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Tabla de Contenido. IntroduccinPg. 5 Cmo Acceder al Mdulo a2sistema?...........................................................................................Pg. 7 Usuario Master y la Configuracin de la Empresa Pg. 8 Configuracin de las Tablas. Pg. 10 Ttulos y Correlativos. Pg. 12 o Ttulos y Correlativos Pagina General.. Pg. 12 Contribuyentes Especiales. Pg. 13 Configuracin de Perodos. Pg. 15 Que es un Cierre de Perodo? Pg. 16 Extender el Perodo de Trabajo Pg. 19 Cierre de Estadsticas Pg. 20 o Ttulos y Correlativos Pgina Inventario Pg. 21 o Ttulos y Correlativos Pgina Ventas y Clientes.. Pg. 23 o Ttulos y Correlativos Pgina Proveedores y Compras.. Pg. 25 o Ttulos y Correlativos Pgina Bancos Pg. 27 o Ttulos y Correlativos Pgina Varios. Pg. 28 o Ttulos y Correlativos Pgina Cdigos.. Pg. 29 o Ttulos y Correlativos Descuentos Pronto Pago.. Pg. 30 o Ttulos y Correlativos Serie de Facturas Pg. 32 o Ttulos y Correlativos Perodos Pg. 35 Instituciones Financieras Pg. 36 Formatos de Impresin Editor de Formatos Pg. 37 o Presentacin de Datos. Pg. 38 o Propiedades de un Formato Pg. 39 o Descripcin del Editor de Formatos... Pg. 44 Barras de Mens. Pg. 45 Barras de Herramientas. Pg. 46 Barras de Fuentes. Pg. 46 Paleta de Variables Pg. 46 o Elaboracin de una Forma de Impresin Pg. 47 Comandos de Impresin. Pg. 47 Incluir Comandos en las Etiquetas Pg. 47 Formatos Principales y Secundarios Pg. 48 Bandas de Impresin.. Pg. 49 Tipos de Bandas de Impresin... Pg. 50 Efectos de una Banda Cuando Imprime... Pg. 51 Insertar una Banda de Impresin Pg. 53 Elementos que se Pueden Incluir en un Formato.. Pg. 54 Variables de Impresin. Pg. 54 Men Ver. Pg. 62 Men Reporte. Pg. 63 Caractersticas de los Objetos que se Pueden Incluir.... Pg. 63 Campos en Formato de Cdigos de Barras.. Pg. 66 Incluir Frmulas..Pg. 67 Mens Contextuales Botn Derecho del Mouse. Pg. 67 Opciones que Funcionan Segn el Tipo de Banda Pg. 68 Etiqueta Comentario Pg. 70 Formulas.. Pg. 71 o Totalizacin de Formulas. Pg. 72 Variables Detalle Comentario y Descripcin Detallada del tem... Pg. 73 o Formato Tamao Carta Windows XP. Pg. 74 Administracin de Usuarios Pg. 75
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a2 Mdulo Sistema
Archivos
Usuarios
Administracin de Usuarios Registro del usuario Permisos generales Modificacin de formas Restricciones Polticas Configuracin impresin Asignacin de directorios
Respaldo de datos Recuperacin de datos Mantenimiento de archivos Crear Histricos de bancos Crear Histricos de seriales Configurar comprobantes contables
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Cmo acceder al Mdulo a2 Sistema? Para ejecutar el Mdulo, deber ubicar en el directorio raz de la
aplicacin el archivo denominado (a2Sistema.Exe).
Nota: El instalador no crea un acceso directo al mdulo de administracin de Usuarios (a2 Sistemas) para evitar el uso indebido del mdulo por parte de usuarios inexpertos.
Nota: Acceder el mdulo a travs del usuario Master y la clave por defecto 1234. La clave del usuario Master debe ser cambiada ya que es la misma en todas las versiones de a2.
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El usuario Master adems de ser el nico con capacidad para insertar campos en la base de datos, visualiza el nmero del usuario que se est creando o modificando. En la aplicacin comercial su clave de acceso es 1234 y en la aplicacin demostrativa es HOLA. Nota: el sistema trae por defecto el usuario MASTER, el cual es el nico con capacidad para configurar las bases de datos.
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En la pestaa Directorio se modifican las rutas de las carpetas creadas para la instalacin del sistema.
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Este botn solo se muestra cuando est trabajando con el usuario Master.
Nota: Esta opcin es crucial y delicada ya que altera las tablas, por esta razn aparece el cuadro de advertencia con el botn S preseleccionado de tal manera que el usuario presione la tecla ENTER y se salga inmediatamente.
Seleccione el archivo
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Archivos (Tablas) a2: Autorizados Bancos Beneficiarios Departamentos Clientes Conceptos Depsitos Inventario Proveedores Tarjetas de Crdito Vendedores Zona NOTA: SI USTED NO POSEE LOS CONOCIMIENTOS SUFICIENTES, PARA MODIFICAR LA ESTRUCTURA DE LAS BASES DE DATOS, NO PROCEDA A HACERLO, DE LO CONTRARIO PODRIA OCASIONAR MAL FUNCIONAMIENTO DE LA APLICACIN. En la parte superior del formulario o pantalla, aparece un cuadro de lista, donde se selecciona la tabla de la base de datos a modificar. Luego aparecer la informacin de los campos actuales de la tabla dispuesto de izquierda a derecha: Ttulo, Mensaje y Tipo. Ttulo: Nombre del campo. Puede estar compuesto de letras y nmeros, siempre empezando con letras. Mensaje: Ttulo del cuadro de texto, donde se muestra o pide el dato, si est en blanco asume el valor del campo Ttulo. Tipo: Clase de dato, involucrada al campo. Existen varias opciones que son desplegadas en el cuadro de lista, que son: o Alfanumrico: Acepta tanto letras como nmeros. o Auto incrementado: Cada vez que se aade un nuevo registro a la base de datos, se toma el mximo valor del campo y se le suma 1. o Booleano: Puede ser Falso o Verdadero. o Fecha: Almacena fecha. o Grfico: Para almacenar dibujos. o Memo: Almacena texto hasta 64Kb. o Numrico: Nmeros enteros o con decimales.
Nota: Cuando inserte la cantidad de campos que se desee, presione la tecla ENTER o la de direccin hacia abajo (flecha abajo) como si fuese a agregar otro campo y presione el botn Grabar. Reaparece el mensaje de advertencia anterior y presione el botn NO para realizar los cambios y se muestra el mensaje de actualizacin de la estructura.
El resultado de esta accin altera las tablas de configuracin de la transaccin y su respectiva tabla de definicin de datos. En la tabla de configuracin (directorio FileConfig) se agrega un registro cuyo nombre del campo es "ZZCampo_xx"" con sus caractersticas (descripcin y tipo). En la tabla de datos (directorio Data) se modifica la estructura de la tabla agregando un campo con el nombre del campo igualmente "ZZCampo_xx"" con el ttulo creado por el usuario y todas las caractersticas de este campo.
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3. En la pgina de Proveedores y Compras estn disponibles los correlativos para las retenciones de IVA., comprobantes generales de Retencin para los casos en que se desea entregar una sola relacin de retenciones por perodo. La asignacin de una clasificacin para las retenciones de IVA. permite al momento de la consolidacin agrupar las retenciones en cuentas contables diferentes dependiendo de su naturaleza.
En Decimales se indica la cantidad de decimales con la que se desea trabajar la presentacin numrica en toda la aplicacin. Se selecciona la moneda base de la aplicacin.
Nota: La moneda base es muy importante definirla en el momento de hacer la configuracin inicial, ya que despus de hacerlo la primera vez no se podr modificarla en el futuro.
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Mdulo Administrativo
Cuando se ejecuta esta opcin, los datos administrativos del perodo cerrado ya no pueden ser modificados, es decir, no se permite realizar ninguna operacin de venta o compra en dicho lapso. Conceptualmente delimita o acota los procesos de ventas y compras, permitiendo seguridad en los datos procesados, de esta manera nadie puede corromper estos procesos. En otras palabras, ilustrando con un ejemplo, nadie puede facturar o comprar en un perodo ya cerrado.
El cierre es un proceso irreversible, por lo tanto antes de ejecutarlo se recomienda respaldar la informacin y se sugiere imprimir los informes necesarios para su gestin administrativa, tales como: En Departamento de Inventario, el Reporte General con la opcin de incluir Consolidado activo.
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Si su empresa maneja vendedores con comisiones, emita el siguiente reporte: En Vendedores, Comisin del perodo.
Nota: Los libros de IVA no se rigen por el lapso del perodo, sino segn la Ley Tributaria vigente, los cuales se solicitan mensualmente. El cierre lleva todas las transacciones canceladas realizadas en el perodo seleccionado a un archivo histrico. Para poder visualizarlas es necesario hacer una consulta a los perodos anteriores. Los siguientes documentos son los que lleva a histricos: Compra de Mercanca Facturas Notas de Entrega Apartados Facturacin por lotes
Adicionalmente, la herramienta administrativa configurable a2, an cuando ejecute un cierre de perodo, contina mostrando las cuentas por cobrar de un cliente que tenga transacciones pendientes en el mdulo de cuentas por cobrar hasta que se cancelan todas las transacciones, por lo cual no es necesario visualizar histricos para comprobar de dnde viene determinada transaccin. Igualmente sucede con las cuentas por pagar, siguen mostrando todas las transacciones hasta que estas se cancelen. La opcin muestra la siguiente pantalla, en la cual se visualiza el nombre del perodo actual con su fecha de inicio y fin del perodo, adems se solicita el nombre descripcin del siguiente perodo, con sus respectivas fecha de inicio y fin de perodo.
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Una de las bondades ms resaltantes de la aplicacin cuando se esta trabajando en perodos mensuales es la posibilidad de extenderlos. Una utilidad que nos permite al llegar al final del mes y no realizar el cierre del perodo, colocndole una fecha posterior para continuar trabajando, esto suele ocurrir por varias razones que pueden ser entre algunas, la falta de un fsico o entrega de un documento de compra por parte de un proveedor, cosa que sucede muy a menudo y al no tenerlo nos impide cerrar el mes, la razn es que nuestro libro de compras no ha registrado la transaccin ya que el proveedor nos entrego la mercanca con una nota de entrega sin la factura correspondiente, siendo este documento fiscal el que afecta el libro de compras, otra de las razones mas comunes es que al final del mes siempre estamos en buenos das de ventas y el hacer el cierre del perodo implica paralizar el proceso de facturacin, esta ventaja nos ofrece la posibilidad extender el perodo, veamos como trabaja.
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Cierre de Estadsticas:
El cierre de estadsticas inicializa las estadsticas del perodo actual de manera que se puede mantener perodos acumulados de estadsticas diferentes al actual. Para aquellos usuarios que trabajan con perodos abiertos o superiores a un mes, inclusive para los usuarios que operan con perodos extendidos, el cierre de estadsticas, permite sin la necesidad de elaborar el cierre de perodo, inicializar las estadsticas para el nuevo perodo. Esto permite mantener por ejemplo estadsticas mensuales de venta, aunque el perodo sea anual. Esta opcin permite de igual manera inicializar las estadsticas en cero de los archivos maestros.
Mdulo Administrativo
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Ajustar existencia detallada: Permite en el Mdulo de Ajustes de inventario operaciones con existencias detalladas. Seriales x Depsito: Permite almacenar los seriales de los productos de acuerdo al depsito donde est guardado el producto. Con esto el cliente podr conocer en qu depsito tiene determinada mercanca con su respectivo serial. Matrices: La utilizacin de matrices de clasificacin para el inventario es una caracterstica muy til para ciertos tipos de empresas como Tiendas de ropa, zapatos, ferreteras, entre otros. Se pueden presentar varios tipos de matrices, las ms comnmente usadas son: Tallas y Colores, Ancho y Alto, entre otras. Observe que si se utilizan duplas o pares de datos, descriptivos por producto, es posible agregar caractersticas bien diferenciadas, las cuales formarn automticamente la combinatoria de las duplas para ofrecer una variedad completa de tems. Cdigo nico Asociado: Es una utilidad muy prctica que sirve para relacionar uno o ms cdigos aparte del identificador original del producto. Pueden ser aplicados a cualquier producto, siendo de gran utilidad a productos matriciales (tallas y colores) y las ofertas y presentaciones. Ejemplos: Artculos matriciales tales como Zapatos, el Marrn/37 y Negro/38, se asocia un cdigo a cada uno de ellos y cuando est realizando la transaccin, en vez de introducir los datos por el cdigo o identificador original del producto, se introduce el cdigo nico asociado. En las Ofertas o Presentaciones, crear cdigos ms fciles de recordar, que facilitan el trabajo de los usuarios facturadores del sistema. Adems, puede imprimir sus Etiquetas de Inventario con estos cdigos convertidos a cdigos de barras y utilizar lectores pticos. Nota: Para mayor detalles ver Tomo 2 (Manual de Usuario Men Mantenimiento) Opcin Cdigo nico Asociado.
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La configuracin de precios de la aplicacin, tiene la particularidad que las cajas de texto vacas o en blanco deshabilitan el precio en todo el sistema. La variedad de precios se utiliza en los casos donde cada producto posea varios tipos de precio dependiendo el cliente al que se le est ofertando o vendiendo, por ejemplo: Al mayor y Al Detal.
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Otras opciones:
Guardar Presupuesto: Cantidad de perodos que desea guardar los presupuestos realizados en estatus de guardado. Guardar Pedidos: Cantidad de perodos que desea guardar los pedidos realizados en estatus de guardado Porcentaje Mora: Porcentaje que desea aplicar como intereses de mora. Sumar fletes al Impuesto 1 y 2: Se refiere a la activacin del clculo del impuesto al importe del cuadro de texto de flete en la totalizacin de documentos. Trabajar con cntimos ventas: Utilizacin de cntimos en el calculo de documento de ventas. Comisiones sobre ventas: Cuando esta opcin est activada se le cancela al vendedor la comisin, solo cuando la Nota: Usted debe tomar en cuenta que si no desea usar cntimos al elaborar el documento de ventas, tendr prdida equivalente a la cantidad de cntimos que deje de cobrar. factura est totalmente cancelada, en el caso contrario que no est activada, se le cancelar cuando se realice la factura, sin importar el estatus de la misma. Mrgenes de Utilidad: Si la opcin est activada se expresar el Margen de Utilidad en porcentaje en caso contrario expresar el Margen de Utilidad en moneda. Cerrar Estados de Cuentas: Al estar activa, se realizan cortes de cuentas cada vez que finaliza el perodo actual, en caso contrario se trabaja con perodos abiertos. Nombre Autorizado: Existe una relacin entre el cliente y sus autorizados que puede ser transformada segn las necesidades de cada perfil. Ejemplos:
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Reflejar la Utilidad: es posible reflejar la utilidad de las operaciones en base al costo actual, de manera que aquellas instalaciones que desean ver todos los reportes reflejando la rentabilidad de la misma en base a costo actual, deben seleccionar el tipo de costo.
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Contribuyentes Especiales
Otras opciones: Guardar orden de compra: Significa que usted le puede indicar los perodos que desea guardar, posicionndose en el cuadro y colocando el nmero de perodos que desee guardar Sumar flete al Impuesto 1 y 2: Se refiere a la activacin del clculo del impuesto al importe de la casilla del flete. Cerrar Estados de Cuenta: Al estar activa, se realizan cortes de cuentas cada vez que finaliza el perodo actual, en caso contrario se trabaja con perodos abiertos.
Contribuyentes Especiales: Posibilidad de imprimir una retencin de IVA. Por cada compra.
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Los correlativos de Comprobante de Egresos, Nota de dbito, Nota de crdito y Depsitos son utilizados internamente y no llevan ningn tipo de relacin con las numeraciones dadas por las Entidades Bancarias. Los das de Diferimiento son muy importantes cuando se requiere llevar el control bancario de forma exacta, de esta manera la correspondencia de las fechas de liberacin de los documentos son los ms exactas posibles. En la mayora de los casos esta cualidad no se cumple en un 100%, ya que es muy difcil saber a ciencia cierta cuando son cobrados los cheques dados a particulares o empresas.
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Posibilidad de modificar el nombre de los campos, con el propsito de ser utilizados para otro fin distinto: Flete de Ventas Flete de Compras Nombre Giros Nombre Existencia Nombre Comisin Nombre Clasificacin
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Existen tres formas de hacer la codificacin o numeracin de renglones o tems. a) Manual: El usuario de la aplicacin genera el cdigo a su conveniencia. b) Cdigo Automtico: La aplicacin asigna el cdigo de forma automtica. c) Rellenado de Cdigo: La aplicacin se encarga de llenar con ceros (0) a la izquierda el nmero que el usuario introduce. Por ejemplo si el usuario introduce el nmero 10 el programa rellena con ceros hasta la mxima longitud del campo. Ejemplo: 0000010 Nota: Se recomienda utilizar este mtodo en los cdigos de los artculos de inventario si se manejan cdigos de barras.
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En este formulario, se configura la escala de descuentos a los clientes dependiendo del rango de das desde el momento de la emisin de la factura hasta su cancelacin. Estos rangos se evalan de arriba hacia abajo donde el porcentaje ser seleccionado automticamente al suceder la primera correspondencia de rango de das
La aplicacin lee la escala empezando por el rengln de 0 a 5 das si el cliente esta cancelando el giro o el saldo en 5 das el descuento pronto pago obtenido es de 5% ms 2%, de ser ms de 5 das, 2,5% ms 1% y de 10 a 15 das ser de 1,5% ms 0,5%. Si se tiene la siguiente escala: 0 a 5 das 5% 5 a 10 das 2,5% 10 a 15 das 1,5%
+ + +
2% 1% 0,5
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Se permiten mltiples correlativos en las transacciones de facturacin. Existen tres formas de crear correlativos y solo puede seleccionar un tipo de correlativo: a. Por Usuarios. b. Por Depsitos. c. Por Vendedores.
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Paso a Paso: 1. Desde el Mdulo a2 Sistema, seleccionamos al usuario que se le asignara una serie de facturas. 2. Opcin Polticas de Ventas Facturas, asignamos la serie para esta caso la serie que se asigno al usuario es la A1000. 3. Grabar los cambios.
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Modificar el ttulo de los perodos: A travs del mdulo de ttulos y correlativos es posible modificar los ttulos de los perodos que se reflejan en las diferentes estadsticas del sistema. De manera que en aquellas instalaciones que provienen de una conversin es posible ajustar el ttulo de la estadstica al mes al cual corresponden.
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Instituciones Financieras:
Archivo utilizado en el mdulo de ventas para especificar el banco con el cual se cancelan las transacciones tanto en cheques como en Tarjetas de Debito, adems se deber indicar el porcentaje de comisin de las tarjetas de debito, este % es el que el banco nos retiene por el uso de la tarjeta de debito, es decir cuando efectuamos una transaccin por el punto de ventas del banco este nos retiene un % de monto total de la transaccin y deposita en la cuenta la diferencia.
% Tarjeta de Debito
Los tipos de operacin que aparecen descritos nos permiten interactuar con este archivo: Primer Registro Registro Anterior Prximo Registro Ultimo Registro Insertar un Registro Borrar Registro Editar Registro Grabar Registro Cancelar Operacin Actualizar Data
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rbol: En el rea de la computacin se conoce, como una estructura de datos conformada por nodos interconectados por ramas. Los nodos que no posean ramas se llaman hojas. Se distingue de otras estructuras por el hecho de existir un nodo raz donde nace el rbol y adems no deben existir nodos con ms de una rama entrante. Nodo: Ente bsico para la construccin de un rbol, de l parte ramas a otros nodos. Si el nodo no tiene ramas se llama hoja. Rama: Lazo o hilo de interconexin entre nodos de un rbol.
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Presentacin de datos:
El rea de los datos es un explorador, muestra el contenido del rbol de formatos, donde las carpetas estn representadas por iconos y los archivos son los crculos azules; representan al Directorio Configr. A nivel de sistema operativo, en la carpeta de cada formato de impresin por cada formato existen dos o tres archivos que tienen el mismo nombre con extensiones: .PFG, .SPR y posiblemente el .BAK. El archivo .PFG guarda las propiedades del reporte, tales como el nombre y las caractersticas de impresin, mientras que el archivo SPR, almacena el formato y su configuracin. El .BAK es un respaldo del mismo y solo se crea cuando se ha modificado el formato. Presionando el botn derecho, se muestra el men contextual: Expandir Todas: muestra todos los documentos, formas o formatos de impresin asociadas a las transacciones. Contraer Todas: solo muestra el rbol de transacciones. Nota: no se puede copiar y pegar desde el explorador de Windows o sistema operativo para cambiarle el nombre a un formato de impresin, ya que este queda almacenado en el archivo .PFG.
Botones de comandos:
El rea de botones contiene los botones Crear nuevo, Editar Formato, Borrar Formato, Propiedades y Salir, los cuales se activan segn lo seleccionado en el rea de datos. Para crear un formato. Primero muestra las Propiedades del formato de impresin para modificarlas, aunque tambin se pueden modificar presionando el botn Propiedades del formato de impresin seleccionado. Una vez completado todos estos requisitos, abre la ventana del Editor. Sirve para cambiar las caractersticas de un formato de impresin existente. Abre la ventana de Editor de Formas (ventana del editor de formas).
Sirve para modificar las caractersticas de impresin del formato. Sirve para duplicar un formato de impresin. Tiene exactamente todas las caractersticas del anterior. Para abandonar la ventana del editor de formas de impresin.
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Permite fijar el orden en el que se quiere imprimir un determinado formato grupo de formatos.
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Con el condicional de la figura anterior logramos que el formato se imprima siempre y cuando el monto en cheque sea mayor que cero.
NOTA IMPORTANTE: Al dejar la segunda parte de un condicional en blanco, el sistema presume que es un cero.
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Tiene los botones Guardar, Preliminar, Cortar, Copiar, Pegar, Enviar elemento hacia atrs, Traer elemento al frente, Alinear esquina izquierda, Centrar elementos horizontalmente, Igualar espacios horizontalmente, Alinear esquina derecha, Alinear centros verticalmente, Centrar verticalmente, Igualar espacios verticalmente y Alinear borde inferior. Adems el botn Salir del editor.
Barra de Fuentes:
Tiene los botones: Seleccionar y mover objetos, Agregar Etiqueta, Agregar Memo o Comentario, Agregar Figura o forma, Agregar imagen, Agregar campo del sistema, Agregar Texto, Agregar campo en forma de cdigo de barras e insertar banda. Estos botones no existen en el men. Adems de los botones de formatos: Tipo de fuente o letra, Tamao, Negrita, Itlica, Subrayada, Color de la fuente, los botones de alineacin y borde o marco del objeto.
Paleta de variables:
En la paleta se encuentran las variables: generales, operacin, detalle operacin, archivos asociados al tipo de forma que se est elaborando y frmulas. Dependiendo de la transaccin, el editor permite incluir las variables y frmulas correspondientes a la misma. El botn ocultar sirve para desaparecer la paleta de variables. Para visualizarla de nuevo, vaya a la opcin del men VerVariables disponibles. La paleta de variables para el editor de formatos de impresin es flotante en la pantalla. Para su mayor comodidad la aplicacin permite que la paleta donde se encuentran las variables de impresin pueda moverse de manera que la seleccin de las mismas sobre el formato de impresin es mucho ms cmoda. De igual manera las variables has sido numerada para su fcil identificacin.
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Comandos de Impresin:
@ : Transformar campos numricos a letras, incluyendo fechas. Muy prctico en el caso de las facturas, en donde
se expresa en letras el monto total de la factura.
Nota: Frmulas expresadas en letras: El comando @ para convertir los montos a letras ahora puede utilizarse en las frmulas tambin
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Bandas de Impresin:
Una Banda de Impresin es una seccin lgica o rea especial para insertar los campos del formato y establece un orden de impresin.
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Ttulo (Encabezado): en esta banda se muestra la informacin referente a la empresa y otros datos en el
encabezado del documento cuando este tiene una longitud mxima de una pgina. La banda se llama Ttulo. Nota: Encabezado pgina y Ttulo se corresponden con el Encabezado del Documento.
Sub. Detalle: imprime las lneas y dependiendo de la transaccin en este tipo de banda se encuentran las bandas
tems de inventario, Seriales, Partes de compuesto, Cuentas y Consolidar tems. Los seriales se muestran si los productos tienen seriales asociados a ellos y Partes de compuesto si existen productos con compuestos y se muestra nicamente en los formatos de Venta. Cuentas aparece solamente en los formatos bancarios. La banda Consolidar tems sirve para consolidar en todos los procesos, productos costo promedio o tallas y colores con caractersticas homogneas. Nota: Estas bandas forman el Cuerpo del Documento.
Sumario: banda que totaliza los tems y muestra la informacin final al final del documento. Si el formato tiene una
longitud mayor de una pgina, se imprime en la ltima pgina. En este tipo se banda se encuentra la banda Total.
Pie pgina: al igual que la anterior, permite subtotal izar tems y coloca la informacin final de la pgina cuando el
formato tiene una longitud mayor a una pgina. La banda que contiene es Pie pgina. Nota: Sumario y Pie pgina se corresponden con el Pie del Documento.
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Esta es la manera como se imprime un formato cuando la informacin produce ms de tres pginas impresas. Ejemplo, en una factura de tres pginas se imprimen las bandas en el siguiente orden:
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Ejemplo:
Salida de Formato sin consolidar: Cdigo Descripcin 000001 Camisa L/ Roja 000001 Camisa M/ Negra Salida de Formato consolidado: Cdigo Descripcin 000001 Camisa L/Roja: 1, M/Negra: 1 Cant. 1 1 Precio 1.000,00 1.000,00
Cant. 2
Precio 1.000,00
Inserte la banda consolidar tem. En la banda anterior incluya la variable de detalle de operacin 2.35 Consolidar tem iguales.
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Variables de Operacin
Dependen del tipo de Operacin. Se pueden ingresar en las Bandas Ttulo, Ttulo Pgina y Total. VIMP_VENTAS, VIMP_COMPRAS, VIMP_BANCOS, VIMP_INVENTARIO, VIMP_SERIALIZACION. Las variables de las CXC y CXP, se pueden incluir nicamente en la banda Ttulo. Estn en los archivos VIMP_CUENTASCXC y VIMP_CUENTASCXP. Excepciones: En los formatos de Etiquetas de Inventario y Clientes, las variables de Operacin VIMP_ETIQUETASCLIE, VIMP_ETIQUETASINV se deben colocar en las bandas de Subdetalle (tems de Inventario o tems de Etiquetas). En las Variables de Operacin de Bancos, tambin se encuentran las variables de Detalle de la operacin, para el manejo de los conceptos de las cuentas (Haberes y Deberes). La mayora de estas variables se toman de la ventana Totalizar de la transaccin. Las variables marcadas con * son de tipo Subtotal. VIMP_VENTAS (Factura, Apartado, Pedido, Presupuesto, Nota de Entrega a Clientes y Devoluciones de Ventas): 1.00-Nmero Documento: Correlativo de la operacin 1.01-Documento origen: Si el documento se origin a partir de otro documento. Por ejemplo, una factura proveniente de un presupuesto o de un pedido de un cliente. Automticamente se toma cuando se cargan documentos en las transacciones. 1.02-Fecha Emisin Operacin 1.03-Fecha Vencimiento operacin 1.04-Das de Vencimiento 1.05-Moneda Operacin: moneda en la cual se realiz la transaccin. 1.06-Factor cambio operacin: Imprime el factor de cambio particular de la operacin. Inicialmente toma el valor del factor de cambio global de la aplicacin. 1.07-Depsito Origen: Depsito general de la transaccin. 1.08-Cliente descripcin: nombre del cliente mostrado en la ventana totalizar de la transaccin. 1.09-Cliente R.I.F: RIF del cliente tomado de la ventana totalizar. 1.10-Cliente N.I.T: NIT del cliente tomado de la ventana totalizar. 1.11-Cliente telfono contacto 1.12-Cliente Direccin despacho: Tomada del campo "Direccin Despacho" la cual es a su vez tomada del campo "Direccin de Envo" de la ficha del cliente. 1.13-Autorizado: Nombre o descripcin del autorizado 1.14-Vendedor asignado: Vendedor de la transaccin. No confunda su uso con la variable "2.22-Vendedor asignado" del Detalle Operacin. 1.15-Condiciones de pago: Si la operacin es a Contado o Crdito. 1.16-Precio Asignado: Tipo de precio asignado a la operacin. 1.17-*Total Renglones (No. tems) 1.18-Detalle o Comentarios: Las observaciones escritas en la ventana Totalizar en el campo Detalle o Comentario. 1.19-Clasificacin: clasificacin de la operacin. 1.20-*Total Bruto 1.21-Descuento 1 Monto 1.22-Descuento 1 Porcentaje 1.23-Descuento 2 Monto 1.24-Descuento 2 Porcentaje 1.25-*Total Descuentos parciales 1.26-Descuento Final 1.27-Flete del documento 1.28-*Base Imponible Impuesto 1 1.29-*Monto Exento Impuesto 1 1.30-*Base Imponible Impuesto 2 1.31-*Monto Exento Impuesto 2 1.32-*Impuesto 1 Monto 1.33-*Impuesto 2 Monto
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Tiene los siguientes componentes: Mostrar regleta: muestra o elimina la rejilla o cuadriculado y se puede visualizar en milmetros (MM), pulgadas y caracteres. Nota: para impresoras de matriz de puntos se recomienda colocarla en milmetros y en las propiedades de la impresora (Panel de Control Configuracin de Impresoras) seleccionar como papel por defecto un formato en milmetros (papel personal), es decir, si en las propiedades de la impresora tiene seleccionado un tamao de papel en milmetros, debe colocar la rejilla en milmetros. Mostrar ttulo de banda: permite visualizar el nombre de la banda en tiempo de formato El botn Fuentes: para cambiar las caractersticas de las letras o fuentes del nombre de la banda. Mostrar marco del componente en tiempo de diseo: permite delimitar el campo en tiempo de diseo, colocando un recuadro alrededor del mismo, no se imprime. Con el botn Color, los recuadros alrededor de los objetos se insertan con el color escogido. En el recuadro Lnea se puede seleccionar entre tres opciones, Slido, Rayado o Punteado, el tipo de lnea del recuadro del campo. Recuerde que no se imprimen.
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Tiene los siguientes elementos: El recuadro en blanco: para escribir el texto o nombre que desea visualizar. Rotacin: para seleccionar los grados de inclinacin de la etiqueta. 90 grados lo coloca de abajo hacia arriba; 270 grados de arriba hacia abajo; 180 grados lo muestra al revs y de izquierda a derecha. En el botn Fuentes se cambia el tipo de letra y sus caractersticas. En Color se cambia el color de fondo de la etiqueta. Alineacin: para cambiar la forma de alinear la etiqueta. Alineacin automtica. Transparente: si est activo, cuando este campo se coloca sobre otro elemento, se puede observar ambos elementos. Si no est activo, el rectngulo imaginario alrededor de este campo, no permite visualizar el elemento sobre el cual est colocado. Ajustar a lo ancho: si est activo, imprime el texto y el campo completamente, pero si est inactivo, imprime los elementos truncados hasta el tamao asignado por el usuario. Ajustar a lo alto: si est activo, imprime el texto y el campo completamente en varias lneas con el ancho asignado por el usuario, pero si est inactivo, imprime los elementos truncados hasta el tamao asignado por el usuario.
Campo Imagen
Inserta una imagen y muestra el siguiente cuadro: En archivo, se busca la imagen en los directorios o discos presionando el botn .
El campo Sistema
Muestra el siguiente cuadro de dilogo: Texto: ttulo de la etiqueta para el campo que se inserta. Tipo: es una lista desplegable donde se puede escoger entre los siguientes tipos de campos del sistema: Fecha: imprime la fecha del da que se imprime la forma. Hora: inserta la hora de impresin del formato. Fecha y hora: inserta la fecha y la hora de impresin. Detalle tem: muestra el conteo del detalle. Detalle nmero: muestra el nmero de lnea. Nmero de pgina: inserta el nmero de pgina. Ttulo del formato: inserta el ttulo que se asign en el men Reporte Opciones... Ttulo Ajustar a lo ancho: si esta casilla est activa, imprime el texto y el campo completamente, pero si est inactiva, imprime los elementos truncados hasta el tamao asignado por el usuario. Transparente: si est activo, cuando este campo se coloca sobre otro elemento, se puede observar ambos elementos. Si no est activo, el rectngulo imaginario alrededor de este campo, no permite visualizar el elemento sobre el cual est colocado. Alineacin: para alinear el campo. Botn Fuentes: para cambiar las caractersticas de la letra. Botn Color: para cambiar el color de fondo del campo.
El campo Texto
Inserta un texto en formato RTF (Riched Text Format), el cual tambin puede ser almacenado en una unidad de disco. Se puede utilizar para crear un contrato, por ejemplo. Muestra la siguiente ventana: Contiene: La barra de ttulo, el cual es "Texto Enriquecido" La barra de men, con las opciones Archivo y Editar. Archivo tiene las acciones: Nuevo Abrir Guardar Guardar como Imprimir Salir. Editar contiene: Deshacer
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Cuando el texto ya ha sido insertado en la forma de impresin, haciendo click en el texto se modifica el texto. Si desea editar el texto, debe hacer click en una esquina en el cuadro negro, luego doble click en el texto o en el men contextual, seleccionar Editar.
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Todos los objetos tienen el mismo men contextual (presionar el botn derecho sobre el objeto seleccionado), el cual tiene las alternativas: Activo: si est activo, se imprime, sino, se visualiza en el editor de formas pero no se imprime. Editar: para entrar en el cuadro de dilogo de cada objeto. Traer al frente. Enviar al fondo. Opciones: para modificar caractersticas de los objetos. Las ms importantes son: Editar y Opciones. En el caso de los campos insertados, Editar muestra la misma pantalla de insertar campos, excepto en Bandas, que segn la banda muestra: Marco: genera las lneas alrededor de la banda segn el color, ancho y tipo de lnea seleccionado. Para ello debe activar las lneas que desea imprimir.
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Banda Total:
"numerar al final de la pgina". Por defecto est activa y su efecto es imprimir la banda desde el margen inferior hacia arriba. Cuando se desactiva, la banda se imprime inmediatamente despus de las bandas subdetalles. "forzar nueva pgina": agrega una hoja nueva e imprime el encabezado y la banda total
Nombre: Si el campo est en blanco, es un campo insertado de los tipos de campos del editor. Si se ha
seleccionado una variable, muestra un valor parecido a este: _label1834967696_0_0_0 y no puede ser modificado. Al inicio, podr tener: _Memo: lo que significa que es una variable tipo memo. _Label: es una variable tipo alfanumrica. _Nmero: es una variable numrica. _EAN: etiqueta de cdigo de barras.
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Etiqueta o Comentario:
Si tiene un valor, en tiempo de edicin, muestra el comentario cuando el puntero del Mouse se coloca sobre el objeto. Nota: Cuando se crean Etiquetas de inventario o de clientes es necesario colocar el nmero de la columna si se crean varias columnas de etiquetas. Es imprescindible indicarle al formato un nmero para cada variable.
El comando de impresin #. Para colocar asteriscos al inicio y final de una cantidades numricas expresadas en letras. Totalizacin de Frmulas. Incluir una etiqueta, ir a las opciones y buscar la frmula previamente incluida. Para configurar la variable Detalle de la Transaccin, incluir la variable "Detalle o Comentarios" de las Variables de Operacin en donde lo desee. Luego en este campo escriba el nmero de la lnea que desea incluir en el reporte. Si no tiene valor, se imprime todo el contenido de la variable. Para configurar la variable "Descripcin detallada del tem" de las Variables Detalle Operacin incluya la variable en la banda tem de inventario. Luego en este campo escriba el nmero de la lnea que desea incluir en el reporte. Si no tiene valor, se imprime todo el contenido de la variable.
Recuadro Acciones:
No cambiar: en los campos sistema, no permite cambiar de tipo de campo, por ejemplo de hora a fecha cuando se edita el campo. No editar: no permite ejecutar la edicin del objeto. No mover: no permite cambiar la posicin del objeto. No redimensionar: no permite cambiar el tamao del campo. No borrar: no se puede eliminar el campo.
Recuadro Posicin:
Izquierda: posicin del campo con respecto al margen izquierdo de la banda. Arriba: posicin del campo con respecto al margen superior de la banda. Ancho: ancho total del campo. Alto: altura total del campo o de la banda.
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Frmulas:
Pasos para elaborar una Frmula: 1. Abra el formato deseado. 2. Entre las opciones de las variables disponibles seleccione la variable frmulas. 3. Presione el botn incluir.
4. Especifique el nombre de la frmula. 5. Para incluir una variable disponible de los formatos de impresin seleccione la misma en el visor de variable y con doble click se insertar en la frmula para luego estructurarla matemticamente.
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Totalizacin de Frmulas:
Incluir una etiqueta en las bandas Titulo pgina, Total o Pie pgina, ir a las opciones de dicha etiqueta y buscar y asignar una frmula previamente incluida.
Nota: Frmulas expresadas en letras: El comando @ para convertir los montos a letras se puede utilizar en las frmulas tambin
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Para agregar el Detalle del tem en los formatos (facturas) sin dejar lneas en blanco en los tems sin detalles, debe seguir los siguientes pasos:
1. Ample la banda Sub. detalle "tems de Inventario". 2. Inserte la variable 1.13 "Detalle o Comentarios" de las Variables de Operacin debajo de la etiqueta "Descripcin del tem". Modifquelo al ancho deseado y de alto, UNA LINEA. 3. Presione el botn derecho sobre el campo y seleccione Editar. 4. Posicione el cursor al inicio del texto en el cuadro de texto y presione el botn "Suprimir lnea vaca". 5. Active "Ajustar a lo alto" y desactive "Ajustar a lo ancho" si desea que el tamao de la lnea sea del tamao del ancho del campo. 6. Presione el botn Aceptar. 7. Disminuya la banda al tamao del alto de una lnea, solapando la etiqueta que acaba de agregar.
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1. En el mdulo de sistema de a2, en formatos de impresin, tamao de papel, seleccione Tamao por Defecto.
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Administracin de Usuarios:
Administracin de Usuarios Registro del usuario Permisos generales Modificacin de formas Restricciones Polticas Configuracin impresin Asignacin de directorios
Los perfiles de usuarios son bsicos para el buen funcionamiento de la aplicacin ya que todo el sistema se fundamenta en las caractersticas de cada uno de los operadores para as mostrar slo la informacin concerniente al mismo. Dentro de un perfil de usuario se puede definir el nombre, clave, fecha de ingreso y egreso, estatus, ubicacin, email, polticas, horario de trabajo, directorios de datos, formatos y muchas otras caractersticas que se explicarn con ms detalle.
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Cuando se instala la aplicacin, se crea un perfil de supervisor llamado MASTER, y es muy importante que este sea realmente el supervisor del sistema, ya que peligrara el buen funcionamiento de la herramienta si se crea otro usuario con todos los permisos activos.
Se recomienda para este caso un personal con las siguientes caractersticas: 1. Conocimientos avanzados del sistema operativo utilizado. 2. Conocimientos bsicos de los procesos administrativos normales de toda empresa 3. Poseer la Certificacin de Asesor a2. 4. Conocer todos los procesos administrativos de la empresa donde se est realizando la implementacin.
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(Anterior registro) Ir al registro anterior (Activo en modo de Modificacin). (Siguiente registro) ir al registro siguiente (Activo en modo de Modificacin).
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Nota: El estatus del perfil indica si el mismo puede o no tener acceso a la aplicacin.
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Activacin del concepto de Usuario Principal: Esta caracterstica permite al momento de crear un
nuevo usuario asignarle al mismo un usuario principal. De esta manera cualquier cambio a nivel de polticas o configuraciones de men que se hagan al usuario principal se replican de manera automtica a cada uno de los usuarios.
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Modificar Estadsticas: Permite al usuario modificar las estadsticas de la aplicacin. Apariencia 3D: Activa la apariencia 3D de los cuadro de textos y botones de toda la aplicacin. Acceso informacin del sistema: Permite ver la utilidad de estado del sistema, donde se indica directorios usados, estado de la memoria del equipo y muchos otros datos del equipo en general. Maneja Monedas: Cuando la opcin est activa el usuario puede manejar multimonedas en la aplicacin al elaborar documentos o manejar cuentas tanto de clientes o proveedores. Alterar factor de cambio: Permite al usuario actualizar los diferentes factores de cambio de cada una de las monedas configuradas. Manejar todas las Transacciones: Cuando est activa permite al usuario elaborar cualquier operacin que involucre dinero en el sistema (facturas, compras, CXC, CXP, entre otros). Activar Modo de Entrenamiento: Permite que el usuario interactu con toda la aplicacin pero no podr: Guardar o Borrar ningn registro es decir no actualiza los datos. Siendo muy til para el personal nuevo que necesita ser entrenado en el manejo operativo de la aplicacin. En la parte derecha del formulario, se configura la manera de tener acceso a la aplicacin en caso de olvidar su clave secreta. Debe introducir una pregunta y su respectiva respuesta y confirmacin de la misma. Nota: Para activar la pregunta debe entrar por el modulo de configuracin de usuarios e intentar introducir su clave tres veces de forma errnea, al hacerlo se activa la pregunta que dar paso a su respuesta.
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Paso a Paso: 1. Haga click con el Mouse en los cuadros de verificacin ubicados a la derecha de cada enunciado, en la parte izquierda del formulario. 2. Ingrese la pregunta en el cuadro de texto titulado "Pregunta en caso de olvidar su clave". 3. Ingrese la respuesta en el cuadro de texto titulado "Respuesta a la Pregunta" y repita en "Confirme su respuesta".
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Permisos
Formas Disponibles
Este formulario esta dividido en dos secciones, en la parte izquierda se establece los permisos para este mdulo y para el administrativo y en la parte derecha se configuran las formas del men administrativo. En el rea izquierda se configura todo lo referente a las opciones de men activos y nombres de los mismos. Para informacin ms detallada ver Configuracin de Mens del Modulo Administrativo. En la seccin derecha, se modifican las formas de Departamento, Inventario, Depsitos, Proveedores, Clientes, Asociados, Tarjetas, Zonas, Vendedores, Bancos, Conceptos y Beneficiarios. Para ms informacin ver Editor de Formas. Nota: Se recomienda slo utilizar la opcin de "Acceso a los Usuarios" si es el administrador del sistema.
Paso a Paso: 1. Haga click en el cuadro de verificacin ubicado a la derecha de los enunciados en la parte izquierda del formulario. 2. Si desea cambiar las opciones del men del Mdulo Administrativo, solo haga click en el botn titulado "Configurar Men Administrativo". 3. Si debe cambiar los formularios de entrada de datos, slo seleccione con el ratn la pantalla a modificar, luego haga click en el botn "Configurar".
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Editor de Formas:
Es el corazn del sistema administrativo a2, ya que de la implantacin depender el xito de la empresa. Es aqu donde se modifican las fichas de los archivos maestros de la aplicacin y en esto reside la esttica, presentacin y organizacin de los datos en la pantalla.
Cuando se personaliza es necesario mantener un criterio o estilo de configuracin, es decir, un estndar bsico que siga una lnea general unificadora a travs de todas las formas y el manejo de la data. Si usted realiza una configuracin de manera desordenada el resultado puede ser sencillamente un desastre, por lo cual se recomienda sea muy cuidadoso, diseando primero en papel un bosquejo de cmo definir las distintas pantallas para conservar la uniformidad. Debe recordar que el usuario final del sistema es, por lo general, un operador de computadoras que aprende a manipular paquetes. Si esta persona migra de una empresa a otra, y ambas utilizan a2, puede que no sepa manejar el sistema en la segunda, debido a la forma como se instal la aplicacin. Por tal motivo es necesario aplicar una poltica de uniformidad cuando se instala a2. A continuacin se presenta una lista de las caractersticas ms importantes que se pueden modificar en esta opcin: Definir la longitud del campo cdigo y otros campos. Cambiar el orden de entrada de los datos. La permisologa para ejecutar mens y sus opciones. Cambiar el tipo de pantallas. Nota: En cualquier momento las formas creadas por el usuario pueden ser eliminadas y el sistema automticamente toma la forma por defecto.
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Editor de Formas
2. Seleccionar la manera de visualizar la presentacin de la forma. Cuando se comienza la configuracin, en el cuadro de Recursos del Usuario automticamente se muestra la pestaa Campos Disponibles y en el recuadro: Plantilla de Datos, lo cual representa el fondo de la forma. 3. Insertar los elementos necesarios. 4. Seleccionar y Modificar los elementos. 5. Por ltimo, presione en la ventana Recursos del Usuario, el botn Grabar si desea grabar la forma que acaba de crear o el botn Eliminar, si desea descartar la forma que ha creado. Luego puede salir y regresar al men Configuracin de Usuarios. Nota: En cualquier momento las formas creadas por el usuario pueden ser eliminadas y el sistema automticamente toma la forma por defecto.
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Es recomendable que el directorio local est en el disco duro local. Todos los dems en sus ubicaciones originales del servidor.
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Haga click en la pestaa Presentacin, para cambiar el ttulo de la forma y la manera de visualizarla. Si la forma actual est como una ventana desplegable, puede crear un nuevo formulario en Pginas, y viceversa, seleccionando en las opciones del recuadro Fondo: Ventana desplegable o Pgina. Inmediatamente aparece un cuadro de confirmacin, informndole que los componentes actuales de la forma sern borrados. En caso afirmativo, muestra la nueva forma vaca, de lo contrario, regresa al estado anterior. Se muestra la pestaa presentacin y un ejemplo de una forma en pginas. Si trabaja con la presentacin en pginas, cuando seleccione una pgina de la forma aparece el cuadro Recursos del Usuario, donde puede modificar todos los atributos que se muestran.
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Si usted desmarca alguna de ellas para un usuario o grupo de usuarios, se desactiva en la ventana de informacin asociadas al inventario en las transacciones. En el caso particular de Costos y Precios, cuando presiona el botn Detalle de la ventana de informacin, el usuario no podr visualizar el archivo de todos los precios y costos de un producto. Slo se mostrarn en el grid de la transaccin cuando incluyen un tem.
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Nota: Si necesita agregar algn campo que no exista, el usuario Master debe crear con anterioridad el campo en la tabla correspondiente a la forma. Esto se realiza en el mdulo usuarios, opcin Datos de la Empresa, pestaa Datos Bsicos, botn Configurar.
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Al seleccionar un objeto o hacer click en un rea libre de la forma (que no sea un recuadro o un campo de datos) automticamente en la ventana Recursos del Usuario se exhibe la paleta Propiedades.
En la forma, para seleccionar varios elementos, mantenga presionada la tecla CTRL, y haga click con el Mouse en los elementos deseados. Al seleccionar el fondo de la forma, las caractersticas que se pueden modificar son: Tamao del cuadro o forma. Mostrar o no mostrar un comentario al pasar el Mouse por la forma, y Cambiar el color de la forma.
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2. Aparecen dos ventanas: La forma y las acciones de una forma. 3. Posicionar el cursor del Mouse en el fondo de la pantalla.
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5. Una vez seleccionado el color debe aceptar el cambio y para eso de debe hacer un click en el icono identificado con la mano, con el propsito de efectuar la modificacin del color.
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Los campos tienen las siguientes Caractersticas, dependiendo de su tipo de dato: Para campos textos:
Altura: Altura de la lnea del campo. Ancho: Ancho del campo. Borde Superior: Altura de posicin del campo con respecto al borde de la regla. Color: Cambia el color del campo. Editable: Permite modificar el campo en la forma, cuando se ejecuta el archivo en el mdulo administrativo. Fuente: Caractersticas de la letra. Izquierdo: Posicin del campo con respecto al borde izquierdo. Longitud Mxima: Nmero mximo de caracteres que acepta el campo. En esta opcin se modifica la longitud de los Cdigos. Mscara de entrada: Determina cmo lucirn los datos en la pantalla y qu tipo de dato puede ser introducido. En este caso, obliga a colocar el texto en maysculas, en minsculas o normal (combinacin de ambas). Mensaje: Comentario que se muestra al sealar el objeto o su etiqueta. Mostrar etiqueta: Nombre del campo, puede ser cambiado. Mostrar mensaje: Muestra el comentario cuando est activo. Orden de entrada: Orden en el cual se mueve el cursor de escritura entre campo y campo cuando se utiliza la tecla Tabulador o ENTER. Si se seleccionan todos los datos en cierto orden, y se presiona el botn secundario o derecho del Mouse, se le asigna a los campos como orden de entrada, el orden de seleccin y se muestra el siguiente cuadro, el cual se puede modificar:
Posicin etiqueta X: Posicin horizontal del nombre del campo, con respecto al campo. Posicin etiqueta Y: Posicin vertical del nombre del campo, con respecto al campo. Texto inicial: Si se desea tener un texto por defecto en el campo. Ttulo ayuda: Ttulo con mayor capacidad de descripcin, no se muestra. Ttulo etiqueta: Nombre del campo. Presentacin: Tipo especial de formato, donde se puede seleccionar entre tres tipos: Seleccin mltiple, Combo y Simple texto. Seleccin mltiple sirve para seleccionar de una lista plegable que es creada por el usuario. Ejemplo:
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Mximo valor: Mximo valor permisible. Mnimo valor: Valor mnimo permisible. Porcentaje: Si el campo maneja porcentajes, no maneja porcentajes, es decir un nmero en su formato, o maneja ambos tipos de nmeros. Tipo de nmero: Si el campo es un entero o un real. Valor por defecto: Valor que se asigna al campo por defecto. Fechas: Si tiene fecha por defecto, una fecha mnima o una fecha mxima permitida.
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Orden de entrada: presenta el cuadro de orden de entrada para establecer la manera como se mueve el cursor en los campos, cuando se presiona la tecla ENTER o el tabulador. Propiedades: muestra la paleta o pestaa Propiedades. Borrar: elimina el campo de la forma.
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El botn de accin permite configurar las opciones de la barra de mens y las acciones que puede ejecutar el usuario actual. Cuando se ejecuta, se muestra la ventana Configuracin Men Administrativo de usuario. En esta ventana se muestra la barra de ttulo: "CONFIGURACIN MEN ADMINISTRATIVO NOMRE DEL USUARIO", la barra de mens y el rea de datos. En la barra de mens aparecen las opciones que el usuario puede ejecutar.
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Signo Contrae
Signo + Expande
En el rea de datos, presionando el botn derecho del Mouse se muestra el men contextual con las opciones:
Expandir Todas: abre todas las opciones del rbol del men del Sistema Administrativo. Contraer Todas: slo muestra las opciones de la barra de men. Marcar Todas: permite al usuario ejecutar todas las opciones disponibles en el men administrativo. Desmarcar Todas: el usuario no puede utilizar ninguna opcin del men administrativo. Restablecer valores por defecto: restituye el men original del sistema administrativo a2. Cuando se marcan o desmarcan las casillas de verificacin, aparecen o desaparecen automticamente las opciones y acciones correspondientes que se le permite ejecutar al usuario actual. Los resultados de las acciones se muestran en la barra de mens de la ventana visualizada. Para regresar a la pantalla anterior, se presiona el botn salir de los botones de control de la ventana o la opcin salir del men de icono de control.
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Paso a Paso: 1. Haga click en los cuadros de textos titulados con los das de la semana, donde los marcados sern los permitidos.. 2. Luego seleccione el da de la semana donde desee modificar la(s) hora(s) de acceso, las cuales se establecen por bloques de una (1) hora. Haga click en el cuadro de verificacin para marcar todos los que sean necesarios.. 3. Repite los paso 1 y 2 para cada da de la semana.
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Debajo del listado de polticas, de acuerdo a la transaccin, se encuentran las siguientes opciones:
Botn Avanzado: Muestra listado de polticas avanzadas para el tipo de transaccin seleccionada en la barra de botones de tipo de transaccin. Botn Ampliar: Muestra de forma ampliada o magnificada la lista actual de polticas bsicas o avanzadas. Botn Exportar Perfil: Permite grabar en un archivo, sea en su disco duro o disco extrable la configuracin actual de las polticas del perfil. Guarda la configuracin del men administrativo, las polticas, restricciones e impresin. Nota: Para exportar el perfil es necesario grabar primero los archivos Sperfiles.* en el disquete, ya que esta opcin no crea la estructura en la unidad de almacenamiento. Botn Importar Perfil: Permite restaurar o leer archivo de polticas ya previamente definidos y almacenados en disco. Si se realiz algn cambio en los directorios del usuario, se debe realizar cada cambio en esta pgina. Botn Preliminar: Imprime listado de polticas actuales.
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Paso a Paso: 1. Seleccione el tipo de transaccin (Inventario, Ventas, Compras, CXC y CXP, Bancos). 2. Pulse el botn de la transaccin en la cual desea modificar las polticas. 3. Haga click en el cuadro de verificacin para cambiar el estado de seleccionado a no seleccionado o viceversa. 4. Para ver y modificar las polticas avanzadas, pulse el botn Avanzadas en la parte inferior del formulario. Repita el paso. 5. Luego presione el botn de Aceptar. Nota: Existen 32 polticas bsicas iguales para las transacciones de (Inventario, Ventas y Compras, pudiendo tener un estatus diferente para cada una de las transacciones Para las transacciones de Cuentas por Cobrar y Pagar son 25 Iguales y para las de Bancos son 32.
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Opciones Botn Derecho del Mouse: Con esta posibilidad podemos tener una ayuda operativa para
manejo del marcado y desmarcado de todas las opciones, pudiendo, Restablecer valores por defecto o Copiarlas a todas las transacciones del mismo proceso, obsrvese que para este caso es para las transacciones de inventario.
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Nota: Las polticas avanzadas de Ventas en todas sus opciones (Presupuestos, Facturas, Devoluciones, Notas de Entrega, Pedidos y Apartados) tratan temas ms complejos en la configuracin del perfil, donde se debe analizar con detenimiento cada una para as lograr el fin deseado.
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Nota: La ventana que aparece al lado derecho se puede mover posicionado el cursor con el Mouse y arrastrar el margen, esto con el fin de poder visualizar todas las polticas expuestas.
En el formulario anterior se muestran en la parte izquierda, la lista de polticas avanzadas de la transaccin para Ventas-Presupuestos. En la parte derecha se visualizan especificaciones que se deben tomar en cuenta. Empiece por definir los descuentos topes, el cual se divide en parcial: a cada producto o tem de inventario, o en global: que es el que se otorga al final del documento. En el caso de documentos a crdito se establecen los das para el vencimiento de la factura por defecto (En el caso de clientes con crdito toma lo definido en su ficha).
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Preliminar Polticas:
Polticas Bsicas
Polticas Avanzadas
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Imprimir: Imprime el Preliminar + Zoom: Amplia - Zoom: Reduce Pg.: Indica la cantidad de paginas que contiene el preliminar + Pgina: Pagina siguiente - Pgina: Pagina anterior Inicio: Ir a la primera pgina Final: Ir a la ultima pgina Salir. Salir del preliminar
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Listado de Polticas Bsicas: Inventario: Transferencias, Cargos y Descargos Ventas: Presupuestos, Facturas, Devoluciones, Notas de Entrega, Pedidos y Apartados Compras: rdenes de Compra, Compras, Devoluciones, Notas de Entrega y rdenes de Servicio
Nota: Las 32 polticas bsicas son iguales para las transacciones de (Inventario, Ventas y Compras) pudiendo tener un estatus diferente para cada una de las transacciones Para las transacciones de Cuentas por Cobrar y Pagar son 25 Iguales y para las de Bancos son 32.
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Cargos:
Descargos:
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Tabla de Contenido
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Exportar perfil:
Al presionar el botn de Grabar Perfil, se muestra la ventana para escribir el nombre del archivo donde se quiere grabar la configuracin actual, en esta ventana se puede cambiar el directorio o hasta la unidad para almacenar la informacin.
Paso a Paso: 1. Si se encuentra en el formulario de configuracin de polticas, haga click en el botn de Exportar Perfil. 2. Luego escriba el nombre del archivo en el cuadro de texto titulado "Nombre del Perfil", 3. Presiona el botn de Aceptar para grabar, si desea cancelar la operacin presione el botn de Cancelar.
Importar Perfil:
Al presionar el botn de Importar Perfil, se muestra en pantalla la ventana de seleccin de archivo, para buscar en el computador.
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Que hace el Gerente para evitar que a este cliente se le pueda facturar, teniendo su cuenta por pagar atrasada?
Paso 1: Desde el Mdulo Administrativo en la opcin del men mantenimiento, Modificamos el registro del cliente en particular (Roberto Ozuna) colocndolo inactivo, nos posicionamos en el campo denominado activo y haciendo un click en el mismo como lo indica la figura, quedar inactivo.
Modificar
Usted podr saber el estatus de los clientes, cuales tiene activos y cuales inactivos, en el grid que muestra la opcin del men modificar despliega un listado con la siguiente informacin:
Observe que el cliente Roberto Ozuna tiene condicin NO para el campo Activo.
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Observe que el cliente Roberto Ozuna tiene condicin es NO para el campo Activo. Paso 2: Es aqu donde el manejo de los perfiles y la permisologa juega un factor importante para el manejo de una administracin sana, en las polticas avanzadas para las transacciones de ventas (facturas) tenemos lo siguiente:
Obsrvese que la poltica identificada con el nmero 7.-Permitir transacciones con clientes inactivos no esta habilitada por lo tanto el usuario especifico no le podr facturar a ese cliente, ya que dentro de su perfil no esta autorizado para elaborar transacciones de ventas con clientes inactivos. Veamos que efecto tiene en el momento de tratar de elaborar una factura a este cliente inactivo.
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Seleccionamos el cliente Roberto Ozuna, quien previamente le fue colocada en su ficha de registro del archivo de clientes la condicin de INACTIVO.
Seleccionamos el cliente.
Al estar el cliente como Inactivo, y tratar de Facturarle teniendo la poltica # 7 de permitir transacciones con clientes inactivos, nos indica el siguiente mensaje.
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Al oprimir el botn de aceptar el sistema nos pide una clave de autorizacin como lo indica la figura:
Si coloca un nombre de usuario registrado con su correspondiente clave pero que no esta autorizado para aprobar transacciones no vlidas como lo es la de facturar a un cliente inactivo, devuelve el siguiente mensaje:
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Existe otra poltica que permite autorizar o no una transaccin no valida, esta es la poltica bsica # 22 e indica Usuario con clave para autorizar transacciones no vlidas, permitiendo que la clave que le fue asignada a este usuario sea valida para autorizar una transaccin que no lo es. Note que la poltica bsica # 21 esta relacionada con la # 22 y esta indica Activar autorizacin de claves para las transacciones no vlidas. Al estar activa permite que al momento de totalizar la transaccin pida la autorizacin es decir la clave, al estar inactiva simplemente no la pide y no permite continuar el proceso de totalizacin de la factura. Son dos polticas relacionas una con la otra y que dependiendo de la necesidad del usuario y de los niveles de restriccin que requiera tienen su utilidad especifica, como acabamos de apreciar.
Nota: Las polticas son un factor muy importante y que su objetivo primordial es el de poder crear los perfiles a los operadores de la aplicacin y asignarles los niveles de seguridad as como de proteger a la empresa pudiendo establecer normas y procedimientos. Este procedimiento tambin aplica para: Proveedores, Depsitos, Inventario, Zonas, Tarjetas de Crdito, Monedas, Bancos, Conceptos y Beneficiarios.
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Para evitar que los operadores elaboren transacciones tales como (Facturas, Presupuestos, Notas de Entrega a clientes, Pedidos y Apartados) con cantidades superiores a la disponibilidad, se tienen las polticas: 4.- Mostrar productos sin existencias en la seleccin. Para evitar que el operador visualice tems del inventario que no tienen existencia, esta debe estar activa. 5.- Advertir al usuario que la cantidad supera la existencia disponible. Si la poltica 3.- Permitir transacciones con productos sin existencias, est activa y deseamos que el operador sea advertido de que la cantidad de la transaccin es superior a la disponibilidad, la poltica 5 debe estar activa. 6.- Mostrar la existencia del producto en la seleccin. Al poder visualizar la existencia en el momento de la elaboracin de la transaccin, permite que el usuario verifique la cantidad que dispone antes de intentarla procesar, por lo tanto esta poltica debe estar activa.
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Caso 3 (Poltica Bsica # 23.-Permitir al usuario visualizar las transacciones realizadas por el resto de los usuarios):
Privacidad del documento. Caracterstica que permite que las transacciones no sean manejadas por todos los usuarios, protegiendo as, informacin confidencial
Usuarios Registrados: Kamal (Gerente General), Master (Administrador del Sistema) y Pedro. La poltica # 23 que indica Permitir al usuario visualizar las transacciones realizadas por el resto de los usuarios, para Kamal esta Activa y para Pedro esta inactiva.
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Como el usuario Kamal, tiene la poltica 23 activa este puede visualizar las transacciones de todos los usuarios, para el caso de presupuestos de ventas al entrar en la modulo de presupuestos el podr cargar los documentos pendientes emitidos por todos:
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Como se puede observar este usuario (Kamal) puede visualizar todos los presupuestos emitidos con el estatus en transito. Usuario Pedro entra en el Mdulo Administrativo:
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Como se puede observar el usuario (Pedro) solo puede visualizar dos presupuestos en transito que ha elaborado. Esto es lo que denominamos Privacidad de los documentos, una poltica muy til que protege informacin confidencial. Nota: La poltica #23 (Privacidad del documento), funciona para Presupuestos, Facturas, Devoluciones, Notas de Entrega y Apartados.
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32.- Permitir eliminar las transacciones pendientes y anular transacciones en transito. Si el usuario tiene la poltica 32 activa, cuando utilice la funcin cargar documentos el botn anular estar disponible como lo indica la figura, si esta inactiva no podr anular transacciones pendientes:
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Respaldo de Datos:
La rutina de respaldo de datos es un proceso que debe realizarse en cualquier tipo de empresa, desde la ms pequea hasta la ms grande. Es muy importante que se tome este procedimiento con toda la seriedad del caso, de lo contrario puede ocurrir imprevistos con la aplicacin o con el computador que luego simplemente slo quedara lamentarse.
Existen varios medios magnticos para hacer copias de seguridad, empezando por los discos de 3" HD (High Density) con capacidad de 1.44Mb, muy conocidos y ampliamente difundidos en todas las tiendas del ramo de la computacin. Los discos mencionados no son los ms apropiados para esta labor, ya que son muy vulnerables a fallar. En una segunda lnea estn los discos ZIP, los cuales se comercializan con capacidad de 100Mb y 250Mb (Nuevos), su confiabilidad es excelente y a juzgar por la capacidad de los mismos su utilidad es para empresas pequeas y medianas. Por ltimo, la mejor opcin son las cintas magnticas, se comercializan en muchas variedades no solo en capacidad sino en tipo de cinta y modelo. Todos los modelos de cintas requieren de una inversin alta de dinero, y slo se justifica si la informacin a respaldar excede la capacidad de los discos ZIP. Nota: Slo se respalda el directorio de data de la aplicacin y no otros. No se incluyen archivos ejecutables y .dlls. Por tal motivo se recomienda respaldar toda la carpeta de la empresa. Consulta con tu personal de sistemas como hacerlo.
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Recuperacin de Datos:
Paso a Paso 1. Verifique que la fecha es correcta, de no ser as haga click con el ratn en el botn a la derecha del cuadro de texto. Indique con el ratn la fecha a seleccionar. 2. Verifique los cuadros de textos titulados "Directorio Origen" y Directorio Destino", donde el primero es el directorio donde estn los datos a recuperar y el segundo la carpeta o unidad de disco donde est el respaldo. Para cambiar los distintos directorios se puede proceder de dos formas, escribir los directorios con el teclado o presionando el botn a la derecha de cuadro de texto. 3. Presione el botn titulado "Iniciar" para empezar el proceso de recuperacin. Para cancelar todo simplemente presione el botn titulado "Cancelar"
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Mantenimiento de Archivos:
La lista de cuadros de verificacin ubicada en la parte izquierda del formulario, activa o desactiva el proceso de verificacin de tablas de la base de datos en los rubros siguientes: Clientes, Proveedores, Inventario, Ventas y Compras, Bancos y Usuarios.
Nota: Se recomienda hacer el mantenimiento de la base de datos peridicamente, pregunte a su integrador la periodicidad del mismo. Puede evitar el seleccionar cada rubro presionando el botn titulado "Marcar Todas", en caso contrario utilice el botn "Desmarcar". Optimizar Archivos: Al momento de hacer el mantenimiento de archivos es posible seleccionar la opcin de optimizar archivos que permite reestructurar el archivo de datos, eliminando definitivamente los registros borrados, as como reorganizar los registros fsicamente y optimizar el espacio de los campos Blob. Cdigo nico Asociado: Nota: Slo en el caso de una actualizacin.
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Realice el Mantenimiento del sistema para generar los cdigos nicos asociados de manera automtica. Marque la casilla Cdigo nico asociado. Figura 2. Nota: Slo en el caso de una actualizacin. Para comenzar el proceso de mantenimiento presione el botn de Iniciar.
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En caso de que la empresa utilice centros de costos en sus operaciones debe activar por cada usuario y transaccin la poltica avanzada Activar Centros de Costos en la transaccin, si desea que la alimentacin de los centros de costos sea ineludible debe activar la poltica Obligar la entrada de Centros de Costos para la transaccin.
En Bancos Consolidacin Bancaria - Contable le permitir postear todos los movimientos generados en el mdulo de bancos a contabilidad de forma automtica. Pasos para activar la consolidacin Bancaria Contable En la configuracin de la forma de bancos active la nueva opcin "Cuentas Contables".
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Configure por cada banco las cuentas asociadas al la cuenta de bancos, impuesto al dbito bancario, y la cuenta de comisiones bancarias en la opcin cuentas contables.
La consolidacin Administrativa Contable es un concepto moldeable al estilo de trabajo del departamento contable o al contador, de manera que no es un patrn fijo por el contrario el usuario establece como va a estar constituido el comprobante contable para ello es necesario que se configure en el mdulo de sistema, opcin
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Para la explicacin tomaremos como ejemplo la configuracin de un comprobante de ventas incluyendo los fletes y descuentos aplicados en la misma:
Tipo de Comprobante Este define el tipo de transaccin que se va a pasar a contabilidad entre ellas tenemos Inventario, Compras, Ventas, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar. Prefijo Si desea que la numeracin de los comprobantes contables posea un prefijo podr establecerlo en este campo. Descripcin Este contiene el nombre que se le asignar al nuevo comprobante Detalle Descripcin detallada del comprobante. Detallar movimiento: Se desea que se detalle cada transaccin o que se sumarie (resuma).Al pulsar ACEPTAR, se incluir este tipo de comprobante. Luego quedara la parte donde se definir, cuales son los asientos que se registraran en este comprobante. Para eso se pulsa el botn de Incluir
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Tipo de Operacin: Define la operacin que se desea contabilizar dentro de la transaccin seleccionada anteriormente en el caso de las ventas las operaciones disponibles son: Tipo de Operacin: De ventas: Facturas, Apartados, Apartados Anulados, Devoluciones De compras: Compra de Mercanca, Devoluciones sobre compras. Inventario: Cargos, Descargos, Transferencias, Ajustes de existencias positivos y ajustes de existencia Negativos. Cuentas por Cobrar: Facturas, Pagos, Pagos Adelantados, giros, notas de dbito, notas de crdito. Cuentas por Pagar: Facturas, Pagos, Pagos Adelantados, giros, notas de dbito, notas de crdito. Acumulado por: Establece la forma de cmo se agruparn los movimientos contables si es de forma general como se muestra en la Figura Anterior se establece una Cuenta General pero si fuese acumulado por departamento debemos establecer la cuenta de cada uno de ellos en el campo Cuenta Particular las operaciones disponibles son: Ventas: General, Departamentos (de Inventario), Depsitos, Inventario, Clasificacin, Clientes, Monedas, Tipo de Cliente, Serie Activa, Zonas, Vendedores, Autorizados, Corte Z (Punto de venta), Centro de Costo. Compras: General, Departamentos (de Inventario), Depsitos, Inventario, Clasificacin, Proveedores, Monedas, Tipo de Proveedor, Centro de Costo. Inventario: General, Departamentos (de Inventario), Depsitos, Inventario, Clasificacin, Centro de Costo. Cuentas por Cobrar: General, Clasificacin, Tipo de Documento, Clientes, Monedas, Tipo de Cliente, Zonas, Vendedores, Autorizados. Cuentas por Pagar: General, Clasificacin, Tipo de Documento, Proveedores, Monedas, Tipo de Proveedor. Origen Monto: De donde se obtendr el monto del asiento. De ventas: Monto bruto, ventas gravable, ventas exentas, Descuento Parcial, Descuento 1, Descuento 2, Descuento Cuadre, Flete en ventas, Impuesto1, Impuesto2, Costo de venta, Comisiones de venta, Saldo de Operacin, total Cancelado, Forma de pago (Efectivo, Cheque, Tarjeta de dbito y crdito), Retencin, Forma de pago no monetaria 1,,2,3 y 4, Adelantos aplicados, apartados aplicados. De compras: Monto bruto, compras gravable, compras exentas, Descuento 1, Descuento 2, Flete en Compras, Impuesto1, Impuesto2, Saldo de Operacin, total Cancelado, Forma de pago (Efectivo, Cheque, Tarjeta de dbito y crdito), Retencin, Adelantos aplicado. Inventario: Monto de la operacin. Cuentas por Cobrar: Monto Operacin, Monto Gravable, Monto exento, Impuesto1, Impuesto2, Monto en Comisiones, Total Cancelado, Forma de pago (Efectivo, Cheque, Tarjeta de dbito y crdito), Retencin, Adelantos aplicados.
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Luego de la inclusin de los movimientos el comprobante contable lucir ms o menos de esta manera
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Se deber configurar los documentos que se manejan en el administrativo, Ejemplos: Facturas (FAC), Devoluciones (DEV). As como indicar en nmero de correlativo con se inicia.
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Se debe configurar el nombre que se registro en la opcin documentos para cada transaccin proceso este que se elabor en la contabilidad.
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Consideraciones:
Cuando se utiliza Acumulado por: GENERAL, se utilizar una cuenta General o cuenta Pote. Pero si el acumulado es por Cliente, Centro de Costo, Inventario, Serie, Depsito, etc. Se deber utilizar la cuenta particular. Y aqu la cuenta particular variar se acuerdo a la seleccin del Acumulado. Si seleccion Cliente, en particular aparecer la lista de clientes de a2 y a cada uno se le debe asignar una cuenta contable. Si selecciona inventario, entonces al seleccionar PARTICULAR aparecer la lista de los artculos de Inventario y a cada uno se le debe asignar una cuenta contable. En este caso no se utilizara la cuenta GENERAL. Tambin se pueden utilizar las cuentas General y particular al mismo tiempo. Por ejemplo, si se tiene inventario de 100 productos, pero solo se desea saber el movimiento de 3 de ellos, se coloca en la general, la cuenta pote que se refiera al inventario de mercanca y en particular las 3 cuentas de los 3 artculos de inventario. Al efectuar la integracin, se discriminaran los 3 artculos a sus respectivas cuentas y el resto a la cuenta general. Otro caso, es el que se desee, por ejemplo, es si se desea comparar el impuesto cobrado a los clientes factura por factura, en un comprobante. Y luego imprimir el comprobante y compararlo con algn reporte de a2. En este caso, se indica en un comprobante de venta, Acumulado por Cliente, origen monto IVA, la cuenta particular seria la misma cuenta contable de IVA para todos los clientes. Tambin es importante saber que la integracin se efecta por fecha. Si usted en la maana del 25 de Enero efecta una integracin, los asientos que se efectuaron en la tarde no podrn ser integrados ya para a2, el 25 ya se integr. Es preferible esperar al 26 para integrar hasta el 25. Si hay necesidad de mover los asientos, se pueden cambiar de lugar, arrastrndolos con el Mouse.
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Ejemplo:
Para Incluir los movimientos del comprobante, se deben definir el asiento. Esto lo haremos con un ejemplo: Suponiendo una venta al contado. El asiento es: 1.-CAJA 2.- Venta de contado 3.- Impuesto a las ventas
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Opcin Terceros
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Entre las principales caractersticas tenemos: 1. Exportacin e importacin de precios de venta, costos, ofertas y presentaciones. 2. Elaboracin de exportacin selectiva con la incorporacin de filtros por Departamento, categora, marca, modelo, etc. 3. Posibilidad de proteger el archivo por contrasea para prevenir accesos no autorizados a los datos. 4. Incorporacin de fecha para controlar la vigencia del archivo de manera de prevenir que los precios se actualicen fuera de la fecha que se desee. 5. Verificacin de la descripcin del producto al momento de la importacin de manera que se garantice que los precios que se estn actualizando correspondan en cdigo y descripcin. De esta manera se puede prevenir que 2 productos distintos que tengan el mismo cdigo por error sean actualizados.
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Exportar Precios:
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El archivo para este caso queda guardado en: C\a2softway\EMPRE001\TMP Con el nombre SIventario.EXP
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Importar Precios:
Se debe indicar el directorio donde se encuentra ubicado el archivo SIventario.EXP, pudiendo ser EMPRE001\TMP
Posibilidad de Comparar Las Descripciones, esta opcin solo se habilita para las Importaciones de Precios
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