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MANUAL DE ENTRENAMIENTO PLANILLAS

SEDALIB S.A.

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Fecha 04/04/08 Versin 001.00 Justificacin Anlisis Impacto Autor

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tem Ttulo del documento Autor Fecha de Creacin Fecha de Actualizacin Detalle Manual de Entrenamiento Royal Systems S.A.C. 04/04/2008 04/04/2008

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Observacin Autor Estado

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INDICE
1. 2. CMO INGRESAR AL SISTEMA? ........................................................... 4 CMO ABRIR UN PROCESO DE PLANILLAS? ..................................... 4

3. CMO DAR MANTENIMIENTO DE DATOS DEL EMPLEADO? ............... 6 4. CMO INGRESAR MOVIMIENTOS DE CONCEPTOS PARA PLANILLA? ........................................................................................................................... 13 5. CMO IMPORTAR DATOS PARA PLANILLA? ....................................... 17 6. CMO MODIFICAR VARIABLES GLOBALES?....................................... 19 7. CMO GENERAR DE PLANILLAS? ......................................................... 20 8. CMO VISUALIZAR BOLETAS Y REPORTES? ...................................... 21 9. CMO ABRIR PROCESOS DE LIQUIDACIONES?.................................. 25 10. CMO INGRESAR CONCEPTOS EN LA LIQUIDACIN? .................... 27 11. CMO ABRIR PERIODOS DE CTS?....................................................... 31 12. CMO GENERAR PROCESOS?............................................................. 32 13. CMO VER LIQUIDACIONES? ............................................................... 33 14. CMO GENERAR ASIENTOS CONTABLES? ....................................... 38 15. CMO CERRAR DE PROCESO?............................................................ 39

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1. Cmo ingresar al sistema? Para ingresar al mdulo de Planillas se debe ingresar Cdigo de Usuario (ejemplo: MISESF) y Clave: ****. Luego presionar Aceptar

Figura 1 2. Cmo abrir un Proceso de Planillas? El proceso de Planillas empieza con la apertura de procesos, estos se realizan cada mes y el nmero puede variar. Los procesos se crean uno por Compaa, Tipo Planilla, Mes y Proceso. Para crear un proceso se siguen los siguientes pasos: a. Pulse clic sobre el Men: Procesos Control de Procesos o presione las teclas Ctrl. + R

Figura 2

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b. Aparecer la siguiente ventana

Figura 3 c. Para Crear un nuevo Proceso se da clic en el botn Iniciar Periodo y aparecer la siguiente ventana:

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Figura 4 All tendremos que ingresar los campos Compaa, Planilla, Periodo, Tipo Proceso, fecha de Inicio y Fin del Proceso, la fecha probable que se va a procesar y la de pago. Si queremos grabar lo ingresado damos clic en el botn Aceptar de lo contrario el botn Cancelar para desechar lo ingresado. d. Para Modificar un Proceso se da clic en el botn Modificar de la figura 3 y aparecer la misma ventana de la figura 4, all podr modificar cualquiera de los campos ingresados. e. Para Activar o Desactivar Procesos se da clic en el botn Activar/Desact. de la figura 3, esta accin proceder a poner en estado Inactivo al Proceso y desaparecer de la lista a menos que este con check el campo Mostrar los proceso inactivos:

3. Cmo dar mantenimiento de Datos del Empleado? Antes de proceder a generar las planillas se debe dar mantenimiento a los trabajadores, ingreso y modificacin de los datos. Para crear un trabajador se siguen los siguientes pasos: a. Pulse clic en el Men Maestros Trabajador Empleados presione las teclas ctrl. + E clic al icono Empleados
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Figura 5

b. Aparecer la siguiente ventana:

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Figura 6 c. Para Ingresar un trabajador se da clic en el botn Nuevo y aparecer la siguiente ventana.

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Figura 7 Para registrar los datos de los trabajadores se tienen los siguientes tabs: Datos personales del trabajador, tales como Tipo de Persona, Datos como persona natural, direccin, datos de documentos de identificacin personal, informacin bancaria, etc. (Figura 7) Datos generales del trabajador, tales como: fecha de ingreso, fecha de reingreso, tipo de planilla, tipo de trabajador, pensin (AFP), documentos de identificacin y de asistencia social. (Figura 8)

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Figura 8 Datos empresariales del trabajador, tales como Compaa, Locacin, Centro de Costo, informe sobre el contrato con la empresa, etc. (Figura 9)

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Figura 9 Otros datos del trabajador, tales como informe de ltima planilla procesada, Moneda de pago, modalidad de pago, situacin del trabajador en la empresa, remuneraciones.

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Figura 10 d. Para Modificar un trabajador se da clic en el botn Modificar de la figura 6 y aparecer la misma ventana de las figuras 7, 8, 9 y 10; all podremos modificar cualquiera de los campos ingresados. e. Para Eliminar un trabajador se da clic en el botn Eliminar de la figura 6 y aparecer la misma ventana de las figuras 7, 8, 9 y 10; si presionamos el botn Aceptar el sistema eliminara el registro de trabajador as como toda la informacin que tenga en el sistema (Boletas, Informacin de Recursos Humanos, etc.); por eso se debe tener cuidado con esta accin, se recomienda no eliminar un trabajador sino tenerlo como cesado e inactivo.

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Figura 11 4. Cmo ingresar movimientos de Conceptos para Planilla? El sistema ofrece varias maneras de ingresar conceptos de planillas a los trabajadores, vamos a desarrollar 3 formas de ingreso. a. Ingreso Individual: Este mtodo consiste en elegir a un trabajador y luego ingresar un concepto de planilla. Para realizar esto se ingresa a la ventana de la figura 6, al costado derecho de la lista de trabajadores hay 5 opciones que son Conceptos, Impuesto a la Renta, Vacaciones, CTS, y Retencin Judicial; al dar doble clic en Conceptos aparecer una ventana como la siguiente:

Figura 11

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En esta ventana aparecen los conceptos que se le han asignado al trabajador, los conceptos con el icono del libro abierto indican que son conceptos permanentes, aquellos con el icono de reloj indican que son temporales y van afectar en los periodos que indican los campos de Desde y Hasta, y aquellos con el cono de un reloj y una hoja al costado indican que esta reemplaza a la frmula, el cono de una mina indica que es un concepto automtico, es decir que han sido ingresados producto de alguna interfaz (vacaciones o cuenta corriente). Para ingresar un concepto, basta con dar clic en el botn Conceptos, de inmediato aparecer una ventana como la de la figura 12 en donde podremos elegir un concepto al hacer doble clic o al presionar el botn Aceptar.

Figura 12 Una vez ingresado el concepto procede a llenar el resto de campos, de que tipo va a ser, periodo que va afectar, monto, tipo de moneda, etc. b. Ingreso Masivo de Conceptos Temporales: Este mtodo consiste en ingresar en un concepto de planilla del tipo temporal a varios trabajadores en una sola ventana. Esta opcin esta en Men Procesos Asignacin de Conceptos a Trabajadores Temporales, el cual nos muestra la siguiente ventana:

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Figura 13 Elegimos el concepto que vamos a ingresar dando clic en el botn que esta al costado del campo Concepto del filtro, all nos aparecer una ventana como la figura 12, luego al dar clic en el botn Buscar nos aparecer una lista de los trabajadores de acuerdo al filtro, procedemos a ingresar los montos respectivos a los trabajadores que van ha estar afectos y al terminar damos clic en el botn Completar de la barra de herramientas para grabar la informacin.

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Figura 14 c. Ingreso Masivo de Conceptos Permanentes: Este mtodo consiste en ingresar en un concepto de planilla del tipo permanente a varios trabajadores en una sola ventana. Esta opcin esta en Men Procesos Asignacin de Conceptos a Trabajadores Permanentes, el cual nos muestra la siguiente ventana:

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Figura 15 5. Cmo importar datos para planilla? Este mtodo consiste en importar los conceptos de planilla desde un archivo plano externo al sistema, la estructura del archivo tendr que ser la siguiente: Cdigo, Monto, Cantidad Auxiliar, Informacin Opcional 1, Informacin Opcional 2, Cantidad y CodigoVariable; en formato texto delimitado por tabulaciones. Se ingresa por Men Procesos Importacin de Datos Conceptos Planillas, el cual nos muestra la siguiente ventana:

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Figura 16 En esta ventana tendremos que ingresar los parmetros de importacin, estos son a qu concepto de planilla hace referencia el archivo, el tipo de aplicacin, el periodo de vigencia, el tipo de proceso va afectar, etc. Para ubicar el archivo damos clic en el botn Seleccionar archivo y nos mostrar la ventana de bsqueda de archivo; una vez seleccionado el archivo damos clic en el botn Leer archivo y nos mostrar los datos del archivo. Luego nos desplazamos al tab Informacin a Importar (figura 16) donde primero damos clic al botn Convertir al formato SPRING, esta accin busca a los empleados con los cdigos que estn en el archivo sobre la base de datos para verificar si existen, adicionalmente valida que estos empleados se encuentren en estado activo; aquellos que hayan pasado la validacin aparecern en la ventana y damos clic en el botn Actualizar Base de Datos para grabar la informacin, si la informacin se graba correctamente aparecer una ventana con el mensaje Los datos fueron actualizados con xito.

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Figura 17

6. Cmo modificar Variables Globales? El sistema utiliza variables globales para almacenar datos que podrn ser referenciadas desde las frmulas, en estas variables se colocan por ejemplo los porcentajes de descuentos. Para crear o modificar variables globales se siguen los siguientes pasos: a. Pulse clic sobre el Men Maestros Otros Variables Globales que nos llevara a una ventana como la siguiente:

Figura 18

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b. Para crear o modificar una variable damos clic en el botn Nuevo o Modificar respectivamente, cualquiera de ambas acciones nos llevar a una ventana como la siguiente:

Figura 19 En esta ventana si vamos a crear una nueva variable estar habilitado el campo cdigo, de la contrario no se podr editar. Luego los campos descripcin, monto, tabla y estado son modificables. Una vez ingresado o modificado los datos se procede a grabar la informacin con el botn Aceptar o cancelar lo efectuado con el botn Cancelar. Hay que notar, que la variable global surtir efecto desde el perodo indicado. 7. Cmo generar de Planillas? Luego de haber ingresado todas las variables que van a intervenir en el clculo de la planilla se procede a ejecutar el proceso, esta accin generar los conceptos de planillas que estn definidos en las frmulas y en los mismos conceptos. Para generar una planilla se siguen los siguientes pasos: a. Pulse clic sobre el Men Procesos Ejecucin de Procesos o presione las teclas ctrl. + G que nos llevar a una ventana como la siguiente:

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Figura 20 En esta ventana se generan las planillas de todos los procesos que se creen, solo basta con colocar la frmula que le corresponde al proceso en el campo Frmula, por defecto se configura por cada proceso las frmulas que le corresponde. Luego se debern pasar del lado izquierdo al derecho los trabajadores que se desean procesar, se pueden elegir todos o algunos trabajadores. Por ltimo para generar los resultados se da clic en el botn Generar luego del cual nos pedir una confirmacin y si la aceptamos generar los resultados de los trabajadores que estn en el lado derecho. Tambin se tiene la opcin de procesar trabajadores cesados, liquidados o inactivos, solo se debe poner un check donde corresponda, por defecto siempre est marcado solo activos. 8. Cmo visualizar Boletas y Reportes? Luego de haber generado las planillas se requiere ver los resultados, el sistema dispone de varias formas de hacerlo aqu explicaremos 3 de ellas. a. Ver boletas en forma individualizada: Men Reportes Boletas, presione las teclas Ctrl. + F1 o presione el icono Boletas. Esta accin nos llevar a la siguiente ventana:

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Figura 21 Donde nos muestra una relacin de las boletas generadas, podemos ver una boleta dando doble clic en el trabajador o elegir y luego dar clic en el botn Ver Seleccin, cualquiera de las dos opciones nos muestra la siguiente ventana:

Figura 22 En esta ventana se puede visualizar los conceptos de planillas que se han generado para el trabajador, los que estn divididos en Remuneraciones (Ingresos), Deducciones (Descuentos) y Patronales.
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Dando clic en el botn Moneda podemos cambiar los montos de la moneda local a la extranjera o viceversa. b. Ver resultados mediante el reporteador: Men Reportes Reportes de Usuario. Esta opcin nos lleva a un reporteador el cual nos permite crear reportes personalizados y poder almacenarlos; se pueden utilizar cualquier concepto de planilla y adicionalmente el sistema nos ofrece una lista de datos del empleado que podemos utilizar en el reporte. Al ingresar, el sistema nos muestra una lista de los reportes ya creados en una ventana como la siguiente:

Figura 23 Elegimos el reporte que deseamos consultar y damos clic en el botn Ver para visualizar el reporte, esta accin nos llevara a una ventana como la de la figura 24: Para ver los resultados basta con dar clic en el botn Buscar

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Figura 24 c. Ver resultados mediante el reporte de conceptos de planilla: Men Reportes Conceptos de Planilla. Este reporte nos permite poder elegir cualquier concepto de planilla y poder visualizar los trabajadores que han tenido ese concepto en su planilla en determinado mes y proceso. Adems nos da la opcin de poder elegir grupos de conceptos (Ingresos, Descuentos, Patronales, etc.), Al ingresar en esta opcin el sistema nos muestra la siguiente ventana:

Figura 25
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Para visualizar los datos basta con dar clic en el botn Buscar, se pude cambiar el grupo de conceptos que deseamos ver dando clic en la flecha abajo del campo Tipo de Concepto, el check activado del campo Concepto indica que deseamos ver todos los conceptos del Tipo de Concepto elegido; si deseamos elegir un concepto en especial basta con desactivar el check del campo Concepto y dar clic el botn que esta a su costado, all nos aparecer una ventana para elegir un concepto en especial. 9. Cmo abrir Procesos de Liquidaciones? El proceso de Liquidaciones empieza con la apertura de proceso, este se realiza cada vez que se desea liquidar por cese a algn trabajador. Para crear un proceso se siguen los siguientes pasos: Pulse clic sobre el Men presione las teclas Ctrl. + R Procesos Control de Procesos

Figura 26 a. Aparecer la siguiente ventana

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figura 27 b. Para Crear un nuevo Proceso se da clic en el botn Iniciar Periodo y aparecer la siguiente ventana:

Figura 28 All tendremos que ingresar los campos: Compaa, Planilla, Periodo, Tipo Proceso, fecha de Inicio y Fin del Proceso, la fecha probable que se
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va ha procesar y la de pago. Si queremos grabar lo ingresado damos clic en el botn Aceptar de lo contrario el botn Cancelar para desechar lo ingresado. c. Para Modificar un Proceso se da clic en el botn Modificar de la figura 3 y aparecer la misma ventana de la figura 4, all podr modificar cualquiera de los campos ingresados. d. Para Activar o Desactivar Procesos se da clic en el botn Activar/Desact. de la figura 3, esta accin proceder a poner en estado Inactivo al Proceso y desaparecer de la lista a menos que esta con check el campo Mostrar los proceso inactivos:

Se deber ingresar los siguientes datos en el catlogo de personal del trabajador cesado y a liquidar: 1. Ingresar el Motivo de cese 2. Ingresar la Fecha de Cese 3. Ingresar la Fecha de Liquidacin Luego se debe seleccionar a los trabajadores que se desea cesar y que cumplan con las condiciones marcadas en el punto anterior. Luego ingresar a generar las liquidaciones presionar el botn Procesar, esto cesar a los trabajadores seleccionados. 10. Cmo ingresar Conceptos en la Liquidacin? El sistema ofrece varias maneras de ingresar conceptos de planillas a los trabajadores, vamos a desarrollar 4 formas de ingreso. a. Ingreso Individual: Este mtodo consiste en elegir a un trabajador y luego ingresar un concepto de planilla. Para realizar esto se ingresa a la ventana de la figura 6, al costado derecho de la lista de trabajadores hay 5 opciones que son Conceptos, Impuesto a la Renta, Vacaciones, CTS, y Retencin Judicial; al dar doble clic en Conceptos aparecer una ventana como la siguiente:

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Figura 29 En esta ventana aparecen los conceptos que se le han asignado al trabajador, los conceptos con el icono del libro abierto indican que son conceptos permanentes, aquellos con el icono de reloj indican que son temporales y van afectar en los periodos que indican los campos de Desde y Hasta, y aquellos con el icono de una mina indican que son automticos, es decir que han sido ingresados producto de alguna interfaz. Para ingresar un concepto basta con dar clic en el botn Conceptos, de inmediato aparecer una ventana como la de la figura 8 en donde podremos elegir un concepto

Figura 30 Una vez ingresado el concepto procede a llenar el resto de campos, de que tipo va ha ser, periodo que va afectar, monto, tipo de moneda, etc. b. Ingreso Masivo de Conceptos Temporales: Este mtodo consiste en ingresar en un concepto de planilla del tipo temporal a varios trabajadores en una sola ventana. Esta opcin esta en Men Procesos Asignacin de Conceptos a Trabajadores Temporales, el cual + c. nos muestra la siguiente ventana:

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Figura 31 Elegimos el concepto que vamos a ingresar dando clic en el botn que esta al costado del campo Concepto del filtro, all nos aparecer una ventana como la figura 8, luego al dar clic en el botn Buscar nos aparecer una lista de los trabajadores de acuerdo al filtro, procedemos a ingresar los montos respectivos a los trabajadores que van ha estar afectos y al terminar damos clic en el botn Completar de la barra de herramientas para grabar la informacin. d. Ingreso Masivo de Conceptos Permanentes: Este mtodo consiste en ingresar en un concepto de planilla del tipo permanente a varios trabajadores en una sola ventana. Esta opcin esta en Men Procesos Asignacin de Conceptos a Trabajadores Permanentes, el cual nos muestra la siguiente ventana:

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Figura 32 e. Importacin de Datos: Este mtodo consiste en importar los conceptos de planilla desde un archivo plano externo al sistema, la estructura del archivo tendr que ser la siguiente: Cdigo, Monto, Cantidad Auxiliar, Informacin Opcional 1, Informacin Opcional 2, Cantidad y Cdigo variable; en formato texto delimitado por tabulaciones. Se ingresa por Men Procesos Importacin de Datos Conceptos Planillas, el cual nos muestra la siguiente ventana:

Figura 33
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En esta ventana tendremos que ingresar los parmetros de importacin: concepto de planilla al que hace referencia el archivo, el tipo de aplicacin, el periodo de vigencia, tipo de proceso va afectar, etc. Para ubicar el archivo damos clic en el botn Seleccionar archivo y nos mostrar la ventana de bsqueda de archivo de Windows; una vez seleccionado el archivo damos clic en el botn Leer archivo y nos mostrar los datos del archivo. Luego nos desplazamos al tab Informacin a Importar (figura 33) donde primero damos clic al botn Convertir al formato SPRING, esta accin busca a los empleados con los cdigos que estn en el archivo sobre la base de datos para verificar si existen. Adicionalmente valida que estos empleados se encuentren en estado activo; aquellos que hayan pasado la validacin aparecern en la ventana y damos clic en el botn Actualizar Base de Datos para grabar la informacin, si la informacin se graba correctamente aparecer una ventana con el mensaje Los datos fueron actualizados con xito

11. Cmo abrir periodos de CTS? La manera en que se programan los depsitos de CTS se llama perodo y normalmente son semestrales. De Mayo a Octubre o de Noviembre a Abril del siguiente ao.

Figura 35 Para crear o modificar Perodos de CTS se siguen los siguientes pasos: a. Pulse clic sobre el Men Maestros Otros Control de CTS que nos llevar a una ventana como la siguiente:
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Figura 36 b. Para crear o modificar un Periodo damos clic en el botn Nuevo o Modificar respectivamente, cualquiera de ambas acciones nos llevar a una ventana como la siguiente:

Figura 37 En esta ventana vamos a crear / modificar un perodo de CTS. Una vez ingresado o modificado los datos se procede a grabar la informacin con el botn Aceptar o cancelar lo efectuado con el botn Cancelar. 12. Cmo generar Procesos? Luego de haber ingresado todas las variables que van ha intervenir en los clculos de CTS o Liquidacin se procede a ejecutar. Esta accin generar los conceptos que estn definidos en las formulas y en los mismos conceptos. Para generar un proceso se siguen los siguientes pasos:
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a. Pulse clic sobre el Men Procesos Ejecucin de Procesos o presione las teclas Ctrl + G que nos llevar a una ventana como la siguiente:

Figura 38 En esta ventana se generar el proceso seleccionado, solo basta con colocar la frmula que le corresponde al proceso en el campo Frmula, por defecto se configura por cada proceso las formulas que le corresponde as el usuario no deber preocuparse por este punto. Luego se debern pasar del lado izquierdo al derecho los trabajadores que se desean procesar, se pueden elegir todos o algunos trabajadores. Para el caso de CTS se debe incluir adems el perodo a que corresponde. Por ultimo para generar los resultados se da clic en el botn Generar luego del cual nos pedir una confirmacin y si la aceptamos generar los resultados de los trabajadores que estn en el lado derecho. Una vez concluido el proceso, presionar el botn Cerrar. 13. Cmo ver Liquidaciones? Luego de haber generado la liquidacin se requiriere ver los resultados.
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Pulse clic sobre el Men / Procesos / Control de Liquidaciones

Figura 39 Esta accin nos llevar a la siguiente ventana que nos muestra una relacin de las liquidaciones generadas.

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Figura 40 Podemos ver una liquidacin dando doble clic en el botn Reporte y esto nos muestra la siguiente ventana:

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Figura 41 En esta ventana se puede visualizar los conceptos involucrados en la liquidacin que se han generado para el trabajador, estos estn divididos en Remuneraciones (Ingresos), Deducciones (Descuentos) y Patronales. Vacaciones Las vacaciones se informan mediante el ingreso al maestro de personal e ingresando a la pestaa Vacaciones, en el debemos de registrar tanto el goce como la fecha de pago de las vacaciones. Una vez que se registro los das y el periodo a pagar se deber de guardar estos cambios. (Figura 42) El siguiente paso es ingresar al momento de hacer la planilla al men Procesos Generacin de Conceptos Automticos y dar click a la opcin vacaciones, esto har que automticamente se carguen las vacaciones en cada trabajador. (Figura 43)

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gener Figura 42

Figura 43 Gratificaciones Al igual que los dems procesos se deber de aperturar una planilla de Gratificacin, sta se realiza de la misma forma que los dems procesos. Las remuneraciones que tomar como base de clculo sern las percibidas en el mes anterior, es decir a Junio o Noviembre Descuentos AFP Si el trabajador est en AFP y es mayor a 65 aos y no se desea que se descuente el Seguro de AFP se debe asignar el valor 1 para el concepto
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personal SPP Seguro Invalidez (cdigo SEIN) desde la segunda pertaa de la opcin Concepto del maestro de Empleados. 14. Cmo generar Asientos Contables? Para generar un voucher se siguen los siguientes pasos: a. Pulse clic sobre el Men Procesos Control de Procesos o presione las teclas Ctrl. + R y aparecer la ventana de la figura 3; si el proceso est aprobado el botn Generar Voucher estar habilitado y al hacer clic sobre l, aparecer la siguiente ventana:

Figura 44 Aqu debemos elegir el o los tipos de quiebres deseamos para el voucher y la fecha de generacin del mismo, luego damos clic en el botn Generar para que el sistema proceda a crear el voucher. b. Luego que sistema genera el voucher aparecer una ventana donde nos mostrar el voucher que se ha generado.

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Figura 45 Si todos los conceptos estn correctamente configurados con sus cuentas contables, el asiento generado no deber tener errores y se proceder a presionar el botn Aceptar, esta accin graba el voucher en las tablas de contabilidad y mayoriza el mismo. Si el voucher arroja errores se tendr que rechazar presionando el botn Rechazar y proceder a analizar el listado de errores del cuadro superior derecho. 15. Cmo cerrar de Proceso? Este proceso da por concluido el proceso y actualiza los saldos de cuenta corriente para aquellos trabajadores que se les haya descontado alguna cuota. Para poder abrir un proceso en determinado periodo todos los procesos del mes anterior deben estar cerrados. Para cerrar un proceso se siguen los siguientes pasos: a. Pulse clic sobre el Men Procesos Control de Procesos o presione las teclas Ctrl. + R y nos lleva la ventana de la figura 2, all dar clic el botn Cerrar Periodo y aparecer una ventana de advertencia como la siguiente:

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Figura 48 Si damos clic en el botn Yes el sistema actualizar los saldos de cuenta corriente y luego proceder a Cerrar el Periodo.

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