest recordar el tamao de cada columna cuando vuelva a abrir el programa la prxima vez. Las tablas tienen sus propios "mens desplegables". Haciendo click con el botn secundario del ratn sobre una tabla o celda, aparecer un men desplegable con varias opciones interesantes. Normalmente estas opciones son las mismas que se encuentran dentro del botn "Ms Opciones".
27 / 197
28 / 197
LA INSTALACIN Y COMPRA DE ESTE PROGRAMA SUPONE LA ACEPTACIN DE LAS CONDICIONES QUE SE DETALLAN A CONTINUACIN
LICENCIA DE USO: SimplyGest es shareware. Esto significa que usted puede y debe probar el programa, sin lmite de tiempo, antes de comprarlo. La compra del programa implica que el cliente ha evaluado el programa y acepta sus caractersticas tal como son, sin derecho a exigir ningn tipo de modificacin que no haya sido pactada con anterioridad en forma de sugerencia. Es el propio usuario quien debe cerciorarse previamente, mediante el uso de la versin de evaluacin, de que el programa cumple todas las necesidades de su negocio.
Este software se concede bajo Licencia de uso, no se vende. La licencia es exclusiva para cada cliente, no transferible a terceros, e indefinida en el tiempo. La licencia es efectiva hasta su cancelacin, que podra producirse automticamente, sin previa notificacin expresa, en el caso de no cumplirse alguna de las condiciones previstas en este texto.
Este contrato de Licencia le otorga el derecho de instalar y ejecutar el software en un nico equipo. Para instalar y ejecutar el software en una red local o remota, deber adquirir y una Licencia Adicional para cada puesto donde se instale y/o ejecute el software.
CARACTERSTICAS YACTUALIZACIONES: SimplyGest garantiza el buen funcionamiento de la aplicacin, pero no garantiza que las prestaciones y caractersticas del programa sean las que el usuario crea que debe cumplir.
SimplyGest se reserva el derecho de realizar modificaciones y/o actualizaciones en el programa, pudiendo cambiar su interfaz grfica, diseo de sus componentes y ventanas, opciones y caractersticas, etc... con el fin de mejorar el aspecto del mismo o su eficacia. En ningn caso estas modificaciones/actualizaciones alterarn los datos que el CLIENTE tenga en el programa. El CLIENTE tiene la posibilidad, pero no la obligacin, de instalar y usar estas actualizaciones/modificaciones cuando desee, siempre que lo permita la vigencia de su contrato de Mantenimiento (Soporte Tcnico).
ALQUILER Y TRANSFERENCIA DEL SOFTWARE: Este software se concede bajo Licencia de uso, no se vende.
Usted no podr alquilar, arrendar o prestar el software, pero podr transferir los derechos otorgados en este Contrato de Licencia de forma permanente, siempre y cuando el nuevo beneficiario de la Licencia se obligue a los trminos de este Contrato. La transferencia de los derechos debe ser notificada a SimplyGest por escrito en un plazo de 30 das desde el cambio de titular de la licencia. Despus de esta notificacin, usted perder automticamente todos los derechos sobre el software, que pasarn a pertenecer al nuevo titular de la Licencia. La transferencia de la Licencia de uso del software se realizar nicamente en los casos de cambio de titular/propietario del negocio, siempre que el nombre de la empresa contine siendo el mismo.
LIMITACIN DE RESPONSABILIDAD: Salvo disposicin contraria del orden pblico, SimplyGest no ser en ningn caso considerado responsable de los daos, directos o indirectos, o prdidas (prdidas lucrativas, actividad interrumpida, prdida de informacin u otras prdidas de tipo econmico , incluyndose, sin lmite, los que deriven de prdidas de beneficios, interrupcin del negocio, prdida de informacin comercial o cualesquiera otras prdidas pecuniarias) originadas como consecuencia de la utilizacin o imposibilidad de utilizacin del software. Esta aplicacin no deber ser utilizada en ningn caso en situaciones en las que un error del sistema o del programa pueda ocasionar peligro o prdidas de vidas humanas, ni suponer perjuicios econmicos que se puedan estimar en cantidades superiores al propio precio de la aplicacin en el momento de su adquisicin.
En ningn caso SimplyGest ser el responsable de los daos que se originen como consecuencia de un mal uso del programa, configuracin e instalacin defectuosas, funcionamiento no conforme, ineptitud particular o de una ausencia de ciertas funcionalidades en alguno de sus programas. Adems, el CLIENTE reconoce que SimplyGest no ser responsables bajo ningn concepto de una prdida financiera sufrida por una tercera persona y de ninguna
29 / 197
CLIENTE reconoce que SimplyGest no ser responsables bajo ningn concepto de una prdida financiera sufrida por una tercera persona y de ninguna reclamacin o accin de justicia dirigida o intentada contra el usuario por otra tercera persona no autorizada.
SimplyGest no ser considerado como responsable en el caso de prdida de datos. El CLIENTE reconoce haber sido informado de la necesidad de prever una gestin informtica y proceder a una copia de seguridad del sistema, programas, y archivos de datos cada cierto tiempo. La ausencia de tal copia de seguridad reduce de manera significativa las probabilidades de limitar los perjuicios que podran resultar de una irregularidad en el funcionamiento de su sistema o programas, y puede reducir el alcance de los servicios del soporte tcnico prestado.
DERECHO A DEVOLUCIN: SimplyGest no reembolsar el importe percibido si el cliente estima que la aplicacin no satisface sus necesidades despus de haber realizado el pago y desbloqueo de la aplicacin. Es el propio usuario quien debe comprobar, durante el perodo de evaluacin, que la aplicacin satisface las necesidades de su empresa, y que su equipo (ordenador, impresora, perifricos...) es totalmente compatible con el programa. Esta poltica es homologable a la que se aplica de modo general en el mercado de los programas de ordenador cuando el producto se sirve en soporte fsico, donde una vez desprecintado el envoltorio, ningn comercio admite la devolucin del dinero.
La responsabilidad mxima de SimplyGest, y su nica indemnizacin, consistir, a eleccin de SimplyGest, en la devolucin de la cantidad abonada por la compra del producto o en la sustitucin o reparacin del mismo en un plazo de 48 horas, siempre que se trate de un error demostrable del programa, y nunca por motivos distintos a ste. No se admitirn devoluciones motivadas por la ausencia, a estimacin del cliente, de ciertas funcionalidades y caractersticas en la aplicacin.
En caso de contener la aplicacin algn error, SimplyGest se compromete a resolverlo a la mayor brevedad de tiempo posible, pero no se responsabilizar de los daos directos o indirectos, consecuencia de la utilizacin o imposibilidad de utilizacin de la aplicacin, incluida la prdida de datos que eventualmente pudiera producirse con ocasin de, o en relacin con, el uso del software autorizado. La integridad y conservacin de los ficheros de datos corre por cuenta exclusiva del usuario, quien deber obtener y mantener una copia de seguridad por lo menos una vez al da. Esta garanta limitada ser nula si el defecto del software es resultado de accidente, abuso o utilizacin incorrecta.
PROPIEDAD INDUSTRIAL E INTELECTUAL: SimplyGest, su logotipo, el diseo de su web y cualquier otra imagen del programa o de la empresa; son propiedad de SimplyGest, y estn protegidas por las leyes de Propiedad Intelectual espaolas, por las disposiciones de los tratados internacionales y por todas las otras leyes nacionales que sean de aplicacin. Se prohbe la utilizacin de la marca registrada, logotipo o cualquier imagen del programa, "snapshot", etc... sin consentimiento expreso de SimplyGest.
En ningn caso esta licencia implica la cesin del derecho de propiedad sobre el software, por lo que el usuario no podr proceder a su redistribucin, venta, o modificacin del cdigo interno del programa mediante ingeniera inversa o por cualquier otro procedimiento, sin la autorizacin expresa y por escrito del autor.
Est terminantemente prohibida la venta del programa a terceros sin consentimiento previo por parte de SimplyGest, as como la alteracin del tipo de licencia, duracin y condiciones de este escrito.
30 / 197
Otras Ventanas
Ventana de Bsqueda Avanzada Ventana de Vista Previa Ventana de creacin de Kits, combinados, etc... Ventana de Visualizacin/Modificacin de Documentos en el Historial Ventana de Conversin de Documentos (agrupar albaranes, copiar facturas, etc...) Ventana de Filtrar Informes
Esta ventana se muestra haciendo click en el pequeo botn adjunto a la casilla "Buscar ..." (con el dibujo de una la lupa), o bien con el botn o men "Bsqueda Avanzada" segn el caso o la pestaa donde se encuentre. La ventana de Bsqueda Avanzada consta de varios desplegables en la parte superior, donde deber elegir el campo a buscar, el operador y el valor a buscar. Lo veremos ms fcilmente con un ejemplo. Imagine que desea buscar aquellos artculos cuyo stock sea igual a 20 y que pertenezcan a una familia concreta: En el primer desplegable ("Elegir Campo") seleccione "Existencia" En el segundo, seleccione "Igual a" En la tercera casilla, escriba el valor a buscar (en este ejemplo, el 20) Pulse "Aadir Lnea". Se aadir la primera condicin de bsqueda. Como vamos a aadir otra condicin, tenga en cuenta el ltimo desplegable de la derecha ("Y" o "O"), ya que de l depender el tipo de bsqueda. Si deben cumplirse ambas condiciones, seleccione "Y". Si debe cumplirse alguna de las dos, seleccione "O". Vuelva al primer desplegable y seleccione "Familia" En el segundo, "Igual a" Y en la tercera casilla, pulse el botn adjunto para seleccionar la familia, o bien escriba el cdigo de la familia a buscar si ya lo conoce. Pulse "Aadir Lnea" Con esto ya tiene las dos condiciones de bsqueda. Pulse "Buscar" para cerrar la ventana y mostrar los resultados en la tabla. Cuando realice una bsqueda avanzada, la tabla resultante quedar "filtrada". En la parte inferior de la ventana, podr ver, por ejemplo, el siguiente texto: "243 Artculos (filtrada)". La palabra "filtrada" indica que actualmente hay una bsqueda en curso, y que probablemente por eso no aparezcan todos los artculos en la tabla. Para cancelar la bsqueda actual, vuelva a hacer click en el pequeo botn adjunto con la lupa, en la parte superior de la ventana.
31 / 197
Para cancelar la bsqueda actual, vuelva a hacer click en el pequeo botn adjunto con la lupa, en la parte superior de la ventana.
La pestaa de Bsquedas Predefinidas muestra una lista con las bsquedas ms habituales o las que haya guardado el usuario. Si acostumbra a realizar siempre las mismas bsquedas, puede ahorrarse el trabajo de elaborar las condiciones de bsqueda cada vez que quiera realizar esa bsqueda. La ventana de bsqueda avanzada consta de dos pequeos botones en la parte inferior que le permiten guardar las condiciones actuales en un archivo, o abrir una condicin previamente guardada. El programa recuerda en un desplegable las ltimas bsquedas realizadas en cada ventana (Artculos, Clientes, Proveedores e Historial), pudiendo acceder a ellas ms rpidamente en cualquier momento, sin tener que abrir la ventana de Bsqueda Avanzada.
La ventana de Vista Previa (o vista preliminar) muestra en pantalla el informe/listado/factura/documento que se va a imprimir, antes de que ste se imprima. Desde esta ventana, puede realizar varias operaciones interesantes, como por ejemplo: Elegir otro documento distinto para imprimir (otro modelo de factura, un listado avanzado, cdigos de barras, etc...): Pulse el botn "Elegir otro" en la parte superior para buscar el informe prediseado que desee imprimir. Recuerde que todos estos documentos se pueden modificar a su gusto. Alternar entre imprimir un listado o imprimir etiquetas (segn proceda), de forma cmoda y rpida Modificar un informe prediseado a su gusto, pulsando el botn "Disear actual" Decidir qu datos imprimir: En el recuadro superior derecho, marque los datos que desee imprimir en este documento. Cada documento/plantilla tiene sus propios campos. Puede hacer, por ejemplo, que un listado de artculos no se imprima el precio de coste si no lo necesita esta vez. SimplyGest recuerda esta decisin para la prxima vez que utilice esa plantilla. Elegir el N de Copias a imprimir Maximizar la Vista Previa: Si maximiza la vista previa, podr verla en pantalla completa, y adems, podr: - Buscar Texto en todas las pginas del informe - Navegar por todas las pginas de forma sencilla - Imprimir slo una pgina, o un intervalo de ellas Exportar el informe/documento a otro formato (PDF, Word, HTML, Imagen, Texto, Lotus...) Enviar el documento/informe por e-Mail Elegir el N de veces a imprimir cada etiqueta o cdigos de barras, en el caso de que se trate de etiquetas (n fijo o segn stock de cada artculo) Elegir desde qu N de Etiqueta queremos empezar a imprimir Recargar el informe (inicializarlo), de forma que volver a aparecer la ventana de "filtrar informe". Tiene el mismo efecto que cerrar la ventana y volver a pulsar "Imprimir". Firmar digitalmente el documento o factura (con certificado digital). Necesita el "Mdulo Adicional de Firma Digital". Puede encontrar informacin ms detallada, ejemplos, y preguntas frecuentes sobre la impresin de documentos pulsando aqu
32 / 197
KIT DE ARTCULOS Descripcin: Actualiza el stock de los artculos que componen el Kit. Cundo se utiliza? Un Kit de Artculos est formado por artculos ya creados en el almacn. Al vender un kit, se actualiza el stock de aquellos artculos que lo componen en el almacn. Se actualiza el stock de los artculos que componen el kit. Ejemplo: Imagine que tiene un artculo llamado TECLADO, otro llamado MONITOR y otro llamado TORRE. Cree un Kit de este tipo, llamado "ORDENADOR MONTADO". Ahora podr vender el artculo "ORDENADOR MONTADO" y automticamente se descontar el stock del TECLADO, del MONITOR y de la TORRE, pero NO del kit "ORDENADOR MONTADO". PACK INDIVISIBLE Descripcin: Actualiza slo el stock del Kit, no de sus componentes. Cundo se utiliza? Este tipo de Kit es similar al anterior, PERO no actualiza el stock de sus componentes, sino el stock del propio kit. Ejemplo: Imagine un artculo llamado "PACK REGALO", compuesto por 2 artculos "Teclado" y "Ratn". Al vender este artculo, se actualiza el stock del "Pack Regalo", pero no el stock del teclado ni del ratn. Es decir, si tiene 10 ratones y 5 teclados, al vender el "Pack Regalo" le quedarn los mismos ratones y teclados en almacn, pero un "Pack Regalo" menos. PAQUETE/CAJA Descripcin: Actualiza las cantidades de los componentes del kit, no de los artculos reales. Cundo se utiliza? Este tipo de kit es muy util para comercios que trabajen con cajas, paquetes, etc... Es decir, artculos compuestos por otros artculos que van decrementando segn se vende el kit. Si el/los artculo/s que compone/n este kit tambin existen en almacn de forma individual, su stock no se ver afectado al vender un combinado que lo contenga. Ejemplo: Tenemos un artculo llamado "Caja de Galletas", formado por 30 cajetillas de galletas en su interior y 10 chicles. Tras vender este kit, pasar a estar formado por 29 cajetillas de galletas y 9 chicles. Si el artculo "cajetillas de galletas" tambin se vende por separado, su stock es independiente del existente dentro del "kit". COMBINADO Descripcin: Permite crear el combinado sobre la marcha, desde el TPV Hostelera. Cundo se utiliza? Este tipo de kit es exclusivo para el TPV Hostelera. Permite crear un combinado sobre la marcha (durante una venta), eligiendo los artculos que compondrn la mezcla de forma rpida y sencilla. Incluso podr hacer que el precio del combinado incremente segn los combinables que contenga (opcional). Ejemplo: Cree un kit de este tipo llamado "COMBINADO". Al vender este artculo en el TPV Hostelera, aparecer una ventana donde podr elegir qu artculos compondrn el combinado. Podr elegir tantos combinables como desee para la "mezcla". Puede hacer que se utilice siempre la misma familia de artculos para crear el combinado si lo prefiere. Consulte la ayuda del TPV Hostelera para ms informacin al respecto. MODELOS/Ns de Descripcin: Usar como segunda descripcin o como distintos Ns de Series de un mismo SERIE producto. Cundo se utiliza? Permite vender artculos con varios modelos/tipos/descripciones, con opcin de alterar el PVP final segn el modelo elegido. 1) Si rellena la columna "N de Serie", al vender el artculo se aadir ese N de Serie a la venta, y se almacenar en el historial. 2) Si rellena la columna "2 Descripcin", se aadir la 2 descripcin a la venta actual cuando aada ese modelo a una venta. 3) Si rellena la columna "Cantidad", se decrementar el stock del modelo/ref. al venderlo. 4) Si rellena la columna "Frmula", puede hacer que, segn el modelo elegido al vender, el artculo cueste +0,20 ms, 0,60 menos, o el doble, un precio fijo, etc... Puede usar, por ejemplo: +10, -10, *2, /2, 10, etc... Si desea que el precio del combinado/kit vare segn la frmula que contenga, marque la casilla "El precio del kit es la suma de los precios de sus componentes". Esta opcin slo est disponible con el Mdulo TPV Hostelera. Desde el botn "Seguimiento", podremos llevar un control de los movimientos (ventas/tckets) del Nmero de Serie que hayamos seleccionado. Ejemplos: En tiendas de Informtica, un mismo modelo/marca de "Disco Duro" puede tener varios Ns de Serie y es conveniente saber a quin se vende cada uno. Un filete de solomillo puede venderse "muy hecho", "poco hecho" o "medio hecho". Puede hacer incluso que, segn lo que seleccione el cliente, el PVP del solomillo vare en funcin del tipo. KIT CON SELECCIN DE ARTCULOS Descripcin: Permite elegir qu componentes aadir a la venta. Cundo se utiliza? Este tipo de Kit permite elegir qu artculos aadir a la venta de entre los que componen el Kit. As mismo, podremos modificar el PVP y la Cantidad a vender de cada subartculo, as como seleccionarlos todos pulsando un botn. Ejemplo:
33 / 197
Un artculo compuesto por varios subartculos, pero no siempre se venden todos. Podremos elegir qu sub-artculos vender cada vez. Los artculos que seleccionemos se aadirn a la venta de forma separada, como si los vendisemos por separado
Existen dos formas de crear un Kit o artculo compuesto: Seleccione un artculo en la tabla y haga click sobre l con el botn secundario del ratn. Elija la opcin "Componentes (kits)" en el men desplegable. Podr ver/modificar/crear los componentes de dicho artculo. Pulse el botn con la flecha adjunta al botn "Nuevo Artculo" en la parte superior derecha de la ventana. En el men desplegable, seleccione la opcin "Crear Kit de Artculos". SimplyGest le preguntar un cdigo y un nombre para el Kit que se dispone a crear. Una vez creado el kit, en la ventana del Kit elija el "tipo de kit" en e desplegable inferior. NOTA: No podr crear tarifas de precios para un KIT si la opcin "Actualizar el precio del KIT segn precios de los componentes" est activada. IMPORTANTE: Dependiendo del tipo de kit, su PVP variar en funcin del precio, impuesto, etc... de los artculos que ste contenga, por lo que no podr modificar manualmente el precio e impuesto del KIT, a no ser que la casilla "Actualizar el precio del KIT segn precios de los componentes" est activada.
Si hace doble click sobre un documento guardado en el historial (o pulsando "Abrir Documento"), aparece una ventana con los datos del documento actual, para visualizar su contenido, modificar datos, aadir/eliminar artculos, etc... Por ejemplo, podr cambiar la fecha de vencimiento de una factura antigua, o quitar un artculo, cambiar su cantidad o precio, etc... En en el ttulo de la ventana aparece el tipo de documento que est visualizando (Factura de Venta, Pedido, etc...) En la parte superior de la ventana podr ver (y modificar) algunos datos del documento, como el cliente/proveedor, las fechas de emisin y vencimiento, si est o no est cobrada/pagada, la forma de pago que se utiliz para el documento, el agente/comercial que realiz la venta/compra/etc..., indicar algn archivo externo, el comentario/estado del documento, etc... En la parte inferior puede ver si el documento est sujeto a Recargo o Retencin o exento de impuestos, as como el importe bruto (base imponible), el total, la cuota del impuesto, descuentos, etc... En la parte derecha se encuentran los botones para realizar algunas operaciones como: Botones de "navegacin", que le permitirn ir a la siguiente factura y a la anterior de forma rpida, sin tener que cerrar la ventana y volver a abrirla. Imprimir el documento actual Gestionar sus cobros y pagos (necesita el Mdulo de Cobros y Pagos) Vaciar el documento (no implica eliminarlo del historial, slo vaca los artculos) Aadir o Quitar nuevo artculo (el programa le preguntar si desea actualizar su stock) Cambiar la cantidad de un artculo (el programa le preguntar si desea actualizar su stock, segn la diferencia con respecto a la cantidad anterior) Cambiar Comentario: Permite asignar un comentario de texto al documento. Puede hacerlo tambin haciendo doble click en el recuadro destinado al comentario/estado del documento. Pasar a la Venta/Compra actual: Copia el/los artculo/s selecionado/s a la pestaa de ventas/compras (segn el caso) Marcar de otro color: Cambia el color del documento. Muy util para sealar/marcar algunos documentos por la razn que sea. Cambiar el Agente/Empleado que hizo el documento Cambiar la fecha de emisin y la fecha de vencimiento, forma de pago, etc... del documento
34 / 197
Algunas modificaciones requieres confirmacin del usuario. Por ejemplo, si modifica la cantidad, precio, etc... de un artculo, es muy probable que el importe y total del documento cambien, por lo que el historial se ver afectado. SimplyGest le preguntar si desea aplicar los cambios al historial. Lo mismo ocurre con las fechas de emisin y vencimiento.
Conversor de Documentos
Esta ventana le permite realizar las siguientes operaciones: Convertir un albarn/presupuesto/pedido en factura (facturar) Convertir un documento a otro ya existente Convertir varios albaranes/presupuestos/pedidos en una sola factura nueva o a una ya existente (agrupar documentos) Convertir varios albaranes/presupuestos/pedidos en varias facturas (copiar documentos) Y mucho ms Segn el caso, podr especificar algunas opciones: Indicar si crear un documento nuevo o especificar si convertirlo/agruparlo a uno ya existente Actualizar el stock durante la conversin: Actualiza el stock de los artculos durante la facturacin de un albarn, etc... Guardar los documentos resultantes en la serie...: le permite especificar a qu serie irn los documentos resultantes de la conversin (por defecto, la misma que la del original) Aplicar la siguiente fecha a los resultantes: Le permite aplicar otra fecha distinta al documento/s resultante/s (si no marca esta opcin, la fecha ser la misma que la del original) Marcar los documentos como cobrados/pagados/no cobrados/no pagados: Elija cmo desea que figuren los documentos resultantes. Aadir una lnea de texto explicativa a ambos documentos: Aade una lnea adicional a la factura y al documento original, indicando a qu documento fue convertido (en el original) y de cqu documento proviene (en el resultante) Una vez realizada la conversin: - No hacer nada con los originales - Mostrarlos "tachados" en el historial: Los originales se mostrarn "tachados" en el historial, para indicar que fueron ya convertidos (puede cancelarlo si lo desea ms adelante) - Marcarlos como "Convertidos": El Comentario/Estado del documento mostrar el texto "Convertido a XXXXX", indicando a qu documento fue convertido - Eliminar los documentos originales: Borra del historial los documentos originales tras su traspaso.
35 / 197
Esta ventana aparece al imprimir algunos informes avanzados que permiten filtrar el contenido a imprimir. Con esta ventana, podr especificar qu "familias" incluir en el listado/informe, o qu clientes/proveedores, etc... con el fin de que el listado/informe sea ms "corto", e incluso tarde menos en imprimir. Sobre todo si no necesitamos imprimir el listado completo, sino algo concreto. Por ejemplo, para un listado de ventas, podr elegir qu intervalo de fechas imprimir y qu clientes inlcuir, de forma que en el listado slo aparecern las ventas de ESE intervalo de fechas y a ESOS clientes seleccionados. Para especificar clientes, fechas, etc... utilice los controles de dicha ventana. Para elegir varios, seleccione el elemento deseado y pulse el botn [+] para aadirlo al recuadro. Si no desea hacer ningn filtro, e imprimirlo TODO, marque la opcin inferior llamada "Imprimir Listado Completo......"
36 / 197
37 / 197
La ventana de Artculos
Paso a Paso Cmo crear un artculo La pestaa de Artculos: Botones, Opciones, Mens, etc... La Tabla/Lista de Artculos: Ordenar, localizar y seleccionar artculos Buscar Artculo(s): Cmo buscar o localizar un artculo (o grupo de artculos) Nuevo Artculo: Aadir Artculos Nuevos o crear una copia del actual Seguimiento Imprimir... Imprimir etiquetas... Imprimir cdigos de barras... Los botones "Vender Artculos" y "Comprar Artculos" El botn "Ms Opciones" y los mens desplegables Borrar Seleccin Las pestaas inferiores: "General", "Opcionales", "Ms Datos", "Historial" y "Estadsticas" (Rellenar los Datos) Artculos Compuestos (Crear kits, combinados, packs, etc...) Otras Opciones y Caractersticas... Precios con o sin Impuesto incluido? Tarifas de Precios Minimo de Venta (cantidad mnima a vender) Consultar Artculo (consultar stocks en otras tiendas) Kits y Artculos Compuestos (componentes, combinados, packs...) Enviar un listado de artculos por e-Mail Traspasar/Enviar Datos a otra Tienda/Empresa Pedir a Proveedor(es) Consultar otros Aos/Empresas Modificar Precios o Stocks de forma masiva PVP de Oferta, Descuentos Especiales y Promociones Usar el Teclado (atajos de teclado) Preguntas ms frecuentes relacionadas con Artculos... Cmo exportar un listado de artculos (u otro informe) a Excel, Word, etc... Trabajar con Precios CON o SIN impuesto includo Cmo imprimir otro listado o informe de Artculos distinto al predeterminado Cmo imprimir varias etiquetas de cada artculo, o de un solo artculo, o segn su stock Cmo imprimir etiquetas, Cdigos de Barras, etc... de mis artculos Cmo seleccionar algunos artculos (no todos) para imprimirlos, eliminarlos, etc... Cmo modificar el precio, stock o margen de todos o algunos artculos, de forma masiva Vdeos relacionados
38 / 197
Crear Artculos Columnas y Tablas Ordenar y Personalizar Tablas Realizar una Bsqueda Rpida Realizar una Bsqueda Avanzada Imprimir Etiquetas
Localizacin Rpida de un Artculo: Haga click (botn izquierdo del ratn) en la tabla y pulse una letra en sul teclado. Se mostrar el primer registro que comience por la letra pulsada. De esta forma, si la tabla est ordenada por Nombre, podr encontrar ms rpidamente aquellos nombres que empiecen por la tecla pulsada. La tabla de artculos tiene su propio men desplegable, que aparece al hacer click sobre ella con el botn secundario del ratn.
39 / 197
de la ventana), escriba la palabra a buscar y pulse la tecla "Enter". Este mtodo busca por los campos Cdigo, Nombre, Contacto... Bsqueda Avanzada: Tambin conocido como "filtro". Podr filtrar la lista de artculos de forma que slo sean visibles aquellos que cumplan una o varias condiciones (por ejemplo, aquellos que tengan menos de 10 existencias y su precio sea mayor que 100) Para filtrar la lista de artculos, haga click en el pequeo botn sealado con una lupa, junto a la casilla de "Bsqueda rpida", como muestra la imagen siguiente:
Tambin puede hacerlo con el born "Ms Opciones" y la opcin "Bsqueda Avanzada". IMPORTANTE: Si pulsa "Imprimir" con la lista filtrada, se imprimirn slo los artculos visibles en ese momento. De esta manera podr imprimir resultados de bsqueda, artculos en concreto, etc... Adems, si la lista est filtrada (hay una bsqueda en curso), en el informe/listado se imprimir tambin una descripcin de la bsqueda que se ha hecho.
Seguimiento de un artculo
El historial de movimientos de SimplyGest registra (opcionalmente) todos los movimientos (ventas, compras, pedidos, tckets, por artculo...) que realice. Pulsando este botn, acceder de forma rpida a los movimientos correspondientes al artculo actualmente seleccionado en la tabla, desde el primer da del ao hasta hoy. Mire la ayuda sobre "Historiales" para ms informacin.
40 / 197
IMPORTANTE: Hay ms de 30 modelos de etiquetas de cdigos de barras includos en el programa, todos ellos configurables. Puede crear sus propios diseos de etiquetas con el diseador de informes si lo desea. Si utiliza cdigos muy largos o con muchos espacios, el cdigo de barras puede ser muy largo o ilegible por el lector/scaner. Puede imprimir los cdigos de barras en etiquetas adesivas, en listados, o en informes diseados por usted. La facilidad con la que el lector (scaner/pistola) de cdigos de barras pueda leer/detectar el artculo, puede depender de la calidad de la impresora, nivel de tinta o colo de la misma, etc... NOTA: Algunos documentos no tienen en cuenta el orden actual ni los artculos actualmente visibles en la tabla, ya que incluyen su propia ventana de bsqueda (filtrado). Es posible mostrar el dilogo de "Configuracin de la Impresora" antes de imprimir, activando dicha opcin en "Configurar SimplyGest". NOTA: Si est viendo la vista previa maximizada, el dilogo de "Configurar Impresora" aparece automticamente. Gracias a esto podr imprimir slo algunas pginas, determinar el N de copias, qu pginas imprimir, etc... NOTA: Si desea realizar un filtro al informe que est utilizando, simplemente deber pulsar el botn "Filtrar Informe" que se encuentra en la parte inferior derecha de la vista previa. Recuerde que slo se podrn filtrar aquellos informes que permitan esta condicin, es decir informes que sean filtrables
Mnimo de Venta
La versin Profesional permite asignar un "mnimo de venta" a cada artculo (cantidad mnima a vender). Por ejemplo, si un artculo tiene un mnimo de venta de "3" unidades, al vender dicho artculo (en el programa y en el TPV), la unidad mnima por defecto ser de 3 unidades. Adems, si se intentan vender menos de 3 unidades, el programa mostrar un aviso indicando que ese artculo tiene un Mnimo de Venta de 3 unidades.
41 / 197
de coste...), el tipo de modificacin (sumar, restar...), el valor y, segn el caso, otro desplegable en el que podr especificar sobre qu campo aplicar el incremeto/decremento/oferta/etc... Gracias a esto, podr modificar el precio de venta de todos sus artculos sumando un 10% a su precio de coste, o sumndolo al mismo precio de venta, o modificar el precio de coste, etc... Segn la opcin elegida, podr incluso actualizar los precios a partir del nuevo margen obtenido, o a partir del nuevo precio de coste, etc... IMPORTANTE: Si por alguna razn necesita recalcular los precios (por ejemplo, despus de importar datos desde otro programa, etc..) puede usar esta caracterstica para realizar dicha operacin. Simplemente deber pulsar sobre la opcin "Regularizar Decimales" Tarifas de Precios: Puede crear ilimitadas tarifas de precios exclusivas para cada artculo o un grupo de Tarifas Globales para todos sus artculos. Aparecer una ventana donde podr crear/eliminar/modificar las tarifas, bien para el artculo actualmente seleccionado, o para todos los artculos (tarifas globales). Puede crear las tarifas segn el "%Margen" con respecto al precio de coste, segn el "%Dto" sobre el Precio de Venta original, segn un "%Incremento" (recargo) sobre el PVP original, utilizar una frmula especial o bien escribir precios exactos directamente, tanto CON o SIN Impuesto, en las columnas de la tabla. (Recuerde pulsar siempre la tecla "Enter" para cambiar de una columna a otra para guardar los cambios realizados). Segn hayamos indicado un Descuento, un Margen, un Incremento, Frmula o Precio Fijo, el artculo se aadir a la venta con el precio correspondiente tras realizar el clculo indicado. La tarifa de precios Frmula permite crear frmulas simples o en cascada ("+2%", "-30", "x2", "+50%-20%+5", etc...). Para ms informacin y ejemplos sobre las frmulas en cascada, pulse aqu. El botn "Recalcular" permite volver a calcular las tarifas en caso de que hayamos cambiado el PVP o Coste del artculo, para aquellas tarifas que dependan de dicho precio original. Tambin existe una opcin para que este reclculo se haga automticamente si cambiamos a mano el precio de algn artculo. El botn "Copiar estas tarifas a..." permite asignar a otros artculos las tarifas actualmente visibles. Esto es muy util si queremos, por ejemplo, usar las mismas tarifas para todos los artculos de una familia concreta, etc... NOTA 1: Si crea tarifas globales para todos sus artculos, pero un artculo ya tiene tarifas propias (exclusivas de ese artculo), se usarn las tarifas propias de dicho artculo. NOTA 2: Puede configurar los clientes para que usen siempre la misma tarifa, ninguna (precio base original) o que el programa le pregunte que tarifa utilizar al vender a dicho cliente. NOTA 3: Las tarifas globales permiten que el proceso de venta, actualizacin de precios, etc... sea ms cmodo y rpido. Utilice mejor tarifas globales si los nuevos precios dependen del Margen o un porcentaje con respecto al margen, coste, etc... ya que aunque el precio original del artculo cambie, siempre se calcular el nuevo precio al vender. NOTA 4: Existe una opcin configurable en el programa que permite actualizar/recalcular las tarifas en caso de que cambiemos en algn momento el Precio, Coste, al Vender o Comprar. NOTA 5: Podemos fcilmente copiar las tarifas de un artculo en otro, para no tener que crearlas todas de nuevo, con el botn "Copiar..." de la derecha (slo con tarifas exclusivas para cada artculo) Componentes (kits): Pulse esta opcin para ver/editar/crear los componentes de un artculo. Pulse aqu para ms informacin sobre los kits de artculos, configuracin, utilizacin, etc... Pedir a Proveedor(es): Utilizaremos la esta opcin para realizar automticamente el pedido a nuestros proveedores del/los artculo(s) seleccionado(s), pudiendo tener en cuenta algunas variables, como son... * Para los artculos seleccionados. * Para los artculos sin stock o bajo stock mnimo: Tendr en cuenta los artculos que se encuentren sin stock o por debajo del stock mnimo indicado en la ficha del mismo. * Para los artculos sin stock: Slo tendr en cuenta los artculos sin stock. * Para los artculos bajo mnimo: Slo tendr en cuenta los artculos bajo stock mnimo. * Usar un lector de cdigo de barras o desde un archivo: Mediante un lector de cdigo de barras introduciremos los artculos que queramos aadir al pedido, o bien, si abrimos un archivo de texto en el cual se encuentren los cdigos de los artculos a pedir. As mismo, en el pedido resultante, podremos indicar para qu cliente correspondera cada artculo pedido.
Pedir a Proveedor(es)
Utilizaremos la esta opcin para realizar automticamente el pedido a nuestros proveedores del/los artculo(s) seleccionado(s), pudiendo tener en cuenta algunas variables, como son... * Para los artculos seleccionados. * Para los artculos sin stock o bajo stock mnimo: Tendr en cuenta los artculos que se encuentren sin stock o por debajo del stock mnimo indicado en la ficha del mismo. * Para los artculos sin stock: Slo tendr en cuenta los artculos sin stock. * Para los artculos bajo mnimo: Slo tendr en cuenta los artculos bajo stock mnimo. * Usar un lector de cdigo de barras o desde un archivo: Mediante un lector de cdigo de barras introduciremos los artculos que queramos aadir al pedido, o bien, si abrimos un archivo de texto en el cual se encuentren los cdigos de los artculos a pedir. As mismo, en el pedido resultante, podremos indicar para qu cliente correspondera cada artculo pedido.
Borrar Seleccin
Este botn elimina los artculos actualmente seleccionados en la tabla (el actual o los que usted seleccione). El programa le pedir confirmacin antes de eliminar los artculos. Puede eliminar un solo artculo o varios de una sola vez. Consulte el primer tema de esta pgina para saber cmo seleccionar varios artculos o todos los visibles actualmente.
42 / 197
Con esta opcin podr modificar de forma masiva el precio o stock de todos sus artculos o de un grupo de ellos. Adems, se recalcularn aquellos precios que falten por rellenar (si los hubiera), con opcin a recalcular el %margen, etc... durante la operacin. Para realizar esta opcin, ejecute la opcin "Modificar -> Precios/Stocks" y configrela como se explica a continuacin: En "Qu modificar" seleccione lo que desea modificar En "Cmo?" seleccione la opcin deseada
43 / 197
En "Cunto?" seleccione la cantidad a modificar a cada artculo. Configure los dems apartados segn el caso Seleccione los artculos a modificar y pulse el botn "Modificar"
Aplicar una Frmula (Oferta/Incremento/Decremento) al PVP de los artculos (PVP alternativo o de oferta)
Cada artculo tiene una casilla llamada Frmula o "Incremento/Decremento/Oferta" o "Incr/Decr/Oferta", en la que puede escribir una frmula, descuento especial o promocin (ver lista de frmulas compatibles ms abajo) para usarla automticamente al vender el artculo si hemos activado la opcin "Periodo de Oferta". Gracias a sto, podr aplicar descuentos especiales, promociones, recargos, etc... en el precio de algunos artculos en determinadas fechas, indicando incluso una "fecha de fin del periodo de oferta" o desactivndolo manualmente cuando queramos. Por ejemplo, puede hacer que el PVP del artculo se incremente en un 10%, o +15 Euros, o dividirlo por 2, etc... durante un tiempo determinado, o incluso crear frmulas "en cascada" (varias operaciones seguidas), o promociones especiales (2x1, 3x2, 2 Ud. al 50%, etc...) Estos son algunos ejemplos de frmulas y promociones compatibles y una descripcin del resultado final. Existe un Asistente de creacin de promociones que le ayudar a elegir la promocin a utilizar de forma visual, para no tener que crear las frmulas a mano. Si escribimos "-20", se reducir el PVP del artculo en 20 Euros al aadirlo a una venta. Si escribimos "+5", se incrementar el PVP del artculo en 5 Euros al aadirlo a una venta. Si escribimos "-10%", se reducir el PVP del artculo en un 10% al aadirlo a una venta. Si escribimos "x3", se triplicar el PVP del artculo al aadirlo a una venta. Si escribimos "/2", se dividir el PVP del artculo a la mitad al aadirlo a una venta. Si escribimos "+2%-50%*2", por orden, se sumar un 2%, al resultado se le aplicar un descuento del 50% y al resultado se le multiplicar por 2. Si escribimos "2=0", le indicamos al programa que al vender este artculo, la segunda unidad sale gratis. Si escribimos "3=0", le indicamos al programa que al vender este artculo, la tercera unidad sale gratis. Si escribimos "2=-10%", le indicamos al programa que la segunda unidad se vender al 10% de Descuento. Si escribimos "3=-50%", le indicamos al programa que la tercera unidad se vender al 50% de Descuento. Si escribimos "2=-5", le indicamos al programa que la segunda unidad se vender a 5 euros menos. Si escribimos "2=-5+1x2", le indicamos al programa que la segunda unidad se vender al resultado de aplicar la frmula "-5+1x2". Si escribimos "P", le indicaremos a los Mdulos TPV que este artculo requiere ser pesado en la balanza, con lo que el peso se obtendr automticamente (slo bajo SimplyGest Profesional). Esta opcin funciona aunque el perodo de oferta est desactivado. Si escribimos "D", le indicaremos a los Mdulos TPV que este artculo ser interpretado como artculo con Cdigo Doble aunque su cdigo no sea doble o lo suficientemente largo. etc... Existe un asistente de ofertas/promociones (pulsando el botn que se encuentra en el campo frmula/oferta), que le permitir disear y crear de forma rpida e intuitiva las ofertas y promociones que vayamos a utilizar con nuestros artculos.
Simplemente seleccionamos el tipo de promocin que queramos utilizar y rellenamos los campos con la informacin correspondiente. En todo momento dispondremos de ejemplos para cada una de las promociones, teniendo as una referencia clara de lo que estamos configurando. Por ejemplo, si queremos que la segunda unidad sea a mitad de precio, tendramos que seleccionar la cuarta opcin y poner que la 2 Unidad al 50%. Los precios de oferta son muy tiles en perodos de rebajas, o para aplicar promociones especiales. Puede imprimir etiquetas mostrando la frmula (el incremento/decremento, etc...) de la rebaja si lo desea y el precio resultante, o incluso mostrar ambos precios (el antiguo y el nuevo) en algunos casos. De esta forma podr tener 2 precios diferentes sin tener que utilizar varias tarifas. NOTA: La opcin "incremento/decremento/oferta" se puede habilitar/deshabilitar en cualquier momento en la configuracin del programa. De este modo, aunque sus artculos tengan incremento/decremento/oferta asignado, si la opcin no est habilitada se usar el precio original. Puede activar el periodo de oferta manualmente, o indicar una Fecha de Finalizacin automtica.
Usar el teclado
Las siguientes combinaciones de teclas le permitirn realizar algunas operaciones de forma rpida. "Shift" + "Supr": Elimina los artculos seleccionados (no todos, slo los seleccionados).
44 / 197
"Impr": Igual que pulsar el botn "Imprimir" "F10": Alternar moneda principal y secundaria "Ctrl" + "+": Incrementar el stock del artculo seleccionado "Ctrl" + "-": Decrementar el stock del artculo seleccionado "INS": Insertar nuevo artculo "F1": Mostrar la ayuda "F2": Tarifas de precios para el artculo seleccionado (slo en SimplyGest Profesional) "F3": Bsqueda Avanzada "F5": Actualizar (refrescar) datos (opcional si trabaja en red) "F8": Alternar entre Precios CON Impuesto y Precios SIN impuesto. "cursores": Anterior/Siguiente artculo en la tabla
45 / 197
Paso a Paso Cmo crear un nuevo cliente o proveedor La pestaa de Clientes y Proveedores: Botones, Opciones, Mens, etc... La Tabla/Lista de Clientes/Proveedores: Ordenar, localizar y seleccionar registros Buscar clientes/proveedores: Cmo buscar o localizar un registro (o un grupo de ellos) Nuevo Cliente/Proveedor: Aadir clientes/proveedores Nuevos o crear una copia del actual Artculos en Trmite para el Cliente... Imprimir... Sus Movimientos Los botones "Vender a este Cliente" y "Comprar a este Proveedor" El botn "Ms Opciones" y los mens desplegables Las pestaas inferiores: "General", "Opcionales", "Ms Datos" y "Historial" y "Estadsticas" (Rellenar los Datos) Otras opciones y Caractersticas... Artculos en Trmite para el cliente... Asignar un diseo de Factura a un cliente Envo de e-Mails Envo de SMS (mensajes a mviles) Descuentos por volumen... Consultar otros Aos/Empresas Das de Pago Uso del Teclado (teclas de acceso rpido) Traspasar/Enviar Datos a otra Tienda/Empresa Preguntas ms frecuentes... Cmo exportar un listado de clientes/proveedores (u otro informe) a Excel, Word, etc... Cmo imprimir otros informes (etiquetas para sobres, listados ms completos, etc...) Cmo mostrar los clientes/proveedores que cumplen aos hoy, o que lleven 1 ao dados de alta, etc... Vdeos relacionados Columnas y Tablas Ordenar y Personalizar Tablas Realizar una Bsqueda Rpida Realizar una Bsqueda Avanzada
46 / 197
Para crear un nuevo cliente/proveedor, pulse el botn "Nuevo Cliente" o "Nuevo Proveed." (o pulse la tecla "INSERT" en su teclado). Ver que el cursor se coloca automticamente en la casilla "Cdigo" en la parte inferior-izquierda de la ventana. Por defecto, SimplyGest asigna automticamente un cdigo a cada registro. Si prefiere asignarlos manualmente usted mismo, desactive esa opcin. Puede utilizar cualquier tipo de cdigo, formado por nmeros, letras, guiones, etc... NO debe haber ningn cdigo en blanco ni repetido. Cuando escriba el cdigo, pulse "Enter" para guardar los cambios y pasar automticamente a la siguiente casilla (Nombre), donde podr escribir el nombre del cliente/proveedor que acaba de crear. Cada vez que escriba un dato en alguna casilla, recuerde pulsar "Enter" para pasar a la siguiente casilla. Una vez haya creado un cliente/proveedor y sus artculos, ya podr empezar a realizar ventas/compras. Existen algunas caractersticas adicionales que pueden resultarle de inters, como por ejemplo, detectar NIF/CIF repetidos, autocompletar o comprobar el NIF/CIF, etc... Estas y otras opciones pueden configurarse desde "Configurar SimplyGest"
Localizacin Rpida de un Cliente/Proveedor: Haga click (botn izquierdo del ratn) en la tabla y pulse una letra en sul teclado. Se mostrar el primer registro que comience por la letra pulsada. De esta forma, si la tabla est ordenada por Nombre, podr encontrar ms rpidamente aquellos nombres que empiecen por la tecla pulsada. La tabla de clientes y proveedores tiene su propio men desplegable, que aparece al hacer click sobre ella con el botn secundario del ratn.
Insertar Nuevo
Para insertar un nuevo cliente/proveedor, pulse el botn "Insertar Nuevo" o la tecla "INS". El cursor se colocar automticamente en la casilla "cdigo", ofrecindole el cdigo siguiente (opcional) al ltimo que insert. Puede utilizar cualquier tipo de cdigo, formado por nmeros, letras, guiones, etc... Cuando haya terminado de rellenar los datos, SimplyGest pulsar el botn "Insertar Nuevo" automticamente (opcional), para continuar insertando ms. Si NO desea seguir insertando, pulse la tecla "Escape" en el teclado. Para Copiar un Cliente/Proveedor, utilice la flecha adjunta al botn "Insertar", para desplegar un men com na opcin "Copia del Actual". Se crear una copia exacta del cliente/proveedor que est seleccionado en ese momento, pero con otro cdigo que deber especificar usted.
Imprimir...
Si pulsa el botn "Imprimir", aparecer (opcionalmente) la ventana de Vista Previa, desde la que podr elegir el modelo de listado a imprimir (plantilla), qu datos imprimir, imprimir slo una pgina concreta, etc... Por defecto, se imprimirn todos los artculos que hay actualmente visibles en la tabla. Es posible imprimir slo algunos artculos (no todos), o el resultado de una bsqueda. NOTA: Algunas plantillas prediseadas no tienen en cuenta el orden actual ni los artculos actualmente visibles en la tabla, ya que incluyen su
47 / 197
propia ventana de bsqueda (filtrado). Es posible mostrar el dilogo de "Configuracin de la Impresora" antes de imprimir, activando dicha opcin en "Configurar SimplyGest". NOTA: Si est viendo la vista previa maximizada, el dilogo de "Configurar Impresora" aparece automticamente. Gracias a esto podr imprimir slo algunas pginas, determinar el N de copias, qu pginas imprimir, etc... Imprimir otros listados, plantillas, informes de artculos, etc... Hay ms de 300 documentos disponibles, todos ellos personalizables, y puede crear los suyos propios si lo desea, o modificarlos a su gusto. Consulte el ejemplo Imprimir otros informes y documentos para saber cmo imprimir otros informes. Imprimir varias veces un mismo cliente/proveedor: Puede imprimir varias veces un determinado cliente (o grupo de artculos). Gracias a esto podr imprimir varias etiquetas o cdigos de barras de cada cliente/proveedor. Para ello, siga los siguientes pasos: 1) Primero, elija el modelo de listado o plantilla que desea usar y cierre la ventana de vista previa. 2) Mantenga pulsada la tecla "Shift" del teclado mientras pulsa el botn "Imprimir". SimplyGest le preguntar cuntas veces quiere imprimir cada registro. Generar e Imprimir Etiquetas o Cdigos de Barras: Con la versin Profesional de SimplyGest, podr generar e imprimir cdigos de barras para sus clientes o proveedores. Gracias a esto, podr reconocer a sus clientes/proveedores con un cdigo de barras y un lector! Podr imprimir el cdigo de barras del cliente en la factura, en lugar de sus datos. IMPORTANTE: Hay ms de 30 modelos de etiquetas de cdigos de barras includos en el programa, todos ellos configurables. Puede crear sus propios diseos de etiquetas con el diseador de informes si lo desea. Si utiliza cdigos muy largos o con muchos espacios, el cdigo de barras puede ser muy largo o ilegible por el lector/scaner. Puede imprimir los cdigos de barras en etiquetas adesivas, en listados, facturas, o en informes diseados por usted. La facilidad con la que el lector (scaner/pistola) de cdigos de barras pueda leer/detectar el artculo, puede depender de la calidad de la impresora, nivel de tinta o colo de la misma, etc...
Das de Pago
Enla pestaa "Econmicos" de la ficha de cada cliente, podremos indicarle los das de pago del mismo, pudiendo seleccionar entre los nmeros del 1 al 31, los das de la semana o que muestre un aviso. Segn lo que seleccionemos, el programa generar automticamente los pagos (siempre que la forma de pago sea aplazada) para que coincidan con los parmetros introducidos en la opcin "Das de Pago". La opcin se encuentra tambin disponible para los Proveedores.
48 / 197
Con la bsqueda avanzada podr buscar registros que cumplan una determinada condicin (o condiciones) Bsqueda Avanzada: Es el llamado "filtrado". Podr filtrar la lista de forma que slo sean visibles aquellos de una determinada provincia, cuyo nombre empiece por XXXX, etc... Para filtrar la lista, haga click en el pequeo botn sealado con una lupa, junto a la casilla de "Bsqueda rpida", como muestra la imagen siguiente:
IMPORTANTE: Si pulsa "Imprimir" con la lista filtrada, se imprimirn slo los registros visibles en ese momento. De esta manera podr imprimir resultados de bsqueda, registros concretos, etc... Adems, si la lista est filtrada (hay una bsqueda en curso), en el informe/listado se imprimir tambin una descripcin de la bsqueda que se ha hecho.
49 / 197
Crear un Recordatorio (Nota/Aviso): SimlyGest le permite crear un mensaje para cada cliente/proveedor, de forma que, si usted quiere, se mostrar cada vez que se disponga a realizarle una venta/compra al cliente/proveedor en cuestin. Para especificar un mensaje (Notas) a un cliente/proveedor, haga doble click sobre el cliente/proveedor deseado y marque la casilla correspondiente. N de Cuenta Bancaria y Forma de Pago: Cada cliente/proveedor tiene la posibilidad de tener su propia forma de pago y N de Cuenta/Tarjeta bancaria. La forma de pago puede modificarse durante la venta a dicho cliente. Puede hacer que todos sus clientes/proveedores utilicen el mismo N de Cuenta/tarjeta. Para ello, dirjase a la ventana "Datos de su Empresa" y active la casilla correspondiente. De esta manera podr imprimir su N de Cuenta en todas las facturas. Descuento Fijo: Cada cliente/proveedor tiene la posibilidad de asignarle un descuento fijo (porcentaje). Para aplicar un descuento a un cliente/proveedor, especifquelo en la casilla correspondiente. Cuando se disponga a hacer una venta/compra a un cliente/proveedor con descuento (tento en el programa como en el Mdulo TPV), aparecer la ventana de "Aplicar Descuento" para la venta/compra o bien se aplicar el descuento de forma automtica. Agente: Permite pre-asignar un Usuario/Agente propio para el cliente actual, de forma que siempre que vendamos a este cliente, el usuario/agente seleccionado ser el elegido, de forma automtica, aunque hayamos iniciado sesin en el programa con un usuario diferente. Abono/Deuda: Permite asignar un saldo deudor o acreedor (abono/deuda) para cada cliente/proveedor. Por ejemplo, si usted debe a un cliente un importe de 100 Euros, escriba "-100" en la casilla "Abono/Deuda". Si en cambio, el cliente le debe algn importe, escriba la cantidad en positivo. Al hacer una venta a dicho cliente, aparecer una ventana donde podr elegir si aplicar el Abono/Deuda en el documento actual o no. EN caso afirmativo, se aadir una lnea a la factura con el importe correspondiente, para descontarlo o sumarlo a la factura de forma automtica. El botn adjunto a esta casilla permite recalcular de forma automtica el importe acreedor/deudor de este cliente, segn sus ventas del Historial. El programa comprobar el importe Pendiente del cliente/proveedor en el Historial, y lo aadir a esta casilla previa confirmacin del usuario. En la versin Profesional y Tallas/Colores, la ventana que se muestra en pantalla es mucho ms avanzada, y permite opciones como por ejemplo, comprobar los datos del cliente, ver su histrico de ventas pendientes, enviar un e-Mail o volver a recalcular el Saldo del cliente. Serie de Facturacin: Serie de Facturacin que usar el cliente seleccionado. Puede dejar esta casilla en blanco si lo desea, ya que durante una venta/compra, puede cambiar la serie de facturacin en la que se facturar la factura. Su un cliente/proveedor tiene una serie predeterminada asignada, automticamente se facturar a dicha serie de facturacin, aunque puede cambiarlo durante la venta/compra o incluso despus de haber realizado la venta, desde el historial. Historial: En esta pestaa podremos consultar los movimientos (ventas, tickets, albaranes, presupuestos, pedidos o compras) del artculo seleccionado. Estadsticas: Desde esta pestaa podr visualizar las grficas correspondientes a los movimientos del artculo consultado.
Enviar un e-Mail
SimplyGest permite enviar e-Mails de forma masiva a varios clientes/proveedores, o bien al cliente/proveedor seleccionado, o incluso a direccines de e-Mail indicadas sobre la marcha. Para enviar un e-mail, haga click con el botn derecho del ratn sobre la lista de clientes/proveedores y elija "Enviar e-Mail". Se abrir una ventana donde podr crear el e-Mail a enviar (o cargarlo desde un archivo) y elegir los destinatarios que recibirn el mensaje. Puede escribir directamente las direcciones de e-Mail, o cargarlas desde un archivo externo que contenga las direcciones guardadas, o bien utilizar las pestaas Clientes/Proveedores para seleccionar los destinatarios. NOTA: Los destinatarios del mensaje se incluyen en el campo BCO del e-Mail (copia oculta), para que la direccin de cada cliente no quede visible para el resto.
Envo de SMS
SimplyGEst permite el envo de mensajes de texto a mviles (SMS), previamente contratando una cuenta de usuario en el servicio SMSTrend (ms informacin). Para enviar mensajes a mviles, haga click con el botn derecho del ratn sobre la lista de clientes/proveedores y elija "Enviar SMS". Se abrir una ventana donde podr crear el mensaje a enviar (o cargarlo desde un archivo) y elegir los destinatarios que recibirn el mensaje. Puede escribir directamente los nmeros de telfono de los destinatarios, o cargarlos desde un archivo externo que contenga los nmeros guardados, o bien utilizar las pestaas Clientes/Proveedores para seleccionar los destinatarios. Lea la ayuda sobre el envo y configuracin del servicio SMS para informacin ms detallada.
50 / 197
Usar el teclado
Las siguientes combinaciones de teclas le permitirn realizar algunas operaciones de forma rpida. "Shift" + "Supr": Elimina los registros seleccionados (no todos, slo los seleccionados). "Impr": Igual que pulsar el botn "Imprimir" "INS": Insertar nuevo cliente/proveedor "F1": Mostrar la ayuda "F3": Bsqueda Avanzada "F5": Actualizar (refrescar) datos (si trabaja en red) "cursores": Anterior/Siguiente artculo en la tabla
51 / 197
Paso a Paso Cmo realizar una venta, albarn o presupuesto Cmo hacer Tckets de venta (Mdulo TPV) La Pestaa de Ventas: Botones, opciones y mens... Elegir el Cliente Tipo de Documento (Factura, Albarn o Presupuesto) N de Factura/Albarn/Presupuesto Otros campos opcionales: Serie, Forma de Pago, Fecha y Fecha de Vencimiento, "Cobrado" y "no cobrado" Aadir Artculo. Elegir los artculos para la venta, albarn, etc... Realizar Venta Imprimir el documento (o etiquetas, etc...) Quitar Artculo (uno a uno) Borrar Todo Comentario/Descripcin del Documento Otras opciones y caractersticas... Varios vencimientos para una factura/presupuesto/etc... Ver el seguimiento/historial de un artculo durante la venta Calcular la Cantidad a Vender con una calculadora Asignar/Cambiar el Usuario/Agente del Documento Comprobar Stocks de los artculos de esta venta Consultar Artculo (consultar stocks en otras tiendas) Aplicar Descuento a un artculo, a un grupo de artculos, o a cada uno de los artculos includos en el documento Aplicar Descuento Global a todo el documento Aadir un Comentario/Descripcin al Documento Exportar las lneas del detalle del documento a un archivo (exportar a archivo) Importar las lneas del detalle del documento desde un archivo (importar desde archivo) Usar otro modelo/diseo de factura distinto, recibo, disear su propia factura, etc... Exportar la factura (u otro documento) como PDF, HTML, Microsoft Word, etc... Enviar la factura por e-Mail Aadir texto adicional en la factura (lnea personalizada) y asignarle opcionalmente un precio, cantidad... Usar el teclado (teclas de acceso rpido) Preguntas ms frecuentes... Cmo cambiar el N de la Factura/Albarn/Presupuesto actual Vender un mismo artculo con diferentes nmeros de serie
52 / 197
Primero, debemos elegir a qu cliente hacemos la venta, presupuesto, etc... Si ya conoce el cdigo del cliente, escrbalo en la casilla "Cliente" (arriba a la izquierda) y pulse Enter. Si no lo conoce, haga click en el botn de la lupa o bien pulse la tecla "Enter" con la casilla vaca. Aparecer la lista de clientes creados para elegir uno. Una vez elegido el cliente, aparecer su nombre justo debajo de la casilla Cliente. Elija el tipo de documento a realizar en el desplegable de la derecha (Factura, Presupuesto o Albarn), y opcionalmente, la serie de facturacin. A continuacin, elija los artculos que desee vender en esta venta. Hay 3 formas de hacerlo: Si ya conoce el cdigo del artculo a vender, escrbalo en la casilla "Artculo" (abajo a la izquierda) y pulse Enter. Otra forma es hacer doble click sobre la tabla central (cesta de la venta). Aparecer una ventana para elegir el/los artculo/s a vender Y otra forma es pulsando el botn "Aadir Artculo" (arriba a la derecha) o pulsando la tecla "INSERTAR" en el teclado. Si el artculo aadido a la venta no tiene stock suficiente, o si durante la venta, la cantidad a vender es insuficiente (supera el stock mnimo o el stock actual), el programa mostrar un mensaje de aviso, pero permitir continuar con la venta. Una vez haya elegido los artculos para la venta, podr modificar libremente sus precios, cantidad a vender, e incluso el nombre del artculo. Para realizar la venta, pulse "Realizar Venta" a la derecha.
N de Documento
Cuando seleccione un tipo de documento en el desplegable, podr ver el N de Documento que le corresponde en la casilla derecha. Este nmero de documento se obtiene de forma automtica, siguiendo un orden correlativo y teniendo en cuenta los documentos ya guardados en el historial. Aunque el programa le ofrezca un N de Factura, usted puede cambiarlo para usar otro, haciendo doble-click sobre la casilla (siempre y cuando el nuevo N de Documento no est ya ocupado ni siendo utilizado por otro usuario en otro ordenador). NOTA: Puede configurar SimplyGest para cambiar el formato del N de Factura, para que muestre adems la serie, el ao, etc... (pulse aqu para ms informacin) NOTA: Si no aparece la casilla "N de Documento", es muy probable que se deba a que no ha configurado el programa para que muestre el N de Factura en pantalla (para configuracin en red, no es recomendable mostrar el N de Factura en pantalla)
53 / 197
Otros campos opcionales: Serie, Forma de Pago, Fecha y Fecha de Vencimiento, "Cobrado" y "no cobrado"
En el resto de casillas superiores, seleccione la Forma de Pago deseada para dicho documento, la serie de facturacin en la que se almacenar, etc... Si la Fecha del documento se deja en blanco, se utilizar la fecha de hoy automticamente Si la Fecha de Vencimiento se deja en blanco, se har lo que se haya indicado en la configuracin de SimplyGest (dejarla en blanco, sumar X das a la de emisin, usar la misma que la de emisin, etc...) Si la forma de pago seleccionada contiene varias fechas de vencimiento, el programa se encargar de calcularlas automticamente. Pulse aqu para ms informacin al respecto. Podremos ver en pantalla los diferentes vencimientos haciendo click en "Ver" cuando la forma de pago incluya varias fechas. Marque la opcin "Cobrada" en la parte superior derecha de la ventana para indicar que esta factura ha sido cobrada, y se almacenar en el historial como "cobrada". En caso contrario, permanecer pendiente de cobro en el historial, marcada con otro color. Marque la opcin "Exento de Impuestos" para ignorar el Impuesto en el documento actual. Muy util para clientes exentos de impuestos (por ejemplo, a empresas de la Pennsula Ibrica no se les cobra el IGIC canario). Marque la opcin "Acogido al RE" para calcular el Recargo de Equivalencia en el documento actual (por lgica, el RE no se puede calcular si el cliente est exento de impuestos)
Si el cdigo introducido no pertenece a ningn artculo, se mostrar la ventana de seleccin de artculo, sealndose automticamente aquel que ms se parezca al cdigo introducido. Cuando inserte un artculo en la venta, el cursor se colocar automticamente en la casilla "Cantidad" para modificar la cantidad a vender si lo desea. Puede modificar cualquier dato (excepto el cdigo del artculo insertado), como la descripcin (para escribir cualquier texto o modificarlo), la cantidad, el descuento, el impuesto, el precio para esta venta, etc... Recuerde pulsar la tecla "Enter" para cambiar de una casilla a otra (no usar el ratn). Si el artculo introducido tiene varias tarifas, se mostrar la ventana para seleccionar la tarifa a utilizar, a no ser que el cliente seleccionado tenga asignada su propia tarifa, en cuyo caso se utilizar automticamente. IMPORTANTE: El artculo se insertar en la posicin seleccionada en la tabla en ese momento. Es decir: Si la "cesta de venta" ya tiene artculos para vender, y se dispone a insertar otro, ste se aadir al final.
Exportar a archivo
Esta opcin nos permitir exportar las lneas que conforman el documento actual a casi cualquier formato de base de datos (DBase, Paradox, Access, Excel, etc...) Utilizando esta opcin conseguiremos exportar los artculos del documento actual a otros equipos, programas, etc... de una forma rpida y sencilla y con la aplicacin "SimpyMove".
54 / 197
Realizar la Venta/Presupuesto/Albarn
Pulse "Realizar Venta" (o presupuesto, o albarn, segn el caso) para realizar y guardar el documento. Si ha activado la opcin "Imprimir tras realizar un documento" se imprimir el documento actual. Si adems ha activado la ventana de vista previa, aparecer la vista previa del documento antes de imprimirse, donde podr elegir los datos a imprimir, cuntas copias, exportar el documento a otro formato, enviarlo por e-Mail, utilizar otro modelo de factura, etc... como veremos ms adelante. El documento se guardar en el historial, se vaciar la tabla y las casillas y se incrementar el N de Documento.
Imprimir...
Pulse el botn "Imprimir" para imprimir el documento actual sin realizar la venta. Esta opcin le permite imprimir el documento sin necesidad de realizarlo/guardarlo. Muy util por ejemplo sin ecesita imprimir varios modelos de factura para un mismo documento. Si ha activado la Vista Previa, aparecer la ventana de vista previa, donde podr elegir los datos a imprimir, cuntas copias, exportar el documento a otro formato, enviarlo por e-Mail, utilizar otro modelo de factura, etc... como veremos ms adelante. Consulte la ayuda sobre "Como utilizar otros modelos de factura", "imprimir otros documentos distintos", etc... pulsando aqu. Si desea elegir qu artculos imprimir de un documento concreto (no imprimirlos todos en la factura, etc...), seleccione primero los artculos que desee imprimir en la tabla.
Quitar Artculo
Puede borrar un artculo (quitarlo de la cesta), o un grupo de ellos, seleccionndolos en la cesta (haciendo click sobre ellos) y pulsando el botn "Quitar Artculo".
Borrar Todo
Para borrar toda la venta en curso y empezar otra nueva (reinicializarla), pulse el botn "Borrar Todo" en la parte derecha de la ventana. SimplyGest le solicitar confirmacin para continuar.
Aplicar Descuento a un artculo, grupo de artculos o todos los artculos del documento
Puede aplicar descuentos a sus artculos o a toda la venta/presupuesto/albarn. Escriba el porcentaje del descuento en la casilla correspondiente y pulse "Enter", o haga doble click en la casilla "Descuento". AParecer una ventana como la siguiente:
Seleccione la opcin que desee y pulse el botn "Aceptar". Esta ventana tambin aparece automticamente si el cliente al que se le hace la venta tiene descuento fijo pre-asignado. Los artculos que tengan descuento se muestran de otro color en la cesta (el color puede elegirlo usted).
55 / 197
escriba un guin (-) y pulse la tecla "Enter" El cursor se colocar en la casilla "Descripcin", para que escriba cualquier texto adicional o lo deje en blanco. Puede insertar tantas lneas como quiera. Las lneas adicionales tambin se guardan el el historial.
Usar el teclado
Las siguientes combinaciones de teclas le permitirn realizar algunas operaciones de forma rpida. "Shift" + "Supr": Igual que pulsar el botn "Quitar Artculo" "Impr": Igual que pulsar el botn "Imprimir"
56 / 197
"INS": Aadir un artculo a la venta actual "F5": Realizar Venta "F8": Alternar entre Precios CON Impuesto y Precios SIN Impuesto "F10": ALternarr Moneda Primaria y Secundaria "F12": Abrir Caja Registradora
57 / 197
Paso a Paso Cmo realizar una compra o pedido a proveedor La Pestaa de Ventas: Botones, opciones y mens... Elegir "Proveedor" Tipo de Documento (Factura o Pedido) N de Compra/Pedido Otros campos opcionales: Serie, Forma de Pago, Fecha y Fecha de Vencimiento, "Pagado" y "no pagado" Aadir Artculo. Elegir los artculos para la compra/pedido... Realizar Compra/Pedido Imprimir el documento o imprimir etiquetas de los artculos comprados Quitar Artculo (uno a uno) Borrar Todo Otras opciones y caractersticas... Varios vencimientos para una factura/presupuesto/etc... Consultar Artculo (consultar stocks en otras tiendas) Asignar/Cambiar el Usuario/Agente del Documento Aplicar Descuento a un artculo, a un grupo de artculos, o a todo el documento actual Ver el Seguimiento/Historial del artculo durante la compra Exportar las lneas del detalle del documento a un archivo (exportar a archivo) Importar las lneas del detalle del documento desde un archivo (importar desde archivo) Usar otro modelo/diseo de factura distinto, recibo, disear su propia factura, etc... Exportar la factura (u otro documento) como PDF, HTML, Microsoft Word, etc... Aadir texto adicional en la factura (lnea personalizada) y asignarle opcionalmente un precio, cantidad... Usar el teclado (teclas de acceso rpido) Preguntas ms frecuentes... Cmo cambiar el N de la Factura/Pedido actual Cmo imprimir etiquetas con los Cdigos de Barras de los artculos que acaba de comprar
58 / 197
A continuacin, elija los artculos que desee comprar en esta compra. Hay 3 formas de hacerlo: Si ya conoce el cdigo del artculo, escrbalo en la casilla "Artculo" (abajo a la izquierda) y pulse Enter. Otra forma es hacer doble click sobre la tabla central (cesta de la compra). Aparecer una ventana para elegir el/los artculo/s Y otra forma es pulsando el botn "Aadir Artculo" (arriba a la derecha) o pulsando la tecla "INSERTAR" en el teclado. Una vez haya elegido los artculos para la compra, podr modificar libremente sus precios, cantidad a comprar, e incluso el nombre del artculo. Para realizar la compra, pulse "Realizar Compra" a la derecha.
N de Documento
Cuando seleccione un tipo de documento en el desplegable, podr ver el N de Documento que le corresponde en la casilla derecha. Este nmero de documento se obtiene de forma automtica, siguiendo un orden correlativo y teniendo en cuenta los documentos ya guardados en el historial. Aunque el programa le ofrezca un N de Factura, usted puede cambiarlo para usar otro, haciendo doble-click sobre la casilla (siempre y cuando el nuevo N de Documento no est ya ocupado ni siendo utilizado por otro usuario en otro ordenador). NOTA: Puede configurar SimplyGest para cambiar el formato del N de Factura, para que muestre adems la serie, el ao, etc... (pulse aqu para ms informacin) NOTA: Si no aparece la casilla "N de Documento", es muy probable que se deba a que no ha configurado el programa para que muestre el N de Factura en pantalla (para configuracin en red, no es recomendable mostrar el N de Factura en pantalla)
Otros campos opcionales: Serie, Forma de Pago, Fecha y Fecha de Vencimiento, "Cobrado" y "no cobrado"
En el resto de casillas superiores, seleccione la Forma de Pago deseada para dicho documento, la serie de facturacin en la que se almacenar, etc... Si la Fecha del documento se deja en blanco, se utilizar la fecha de hoy automticamente Si la Fecha de Vencimiento se deja en blanco, se har lo que se haya indicado en la configuracin de SimplyGest (dejarla en blanco, sumar X das a la de emisin, usar la misma que la de emisin, etc...) Marque la opcin "Cobrada" en la parte superior derecha de la ventana para indicar que esta factura ha sido cobrada, y se almacenar en el historial como "cobrada". En caso contrario, permanecer pendiente de cobro en el historial, marcada con otro color. Marque la opcin "Exento de Impuestos" para ignorar el Impuesto en el documento actual. Muy util para proveedores exentos de impuestos (por ejemplo, a empresas de la Pennsula Ibrica no se les cobra el IGIC canario). Marque la opcin "Acogido al RE" para calcular el Recargo de Equivalencia en el documento actual (por lgica, el RE no se puede calcular si el proveedor est exento de impuestos)
59 / 197
De esta forma, un mismo usuario puede realizar ventas en nombre de otros usuarios, quedando los documentos guardados con el usuario/agente indicado, y no con el activo en el programa. Para ello, simplemente seleccione otro usuario diferente en el desplegable superior derecho, disponible nicamente si esta opcin est activada en la configuracin del programa. Si no se selecciona ningn usuario en ese desplegable, el documento quedar guardado como realizado por el usuario activo en el programa (el que ha iniciado sesin).
Si el cdigo introducido no pertenece a ningn artculo, se mostrar la ventana de seleccin de artculo, sealndose automticamente aquel que ms se parezca al cdigo introducido. Cuando inserte un artculo, el cursor se colocar automticamente en la casilla "Cantidad" para modificar la cantidad a comprar si lo desea. Puede modificar cualquier dato (excepto el cdigo del artculo insertado), como la descripcin (para escribir cualquier texto o modificarlo), la cantidad, el descuento, el impuesto, el precio para esta compra, etc... Recuerde pulsar la tecla "Enter" para cambiar de una casilla a otra (no usar el ratn).
IMPORTANTE: El artculo se insertar en la posicin seleccionada en la tabla en ese momento. Es decir: Si la "cesta de venta" ya tiene artculos para vender, y se dispone a insertar otro, ste se aadir al final.
Realizar la Compra/Pedido
Pulse "Realizar Compra" (o pedido, segn el caso) para realizar y guardar el documento. Si ha activado la opcin "Imprimir tras realizar un documento" se imprimir el documento actual. Si adems ha activado la ventana de vista previa, aparecer la vista previa del documento antes de imprimirse, donde podr elegir los datos a imprimir, cuntas copias, exportar el documento a otro formato, enviarlo por e-Mail, utilizar otro modelo de factura, etc... como veremos ms adelante. El documento se guardar en el historial, se vaciar la tabla y las casillas y se incrementar el N de Documento.
Imprimir...
Pulse el botn "Imprimir" para imprimir el documento actual sin realizar la compra. Esta opcin le permite imprimir el documento sin necesidad de realizarlo/guardarlo. Muy util por ejemplo sin ecesita imprimir varios modelos de factura para un mismo documento. Si ha activado la Vista Previa, aparecer la ventana de vista previa, donde podr elegir los datos a imprimir, cuntas copias, exportar el documento a otro formato, enviarlo por e-Mail, utilizar otro modelo de factura, etc... como veremos ms adelante. Consulte la ayuda sobre "Como utilizar otros modelos de factura", "imprimir otros documentos distintos", etc... pulsando aqu. Si desea elegir qu artculos imprimir de un documento concreto (no imprimirlos todos en la factura, etc...), seleccione primero los artculos que desee imprimir en la tabla.
Exportar a archivo
Esta opcin nos permitir exportar las lneas que conforman el documento actual a casi cualquier formato de base de datos (DBase, Paradox, Access, Excel, etc...) 60 / 197
Access, Excel, etc...) Utilizando esta opcin conseguiremos exportar los artculos del documento actual a otros equipos, programas, etc... de una forma rpida y sencilla y con la aplicacin "SimpyMove".
Quitar Artculo
Puede borrar un artculo (quitarlo de la cesta), o un grupo de ellos, seleccionndolos en la cesta (haciendo click sobre ellos) y pulsando el botn "Quitar Artculo".
Borrar Todo
Para cancelar toda la compra en curso y empezar otra nueva (reinicializarla), pulse el botn "Borrar Todo" en la parte derecha de la ventana. SimplyGest le solicitar confirmacin para continuar.
Seleccione la opcin que desee y pulse el botn "Aceptar". Esta ventana tambin aparece automticamente si el proveedor al que se le hace la compra tiene descuento fijo pre-asignado. Los artculos que tengan descuento se muestran de otro color en la cesta (el color puede elegirlo usted).
escriba un guin (-) y pulse la tecla "Enter" El cursor se colocar en la casilla "Descripcin", para que escriba cualquier texto adicional o lo deje en blanco. Puede insertar tantas lneas como quiera. Las lneas adicionales tambin se guardan el el historial.
61 / 197
Usar el teclado
Las siguientes combinaciones de teclas le permitirn realizar algunas operaciones de forma rpida. "Shift" + "Supr": Igual que pulsar el botn "Quitar Artculo" "Impr": Igual que pulsar el botn "Imprimir" "INS": Aadir un artculo a la compra actual "F5": Realizar Documento "F8": Alternar entre Precios CON Impuesto y Precios SIN Impuesto "F10": Alternar Moneda Primaria y Secundaria "F12": Abrir Caja Registradora
62 / 197
Ventana de Historiales
La pestaa de Historiales: botones, mens y opciones... La ventana del Historial, paso a paso El Botn "Ms Opciones" y el men desplegable Modificar datos de algn documento, Realizar Devoluciones o Cambios, etc... Convertir/Agrupar documentos (Facturar albaranes, Aceptar presupuestos, duplicar/copiar documentos, etc...) Facturar slo algunos artculos de un documento Proceso Presupuesto de Cliente -> Pedido a Proveedor -> Recepcin de Mercanca -> Factura a Cliente Reabrir/Modificar/Reimprimir un documento antiguo Re-imprimir todos los documentos de un intervalo Modificar el N de Factura, el Cliente/Proveedor, etc... de un documento Re-enumerar Documentos... Marcar Documentos (colorear) Devolver artculos o Documentos completos (Abonos, Devoluciones y Facturas Rectificativas) Repetir Documentos (copiarlo a la pestaa de ventas/compras) Agrupar varios albaranes/presupuestos/etc... en una sola factura Comprar y/o Vender artculos de una compra/venta/etc... Traspasar Artculos del Documento Actual a otra Tienda/Empresa Consultar Otros Aos/Empresas Pedir a Proveedor(es) Recepcin de Mercanca Preguntas ms frecuentes... Qu es el Historial de SimplyGest? Qu se almacena en l? Traspasar/Enviar Datos a otra Tienda/Empresa Consultar Artculo (consultar stocks en otras tiendas) Consultar otros Aos/Empresas Cmo exportar/guardar un informe o listado a Excel, Word, PDF, Imagen, etc... Cmo imprimir otros informes avanzados, tablas estadsticas, histricos detallados, etc... Cmo seleccionar/Mostrar/Imprimir slo los documentos que cumplan una determinada condicin Cmo modificar el N de Factura, el Cliente/Proveedor, etc... de un documento Cmo convertir documentos (facturar albaranes, aceptar presupuestos, duplicar/copiar documentos, etc...) Cmo Agrupar documentos (por ejemplo: convertir varios albaranes en una sola factura) Vdeos relacionados Imprimir otro informe o listado Agrupar varios albaranes en una sola factura Cambiar Serie de Facturacin Modificar un Documento ya guardado en el Historial
63 / 197
64 / 197
Inercambios/Traspasos entre documentos: Con una sencilla e intuitiva ventana, podremos intercambiar artculos entre dos documentos diferentes de nuestro historial, pudiendo mover o copiar los artculos seleccionados. Comprobar Vencimientos y Documentos Pendientes: En una ventana nos mostrar los documentos pendientes de pago o con vencimientos prximos, pudiendo filtrar la lista por tipo de documento (VENTA, TCKET, ALBARN...) y fecha de vencimiento, y adems, pudiendo agrupar por Cliente. Re-Imprimir Documentos...: Pulse aqu para obtener ms informacin. Cobros y Pagos: Muestra los cobros y pagos parciales del documento actual, o permite crear/eliminar los cobros/pagos del mismo. Para esto es necesario tener instalado el Mdulo Adicional de Cobros y Pagos, que permite pagar/cobrar un documento en varias fechas distintas, formas de pago distintas, etc... Generar Fichero: Esta opcin genera los ficheros con los formatos Normas 19 (adeudos por domiciliaciones en soporte magntico), Norma 58 (crditos comunicados en soporte magntico para su anticipo y gestin de cobro) y Norma 34 (Trasnferencias) para el documento actual.
Copiar/Repetir
Con esta opcin podremos realizar varias operaciones que tienen que ver con la duplicacin o repeticin del documento seleccionado Copiar o Agrupar: Esta ventana tiene su propia seccin en el manual. Pulse aqu para saber cmo utilizar esta ventana. Facturar/Convertir Agrupando por Cliente:... Copiar a la pestaa de Ventas: Pasar todos los artculos del documento a la pestaa "Vender" para que podamos realizar una nueva venta Repetir automticamente cada X tiempo:Abrir automticamente el Mdulo de Facturacin Automtica creando una regla de facturacin que repetir el documento automticamente segn el perodo de tiempo indicado. Repetir este documento a varios Clientes: Nos permitir repetir el documento seleccionado a varios clientes de nuestra base de datos. Podremos seleccionar el nmero de copias por cliente y si deseamos o no que se actualice el stock de los artculos al crear las nuevas facturas. Crear X copias del documento: Podremos crear varias copias del documento seleccionado, ya sea para el mismo cliente original o para clientes nuevos. Enviar a otra Tienda/Empresa: Nos permitir enviar el documento a otra tienda o empresa mediante un email, exportando a un archivo, utilizando el Mdulo de Traspasos y Modificaciones Avanzadas o publicndolo en Mi Carpeta Virtual.
Recepcin de Mercanca
Dentro de las opciones de cada documento, encontraremos una opcin llamada "Recepcin de Mercanca". Desde aqu podremos dar entrada a la mercanca real que hemos recibido despus de hacer un pedido. De una forma visual y muy grfica, gesitonaremos rpidamente todos nuestros pedidos, teniendo controlado desde una sola ventana, el stock pedido, el stock actual y pudiendo introducir el stock realmente recibido. As mismo, podremos controlar, no slo la mercanca del pedido/compra en la que nos encontremos, sino de todos los artculos que se encuentran en ese momento pedidos.
Si lo deseamos, tambin podemos dar de alta a los artculos recibidos utilizando el lector de cdigo de barras y facturar la mercanca recibida. Por ejemplo: Recibimos un pedido de 7 unidades del ARTICULO A y 8 Unidades del ARTICULO B. El pedido original haba sido de 10 unidades de cada, y ahora mismo, tenemos en stock 2 unidades de cada uno. Con la Recepcin de Mercanca, veremos las 2 unidades en stock actual, las 10 pedidas e introduciremos las que realmente hemos recibido, quedando el stock actual actualizado con 9 unidades del ARTICULO A, 10 del ARTICULO B, y 3 y 2 unidades respectivamente pendientes de recibir. Esta opcin se encuentra como botn de acceso directo en el Mdulo de Traspasos y Modificaciones Avanzadas.
Re-enumerar Documentos...
Con esta opcin, se asignarn nmeros correlativos a los documentos visibles actualmente en el Historial, empezando desde un N indicado por el usuario. Por ejemplo, si le indicamos que empiece a partir del N 2344, SimplyGest modificar los Ns de Documento y asignar un nmero correlativo, empezando por 2344, hasta el ltimo documento visible. Si existen saltos en la enumeracin (documentos que han sido eliminados), se recalcularn los nmeros, respetando los ya existentes. Este ejemplo explica de forma grfica el procedimiento llevado a cabo por este proceso: Facturas Visibles (antes de la re-enumeracin): 1 - Mario 2 - Luis
65 / 197
2 - Luis 6 - Juan 7 - Ana 10 - Mara Re-enumeramos, empezando a contar desde el N 5. Obtenemos como resultado (siempre y cuando sea posible): 5 - Mario 6 - Juan 7 - Ana 8 - Luis 9 - Mara
66 / 197
Proceso Presupuesto de Cliente -> Pedido a Proveedor -> Recepcin de Mercanca -> Factura a Cliente
Existen varias opciones de gestionar el proceso de Presupuesto -> Pedido -> Albarn -> Factura con SimplyGest. Teniendo en cuenta que cada negocio tiene una poltica diferente, SimplyGest debe adaptarse de tal forma que sea posible contemplar todas las posibilidades. CASO 1: Marcar los artculos sin stock en el documento... Mientras aadimos los artculos a una venta o albarn, se antepondr un [*] a aquellos artculos que no tengan stock suficiente en ese momento. De esta forma el cliente lo tendr en cuenta, ya que tambin se ver reflejado el [*] en el documento impreso.
67 / 197
momento. De esta forma el cliente lo tendr en cuenta, ya que tambin se ver reflejado el [*] en el documento impreso. Al guardar la venta/albarn, se mostrar un aviso de fin de stock de dichos artculos, y el programa da la opcin de "pedirlos a sus proveedores" o "meterlos en una compra" automticamente. Desde el Historial, podemos abrir cualquier documento y utilizar la opcin "Comprobar Stocks..." para quitar (o poner) el asterisco a los que sigan sin stock, reimprimir el documento, etc... La opcin "Comprobar Stocks" permite tambin seleccionar los artculos que s tienen stock suficiente, o seleccionar los que no, y actuar segn el caso. CASO 2: Presupuesto sin actualizar stock. Un cliente nos pide una serie de artculos, que podemos tener o no en stock (ahora mismo no importa porque no vamos a entregar nada por ahora). Ms adelante, el cliente finalmente acepta el presupuesto. Desde el Historial podemos buscar ese presupuesto y usar la opcin "comprobar stocks". Se antepondr un [*] en aquellos que no tengan suficiente stock. Podemos facturar el presupuesto completo, o parcialmente, dejando el resto pendiente de recibir ms mercanca y de entregarla al cliente. Al facturar el pedido de forma parcial, tenemos varias opciones: - Pasar los artculos que S tienen stock a una Factura nueva o ya existente - y/o pasar los artculos que NO tienen stock a un Pedido existente, a un pedido nuevo, o crear automticamente pedidos a sus respectivos Proveedor(es) - y/o dejar los artculos que NO tienen stock intactos en el presupuesto sin tocar nada. Ms tarde volveremos a "comprobar stocks" a ver si ha llegado ya. - O bien esperar y no hacer nada hasta que tengamos stock de TODO, para no hacer varios envos, sino uno solo. CASO 3: Reestructuracin de Pedidos y Presupuestos Pendientes... A lo largo de la semana, mes, etc... nos han ido realizando varios presupuestos y hemos ido haciendo pedidos a proveedores. Supuestamente, si ha entrado mercanca, la habremos registrado en el programa mediante Compras, por lo que a lo mejor ya tenemos stock para poder servir a algunos clientes. Para comprobarlo, vamos al historial, abrimos el presupuesto y pulsamos "Comprobar Stocks" Segn el caso, facturaremos el presupuesto completo, o parcialmente, dejando el resto pendiente de recibir la mercanca y de entregarla al cliente.
Pedir a Proveedor(es)
Esta opcin le permitir pedir los artculos (todos o slo algunos) del documento que desee. Por ejemplo, podr realizar el pedido de los artculos de un presupuesto que previamente ha sido hecho a un cliente, al proveedor correspondiente. En el pedido resultante, podremos incluir el nombre del Cliente actual. As, cada artculo que se aada a un pedido automtico o manual, podr contener el nombre del cliente para el cual se ha solicitado, pudiendo llevar as un control ms concreto de los artculos pedidos.
68 / 197
Ventana de Estadsticas
Estadsticas que se pueden realizar en esta ventana Estadsticas Predefinidas Imprimir el resultado de la Estadstica Guardar/Exportar el resultado de la Estadstica en un archivo externo (HTML, CSV o ASCII) Obtenga estadsticas avanzadas con el Mdulo Adicional Grficas 3D
69 / 197
Total cobrado/pagado (segn sea un cliente o un proveedor) Total pendiente de cobro/pago (segn sea un cliente o un proveedor), incluyendo multipagos (pagos parciales con el Mdulo de Cobros y Pagos) Historial del cliente/proveedor actual etc...
Estadsticas Predefinidas
Adems de las estadsticas bsicas, esta ventana permite abrir y mostrar una estadstica "predefinida", que consiste en una bsqueda avanzada o consulta SQL anteriormente guardada, con la que es posible mostrar informacin ms compleja. El programa incluye varias estadsticas predefinidas, as como la posibilidad de crear sus propias consultas SQL o bsquedas avanzadas. Adems, el programa incluye la posibilidad de crear consultas SQL con parmetros, y al ejecutarlas, el programa preguntar al usuario el valor de cada parmetro con un sencillo editor de forma visual.
70 / 197
Panel de Configuracin
Haga click sobre cada imagen para mostrar la ayuda correspondiente a cada ventana Utilice esta ventana para configurar los parmetros y opciones del programa, como por ejemplo, si desea imprimir las facturas automticamente tras realizar una venta, el Impuesto por defecto, los sonidos, la moneda a utilizar, etc... Configure tambin la impresora que utilizar SimplyGest, as como el tamao del papel y otras opciones. Si trabaja en red, cada ordenador utilizar su propia configuracin. Utilice esta ventana para introducir los datos fiscales de su empresa, como su Nombre, el CIF/NIF o equivalente, Direccin, Poblacin... Tambin podr especificar el Nombre del Impuesto, si desea utilizar precios CON o SIN impuesto incluido, cundo actualizar stock o precios, elegir un logotipo para su empresa, etc... Es recomendable rellenar estos datos, ya que son los que aparecern en las facturas, tckets u otros documentos impresos. Utilice esta ventana para Crear sus propios listados o diseos de facturas, o modificar los ms de 130 existentes. Podr especificar qu informe/documento/modelo utilizar para cada tipo de documento, por ejemplo: podr elegir un modelo especfico para facturas de venta y otro distinto para presupuestos, etc...
Utilice esta ventana para crear Familias de Artculos, asignando un Cdigo y Nombre para cada una de ellas. Gracias a las familias, podr clasificar y ordenar sus artculos, imprimir informes avanzados, etc...
71 / 197
Utilice esta ventana para crear o modificar el porcentaje de los Impuestos Indirectos y Recargo de Equivalencia de sus artculos.
Utilice esta ventana para crear o modificar las Formas de Pago que podr utilizar para sus facturas, listados, etc...
Utilice esta ventana para dar de alta diferentes tipos de Portes y/o Formas de Envo para utilizar en sus documentos
Pulse este botn para ejecutar la Utilidad de Copia de Seguridad, con la que podr realizar copias de seguridad de sus datos, de cualquier empresa creada, as como restaurar datos desde copias de seguridad realizadas anteriormente, en el mismo u otro ordenador, e incluso con distintas versiones del programa. Esta utilidad tambin puede ejecutarse desde el Men Inicio de Windows, o ejecutando el archivo "SGRep.exe" en la carpeta del programa. Recuerde que NO puede realizar copias de seguridad si SimplyGest se est ejecutando en alguno de los ordenadores. Utilice esta ventana para gestionar sus Usuarios, Empleados o Agentes, asignando una contrasea si lo desea, o prohibindoles la entrada a determinadas secciones o acciones del programa. Adems, podr asignar un % o un importe fijo como comisin para sus agentes, saber la hora de llegada/entrada en el programa, la fecha de la ltima venta, as como cualquier operacin realizada por cada Usuario en el programa, gracias al archivo LOG. Utilice esta ventana para mostrar la informacin, en tiempo real, sobre los Usuarios que hay conectados al programa en todo momento, as como el N de Factura/Pedido/Albarn/etc... que estn realizando en ese instante, la ruta de los datos, la hora a la que iniciaron sesin, etc... pudiendo enviar mensajes instantneos a los usuarios que desee. El contenido de la ventana se actualiza cada 5 segundos de forma automtica, pero puede actualizarse manualmente pulsando la tecla F5.
Desde el Centro de Soporte podr comprobar la versin de SimplyGest y de los Mdulos Adicionales instalados, as como comprobar si hay nuevas versiones disponibles o contactar con el Dpto. Tcnico
72 / 197
Esta ventana muestra los Cdigos Postales registrados en SimplyGest. Puede crearlos manualmente usted mismo o bien dejar que el programa los recopile automticamente a medida que se dan de alta los clientes y proveedores. Existe tambin la posibilidad de descargar desde nuestra web la lista completa de Cdigos Postales de Espaa, con un botn destinado a tal efecto en dicha ventana.
73 / 197
Datos de su Empresa
Datos de la Empresa Logotipo Trabajar con Precios CON o SIN Impuesto incluido Nombre de la Identificacin Fiscal Nombre del Impuesto Indirecto N de Cuenta Bancaria por defecto Formato/Numeracin del N de Factura Crear un formato personalizado para el N de Factura Fecha de Inicio del Ejercicio
Datos de la Empresa
Estos son los datos de su empresa. Estos datos se imprimirn en las facturas y otros documentos, as que podr modificarlos a su gusto (eslogan, propietario, etc...) El nombre de la empresa aparecer en la parte superior de la ventana principal de SimplyGest. Si no es as, deber modificarlo en la ventana de "Seleccionar Empresa/Almacn" que aparece al iniciar SimplyGest.
Logotipo
Este logotipo se imprimir (opcional) en sus facturas y otros documentos, si as lo ha configurado. Para elegir un logotipo, haga doble click en el recuadro. La imagen debe ser un grfico BitMap de Windows (BMP) o una imagen con formato PNG o JPG. Para borrar la imagen que ha seleccionado, vuelva a hacer doble click.
74 / 197
75 / 197
Equipos Conectados
Para qu sirve?
Esta ventana muestra, en tiempo real...: Qu usuarios estn usando el programa en ese mismo instante Qu venta/compra/etc... estn haciendo A qu hora iniciaron sesin en cada uno de los puestos El nombre de los equipos conectados La ruta del servidor de datos Esta ventana puede permaneces abierta mientras usa el programa, y se acualiza automticamente cada 5 segundos. Puede actualizar los datos de la ventana manualmente pulsando la tecla F5.
76 / 197
Configurar Impuestos
Por defecto, SimplyGest crea automticamente 4 tipos de impuestos, asignndoles un cdigo, porcentaje y nombre. Puede modificar el porcentaje de stos ya creados, y el nombre de los mismos, o bien eliminarlos y crear sus propios impuestos. Para crear un nuevo impuesto, pulse "Nuevo". Se aadir una lnea en blanco a rellenar por usted. Puede insertar tantos impuestos como desee. Puede crear impuestos propios y personalizados a su gusto, pero siempre debe haber al menos un impuesto creado. Si modifica el porcentaje de los impuestos durante el ejercicio, es muy probable que no correspondan los valores de las facturas antiguas, con lo que es muy recomendable imprimir las facturas antiguas antes de realizar este proceso.
Eliminar Impuestos
Para eliminar un impuesto, seleccinelo en la tabla y pulse el botn "Borrar". No es recomendable eliminar o modificar impuestos si ya tiene artculos creados en el programa. Los artculos que tengan el impuesto eliminado/modificado podrn quedar "sin impuesto".
77 / 197
Usuarios y Empleados
Para qu sirve? Cmo crear un Usuarios, Agentes, Empleados Asignarle sus permisos y derechos a cada usuario Solicitar contrasea al iniciar SimplyGest Ventas con comisin Recalcular Comisiones... Qu es el archivo LOG? Cambiar de usuario en cualquier momento (Cerrar sesin)
Para qu sirve?
Gracias a esta caracterstica de SimplyGest, podr: Crear varios usuarios para el programa Restringir la entrada de los usuarios a determinadas zonas del programa Restringir algunas operaciones a los usuarios del programa Solicitar una contrasea al iniciar SimplyGest segn el usuario elegido Saber cundo fue la ltima vez que se inici SimplyGest, qu usuario, etc... Fecha de Alta, ltima Venta, ltima Compra de cada usuario/agente Usuarios distintos para cada empresa/almacn Mostrar/Imprimir las facturas realizadas por un agente determinado Imprimir la comisin ganada por cada agente en total o en cada factura Saber qu usuario est, en cualquier momento, en un determinado ordenador de la red Ver los documentos realizados por cada usuario/empleado de forma rpida y cmoda Imprimir listados relacionados con los usuarios/empleados Pre-asignar un Usuario/Agente por defecto para cada Cliente etc... IMPORTANTE: Debe tener en cuenta que desde los mdulos TPV se podrn configurar las opciones de Usuarios y Empleados propias de cada mdulo.
Crear un Usuario/Agente/Comercial
Para crear un nuevo usuario, siga los siguientes pasos: Pulse el botn "Crear Nuevo". SimplyGest le preguntar qu contrasea quiere asignar a dicho usuario. Puede dejarla en blanco si no desea asignarle ninguna contrasea al usuario. Rellene los datos en la parte inferior de la ventana. Asigne los permisos/derechos (opcional) en la siguiente sub-pestaa. Para asignarle una foto a un usuario/empleado, utilice los botones adjuntos al recuadro de la Foto para abrir un archivo de imagen, eliminar la actual, o utilizar la utilidad de captura de foto directamente desde la webcam, si dispone de una. La imagen podr tener formato PNG o JPG. IMPORTANTE: La creacin de usuarios NO implica que SimplyGest le solicite una contrasea al iniciar el programa. Para que el programa le pida la contrasea, debe activar la opcin correspondiente, en la parte inferior-izquierda de la ventana. IMPORTANTE: La creacin de usuarios es completamente opcional, pero si desea crear usuarios, debe crear al menos 2. Muchas de las opciones y permisos no funcionan correctamente si slo hay un usuario creado. Cree ms de uno o ninguno.
78 / 197
Para que SimplyGest pregunte por la contrasea al entrar en una empresa, deber marcar la opcin "Solicitar contrasea al iniciar SimplyGest" Cuando inicie SimplyGest, si esta opcin est activada, aparecer una ventana como la siguiente para introducir el usuario y su contrasea.
Puede cambiar de usuario durante la ejecucin del programa pulsando la tecla F4 o con el men desplegable de cada pestaa.
Recalcular Comisiones...
Es posible que en algn momento tenga que recalcular las comisiones de alguno de sus empleados, bien porque olvid asignar la comisin al principio, o porque ha realizado las ventas a partir de albaranes, o con un solo usuario para luego asignar el usuario desde el Historial. Si este es el caso, esta opcin le ayudar a recalcular la comisin que ha ganado el usuario/empleado con cada uno de sus documentos de venta (facturas y tckets), aplicndole la comisin correspondiente como si el documento hubiese sido realizado por dicho usuario desde el principio. NOTA: Esta operacin slo tiene en cuenta las comisiones "por usuario", no por artculo o por familia.
Qu es el arhivo LOG?
El archivo LOG almacena TODOS los movimientos, operaciones, errores y mensajes que genera el programa durante su utilizacin. Con este archivo, podr: Saber qu se hizo concretamente un da determinado, qu usuario, a qu hora, en qu ordenador, etc... Sirve al soporte tcnico para descubrir la causa de algn error en la base de datos
79 / 197
Formas de Pago
Configurar Formas de Pago Integracin de Pagos con Tarjeta Crear formas de pago con varios plazos de cobro/pago (varios vencimientos) Aplicar un Descuento o Recargo a una forma de pago en concreto Indicar qu formas de pago se tendrn en cuenta en el Cierre de Caja del TPV Forma de Pago especfica para cada cliente/proveedor Modificar la forma de pago durante una venta/compra Modificar la forma de pago de un documento antiguo en el historial Mostrar/imprimir documentos segn forma de pago
Por ejemplo, si tenemos dos formas de pago (Efectivo y Tarjeta), podemos hacer que el total cobrado en Tarjeta no aparezca reflejado en la suma total de dinero en caja, de forma que el importe reflejado en "Total Caja" ser el importe real que hay en ese momento en la Caja, ya que se ignorarn los cobros con tarjeta (dinero que no est realmente en la caja).
81 / 197
Ventana de Configuracin
Si utiliza SimplyGest en red, existe la posibilidad de copiar la misma configuracin del equipo Servidor, para no tener que configurar cada equipo uno a uno por separado, sobre todo si todos ellos usan configuraciones similares. No obstante, no todos los equipos usan la misma configuracin (impresoras, etc...) por lo que debe revisar que todo est correctamente configurado. Pulse aqu si lo que desea es Configurar el Mdulo TPV Pulse aqu si lo que desea es Configurar el Mdulo TPV Visual General Utilizar numeracin distinta para cada Serie, o la misma para todas Ofrecer Cdigos correlativos al crear... Autocompletar/Validar NIF o CIF Comprobar Repetidos Ejecutar SimplyGest al iniciar Windows Cambio automtico de pestaa al finalizar la anterior Mostrar N del Documento en pantalla Mostrar siempre la ventana de "Cobros/Pagos" al realizar documentos Arrastrar datos del registro anterior al crear nuevos artculos, clientes y proveedores Factura Pagada/Cobrada por defecto Comprar Artculos con el mismo Impuesto que el de Venta Permitir crear artculos durante una venta si no estn dados de alta Mostrar Ficha del Artculo al vender/comprar artculos nuevos an no dados de alta Impresora Impresora por Defecto Imprimir automticamente en... Habilitar guardado de pginas en cach y la impresin en segundo plano Mostrar la Vista Previa antes de imprimir Mostrar rbol de informes disponibles automticamente Imprimir con los colores de la empresa y del programa Mostrar ventana de opciones de la Impresora antes de imprimir Impedir imprimir documentos sin guardarlos previamente Al exportar, guardar el archivo resultante en... Al exportar, guardar el archivo resultante en... Enumerar los documentos exportados a PDF con su N y Serie Moneda y Decimales Nombre/Smbolo de la Moneda N de Decimales a utilizar Utilizar el N de Decimales indicado en facturas, listados Utilizar decimales en Cantidad (Stocks) Precios Actualizar Precios de forma automtica Mostrar precios de Venta con impuesto includo Mostrar precios de Coste con impuesto includo Mostrar precios de Venta con Recargo/Retencin includo Habilitar Perodo de Oferta (PVP Alternativo) Habilitar Redondeo Especial al aadir artculos a la venta Stocks Actualizar Stock Mostrar aviso de "Fin de Existencias" Mostrar el aviso Stock Insuficiente durante una venta Usar el siguiente stock mnimo para todos los artculos Stock por defecto al aadir un artculo a la compra/pedido
82 / 197
Stock por defecto al aadir un artculo a la compra/pedido Qu hacer con la Fecha de Caducidad al comprar artculos Otras Opciones Fecha de Vencimiento por defecto (si se omite) Impuesto por defecto al insertar un artculo Margen de Beneficio por defecto para artculos nuevos/comprados Ocultar siempre la siguiente Serie de Facturacin en el Historial Serie por defecto a mostrar en el Historial Habilitar botn "Editar Actual" y "Guardar Cambios" en Artculos, Clientes y Proveedores Permitir cambiar el Usuario/Agente durante una venta/compra Activar Deteccin y Envo de Errores a SimplyGest Activar el uso de Balanzas/Bsculas en el programa (Slo versin Profesional) Firma Digital Activar el uso de Tarjetas Electrnicas Taggy Interfaz Personalizar los colores o el Estilo Visual del programa Nombre de las Pestaas del Programa Oscurecer el escritorio al mostrar mensajes y ventanas secundarias Utilizar los colores de SimplyGest al imprimir Listados, Facturas, etc... Permitir seguir trabajando en el programa al abrir los Mdulos TPV Configurar e-Mail Ayuda sobre la configuracin y envo de e-Mails Configurar SMS Ayuda sobre la configuracin y envo de SMS Tiendas Remotas Creacin y Modificacin de Tiendas Remotas Inicio Pestaa a Mostrar por Defecto al abrir el programa Comprobar si hay Documentos Peridicos (automticos) Comprobar si hay Vencimientos y Documentos Pendientes para hoy Abrir el Mdulo TPV o el TPV Visual Pestaa "Vista Rpida" Rendimiento Opciones de la Barra de Estado inferior Refrescar los datos al cambiar de pestaa Incrementar Buffer para Red Local en... Mostrar Globos de Informacin Seguridad Mostrar opciones avanzadas de Cierre al salir de SimplyGest Preguntar con qu Usuario/Empleado iniciar sesin al abrir el programa Minimizar y solicitar contrasea al Reabrir SimplyGest Recordarme hacer una copia de seguridad cada X das Realizar Copias de Respaldo en otra carpeta automticamente cada..... Otras Listas Marcas de Artculos Temporadas para Artculos Tipos de Cliente/Proveedor
83 / 197
Comprobar Repetidos
Si activa esta opcin, SimplyGest detectar si ya existen clientes/proveedores con el mismo NIF/CIF introducido, para evitar posibles duplicados. El programa mostrar un aviso indicando qu clientes/proveedores comparten el mismo NIF/CIF introducido. En ningn caso el programa impedir la creacin del registro. Slo avisar al usuario con un mensaje.
84 / 197
Tiendas Remotas
Desde este panel podremos crear, modificar y eliminar las Tiendas Remotas que luego sern utilizadas para el sistema MULTITIENDA Los datos que necesitaremos configurar para crear una tienda remota son: Nmero de la Tienda:Se asignar automticamente y de forma correlativa segn se vayan creando tiendas. Nombre:Nombre queramos darle a la tienda, siempre teniendo en cuenta que debe estar relacionado con la empresa a la que har referencia. Host:Se tratar de la direccin IP a la que nos conectaremos. IP Local en el caso de que se encuentre el equipo Servidor en la misma RED que el nuestro, o IP Pblica/DNS cuando se encuentre en una ubicacin remota. Password:Contrasea de encriptacin, en el caso de que el Mdulo Cliente/Servidor al que nos conectaremos se hubiera configurado con una. N Empresa:Se trata del nmero asignado a la empresa remota que nos conectaremos. Por ejemplo, cuando abrimos SimplyGest, el nmero que aparece a la izquierda del nombre de la empresa.
Otras Listas
Slo disponible para la versin Tallas y Colores Desde las tres ventanas que encontramos en esta opcin de configuracin, podremos crear las listas referentes a las Marcas de Artlculos, Temporada para Artculos y Tipos de Cliente/Proveedor Creando desde aqu estas listas, podremos luego utilizarlas en las fichas de Artculos, Clientes y Proveedores, de una forma rpida y sencilla, tanto de edicin como de creacin.
85 / 197
Para ms informacin, trucos, problemas y consejos sobre la impresin de documentos, pusle aqu. NOTA: Puede utilizar otra impresora distinta para imprimir los tckets desde el Mdulo TPV o TPV Visual. De esta manera, podr usar una impresora para documentos y listados y facturas y otra para tckets del TPV. Para especificar qu impresora desea usar con el TPV, dirjase a la Configuracin del mdulo TPV o TPV Visual.
86 / 197
Nombre/Smbolo de la Moneda
Puede configurar la moneda principal y secundaria a utilizar con SimplyGest. Debe especificar el "tipo de cambio" de una moneda a otra (de principal a secundaria). Por ejemplo, en el caso de moneda principal = Euros, el tipo de cambio ser 166,386.
Actualizar Stock
Indique si desea actualizar el stock de sus artculos al vender, comprar, realizar albaranes y/o presupuestos. Si no activa ninguna de estas opciones (si no desea actualizar stock de sus artculos), la columna "Cantidad" de la tabla de artculos desaparecer para mayor comodidad y visibilidad.
Actualizar Precios
Al Vender... Actualizar PVP: actualizar el precio de venta de los artculos al venderlos con otro precio distinto al que tuviera asignado. Recalcular %Margen segn nuevo PVP: recalcular el nuevo %Margen segn el precio de coste del artculo y el nuevo precio de venta Al Comprar...
87 / 197
Al Comprar... Actualizar P. Coste: actualizar el precio de coste de los artculos al comprarlos con un precio distinto al que tuviera asignado. Actualizar %Margen segn nuevo P.Coste: recalcular el nuevo %Margen segn el nuevo precio de coste del artculo y su precio de venta Actualizar PVP segn %Margen y nuevo Coste: recalcular el nuevo precio de venta del artculo automticamente, segn el %Margen que tenga asignado y el nuevo precio de coste. Actualizar automticamente las tarifas al modificar precios, vender o comprar:actualizar las tarifas de los artculos automticamente en el proceso de venta, compra o cuando decidamos modificar los precios manualmente.
88 / 197
SimplyGest le avisar con un mensaje invitndole a realizar una copia de seguridad si hace ms de 6 das que no la hace. Esta opcin est activada por defecto, y el mensaje de aviso se muestra al salir del programa.
Activando esta opcin, el programa realizar cada 3, 6 o 12 horas, una copia de respaldo de los archivos de datos de la empresa actual, en una carpeta alternativa. Esta utilidad puede resultar muy util en algunos casos para evitar daos en los archivos y mantener una copia de seguridad de sus datos de forma segura y actualizada. NOTA: Activar esta casilla puede ralentizar el uso del programa en algunos momentos, dependiendo del volumen de datos, por lo que siempre recomendable realizar las copias de seguridad de forma manual cada cierto tiempo. El programa tiene una opcin para recordrselo cada X das.
89 / 197
90 / 197
Firma Digital
Esta opcin permite preconfigurar el Mdulo de Firma Digital para no tener que configurarlo siempre que desee firmar digitalmente una factura o documento que guarde como PDF.
91 / 197
desee activar o desactivar esta opcin en algunos casos (al utilizar el programa con muchos puestos en red, por ejemplo). Si se activa la opcin, la velocidad al cambiar de una ventana/pestaa a otra se ver reducida en algunos casos (red local sin Mdulo Cliente/Servidor). La mejor forma de saber si es necesario activar o no esta opcin es realizar varias pruebas y comprobar si realmente es necesario activarla o no.
Esta opcin permite cambiar el tamao del buffer a utilizar para el envo de datos a travs de la red local, SIN Mdulo Cliente/Servidor (con el Mdulo Cliente/Servidor no es necesario modificar el tamao del buffer). Si utiliza SimplyGest en red local, sin conexin Cliente/Servidor (compartiendo carpetas), esta utilidad le permitir modificar el tamao del buffer, multiplicndolo por el ndice que seleccione en la barra de deslizamiento. Puede incrementar la velocidad en red local en muchos casos, pero afectar al consumo de memoria y de CPU. Si aparecen problemas o no nota ningn cambio en la velocidad, reduzca el ndice al valor por defecto (1).
Esta utilidad permite comprobar, al iniciar SimplyGest, si la versin del programa instalada en el Servidor es la misma que la instalada en el equipo actual. Esta opcin slo est disponible si estamos conectados en red a un Servidor utilizando el Mdulo Cliente/Servidor Al activarla, cuando iniciemos SimplyGest, si la versin que estamos utilizando es diferente a la del Servidor, aparecer un mensaje de aviso para informarnos y tomar las medidas que creamos oportunas.
92 / 197
para informarnos y tomar las medidas que creamos oportunas. No se recomienda utilizar versiones diferentes del programa en red, ya que las nuevas versiones tienen nuevos campos, opciones, etc... que no son reconocidos por versiones antiguas.
93 / 197
Configurar Impresora
Impresora por defecto Impresora por defecto en el TPV Mostrar el dilogo de Configuracin de Impresora antes de imprimir Tamao del Papel N de Copias Otras opciones de configuracin para impresoras
N de Copias
Indique aqu el N de Copias que se imprimirn de cada documento/listado(factura que imprima con SimplyGest. El N de copias puede modificarse tambin durante la "Vista Previa".
94 / 197
para as poder seleccionar con un solo click cualquier informe disponible. Imprimir con los colores de la empresa y del programa: Con esta opcin marcada imprimir el informe con los colores utilizados para el interfaz de la empresa, obviando los colores propios del informe. Mostrar ventana de opciones de la impresora...: Mostrar la ventana de configuracin previa a la impresin del propio sistema operativo. Impedir imprimir documentos sin guardarlos previamente: No permitir la impresin de cualquier documento de venta/compra sin antes haber guardado o realizado el documento. Al exportar, guardar el archivo resultante en...: Seleccionaremos la ruta por defecto en la que se almacenarn los documentos exportados.
95 / 197
Qu es? Diferencias entre el Servicio SMS de SimplyGest y el de SMSTrend Qu necesito? Enviar un SMS a varios destinatarios IMPORTANTE: Aspectos a tener en cuenta
Qu es?
SimplyGest permite el envo de SMS (mensajes a telfonos mviles) directamente desde el programa, mediante la creacin y contratacin de un servicio de envo de SMS. Actualmente hay disponibles dos servicios de envo de SMS diferentes. Uno de ellos puede contratarse directamente con nosotros, y otro a travs de la empresa SMSTrend. Enve recordatorios a sus clientes, o felicitaciones de cumpleaos, ofertas especiales, etc... Una nueva y rentable forma de fidelizar a sus clientes o premiar a los ms habituales. SimplyGest acta como "enlace" entre el programa y el servicio de envo de SMS, de forma que podr enviar SMS a sus clientes, proveedores o a cualquier destinatario de forma fcil y rpida, siempre que tenga una cuenta de SMS creada con nosotros o con SMSTrend, haya configurado correctamente los parmetros necesarios en el programa, y tenga saldo suficiente para el envo de SMS.
Qu necesito?
Para el envo de SMS, slo necesita tener una cuenta de SMS con cualquiera de los servicios disponibles y saldo suficiente, as como configurar SimplyGest con los parmetros solicitados en la configuracin del programa. Una vez configurado, desde SimplyGest podr enviar SMS, consultar el informe de entrega del ltimo SMS enviado, consultar el saldo disponible, o acceder a su panel de control SMS privado rpidamente.
96 / 197
IMPORTANTE: Aspectos a tener en cuenta sobre proteccin de datos de caracter personal, autorizaciones, etc...
El envo de SMS puede requerir autorizacin previa por parte del destinatario. No olvide preguntar a sus clientes si desean o no recibir SMS de su empresa. El envo de SMS lo realiza un operador de SMS ajeno a SimplyGest. Los posibles errores de envo, entrega, etc... son completamente ajenos a SimplyGest, y dependen en cualquier caso de la configuracin que haya introducido el usuario en el programa o del correcto funcionamiento del operador. El servicio de envo de SMS garantiza la entrega del 99,9% de los mensajes enviados siempre que no se produzcan errores o retrasos propios de cada operadora de mvil.
97 / 197
Qu es? Qu necesito? Envo masivo: Enviar un Listado, Factura, etc... por e-Mail a varios clientes Enviar un e-Mail a varios destinatarios IMPORTANTE: Aspectos a tener en cuenta
Qu es?
SimplyGest permite el envo de correo electrnico directamente desde el programa, sin necesidad de utilizar otro programa de envo de email como Outlook, Oulook Express y otros clientes de correo. De esta forma, el envo de e-Mails es ms rpido y directo, aunque el usuario puede elegir si desea utilizar SimplyGest para el envo de emails, o bien seguir utilizando el cliente de correo predeterminado del sistema.
Qu necesito?
Para el envo de e-Mails utilizando SimplyGest, slo necesita tener una cuenta de correo POP y los datos de configuracin del SMTP de la misma. No todas las cuentas de correo electrnico permiten el envo de e-Mails utilizando otros programas. En caso de que el e-Mail no pueda ser enviado, SimplyGest incluye una opcin para "reintentar el envo utilizando el programa de correo predeterminado del sistema", de forma opcional. Para el envo de e-Mails utilizando un programa externo, slo necesita tener algn programa de correo electrnico, como el Windows Mail, Outlook, etc... En este caso ser el propio programa de envo de e-Mails quien realice el envo, muestre los posibles errores, etc... siendo completamente ajeno a SimplyGest.
Envo masivo: Enviar un Listado, Factura, etc... por e-Mail a varios clientes
Desde la ventana de Vista Previa, dispondremos de un botn para enviar por e-Mail el documento que vayamos a imprimir. Pulsando este botn, SimplyGest generar una copia del documento en formato PDF, y ser enviado por e-Mail automticamente. Segn el modo de envo de e-Mails configurado en el programa (ver puntos anteriores), aparecer una ventana donde podremos seleccionar a quin enviar el e-Mail, pudiendo elegir entre todos los Clientes, Proveedores, o escribir las direcciones de e-Mails directamente; as como personalizar el texto del mensaje. El e-Mail se enviar a todos los destinatarios seleccionados, evitando duplicados siempre que sea posible, y siempre ocultando las direcciones de e-Mail de los dems destinatarios.
98 / 197
IMPORTANTE SimplyGest le permite imprimir ms de 600 documentos distintos, listados avanzados, histricos detallados, ms de 30 modelos distintos de factura, etiquetas de cualquier tamao, cdigos de barras... Todos estos informes prediseados son personalizables. Han sido creados por el equipo de SimplyGest, pero usted puede modificarlos a su gusto (cambiar los colores, tipo y tamao de letra, aadir o quitar campos/datos...) En esta pgina podr ver ejemplos sobre cmo imprimir estos informes/documentos. Imprimir otros documentos: etiquetas, cdigos de barras, otros modelos de factura, etc... Imprimir otros informes/documentos/etc... Imprimir Etiquetas, Cdigos de Barras, etc... Crear Formularios PDF editables (AcroForms) Especificar los elementos a imprimir (cuntos, cuales, etc...) Imprimir un listado con otro orden Imprimir slo aquellos registros que yo seleccione (no todos) Imprimir el resultado de una bsqueda (imprimir listados filtrados) Imprimir slo un artculo, etiquetas de un solo artculo, o el mismo artculo X veces... Imprimir varias etiquetas del mismo artculo (por ejemplo, varios cdigos de barras de cada artculo) Imprimir slo los campos que yo especifique (no imprimir un determinado dato) Otras opciones de Impresin, Configuracin de la impresora, etc... Mostrar el dilogo de "configuracin de la impresora" antes de Imprimir Imprimir slo una pgina concreta, o un grupo de pginas (por ejemplo, de la 2 a la 8) No imprimir los colores ni las lneas, en los informes predeterminados Disear/Adaptar un documento/factura a otro tamao de papel (A5, sobre, etc...) Disear un documento para que imprima en horizontal (apaisado) Modificar los mrgenes de una plantilla/informe prediseada Imprimir el Total de la Factura (o cualquier otro nmero) en Letras Guardar un documento/factura/etc... o enviarlo por FAX o por e-Mail Enviar un documento/listado/factura/etc... por FAX o por e-Mail Guardar el documento en otro formato (como PDF, Word, Excel, texto, Imagen...) Preguntas ms frecuentes... Pulse aqu para ver ayuda relacionada con la impresin de tckets en el Mdulo TPV Pulse aqu para ver los problemas y errores relacionados con la impresin de documentos o tckets Puedo imprimir otros listados, documentos; distintos a los que trae el programa? Puedo imprimir cdigos de barras para mis artculos, clientes, etc...? Puedo imprimir etiquetas? Imprimir varias etiquetas del mismo artculo (imprimir varias veces cada registro) Cmo guardar (exportar) un documento/listado/factura a otro formato (PDF, Word, Excel, Imagen...)
99 / 197
Un formulario PDF consiste en un documento PDF en forma de formulario para recoger datos, que puede ser editado por el usuario, rellenando las casillas de datos como si se tratara de un formulario web o en papel, con posibilidad de imprimirlo.
Para crear este tipo de formularios PDF debe crear un informe o plantilla siguiendo una serie de instrucciones, con el Diseador de Informes. La siguiente tabla muestra los tipos de campos que pueden crearse y la forma de hacerlo. El programa incluye un diseo de informe que incluye todas las posibilidades disponibles. Le recomendados ver el diseo de dicho informe ya que le ser de gran ayuda a la hora de crear nuevos formularios a medida. Tipo de Campo Muestra Instrucciones Aada un Label al informe en la posicin deseada. Cambie el color de fondo del mismo si lo desea, as como el color del texto. En el texto del Label escriba "<%NOMBRE%>" (sin las comillas). Esto convertir el Label, respetando el tamao y posicin, en una casilla de texto editable cuando convierta el documento en PDF. Aada un Memo al informe en la posicin deseada y con el tamao deseado. Haga click con el botn secundario sobre el Memo, y en la opcin Lneas, escriba "<%MEMO%>" (sin las comillas). Aada un Label al informe en la posicin deseada. En el texto del Label escriba "<%[]%>" (sin las comillas). Si desea que el CheckBox est marcado/activado por defecto, escriba en su lugar "<%[X]%>" (sin las comillas). Aada un Memo al informe en la posicin deseada y con el tamao deseado. Haga click con el botn secundario sobre el Memo, y en la opcin Lneas, escriba lo siguiente: "<%COMBOBOX%>" (sin las comillas) Opcin 1 Opcin 2 Opcin 3 (y tantas opciones como desee) Aada un Memo al informe en la posicin deseada y con el tamao deseado. Haga click con el botn secundario sobre el Memo, y en la opcin Lneas, escriba lo siguiente: "<%LISTBOX%>" (sin las comillas) Opcin 1 Opcin 2 Opcin 3 (y tantas opciones como desee) Aada un Label al informe. No importa la posicin o el tamao, ya que la anotacin aparecer por
Campo de Texto
CheckBox
ComboBox
ListBox
100 / 197
Anotacin en Pantalla
o el tamao, ya que la anotacin aparecer por defecto en la parte inferior derecha de la ventana al abrir el documento PDF. En el texto del Label escriba "<%NOTAS:MENSAJE A MOSTRAR%>" (sin las comillas), donde MENSAJE A MOSTRAR es el texto a mostrar en la anotacin. Por ejemplo: <%NOTAS:Esto es una anotacin que puede editarse para que se muestre en pantalla al abrir el PDF.%> Botn que al pulsarlo muestra un mensaje al usuario: Aada un Label al informe. El tamao y posicin del Label sern el tamao y posicin del botn, por lo que es recomendable adaptarlo segn sus necesidades. Escriba "<%JAVASCRIPT:app.alert('MENSAJE')%>" (sin las comillas), donde MENSAJE es el texto a mostrar en el mensaje cuando se pulde el botn. Botn que al pulsarlo enva el formulario a una web que recoge los datos del mismo: Aada un Label al informe. El tamao y posicin del Label sern el tamao y posicin del botn, por lo que es recomendable adaptarlo segn sus necesidades. Escriba la direccin de la web que recoge los datos, incluyendo el "http://". Por ejemplo: "<%http://www.simplygest.es/pruebaformu.html%>" (sin las comillas) Botn que al pulsarlo borra los datos del formulario para empezar de nuevo: Aada un Label al informe. El tamao y posicin del Label sern el tamao y posicin del botn, por lo que es recomendable adaptarlo segn sus necesidades. Escriba "<%RESET%>" (sin las comillas)
Botones
Por ejemplo, para imprimir varias etiquetas de cad artculo... Seleccione el/los artculo/s que desee imprimir (si slo quiere imprimir uno, realice una bsqueda avanzada, para que el nico registro visible sea el que desea imprimir). Pulse "Imprimir". Si ya ha elegido el diseo a utilizar, aparecer una ventana que le preguntar "Cuntas veces desea imprimir cada artculo". Escriba el N de Veces (por ejemplo, 10) y pulse Enter. Si desea imprimir tantas etiquetas como existencia haya de cada artculo, escriba "0" y pulse Enter. Si an no ha elegido el diseo a imprimir, cuando lo haga aparecer dicha ventana. En la ventana de vista previa podr ver el resultado.
102 / 197
Guardar el documento en otro formato (como PDF, Word, Excel, texto, Imagen...)
Puede guardar cualquier informe o factura como un documento de Microsoft Word, Excel, PDF, como imagen, etc... para enviarlo por e-Mail, o llevarlo de un lugar a otro. Para saber cmo hacerlo, consulte la seccin de la ayuda dedicada a este tema, haciendo click aqu. Estos son los formatos soportados: Microsoft Word (RTF) Microsoft Excel PDF (Adobe Acrobat Reader) HTML (Pgina Web) XHTML (Pgina Web) Imagen BMP, JPG o WMF Lotus 123 Quattro Pro
103 / 197
En esta ventana podr cambiar, adems del tipo de papel y los mrgenes, la fuente/origen del papel, disposicin de las columnas, etc... Aunque haya configurado el programa para que imprima en tamao A4 (en "Configurar SimplyGest"), SimplyGest usar el tamao/papel/mrgenes/etc... que hayan sido especificados para cada plantilla/informe. Recuerde guardar el diseo, ya que de no ser as, no se aplicarn los cambios realizados. Es recomendable guardar sus propios diseos con otro nombre distinto, ya que en caso de haber actualizaciones, se sobre-escribirn los informes antiguos con versiones nuevas.
El Diseador de Informes incluye una opcin para imprimir cualquier nmero (totales de factura, precios, etc...) en Letra. Muy util, por ejemplo, para impresin de recibos o facturas de determinados pases (por ejemplo, Mxico) que requieren la impresin del importe en letras. Por ejemplo, el nmero "1003,85" se convertira en "MIL TRES CON OCHENTA Y CINCO". Para pases como Mxico, el importe anterior aparecer como "MIL TRES PESOS 85/100 MN"
104 / 197
Es posible imprimir ms de 600 documentos distintos (etiquetas de cualquier tamao o modelo, cdigos de barras de cualquier tipo, listados avanzados, tablas estadsticas, histricos especiales, fichas, comisiones, modelos de factura, recibos, tcket para el TPV, arqueos detallados...) Todos estos diseos pueden ser modificados a su gusto con el "Diseador de Informes", o adaptados a las medidas que necesite, o a papeles pre-impresos de su empresa, o crear los suyos propios... Ejemplos Concretos Ejemplo 1: Imprimir con otro formato/modelo/diseo de Factura Ejemplo 2: Imprimir Etiquetas/Cdigos de Barras para sus artculos, clientes o proveedores Ejemplo 3: Imprimir un listado de Artculos diferente: Por ejemplo, ordenados por Familia Otros temas relacionados, trucos, etc... Cmo imprimir un solo registro varias veces, o un grupo de ellos, etc... Imprimir varias etiquetas de cada artculo, o segn el stock actual, o segn la cantidad comprada... Cmo disear mis propios informes/diseos/modelos de factura, o modificar los ya existentes
105 / 197
Como puede observar en la imagen izquierda, el modelo predeterminado imprime la factura del mismo color con el que haya configurado el programa. Esto puede modificarse si lo desea, pudiendo elegir si imprimir o no los colores, como muestra la imagen de la derecha. 2)Pulse el botn "Elegir otro", como muestra la siguiente imagen.
106 / 197
Aparece el panel para "Seleccionar Informe" (ver siguiente imagen). Aparecern los diseos relacionados con lo que desea imprimir, es decir, si est en la ventana de Artculos y pulsa Imprimir, aparecern los listados o etiquetas de Artculos. Como en este caso estamos en la pestaa Vender de SimplyGest, automticamente aparecen los modelos de factura disponibles... 3)Seleccionamos el modelo que buscamos haciendo click sobre l. En este ejemplo, imprimiremos la "Factura Nen", como muestra la siguiente imagen.
107 / 197
A continuacin podremos ver la Vista Previa del informe. Podr maximizar la vista previa si lo desea, modificar los datos a imprimir con el panel de la derecha, o volver a elegir otro modelo/diseo distinto si no le gusta el escogido.
Podemos comprobar que en la parte superior de la ventana aparece el nombre del diseo actual. Si decidimos usar este diseo, SimplyGest lo asignar como diseo por defecto para ventas (o para albaranes, etc... segn el caso) y no tendr que hacer este proceso nunca ms. Si se tratara de otro informe (listados, tablas, etc...) SimplyGest guardar ese diseo en una carpeta de "Favoritos" para que sea ms fcil
108 / 197
Si se tratara de otro informe (listados, tablas, etc...) SimplyGest guardar ese diseo en una carpeta de "Favoritos" para que sea ms fcil encontrarlos la prxima vez.
Vaya a la pestaa "Etiquetas". Si ya haba un diseo de etiquetas elegido para imprimir artculos, podr ver la vista previa del mismo. Si no hay ninguno, un mensaje le avisar y podr elegir un diseo predefinido para imprimir sus etiquetas.
109 / 197
Si desea elegir otro diseo de etiquetas, pulse el botn con el texto "Elegir otro" en la parte superior. Aparecer el panel de diseos disponibles o un botn para "Buscar diseo en otra carpeta".
Tras hacer click en cada archivo, podr ver la vista previa del modelo seleccionado. Adems, podr elegir qu datos imprimir, con el panel de la derecha, o guardar/exportar el documento a otro formato, o enviarlo por FAX o por e-Mail.
110 / 197
Recuerde que si el modelo de etiqueta que usted utiliza no se encuentra entre los disponibles, puede disearlo usted mismo, o contactar con nosotros para que le ayudemos a conseguir su diseo. Puede imprimir cualquier tipo de cdigo de barras, en cualquier tamao de etiqueta, etc... Tambin le puede interesar cmo imprimir varias etiquetas del mismo artculo. Le recomendamos leer la seccin dedicada a Imprimir para ms informacin.
Tras hacer click, podr ver la vista previa de la nueva plantilla seleccionada. Adems, podr elegir qu datos imprimir en el panel de la derecha, o exportarla (guardar como otro formato), o enviarla por FAX, o por e-Mail.
111 / 197
112 / 197
Introduccin a los modos de impresin Vea las diferencias entre imprimir usando el Driver propio de su impresora o usando el driver Genrico/Slo Texto Tabla de diferencias entre los distintos modos de impresin Soluciones a los problemas conocidos relacionados con la impresin/diseo de tckets
SimplyGest permite imprimir utilizando dos modos de impresin distintos, utilizando directamente el puerto o utilizando la impresora. Si imprime a travs del puerto directamente, no es necesario instalar el driver especfico de su impresora. SimplyGest enviar a travs del cable los caracteres a imprimir, independientemente del modelo de impresora que tenga instalado. Este modo de impresin imprime ms rpido, pero utiliza un tipo de letra estndar y no permite imprimir imgenes, lneas, etc... Si imprime a travs de la impresora, debe instalar previamente el driver especfico de su impresora, para que Windows la detecte correctamente. Este modo de impresin respeta el tcket tal como lo haya diseado (tipo de letra, distancias, tamaos, etc...) pero la velocidad de impresin puede variar segn el tipo de letra que haya usado al disear el tcket. Un driver es un controlador que debe ser instalado para que Windows detecte la impresora y aproveche al mximo sus caractersticas. Los fabricantes de impresoras (Epson, Samsung, etc...) ofrecen drivers para cada modelo de impresora en sus pginas web. El modo "Imprimir Archivo" es compatible con todas las impresoras existentes, pero la calidad del tcket es muy simple, aunque se imprime ms rpidamente. El programa crea un archivo de texto, similar al diseo de tcket elegido, y lo enva a la impresora seleccionada como si fuera un documento de Windows. NOTA: Windows incluye un driver genrico llamado "Generic / Text Only" (Genrico / Slo texto) que sirve para cualquier tipo de impresora, pero slo imprime texto y es posible que no sea completamente compatible con su modelo de impresora, por lo que es ms recomendable usar el driver especfico de su impresora. A continuacin se muestra una tabla donde podr ver las diferencias entre imprimir usando el puerto, osando el driver especfico de la impresora o usando el driver genrico de Windows. Caracterstica Puerto Driver Impresora Driver Genrico Imprimir Archivo Velocidad de impresin Rpido Segn tipo de letra Segn tipo de letra Rpido Imprime Imgenes Imprime Lneas y Recuadros Imprime Colores Usa el tipo de letra elegido en diseo Permite imprimir en red Corte de Papel Apertura del Cajn Portamonedas
A continuacin podr ver dos imgenes que muestran cmo se imprime un tcket utilizando el Driver propio de su impresora, y el mismo tcket utilizando el driver Genrico/Slo Texto o a travs del Puerto Tcket utilizando el driver de "EPSON TM-88IV" Tcket utilizando el driver "Genrico/Slo Texto"
113 / 197
114 / 197
El Diseador de Informes
El Diseador de Informes slo est disponible en las versiones Profesional y Tallas y Colores. Los Mdulos TPV y TPV Visual incluyen una versin reducida del Diseador de Informes que le permitir crear/modificar tckets de venta, facturas y arqueos. Introduccin y primeros pasos Importante. (Leer antes de empezar) Pulse aqu para ver ayuda relacionada con el diseo de tckets en el Mdulo TPV El Diseador/Generador de Informes La ventana del Diseador Para qu sirve cada botn? Mens Desplegables (botn secundario del ratn) Redondear decimales, o mostrar el smbolo del Euro o cualquier otro formato. Disear/Adaptar un documento/factura a otro tamao de papel (A5, sobre, etc...) Disear un documento para que imprima en horizontal (apaisado) Modificar los mrgenes de una plantilla prediseada Cmo imprimir el pie de pgina slo en la ltima pgina... SubInformes Formularios PDF Editables (AcroForms)
Importante...
El diseador de informes consta de un asistente que le ayudar a crear informes y/o etiquetas con slo un par de clicks. Gracias a sto, podr crear listados simples y modificar el resultado a su gusto si fuera necesario. SimplyGest incluye ms de 500 diseos diferentes de Factura, Listados, Informes avanzados, Tckets, ARqueos, etc... que pueden ser modificados a su gusto con el Diseador de Informes Todos los informes prediseados pueden ser modificados a su gusto, guardados con otro nombre, etc... Podr cambiar/eliminar/insertar cualquier texto en ellos, modificar la fuente, los datos que se imprimen, el tamao/color de la letra, el diseo, los colores, imgenes, tamao y disposicin, etc... Si necesita adaptar los modelos de facturas o listados a papel pre-impreso, no dude en contactar con nosotros.
115 / 197
En ella podemos ver... El Men del diseador (Archivo / Editar / Ver / Informe y Ayuda) con opciones propias del diseador La pestaa "Datos" (para crear informes avanzados, basados en consultas SQL (slo usuarios avanzados)) La pestaa "Diseo" (se muestra por defecto. Es la que muestra el diseo y los componentes para disear el informe) La pestaa "Vista Preliminar", que muestra el aspecto que ir tomando el informe en cualquier momento. Segn nos encontremos en una pestaa o en otra, el men superior del diseador cambiar o desaparecer. El men ms complejo es el de la pestaa "Diseo", que contiene los siguientes componentes:
Ms abajo est, en blanco, el "Panel de Diseo". En l podr ver 3 secciones (bandas): El "Encabezado": Todo lo que inserte en l se imprimir al principio de cada pgina. El "Detalle": Se encarga de obtener los datos desde las bases de datos que le indiquemos. Lo que inserte en esta banda se imprimir tantas veces como registros haya en la tabla/base de datos. Ms abajo explicaremos cmo funciona. El "Pie de Pgina": Exactamente igual al encabezado, pero se imprime al final de cada pgina. Adems de estas 3 bandas, puede insertar otras, mediante el men "Ver" del Men Superior del diseador: El "Ttulo: Se imprime al principio del informe, y slo en la primera pgina. El Sumario: Se imprime inmediatamente despus de que el "Detalle" haya terminado de mostrar los datos. No obstante, puede configurar esta banda para que se imprima en una posicin concreta del papel. Consulte el ltimo tema de esta pgina para saber cmo hacerlo. Los Grupos: Permite realizar listados ms complejos y profesionales, agrupando y separando aquellos registros con un dato en comn. Mire algunos ejemplos en las plantillas prediseadas de la web, o utilice el "asistente de informes" en el men "Archivo -> Nuevo". "Diseo de Pgina": Muy til para imprimir algo en el fondo de la pgina, independientemente de lo que haya en otras bandas.
BOTN
DESCRIPCIN Inserte este componente en cualquier parte del informe y escriba el texto que quiera que aparezca, como muestra la siguiente imagen:
CMO SE UTILIZA
Similares al anterior, pero permiten insertar texto largo y texto con formato respectivamente. Para modificar dicho texto, haga click con el botn secundario del ratn sobre el componente, despus de haberlo insertado en el informe:
Permite imprimir, de forma automtica, la Fecha, N de Pgina, La Hora, etc... en el momento en que se imprima.
116 / 197
Permite imprimir una imagen a partir de un archivo. Para seleccionar dicha imagen, haga click con el botn secundario sobre el componente, despus de haberlo insertado en el informe.
Permite imprimir una figura simple, como un rectngulo, crculo, cuadrado, rectngilo redondeado, etc...
Permite imprimir una lnea horizontal o vertical, alineada al lado que especifiquemos, como muestra la imagen.
Permite imprimir un Cdigo de Barras sabiendo su Nmero. Podremos elegir el Tipo de Cdigo de Barras (EAN8, EAN13, etc...)
BOTN
DESCRIPCIN Introduzca este componente en el informe y seleccione, en la parte superior, la Tabla desde donde se extraern los datos. Luego, en el desplegable de la derecha, seleccione el Campo que se imprimir. Por ejemplo, en este caso, el componente imprimir el Nombre de la Empresa.
CMO SE UTILIZA
Igual que los vistos anteriormente, pero con la caracterstica de que permiten obtener el texto de un determinado campo de una tabla, como el componente anterior.
Este componente permite SUMAR, CONTAR, etc... los valores que contenga el campo que especifiquemos. Suele colocarse al final de un informe, para imprimir totales, etc... Adems de sumar, contar, etc... tambin sabe hallar el promedio, el mnimo y el mximo de los valores. Este componente permite mostrar una imagen que est en la base de datos, como las imgenes de los artculos, el logotipo de su empresa, etc... Slo tendremos que colocar este componente en el informe y seleccionar la tabla y el campo a consultar, como hicimos con el primer componente de esta paleta. Podemos modificar el tamao de la imagen, centrarla, etc... con su propio men desplegable (botn secundario). Este componente permite imprimir cdigos de barras (de cualquier tipo) a partir del valor que contenga una tabla. Por ejemplo, la siguiente imagen muestra el Cdigo de Barras de un artculo, a partir del cdigo del mismo. Con el men desplegable del componente (botn secundario) podremos configurar el tipo y aspecto del cdigo de barras. BOTN DESCRIPCIN CMO SE UTILIZA Estos componentes le permitirn dar formato a cualquier texto (negrita, cursiva o subrayado). Por ejemplo, si desea dar formato negrita y cursiva a Puede mezclar los 3 formatos si lo desea. un texto, simplemente seleccione el texto haciendo Este componente funciona sobre cualquier componente que imprima click sobre l y luego pulse el botn Negrita y Cursiva.
117 / 197
Este componente funciona sobre cualquier componente que imprima click sobre l y luego pulse el botn Negrita y Cursiva. texto o nmeros. Estos componentes le ayudarn a alinear cualquier texto/nmero en el informe. Podr centrar, alinear a la izquierda o a la derecha o justificar cualquier componente que contenga nmero o texto. Para alinear un texto, seleccione el texto haciendo click Tenga en cuenta que existe la posibilidad de que el texto que se vaya a sobre l y luego pulse el botn de alineacin elegido. imprimir no "quepa" en el espacio. Para ello, hay una opcin llamada "Tamao Automtico" que le permitir "estirar" el texto si ste se queda corto. Sirven para colorear su informe. Estos componentes colorean el fondo Para colorear el fondo de un recuadro, utilice el primer botn. Seleccione el recuadro y pulse el botn. Elija y borde de los recuadros de texto creados con el botn . Tenga en luego el color deseado para el fondo del reciadro. cuenta que no todas las impresoras permiten la impresin de todos los Para colorear el borde del recuadro, seleccione el colores disponibles. recuadro y pulse el segundo botn. Sirven para cambiar el tamao y la forma de las lneas creadas con el Seleccione la lnea y pulse este botn. Aparecer un desplegable para elegir varios tamaos de lnea. botn . Este componente convierte un nmero en letra. Es decir, imprimir Funciona exactamente igual que un . "CIENTO CINCUENTA CON TREINTA" en lugar de "150,3". Seleccione el texto/nmero/etc... cuyo color desee Estos dos componentes colorean texto (no recuadros). Le permitirn cambiar y haga click en el primero botn para imprimir de otro color un texto y su color de fondo. asignarle un color al texto, o en el segundo botn para asignarle un color de fondo.
Pulsando con el botn derecho sobre algn componente, o sobre la pgina, o sobre el diseador; se mostrar un men desplegable con las opciones relacionadas. Con estas opciones, podr modificar aspectos importantes de los componentes, como el formato de visualizacin de las nmeros (N de decimales), etc...
118 / 197
Seleccione la opcin "Formato de Visualizacin". AParecer una ventana donde podr elegir el formato con el que se imprimir el valor de dicho campo. Por ejemplo, para redondear a 2 decimales, y adems aadir el smbolo del Euro al final, escriba el siguiente formato "0.00 ", al como muestra la imagen siguiente:
119 / 197
En "Posicin de Impresin", indique la distancia superior en la que se imprimir dicha banda. Por ejemplo, si escribe 260, se imprimir a 260 mm de la parte superior del papel.
120 / 197
Existen ms de 400 informes prediseados distintos que podr imprimir con SimplyGest (etiquetas, cdigos de barras, tckets y facturas de venta, histricos avanzados, tablas estadsticas, etc...). Puede modificar todos estos informes a su gusto, o crear los suyos propios (Slo disponible en SimplyGest Profesional y SimplyGest Tallas y Colores) El Diseador/Generador de Informes El Diseador de Informes. Instrucciones de uso. Crear o modificar un informe... Crear un informe nuevo Modificar un Informe ya existente (o crear un informe a partir de uno ya existente) Cmo imprimir un informe prediseado?
Seleccione "Listado de Clientes" en la lista superior izquierda. En la casilla inferior podr ver el diseo que se est utilizando actualmente para imprimir clientes. Pulse el botn "Crear Nuevo". Aparecer el "asistente para crear nuevo informe", que le ayudar a crear un informe sencillo para clientes. En este ejemplo, NO haremos uso del asistente, por lo que pulsamos "Cancelar". Aparecer la Ventana del Diseador con un informe en blanco (vaco), como podemos ver en la siguiente imagen.
121 / 197
Como puede ver, un informe en blanco se compone de 3 secciones (bandas), que son "Encabezado", "Detalle" y "Pie". Consulte el manual del diseador para obtener ms informacin sobre el uso del mismo. Haga click sobre el botn y luego haga click en la parte del informe donde desee colocar el texto (por ejemplo, en el encabezado). En la parte superior, donde dice "Label1", escriba, por ejemplo, LISTADO DE CLIENTES. El resultado ser algo as:
Si lo desea, cambie el formato del texto, el tamao, los colores... con los botones destinados a ello. Inserte el componente (fjese que NO es el mismo de antes) en la BANDA DETALLE (no en otra). Como muestra la siguiente imagen:
En la parte superior, tal como muestra la imagen anterior, hay dos desplegables. Uno de ellos con el texto "Clientes" que no hace falta modificar, ya que estamos creando un listado de clientes. El otro es para especificar qu dato imprimir. Seleccionamos "Nombre". As imprimiremos el Nombre de los clientes en esa posicin. Haga click sobre el componente que acaba de insertar con el botn secundario del ratn. Aparecer un men desplegable: seleccione la opcin "Tamao Automtico". Esto le permitir "estirar" horizontalmente el texto en caso de que no quepa por ser ms largo que el ancho del componente. Pulse "Vista Preliminar". Podr ver su primer listado de clientes. Vuelva a la pestaa "Diseo". A continuacin colocaremos un "Contador" de clientes al final. Para ello, vaya al men superior "Informe" y haga click en "Sumario...". Ver que se aade una nueva banda al final del informe, llamada "Sumario". Ahora deseleccione el que dice "Pie", de forma que el resultado ser el siguiente:
en la banda "sumario", y con el submen desplegable de dicho componente, seleccione "Clculos...", como
122 / 197
En la ventana "Clculos", seleccione "Contar" y pulse "Aceptar" Pulse ahora en "Vista Preliminar" y vea el nuevo resultado.
Pulse el botn "Modificar" para abrir el diseador de informe y modificar el informe seleccionado actualmente. Si desea disear/modificar otro, pulse primero "Elegir otro" para buscar el informe que desee disear/modificar. Desde la ventana de "Vista Previa" que aparece inmediatamente antes de imprimir un documento. Pulse el botn "Disear actual" para disear/modificar el informe que se va a imprimir. Desde el men del propio diseador, puede abrir otros informes. Para ello, dirjase al men "Archivo" y pulse "Abrir...", o pulse "Nuevo..." si desea crear uno en blanco.
123 / 197
Haga click sobre las imgenes para mostrar la ayuda correspondiente a cada Mdulo Adicional Mdulo TPV
Este Mdulo Adicional convertir SimplyGest en un completo terminal Punto de Venta, ideal para realizar rpidas "ventas de mostrador", utilizando un Lector de Cdigos de Barras (opcional), imprimiendo tckets de venta (opcional), arqueos diarios o entre dos fechas/horas... Soporta la utilizacin de "visores de cliente", apertura automtica de la caja registradora, pantallas tctiles, etc...
TPV Visual Con este Mdulo Adicional transformar SimplyGest en un terminal de Venta ideal tanto para ventas por Mesa (cafeteras, restaurantes, bares, etc...), como para cualquier tipo de comercio (peluqueras, SPA...), ya que podr usar sus propias imgenes para sus artculos y familias. Disee su local (opcional) con el diseador incluido, sepa en cada momento qu mesas hay ocupadas o libres, etc... Soporta la utilizacin de "visores de cliente", apertura automtica de la caja registradora, pantallas tctiles (opcional), impresin de caja/arqueo, etc...
Mdulo Estadsticas 3D
Con este mdulo podr ver o imprimir Estadsticas Grficas avanzadas en 3D o 2D con los datos de SimplyGest, como por ejemplo, los ingresos de cada mes, clientes que hayan pagado ms de un importe concreto, mejores das, ingresos por poblacin, etc... Podr modificar el aspecto del grfico, as como los colores, perspectiva, zoom, etc...
Mdulo Control de Cobros/Pagos Gracias a este mdulo gratuto podr gestionar los pagos/cobros de sus facturas de venta/compra, de forma que una factura pueda ser pagada/cobrada en varios pagos y distintas fechas.
124 / 197
distintas fechas. Adems, permite generar los ficheros con los formatos Normas 19 (adeudos por domiciliaciones en soporte magntico), Norma 34 (rdenes de Transferencia Bancaria) y Norma 58 (crditos comunicados en soporte magntico para su anticipo y gestin de cobro).
Mdulo SAT
Completo Mdulo Adicional para la gestin de Atencin al Cliente y Servicio Tcnico, permitiendo la creacin de partes de trabajo, notas de entrega, reparaciones, impresin de listados, llamadas, emails, envo de SMS, etc... toalmente integrado con SimplyGest.
Utilidad que permite comunicar SimplyGest con sus Etiquetas Electrnicas, permitiendo actualizar los precios y posibles descuentos de forma automtica con un solo click.
Mdulo Traspasos, Inventario y Modificaciones Avanzadas de Datos Utilice esta mdulo adicional para realizar traspasos de datos (artculos, clientes, proveedores, ventas, documentos...) de una empresa a otra, o de un ordenador a otro, o a partir de una copia de seguridad. Durante el traspaso podr especificar qu datos traspasar, cuales sobre-escribir, si desea copiarlos o moverlos, etc... Adems de estas opciones de traspaso, este Mdulo permite realizar modificaciones avanzadas de datos en toda una tabla, es decir, podr sustituir texto, asignar el mismo valor a un determinado campo, etc...
Mdulo Cliente/Servidor Este mdulo opcional permite conectar SimplyGest utilizando tecnologa y arquitectura Cliente/Servidor, de forma que podr conectar las tiendas a travs de Internet en tiempo real hasta 300 veces ms rpido que con la versin normal.
125 / 197
Mdulo Adicional que permite fidelizar a sus clientes con varios mtodos de fidelizacinb configurables (puntos, descuentos, efectivo, etc...) mediante el uso opcional de Tarjetas de Fidelizacin con CHIP o a partir de una base de datos de clientes fidelizados.
Mdulo Escaparate Virtual Mdulo Adicional con el que podr utilizar un ordenador de su Tienda para que sus visitantes puedan consultar su catlogo de productos, realizar bsquedas, comprobar precios y stock, colores, tallas disponibles, etc... e incluso realizar una reserva/pedido desde ese ordenador para luego slo tener que pasar por caja a pagar.
Este mdulo le permite exportar, de forma totalmente automtica, las facturas de Venta/Compra que usted seleccione (o todas); a su programa de contabilidad, creando (de forma opcional) los asientos correspondientes y subcuentas para cada cliente/proveedor. Adems, tanto el Mdulo como el programa, le avisar (opcionalmente) si una determinada factura YA ha sido exportada, para evitar modificarla.
Mdulo de Facturacin Automtica Este sencillo mdulo adicional le permitir copiar (repetir) peridicamente los documentos que desee, a uno o varios clientes/proveedores de forma automtica, cada X das, los das X de cada mes, etc... Resulta muy util para ingresos/gastos habituales, como cuotas de seguridad social, alquileres, contratos, etc... que se repiten peridicamente. Con esta utilidad, slo tendr que hacer el documento una sola vez, y el mdulo se encargar de repetirlo automticamente a uno o a varios clientes/proveedores.
126 / 197
Con este mdulo adicional gratuito, podr crear una sencilla pgina web de su empresa, e incluso, publicarla en Internet si dispone de un dominio propio. Puede modificar los colores de la web, especificar el tamao de las imgenes de sus artculos, separar cada familia en una pgina distinta, etc...
Calendario y Encargos
Este Mdulo gratuito le permitir realizar "encargos" de Artculos desde los Mdulos TPV, permitiendo consultarlos posteriormente y, segn se cumpla la condicin indicada, aadir el artculo a la venta o avisar al cliente. Se incluye tambin un Calendario, que permite mostrar de forma cmoda algunos datos de forma visual en el calendario (pagos pendientes, cumpleaos, etc...)
Panel de Inicio
Este Mdulo gratuito incluye una Agenda, Planning y Gestor de Tareas, y consiste en una aplicacin externa que se ejecuta de forma independiente, sin necesidad de tener abierto SimplyGest.
Con este mdulo podr firmar digitalmente, usando un Certificado Digital, las facturas o documentos que exporte a PDF.
SimplyMove
Con esta utilidad, podr importar datos desde otros programas o bases de datos, o desde Archivos Excel compatibles, Access, DBase, FoxPro y Paradox... (hasta 15 formatos diferentes) El uso de esta aplicacin est destinado para usuarios avanzados. Es un mdulo gratuito.
127 / 197
128 / 197
Qu son las etiquetas electrnicas? Qu es y para qu sirve este Mdulo Adicional? Qu necesito? Cmo funciona?
Qu necesito?
SimplyGest Etiquetas Electrnicas de la maca Taggy, suministradas por el fabricante, modelos LCD05 (mini) y LCD08 (full), por el momento Transmisor/Receptor inalmbrico, suministrado por el fabricante
Cmo funciona?
El primer paso consiste en configurar y preparar el Transmisor en su local. Cada etiqueta es nica, y contiene un N de Referencia nico en la parte posterior. El fabricante le ofrecer instrucciones detalladas sobre la instalacin y puesta en marcha del transmisor. Una vez configurado el transmisor, el resto de configuraciones, actualizaciones de las etiquetas, etc... se harn desde SimplyGest. En la ventana del programa, configure la IP del transmisor y conctese a l, si no est conectado an (esto slo es necesario hacerlo la primera vez). Cree las etiquetas electrnicas que van a estar disponibles. Cada etiqueta puede tener una configuacin diferente, tipo de descuento, tipo de etiqueta, etc... (esto slo es necesario hacerlo la primera vez). En la ventana "Pruebas" puede realizar pruebas de conexin o actualizacin de una etiqueta concreta, para comprobar el correcto funcionamiento del transmisor. Una vez haya dado de alta las etiquetas disponibles, podremos actualizar una etiqueta concreta, o un conjunto de ellas, en la pestaa "Operar", pudiendo incluso mostrar aquellas que no fueron correctamente actualizadas durante el ltimo proceso. El precio a mostrar en la etiqueta ser el precio de dicho artculo en SimplyGest, por lo que slo tendremos que actualizar precios en el programa y el Mdulo para etiquetas electrnicas se encargar de actualizar las etiquetas cuando queramos.
129 / 197
Para qu sirve este Mdulo Adicional? Caractersticas Principales Algunos ejemplos de uso Ejemplo paso a paso
Caractersticas Principales
El Mdulo almacena un registro de asistencias para cada cliente y/o para cada artculo, as como para cada tipo de Servicio, indicando la Fecha, Hora, Duracin del trabajo, si el servicio est cubierto por la garanta, detalle de la incidencia, su Estado (terminado, en trmite, etc), detalle de la solucin o respuesta, etc as como si ha sido facturado o no. Todas las tablas pueden ser ordenadas por cualquier campo para la localizacin rpida de registros. Podremos realizar bsquedas rpidas de servicios, clientes o artculos; o bsquedas avanzadas con varios criterios de bsqueda, as como filtros rpidos (mostrar todos los artculos, slo los vendidos, todos los clientes, slo los que hayan comprado, todos los servicios o slo los que estn en un Estado concreto). Es posible asignar un Tcnico o Empleado a cada servicio, as como la Factura de venta asociada en SimplyGest en la que el cliente adquiri el artculo presupuesto en que fue facturado el servicio una vez finalizado. El Mdulo permite imprimir listados simples o detallados de los servicios realizados por artculo, por cliente, todos, etc as como rdenes o partes de trabajo, informacin/resumen de cada servicio, notas de entrega, etc as como poder personalizar los diseos a su gusto, crear nuevos modelos, documentos, etc Es posible imprimir el N de Orden o N de Parte en cdigo de barras, para poder localizar partes de trabajo o clientes de forma rpida con un lector de cdigos de barras. El Mdulo puede abrirse directamente desde SimplyGest, indicando opcionalmente un Cliente o un Artculo concreto, o bien desde fuera de la aplicacin como un ejecutable aparte sin necesidad de que est SimplyGest abierto. La ventana principal del Mdulo muestra un resumen detallado por Cliente o por Artculo, pudiendo mostrar rpidamente el histrico de servicios para cada cliente/artculo, as como las ltimas ventas de un artculo, o los ltimos artculos comprados de un cliente. Podemos mostrar rpidamente, mediante un desplegable, todos los clientes o slo aquellos a los que hayamos vendido, as como todos los artculos o slo aquellos que hemos vendido alguna vez. Para aquellos servicios no cubiertos por la garanta, es posible facturar el trabajo realizado segn su duracin (horas, minutos, das), e incluso aadir servicios facturables, otros artculos, etc... De esta forma crearemos en SimplyGest la factura correspondiente al servicio realizado. El Mdulo nos avisar si dicho servicio ya ha sido facturado previamente para evitar facturarlo dos veces. Podremos adjuntar fotografas a los servicios realizados as como del artculo una vez recibido en talle, directamente desde la webcam o desde un archivo externo, as como archivos adjuntos para aadir informacin adicional a la incidencia o solucin, con posibilidad de imprimir stos y otros datos en los partes de trabajo o en los listados. Podremos adjuntar fotografas a los servicios realizados as como del artculo una vez recibido en talle, directamente desde la webcam o desde un archivo externo, as como archivos adjuntos para aadir informacin adicional a la incidencia o solucin, con posibilidad de imprimir stos y otros datos en los partes de trabajo o en los listados. Tambin es posible imprimir facturas o documentos desde el programa (SimplyGest) en los que se incluyan datos sobre Servicios del Mdulo SAT, por ejemplo, relacionados con la factura actual, o con el cliente actual, etc...
130 / 197
Podemos crear un nuevo Servicio, ya sea telefnico, a domicilio, etc Automticamente se da de alta el servicio indicando el Cliente, Artculo, Factura original, etc Indicamos el detalle del problema/incidencia, y anotamos el procedimiento a seguir. Imprimimos la orden de trabajo, parte del servicio, nota de entrega, o algn documento diseado por nosotros Automticamente quedar almacenado el trabajo realizado en el historial del cliente (y/o del artculo) para futuras consultas, estadsticas, etc... Una vez est reparado el producto, podremos avisar al cliente por email o por SMS de que ya puede pasar a recoger el artculo, o simplemente avisarle cuando el estado de su servicio cambie de estado. Si el servicio no lo cubre la garanta, podemos crear una nueva factura en SimplyGest de forma automtica, por el importe estimado del servicio realizado. CASO 2: Un cliente nos llama porque necesita soporte tcnico. No se requiere indicar un artculo concreto. Este mtodo es util para empresas de software que ofrecen asistencia, centers, etc... Se accede al Mdulo Adicional, abriendo si queremos directamente ese Cliente concreto. Damos de alta el servicio (Llamada telefnica, Visita a Domicilio, email, Control Remoto) indicando la Fecha, Duracin, opcionalmente indicamos si hay algn artculo o factura asiciada Anotamos la consulta o incidencia, el trabajo realizado, y otros datos opcionales. Una vez est reparado el producto, podremos avisar al cliente por email o SMS. CASO 3: Una persona que no nos ha comprado nada, solicita soporte tcnico con un artculo que nosotros no le hemos vendido Se accede al Mdulo Adicional Podemos utilizar un cliente contado por el momento, o bien dar de Alta al nuevo cliente con sus propios datos Damos de alta la incidencia e imprimimos una Nota de Entrega o un parte de reparacin. El cliente tendr una hoja con un N de Orden, que nos servir ms adelante para encontrar ms fcilmente su servicio Una vez est reparado el producto, podremos avisar al cliente por email o SMS. Cuando llegue el cliente, buscamos su Servicio y tendremos la opcin de facturarle directamente, imprimirle un presupuesto, un parte de reparacin, etc
131 / 197
Panel de Inicio
Caractersticas del Mdulo Cmo ejecuto este mdulo? El Lanzador de SimplyGest El Dock de Escritorio Estadsticas OnLine
El Lanzador SimplyGest
132 / 197
Se trara de una aplicacin que nos permitira tener siempre a mano las utilidades ms habituales de SimplyGest. Algo as como un acceso directo al programa y a los mdulos adicionales en una sencilla ventana que podemos abrir en cualquier momento, e incluso configurar para que se abra automticamente al iniciar Windows. En una misma ventana, dispondramos de accesos directos al programa, al reparador de datos, Weblinker... para que podamos acceder a ellos con un simple click, y sin tener que buscarlos por el escritorio o la carpeta de instalacin de SimplyGest. Podemos ejecutar el Lanzador de SimplyGest cuando se inicie Windows o dejarlo minimizado en la Barra de Tareas, junto al reloj de Windows.
El Dock de Escritorio
El Dock de Escritorio es una utilidad gratuita incluida en el Panel de Inicio, que muestra una barra en el escritorio de Windows con acceso al programa y algunos Mdulos Adicionales de SimplyGest, imitando al Dock de OSX y otros programas similares. Podemos personalizar la posicin en pantalla del Dock, qu accesos directos mostrar, etc... as como ver la informacin metereolgica configurada en el programa.
Estadsticas OnLine
Este Mdulo Adicional permite realizar estadsticas de los Ingresos y Gastos de su empresa, para mostrarlas en pantalla rpidamente a modo de resumen delo da, o subirlos (publicarlos) a una web mediante FTP automticamente, para su visualizacin desde cualquier lugar del mundo, con opcin de actualizar los datos cada cierto tiempo y protegerlos con contrasea. Muy util para comprobar cmo va su negocio desde cualquier parte y en cualquier momento, o si est de vacaciones y desea echarle un vistazo a cmo ha ido el da/mes/ao en su empresa. Compruebe los ingresos del Da, del Mes o de todo el ao, as como los gastos, la media mensual, la media diaria, los 10 artculos ms vendidos, los 10 mejores das del ao... Vea a qu hora se abri la tienda (primera recopilacin de datos al encender el equipo) Grficos 3D de las ventas de toda la semana, del mes y de todo el ao. Opcin para actualizar la informacin cada 5, 15, 30 o 60 minutos y subirla va FTP a una carpeta de su pgina web Protega la visualizacin de las estadsticas con contrasea, tanto en su equipo como en la web resultante Elija con un solo click sobre qu empresa desea trabajar u obtener los datos Visualice las estadsticas desde su casa, desde su telfono mvil, o desde cualquier ordenador del mundo con acceso a Internet Este Mdulo Adicional funciona sin necesidad de estar conectado a Internet, pero si desea subir (publicar) las estadsticas en su web, para que estn disponibles desde cualquier lugar del mundo (mediante acceso con contrasea), deber disponer de lo siguiente: Una pgina web, ya sea de pago o gratuita, con espacio web disponible y acceso por FTP. Conexin a Internet en el equipo que calcula y publica las estadsticas La primera vez que se accede a la pestaa "Estadsticas" del Panel de Inicio se le solicitar una contrasea de acceso, con el fin de que slo usted (o el personal deseado) pueda ver las estadsticas en su pantalla y en la web. Esa contrasea se utilizar tanto como para acceder al mdulo, cerrarlo, o a la web de las estadsticas publicadas. Puede configurar el Mdulo Adicional para que calcule las estadsticas a partir de las Facturas o de los Tckets TPV, as como la empresa de la que obtener los datos, cada cunto tiempo actualizarlos, si subirlos o no a la web indicando la direccin FTP (incluyendo la carpeta de destino en la web, si la hubiera), el usuario y contrasea FTP, etc...
133 / 197
Caractersticas del Mdulo... Para qu sirve? Cmo ejecutar este Mdulo Adicional Diseos del Escaparate: "Tabla" o "Carrusel 3D" Configurar el Catlogo Virtual Recuperar/Consultar Pedidos/Reservas realizados en el Catlogo Virtual
Una vez dentro, en el botn de configuracin situado en la esquina superior derecha de la ventana, podremos configurar algunos parmetros del escaparate, como por ejemplo, permitir o no la realizacin de pedidos, imprimir o no el justificante del pedido, o el idioma por defecto de la interfaz. Adems de estos parmetros de configuracin, el usuario/cliente podr cambiar el idioma de las ventanas fcil y rpidamente con solo pulsar un botn. Los idiomas disponibles son: Espaol, Ingls, Francs, Alemn... Dependiendo de la configuracin seleccionada, algunos botones quedarn ocultos o visibles para no confundir al usuario.
135 / 197
Caractersticas del Mdulo Configuracin PASO 1) Seleccionar Empresa a exportar... PASO 2) Especifique los documentos a exportar... PASO 3) Seleccione el programa al que desea exportar...
Informacin Importante
Gracias a este mdulo adicional, podr exportar las facturas realizadas con SimplyGest a su programa de contabilidad, si ste se encuentra entre los siguientes: ContaWin ContaNet ContaPlus SimplyGest Contabilidad ContaSol EuroConta Se crearn automticamente los asientos correspondientes a sus facturas (ventas y/o compras), creando opcionalmente las subcuentas necesarias si stas no existen ya en su programa de contabilidad. Este mdulo adicional realiza un traspaso simple, creando los asientos de ventas/compras y sus correspondientes cobros/pagos (si los documentos no estn pendientes de cobro/pago) en su programa de contabilidad. Es responsabilidad del cliente realizar las pruebas que considere necesarias para comprobar si el resultado de la exportacin es el deseado. No es recomendable realizar traspasos masivos (cada 3 meses o de todo un ao), sino una vez al mes, para facilitar la deteccin de posibles errores. El mdulo ha sido probado satisfactoriamente con los programas soportados en el traspaso, pero esto no garantiza que dichos programas interpreten los datos exportados de forma correcta en todas las ocasiones y versiones, debido a posibles modificaciones de ltima hora en los otros programas. SimplyGest no se responsabiliza, en ningn caso, de la incorrecta exportacin de los datos a su programa de contabilidad, pero s garantiza que no se perder ningn dato durante el traspaso.
Configuracin
En este panel deber configurar las cuentas y subcuentas que sern utilizadas en su programa de contabilidad. Dependiendo del programa, deber asignar correctamente el nmero de dgitos de cada cuenta y subcuenta. Tambin podr configurar el "Exportador" para crear una subcuenta nica para cada cliente/proveedor, utilizando el cdigo de cada cliente/proveedor en SimplyGest, anteponiendo la subcuenta correspondiente, o bien crear una cuenta nica para todos los clientes y otra para todos os proveedores, en vez de crear una diferente para cada cliente/proveedor.
136 / 197
Seleccione aqu el programa al que desea realizar la exportacin. SimplyGest se encargar de buscar automticamente la ruta donde est instalado, para realizar el traspaso. Si SimplyGest no encuentra la ruta, se le pedir que la busque usted mismo. Tras finalizar el traspaso, se mostrar un mensaje indicado las instrucciones a seguir para importar los archivos desde su programa de COntabilidad.
137 / 197
Tipos de Estadsticas disponibles Comparar con los datos de otra empresa/ao/tienda Tipo de Grfico a mostrar Personalizar el grfico (zoom, perspectiva, etc...) Dividir en "X" Pginas Otras Opciones (Animar, Color de Fondo, Colores...) Imprimir el grfico Panel de Estadsticas Guardar el grfico como una imagen (BMP, JPEG o WMF) Enviar el grfico por e-Mail Guardar los datos del grfico como Excel o HTML
Estadsticas disponibles
Todas estas estadsticas pueden ser filtradas por fecha (intervalo o todos los meses), por cliente/proveedor, por serie de facturacin, etc... Adems, puede mostrar slo los documentos cobrados, los pendientes o todos, o bien utilizar los importes totales o los brutos para realizar la estadstica. Estas son las estadsticas disponibles por el momento: Ingresos y media mensual o diaria Gastos y media mensual o diaria Beneficio y media mensual o diaria Mapa Geogrfico de Ventas: Vea en un mapa las provincias o pases con el volumen de ventas en un determinado perodo de fechas (Espaa, Europa, Sudamrica, Norteamrica, Asia y frica) N de Ventas y media mensual o diaria N de Compras y media mensual o diaria Facturas Pendientes de Cobro con respecto al total Facturas Pendientes de Pago con respecto al total Mejores das (das con ms ingresos) Cliente al que ms vendemos (n de ventas), comparado con el resto Cliente que ms nos paga, comparado con el resto Proveedor al que ms compramos (n de compras), comparado con el resto Proveedor al que ms pagamos, comparado con el resto Artculo Ms Vendido a partir de un mnimo Artculo Ms Comprado a partir de un mnimo Ingresos por Poblacin a partir de un mnimo Gastos por Poblacin a partir de un mnimo Ingresos y Ventas segn forma de Pago Ventas e Ingresos por Da de la Semana (qu da de la semana se vende ms?) Horas con ms actividad (a qu hora del da se vende ms?) Familias ms vendidas (segn Importe) Familias ms vendidas (segn Unidades Vendidas) Seguimiento de un Artculo o Familia durante todo el ao (ventas por mes) y muchas ms NOTA: Algunas estadsticas no permiten ser agrupadas por Meses, o por intervalos de fechas, o no son compatibles con todos los tipos de grficos... En ese caso, las opciones se desactivarn automticamente o se mostrar el grfico disponible de forma automtica. Por ejemplo, las estadsticas de "mapas de ventas" no permiten comparaciones, o algunas estadsticas como "clientes a los que ms vendemos" slo permiten grficos tipo Tarta.
138 / 197
con los de un ejercicio anterior o anteriores, o bien con otra tienda remota. NOTA: No todos los grficos permiten ser comparados. Por ejemplo, las estadsticas de "mapas de ventas" no permiten inclur varios mapas en el mismo grfico.
Tipo de Grfico
Utilice el botn de la parte superior-derecha de la ventana para determinar qu tipo de grfico desea mostrar: Lneas Tarta Barras Verticales reas Donut Cilindros etc... NOTA: Algunas estadsticas slo estan disponibles en un tipo de grfico concreto.
Imprimir el grfico
Si pulsa el botn "Imprimir...", aparecer la ventana de "Vista Previa del Grfico", donde podr colocar el grfico en la posicin que desee en la hoja, establecer los mrgenes, detallar la imagen, aumentar/disminuir el tamao de la grfica, configurar la impresora, etc...
Panel de Estadsticas
Esta opcin permite mostrar en un panel, datos y clculos sobre la estadstica actual, como la Media, Mediana, Moda, etc...
Guardar el grfico
Para guardar el grfico como una imagen, que podr ser vista con cualquier programa de visualizacin de imgenes, enviada por correo, etc... slo tendr que pulsar el botn "Exportar". Aparecer un pequeo asistente que le permitir guardar el grfico a los siguientes tipos de archivo: BMP, PDF, JPG, PNG, WMF, GIF, VML, etc...
139 / 197
Esta opcin permite enviar el grfico por e-Mail a cualquier destinatario, indicando nicamente el email de destino y el formato en que desea enviarlo.
140 / 197
Caractersticas del Mdulo Cmo ejecutar este Mdulo Adicional Crear/Eliminar pagos para una factura Crear automticamente X pagos iguales, a pagar en X das Imprimir un recibo/comprobante para un cobro/pago Imprimir un listado de los cobros/pagos de un documento concreto Norma 19: Adeudos por domiciliaciones en soporte magntico Norma 34: rdenes de transferencia bancaria Norma 58: Crditos comunicados en soporte magntico para su anticipo y gestin de cobro
Adems, si el importe de cada pago no es un nmero entero, SimplyGest le preguntar si desea que el primer pago sea un nmero entero mayor que el resto de los pagos: Por ejemplo, si desea pagar una factura de 200 Euros en 3 pagos, puede optar por realizarlos de la siguiente manera: 1 pago de 67 Euros 2 pagos de 66,50 Euros Tenga en cuenta que estos pagos creados automticamente pueden ser modificados manualmente en cualquier momento, utilizando el botn "Editar Pago". NOTA: Esta opcin slo es vlida para facturas NO cobradas/NO pagadas NOTA 2: No se especifica la forma de pago para cada pago. Deber hacerlo manualmente editando los pagos creados.
Norma 19
La norma 19 se muestran las facturas de venta pendientes de cobro cuyo vencimiento sea igual, o anterior, a la fecha de adeudo que usted especifique. Es necesario que el cliente asociado tenga el campo "Cuenta Bancaria" correctamente rellenado (los 20 dgitos). Seleccione las facturas de las que desee recibir recibo. Puede seleccionarlas todas, o utilizar la tecla "Ctrl" para seleccionar slo algunas. Tambin puede ordenar el listado por la columna que desee. En la parte inferior de la tabla, podr ver la suma total de los importes de todas las facturas seleccionadas. Rellene el resto de las casillas de la parte inferior. Recuerde usar 9 caracteres para el NIF/CIF. En caso de no llegar hasta 9, compltelos con "0" a la izquierda. En fecha de Adeudo, deber seleccionar una fecha posterior a la fecha de entrega, con al menos 4 das hbiles de diferencia. Los sufijos del presentador y ordenante normalmente sern los que ofrece el programa (000), aunque el banco podra exigirle unos distintos. En las casillas "Entidad" y "Oficina" entre los dgitos que corresponden segn su cuenta bancaria. Normalmente correspondern a los ocho (4 y 4) primeros dgitos de su cuenta bancaria. En cuenta de abono, escriba el nmero de cuenta donde desea que le sean abonados los recibos. En el archivo generado, el campo concepto de cada recibo contendr el Nombre de la Factura, seguido de la serie (si existe) y su fecha de emisin. Normalmente su banco debera ofrecerle un programa para realizar esta operacin. SimplyGest realiza este proceso de forma automtica, siguiendo las normas comunes para la creacin del fichero. En caso de no coincidir con los requisitos de su banco, no podr utilizar esta opcin.
Norma 34
Con la norma 34 podr generar cmodamente los Ficheros CSB de rdenes de transferencias nacionales. Seleccione los documentos y/o plazos que desee pagar y rellene los datos del Ordenante, as como la cuenta bancaria donde se realizar el Cargo. En la parte inferior de la tabla, podr ver la suma total de los importes de todas las facturas seleccionadas. En las casillas "Entidad" y "Oficina" entre los dgitos que corresponden segn su cuenta bancaria. Correspondern a los ocho (4 y 4) primeros dgitos de su cuenta bancaria. En cuenta de Cargo, introduzca el nmero de cuenta desde donde desea enviar la transferencia. En el archivo generado, el campo concepto de cada recibo contendr el Nombre de la Factura, seguido de la serie (si existe) y su fecha de emisin. Normalmente su banco debera ofrecerle un programa para realizar esta operacin. SimplyGest realiza este proceso de forma automtica, siguiendo las normas comunes para la creacin del fichero. En caso de no coincidir con los requisitos de su banco, no podr utilizar esta opcin.
Norma 58
Con la norma 58 podr ver y exportar las facturas no cobradas, cuyo con vencimiento sea igual o posterior a 7 das despus de la fecha de entrega que usted indique en la parte superior de la ventana. Seleccione las facturas de las que desee recibir recibo. Puede seleccionarlas todas, o utilizar la tecla "Ctrl" para seleccionar slo algunas. Tambin puede ordenar el listado por la columna que desee. En la parte inferior de la tabla, podr ver la suma total de los importes de todas las facturas seleccionadas. Rellene el resto de las casillas de la parte inferior. Recuerde usar 9 caracteres para el NIF/CIF. En caso de no llegar hasta 9, compltelos con "0" a la izquierda. Los sufijos del presentador y ordenante normalmente sern los que ofrece el programa (000), aunque el banco podra exigirle unos distintos. La norma 58 exige especificar el Cdigo INE, un nmero de 9 dgitos que corresponde a la plaza de emisin. Deber consultar a su banco en caso de desconocer dicho nmero. En las casillas "Entidad" y "Oficina" entre los dgitos que corresponden segn su cuenta bancaria. Normalmente correspondern a los ocho (4 y 4) primeros dgitos de su cuenta bancaria. En cuenta de abono, escriba el nmero de cuenta donde desea que le sean abonados los recibos.
142 / 197
4) primeros dgitos de su cuenta bancaria. En cuenta de abono, escriba el nmero de cuenta donde desea que le sean abonados los recibos. En el archivo generado, el campo concepto de cada recibo contendr el Nombre de la Factura, seguido de la serie (si existe) y su fecha de emisin. Normalmente su banco debera ofrecerle un programa para realizar esta operacin. SimplyGest realiza este proceso de forma automtica, siguiendo las normas comunes para la creacin del fichero. En caso de no coincidir con los requisitos de su banco, no podr utilizar esta opcin.
143 / 197
El Mdulo de Facturacin Automtica: Botones, tablas, configuracin... Para qu sirve este Mdulo Adicional? Cmo se usa la opcin "Facturacin Peridica" Cmo se usa la opcin "Facturacin Masiva"
144 / 197
Elija el documento que desee repetir y otras opciones para personalizar la copia, como la Serie de Facturacin en la que se guardar el nuevo documento creado, fecha, etc... Seleccione a qu clientes/proveedores desea repetirlo. Se crear un documento idntico para cada cliente/proveedor que elija. NOTA: Este mdulo adicional no copia los cobros/pagos del documento original, ya que la creacin o realizacin del documento no implica el cobro/pago del mismo.
145 / 197
Caractersticas del Mdulo Abrir y Utilizar el mdulo Texto adicional (descripcin de su empresa) Publicar los archivos en Internet SimplyGest Web-Linker
SimplyGest Web-Linker
Este botn es simplemente un acceso directo a SimplyGest Web-Linker, aplicacin externa independiente de SimplyGest que permite, entre otras cosas, sincronizar datos locales con una Tienda Virtual o cualquier base de datos online. NOTA: Web-Linker es una aplicacin de pago. Puede descargar una versin Demostrativa en nuestra pgina web.
146 / 197
Paso a Paso Realizar una Venta con el TPV Visual Configurar la impresin y diseo del Tcket/Arqueo/etc... Cmo configuran otros usuarios el tcket, apertura del cajn, etc...? El Mdulo TPV Visual: botones, tablas, opciones y funcionamiento... La interfaz del Mdulo TPV Visual (Introduccin al TPV Visual) Abrir Cajn Imprimir Tcket Arqueo: Imprimir, Mostrar, Guardar o Enviar por email Resumen de la Sesin o del Da: Imprimir, Mostrar, Guardar o Enviar por email Usuarios y Empleados Cambiar Cliente Configurar TPV Cobro nico Cobro por Separado Atajos de Teclado (Teclas de acceso rpido) Atender Mesa, Elegir Mesa, Buscar Mesas, Reservas, etc... (Opcional) Elegir la Mesa a atender, cobrar, ver... Buscador de Mesas Reservar Mesas "Cambiar de Mesa" y "Unir Mesas" Otras opciones (men desplegable, tecla F6, etc...) Consultar Stocks e Informacin Adicional del Artculo en otras Tiendas/Empresas Reabrir un ticket antiguo para reimprimirlo, modificarlo o terminar de cobrarlo Aparcar una venta momentneamente Contador de Monedas y Billetes al cerrar la caja Bsqueda Rpida y Bsqueda Avanzada Mostrar el LOG de Operaciones Disear Salones (opcional) Cmo hacer entradas/salidas de Efectivo en Caja Gasto/Compra Rpida Calculadora en pantalla Cmo ordenar/agrupar los artculos del tcket por Familia Crear un combinado sobre la marcha Aplicar una Promocin/Oferta a un artculo aadido a la venta Mostrar Cdigo/Nmero de los artculos en vez del Nombre Mostrar una Vista Previa antes de imprimir Problemas con el TPV Visual? Pulse aqu si tiene algn problema con el TPV Cmo conseguir que la impresora corte el papel automticamente? Ayuda sobre la impresin y configuracin del tcket de venta
147 / 197
El Modo Clsico muestra las familias en la parte superior de la pantalla, y los artculos en la parte inferior, adems de la botonera virtual siempre visible (opcional); mientras que el Modo Moderno muestra las familias a la izquiera y los artculos a la derecha. Los 3 modos de visualizacin permiten, adems, indicar cuntas familias/artculos mostrar en cada panel (filas x columnas). Puede optar por mostrar las imgenes de las familias o bien slo sus nombres, as como elegir por qu campo ordenar la lista (por cdigo o por nombre) Puede asignar imgenes a cada familia haciendo click con el botn secundario sobre cada familia y seleccionando la opcin correspondiente en el men desplegable, o bien asignar las imgenes/fotos desde el programa. El segundo panel muestra los artculos de la familia que est seleccionada. Haciendo click sobre una familia, el panel de artculos mostrar los artculos de dicha familia. Haciendo click sobre el artculo (en el panel de artculos) se aadir a la venta actual (o mesa actual, si hubiera una seleccionada). No es necesario seleccionar una mesa para vender. Consulte la configuracin del TPV para ms informacin al respecto. La parte inferior de la ventana muestra el contenido de la mesa o venta seleccionada (tcket actual), es decir, los artculos servidos a la mesa. Cabiando de mesa, podr ver los artculos seleccionados de cada mesa de forma independiente, con lo que podr trabajar con varias mesas simultneamente.
Abrir Cajn
Este botn abre la caja registradora, utilizando la configuracin que se haya especificado en la configuracin del Mdulo TPV. Puede hacer que la caja registradora (portamonedas) se abra automticamente tras realizar la venta, para no tener que hacerlo a mano pulsando el botn.
Imprimir Tcket
Este botn imprime el tcket de la venta en curso, siempre que tenga artculos (si la cesta est vaca, no se imprimir nada), en la impresora que usted seleccione, segn el botn que elija. Puede personalizar el TPV Hostelera para que imprima en dos impresoras distintas. Cada botn imprimir el cket actualmente visible en una de las impresoras. Antes de imprimir por primera vez, debe haber elegido el diseo de tcket a utilizar, en la Configuracin del Mdulo TPV. Si no ha elegido ningun diseo de tcket, cuando pulse este botn SimplyGest le avisar y podr elegir el diseo de tcket a utilizar. Existen ms de 15 diseos/modelos de tcket disponibles, todos ellos configurables, y adems puede crear su propio diseo de tcket para que imprima los datos que usted quiera.
148 / 197
gastar papel, o enviarlo por e-Mail a una direccin de correo electrnico. Para ello, pulse el botn "Arqueo" y elija la opcin deseada en la parte inferior de la ventana (Guardar/Exportar, Vista Previa, etc...)
Resumen de la sesin o del da y/o Cierre de Caja: Imprimir, Mostrar, Guardar o Enviar por email o por SMS
Esta opcin muestra en pantalla un Resumen de todos los movimientos realizados durante el da actual (o cualquier otra fecha anterior), desglosado por tipo (ventas, cobros, entradas, salidas, por usuario, por forma de pago, etc...). El Resumen de la sesin o del da es similar a un arqueo, pero no puede personalizarse con el Diseador de Informes. Segn qu datos queramos que aparezcan en el Resumen de la sesin o del da o Cierre, mostrar una u otra informacin. Podemos aadir o quitar clculos para mostrar ms o menos informacin en el mismo, o incluso aadir una consulta SQL propia, editada por el usuario. El Resumen de la sesin o del da puede guardarse en formato HTML o RTF, o enviarse por SMS o e-Mail a una direccin de correo electrnico. Para ello, elija la opcin deseada en la parte inferior de la ventana (Guardar/Exportar, etc...) Puede indicar el Tipo de Letra a utilizar en el Resumen/cierre de caja. Algunas impresoras, segn el tipo de letra utilizado, imprimen con mayor o menor calidad, rapidez o tono. Gracias a esta opcin podr configurar qu tipo de letra utilizar en el Resumen de la sesin o del da o cierre de caja. Puede elegir qu datos mostrar/calcular en el Resumen de la sesin o del da con el botn "Opciones" de la parte inferior, pudiendo incluso mostrar tambin los artculos vendidos y/o el listado de ventas. NOTA: El Resumen de la sesin o del da siempre se almacena en formato RTF al realizar el cierre de caja, independientemente de que lo imprimamos o no, para asegurar que el cierre queda realizado y guardado al menos en alguna parte. De esta manera, en caso de que el envo por email falle, o no llegue el email a su destino, etc... siempre tendremos una copia del Cierre de Caja en nuestro disco. Es posible guardar un historial de cierres de caja, para poder consultarlos en un futuro o reimprimirlos, activando la opcin correspondiente en la configuracin del TPV.
Usuarios/Empleados
Con este botn podr cambiar rpidamente de usuario (camarero). Puede hacerlo tambin pulsando la tecla F4 en su teclado. Este botn aparecer deshabilitado si no hay camareros creados. Consulte la ayuda sobre Configurar el TPV Tctil para ms opciones sobre los camareros/usuarios. Existen opciones de configuracin que permiten mostrar la ventana de Elegir Usuario automtica al abrir el TPV, al terminar una Venta, etc...
Cambiar Cliente
Pulse este botn para seleccionar el cliente para la venta actual. Aparecer una ventana para seleccionar el cliente (de entro los creados en SimplyGest). Esta ventana muestra tambin, de forma opcional, las ltimas ventas realizadas a cada cliente, as como los ltimos artculos que ha comprado cada cliente. Tambin es posible crear clientes sin tener que cerrar el TPV. Para ello, pulse el botn "Nuevo Cliente" y rellene los datos del cliente (no es necesario rellenarlos todos). Puede cambiar el cliente desde la ventana de Cobro/Cambio si lo desea, en caso de que nos hayamos olvidado de elegir el cliente correcto al hacer la venta. Adems, si al cambiar de cliente el cliente nuevo tiene un descuento, ste ser aplicado automticamente (previa notificacin al usuario). Lo mismo ocurre si desde la ventana de Cobro/Cambio utilizamos el Mdulo de Fidelizacin. Si leemos una tarjeta de otro cliente diferente al
149 / 197
Lo mismo ocurre si desde la ventana de Cobro/Cambio utilizamos el Mdulo de Fidelizacin. Si leemos una tarjeta de otro cliente diferente al que tenamos seleccionado en el TPV, se cambiar el cliente seleccionado automticamente. IMPORTANTE: Es necesario seleccionar un cliente para vender desde el TPV. Si no ha creado ningn cliente, o no necesita llevar control de clientes, cree un cliente llamado, por ejemplo, "CONTADO" y utilice siempre el mismo cliente.
Gasto/Compra Rpida
Puede registrar gastos o compras directamente en la ventana del TPV sin necesidad de cerrar el TPV y volver al programa. La opcin "Gasto/Compra Rpida" permite registrar un gasto/compra tanto en el Historial de Compras, as como en el Historial de Salidas de Efectivo, de forma que en el programa constar una Compra, y en el cierre de caja la salida de efectivo correspondiente a dicho gasto. Muy util a la hora de realizar pagos rpidos sin tener que salir del TPV.
Puesto a atender. Requiere por lo tanto el diseo a su gusto del Saln/Local. Preguntar el N de Comensales al Seleccionar una Mesa: Esta opcin pregunta el N de Comensales al elegir una mesa vaca, dato que podr imprimirse en el tcket o modificarse en cualquier momento Activar el Parpadeo de Mesas: Esta opcin permite parpadear las mesas en el Panel de Mesas que estn ocupadas, reservadas, o que ya hayan pedido la cuenta (imprimido el tcket). De esta forma se podr comprobar de forma ms cmoda y rpida las mesas deseadas. Nombre de los Puestos: Indica cmo llamar a los puestos en los que se sirven los artculos (mesas, sillas, puestos, etc...) para mayor compatibilidad con otros negocios (peluqueras, bares, restaurantes, etc...) Tipo de Control: Permite indicar si cada equipo controla un saln diferente o si es el mismo saln para varios ordenadores. Las opciones disponibles son: * Todos los ordenadores controlan el mismo local y las mismas mesas: El panel de mesas (saln) est disponible para todos los ordenadores conectados. Cualquier ordenador del local puede ver y atender cualquier mesa del local. * Cada ordenador atiende a mesas distintas: Permite que cada ordenador, aunque comparta los mismos datos (artculos, clientes, etc...) puedan disear un saln (o parte del local) diferente. De esta forma, cada ordenador podra atender secciones distintas del local, compartiendo la misma facturacin global. Salones Disponibles: Cree aqu a su gusto tantos salones/locales como necesite, con el diseador visual de salones includo. Control de Camareros/Usuarios: Permite elegir entre * Los camareros pueden ver y cobrar cualquier mesa del local: Los camareros pueden atender cualquier mesa que est libre * Cada camarero slo puede ver y atender las mesas que l mismo haya atendido: Si un camarero atiende una mesa que est libre, dicha mesa pasar a "pertenecer" a este camarero. El resto de camareros no podr atenderla ni cobrarla. * Cada mesa tiene un camarero fijo, que se especificar al disear el local/saln: Cuando disee el local/saln de las mesas, puede pre-asignar a cada mesa un camarero fijo. De esta forma, los camareros slo podrn atender y cobrar aquellas mesas que se les ha asignado. Dispositivos Display/Visor de cliente...: Especifique si desea utilizar un Visor de Cliente. Seleccione el puerto, nmero de caracteres y la emulacin (segn modelo del visor). Con el botn "Editar/Probar Textos" podr personalizar algunos de los textos del visor. Debe indicar los comandos HEX para cada tipo de operacin. Haciendo click en los botones adjuntos podr comprobar el funcionamiento. Cajn Portamonedas: Elija un Mtodo de Apertura (suele venir en el manual de la caja registradora o de la impresora). Puede elegir si abrir el cajn antes de cobrarle al cliente ,despus o durante el cobro. Active la opcin "Abrir la caja slo en ventas/salidas/entradas de efectivo" si slo desea que la caja registradora se abra en esas ocasiones y no pulsando el botn "Abrir Cajn". Cdigos de Barras "dobles": Esta opcin permite leer cdigos de barras que incluyen el cdigo del artculo y su precio (Productos de Precio Variable), o el cdigo y la cantidad, o el cdigo y la referencia; en un solo cdigo de barras, como es habitual en charcuteras, carniceras, fruteras, supermercados, etc... o productos que se venden segn su peso y ya vienen etiquetados por el fabricante, etc... Primero debe asignar la longitud del cdigo de barras (el n de dgitos) que corresponde al cdigo del artculo, y luego la longitud del cdigo que corresponde al precio, cantidad o cdigo-2. Dependiendo de si el cdigo de barras admite "." o ",", puede que necesite configurar los decimales o no. Es decir, si el cdigo de barras ya incluye la separador decimal, deje la casilla "N Decimales" a cero. Si no es as, especifique el n de dgitos que correspondern a los decimales del precio. Si asigna, respectivamente, los nmeros 6, 6 y 2; y se lee el siguiente cdigo de barras "123456009876", "123456" ser el cdigo del artculo, y "98,76" el precio (con sus dos decimales). Puede que se de el caso en el que un cdigo doble coincida con un cdigo normal de un artculo ya existente. Para evitar esto, existen dos alternativas: * Escribir la letra "D" mayscula en el campo "Frmula" en la Ficha del Artculo. De esta manera, el TPV interpretar ese artculo como que se trata de un cdigo doble y no del artculo normal. * Indicar un dgito en la opcin "los cdigos dobles empiezan por". Los cdigos de barras dobles empiezan habitualmente por "2". Para diferenciar un cdigo de barras normal de uno doble, indique "2" en dicha casilla y el programa interpretar todos los cdigos de X dgitos que empiecen por "2" como un cdigo doble. Bscula/Balanza: SimplyGest permite el uso de Bsculas/Balanzas que permitan la conexin con el PC por el puerto Serie, para obtener el peso (cantidad) del artculo y calcular as el importe/precio automticamente con slo un click. Pulsando "Configurar..." podr indicar los parmetros de configuracin de comunicacin con subalanza (consulte el manual del fabricante) as como el protocolo a utilizar para la comunicacin. SmartTPS: Active esta casilla para habilitar la funcionalidad de Pagos con Tarjeta SmartTPS. Pulse aqu para informacin relacionada con dicho servicio. Opciones de Impresin Cundo imprimir el tcket?: Podr elegir entre: * Despus de aceptar el cobro/cambio en la ventana de cobro * No imprimir el tcket (podr imprimirlo manualmente antes de realizar la venta, o bien desde la ventana de Devolucin de Cambio si lo desea) Permitir imprimir tckets sin finalizar la venta: Esta opcin permitir configurar el TPV para que impida o permita imprimjir tckets sin realizar la venta. Si la desactiva, el usuario no podr imprimir tckets "falsos" (se imprimir automticamente cuando realice y guarde la venta). Permitir indicar si imprimir copia del tcket: Permite activar la posibilidad de imprimir copia del tcket en la ventana de cobro. Activar el envo de comandos a la impresora: Esta opcin permite configurar y enviar comandos propios de la impresora antes y/o despus de imprimir el tcket. Esta opcin sirve para, por ejemplo, cortar el papel, abrir el cajn, imprimir el LOGO almacenado en la impresora y otros comandos o secuencias de escape de algunas impresoras, en caso de que los mtodos alternativos no funcionen con algunas impresoras. Modo de Impresin (ms informacin): SimplyGest permite imprimir utilizando 3 modos de impresin distintos: * Utilizando el Driver de la impresora (recomendado): Podr seleccionar en un desplegable la impresora instalada que desee utilizar con el TPV. * Utilizando el puerto, al que deber estar conectada la impresora. * Imprimir archivo... el tcket o arqueo se guardar en modo texto en un archivo de texto y luego se enviar automticamente a la impresora, como si imprimiramos desde el Bloc de Notas de Windows. Para ver las diferencias entre imprimir utilizando el puerto o la impresora, pulse aqu. Es recomendable probar ambas opciones para ver cual se adapta mejor. SimplyGest incluye varios diseos de tckets prediseados, que podr modificar a su gusto si es necesario.
151 / 197
modificar a su gusto si es necesario. Si tiene algn problema con la impresin, consulte la seccin de "Problemas". Hay una apartado dedicado a problemas de impresin con el TPV. Diseo de Tcket, Arqueo, Vale, etc... a utilizar: Aqu podr elegir el diseo/modelo de tcket a utilizar de forma predeterminada, as como el modelo de arqueo, vale descuento, etc... Hay ms de 30 modelos de tcket y otros 30 para imprimir arqueos, historiales, cierres, etc... Puede crear a su gusto sus propios diseos de tcket, arqueos y vales, o bien modificar los ya existentes con ayuda del diseador de tckets/arqueos del Mdulo TPV NOTA: Los informes creados con el Diseador de Informes de SimplyGest NO son compatibles con el Diseador de Informes del Mdulo TPV. Utilice slo informes/diseos de la carpeta "...\Informes\Mdulo TPV\". Interfaz Diseo de la ventana principal: Podr elegir entre tres modos de visualizacin y distribucin de los artculos y familias. Mostrar Artculos en Modo Tabla: Muestra los Artculos en forma de Tabla, en lugar de en el Panel de Artculos con imgenes. Muy util para equipos lentos o con poca memoria grfica. Mostrar el botn "Combinar..." para realizar combinados de productos: Activando esta opcin, aparecer un botn nuevo para "Combinar" un artculo con otro, sumando los precios y descripciones de ambos a eleccin del usuario. Mostrar en pantalla el importe de la venta anterior: Permite dejar en pantalla el importe de la ltima venta guardada, hasta que se vuelva a aadir un nuevo artculo a la cesta Idioma de la Interfaz: Permite elegir en qu idioma mostrar los botones del TPV. Segn la configuracin de cada Usuario/Empleado, tambin es posible que cada usuario pueda tener un idioma predefinido. Tamao del Texto de Familias y Artculos: Permite indicar el tamao de los nombres de las Familias y Artculos en los Paneles de Familias y Artculos cuando estn visibles Tamao de imgenes proporcional: Active esta casilla para guardar la proporcin original de las imgenes/fotos de Artculos y Familias, de forma que no aparezcan "deformadas" en pantalla Multi-Pantalla: Permite abrir el TPV en un monitor secundario, mientras que en el principal seguir visible la ventana del programa, pudiendo trabajar simultneamente en ambas cosas. Permitir Modo "Tablet": Activando esta casilla, se habilitar un nuevo diseo de interfaz adaptado a Tablets con orientacin vertical, detectando automticamente los cambios de orientacin de la pantalla y adaptando los botones, tamaos, etc... de forma automtica Usuarios y Permisos Control de Usuarios para realizar/atenhder ventas: permite indicar si cualquier usuario puede atender cualquier mesa, o si una mesa que ha sido "abierta" por un usuario slo puede volver a ser atendida por el mismo. Activar el Control de Empleados al Aparcar Ventas: permite "recordar" el usuario/empleado que inici cada venta, e impide que otro usuario/empleado termine una venta iniciada por otro usuario Impedir realizar ventas con Total = 0 o negativo: Con esta opcin activada, el usuario no podr realizar ventas con importe negativo o igual a cero, para evitar el uso inadecuado o fraudulento del usuario. Permitir cambiar el Tipo y Serie de facturacin en la ventana de Devolucin: Si activa esta opcin, el usuario podr elegir en qu serie guardar la venta actual desde la ventana de "cambio a devolver", as como si desea guardarla como Tcket o directamente como Factura. Mostrar la ventana de Elegir Usuario/Empleado al mostrar el Saln: Si activa esta opcin, cada vez que abra el Saln para elegir una mesa, se mostrar automticamente la ventana de Elegir Usuario/Empleado. Impedir reabrir tckets ya cobrados: Impide que se puedan reabrir tckets antiguos si ya han sido cobrados completamente, mostrando en ese caso slo los pendientes de cobro. Apertura/Cierre de Caja Activar Apertura y Cierre de Caja: Esta opcin convertir el Mdulo TPV en una caja registradora, con la que el usuario podr indicar cunto dinero hay en caja al iniciar el da, y cunto hay al cerrar la caja para empezar el da siguiente. De esta forma podr abrir y cerrar la caja al empezar o finalizar un da o turno. Al salir del TPV, aparecer una ventana con varias opciones que permitirn cerrar la caja o salir sin cerrarla. En el caso de cerrar la caja, la prxima vez que abra el TPV se le volver a preguntar el dinero con el que empezar el da/turno, y en el Resumen de la sesin o del da aparecer la hora de apertura y la de cierre, y los datos correspondientes a dicho intervalo nicamente. No preguntar destinatario al enviar por email: permite enviarlo automticamente a la direccin de email de la empresa o preguntar siempre a qu direccin enviarlo No mostrar los datos en pantalla: enviarlo automticamente por email para que los empleados no puedan visualizar la informacin del cierre Permitir enviar/traspasar Ventas del Da/Turno actual: Activando esta opcin, al realizar el cierre de caja o consultar el Resumen de la sesin o del da, se permite enviar un archivo de traspaso de las ventas del da a otra tienda o almacn central por email. Activar Contador de Monedas y Billetes: Permite decidir si mostrar o no el contador de monedas y billetes al realizar el Cierre. Configure el tipo de moneda y las imgenes segn el pas. Guardar Historial de Cierres de Caja: Permite guardar un histrico de todos los cierres de caja realizados, en forma de listado, indicando la fecha, dinero inicial, dinero final, ventas, etc... Guardar copia del Cierre de Caja en el Histrico: Permite guardar una copia exacta de cada cierre de caja, para poder consultar ntegramente cada cierre de das anteriores. Datos para el Resumen y Cierre de Caja: Permite indicar qu datos/clculos mostrar en el Cierre de Caja y Resumen de la sesin o del da, en caso de que queramos mostrar ms o menos informacin o detalle, as como una consulta SQL propia editada por nosotros. No optimizar el clculo del resumen diario/cierre de caja: En algunos equipos, activando o desactivando esta opcin aumentar la velocidad al calcular el cierre considerablemente.
152 / 197
Una vez indicado el importe entregado (por defecto es igual al total de la compra) podr elegir la forma de pago (opcional) y realizar la venta. Se imprimir el tcket correspondiente (opcional) y se guardar la venta/tcket en el historial (opcional). La mesa quedar libre al instante.
153 / 197
El objeto seleccionado aparecer con el borde de color naranja. Puede aadir mesas, sillas y adornos al local, as como formas predefinidas de cualquier color y tamao (cuadrados, crculos, rectngulos, etc...) NOTA: Puede preasignar una Tarifa diferente a cada mesa, slo con la versin Profesional de SimplyGest. NOTA 2: Las imgenes de las mesas, sillas, adornos, objetos, etc... deben estar en formato BMP o GIF, ya que son las nicas que permiten aplicar transparencia.
154 / 197
La bsqueda por palabras permite filtrar los artculos mostrando aquellos que, por ejemplo, el nombre, contenga todas las palabras indicadas. Gracias a sto podremos, por ejemplo, utilizar varias palabras, como cualquier buscador de Internet: Si escribimos, por ejemplo, "sim dar act" podrn aparecer: "SimplyGest Profesional" "Actualizacin de Estndar a Profesional" "Actualizacin de Tallas y Colores a Profesional" Para realizar una Bsqueda Avanzada, simplemente haga click en el botn de la lupa situado junto a la casilla de bsqueda rpida.
Buscador de Mesas
Si ha elegido llevar un control de mesas, podr buscar una mesa (o mesas) concreta de forma rpida con esta opcin. Pulse el botn "Buscar o Reservar Mesa" y podr: buscar aquellas mesas que esten libres (disponibles) buscar las mesas ocupadas (algn producto servido) buscar mesas reservadas buscar aquellas en las que se est consumiendo algn producto en concreto. buscar las mesas atendidas por un camarero concreto Una vez mostradas las mesas resultantes, podr abrirlas (verlas, atenderlas) haciendo doble click sobre ella, o reservarlas si estan disponibles.
155 / 197
Con estas opciones, podr cambiar los comensales/clientes de una mesa a otra que est vaca, o bien unir varias mesas en una sola (pasar clientes de una mesa a otra que ya est ocupada). Los artculos de la mesa Inicial pasarn a la mesa Destino. En caso de que en mesa Destino ya est ocupada (unir mesas), los artculos se aadirn y sumarn a la mesa destino. Esta opcin est en la pestaa "Otras Opciones" del panel superior de botones, en el botn "Unir/Cambiar Mesas", o bien con el botn "Ms Opciones" o el men desplegable al pulsar con el botn secundario del ratn.
156 / 197
Paso a Paso Realizar una Venta con el TPV Configurar la impresin y diseo del Tcket Cmo configuran otros usuarios el tcket, apertura del cajn, etc...? El Mdulo TPV: botones, tablas, configuracin... La interfaz del Mdulo TPV (Introduccin al Mdulo TPV) Abrir Cajn Imprimir Tcket (o factura) Nuevo Cliente (Elegir Cliente) Cancelar Venta Arqueo: Imprimir, Mostrar, Guardar o Enviar por email Resumen de la sesin o del da y/o Cierre de Caja: Imprimir, Mostrar, Guardar o Enviar por email o por SMS Enviar los datos del da (ventas) a otra Tienda/Central Configurar TPV Nmero de tcket/venta Serie de Facturacin Buscar y Aadir artculos a la venta Bsqueda Avanzada: Buscar por palabras sueltas, texto, etc... Modificar cantidad, precio, descuento, etc... de los artculos de la venta Atajos de Teclado (Teclas de acceso rpido) Otras opciones y Caractersticas Consultar Artculo... Cmo hacer entradas/salidas de Efectivo en Caja Asistente para Cambios y Devoluciones Gasto/Compra Rpida Aadir una lnea en blanco, cualquier texto, o un artculo personalizado Vender un artculo que an no existe en almacn (crearlo sobre la marcha) Cmo realizar Cambios/Devoluciones, Vales Descuento, etc... Contador de Monedas y Billetes al cerrar la caja Ofertas Especiales: 2 Unidad Gratis, 3 Unidad Gratis y otras Ofertas Mostrar el Teclado Virtual (teclado en pantalla) Dividir el importe de una venta en varias personas Calculadora en pantalla Realizar una Reserva (Local o en otra tienda remota) Mostrar el LOG de Operaciones Aparcar una venta momentneamente Reabrir un ticket antiguo para reimprimirlo o terminar de cobrarlo Aplicar un descuento a toda la venta de una sola vez (no artculo por artculo) Aplicar una Promocin/Oferta a un artculo aadido a la venta Crear un encargo para un cliente Cmo ordenar y agrupar los artculos del tcket por Familia Emitir/Usar/Borrar un Vale Descuento Dejar una venta como pendiente de pago Mostrar una Vista Previa antes de imprimir Problemas con el TPV? Pulse aqu si tiene algn problema con el TPV Cmo conseguir que la impresora corte el papel automticamente? Ayuda sobre la impresin y configuracin del tcket de venta
Para vender desde el TPV, debe elegir los artculos a vender y pulsar "Realizar Venta" o la tecla "F5" del teclado. Elija el cliente con el botn "Cambiar Cliente". Puede utilizar siempre el mismo cliente para vender desde el TPV, para no tener que elegirlo antes de cada venta. Busque o Seleccione el artculo o artculos que desee vender ahora. Para ello, bsquelos en la tabla superior o escriba su cdigo o nombre, lalo con un lector de cdigo de barras, etc... (recuerde que hay 3 mtodos de bsqueda) En la parte inferior aparecern los artculos de la venta actual, el total, etc... Pulse "Realizar Venta" o la tecla "F5" para realizar y cobrar la venta y, opcionalmente, imprimir el tcket, abrir la caja registradora, etc...
Abrir Cajn
Este botn abre la caja registradora, utilizando la configuracin que se haya especificado en la configuracin del Mdulo TPV. Puede hacer que la caja registradora (portamonedas) se abra automticamente tras realizar la venta, para no tener que hacerlo a mano pulsando el botn. Configure las opciones de apertura del cajn en la ventana "Configurar TPV". Aqu puede ver los cdigos de apertura ms comunes. NOTA: No todas las impresoras permiten la apertura del cajn portamonedas con una pulsacin de botn.
158 / 197
usuario). Lo mismo ocurre si desde la ventana de Cobro/Cambio utilizamos el Mdulo de Fidelizacin. Si leemos una tarjeta de otro cliente diferente al que tenamos seleccionado en el TPV, se cambiar el cliente seleccionado automticamente. IMPORTANTE: Es necesario seleccionar un cliente para vender desde el TPV. Si no ha creado ningn cliente, o no necesita llevar control de clientes, cree un cliente llamado, por ejemplo, "CONTADO" y utilice siempre el mismo cliente.
Cancelar Venta
Este botn cancela la venta actual, quitando todos los artculos de la tabla inferior (cesta de venta) y reinicializando los valores (total, importes, etc...).
Resumen de la sesin o del da y/o Cierre de Caja: Imprimir, Mostrar, Guardar o Enviar por email o por SMS
Esta opcin muestra en pantalla un Resumen de todos los movimientos realizados durante el da actual (o cualquier otra fecha anterior), desglosado por tipo (ventas, cobros, entradas, salidas, por usuario, por forma de pago, etc...). El Resumen de la sesin o del da es similar a un arqueo, pero no puede personalizarse con el Diseador de Informes. Segn qu datos queramos que aparezcan en el Resumen de la sesin o del da o Cierre, mostrar una u otra informacin. Podemos aadir o quitar clculos para mostrar ms o menos informacin en el mismo, o incluso aadir una consulta SQL propia, editada por el usuario. El Resumen de la sesin o del da puede guardarse en formato HTML o RTF, o enviarse por SMS o e-Mail a una direccin de correo electrnico. Para ello, elija la opcin deseada en la parte inferior de la ventana (Guardar/Exportar, etc...) Puede indicar el Tipo de Letra a utilizar en el Resumen/cierre de caja. Algunas impresoras, segn el tipo de letra utilizado, imprimen con mayor o menor calidad, rapidez o tono. Gracias a esta opcin podr configurar qu tipo de letra utilizar en el Resumen de la sesin o del da o cierre de caja. Puede elegir qu datos mostrar/calcular en el Resumen de la sesin o del da con el botn "Opciones" de la parte inferior, pudiendo incluso mostrar tambin los artculos vendidos y/o el listado de ventas. NOTA: El Resumen de la sesin o del da siempre se almacena en formato RTF al realizar el cierre de caja, independientemente de que lo imprimamos o no, para asegurar que el cierre queda realizado y guardado al menos en alguna parte. De esta manera, en caso de que el envo por email falle, o no llegue el email a su destino, etc... siempre tendremos una copia del Cierre de Caja en nuestro disco. Es posible guardar un historial de cierres de caja, para poder consultarlos en un futuro o reimprimirlos, activando la opcin correspondiente en la configuracin del TPV.
159 / 197
Opciones Generales "Tras aadir un artculo a la venta...": Esta opcin le permitir elegir entre: * Colocar el cursor en la tabla inferior para modificar los datos del artculo insertado * Colocar el cursor otra vez en la casilla "Buscar Artculo" para volver a buscar/aadir otro * Colocar el cursor en la celda "Cantidad" de la tabla inferior, para modificar la cantidad y luego volver a "Buscar Artculo" * Colocar el cursor en la celda "Precio" de la tabla inferior, para modificar el precio y luego volver a "Buscar Artculo" "Buscar artculos por...": Esta opcin le permite elegir sobre qu campos buscar los artculos al escribir el cdigo o palabra a buscar en el TPV. Cuantos ms campos activemos, ms lenta ser la bsqueda en algunos casos. Modo de Bsqueda de artculos: Hay varios tipos de bsqueda (pulse aqu para verlo con un ejemplo): * Localizar el ms parecido mientras se escribe, va buscando poco a poco los artculos coincidentes mientras se escribe, letra por letra. No recomendado si se usa el programa en red o a travs de Internet. * Mostrar los que contengan la palabra/cdigo escrito mientras se escribe, va filtrando poco a poco los artculos coincidentes mientras se escribe, letra por letra. No recomendado si se usa el programa en red o a travs de Internet. * Esperar a pulsar Enter (recomendado cuando se utilice un lector de cdigos de barras o se conozca el cdigo del artculo a buscar) Si el artculo buscado no se encuentra o no existe: Permite elegir qu hacer cuando busquemos algo y no haya resultados, permitiendo crear el artculo sobre la marcha, buscar de nuevo por otro campo, etc... Si el artculo ya est en la venta actual: Permite decidir qu hacer si aadimos un artculo a la venta y ya haba un artculo igual en la venta, permitiendo sumar la cantidad a vender o aadirlo como lnea nueva. Si el artculo tiene PVP = 0: Permite configurar cmo debemos actuar cuando aadamos a la venta un artculo cuyo PVP es cero o est en blanco, permitiendo mostrar la botonera virtual para indicar manualmente el precio, o mostrar un aviso en pantalla o dejarlo a cero. Especificar Nombre de Caja: Esta opcin permite asignar a cada ordenador un nombre diferente, para diferenciar las ventas realizadas en uno u otro ordenador, mostrar el nombre de la Caja en el Tcket, Arqueos, Resumen de la sesin o del da, etc... sobre todo si utiliza SimplyGest en red con varios equipos simultneamente. Los cierres de caja y resmenes del da sern, por lo tanto, diferentes en cada caja. Mostrar ventana "Cambio a Devolver" tras realizar una venta: Muestra la ventana para indicar y obtener el "total, importe entregado, cambio a devolver, forma de pago..." tras realizar una venta. Si se muestra, en el tcket se podrn imprimir estos datos. Abrir el Mdulo TPV automticamente al iniciar SimplyGest: Si activa esta opcin, el Mdulo TPV se abrir automticamente cuando inicie SimplyGest, sin tener que ir a la pestaa de ventas (siempre que el usuario seleccionado, si lo hubiera, tenga permisos de venta) Ocultar artculos sin stock: Esta opcin ocultar en la tabla superior (artculos), aquellos artculos sin stock, con el fin de reducir la cantidad de artculos (lneas) a mostrar en la tabla superior del TPV. Historial Enumeracin de las Ventas: Podr elegir entre: * Los tckets se guardan en el historial de Facturas de Venta de SimplyGest (Tcket = Factura) * Los tckets tienen su propio historial de tckets, independiente al de Facturas, y una enumeracin distinta para diferenciar tckets de factura. Luego podr facturar los tckets en factura si lo desea desde el programa. Mostrar Nmero de Venta/Tcket en pantalla: Muestra el nmero de venta/tcket que se est haciendo en ese momento en la parte superior derecha de la ventana principal. Puede ocultarlo si lo desea desactivando esta opcin. Si desea modificar el N de Tcket/Venta, haga doble click sobre el mismo. Guardar detalle/contenido (lneas) de cada venta: Guarda el detalle de cada tcket/venta en el historial de simplygest, con lo que podr consultar/abrir cualquier documento antiguo para saber qu artculos se vendieron en cada venta. Puede desactivar esta opcin si no la considera necesaria en su negocio. Desactive esta opcin si est usando el Mdulo TPV en red simultneamente con otros equipos. Mostrar Aviso Fin de Existencias: Si se activa esta opcin, al finalizar una venta, si se ha quedado sin stock de alguno de los artculos de esa venta, un mensaje le avisar mostrando dichos artculos, con opcin de guardarlos en una lista (que podr consultar en cualquier momento desde la ventana "Resumen de la sesin o del da"), imprimirla, enviarla por email, etc... Guardar Lista de artculos sin stock en un archivo: Si se activa esta opcin, conjuntamente con la anterior, los artculos que se vayan quedando sin stock se guardan en un archivo de texto externo, que podr consultarse en cualquier momento desde el Resumen de la sesin o del da o Cierre de Caja, as como enviarlo por email o guardarlo en un archivo. Esta lista de artculos sin stock se inicializa cada vez que se abre el TPV. Aadir comentario explicativo al tcket al hacer cambios o devoluciones: Si el mtodo para cambios/devoluciones es el mtodo 1 (no recomendado), activando esta casilla se aadir un comentario explicativo a los documentos en los que realicemos cambios o devoluciones de artculos. Activar guardado de LOG Detallado: Activando esta opcin, el LOG de operaciones del TPV ser ms detallado, indicando ms procesos y operaciones con ms detalle. Preguntar el campo libre en la ventana de cobro/cambio: Esta opcin permitir mostrar una casilla adicional en la ventana de cobro donde podemos indicar informacin adicional para cada venta. Algunas empresas lo utilizan para preguntar el cdigo postal o la edad del cliente, y poder realizar listados o estadsticas de ventas por zona, edad, etc... Comprobar si el artculo est reservado antes de venderlo: Antes de aadir un artculo a la venta, comprueba si hay unidades reservadas de ese artculo y muestra un aviso, con el fin de que no vendamos algo que est reservado para otra persona.
160 / 197
Mostrar siempre decimales en la columna Cantidad: Permite configurar si mostrar o no decimales en la columna Cantidad de la Cesta de Venta, y de ser as, cuntos mostrar Cliente por defecto para Ventas TPV: Permite seleccionar el cliente por defecto para realizar ventas Dispositivos Display/Visor de cliente...: Especifique si desea utilizar un Visor de Cliente. Seleccione el puerto, nmero de caracteres y la emulacin (segn modelo del visor). Con el botn "Editar/Probar Textos" podr personalizar algunos de los textos del visor. Debe indicar los comandos HEX para cada tipo de operacin. Haciendo click en los botones adjuntos podr comprobar el funcionamiento. Cajn Portamonedas: Elija un Mtodo de Apertura (suele venir en el manual de la caja registradora o de la impresora). Puede elegir si abrir el cajn antes de cobrarle al cliente ,despus o durante el cobro. Active la opcin "Abrir la caja slo en ventas/salidas/entradas de efectivo" si slo desea que la caja registradora se abra en esas ocasiones y no pulsando el botn "Abrir Cajn". Cdigos de Barras "dobles": Esta opcin permite leer cdigos de barras que incluyen el cdigo del artculo y su precio (Productos de Precio Variable), o el cdigo y la cantidad, o el cdigo y la referencia; en un solo cdigo de barras, como es habitual en charcuteras, carniceras, fruteras, supermercados, etc... o productos que se venden segn su peso y ya vienen etiquetados por el fabricante, etc... Primero debe asignar la longitud del cdigo de barras (el n de dgitos) que corresponde al cdigo del artculo, y luego la longitud del cdigo que corresponde al precio, cantidad o cdigo-2. Dependiendo de si el cdigo de barras admite "." o ",", puede que necesite configurar los decimales o no. Es decir, si el cdigo de barras ya incluye la separador decimal, deje la casilla "N Decimales" a cero. Si no es as, especifique el n de dgitos que correspondern a los decimales del precio. Si asigna, respectivamente, los nmeros 6, 6 y 2; y se lee el siguiente cdigo de barras "123456009876", "123456" ser el cdigo del artculo, y "98,76" el precio (con sus dos decimales). Puede que se de el caso en el que un cdigo doble coincida con un cdigo normal de un artculo ya existente. Para evitar esto, existen dos alternativas: * Escribir la letra "D" mayscula en el campo "Frmula" en la Ficha del Artculo. De esta manera, el TPV interpretar ese artculo como que se trata de un cdigo doble y no del artculo normal. * Indicar un dgito en la opcin "los cdigos dobles empiezan por". Los cdigos de barras dobles empiezan habitualmente por "2". Para diferenciar un cdigo de barras normal de uno doble, indique "2" en dicha casilla y el programa interpretar todos los cdigos de X dgitos que empiecen por "2" como un cdigo doble. Bscula/Balanza: SimplyGest permite el uso de Bsculas/Balanzas que permitan la conexin con el PC por el puerto Serie, para obtener el peso (cantidad) del artculo y calcular as el importe/precio automticamente con slo un click. Pulsando "Configurar..." podr indicar los parmetros de configuracin de comunicacin con subalanza (consulte el manual del fabricante) as como el protocolo a utilizar para la comunicacin. SmartTPS: Active esta casilla para habilitar la funcionalidad de Pagos con Tarjeta SmartTPS. Pulse aqu para informacin relacionada con dicho servicio. Opciones de Impresin Cundo imprimir el tcket?: Podr elegir entre: * Despus de aceptar el cobro/cambio en la ventana de cobro * No imprimir el tcket (podr imprimirlo manualmente antes de realizar la venta, o bien desde la ventana de Devolucin de Cambio si lo desea) Permitir imprimir tckets sin finalizar la venta: Esta opcin permitir configurar el TPV para que impida o permita imprimjir tckets sin realizar la venta. Si la desactiva, el usuario no podr imprimir tckets "falsos" (se imprimir automticamente cuando realice y guarde la venta). Permitir indicar el N de copias a imprimir: Permite indicar el n de copias del tcket que se imprimirn, en la ventana de cobro, pudiendo cambiar el n de copias manualmente en cada caso. Utilizar comandos propios de la impresora: Esta opcin permite configurar y enviar comandos propios de la impresora antes y/o despus de imprimir el tcket. Esta opcin sirve para, por ejemplo, cortar el papel, abrir el cajn, imprimir el LOGO almacenado en la impresora y otros comandos o secuencias de escape de algunas impresoras, en caso de que los mtodos alternativos no funcionen con algunas impresoras. Modo de Impresin (ms informacin): SimplyGest permite imprimir utilizando 3 modos de impresin distintos: * Utilizando el Driver de la impresora (recomendado): Podr seleccionar en un desplegable la impresora instalada que desee utilizar con el TPV. * Utilizando el puerto, al que deber estar conectada la impresora. * Imprimir archivo... el tcket o arqueo se guardar en modo texto en un archivo de texto y luego se enviar automticamente a la impresora, como si imprimiramos desde el Bloc de Notas de Windows. Para ver las diferencias entre imprimir utilizando el puerto o la impresora, pulse aqu. Es recomendable probar ambas opciones para ver cual se adapta mejor. SimplyGest incluye varios diseos de tckets prediseados, que podr modificar a su gusto si es necesario. Si tiene algn problema con la impresin, consulte la seccin de "Problemas". Hay una apartado dedicado a problemas de impresin con el TPV. Diseo de Tcket, Arqueo, Vale, etc... a utilizar: Aqu podr elegir el diseo/modelo de tcket a utilizar de forma predeterminada, as como el modelo de arqueo, vale descuento, etc... Hay ms de 30 modelos de tcket y otros 30 para imprimir arqueos, historiales, cierres, etc... Puede crear a su gusto sus propios diseos de tcket, arqueos y vales, o bien modificar los ya existentes con ayuda del diseador de tckets/arqueos del Mdulo TPV NOTA: Los informes creados con el Diseador de Informes de SimplyGest NO son compatibles con el Diseador de Informes del Mdulo TPV. Utilice slo informes/diseos de la carpeta "...\Informes\Mdulo TPV\". Usuarios y Permisos Impedir reabrir tckets ya cobrados: Impide que se puedan reabrir tckets antiguos si ya han sido cobrados completamente, mostrando en ese caso slo los pendientes de cobro.
161 / 197
Permitir realizar Reservas: Esta opcin habilita o deshabilita la posibilidad de realizar reservas desde el TPV. Para ms informacin, consulte la seccin del manual "Cmo Realizar Reservas" Permitir cancelar ventas desde Reabrir Tcket: Permite o impide cancelar ventas antiguas desde "Reabrir Tcket", de forma que slo se pueden cancelar realizando los pasos correctos de cambio/devolucin. Permitir modificar datos de clientes en la ventana "Elegir Cliente": Si activa esta opcin, el usuario podr editar los datos de cualquier cliente desde la ventana "Elegir Cliente". De lo contrario, el usuario podr ver los datos, pero no podr modificarlos (s podr crear clientes nuevos) Impedir realizar ventas con Total = 0 o negativo: Con esta opcin activada, el usuario no podr realizar ventas con importe negativo o igual a cero, para evitar el uso inadecuado o fraudulento del usuario. Permitir modificar el Impuesto durante la venta: Permite modificar el impuesto de los artculos en la cesta de venta, haciendo click en el desplegable de la casilla Impuesto. Activar el Control de Empleados al Aparcar Ventas: permite "recordar" el usuario/empleado que inici cada venta, e impide que otro usuario/empleado termine una venta iniciada por otro usuario Mostrar la ventana de seleccin de Usuario/Empleado al finalizar una venta: Cada vez que se realice una venta, al terminar de guardarla, aparecer en pantalla la ventana de "elegir usuario/empleado" para obligar a los empleados a identificarse antes de usar el TPV. Permitir cambiar el Tipo y Serie de facturacin en la ventana de Devolucin: Si activa esta opcin, el usuario podr elegir en qu serie guardar la venta actual desde la ventana de "cambio a devolver", as como si desea guardarla como Tcket o directamente como Factura. Interfaz Diseo de la ventana principal: Podr elegir entre dos modos de visualizacin, mostrando la lista de artculos en pantalla, o no mostrarla Diseo de la ventana de Cobro/Cambio: Podr elegir entre dos modos de visualizacin, mostrando un panel con las formas de pago (recomendado), o mostrar slo el importe total y el entregado. Idioma de la Interfaz: Permite elegir en qu idioma mostrar los botones del TPV. Segn la configuracin de cada Usuario/Empleado, tambin es posible que cada usuario pueda tener un idioma predefinido. Mostrar el Logotipo de la Empresa en la ventana principal: Muestra el logo de la empresa en la parte derecha de la ventana. Activar Multi-Pantalla: Permite abrir el TPV en un monitor secundario, mientras que en el principal seguir visible la ventana del programa, pudiendo trabajar simultneamente en ambas cosas. Cambios y Devoluciones Permitir emisin de Vales Descuento: Permite crear Vales Descuento, tanto manualmente como al realizar devoluciones. En caso contrario, se obligar al usuario a devolver el dinero al cliente. Permitir usar parte de un Vale Descuento y dejar el resto pendiente como un nuevo Vale: Permite usar vales parcialmente, es decir, usar slo 25 Euros de un Vale de 50, y dejar los otros 25 como otro Vale diferente. En caso contrario, se obliga al cliente a usar el Vale entero. Solicitar el N de Tcket al Cliente al realizar cambios y devoluciones: En el Asistente de Cambios/Devoluciones, solicitar siempre el N de Tcket correspondiente a la devolucin. De lo contrario, ignorar ese paso. Avisos Mostrar avisos al abrir la ventana del TPV: Configure y active los avisos a mostrar cuando se abra el TPV. Aparecer un mensaje en pantalla, en forma de globo transparente, con el texto indicado. Las opciones disponibles son: Al abrir el TPV, al cobrar una venta, o al cerrar la caja. Muy util para recordar algo a los empleados en determinados momentos. Apertura/Cierre de Caja Activar Apertura y Cierre de Caja: Esta opcin convertir el Mdulo TPV en una caja registradora, con la que el usuario podr indicar cunto dinero hay en caja al iniciar el da, y cunto hay al cerrar la caja para empezar el da siguiente. De esta forma podr abrir y cerrar la caja al empezar o finalizar un da o turno. Al salir del TPV, aparecer una ventana con varias opciones que permitirn cerrar la caja o salir sin cerrarla. En el caso de cerrar la caja, la prxima vez que abra el TPV se le volver a preguntar el dinero con el que empezar el da/turno, y en el Resumen de la sesin o del da aparecer la hora de apertura y la de cierre, y los datos correspondientes a dicho intervalo nicamente. No preguntar destinatario al enviar por email: permite enviarlo automticamente a la direccin de email de la empresa o preguntar siempre a qu direccin enviarlo No mostrar los datos en pantalla: enviarlo automticamente por email para que los empleados no puedan visualizar la informacin del cierre Permitir enviar/traspasar Ventas del Da/Turno actual: Activando esta opcin, al realizar el cierre de caja o consultar el Resumen de la sesin o del da, se permite enviar un archivo de traspaso de las ventas del da a otra tienda o almacn central por email. Activar Contador de Monedas y Billetes: Permite decidir si mostrar o no el contador de monedas y billetes al realizar el Cierre. Configure el tipo de moneda y las imgenes segn el pas. Guardar Historial de Cierres de Caja: Permite guardar un histrico de todos los cierres de caja realizados, en forma de listado, indicando la fecha, dinero inicial, dinero final, ventas, etc... Guardar copia del Cierre de Caja en el Histrico: Permite guardar una copia exacta de cada cierre de caja, para poder consultar ntegramente cada cierre de das anteriores. Datos para el Resumen y Cierre de Caja: Permite indicar qu datos/clculos mostrar en el Cierre de Caja y Resumen de la sesin o del da, en caso de que queramos mostrar ms o menos informacin o detalle, as como una consulta SQL propia editada por nosotros.
162 / 197
Al cerrar la caja, el TPV incluye una opcin configurable que permite contar las monedas y billetes en caja de forma visual, compatible tambin con pantallas tctiles, de forma que podremos realizar la suma del efectivo real en caja de forma rpida e intuitiva, pudiendo obtener la suma de monedas, la suma de los billetes, la suma total, el total de cada tipo de moneda/billete, e incluso imprimir dicha informacin y, sobre la marcha, indicar qu cantidad de dinero dejar en caja para el da siguiente. Podemos configurar el Contador de Monedas y Billetes para cualquier moneda de cualquier pas. Por defecto se incluyen configuraciones para el Euro, Dlar, Peso Mexicano, etc...
163 / 197
tener que hacerlo a mano, aunque el resultado es el mismo. El proceso manual para realizar un Cambio o Devolucin es el siguiente: 1) Vender el artculo (en una nueva venta) a cambiar/devolver con cantidad negativa (si va a devolver dos unidades, en Cantidad indicaremos "2"). 2) Si se trata de un cambio, en la misma venta en la que hayamos aadido el artculo a cambiar aadiremos el nuevo o nuevos artculos que desea llevarse ahora el cliente 3) Segn el importe de la venta sea positivo o negativo, el programa detectar que se trata de un cambio o devolucin o nos preguntar (si as lo hemos configurado) si deseamos emitir un Vale o simplemente devolverle el dinero al cliente En el Cierre de Caja podremos ver ms adelante la operacin realizada, segn la configuracin sobre Vales Descuento, Devoluciones, etc...
164 / 197
165 / 197
Cambiar de usuario/agente
Si tiene instalada la versin Profesional o la versin Tallas y Colores, podr especificar un agente/usuario para las ventas desde el TPV. En la casilla "Agente", haga click en el botn adjunto (dibujo de una llave) para mostrar la ventana de seleccin de usuario/agente. Tambin puede cambiar de usuario rpidamente pulsando la tecla F4. NOTA: Slo se muestran los usuarios con permiso de VENTA activado, y se respetarn los permisos que se le ha dado en SimplyGest (impresin, configuracin, etc...)
Aplicar un descuento a toda la venta (todos los artculos de la venta) de una sola vez
Existen 3 formas de aplicar un % de descuento a todos los artculos de una venta... Asignando un descuento fijo al cliente actual, de forma que siempre que le venda a dicho cliente, se aplicar el descuento automticamente. Aplicando un descuento a cada uno de los artculos (uno a uno) Con el botn secundario del ratn sobre la venta actual aparece un men con la opcin "Aplicar descuento a toda la venta actual"
166 / 197
Se aadir una lnea explicativa a la venta actual, indicando que se ha usado un Vale y la fecha en que ste fue emitido la primera vez. Esta lnea aparecer tambin en el tcket, y se guardar en el historial al terminar la venta. Para Ver una lista de los Vales emitidos: Desde el TPV, haga click con el botn secundario del ratn y seleccione la opcin "Ver Vales Descuento". Aparecer una lista con todos los vales descuento emitidos, con su enumeracin, si estan pendientes de cobro o ya cobrados, el cliente, etc... Los vales descuento que ya han sido cobrados/usados, aparecern tachados, y no podrn ser reutilizados. Para Borrar un Vale de la lista: Desde el TPV, haga click con el botn secundario del ratn y seleccione la opcin "Ver Vales Descuento". En la parte inferior aparecer un botn "Borrar" o "Eliminar" para borrar los Vales emitidos. Este botn slo estar disponible si el usuario/empleado actual tiene permisos de "Modificar Precios en el TPV".
Gasto/Compra Rpida
Puede registrar gastos o compras directamente en la ventana del TPV sin necesidad de cerrar el TPV y volver al programa. La opcin "Gasto/Compra Rpida" permite registrar un gasto/compra tanto en el Historial de Compras, as como en el Historial de Salidas de Efectivo, de forma que en el programa constar una Compra, y en el cierre de caja la salida de efectivo correspondiente a dicho gasto. Muy util a la hora de realizar pagos rpidos sin tener que salir del TPV.
167 / 197
Ctrl + Flecha Abajo: Artculo siguiente en la venta Impr. Pant: Imprimir Tcket Normal Insert: Aadir artculo a la venta actual Alt + A: Aparcar Venta Actual Alt + T: Reabrir Tcket Alt + R: Realizar una Reserva Alt + X: Cerrar TPV
168 / 197
Caractersticas del Mdulo... Para qu sirve? Requisitos Necesarios... Qu necesito? Tipos de Fidelizacin disponibles Configuracin Realizar una Simulacin Cmo usar el Mdulo de Fidelizacin Paso a Paso: Fidelizar a un cliente
169 / 197
Saldo a favor (Prepago): Tarjetas Prepago o Regalo El cliente puede comprar una tarjeta prepago por el importe deseado, que podr utilizar en futuras compras, sin posibilidad de ganar ms saldo segn las vetas realizadas. NOTA: El Mdulo Adicional est en contnuo desarrollo para, poco a poco, ir aadiendo nuevas opciones, posibilidades y modos de fidelizacin nuevos. Es posible, aunque no recomendable, que cada cliente/tarjeta tenga un modo de fidelizacin distinto. En caso de que lo desee configurar de esta forma, debe tener en cuenta que si en algn momento decide cambiar el modo de fidelizacin, o dejar de ofrecer diferentes modos de fidelizacin a cada cliente, las tarjetas/clientes antiguos pueden dejar de funcionar o de ser compatibles con el nuevo modo de fidelizacin.
Configuracin
En primer lugar, configure el tipo de fidelizacin que desea utilizar: con o sin tarjetas de fidelizacin. Para poder configurarlo, debe abrir el Mdulo desde la ventana de Clientes del programa, ya que slo as estar disponible la pestaa "Configurar" del Mdulo. Si ha elegido usar tarjetas... pulse "Configurar Lector" para configurar los parmetros del lector. Aparecer una ventana donde podr ver los comandos necesarios para que el programa pueda comunicarse con el lector. Estos cdigos los proporciona el fabricante del lector, y no SimplyGest. Cada lector, marca o modelo tiene sus propios comandos PC/SC. En la parte superior de dicha ventana ver un desplegable donde podr elegir el Lector/Grabador a utilizar. Si no aparece en la lista, significa que no est correctamente instalado y Windows an no lo detecta. Utilice preferiblemente lectores/grabadores USB. En la parte derecha ver un recuadro donde se indicar el resultado de comunicacin entre el programa y el lector, as como varias pruebas de conexin que el Servicio Tcnico le podr requerir en caso de que exista algn problema. en la ventana de Configuracin del Mdulo, configure tambin el mtodo de fidelizacin (puntos, descuento, etc...). Seleccione el modo a utilizar y pulse "Configurar" o "Personalizar" para indicar los baremos, mnimos, etc... NOTA: La configuracin es independiente para cada puesto. Si utiliza SimplyGest en red, deber configurar cada equipo por separado (fidelizacin, descuentos, parmetros del lector, etc...). Esto es as ya que cada equipo puede tener un lector/grabador de tarjetas diferente, de marcas distintas, etc... y cada uno tiene sus propios cdigos de configuracin. NOTA: Es posible restringir el acceso al Mdulo de Fidelizacin para cada usuario/empleado. Para ello, configure los permisos de cada usuario en SimplyGest.
170 / 197
Independientemente del Modo de Fidelizacin que hayamos elegido, y del Tipo de Descuento a utilizar, en este ejemplo veremos cmo utilizar el Mdulo de Fidelizacin para aplicar o canjear los puntos, saldos, etc... de un cliente durante una venta. Abrimos el Mdulo TPV o el TPV Visual y aadimos algunos artculos a la venta, como en una venta normal. En la ventana de "Cobro/Devolucin", pulsamos el botn de "Fidelizacin". Aparecer el Mdulo de Fidelizacin con los datos de la venta actual. Bien si utiliza tarjetas de fidelizacin, como si no, elija el cliente o introduzca la tarjeta para obtener los datos del cliente. Podr ver los puntos disponibles, el saldo a favor o el porcentaje actual del cliente En pantalla, de forma intuitiva y rpida, podr ver el importe de la venta actual, los puntos/descuento del cliente, el importe en efectivo al que equivalen, los puntos/descuento que ganara con la venta actual, los puntos/descuento que ganara si usara los puntos/descuento disponibles y realizara la venta, el n de puntos/descuento a canjear (configurable), etc... Simplemente pulsando un botn u otro tendr opcin para "Canjear" (o "Canjear y Ganar") o "Slo Ganar". Una vez aceptado, volver automticamente a la ventana de Cobro/Devolucin del TPV, el Descuento se habr aplicado a la venta actual de forma automtica, y en el Comentario del Tcket/Factura aparecer desglosada la operacin realizada: Puntos Obtenidos, Puntos Restantes, Importe de Descuento, Puntos Utilizados, etc... Esta informacin adicional podr imprimise en el tcket/factura si lo desea, para que el cliente sepa siempre cuntos puntos le quedan, cuntos ha ganado, etc...
171 / 197
Caractersticas de SimplyMove. Para qu sirve? Cmo ejecuto SimplyMove? Importacin automtica desde FacturaPlus, TPVPlus o WinOmega Importacin desde otros archivos (Mtodo Avanzado)
Caractersticas de SimplyMove
Con este programa podr: Importar datos desde otros programas a SimplyGest Importar datos desde bases de datos externas (ms de 15 formatos diferentes) Actualizar, Reemplazar, aadir, etc... datos de SimplyGest con los datos de otra base de datos externa o de otro programa Utilizar un Asistente de Importacin avanzado que permita incluso aadir condiciones, filtros, etc...
172 / 197
Para qu sirve este Mdulo Adicional? Configuracin del Mdulo Cmo firmar digitalmente una factura
173 / 197
Esta utilidad incluye, entre otras funciones, un Reparador de Datos que permite reparar la base de datos de forma automtica en caso de que sta se haya daado por alguna causa externa (cortes de luz, apagado incorrecto del equipo, disco duro defectuoso, problemas de red, uso incorrecto, manipulacin de archivos del programa, etc...) Adems, incluye tambin la utilidad para Copias de Seguridad, la posibilidad de Comprobar y Descargar Actualizaciones del programa y/o de los mdulos adicionales, contactar con el servicio tcnico mediante chat, control remoto, etc... Asignar Fotos a Artculos, Cambiar el tamao de las mismas, Acceder a una Carpeta FTP para hacer copias de seguridad en ella, etc... OPCIONES DE REPARACIN DE DATOS: VERIFICAR Y REPARAR LA BASE DE DATOS Qu es, y para qu sirve, el Reparador de Datos de SimplyGest? Qu se puede reparar con el Reparador? Cmo Reparar una empresa... OPCIONES DE COPIA DE SEGURIDAD: REALIZAR o RECUPERAR COPIAS DE SEGURIDAD Qu es, y para qu sirve, una Copia de Seguridad? Realizar una copia de seguridad Elegir qu datos guardar en la copia de seguridad Restaurar datos a partir de una copia de seguridad Buscar Copias de Seguridad con Calendario Formatos de Copia de Seguridad disponibles OPCIONES DE CARPETA FTP Realizar un BackUp FTP SOPORTE TCNICO Y ACTUALIZACIONES Qu son las actualizaciones? Para qu sirven? Cmo puedo saber si hay una nueva versin de SimplyGest, o de los Mdulos Adicionales?
174 / 197
Normalmente SimplyGest le invitar a ejecutar el reparador si lo considera necesario o si detecta algn problema. El Reparador se encargar de comprobar el estado de la base de datos, los ndices, etc... compactando los datos para reducir espacio desaprovechado, y verificar que todo est correcto, de forma totalmente automtica. IMPORTANTE: Los errores en la base de datos NO provocan, en ningn caso, prdidas de datos, salvo problemas realmente graves en los que exista dao fsico en los archivos (virus, disco duro daado, etc...). El cliente es responsable de llevar al da las copias de seguridad para evitar problemas mayores. Existen varias formas de realizar copias de seguridad (copia de respaldo, copia de seguridad, backup online...)
175 / 197
Siga los siguientes pasos para realizar una copia de seguridad: Seleccione la empresa sobre la que desee operar, en el desplegable de la derecha. Al seleccionarla, podr ver la Fecha de la ltima copia de seguridad que realiz de dicha empresa, y la fecha de la ltima restauracin de datos. Elija "Copia de Seguridad" en el apartado "Operacin", en el recuadro izquierdo. Pulse el botn "Opciones" a la derecha para elegir qu datos guardar en la copia de seguridad (por defecto, se guarda toda la base de datos). Seleccione el archivo destino pulsando el botn de la lupa adjunto a la casilla "Destino", o si lo prefiere, escriba directamente la ruta destino si la conoce. Pulse "Realizar copia". Aparecer una barra de progreso que le indicar la evolucin del proceso. Una vez realizada la copia de seguridad, aparecer un mensaje. Espere a que ste aparezca ANTES de cerrar el reparador. ELEGIR QU DATOS GUARDAR EN LA COPIA DE SEGURIDAD: Por defecto, la copia de seguridad guarda todos los datos de la empresa. Sin embargo, puede que en algn momento necesite guardar slo algunos datos (no todos)... Por ejemplo, si slo necesita hacer copia de seguridad de la lista de clientes y proveedores, para trasladarla a otra empresa u ordenador, pulse el botn "Opciones" y marque las casillas "Clientes" y "Proveedores" y desmarque el resto. Al realizar la copia, el programa le mostrar un mensaje de aviso para que lo tenga en cuenta. Cuando restaure esa copia de seguridad, en el mismo equipo/empresa o en otro distinto, el programa le avisar de que dicha copia de seguridad no contiene todos los datos. Al recuperar esa copia de seguridad, slo recuperar los clientes y proveedores. El resto de los datos de la empresa (artculos, historial...) no se actualizarn.
Cmo puedo saber si hay una nueva versin de SimplyGest o de los mdulos adicionales?
176 / 197
En la opcin "Soporte Tcnico y Actualizaciones" podr saber si hay alguna nueva versin ms actualizada de SimplyGest y de los mdulos que tiene instalados y registrados. En caso de haber actualizaciones nuevas disponibles, podr verlas en pantalla y descargarlas haciendo doble click sobre ellas. Slo los usuarios con soporte tcnico contratado podrn utilizar esta utilidad. Tambin puede comprobar si hay nuevas versiones disponibles en nuestra pgina web, en la Zona de Clientes, o recibiendo nuestros boletines de noticias.
177 / 197
Caractersticas del Mdulo Cmo ejecuto este mdulo? Crear Encargos de Artculos
178 / 197
Caractersticas de este Mdulo Adicional Bsqueda Avanzada Cuadro de Opciones Disponibles de Traspaso de Datos Exportar la Base de Datos a otro formato (ms de 15 formatos diferentes) Importar Archivo de Traspaso de otra Tienda/Empresa Empresa/Almacn Origen y Destino Datos a mostrar/traspasar "Configurar Traspaso" Traspasar/Modificar slo algunos registros (no todos) Multi-Traspaso: Traspasar datos a varias empresas/tiendas a la vez Traspasos a partir de una copia de seguridad Traspaso del Historial de una empresa a otra Intercambios entre Documentos Sincronizar con iGes para PDAs Crear una "Lista de Traspaso" Inventario desde Archivo... Recepcin de Pedidos Reemplazar Texto... Reestructurar Stocks... Editor SQL SimplyGest Web-Linker Otras Opciones y Utilidades del Mdulo Adicional (modificaciones masivas de datos)
179 / 197
Borrar un dato (campo) concreto en los registros seleccionados (inicializar algn dato o asignarle un nuevo valor) Asignar la misma serie de facturacin a las facturas que usted elija... Asignar el mismo mensaje de aviso a todos los clientes/proveedores, etc... Y mucho ms...
Bsqueda Avanzada
Puede que en algn momento dado necesitemos realizar una bsqueda avanzada o filtrar la tabla de forma que no veamos todos los registros, sino slo algunos que nos interesen. Pulsando en la lupa adjunta a la casilla BUscar, en la parte derecha de la ventana, se mostrar la ventana de bsuqeda, que nos permitir indicar las condiciones de bsqueda deseadas, guardarlas para su uso en el futuro, o cargar bsquedas ya guardadas previamente. De esta forma, podremos por ejemplo filtrar la lista de artculos mostrando slo los comprados hoy, o los de un precio superior a 100 y de un proveedor concreto, etc...
Datos a Traspasar
Esta opcin servir para seleccionar los datos que desee mostrar en las tablas inferiores, para realizar los traspasos entre ambos almacenes/empresas, o para las modificaciones masivas. Slo se traspasarn/actualizarn los campos seleccionados en esta ventana. El programa recuerda los campos seleccionados para prximos traspasos, en caso de que suela realizar el mismo traspaso a menudo.
Configurar Traspaso
180 / 197
En esta ventana, podremos especificar varias opciones para el traspaso: En caso de repetidos... Conservar el antiguo: Durante el traspaso, no se sobre-escribir ningn registro en la empresa destino. Sustituir por el nuevo: Se sobre-escribirn todos los registros en la empresa destino que estn tambin en la origen. Preguntarme antes de sobre-escribir: Se le preguntar al usuario cada vez que el registro a traspasar ya exista en la empresa origen. El usuario podr elegir entre estas dos opciones manualmente. Copiar o Mover? COPIAR: los registros se copian de ORIGEN a DESTINO. MOVER: los registros, una vez traspasados al destino, se eliminan de la empresa/almacn origen. Preguntarme qu datos deseo exportar al realizar el traspaso: Por defecto, al realizar el traspaso, SimplyGest traspasa todos los datos de cada registro (todas las columnas de cada fila), pero activando esta casilla, SimplyGest le preguntar por los datos a traspasar de cada registro. NOTA: Existe una opcin que permite mostrar en pantalla un resumen de la operacin/traspaso que se va a realizar antes de iniciarla, con el fin de preguntar confirmacin al usuario en caso de que no sea exactamente lo que desea hacer.
181 / 197
Esta opcin, disponible slo durante el traspaso de Documentos, permite intercambiar/traspasar informacin entre varios documentos. Por ejemplo, podr abrir un documento Origen y un documento Destino y traspasar artculos de un a otro, moviendo o copiando, modificando y actualizando el total de los documentos automticamente.
Reestructurar Stocks...
Con esta opcin, podr recalcular el stock de cada artculo segn las unidades vendidas y las compradas (configurable) en todo el perodo o en un intervalo de fechas. De esta forma, podr re-estructurar el stock de sus artculos con lo que tericamente debera haber en almacn, siempre que su gestin de stock se realice mediante compras-ventas y no mediante modificaciones manuales. Podr elegir qu documentos desea tener en cuenta para realizar el clculo (ventas, compras, albaranes, presupuestos, etc...), as como qu cantidad desea establecer como Stock Inicial, pudiendo elegir entre varias opciones (Cero, el indicado en Stock Mnimo, el de una empresa/ao anterior, etc...). NOTA: Esta opcin modifica el stock de todos los artculos visibles actualmente en la tabla. Si no est seguro del resultado, haga una copia de seguridad antes de llevar a cabo esta operacin.
182 / 197
SimplyGest Web-Linker
Este botn es simplemente un acceso directo a SimplyGest Web-Linker, aplicacin externa independiente de SimplyGest que permite, entre otras cosas, sincronizar datos locales con una Tienda Virtual o cualquier base de datos online. NOTA: Web-Linker es una aplicacin de pago. Puede descargar una versin Demostrativa en nuestra pgina web.
Editor SQL
Se trata de un completo editor de lenguaje SQL que permite realizar cualquier consulta SQL a la base de datos.
Reemplazar Texto
Esta opcin permite reemplazar texto en la tabla seleccionada, permitiendo sustituir un texto por otro en el campo que indiquemos o en todos los campos. Puede ser util para sustituir caracteres extraos por el correcto, corregir faltas de ortografa, cambiar una palabra por otra, etc...
183 / 197
Preguntas Ms Frecuentes
Los clientes registrados (con soporte tcnico contratado) tienen acceso a una base de datos de Preguntas ms Frecuentes. En total, ms de 100 preguntas y respuestas, soluciones a problemas, etc... recopilados durante los ltimos aos. Esta base de datos es accesible desde la Zona de Clientes de nuestra web, e incorpora un buscador que permite buscar consultas por palabras. Preguntas sobre el Registro y Desbloqueo, Proceso de Compra y Soporte Tcnico Cuales son las limitaciones de la DEMO de SimplyGest? He instalado la DEMO... Necesitar reinstalar la versin registrada cuando la compre? Perder los datos que ya tengo introducidos en la versin DEMO cuando compre el programa? Puedo conservar los datos de mi anterior programa, o importarlos desde otra base de datos? Artculos... Cmo exportar un listado de artculos (u otro informe) a Excel, Word, etc... Trabajar con Precios CON o SIN impuesto includo Cmo imprimir otro listado o informe de Artculos distinto al predeterminado Cmo imprimir varias etiquetas de cada artculo, o de un solo artculo, o segn su stock Cmo imprimir etiquetas, Cdigos de Barras, etc... de mis artculos Cmo seleccionar algunos artculos (no todos) para imprimirlos, eliminarlos, etc... Cmo modificar el precio, stock o margen de todos o algunos artculos, de forma masiva Clientes... Cmo exportar un listado de clientes/proveedores (u otro informe) a Excel, Word, etc... Cmo imprimir otros informes (etiquetas para sobres, listados ms completos, etc...) Ventas, Albaranes y Presupuestos... Varios vencimientos para una factura/presupuesto/etc... Cmo exportar/guardar una factura (u otro documento) a Excel, Word, PDF, Imagen, etc... Cmo imprimir otro modelo de factura distinto Cmo aadir texto adicional en la factura (lnea personalizada) e incluso asignarle precio, cantidad... Cmo cambiar el N de la Factura/Albarn/Presupuesto actual Compras y Pedidos a Proveedores Cmo exportar/guardar una factura o pedido a Excel, Word, PDF, Imagen, etc... Cmo imprimir utilizando otro modelo de factura distinto Cmo aadir texto adicional en la factura (lnea personalizada) e incluso asignarle precio, cantidad... Cmo cambiar el N de la Factura/Pedido actual Cmo imprimir etiquetas con los Cdigos de Barras de los artculos que acaba de comprar Historial Qu es el Historial de SimplyGest? Qu se almacena en l? Cmo exportar/guardar un informe o listado a Excel, Word, PDF, Imagen, etc... Cmo imprimir otros informes avanzados, tablas estadsticas, histricos detallados, etc... Cmo modificar el N de Factura, el Cliente/Proveedor, etc... de un documento Cmo convertir documentos (facturar albaranes, aceptar presupuestos, duplicar/copiar documentos, etc...) Cmo Agrupar documentos (por ejemplo: convertir varios albaranes en una sola factura) Empezar un nuevo ao/ejercicio de facturacin con SimplyGest Impresin de Documentos Puedo imprimir otros listados, documentos; distintos a los que trae el programa? Puedo imprimir cdigos de barras para mis artculos, clientes, etc...? Puedo imprimir etiquetas? Imprimir varias etiquetas del mismo artculo (imprimir varias veces cada registro) Cmo guardar (exportar) un documento/listado/factura a otro formato (PDF, Word, Excel, Imagen...)
184 / 197
Cmo guardar (exportar) un documento/listado/factura a otro formato (PDF, Word, Excel, Imagen...)
185 / 197
Es recomendable que cada empresa en el programa represente un ao/ejercicio distinto. Por ejemplo, tendramos una empresa llamada "SimplyGest 2011" con los datos del ao 2011, otra empresa "SimplyGest 2012" con los datos del ao 2012, etc... y as sucesivamente con cada ejercicio. De esta forma, podremos tener cada ao en carpetas (y empresas) separadas, con lo que realizar consultas y comparaciones con aos anteriores ser ms sencillo, adems de ganar en seguridad, ya que en caso de prdida de datos, daos en el disco, etc... perderamos slo un ao en vez de todos. Otra ventaja aadida a realizar el cambio de ao, es que la Base de Datos no seguir creciendo innecesariamente, ya que cada ao se guardar por separado. Con esto se consigue mayor velocidad al utilizar el programa, sobre todo si trabajamos en red, y las copias de seguridad ocuparn menos espacio. Puede hacer que el prximo nmero de factura del prximo ao sea el "1" (empezar desde cero) o bien continuar la enumeracin del ao anterior, ya que el programa le permite modificar el N de Factura en cualquier momento. Adems, gracias a la "Fecha de Inicio del Ejercicio" podremos tener sin problema documentos de aos diferentes en el mismo historial. Este proceso permite copiar a la nueva empresa los documentos pendientes de pago de la empresa/ao anterior, por ejemplo, para no tener que entrar en la empresa anterior si se recibe un pago correspondiente a un documento del ao pasado. Para ello, active la casilla correspondiente. En este caso deber tener en cuenta que obligatoriamente deber continuar con le enumeracin del ejercicio anterior. Es decir, no podr comenzar el ejercicio con la factura N 1, a no ser que quede guardada en una serie de facturacin diferente a la usada en el ejercicio anterior. Al crear una nueva empresa para el nuevo ao, tendr la opcin de crear una "copia exacta" de la empresa actual (todos los datos), o bien elegir qu datos copiar a la nueva empresa. Gracias a esto, podr copiar todos los datos de una empresa salvo los historiales, y conservar as los clientes, artculos, etc... o bien crear una empresa con todos los datos y conservar en el Historial nuevo slo aquellos documentos pendientes de pago. Para crear una nueva empresa para un nuevo ejercicio, siga los siguientes pasos: En la ventana de "Seleccionar Empresa", seleccione la empresa a copiar/duplicar y pulse el botn "Duplicar Actual" a la derecha. El programa le preguntar qu datos desea copiar a la nueva empresa. Seleccione la opcin deseada para los Historiales.(Podremos crear la nueva empresa con los Historiales en blanco o que se respete los documentos pendientes de cobro/pago del ejercicio anterior). Entre en la nueva empresa recin creada y comprobar que conserva todos los datos de la empresa anterior, excepto el historial, que debera estar vaco o con aquellos documentos pendientes del ao anterior (segn la opcin elegida). Cuando vaya a realizar la primera venta, podr cambiarle el nmero de la misma para que la numeracin continue automticamente a partir de sta. Consulte el manual para obtener informacin sobre "Cmo modificar el N de Factura".
186 / 197
Existen otras formas de copiar datos de una empresa a otra, mediante copias de seguridad por ejemplo.
187 / 197
SimplyGest incluye una utilidad de Reparacin de Datos, capaz de detectar y reparar automticamente casi cualquier problema del programa o error de la base de datos. Si no consigue resolver el problema, podr enviar una copia de seguridad de sus datos al Servicio Tcnico para que la analice y la repare. Antes de continuar, asegrese de que tiene instalada la ltima versin de SimplyGest, de los Mdulos Adicionales y del Reparador de Datos y lea esta seccin del manual. Los clientes registrados (con soporte tcnico contratado) tienen acceso a una base de datos de Preguntas ms Frecuentes. En total, ms de 100 preguntas y respuestas, soluciones a problemas, etc... recopilados desde el ao 2001. Esta base de datos es accesible desde la Zona de Clientes de nuestra web, e incorpora un buscador que permite buscar consultas por palabras. Problemas al ejecutar/abrir SimplyGest o el Reparador No se puede iniciar SimplyGest. Aparece un mensaje de error o no aparece nada. No puedo entrar en la empresa. Aparece un error cuando intento entrar en ella SimplyGest tarda demasiado en abrirse El programa se cuelga o no obedece si est sin utilizarse durante ms de 10 o 15 minutos Si el programa ya est abierto en un ordenador, no puedo abrirlo o utilizarlo en otro al mismo tiempo... Problemas al vender, comprar, etc... o con el historial Al realizar una venta/compra/etc..., no se borra la cesta automticamente o el N de factura no se incrementa automticamente. Problemas con el redondeo o con prdida de decimales en los totales Problemas con el Mdulo TPV El Mdulo TPV no se abre. El programa se queda colgado al intentar mostrar el TPV No se abre la caja registradora automticamente Al leer un cdigo de barras con el lector, es muy lento o no se aade el artculo correcto El botn CONFIGURAR TPV est deshabilitado (no se puede pulsar) El TPV se "bloquea" tras realizar una venta Problemas o Dudas sobre la impresin de informes o tckets El TPV no imprime el tcket, o no lo hace correctamente No se imprimen todos los registros. (Si tengo 5 artculos slo imprime 2 o 3) Problemas con los mrgenes laterales en algunas impresoras No puedo imprimir otros informes/documentos. Salen en blanco o a medias.
188 / 197
Si el error contina... Lea el "mensaje detallado" de error que le muestra el programa y apntelo. Contacte con nosotros indicndonos ese mensaje. Es probable que tenga que enviarnos una copia de seguridad, o el contenido de la carpeta "...SimplyGest\Datos\X" (siendo X el N de la empresa que no puede iniciar) para que nosotros analicemos y reparemos su base de datos.
No puedo abrir SimplyGest en dos equipos al mismo tiempo, o se cuelga al abrir el TPV; etc...
Antes de nada, compruebe que tiene las ltimas versiones del Programa y del Mdulo TPV. Si usa el programa en red, compruebe que tiene DESACTIVADA la opcin "Mostrar N de Documento en pantalla", en TODOS los puestos de la red, y tanto en el TPV como en el programa. Si dicha opcin est activada en alguno de los puestos, el TPV no se abrir si hay ms de 1 equipo usando el programa al mismo tiempo.
189 / 197
"Compatibilidad". Asegrese de que NO tiene activada la opcin "Modo de Compatibilidad". Si tiene Windows 7 puede estar relacionado con un error en la Configuracin Regional o de Idioma de su sistema operativo. Simplemente deber cambiar la configuracin regional a otro pas (por ejemplo, Alemania) y luego volver a ponerla en Espaol. Si el programa SI est configurado en Red: Ejecute el Reparador de SimplyGest, tanto en el Servidor como en los dems equipos. Vaya al Servidor y compruebe que al iniciar SimplyGest en el Servidor aparece, en letras verdes, "Actuando como Servidor". Si no es as, no ha seguido los pasos de configuracin en red correctamente, o bien se ha desconfigurado por alguna causa externa. Asegrese de que ha realizado correctamente los pasos para la configuracin de SimplyGest en red. Asegrese de que tiene acceso completo (escritura y lectura) a la carpeta de SimplyGest en el servidor. Vaya a "Mis sitios de Red" o "Red" en su escritorio y compruebe que puede ver su propio equipo y los dems puestos conectados. Si utiliza Windows 2000 o XP, en las propiedades de la carpeta compartida (como muestra la siguiente imagen) active la opcin "Permitir que usuarios de la red cambien mis archivos". Si tiene Windows XP o 2003, pulse con el botn secundario sobre el icono (acceso directo) del programa y vaya a la pestaa "Compatibilidad". Asegrese de que NO tiene activada la opcin "Modo de Compatibilidad".
190 / 197
la impresora no tiene documentos pendientes (puede estar "saturada"). Si junto al reloj de Windows hay un icono de una impresora, haga doble click y compruebe que no hay documentos pendientes. la impresora no est "en Pausa". Si junto al reloj de Windows hay un icono de una impresora, haga doble click y compruebe que todo est correcto. Si est utilizando el Modo de Impresin a travs del Puerto, asegrese de que el puerto especificado para esta opcin es el correcto. Si aparecen caracteres extraos en lugar de las tildes (por ejemplo, no aparece "", "N", utilizando el driver "Genrico Slo/Texto) vaya a las propiedades de su impresora, en Windows, y en la pestaa "Seleccin de Fuente" seleccione el "Multilinge: Latn 1 (850)", que es el nico con soporte para caracteres hispanos. Utilice los ltimos drivers de la impresora. Muchos de estos problemas desaparecen instalando los drivers correctos de la impresora, y no el "Genrico/Slo texto" de windows. Si tiene problemas con los mrgenes, tipo o tamao de la letra, puede modificarlos diseando el tcket desde el propio Mdulo TPV. Si no se imprime el grfico/logotipo, es seguramente debido al driver de la impresora. El driver "Genrico" no suele imprimir los grficos correctamente. Instale el driver correspondiente a su impresora. Consulte la Ayuda del TPV para obtenerms informacin al respecto Segn el modo de impresin seleccionado para el TPV, el diseo del tcket puede variar su aspecto. Para ver las diferencias entre imprimir utilizando el puerto o el driver de la impresora, pulse aqu. NOTA: No todas las impresoras de tckets permiten imprimir cualquier formato, tipo de letra, etc... Seguramente habr que modificar/adaptar el diseo del tcket para que la impresora lo imprima correctamente.
191 / 197
Antes de continuar, asegrese de que est utilizando el driver correcto de su impresora. Si est utilizando un driver genrico (Genrico/Slo Texto o Generic/Text Only), es muy probable que no pueda imprimir tckets con formato complejo (lneas, texto en negrita/cursiva, acentos, imgenes...), aunque puede solucionarse. Si parte del documento que se dispone a imprimir no aparece completamente (se come el margen izquierdo, derecho, etc...), asegrese de que en "Configurar Impresora", en la pestaa "Configurar", todas las opciones estn correctamenten configuradas (tamao del papel, impresora a utilizar, etc...) Si esto no soluciona el problema, asegrese de que est utilizando el driver correcto, y que es la ltima versin del mismo. Puede que tenga que modificar la configuracin del driver bajo Windows, para personalizar el tamao de los mrgenes. No obstante, podemos modificar cualquier diseo/plantilla para adaptarla a su impresora si lo desea.
192 / 197
Es posible crear (e imprimir) documentos con varias fechas de vencimiento. Por ejemplo, para facturas (o presupuestos, etc...) que vayan a ser pagados/cobrados en varias fechas (a 30, 60 y 90 das, por ejemplo). Imaginemos un presupuesto para un cliente que desee pagar a plazos. La factura tendr varios vencimientos (uno para cada plazo). Para que una factura tenga varios vencimientos, haremos lo siguente: Creamos una nueva forma de pago. Podemos darle el nombre que queramos, o incluso omitir el nombre. Ms abajo veremos instrucciones detalladas sobre estas formas de pago especiales. Asignamos a ese cliente (o a una factura concreta) esa forma de pago. Al hacer la factura, si la forma de pago es "de varios vencimientos", stos aparecern en la factura impresa (es probable que haya que retocar/modificar su modelo de factura para que permita imprimir este nuevo dato). A continuacin hay algunos ejemplos de formas de pago vlidas: El programa calcular 3 fechas de vencimiento. Una para el da de emisin, otra a los 30 das y otra Crdito a 0, 30 y 60 das a los 2 meses. 30, 60, 90 Se crear una fecha de vencimiento para cada uno de los 3 meses siguientes a la feha de emisin. 0 y 30 Un vencimiento para hoy y otro para dentro de un mes. Primer plazo hoy, el resto a 30, 60 y Igual que el segundo caso 90 das Se crearn 4 vencimientos. Uno para hoy, otro para dentro de 15 das, otro para dentro de 25 das, 0, 15, 25, 83 etc...
Como ve, el nombre de la forma de pago puede contener cualquier texto y nmeros. SimplyGest se encargar automticamente de detectar si la forma de pago elegida contiene nmeros (como los ejemplos anteriores) y los sumar a la fecha de la factura original. Por ejemplo, para el caso 4, aparecen los nmeros 30, 60 y 90. Al emitir esa factura, se calcularn 3 fechas de vencimiento distintas. Si el nmero escrito es mltiplo de 30, SimplyGest intuye que se trata de un mes completo. Se le sumar x meses a la fecha de emisin. Si el mes siguiente no tiene 30 das, sino 28 o 29 (como Febrero), SimplyGest se encargar automticamente de utilizar el ltimo da del mes siguiente. Si el nmero escrito NO es mltiplo de 30, supuestamente se trata de das sueltos (15, 23, etc...). SimplyGest sumar x das a la fecha de emisin. Para ms informacin y ejemplos, consulte la ayuda sobre la creacin de Formas de Pago o sobre Ventas/Compras en el manual del programa.
193 / 197
sobre la impresin o diseo de documentos/facturas... Imprimir otros documentos (cdigos de barras, etiquetas, histricos avanzados, estadsticas, etc...) Guardar (exportar) un documento como una Imagen, documento Word, Excel, PDF, HTML... Enviar un documento/factura/listado por FAX o por e-Mail Imprimir cdigos de barras en etiquetas Imprimir varias etiquetas de cada artculo (Imprimir varias veces cada registro) Disear/Modificar un documento/factura con otro tamao de papel, margenes, etc... Varios vencimientos para una factura/presupuesto/etc... sobre buscar/localizar artculos, clientes, documentos, etc... Buscar/Imprimir clientes (o artculos, etc...) que cumplan una determinada condicin Cmo mostrar los clientes/proveedores que cumplen aos hoy, o que lleven 1 ao dados de alta, etc... sobre utilizacin y configuracin del programa Cambiar el N de Factura, Albarn, etc... Modificacin masiva de precios, de stock o del %Margen Empezar un nuevo ao/ejercicio de facturacin con SimplyGest Configurar SimplyGest en red local o a travs de Internet Descripcin de los campos de las Bases de Datos
Guardar una factura, o cualquier otro informe, como un documento de Microsoft Word, Hoja de Excel, PDF, como una imagen, pgina web...
Puede resultar muy til guardar facturas (o listados, tablas estadsticas, etc...) en su disco, para enviarlas por e-Mail, imprimirlas en otro momento, trasladarlas de ordenador, etc... Le recomendamos tambin consultar el tema "Enviar documentos por FAX" pulsando aqu. Puede exportar cualquier documento a los siguientes formatos: PDF (Acrobat Reader) Microsoft Word Microsoft Excel Pgina Web (HTML) Imagen BMP Imagen JPG Imagen WMF Hoja de Lotus Quattro Pro Archivo de "Slo Texto" Para ello, desde la ventana de vista previa del documento a imprimir, pulse cualquiera de los 4 formatos de acceso rpido disponibles o pulsando el botn "Guardar o Exportar" podr tener a la vista todos los formatos disponibles, tal y como se muestra en la siguiente imagen:
194 / 197
Seleccione el formato de exportacin y elija un nombre para el archivo. Tras realizar el traspaso, SimplyGest le preguntar si desea ver el archivo creado.
195 / 197
Justo a la derecha de dicho desplegable, deber ver el N de Albarn que corresponder al que se dispone a realizar. Deber pulsar el botn "Ms Opciones" de la parte derecha de la pantalla y seleccionar "Modificar/Cambiar" --> "N de Albarn" NOTA: Si cancela el albarn, o abandona la ventana de ventas, se perder el nuevo N de Albarn y tendr que volver a realizar la operacin anterior. Si no aparece la casilla N de Albarn en la pestaa de Ventas, es porque la opcin "Mostrar N de Factura en pantalla" est desactivada, y en su lugar, est activada la opcin "Configuracin ptima para trabajo en red". Tambin puede cambiar el N de Factura/documento de un documento ya guardado en el historial. Para ello, use la opcin correspondiente con el men desplegable del historial de movimientos.
Cmo mostrar/imprimir/borrar todos los registros que cumplan una determinada condicin
Gracias a la "bsqueda avanzada", podr realizar bsquedas de artculos, clientes, proveedores, documentos, etc... de forma que slo se muestren aquellos registros que cumplan una determinada condicin (o varias). Por ejemplo, imagine que desea imprimir todos los artculos de la familia "CABLES" y que adems, hayan sido dados de alta el 14/02/2000. Simplemente, dirjase a la pestaa de Artculos y pulse el botn de "Bsqueda Avanzada". Rellene las condiciones de bsqueda (vea el tema anterior para saber cmo realizar una bsqueda avanzada) y pulse "Buscar". Si hay artculos que cumplan dichas condiciones, los podr ver en pantalla (fjese que en la parte inferior de la ventana de simplygest, aparecer el texto "filtrada", indicndole que lo que actualmente ve no es la lista completa de artculos, sino una bsqueda). A continuacin, podr seleccionar todos los registros visibles (vea el tema "seleccionar todos los registros" para saber cmo hacerlo) y podr eliminarlos todos de una vez, pulsando el botn "Borrar". Tambin podra imprimir la lista filtrada (slo los artculos de la bsqueda) y en el listado impreso aparecera una descripcin de la bsqueda que realiz. Para volver a mostrar todos los registros, vuelva a pulsar el botn de "Bsqueda Avanzada". Ver que el texto "filtrada" dejar de aparecer al instante.
Cmo mostrar los clientes/proveedores que cumplen aos hoy, o que lleven 1 ao dados de alta, etc...
SimplyGest tiene la posibilidad de realizar bsquedas avanzadas en la base de datos, utilizando varias condiciones de bsqueda en varios campos, etc... Adems de sto, dichas bsquedas pueden guardarse como un archivo de bsqueda predefinida. Esto resulta muy util si solemos realizar la misma bsqueda a menudo, para no tener que seguir los pasos de bsqueda cada vez que queramos mostrar el mismo resultado. SimplyGest incluye varias bsquedas prediseadas. Algunas de ellas permiten realizar bsquedas comunes, como por ejemplo, Clientes que cumplen aos hoy, o maana, o clientes que llevan 1 ao dados de alta (aniversarios), etc... Simplemente seleccionando dichas bsquedas, aparecer el resultado automticamente. Por supuesto es posible crear nuestras propias bsquedas predefinidas, compartirlas para ser utilizadas en otros equipos, etc...
196 / 197
UBICACION: Ubicacin TIPOKIT: Tipo de Kit MEDIDA: Unidad de Medida COLOR: Marca el artculo de otro color (contiene el cdigo RGB de un color) Campos para Clientes y Proveedores (clientes.dat y vendedores.dat): CODIGO: Cdigo NOMBRE: Nombre COmercial DIRECCION POBLACION NIF CODIPOS: Cdigo Postal TELEFONO TELEFONO_2 E_MAIL NOTAS PROVINCIA FPAGO: Cdigo de la forma de pago CUENTA IMP: Exento de IVA RE: Acogido al Recargo Equivalencia DTO: Descuento fijo (porcentaje) AVISAR CONTACTO TARIFA: N de Tarifa a utilizar SERIE: Serie por defecto ABONO: importe positivo o negativo pendiente COLOR FAX PAIS ALTA N_FISCAL: Nombre Fiscal
197 / 197