ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE PERNAMBUCO ASSISTNCIA DE PRESERVAO DO PATRIMNIO HISTRICO DO LEGISLATIVO

Este texto visa a apresentar atividades de gesto da produo de documentos realizadas na Assembleia Legislativa do Estado de Pernambuco, seu correto manuseio e as medidas a serem tomadas para a maior preservao dos mesmos. Objetivamos promover a racionalizao e o acompanhamento

permanente da produo e salvaguarda dos registros, contribuindo com a agilidade e qualidade de todo o processo.

O que um arquivo?

o conjunto de documentos (papis, filmes, negativos, fotografias, Cds-rom, DVDs ou quaisquer outros), acumulados e recebidos por um determinado rgo e conservados com a finalidade de servir como referncia, prova, informao e/ou fonte de pesquisa.

Por que arquivar?

Controlar a documentao, permitindo sua rpida localizao e eficiente acesso;

Promover total segurana no acesso informao;

Estabelecer normas e procedimentos disciplinares para o tratamento do documento;

Garantir a eficincia administrativa;

Efetivar a preservao do patrimnio documental histrico como instrumento cultural, jurdico, legal e fiscal, garantindo a transparncia administrativa e possibilitando a produo tcnica, artstica e cientfica.

O que gesto documental?

Conjunto de medidas e rotinas que garantem o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde a sua produo at sua destinao final (eliminao ou guarda permanente), com vistas racionalizao e eficincia administrativas, bem como preservao do patrimnio documental de interesse histrico e cultural.

O que Processo de Racionalizao?

O processo de racionalizao da guarda e da produo de documentos se insere na dinmica da gesto documental, sendo resultado de um conjunto de procedimentos que objetiva estabelecer rotinas da forma mais simples, econmica e transparente possvel. A partir da racionalizao, podemos garantir que o fluxo da produo documental se viabilize de uma forma mais eficiente s demandas administrativas. Para tanto importante tambm que todos tenham responsabilidade e evitem a impresso dispensvel de documentos. Tal medida se faz necessria frente ao compromisso de preservao do meio ambiente, o comprometimento com a economia dos custos para este Poder Legislativo, bem como a necessidade de se racionalizar a produo de documentos a serem arquivados nesta Assistncia de Preservao. Deve-se salientar, que os documentos recebidos indevidamente geram dificuldades no acesso da informao e na soluo de problemas.

Manuseio

O documento uma excelente ferramenta para dar aceso informao e possui maior interface amigvel com o usurio. Contudo, o seu manuseio um dos agentes que mais causam danos aos documentos. No podemos esquecer que uma grande maioria da documentao da Alepe tem valor probatrio e permanente, portanto, continuar a ser primordial no futuro para os usurios das prximas geraes.

TODO MATERIAL A SER RESTAURADO SUBMETIDO A UMA SRIE DE ETAPAS, A SABER:

1. PESQUISA

fundamental que a obra a ser restaurada seja acompanhada por uma pesquisa prvia, indicando as caractersticas mais importantes, subsidiando o restaurador quando raridade de obra e outras informaes de relevncia.

2. DIAGNSTICO

Significa a leitura, identificao e detalhamento dos dados sofridos pela obra no que tangem no somente degradao do papel, como tambm da encadernao. Em ambas as situaes (papel e encadernao), necessrio o preenchimento de ficha tcnicas de restaurao e encadernao.

3. DESMONTE

Antes de iniciar qualquer trabalho de restaurao, necessrio observar todas as caractersticas do livro antes de proceder ao desmonte, que consiste em desmanchar a encadernao e a costura originais de um livro, seguindo as etapas abaixo:

O livro dever receber uma numerao feita no canto inferior direto, com lpis 6B; Procede-se o desmonte observando cuidadosamente a composio dos cardemos e tomando os cuidados necessrios com a remoo das colas; Em ficha de desmonte, anota-se a formatao do livro, que servir de guia para a montagem do mesmo de restaurado, evitando-se a juno errnea de paginas e ilustraes, quando da recostura e encadernao. Muitos livros j sofreram alteraes e intervenes que os descaracterizaram de suas feies originais. Nesses casos, se for possvel, deve-se tentar restituir a sua originalidade e, no sendo possvel, esta situao deve estar claramente anotada na ficha tcnica de restaurao. Quaisquer dvidas devem ser esclarecidas contando com a orientao do encadernador especializado.

4. LIMPEZA MANUAL

a remoo de sujidades depositadas na superfcie do papel, nessa etapa, utilizam-se trinchas (cedas macias) e p-de-borracha. Essa operao tambm e denominada limpeza a seco. A operao deve ser feita folha por folha com muito cuidado e, caso se verifique a fragilidade do papel, a operao no deve ser feita. O p-de-borracha facilmente obtido atravs da seguinte operao: Ralar a borracha TK plast com um ralador de inox; Colocar o material a ser limpo sobre ima folha branca; Depositar o p-de-borracha na superfcie do material a ser limpo; Friccionar com o auxilio das pontas dos dedos ou boneca (trouxa de algodo) depositado na superfcie do material a ser limpo; Trocar o p-de-borracha sujo por limpo, sempre que a tonalidade ficar escurecida. O p-de-borracha sujo e jogado fora; Repetir a operao at que o p-de-borracha no apresente tonalidade escurecida; Retirar o p-de-borracha sujo com o auxilio de uma trincha ou pincel macio.

5. TESTES

Todo material a ser restaurado deve ser submetido a uma srie de teste que tem por finalidade delimitar o tratamento qumico apropriado, com a devida margem de segurana. uma etapa muito importante j que a indicao do tratamento a ser efetuado depende do resultado dos testes. Basicamente, os testes realizados so os de solubilidade das tintas usadas na impresso, nos pigmentos, carimbos, etc. gua e aos produtos qumicos (hidrxido de clcio). Tambm nesta etapa feito a medio do pH (notao que indica logaritmo da concentrao de ons de hidrognio). Obs. Todo e qualquer pigmento devero ser testados sem exceo.

6. REMOO DE INTERVENO ANTERIOR Retirada da restaurao anterior comprometedora ao material e de interveno amadora.

7. BANHOS Consiste na limpeza, por via aquosa, das sujidades e acidez presentes nas fibras do papel. A gua utilizada para os banhos deve ser livre de impureza e de partculas metlicas, por tanto se utiliza gua deionizada ou destilada. Deve-se sempre levar em conta o estado de degradao do documento, a fim de se estipular o tipo de banho mais adequado, como: Imerso, usado para suporte resistente e com tintas sem problemas de solubilidade; Flutuao, para documentos fragilizados (manuscritos); Contato, para documentos e obras de artes com problemas de solubilidade das tintas e pigmentos.

8. DESACIDIFICAO Neutralizao de acidez presente no papel e conseqente elevao de seu pH. Utilizam-se tcnicas de desacidificao aquosa e no-aquosa. Deve-se controlar o pH da soluo desacidificante, utilizando a fita indicadora de pH.

Ex.

0 a 6,0 = cido 7,0 = neutro

7,1 a 14 = alcalino

Pode ser usado tambm o aparelho especifico para medio do pH, o peagmetro que um aparelho eletrnico.

9. RECONSTITUIO DO SUPORTE Recomposio das reas perdidas do documento atravs de tcnicas de enxerto, reenfibragem manual ou mecnica e velatura. Enxerto. Consiste em preencher partes faltantes, geralmente grandes reas, utilizando papis semelhantes ao original, tanto na cor na espessura. Essa tecnica utilizada quando o documento no pode ser submetido a tratamento aquoso. Reintegrao manual. Operao de reconstituio da matria perdida por meio manual com o apoio de mesa de luz, conta-gotas e agulhas.

Reintegrao mecnica. Operao de reconstituio de matrias perdidas por processo manual utilizando a MOP (Maquina Obturadora de Papel) de fabricao nacional e a Vinyctor, de fabricao espanhola, eltrica que trabalha com ajuda de compressor.

Velatura. Operao que consiste em dar ao suporte a ser tratado maior resistncia. Para cada tipo de documento, existe uma gramatura de papel japons adequado. Alm do papel japons, pode ser usado o papel tissue. A aplicao feita com metylan.

10. SECAGEM

A secagem deve ser feita na temperatura ambiente.

11. REENCOLAGEM

Depois dos banhos, o papel torna-se frgil, pois perde as colas utilizadas na sua fabricao, tornado-se necessrio refor-lo. Este processo feito usando

Carboxmetilcelulose (Metylan). Para o uso dos adesivos nas propores ideais para reencolagem, o preparo pode ser obtido conforme as indicaes abaixo:

Metylan (carboxmetilcelulose)

250ml de gua + 10g cola (viscosidade mxima). A partir da cola em viscosidade mxima, prepara-se a Metylan para a reencolagem usando: 10g de cola em viscosidade mxima + 200ml de gua.

12. PLANIFICAO Depois do processo de reencolagem, o material e novamente colocado para secagem na prensa, com proteo de feltro, tela monil, mata-borro, teste processo tem por objetivo tornar plano, sem ondulaes advindas do processo de restaurao. As prensas podem ser hidrulicas e manuais.

13. REMONTAGEM Reestruturao das folhas em cadernos, obedecendo s anotaes feitas quando o material foi desmontado.

14. REVISO

Verificao total do trabalho realizado. Aps essas etapas, caso o objeto restaurado seja um livro, o mesmo ser submetido ao processo de encadernao e acondicionamento. Caso seja documento avulso, o mesmo ser acondicionado em caixas, envelopes ou portflio. Os principais equipamentos atualmente utilizados so: Secadora aps o tratamento aquoso de lavagem dos papeis com filtrada ou de desacidificao, os documentos so colocados sobre folhas de papel mata-borro (papel absorvente para remoo de excesso de gua) e colocados sobre prateleiras de uma secadora. 1. Secadora com prateleira de hastes em metal, cuja finalidade original a de material

de apoio de produo de obras de arte, sobre papel em serigrafia. 2. Secadora com prateleira feita de fios de nilon MOP (Maquina Obturadora de Papel) a finalidade deste equipamento restaurar documentos sobre papis danificados por insetos ou microorganismo, cuja atividade devoradora ocasiona infinitos orifcios, debilitando sensivelmente o papel. Por meio deste processo manual, possvel preencher simultaneamente todos os orifcios de uma ou varias folhas e restaurar a uniformidade e consistncia perdidas. Esta maquina oferece ao restaurador grandes benefcios em termos de qualidade do trabalho e economia de tempo na restaurao de documentos sobre papel.

Dicas para a preservao documental Seguem algumas dicas de preservao de documentos histricos que podem ser utilizadas, tambm, para a preservao de documentos salvaguardados em arquivos pessoais Manter o local de guarda do acervo longe de fontes de alimentos; Evitar comer e manter alimentos no local de arquivo do acervo;

Guardar as pastas de documentos em estantes em sentido vertical; Evitar guardar as pastas dos documentos semi-inclinados, quando as mesmas no couberem nas estantes; No superlotar as estantes com pastas; Reservar espao de trs milmetros entre cada pasta para facilitar a retirada das mesmas; No encostar as estantes nas paredes, para evitar que a umidade presente nas paredes seja transmitida aos volumes;

No manter documentos dobrados ou enrolados. Ao longo do vinco cria-se uma linha de fragilidade nas fibras do papel, ocasionando a mdio prazo a ruptura dessa rea; Evitar umedecer as pontas dos dedos com saliva para virar as pginas dos documentos; No utilizar fitas adesivas tipo durex, fita crepe e cola branca (PVA) para evitar perda de fragmento de um volume em degradao. Esses materiais possuem alta acidez e provocam manchas irreversveis quando aplicados;

Sempre que possvel usar cola metilcelulose (carboximetilcelulose) para os documentos. Essa cola livre de acidez e facilmente reversvel; Recomenda-se no utilizar grampos e clips metlicos, pois esses materiais enferrujam com o passar do tempo, deixando, no local aplicado, manchas marrons, oxidando o papel e causando o rompimento das fibras com subseqente rasgos;

Clips plsticos OK

Nunca secar nenhum documento molhado com o calor (secador, ferro eltrico, exposio ao sol). O calor em excesso faz o papel secar muito rapidamente, causando ondulaes no material; Usar lpis 6B quando precisar fazer anotaes de identificao no documento;

Evitar excesso de tintas no carimbo; Evitar o uso de elsticos de ltex para envolver documentos e/ou livros, pois a ao do tempo provoca instabilidade qumica e fsica, favorecendo seu amolecimento, transformando-os em uma goma pegajosa. Substitu-los por cadaro de algodo; O uso indiscriminado de cpias xerogrficas produz alm do desgaste do material a ocupao excessiva de espao fsico;

Realizar periodicamente uma inspeo no acervo para evitar migrao de insetos e micro organismos;

Ao de insetos em documentos Traa

Solicitar sempre ajuda de profissionais ligados rea de conservao ao se defrontar com problemas dessa ordem.

Por que devemos realizar um arquivamento dos nossos documentos

Controlar a documentao permitindo sua rpida localizao e acesso; Mais agilidade e segurana na recuperao da informao; Estabelecer normas e procedimentos disciplinares para o tratamento do documento e viabilizar o acesso a informao; Diagnosticar a situao do documento textual e eletrnico produzido pelo gestor.