CURSO DASHBOARD

Objetivos
Este trabalho visa fornecer subsdios bsicos e intermedirios para a elaborao de um Dashboard. Vai mais alm e apresenta conceitos fundamentais de alguns especialistas da rea, principalmente o guru Stephen Few. Ao fim deste percurso, o leitor poder adaptar as informaes deste curso para seus projetos na empresa. Conhecer conceitos essenciais sobre grficos e alguns modelos que so amplamente divulgados na internet para demonstrar crescimento, anlise de ndices, comparaes de dados, entre outros. Conhecer modelos de grficos e dashboards. Aplicar tcnicas bem elaboradas para serem aplicadas nas tabelas. Construir funes aninhadas, diferenciadas das usuais nos cursos de Excel Avanado, para contribuir com outras ferramentas a fim de obter resultados dinmicos nas planilhas envolvidas. Aplicar formataes especiais, combinadas com fontes que utilizam a simbologia. Implantar controles de formulrios para transformar tabelas simples em tabelas dinmicas. A idia principal levar conhecimento suficiente para transformar diversos relatrios executados seqencialmente e repetidamente pelos usurios em um nico painel dinmico, sincronizado com a base de dados.

Por que Dashboard no Excel?

Porque os maiores especialistas em painis descobriram que seria possvel ger-los no Excel. Alguns se baseiam nos seguintes fatos: Excel um software existente em praticamente todas as empresas; Contm mecanismos que filtram informaes em bases de dados; Adaptao rpida para suprir exigncias; Geram processos automatizados; Conexo com vrias fontes de dados; Melhor relao custo-benefcio. Se os especialistas orientam desta forma, ento, vamos economizar dinheiro e usar o prprio Excel para a anlise de dados e visualizao de indicadores por meio de Dashboards.

Especificamente utilizaremos a verso 2007 do Excel que dispe de mais recursos visuais que a verso 2003.

Painis x Relatrios

A principal caracterstica de um relatrio que ele no leva o leitor a uma concluso. Embora o relatrio possa conter uma anlise final, grficos, ilustraes e simbologias, na maioria dos casos o prprio leitor quem interpreta os dados e chega a uma concluso, mesmo que seja equivocada.

Um painel uma interface visual que fornece em um relance, tpicos relevantes para um determinado objetivo ou processo de negcio e intuitivamente leva a uma concluso mais apurada. So tipicamente de natureza grfica, fornecendo visualizaes que ajudam a centrar a sua ateno sobre as principais tendncias, comparaes, e excees. Exibem apenas os dados que so relevantes, por que dashboards so concebidos com um propsito especfico, conter concluses predefinidas que aliviem o leitor de realizar sua prpria anlise.

Conhecendo alguns modelos de Grficos para Dashboard

H vrios modelos sendo aperfeioados pelos especialistas. Cada especialista procura demonstrar o maior nmero de informaes em um nico grfico.

Painel de Monitoramento com alarme

Ideal para monitorar o estoque mnimo de um produto. Usa um controle simblico para alertar quando o estoque mnimo for atingido. Uso de grfico combinado (colunas e linhas. Esta simbologia usa a seguinte representao: Enquanto o estoque estiver dentro da normalidade apresenta um smbolo redondo e verde. Quando atingir o estoque mnimo, ativa o alarme com um smbolo quadrado na cor vermelho que insinua a hora de repor o estoque.

Srie de Relacionamentos no Tempo

Manifesta a ascenso e queda de valores atravs do tempo. Utiliza o grfico de linhas para enfatizar a oscilao. Recomenda-se colocar sempre o tempo em eixo horizontal. No exemplo abaixo, possvel compreender a evoluo de vendas ao longo do ano de 2008.

Relacionamentos de Posies
Usa um grfico de barras para demonstrar o posicionamento de um produto em uma lista. No grfico abaixo, conseguimos perceber o grau de investimento em cada rea. Neste tipo de grfico devemos exprimir valores na ordem de tamanho.

Relacionamentos Particionados
Usa um grfico de colunas para demonstrar partes de um conjunto para que ele seja compreendido como um todo. No exemplo abaixo possvel detectar parcelas percentuais de uma regio. Utilizar apenas barras (horizontal ou vertical).

Desvio de Relacionamentos
Expressa o grau de como que um ou mais elemento difere de outro. Utilizar um grfico de colunas para enfatizar valores individuais e o desnvel entre eles. No exemplo abaixo, apresentamos o nvel de crescimento durante o perodo 2001 a 2008 e detectamos ao longo deste perodo alguns anos sem crescimento. Neste grfico foi utilizada uma tcnica especial para a formatao das clulas conforme abaixo:

Conhecendo alguns modelos de Dashboards

Quando se envereda no mundo dos painis de instrumentos comea a perceber uma poro de modelos sendo implementados por especialistas e novatos. De um lado veremos sempre os iniciados por Stephen Few e de outro lado, seus opositores, geralmente encabeados por profissionais que no aceitam a idia de painis com cores reduzidas, sem imagens e outras caractersticas. Se dedicarmos mais tempo na pesquisa, ser fcil encontrar conceitos contraditrios ao de Stephen e que so divulgados na internet. Finalmente, devemos ser cuidadosos e respeitar os profissionais que esto trilhando este novo segmento, onde na busca do sucesso e da perfeio, equivocam em fundamentos bsicos. Dashboard assunto recente, principalmente, para o pblico brasileiro, onde apenas alguns profissionais se destacaram e utilizam com sabedoria esta nova ferramenta. Aproveito para pedir um pouco de compreenso do leitor, por que na nsia de acertar, bem provvel que possamos cometer erros. Salientamos ainda que por mais cuidadoso que seja na elaborao deste curso, certamente construiremos espao para futuras discusses contraditrias at encontrar um padro empresarial.

Painel de Resumo de Desempenho

Ideal para resumo de informao e comunicao de alertas. Apresenta vrios conjuntos de dados em tabelas e grficos. Fornece ampla compreenso da Informao.

Painel de Resumo de Mtricas

Ideal para alinhar metas comuns da organizao. Mostrar Lista de Mtricas Comparar Realizados e Metas Transmitir Status e Tendncias com Grficos Indicadores

Painel de Contedo Dinmico

Ideal para fazer tomar decises com mais rapidez. Sincroniza muitos relatrios dentro de um nico painel. Permite a interao de usurios para conceber informaes e anlise total para a tomada das decises.

Painel de Visualizao Dinmica

Ideal para transmitir mais informaes para um usurio de Negcios. Apresenta mais dados em menos espao com visualizaes avanadas. Traz mudanas ao longo do tempo atravs de grficos animados. Fornece anlise de controle de usurios via interatividade.

Anlise de Dashboards
Outra discusso que parece na ter fim definir qual o design correto de dashboard. Como vimos no tpico anterior, alguns profissionais se dedicaram na construo de painis recheados de instrumentos e que s vezes acabam perdendo o controle, exagerando somente na parte grfica e esquecendo-se do objetivo final, transmitir informaes de forma lgica e organizada. Reuni algumas informaes de vrios profissionais da rea que analisam designs de painis. Notem que sempre absorvo os nomes destes profissionais para no causar futuros problemas, mas, anexo, esto s anlises originais, em ingls. O material apresentado um resumo, mas as apresentaes completas esto anexadas ao curso para que voc mesmo faa sua anlise. So diversas fontes em diversos formatos (pdf, ppt, doc e xls).

Configurao imprpria
O painel abaixo definido como configurao imprpria. Apresenta riqussimo visual, recheado de mecanismos complexos de serem montados no Excel, a no ser com recursos de Visual Basic. Por outro lado, fica abaixo do objetivo final dos dashboards, transmitir informaes suficientes para gerar idias e facilitar uma concluso final. Qual concluso voc chegou deste painel?

O prximo painel no oferece recursos dinmicos. Desprovidos de mecanismos, como por exemplo, controle de formulrio, para simular situaes em tempo real. Apresenta excesso de cores, distraindo o observador para o foco principal, transmitir informaes conclusivas.

Configurao aceitvel
No painel abaixo, notamos o aumento de profissionalismo. Logo no topo do painel encontramos mecanismos para transform-los em painel dinmico (1). As informaes esto distribudas perfeitamente, de forma lgica e bem organizadas. O nico e minsculo excesso est na adoo de cores que distrai o foco principal do painel. Ressaltamos que mesmo seguindo orientaes dos grandes especialistas, no devemos ficar impedidos de adotar cores nos painis, apenas com uma ressalva, equilbrio de cores. Atentar para o uso de tonalidades leves e sbrias.

No prximo painel, encontramos um design arrojado e moderno. A distribuio das informaes traduz ao leitor compreenso geral da situao. O uso adequado de clulas macro (1) se sobressai no painel com o auxlio de cliparts.

Configurao perfeita
Por que apresenta lotes de dados importantes. Poucas cores e cores suaves para no agredir aos olhos e distrair ateno do leitor. Grficos inteligentes. Design moderno e eficaz que conduz intuitivamente a compreenso das informaes. Oferece a possibilidade de consultar a ajuda para manipulao dos ndices. Inclui legendas para maior compreenso dos resultados mostrados. Neste modelo, foi configurado para que as informaes sejam apresentadas de tempo em tempo. Lembrar sempre: a perfeio uma utopia e a melhoria vem da observao e o aprendizado contnuo.

Caixas de Controle
As caixas de controles, conforme mostra a figura abaixo, servem para transformar os painis fixos em painis dinmicos. Por eles, possvel simular hipteses que contribuiro para a anlise final do processo. Geralmente so utilizados os controles: Boto usado para acionar macro ou simplesmente uma tela de ajuda.
help

Caixa de Combinao que aciona o dinamismo do painel.

Caixa de Seleo e Boto de Opo que oferecem os mesmos princpios da caixa de combinao e ainda recursos para acrescentar ou subtrair informaes em grficos.

ativado

desativado

Barra de Rolagem muito til na amostragem de dados durante um determinado perodo, onde a cada clique, ocorrem mudanas significativas.

Tambm pode ser utilizado para percorrer uma lista de produtos que automaticamente apresentam um grfico equivalente.

Isto no impede que sejam utilizados outros controles, mas, estes so os mais requisitados.

Simbologia
Aplicao de formatao especial que analisa os resultados com base em caracteres oriundos das fontes padres do Windows, como por exemplo, o Arial e apresenta uma simbologia baseada nos caracteres da tabela ASCII. Estes recursos auxiliam na compreenso do processo.

Legendas
Semelhante a simbologia para maior compreenso dos dados apresentados.

Clulas macro
Clulas que interligadas a base de dados, apresentam informaes pertinentes dos relatrios, a fim de se ter uma macro viso do processo.

Conjunto de mini-grficos Usa-se mais de um para esclarecer tpicos cruciais de um processo em perodos diferentes. Como no exemplo ao lado, observamos as mudanas ocorridas em trinta dias e seis meses. No grfico fcil perceber o percentual de passageiros que migraram entre estados e os respectivos lucros obtidos.

Regras essenciais para Dashboard

Destacamos as principais: 1. Verificar os excessos de cores e fontes. 2. Criar reas definidas com cores suaves. 3. Evitar formataes recheadas de efeitos. 4. Imagens? Somente em casos especiais. 5. O Poder de uma nica pgina. Pode no ser a mais bvia regra, mas se o seu painel de instrumentos no estiver em uma nica pgina, voc tem um relatrio, no um painel. Para evitar este equvoco, use as seguintes configuraes abaixo: Para a folha de papel: Tamanho da pgina = A4; Margens para impresso = mnimo de 1,9 centmetros para todos os lados. Tamanho da fonte = mnimo de 10 (para mtricas), mnimo de 12 (por metas / parmetros de referncia). Para a tela do monitor: Resoluo = 1024 x 768 pixels 6. Na maioria das vezes, painis se resumem numa coleo de nmeros e grficos, mas deixar para o conhecimento e a inteligncia do leitor para concluir o que os dados deveriam indicar um erro muito grave, por isso, devemos usar conjuntos intuitivos como os mini grficos. 7. Os painis no so blocos de pedras, rgidos, estticos e permanentes como as pirmides do Egito. Voc dever sempre visar a excelncia, a flexibilidade e a melhoria contnua do processo. 8. E finalmente, simplificar o dashboard. Acredite quanto mais simples, mais fcil de ser compreendido.

Etapas do Tutorial
No nosso exemplo, demonstramos a evoluo de vendas de uma empresa na venda de Hard Disk no territrio brasileiro. Utilizaremos como base a planilha Vendas de Hard Disk.xls...

...para montar o dashboard abaixo.

A anlise esta sendo feita nos quatro estados que mais influenciaram na venda de Hard Disk durante o 1 trimestre de 2005. Assim, resolvemos efetuar o processo por etapas. 1 etapa Coleta de Dados Nesta etapa, reunimos o relatrio completo para coletar informaes importantes que devero ser apresentados no painel.

2 etapa Sintetizando dados Transformamos em uma planilha sintetizada.

Esta nova planilha ser a fonte principal para outra tabela que ser inserida no painel.

Para construirmos a tabela acima, precisamos dos recursos especiais das frmulas e funes do Excel 2007. A pasta completa contm as planilhas Dashboard, Dados, Vnculos e Ajuda.

Vinculando informaes
Use a pasta de trabalho dados.xls que contm a planilha dados para o exerccio. Insira nova planilha e d o nome de Vnculos. Dentro desta nova planilha, digite Opo na clula A1 e acrescente na clula B1 o valor 1. Esta clula ser o comando principal para a mudana de fabricante. Posteriormente voc compreender, tenha pacincia.

Sintetizando dados
Retorne para a guia Dados para montarmos a tabela que far parte do painel.

Preencha a tabela com os dados do fabricante A no ms de janeiro. Na clula H3, digite =DESLOC(B3;ESCOLHER(Vnculos!B1;0;1;2);0). Na clula H4, digite =DESLOC(B10;ESCOLHER(Vnculos!B1;0;1;2);0). Na clula H5, digite =DESLOC(B17;ESCOLHER(Vnculos!B1;0;1;2);0). Na clula H6, digite =DESLOC(B24;ESCOLHER(Vnculos!B1;0;1;2);0). Fevereiro: I3 =DESLOC(C3;ESCOLHER(Vnculos!B1;0;1;2);0) I4 =DESLOC(C10;ESCOLHER(Vnculos!B1;0;1;2);0) I5 =DESLOC(C17;ESCOLHER(Vnculos!B1;0;1;2);0) I6 =DESLOC(C24;ESCOLHER(Vnculos!B1;0;1;2);0) Maro: J3 =DESLOC(D3;ESCOLHER(Vnculos!B1;0;1;2);0) J4 =DESLOC(D10;ESCOLHER(Vnculos!B1;0;1;2);0) J5 =DESLOC(D17;ESCOLHER(Vnculos!B1;0;1;2);0) J6 =DESLOC(D24;ESCOLHER(Vnculos!B1;0;1;2);0)

Compreenso da frmula
A funo aninhada DESLOC com ESCOLHER faz um deslocamento de dados com base na escolha existente na clula B1 da planilha Vnculos. Lembre-se que ali est armazenado o valor 1. Todas as vezes que esta clula sofrer alteraes no seu contedo, proporcionalmente incidir na mudana da tabela.

Criao do grfico

Selecione o intervalo G2:J6 da tabela resumo e crie um grfico de linhas conforme figura abaixo. Incorpore o grfico prximo tabela resumida, no intervalo G9:M22.

Remova linhas e no insira rtulos de dados. Remova tambm o preenchimento e bordas da rea do grfico.

Montando a apresentao
Na guia Dashboard.

O painel est dividido em 3 estgios. O primeiro o cabealho onde esto disponveis trs informaes importantes: Data e hora, Nome do painel e botes de ajuda e/ou macros.

O intervalo B1:D1 est mesclado e centralizado. Contm a frmula =agora() para mostrar a data e hora do sistema. No centro, o intervalo E1:V2 tambm mesclado e centralizado com o texto MODELO DE DASHBOARD. Na direita, intervalo W1:X1, mesclado e centralizado sem contedo. Sobre este intervalo, trs formas de cantos arredondados que esto interligadas a macros. Veremos este assunto mais detalhado em um captulo especial. O segundo estgio o corpo principal do painel que est subdividido em blocos da esquerda, central e direita. Construindo o bloco da esquerda Para construir a primeira parte, selecione o intervalo C5:G8, mesclado e centralizado. Digite um texto sobre o assunto divulgado no painel.

1 parte

2 parte

3 parte

4 parte

Para construir a segunda parte, necessitamos de uma ferramenta especial do Excel e pouco utilizada por profissionais da rea. Estamos falando da cmera que tem a funo principal, vincular informaes numa imagem.

Adicionando a cmera na barra de ferramentas de Acesso Rpido

Clique sobre o boto Office e clique no boto Opes do Excel. Escolha a opo personalizar. Na janela escolher comandos procure a opo Todos os comandos. Na rea do separador localize a opo cmera. Mova a barra de rolagem vertical at encontrar a opo desejada. Selecione cmera e clique no boto adicionar, pressione OK. Observe que a barra de ferramentas de Acesso Rpido apresenta a opo cmera. Registrando com a cmera Volte par a guia Dados e selecione o intervalo G2:J6. Clique sobre o boto cmera na barra de ferramenta de Acesso Rpido. V para a guia Dashboard e se posicione na clula C12, desenhe um retngulo que se estender at a coluna G. Uma imagem da tabela inserida automaticamente. Recomendvel remover as linhas de grade das planilhas para mostrar um design diferente do Excel.

Vantagens da cmera
um objeto e no uma tabela agregada a grade da planilha. Dessa forma, pode ser redimensionada com facilidade. uma imagem que contm um link com a tabela original. Faa um teste, d um clique duplo sobre a imagem e automaticamente ser deslocado para a tabela original. Altere na tabela original o texto So Paulo por Paran e retorne para a guia DASHBOARD. No esquea: Qualquer alterao realizada na tabela original a imagem sofre as devidas modificaes. Altere novamente de Paran para So Paulo. Desvantagens: A imagem perde um pouco de qualidade.

Flexibilidade da tabela Agora vem a sobremesa. V para a guia Vnculos e altere o

valor da clula B1 para 2 e observe que os dados da tabela se alteram para mostrar informaes do fabricante B. Note que o grfico tambm sofreu modificaes. Altere o valor da clula B1 para 3 e receber as informaes do fabricante C na tabela e no grfico. No esquea que a imagem incorporada na guia DASHBOARD tambm sofre modificaes. Veja a importncia da clula B1 para esta situao. Faa sua anlise pessoal. Mais informaes na guia Vnculos Na guia Vnculos, clula E1, digite =Dados!A3 para criar um link com o fabricante correspondente. Arraste a frmula para as clulas abaixo.

Usando controles de formulrio

Na guia Dashboard. Clique no menu do Desenvolvedor. Clique sobre o boto Inserir da guia Controles. Escolha o segundo boto Caixa de combinao (controle de formulrio). Desenhar um retngulo sobre a clula vazia sobre So Paulo. Clique com o boto direito sobre o controle e escolha a opo Formatar Controle. Na aba Controle preencha o intervalo de entrada com Vnculos!$E$1:$E$3. Registre o vnculo selecionando com Vnculos!$B$1 e pressione ok. Escolha a opo Fabricante 1. Escolha outro fabricante na caixa de controle e veja o resultado.

Para construir a terceira parte, selecione C19:G19, mesclar e centralizar. Digite: Vendas para o trimestre (Metas). Selecione C21:C23, mesclar e centralizar e digite =Dados!M3. Na clula C24 digite So Paulo. Repita o processo para os blocos semelhantes. Onde: E21:E23 =Dados!M4 E24 o texto Rio de Janeiro G21:G23 =Dados!M6 G24 o texto Amazonas. A quarta parte semelhante terceira com alteraes em: C27:G27 ( Vendas para o trimestre (Realizadas). C29:C31 (=Dados!K3 C32 digite So Paulo. E29:E31 (=Dados!K4 C32 digite Rio de Janeiro. G29:G31 (=Dados!K6 G32 digite Amazonas. Construindo o bloco central

1 parte

2 parte

Para construir o cabealho da primeira parte, selecione o intervalo J4:P4, mesclar e centralizar e digite: =SE(Vnculos!B1=1;Vnculos!E1;SE(Vnculos!B1=2;Vnculos!E2;SE(Vnculos!B1=3;Vnculos!E3))) . Usando a cmera para copiar o grfico Como o grfico no pode ser copiado como se fosse uma clula comum, faa o seguinte: selecionar o intervalo G8:M23 ao redor do grfico e use a cmera para copiar a imagem. V para a guia Dashboard e desenhe ao lado da tabela, conforme a figura acima. Use o controle para escolher um fabricante e verifique as mudanas. Acrescentando mais informaes na tabela.

Complete a sua tabela na guia Dados conforme figura acima. Total de vendas =SOMA(H3:J3) e arraste para as clulas abaixo. Mdia de vendas =MDIA(H3:J3) e arraste para as clulas abaixo. Meta, digitar os valores apresentados. % Atingido =((K3*100)/M3)/100 e arraste para as clulas abaixo. Arrecadado So Paulo =DESLOC(E3;ESCOLHER(Vnculos!B1;0;1;2);0) Arrecadado Rio de Janeiro =DESLOC(E10;ESCOLHER(Vnculos!B1;0;1;2);0) Arrecadado Minas Gerais =DESLOC(E17;ESCOLHER(Vnculos!B1;0;1;2);0) Arrecadado Amazonas =DESLOC(E24;ESCOLHER(Vnculos!B1;0;1;2);0) Montando o segundo grfico Antes centralizar e mesclar o intervalo J19:P19 e digitar =J4. Para inserir o grfico, v at a guia Dados, selecione os intervalos G2:G6, K2:K6 e M2:M6 e construa um grfico combinado de colunas e linha, similar a figura abaixo.

Cole o grfico sobre o intervalo J20:P32 da guia Dashboard. Construindo o bloco da direita Muito parecido ao bloco da esquerda, basta repetir os mesmos procedimentos orientados anteriormente. Onde: S4 = Mdia de vendas S6:S8 = Dados!L3 S9 = So Paulo U6:U8 = Dados!L4 U9 = Rio de Janeiro W6:W8 = Dados!L6 W6 = Amazonas S12 = Valores Arrecadados (x1000)

S14:S16 =Dados!O3/1000 S17 = So Paulo U14:U16 =Dados!O4/1000 U17 = Rio de Janeiro W14:W16=Dados!O6/1000 W17 = Amazonas Construa o grfico de pizza com base no intervalo N3:N6 da guia Dados.

Construindo o rodap do painel Selecione o intervalo B35:X39, mesclar e centralizar. Acrescente o comentrio descrito abaixo: Informaes Complementares: A arrecadao no trimestre ultrapassou a expectativa projetada. Este fato ocorreu, devido ao valor do dlar ter despencado de $3,29 para $1,25. Um painel simples est pronto, agora falta conhecer as tcnicas mais avanadas do dashboard no prximo volume. Enquanto isso veja algumas informaes importantes sobre grficos.

Informaes e grficos adequados

1. Conhecendo o grfico certo para a base de dados O mais importante estgio definir o grfico adequado para ser incorporado no Dashboard. Cada grfico tem a sua devida propriedade de informao visual. Linha utilizado para mostrar evoluo, ou tendncias, nos dados em intervalos iguais.

O nosso exemplo gerencia o nvel de acar no sangue. Disperso XY Mostra a relao existente entre os valores numricos em vrias sries de dados ou plota dois grupos de nmeros como uma srie de coordenadas xy. Esse grfico mostra intervalos irregulares ou clusters de dados e usado geralmente para dados cientficos. Quando ordenar seus dados, coloque valores x em uma linha ou coluna e insira valores y correspondentes nas linhas ou colunas adjacentes.

Neste exemplo, estamos acompanhando as diferenas entre temperatura real e temperatura prevista. Disperso XY Um grfico de bolhas um tipo de grfico xy (disperso). O tamanho do marcador de dados indica o valor de uma terceira varivel. Para organizar seus dados, coloque os valores de x em uma linha ou coluna e insira os valores de y e os tamanhos das bolhas correspondentes nas linhas ou colunas adjacentes.

Neste outro exemplo, verificamos a participao de cada fabricante sendo destacada pelos tamanhos das bolhas. Nos volumes seguintes, veremos novos modelos de dashboards com opes de: Velocmetros Simbologia da tabela ASCII Controles de formulrios Tabela dinmica Funes aninhadas especiais Novos grficos KPI Mtricas Formataes condicionais especiais Insero de Vdeo Insero de udio Insero de Flash Insero de Imagens Insero de objetos externos E muito mais.