FORMULACINYADMINISTRACINDEPRESUPUESTOS

SEMANA3

NDICE
PRESUPUESTOSDEEMPRESASCOMERCIALES .................................................................................... 3 APRENDIZAJESESPERADOS................................................................................................................. 3 INTRODUCCIN...................................................................................................................................3 1. PRESUPUESTOSDEFLUJOYDERESULTADOS............................................................................. 4 2. MARGENDECOMERCIALIZACIN............................................................................................... 5 3. PRESUPUESTODECOSTODEVENTAS......................................................................................... 7 3.1. CASODEEMPRESACOMERCIALODISTRIBUIDORA ............................................................8 4. PRESUPUESTOSDEINVENTARIOSYDECOMPRAS..................................................................... 9 4.1. CASOENEMPRESACOMERCIAL ........................................................................................ 10 4.2. PERIODOSDEINVENTARIOSYDECOMPRAS.................................................................... 12 4.3. ROTACINDEINVENTARIOS............................................................................................. 13 5. EJEMPLODEPRESUPUESTODEVENTAS,COSTOSYDECOMPRAS..........................................14 COMENTARIOFINAL.......................................................................................................................... 15 REFERENCIAS.....................................................................................................................................16

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PRESUPUESTOSDEEMPRESASCOMERCIALES

APRENDIZAJESESPERADOS
Se espera que, al finalizar esta semana de estudios, el alumno calcule presupuestos de costo de ventas y compras a partir de presupuestos de ventas en empresas comerciales y utilice los inventariosinicialesyfinalesdeproductosparadeterminarelpresupuestodecompras.

INTRODUCCIN
En las empresas comerciales, el conjunto de presupuestos de ventas, de costo de ventas, de inventarios, de compras y de Impuesto al Valor Agregado conforman un todo orgnico desde el punto de vista operacional, en que, a partir de las ventas presupuestadas, se puede llegar a prepararelpresupuestodepagosaproveedores. De esta forma se encuadra presupuestariamente en el ciclo operacional de la empresa, tomando los dos grandes movimientos de tesorera: la cobranza a clientes y el pago a proveedores, como puntos de apoyo fundamentales para poder elaborar el presupuesto de caja y luego el presupuestomaestro. Lasecuenciaenestospresupuestosseiniciaconlospronsticosdeventas,dedondeseselecciona el que ser el presupuesto de ventas, luego se resta el margen de comercializacin para llegar al presupuesto de costo de ventas y, a este costo de ventas, se suma el inventario final deseado y se resta el inventario inicial para llegar el presupuesto de compras, como se puede apreciar en la figurasiguiente:

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La clase anterior se revis lo que dice relacin con pronsticos de ventas y presupuestos de ventas, ahora se estudiar lo pertinente a los siguientes pasos de la secuencia, es decir, se comenzar con el margen de comercializacin o margen comercial para continuar con el resto de laserie.

1. PRESUPUESTOSDEFLUJOYDERESULTADOS
Antes de seguir con la secuencia, es conveniente distinguir aquellos presupuestos que son de resultadosdeaquellosquesondeflujo,yaquesudestinoesdistinto.SegnTorres(2011): El presupuesto de costo de ventas es un presupuesto de resultados, por tanto, su destino final es poder preparar el estado de resultados proyectado, sin perjuicio de que, a su vez, sea utilizado como informacin de base para la preparacin de otros presupuestos, como esporejemplo,elpresupuestodecompras. El presupuesto de inventarios es un presupuesto de flujos, aunque no afecte directamente el presupuesto de caja. Como se recordar, se defini como presupuestos de flujos aquellos que se refieren a aumentos o disminuciones de activos o pasivos, en estecaso,lospresupuestosdeinventariosserefierenalasvariacionesenlossaldosfinales delainversinenexistenciasencadaperiodo.

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El presupuesto de compras representa una excepcin a esta clasificacin de los presupuestos de flujos o de resultados, ya que en realidad no es de uno ni de otro, pues las compras son en realidad un clculo intermedio, que depende de las variaciones de inventario. Si el inventario inicial y el inventario final de existencias en cada periodo fuese cero o sin serceropermanecieseconstante,elpresupuestodecomprasseraigualalpresupuestode costo de ventas y, en este caso, el presupuesto de compras sera un presupuesto de resultados. Por otra parte, si el costo de ventas fuese igual al inventario inicial de existencias, el presupuesto de compras sera igual al presupuesto de inventarios finales y, en este caso, el presupuesto de compras sera un presupuesto de flujos. Pero como normalmente hay variaciones de inventarios y no es comn que el costo de ventas coincida con los inventarios iniciales, los presupuestos que marcan la pauta son los de inventarios como flujoylosdecostodeventascomoresultado,siendodehechoelpresupuestodecompras un clculo intermedio que permite, por un lado, explicar las variaciones de inventario y, porotro,determinarlosmontosyfechasdepagoalosproveedoresdemercaderas.

El presupuesto de Impuesto al Valor Agregado (IVA) es esencialmente un presupuesto de flujos, ya que establece los pagos que se deben efectuar al fisco por este concepto o la cifraadeudadaporestealfinaldelperiodosiesqueelsaldoesafavordelaempresa.

2. MARGENDECOMERCIALIZACIN
Para efectos de presupuestar, se entiende por margen de comercializacin la diferencia entre el precio de venta (sin incluir IVA) y el costo de venta (igualmente sin incluir IVA), expresado como porcentajedelpreciodeventaotambinsepuedeexpresarcomoporcentajedelcostodeventas (Torres,2011,p.451).

Endonde: MC=MargendeComercializacin PUVTA=PrecioUnitariodeVentaNeto CUVTA=CostoUnitariodeVentaNeto Asporejemplo,unproductoquetieneunpreciodeventanetode$120yuncostodeventaneto de$100,tieneunmargendecomercializacinde:

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 Si el margen de comercializacin se encuentra expresado como porcentaje sobre el costo de ventas,esnecesariohacerlaconversin,transformndoloenporcentajesobreelpreciodeventa. Para ello se divide el margen porcentual sobre el costo (s/costo)por cien ms el mismo margen, a saber:

EJEMPLO: Supngase que se seala que un producto tiene un margen sobre costos de un 10%, ello significa quedichomargenexpresadocomoporcentajesobreelpreciodeventaserade:

Supngaseahoraquelosantecedentesdelproductoeranlossiguientes: Preciodecosto $ 48,00 Margens/costos10%(osea $ 4,80) Preciodeventa $ 52,80

El margen de comercializacin es establecido por una poltica de ventas y rentabilidad, por lo tanto,correspondeaunadecisinestratgicaaadoptarporlosdirectivosdelaempresa. Aunque generalmente el margen de comercializacin se expresa en forma unitaria, es decir, por cada tipo de producto, para efectos de presupuestacin es necesario trabajar con el margen promedio de la empresa, el cual, si no se conoce, se puede calcular a partir de los antecedentes contables histricos de la empresa o ponderando el margen de cada producto por su ndice de participacinenlaventatotaldelaempresa.

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EJEMPLO: Una empresa trabaja con tres productos, los cuales tienen los mrgenes de comercializacin que seindican: ProductoXX 30% ProductoYY 20% ProductoZZ 40% La participacin histrica en las ventas de estos productos era de: XX un 50%, YY un 30% y ZZ un 20%. Enconsecuencia,elmargendecomercializacinponderadodelaempresaes:

3. PRESUPUESTODECOSTODEVENTAS
La necesidad de presupuestar el costo de ventas asociado a las ventas presupuestadas se debe a dosrazones,segnTorres(2011): a) La primera es para poder tener los antecedentes ineludibles que permitan presupuestar las compras de existencias, ya que las necesidades de compras estarn dadas por las ventas expresadas al valor de costo, menos el inventario inicial y ms los requerimientos de inventario final. En otras palabras, los requerimientos totales de existencias en un periodo estn representados por la suma de la inversin en inventarios finales que se desee tener, ms las existencias que se espera vender en dicho periodo (valorizadas a precio de costo). Para enfrentar esto, la empresa tiene el inventario inicial. La diferencia entre el requerimiento total y el inventario inicial da las necesidadesdecompras. b) La segunda razn, como ya se ha dicho, es poder llegar a construir el estado de resultados proyectado, de tal forma de poder contar con una evaluacin econmica de la actividad que se planificadesarrollar. Es distinto si se trata de una empresa comercializadora o distribuidora de productos, ya que en este caso su costo de ventas est determinado fundamentalmente por su margen de comercializacin, a si se trata de una empresa productora o manufacturera, en la cual su costo de ventas se debe dividir en diferentes componentes, como son la materia prima, la mano de obra y losgastosdefabricacin,raznporlacualseanalizarnporseparado.
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Se entender por costo de ventas todos los desembolsos, efectivos o devengados necesarios para disponer del producto que se ofrece a los clientes, no se incluyen, en consecuencia, los desembolsos necesarios para captar las ventas, como pueden ser los gastos de administracin y ventas,publicidadycomisionesalvendedor,entreotros.

3.1. CASODEEMPRESACOMERCIALODISTRIBUIDORA
Se entiende por empresa comercializadora o distribuidora aquella que no efecta ninguna transformacin en el producto, sino que su tarea fundamental consiste en hacer el producto ms accesible al consumidor o demandante, ya sea, subdividindolo (por ejemplo, compra a granel y vende por envases de medio kilo), acercndolo a los centros consumidores (por ejemplo, un supermercado),facilitandoelcrdito(porejemplo,unatiendapordepartamentos). Para preparar el presupuesto de costo de ventas de este tipo de empresas, se necesitan bsicamentedosantecedentes(Torres,2011): Elpresupuestodeventas Elmargendecontribucinsobrelospreciosdeventa

Por el simple acto de descontar a las ventas presupuestadas su margen de comercializacin, se llegaalpresupuestodecostodeventas: EJEMPLO: Una empresa comercializadora de productos agrcolas trabaja con un margen promedio sobre la ventade20%. Supresupuestodeventasparaelprimertrimestredelprximoaoeraelsiguiente: ENERO 1.300.000 FEBRERO 1.500.000 MARZO 1.800.000

Enconsecuencia,supresupuestodecostodeventasparaelmismoperiodoseraelsiguiente: ENERO
VENTASESPERADAS MENOSMARGENDECOMERCIALIZACIN(20%)

FEBRERO 1.500.000 300.000 1.200.000

MARZO 1.800.000 360.000 1.440.000

1.300.000 260.000 1.040.000

PRESUPUESTODECOSTODEVENTAS

Recurdese que tanto el presupuesto de ventas como el de costo de ventas se encuentran a valoresnetos,estoes,sinincluirelImpuestoalValorAgregado.

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4. PRESUPUESTOSDEINVENTARIOSYDECOMPRAS
Aligualqueenelcasodelpresupuestodecostodeventas,enelpresupuestodecompras,llamado tambin presupuesto de adquisiciones, hay que distinguir entre la situacin de las empresas distribuidoras y la de las empresas productivas (Welsch, Hilton, Gordon y Rivera, 2005). Para las empresas distribuidoras la necesidad de compra surge directamente de las diferencias de inventariosydelcostodeventascomosever. En cambio, en el caso de las empresas productivas hay que llegar desde el inventario de artculos terminadosalinventariodematerias primas,pasandoporlosproductosenproceso,todoellocon sus stocks iniciales y finales, representando los requerimientos de unos y otros el equivalente del costodeventaparalosartculosterminados. Existe un desfase en el tiempo entre el momento de la compra y la venta del producto, este desfase debe ser claramente identificado para efectos de programar las compras, ya que ello incidirposteriormenteenelmomentodelpagoalosproveedores. Aligualqueelpuntoanterior,estosdesfaseseneltiemposecomplicanenelcasodelasempresas productivas, pues la diferencia de tiempo entre el momento en que se vende un producto y el momento que se adquiere la materia prima para fabricarlo depende de mltiples factores, como losplazosdeentrega,lademoradelprocesoproductivo,lasrotacionesdeinventarios. Las compras se presupuestan sin IVA incluido, por lo que para pasar de las compras presupuestadasalpagoesperadoalosproveedoressedeber,aligualquesehaceconlasventas para pasar a las cobranzas, multiplicar las compras por uno ms la tasa de IVA vigente (Torres, 2011). El presupuesto de inventarios surge de la determinacin de los stocks al final de cada periodo, a partir de las polticas de inventarios que defina la direccin de la empresa, por lo tanto, este presupuestonosepreparacomounaestimacin,sinocomounadeterminacin. Sinembargo,enelhechorealcomolasventasvaranconrespectoalopresupuestadoy,porende, el costo de ventas, los inventarios finales reales suelen apartarse de la poltica definida, por eso que es importante expresarlo como un presupuesto ms, ya que ello permitir posteriormente hacerelseguimientodelasvariacionesydeterminarlascausasyresponsabilidadesinvolucradas. En la definicin de inventarios finales inciden dos aspectos, la rotacin de inversin en inventarios deseadaylosstocksdeseguridadquesedeterminenparaevitarlasroturasdestocks. Nosedebeolvidarqueelinventariofinaldeunperiodoconstituyeademselinventarioinicialdel periodo siguiente, as, si se presupuesta para el mes de marzo un inventario final de $ 100.000, ello significa asimismo que el inventario inicial del periodo de abril a presupuestar es tambin de $100.000.
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Para poder preparar estos presupuestos es necesario conocer el saldo inicial en existencias del periodo a presupuestar, es decir, el inventario contable histrico correspondiente al fin del periodoreal. Este saldo histrico no solamente debe provenir del sistema de informacin contable, sino que adems, por norma de control interno, debe haber sido refrendado por un recuento fsico para tener la certeza de que se comienza sobre una base cierta, ya que con frecuencia se suelen producirdiferenciasentrelossaldoscontablesdeexistenciasylosinventariosfsicos. El presupuesto de compras se determina a partir del costo de ventas y de los inventarios (Horngren,DataryFoster,2007),peroluegodebesercontrastadoconlaspolticasdecompraque tenga la empresa y con el Lote Econmico de Compras, ya que podra ser que la necesidad de compraimpliqueunvolumendeadquisicinquenoseaeficiente. Lapolticadecomprasporlotesconstantes:cuandoelproveedortrabajacontrapedido,avecesse sigue la poltica de compras por pedidos que mantienen constante el nmero de unidades, por ejemplo esta poltica es habitual para el abastecimiento de envases o de etiquetas. En este caso estaconsideracindebesertomadaencuentaalahoradeestablecerelpresupuestodecompras.

4.1. CASOENEMPRESACOMERCIAL
Para preparar los presupuestos de inventarios y compras se requiere de los siguientes antecedentes(Torres,2011): Saldocontableenexistenciasalfinaldelltimoperiodohistrico. Presupuestodecostodeventas. Polticadeinventariosfinales. Para determinar las compras se sigue el esquema general del anlisis de cuentas en contabilidad, yacomentadoalexplicarcmorevisarelpresupuestodecobranzas:

En otras palabras, las existencias que se desean tener en inventario al final del periodo ms las existencias que se piensan vender constituyen el requerimiento total de existencias para dicho periodo, a este requerimiento se le resta lo que se tena disponible al comienzo del periodo y se llegaasalasnecesidadesdecompra.

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Por su parte, el inventario final se determina aplicando la poltica definida sobre la base que se establezca, por ejemplo, si se define como poltica de inventario final para un mes cualquiera, un stock de seguridad de $ 100.000 ms el 60% del costo de ventas del mes siguiente y, para el mes siguiente, se espera vender $ 1.000.000, con un margen de comercializacin de 20%, se tiene comoinventariofinal: VENTASPRESUPUESTOMESSIGUIENTE MENOSMARGENDECOMERCIALIZACIN COSTOPRESUPUESTODEVENTASMESSIGUIENTE INVENTARIOFINALDELMES STOCKDESEGURIDAD 60%COSTOVENTAMESSIGUIENTE INVENTARIOFINALPRESUPUESTODELMES INVENTARIOINICIALMESSIGUIENTE EJEMPLO: Librera Libroms S. A. tiene a todo su equipo de directivos trabajando en la preparacin de los presupuestos del primer semestre del prximo ao, para ello ha ido definiendo los siguientes aspectos: a) Al 31 de diciembre del presente ejercicio se esperaba llegar con un inventario de existenciasde$130.000. b) Elpresupuestodeventaseraelsiguiente: ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO c) Elcostodeventaspromediorepresentael60%delasventasnetas. d) Lapolticadeinventariosdefindemeseralasiguiente: Stockdeseguridadmnimo$34.000 Ms:el80%delcostodeventaspresupuestadoparaelprximomes. En estos momentos los directivos de Librera Libroms S. A. estn tratando de determinar los requerimientosdecomprasparalosprimeroscincomesesdelprximoejerciciocomercial.
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$1.000.000 $200.000 $800.000

$100.000 $480.000 $580.000 $580.000

$200.000 $160.000 $220.000 $400.000 $300.000 $170.000

DESARROLLO:

1. PRESUPUESTODECOSTODEVENTAS

VENTAS MARGENDECOMERCIALIZACIN

ENERO FEBRERO MARZO 200.000 80.000 120.000

ABRIL

MAYO

JUNIO

160.000 220.000 400.000 300.000 170.000 64.000 88.000 160.000 120.000 68.000 96.000 132.000 240.000 180.000 102.000

COSTODEVENTAS

2. PRESUPUESTODEINVENTARIOFINAL
ENERO
STOCKDESEGURIDAD 80%MESSIGUIENTE

FEBRERO 34.000 105.600 139.600

MARZO 34.000 192.000 226.000

ABRIL 34.000 144.000 178.000

MAYO 34.000 81.600 115.600

34.000 76.800 110.800

INVENTARIOFINAL

3. PRESUPUESTODECOMPRAS
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO
INVENTARIOFINAL COSTODEVENTAS INVENTARIOINICIAL

110.800 139.600 226.000 178.000 115.600 120.000 96.000 132.000 240.000 180.000 (130.000) (110.800) (139.600) (226.000) (178.000) 100.800 124.800 218.400 192.000 117.600

COMPRAS

4.2. PERIODOSDEINVENTARIOSYDECOMPRAS
Como se habr podido observar en el ejemplo desarrollado, dado que existe un desfase en el tiempoentreelmomentoenqueseefectalacomprayelmomentoenquesevendeelproducto, esnecesariocontarconelpresupuestodeventasporunmayornmerodeperiodosdelosquese piensacubrirconelpresupuestodecompras. En el caso del ejemplo, el presupuesto de ventas del mes de junio es absolutamente necesario parapoderpresupuestarlascomprasdelmesdemayo. El tiempo del desfase se simplific en el ejemplo, asumiendo que bastaba contar con el dato del messiguiente,peroenlaprcticaesnecesariocalcularlo,considerandodoselementos:

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el tiempo de despacho del proveedor, es decir, cunto tiempo transcurre desde que se emitelaordendecomprahastaquellegalamercaderaalabodega,y eltiempoquelamercaderapermaneceenbodegaantesdeservendida.

El primer antecedente se conoce por los tiempos promedios histricos, generalmente no son demasiados das y en la mayora de las empresas, si el proveedor es local, se demora entre 5 y 15 das; si el proveedor es extranjero y es necesario efectuar una importacin, muchas veces el tiempopuedeserhastade2mesesyanms,dependiendodelafechadeembarque.

4.3. ROTACINDEINVENTARIOS
Elsegundoantecedente,lapermanenciadelproductoenlabodega,estenfuncindelarotacin de existencias que tenga la empresa, as por ejemplo, si la empresa tiene una rotacin anual de 6, significaqueelproductopermaneceenbodegaunpromediode60das(Welschyotros,2005). Suclculosimplementesehacedelasiguienteforma:

EJEMPLO: Supngaseunaempresaquetengauncostodeventasanualde$18.630.000,uninventarioinicial de$1.200.400yuninventariofinalde$1.890.000,enlacuallostiempospromediodeentregade losproveedoresseande15das. Enestecasosetiene:

En consecuencia, las compras se deben hacer con 45 das de anticipacin respecto a la venta (30 dasbodega+15dasdedemoradelproveedor).

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5. EJEMPLO DE PRESUPUESTO DE VENTAS, COSTOS Y DE COMPRAS

En el recuadro siguiente se muestra el presupuesto global de ventas, siguiendo los mismos datos delejemplodelaclaseanterior,paradarcontinuidadalanlisisycomprensindelpresupuestode la empresa Proyecciones P & P S. A. del primer trimestre del ao, dividido por mes, bajo el supuesto que es la eleccin de uno de los pronsticos elaborados con el fin de obtener el presupuestodeventasmsrealistaposibleparaelperiodo. Agregandoahoralossiguientesdatos: Margensobreventas20% InventarioinicialdeeneroM$5.000 Inventarios finales mensuales del 10% de las ventas del mes siguiente, considerandoqueparaabrilseestimanenM$60.000lasventas.

PROYECCIONESP&PS.A. PRESUPUESTODEVENTAS,COSTODEVENTAS,INVENTARIOSYCOMPRAS PRIMERTRIMESTRE2012(ENMILESDEPESOS)

PRESUPUESTODEVENTAS (MENOS)MARGEN20%SOBREVENTAS PRESUPUESTODECOSTODEVENTAS (MS)INVENTARIOFINAL (MENOS)INVENTARIOINICIAL PRESUPUESTODECOMPRAS ENERO FEBRERO MARZO TRIMESTRE

55.000 11.000 44.000 6.000 5.000 45.000

60.000 12.000 48.000 5.000 6.000 47.000

50.000 10.000 40.000 6.000 5.000 41.000

165.000 33.000 132.000 17.000 16.000 133.000

AlosvaloresdeestepresupuestodebeagregrseleselIVA,silaempresaoelproductoestafecto a este impuesto, y desagregarse por regiones o reas de ventas, por productos, por vendedor u otradivisinnecesariadecontroloinformacinenlaempresa. En las siguientes clases se continuar el ejemplo de la empresa Proyecciones P & P S. A. como un ejercicio de formulacin presupuestario completo, que rena los diferentes presupuestos, suponiendoquesetratadeunaempresacomercial.

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COMENTARIOFINAL
En esta tercera semana del curso se ha hecho referencia a los presupuestos de una empresa comercial que siguen al presupuesto de ventas hasta llegar al presupuesto de compras, lo que ha permitido estudiar el margen de comercializacin de los productos, el costo de ventas de los mismos,losinventariosinicialesyfinalesy,porltimo,llegaralascompraspresupuestadas. La clave para ordenar e ir relacionando los distintos conceptos presupuestarios con las cifras correspondientes est en el uso adecuado de la secuencia en la matriz de presupuestos, explicada anteriormenteyrepresentadaenlafigurasiguiente:

Hay que recordar que el margen de comercializacin tambin se puede establecer como porcentaje del costo de ventas, en tal caso si el margen es de 20% sobre el costo y el precio de ventases120,entonces,elpresupuestodecostosdeventasnecesariamentees100*(120/1,2).

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REFERENCIAS
Horngren, Ch.; Datar, S. y Foster, G. (2007). Contabilidad de costos. 12 edicin. Mxico: Prentice Hall.

Torres, G. (2011). Contabilidad, costos y presupuestos. 3 edicin. Santiago: Editorial Legal Publishing.

Welsch, G.; Hilton, R., Gordon, P. y Rivera, C. (2005). Presupuestos: planificacin y control. 6 edicin.Mxico:PrenticeHall.

PARAREFERENCIARESTEDOCUMENTO,CONSIDERE: IACC(2012).Presupuestosdeempresascomerciales.Semana3.

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