Manual Usuario Sistema Laudus ERP.

Mdulos
16/05/2010 Laudus S.A. Departamento de Capacitacin y Soporte

C ONTENIDOS NDICE
Incluir en este ndice la numeracin de la hoja donde se ubica 1. Introduccin 6 1.1. Qu es un ERP ........ ...7 Interfaz de 1.2. La Usuario. 7 2. Instalacin ....12 2.1. Contrato de Licencia ..12 2.2. Requisitos de hardware software.17 y

2.3. Paso a paso .18 en 2.4. Instalacin red .19 2.5. Desinstalar ................23 2.6. Crear una nueva empresa.... 24 3. VENTAS ..27

3.1. Cotizaciones.. .27 3.2. Pedidos .....31 3.3. Guas de Despacho.... 33 3.4. Facturas,boletas,........................................................................................................................35 3.4.1. Pantalla Completa. 36 3.4.2. Pantalla Simplificada.. 39 de Documentos 3.4.3. Timbraje Electrnicos....43 3.4.4. Revisar DTE Pendientes.. .44 3.4.5. Comprobar Respuestas de Clientes DTE..46 3.5. Cobros .47 3.5.1. Cobros. .49 3.5.2. Cobros Facturas Cliente - Proveedor...51 3.5.3. Depsito Mltiple de Cobros52 3.5.4. Gestin de Cobranza...53 3.6. Servicio Tcnico.55 3.7. Clientes.58 3.8. Familias de Clientes .69 3.9. Listas de Precios..70 3.10. Vendedores, Distribuidores71 3 a

3.11. Despachadores.75 3.12. Motivos de Rechazo.75 3.13. Impuestos..76 3.14. Sucursales..76 3.15. Preguntas Frecuentes 4. PRODUCCIN 79 4.1. Productos.79 4.2. Familias de productos.87 4.3. Bodegas88 4.4. Pedidos de insumos 89 4.5. Inventarios90 4.6. Transformaciones.92 4.7. Definicin de procesos .95 4.8. Etapas del Flujo Productivo96 4.9. Lotes97 5. COMPRAS 98 5.1. rdenes de compra98 5.1.1. rdenes de compra98 5.1.2. Aprobacin de rdenes de Compra..100 5.2. Guas de Despacho101 5.3. Facturas, boletas, .....................................................................................................................102 5.4. Pagos 109 5.5. Proveedores111 5.6. Activos Fijos.117 4

5.6.1. Mtodos de depreciacin...119 5.7. Centros de Costos122 5.8. Bancos y lugares de depsitos.124 5.9. Monedas..126 6. PERSONAL ..127 6.1. Empleados127 6.2. Liquidaciones.....140 6.2.1. Imposiciones.152 6.2.1.1. Planillas 152 6.2.1.2. Previred153 6.3. Estructura de liquidaciones 6.4. Tipos de conceptos de sueldos 6.5. Das Festivos 6.6. AFPs, Isapres, Mutuales, ... 6.7. Preguntas Frecuentes 7. CONTABILIDAD 7.1. Plan de cuentas 7.2. Cuentas tipo 7.3. Comprobantes 7.4. Diario 7.5. Mayor 7.6. Balances 7.7. Conciliacin Bancaria 7.8. Utilidades 7.8.1. Generar Contabilidad 7.8.2. Cierre del ejercicio 7.8.3. Avanzar Correlativos 7.8.4. Renumerar Comprobantes 5

7.9. Preguntas Frecuentes 8. HERRAMIENTAS 8.1. Control de Facturas 8.2. Control de Pedidos de Ventas 8.3. Control de Existencias 8.4. Control de Tesorera 8.5. Control de Activos Fijos 8.6. Movimiento Diario 8.7. Enviar Mensajes 8.8. Estadsticas 8.9. Informes 8.10. Listados 8.11. Seguridad 8.11.1. Usuarios 8.11.2. Grupos 8.11.3. Cambio de Contrasea 8.12. Mantenimiento 8.12.1. Correlativos 8.12.2. Agrupar 8.12.3. Desbloquear Guas y Facturas 8.13. Definir Impresos 8.14. Definir conceptos personalizados 8.15. Opciones 8.15.1. Usuario 8.15.2. Empresa 8.15.3. General 8.16. Preguntas Frecuente

I NTRODUCCIN
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LAUDUS es un software de gestin integral para Pymes. Esta categora de software se denomina ERP y le permite gestionar el flujo de informacin de su empresa. LAUDUS es un software integral, no se compone de mdulos. Agrupa en un mismo interfaz todas las reas de la empresa: compras, ventas, inventario, contabilidad, personal, activos fijos, produccin, y las herramientas de anlisis y administracin. Todas las reas estn enlazadas con la contabilidad, generando automticamente el respaldo contable de las operaciones. Es multiusuario, todos los usuarios pueden actualizar y consultar datos al mismo tiempo. Es multiempresa, no hay lmite en el nmero de empresas que puede gestionar. Para cada empresa y usuario se definen permisos de seguridad, para que nadie vea la informacin que no debe. Es un software rpido, y que demanda pocos recursos. Requisitos mnimos son un computador Pentium a 300 MHz, con 64 MB de RAM. Est integrado con Internet: permite enviar informacin va correo electrnico, como enviar datos al contador, estado de cuenta a un cliente, una cotizacin en PDF, o un mensaje a todos los clientes para hacer notificaciones o publicidad. Tambin puede visualizar y actualizar datos de variables econmicas como IPC, UF, tramos de impuestos, etc., al mostrar directamente la informacin contenida en el servidor del SII. Todas las estadsticas e informes se pueden enviar a Excel con tan slo un click del mouse. Tambin se pueden elaborar planillas de clculo que obtengan datos directamente de LAUDUS.

QU ES UN ERP
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El trmino ERP (Enterprise ResourcePlanning) hace referencia a los sistemas de software que permiten planificar los recursos de la empresa mediante la gestin eficiente de la informacin. Existen ERPs para empresas de todos los tamaos, ya que todas las empresas tienen la necesidad de hacer un buen y eficiente manejo de la informacin. No todos los ERP sirven para todas las empresas; hay ERPs para empresas grandes, medianas, micro,... y la diferenciacin suele ser la complejidad de las operaciones ms que el volumen de la empresa. Por lo general una empresa grande tiene ms complejidad que una empresa mediana, pero en el caso de las Pymes la diferencia no es tan homognea ni atribuible al tamao. LAUDUS es un ERP optimizado y concebido para la PYME. Prescinde de complejidades operacionales que "asustan" a un usuario de una PYME tpica, y hace mucho nfasis en la facilidad de uso y fcil implementacin en la empresa.

Los objetivos principales de un ERP son: Ayudar a optimizar los procesos empresariales. Un proceso mal definido resalta a la hora de implementar un ERP, y fuerza a su definicin y optimizacin. Acceso a la informacin fiable y en todo momento, constituyendo un depsito centralizado de la misma. Eliminacin de operaciones duplicadas y documentos innecesarios. Reduccin de tiempos necesarios para la gestin.
La implementacin de un ERP permite realizar operaciones y tomas de decisiones que antes no eran posibles, ya que la informacin procesada era imposible de obtener en el tiempo correcto.

LA INTERFAZ DE USUARIO
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La interfaz es la forma que tiene una aplicacin de comunicarse con el usuario. Hemos hecho mucho nfasis en que sea sencillo y fcil de manejar, y que todas las caractersticas requieran la menor cantidad de operaciones por parte del usuario. Hay una serie de caractersticas comunes a todas las pantallas, que hacen que el comportamiento de Laudus sea consistente a lo largo de todas las pantallas de acceso a datos y anlisis de los mismos.

LAS PANTALLAS DE INTRODUCCIN DE DATOS

La entrada y modificacin de datos es la parte principal de un sistema ERP y donde ms tiempo estar el usuario. Todas las pantallas de introduccin de datos tienen la misma estructura:

BARRA DE NAVEGACIN
Esta barra es con la que el usuario navega por los "registros" (cada registro es cada entidad de un concepto, por ejemplo, cada cliente), y los edita, aade, o elimina. Est compuesta de los siguientes botones: Anterior: muestra el registro anterior. Si hay una bsqueda rpida activada, navega entre todoslos registros que satisfacen el criterio de la bsqueda Buscar: busca un registro. Cuando se presiona sobre buscar, aparece la pantalla de bsqueda personalizada para cada entidad. Siguiente: muestra el registro siguiente. Si hay una bsqueda rpida activada, navega entre todos los registros que satisfacen el criterio de la bsqueda.

Nuevo: aade un registro nuevo. Al estar en modo de aadir un registro nuevo, se habilitan todas las casillas de la pantalla, y se muestran en rojo aquellos conceptos que son obligatorios (por ejemplo, el RUT de un proveedor, que si no se ingresa no se permite aadir el proveedor).

Editar: permite hacer cambios en el registro mostrado en pantalla

Anular: permite anular un documento en el registro mostrado en pantalla

Guardar: cuando se est aadiendo o modificando un registro, permite guardar los cambios realizados.

Deshacer: cuando se est aadiendo o modificando un registro, permite descartar los cambios realizados

Replicar registro: este botn slo se muestra en algunas pantallas. Cuando est activo, permite copiar el registro actual a uno nuevo con fecha nueva. Por ejemplo, en el caso de las rdenes de compra, es frecuente realizar siempre el pedido por la misma cantidad de productos a un proveedor de manera peridica. As, cuando se quiere volver a hacer la misma orden de compra que hace un mes pero con fecha de hoy, basta con ir a la orden de compra de hace un mes, replicarla, y poner fecha de hoy.

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La barra de navegacin tiene dos modos: de navegacin, y de edicin. Modo de navegacin: permite desplazarse entre los registros, y una vez localizado el registro deseado, modificarlo. Tambin puede aadir nuevos registros.

Modo de edicin: cuando est aadiendo o modificando un registro, los botones cambian de estado para que slo pueda guardar o deshacer los cambios realizados

En este modo, no se puede cerrar la pantalla activa hasta que se guarden los cambios (o se descarten).

BSQUEDA RPIDA
La mayora de las bsquedas suelen ser siempre por un mismo concepto. Por ejemplo, en la pantalla de clientes se suele buscar por el nombre o RUT del mismo; en la pantalla de pagos, lo ms normal es buscar por nmero de documento o por la fecha del mismo. Por esta razn se introdujo esta casilla, para hacer bsquedas de una manera ms "rpida".

Al entrar en la casilla, se despliega una pequea ayuda de qu se espera que el usuario introduzca. En funcin de lo que se introduzca, Laudus adapta la bsqueda. Por ejemplo, en el caso de los clientes, si el usuario introduce un nmero, se busca por el RUT, y si el usuario introduce letras, se busca por el nombre del cliente. Tambin se puede hacer una bsqueda por cualquier concepto, anteponiendo un asterisco. Por ejemplo, si se introduce "*Espoz", Laudus buscar aquellos clientes que tengan la palabra "Espoz" en cualquier concepto, por ejemplo la direccin. Si quiere buscar todos aquellos clientes que tengan una direccin de email de Entel, simplemente introduzca "*@entelchile". Cuando ha introducido una bsqueda, los botones Anterior y Siguiente se mueven entre aquellos registros que satisfacen la condicin de bsqueda. Si el usuario introduce "MARCELO", presionando Anterior y Siguiente se va navegando entre los clientes que se llaman "Marcelo".

CONCEPTOS SUBORDINADOS
Se utiliza este trmino para aquellos conceptos secundarios a la entidad que se consulta. Por ejemplo, si estamos en la pantalla de facturas de ventas, conceptos subordinados seran los productos de cada factura. Estos conceptos tienen sus propios botones para aadir o quitarlos.

LA BARRA DE HERRAMIENTAS

Esta barra es comn a todas las pantallas, y adems de proveer la tpica funcionalidad de Cortar (Ctrl-X), Copiar (Ctrl-C) y Pegar (Ctrl-V), incluye los botones "enviar a" para enviar la informacin a diferentes medios. Esta funcionalidad de poder enviar la informacin de diversas formas es de una mxima utilidad. El comportamiento depende de si la pantalla tiene un informe asociado o no. Por ejemplo, la pantalla de Cotizaciones tiene el informe asociado quemuestra la cotizacin en pantalla. La pantalla de Control de tesorera no tiene un informe asociado, y se enva la informacin tal cual se muestra en la pantalla. Enviar a un archivo (Guardar como): permite guardar el informe asociado o la informacin de la pantalla en varios formatos: PDF (Acrobat), Excel, Word, HTML, XML

Enviar a Excel: este botn enva la cuadrcula que se ve en la pantalla a Excel. Funciona siempre y cuando haya una cuadrcula (filas y columnas), aunque sean los productos de una factura, o cuando se est buscando una cotizacin, por ejemplo. Para que funcione necesita que est instalado Excel 97 o superior, y Laudus se encarga de abrir Excel y formatear la planilla de clculo resultante.

Enviar por eMail: elabora un archivo en PDF o HTML y lo enva por email. Consulte la seccin de Opciones para obtener ms informacin de cmo seleccionar el formato y las diferentes formas de envo que ofrece Laudus.

El botn es el botn de trazado, y sirve para poder trazar el "camino" de una venta o compra. Si, por ejemplo, el usuario est viendo un pedido de venta, y pulsa este botn de trazado, se le muestra la cotizacin que dio origen a este pedido, y la/s guas de despacho y/o facturas que gener este pedido.

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I NSTALACIN

Instalar Laudus es un proceso sencillo que no debe durar ms de unos minutos por cada computador, tanto si se instala en uno slo como si se instala en una red. El proceso que puede requerir ms tiempo es configurar cada empresa que se crea en Laudus, y para ello se ofrecen una configuracin estndar, as como la opcin de importar datos de otras empresas existentes.

CONTRATO DE LICENCIA DE USUARIO FINAL

CONTRATO DE LICENCIA DE USUARIO FINAL DE SOFTWARE LAUDUS
Importante: el presente contrato de licencia para usuarios finales de software (en adelante el "contrato") constituye un acuerdo legal entre usted y LAUDUS SA, en adelante LAUDUS. Lalo detenidamente antes de instalar y utilizar el software. A travs de l se le otorga una licencia para usar el software e incluye, adems, informacin sobre garantas y declinacin de responsabilidades. Al instalar y utilizar el software, usted acepta el software junto con los trminos y condiciones estipulados en este contrato. Si no acepta los trminos y condiciones estipulados en el presente documento, no instale el software y devulvalo a la tienda donde lo adquiri donde se le reembolsar el importe total pagado por el producto. Este contrato slo es vlido para el software proporcionado por LAUDUS en el paquete adjunto, independientemente de los dems software mencionados o descritos en el presente documento.

1) Definiciones

a) "Software": el o los programas computacionales de LAUDUS y de terceros proporcionados por LAUDUS en el paquete adjunto y dems documentacin, medios y soportes, materiales impresos y documentacin electrnica o en lnea. b) "Versin educativa": versin del Software, identificada como tal, creada para ser usada solamente por alumnos e instituciones educativas. c) "Versin no disponible para la reventa": versin del Software, identificada como tal, creada solamente para fines de evaluacin y revisin del Software.

d) "Versin de prueba": versin del Software, identificada como tal, creada solamente para fines de evaluacin, demostracin y revisin del Software por un perodo limitado. La versin de prueba

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2) Concesiones a) Usted podr instalar y utilizar el Software en un solo equipo, O BIEN instalar y guardar el Software en un dispositivo de almacenamiento, como un servidor de red, con el solo objeto de instalar el Software en otros equipos de su propiedad en una red interna, siempre y cuando cuente con la licencia correspondiente para instalar y utilizar el Software en dichos equipos. La licencia para el Software no se puede compartir, instalar ni usar al mismo tiempo en varios equipos. b) En el caso de que el Software se distribuya junto con otros programas de LAUDUS como parte de una serie de productos (en adelante denominados "Suite"), la licencia para dicha Suite se otorga como un solo producto y ninguno de los productos incluidos en la Suite, entre ellos el Software, se podr utilizar por separado para instalarlo y emplearlo en ms de un equipo. c) Usted puede realizar una copia del Software en formato de lectura slo para fines de respaldo. En cada una de dichas copias deber incluir todos los avisos de copyright y dems leyendas de propiedad intelectual incluidas en la copia original del Software.

d) La versin educativa no se podr emplear ni distribuir a terceros para fines comerciales. e) Por el presente usted concuerda en que LAUDUS podr comprobar el uso que usted haga del Software, previa recepcin de la correspondiente notificacin enviada con antelacin a la visita, para determinar el cumplimiento de los trminos y condiciones estipulados en este documento. f) Mediante el presente Contrato no se otorgan derechos exclusivos.

3) Restricciones a) Usted no podr alterar, consolidar, modificar, adaptar ni traducir el Software, ni tampoco descompilarlo, aplicarle ingeniera inversa, desmontarlo ni reducirlo a una forma perceptible por una persona. b) A menos de que se indique lo contrario en este Contrato, se prohbe arrendar, alquilar o sublicenciar este Software. Salvo lo expresamente estipulado en relacin a la versin de prueba y la versin no disponibles para la reventa, el usuario podr ceder en forma permanente todos sus derechos adquiridos a travs el presente Contrato slo mediante la venta o cesin del Software, siempre y cuando dicho Software se ceda en su totalidad y el usuario no quede en posesin de ninguna copia del mismo (incluidos sus componentes, medios, soportes y material impreso, actualizaciones, el presente Contrato y nmeros de serie) y quien reciba el Software acuerde los trminos y condiciones estipulados en este documento. Si el Software fuese una actualizacin, la cesin del mismo deber incluir todas las versiones previas del Software actualizado. Usted no podr quedar en posesin de ninguna copia del Software. Tampoco podr vender ni ceder Software adquiridos a precio de descuento por volumen. Asimismo, se prohbe la venta o cesin de las versiones de prueba y versiones no disponibles para la reventa de este Software. Si la copia del Software fuese otorgada bajo licencia como parte de la Suite (segn descrito precedentemente), el Software ser cedido slo como parte integral de dicha Suite, no por separado. d) Salvo que se estipule lo contrario, se prohbe modificar el Software o crear trabajos derivados basados en dicho Software. c)

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e) A menos que se indique lo contrario en este documento, se prohbe (A) en conjunto, instalar o usar ms de una copia de la versin de prueba del Software, (B) descargar la versin de prueba del Software mediante ms de un nombre de usuario, (C) alterar el contenido del disco duro o sistema para utilizar la versin de prueba del Software por un perodo mayor al estipulado para una licencia de dicha versin de prueba y (D) el uso de la versin de prueba del Software para fines que no sean de evaluacin del producto para determinar la posterior adquisicin de la licencia de una versin comercial o educativa del mismo; no obstante lo anterior, se prohbe estrictamente la instalacin o uso de la versin de prueba del Software para fines comerciales. f) Slo puede utilizar la versin no disponible para la reventa del Software para evaluar y revisar el Software.

g) Podr recibir el Software en ms de un medio o soporte, pero no as instalar o usar ms de uno de ellos. Independientemente de la cantidad de medios o soportes que reciba, slo podr utilizar aqul que sea adecuado para el servidor o equipo en el cual se instalar el Software. h) En caso de no cumplir con lo estipulado en el presente Contrato, LAUDUS estar facultada a poner trmino a la licencia y usted deber destruir todas las copias del Software; sin embargo, los dems derechos aplicables a ambas partes junto con las dems disposiciones estipuladas en el presente Contrato, seguirn en plena vigencia con posterioridad a la terminacin del mismo. 4) Actualizaciones a) Si esta copia del Software fuese una actualizacin de una versin anterior del mismo, se le proporcionar en base a un intercambio de licencia. Al instalar y utilizar dicha copia del Software, usted acuerda poner trmino en forma voluntaria a su contrato de licencia anterior y a no seguir usando la versin anterior del Software ni cederla a otra persona o entidad, a menos que dicha cesin se ajuste a los estipulado en la Seccin 3.

5) Licencia anterior para la misma versin

a) Si esta copia del Software fuese otorgada bajo licencia como parte de la Suite (segn definido precedentemente) en circunstancias que usted contara con una versin anterior para esa misma versin, y dicha Suite le fuese otorgada bajo licencia a un precio de descuento segn indicado en dicha licencia anterior para la misma versin del producto, entonces el Software se le proporcionar en base a un intercambio de licencia. Al instalar y utilizar esta copia del Software estar acordando a dar por terminado en forma voluntaria al contrato de la licencia anterior y a no instalar ni utilizar dicha licencia para el Software ni a cederla a otra persona o entidad. 6) Propiedad a) La licencia precedente le concede una licencia limitada para el uso del Software. LAUDUS y sus proveedores conservarn los derechos, la titularidad e intereses, entre ellos los derechos de copyright y de propiedad intelectual, referentes al Software (ya sea como trabajo independiente o elemento sobre el que se base el desarrollo de otra aplicacin) y cualesquiera copias del mismo. Los dems derechos no estipulados especficamente en este Contrato se reservarn a LAUDUS y sus proveedores. 7) GARANTA LIMITADA Y DECLINACIN DE RESPONSABILIDADES

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a) Con excepcin de la versin de prueba y la versin no disponible para la reventa del Software, LAUDUS garantiza, por un perodo de noventa (90) das a contar de la fecha de entrega (indicada en la copia del comprobante de compra): (i) que el Software, al utilizarse con un hardware que cumpla con la configuracin recomendada, funcionar en conformidad con lo indicado en la documentacin proporcionada junto con dicho Software y (ii) que los medios o soportes en los que se proporciona dicho Software no presentan defectos de materiales ni de confeccin mientras se utilicen en forma normal. b) POR EL PRESENTE, LAUDUS NO GARANTIZA NI OTORGA RECURSO ALGUNO, YA SEA EN FORMA EXPRESA O IMPLCITA, RESPECTO DE LA VERSIN DE PRUEBA Y LA VERSIN NO DISPONIBLE PARA LA REVENTA DEL SOFTWARE. TANTO LA VERSIN DE PRUEBA COMO LA VERSIN NO DISPONIBLE PARA LA REVENTA SE PROPORCIONAN EN EL ESTADO EN QUE SE ENCUENTRAN. c) SALVO LO DISPUESTO EN LA GARANTA LIMITADA PRECEDENTE EN RELACIN A SOFTWARE QUE NO CORRESPONDA A LA VERSIN DE PRUEBA NI A LA VERSIN NO DISPONIBLE PARA LA REVENTA, LAUDUS Y SUS PROVEEDORES DECLINAN POR EL PRESENTE CUALESQUIERA GARANTAS O DECLARACIONES, SEAN EXPRESAS O IMPLCITAS, ENTRE ELLAS GARANTAS DE CALIDAD COMERCIALIZABLE O IDONEIDAD PARA UN PROPSITO DADO. ASIMISMO, NO SE GARANTIZA LA NO INFRACCIN Y DERECHO O USUFRUCTO. LAUDUS NO GARANTIZA QUE EL SOFTWARE NO PRESENTE ERRORES NI QUE FUNCIONE EN FORMA ININTERRUMPIDA. EL DISEO, EL PROPSITO Y LA LICENCIA DEL SOFTWARE NO TIENEN CONTEMPLADO LA UTILIZACIN DEL SOFTWARE EN LUGARES PELIGROSOS EN LOS QUE SE REQUIERAN SISTEMAS DE CONTROL EN CASO DE FALLAS.

d) EN CASO QUE LA LEGISLACIN VIGENTE ESTIPULE LA APLICACIN DE GARANTAS CON RESPECTO AL SOFTWARE, DICHAS GARANTAS SE LIMITARN A NOVENTA (90) DAS A CONTAR DE LA FECHA DE ENTREGA. e) NINGUNA INFORMACIN O AVISO ESCRITO U ORAL ENTREGADO POR LAUDUS, SUS REPRESENTANTES, DISTRIBUIDORES, AGENTES O EMPLEADOS CONSTITUIR GARANTA ALGUNA NI EXTENDER DE CUALQUIER FORMA EL PROPSITO DE CUALESQUIER GARANTAS ESTIPULADAS EN EL PRESENTE DOCUMENTO. 8) Recursos exclusivos a) En virtud de lo anteriormente expuesto, su nico recurso exclusivo consiste en la devolucin del Software al lugar donde lo adquiri junto con una copia del comprobante de compra y una descripcin del problema. En tanto la no conformidad del producto respecto de la garanta precedente sea informada por escrito a LAUDUS no ms all de noventa (90) das despus de la entrega del producto, LAUDUS har todo lo posible por proporcionarle, a su propia discrecin, otra copia del Software que se ajuste sustancialmente a la documentacin, reemplazar adems cualquier medio o soporte defectuoso, o bien le reembolsar el precio de compra del Software. LAUDUS no ser responsable de ninguna manera en caso de que el Software haya sido alterado de cualquier forma, o que los medios o soportes se hayan daado debido a un uso inadecuado, accidentes, abuso, modificacin o incorrecta aplicacin de los mismos, o en caso de que el problema se deba a que el Software no se emple siguiendo las especificaciones de configuracin de hardware recomendadas. Todo uso inadecuado, accidente, abuso, modificacin o aplicacin incorrecta del Software, tal y como se detalla precedentemente, anular la validez de esta garanta.

ESTE RECURSO CONSTITUYE EL NICO RECURSO EXCLUSIVO OTORGADO AL USUARIO EN CASO DE INCUMPLIMIENTO EXPRESO O IMPLCITO DE LAS GARANTAS

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RELACIONADAS CON EL SOFTWARE Y SU CORRESPONDIENTE DOCUMENTACIN. 9) LIMITACIN DE RESPONSABILIDADES a) LAUDUS Y SUS PROVEEDORES NO SERN RESPONSABLES ANTE USTED NI TERCEROS POR CUALESQUIER DAOS INDIRECTOS, SECUNDARIOS, PUNITIVOS, DE COBERTURA O EMERGENTES (INCLUYENDO, ENTRE OTROS, DAOS POR LA INCAPACIDAD DE UTILIZAR EL EQUIPO O DE ACCEDER A DATOS, PRDIDA DE NEGOCIOS O UTILIDADES, INTERRUPCIN DE LA ACTIVIDAD COMERCIAL O SIMILARES), PRODUCTO DEL USO O INCAPACIDAD DE USO DEL SOFTWARE Y BASNDOSE EN CUALESQUIER TEORAS DE RESPONSABILIDAD QUE INCLUYAN EL INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL, INCUMPLIMIENTO DE GARANTAS, CULPAS EXTRACONTRACTUALES (INCLUIDA LA NEGLIGENCIA), RESPONSABILIDADES ESPECFICAS DEL PRODUCTO, INCLUSO SI LAUDUS O SUS REPRESENTANTES HUBIESEN SIDO NOTIFICADOS DE LA POSIBILIDAD DE DICHOS DAOS, O SI SE DETECTASE QUE UN RECURSO ESTIPULADO EN EL PRESENTE CONTRATO NO CUMPLIERA CON EL FIN PARA EL CUAL FUE INCLUIDO. b) LA RESPONSABILIDAD TOTAL DE LAUDUS RESPECTO DE DAOS REALES DERIVADOS POR CUALQUIER MOTIVO SE LIMITAR AL MONTO PAGADO POR EL SOFTWARE QUE CAUS EL DAO. c) LAS LIMITACIONES DE RESPONSABILIDADES ANTES MENCIONADAS SLO SE APLICAN A LAS GARANTAS Y DECLINACIONES DE RESPONSABILIDAD ANTES INDICADAS AS COMO A LOS DEMS ASPECTOS INCLUIDOS EN EL PRESENTE CONTRATO.

10) Aspectos generales a) Ningn distribuidor, agente o empleado de LAUDUS est autorizado a modificar este Contrato. b) LAUDUS y las dems marcas registradas incluidas en el Software corresponden a marcas registradas o marcas comerciales de LAUDUS SA. Las marcas registradas de terceros, as como sus marcas de fbrica, nombres de productos y logotipos son marcas registradas o marcas comerciales de sus respectivos propietarios. Se prohbe quitar o alterar los avisos, leyendas, smbolos o etiquetas de marcas registradas, marcas de fbrica, nombres de productos y logotipos incluidos en el Software. El presente Contrato no autoriza el uso del nombre LAUDUS ni el de sus usuarios con licencias, como tampoco el de sus respectivas marcas registradas.

REQUISITOS DE HARDWARE Y SOFTWARE

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Laudus se ha diseado para que pueda ser ejecutado en computadores que no sean de ltima generacin. Los requisitos mnimos de hardware son los siguientes: Memoria RAM: 64MB mnimo, 128MB recomendado. Cuanto mayor sea el tamao de la base de datos, ms se aprecia el incremento de rendimiento con la memoria adicional. El rendimiento aumenta hasta los 512MB, y a partir de esta cantidad de memoria no hay un incremento significativo. Si trabaja con varias aplicaciones abiertas, es conveniente instalar entre 256MB y 512MB para que el computador funcione de una manera ms suave. Disco duro: 30GB libres. Recuerde que para que Windows funcione bien, es recomendable que siempre mantenga un 15% de espacio libre en todos sus discos duros. Procesador: es difcil que su computador sea tan antiguo como para que no se ejecute Laudus; en general el requisito mnimo sera un Pentium a 300Mhz. Pantalla: monitor configurado con una resolucin de 800x600. Para comprobar la resolucin de su monitor, pulse con el botn derecho del mouse en el escritorio, y en el men emergente elija la opcin "Propiedades". Obtendr la pantalla, donde podr ajustar la configuracin de su monitor.

En cuanto al software, y la configuracin del computador, los requisitos mnimos son:

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Sistema operativo Windows 98 SE, o posterior Para exportar a formato PDF no es necesario tener instalado Adobe Acrobat (programa que genera archivos PDF a partir de documentos en Word, Excel, ...), aunque es recomendable instalar Acrobat Reader, que es un programa gratuito que sirve slo para abrir y leer archivos PDF. Para enviar a Excel con el botn de la barra de herramientas (o el men), es necesario tener instalado Excel 97 o superior. Sin embargo, para exportar a Excel o Word mediante el men "Guardar como" no es necesario tener instalados estos programas.

Para enviar mensajes de correo electrnico usando su programa de correo, es necesario que ste sea compatible con MAPI. La mayora de los programas de correo lo son, incluyendo Microsoft Outlook, Eudora o Thunderbird, por lo que no debera ser un problema. Si utiliza otro programa y no funciona la opcin de enviar mensajes mediante su programa de correo, por favor compruebe en la configuracin de su programa si es compatible con MAPI (Message Application Programming Interface)

PASO A PASO
Para instalar Laudus, siga los siguientes pasos:

1. Cierre todos los programas 2. Introduzca el CD-ROM de Laudus en el computador. Si no comienza la instalacin automticamente, 3. Haga clic en el botn "Inicio" de Windows, seale Configuracin y, a continuacin, haga clicPanel de Control. Haga doble clic en el icono "Agregar o quitar programas", y escoja agragar un programa desde CD 4. Siga las instrucciones en pantalla.

En pocos minutos tendr el software instalado en el computador. Si va a utilizar Laudus en una red, siga las instrucciones de instalacin en red. La primera vez que ejecute Laudus, le saldr una pantalla para que elija una empresa con la que trabajar. Si ya tiene una empresa configurada, vaya a la carpeta donde se encuentra la empresa

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y brala. Si todava no ha creado ninguna empresa, cancele la pantalla de "Abrir empresa", y elija "Nueva empresa" del men "Archivo".

INSTALACIN EN RED

REQUISITOSMNIMOS
En cuanto a la velocidad de la red, el requisito mnimo es una red convencional de 10Mb, aunque obtendr una mejor experiencia con una red de 100Mb 1000Mb. Para el correcto funcionamiento es muy importante revisar que todos los cables de la red estn en buen estado, y son de Categora 5. Un cableado en mal estado puede provocar fallos aleatorios que son muy difciles de detectar. El servidor tiene los mismos requisitos mnimos que cualquiera de las estaciones de trabajo. Sin embargo, es muy recomendable que tenga 512MB de RAM y un disco duro rpido. Para saber si el disco duro es rpido, consulte a su proveedor de hardware. En este sentido no hay lmite, cuanto ms rpido sea su disco duro, mejor funcionar Laudus en red. Debe instalar un "Sistema de Alimentacin Ininterrumpido" (SAI UPS en ingls) en el servidor. Un SAI es una batera que suministra energa al computador en caso de corte del servicio elctrico. Si bien ste debera ser un requisito para todas las estaciones de trabajo, para el servidor es fundamental. El coste beneficio de estas unidades de energa es inmediato. Un SAI estndar no tiene un coste alto, y sin embargo le protege contra fallos provocados por interrupcin del sistema operativo, o incluso por prdida del equipo. Sistema de copia de seguridad: cualquier sistema es vlido. Para saber qu sistema es mejor para su caso, consulte a su proveedor de servicios computacionales. Laudus no genera bases de datos grandes; sera realmente difcil que excediera la capacidad de un CD convencional. Sistema operativo del servidor: puede ser Windows 98 SE o superior, aunque se recomienda Windows 2000 o superior en sus versiones profesionales o de servidor (Windows 98 no es un sistema apto para un servidor). Tambin funciona con servidores Novell, Linux, ... que estn bien configurados para el acceso de las estaciones de trabajo. Por ejemplo, en ciertas versiones de Novell, hay que tener cuidado con configurar bien el soporte de nombres largos de archivos.

INSTALACIN EN RED
Cuando se utiliza Laudus en una red, se puede instalar de dos formas:

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1. Instalando el software en el servidor, e incluyendo en todas las estaciones de trabajo un acceso directo al archivo ejecutable Laudus.exe que reside en el servidor. 2. Instalando el software en todas las estaciones de trabajo, y despus instalar en el servidor slo los archivos necesarios para las actualizaciones a nuevas versiones. No recomendamos utilizar la opcin primera, no aade ninguna ventaja y sin embargo carga la red innecesariamente, haciendo ms lento su funcionamiento. Cuando se utiliza la segunda opcin, que es la que recomendamos, no hace falta instalar Laudus en el servidor. Tan slo cree una carpeta donde debe copiar las actualizaciones que se le enven. IMPORTANTE: desactive el cach de escritura en disco duro de todas las unidades del servidor. Aunque el rendimiento baja, en realidad es poco perceptible, y sin embargo evita muchos problemas de prdidas aleatorias de datos. Laudus no se responsabiliza por problemas ocurridos en servidores con el cach de escritura habilitado. Para desactivar el cach de escritura, edite las propiedades del disco duro desde el explorador de Windows (apretando con el botn derecho del mouse encima del disco duro):

Obtendr la siguiente pantalla de propiedades, donde tiene que seleccionar la pgina de "Hardware":

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Y al seleccionar de nuevo "propiedades" obtendr la pantalla:

donde al seleccionar la pgina de "Directivas" podr por fin acceder a la opcin de habilitar o deshabilitar el cach de escritura en disco. Esta opcin, como se ha dicho antes, tiene que estar deshabilitada. Estas pantallas hacen referencia al proceso en Windows XP. Si utiliza Windows 2000, el proceso es el mismo, pero cambia la ltima pantalla, donde debe elegir la pgina de "Propiedades de disco" tal y como se muestra:

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Adems, si utiliza Windows NT, Windows 2000 o Windows XP como un servidor (cualquier versin, no slo las de servidor), debera deshabilitar el "bloqueo oportunista". Esta operacin la debe hacer el administrador del sistema, y debe cambiar la siguiente clave del registro: HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\LanmanServer\Parame ters y cambiar el valor "EnableOpLocks" a "0" (cero). El valor por defecto para este parmetro es 1, y se toma este valor incluso si no existe en el registro. Por ello, para deshabilitar el "bloqueo oportunista" debe crear el valor y ponerlo a "0" si ste no existe. Dependiendo del sistema operativo del servidor, deber gestionar los permisos de acceso a todos los usuarios, lo cual es independiente del nivel de seguridad que ofrece Laudus. Para configurar sus servidor, pngase en contacto con su administrador del sistema. Una vez configurado el servidor, y copiados los archivos de actualizacin en la carpeta del servidor que se ha designado a tal efecto, proceda a configurar las estaciones de trabajo. En ellas, debe configurar todos los accesos directos de Laudus para que ejecuten el programa "Laudus Load.exe" en vez de "Laudus.exe". El programa "Laudus Load.exe" se encarga de comprobar si hay alguna versin nueva de Laudus en el servidor, y si sta existe, actualiza el computador con la nueva versin (copiando los archivos de actualizacin a la estacin de trabajo), y ejecuta sta. De esta forma, cada vez que hay una nueva versin basta con copiarla en el servidor y todas las estaciones de trabajo la actualizarn en el prximo inicio de sesin de Laudus.

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El funcionamiento detallado de Laudus Load es el siguiente: 1. Comprueba si existe el archivo "Laudus Load.ini". Este archivo contiene informacin acerca de dnde est la carpeta del servidor con las actualizaciones de Laudus. Si el archivo no existe, lo crea y solicita al usuario que escoja la carpeta de red donde se encuentran las actualizaciones. 2. Va a la carpeta de red de las actualizaciones, y comprueba si hay actualizaciones en el servidor. Si hay alguna nueva versin, la copia al disco duro local y as actualiza la versin local. 3. Ejecuta la versin ya actualizada de Laudus

Si se equivoc al escoger la carpeta de red, o desea comenzar de nuevo, borre los archivos "Laudus Load.ini" y "Laudus.exe" de la carpeta "C:\Archivos de Programa\Laudus" (o donde instal Laudus), para forzar a una actualizacin de la versin. Al borrar estos archivos, "Laudus Load" le preguntar de nuevo por la carpeta de red que contiene las actualizaciones.

DESINSTALAR
La mejor manera de desinstalar Laudus es hacerlos desde el Panel de Control de Windows. Elija la opcin de "Agregar o quitar programas", y desde esta consola seleccione Laudus para quitarlo del sistema. Si actualiz la versin de Laudus despus de una instalacin, hay archivos que no se borrarn al desinstalar el producto, y deber borrarlos a mano. Para ello, vaya a la carpeta donde instal Laudus (probablemente "C:\Archivos de Programa\Laudus" y borre los archivos manualmente. Al desinstalar Laudus tampoco se borran todas las empresas que hubiera creado el usuario. Para borrarlas, hgalo como con cualquier archivo desde el Explorador de Windows. Laudus es un programa muy poco invasivo, al desinstalarlo no quedarn rastros en el sistema de archivos, la configuracin, ni el registro.

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CREAR UNA NUEVA EMPRESA

El primer paso que se necesita hacer es crear la empresa. Para ello, vaya al men "Archivo", seleccione "NUeva empresa", y se le mostrar el asistente que le guiar paso a paso para la creacin de la empresa. En este asistente se le preguntarn los datos mnimos para poder comenzar a operar con la empresa. Ms adelante, podr modificar estas opciones y muchas otras en el men de Opciones.

Paso 1: Datos generales

En esta pantalla podr especificar los datos principales de la empresa. El nombre y RUT del Representate Legal es til para todas las planillas de imposiciones, formularios para el SII, ... El nico dato obligatorio de esta pantalla es el nombre de la empresa. El resto de los datos se puede modificar ms tarde.

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Paso 2: Carpeta de datos

Laudus almacena todos los datos de cada empresa en una carpeta diferente. En este paso se hace uso del nombre que especific para la empresa para sugerir la carpeta de datos donde almacenar su empresa. Esta carpeta puede estar en cualquier lugar del disco duro, si embargo le recomendamos utilizar el nombre de la empresa como nombre de la carpeta.

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Paso 3: Importar datos de otra empresa existente

Cuando ya tiene alguna otra empresa, suele ocurrir que hay datos que se quieren importar desde la empresa existente. La mayora de las veces son el Plan de Cuentas, la Estructura de la Liquidacin, y los usuarios con sus permisos de acceso. Sin embargo, hay otras veces que se comparten clientes, o proveedores, o bancos, ... En este paso puede importar los datos de la empresa que seleccione. Tenga en cuenta que una vez importados, estos datos no se comparten, es decir, los cambios que hace despus en cualesquiera de las dos empresas no se reflejan en la otra. En este sentido, Laudus considera las empresas como entidades aparte, y los datos de cada una son independientes.

Este es el tlimo paso. Presione "Terminar" y se crear la empresa. Si no seleccion el importar datos de usuarios de otra empresa, se crear una nica cuenta de usuario de nombre "Administrador" y contrasea en blanco. Una vez que ya ha creado la empresa, brala desde el men "Archivo", "Abrir empresa". Seleccione la empresa que est en la carpeta que especific en el paso 2, y al abrirla ponga su nombre de usuario y contrasea (si no import los datos de usuarios de otra empresa, ponga "Administrador" y deje la contrasea en blanco)

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VENTAS

En el men de Ventas se recoge todo el ciclo de las ventas, desde la cotizacin hasta el cobro final de las facturas emitidas, pasando por los pedidos de ventas, guas de despacho, facturas, y gestin de clientes. Si quiere ver el anlisis de las ventas, estadsticas, movimientos diarios, informes de cobranzas, controles de facturas,..., vaya al men Herramientas.

COTIZACIONES

En la pantalla de cotizaciones podr aadir, revisar, buscar o imprimir las cotizaciones. (Varios de los campos que aparecen en el interface solo son visibles si antes los ha configurado en las Herramientas/Opciones/Empresa/.)

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La pantalla se compone de los siguientes elementos: Nmero de cotizacin: Laudus genera automticamente el nmero correlativo de cotizacin. Si quiere establecer un nuevo nmero visite a mantenimiento de correlativos. Fecha: la fecha de la cotizacin. Por defecto se pone la fecha del da en curso Cliente: el cliente al que va dirigida la cotizacin. Vendedor: seleccione el vendedor que cotiza.

Distribuidor: seleccione el distribuidor que cotiza. Solo se muestra si se paramtriza en las opciones de ventas

Lista de Precios: seleccione la lista de precio a la que pertenece el cliente. Solo se muestra si se paramtriza en las opciones de ventas Validez: plazo de validez de la cotizacin. Slo tiene efectos de cara al cliente. Forma de pago: escoja la forma de pago acordada. Si desea aadir una forma de pago nueva, hgalo directamente en esta casilla. presionando la tecla derecha del mouse Contacto: cuando elige el cliente, se muestran los contactos de este cliente. Si desea agregar uno nuevo, hgalo aqu mismo. y se agregar a la ficha de clientes permanente mente. Moneda a mostrar: puede que tenga productos en monedas diferentes, por ejemplo en Dlares y en Euros. Si desea tener toda la cotizacin en la misma moneda, seleccione esta casilla, y podr introducir la moneda en la que quiere que figure toda la cotizacin. Productos: en la cuadrcula inferior podr ir aadiendo los productos que conforman la cotizacin, as como el tipo de cambio de cada moneda (en el caso de cotizar productos en diferentes monedas o en una moneda diferente al Peso Chileno (CLP)) Grupos: permite agrupar separadamente las diferentes alternativas de productos o o servicios en un mismo documento al cliente. En la lnea de cada producto se selecciona el grupo al que pertenece y en la visualizacin mostrara el encabezado y pie del mismo que se haya ingresado en la pestaa con el nmero correspondiente

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Encabezado: permite agregar un comentario a la cotizacin, la cual ser visualizada por el cliente. Pie: permite agregar una despedida u observacin al final de la cotizacin. Notas: permite agregar notas internas a la cotizacin, las cuales no se mostrara en el documento enviado. si no est considerado en el formato impreso.

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Para imprimir, visualizar oenviar por email la cotizacin, pulse los botones correspondientes de la barra de herramientas. La cotizacin que se imprime por defecto se especifica en la pantalla de definicin de impresos del men "Herramientas". Se pueden tener definidas varias cotizaciones, solicitadas a medida, a las cuales podr acceder desde las pequeas flechas que estn a la derecha de los botones (Email, Imprimir o Vista Preliminar de la Barra de Herramientas.

y para acceder a ellas pulse las flechas que estn a la derecha de los botones de Email, Imprimir, o Vista Preliminar. Por ltimo, si quiere ver cmo ha sido el ciclo de venta de una cotizacin, pulse el botn trazarde la barra de herramientas para obtener una pantalla con la evolucin desde la cotizacin hasta el cobro.

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PEDIDOS

El segundo paso del ciclo de ventas es el pedido (o nota de venta), donde se recoge la solicitud u Orden de Compra del cliente sobre los productos o servicios que quiere comprar.

La pantalla contiene los siguientes elementos: Nmero de pedido: Laudus genera automticamente el nmero correlativo de pedido. Si quiere establecer un nuevo nmero vaya a mantenimiento de correlativos. Fecha: la fecha del pedido de venta. Por defecto se pone la fecha del da en curso.

Cotizacin: si el pedido ha venido precedido de una cotizacin, especifique aqu el nmero de la misma. Al elegir un nmero, Laudus copiar los datos de la cotizacin (cliente, contacto, productos, ...) rden de compra: la rden de compra con la que el cliente solicit el pedido. Vendedor: seleccione el vendedor que tom el pedido.

Distribuidor: seleccione el distribuidor que tomo el pedido

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Lista de Precios: seleccione la lista de precio que se genera por este pedido por defecto aparece que la est en la ficha del cliente Facturas/Guas: esta casilla no se puede modificar por el usuario. Laudus genera esta informacin automticamente, y son las facturas y guas de despacho que se emitieron para este pedido. Tambin puede ver el curso de este pedido pulsando el botn de trazado de la barra de herramientas. Forma de pago: escoja la forma de pago acordada. Si desea aadir una forma de pago nueva, hgalo directamente en esta casilla. Cliente y contacto: el cliente al que va dirigida la cotizacin. Cuando elige el cliente, se muestran los contactos de este cliente. Si desea agregar uno nuevo, hgalo aqu mismo.

Entrega: o o Previsto: fecha de entrega prevista para el pedido. Suele ser la fecha acordada con el cliente. Entrega efectiva: el da en el que se entregaron los productos/servicios. Es importante reflejar tanto la fecha prevista como la efectiva para despus poder obtener las estadsticas de puntualidad en la entrega de los pedidos. Horario y direccin: anote dnde y cundo se puede entregar el pedido. Despachador: empresa o persona encargado de la entrega del producto Costo: costo asociado a la entrega

o o o

Flujo: muestra la etapas productivas con la cual se ha generado el pedido, la fecha de inicio, termino y previsto del mismo. Esto se debe paramtrizar en las opciones de produccin

Productos: en la cuadrcula inferior podr ir aadiendo los productos que conforman el pedido. La columna de Cantidad Entregada es un dato que Laudus genera automticamente a partir de las guas de despacho o facturas, y corresponde a la cantidad que efectivamente se despach al cliente La ltima columna de Archivar, permite a algn saldo del producto filtrar para que en las estadsticas u otros informes, desaparezca estos saldos

Se debe tener en cuenta que un pedido puede ser entregado parcialmente y ser llamado de varias guas o facturas hasta completar las cantidades solicitadas por producto, cuando deja su estado de Pedido Pendiente de Entregar (Ver. Control de Pedidos de Venta).

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GUAS DE DESPACHO

Las Guas de Despacho son el documento de bodega y transporte que respaldan la entrega efectiva de los productos.

La pantalla se compone de: Nmero de Gua: Laudus genera automticamente el nmero correlativo de gua de despacho. Si quiere establecer un nuevo nmero vaya a mantenimiento de correlativos. Fecha: la fecha de la gua de despacho. Por defecto se pone la fecha del da en curso. Pedido: si la gua ha venido precedida de un pedido, especifique aqu el nmero del mismo. Al elegir un nmero, Laudus copiar los datos del pedido (cliente, contacto, productos,...) Tambin puede ver el curso de esta gua pulsando el botn de la barra de herramientas. de trazado

Es venta: si la Gua es venta y por tanto genera factura obligatoriamente. La casilla de la derecha muestra la factura, y no se puede modificar. Para crear la factura de esta gua vaya a la pantalla de facturas. Si la casilla est en blanco (muestra '---'), es que todava no se ha facturado esta gua. Para ver las guas que estn sin facturar vaya a la pantalla de estadsticas o revise las Alertas en el men de Herramientas. Tenga en cuenta que las guas de despacho que generan venta se tienen que facturar con una fecha del mismo mes en el que se han emitido (aunque la factura se puede emitir hasta

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el da 5 del mes siguiente). Bodega: la bodega desde donde ha salida la mercanca. Todos estos movimientos se registran para despus poder obtener el stock por bodegas. Para ver la cifra de stock general vaya a estadsticas, y si quiere ver la historia detallada de un producto, vaya a control de existencias. Centro de Costo: indique al centro de costo que va asociada esta venta. De esta forma se pueden obtener cuentas de resultados, estadsticas e Informes por centros de costo.

Motivo: escoja el motivo de la entrega de mercadera (venta, muestras, traslado,...). Si desea aadir un motivo nuevo, hgalo directamente en esta casilla. Esta solo se activa si la gua de despacho no es venta Cliente y contacto: el cliente al que va dirigida la gua. Cuando elige el cliente, se muestran los contactos de este cliente. Si desea agregar uno nuevo, hgalo aqu mismo.

Entrega: anote dnde, en qu horario, costo, despachador, que se han relacionado con los productos que se tienen que entregar.Adems se puede ingresar el tipo de despacho, esto segn la clasificacin del SII

Informacin DTE: aqu se registra la informacin de la Gua Electrnica, el numero de envi y el estado en que est en la base del SII.

Productos: en la cuadrcula inferior podr ir aadiendo los productos que conforman el pedido.

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FACTURAS, BOLETAS,...

En estas pantallas se recogen los documentos de ventas y devolucin: facturas, boletas, notas de crdito, y notas de dbito. Estas pantallas se dividen de la siguiente manera: Pantalla Completa: en esta pantalla se pueden emitir todos los documentos legales de la empresa, como por ejemplo facturas, boletas, facturas electrnicas, notas de crdito, etc. Pantalla Simplificada: en esta pantalla, es una pantalla resumida y est orientada para aquellas empresas que tienen punto de venta. Permite emitir documentos como por ejemplo, facturas, nota de crdito, boleta de venta Ingreso Resumen de Boletas Diarias: permite ingresar de forma masiva los movimientos diarios de boletas Timbraje de Documentos Electrnicos: aqu se carga el Timbraje solicitado al SII de los folios electrnicos o CAF (Cdigos de Autorizacin de Folios). Solo esto se habilita para las empresas que tienen Facturacin Electrnica dentro de Laudus Revisar DTE Pendientes: aqu se revisa el estado de los envos de documentos electrnicos al SII, tanto el numero de envi como el estado en que se encuentra en la base de Datos del SII Comprobar respuestas de Clientes DTE: aqu se comprueba el intercambio de correo con los clientes electrnicos

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PANTALLA COMPLETA

La pantalla completa se compone de los siguientes elementos: Pestaa de Datos Tipo y nmero: el tipo de documento, y el nmero del mismo. Laudus genera automticamente el nmero correlativo de facturas, boletas, .... Si quiere establecer un

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nuevo nmero vaya a mantenimiento de correlativos.

Nula: marque la casilla si la factura, boleta, etc. es nula. Al anular un documento, se eliminan todos los productos asociados que tuviera, para que las cantidades queden a cero. Tambin se puede anular un documento presionando el botn de borrar en los botones de navegacin. Fecha de emisin: la fecha del documento de venta. Por defecto se pone la fecha del da en curso.

Fecha de vencimiento: la fecha en la que vence la factura y el cliente debe pagarla. Al escoger un cliente este valor se actualiza con el plazo de pago del cliente Notas: se agrega informacin adicional al documento.

Pedido o Gua de Despacho: si la factura venido precedida de un pedido o gua de despacho, antelo aqu. Al elegir un nmero, Laudus copiar los datos del pedido o gua de despacho (cliente, productos, ...) Tambin puede ver el curso de esta factura pulsando el botn de trazado de la barra de herramientas

rden de compra: la rden de compra por la que se factura. Si los datos se aadieron a partir de un pedido, se pasa la informacin del pedido.

Forma de pago: escoja la forma de pago acordada. Si desea aadir una forma de pago nueva, hgalo directamente en esta casilla. Cliente y contacto: el cliente al que va dirigida la cotizacin. Cuando elige el cliente, se muestran los contactos de este cliente. Si desea agregar uno nuevo, hgalo aqu mismo.

Vendedor: seleccione el vendedor que hizo la venta.

Pestaa de Entrega

Bodega: en el caso de que la factura se utilice como documento de despacho tambin (no se haya emitido una gua de despacho anterior), indique la bodega de donde salen los productos.

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Direccin: es la direccin de despacho, aparece de forma automtica si la factura est relacionado con una gua de despacho

Despachador: se indica el despachador que llev la mercadera,

Costo: es el costo asociado del despacho, referencial para saber cunto nos a costado el flete.

Motivo de Rechazo: aqu se indica si la factura esta rechazada y el motivo del Rechazo. Estos conceptos se crean en ventas - Motivos de Rechazo

Notas de Entrega: se ingresan las observaciones asociadas a la entrega de los productos

Pestaa de Contabilidad y Cobro

Contabilidad: indique si quiere que se genera automticamente el comprobante contable de esta operacin. Abajo se muestra el comprobante generado Centro de Costo: indique al centro de coste que va asociada esta venta. De esta forma se pueden obtener cuentas de resultados por centros de costos, por ejemplo. Cobro: en esta cuadrcula se muestran todos los cobros de esta factura. Tambin se pueden aadir o editar cobros nuevos. O se pueden aadir cobros nuevos en la pantalla de cobros. Es importante sealar que una forma de pagar una factura es mediante una nota de crdito, y sta se tiene que introducir como un cobro ms.

Pestaa de DTE Info (Documento Electrnico Tributario)

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N Envi: es el numero que da el SII cuando recepciona un DTE Estado SII: es el estado en que se encuentra el DTE en la Base de datos del SII EnviElectrnico Factoring: Cuando se desea mandar una factura electrnica a factoring primero se debe saber lo siguiente: El envio de los archivos deben ser registrados en la base de Datos para generar la sesin de los documentos

Productos: en la cuadrcula inferior podr ir aadiendo los productos que conforman la factura

PANTALLA SIMPLIFICADA

Esta es una pantalla especializada para la emisin de documentos en punto de venta y contiene los siguientes elementos:

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Tipo y nmero: el tipo de documento, y el nmero del mismo. Laudus genera automticamente el nmero correlativo de facturas, boletas, notas de crdito y otros documentos. El documento por defecto de esta pantalla es la Boleta de Ventas. Si quiere establecer un nuevo nmero vaya a mantenimiento de correlativos.

Nula: marque la casilla si la factura, boleta, etc. es nula. Al anular un documento, se eliminan todos los productos asociados que tuviera, para que las cantidades queden a cero. Tambin se puede anular un documento presionando el botn de borrar en los botones de navegacin. Mostrar precios con IVA: Muestra los precios del producto incluido el IVA Fecha de emisin: la fecha del documento de venta. Por defecto se pone la fecha del da en curso.

Fecha de vencimiento: la fecha en la que vence la factura y el cliente debe pagarla. Al escoger un cliente este valor se actualiza con el plazo de pago del cliente

Pedido: si la boleta a venido precedida de un pedido, antelo aqu. Al elegir un nmero, Laudus copiar los datos del pedido (cliente, productos, ...) Tambin puede ver el curso de esta boleta pulsando el botn de trazado de la barra de herramientas

Cobro: escoja las distintas formas de pago acordadas para el pago de la boleta. Si desea aadir una forma de pago nueva, hgalo directamente en la casilla ubicada en el la ventana de Cobros. Cliente y contacto: el cliente al que va emitida la boleta. Cuando elige el cliente, se muestran los contactos de este cliente. Si desea agregar uno nuevo, hgalo aqu mismo.

Vendedor: seleccione el vendedor que hizo la venta.

Cantidades : Muestra el valor total de la venta, el valor entregado por pago y el vuelto si esto corresponde

Productos: en la cuadrcula inferior podr ir aadiendo los productos que conforman la Boleta

Si la empresa maneja ms de una sucursal, el sistema le solicitara asignar la sucursal y el vendedor que corresponda. Dentro del sistema para crear una sucursal vaya a Ventas - Sucursales

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Cuando se ha imprimido una factura, boleta,..., sta se bloquea y slo se podrn alterar algunos datos como la fecha vencimiento, pero no aquellos datos que no se pueden alterar en la factura impresa. Para desbloquear un documento de ventas se debe ir a Mantencin de Correlativos Para obtener informes de facturas por pagar, vencidas,..., vaya a la pantalla de informes. Para obtener ms informacin puede ir a la pantalla de control de facturas. Para obtener informacin del movimiento de facturas del da, vaya a la pantalla de Movimiento Diario. En la pantalla de clientes, tambin podr ver las facturas de un cliente, las morosas, y una estadstica con los plazos medios de pago del cliente, la cuenta corriente, etc. En la pantalla de Estadsticas obtendr informacin relacionada con las ventas, cobros, actividad del cliente

INGRESO RESUMEN DE BOLETAS DIARIAS

Esta pantalla permite ingresar de forma masiva las boletas del da. Orientada para contadores es una forma efectiva de centralizar la informacin de ventas de locales

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La pantalla se compone de los siguientes elementos:

Sucursal: se asigna la sucursal a ingresar la informacin. Para crear una sucursal vaya a Sucursales en el men de Ventas Centro de Costo: indique al centro de coste que va asociada esta venta. De esta forma se pueden obtener cuentas de resultados por centros de costos, por ejemplo.

Cliente: el cliente al que va emitida la boleta. Se puede asignar un cliente por defecto para las boletas, para hacerlo vyase a las opciones de ventas

Producto:indique el producto asociado a la venta

Datos del da: se indican los datos asociados al da de ingreso.

o o

Da: Fecha que corresponde el movimiento. Ultima Boleta: Numero del ltimo documento. Solo se ingresa ese dato, ya que el primer nmero es el ltimo del da anterior. Total del da: valor total del da.

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TIMBRAJE DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS

Aqu se carga el Timbraje solicitado al SII de los folios electrnicos o CAF (Cdigos de Autorizacin de Folios). Solo esto se habilita para las empresas que tienen Facturacin Electrnica dentro de Laudus. El sistema no emitir documentos sin la carga de estos folios.

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Con el Icono de Importar CAF permite ingresar los folios autorizados de los distintos tipos de documentos electrnicos, el rango de numeracin y la fecha en que el SII dio dicha autorizacin. Una vez presionado dicho icono solicitara la ubicacin del archivo entregado por el SII en extensin .XML

REVISAR DTE PENDIENTES

Aqu se enva y/o revisa el estado de los distintos documentos electrnicos al SII, tanto el numero de envi como el estado en que se encuentra en la base de Datos del SII

Esta pantalla se desglosa de la siguiente manera: Tipo: el tipo de documento electrnico que se enva o comprueba su estado en la base del SII Numero: Numero del DTE Estado:Estado en que se encuentra el DTE ID de Envi: numero nico entregado por el SII, cuando se recepciona el DTE

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Resultado de la consulta: Observacin de la consulta del DTE Comprobar Estado del DTE: Comprueba con la Base de Datos del SII, el estado de los DTE consultados Enviar al SII:Enva de forma masiva los DTE seleccionados o Seleccionar: permite filtrar los DTE de esta pantalla o o Todos: selecciona todos los DTE de la pantalla Ninguno: no selecciona los DTE de la pantalla

Desde aqu: permiteseleccionar desde un rango de los DTE de la pantalla

C O M P R O B A R R E S P U E S T A S D E C L I E N T E S D TE

Comprueba una vez al da los acuses de recibo de los clientes electrnicos y los actualiza automticamente en los DTE del sistema.

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COBROS

Para ingresar los cobros de clientes se utiliza las pantallas de cobros. Hay que introducir un cobro por cada documento de cobro que se recibe (por ejemplo por cada cheque si el cliente paga en varios cheques). Las pantallas son las siguientes:

Cobros Cobros facturas Cliente - Proveedor Depsito Mltiple de cobro Gestin de Cobranza

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CO B RO S

Permite ingresar los pagos y anticipos de los clientes:

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Los elementos de la pantalla son los siguientes: Fecha de Emisin: introduzca la fecha del cobro. la fecha de hoy (en la que se recibe el cheque). A depositar el: la fecha en la que se tiene que depositar el cheque. Suele ser la misma que la fecha de emisin del cheque, aunque a veces puede variar porque el cliente llama para que se deposite el cheque un poco ms tarde de la fecha prevista. Importe: el importe del cobro, no el de la factura. Al seleccionar la factura, boleta,...,

Depositado: se tiene que marcar esta casilla cuando el documento se ha depositado efectivamente. Mientras esta casilla no se haya marcado, el cheque se da como no depositado, aunque la fecha de depsito haya vencido.

Depositado en: el banco nuestro donde hemos depositado el documento de cobro. El banco se ha tenido que definir antes en la pantalla de Bancos y lugares de depsito.

Tipo de Pago

Forma de pago: puede ser: Cheque: al da o a fecha, la nica diferencia es que hay que poner la fecha del cheque como fecha del cobro. Cuando se escoge Cheque como

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forma de pago se tiene que introducir el nmero del cheque y el banco del cheque (que es diferente del banco donde se va a depositar el cheque). Efectivo. Nota de crdito: una nota de crdito cancela una factura, es un forma de cobro. Cuando se paga una factura con una nota de crdito no se genera comprobante contable, ya que ste se gener cuando se anot la nota de crdito en la pantalla de facturas. Cuando se elije esta forma de pago, hay que poner el nmero de la nota de crdito en la casilla "Nmero de Documento". Tarjeta de crdito o dbito. Depsito en C/C: depsito en cuenta corriente, cuando el cliente nos ingresa la cantidad en la cuenta del banco directamente. Ajuste factura: se utiliza cuando el cliente no paga parte de la factura como ajuste de factura (que puede llegar a ser un peso por errores de redondeo).

Si desea crear una nueva forma de pago presione botn derecho de su mouse se extender una pequea pantalla donde lo podr realizar

Nmero de documento: el nmero del cheque, de la nota de crdito, de la boleta de depsito en CC,...

Banco: el banco del cheque, en caso de cobrar con cheque.

Contabilidad o Genera contabilidad: si se quiere que este pago se centralice a contabilidad automticamente. En caso de ser as, en cuanto se guarda el cobro se muestra el nmero de comprobante que Laudus ha generado automticamente.

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Comprobante: comprobantes:

Al

generar

la

contabilidad

se

realiza

los

siguientes

Comprobante de Emisin: documento de cobro a fecha

comprobante

donde

se

registra

el

Comprobante de depsito: comprobante donde se registra el depsito en el banco Doc. a cancelar: se pueden cancelar Facturas, Boletas y Notas de Dbito.

COBROS FACTURAS CLIENTE - PROVEEDOR

Permite hacer cruzamientos de deudas cuando el rut es cliente y proveedor a la vez.

La pantalla se desglosa en los siguientes elementos: Cliente: Corresponde al cliente con el cual se va a netear deudas o Pago Fecha: fecha que se genera el movimiento Genera Contabilidad: si se quiere que este cobro se centralice a contabilidad automticamente. En caso de ser as, en cuanto se guarda el cobro se muestra el nmero de comprobante que Laudus ha generado automticamente.

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Factura de Venta: muestra la deuda que tiene el rut asociado con la empresa. Total: es el total de la deuda que mantiene el rut asociado A utilizar: valor a utilizar para netear deudas

Factura de Compra: muestra la deuda que se tiene con el rut Total: es el total de la deuda que se mantiene al rut asociado A utilizar:a utilizar para netear deudas

DEPSITO MLTIPLE DE COBRO

Permite de forma masiva marcar los cobros pendientes de depositar.

La pantalla contiene los siguientes elementos: Usar la fecha de especificada en el cobro:permite de forma automtica utilizar la fecha que se indica en la casilla de Depositar el Usar la siguiente fecha:permite utilizar la fecha indicada en esta casilla

Si quiere seleccionar depsitos de forma aleatoria, seleccione CTRL + PUNTERO del mouse.

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Si quiere seleccionar depsitos en conjunto, seleccione SHIFT + PUNTERO del mouse.

GESTIN DE COBRANZA

En esta pantalla se registra toda la gestin realizada a los clientes por la cobranza realizada por documento.

Se compone de los siguientes elementos: Accin: Corresponde a la accin que realiza en este momento el encargado de la cobranza Fecha Accin: Corresponde a la fecha que se realiza la accin de cobranza Estado: Corresponde al Estado en que se encuentra la gestin de Cobranza de este

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cliente. Se clasifican en: o o Abierto: que la gestin de Cobranza se est realizando Retirar Documento: que el cliente ha indicado el retiro de documentos asociados a la cobranza Cerrado: la gestin de Cobranza est cerrada y retirado los documentos.

PrximaAccin: Corresponde a la accin siguiente que le cliente le indica al gestionador de cobranza Fecha Prxima Accin: Corresponde a la fecha que el cliente le ha indicado para realizar la accin de Cobranza Asignado a: Corresponde al usuario que se le asigna la actividad de cobranza

Documentos:en la cuadrcula inferior podr ir aadiendo los documentos conforman la Gestin de Cobranza

que

SERVICIO TCNICO
La pantalla de servicio tcnico nos permite llevar un control de los productos asociados a incidencias, problemas, defectos,, que necesiten realizar alguna mantencin de los mismos.

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Se desglosa de la siguiente manera: Numero: indica el correlativo del documento Descripcin: es una pequea descripcin del problema a resolver Pestaa de Datos: o Categora: Grupo que pertenece el problema, por ejemplo: Neumticos, Bateras, etc.

Problema: Detalle de la incidencia planteada por el cliente, por ejemplo: dao en neumtico, batera sin carga, etc. Solucin: Detalle de la solucin de la incidencia que entrega el departamento encargado Asignado a: Trabajador al que se deja asignado la incidencia para el seguimiento y solucin de la misma Creado por: Toma el nombre del usuario que crea la incidencia dentro del sistema Cliente: aquella empresa o persona que genero la incidencia

o o o o

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Informado por: Representante de la empresa que informo la incidencia, ejemplo: La secretaria, etc. o Comienzo: Fecha y hora que se comenz la incidencia o Estado: Etapa en que se encuentra la incidencia Activa: Se est en Proceso de solucionar la incidencia En espera: Cuando se est a la espera de algn dato del cliente Cerrado : Cuando se ha puesto termino de la misma o Termino: Fecha real de solucin o cierre de la Incidencia. Indica la cantidad de Das, horas, de demora o Personalizado: es esta pgina se muestran aquellos conceptos personalizados que se han definido para el servicio Tcnico de esta empresa. Al principio est en blanco, hasta que se defina algn concepto personalizado. Pestaa de producto en Reparacin: se compone de los siguientes elementos: o

Producto: Cdigo: Codificacin nica que tiene el Producto dentro del sistema Descripcin: Detalle del producto asociado Numero de serie: Numero nico que tiene el producto si corresponde Recepcin: Recibido el: Fecha y hora de recepcin del producto Por: Usuario que recepciona el Producto Estado: aqu se anota en qu condiciones se recepciona el producto

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reparacin: Reparado l:la fecha en que se inicio la reparacin, Por: Usuario encargado de servicio tcnico en su reparacin Notas: Observaciones si existiesen de la reparacin o Previsto: fecha prevista de trmino de la reparacin. o Entregado: fecha real de trmino de reparacin. Pestaa Repuestos: o

Repuesto:Cdigo del producto Descripcin: detalle de los productos Cantidad: Cantidad de repuestos que se necesitan en la incidencia Precio Unitario: precio de venta del repuesto Descuento: descuento que se le puede dar al repuesto Neto: Valor neto despus de descuento para la venta de repuesto Disponible:Si el repuesto est disponible para una cotizacin y posterior venta del servicio tcnico.

CLIENTES

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La pantalla de clientes no slo permite aadir, editar y borrar clientes, sino que ofrece informacin adicional para tener una ficha ms completa del cliente cuando se est analizando su cuenta, o cuando se est hablando por telfono con l y as poder disponer de informacin oportuna.

Datos Generales o Nombre: el nombre del cliente que se maneja en la empresa. No tiene por qu ser su razn social, sino el nombre por el que se le conoce internamente, ya que as los listados e informes muestran un nombre familiar para todos los usuarios. Las bsquedas se suelen hacer por el nombre del cliente (aunque tambin se puede poner el RUT). Tipo: la familia a la que pertenece el cliente. Las familias se definen en la pantalla de familias de clientes. Datos generales: son los datos de identificacin del cliente. Direccin, Comuna, Ciudad,...: datos bsicos del cliente. Pude no ser la direccin de facturacin.

Facturacin: son los datos de facturacin del cliente. Si el cliente es particular, esta pgina queda en blanco. Si se introduce una razn social, hay que rellenar el resto de los datos de facturacin, es decir, hay que poner la informacin completa. Si esto datos son los mismos que los datos de generales, se presiona el botn de

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duplicar y solo tendr que digitar el rut y giro del cliente. Condiciones Comerciales: son los datos que se manejan en el mbito comercial del cliente, se descompone de las siguientes Casillas: Da de cobro: para saber cundo hay que ir a cobrar al cliente. Cuenta: es la cuenta contable que se utiliza cuando Laudus genera automticamente la contabilidad en los comprobantes que resultan de las ventas y cobros. Si se deja en blanco, al generar un comprobante Laudus utilizar la cuenta definida como "Clientes (cuenta genrica)" en la pantalla de Cuentas Tipo. Descuento: el descuento (sobre una base de 100) a aplicar por defecto en las ventas a este cliente. Lmite de Crdito: Es la lnea de crdito disponible que tiene el cliente. Vendedor: el vendedor que atiende al cliente por defecto. Distribuidor: el distribuidor que atiende al cliente por defecto Plazo de pago: nmero de das para vencimiento de las deudas con el cliente. Se utiliza en las facturas de ventas para poner la fecha de vencimiento.

Forma de pago: la forma de pago que se tiene por defecto para las ventas al cliente. En esta casilla se puede crear los distintos tipos de pago asociados, adems se puede dividir los vencimientos de estos pagos de manera porcentual y en cantidad de das. Al generar una nueva forma de Pago se despliega la siguiente pantalla:

Lista de precios: la lista de precios a utilizar para este cliente.

Contactos

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En esta pantalla se incluyen todos los contactos asociados al cliente; nombre, cargo, departamento,., etc.

Direcciones

En esta pantalla se incluye todas las direcciones de despacho que tiene el cliente.

Limite de crdito

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Esta pantalla muestra el desglose del lmite de crdito referente al utilizado y a lo disponible que tiene el cliente. Dependiendo de la configuracin que se le d en Opciones de Ventas 3, se pueden incluir los documentos por depositar y facturar.

Personalizado

Es esta pgina se muestran aquellos conceptos personalizados que se han definido para los clientes de esta empresa. Al principio est en blanco, hasta que se defina algn concepto

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personalizado.

Notas de Cotizaciones

En esta pantalla de puede generar el encabezado y pie por defecto que tendr el cliente al generar una nueva cotizacin. Estos podrn modificarse en cada emisin de una cotizacin

Facturas: se descomponen de las siguientes sub-pantallas: o Resumen: Muestra el historial de toda la facturacin que se le ha emitido al cliente y si se desea se puede incluir el historial de la cancelacin con el ticket en la parte inferior de la pantalla llamado Mostrar informacin de cancelacin

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Detalle: Muestra el historial de los productos vendidos en la facturacin asociada con el cliente. Adems se puede filtrar tanto por cdigo o familia de producto

Facturas pendientes, facturas morosas,...: son listados de las facturas, las

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que estn vencidas y no pagadas,... De esta forma se tiene una visin rpida del estado del cliente. Pago

Esta cuadrcula merece una explicacin ms detallada. Se muestran todas las facturas/boletas con su plazo de pago individual. Hay 3 plazos: o o Plazo1: el plazo de vencimiento de la factura. Plazo2: el plazo desde la fecha de emisin de la factura hasta la fecha de cancelacin. Puede ser diferente de Plazo1 porque el cliente puede no pagar al vencimiento de la factura Plazo3: el plazo entre la fecha de emisin de la factura y cuando efectivamente se deposit el documento. suele ser igual a Plazo2, puede diferir en el caso de cheques que no se han podido cobrar, o que el banco ha tardado cierto tiempo en cubrir

Abajo se muestran la media aritmtica y la media ponderada. La media aritmtica es el promedio de sumar los plazos de pago entre el nmero de facturas. En la media ponderada se ajusta segn el valor de factura (las facturas con ms valor pesan ms). De esta forma puede que un cliente haya pagado bien siempre las facturas pequeas, pero mal las facturas grandes, entonces la media ponderada refleja mejor el comportamiento de moroso.

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Cuenta Corriente

Esta cuadricula muestra todos los movimientos del modulo de ventas, tanto facturacin como cobros y su reflejo contable. Dentro de esta cuadricula adems se puede agrupar los movimientos iguales por da, esto se consigue colocando el ticket debajo de la pantalla llamado Agrupar por N de cobro.

Cotizaciones

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Esta cuadricula muestra el historial de las cotizaciones emitidas al cliente. Al hacer doble clic en una cotizacin se despliega la que esta seleccionada Pedidos

En esta cuadricula muestra el historial de los pedidos de ventas emitidos al cliente consultado. Podemos con este antecedente ver la cantidad de ventas confirmadas versus la cantidad de cotizaciones realizadas

Servicio Tcnico

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Esta cuadricula muestra el historial de servicio tcnico realizado al cliente y en qu estado esta.

Cobranza

Muestra la gestin de cobranza generada al cliente, el estado y numero de factura que se ha gestionado.

Cheque en Cartera

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En esta cuadricula muestra los cheques en cartera que se tiene a disposicin del cliente, la factura asociada y un acumulado.

FAMILIAS DE CLIENTES

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Los clientes se pueden organizar en familias para poder obtener estadsticas e informes ms valiosos. Este paso se debera hacer al principio, al crear la nueva empresa, para poder tener todos los clientes clasificados. Se puede hacer ms tarde, pero habra que volver a asignar aquellos clientes que no fueron asignados al ser creados.

Se pueden tener hasta 10 niveles de profundidad. Teniendo en cuenta que es difcil obtener clasificaciones de ms de 7 niveles, es un lmite difcil de alcanzar. Y cada nivel puede tener un mximo de 1.000 familias, lmite igualmente difcil de superar. Los elementos de rbol se pueden mover arrastrndolos con el mouse, pero para mover un elemento tiene que estar editndolo antes. Esta restriccin es para tener una interfaz consistente, en la que no se pueden hacer cambios a ningn concepto a no ser que se est editando.

LISTAS DE PRECIOS
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Puede mantener varias listas de precios. Cuando se asocia una lista de precios a un cliente, al ir introduciendo en las facturas de ventas los productos, se le aplica automticamente los precios especificados.

Los valores que se pueden asociar tanto en valores porcentuales basados en un precio base o por valores por tipos de familia de productos.

VENDEDORES

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Esta pantalla registra todos los vendedores, tanto internos como externos a la empresa. Estos vendedores son los que se pueden seleccionar en el proceso de ventas en todas sus pantallas, y sobre los que se basan las estadsticas de ventas. Adems podemos hacer seguimiento a las operaciones que realizan el vendedor y las comisiones que este obtiene, tanto las pendientes como las canceladas.

Se compone de los siguientes elementos: Pestaa de Datos o o Direccin: Muestra los datos del vendedor, domicilio, comuna,, etc. Comisiones: casillas donde se define la comisin asociada al vendedor. Se pueden generar de dos formas: Porcentaje: En esta casilla se ingresa el porcentaje que le corresponde por la facturacin realizada por el vendedor Mtodo: forma de cancelar dicha comisin. Por factura emitida: la cancelacin de la comisin ser por venta directa del vendedor Por factura Cobrada: la cancelacin de la comisin ser por factura documentada Por factura Cobrada y depositada: la cancelacin de la comisin ser por factura documentada y depositada. El sistema dividir la comisin de forma porcentual para ambas fechas Segn tabla: esta tabla se ingresa los tramos de ventas y el porcentaje que gana el vendedor por cada tramo, adems se puede definir el tiempo

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de clculo de estas comisiones (Mensual, anual,,) Pestaa de pedidos

Muestra la cantidad de pedidos realizados por este vendedor

Pestaa Cotizaciones

Muestra las cotizaciones emitidas por el vendedor

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Pestaa Comisiones

Esta cuadricula muestra la facturacin asociada a las comisiones, si esta cancelada la factura y si esta cancelada la comisin. Desde esa pantalla se genera la informacin relacionada a comisiones y sus informes respectivos.

DISTRIBUIDORES

Esta pantalla registra todos los Distribuidores de la empresa. Estos son los que se pueden seleccionar en el proceso de ventas en todas sus pantallas, y sobre los que se basan las estadsticas de ventas. Adems podemos hacer seguimiento a las operaciones que realizan el

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distribuidor y las comisiones que este obtiene, tanto las pendientes como las canceladas. La pantalla asociada es similar a la de los vendedores, tanto en forma como en divisin de pestaas.

DESPACHADORES

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Esta pantalla lleva el registro de los despachadores, que despus se especifican en las facturas de ventas.

MOTIVOS DE RECHAZO

En esta pantalla se puede crear los motivos del por qu se ha rechazado una factura.

IMPUESTOS

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En esta pantalla se crea todos los impuestos asociados a la venta y que no son IVA o ILA, un ejemplo es el crdito del 65% de las empresas constructora.

SUCURSALES

En esta pantalla se crear las sucursales o filiales de la empresa. Adems se puede contralar los folios de documentos.

La pantalla se desglosa en: Pestaa de datos: o Bodega: en esta casilla se asigna la bodega por defecto que tendr la sucursal o Horario: horario de atencin de la sucursal

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o o

Direccin - Comuna Ciudad - Regin: Datos del domicilio de la sucursal Cdigo del SII: Cdigo numrico entregado por el SII, queidentifica a cada sucursal que est registrada enel Servicio de Impuestos Internos Notas : en esta casilla se ingresa observaciones internas de la sucursal

Pestaa de Correlativos asignados

En esta cuadricula se ingresa el tipo de documento, folios y fecha de asignacin a cada sucursal de los instrumentos legales que tiene la empresa

PRODUCCIN

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En el men de produccin se registran los productos, las familias de productos, bodegas, as como los movimientos de bodega tales como pedidos, inventarios, o procesos de fabricacin.

PRODUCTOS

La pantalla de productos es el punto de entrada y mantenimiento de los mismos. Sirve tanto para mercadera como para servicios, y se consideran productos todos aquellos que se venden, intermedios o materias primas, es decir no son slo los productos finales listos para vender. Cul es la ventaja de incluir todos los productos? La principal ventaja es el control de consumos; si se registran todos los productos que se compran (o al menos la mayora), incluso el material de oficina, se tiene un control pormenorizado del gasto. Por lo general, en una primera etapa, el gestor de una PYME est ms concentrado en vender, y parece que los nicos productos que tienen importancia son aquellos que se despachan a los clientes. Sin embargo, poco a poco, a medida que la empresa se estabiliza, se empieza a poner nfasis en el control del gasto; en este sentido, si se ha introducido desde un principio los productos que se han ido adquiriendo, se puede tener una informacin histrica muy valiosa. En este sentido, Laudus permite especificar qu productos forman parte de una factura de compras, as como asignar el gasto de este producto a un centro de coste, y a una cuenta contable.

Cdigo/Nombre: el nombre breve de identificacin del producto. Puede ser un nombre o un cdigo/SKU. Est limitado a 20 caracteres/dgitos. Permite descripciones libres: hay productos o servicios que tienen un nombre

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genrico y despus se personaliza par cada factura o cotizacin. Por ejemplo, podemos tener el servicio "Servicios de consultora", y despus en cada cotizacin poner"Elaboracin de estudio de impacto ambiental", "Servicios de consultora para propuesta XJH-23 del Ministerio XX". De esta forma podemos consultar por las ventas que hemos tenido de Servicios de consultora, y adems evitamos tener que hacer un producto nuevo por cada factura. Descripcin: la descripcin ampliada del producto. Cdigo de Barras: El cdigo de barras asociado al producto. Laudus integra el manejo de pistola de cdigo de Barras.

Pestaa de Datos Generales Familia: la familia a la que pertenece el producto. Al igual que con los clientes, es bueno definir una clasificacin de los productos, pasara as poder obtener estadsticas valiosas.

Clase: si el producto es Materia Prima, Producto en Cursor, Producto Terminado, o Envase. Catlogo: se puede introducir un archivo que contenga el catlogo del producto. Si se especifica un catlogo, ste se enva al hacer enviar una cotizacin por email desde Laudus. De esta forma el cliente recibe la cotizacin de los productos, as como sus especificaciones. Discontinuado: cuando ya no trabajamos con un producto, ste no se pude borrar, ya que borraramos la historia. Lo que hacemos es marcarlo como discontinuado, y as no aparece al seleccionar los productos. Se Compra: cuando trabajamos con un producto que se compra, pero que no se vende, como por ejemplo una Materia Prima. Lo que se hace en es marcar esta opcin para que aparezca en el ciclo de compras. Por defecto ya est marcado Se Vende: Cuando trabajamos con un producto que se vende, pero que no se compra como un producto terminado. Lo que se hace es marcar esta opcin para que aparezca en el ciclo de ventas. Por defecto ya est marcado Genera ILA: si este producto esta afecto al Impuesto de los Alcoholes, se despliega una casilla donde se debe indicar la tasa en que esta afecto. Aplicar IVA General: si el producto esta afecto a la tasa general o si es un producto exento. Precio unitario: el precio unitario de venta. Precio con IVA: el precio IVA incluido Coste Compra: el coste unitario del producto. Tambin se puede actualizar al comprar un producto, en la pantalla de facturas de compras, o al emitir una rden de compra. Este valor se puede dejar como mnimo de ventas si la empresa desea no vender por debajo del costo. Esta Parametrizacin se realiza

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desde las opciones - Ventas 1 Moneda: Moneda en que se vende el producto. Por ejemplo servicios que se venden en Valor UF, aqu se asigna a que moneda se trabaja. Para crear un nuevo tipo de moneda debe ir a Compras Monedas Permite modificar precios: Permite modificar los precios de ventas en el Ciclo de Ventas Descuento Mximo: es el descuento mximo que se puede otorgar en el ciclo de ventas para este producto. Afecto stock: permite indicar si el producto esta afecto a inventario. Si es un servicio, por ejemplo, no debera llevar un control de inventario. Stock Critico: la cantidad de stock que consideramos de seguridad. Unidad de medida Principal: la unidad de medida del producto (Uds., Kg, ...) Unidad de medida Alternativa: la unidad de medida alternativa del producto como por ejemplo si vendemos el producto en metros y a la vez en carretes, con estas alternativas se puede llevar stock en ambos tipos de unidades de medida Factor: es el factor de conversin de la unidad alternativa a la unidad principal Cuenta contable: la cuenta contable que Laudus utilizar por defecto para generar comprobantes contables, tanto en compras, ventas y costos. Si se deja en blanco, al generar un comprobante Laudus utilizar la cuenta definida en la pantalla de Cuentas Tipo Cuenta Compras: es la cuenta que se asigna para las adquisiciones, ejemplo: Mercadera Cuenta Ventas: es la cuenta que se asigna para las ventas, ejemplo ventas Servicios Cuenta Costos: es la cuenta que se asigna al costo de ventas, ejemplo Costo por venta de Servicios

Pestaa de Personalizado aqu aparecen los conceptos personalizados que se han definido para los productos.

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Pestaa de Proveedores

Proveedor: el proveedor que nos surte de este producto. Cdigo del proveedor: el cdigo que utiliza el proveedor para designar a este producto. Por ejemplo, podemos tener el producto al que llamamos "Saco Harina

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50Kg", pero que el proveedor denomina "HAR34_50". La ventaja de poner el cdigo del proveedor, es que ste cdigo es el que se utiliza al emitir una orden de compra, por lo que al proveedor le llega un pedido con su denominacin interna, y as se evitan posibles malentendidos. Descripcin del proveedor: es la descripcin que utiliza el proveedor asociar el producto. Costo Unitario: Precio de compra del proveedor. Descuento (%): Tasa de descuento que nos otorga el proveedor en el respectivo producto Costo Unitario Final: Precio unitario rebajado el descuento para

Pestaa de Notas

Se puede introducir desde una descripcin detallada del producto a una historia de su evolucin dentro de la empresa. Como en todas las notas, el formato es libre y el tamao de las mismas es casi ilimitado

Pestaa de Foto

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Permite asociar al producto su fotografa. ste se puede enviar en una cotizacin, cuando se emite por va email desde Laudus. De esta forma el cliente recibe la cotizacin de los productos y una imagen de ellos.

Pestaa de Stock

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Permite una consulta rpida del stock que tiene el producto en el momento, se desglosa de la siguiente manera:

Stock Sin Bodega: Cantidad de Productos que no tienen asociada una bodega Stock Bodega x: Cantidad de Productos que tiene la bodega X, se desplegara un listado de las bodegas creadas en el sistema y las cantidad de producto asociada a la misma Total Stock: Total de stock del producto. (-) Pedidos No Entregados: Cantidad de productos que estn pedidos, pero que no han sido entregados con una gua o factura. (-) Necesidades de Produccin: Cantidad de productos que estn solicitados en las entradas de las transformaciones, los inputs. (=) Stock Sin Comprometer :Total del stock menos la cantidad pedida y sin entregar o producir (+) OC pendientes de Recibir: Cantidad de productos que estn solicitadas al proveedor y que no han sido recepcionadas con una gua de despacho o factura (+) Productos en Proceso: Cantidad de productos que estn en proceso, las salidas de las transformaciones, los outputs (=)Stock con reposiciones: Total del stock sin comprometer mas lo pendiente de recibir por parte de los proveedores o produccin

Pestaa de Impuestos

Permite asociar los distintos impuestos creados en ventas Impuestos (que no sean IVA o ILA), como por ejemplo la deduccin del 65% de IVA Debito Fiscal que tienen las Empresas Constructoras.

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FAMILIAS DE PRODUCTOS
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Los productos se pueden organizar en familias para poder obtener estadsticas e informes ms valiosos. Este paso se debera hacer al principio, al crear la nueva empresa, para poder tener todos los productos clasificados nada ms introducirlos. Se pueden tener hasta 10 niveles de profundidad. Teniendo en cuenta que es difcil obtener clasificaciones de ms de 7 niveles, es un lmite difcil de alcanzar. Y cada nivel puede tener un mximo de 1.000 familias, lmite igualmente difcil de superar. Los elementos de rbol se pueden mover arrastrndolos con el mouse, pero para mover un elemento tiene que estar editndolo antes. Esta restriccin es para tener una interfaz consistente, en la que no se pueden hacer cambios a ningn concepto a no ser que se est editando.

Aunque en cada producto se puede especificar si es materia prima o productos terminado, suele ser de utilidad fijar la primera clasificacin de las familias en: Materias Primas, Productos en Curso, Productos Terminados, y Envases.

BODEGAS
Laudus permite trabajar con diferentes bodegas, para as saber despus el stock que debe existir por bodega. Una vez definida la bodega, sta aparece en todas aquellas pantallas que

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implican movimientos de materiales: guas de compras y ventas, facturas de compras y ventas, inventarios, procesos productivos,...

Los datos de la bodega tambin se suelen incluir en las rdenes de compra para que el proveedor sepa a dnde despachar la mercadera.

PEDIDOS DE INSUMOS

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La pantalla de pedidos de insumos se utiliza pocas veces, ya que la mayora de los productos "entran" a Laudus a travs de las guas y facturas de compras. Sin embargo, para aquellos casos especiales en los que no hay unas gua/factura que respalde la entrada en bodega, se puede utilizar esta pantalla:

Fecha: fecha y hora de entrada de la mercanca. La hora es importante para poder ordenar todos aquellos movimientos que se producen en un mismo da. Bodega: la bodega en la que se introducen los productos. Proveedor: proveedor de donde procede la mercanca. No es obligatorio especificarlo. Factura: la factura que respalda la operacin. Excluir del cierre contable: que este movimiento no se considere en el cierre de contabilidad, un ejemplo de este caso, es el Inventario Inicial Valorado, puesto que est considerado en el valor contable en las mercaderas. Valorar automticamente: si este movimiento se valora con el costo asociado en la ficha del producto Productos: el detalle de los productos que ingresan, con la cantidad y coste unitario

INVENTARIOS
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La pantalla de inventarios recoge tanto los inventarios fsicos que se hacen en las bodegas.

Nmero: correlativo que Laudus asigna automticamente. Fecha: fecha y hora del inventario. La hora es importante para poder ordenar todos aquellos movimientos que se producen en un mismo da. Bodega: la bodega en la que se hace el inventario Productos: introduzca todos aquellos productos que se han inventariado.

IMPORTANTE: la cantidad puede ser una cantidad positiva o negativa, y ambas tienen significados diferentes: si es una cantidad positiva, por ejemplo 10 sacos, significa que al hacer el inventario se constat que quedaban 10 sacos de harina (puede ser cero tambin, es decir, no quedaba ningn saco). Sin embargo, si la cantidad es negativa significa que hubo una merma. Siguiendo con el ejemplo de los sacos, si se introduce -3 significa que se perdieron 3 sacos por cualquier motivo (p.ej., se constat que estaban en mal estado). En este caso, Laudus resta 3 a la cantidad de sacos que hubiera.

Como siempre que tenga el botn es para poder replicar un inventario pasado. Esto es muy comn, ya que por lo general al hacer inventario de una bodega se obtiene un listado de productos (casi siempre los mismos), y sera largo el tener que introducirlos nuevamente. Vaya al inventario antiguo, pulse el botn, y automticamente se generar un nuevo inventario con fecha de hoy y con todos los productos con las cantidades a cero para que las rellene.

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SALIDAS DE BODEGAS
La pantalla de Salida de Bodega se utiliza para aquellos casos especiales en los que no hay unas gua/factura que respalde la salida de bodega, como por ejemplo, las mermas y prdidas que se han producido y que no se han registrado en un proceso productivo. Se puede utilizar esta pantalla:

Nmero: correlativo que Laudus asigna automticamente. Fecha: fecha y hora de la salida de Bodega. La hora es importante para poder ordenar todos aquellos movimientos que se producen en un mismo da. Bodega: la bodega en la que se genera el movimiento

Centro de Costo: Centro de costo asociado al movimiento de inventario Productos: introduzca todos aquellos productos que se han inventariado.

TRANSFORMACIONES

La pantalla de transformaciones recoge los procesos productivos que han tenido lugar (o

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cualquier otra transformacin de productos). Esta pantalla no pretende abarcar un seguimiento exhaustivo de la produccin y rdenes de trabajo de la empresa, as como tampoco hace anlisis de costes. Se utiliza sobre todo para poder tener un registro de entradas y salidas de mercadera, y as tener un buen control de inventario. Sin tener controlada la produccin, no podra cerrar el control de stocks, y no podramos saber las prdidas o las diferencias de inventario.

Pestaa de Datos Generales

Proceso: si esta transformacin es un proceso que ya ha sido definido en la pantalla de procesos, entonces especifique aqu el mismo. Al elegir el proceso se ponen automticamente los productos de entradas (inputs) y salidas (outputs). Cuando se elije un proceso, no se deja modificar (aadir ni quitar) los productos de entrada y salida de la transformacin, se tiene que respetar la definicin del proceso. Hrs/Hombre: el nmero de horas hombre empleado en total en la transformacin. Duracin: la duracin del proceso total en das - horas - minutos - segundos. Al cambiar la duracin, se ajusta la fecha de trmino. Entradas al proceso: los productos que han entrado al proceso, los inputs. o o Fecha: la fecha y hora de entrada de los productos en produccin. Bodega: la bodega desde donde se han sacado los productos. Productos: la cantidad en stos siempre se convierte a negativa, porque siempre son salidas de bodega, son consumos de un proceso productivo.

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Salidas del proceso: el resultado del proceso, los outputs. o o Fecha: la fecha en la que se obtuvo la produccin final. Bodega: la bodega donde se han depositado los productos resultantes. Productos: la cantidad en stos siempre se convierte a positiva, porque siempre son entradas en bodega.

Pestaa de Flujo

Muestra las etapas ya definidas para el proceso de transformacin donde se puede asignar: o o o o Etapa: Nombre del sub-proceso Comienzo: Fecha de inicio del sub-proceso Previsto: Fecha posible de trmino del sub-proceso Termino: Fecha real de termino del sub-proceso

Para poder refrescar este flujo, utilice el icono de Actualizar

Pestaa de Personalizado

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Personalizado: aqu aparecen los conceptos personalizados que se han definido para las transformaciones.

DEFINICIN DE PROCESOS
Al definir un proceso productivo se estn especificando qu productos entran (inputs) y qu productos resultan al final (outputs). Los procesos definidos se utilizan despus en la pantalla de transformaciones para indicar las rdenes de trabajo que se han realizado.

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Nombre: el nombre corto del proceso. Descripcin: una descripcin ms amplia del proceso Productos: introduzca los productos que entran y salen del en el proceso. Las entradas (inputs) son los productos que se van a consumir en la transformacin. Las salidas (outputs) son los productos resultantes del proceso productivo.

ETAPAS DEL FLUJO PRODUCTIVO

Dentro de esta pantalla se puede generar el flujo de la produccin.

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Se compone de los siguientes elementos: Nombre: nombre de la Etapa Descripcin: descripcin de la Etapa Orden: el orden que tiene la etapa dentro del proceso productivo, como por ejemplo: para producir pan, el proceso se divide en: Amasar, coser, etc.,, siendo la etapa de amasar la primera en el proceso productivo. Proceso: si la etapa est asociada a un proceso definido. Si no se asigna aparecer en todos los procesos creados.

LOTES
La produccin de lotes ocurre cuando la tasa de produccin es superior a la tasa de consumo, se describe este mtodo de produccin como la fabricacin de pocas o grandes cantidades de un producto mediante una serie de operaciones, en donde un lote completo, se realiza en una operacin, que termina antes de iniciar la produccin del siguiente lote.

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Se compone de: Lote N:numero del lote Vencimiento: fecha en que el lote vence, como por ejemplo los medicamentos. Personalizado:aqu aparecen los conceptos personalizados que se han definido para los lotes

COMPRAS

En el men de compras se gestiona todo el proceso de adquisiciones y pagos, as como proveedores, y las compras de Activos Fijos (con sus depreciaciones) tambin.

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Asimismo, se pueden gestionar Centros de Costes y diferentes Bancos y cajas para registrar cobros y pagos (y asignarlos a la contabilidad).

RDENES DE COMPRA

El procesos de compra comienza con la cotizacin que se recibe del proveedor, y de ah emitimos la rden de compra (como la cotizacin es un documento externo, tan slo registramos el nmero como referencia).

Nmero: el correlativo de la rden de compra. Laudus lo asigna automticamente. Fecha: la fecha de emisin. Se pone la fecha de hoy por defecto. Nula: indica si la rden de compra esta nula. El numero de la misma se destaca en rojo Cotizacin: el nmero de la cotizacin del proveedor, si es que hubo una cotizacin previa a la rden de compra. Proveedor: seleccione el proveedor. Contacto: el contacto del proveedor. Si el proveedor no tiene ningn contacto, o quiere aadir un contacto nuevo, puede hacerlo desde esta casilla directamente. Forma de pago: la forma de pago acordada con el proveedor. Puede aadir formas de pago desde sta casilla directamente.

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Aprobada: si la rden de compra est aprobada o no. Esta casilla slo est disponible para aquellos usuarios que tienen permiso para aprobar rdenes de compra. Para ver cmo se establecen los premisos de grupos de usuarios, consulte en Grupos de usuarios. Al aprobar una rden de compra, se pone automticamente el usuario que aprob la rden. De esta forma se elimina la necesidad de tener que imprimir la rden de compra para su firma, ya que slo podrn aprobar los usuarios permitidos. Por seguridad, una rden de compra no se puede imprimir, enviar por email,..., hasta que no est aprobada.

Centro de Costo: Centro de costo asociado a la rden de compra.

Entregar en: la direccin de entrega de las mercaderas de la rden de compra. Se muestran las bodegas para elegir en cul de ellas se recibir la mercadera. Previsto:fecha en que se espera recepcionar los productos solicitados Guas/Facturas: esta casilla la rellena Laudus automticamente con las guas y/o facturas que han seguido a esta rden de compra. Archivar: permite archivar los productos que no han sido entregados o se han entregado sobre lo solicitado. Sirve para que no se muestre en las estadsticas asociadas Productos: aada los productos que conforman la gua de despacho Notas internas: rellene con todas las anotaciones pertinentes a esta rden de compra. Notas para el proveedor: son las notas que irn impresas en la rden de compra para que las vea el proveedor. Por ejemplo podra ser "Por favor, poner el embalaje de PVC acordado para que no se estropee la mercadera".

APROBAR RDENES DE COMPRA

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En esta pantalla el encargado de la autorizacin de las rdenes de compra tendr un listado de todas las rdenes y los productos asociados a estos documentos. Al colocar un ticket se pondr de forma automtica la aprobacin.

GUAS DE DESPACHO
Esta pantalla recoge las guas de despacho de las compras. Si se reciben mercaderas con gua de despacho, y ms tarde se introduce la factura con el detalle de los productos facturados,

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Laudus slo incluir una vez los productos en el clculo del inventario para que ste sea correcto.

Nmero: el nmero de la gua de despacho. ste es el nmero del proveedor, no es un nmero interno de la empresa. Fecha: la fecha de la gua. Lo mejor es poner la fecha de recepcin de las mercaderas, aunque sea diferente de la fecha de la gua. De esta forma tendremos bien registrada la entrada en almacn rden de compra: si se introduce la rden de compra, Laudus rellenar el resto de los datos automticamente (proveedor, productos, ...) Factura: este dato lo suministra Laudus, y es la factura asociada a esta gua de despacho. Para asociar una factura a una gua, basta con anotar la gua al momento de aadir la factura de compra. Es compra: este ticket indica al sistema si es una gua de que se asociara a una factura posterior. Centro de Costo: centro de costo asociado a la gua. Proveedor: escoja el proveedor que emiti la gua. Concepto: una breve descripcin del contenido de la gua. Bodega: la bodega donde se recepcionaron los materiales. Productos: aada los productos que conforman la gua de despacho

FACTURAS, BOLETAS,...
Esta pantalla recoge los documentos de compras (facturas, boletas, honorarios, ...). No slo

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registra el tipo y montos de las compras, sino los productos que las componen, cmo se cancel, o la asignacin a centros de costes.

Tipo y N: el tipo de documento (factura, boleta, nota de crdito, nota de dbito, honorarios, otros gastos, factura de terceros), y nmero del mismo. Moneda y T/C: la moneda en que esta el documento y el tipo de cambio del da. Emisin: la fecha de emisin del documento. Vencimiento: la fecha de vencimiento. Esta fecha se ajusta segn el plazo de pago que hemos introducido en la pantalla de proveedores. Tambin es la fecha que se tiene en cuenta en el control de tesorera, si es que no se ha introducido un pago para este documento Mes Libros: la fecha en que hemos registrado el documento de compra en el libro de compras. Esta fecha no puede ser anterior a la fecha de emisin. sta es la fecha que se toma para generar el comprobante contable, para que as se genere bien el IVA mensual. Correlativo mensual: el correlativo del mes. Este nmero lo asigna Laudus, pero el usuario lo puede modificar. Este correlativo es til en el caso de tener muchas facturas mensuales, para poder ubicar ms rpidamente la factura fsica en las carpetas de facturas.

Pestaa de Datos

rden de Compra: si la factura viene de una rden de compra, introducir aqu el nmero. Al asignar una rden de compra, Laudus rellena todos los campos automticamente (proveedor, productos, gua de despacho ...)

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Gua de Despacho: si la factura viene precedida de una gua de despacho, introducirla aqu. Si ya se introdujo rden de compra, no hace falta agregar la gua de despacho. Proveedor: escoja el proveedor de la compra. Si es una boleta de honorarios, debe introducir el nombre del prestador, que se ha tenido que aadir como proveedor (el prestador es un proveedor de servicios). Es necesario introducir todos los proveedores o prestadores, aunque sean espordicos o de "una sola vez"; de esta forma se puede emitir el libro de compras y de honorarios completo con toda la informacin. Concepto: una breve descripcin del gasto. Activo Fijo: si la factura es por la compra de un Activo Fijo. Al seleccionar esta casilla se abre la pantalla de Activos Fijos, para poderlo introducir en el mismo momento. Si no se introduce, se deselecciona la casilla. Es importante sealar estas casillas en las compras de Activos Fijos para que pueda salir bien el libro de compras ajustado al formulario 29. Importacin: si la factura corresponde a una importacin. Se utiliza para poder emitir bien el libro de compras ajustado al formulario 29. La casilla al lado de este concepto es para asociar el nmero de la carpeta de Importacin para relacionar los gastos adicionales. Adems se puede agregar la proforma asociada al movimiento. Dentro de Laudus el documento que se relaciona con la importacin debe ser asociado al Proveedor extranjero, ya que es de l la obligacin que se adquiere.

Electrnica: si la factura es electrnica. Se utiliza para poder emitir bien el libro de compras ajustado al formulario 29. Centro de Costo: sealar el centro de coste al que se asigna esta factura. Si se escoge ahora un centro de coste, se le asigna el 100% de la factura. Para hacer una asignacin parcial (a varios centros de costes), siga leyendo. Bodega: la bodega donde se recepcionan los materiales especificados en la factura. Si no hay productos asignados a esta factura, esta casilla desaparece.

Recuperacin de IVA: aqu se indica si se recupera el IVA de la factura o no. Cuando el IVA no se recupera el sistema solicitara ingresar el motivo del listado que se despliega en la casilla correspondiente, el IVA se destacara de un color amarillo cuando no se recupera.

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Los motivos son los siguientes:

Compras destinadas a generar operaciones de ventas exentas: las adquisiciones que estn destinadas a operaciones exentas no dan derecho a la utilizacin del crdito fiscal del documento. (DL. 825, Art. 23, N2) Facturas de proveedores registradas fuera de plazo:solo se puede recuperar el IVA de las facturas hasta el segundo periodo tributario siguiente a la fecha de emisin de la factura (DL. 825, Art. 24, Inciso Tercero). Gastos Rechazados: los gastos asociados a gastos no aceptados de Impuesto a la Renta no podr utilizarse el IVA (DL.824, Art 33) Entregas Gratuitas: la entrega de premios, retiros de bienes corporales por parte del socio o no guarden relacin con el giro, no se puede aprovechar el IVA retenido por parte de quien lo recibe ( DL. 825, Art. 8, letra d, inciso final; DS 55, Art. 41 N 4) Otros: Otras acepciones Adems se podr asignar para aquellas empresas que trabajan con la proporcionalidad de IVA, el mtodo de Utilizacin del mismo:

La proporcionalidad de IVA se emplea cuando la empresa tiene tanto ventas exentas como afectas para determinar el uso del crdito. En

el caso de importacin o adquisicin de bienes o de utilizacin de servicios que se afecten o destinen a operaciones gravadas y exentas, el crdito se calcular en forma proporcional, de acuerdo con las normas que establezca el Reglamento. (Art. 23, N 3, DL 825) Por los gravmenes pagados en la importacin o compra de bienes corporales muebles o utilizacin de servicios que no guarden relacin directa con la actividad o giro del contribuyente.

Se entender que las operaciones sealadas en el inciso anterior no guarden relacin directa con la actividad o giro del contribuyente
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cuando se destinen a fines diferentes de aquellos que constituyen su giro o actividad habitual, como ocurrira por ejemplo con las importaciones, adquisiciones o utilizacin de servicios que ste efectuara para su uso particular, o que destinndolo a su empresa o negocio, dicha destinacin sea con fines ajenos a los de su industria o actividad, de forma tal que no pueda estimarse que guarda relacin directa con su giro, (Art. 41,N 3, DS 55)
En el sistema se indica cual es el Uso del IVA

1. Todo el Crdito: que la factura est destinada a operaciones de ventas afectas. 2. Nada del Crdito: que la factura est destinada a operaciones de ventas exentas u otros. 3. Uso Comn: que la factura es para ambos tipos de operaciones, se debe utilizar la proporcional asociada a las ventas afectas.

Cantidades: o o Exento: si hay cantidad exenta. Neto: el neto sin IVA, o sin la retencin de impuestos en el caso de honorarios. En el caso de las boletas, es el neto de la boleta. Si no se quiere calcular, poner directamente la cantidad total de la boleta en la casilla de "Total".

Arancel: es el derecho aduanero declarado y cancelado a la tesorera por la internacin de los productos en la declaracin de ingreso nacional respectiva. IVA/retencin honorarios: al introducir el Neto, Laudus calcula el impuesto correspondiente. Si el impuesto fuera diferente, se puede especificar. Laudus no exige que sea el que l ha calculado (el 19%, por ejemplo). De esta forma se puede sobre-escribir el dato de Laudus, y poder ajustar la cifra a lo que realmente vino con la factura (puede que el redondeo de decimales del IVA fuese diferente del que hace Laudus, por ejemplo). Una vez que se introduce el Neto, Laudus no vuelve a recalcular el IVA. Por eso, si quiere recalcular el IVA, tiene que borrar el mismo, e introducir el Neto de nuevo. En la centralizacin contable, esta cantidad va a la cuenta definida como "IVA Crdito Fiscal" en la pantalla de cuentas tipo. Otros Impuestos: en el caso de que haya habido otros impuestos (combustibles, retenciones adicionales de la carne,...), especificar aqu la cifra. En la centralizacin contable, esta cantidad va a la cuenta definida como "Otros impuesto de facturas de gastos" en la pantalla de cuentas tipo. Total: la suma total del exento, neto e impuestos.

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Cancelado: la suma que se ha cancelado o documentado hasta el momento. Es una cantidad calculada por Laudus a partir de los datos de pagos introducidos.

Pendiente: el saldo de la factura si correspondiese

Contabilidad: o o o o Genera contabilidad: si se quiere que Laudus genere el comprobante contable automticamente. Cuenta de gasto: la cuenta de gasto que debe ir en la centralizacin contable de este gasto. Cuenta Otro Impuesto: la cuenta que debe ir en la centralizacin contable de este impuesto Comprobante: el comprobante que Laudus ha generado. Si no se ha generado ningn comprobante (y se haba especificado que se generase la contabilidad), es porque faltan datos para hacer la centralizacin. Si se quiere que Laudus muestre los mensajes contables que se generan al centralizar, cambie la configuracin del usuario.

Productos: si as lo desea, puede introducir los productos que forman este egreso. Al introducir los productos, puede especificar a qu cuenta contable se van a centralizar, y a qu centro de coste se van a asignar. Si, por ejemplo, compr 1.000 etiquetas y desea atribuir 1.500 a un centro de coste y las otras 500 a otro, aada 2 lneas, una por 1.500 etiquetas y la otra por las 500 restantes (cada lnea con su centro de coste respectivo).

Pestaa de Pagos

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Pago: en la pgina de cancelacin se muestran los pagos que se han efectuado por el egreso en pantalla. Aqu mismo tambin se pueden ingresar, cambiar y borrar los pagos y si estos se cancelan en su moneda original.

Pestaa de Comprobante

En esta pantalla muestra la centralizacin asociada al documento ingresado

Pestaa de Asignacin de Centros de Costos

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Asignacin a Centros de Coste: aqu se pueden asignar porcentajes del gasto a diferentes centros de costes. Si los porcentajes no suman 100, Laudus genera un mensaje y no deja guardar los datos. Al realizar la centralizacin contable de un gasto con varios centros de costes, Laudus genera una lnea por cada centro de coste.

Pestaa de notas

En esta pantalla se ingresa todas las observaciones adicionales a la factura.

PAGOS
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En esta pantalla se registran todos los pagos realizados por gastos. Aunque se pueden agregar pagos desde la misma pantalla de gastos, es importante tener esta pantalla independiente para poder navegar entre los pagos, y buscar un pago por una cantidad en concreto (por ejemplo).

Fecha de emisin: la fecha en la cual se genero el pago. A pagar el: fecha en la cual se cancela el pago, si es un cheque a fecha, indicar la fecha futura del cheque. Si es con tarjeta de crdito, la fecha en la que se carga la tarjeta a la cuenta corriente. Depositado: si el pago ha sido efectivamente depositado en el banco Importe: es el valor del pago realizado al o los documentos asociados a l. Este valor aparecer de forma automtica al incluir los documentos en el detalle. Si es un pago en otra moneda se extender una nueva casilla que muestra el valor del importe en pesos chilenos. Tipo de Pago o Forma de pago: escoger la forma de pago. Cheque Efectivo Nota de crdito Cargo en CC / PAC Tarjeta de crdito Tarjeta de Dbito Otros o N de documento: el nmero de documento (cheque, boleta de depsito en cuenta corriente, nota de crdito,...). Cuando se pagan varias facturas con un mismo documento, se genera un comprobante contable nico; por eso es importante poner bien el nmero de documento.

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Pagado con: el banco o caja con el que se paga. Este banco/caja tiene que haber sido ingresado en la pantalla de Bancos - lugares de depsito. Si la forma de pago ha sido "Otros", se muestra una casilla para introducir la cuenta contable con la que se quiere pagar (y que ser la que se utilizar en la centralizacin contable).

Contabilidad o Genera contabilidad: si se quiere que Laudus genere el comprobante contable en el instante. Comprobante: el nmero de comprobante contable que Laudus ha generado.

Documento a pagar: buscar y seleccionar el documento que se desea cancelar. Importe: al seleccionar un documento, Laudus muestra la cantidad pendiente de cancelar.

PROVEEDORES
La pantalla de proveedores registra tanto los datos de los mismos, y tambin sirve para consultar sus movimientos.

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Pestaa de Datos Generales

Nombre: el nombre que se utiliza internamente en la empresa para el proveedor. RUT y Razn social: la razn social es la que se utiliza en el libro de compras. Horario: el horario de actividad comercial del proveedor. Plazo de pago: el plazo de pago en das acordado con el proveedor. Este nmero es el que se utiliza para calcular la fecha de vencimiento en las facturas de gastos. Forma de pago: es la forma de pago acordado con el proveedor Direccin Comuna Ciudad Pas: la direccin del proveedor.

Telfono - Fax : Nmeros de contacto de la empresa

Email: se utiliza al enviar las rdenes de compra.

Email DTE: es la casilla que tiene el proveedor para generar el intercambio de DTE y respuestas asociadas Contabilidad: datos necesarios para la generacin automtica de comprobantes contables. o Cuenta: la cuenta a la que va asociado este proveedor. Si no se le asocia una cuenta, se utilizar la cuenta "Proveedores (cuenta genrica)" asignada en la pantalla de cuentas tipo.

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Cuenta de gasto: la cuenta de gasto que se utiliza por defecto cuando se ingresa una factura del proveedor. Al seleccionar un proveedor en la pantalla de facturas de compras, Laudus utiliza esta cuenta de gasto por defecto (aunque se puede cambiar para cada gasto despus).

Cuenta de anticipo: la cuenta por defecto asociada si a este proveedor se le genera un anticipo. Si no se le asocia una cuenta, utilizara la cuenta Anticipo a Proveedores asignada en la pantalla de cuentas tipo. Concepto de gasto: al igual que con la cuenta de gasto, es el concepto que se utiliza al ingresar un gasto de este proveedor. Por ejemplo, se puede asociar el concepto "Celulares" al proveedor "Entel", y as cada vez que hacemos una factura de Entel aparecer automticamente el concepto "Celulares".

Pestaa de contactos

Contacto: los contactos del proveedor. Si hay varios contactos, con varias direcciones de correo electrnico, se deja elegir a la hora de enviar una rden de compra por email.

Pestaa de Personalizado

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Personalizado:aqu aparecen los conceptos personalizados que se han definido para los proveedores.

Pestaa de Notas O/C

En esta pestaa se puede aadir las observaciones que aparecern en la rden de compra para el Proveedor.

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Pestaa de Facturas

En estas pginas de facturas, muestra el historial de los documentos recibidos con este RUT, se desglosa en: Resumen : muestra el historial de documentos recibidos Detalle: muestra el detalle de los productos adquiridos en los documentos recibidos. Se puede filtrar por productos o familia de productos

Pendientes: muestra los documentos pendientes de pago, anticipos. Morosas: muestra los documentos morosos

Pestaa de Pago

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Esta cuadrcula merece una explicacin ms detallada. Se muestran todas las facturas/boletas con su plazo de pago individual. Hay 3 plazos: o o Plazo1: el plazo de vencimiento de la factura. Plazo2: el plazo desde la fecha de emisin de la factura hasta la fecha de cancelacin. Puede ser diferente de Plazo1 porque nosotros no paguemos al vencimiento de la factura Plazo3: el plazo entre la fecha de emisin de la factura y cuando efectivamente se deposit el pago. suele ser igual a Plazo2, puede diferir en el caso de cheques que no se han podido pagar, o que el banco ha tardado cierto tiempo en cubrir

Abajo se muestran la media aritmtica y la media ponderada. La media aritmtica es el promedio de sumar los plazos de pago entre el nmero de facturas. En la media ponderada se ajusta segn el valor de factura (las facturas con ms valor pesan ms). De esta forma puede que nosotros hayamos pagado bien siempre las facturas pequeas, pero mal las facturas grandes, entonces la media ponderada refleja mejor el comportamiento de moroso.

Pestaa de Cuenta Corriente

Esta cuadricula muestra todos los movimientos del modulo de ventas, tanto facturacin como pagos y su reflejo contable. Dentro de esta cuadricula adems se puede agrupar los movimientos iguales por da, esto se consigue colocando el ticket debajo de la pantalla llamado Agrupar por N de pago.

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Pestaa rdenes de compra

Muestra el historial de las rdenes de compra emitidas para el proveedor asociado

ACTIVOS FIJOS
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En la pantalla de activos fijos se pueden crear, editar o borrar los activos fijos de la empresa. stos tambin se aadir cuando se est introduciendo la factura de gastos del activo. Los elementos de la pantalla son los siguientes:

Nombre: el nombre por el que vamos a localizar el activo.

Fabricante: quin fabric el activo, que puede no ser el proveedor. El proveedor es el distribuidor a quien compramos el activo. El fabricante es quien hizo el activo: por ejemplo, podemos haber comprado una impresora en unos grandes almacenes (el proveedor), pero que ha sido fabricada por HP, EPSON,... (el fabricante). Modelo: el modelo del activo fijo. Por ejemplo, "HP LaserJet 5263" Nmero de serie: el nmero de serie, si lo tiene el activo. Ubicacin: dnde hemos ubicado el activo. Despus podremos obtener informes segn ubicacin, para poder hacer un seguimiento. Proveedor: la empresa que nos vendi el activo, que puede no ser el fabricante. Factura: el nmero de factura de compra del activo. Cuentas contables: las cuentas de inmovilizado, depreciacin y depreciacin acumulada que se utilizarn en la centralizacin contable. Los informes de activos fijos por cuenta contable utilizan la cuenta de inmovilizado aqu sealada. El sistema trabaja con el mtodo indirecto de contabilizacin.

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Fecha de adquisicin: fecha en la que se adquiri el activo. Valor de adquisicin: valor sin IVA del activo (valor contable de adquisicin). Vida til: nmero de aos de vida til. Tiene que estar conforme a la tabla publicada por el SII. Haga click en el botn para ir directamente a la pgina web del SII que contiene la tabla de depreciaciones normales y aceleradas. La pgina que se muestra cuando aprieta este botn se puede configurar en las opciones generales.

Valor residual: el valor de venta probable del activo. Fecha de baja: la fecha en la que se dio de baja el activo. A partir de esta fecha, el activo desaparece de los clculos de Laudus. Tipo de depreciacin: escoja entre los cuatro tipos de depreciacin. Haga click aqu para ver una descripcin ms detallada. o o Lineal: es la ms simple y utilizada. Se deprecia todos los aos igual. Dgitos decrecientes: las cuotas de depreciacin van disminuyendo a lo largo de la vida til. Dgitos crecientes: las cuotas de depreciacin van aumentando a lo largo de la vida til.

Tanto fijo sobre base amortizable decreciente: las cuotas de depreciacin van disminuyendo a lo largo de la vida til, pero la diferencia con el mtodo de "Dgitos decrecientes" es que la disminucin no es lineal, es ms progresiva

Crdito fiscal: en esta casilla se selecciona el porcentaje de crdito asociado a los activos fijos nuevos (Art. 33 bis, DL 824) Tener en cuenta mes de adquisicin: si se tiene en cuenta el mes de adquisicin en el clculo de la depreciacin. Si se selecciona esta casilla, el primer ao slo se deprecia por los meses utilizados (as como el ltimo ao). Si no se selecciona esta casilla, el primer ao se deprecia por los 12 meses (aunque el activo se haya adquirido a mitad de ao). Mostrar correccin monetaria: si se muestra el importe de la depreciacin corregido por la correccin monetaria o sin corregir. Calcular depreciacin: apriete este botn para calcular la depreciacin segn los datos aportados. La depreciacin slo se recalcula al apretar este botn, y no al cambiar ninguno de los parmetros anteriores.

M T OD O S

D E D E PR E C I A C I N

Laudus soporta los cuatro mtodos de depreciacin que se exponen a continuacin. Hay que

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tener en cuenta que en los ejemplos no se aplica la correccin monetaria para hacerlos ms didcticos.

Lineal: todos los aos se deprecia el activo por el mismo valor, por eso tambin se llama mtodo de las cuotas fijas. La frmula de clculo de la cuota es:

Cuota anual = (valor de adquisicin - valor residual) / nmero de aos

Ejemplo: queremos calcular en qu cantidad hay que depreciar al ao una mquina que hemos comprado en 7.500.000 pesos, con una vida til de 5 aos (depreciacin acelerada), y con un valor residual de estimado de 1.400.000 pesos a los 5 aos:

Cuota anual = (7.500.000 - 1.400.000) / 5 = 1.220.000 Dgitos crecientes: las cuotas de depreciacin van aumentando a lo largo de la vida til. Para ello se utiliza un factor que va creciendo a lo largo de los perodos. Las frmulas de las cuotas son:

Ejemplo: queremos depreciar un computador nuevo que hemos adquirido en 560.000 pesos a lo largo de 6 aos, estimando que al final del perodo no valdr nada: Cuota ao 1: (540.000 - 0) / (1 / 21) Cuota ao 2: (540.000 - 0) / (2 / 21) Cuota ao 3: (540.000 - 0) / (3 / 21) Cuota ao 4: (540.000 - 0) / (4 / 21) Cuota ao 5: (540.000 - 0) / (5 / 21) Cuota ao 6: (540.000 - 0) / (6 / 21) Siendo 21 = 1 + 2 + 3 + 4 + 5 + 6 = = = = = = 25.714 51.429 77.143 102.857 128.571 154.286

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Dgitos decrecientes: las cuotas de depreciacin van disminuyendo a lo largo de la vida til. El mtodo es igual que el anterior, pero cambiando el orden creciente de las cuotas, para que la depreciacin vaya es disminucin. Siguiendo con el ejemplo anterior, tendramos: Cuota Cuota Cuota Cuota Cuota Cuota ao ao ao ao ao ao 1: 2: 3: 4: 5: 6: (540.000 (540.000 (540.000 (540.000 (540.000 (540.000 0) 0) 0) 0) 0) 0) / / / / / / (6 (5 (4 (3 (2 (1 / / / / / / 21) 21) 21) 21) 21) 21) = = = = = = 154.286 128.571 102.857 77.143 51.429 25.714

Tanto fijo sobre base depreciable decreciente: las cuotas de depreciacin van disminuyendo a lo largo de la vida til, pero la diferencia con el mtodo de "Dgitos decrecientes" es que la disminucin no es lineal, es ms o menos progresiva en funcin del valor residual. Cuanto mayor es el valor residual, menos progresiva es (se supone que al ser mayor el valor residual no pierde valor con tanta fuerza, y la curva de prdida de valor es ms suave). Es un mtodo de clculo ms complicado, pero da ms realidad a la progresividad de la depreciacin, que es el efecto que se busca al aplicar este mtodo. Hay que tener en cuenta que no funciona bien cuando no hay valor residual, o ste es muy bajo. Se calcula un tanto "t" o coeficiente, por el que se multiplica el valor del activo que queda sin depreciar. Siendo La lgica de las cuotas es cuota ao 1: t V0 cuota ao 2: t V1 = t (V0 - tV0) = t (1 - t) V0 cuota ao 3: t V2 = t (V1 - tV1) = t (1 - t) V1 = t (1 t)2V0.. cuota ao n: t Vn-1 = t (Vn-1 - tVn-1) = t (1 - t) Vn-1 = t (1 -

t)n V0

Ahora podemos obtener el valor residual,

Valor residual =

(1 - t)n V0
t:

Y as podemos hallar el valor de

Ejemplo: queremos depreciar un camin de carga que cost 12.560.000 pesos en 7 aos. Suponemos que el valor residual (valor de venta) ser de unos 4.000.000 al cabo de los 7 aos. Las cuotas de los siete aos sern:

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valor

de

t:

(4.000.000

12.560.000)1/7

cuota ao 1: 0,1507998733 12.560.000 = 1.894.046 cuota ao 2: 0,1507998733 (12.560.000 - 1.894.046) = 1.608.424 cuota ao 3: 0,1507998733 (10.665.954 - 1.608.424) = 1.365.874 cuota ao 4: 0,1507998733 (9.057.529 - 1.365.874) = 1.159.901 cuota ao 5: 0,1507998733 (7.691.655 - 1.159.901) = 984.98 cuota ao 6: 0,1507998733 (6.531.754 - 984.988) = 836.452 cuota ao 7: 0,1507998733 (5.546.767 - 836.452) = 710.315 La suma de todas las cuotas es 8.560.000, y el valor residual 4.000.000

0,1507998733

CENTROS DE COSTOS

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En la pantalla de centros de costes puede aadir o cambiar centros de costes. Es muy importante establecer los centros de costes a priori para poder ir asignando ingresos y gastos a centros de costes, y as poder obtener cuentas de resultados, balances, estadsticas,... segn nuestros centros de costes.

Existen en esta pantalla las siguientes Casillas: Nombre: nombre del centro de costo. CdigoRecaudacinElectrnica: Cdigo asociado en Previred para este Centro de Costo, se implementa para la generacin de la Planilla Electrnica. Este debe estar previamente creado en Previred para que sea reconocido, para esto debe ir a los antecedentes de la empresa y crearlos.

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Discontinuado: cuando ya no trabajamos con un centro de costo, ste no se pude borrar, ya que borraramos la historia. Lo que hacemos es marcarlo como discontinuado, y as no aparece al seleccionar los centros de costo.

Algunos de los lugares donde puede especificar el centro de coste:

Facturas de ventas: puede asignar una venta a un centro de costos, para as poder obtener despus una cuenta de resultados que tenga en cuenta los ingresos y gastos de ese centro de costos. Facturas de compras: es la asignacin ms clsica. En Laudus puede incluso asignar por porcentajes una factura a varios centros de costos, o si incluye productos en la factura de compras, asignar cada producto comprado a un centro de costos. Empleados: cada empleado puede ir asociado a un centro de costos, para poder ver despus cules son nuestros gastos de personal por centros de costos. Libro de Remuneraciones: el Libro de Remuneraciones sale ordenado y con subtotales por centros de costos (indicando el porcentaje que cada centro de costos supone del total de las remuneraciones). Comprobantes contables: cada apunte (movimiento) de cada comprobante puede ir asignado a un centro de costos.

Balances: todos los balances se pueden obtener por centros de costos. La consulta ms normal es pedir la cuenta de resultados por centro de costos, pero tambin se pueden obtener el resto de los balances.

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Mayor: el mayor se puede filtrar para tener los movimientos de un centro de costos. Estadsticas: las estadsticas pueden ir filtradas segn el centro de costos.

BANCOS Y LUGARES DE DEPSITOS

Los bancos y lugares de depsito (por ejemplo Cajas) se especifican en esta pantalla. Estos son los bancos se utilizan para pagos y cobros, y NO son los mismos que los bancos que figuran, por ejemplo, en los empleados (al especificar la forma de pago). En esta pantalla registramos slo nuestros bancos o cajas, y por ello le tenemos que asignar una cuenta contable, para que realice bien la centralizacin.

Se desglosa en los siguientes elementos: Nombre: Nombre que se le da al Banco/Caja Cuenta Contable: Cuenta Contable asociada. Conciliar Ingresos: condicin en que se conciliara los depsitos en el banco en la contabilidad. Estas son: o Por Documento: que el documento registrado en los cobros o la contabilidad y el valor de los mismos, deben ser iguales tanto en la Cartola como el mayor contable o Por Fecha Importe: que la fecha y el valor de los depsitos deben ser igual tanto en la Cartola como el mayor contable o Por da: que los valores totales del da deben ser iguales tanto en la Cartola como el mayor contable

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Por Mes: que los valores totales del mes deben ser iguales tanto en la Cartola como el mayor contable Conciliar Egresos: condicin en que los egresos sern conciliados en la contabilidad. Estas alternativas son: o Fecha estricta: que la fecha ingresada en los pagos o contabilidad debe ser igual tanto en la Cartola como en el Mayor Contable o Fecha no estricta: que el documento y el importe deben ser iguales. Formato de Cartolas: aqu se paramtriza la carga del archivo que genera el Banco con la Cartola. Es un formato .cvs, se indica la columna que corresponde cada tem, el delimitador (ejemplo punto y coma) y el separador ( ejemplo el punto) Impreso para Cheques: aqu se engancha el Impreso del documento para su posterior impresin en los pagos o los comprobantes de egreso directamente realizados en la contabilidad. o

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MONEDAS

En esta pantalla se crea todas las monedas que por defecto no tiene el sistema (Pesos, Dlar, Euros y U.F.)

Se desglosa en: Nombre: nombre conocido de la unidad monetaria Smbolo: smbolo de la unidad monetaria Descripcin: descripcin de la unidad monetaria Decimales: cantidades de decimales con que se trabajara esta unidad monetaria T/C con CLP: tipo de cambio de la unidad monetaria versus el peso chileno. Al seleccionar el icono abrir la pagina del Banco Central para la obtencin de dicho valor Cdigo: codificacin que entrega el SII para esta unidad monetaria para la facturacin electrnica Glosa: nombre que entrega el SII para la unidad monetaria

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PERSONAL

En el men de personal se gestiona toda la parte laboral de la empresa, empleados, liquidaciones, composicin del sueldo, instituciones de Previsin,...

EMPLEADOS
La pantalla de empleados (men "Personal") es donde figuran las fichas de todos los empleados, con sus datos personales, profesionales, previsionales, archivos adjuntos, composicin del sueldo e historial del mismo. Pestaa de datos generales

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Son los datos personales y profesionales del trabajador. Los conceptos de la pantalla son obvios, aunque merece la pena recalcar que el cargo del trabajador es el que ms tarde se imprimir en la liquidacin (y debe coincidir con el del contrato de trabajo), y el centro de costo se utiliza a la hora de obtener estadsticas e imprimir el Libro de Remuneraciones. Adems de la forma de pago se debe definir el cdigo y el banco para poder emitir la nomina electrnica correspondiente.

Pestaa de datos previsionales

Esta pgina, junto con la pgina de Composicin del sueldo son las que se utilizan para calcular las liquidaciones y obtener las planillas. Aqu figuran todos los datos previsionales del trabajador. A destacar:

Fecha de nacimiento: fecha necesaria para determinar el seguro de cesanta, ya que un menor de edad no cotiza dicho tem. Tipo de Trabajador:segn el tipo de trabajador se asignara el tipo de cotizacin previsional que este tenga. Por ejemplo un trabajador que es pensionado, solo cotizara salud. Fecha de contratacin : fecha de contrato del empleado Tipo de contrato: a plazo fijo o indefinido, es importante a la hora de determinar quin paga el seguro de cesanta y en qu cuanta. Das trabajo semanales: como se distribuye la jornada semanal del empleado

Tipo de Jornada: cul es la jornada del trabajador. Si es parcial solicitara la cantidad de das mensuales asociados.

Fecha Finiquito: fecha que se finiquito el empleado. Cuando se ingresa esta fecha se activa la casilla causal de finiquito.

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Causal finiquito: se incluyen las causales tpicas de finiquito. Para aadir nuevas causales, simplemente introduzca una causal nueva en el recuadro y Laudus le preguntar si quiere agregarla a las causales existentes.

Isapre: se incluyen las Isapres, incluyendo FONASA en el listado. Si el trabajador est inscrito a FONASA, elija como plan de la Isapre el 7%. Si est inscrito a Isapre, incluya el plan que tiene contratado el trabajador. AFP o Ex Caja: puede seleccionar una de estas dos entidades, pero son excluyentes, es decir, si elige AFP se borra la Ex Caja y viceversa. Cuando elige Ex Caja, si el trabajador tiene seguro de cesanta, debe escoger la AFP para ste seguro (se elige en la casilla de al lado de la Ex Caja). Ahorro Voluntario: el ahorro voluntario puede ser depsitos en cuenta de ahorro, y ahorro previsional voluntario (APV). El APV, a su vez, pueden ser cotizaciones voluntarias o depsitos convenidos, y ambos se declaran en planillas aparte de los depsitos en cuenta de ahorro. Cargas Familiares: seale el nmero de cargas, y el tramo de las mismas. Cuando se tienen suficientes liquidaciones introducidas en Laudus, puede utilizar el botn que se calcule automticamente el tramo de cargas del trabajador. para

Otros: Otras parametrizaciones previsionales, estas son: o Afecto a Ley 20.219; Art 3, sobre trabajadores del Espectculo y las Artes: con esta Parametrizacin se podr diferenciar los certificados de sueldos para estos trabajadores,aunque estos estn obligados a emitir boleta de honorarios a pesar de las liquidaciones, no deben ser consideradas en los certificados de sueldo.

Artculo 3.- Agrgase en el Cdigo del Trabajo, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado, se encuentra contenido en el decreto con fuerza de ley N1, de 2002, del Ministerio del Trabajo y Previsin Social, en su Captulo IV del Ttulo II del Libro I, el siguiente artculo 145-L nuevo:

"Artculo 145-L. Las remuneraciones percibidas por los trabajadores de artes y espectculos con motivo de la celebracin de los contratos laborales que regula este Captulo, quedarn sujetas a la tributacin aplicable a las rentas sealadas en el artculo 42, nmero 2, de la ley sobre Impuesto a la Renta, contenida en el artculo 1 del decreto ley N 824, de1974. Para estos efectos, dichos trabajadores debern emitir la correspondiente boleta de honorarios por el valor bruto de la remuneracin percibida, sin deduccin alguna por concepto de las cotizaciones previsionalesque deban ser efectuadas por sus respectivos empleadores.".
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Porcentaje de Asignacin de Zona para la aplicacin DL 889: Aqu se incluye el porcentaje para utilizar esta exencin tributaria para los empleados que trabajan en las zonas Extremas (Regiones I, XI y XII y actual Provincia de Chilo).

Artculo 13 del D.L. N 889, de 1975, dispone en su inciso primero que: "Los contribuyentes con residencia en la I Regin que obtengan rentas generadas en ella, clasificadas en el artculo 42 de la Ley sobre Impuesto a la Renta, y que no gocen de gratificacin de zona en virtud de lo dispuesto en el decreto ley nmero 249, de 1974, podrn deducir de las referidas rentas una parte que corresponda a dicha gratificacin por el mismo monto o porcentaje establecido en el citado decreto ley, la cual no constituir renta nicamente para la determinacin de los impuestos contenidos en el artculo 42 N 1 y 52 de la Ley sobre Impuesto a la Renta. En ambas situaciones, dichas deducciones no podrn ser superiores en monto a aquellas que corresponderan al grado 1 A de la Escala nica de Sueldos y Salarios vigente. En el caso de que un mismo contribuyente obtenga rentas clasificadas en los Ns. 1 y 2 del mencionado artculo 42 esta deduccin no podr exceder entre ambas a aqulla que correspondera al grado 1 A de la Escala nica de Sueldos y Salarios.

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Pestaa de APV

En esta pantalla se incluyen los siguientes elementos:

Ahorro Voluntario Individual (APVI): Muestra los ahorros individuales de los empleados, los cuales son: o Depsitos Cta. Ahorro: Institucin en la cual se recauda este valor. Por defecto es una APV, en las casilla del lado se debe asignar el tipo de plan y el valor del mismo. o APV Cotizacin Voluntaria 1 y 2: Institucin en que se recauda la cotizacin voluntaria. En las casillas contiguas se asigna el tipo de plan (si es en $, UF,.,) y el valor del mismo. o APV Depsitos Convenidos: Institucin que recauda el depsito convenido. En las casillas adyacentes se ingresa el tipo de plan y el valor del mismo. En el sistema se realiza la diferenciacin entre cotizaciones voluntarias y depsitos convenidos ya que estos conceptos tributariamente son dos conceptos diferentes:

DL 824, Art 42 bis N 1, Podrn rebajar, de la base imponible del impuesto nico de segunda categora, el monto del depsito de ahorro previsional voluntario, cotizacin voluntaria y ahorro previsional voluntario colectivo, efectuado mediante el descuento de su remuneracin por parte del empleador, hasta por un monto total mensual equivalente a 50 unidades de fomento, segn el valor de sta al ltimo da del mes respectivo. (Cotizacin voluntaria) DL 824, Art. 42 bis N 3, En caso que los recursos originados en depsitos de ahorro previsional voluntario, cotizaciones voluntarias o ahorro previsional voluntario colectivo a que se refieren los prrafos 2 y 3 (253-e) del Ttulo III del
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decreto ley N 3.500, de 1980, sean retirados y no se destinen a anticipar o mejorar las pensiones de jubilacin, el monto retirado, reajustado en la forma dispuesta en el inciso penltimo del nmero 3 del artculo 54, quedar afecto a un impuesto nico que se declarar y pagar en la misma forma y oportunidad que el impuesto global complementario. La tasa de este impuesto ser tres puntos porcentuales superior a la que resulte de multiplicar por el factor 1,1, el producto, expresado como porcentaje, que resulte de dividir, por el monto reajustado del retiro efectuado, la diferencia entre el monto del impuesto global complementario determinado sobre las remuneraciones del ejercicio incluyendo el monto reajustado del retiro y el monto del mismo impuesto determinado sin considerar dicho retiro. Si el retiro es efectuado por una persona pensionada o, que cumple con los requisitos de edad y de monto de pensin que establecen los artculos 3 y 68 letra b) del decreto ley N 3.500, de 1980, o con los requisitos para pensionarse que establece el decreto ley N 2.448, de 1979, no se aplicarn los recargos porcentuales ni el factor antes sealados. (Depsitos Convenidos)
Ahorro Voluntario Colectivo (APVC): aqu se indica la Institucin en la cual el empleador le ofrece y el trabajador se asocia voluntariamente. En las siguientes casillas se ingresa el tipo de plan, el valor que aporte ambas partes y el nmero de contrato asociado. Afiliado Voluntario: aqu se indica los datos del afiliado asociado voluntariamente, la institucin y si tiene una cuenta de ahorro, segn la definicin de la superintendencia de AFPS es:

toda persona natural que no ejerza una actividad remunerada de enterar cotizaciones previsionales en una cuenta de capitalizacin individual voluntaria de la Administradora de su eleccin. Los recursos que se mantengan en dicha cuenta sern inembargables y los derechos y obligaciones respecto de ella sern los mismos que se apliquen para la cuenta de capitalizacin individual obligatoria.

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Pestaa de Composicin del sueldo

La pgina de composicin del sueldo contiene todos los elementos de la estructura de la liquidacin que no estn bloqueados, para que los personalice para este empleado. Podr, por ejemplo, detallar su sueldo base, anticipos, colacin, movilizacin,..., o respetar el valor por defecto establecido para todos los trabajadores. Puede introducir valores o frmulas, al igual que en la estructura de la liquidacin. Cuando sobrescribe el valor por defecto de todos los trabajadores, el nuevo valor (o frmula) introducido aparece en negrita para que resalte que se han establecido esos valores. Para volver al valor original, simplemente borre el valor introducido y pulse la tecla Intro. Adems podr asignar en la columna de cuentas las distintas cuentas asociadas a los tem, sino asigna ninguna tomara la que estn asociadas en la estructura de la liquidacin

Pestaa de Personalizado

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Al principio, esta pgina aparece en blanco. Para aadir conceptos personalizados elija Definir conceptos personalizados del men Herramientas. Estos conceptos son aquellos que cada empresa decide definir para sus empleados porque Laudus no los contempla. Por ejemplo, si quisiera registrar el estado civil del empleado, podra definirlo como concepto personalizado de su empresa (ya que Laudus no lo registra por defecto). A medida que se aaden conceptos personalizados, esta pgina se va poblando para que se rellenen los datos para cada empleado. Pestaa de Ausencias

En esta pantalla se muestra el detalle de todas las inasistencias del trabajador incluyndose las vacaciones, es un registro de forma diaria de estos tem.

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Se descompone en: Datos: en esta cuadricula se ingresan todas las inasistencias del empleado, si de estas se presentaron las licencias, los permisos, etc. Adems de lleva el registro de las vacaciones efectivamente tomadas por el empleado. o Para aadir una nueva ausencia debe utilizar el botn nuevo una lnea nueva en la cuadricula. y se agregara

o o

Para borrar una ausencia debe utilizar el botn eliminar Para mostrar el calendario del periodo y las actividades el mismo debe utilizar el botn

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Vacaciones: en esta cuadricula muestra en cantidad de das, las vacaciones disponibles y utilizadas por el empleados. Adems si el trabajador tiene aos progresivos, y si en un posible finiquito la cantidad de das a pagar.

Pestaa de Prstamos

Esta cuadricula muestra el historial de prstamos y si estas se muestran en la liquidacin. Si desea que se descuente automticamente en la liquidacin debe crear el concepto en la

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estructura de la liquidacin.

Pestaa de Incidencias Es un registro u hoja de vida del trabajador. Se recogen todos aquellos hechos que se estiman relevantes, con fecha y usuario que hace la anotacin. Es til para recordar aquellos hechos relevantes de la relacin laboral que despus se van olvidando.

Pestaa de Notas

En esta cuadricula se puede agregar cualquier anotacin adicional del empleado

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Pestaa de Archivos Se indican todos aquellos archivos del disco duro que estn relacionados con el trabajador. Pueden ser contratos de trabajo, hojas de clculo con tablas de comisiones, u otros archivos de cada empleado. Cuando se aade un archivo, no se copia el archivo a la carpeta de Laudus, slo se guarda la referencia a ese archivo. Si hace doble click en cualquier archivo, se abre con la aplicacin que lo cre.

Pestaa de Foto Aqu se incluye una foto u copia escaneada de la cedula de identidad del trabajador

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Pestaa de Liquidaciones Muestra el historial de liquidaciones emitidas al trabajador. Adems desde esta cuadricula, se puede imprimir la liquidacin asociada al RUT consultado haciendo doble clic en el mes correspondiente.

LIQUIDACIONES

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La pantalla de Liquidaciones del men de personal es el nico punto de entrada y modificacin de las liquidaciones de sueldos. Antes de hacer una liquidacin es recomendable revisar los parmetros generales y de la empresa. Para ello, vaya al men Herramientas y escoja Opciones - Liquidaciones. All podr establecer las opciones de la empresa:

Los parmetros que afectan a las liquidaciones y planillas de imposiciones son:

Tasa de la mutual de seguridad, con el nmero de adherente y el nombre de la mutual Caja de compensacin, en caso de estar afiliado a una.

Centralizacin, permite separar tanto los descuentos y los lquidos de sueldos por centro de costo y por RUT en la contabilidad respectivamente.

Orden, se indica el orden que se establecer en la visualizacin dentro la pantalla de liquidaciones y la impresin de las mismas.

Vacaciones. Aqu se paramtriza la cantidad de das devengados anuales (15 o 20).

Seguridad: podemos asignar la seguridad de las liquidaciones y adems podemos trabajar con doble contrato

si

Previred, permite incluir en el archivo plano los centros de costos asociados a los trabajadores 139

Los otros parmetros se encuentran en la configuracin general (la que afecta a todas las empresas):

De esta pantalla son importantes a efectos de las liquidaciones:

Salario Mnimo: para el clculo de la gratificacin legal. UF: para diversos Voluntario,... clculos, tales como planes de Isapres, Ahorro Previsional

UTM: para el clculo del Impuesto nico (ya que la tabla que muestra esta pantalla para la tarifa del Impuesto nico est en funcin de la UTM) Asignacin familiar: tabla con los valores por tramos de la asignacin familiar.

SIS: para el clculo del Seguro de Invalidez y Sobrevivencia

Sueldo Grado 1 A: valor para el clculo de la Rebaja de Zona Extrema

Tope Imponible AFP: valor para el clculo de la AFP

Tope Imponible AFC:valor para el clculo del Seguro de Cesanta

podr pulsarlo para obtener una pantalla Como siempre, all donde encuentre el botn dentro de Laudus con conexin directa al sitio web que almacena la informacin relacionada (UF,

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UTM,...) Una vez establecidos los parmetros, vaya a la pantalla de Liquidaciones, y agregue una liquidacin. Lo primero que obtiene es una pantalla que le pide los datos que necesita para la liquidacin: fecha, salario mnimo, UF, y UTM. Esto es para que no tenga que ir a las opciones siempre que quiera aadir una liquidacin:

Cuando se han establecido los parmetros, se acepta, y Laudus calcula los datos de las liquidaciones para todos los empleados. Una vez terminado el clculo, se muestran los resultados en formato de hoja de clculo:

con los empleados en filas y los conceptos de sueldos en columnas. Las columnas se muestran con diferentes colores segn el tipo de concepto de sueldo: Blanco: parmetros de cada trabajador, ej.: Isapre, Porcentaje de la AFP, ... Azul celeste: Haberes Rojo: Descuentos Verde: valores de cargo de la empresa, ej.: seguro de cesanta por cuenta de la empresa, o cuota de accidentes de trabajo.

En las celdas se pueden introducir valores, y sobrescribir los valores calculados por Laudus en base a las frmulas que usted defini en la estructura de la liquidacin. Si, por ejemplo, usted ha sobrescrito el valor que Laudus calcul para la Gratificacin Legal de un trabajador, y cambia de opinin y quiere que Laudus restablezca el valor por defecto, tiene que borrar el valor

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introducido con la tecla Retroceso; es la nica tecla que sirve para restablecer valores por defecto (no se utiliza la tecla Suprimir porque esta tecla se suele utilizar para establecer valores a cero). A la derecha de la planilla con las liquidaciones puede encontrar los botones:

: este botn de "aadir nuevo" no es para que vaya aadiendo todos los trabajadores uno a uno a la liquidacin, ya que los trabajadores en activo se aaden cuando se crea la liquidacin. Este botn es por si usted ha aadido un trabajador despus de empezar con el proceso de liquidacin. Supongamos, por ejemplo, que usted empez a liquidar el 28 de Mayo, y entr un nuevo trabajador con contrato el 29 de Mayo. Como la liquidacin para el resto de los trabajadores ya est hecha, y todos los datos actualizados (horas extras, das no trabajados, bonos,...), puede aadir el nuevo trabajador con este botn, y as no tener que empezar desde cero.

: este botn tiene la misma lgica que el anterior, sirve para borrar un trabajador que no debera estar en la liquidacin, y que por error o despiste no habamos actualizado su fecha de finiquito. Por ejemplo, si se nos olvid poner la fecha de finiquito de un trabajador a finales de Abril, y hemos empezado con las liquidaciones de Mayo, podemos borrar al trabajador de la liquidacin. Para ello es necesario ir antes a la ficha del trabajador y actualizar su fecha de finiquito. Laudus no le dejar borrar un trabajador si no tiene su fecha de finiquito anterior a la fecha de la liquidacin, es decir, no le va a permitir que los datos sean inconsistentes. : este botn sirve para recalcular una informacin a todos los trabajadores. Por ejemplo, si hemos actualizado el porcentaje de una AFP presionaremos este botn para generar de nuevo el clculo.

Una vez que termin de hacer cambios, guarde la liquidacin para poder imprimir las liquidaciones de personal y planillas de imposiciones. Para acceder a todos los informes de la liquidacin puede hacerlos desde la barra de herramientas (botones imprimir, preliminar, email); lea el aparatado de planillas para obtener ms informacin. Para imprimir la liquidacin de un slo trabajador, solo debe hacer doble clic sobre el trabajador seleccionado o en la barra de herramienta seleccionar la Liquidacin Trabajador Seleccionado:

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ESTRUCTURA DE LIQUIDACIONES

En la pantalla de la estructura de la liquidacin es donde especificamos cmo se componen los sueldos de nuestra empresa. Aqu se detallan los conceptos de sueldos y sus frmulas de clculo. Estos conceptos y frmulas son para todos los trabajadores. Una vez definidos, despus se puede especificar para cada trabajador en concreto un valor o frmula diferente. Esto se puede hacer desde la ficha del trabajador. Los valores que especifica para cada trabajador tienen preferencia sobre los que especifica para toda la empresa. Por ejemplo, usted puede poner una colacin para toda la empresa de 15.000 pesos en la estructura de la liquidacin; si despus en la ficha del trabajador pone una colacin de 20.000 para un empleado en concreto, ste ser el valor que figure en la liquidacin (y estos valores pueden ser adems modificados en cada liquidacin en concreto).

Nombre: el nombre del concepto de sueldo. El nombre es libre, no hay nombre prefijados. Por ejemplo, se puede denominar al Imponible como se quiera, ya que ms tarde se dice a Laudus cules son los tipos de conceptos que l necesita.

Orden: el rden en el que figura dentro de su nivel de clasificacin. Sirve slo a efectos

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de cmo se mostrarn los diferentes conceptos en las liquidaciones y aqu en la estructura.

Tipo: el tipo de datos, numrico o carcter. La mayora son nmeros, pero podemos tener por ejemplo el nombre de la AFP y de la Isapre que son caracteres.

Decimales: para los datos numricos, especificar los decimales que llevan. Es importante porque en funcin de los decimales se har el redondeo. La mayora son datos en pesos sin decimales, redondeados al peso. Sin embargo podemos tener coeficientes, porcentajes (como el de la AFP), nmeros tipo la UF que van con decimales.

Se prorratea por das de Ausencia: si el concepto se prorratea en funcin del nmero de das de ausencia. Se prorratea por das de Licencia: si el concepto se prorratea en funcin del nmero de das de licencia. Bloquear comportamiento predeterminado: si se activa esta casilla, le oculta la frmula de este concepto, y adems no se podr modificar en la ficha de cada empleado. Es por seguridad, para no sobrescribiraccidentalmente las frmulas bsicas del sistema. Adems es cmodo que no figure en la ficha del empleado porque as no la llenamos con muchos conceptos que hagan difcil su navegacin. Cuando se bloquea el comportamiento predeterminado de un concepto, se cambia el icono del rbol a un icono con un candado:

Discontinuado: cuando ya no vamos a incluir un concepto en las futuras liquidaciones (por ejemplo dejamos de otorgar un bono en concreto), no podemos borrarlo ya que hay liquidaciones pasadas con este concepto. Lo que debemos hacer es marcarlo como discontinuado para que no figure al escoger los diferentes conceptos de sueldos.

Recalcular siempre: de momento esta caracterstica est deshabilitada, no tiene efecto. Imprimir en Libro de Remuneraciones: si queremos incluir este concepto en el libro de remuneraciones. Se pueden incluir hasta 55 conceptos en el libro de remuneraciones. Para ver cmo obtener el libro de remuneraciones, vea en planillas. Imprimir en las Liquidaciones: si queremos que este concepto se imprima en las liquidaciones. La mayora de los conceptos irn impresos en la liquidacin, pero por ejemplo, no es comn imprimir la renta imponible del seguro de cesanta. Imprimir si es cero: indica si hay que imprimir este concepto en la liquidacin, aunque sea cero su valor. Lo normal es no imprimir los conceptos cuando son cero, para no hacer la liquidacin difcil de leer (y explicar al trabajador), pero, por ejemplo, el Sueldo Base s queremos que vaya aunque sea cero para que el trabajador vea que no se omiti

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(aunque sabe que ese mes no trabaj ningn da). Frmula de clculo: aqu especificamos cul va a ser la frmula de clculo de este concepto. Laudus utiliza frmulas con un lenguaje que se pretende sea lo ms claro posible, de fcil manejo y aprendizaje. El poder especificar frmulas libres da al usuario mucha flexibilidad, ya que no hay ningn comportamiento que venga bloqueado por Laudus. De esta forma, aunque cambie la legislacin o los criterios de la empresa, no hace falta actualizar la versin de Laudus, se cambian slo las frmulas. Para entender mejor las frmulas, lo mejor es ver en la empresa de ejemplo, o en la estructura por defecto, las diversas frmulas. La lista de expresiones que se pueden utilizar en las frmulas es la siguiente: Nmeros: se pueden poner expresiones numricas. No se deben incluir los puntos separadores de los miles Fechas: las fechas se ponen en el siguiente formato: {AAAA-MM-DD} (siendo AAAA el ao en cuatro dgitos, MM el mes en dgitos y DD el da en dos dgitos).

Es difcil encontrar fechas en las frmulas, pero por ejemplo, en el seguro de cesanta se utiliza para comprobar si la fecha de contratacin del empleado es posterior a Octubre del 2002. Operadores y parntesis: se pueden utilizar los clsicos operadores matemticos, lgicos, relacionales, as como parntesis para indicar el rden de clculo. Los operadores son:

Operador Explicacin + / * ^ OR AND NOT > < = <> suma resta divisin multiplicacin potenciacin O Y NO mayor que menor que igual a distinto a

Ejemplo 5+4 9-6 6/7 6*9 4^3 (4 > 5) OR (3 < 6) (4 > 5) OR (3 < 6) NOT (4 > 5) empleado.fechaContrato> {^1968-12-01} sueldo("imponible") 100000 sueldo("salario = 120000 3 <> 4 <

Resultado 9 3 0.857 54 64 verdadero falso verdadero

mnimo") verdadero

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>= <=

mayor o igual a menor o igual a

4500 >= sueldo("AFP") 89 <= 89 verdadero

Funciones: las funciones ms utilizadas son: o MIN(valor1, valor2,..., valorN): devuelve el valor ms pequeo de la lista que se le suministra. Se utiliza mucho para establecer cantidades tope. Por ejemplo, en la Renta Imponible a efectos de AFP e Isapre tenemos un tope de 60 UF, con lo que podemos decir: Renta Imponible = min(sueldo("imponible"), config("UF") * 60)

Y as tendremos o el Imponible o UF 60, el valor que resulte menor de los dos, es decir, el Imponible con un tope de UF 60. o MAX(valor1, valor2, ..., valorN): devuelve el valor ms grande de la lista que se le suministra. Se utiliza para poner cantidades mnimas, por ejemplo en el caso de que no queramos que una cantidad sea menor a cero. As, tenemos que el Adicional de Isapre no puede ser nunca menor a cero, por lo que la frmula sera:

Adicional Isapre = max(0, empleado.isapre.cantidadPlan - sueldo("Salud")) ya que si no incluimos la funcin MAX() podra darse el caso que el 7% del empleado fuese mayor a la cantidad pactada con su Isapre, y nos dara un adicional de Isapre negativo. o IIF(condicin, valorSiCondicinEsVerdadera, valorSiCondicinEsFalsa): se utiliza para devolver un valor que depende de evaluar una condicin. Si la condicin es verdadera, se devuelve el primer valor, y si es falsa, se devuelve el segundo valor. En la estructura bsica, por ejemplo se utiliza para evaluar el porcentaje que tiene que pagar la empresa por el seguro de cesanta en funcin del tipo de contrato del trabajador: iif(empleado.tipocontrato = "indefinido", 0.024, 0.03) As, si el contrato es indefinido, se paga el 2.4%, y en caso contrario el 3%

sueldo("concepto"): devuelve el valor de este concepto de sueldo para el empleado que se est calculando en la liquidacin. El nombre del concepto de sueldo tiene que ir encerrado entre comillas (ya que puede contener espacios en blanco). Es la funcin ms utilizada. Ejemplo: calculamos la Renta Afecta al impuesto nico:

Renta Afecta = sueldo("imponible") - sueldo("AFP") - sueldo("APV") - sueldo("Seguro de cesanta (trabajador)") - min(4.2 * config("UF"), sueldo("Salud") + sueldo("Adicional Isapre"))

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como se puede ver, la renta afecta es el Imponible menos los que se paga de AFP, Isapre, Ahorro Previsional Voluntario (APV), y Seguro de Cesanta. A lo que se paga de Isapre se le pone un tope de UF 4.2, es decir, el 7% de la Renta Imponible tope de UF 60. Las expresiones que van entre comillas (los conceptos de sueldo) son aquellos que estn definidos en la estructura de la liquidacin, y por lo tanto tienen los nombres que el usuario les ha asignado. De esta forma se tiene una forma totalmente flexible de componer el sueldo, e introducir frmulas de clculo propias para conceptos particulares de la empresa. Los conceptos de sueldos tienen que ir escritos exactamente igual que estn en la estructura de la liquidacin. Una variacin en un carcter hace que Laudus no reconozca el concepto de sueldo (aunque s da igual si van en maysculas o minsculas). En algunos casos especiales, por ejemplo en el caso del clculo del impuesto nico en el que hay mirar en una tabla el valor final, Laudus provee de ciertos conceptos especiales. Estos son:

nombre montoImpuestonico montoAsignacinFamiliar

descripcin el monto final del impuesto nico el monto final de la asignacin familiar, que resulta de multiplicar las cargas por el tramo (las cargas de invalidez se multiplican por dos) el sueldo base sin ajustar por el nmero de das no trabajados. Se emplea, por ejemplo, en el clculo de las horas extras, donde se multiplica el factor por el sueldo base original (sin que se haya prorrateado por los das trabajados).

sueldo base sin ajustar

Expresiones: las expresiones de los empleados que se enuncian a continuacin se toman de los datos de las fichas de los trabajadores ingresados en la pantalla de empleados. o o empleado.AFP.nombre: el nombre de la AFP empleado.AFP.porcentaje: el porcentaje de la AFP (en base 1, es decir, 0.1289 es un 12.89%) empleado.Isapre.nombre: el nombre de la Isapre empleado.Isapre.cantidadPlan: la cantidad en pesos del plan de la Isapre. Si el plan estaba en UF, se calcula su valor en pesos. empleado.CuentaAhorro.nombre: el nombre de la institucin donde se tiene la cuenta de ahorro (suele coincidir con la AFP). empleado.CuentaAhorro.cantidadPlan: la cantidad en pesos del plan de ahorro.

o o

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Si el plan estaba en UF, se calcula su valor en pesos. o empleado.APV_CotizacionesVoluntarias.nombre: el nombre de la administradora de las cotizaciones voluntarias del ahorro previsional empleado.APV_CotizacionesVoluntarias.cantidadPlan: la cantidad en pesos del plan de cotizaciones voluntarias. Si el plan estaba en UF, se calcula su valor en pesos. empleado.APV_DepsitosConvenidos.nombre: el nombre de la administradora de los depsitos convenidos del ahorro previsional voluntario. empleado.APV_DepsitosConvenidos.cantidadPlan: la cantidad en pesos del plan de depsitos convenidos. Si el plan estaba en UF, se calcula su valor en pesos.

TIPOS DE CONCEPTOS DE SUELDOS

Una vez que ha introducido la estructura de la liquidacin para su empresa, tiene que decir a Laudus dnde puede encontrar los diferentes conceptos de sueldos que necesita para hacer sus clculos y obtener las planillas. Como usted ha nombrado los conceptos de sueldos con su nomenclatura, Laudus necesita saber, por ejemplo, dnde encontrar el seguro de cesanta (cuota del trabajador y de la empresa) para poder elaborar la planilla de las AFP con la cifra correcta. En esta pantalla, a la derecha tiene los tipos que Laudus necesita saber dnde estn. Y a la izquierda, usted debe indicar a qu concepto de sueldo pertenece de la estructura que antes ha definido.

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AFPS, ISAPRES, MUTUALES,...

En estas opciones del men Personal se pueden introducir todas estas instituciones. Por ejemplo, en la pantalla de AFPs, tenemos:

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donde se especifican los datos de cada AFP. Todos estos datos son comunes a todas las empresas que usted maneja, y por tanto, cuando se cambia una vez, queda modificado para todas las empresas. El cdigo de Previred que figura en todas las pantallas es el cdigo que la institucin de pagos de previsiones Previred otorga, y es necesario slo si usted enva los datos de forma electrnica para su pago. Para saber cmo hacer este proceso, consulte la seccin de Previred. Cuando se instala Laudus, viene con todas las instituciones creadas y con sus respectivos cdigos. Si en el tiempo surge una nueva institucin, puede averiguar los cdigos de Previred en el manual publicado en su sitio web.

PLANILLAS

Para obtener las planillas de las liquidaciones puede hacerlos de dos maneras: Desde la pantalla de liquidaciones: una vez ha terminado con el proceso de la liquidacin, puede

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obtener todas las planillas y liquidaciones desde los botones de la barra de herramientas imprimir, preliminar, o email (dependiendo de dnde quiera enviar las planillas):

Si pulsa los botones de imprimir,..., directamente, se obtienen las liquidaciones. Para acceder a todos los informes asociados a una liquidacin, debe pulsar en los botones con las flechas que estn justo a la derecha de imprimir, email o preliminar. Desde la pantalla de informes: los informes se acceden desde el men "Herramientas". En los informes de personal podr obtener todas las planillas; tan slo tendr que seleccionar el mes de la liquidacin, y despus pulsar imprimir, email o preliminar de la barra de herramientas:

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PREVIRED
Previred es una empresa formada por las grandes AFPs de Chile, cuya misin es facilitar el pago de las imposiciones al hacerse todo el trmite de manera electrnica mediante su sitio web www.previred.com Al registrarse la empresa en Previred, se enva un archivo con los datos de la liquidacin, y Previred se encarga de hacer los pagos. PreviRed.com cuenta con dos formas de pago: Si su empresa tiene cuenta corriente en alguno de los bancos con convenio (Banco BCI, Banco de Chile, Banco Edwards, Banco Estado, Banco Santander Santiago, BBVA, Scotiabank, Banco BICE, T-Banc y Banco del Desarrollo) con PreviRed.com, podr utilizar la forma de Pago Full Internet. 1. Si su empresa tiene cuenta corriente en alguno de los bancos con convenio (Banco BCI, Banco de Chile, Banco Edwards, Banco Estado, Banco Santander Santiago, BBVA, Scotiabank, Banco BICE, T-Banc y Banco del Desarrollo) con PreviRed.com, podr utilizar la forma de Pago Full Internet. 2. Si su empresa no puede realizar pagos a travs de Internet, tambin le ofrece la modalidad de Pago Mixto, bajo la modalidad de Cheque nico con un Resumen de Pago en BBVA o cheques por planillas en Servipag o CCAF Los Andes.

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Laudus permite exportar los datos de las liquidaciones de sueldos al formato de Previred, y as poder hacer los pagos en formato electrnico. Previred tiene dos formatos de archivo: Formato fijo, por posicin Formato variable, por separador

Laudus genera el formato variable, por separador. Previred pregunta por el formato a elegir en el momento de ingresar los datos en su sitio web. El archivo de Previred se genera como una de las planillas de Laudus, es decir, como si fuera a imprimir o hacer vista preliminar de este archivo. Para generar el archivo de Previred, vaya a la liquidacin que quiere generar (en la pantalla "Liquidaciones" del men de Personal"), y elija la opcin "Previred" en el men contextual que se genera cuando quiere imprimir:

lepreguntar dnde quiere guardar el archivo. Guarde el archivo en una carpeta de su disco duro, y recuerde dnde est para llevarlo al sitio web de Previred. A continuacin Laudus le permitir enviarlo por correo electrnico. Si usted hace uso del sitio web de Previred, este ltimo paso no es necesario. Por ltimo, acceda la sitio web de Previred, regstrese con su nombre de usuario y contrasea, elija agregar nmina, escoja formato electrnico, y obtendr la siguiente pantalla:

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DAS FESTIVOS

En esta pantalla se ingresa todos los das festivos tanto los comunes es chile y el mundo. Con esto ingresado nos permite determinar los das de vacaciones, por ejemplo.

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CONTABILIDAD

A travs del men de Contabilidad podr revisar la parte contable de Laudus, as como aadir nuevos comprobantes, ver Libros Contables, o realizar ciertos procesos (como el cierre de la contabilidad).

PLAN DE CUENTAS
Una de las primeras tareas que se acomete cuando se crea una empresa es introducir un plan de cuentas. En esta pantalla slo se especifica el nmero y nombre de las cuentas. Para especificar qu de qu tipo es cada cuenta, se hace en la pantalla de cuentas tipo. Los grupos y subgrupos de cuentas tienen la imagen de la carpeta , y las cuentas finales

tienen el icono de cuenta . Para establecer el nmero de dgitos de las cuentas de su plan, hgalo en la configuracin de la empresa.

Se pueden cambiar los nmeros de las cuentas. Laudus cambiar todas las referencias a esa cuenta para que no varen los comprobantes. Este proceso es inmediato, no hace falta recalcular nada. Lo que no se puede hacer es borrar cuentas que ya tienen movimientos.

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CUENTAS TIPO
En esta pantalla se especfica de qu tipo son las cuentas. De esta forma, por ejemplo, al decir que el grupo "1" es el Activo, ya se sabe que todas las cuentas que comiencen por el nmero "1" son de activo. As no hace falta repetir en todas al agregar todas las cuentas si son de Activo, Pasivo,...

A la izquierda estn todos los tipos de cuentas que Laudus necesita saber. En la columna del centro el usuario tiene que introducir el nmero de cuenta. Para buscar una cuenta, pulse "CtrlB" y saldr la pantalla de bsqueda. Muchas de estas cuentas las necesita Laudus para hacer la centralizacin automtica. Por ejemplo, la cuenta "Clientes (cuenta genrica)" es la cuenta que se utiliza para centralizar las facturas de ventas en caso de que el cliente de la factura no tenga asignada una cuenta contable.

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COMPROBANTES

Laudus genera la mayora de la contabilidad automticamente (facturas de ventas, facturas de compras, honorarios, cobros y pagos). En la pantalla de comprobantes se puede introducir cualquier otro comprobante. Al ver los comprobantes, aquellos comprobantes que se hayan generado automticamente por Laudus no se pueden modificar (hay que modificar directamente la transaccin que gener el comprobante). De esta manera se asegura la integridad de los datos. Tampoco se pueden modificar comprobantes de perodos que se hayan cerrado.

Nmero: el correlativo nico del comprobante. Lo genera Laudus y no se puede modificar. Para empezar en un correlativo (por ejemplo si crea una empresa, y quiere que el primer correlativo sea el 12.789 que es por donde va su empresa hoy da), puede hacerlo en la pantalla de mantenimiento de correlativos. Fecha: la fecha del comprobante. Tipo: el tipo de comprobante, Ingreso, Egreso o Traspaso. Para cada tipo se genera un correlativo particular que se muestra en la casilla de al lado. Aprobado:si el comprobante est aprobado o no. Esta casilla slo est disponible para aquellos usuarios que tienen permiso para aprobar comprobantes. Para ver cmo se establecen los premisos de grupos de usuarios, consulte en Grupos de usuarios. Al aprobar un comprobante, se pone automticamente el usuario que aprob el comprobante.

Apuntes o lneas: son todos los movimientos del comprobante. No hay lmite en los movimientos que puede tener cada comprobante.

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Cuenta: la cuenta contable. Pulse "Ctrl-B" para buscar la cuenta. La cuenta es lo primero que se pregunta cuando se aade un movimiento. Nombre: El nombre de la cuenta, lo pone Laudus. Concepto: el concepto del movimiento. Una breve descripcin de hasta 35 caracteres. Debe y Haber: las cantidades del movimiento. Cada vez que se aade un nuevo apunte, Laudus cuadra el asiento contable. Si el asiento est descuadrado porque ha hecho algunos cambios y quiere cuadrarlo, pulse la letra "C" (de Cuadrar) mientras est en la casilla de Debe o Haber. Cuando un asiento est descuadrado, se pone abajo a la derecha en rojo la cantidad del descuadre, y Laudus no permite guardar el asiento. NO se pueden guardar comprobantes descuadrados. Centro de Costo: si quiere asignar este movimiento a un centro de costes, hgalo aqu. As podr obtener balances y cuentas de resultados segn centros de costes. Rut y nombre: mostrara si la cuenta est asociada a un rut como por ejemplo proveedores. Laudus colocara el nombre asociado al Rut. Documento: si la cuenta contable est asociada a un documento como por ejemplo cheques por pagar

o o

. De esta forma se ahorrar muchas Si quiere replicar algn asiento contable pulse el botn pulsaciones, ya que Laudus copia el asiento actual con todos sus movimientos pero con nueva fecha de hoy.

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DIARIO

Si quiere obtener un Diario en formato clsico (impreso), hgalo en la pantalla de informes. Esta pantalla muestra el Diario por cuenta y entre unas fechas establecidas, para que pueda hacer consultas rpidas. Para una mejor lectura visual, cada comprobante se separa por colores.

[ A m b e

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MAYOR

La pantalla del mayor es de las ms utilizadas en las consultas contables. Por ello se ha trabajado para que sea rpida y efectiva. Por defecto, se muestran todas las cuentas a la izquierda. Si quiere hacer algn filtro, pngalo en la casilla de arriba a la izquierda "Cuenta". Tal y como se muestra en la imagen, se mostrarn slo aquellas cuentas que satisfacen la bsqueda. Si slo hay una cuenta que satisfaga la condicin de bsqueda, Laudus mostrar su Mayor en la cuadrcula de resultados.

La columna es para que pueda marcar los movimientos para hacer diversos tipos de comprobaciones. Estas marcas son temporales, no se guardan entre mayores de la misma cuenta. Tambin puede especificar un rango de fechas para el mayor, as como si quiere agrupar los movimientos por das, meses o aos. La opcin por defecto es mostrar los resultados sin agrupar. Recuerde que Laudus no parte los datos de la empresa por aos, es decir, se trabaja con toda la informacin de su empresa en lnea. La rapidez y el diseo de Laudus hacen que sea posible tener toda la informacin disponible siempre. De esta forma podr ver la evolucin histrica de todas sus cuentas en los ltimos aos sin problemas. Cuando muestra el mayor sin agrupar, puede pulsar en el botn de "Ver comprobantes" para desplegar una cuadrcula aparte con cada comprobante, tal y como se muestra en la siguiente imagen:

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y as podr ver el comprobante del que proviene el movimiento. Adicionalmente, puede hacer doble click en cada movimiento y saldr la pantalla de la transaccin que gener ese comprobante. Por ejemplo, si hace doble click en un movimiento de pago de una factura de compras, se obtiene la pantalla del pago que gener ese comprobante. De esta forma puede modificar la informacin del pago, y se reflejar inmediatamente en el mayor. Otro ejemplo puede ser si est analizando el mayor del "IVA Crdito fiscal", si hace doble click en cualquier movimiento saldr la pantalla de la factura de compras que gener esa informacin. Si no hay ninguna transaccin por detrs del movimiento contable, es decir proviene de un comprobante introducido a mano, se obtendr la pantalla con el comprobante. Adems la cuenta elegida podr ser graficada. Por ejemplo podemos graficar una cuenta de gasto y ver la fluctuacin en cierto periodo.

Como siempre, si quiere tener el mayor en Excel, pulse el botn

de la barra de herramientas.

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BALANCES

El Balance es el resultado final de la contabilidad, el estado de nuestra empresa reflejado contablemente. En esta pantalla podemos obtener Balances de Sumas y Saldos, Balances de Situacin o Financieros, Cuentas de Resultados, y el Balance Tributario de 8 columnas.

Cada vez que pulsa un diferente tipo de balance, se muestra la informacin a la derecha, en la cuadrcula de resultados. Las opciones disponibles son:

Tipos de Balance: como ya se ha dicho son: o Balance de Sumas y Saldos: un listado con todas las cuentas con su saldo acumulado de movimientos del Debe, del Haber, y el saldo deudor o acreedor de la cuenta. Balance Clasificado: slo se muestran las cuentas de Activo y Pasivo, y su saldo. Laudus hace una regularizacin (enfrenta ingresos contra egresos), para mostrar slo la utilidad positiva o negativa; esta regularizacin se hace "por debajo" y no queda grabada en la contabilidad, es para poder mostrar este balance. Cuenta de Resultados: Laudus muestra slo las cuentas de Gastos e Ingresos, y el resultado. El resultado se muestra en la cuenta que el usuario ha especificado en la pantalla de cuentas tipo, dependiendo si es positivo o negativo. Este resultado slo se muestra, no se almacena en la cuenta.

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Balance Tributario de 8 columnas: el balance tributario clsico. Laudus elabora las 8 columnas, y muestra las ltimas filas con los totales y el resultado positivo o negativo que equilibra el Balance. Desde aqu mismo se puede imprimir.

Mostrar Niveles: elija qu niveles de cuentas quiere mostrar en los balances. Laudus muestra tantos niveles como dgitos de cuenta contable ha definido en la configuracin de la empresa. Periodo: el perodo hasta donde quiere obtener el Balance. Por la propia naturaleza de un balance, es mucho ms importante la fecha "Hasta" que la fecha "Desde", ya que como muestra la situacin patrimonial de la empresa da igual si comenzamos desde 1990 o desde 2002, que el resultado es el mismo. Centro de Costo: especifique el centro de costo para el que se quiere obtener el Balance. Es til sobre todos para cuentas de resultados por centros de costos Mostrar porcentajes: si desea que Laudus muestra el porcentaje que cada cuenta representa sobre el total (cada cuenta de Activo sobre el total del Activo, y as sucesivamente). Mostrar Balance comparativo: si marca esta casilla, se muestra un balance comparativo con el mismo perodo del ao anterior. Es decir si la fecha "Hasta" es 1006-2004, se mostrar el balance hasta el 10 de Junio del ao 2004, y en la columna de al lado la cifra correspondiente al 10-06-2003. en la ltima columna se muestra el porcentaje de variacin entre los dos balances. Mostrar cuentas con saldo cero: por defecto, las cuentas con saldo cero no se muestran. Si quiere ver todas las cuentas, seleccione esta casilla. Si desea solo mostrar aquellas cuentas que quedaron con saldo cero. Seleccione la casilla Mostrar cuentas solo con movimiento

Grafico: esta casilla seleccionada.

permite visualizar un grafico de lneas referente a la cuenta

Al hacer un doble click sobre cualquier cuenta, se muestra en una pantalla aparte el mayor de esa cuenta en concreto. Se pueden tener abiertos cuantos mayores se desee.

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CONCILIACIN BANCARIA
La conciliacin bancaria es la comparacin de la informacin del mayor contable y la Cartola Bancaria.

Esta pantalla se desglosa de la siguiente manera: Banco:Banco en que se realizara la conciliacin. Los bancos que se enlistan son aquellos que han sido creados en Bancos y Lugares de Depsito Cartola:numero de Cartola con la cual se est comparando el mayor contable Ao: ao de la conciliacin De - A: tramo de fecha en que se realiza la conciliacin. Al ingresar este rango automticamente se despliega en la pestaa Mayor, los movimientos contables asociados.

Conciliar: al presionar el botn

genera automticamente este proceso

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Saldo Inicial: en esta casilla se ingresa el saldo inicial de la Cartola. Movimientos: aqu se ingresa el detalle de los movimientos de la Cartola. Pestaa de Mayor: en esta cuadricula muestra los movimientos de la contabilidad en el rango de fecha

Los movimientosque se destacan en rosado son aquellos que no se encuentran en el mayor o Cartola respectivamente. El color rojo indica el motivo del por qu no concilia, por ejemplo que el numero de un cheque sea diferente, destacara el numero de documento. Para Parametrizacin de la conciliacin en sus ingresos y gastos vaya a Compras Bancos y lugares de depsito.

UTILIDADES DE CONTABILIDAD
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En estas pantallas se encuentran algunas utilidades para el proceso de contabilidad.

GENERAR CONTABILIDAD

En esta pantalla puede generar toda la centralizacin de nuevo. Se pueden volver a centralizar los comprobantes que provienen de Facturas de Ventas, Facturas de Compras, Cobros y Pagos. Si tiene muchos movimientos, puede que el proceso demore (depende de la capacidad y velocidad de su computador). Adems se puede escoger un rango de fecha para general la centralizacin.

CIERRE DEL EJERCICIO

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Utilice esta pantalla para cerrar el ejercicio, o borrar cierres hechos con anterioridad. Al cerrar un ejercicio, no se permite introducir ni modificar los comprobantes. Se muestran todos los cierres que se han efectuado, con su fecha, y los comprobantes que se generaron automticamente en el cierre. Podr aadir nuevos cierres, o borrar alguno ya hecho. al borrar un cierre, se revierten todos los comprobantes de cierre, y es como si el cierre nunca se hubiera hecho.

Si va a crear un nuevo cierre, Laudus le mostrar un asistente para guiarle por todos los pasos de cierre del ejercicio, e ir creando los comprobantes de cierre automticamente por usted, de tal forma que se ahorre el trabajo de tener que hacer los comprobantes a mano.

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El asistente le informa paso a paso de los procesos que est efectuando. En cualquier momento puede cancelar el proceso, y nada se habr realizado. Incluso aunque cierre la contabilidad y piense que se ha equivocado, se puede revertir el cierre sin problemas. En la siguiente pantalla, por ejemplo, se muestra el paso en el que se hace la regularizacin de egresos e ingresos (se enfrentan ambos y se obtiene el saldo con la utilidad o prdida).

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En todos los pasos se puede marcar si se quiere incluir el comprobante propuesto o no en el cierre. De esta forma, puede incluir slo unos comprobantes de los que Laudus le propone. Esto es til porque muchas veces se cierra parte de la contabilidad a mano, y despus se acude a este asistente para realizar el resto del trabajo, y as poder bloquear la contabilidad hasta una fecha dada.

AVANZAR CORRELATIVO

Esta pantalla permite avanzar los correlativos de los comprobantes para poder ingresar con los nmeros que tiene la empresa.

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REENUMERAR CORRELATIVOS

Esta pantalla nos permite hacer un ordenamiento de los correlativos existentes en el sistema.

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HERRAMIENTAS

Este es el men a donde se accede a las herramientas de consulta y anlisis de Laudus, el mantenimiento de la seguridad del sistema, as como a la definicin de impresos y configuracin de opciones. Es el men ms utilizado por el gestor de la empresa, la informacin no sirve prcticamente de nada sin herramientas para analizarla y obtener informes y estadsticas precisos y oportunos.

CONTROL DE FACTURAS

La pantalla de Control de Facturas de ventas est diseada para que tenga una vista rpida del estado de sus facturas o boletas. Se compone de cuatro pginas. En todas ellas se detallan las facturas del detalle, y un total abajo con la cifra de facturas, el porcentaje del total, y la suma del total:

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Por vencer: facturas emitidas y que todava no han vencido. Puede saber as cunto dinero tiene en circulacin por deudas comerciales todava no vencidas. Morosos: facturas que ya han vencido y que todava no han sido canceladas en su totalidad. Se muestra cada factura, cundo venci, el total de la factura, cunto ha pagado el cliente, y cunto est pendiente de cobrar. Con saldo pendiente: facturas vencidas o no vencidas con saldo pendiente de cancelar. El saldo vivo total de deuda de los clientes. Incluye las facturas que estn por vencer, y las facturas morosas. Por depositar: facturas de las que ya se han recibido documentos (cheque a fecha, por ejemplo), y que todava no se han depositado en el banco.

CONTROL DE PEDIDOS DE VENTAS

Esta pantalla est diseada para funcionar principalmente en la bodega de la empresa, donde se puede tener un terminal que muestre los pedidos de ventas que todava no se han despachado. De cada pedido se muestra abajo los productos que forman parte del mismo, para que as se puedan formar los paquetes para enviar con las guas y/o facturas. Se puede determinar el intervalo de minutos en el que se refrescar la informacin de los pedidos pendientes. As, si en la oficina de ventas se reciben nuevos pedidos, se irn mostrando paulatinamente. Tambin se muestran los pedidos que ya estn retrasados, para as poderles dar prioridad. La cantidad entregada que se muestra en cada producto es una cifra que calcula Laudus en funcin de las guas de despacho o facturas emitidas con relacin a este pedido. Adems muestra un resumen de los productos pendientes de entregar para un mayor control del stock disponible para la entrega Para que un pedido desaparezca de la pantalla, se tiene que dar como entregado en la pantalla de pedidos.

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CONTROL DE EXISTENCIAS
Esta es una de las pantallas ms importantes para empresas distribuidoras o productoras. Muestra una historia detallada de todos los movimientos de stock de un producto determinado.

Producto: escoja el producto del cual quiere obtener la historia de todos sus movimientos Incluir discontinuados: si desea que se muestren todos los productos, incluyendo aquellos que ya estn discontinuados, en la casilla desplegable de productos.

Fecha: permite seleccionar hasta el rango de fecha solicitada. Bodega: permite filtrar todos los movimientos de una bodega determinada.

Grfico: para obtener un grfico de la evolucin del stock, valor total del stock,... Valoracin: permite establecer el mtodo de valoracin del stock: FIFO, LIFO, o Precio Medio Ponderado. Laudus permite establecer el mtodo de valoracin en tiempo real, es decir, no hay que definir de antemano el mtodo de valoracin de stock. Al cambiar el mtodo de valoracin de stock, se recalculan todas las cantidades en el instante.

Calcular Transformaciones: permite segn el mtodo de valorizacin calcular el valor de los inputs. Cuadrcula de resultados: se muestra una fila por cada movimiento del producto, tanto de entrada como de salida, o de inventario. o Fecha: la fecha del movimiento, es decir, cundo sali el producto, o cundo entr, o cundo se hizo el inventario. Concepto: el documento o proceso productivo que gener el movimiento. Los posibles movimientos de salidas y entradas son los siguientes:

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Se registran como salidas: Las ventas por facturas o boletas (en negro) Los despachos por guas de despacho (en negro) Las mermas (introducidas como salidas de bodega ) (en caf) Las transformaciones de productos que resulten en un output de este producto (en verde)

Se registran como entradas: Las guas de despacho de compras (en azul) Las facturas de compras cuando se han especificado productos (en azul) Los pedidos de materia introducidos en la pantalla de pedidos de insumos. (en azul) Las transformaciones de productos que precisen en un input de este producto (en verde)

Los inventarios se muestran en color rojo, y no es una salida ni una entrada, simplemente se dice la cantidad de producto que hay en un momento dado, lo que puede generar una diferencia positiva o negativa.

Cantidad: la cantidad de producto que entra o sale. Cuando es un inventario, es la cantidad inventariada. Laudus muestra como ttulo de la columna la unidad de medida de este producto. Coste unitario: el coste unitario de las unidades que entraron o salieron. Coste total: el coste total de las unidades que entraron o salieron, es decir, el coste unitario x cantidad Stock: el stock que queda del producto en ese momento. Diferencia: muestra las diferencias de stock. Slo hay cifras cuando hay inventarios (mostrados en color rojo). Es la diferencia entre lo que debera haber, y lo que realmente hay en stock.

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o o

Valor unitario: valor unitario del stock que queda, segn el mtodo de valoracin escogido. Valor total: el valor total del stock, valor unitario x cantidad, valorado segn el mtodo de valoracin escogido.

Bodega: nombre de la bodega en que se genero el movimiento

Estas lneas solo aparecen cuando son salidas de productos originados por facturas, guas de despacho y notas de crdito.

Precio con descuento: muestra el precio unitario de venta incluido el descuento otorgado

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Margen: muestra el margen de la venta valorado de forma unitaria

Margen en porcentaje: muestra el margen en forma porcentual.

CONTROL DE TESORERA

La pantalla de control de tesorera muestra todos los cobros y pagos comprometidos, y as obtenemos el saldo de tesorera previsto. Por supuesto, es slo una ayuda para planificar la tesorera y permitir un control de la misma, ya que el saldo sera cierto en tanto en cuanto todos los cobros se realizasen en la fecha prevista, y todos los pagos se hiciesen segn estn comprometidos. Los cobros se muestran en negro, y los pagos en rojo. Tanto para pagos como para cobros, si hay cheques emitidos a fecha, se toma la fecha de stos, y si no, se toma le fecha de vencimiento de la factura de compras o ventas (o de la boleta de honorarios, o de cualquier otro documento de compras y ventas). Tanto cobros como pagos tienen pantallas independientes para un mayor anlisis. Por lo tanto, si por ejemplo se han firmado 4 cheques a fecha para pagar una factura de una mquina que hemos comprado, se generan 4 filas, una en cada fecha de cada cheque. Si, por ejemplo, hemos recibido 2 cheques por una venta, y estos cheques no cubren el valor de la factura, se generan 3 lneas: una por cada cheque, y otra por el saldo por cancelar a la fecha de vencimiento de la factura.

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Las columnas de la pantalla son: Emisin: la fecha de emisin del documento de venta o compra. Vencimiento: la fecha de vencimiento del documento de venta o compra. Concepto: documento compra, la facturas de el concepto de la venta o compra. Si es una venta, se pone el tipo de de venta (factura, boleta, nota de crdito, nota de dbito), si es una descripcin de lo que se compr segn se ha ingresado en la pantalla de compras

Proveedor / Cliente: el nombre del proveedor (compras) o cliente (ventas). Documento: el nmero del documento de compras o ventas, es decir, la factura de venta, boleta de compra, boleta de honorarios, nota de crdito de ventas, ... Total: el total que figura en el documento de venta o compra, que puede ser diferente del pago o cobro (porque se cancele parcialmente). Los totales de las facturas incluyen los impuestos (tanto si son de compras como de ventas), y los de de las boletas de honorarios no incluyen los impuestos (ya que la deuda directa con el prestador del servicio es por el neto sin impuestos). Fecha: la fecha del pago o cobro. Es la fecha del cheque a fecha, o de vencimiento de la factura si no hay cheques. Pago / Cobro: el pago o cobro que se va ha realizar. Puede no ser igual al total de la factura porque se haga un pago parcial de la misma Saldo: el saldo que quedara de tesorera, a favor o en contra.

Para hacer ms preciso este estado de tesorera, lo mejor es llevarlo a Excel haciendo click en el botn de la barra de herramientas, e insertar aquellos cobros y pagos previstos que estn fuera, tales como sueldos a pagar o liquidaciones de impuestos e imposiciones.

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CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

Esta pantalla presenta la informacin resumen de Activos Fijos, segn como se introdujo en la pantalla de Activos Fijos. Los activos se muestran en filas, y los aos en columnas. Se dan los valores hasta el final de la vida til del activo.

Para cada activo se da la siguiente informacin: Depreciacin anual: la prdida de valor anual del activo. Esta cifra depende del mtodo de depreciacin escogido para cada activo. Este valor es el que debe figurar en la cuenta de gastos anual por el mismo concepto, y no lleva asociado correccin monetaria (ya que la depreciacin se calcula sobre el monto del activo que ya ha sido corregido monetariamente). Depreciacin acumulada: la suma de todas las depreciaciones de ejercicios anteriores, incluyendo la del ejercicio en curso. Esta cifra se corrige anualmente segn la inflacin. Correccin monetaria de la depreciacin acumulada: es la correccin monetaria anual que se aplica a la depreciacin acumulada del punto anterior. Las correcciones monetarias se calculan segn los valores ingresados en la configuracin general.

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Valor a final de ao: el valor del activo a final de ao en el balance. Incluye la correccin monetaria del activo en el ao. El valor autntico del activo sera ste valor a final de ao menos la depreciacin acumulada. Por eso, al final de la vida del activo, el valor es cero ya que el activo se depreci por completo. Correccin monetaria del valor a final de ao: la correccin monetaria anual del activo.

Esta informacin se puede filtrar por ubicacin de activos, por ao de adquisicin, o por cuenta contable, o los tres conceptos combinados (por ejemplo, mostrar todos los activos de la cuenta "Vehculos", comprados el ao 2002, y que estn en la casa matriz). Para obtener un informe clasificado por cuenta contables, con todas las cifras que deben ir en la contabilidad de final de ao, ver en la pantalla informes, en Contables\Activos Fijos\Resumen anual por cuenta contable.

MOVIMIENTO DIARIO

Esta pantalla se ha pensado para tener una visin resumida de la actividad de ventas del da. De esta forma se pueden detectar problemas diarios con poco esfuerzo.

Cotizaciones emitidas: detalle de cada cotizacin emitida en el da sealado. Pedidos Recibidos: todos los pedidos en firme que se han recibido en el da. Facturas emitidas: incluyendo todos los documentos de ventas, tales como Notas de Crdito, etc. Facturas emitidas, detalle: las facturas emitidas, pero con el detalle de todos los productos y sus precios y descuentos. Facturas vencidas: qu facturas han vencido hoy.

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Facturas canceladas: cules fueron canceladas (tomando como canceladas tambin las documentadas, aunque no se haya depositado el cheque). Es til comprar esta estadstica con la anterior, para ver cul de las facturas que han vencido hoy todava no est cancelada. Cobros a depositar: qu cheques, letras, etc. de clientes haba que depositar hoy. Se incluye una marca que indica si efectivamente se depositaron o no, de tal forma que se pueda ver rpidamente si algn documento no se deposit. Ventas por producto: resumen de todos los productos vendidos hoy, ordenados segn el volumen de ventas. Ventas por familia de producto: resumen de las ventas en el dia sealado, agrupados por la familia de producto. Ventas por vendedor, Ventas por sucursal: resumen segn estos conceptos. Comprobantes manuales: son los comprobantes ingresados hoy a mano, es decir, que no los ha generado el software automticamente en procesos de centralizacin automtica. Se incluyen los comprobantes nuevos hechos hoy, as como los que se han modificado hoy. De esta forma se puede revisar qu se hizo y modific contablemente, para poder advertir y analizar diferencias contables.

RESUMEN MENSUAL

Esta pantalla permite tener una consulta rpida y grfica de las ventas de la empresa

Esta informacin se filtra hasta el mes seleccionado y muestra las ventas por:

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Meses Productos Familia de clientes Familia de productos Vendedor Sucursal

Si se presiona el botn de grfico se podr visualizar la informacin como por ejemplo ver las ventas asociadas a los vendedores.

TRAZADO DE NUMERO DE SERIE

En esta pantalla podemos hacer el seguimiento de los nmeros de series de los productos desde que factura se compro hasta la venta del mismo

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Nos permite visualizar en la bsqueda todos los nmeros de serie ingresados por ventas compras y las facturas que los originaron. Esto presionando el botn .

TRAZADO DE LOTES

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Esta pantalla muestra los lotes que fueron creados y que movimientos han tenido tanto en compras como en ventas.

ENVIAR MENSAJES
Con el asistente para enviar mensajes podr enviar un correo electrnico personalizado a todos sus clientes o proveedores. Es una poderosa herramienta de marketing, y que le permite mantener un contacto ms estrecho con sus clientes. Si se maneja con cuidado (intentando no enviar con una frecuencia excesiva), la recepcin es buena ya que son correos personalizados, con el nombre de cada cliente en cada mensaje; es decir, si tiene 1.000 clientes no se enva un correo a 1.000 destinatarios, sino que se envan 1.000 mensajes diferentes, uno a cada destinatario. El asistente consta de los siguientes pasos: Seleccin de destinatarios del mensaje: primero se especifica si se quieren clientes o proveedores, y despus se puede ir marcando de a uno. Las direccione de correo electrnico que figuran en rojo es porque no se han evaluado como direcciones vlidas. Por ltimo, como se muestra en el grfico, se puede establecer un filtro sobre los clientes o proveedores.

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Establecer las opciones de envo: se pueden escoger diversas opciones para determinar cundo y cmo se har el envo:

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Enviar ms tarde: si se desea que los mensajes no se enven inmediatamente. Se puede especificar la hora a la que se quiere que se enven los mensajes. Esta opcin es slo til si va a enviar muchos mensajes a travs de una conexin "dial-up", es decir, sin banda ancha. De esta forma se puede aprovechar de enviar los mensajes en una hora con tarifas telefnicas ms econmicas, y cuando no se bloquee la lnea. Si dispone de algn tipo de banda ancha, esta opcin no tiene sentido.

Esperar confirmacin al enviar: si desea que se espere confirmacin del servidor que el mensaje le ha llegado bien. Esto no significa que el mensaje ha llegado al destinatario, sino que le ha llegado al servidor que se encarga de enviar los mensajes (el servidor SMTP).

Enviar mensaje utilizando: o Mi Programa de Correo electrnico (Outlook, Eudora,):si los mensajes se envan a travs de su programa de correo electrnico (Outlook, Eudora, Thunderbird,...) mediante MAPI. Laudus (permite enviar mensajes HTML incrustados): si los mensajes se envan mediante Laudus.

Es aconsejable dejar que Laudus se encargue del envo por dos razones: Si se envan a travs de su programa, se inundar su casilla de correo saliente con todos los mensajes de salida (si son pocos mensajes no hay problema). Si se envan a travs de su programa de email, no se pueden enviar

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mensajes HTML, es decir slo se podrn enviar mensajes tipo texto, que son menos atractivos. Servidor SMTP: aqu se configura el correo saliente desde donde Laudus realizara el envi de mensajes Requiere autentificacin: Usuario: Contrasea: Email desde: Reiniciar Servidor: Reiniciar sesin cada: X mensajes: Esperar X segundos entre sesiones: Esperar X segundos entre mensajes:

Redactar el mensaje: se muestra la pantalla donde especifica cmo es el mensaje:

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Asunto: escriba el asunto del mensaje Archivos Adjuntos: puede especificar varios archivos que se enviarn adjuntos al mensaje. Tenga cuidado con el tamao de los archivos si se va a enviar a muchos clientes, porque puede que stos tengan conexiones lentas a Internet y les moleste el recibir archivos muy grandes de propaganda. Mensaje: escriba el mensaje. Para personalizar el mensaje, escriba las caractersticas del cliente/proveedor entre los signos < y >, como se muestra en el ejemplo. Por ejemplo, puede utilizar las caractersticas: nombre, raznSocial, RUT, direccin, comuna, ciudad, regin, telfono, email, fax, direccinFacturacin, comunaFacturacin, ciudadFacturacin, giro, descuento, o plazoPago.

Una de las caractersticas ms atractivas de enviar mensajes, es poder enviar mensajes HTML (como se muestra en el ejemplo del grfico a continuacin), es decir, mensajes cuyo contenido sea una pgina Web, con sus colores, tipos de letra, tablas, grficos,... De esta forma, el mensaje recibido es ms atractivo y tiene ms impacto.

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Laudus identifica automticamente que un mensaje es HTML, y lo enva como tal. Adems, si hay imgenes en el mensaje, las detecta y las enva incrustadas en el mensaje. De esta forma el destinatario recibe el mensaje con todas sus imgenes, sin necesidad de enviarlas como vnculos a imgenes en su sitio web (que es la forma ms comn de enviar imgenes, pero que tiene la desventaja de que el usuario puede cortar la conexin y no visualizar el mensaje con todas sus imgenes). Si enva mensajes HTML, debe intentar que el tamao del mensaje no exceda lo 50KB aproximadamente, contando con todas las imgenes, para que sea un mensaje liviano y fcil de bajar por los destinatarios. En 50KB hay suficiente espacio para un texto breve y alguna imagen adems del logo. Una vez que ha completado los 3 pasos, Laudus procesa los mensajes y los enva a su servidor SMTP que es quien se encarga del envo final a los destinatarios. Una vez que el servidor SMTP ha recibido todos los mensajes, Laudus queda libre para seguir trabajando (y el servidor se queda enviando todos los mensajes, reintentando cuando algn destinatario no est disponible,...).

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ALERTAS

En esta pantalla se podr manejar controles de ciertos manejos de la empresa como por ejemplo ventas, contabilidad, etc., (Saber, por ejemplo, que guas de despachos emitidas no han sido facturadas)

Esta pantalla se compone de:

Compras: muestra los controles asociados al men de Compras: o Guas de Despacho sin facturar: muestra el detalle de las guas de despacho de compras de las cuales no se ha recibido ninguna factura. o Notas de Crdito no asignadas: si alguna nota de crdito recibida no se ha asociado a una factura. o Facturas duplicadas: si una factura recibida se ha ingresado ms de una vez en Compras. Contabilidad: muestra controles asociados a los distintos mens asociados a Contabilidad: o Comprobantes descuadrados: muestra si algn comprobante esta descuadrado. o Comprobantes con cuentas no finales: muestra si algn comprobante est asociado a una cuenta contable que no sea una imputable. o Comprobantes con cantidades en cero: muestra si algn comprobante tiene alguna cuenta con ambos (tanto debe como haber) con ceros.

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Cobros no contabilizados: muestra si algn Cobro no ha generado su comprobante. o Compras no contabilizadas: muestra si alguna Compra no ha generado su comprobante. o Pagos no contabilizados: muestra si algn Pago no ha generado su comprobante. o Ventas no contabilizadas: muestra si algn documento de ventas no ha generado su comprobante. Stock: muestra controles asociados a los productos: o Stocks negativos: muestra si algn producto est con saldo negativo. Ventas: Muestra controles asociados con el men de Ventas: o Guas no marcadas como imprimidas: muestra si alguno de estos documentos no ha sido impreso. o Facturas no marcadas como imprimidas: muestra si alguno de estos documentos no ha sido impreso. o Facturas electrnicas sin respuesta: muestra las facturas de las cuales no se han recibido respuestas de aceptacin de los clientes. o Guas sin facturar: muestra las guas de despacho emitidas y que aun no han sido facturadas. o Guas sin facturar con detalle: muestra las guas de despacho emitidas y no facturadas con el detalle de los productos asociados. o Guas sin facturar (solo parciales): muestra las guas de despacho emitidas que han sido facturadas parcialmente. o Notas de crdito no asignadas: muestra las notas de crdito que no han sido asignadas a una factura. o Notas de crdito son derecho a IVA: muestra las notas de crdito por devolucin emitidas fuera de plazo. o Facturas nulas el ltimo mes: muestra la cantidad de documentos nulos durante 30 das. o Pedidos entregados y no facturados: muestra los pedidos que han sido entregados con una gua y no han sido facturados. o Documentos con fechas corridas: muestra los documentos de ventas que vienen de fechas saltadas. o Cuentas corrientes descuadradas: muestra las cuentas corrientes de los clientes que estn descuadradas por algn valor. o

Para obtener la informacin de estas Alertas debemos seleccionar el control que deseamos y hacemos doble clic o presionar el botn

ESTADSTICAS
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La pantalla de estadsticas, junto con la de informes, es de las pantallas ms importantes desde el punto de vista del gestor. Le da la informacin necesaria para detectar tendencias, desviaciones, crecimiento, detectar problemas con ciertas lneas de productos o clientes, ...

Para obtener una estadstica, siga los tres pasos mostrados en la imagen: Seleccione la estadstica que quiere obtener de las estadsticas disponibles. 1. Establezca todas las opciones para la estadstica. Segn la estadstica que haya seleccionado en el primer paso, podr establecer unas opciones u otras. En la mayora de las estadsticas puede establecer el rango de fechas.

2. Haga click en el botn "Obtener Resultados" para que Laudus procese la estadstica y le muestre los resultados en la cuadrcula de resultados.

Opcionalmente puede obtener el grfico de la estadstica, seleccionando la casilla "Grfico". Podr elegir entre tres tipos de grficos, y seleccionar la serie para la cual quiere obtener el grfico. Estos grficos estn pensados para hacer un anlisis rpido visual de la estadstica, y no

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para ser parte de presentaciones elaboradas. Para hacer grficos ms elaborados, le recomendamos que enve la estadstica a Excel haciendo click en el botn de la barra de herramientas, y aproveche todas las caractersticas avanzadas de Excel para la elaboracin de grficos e informes. En las estadsticas por meses, las variaciones son con respecto al mismo mes del ao anterior. En el caso del ltimo mes de la estadstica, la variacin es por el mismo nmero de das transcurridos del mismo mes del ao anterior. Por ejemplo, si obtenemos las ventas por meses hasta el 22 de Mayo de 2003, la variacin del ltimo mes (Mayo-2003) es con respecto a los primeros 22 das de Mayo de 2002. Al igual, en las estadsticas por aos, las variaciones son con respecto al mismo nmero de das transcurridos del ao anterior. Cada usuario slo puede ver las estadsticas de aquellos mdulos para los que tiene acceso. Es este sentido, los permisos vienen ligados a: Estadsticas de Ventas: Pantalla de Facturas y Boletas o Estadsticas de Cotizaciones: Pantalla de Cotizaciones o Estadsticas de Pedidos de ventas: Pantalla de Pedidos o Estadsticas de Guas de Despacho de ventas: pantalla de Guas de Despacho. o Estadsticas de Servicio Tcnico: Pantalla de servicio tcnico o Estadsticas de Clientes: Pantalla de Clientes. Estadsticas de Cobros: pantalla de Cobros. Estadsticas de Compras: pantalla de Facturas de compras. Estadsticas de Stock: pantalla de Inventarios. Estadsticas de Procesos: pantalla de Procesos de produccin Estadsticas de Personal: pantalla de Liquidaciones.

Es decir, para poder acceder a las estadsticas mencionadas arriba, hace falta tener acceso a la pantalla especificada (los permisos se definen en la pantalla de grupos de usuarios).

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INFORMES

Los informes y las estadsticas son la base del anlisis del negocio. En esta pantalla se muestran los informes predefinidos, algunos de los cuales se pueden obtener desde diversas pantallas (por ejemplo, los informes de liquidaciones se pueden obtener desde la pantalla de liquidaciones).

Para cada informe a obtener, se muestran abajo las opciones del informe. En el ejemplo de la imagen, se pregunta la fecha para obtener los Certificados de Honorarios anuales. Una vez que se escoge el informe y se establecen las opciones, elija su destino en la barra de herramientas, o en los mens Archivo\Imprimir, Archivo\Vista preliminar, Archivo\Enviar a, Archivo\Guardar como. As, con un slo click podr enviar el informe por email en formato PDF o HTML, o imprimirlo.

LISTADOS
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La pantalla de listados permite obtener listados personalizados de los diferentes conceptos de datos. A modo de ejemplo, podr obtener un listado con el nombre, telfono y correo electrnico de todos los clientes de la ciudad "Buin", ordenados por email. O un listado de todos los empleados de menos de 30 aos, ordenado por RUT.

En la pantalla puede distinguir: Tablas, o conceptos de datos: es el listado de arriba a la izquierda, con todos los conceptos que puede interrogar (clientes, empleados, facturas, bodegas, ...) Opciones del listado: abajo a la izquierda puede determinar: Columnas: son las caractersticas que quiere mostrar de cada tabla. Por ejemplo, en el caso de los clientes, tenemos el nombre, comuna, RUT, ciudad, telfono, ... Filtro: puede establecer un filtro al listado. Al pulsar para filtrar el listado obtendr la siguiente pantalla:

En se slo Via

el ejemplo, filtrarn los clientes a aquellos de y

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Valparaso. Hay que tener cuidado, porque en el ejemplo se dice que se quiere obtener todos aquellos clientes cuya ciudad comience por "VIA", y "VIA MONTE" podra ser una ciudad incluida dentro del filtro. Puede establecer hasta 3 condiciones enlazadas. En la condicin puede poner maysculas o minsculas, da igual, ya que Laudus convierte todo internamente para que sea indiferente si usted tiene "Via", "VIA" o "via"; todas las formas valen. Orden: pude especificar cmo quiere que se ordenen los resultados del por orden ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a establecer dos formas de ordenarlo, por ejemplo, ordenar primero por todos aquellos clientes que pertenecen a la misma ciudad, ordenarlos por listado, y si es menor). Puede ciudad, y para comuna.

Una vez que ha establecido todas las caractersticas del listado, pulse el botn "Obtener listado" para obtener los resultados en la cuadrcula de la derecha.

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SEGURIDAD

A travs de este men podr cambiar la contrasea de usuario, modificar los usuarios y grupos, y ver el control de accesos de los usuarios al sistema. Los permisos se configuran a nivel de grupo. Cada empresa tiene diferentes usuarios, grupos y permisos. Al momento de crear una nueva empresa, puede importar los datos de usuarios de cualquier empresa para hacerlo ms sencillo. Los permisos de acceso se definen a nivel de grupo, por lo que todo usuario tiene que pertenecer a un grupo para poder tener acceso a la empresa. No se pueden establecer permisos para un slo usuario; esto es intencional, ya que as se fuerza a establecer una poltica global de accesos para la empresa. Es muy comn, que al dejar definir permisos de acceso por usuario, al final se definan todos los permisos de acceso para cada usuario en concreto, y es cuando el sistema es ms difcil de administrar. Si se necesita un permiso especial para un usuario, hay que crear el grupo especial; puede que al principio sea ms largo el proceso, pero al final es muy comn que ese permiso especial lo adopte algn otro usuario, o si el usuario deja de trabajar en la empresa lo adoptar el nuevo usuario (que desempee la labor del antiguo).

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CAMBIO DE CONTRASEA
Aqu permite al usuario cambiar la contrasea establecida, para que cada usuario maneje su contrasea en forma particular.

Us ua r io s

Cada usuario debe tener una cuenta de acceso a cada empresa. Por lo tanto, cada empresa tiene puede tener diferentes usuarios con diferentes permisos. Es importante que a esta pantalla slo tenga acceso el administrador del sistema. Cuando se crea una empresa nueva, slo se crea la cuenta de "Administrador", con la contrasea en blanco. Por ello, cuando ingrese la primera vez, cambie la contrasea y defina los usuarios y grupos de usuarios.

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Usuario: el nombre de usuario tal y como despus se pondr en la pantalla de acceso.

Nombre Completo: el nombre completo del usuario, y que figurar en los informes de acceso. Grupo: el grupo al que pertenece el usuario. Para que un usuario tenga acceso a la empresa, tiene que pertenecer a un grupo.

Restringir al vendedor: la informacin que mostrara el sistema se limitara a la asociada al vendedor que aparece en esta casilla

Restringir al Centro de Costo: la informacin que mostrara el sistema se limitara a la asociada al centro de costo que aparece en esta casilla

Usuario punto de venta: la informacin que mostrara el sistema ser la necesaria para un usuario de punto de venta.

Discontinuado: dentro del sistema un usuario no se debe borrar para que permanezca la historia de sus ingresos. Para que no aparezca mas se debe discontinuar. Contrasea y verificar contrasea: el administrador del sistema puede modificar aqu la contrasea de un usuario. Es til, por ejemplo, cuando el usuario ha olvidado su contrasea, para poder establecer una nueva y que as tenga acceso de nuevo al sistema. Las contraseas pueden estar formadas por dgitos y letras, y distinguen entre maysculas y minsculas (no es lo mismo "Jaime" que "JAIME").

Prximo cambio de contrasea: se puede establecer una fecha en la que el usuario va a estar obligado a cambiar la contrasea. Se suele utilizar esta opcin cuando se crea al usuario; se le asigna una contrasea estndar, y se le fuerza a que la cambie antes de una fecha dada.

Longitud mnima de su contrasea: la longitud mnima de la contrasea. Cuanto ms larga la contrasea, ms difcil de adivinar, pero tambin ms difcil de recordar. Un valor mnimo de al menos 4 caracteres es aconsejable.

Forzar cambio de contrasea cada: es parecido a la opcin de "Prximo cambio de contrasea", pero la diferencia es que obliga a un cambia de contrasea cada ciertos das (por ejemplo, cada mes). Aunque un sistema que obligue al cambio de la contrasea es ms seguro, tambin lo hace ms difcil de utilizar, y puede tener el efecto adverso, ya que los usuarios acabarn apuntando las contraseas en papel y el sistema ser menos seguro. No utilice esta opcin a no ser que sea estrictamente recomendable. Nmero de intentos antes del bloqueo: el nmero de veces que el usuario puede equivocarse al escribir su contrasea antes de que se le bloquee la cuenta. el valor ms tpico es 3. Si se equivoca ms veces, su cuenta queda bloqueada y no tiene acceso al sistema aunque vuelva a recordar la contrasea.

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Cuenta bloqueada: se marca cuando se ha bloqueado la cuenta de un usuario. Para desbloquear la cuenta, hay que quitar la marca a esta casilla. Por esto es muy importante que a esta pantalla slo tenga acceso el administrador del sistema, ya que puede bloquear y desbloquear cuentas.

Restringir a las IP: permite restringir el acceso al sistema a ciertas IP cuando se accede de forma remota.

Facturacin Electrnica: aqu se asigna si el usuario tiene permisos de emitir facturacin electrnica (solo esto se asigna si la empresa est habilitada para emitir DTE): o o o o o o o RUT: Cedula de identidad del usuario autorizado ante el SII. Email: Casilla de correo del usuario. Comprobar respuestas ventas: si el usuario tiene los permisos para comprobar las respuestas de los clientes por los DTE emitidos. Comprobar compras: si el usuario tiene los permisos para comprobar si existen DTE recibidos. Permitir firmar factoring: si el usuario est autorizado para firmar la cesin de facturas a un tercero. Actualizar certificado PFX: aqu se carga el certificado que contiene la clave privada. Actualizar certificado X.509: aqu se carga el certificado que contiene la clave pblica.

Gr u po s

Los grupos de usuarios es donde se definen los permisos de acceso a las diferentes opciones de Laudus. Se pueden definir permisos de lectura, o lectura y escritura, para cada tem. De esta forma se puede personalizar la aplicacin para cada rea de usuarios (contabilidad, personal, produccin,...).

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Grupo: el nombre del grupo.

Permisos: vaya estableciendo todos los permisos de lectura, escritura, modificar y borrar para todas las pantallas de Laudus, y otras opciones (como aprobar rdenes de compra). Cuando un usuario tiene permiso de lectura pero no de escritura, se le permite el acceso a la pantalla pero no se le deja modificar ningn concepto. Al denegar el permiso de acceso a una pantalla, sta desaparece del sistema de mens para este grupo de usuarios. Usuarios: se muestran los usuarios que pertenecen a este grupo. Para asignar un grupo a un usuario, debe hacerlo desde la pantalla de usuarios

MANTENIMIENTO
Aqu se genera los mantenimientos de los correlativos de los documentos.

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CORRELATIVOS
Esta pantalla nos permite controlar los correlativos.

Correlativo de ...: puede cambiar los correlativos de o o o o Cotizaciones Pedidos de Ventas Guas de Despacho de Ventas Facturas de Ventas

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o o o o o o o

Boletas de Ventas Notas de Crdito de Ventas Notas de Dbito de Ventas rdenes de compra Asientos del Diario Comprobantes de Ingreso Comprobantes de Egreso Comprobantes de Traspaso

Valor actual: es el valor del ltimo correlativo en este momento. Valor nuevo: es el nuevo valor que tendr el ltimo correlativo. Esto quiere decir que el siguiente correlativo que se asignar ser "Valor nuevo" + 1 Avanzar correlativos:En esta pantalla podr cambiar los correlativos que Laudus genera automticamente. Este proceso es til, por ejemplo, al principio cuando su empresa va por el correlativo 4.500 de cotizaciones y no desea introducir las 4.500 cotizaciones en el sistema. En este caso el usuario le dice a Laudus que comience en el nmero 4.501 Slo se pueden aumentar los correlativos, no disminuir. Esta precaucin es evidente para garantizar la integridad de los correlativos.

Reasignar correlativos: esta pantalla nos permite ordenar todos los correlativos asociados al sistema.

Generar correlativos: nos permite crear correlativos dentro del sistema. Asignar a sucursal: nos permite asignar correlativos a las distintas sucursales.

AGRUPAR 201

Nos permite unificar movimientos de los siguientes conceptos:

Cuentas Productos Clientes

DESBLOQUEAR GUAS O FACTURAS

Nos permite desbloquear modificaciones.

las

guas

facturas

que

ya

estn impresas

para

algunas

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DEFINIR IMPRESOS

En esta pantalla puede definir los formatos para facturas, boletas, notas de crdito, notas de dbito, cotizaciones a clientes, y rdenes de compra a proveedores.

Escoger impresos personalizados: los impresos se ha tenido que personalizar antes en la etapa de implementacin de Laudus en su empresa. En la pantalla aparecern unos botones para escoger el impreso personalizado.

Tambin podr cambiar este impreso haciendo click en el botn para abrir el diseador de informes, donde podr modificar tipos de letra, colores, localizacin de los elementos, aadir nuevas lneas, cajas, ... En el grfico que se muestra a continuacin se muestra una de las cotizaciones diseadas para la empresa de muestra suministrada con Laudus, la Panificadora Santa Marta (que est en la carpeta Ejemplos dentro de la carpeta donde instal Laudus, que suele ser C:\Archivos de Programa\Laudus).

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DEFINIR CONCEPTOS PERSONALIZADOS

Los conceptos personalizados son caractersticas propias que se pueden definir para Clientes, Productos, Empleados, etc.,. Por ejemplo, podemos querer hacer una clasificacin de los clientes y otorgarles una nota interna en funcin de su comportamiento (devoluciones, problemas generados,...). Como Laudus no tiene esta caracterstica definida, nosotros la aadimos como un concepto numrico, de un carcter de longitud (nota de 0 a 9). Otro ejemplo sera definir el tamao del embalaje de los productos. As podramos tener en la ficha del producto el tamao final, sin tener que ir a buscarlo en otro sitio a la hora de hacer envos.

Al aadir este concepto personalizado nos aparece en la pgina de "Personalizado" de clientes, productos, empleados, etc.,.

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Para aadir un concepto personalizado es necesario que nadie est accediendo a las distintas pantallas, ya que se modifica la estructura interna de estos datos y para ello Laudus necesita acceso exclusivo. Los elementos de la pantalla son: Nombre: el nombre del nuevo concepto personalizado. No puede contener espacios en blanco (aunque s subrayados "_") ni comenzar con un nmero Tipo de datos: el contenido del nuevo concepto. Pueden ser: Carcter: puede contener cualquier valor, letras, nmeros, espacios en blanco,... Por ejemplo, el nombre del cnyuge del empleado. Numrico: slo se podrn introducir nmeros. Por ejemplo, el nmero de hijos del empleado. Fecha: datos de tipo fecha. Por ejemplo, la fecha de primer contacto de un cliente. Texto ilimitado: se utiliza para almacenar texto que puede tener la longitud que sea. Por ejemplo, almacenar una descripcin tcnica de un producto, que puede ser una lnea o cien pginas. Lgico: el valor slo puede ser cierto o falso, s o no. Por ejemplo, si al cliente se le da crdito o no.

Ancho: slo se tiene en cuenta para los conceptos que albergan datos de tipo carcter o numrico. Establezca el ancho a la longitud prevista de los datos que se van a almacenar. Si asigna de ms est desperdiciando espacio en disco duro, y si asigna de menos podr no almacenar todo lo que necesita. Por ejemplo, si va a almacenar el nmero de hijo de un empleado, debe poner longitud 2 (hasta 99 hijos), ya que si pone 1 podra ser que alguien tuviera 10 hijos y no pudiese almacenar este valor. Los datos de tipo Fecha tienen un ancho de 8 bytes por cada registro (por cada cliente, por ejemplo), los de tipo "texto ilimitado" almacenan slo lo que se introduce, y los de tipo Lgico tienen un ancho de 1 byte. Con decimales: en el caso de datos de tipo numrico, especifique si van a llevar decimales o no. No hace falta especificar cuntos decimales van a llevar, Laudus asigna por defecto una precisin de 5 decimales, para hacer ms fcil la eleccin. Mascara: formato por defecto que pueda tener un concepto, por ejemplo una fecha, que puede tener formato de dd-mm-aa. Valor por defecto: que aparezca un dato por defecto, por ejemplo defecto siempre sea 1 si es numrico que por

Obligatorio: en esta casilla se puede marcar si este campo va a ser obligatorio su ingreso. Valores: aqu se pueden crear listados de opciones de eleccin.

OPCIONES
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Este es el men donde se modifica la configuracin personal y del sistema. Las opciones e han agrupado en tres secciones, segn hagan referencia a la configuracin del usuario, de la empresa activa, o general:

USUARIO: hacen referencia a aquellos valores de cada usuario. Las opciones cambian cuando se cambia el usuario del sistema operativo. Ejemplo: mostrar u ocultar la barra de herramientas.

EMPRESA: son opciones particulares de cada empresa, independientemente del usuario activo. Ejemplo: el nmero de dgitos de las cuentas contables.

GENERAL: son las opciones comunes a todas las empresas y a todos los usuarios. Ejemplo: el salario mnimo, o la tabla de correccin monetaria.

USUARIO
Son las opciones que afectan al usuario activo que est usando el computador. No cambian si comienza la sesin en Laudus desde el mismo computador como un usuario diferente, pero s cambian si cambia de usuario en Windows.

Mostrar barra de herramientas: muestra u oculta la barra de herramientas de Laudus. La nica razn para ocultarla es slo si se quiere tener ms espacio en la pantalla para ver ms informacin de los formularios de datos. Una vez activada, la

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barra de herramientas se puede pinchar y recolocar en cualquier lado de la pantalla. Botones grandes: la barra de herramientas se puede mostrar con botones pequeos o grandes, y en ste ltimo caso se incluye una leyenda al pie. Mostrar mensajes contables: cuando se generan los comprobantes contables a partir de cobros, pagos,... puede que aparezcan diversos mensajes con informacin de por qu no se consigui generar el comprobante contable (por ejemplo, porque faltaba por asignar la cuenta de egreso). Desactive esta casilla si no quiere ver estos mensajes cada vez que se produzcan. Optimizar rendimiento en TS: Mejora el rendimiento del sistema cuando se ingresa por Terminal Server. Modo de impresin simplificado: al elegir esta casilla se mejora la impresin cuando es lenta o existe algn problema. Comprobar conexin a la red: comprueba si la red esta activa en ciertos intervalos. Carpeta de configuracin comn: todas las opciones de configuracin general que son comunes a todas las empresas y usuarios se almacenan en una carpeta aparte de las carpetas de cada empresa. En esta casilla se seala dnde est la carpeta de configuracin comn a utilizar. Al ejecutar Laudus por primera vez, se crea esta carpeta en el disco duro local del usuario. Si se instal Laudus en una red, o se quiere especificar una carpeta diferente, hgalo en esta casilla. Cuando haga una copia de seguridad, debera hacer una copia de esta carpeta tambin. Si escoge una carpeta donde no existan estos archivos, se crearn con la configuracin por defecto. Para ver los datos que se almacenan en esta carpeta, consulte las opciones generales.

Carpeta de Actualizaciones: con esta carpeta el sistema permite buscar si existe una actualizacin y ajusta la carpeta que existe en c:\archivos de programa\Laudus con la nueva versin. Correo Electrnico: aqu se configura el correo del usuario: o o o Enviar mediante: aqu se elige si su programa de correo o por Laudus. Direccin de correo: en esta casilla se ingresa el correo del usuario. Direccin Email "Responder a": dependiendo de la configuracin de sus sistema de correo, puede que su direccin no sea la misma que la direccin que utiliza para cuando el destinatario quiere responder al mensaje que usted le enva. En esta casilla puede especificar sta direccin. Firma: aqu se crea el pie de firma para los correos.

Para obtener la configuracin de su sistema de correo, consulte a su administrador del sistema.

EMPRESA 207

Son los parmetros de configuracin de la empresa activa.

OPCIONES GENERALES
En esta pantalla figuran los datos bsicos de identificacin de la empresa. stos se utilizan en los encabezados de los informes que llevan la informacin de la empresa. El Nombre pasa a ser el ttulo utilizado por Laudus para la pantalla general de la empresa (el ttulo de la aplicacin).

OPCIONES VENTAS
Aqu se puede paramtrizar el ciclo de ventas de la empresa. Estas opciones se dividen en: Ventas 1 Ventas 2 Ventas 3

Ventas 1
Datos que afectan al ciclo de ventas.

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Copiar notas: permite copiar las notas desde el pedido hacia la factura Paso Obligado: permite hacer alguna parte del ciclo de ventas obligado para pasar al siguiente. Permitir fechas saltadas: permite generar documentos de ventas con fechas saltadas Mostrar Stock: permite que en el ciclo de ventas mostrar el stock disponible Permitir sin Stock: permite generar documentos a pesar de que no exista el stock necesario. Avisar por debajo stock crtico: el sistema mandara un mensaje que el producto vendido est por debajo de su stock mnimo. Permitir sobre el lmite de crdito: permite emitir documentos a pesar que el cliente este excedido del lmite de crdito asociado en su ficha. Facturas morosas: permite configurar que en el ciclo de ventas avise y permita la emisin de algn documento cuando el cliente tiene facturas morosas. Permitir modificar precio: permite configurar en el ciclo de ventas que se pueda cambiar los precios. Permitir por debajo del costo: permite vender bajo el costo. Para esto tomara el precio asociado en la ficha del producto. Mltiples monedas: permite configurar la opcin multimoneda en el ciclo de ventas del sistema.

Ventas 2

Aqu se encuentran otras configuraciones para el ciclo de ventas

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Cliente para boletas: cliente que el sistema tomara por defecto al emitir una boleta. Esto es para generar mayor rapidez en los puntos de ventas. Bodega por defecto: bodega que se tomara por defecto en el ciclo de ventas. Decimales Cantidades: aqu se designara la cantidad de decimales que se tendr en las cantidades vendidas. Decimales precios: aqu se designara la cantidad de decimales que se tendr que ingresar en los precios de ventas. Decimales tipo de cambio: aqu se designara la cantidad de decimales que se tendr que ingresar en el tipo de cambio, cuando se trabaje en varias monedas. Preguntar en trazado cuando haya X productos: permite seleccionar a la cantidad seleccionada los productos a facturar desde un pedido o gua de despacho. Obtener T/C: el sistema se alimentara del tipo de cambio ingresado en compras\monedas, si no se ha ingresado quedara en valor cero. Comisiones por Productos: mostrara una nueva columna en los productos donde se podr asignar la comisin por producto vendido. Mostrar IVA: mostrara una nueva columna donde se podr ingresar el IVA o modificarlo. Centros de Costo por Producto: muestra una nueva columna en el detalle de los productos donde se podr asignar el centro de costo asociado por lnea. Bloquear informacin de vendedores: con esta casilla solo muestra la informacin del vendedor que consulta. El nombre del vendedor y el usuario deben ser iguales. Mostrar Distribuidores: mostrara una casilla nueva donde se podr asignar el distribuidor. Agregar facturas a Gestin de Cobranza: agrega la nueva facturacin pendiente del cliente a la gestin de Cobranza abierta. Mostrar listas de precios: agrega una nueva casilla para seleccionar en la pantalla completa las distintas listas de precio. Bloquear descuentos: aqu se bloque los descuentos en el ciclo de ventas. Forzar a ingresar bodega: obliga a asignar la bodega en los movimientos asociados. Poner diferencias en precios como un descuento: pone como un descuento las

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diferencias entre el precio de venta y el precio base de la ficha del producto. Agrupar productos al facturar: agrupa en una lnea los productos con el mismo cdigo. Imprimir al hacer boletas en tipos de punto de venta: aqu se solicita la impresin de la boleta al momento de grabar.

Ventas 3

Mximo de tems en documentos: permite paramtrizar la impresin de las facturas y notas de crdito. Limitar a 1 pgina: con esta casilla se puede paramtrizar para que no permita imprimir si el documento excede 1 pgina.

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Bloquear cobros: permite bloquear los cobros para que no sean modificados por los usuarios. Pasados: aqu se paramtriza la cantidad de das que los cobros permanecen modificables. Cobros multimoneda: con esta casilla activa se puede manejar los cobros en variadas monedas. Separar facturas en cuotas: separa el total de la factura en las cuotas establecidas en las formas de pago asociadas. Poder modificar pedidos entregados: que los pedidos de ventas que ya han sido facturados o emitido una gua, puedan ser modificada por el usuario. Archivar sobre pedidos: permite archivar aquellos pedidos que han sido sobrefacturados. Prefijo pistola cdigo de barras: aqu se ingresa el cdigo de la pistola instalada en el PC del usuario. Este cdigo reemplaza el Control + b del teclado. Soporta STX en cdigo de barras: si esta pistola soporta el cdigo estndar de texto. Incluir documentos no facturados: esta casilla permite incluir en el lmite de crdito del cliente, las guas de despacho y los pedidos de ventas como documentos por facturar y que rebaja dicho concepto. Cobros no depositados reducen monto cancelado de la factura: permite que los documentos a fecha rebajen el lmite de crdito del cliente.

OPCIONES COMPRAS
Datos que afectan al ciclo de compras

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Mostrar stock: muestra el stock en el ciclo de compras. Facturas morosas: el sistema avisa que el proveedor tiene facturas morosas de pago. Mltiples monedas: permite utilizar variadas monedas en el ciclo de compras. Decimales en cantidades: aqu se designara la cantidad de decimales que se tendr en las cantidades adquiridas. Decimales en costos: aqu se designara la cantidad de decimales que se tendr que ingresar en los precios de Compra. Costear importacin por valor total: incluye en el costo de la importacin asociada a una misma referencia todos los gastos de la misma. Utilizar solo unidades en stock en el costeo: al estar esta casilla activa, el sistema solo utilizara las unidades disponibles para costear los productos a la fecha solicitada. Pagos multimoneda: activa a utilizacin de variadas monedas en los pagos. Mostrar entrega por producto en OC.: muestra una casilla adicional en las rdenes de compra con la cantidad entregada, cuando la misma se engancha con una factura o gua. Mostrar utilizacin de IVA: al estar activa esa casilla, solicita el sistema la utilizacin del IVA CREDITO en las empresas que tienen proporcionalidad.

OPCIONES PRODUCCIN
Datos que afectan al mdulo de produccin

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Mtodo de valorizacin de existencias: se asignara el mtodo de valorizacin por defecto que se manejara en el costeo. Mostrar nmeros de series: mostrara en las distintas reas del sistema, los nmeros de serie. Mostrar lotes: mostrara en las distintas reas del sistema, los lotes. Mostrar stock: mostrara el stock en el ciclo de produccin. Permitir sin stock: al activar esta casilla permitir ingresar productos aunque no tenga stock. Decimales cantidades: aqu se designara la cantidad de decimales que se tendr en las cantidades producidas. Aplicar Estados de Produccin a Pedidos de Ventas: con esta casilla activa permitir ver los estados de produccin en los pedidos de ventas.

OPCIONES FACTURA ELECTRNICA 214

Datos que afectan la generacin y control de los DTES

FACTURA ELECTRNICA 1

Activar Set Bsico Activar Gua de Despacho Electrnica Carpeta DTE emitidos Carpeta DTE recibidos Carpeta de Libros Electrnicos Permitir imprimir DTE antes de recibir confirmacin del SII Resolucin del SII Fecha Numero Direccin Regional SII Contacto para aclarar dudas en Compras Nombre Telfono Email

FACTURA ELECTRNICA 2

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Email de Intercambio Casilla Servidor POP SSL Usuario Contrasea Dejar Mensaje en Servidor Comprobar Casilla Importacin de DTE Producto por defecto Contacto para aclarar dudas en Facturas Cedidas (Factoring) Nombre Telfono Email Casilla donde irn los mensajes de confirmacin de Factoring del SII

OPCIONES CONTABLES 216

Datos que afectan a diversas reas contables.

Banco por defecto: es el banco que se utiliza por defecto cada vez que se hace un pago o cobro. El banco tiene que definirse en la pantalla de "Bancos y lugares de depsito" del men "Compras". Caja por defecto: es la caja que se utiliza por defecto cada vez que se hace un pago en efectivo. La caja tiene que definirse en la pantalla de "Bancos y lugares de depsito" del men "Compras". Se pueden tener definidas varias cajas (segn moneda o localizacin, por ejemplo), y la caja que se selecciona aqu es la que se utilizar por defecto. Moneda por defecto: es la moneda que se utiliza por defecto en aquellos elementos que pueden ser en varias monedas, como por ejemplo las cotizaciones. Para aadir una moneda nueva, simplemente introduzca su nombre en cualquiera de las casillas de monedas, y Laudus le preguntar si quiere aadirla al sistema. CentralizacinAutomtica: es donde se designa si ventas, compras, cobros y pagos genera comprobantes automticamente. Permitir sin contabilidad: es donde se paramtriza si ventas , compras, cobros y pagos permiten no generar comprobantes. Dgitos de cuenta contable: es el nmero de posiciones de las cuentas contables. Puede cambiar este nmero en cualquier ocasin durante el ejercicio; si aumenta el nmero de dgitos, Laudus le preguntar si quiere aadir un cero al final de todas las cuentas. Por ejemplo, si quiere aumentar de 6 a 7 dgitos, Laudus convertir todas las cuentas de 6 dgitos antiguas aadindoles un cero al final, pero no tocar las que tuvieran menos de 6 dgitos (grupos, subgrupos, subcuentas,...).

Encabezados hojas foliadas (cm): aqu se indica los centmetros en que se ubica el membrete de la hoja foliada, con esto, el sistema dejara este espacio la para impresin de los libros asociados.

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Porcentaje PPM: aqu se indica el porcentaje para el clculo que el sistema realizara por los pagos provisionales mensual. Centralizar ingresos por RUT: aqu se indica que la centralizacin de ventas , la cuenta de ingreso se incluya el rut y el numero de documento Centros de Costos Obligatorios. Aqu se paramtriza que los mens que contienen estos conceptos sean requeridos. Cartolas: aqu se paramtriza la conciliacin bancaria o Actualizar Pagos con Cartolas: permite que las fechas de los pagos se actualicen con la fechas de las cartolas. (Cambia la fecha y la casilla de depositado queda marcada) Hacer las fechas iguales: esta opcin con la anterior permite una conciliacin mas automatizadas (iguala las fechas entre la Cartola y el mayor en los pagos) Ignorar las cartolas anteriores al cierre: cuando existen varios periodos dentro del sistema, esta casilla permite una comparacin ms rpida.

OPCIONES LIQUIDACIONES
Datos que afectan al men de Personal

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Tasa de la mutual de seguridad, con el nmero de adherente y el nombre de la mutual Caja de compensacin, en caso de estar afiliado a una.

Centralizacin, permite separar tanto los descuentos y los lquidos de sueldos por centro de costo y por RUT en la contabilidad respectivamente.

Orden, se indica el orden que se establecer en la visualizacin dentro la pantalla de liquidaciones y la impresin de las mismas.

Vacaciones. Aqu se paramtriza la cantidad de das devengados anuales (15 o 20).

Seguridad: podemos asignar la seguridad de las liquidaciones y adems podemos trabajar con doble contrato

si

Previred, permite incluir en el archivo plano los centros de costos asociados a los trabajadores

OPCIONES DE ARCHIVOS

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Icono: puede especificar el icono que se muestra en la esquina superior izquierda de todas las pantallas y en la pantalla principal de Laudus. En la pantalla se puede ver el icono de la empresa de prueba "Panificadora Sta. Marta". As puede dar un aspecto ms corporativo a la pantalla de Laudus. Fondo: al igual que el icono, tambin se puede personalizar el fondo de Laudus con el logo de su empresa, dndole un aspecto ms corporativo. El fondo es nico para cada empresa, cada usuario no puede tener un fondo propio. Tambin es til cuando se est trabajando con varias empresas, para no equivocarse y tener una pista visual inmediata de cul es la empresa activa. Respaldos: aqu se paramtriza los respaldos del sistema. o o o o o o o Hacer respaldos: si el sistema hace respaldos. Fecha ultimo respaldo: fecha del ltimo respaldo realizado por el sistema. Enviarlos a Servidor Remoto: si el sistema enviara una copia a los servidores de Laudus (solo si es instalado en forma local) Fecha del ltimo envi: fecha del ltimoenvi a los servidores. Carpeta de respaldos: ubicacin de la carpeta que guarda los respaldos del sistema. Hacer respaldos cada: la cantidad de das en que el sistema creara el respaldo Guardar: cantidad de respaldos que se guardaran en el la carpeta asignada. Como mximo el sistema guarda 99 respaldos, el respaldo 100 eliminara el respaldo ms antiguo.

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OPCIONES DE ENVO DE CORREO ELECTRNICO

Uno de los aspectos potenciados por Laudus es la capacidad para enviar todos los informes y pantallas a diversos destinos (email, impresora, Excel,...). En esta pantalla se configuran las opciones de envo de informes (incluyendo cotizaciones, rdenes de compra, etc.) por correo electrnico. Haga varias pruebas jugando con las opciones, porque los resultados pueden ser visualmente muy atractivos para la persona que recibe el mensaje (cliente, proveedor, contador,...).

En la siguiente pantalla se muestran las opciones por defecto:

Formato para envo de correos: es el formato en el que se van a generar los informes para envo por correo electrnico. Puede elegir entre PDF y HTML. Haga pruebas en ambos formatos para ver cul le acomoda ms. Recomendamos PDF, ya que los documentos generados retienen el formato original, y no pueden ser modificados (Laudus protege el PDF para que no se pueda modificar), adems que le dan una imagen ms profesional a su empresa. A la hora de enviar cotizaciones esto es muy importante, ya que es lo que el cliente ve de su empresa.

Si el receptor del documento no tiene el visar de PDG (Acrobat Reader), pruebe con HTML. Cuando utiliza HTML tiene dos opciones: Enviar el mensaje incrustado en el email: de esta forma, el documento generado es el cuerpo del mensaje, y no un archivo adjunto. Asimismo, las imgenes que formen parte del mensaje se incrustan dentro del mismo, y el receptor siempre las ver, ya que "viajan" con el mensaje. Para enviar los mensajes incrustados, es necesario enviar los mensajes mediante Laudus, y no a travs de su programa de correo electrnico, opciones que se explican ms abajo.

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Enviar el mensaje HTML como un archivo adjunto: se enva el archivo HTML como un archivo adjunto al mensaje, que el receptor tiene que abrir.

Si tiene dudas sobre qu formato elegir haga pruebas con ambos. Si necesita saber ms sobre HTML pregunte a su diseador de pginas Web.

Enviar mensajes utilizando: permite especificar si se envan los mensajes utilizando su programa de correo, o Laudus directamente: Mi programa de correo electrnico: se enva el mensaje utilizando su programa de correo electrnico (Outlook, Eudora, Thunderbird,...). Laudus se encarga de comunicarse con su programa para que usted no tenga que abrirlo y establecer los datos del mensaje. La ventaja de utilizar este mtodo es que el mensaje le queda grabado como si lo hubiera enviado directamente desde el programa. Si no funciona este mtodo de envo, es porque su programa no soporta MAPI. Los programas ms utilizados del mercado soportan este estndar, por lo que no debera suponer un problema. Si tiene dudas, consulte en la documentacin de su programa de correo electrnico. Laudus: se enva el mensaje directamente por Laudus. Este es el mtodo que debe utilizar si quiere enviar mensajes HTML incrustados en el cuerpo del mensaje. Las opciones son: Enviarme una copia: enva el mensaje tambin al email de la empresa (adems de al destinatario), para poder tener una copia y saber qu se le envi al cliente, proveedor,...) Servidor SMTP: es el servidor que se utiliza para enviar el correo, que suele ser el mismo que est en la configuracin de su programa de correo electrnico. Busque por "Servidor SMTP" en la configuracin de su programa de email para ver cul es el que est utilizando. Conexin Segura Requiere Autentificacin Usuario Contrasea Requiere recoger correo Servidor POP Email empresa: la direccin de correo electrnico de su empresa, que es la que figura en el mensaje como quin est envindolo. Responder a: si la direccin de su empresa es diferente a la direccin donde quiere que le respondan, introdzcala aqu. Enviar mensajes HTML incrustados: si desea que los archivos HTML generados se

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enven incrustado en el mensaje (active esta casilla), o como un archivo adjunto (desactive esta casilla).

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OPCIONES DE COTIZACIONES
Se puede especificar el encabezado y pie que se incluye por defecto en las cotizaciones. De esta manera, al hacer una cotizacin nueva, se copian estos valores y no hay que introducirlos cada vez. De todas formas, al editar la cotizacin se pueden cambiar en cualquier momento. Adems se puede asignar la aprobacin si existe descuento.

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OPCIONES DE LIBROS
Datos que afectan los libros de compras, ventas y honorarios.

Bloquear Libro de Compras hasta: cuando el usuario imprime el Libro de Compras (ver impresos), Laudus le pregunta si desea bloquear el Libro de Compras recin impreso. Al bloquearlo, no se permiten introducir facturas de compras en fecha igual o anterior al libro bloqueado. De esta forma se evita hacer modificaciones por equivocacin a un libro de compras. Si desea bloquear o desbloquear el Libro de Compras hasta una fecha manualmente, hgalo en esta casilla. Sustituir rut de Proveedores Extranjeros por: permite cambiar estos rut por un nico valor, por ejemplo estos rut en la Declaracin Jurada 3323, deben ser 55.555.5555. Bloquear Libro de Honorarios hasta: al igual que el bloqueo del Libro de Compras explicado en el prrafo anterior, esta opcin le permite bloquear/desbloquear manualmente el Libro de Honorarios (ver impresos).

Bloquear Libro de Ventas:igual que bloquear/desbloquear el libro de ventas.

las

anteriores

es

un

opcin

de

Tomar la cuenta XX para los ingresos exentos para la proporcionalidad de IVA: permite asociar una cuenta a las ventas exentas.

GENERAL 225

En la configuracin general se almacenan las opciones que son comunes a todas las empresas y todos los usuarios. Una vez que se cambian, la modificacin es para todas las empresas. De todos los datos, los de las organizaciones previsionales tambin son comunes a todas las empresas, y un cambio afecta a todas. stas organizaciones son: AFPs, Isapres, Mutuales, Ex Cajas, CCAF, y Administradoras de APV. Tambin son comunes las monedas, y otros parmetros generales (por ejemplo, los motivos de finiquito del personal).

DATOS ECONMICOS

IVA: el tipo de IVA vigente. El cambio afecta slo a las compras y ventas que se introduzcan desde el momento que se modifique, y no es retroactivo. Salario Mnimo: el salario mnimo, utilizado en el clculo de las liquidaciones. Por ejemplo, la Gratificacin Legal est en funcin del salario mnimo. Como siempre, al pulsar el botn se muestra la pgina Web que contiene sta cifra. UF: la UF (Unidad de Fomento), que se utiliza tambin para el clculo de las liquidaciones (la del ltimo da del mes). En realidad no es necesario introducirla aqu, ya que al hacer cada liquidacin se pide de nuevo. UTM: la Unidad Tributaria Mensual utilizada para el clculo de las liquidaciones. Esta cifra va en conjunto con la tabla del impuesto nico para hallar el monto a retener del mismo.

SIS: es la tasa del Seguro de Invalidez y Sobrevivencia utilizada para el clculo de las liquidaciones.

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Tope Imponible AFP: es el tope anual para el clculo de imposiciones (AFPs y salud) en las liquidaciones.

Tope Imponible AFC: es el tope anual cesanta) en las liquidaciones.

para el clculo de imposiciones (seguro de

Sueldo Grado 1 A: es la escala de sueldos donde se calcula la rebaja de las zonas extremas, esto para el clculo de liquidaciones. Asignacin Familiar: la tabla con los tramos de asignacin familiar. Permite definir no slo los montos de la asignacin, sino los tramos en caso de que cambiasen. Tarifa Impuesto nico: la tarifa de Impuesto nico expresada en UTM, con las consiguientes rebajas por tramos. al estar en funcin de la UTM, no es necesario modificarla, basta con introducir el monto de la UTM del mes.

CORRECCIN MONETARIA

Es la tabla que se utiliza para hallar los montos de correccin monetaria de activos fijos, existencias, o las partidas del balance. Tambin se utiliza en los informes que la precisan, tales como los certificados de honorarios o del impuesto nico. El formato de esta tabla es el mismo que el del sitio web del SII.

PGINAS WEB 227

Estas pginas con las que se muestran en los diferentes apartados donde figura el botn que ofrece directamente la informacin de sitios web. De esta forma, no hace falta salir de Laudus (ni recordar las pginas) para obtener la tabla de depreciaciones y saber los aos de vida til de un activo fijo que se est ingresando al sistema. Laudus ya viene configurado con las pginas actuales, pero si cambiasen en algn momento, esta es la pantalla donde hacer la modificacin.

PREGUNTAS FRECUENTES MODULO DE VENTAS

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1. Cmo se emite el Libro de Ventas? Vase Herramientas/Informes/Contables (Captulo 8, Subttulo 8.9) 2. Cmo desbloqueo las Facturas y Guas de Ventas? Vase Herramientas/Mantenimiento/Desbloquear (Captulo 8, Subttulo 8.12.3) 3. Cmo desbloqueo El Libro de Ventas? Vase Herramientas/Opciones/Empresa/Libros (Captulo 8, Subttulo 8.15.2) 4. Cmo puedo avanzar al nmero actual del documento (factura, Gua) de la empresa? Vase Herramientas/Mantenimiento/Correlativos (Captulo 8, Subttulo 8.12.1) 5. Cmo puedo generar correlativos de los documentos? Vase Herramientas/Mantenimiento/Correlativos (Captulo 8, Subttulo 8.12.1) 6. 7. 8. 9. 10. Dnde ingreso las Sucursales? Cmo puedo ingresar documentos anteriores? Cmo trabajo en Laudus cuando tengo Sucursales? Qu documentos de Ventas puedo emitir por Laudus? Cmo puedo anular un documento de ventas? Vase Ventas/Facturas/Pantalla Completa (Captulo 3, Subttulo 3.4.1)

11. Cmo asocio una nota de crdito a una factura? Vase Notas de Crdito (Captulo 3, Subttulo 3.4.1) 12. Cmo puedo desasociar una nota de crdito y asignarla nuevamente? Vase Notas de Crdito (Captulo 3, Subttulo 3.4.1) 13. Puedo asociar una nota de crdito a varias facturas? Vase Notas de Crdito (Captulo 3, Subttulo 3.4.1) 14. Por qu la nota de crdito no muestra el Iva en el Libro de Ventas? Vase Notas de Crdito (Captulo 3, Subttulo 3.4.1) 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. Cmo ingreso una Nota de Crdito exenta? Cmo ingreso una Nota de Crdito administrativa? Cmo anulo una Factura con Nota de Crdito? Por qu la Nota de Crdito genera un cobro sin contabilizar? Por qu el neto de una factura no cuadra con el IVA calculado? La venta de un Activo Fijo se considera venta exenta y cmo afecta? Qu es la Proporcionalidad del IVA? Qu hacer si el monto en mi Factura aparece con asteriscos (*9)? Para qu sirve los Centros de Costos en ventas? Cmo puedo ingresar un cobro de varias Facturas? Cmo puedo asignar folios a una sucursal? Cmo puedo asignar una bodega a una sucursal? Cmo puedo crear otro impuesto? Cmo puedo ingresar un anticipo de cliente? Qu tipo de comisiones calcula Laudus y donde veo el informe? Cmo emito una carta de cobranza? Dnde encuentro los informes de cobranza? Cmo centralizo una Factura? Por qu no sale el Banco para depositar? Cmo creo las formas de pago y dnde? Qu es CP? Por un corte de luz se perdi un folio, cmo lo recupero?

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37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44.

Tengo saltado los folios de la factura y no coincide con el impreso, qu hago? Puedo volver a imprimir una Factura bloqueada? Cmo reutilizo un Pedido luego que anul la Factura que lo asociaba? Puedo usar un Pedido para varias Guas o Facturas y viceversa? Puedo usar una Gua para varias Facturas y viceversa? Puedo generar una Factura a partir de una Cotizacin? Cmo veo el trazado de una Venta? Cmo

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