1.

2 COSTOS OPERACIONALES Estos costos, como su nombre lo indica, son los que se causan durante el periodo d operacin del proyecto. Se incurre en ellos para hacer funcionar las instalaciones y dems activos adquiridos mediante las inversiones, con el propsito de producir y comercializar, los bienes o servicios. Los costos operacionales se derivan de los estudios de mercado y tcnico, ya que en ello; se identificaron los insumos necesarios para el funcionamiento del proyecto en cada una de sus reas, ahora corresponde establecer su repercusin en trminos monetarios. Los costos se clasifican en costos de produccin y gastos de operacin. Tambin contemplan los gastos financieros. Pero estos son de naturaleza diferente por lo cual sern considerados posteriormente, en el captulo de financiamiento. Los costos de produccin se causan en el proceso productivo y dependen del programa establecido con anterioridad. Se clasifican en costo primo (costos indirectos) y gastos generales de fabricacin (o de produccin), estos ltimos son considerados como costos indirectos. Costos primos est constituido por el valor de los materiales directos, por Ia mano de Obra directa, incluyendo el valor correspondiente a prestaciones sociales, y por Ia depreciacin de la maquinarla de los activos que son empleados mediante accin directa en el proceso productivo del bien o servicio. Cuando no se producen bienes sino servicios el cost directo esta constituido por Ios matinales que se gastan en el servicio y por la mano de obra responsable de su prestacin. Los gastos generales de produccin esta compuestos por los materiales indirectos,(repuestos, combustibles, Lubricantes, materiales de aseo, etc.), la mano de obra indirecta con prestaciones sociales (jefe de produccin, jefe de taller, personal de mantenimiento, personal de limpieza, vigilantes en planta de produccin, conductores de produccin, supervisores, Capataces, etc.) y los dems gastos indirectos como energa (elctrica, de vapor, gas), arriendos, seguros, depreciacin de activos productivos indirectos, asistencia tcnica, servicios pblicos para la produccin, etc. En general se incluyen todos aquellos insumos que son consumidos, de manera indirecta, durante el proceso productivo. En el caso de proyectos dedicados a la comercializacin de bienes, es natural que no se causen costos de produccin, en cambio se deben tener en cuenta los costos de ventas, o sea aquellos en los cuales se incurre al comprar las mercancas que se van a comercializar. Estos son diferentes a los gastos de ventas, los cuales se causan en las acciones tendientes a poner los bienes a disposicin del cliente. En otros proyectos de prestacin de servicios, se debern cuantificar los costos causados en Ia accin directa de prestacin del servicio, tales como recursos humanos e insumos consumidos, aparte de los gastos de administracin y ventas. Los gastos de operacin estn constituidos por los gastos de ventas y gastos de administracin (en algunos proyectos se les denomina gastos generales). Se causan para facilitar las condiciones organizacionales que requiere Ia produccin y para hacer llegar el bien o servicio a los consumidores o usuarios de la manera ms adecuada. Como gastos de administracin estn: Sueldos de directivos y empleados, (con prestaciones), honorarios, gastos de representacin, tiles y papelera, servicios pblicos. Amortizaciones, seguros, arriendos, depreciacin de bienes administrativos, y algunos impuestos como el predial, etc.

Entre los gastos de ventas se pueden anotar; sueldos con prestaciones de personal de ventas comisiones de vetas y de cobro de cartera, embalajes, transporte, publicidad y promociones, viticos, servicios pblicos, seguros sobre inventarios de productos terminados Y Sobre activos de ventas, depreciacin de bienes de ventas como vehculos y muebles, arriendos, costos de almacenamiento, etc. Los gastos generales de produccin, de administracin y de ventas son considerados como costos Indirectos, ya que sirven de soporte al proceso productivo sin esta; vinculados directamente a |. En algunos proyectos no es fcil establecer las fronteras que delimitan las anteriores clasificaciones para los costos operacionales, el estudio detenido de las actividades que se ejecutan en ellos, le permitir a usted emplear el criterio de agrupacin ms adecuado. Una Sntesis de la clasificacin expuesta se encuentra en Ia figura No. 38. Puede observarse en ella que algunos rubros aparecen repetidos en produccin, administracin y ventas (depreciaciones, Servicios pblicos, seguros, arrendamientos, etc.). Esto sea que usualmente dichos gastos se causan simultneamente en cada centro de costos, por lo cual se carga en cada caso la parte correspondiente. A continuacin se presentan alternativas para organizar la informacin correspondiente los costos de su proyecto. Sin embargo, debe tener en cuenta que se pueden encontrar variaciones, de acuerdo con las caractersticas del proyecto que est formulando las cuales obligan a redactar los cuadros sugeridos o a emplear nuevos diseos, de acuerdo con necesidades especficas. 1.2. 1 Costas de produccin o de fabricacin Usted deber establecer Ia manera ms adecuada para calcular, agrupar y presentar estos costos. En Ia mayor parte de los proyectos aparecen cuadros para mano de 05% materiales directos, materiales indirectos, servicio, otros insumos y depreciaciones. Costo de mano de obra o de recurso humano En todo proyecto se debe establecer el costo del personal que se requerir en el proceso productivo. Recuerde que las necesidades de recurso humano ya han sido identificadas anteriormente en el estudio tcnico, ahora corresponde determinar el monto anual de remuneracin.

FIGURA 38 Clasificacin de costos para un proyecto empresarial

Costo Primo

Mano de obra directa Matriales directos Depreciacion maquinaria

Costo directo

Costos de produccion (Fabricacion)

Gastos Genrales De Produccion (Fabricacion)

Mano de obra indirecta Servivios publicos Mantenimiento, reparaciones Alquileres, arrendamientos Asistencia tecnica Seguros Depreciacion:muebles Otros insumos

Costo indirecto

clasificacion de costos operacionales

Gastos de administracion

Suedo directivos Sueldos empleados Honorarios Utiles y papeleria Servicios publicos Amortizacion Seguros Depresiacion bienes administrativos Arriendos Impuestos

Costo indirecto

Gastos De Operacion Sueldo vendedores Comisiones Embalaje y tansporte Publicidad y promociones Viaticos Servivios: telefono, luz, agua Gatos de viajes y representaciones Seguros Depresiacion vehiculos

Gastos de venta

Costo indirecto

Es necesario considerar, por parte, el gasto de la mano de obra directa y el de la indirecta, para Ia organizacin de esta informacin se puede elaborar una tabla similar a presentada en el cuadro No, 31. Se debe considerar los egresos que cada rubro representa para la empresa y no el valor que recibir el trabajador. Cuando se proyectan varios productos, se distribuye en forma ponderada eI costo de la mano de obra entre los diversos bienes o servicios, con el fin de facilitar l cambio de los costos unitarios. Este mismo criterio se debe emplear para todos costos que sean compartidos por varios productos. CUADRO 31 Costo de mano de obra (primer ao de operacin) Cargo Remuneracin mes Remuneracin Anual Prestaciones Sociales (42.6%) Costo anual. total

A. Mano de obra directa Ordeador Obrero de apoyo seccin pecuaria Obrero seccin 60.000 52.000 720.000 624.000. 307.000 266.000 1.027.000 890.000

Agrcola Subtotal B. Mano de obra indirecta. Operario tractor Obrero servicios Generales Asesora veterinaria Subtotal TOTAL

52.000

624.000 1.968.000

266.000 839.000

890.000% 2.807.000

60.000 52.000

720.000 624.000

307.000 266.000

1.027.000 890.000

840.000 2.184.000 4,152.000 573,000 1.412.000

840.000 2.757.000 5.564.000

En este ejemplo se considera una remuneracin integral para el veterinario dado que su vinculacin no es de tiempo completo y solo se da una asesora tcnica en el rea de produccin pecuaria. En este cuadro se especfica cada uno de los cargos de la empresa con sus remuneraciones mensuales y anuales. La columna de prestaciones sociales incluye las apropiaciones que debe hacer Ia empresa por concepto de cesantas, primas de servicios, vacaciones, pensin de jubilacin, seguro de vida, calzado y vestido de labor y dems prestaciones que tenga la obligacin de reconocer Ia empresa. Igualmente incluyen pago de cuotas patronales por concepto de seguro social, caja de compensacin familiar, SENA e Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. En el caso de trabajadores que adems del salario bsico tengan derecho a otro tipo de remuneraciones, stas debern ser incluidas en Ia remuneracin mensual y anual, tal es el caso de comisiones, sobresueldos, bonificaciones habitales, horas extras, etc. Dado que el monto de las prestaciones sociales depende de la legislacin Laboral vigente, es necesario consultar sta antes de decidir el porcentaje a aplicar sobre la remuneracin bsica. En los proyectos en que debido a comportamientos estacionales de Ia demanda, o a otras causas, se requiere contratar personal adicional por perodos interiores a un ano, la remuneracin anual se calcula teniendo en cuenta los meses en que sea necesario vincular dicho personal. En caso de proyectos en que se contemplen variaciones en los volmenes de produccin y por tato se presenten modificaciones en la cantidad de personal requerido, se deber elaborar tantos cuadros de personal como situaciones de cambio se presenten, con el fin de Lograr una mayor confiablidad en los flujos del proyecto. Costos de materiales Para realizar el clculo del costo de los materiales se debe consultar el programa de produccin preparado en el estudio tcnico, en el cual se determina el volumen de produccin esperado (cantidad de bienes a producir o de servicios a prestar por unidad de tiempo) de acuerdo con el tamao del proyecto. Con base en este programa y en los coeficientes tcnicos, se calcula la cantidad de materiales requeridos, requisito indispensable para establecer los costos respectivos. Las cantidades de materiales debieron Ser calculados en el captulo de proceso productivo, Aqu se retoman para asignarles costos de acuerdo con el valor de compra.

Adems de los materiales directos, se deben tener en cuenta los indirectos o sea aquello que es complementarlos del proceso productivo tales como envases, empaques, elementos para mantenimiento, tiles de aseo, etc. Naturalmente, el clculo del costo total de materiales depende de los volumen es de produccin de bienes o de prestacin de servicios que se hayan definido. Este clculo hace, por ahora, para el primer ao de operacin del proyecto. Para una adecuada organizacin de la informacin puede utilizar un esquema semejante al presentado en el cuadro N0. 32. Si lo considera necesario haga las modificaciones estime convenientes. Puede elaborar un cuadro para materiales directos y otro para materiales indirectos. Costo de servicios De acuerdo con la naturaleza de cada proyecto pueden existir otros rubros de costo y produccin que necesariamente deben ser tenidos en cuenta. Tal es el caso de servicios que deben aparecer en todo proyecto, por ejemplo: energa elctrica, acueducto y alcantarillado, aseo, telfonos. Combustibles (disel, gas, gasolina petrleo), asistencia tcnica, seguros, reparaciones arriendos, etc.

CUADRO 32. Costa de materiales (Para el primer ao de operacin) Materiales A. Materiales directos Sales mineralizadas bovinas Vacunas (varias) Semillas para forraje hidropn. Semillas para pastos Semillas para hortalizas Nutrientes para hidropnicos Fertilizantes Subtotal B. Materiales indirectos Elementos de aseo Lazos Fungicidas Cal Otros elementos Subtotal TOTAL Bulto 40g. Dosis Tonelada Kgs. Bolsa Lts Ton. 44 44 9 80 640 . 38.400 2 4.000 1.000 700.000 900 100 130 60.000 176.000 44.000 6.300.000 72.000 64.000 4.992.000 120.000 11.768.000 Unidad de medida Cantidad Costo unitario $ Costo total $

Mts. Its Kgs.

200 20 200

200 12.400 190

40.000 248.000 38.000 96.000 12.238.000

Como generalmente estos servicios son pagados en una sola factura, es necesario establecer, mediante prorrateo, el porcentaje que se debe cargar a produccin, administracin y a ventas En este caso solo se cargara la parte consumida por el proceso productivo. La produccin en que se asignen los porcentajes depender del consumo que se Logre establecer para cada centro de costos. Estos se Totalizan en un cuadro semejante al No. 33

CUADRO 33 Costa de servicios (primer ao de operacin) SERVICIO

Energa elctrica Agua potable Combustible Gasolina Disel Aceites Lubricantes Mantenimiento equipos Mantenimiento instalaciones Seguros TOTAL

Unidad de medida
KW-hora 2 Mts

Cantidad
600 440

Costo unitario
100 25

Costo Total
60.000 11.000

Galn Galn Galn

300 450 10

370 360 3.800

111.000 162.000 38.000

250.000 200.000 380.000 1.212.000

Costo de otros Insumos Cuando existen otros costos que por su naturaleza no pueden agruparse en un rubro comn se utiliza un cuadro general para totalizar el costo de los insumos que falten.

CUADRO 34 Cuadro de otros insumos generales para un volumen de produccin de XXX unidades
UNIDAD DE CANTIDAD MEDIDA TOTAL COSTO OTROS INSUMOS GENERALES INSUMO COSTO UNITARIO $ COSTO TOTAL $

ACTIVIDAD A DESARROLLAR

Identifique los activos depreciables para el proyecto en que este trabajando y calcule los valores correspondientes a la depreciacin sobre el costo ajustado. Contrstelos con los que obtendra en trminos constantes. 1.2.2 Gastos de administracin Los gastos de administracin permiten la realizacin de las operaciones globales de la empresa. Tienden a ser fijos al no variar demasiado ante cambios en los volmenes de produccin. Estos gastos provienen de Ia definicin de la estructura organizacional y de los procedimientos administrativos establecidos anteriormente. En esencia son causados por las remuneraciones al personal directivo, ejecutivo, administrativo y de servicios, correspondiente a las reas de direccin general, contabilidad, finanzas, servicios generales, administracin de personal y a los sistemas de control. Pero tambin se originan en los pagos de servicios varios, en la depreciacin de edificaciones, muebles y equipos utilizados para labores administrativas y en Ia amortizacin de los diferidos que correspondan a este rubro. Para la organizacin y presentacin de la informacin monetaria correspondiente se pueden emplear cuadros para incluir: Pagos al personal administrativo, incluyendo la remuneracin bsica y las prestaciones sociales. El diseo a emplear puede ser similar al utilizado para la mano de obra. En proyectos de tamao pequeo es usual encontrar funciones de produccin y administracin o de administracin y ventas, asignadas a un mismo funcionario. En estos casos, se calcula el tiempo dedicado por el empleado para cada rea y se distribuye proporcionalmente el costo de su remuneracin. Pago de servicios de terceros, tales como: arriendo, mantenimiento de equipos, seguros, comisiones, asesoras, servicios pblicos (electricidad, telfonos, acueductos y alcantarillados, aseo), honorarios. etc. En todo caso se considera solamente la parte correspondiente al rea administrativa. Deprecaciones de edificios, equipos, muebles, vehculos, destinados al apoyo de funciones administrativas. Estos valores se pueden presentar en un cuadro similar a utilizado para este rubro en los costos de produccin. En proyectos de tamao pequeo, en los cuales el listado de activos fijos no es muy grande, se podra presentar un solo Cuadro con todos los bienes de la empresa, haciendo la debida distincin entre la depreciacin y correspondiente a produccin, administracin y ventas. Amortizaciones: se aplica a los activos intangibles y diferidos con el fin de recuperar esta inversin en la medida en que el proyecto vaya operando. En Colombia el plazo mnimo para amortizar estos activos es a cinco aos, tambin puede emplearse un plazo mayor. Recuerde que entre estos activos estn las regalas pagadas sobre patentes, derechos de uso de marcas, nombres comerciales y diseos, los estudios preliminares e investigaciones, los gastos de instalacin y montaje, los intereses pagados durante la implementacin, etc. En un cuadro similar al de depreciacin muestre Ia forma en que se va a recuperar esta inversin. Otros: tambin deben tenerse en cuenta otros rubros causantes de egresos como: tiles y papelera, pago de impuestos como el predial, etc. CUADRO 37

Remuneracin al personal administrativo y de ventas (Primer ao de operacin)

CARGO .Administrador Granja .Asistente Subtotal Menos25% (ventas) REMUNERACION MENSUAL 150.000 52.000 202.000 REMUNERACION ANUAL 1.800.000 624.000 2.424.00 PRESTACIONES SOCIALES 767.000 266-000 1.033.000 REMUNERACION TOTAL- ANUAL 2.567.000 890.000 3.457.000 (864000)

TOTAL A CARGAR ADMON

2.593.000

En este ejemplo el 25% del total de remuneracin ($864.000) deber cargarse a ventas, dado que se estima que una cuarta parte del tiempo lo destina a actividades de Comercializacin del proyecto, por tanto el cargo a administracin ser de $ 2.593.000.

CUADRO 38 Otros gastos administrativos (primer ao de operacin)

DETALLE tiles y papelera Energa elctrica Acueducto Impuestos (predial y otros) TOTAL Unidad de medida Cantidad Costo unitario 100 25 Costo total 24.000 60.000 14.000 41.000 139.000

KW-Hora 2 Mts

600 560

CUADRO 39

Amortizacin gastos diferidos

ACTIVO Plazo de INTANGIBLE amortiza Gastos 5 aos preparativos Total a amortizar Costo del activo 1200000 Valor amortizacin 1 2 240000 240000 240000 240000

3 240000 240000

4 240000 240000

5 240000 240000

1.2.3 Gastos de ventas Son causados por las funciones y actividades tendientes a poner el producto a disposicin al alcance de los consumidores o usuarios, por tanto incluyen los gastos ocasionados por la distribucin, la publicidad, Ia promocin, Ia venta propiamente dicha y los servicios postventa. El clculo de estos gastos debe ser coherente con todo lo planteado en el capitulo de comercializacin del estudio de mercado, as como con las implicaciones de la estructura organizacional, definida en el estudio tcnico.

La informacin correspondiente puede presentarse con ayuda de cuadros, al igual que se hizo para la de produccin y administracin. Los principales rubros de gastos a tener en cuenta se originan por: Pagos al personal de ventas, incluyendo vendedores, directivos de ventas, oficinista para el apoyo de ventas. Adems del sueldo bsico y de las prestaciones sociales se debe calcular las comisiones sobre las ventas pagadas a los vendedores, las cuales estn el proporcin con el programa de produccin y las ventas esperadas. Los gastos de distribucin, ocasionados por embalajes, fletes, transporte y viajes el general, representaciones, etc. Los gastos publicitarios y de promocin, ocasionadas por las estrategias diseadas para la comercializacin del producto. Otros rubros de gastos tienen que ver con el pago de servicios pblicos, seguros sobre mercanca en trnsito, deposito o sobre activos de ventas, mantenimiento de activos de ventas, etc. Depreciacin de activos asignados a ventas como vehculos, oficinas, muebles y equipo de oficina. En el proyecto en que no se contemple el montaje de una organizacin de ventas, ya sea por las caractersticas del mismo o por que se ha encargado de esta funcin a un distribuidor independiente, se puede calcular como gasto de ventas un valor global, equivalente a un porcentaje de las ventas brutas.

CUADRO 40 Gastos de ventas (Primer ao de operaciones)

DETALLES Sueldos y prestaciones VALOR UNITARIO 864.000 OBSERVACIONES Fueron calculados anteriormente con los administrativos.

Gastos de distribucin Gastos de promocin Transportes Total

180.000 180.000 120.000 1224000

Hasta aqu se han comentado los rubros de costos y de gastos que se presentan nicamente en Ia mayor parte de los proyectos. No necesariamente todos deben aparecer en un mismo proyecto. Tampoco puede pensarse que son los nicos que existen. En el proyecto en que usted est trabajando pueden ocasionarse costos y gastos no contemplados en este material y deben incluirse. Como se anoto anteriormente, los esquemas y cuadros que aqu se presentan tienen como propsito ilustrar la metodologa de trabajo propuesta, por tanto no puede tomarse como camisa de fuerza y su diseo debe adecuarse a las necesidades de cada proyecto. En proyectos pequeos puede ser apropiado integrar la informacin de varios cuadros en uno solo haciendo la respectiva diferenciacin entre les valores correspondientes a produccin. Administracin y venta. Todos log cuadros deben estar acompaados de las explicaciones que sean necesarias para facilitar al lector la comprensin procedimientos y metodologas utilizadas en los diversos clculos. Qu informacin debe presentarse en el captulo de inversiones y costos? Deben incluirse todos los valores que constituyan inversin fija para el proyecto, ya sea; que

corresponda a activos productivos, de ventas o de administracin, por tanto se involucran tanto los fijos tangibles (depreciables y no depreciables) como los intangibles o diferidos. Tambin se calculan todos los costos operacionales para el primer ao de funcionamiento del proyecto, haciendo las correspondientes diferenciaciones entre los costos de produccin, gastos de administracin y de ventas. Actividad a desarrollar. Una vez comprendidos los procedimientos para Ia determinacin inicial de castos, usted deber identificar y cuantificar todos los rubros correspondientes a Ia inversin de su proyecto, as como a los costos y gastos operacionales para el primer ao de vida til. Agrpelos en Ia forma que consider ms adecuada y obtenga los totales correspondientes.