1.

GESTIN DE COMUNICACIONES
La gestin de la comunicacin del proyecto comprende el proceso requerido para asegurar oportuna y apropiada generacin, coleccin, diseminacin, almacenamiento, y ltima disposicin de informacin del proyecto. Los gerentes de proyecto invierten gran parte de su tiempo comunicndose con miembros del equipo (relacionados del proyecto), bien sea internos (a todos los niveles de la organizacin) o externamente a la organizacin.

La comunicacin efectiva crea un puente entre diversos stakeholders vinculados al proyecto, conectando diversos orgenes culturales y

organizacionales, diferentes niveles de experiencia y diversas perspectivas e intereses en torno a la ejecucin del proyecto y sus beneficios. Todos los integrantes del proyecto deben estar preparados para enviar y recibir comunicaciones y deben entender cmo las comunicaciones en las cuales participan como individuos afectan el proyecto como un todo.

Incluye los procesos necesarios para asegurar la generacin, recoleccin, distribucin, almacenamiento, recuperacin y destino final de la informacin del proyecto. Los procesos de la Gestin de las Comunicaciones del Proyecto incluyen:

Identificar a los interesados: Identifica a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, y documenta informacin relevante relativa a sus intereses, participacin e impacto en el xito del mismo.

Planificacin de las Comunicaciones: Determinar las necesidades de informacin y comunicacin de los interesados del proyecto.

Distribucin de la Informacin: Distribuir la informacin necesaria a disposicin de los interesados en el proyecto de manera oportuna.

Gestionar a los Interesados: Gestionar las comunicaciones a fin de satisfacer las necesidades de los interesados en el proyecto y resolver polmicas con ellos.

Informar el Rendimiento: Recopilar y distribuir la informacin sobre el rendimiento a los interesados.

1.1.

IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS

Para el xito del proyecto, resulta fundamental identificar a los interesados desde el comienzo del mismo y analizar sus niveles de inters, expectativas, importancia e influencia. 1.1.1. ENTRADAS 1. Acta de Constitucin del Proyecto 2. Documentos de Adquisicin 3. Factores Ambientales de la Empresa 4. Activos de los Procesos de la Organizacin

1.1.2. HERRAMIENTAS Y TCNICAS 1. Anlisis de los Interesados El anlisis de los interesados es un proceso que consiste en recopilar y analizar de manera sistemtica las informaciones cuantitativas y cualitativas, a fin de determinar qu intereses particulares deben tenerse en cuenta a lo largo del proyecto. Permite identificar los intereses, las expectativas y la influencia de los interesados, y los relaciona con la finalidad del proyecto. Tambin ayuda a identificar las relaciones con interesados que pueden aprovecharse para crear alianzas y acuerdos potenciales, a fin de mejorar las probabilidades de xito del proyecto. 2. Juicio de Expertos

El juicio de expertos puede obtenerse mediante consultas individuales (reuniones personalizadas, entrevistas, etc.) o mediante un formato de panel (grupos de discusin, encuestas, etc.).

1.1.3. SALIDAS 1. Registro de Interesados Este documento contiene todos los detalles relacionados con los interesados identificados, entre ellos: La informacin de identificacin: nombre, puesto en la organizacin, ubicacin, rol en el proyecto, informacin de contacto. La informacin de evaluacin: principales requisitos, principales expectativas, influencia potencial en el proyecto, fase en el ciclo de vida donde el inters es mayor. La clasificacin de los interesados: interno - externo, partidario neutral - opositor, etc.

1.2.

PLANIFICACIN DE LAS COMUNICACIONES

El proceso de Planificacin de las Comunicaciones determina las necesidades de informacin y comunicacin de los interesados, es decir, identifica quin necesita qu informacin, cundo la necesitar, como le ser suministrada y por quin. Adems este proceso identifica las necesidades de informacin de los interesados y determina la manera adecuada de satisfacer esas necesidades, siendo este un factor de xito para el proyecto. Este proceso se encuentra estrechamente vinculado con los factores ambientales de la empresa, puesto que la estructura de la organizacin tendr un efecto importante sobre los requisitos de comunicaciones del proyecto. Para realizar una planificacin efectiva se deben resolver las siguientes preguntas:

Quin requerir informacin sobre el proyecto? Qu informacin? Con qu frecuencia? Cmo se recolectar est informacin? Cmo se procesar y almacenar? Cmo se distribuir?

1.2.1. ENTRADAS 1. Factores Ambientales de la Empresa

Cultura y estructura de la organizacin o empresa. Normas gubernamentales e industriales Infraestructura. Recursos humanos existentes. Administracin de personal. Sistema de autorizacin de trabajo de la compaa. Condiciones del mercado. Tolerancia al riesgo de los interesados. Bases de datos comerciales. Sistemas de informacin de la gestin de proyectos.

2. Activos de los Procesos de la Organizacin Son de particular importancia para la planificacin de las comunicaciones: o o Lecciones aprendidas. Informacin histrica.

3. Enunciado del Alcance del Proyecto El enunciado del alcance del proyecto proporciona una base documentada para futuras decisiones sobre el proyecto y para confirmar un conocimiento comn del alcance del proyecto entre los interesados. El anlisis de los interesados se completa como parte del proceso Definicin del Alcance. 4. Plan de Gestin del Proyecto

El plan de gestin del proyecto proporciona informacin sobre los antecedentes del proyecto, incluidas las fechas y las restricciones que pueden ser relevantes para la Planificacin de las Comunicaciones.

Restricciones: Las restricciones son factores que pueden limitar las opciones del equipo de direccin del proyecto. Algunos ejemplos de restricciones pueden ser que los miembros del equipo se encuentren en distintas ubicaciones geogrficas, incompatibilidad de las versiones del software de comunicacin o capacidades tcnicas de comunicacin limitadas.

Asunciones: Las asunciones especficas que afectan a la Planificacin de las Comunicaciones dependern del proyecto en particular.

1.2.2. HERRAMIENTAS Y TCNICAS 1. Anlisis de Requisitos de Comunicaciones

El anlisis de los requisitos de comunicaciones da como resultado la suma de las necesidades de informacin de los interesados en el proyecto. Estos requisitos se definen combinando el tipo y formato de la informacin necesaria con un anlisis del valor de esa informacin. Los recursos del proyecto se utilizan slo para comunicar informacin que contribuya al xito, o cuando una falta de comunicacin pueda llevar al fracaso. Entre la informacin normalmente utilizada para determinar los requisitos de comunicacin del proyecto, se incluyen:

Los organigramas. La organizacin del proyecto y las relaciones de responsabilidad de los interesados.

Las disciplinas, departamentos y especialidades con implicacin en el proyecto.

La logstica de cuntas personas participarn en el proyecto y en qu ubicaciones.

Las

necesidades

de

informacin

interna

(comunicaciones entre

diferentes organizaciones).

Las necesidades de informacin externa (comunicaciones con los medios, el pblico o los contratistas).

La informacin sobre los interesados proveniente del registro de interesados y de la estrategia de gestin de los interesados.

2. Tecnologa de las Comunicaciones Las metodologas usadas para transmitir informacin entre los interesados en el proyecto pueden variar significativamente. Por ejemplo, un equipo de direccin del proyecto puede incluir como mtodos de comunicacin desde conversaciones breves hasta reuniones prolongadas, o desde simples documentos escritos hasta material (por ejemplo, cronogramas y bases de datos) al que se pueda acceder en lnea. Factores de tecnologa de las comunicaciones que pueden afectar al proyecto:

La urgencia de la necesidad de informacin. El xito del proyecto depende de tener informacin actualizada con frecuencia disponible al momento, o bastara con emitir regularmente informes escritos?

La disponibilidad de la tecnologa. Son apropiados los sistemas con los que ya se cuenta, o las necesidades del proyecto justifican un cambio?

El personal previsto para el proyecto. Son los sistemas de comunicaciones propuestos compatibles con la experiencia y

especializacin de los participantes del proyecto, o se requerir una extensa formacin y aprendizaje?

La duracin del proyecto. Es probable que la tecnologa disponible cambie antes de que termine el proyecto?

El entorno del proyecto. El equipo se rene y trabaja cara a cara o en un entorno virtual?

1.2.3. SALIDAS

1. Plan de Gestin de las Comunicaciones: El plan de gestin de las comunicaciones est incluido en el plan de gestin del proyecto, es un plan subsidiario de ste. El plan de gestin de las comunicaciones proporciona:

Requisitos de comunicaciones de los interesados Informacin que debe ser comunicada, incluidos formato, contenido y nivel de detalle

Persona responsable de comunicar la informacin Persona o grupos que recibirn la informacin Mtodos o tecnologas usadas para transmitir la informacin, como memorandos, correo electrnico y / o comunicados de prensa

Frecuencia de la comunicacin, por ejemplo, semanal Proceso de escalamiento, identificando los plazos y la cadena de mando (nombres) para el escalamiento de polmicas que no puedan resolverse a un nivel inferior del personal

Mtodo

para

actualizar

y refinar

el

plan

de

gestin

de

las

comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla

Glosario de terminologa comn.

El plan de gestin de las comunicaciones tambin puede incluir pautas para reuniones sobre el estado del proyecto, reuniones del equipo del proyecto, reuniones electrnicas y correo electrnico. El plan de gestin de las comunicaciones puede ser formal o informal, muy detallado o ampliamente esbozado, dependiendo de las necesidades del proyecto. El plan de gestin de las comunicaciones est incluido en el plan de gestin del proyecto general o es un plan subsidiario de ste. Entre los atributos de un plan de gestin de las comunicaciones se pueden incluir:

Elemento de comunicaciones La informacin que ser distribuida a los interesados.

Finalidad Motivo de la distribucin de dicha informacin. Frecuencia Cada cunto tiempo se distribuir la informacin. Fechas de inicio / finalizacin Plazo para la distribucin de la informacin.

Formato / medio El diseo de la informacin y el mtodo de transmisin.

Responsabilidad El miembro del equipo encargado de la distribucin de la informacin.

La Planificacin de las Comunicaciones a menudo implica la creacin de productos entregables adicionales que, a su vez, requieren tiempo y esfuerzo adicionales. Por consiguiente, la estructura de desglose del trabajo del proyecto, el cronograma del proyecto y el presupuesto del proyecto deben actualizarse segn corresponda.

1.3.

DISTRIBUCIN DE LA INFORMACIN

La Distribucin de la Informacin implica poner la informacin necesaria a disposicin de los interesados en el proyecto de manera oportuna. Incluye implementar el plan de gestin de las comunicaciones y responder a las solicitudes inesperadas de informacin. La distribucin eficaz de la informacin incluye, entre otras, las siguientes tcnicas:

Modelos emisor-receptor: Ciclos de retroalimentacin y barreras a la comunicacin.

Eleccin del medio: Descripcin precisa de las situaciones en las que es preferible una comunicacin escrita u oral, cundo escribir un memorando informal o un informe formal, y cundo comunicarse cara a cara o por correo electrnico.

Estilo de redaccin: Voz pasiva o voz activa, estructura de las oraciones y seleccin de palabras.

Tcnicas de gestin de reuniones: Preparar una agenda y abordar los conflictos.

Tcnicas de presentacin: Lenguaje corporal y diseo de soportes visuales.

Tcnicas de facilitacin: Lograr el consenso y superar los obstculos.

1.3.1. ENTRADAS 1. Plan de Gestin de las Comunicaciones: Es la salida del proceso anterior. 1.3.2. HERRAMIENTAS Y TCNICAS 1. Habilidades de Comunicacin: Se usan para intercambiar informacin, asegurndose de que las personas reciban la informacin que corresponda en el momento adecuado, segn se ha definido en el Plan de Gestin de las Comunicaciones. 2. Sistemas de Recopilacin y Recuperacin de Informacin: La informacin puede recopilarse y recuperarse a travs de los sistemas manuales de archivo, las bases de datos electrnicas, el software de gestin de proyectos y los sistemas que permiten el acceso a documentacin tcnica (planos, planes de prueba, etc). 3. Mtodos de Distribucin de la Informacin: Consiste en recopilar, compartir y distribuir informacin a los interesados en el proyecto de manera oportuna durante todo el ciclo de vida del proyecto. La informacin del proyecto puede distribuirse mediante algn mtodo de los siguientes: (reuniones del proyecto, herramientas de comunicacin y conferencias como correos electrnicos, fax, herramientas electrnicas como interfaces web, lecciones aprendidas que se centra en identificar los xitos y fracasos del proyecto).

1.3.3. SALIDAS 1. Activos de los Procesos de la Organizacin (Actualizaciones) Documentacin sobre lecciones aprendidas: La

documentacin incluye lecciones aprendidas sobre Distribucin de la Informacin. Registros del proyecto: Incluye

correspondencia, memorandos y documentos que describen el proyecto.

Informes del proyecto: Los informes del proyecto formal e informal detallan el estado del proyecto, e incluyen las lecciones aprendidas, los registros de polmicas, los informes de cierre del proyecto y las salidas de otras reas de Conocimiento.

Presentaciones del proyecto:

El equipo del proyecto

suministra informacin por medios formales o informales a cada uno de los interesados en el proyecto. Retroalimentacin de los interesados: La informacin que se recibe de los interesados en relacin con las operaciones del proyecto puede ser distribuida y usada para modificar o mejorar el rendimiento futuro del proyecto. Notificaciones a los interesados: Se puede suministrar informacin a los interesados acerca de las polmicas resueltas, los cambios aprobados y el estado general del proyecto. Cambios Solicitados: Los cambios en el proceso Distribucin de la Informacin debera provocar cambios en el plan de gestin del proyecto y en el plan de gestin de las comunicaciones. Los cambios solicitados se revisan y se gestionan a travs del proceso Control Integrado de Cambios.

1.4.

GESTIONAR A LOS INTERESADOS

Aqu es donde se administran las comunicaciones e informacin, a fin de satisfacer las necesidades de los interesados en el proyecto y solucionar sus polmicas de una manera que sea favorable para todos los miembros del equipo. Gestionar activamente a los interesados ayuda a que la probabilidad, de que el proyecto no se desve de su curso, sea mayor. Gracias a las polmicas sin resolver entre los interesados, se aumenta la capacidad en las personas de trabajar de forma sinrgica (Buscando soluciones en conjunto) y

limita las interrupciones durante el proyecto. Normalmente, quien se encarga de esta gestin, es el director del proyecto.

1.4.1. ENTRADAS
1. Plan de Gestin de las Comunicaciones: Se tienen los requisitos y las expectativas de los interesados para poder comprender las metas, los objetivos y el nivel de comunicacin de los interesados durante el proyecto. Las necesidades y expectativas se identifican, analizan y documentan en este plan, que es subsidiario del plan de gestin del proyecto. 2. Activos de los Procesos de la Organizacin: En el momento en que surjan polmicas del proyecto, estas debern ser abordadas y resueltas entre los interesados en el proyecto y su director.

1.4.2. HERRAMIENTAS Y TCNICAS 1. Mtodos de Comunicacin: Los mtodos identificados para cada interesado en el plan de gestin de las comunicaciones son los que se van a utilizar para la gestin de los interesados. Se ha determinado que las reuniones cara a cara son el medio ms efectivo para comunicar y resolver polmicas con los interesados. Cuando este tipo de reuniones no estn justificadas o no sea prcticas tenerlas (como en proyectos internacionales), ser de gran utilidad el uso de herramientas electrnicas u otras, para la comunicacin y el intercambio de informacin. 2. Registros de Polmicas: Herramienta que puede usarse para documentar y supervisar la resolucin de polmicas. Generalmente estos temas se abordan a fin de mantener una relacin de trabajo buena y constructiva entre los distintos interesados, incluidos los miembros del equipo. Cada polmica se aclara y se enuncia de manera que pueda resolverse. Se le asigna un propietario y, por lo general, se establece una fecha objetivo para el cierre. Las polmicas no resueltas

pueden ser una fuente importante para saber cules son los conflictos y porque hay retrasos, en el proyecto.

1.4.3. SALIDAS 1. Polmicas resueltas: Cuando se identifican y resuelven los requisitos de los interesados, el registro de polmicas documentar las inquietudes que hayan sido abordadas y cerradas. 2. Solicitudes de Cambio Aprobadas: Cuando hay solicitudes de cambio aprobadas, tambien hay cambios en el estado de las polmicas de los interesados en el plan de gestin de personal, que son necesarios para reflejar los cambios en la forma en que tendrn lugar las comunicaciones con los interesados. 3. Acciones Correctivas Aprobadas: Para las acciones correctivas aprobadas se debe incluir los cambios que alinean el rendimiento esperado que tendr el proyecto con el plan de gestin del mismo. 4. Activos de los Procesos de la Organizacin (Actualizaciones): En la documentacin de lecciones aprendidas se incluye las causas de las polmicas, el razonamiento subyacente a la accin correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas sobre la gestin de los interesados. Todos estos eventos se documentan a fin de que pasen a formar parte de la base de datos histrica tanto de este proyecto como de la organizacin ejecutante. 5. Plan de Gestin del Proyecto (Actualizaciones): Este plan se actualiza con el fin de reflejar los cambios realizados en el plan de las comunicaciones.

1.5.

INFORMAR EL RENDIMIENTO

Implica la recogida de todos los datos de la lnea base y la distribucin de la informacin sobre el rendimiento a los interesados. Generalmente debe proporcionar informacin sobre el alcance, el cronograma, los costes y la

calidad. Los informes pueden prepararse sobre todo el proyecto o bien sobre los aspectos especficos del mismo. 1.5.1. ENTRADAS 1. Informacin sobre el rendimiento del trabajo. La informacin relativa a las actividades del proyecto se recopila, a partir de resultados de desempeo tales como: El estado de los entregables, el avance del cronograma, los costos incurridos. 2. Mediciones del rendimiento del trabajo. La informacin sobre el desempeo del trabajo se utiliza para generar las mtricas de actividad del proyecto, para de evaluar el avance real con respecto al avance planificado. 3. Proyecciones del presupuesto.

Activos de proceso de la organizacin. Los activos de los procesos de la organizacin que pueden influir en el proceso Informar el Desempeo incluyen, entre otros: (Las plantillas para informes, las polticas y procedimientos que definen las medidas y los indicadores que se utilizarn, los lmites de variacin definidos por la organizacin).

Conclusin proyectada. Mediciones de control de calidad. Plan gestin del proyecto: proporciona informacin sobre la lnea base. Lnea base para la medicin del rendimiento: Integra los

parmetros de alcance, cronograma y coste de un proyecto, pero tambin puede incluir parmetros tcnicos y de calidad.

Solicitudes de cambio Aprobadas. Productos Entregables.

1.5.2. HERRAMIENTAS Y TCNICAS 1. Anlisis de variacin: Consiste en realizar un anlisis de variacin puede variar segn el rea de aplicacin, la norma utilizada y la industria en cuestin.

2. Mtodos de proyeccin: Consiste en predecir el desempeo futuro del proyecto basndose en el desempeo real a la fecha. 3. Mtodos de comunicacin: Pueden utilizarse para intercambiar y analizar informacin acerca del avance y el desempeo del proyecto. 4. Herramientas de presentacin de informacin: Herramientas de software la presentacin de la informacin. 5. Recogida y compilacin de la informacin sobre el rendimiento: recopilar y compilar informacin para producir proyecciones, informes de rendimiento, estado y progreso. 6. Reuniones de revisin del estado de la situacin: Eventos programados regularmente para intercambiar informacin sobre el proyecto. 7. Sistemas de informe de tiempo: Registran y proporcionan el tiempo invertido en el proyecto. 8. Sistema de informe de costes: Registran y proporcionan el coste invertido en el proyecto.

1.5.3. SALIDAS 1. Informes de rendimiento: Organizan y resumen la informacin recogida, y presentan los resultados de cualquier anlisis en comparacin con la lnea base para la medicin del rendimiento. 2. Proyecciones: Se actualizan y se emiten nuevamente basndose en la informacin sobre el rendimiento del trabajo que se proporciona a medida que se ejecuta el proyecto. 3. Cambios solicitados: Estos cambios se procesan y se realiza su disposicin a travs del proceso Control integrado de cambios. 4. Acciones Correctivas Recomendadas: incluyen los cambios que alinean el rendimiento futuro esperado del proyecto con el plan gestin del proyecto. 5. Activos de los procesos de la organizacin (Actualizaciones): Las lecciones aprendidas se documentan a fin de que pase a formar parte

de la base de datos histrica tanto de este proyecto como de la organizacin ejecutante.