SISTEMAS DE INFORMACION - EL SISTEMA LOGISTICO - SISTEMAS EN EL PROCESO LOGISTICO

INTRODUCCIN En el almacn de una empresa comercial de principios de siglo, nos encontraramos, a lo sumo, con veinte o treinta artculos diferentes. Para llevar la gestin de este almacn no era necesario un inventario continuo. Los artculos estaban etiquetados, no se codificaban. Haba pocas normas de carcter general o de carcter fiscal que requirieran registros e informes peridicos. El propietario llevaba unos pocos registros, muy simples, de entradas y salidas de mercancas, etc. En una palabra, el propietario o el encargado del almacn no dedicaba a su mantenimiento mas de una hora o dos a la semana. Por el contrario, en la actualidad, con unos cambios que no cesan de producirse, el almacn se ha transformado totalmente. Donde slo haba 30 artculos diferentes, hoy nos encontramos miles de tipos de artculos diferentes, codificados y etiquetados con precios variables. Pensemos en el registro que ha de llevarse a cabo en un moderno almacn cuando se efecta una venta. La transaccin es registrada por la cantidad cobrada, el artculo, el departamento, vendedor, tipo de venta (a crdito, entrega diferida, etc.), hora, fecha, etc. Informes abreviados de ventas se utilizan para actualizar registros inventariables de ventas, balances de activo, cuentas por cobrar y registros de productividad. En un almacn existen una serie de aspectos mecnicos de movimiento de los materiales, ubicacin, mejor rendimiento de los elementos de transporte, etc. que pueden mejorarse bajo el prisma de la administracin cientfica. En la primera parte de este siglo, Frederick Taylor, Frank y Lillian Gilbreth, y Henry L. Gantt, junto con cientos de directivos, investigadores y asesores de empresas desarrollaron las tcnicas de Gestin Cientfica que hicieron que en 1912 los mtodos de esta escuela constituyeran ya prcticas generalmente conocidas y utilizadas y que en muchos casos condujeron a una mejor gestin del negocio. La gestin cientfica conlleva el estudio de los procesos en detalle, analizando la informacin recogida, haciendo cambios para mejorar los procesos, obteniendo retroalimentacin (feed- back) en los mismos, y estudiando tal retroalimentacin para comprobar si los cambios han trado mejoras. El proceso requiere que los empleados y gerentes de negocios dispongan de considerable informacin sobre la que basar sus decisiones. De hecho, ahora que grandes compaas son propiedad de muchos accionistas y que los contribuyentes sostienen tantas agencias estatales, es ms importante que nunca para los administradores ser capaces de sintetizar informacin rpidamente, hacer comparaciones, determinar tendencias, encontrar relaciones entre informaciones diversas, calibrar prestaciones y ofrecer toda esta informacin a los contribuyentes y a los propietarios.

En cuanto a la tecnologa de los ordenadores, nos encontramos con que, si bien la demanda de informacin ha aumentado de forma inusitada, la tecnologa de los ordenadores ha evolucionado a un ritmo mucho mayor. Los ordenadores han capacitado a los empresarios para reunir y almacenar grandes cantidades de datos de un modo tal que pueden recuperarse de forma rpida, cmoda y econmica. Los datos almacenados pueden ser manipulados y empleados para mltiples trabajos; independientemente, poseen valor en s mismos, pues nos permiten estar bien informados; adems, al analizarlos, podemos extraer las conclusiones pertinentes. Las mejoras en la eficacia de los equipos informticos, evaluadas por factores como el coste, la velocidad, la capacidad de memoria, fiabilidad y tamao se han alcanzado a un ritmo tan asombroso. Lo que s puede afirmarse es que el ordenador es el primer elemento en la secuencia: INFORMACIN => DECISIN => ACCIN. El empresario de hoy necesita informacin oportuna y suficiente para tomar sus decisiones, lo que sin la ayuda del ordenador se vuelve mucho ms difcil, y a medio y largo plazo ms costoso, lo que unido a que los instrumentos informticos son perfectamente accesibles a cualquier empresa por pequea que sea, convierte a la decisin de informatizar la empresa en una opcin muy conveniente. La Gestin de Stocks, en tanto que se lleva a cabo mediante operaciones aritmticas y comparaciones lgicas, es natural que se piense confiarla al ordenador. El conocimiento mediante ordenador de los valores atribuibles a los parmetros y variables que forman parte de un modelo de Gestin de Stocks merece algunos comentarios. El nivel de existencias en almacn es fcilmente determinable gracias al registro de los movimientos de entrada y salida Respecto a la cantidad de pedido, el ordenador debe poseer en sus memorias el fichero de los pedidos en curso llevado al da en medio del registro de los pedidos pasados y entradas correspondientes En cuanto al plazo de aprovisionamiento, por comparacin de los datos de pedidos y los datos de entrega, indicados en los vales de entrada, el ordenador conoce los plazos de entrega real; si estos plazos estn agrupados alrededor de un mismo valor, el ordenador puede sin dificultad encontrar este valor y retenerlo; si estn demasiado esparcidos, nos puede cuantificar el plazo de entrega en trminos de probabilidad En relacin con la previsin del consumo para necesidades corrientes, el ordenador puede sin dificultad efectuar los clculos introduciendo en el programa las rdenes correspondientes a tcnicas de previsin Al ordenador se le puede pedir que determine la precisin correspondiente a un nmero probable de ruptura de stocks admitido en el curso de un ao, o un nivel de stock que consiga el mnimo total de gasto de posesin y de los gastos probables de ruptura de stocks, entre otros datos.

Tambin deben considerarse las previsiones de necesidades para trabajos aadi-dos a las necesidades corrientes. Estas deben comunicarse al ordenador por los servicios que establecen los programas (servicios de ventas, de fabricacin, de entretenimiento). El ordenador no hace ms que tratar estas informaciones para de ellas deducir las cantidades a pedir Es extremadamente importante advenir que stas slo se adaptarn bien a las necesidades si las previsiones estn bien realizadas en cuanto a especificaciones, cantidades y datos de utilizacin Asimismo, conociendo lo disponible en almacn, los pedidos en curso y el stock crtico, el ordenador puede ejercer sin dificultad una vigilancia continua del nivel de stock. Por ltimo, se pueden aplicar tcnicas de simulacin a la gestin de stock. As pues, el ordenador est en condiciones de realizar las principales operaciones de la Gestin de Stocks, para las cuales un ciclo de tratamiento diario, semanal, mensual, etc., adaptado al plan de aprovisionamiento ser, en general, suficiente. Los fabricantes de equipos informticos ofrecen programas preestablecidos para pronsticos, lotes econmicos de pedido y un gran nmero de actividades rutinarias. ARRIBA INFORMACIN NECESARIA EN ALMACENES La gran cantidad de informacin a manejar y obtener en los almacenes de las organizaciones empresariales actuales la podemos clasificar en dos grandes grupos atendiendo a su forma de obtencin: Informacin general o directa. Informacin procedente de la aplicacin de modelos de retroalimentacin. La informacin general es aqulla que se obtiene directamente de los hechos reales ocurridos tanto en el mbito externo de la empresa como en el mbito interno. Esta informacin se registra mediante listados de artculos, segn cdigo y descripcin, conteniendo: Total de entradas y salidas de un perodo de tiempo, con fecha de las mismas. Cantidades pendientes de enviar. Cantidades pendientes de recibir. Valoraciones a ms de un precio, a precio de venta, o a ms de un precio de venta si es necesario diferenciar precios segn cliente; a precio de coste, a precio medio de coste, etc Fecha de las ltimas entradas y salidas. Stock real y disponible, tambin valorado a cualquier precio y en unidades fsicas Listados de clientes con todo detalle mediante cdigo y descripcin. Cantidades vendidas por perodo de tiempo y por cliente. Cantidades acumuladas vendidas a cada cliente.

Listado de proveedores con todo detalle mediante cdigo y descripcin de pedidos y fecha de recepcin de los mismos. Listados de facturas, Giros, etc. ARRIBA CODIFICACIN Existen varios sistemas de codificacin, con diferentes potencialidades. La creacin de un sistema de clasificacin basado en un cdigo puede utilizar tres vas fundamentales: Utilizando smbolos exclusivamente alfabticos. Utilizando smbolos exclusivamente numricos. Utilizando smbolos alfanumricos, es decir, mixtos. Los smbolos exclusivamente alfabticos constituyen un tipo de cdigo escasamente til. Ofrecen una sola ventaja, pero muchas desventajas. La ventaja reside en La gran potencialidad terica de una codificacin alfabtica. Las desventajas son las derivadas del hecho de que en el sistema literal resulta ms difcil determinar y ordenar los objetos, al ser, como es, fcil de comprobar y menos intuitivo. En resumen, la codificacin alfabtica es absolutamente inadecuada para el tratamiento automtico de la informacin. La codificacin numrica utiliza los nmeros de la serie natural, es decir, del O al 9. A diferencia de las letras, los cdigos numricos pueden ser tratados con mayor agilidad y son inmediatamente comprensibles. La nica desventaja de la codificacin numrica se encuentra esencialmente en su menor potencialidad terica. Los cdigos o smbolos de los artculos estn constituidos, en el caso de la codificacin mixta, por nmeros y letras. Las ventajas de este tipo de codificacin son las siguientes: Una potencialidad terica superior a la de la codificacin numrica. Una mayor elasticidad del cdigo, que puede ampliarse aadiendo nuevas letras, lo que contribuye a engrandecer su expresividad. Cualquiera que sea el tipo de caracteres utilizados, un sistema satisfactorio de codificacin debe ser tal que garantice la existencia de una relacin biunvoca entre cada valor del cdigo y cada uno de los elementos clasificados. Conviene tambin sealar que la codificacin es una tcnica que permite analizar mejor la clasificacin. ARRIBA LOS CRITERIOS BSICOS PARA LA ELABORACIN DE UN CDIGO: Por estructura: el reagrupamiento se realiza de acuerdo a la calidad intrnseca de los diferentes elementos.

Por funcin: el reagrupamiento se realiza en funcin del conjunto del que van a formar parte los elementos a clasificar. Por localizacin: la formacin de las clases se basa en el lugar donde se encuentra cada elemento. Mixto: la clasificacin mixta es aqulla en la que unos elementos siguen el criterio estructural y otros el funcional o locacional. Para definir la forma de articular un sistema de codificacin es necesario establecer, como mnimo, dos condiciones previas: Describir solamente sistemas numricos de codificacin, en cuanto que son los nicos que pueden satisfacer realmente todos los requisitos. Evitar los sistemas numricos puramente progresivos, en cuanto que se oponen a la tcnica de subdivisin en clases. La codificacin por escalones consiste en asignar a determinados grupos de elementos un cierto nmero de cifras. Los escalones pueden tener diferentes amplitudes. La codificacin por escalones slo representa un principio rudimentario de clasificacin. Aunque el mtodo es recomendable por su gran sencillez de manejo, elasticidad y brevedad de cdigo, presenta algunos inconvenientes como la dificultad de anlisis y la escasa expresividad del cdigo. La codificacin por el mtodo decimal puro consiste en que cada una de las cifras que va del O al 9 identifica una sola clase; por lo tanto, todo el conjunto de elementos a clasificar ha de dividirse en diez grupos, que podemos llamar fundamentales. Cada una de estas clases fundamentales puede despus subdividirse en otras diez clases secundarias, numeradas tambin del O al 9, y as sucesivamente. Las ventajas de la clasificacin decimal pura son la inequvocabilidad y la identificacin inmediata de las clases y subclases. Las desventajas son las derivadas de la rigidez del mtodo y la imposibilidad de llegar a ciertos niveles de homogeneidad, conduciendo, en consecuencia, a un desequilibrio en la clasificacin. Los cdigos basados en los mtodos decimales derivados permiten la identificacin de una clase mediante una sola o varias cifras segn la necesidad de la clasificacin. Las ventajas del mtodo derivado consisten en una mayor elasticidad del cdigo y en la disponibilidad de un mayor numero de clases que componen el cdigo. ARRIBA SISTEMAS DE CODIFICACIN Uno de los temas que siempre han preocupado al comercio, es el de la identificacin delos productos susceptibles de ser intercambiados. A travs del paso del tiempo ha ido aumentando la complejidad en la definicin e identificacin de los productos de gran consumo. Actualmente, muchas empresas tienen estructurados sistemas de codificacin interna para identificar los productos, que son tiles para agilizar las operaciones necesarias en la realizacin de las transacciones comerciales.

El sistema de codificacin promovido por la Organizacin Internacional EAN (European Article Numbering Association), de la que AECOC (Asociacin Espaola de Codificacin Comercial) forma parte, es un sistema patrn de codificacin y simbolizacin qu permite y garantiza la identificacin automtica nica y no ambigua de cualquier articulo de gran consumo en el momento de la venta y en cualquier lugar del mundo. Las primeras conversaciones acerca de la estandarizacin de la codificacin y simbolizacin de artculos empezaron en los aos 60. El precedente a estas conversaciones fue el proyecto desarrollado por varios estudiantes de una importante Universidad Americana en los aos 30. El 1973-74 se introdujo la codificacin de los productos con smbolos de barras a travs del sistema UPC que abarca nicamente los Estados Unidos de Amrica y Canad. En febrero de 1977 se firm en Bruselas el Protocolo de Constitucin de la Asociacin Europea De codificacin Comercial EAN, que tomo las normas norteamericanas como base de una nueva especificacin desarrollada para la aplicacin internacional. En la reunin de la Asamblea General de la Asociacin EAN, de 2 de septiembre de 1977, se aprueba la incorporacin de AECOC como miembro activo en EAN. AECOC est registrada en el censo de asociaciones de Espaa desde agosto de ese mismo ao, aunque ya en 1976, se realizaron los pasos previos para la constitucin de la asociacin, en el marco de varias entidades relacionadas con la industria de la alimentacin. La base que fundamenta el sistema EAN reside en que las unidades de consumo, dotadas de un smbolo de barras, pueden ser identificadas automticamente en el check-out del punto de venta mediante un sistema electrnico del terminal punto de venta o caja registradora, equipado con sistema de lector ptico (scanner) que permite decodificar el smbolo de cada articulo. El sistema operativo se encarga de acceder a la memoria del ordenador y transmitir al terminal todos los datos correspondientes al producto decodificado. De este modo, aparece en la pantalla y se marca en el ticket de compra una breve descripcin del articulo, as como su importe. Con ello se consiguen dos objetivos fundamentales: Seguridad en las operaciones de caja. Acceder a una informacin completa y exacta sobre la venta. Para que el sistema funcione racionalmente, es preciso que la mayora de productos se codifiquen y se simbolicen en origen, es decir, por el proveedor. El sistema EAN, se ha establecido de forma que puede ser utilizado para todos los productos de gran consumo. La incorporacin en el sistema, de los productos denominados mercancas generales (textil, recambios de automvil, zapatera, bricolaje, bazar, etc.), es perfectamente posible. En el mbito internacional, la Asociacin Internacional EAN es la responsable de velar que las normas definidas por las diferentes asociaciones Nacionales sean coherentes y se integren armnicamente dentro del sistema global.

Los fabricantes de bienes de equipo necesarios para la aplicacin del sistema (terminales punto de venta, aparatos lectores, decodificadores, maquinas etiquetadoras, etc.) pueden basarse con toda seguridad en esta normativa para establecer las especificaciones de sus productos. Los industriales que se han adaptado a esta normativa para simbolizar sus productos en origen se aseguran la obtencin de unos resultados validos sea cual sea el mbito de la actuacin de sus productos. Los distribuidores que se han adaptado a esta normativa y marcan los productos no codificados en origen en el almacn, aplicando para ello los prefijos definidos para este uso, disponen de un sistema completo y nico de identificacin de los productos que venden sea cual sea el pas de origen de los productos y el tipo de simbolizacin utilizado (en origen o en almacn). ARRIBA EL CDIGO EAN Facilita la identificacin de las mercancas, cuando se incluye en los documentos (facturas, albaranes de entrega, etc.) siguiendo las especificaciones AECOC del lenguaje comn, y en el propio artculo el numero incluido es nico. De esta forma es posible identificar sin error todas y cada una de las referencias en las operaciones comerciales durante el proceso de distribucin del articulo. Facilita la organizacin de los stocks posibilita la nacionalizacin de almacn y confeccin de pedidos si errores y identifica el producto en os procesos de intercambio de informacin tomando el mismo valor tanto para quien realiza la informacin como para quien la recibe. Puede ser ledo en terminales del comercio al mayor consiguiendo como mnimo las mismas ventajas de gestin que en el comercio detallista ello es posible siempre y cuando se aplique en los embalajes correspondientes el smbolo de barras que identifique la unidad de expedicin. Puede ser ledo en los terminales punto de venta de los distribuidores a travs de la lectura ptica automtica (scanner). El terminal puede encontrar el precio en el registro correspondiente de la memoria en el momento de la lectura del cdigo. Este precio queda automticamente registrado en la caja sin necesidad de la clsica entrada manual de precios la denominacin del producto y porte se imprimen en el ticket de caja todo ello es posible si se ha realizado la codificacin y simbolizacin siguiendo las normas EAN. Finalmente con el funcionamiento de las terminales punto de cuenta electrnicas y de sistema de lectura es posible el control automtico del punto del centro de distribucin. ARRIBA CDIGO CREADOR DEL PRODUCTO C.C.P. El cdigo de creador de producto (CCP) esta asignado por AECOC a aquellas empresas que son responsables de la codificacin, el origen de los artculos que ponen a la venta. Dicho cdigo se debe usar por la empresa que efectivamente coloca el producto en el mercado con su nombre o marca y, por lo tanto es quien controla el proceso de etiquetado y empaquetado. Ello no implica necesariamente que cdigo identifique a la compaa que realmente produce l articulo.

Cada cdigo de creador de producto est destinado a la empresa independiente que controle y comercialice su gama de artculos. `Por lo tanto, existe una relacin biunvoca entre dicho cdigo y las empresas a las que AECOC loes ha asignado su numero, es decir a cada empresa su cdigo y viceversa. Aceptando este precepto como norma general a AECOC puede tratar casos especiales siempre que no exista ninguna posibilidad de confusin y no se pierda una de las caractersticas esenciales del sistema que es la ni ambigedad en la comunicacin. Podra, pues, asignarse un cdigo de creador del producto a una divisin operativa de una gran compaa, cuando esta asignacin este divididamente justificada. Cuando exista alguna posibilidad de ambigedad en la identificacin, no se aceptara la solucin de asignacin de cdigo de creador de producto. De este mismo modo, las absorciones de empresas que disponen que el correspondiente (CCP), sern tratados por AECOC de forma especial en los casos debidamente justificados, se puede aceptar el cambio de un CCP por otro, siempre que para ello se garantice que se tomara las medidas oportunas de comunicacin que aseguren la perfecta identificacin de cada producto o articulo en cada momento. Los distribuidores, detallistas o mayoristas, usualmente identifican l articulo con el cdigo EAN asignado en que rigen. No obstante, en el caso de querer distribuir de formas excluidas artculos que no vayan provistos de cdigo en origen, el distribuidor podr usar el cdigo de producto asignado en tal efecto por AECOC, en el bien entendido de quien toma la responsabilidad en la aplicacin de este cdigo es el distribuidor. (Este es el caso de las importaciones realizadas en exclusiva sin codificacin en origen donde se podr aplicar el cdigo del importador). Alternativamente el distribuidor no utilizara ningn cdigo de creador de producto (CCP) para los artculos no codificados en origen, vendidos en el mbito de su establecimiento o establecimientos de cadena. Para esta ocasin existen los cdigos internos compatibles con el sistema EAN. ARRIBA CDIGO DE IDENTIFICACIN DEL PRODUCTO C.I.P. El industrial que por el cdigo de creador de producto (CCP) puede asignar el cdigo de identificacin de producto (CIP) a sus diferencias, de forma discrecional y libre. El fabricante puede usar cualquier tipo de estructura de codificacin interna que desee para la asignacin del CIP, por ejemplo, un criterio ordinal de asignacin de cdigos a sus productos. La nica condicin que se debe tener en cuenta es que la capacidad de asignacin esta restringida a 5 cifras, que permite codificar hasta 100.000 referencias, como mximo. Muchas empresas utilizan una estructura de codificacin de artculos de mas de 5 dgitos, dado que con ello identifican, e efectos puramente internos, algunas propiedades de los artculos. Para adaptarse al limite de 5 dgitos que exige esta norma AECOC, los fabricantes proveedores tienen tres posibilidades: Cuando sus cdigos internos sean de menos de 5 dgitos, usan este cdigo como el CIP que se integra al cdigo EAN.

Si, contrariamente se tiene mas de 5 dgitos, pueden reestructurarse la codificacin interna al limite de 5 dgitos. Tanto si la estructura de codificacin internas no lo permite, como si por cualquier otra razn, no se quiere usar la misma a efectos del cdigo EAN, puede escogerse un criterio de asignacin de cdigo, ordinal o aleatorio ordenado a 5 dgitos. En este caso, los cdigos sern NO EXPLICATIVOS. A travs de la correspondiente TABLA DE CONVERSIN, la empresa podr identificar tanto con cdigo interno como con el cdigo usado en efectos del EAN Las empresas que poseen un cdigo de creador de producto son responsables de asegurar que la asignacin de los cdigos de identificacin de producto sea nica y que a cada referencia le corresponda un numero, sin ningn riesgo de ambigedad. Por lo tanto nicamente el CIP sirve para identificar l articulo por el industrial. Junto con el cdigo de creador de producto y el prefijo AECOC completa el cdigo EAN asegurando que este es el nico entre todos los cdigos EAN asignados en todo el mundo. Por ello los productos que estn permanentemente en promocin, y sujetos a varias campaas promocinales al ao, solo deben cambiar de cdigo cuando est suficientemente justificado, de forma que no pueda darse la circunstancia de que el detallista tenga en la estantera un mismo producto con varios cdigos. ARRIBA CDIGO DE BARRAS EN COLOMBIA I.A.C. El instituto Colombiano de Codificacin y Automatizacin Comercial, IAC, es la organizacin que representa oficialmente a Colombia en el seno de la EAN. De esta manera, cualquier empresa que pretenda acceder y acogerse al cdigo de barras estndar en Colombia, debe solicitarlo por medio de la IAC. A cargo del I.A.C, la filosofa de calidad en los cdigos de barras se basa en las siguientes estrategias: A partir de julio de 1993, para ingresar una referencia en la base de productos codificados, adems del reporte, debe adjuntarse una muestra fsica del producto tal como llega al consumidor final. I.A.C. ingresa el producto a la base un vez se haya procedido a la verificacin del mismo. El resultado de cada inscripcin se remitir al afiliado. Dicho servicio no tendr costo para los miembros de la I.A.C.