ESPECIFICACIONES TECNICAS PARA CONTRATAR LA PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA ORGANIZACIN, CLASIFICACION, FOLIACION Y SISTEMATIZACION DE LAS HISTORIAS LABORALES

DE LOS FUNCIONARIOS Y SERVIDORES ACTIVOS E INACTIVOS DE LA FISCALIA GENERAL DE LA NACION SECCIONAL CALI Y BUGA

El esquema del modelo de organizacin, clasificacin, foliacin y digitacin de las historias laborales implica el estudio de la serie documental y los tipos documentales que se recopilan en el proceso de ingreso, permanencia, traslado o retiro dentro del ciclo vital de los documentos. Estas actividades comprenden: El esquema del modelo de organizacin, clasificacin, foliacin y sistematizacin de las historias laborales implica el estudio de la serie documental y los tipos documentales que se recopilan en el proceso de ingreso, permanencia, traslado o retiro dentro del ciclo vital de los documentos. Estas actividades comprenden:

3.2.1 Organizacin de las Historias Laborales

De acuerdo con lo establecido en la TRD (Tabla de Retencin Documental) cdigo FGN61100-F-10 de la Oficina de Personal, la Circular No.004 del 2003 y los criterios tcnicos establecidos por el Archivo General de la Nacin, los documentos mnimos sealados y que deben reposar en la historia laboral en el siguiente orden son:

Hoja de vida. Soportes Documentales de Identificacin (Cedula de Ciudadana, Licencia de

conduccin, Tarjeta Profesional, Libretas militar).

Soportes Documentales de Estudio (Diplomas, Actas, Talleres, Seminarios,

Cursos). Organizados cronolgicamente.

Soportes Documentales de Experiencia Laboral. (Organizados

cronolgicamente)

Referencias Personales. (Organizados cronolgicamente)

Los documentos relacionados anteriormente se registran en el formato de Control de Historias Laborales FGN-31000-F-07 a los cuales no les aplica la fecha, indicando N/A en el campo FECHA. Asimismo continuando con el ingreso de los documentos, estos deben registrarse en forma cronolgica de acuerdo a la fecha de produccin del respectivo documento:

Estudio de Seguridad. Certificado de Aptitud Psicolgica. Resolucin de Nombramiento. Acta de Posesin y Soportes Documentales de Posesin. (Carta de
Aceptacin, Fotocopia de la Cedula, Pasado Judicial, Certificado Original Antecedentes Procuradura, Certificado Juicios Fiscales Contralora, Certificado antecedentes Disciplinarios de Abogado).

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Formato No de Cuenta. Formato de No parentesco. Formulario nico Declaracin Juramentada de Bienes y Rentas. Formato Seguro de Vida. Formulario de E.P.S. Formulario de Pensiones. Formulario Caja de Compensacin. Formulario Induccin Puesto de Trabajo.

A partir de aqu el servidor empieza a generar documentacin en funcin de su labor, como son: resolucin de vacaciones, ascensos, permisos, comisiones, incapacidades, retiro etc. Esta documentacin deber ser incluida en la historia teniendo en cuenta como regla general el principio de orden original o fecha de produccin del documento. Las historias laborales no deben presentar: Documentos sueltos sin foliacin. Duplicidad de copias de los documentos de identificacin, certificados laborales, entre otros. Formatos y formularios no estn debidamente diligenciados ni aprobados con las firmas y sellos de radicados. La copia del empleado de los formularios de afiliaciones de formularios de Seguridad Social. Documentos en papel fax, estos deben ser reemplazados por fotocopias.

La documentacin archivada en las Historias Laborales debe atender a la Tabla de Retencin Documental de la Oficina de Personal. No debe presentar documentos que no se encuentren alineados hacia la parte superior de la carpeta, teniendo en cuenta los diferentes tamaos de papel almacenados en la carpeta. 3.2.2 FOLIACIN Los documentos recomendaciones: deben enumerarse teniendo en cuenta las siguientes

Utilizar un lpiz de mina negra y blanda para enumerar desde uno en adelante, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras.
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En caso de existir otra foliacin, esta se anular y quedar como vlida la ultima realizada, para lo que se debe refoliar a lpiz colocando sobre la misma una lnea oblicua. La foliacin debe ser consecutiva de uno (1) a (infinito) independientemente del nmero de carpetas, por ejemplo: Carpeta 1. Folios 1 - 200, Carpeta 2. Folios 201 - 400, y as sucesivamente. Cada expediente podr estar contenido en varias unidades de conservacin de acuerdo con el volumen de la misma, cada carpeta debe tener mximo 200 folios. Registrar los documentos en el Formato Hoja de Control de Historias Laborales (cdigo FGN-31000-F-07), que se anexa a la carpeta lo cual evitar la prdida o ingreso indebido de documentos.
Una vez diligenciado completamente el formato (cdigo FGN-31000-F-07) hasta la ltima casilla se indicar fecha de elaboracin del documento, nombre del servidor que elabor el formato de hoja de control y firma del jefe inmediato. As mismo para cuando el servidor se retira de la entidad.

3.2.3 ELABORACION HOJA DE CONTROL El formato Hoja de Control deber diligenciarse de la siguiente manera: 1. 2.

Nombre del funcionario: Debe consignarse el nombre completo del funcionario

al que corresponde la historia laboral. Fecha: Debe consignarse la data del documento (dd/mm/aa). Si los documentos corresponden a anexos de otro principal como el Formato nico de Hoja de Vida o de oficio remisorio, deber tenerse en cuenta las fechas de estos ltimos Tipo Documental: Debe consignarse el nombre del documento as: Resolucin de Nombramiento, Certificado de estudios, Afiliacin a Fondo de Pensiones, etc. Folios: Debe consignarse el nmero del folio (s) que corresponde(n) al tipo documental anotado, por ejemplo: Acta de Posesin folio 5, o Resolucin de Comisin de Estudios, folios 7-9 porque este documento tiene 3 folios. Fecha de elaboracin: Debe consignarse la fecha en que se diligenci el formato para cada expediente. Firma del Jefe de la Oficina de Personal (o quien haga sus veces): El Jefe de la Oficina de Personal debe firmar cada Hoja de Control una vez diligenciada, bien sea por retiro del funcionario de la entidad o por haberse terminado el espacio en cada hoja que se utilice.

3. 4.

5. 6.

7.

Firma del funcionario responsable del manejo de historias laborales:

Debe firmar cada Hoja de Control una vez diligenciada, bien sea por retiro del funcionario de la entidad o por haberse terminado el espacio en cada hoja que se utilice.
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3.2.4. IDENTIFICACIN DEL STIKER DE LA CARPETA Para facilitar la consulta y la unificacin de las Historias laborales en un solo lugar se debe identificar con nombres, apellidos y cedula de ciudadana del servidor seguido del nmero de tomo y organizarlas en los estantes por nmero de cdula de ciudadana en forma ascendente.

3.2.5 INVENTARIO Y SISTEMATIZACION. La informacin contenida fsicamente en las Historias Laborales debern ser registradas en el Sistema SIAF (Sistema de Informacin Administrativa y Financiera), el cual una vez se adjudique el contrato la entidad a travs del rea de Personal dar la respectiva induccin del aplicativo al proponente que se le adjudique el contrato.
1. ANALISIS TECNICO La contratacin debe realizarse con una empresa que garantice que los servicios prestados sern ejecutados con personal idneo y con alta experiencia en manejo de archivo y digitacin de conformidad con lo establecido en la Ley. El representante legal de la empresa proponente deber presentar la propuesta tcnica y manifestar, en forma expresa lo siguientes: Compromiso de prestar la totalidad de los servicios indicados en el presente estudio previo, para lo cual el representante legal deber hacer expresa manifestacin escrita sobre el conocimiento y cumplimiento de cada uno de los aspectos que all se sealan. Que cuenta con el personal tcnico requerido segn las normas anteriores, para la prestacin de los servicios y cumplimiento de las obligaciones contempladas en los estudios previos.

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Personal Operativo

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El oferente debe indicar en su propuesta que cuenta como mnimo con el siguiente personal operativo en su planta de personal, garantizando adems que dicho personal estar presente durante la ejecucin del contrato. Este personal deber trabajar directamente en el desarrollo del objeto contractual en lo que se refiere a la intervencin de los documentos con base en las Tablas de Retencin Documental de la Fiscalia General de la Nacin garantizando la aplicacin de principios, criterios tcnicos, metodologa, procedimientos y dems actividades propias de la gestin documental, desarrollando los procesos archivsticos requeridos para la prestacin del servicio que se contrata, de acuerdo con los normas y lineamientos tcnicos establecidos en esta materia.
ITEM PERSONAL MINIMO REQUERIDO 1 2 3

Un (1) Profesional en Archivstica, Bibliotecologa, Sistemas de Informacin y documentacin o carreras similares, con experiencia relacionada de mnimo seis (6) meses en Gestin Documental y Archivos Un (01) Tcnicos o tecnlogos en archivstica o tecnologas similares con experiencia relacionada mnima de seis (6) meses Seis (06) Auxiliares de archivo con experiencia relacionada mnima de seis (6) meses.

Para acreditar la formacin acadmica y la experiencia, el proponente deber anexar en su propuesta las correspondientes historias laborales, las cartas de compromiso del personal para la ejecucin del objeto contractual y las certificaciones de experiencia. Antes de la suscripcin del acta de Inicio de ejecucin del contrato, el oferente adjudicatario deber presentar al supervisor designado por la Fiscalia General de la Nacin Seccional Cali, para su aprobacin, las historias laborales, las tarjetas profesionales o el carnet de tcnico o tecnlogo expedido por la autoridad competente, segn sea el caso y las certificaciones de experiencia y de nivel educativo respectivo, del personal que har parte de la ejecucin del contrato, de acuerdo a los roles o requerimientos mnimos solicitados en el pliego de condiciones. La entidad se reserva el derecho de efectuar los respectivos estudios de seguridad, a todo el personal que presente el oferente y que sern los que velaran por la debida ejecucin del contrato. Los cambios de personal relacionado debern ser comunicados oportunamente al supervisor designado por la entidad y debern tener los mismos o superiores requisitos de experiencia ofrecidos por el proponente en su oferta. La dotacin requerida por el personal que ejecutara el contrato deber ser suministrada por el contratista, como son lpices, borradores, sacaganchos, perforadoras, igualmente los elementos de seguridad cuando se requieran como son tapabocas o guantes. DI
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4.2

OTROS REQUISITOS TECNICOS

Adems, de lo anteriormente descrito el proponente deber presentar en su oferta los servicios de: a) Limpieza y fumigacin de los expedientes y cajas que contienen la informacin, as como el sitio donde se encuentran. b) Durante el desarrollo del proceso de organizacin se realizar el reemplazo total o parcial de las carpetas. c) Retirar todo tipo de material biodegradable y oxidante como clips, cintas, grapas y todos los elementos que traen suciedad y dao a los documentos. De igual manera, los documentos deteriorados se sometern a tratamiento y reparacin fsica y preventiva. d) Realizar un inventario general de las carpetas utilizando un formato en archivo Excel, establecido por la entidad, donde indiquen como mnimo numero de cdula, nombres y apellido, estado activo o inactivo y ubicacin, es decir, donde se verificar las carpetas debidamente organizadas.

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