GUIA DE AUTOAPRENDIZAJE No.

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TEMA 1: CONCEPTO Y CLASIFICACIN DE AJUSTES AJUSTES Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirn de base para preparar los estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales, es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un registro contable llamado asiento de ajuste. En conclusin, ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real. CLASES DE AJUSTES: Depreciaciones de Propiedades, Planta y Equipo: La depreciacin es el gasto en que incurre una empresa a medida que sus activos fijos tangibles se desgastan durante la vida til. Puede estimarse que el activo se consume totalmente durante su vida til, o puede considerarse su valor residual, cuota de rescate o salvamento teniendo en cuenta el valor que tendr el activo al final de su vida til. Vida til es el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipo contribuir a al generacin de ingresos. Para su determinacin es necesario considerar la vida til legal reglamentada por el Estatuto Tributario o una vida til tcnica fijada teniendo en cuenta las especificaciones de fbrica, la obsolescencia por avances tecnolgicos, el deterioro por el uso y el tiempo. De acuerdo con la legislacin tributaria colombiana, el tiempo de vida til y porcentaje de desgaste establecidos para efectos de la depreciacin anual, son los siguientes: ACTIVO DEPRECIABLE Construcciones y Edificaciones Maquinaria y Equipo Equipo de Oficina Eq. de Computacin y Comunicacin Flota y equipo de transporte VIDA UTIL 20 aos 10 aos 10 aos 5 aos 5 aos % DEP ANUAL 5% 10% 10% 20% 20%

La depreciacin de inmuebles (edificios, almacenes, bodegas y bienes races en general), deber calcularse excluyendo el valor del terreno

respectivo, ya que los terrenos se contabilizan en cuenta separada y no son depreciables. Amortizaciones: Puede haber dos clases de amortizaciones: Amortizacin de activos diferidos y Amortizacin de Pasivos diferidos: a) Amortizacin de activos diferidos: En los activos diferidos se incluyen cargos diferidos, que representan bienes o servicios recibidos de los cuales se espera obtener beneficios econmicos en otros periodos. Incluye los costos en las etapas de organizacin, instalacin, montaje y puesta en marcha, adems del software, los gastos de estudios, investigaciones y proyectos. Una caracterstica de los activos diferidos es que a medida que se causan disminuyen, convirtindose en un gasto; al contabilizar el ajuste se debita la cuenta de Castos y se acredita la cuenta del Diferido. Deben contabilizarse hasta que el beneficio econmico est consumido totalmente. b) Amortizacin de pasivos diferidos: Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelantado. As como una empresa puede pagar por anticipado, tambin puede recibir dinero cobrado anticipadamente por servicios, arrendamientos, comisiones y otros. Este grupo de cuentas constituye un pasivo, porque en el momento de recibir el pago, el servicio no se ha prestado y se adquiere una deuda, de all que se llame pasivo diferido y se contabiliza en la cuenta Ingresos Recibidos por Anticipado. Una caracterstica de los ingresos diferidos es que a medida que transcurre el tiempo, disminuyen y se convierten en cuenta de Ingreso. Al contabilizar el ajuste se debita la cuenta de Diferido y se acredita. Diferidos: Comprende el conjunto de cuentas representadas en el valor de los gastos pagados por anticipado en que incurre el ente econmico en el desarrollo de su actividad, as como aquellos otros gastos comunmente denominados cargos diferidos, que representan bienes o servicios recibidos, de los cuales se espera obtener beneficios econmicos en otros periodos futuros. Comprende los gastos pagados por anticipado, tales como intereses, primas de seguro, arrendamientos, contratos de mantenimiento, honorarios, comisiones y los gastos incurridos de organizacin y preoperativos, remodelaciones o adecuaciones, mejoras de oficina, estudios y proyectos, construcciones en propiedades ajenas tomadas en arrendamiento, contratos de ejecucin, contribuciones y afiliaciones e impuestos diferibles.

Son objeto de amortizacin o extincin gradual correspondiente a las alcuotas mensuales resultantes del tiempo en que se considera se va a utilizar o recibir el beneficio del activo diferido, bien sea mediante un crdito directo a la partida de activo o por medio de una cuenta de valuacin, con cargo a resultados. Provisiones de cartera: El valor de cartera est constituido por los saldos que adeudan los clientes por venta de mercancas a crdito. Estos saldos deben aparecer en el balance por su valor real, teniendo en cuenta que algunas deudas no se pueden recaudar por fallecimiento de clientes, insolvencia, cambios de domicilio, incendios y otros casos fortuitos. Por tanto, es necesario estimar como incobrable una parte del saldo de cartera, y en el Balance General, en la seccin de Activos, presentar el valor neto de Clientes.

TEMA 2: AJUSTES POR INFLACIN AJUSTES INTEGRALES POR INFLACION Existe un desequilibrio entre el valor real de los bienes del contribuyente y los valores nominales que la ley toma en cuenta para determinar las bases gravables y calcular el valor del impuesto; este desequilibrio se hace ms notorio a medida que aumenta la inflacin. El objetivo del sistema de ajustes por inflacin es proporcionar una informacin contable, econmica y financiera ajustada a la realidad, mostrando los estados financieros con cifras actualizadas y no a valores histricos que le permitan al ente econmico conocer su situacin para trazar los planes y proyectos en la empresa. En materia tributaria permite determinar el impuesto sobre la renta y complementarios sobre bases ms reales. El sistema general de ajustes por inflacin se aplica, a partir del ao gravable 1992, a los contribuyentes del impuesto de renta y complementarios obligados a llevar libros de contabilidad, con excepcin de las personas naturales y sucesiones ilquidas que cumplan los requisitos para pertenecer al rgimen simplificado del impuesto sobre las ventas.

INDICES UTILIZADOS PARA EL AJUSTE: a) PAAG: Se entiende por PAAG, el porcentaje de ajuste del ao gravable, el cual ser equivalente a la variacin porcentual del ndice de precios al consumidor para ingresos medios IPC, elaborados por el DANE. El PAAG puede ser: Anual: Entre el 1 de diciembre del ao inmediatamente anterior, y el 30 de noviembre del respectivo ao. Mensual acumulado: Entre el primer da del mes en el cual se realiz el hecho econmico y el ltimo da del mes inmediatamente anterior. Mensual: Ser equivalente a la variacin porcentual del ndice de precios al consumidor para ingresos medios, registrado en el mes inmediatamente anterior al mes objeto del ajuste. b) Tasa de cambio: Los valores representados en moneda extranjera como divisas, ttulos, derechos, depsitos, inversiones, deudores, proveedores, deben ajustarse con base en la tasa de cambio de la respectiva moneda, a la fecha del cierre. La tasa de cambio ser la representativa del mercado TRM, fijada por la superintendencia Bancaria. c) Cotizacin de la UVR: Los valores expresados en UVR se ajustarn con base en su valor al final del mes o del ao respectivo. d) Pacto de reajuste: Cuando los ttulos, derechos o inversiones y deudas tengan un pacto de reajuste, deben reajustarse por el valor del porcentaje pactado. EFECTOS CONTABLES Y FISCALES DE LOS AJUSTES POR INFLACION: a) Activos monetarios: Son aquellos que mantienen el mismo valor por no tener ajustes pactados y por cuanto no adquieren mayor valor nominal por efecto de prdida del poder adquisitivo de la moneda, como por ejemplo, efectivo en moneda nacional, los depsitos en cuenta de ahorro y cuenta corriente, los depsitos a trmino, los deudores en moneda nacional, los dems crditos a favor sin ningn reajuste pactad. Estas cuentas no son objeto de ajuste por inflacin.

b) Activos no monetarios: Son aquellos que son susceptibles de adquirir un mayor valor nominal por efecto de la prdida del poder adquisitivo de la moneda, como mercancas, edificios, terrenos, semovientes, maquinaria en montaje, maquinaria, equipos, muebles, vehculos, computadores, aportes en sociedades y acciones y las patentes y derechos de marca y dems intangibles pagados efectivamente, y los diferidos excepto los gastos pagados por anticipado. Estas cuentas son objeto de ajustes por inflacin. c) Pasivos monetarios: Son aquellos que mantienen su valor por cuanto no tienen ajustes pactados, ni adquieren mayor valor nominal por efecto de la prdida del valor adquisitivo de la moneda; en consecuencia, estas partidas no se ajustan por inflacin. d) Pasivos no monetarios: Son aquellos susceptibles de adquirir un mayor valor nominal por efecto de la prdida del poder adquisitivo de la moneda, tales como las deudas representadas en moneda extranjera, en UVR y aquellas con pacto de reajuste. Estas cuentas son objeto de ajuste por inflacin. e) Cuentas de Patrimonio: Se ajustan por inflacin todas las cuentas a excepcin de las partidas del patrimonio que correspondan a utilidades del ejercicio, ni los rubros de supervit por valorizaciones, sea que correspondan a avalaos tcnicos, al reconocimiento del valor de mercado de los activos y al supervit que resulte de los intangibles estimados, como el Know How y el Crdito Mercantil (good Hill) por estar expresamente excluidos. f) Cuentas de Orden: Al finalizar cada mes o cada ao, deben ajustarse las cuentas de Orden no monetarias, representadas por valores susceptibles de adquirir un mayor valor por la prdida del poder adquisitivo de la moneda. CUENTAS UTILIZADAS PARA EL REGISTRO DE LOS AJUSTES: Las empresas que estn obligadas a aplicar el sistema de ajustes integrales por inflacin deben incluir en su plan de cuentas, la cuenta Patrimonio 3405 denominada Ajustes por Inflacin, y la cuenta de Resultado 4705 denominada Correccin Monetaria. DECRETO 2650/93 ART. 8: Ajustes por inflacin: Los ajustes integrales por inflacin podrn registrarse dentro de cada una de las subcuentas respectivas. En el evento que el ente econmico requiera registrarlos por separado, utilizar subcuentas

cuyos cdigos terminen en 99. Para este ltimo caso, en relacin con los pasivos que deban ser cancelados en especie o servicios futuros, se podrn crear las subcuentas de ajustes por inflacin cuando no se encuentren establecidas en el catlogo del PUC. TEMA 3: HOJA DE TRABAJO Y ASIENTOS DE CIERRE HOJA DE TRABAJO La hoja de trabajo llamada por algunos autores papel de trabajo, la cual se utiliza en contabilidad para organizar la informacin con el fin de preparar los asientos de ajuste, el Estado de Resultados, los asientos de cierre y el Balance General. La hoja de trabajo es un documento importante, pero no indispensable ni obligatorio, sino un paso adicional dentro del ciclo contable. El formato consta de las siguientes partes: 1. Encabezamiento: Formado por la razn social, NIT, el nombre del documento y la fecha del periodo por el cual se elabora. 2. Secciones: Numero de orden de las cuentas. Nombre de las cuentas con su cdigo. Cdigo de cuentas. Balance de comprobacin con dbitos y crditos. Ajustes con dbitos y crditos. Balance ajustado con dbitos y crditos. Ganancias y prdidas con dbitos y crditos. Balance general con debitos y crditos. PROCESO DE ELABORACION DE LA HOJA DE TRABAJO

1. En la columna cuentas y codificacin: Se registran ordenadamente los nombres y el cdigo de las cuentas principales, tomando como referencia el orden establecido en el catlogo de cuentas y con los datos del libro Mayor. 2. Balance de Comprobacin o balance de prueba: A esta seccin se trasladan los saldos de las cuentas del libro Mayor, antes de llevarse a cabo los ajustes del periodo contable. Los valores se registran a rengln seguido, al Debe o al Haber de acuerdo con el saldo que tenga cada cuenta; en condiciones normales en el debe se registran las cuentas Activo, Gastos y Costo, y en el Haber se registran los saldos de las cuentas que re4presentan disminucin del Activo, las cuentas de Pasivo, Patrimonio e Ingresos. Los totales de las columnas dbitos y crditos deben dar sumas iguales. 3. Ajustes: A esta seccin se trasladan los dbitos y los crditos de las cuentas que fueron ajustadas si se requieren nuevas cuentas, se escriben al final de la hoja de trabajo y se adicionan igualmente en el libro Mayor. Lo mismo que en la columna anterior, debe comprobarse la igualdad entre el total de dbitos y el de crditos. 4. Balance ajustado: Para diligenciar esta seccin se procede en igual forma que en la columna Saldos siguientes del libro Mayor y Balances, as: Las cuentas que no tuvieron movimiento en la seccin de ajustes, se trasladan directamente del balance de comprobacin a la seccin del balance ajustado, a su respectiva columna segn sea dbito o crdito; las cuentas que no presentan saldo en el balance de comprobacin, el valor de los ajustes se pasan directamente al balance ajustado. Las cuentas que no tuvieron movimiento en la seccin del balance de comprobacin y en la seccin de ajuste, se suman y se pasa un solo valor con saldo dbito o crdito al balance ajustado. Para ello debe tenerse en cuenta que movimientos iguales se suman (Debe+Debe, Haber+Haber), y movimientos contrarios se restan y se conservan el saldo del mayor movimiento (Debe-Haber, Debe+Debe-Haber, HaberDebe, Haber+Haber-Debe). Los totales de las columnas Debe y Haber deben presentar sumas iguales. 5. Ganancias y Prdidas: A la seccin de Ganancias y Prdidas se trasladan los valores de las cuentas nominales; esto es, al Debe las cuentas con saldo dbito, o sea, las cuentas de Costo y Gastos; al Haber las cuentas con saldo crdito, o sea, las cuentas de Ingresos o Rentas.

 En el sistema de inventario peridico se incluye la cuenta Mercancas no Fabricadas por la Empresa; con el criterio de costo el inventario inicial y de ingreso el inventario final. En el sistema de inventario permanente, el valor de la cuenta Mercancas no Fabricadas por la Empresa que aparece en el Balance de Comprobacin es el inventario final de mercancas, por lo cual pasa directamente al Balance General como cuenta de Activo. Otra diferencia que se presenta en la seccin Ganancias y Prdidas de la Hoja de Trabajo, entre los dos sistemas de inventarios, es la cuenta de Costo de Ventas que se utiliza en el inventario permanente; por ser cuenta nominal, del balance ajustado, se traslada su saldo a la seccin Ganancias y Prdidas. Al finalizar el traslado de las cuentas a la seccin Ganancias y Prdidas, por cualquiera de los dos sistemas, se suman los dbitos y los crditos. Si el total Haber (ingresos) es mayor que el total Debe (gastos), se ha obtenido una ganancia; de lo contrario se ha incurrido en una prdida. La diferencia se escribe debajo de la cantidad menor para balancear las columnas y presentar sumas iguales. 6. Balance General: A esta seccin se trasladan los valores de las cuentas reales que aparecen en el balance ajustado. As, en el debe se registran las cuentas de Activo, teniendo presente incluir el inventario final de mercancas y no registrar el inventario inicial; adems, la prdida del ejercicio cuando se presente; en la columna Haber se registran los saldos ajustados de las cuentas que representan disminucin del Activo (depreciacin y provisin), Pasivo y Patrimonio, incluyendo la utilidad del ejercicio que figura en la seccin Ganancias y Prdidas. Al igual que las secciones anteriores, esta debe dar sumas iguales.

TEMA 4: DILIGENCIAMIENTO DE DECLARACIONES TRIBUTARIAS DE IVA, RETENCION EN LA FUENTE, E ICA. DECLARACION DE IVA Y RETENCION EN LA FUENTE Estos impuestos se declaran en los formularios oficiales establecidos por la autoridad tributaria. Estas declaraciones deben presentarse nicamente en los bancos y dems entidades financieras autorizados para ello, ubicados en la jurisdiccin de la administracin que corresponde al domicilio fiscal del

contribuyente o declarante, segn el caso. Si usted no presenta la declaracin en el lugar correspondiente se le tendr por no presentada e incurrir en sancin. PRESENTACION DE LAS DECLARACIONES: La ley seala expresamente las fechas en las que se deben presentar las declaraciones de impuestos al respecto. La fecha de vencimiento para la presentacin de las declaraciones se fija de acuerdo con el ltimo nmero del NIT, excepto para el vencimiento de la declaracin de renta para las personas naturales, caso en el cual los dos ltimos nmeros del NIT son los tenidos en cuenta para el vencimiento. CONSECUENCIAS POR NO PRESENTAR DECLARACIONES: Deber liquidarse una sancin de extemporaneidad por el retardo en el cumplimiento de la obligacin formal de declarar. La sancin de extemporaneidad corresponde al 5% del impuesto o retencin a cargo por cada mes o fraccin de mes de retardo en la presentacin de la declaracin sin exceder del 100% del impuesto o retencin segn el caso. Cuando en la declaracin tributaria no resulte impuesto a cargo, la sancin por cada mes o fraccin de mes calendario de retardo, ser equivalente al 0,5% de los ingresos brutos percibidos por el declarante en el periodo objeto de declaracin, sin exceder la cifra menor resultante de aplicar el 5% a dichos ingresos, o del doble del saldo a favor si lo hubiere, o de la suma que fija anualmente el Gobierno Nacional, cuando no existiere saldo a favor. En caso de que no haya ingresos en el periodo, la sancin por cada mes o fraccin de mes ser el 1% del patrimonio lquido del ao inmediatamente anterior, sin exceder la cifra menor resultante de aplicar el 10% al mismo, o del doble del saldo a favor si lo hubiere, o de la suma fijada por el Gobierno Nacional, cuando no existiere saldo a favor. Adems de la sancin por extemporaneidad se cobrarn los intereses que origine el incumplimiento en el pago del impuesto, anticipo o retencin a cargo del contribuyente, responsable o agente retenedor. Cuando las sumas que se adeuden correspondan al IVA y a retenciones en la fuente adems de lo anterior se generar responsabilidad penal al responsable del pago. CORRECIONES DE LA DECLARACION: Es posible corregir la declaracin, mediante dos procedimientos establecidos por la ley, los cuales son: a) Ante Bancos

 Si la correccin genera un mayor valor a pagar de impuesto o disminuye el saldo a favor. Se debe presentar nuevamente el formulario liquidando una sancin equivalente al 10% del mayor a pagar, o del menor saldo a favor o del 20% del mayor a pagar o del menor saldo a favor si se le ha notificado emplazamiento para corregir o auto que ordene inspeccin tributaria. Se puede corregir dentro de los dos aos siguientes al vencimiento del plazo para declarar. Las correcciones que no modifican el valor a pagar, teniendo en cuenta que se deben presentar dentro de los dos aos siguientes al vencimiento para declarar. La correccin de las declaraciones que se dan por no presentadas. b) Ante la divisin de liquidacin de la DIAN que corresponda a la jurisdiccin: Si la correccin genera un menor valor a pagar de impuesto o aumenta el saldo a favor. Las correcciones a las declaraciones del impuesto sobre la renta que incluyan un incremento del valor de las prdidas Este procedimiento tambin deber ser utilizado cuando pretenda incrementar el anticipo del impuesto para ser aplicado a la declaracin del ejercicio siguiente, excepto cuando el anticipo se deba corregir por una correccin en el impuesto. CUANDO QUEDAN EN FIRME LAS DECLARACIONES TRIBUTARIAS?: Las declaraciones tributarias quedan en firme, es decir, no podrn ser corregidas ni verificadas (ao cerrado), cuando: a) Declarantes cumplidos: Si dentro de los dos aos siguientes a la fecha del vencimiento del plazo para declarar, no se ha notificado requerimiento especial.

b) Declarantes extemporneos: Si dentro de los dos aos a partir de la fecha de presentacin de la declaracin inicial presentada de manera extempornea no se ha notificado requerimiento especial. c) Declaracin tributaria con un saldo a favor del contribuyente responsable: Si no se notifica requerimiento especial en los dos aos contados despus de la fecha de presentacin de la solicitud de devolucin o compensacin. d) Declaracin que se someta al beneficio de auditoria: Queda en firme si dentro de los doce meses siguientes a la fecha de su presentacin no se hubiere notificado emplazamiento para corregir. e) Declaracin aprobada mediante liquidacin oficial de correccin: La facultad de revisin de la DIAN se contar a partir de la fecha de la correccin (liquidacin oficial de correccin), o del vencimiento de los seis meses siguientes a la solicitud de correccin cuando la administracin no se pronuncie. f) Declaracin a la que se notific requerimiento especial: Tambin quedarn en firme las declaraciones tributarias, si vencido el trmino para practicar la liquidacin de revisin, esta no se notific. g) Declaraciones de IVA y retencin: Las declaraciones de IVA y retencin en la fuente quedan en firme en la fecha que corresponda para la declaracin de renta del respectivo periodo al que pertenecen, como por ejemplo, las declaraciones de IVA del 2004, quedan en firme el mismo da en que se presenta este fenmeno para la declaracin de renta ao gravable de 2004, la condicin es que se presenten las de IVA con anterioridad a la renta o al menos el mismo da en caso de ser extemporneas.