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PROTOCOLO PARA EMBALAJE Y TRASLADO DE ARCHIVOS DE LA SECRETARA DISTRITAL DE INTEGRACIN SOCIAL Gestin Documental, Archivo y Correspondencia
Direccin de Gestin Corporativa Cll 11 No. 8 - 49 Of. 401 PBX 3446400 Ext. 1301 1302 -1307 www.integracionsocial.gov.co
INTRODUCCIN ........................................................................................................................ 3 1. 2. 3. 4. OBJETIVO ........................................................................................................................... 3 ALCANCE ............................................................................................................................ 3 REQUISITOS ....................................................................................................................... 3 ETAPAS ............................................................................................................................... 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 Seleccin locativa para la nueva sede de archivos ........................................... 4 Alistamiento .............................................................................................................. 5 Embalaje..................................................................................................................... 6 Desarme, mantenimiento y montaje del mobiliario correspondiente. ........... 9 Traslado ................................................................................................................... 10 Descargue y realmacenamiento .......................................................................... 12
BIBLIOGRAFA ........................................................................................................................ 15 ANEXOS .................................................................................................................................... 16 GLOSARIO ................................................................................................................................ 16
INTRODUCCIN El presente protocolo de traslado de archivos se basa en la sistematizacin de la experiencia del traslado del archivo Central a su nueva sede, as como en bibliografa especializada en el tema, referenciada en la bibliografa. 1. OBJETIVO Normalizar la secuencia de actividades para el traslado de documentos de un depsito o sede a otro. 2. ALCANCE Va dirigido a las personas que custodian los archivos de la Secretara. Busca garantizar la conservacin de los documentos durante las trasferencias y trasteos de archivos. 3. REQUISITOS Todo el traslado, debe hacerse bajo la direccin del conservador y archivista, responsables. El personal debe tener la dotacin de insumos de seguridad industrial. Para la manipulacin y limpieza, se debe tener en cuenta la Gua de Manipulacin de documentos y Protocolo de Limpieza de documentos La adquisicin de bienes y servicios requeridos para el traslado tales como locales, trasporte, mantenimiento, desmonte y montaje de mobiliario de archivo, insumos, entre otros, mediante Procedimiento de Gestin Contractual, o bien solicitarlo al rea correspondiente. La adecuacin de los espacios de archivo se debe tener en cuenta el Protocolo de adecuacin de depsitos y mobiliario de almacenamiento para archivos. El saneamiento se debe hacer segn Protocolo de Saneamiento, desinsectacin y desratizacin: Aprobacin por parte del rea administrativa de la Secretara para adquirir el espacio solicitado mediante la figura legal determinada por la administracin,: arrendamiento, prstamo, comodato
4. 4.1
ETAPAS Seleccin y adecuacin locativa Solicitud de traslado por parte del rea interesada dirigido al rea de Gestin Documental (opcional) Solicitud al rea administrativa, para la adquisicin del espacio solicitado por el rea interesada, emitido por parte del rea de Gestin Documental, si se requiere. Autorizacin por parte del rea administrativa: Para proceder a la adquisicin del espacio solicitado (opcional). Medicin del volumen total y relacin del material documental a trasladar, indicando la cantidad, tipo de unidades de almacenamiento, ubicacin actual y futura y cualquier otro dato que permita controlar el movimiento y reubicacin del material. Hacer una relacin del mobiliario de archivo a trasladar indicado tipo de mobiliario, medidas, ubicacin actual y futura, nmero de placa de inventario y cualquier otro dato que permita controlar el movimiento y reubicacin del material. Seleccin de espacio para archivo (opcional) Solicitar al Archivo de Bogot, una visita en conjunto con el profesional Conservador del rea de Gestin Documental, para evaluar y emitir un concepto sobre el rea evaluada. Adquirir a travs de la dependencia competente del espacio seleccionado (opcional) Solicitud a dependencias competentes para la adquisicin de bienes y servicios requeridos para los traslados estableciendo condiciones tcnicas. Hacer un diagrama de distribucin de unidades de instalacin y dentro de stas la distribucin de las unidades de almacenamiento.
Hacer cronograma de traslado. Solicitar a apoyo logstico para hacer los trmites requeridos por inventarios para movilizar y distribuir el material si es el caso (opcional). Recibir de apoyo logstico relacin de traslado de bienes (opcional). Solicitar adecuaciones a Plantas Fsicas mediante formato de Solicitud de Mantenimiento GI-MTO-001, y a Sistemas y Apoyo Logstico, para adecuaciones del espacio que va a albergar el archivo, segn requisitos de conservacin, procesos archivsticos y servicios, si se requiere. La Subdireccin de Planta Fsica, a travs del rea de mantenimiento, realizar las modificaciones o reparaciones requeridas para la adecuacin de la nueva sede, minimizando los factores de riesgo de conservacin de la documentacin y enviar memorando informando sobre adecuaciones realizadas. Gestin documental solicitar garanta de las adecuaciones realizadas y diligenciar el formato de Recibo a satisfaccin de adecuaciones solicitadas. (Formato de Solicitud de Garantas de Obra GI-GO-001 y Formato de satisfaccin del cliente GI-SC-001) El rea de Sistemas adecuar los puntos de red e instalaciones de luz reguladas, as como aquellos otros requerimientos tecnolgicos para el normal funcionamiento de los servicios de archivo y enviar un memorando informando sobre adecuaciones realizadas.
4.2 Alistamiento Numerar de manera secuencial todas las unidades de almacenamiento, en caso de que dichas unidades no presenten esta numeracin. Numerar los estantes y otras unidades de instalacin, en el caso de traslado de mobiliario de archivo. Hacer la limpieza del depsito, mobiliario y unidades de almacenamiento del archivo y realizar solicitud a apoyo logstico para la limpieza.
Hacer conservacin preventiva si lo requiere el archivo, segn concepto del Archivo de Bogot, y del personal de conservacin del rea de Gestin Documental, a partir de una Solicitud al Archivo Bogot para saneamiento preventivo. Solicitar a planta fsica mediante Formato de fumigacin, desinfeccin, desinsectacin y desratizacin (GI-FM-001).
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Limpieza
4.3 Embalaje
Empacar las unidades de almacenamiento en orden consecutivo, en contendores rgidos e impermeables1 tales como canastillas2 de plstico, no perforadas3. Nunca deben ir sueltas directamente en el furgn, para evitar movimientos y golpes durante el traslado.
Todos los materiales empleados para el embalaje, deben ser inocuos para garantizar que no produzcan alteraciones o deterioros a los documentos
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Las medidas de canastillas apropiadas para el embalaje, encontradas en el mercado,
son de aproximadamente 60X40X41cm, las cuales permiten embalar adecuadamente dos cajas X200 o una caja X300.
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Todos los materiales empleados para el embalaje, deben ser inocuos para garantizar que no produzcan alteraciones o deterioros a los documentos
Para el embalaje de planos si se requiere tener Alistamiento de Planos del Archivo de Bogot.
en cuenta el Protocolo de
Se debe hacer entre dos superficies rgidas (cara y contra cara), aislando los documentos de las superficies mediante cartulina u otro material similar y plstico de burbuja, u otro material inocuo similar, para prevenir el movimiento de los planos y proteger de la humedad.
Cada uno de estos paquetes debe ir identificado con un nmero consecutivo debidamente rotulado.
Rotulacin de canastillas: se rotulan marcando nmero de canastilla y rango de unidades de almacenamiento que contiene.
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4. 5. Proceso de alistamiento en canastillas y rotulacin
Procedimiento de embalaje de planos
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Desarme, mantenimiento y montaje del mobiliario correspondiente.
El desarme y montaje de la estantera debe corresponder al orden en que va a ser armada en la nueva sede, segn el Diagrama de Distribucin para el amoblamiento. En todos los casos debe comprobarse la nivelacin de los pisos en los locales en los que se va a armar la estantera. (Ver protocolo de adecuacin de depsitos).
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Desarme, mantenimiento y arme de mobiliario rodante: Sede antigua
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Nueva sede
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Traslado Memorando al rea de inventarios informando por correo electrnico el destino, la fecha y hora del traslado del mobiliario y material de archivo, con su respectivo inventario anexo.
Verificacin por Inventarios de Apoyo Logstico y autorizacin de salida de los bienes a trasladar. Solicitud y autorizacin de rea de parqueo si se requiere, indicando nmero de placa vehculo, nombre completo y cdula del chofer y auxiliares del vehculo.
Traslado y control de nmeros de traslados y material trasladado, mediante una Planilla de control de envo y recibo.
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Una vez embaladas las unidades de almacenamiento, las canastillas, se cargan en el camin de izquierda a derecha y de abajo hacia arriba, de tal manera que la unidad de almacenamiento con el nmero topogrfico mayor quede en el fondo del camin y la unidad con el nmero menor en el frente y arriba.
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El ritmo de traslado, acorde al cronograma, debe evitar en cualquier caso aglomeraciones o apilamientos de las unidades de almacenamiento y mobiliario en lugares de empaque y recibo del material. Los responsables del traslado deben definir la ruta de viaje y los horarios ms apropiados. Los transportadores no podrn desviarse de la ruta establecida, ni podrn detenerse a lo largo de la ruta sin permiso de los responsables tcnicos de rea. Durante el traslado no se deben abrir ningn contenedor. Si cae y los documentos se desparraman, se debe avisar inmediatamente a un miembro del personal del archivo. Los furgones deben ir cerrados durante el traslado. Las canastillas de embalaje no deben quedar sueltas dentro del furgn del vehculo de transporte para prevenir eventuales cadas. El interior de los vehculos debe disponer de piso antideslizante y deben tener forrados metlicos en su interior.
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Se debe garantizar la comunicacin permanente entre los vehculos y los puntos de cargue y descargue para solucionar cualquier eventualidad. Los responsables del traslado deben definir la ruta de viaje y los horarios de traslado ms apropiados. Los transportistas no podrn desviarse de la ruta establecida, ni podrn detenerse a lo largo de la ruta sin permiso de los responsables tcnicos de rea. 4.6 Descargue y realmacenamiento
Descargue y verificacin del material entregado mediante la planilla de control de envo y recibo.
El material debe ser descargado de los vehculos, y verificado, una vez lleguen al sitio de destino. La zona de carga y descargue, estar en todo momento limpio y libre de residuos. Las dimensiones de los vehculos deben permitir su arribo lo ms cerca posible al acceso de los depsito de cargue o descargue. Si la zona de operacin est al aire libre, se deben cubrir con carpas, de tal forma que las operaciones de carga y descargue queden completamente protegidas de las inclemencias atmosfricas. En caso necesario la zona de descargue debe prepararse con estivas plsticas, organizadas por secciones, dejando corredores de acceso para fcil ubicacin y manipulacin de la documentacin.
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El descargue se realiza en siguiendo estrictamente el orden inverso a aqul en que fueron estibadas las unidades de almacenamiento, de tal forma que en las columnas de unidades de almacenamiento la numeracin menor quede sobre la mayor y pueda se ser reubicadas en orden numrico secuencial. Las unidades de almacenamiento se almacenan en la estantera, teniendo en cuenta el diseo preestablecido y siguiendo el orden numrico secuencial, de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo dejando la primera caja en la parte superior izquierda, conforme se lee un prrafo de un libro.
Descargue y ubicacin en estivas y en estanteras
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BIBLIOGRAFA Acuerdo 049 de 2000. Procedimiento para la organizacin y transferencia de archivos. Politcnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid. Protocolo de Transferencia, Archivo de Bogot. Pliego de prescripciones tcnicas para la contratacin y ejecucin del traslado de los fondos documentales de archivo, la coleccin bibliogrfica y la coleccin hemerogrfica desde los diferentes centros y depsitos del archivo general de Navarra a la nueva sede del Palacio de los Reyes de Navarra. Consejera de Educacin y Cultura. Murcia, Espaa, 2007. NORMATIVIDAD: LEY GENERAL DE ARCHIVOS. CAPITULO VII ACUERDO No. 011 (22 de mayo de 1996) ACUERDO No. 5 (Julio 24 de 1997 ACUERDO No.037 (Septiembre 20 de 2002) PAEZ, Fabio Enrique. Gua para la conservacin preventiva en archivos. Archivo general de la Nacin. Bogot, 1997
Realiz:
Revis:
Valeska Massy Snchez Profesional en Restauracin y Conservacin Gestin Documental
Gloria Margarita Rendn Cuartas Coordinadora Gestin Documental
Bogot, Febrero 03 de 2009
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ANEXOS GLOSARIO Conservacin preventiva de documentos: Definida como conservacin indirecta, es el grupo de acciones indirectas de conservacin que se ocupan de prevenir, frenar y controlar el deterioro de los bienes documentales. Estas acciones son el monitoreo y control del medioambiente, manipulacin de los documentos, almacenamiento, control de plagas, preparacin ante desastres y reprografa. Sistema Integrado de Conservacin: Conjunto de estrategias de conservacin preventiva, tiene como principal objetivo garantizar la conservacin y permanencia de los acervos documentales, producidos y custodiados por las entidades del Distrito, en las diferentes fases del ciclo vital del documento. Condiciones medioambientales: se refiere a los agentes ambientales directamente relacionados con la conservacin de los documentos tales como la humedad, la luz, la temperatura y polucin. Saneamiento: Aplicacin de sustancias activas, aplicadas mediante diferentes mtodos con el objeto de destruir, contrarrestar, neutralizar, impedir la accin o ejercer un control sobre organismos y microorganismos biolgicos causantes del deterioro de la documentacin y de enfermedades a servidores pblicos. Desratizacin: Eliminacin de ratas Desinfeccin: Eliminacin de hongos y bacterias Desinsectacin: Eliminacin de insectos. Biodeterioro: deterioro de la documentacin causado por hongos y bacterias. Administracin de Archivos: son operaciones administrativas y tcnicas relacionadas con la planeacin, direccin, organizacin, control, evaluacin, conservacin, preservacin y servicios de todos los archivos de una Institucin.
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Documentos de archivo: registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin. Eliminacin de Documentos: es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa. Expediente: conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto. Gestin Documental: conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. Pieza Documental: unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe. Vase unidad documental. Plan de Transferencias: Es la programacin preparada por el Archivo Central, para realizar los traslados de documentos de los archivos de gestin al archivo central y que debe ser difundida y acatada por los responsables del proceso para la correcta aplicacin de las Tablas de Retencin Documental, TRD. Tipo documental: unidad documental simple. (Vase: Pieza Documental). Transferencia de archivos: es el traslado de los documentos y series documentales de un archivo a otro. Dispositivos de transporte: Son aquellos medios o mecanismos utilizados para el movimiento horizontal de los materiales embalados, en el trayecto desde los depsitos de los archivos al vehculo de mudanza y desde ste al depsito nuevo.
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Embalaje: son todos los materiales, procedimientos y mtodos que sirven para acondicionar, presentar, manipular, almacenar, conservar y transportar material documental. El embalaje debe satisfacer tres requisitos: ser resistente, proteger y conservar el producto (impermeabilidad e higiene). Adicionalmente debe informar sobre sus condiciones de manejo y composicin bsicamente. Contenedores: Un contenedor es un recipiente de carga para el transporte areo, martimo o terrestre. Las dimensiones del contenedor se encuentran normalizadas para facilitar su manipulacin. Es un embalaje cuyas dimensiones y material permiten transportar objetos voluminosos o pesados. Unidades de almacenamiento: Las unidades de almacenamiento las denominaremos: - De Instalacin: para referirnos a los estantes, archivadores o muebles para archivo. - Generales: Contenedores en los que se almacenan otras unidades Ejemplo: una caja de archivos es una unidad general cuando contiene carpetas. Inocuo: nos referimos al material que no hace dao o causa deterioro a la documentacin, es un material estable ante el medio ambiente.

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Las medidas de canastillas apropiadas para el embalaje, encontradas en el mercado,

4. 5. Proceso de alistamiento en canastillas y rotulacin

Procedimiento de embalaje de planos

Desarme, mantenimiento y montaje del mobiliario correspondiente.

Desarme, mantenimiento y arme de mobiliario rodante: Sede antigua

Descargue y ubicacin en estivas y en estanteras

Valeska Massy Snchez Profesional en Restauracin y Conservacin Gestin Documental

Gloria Margarita Rendn Cuartas Coordinadora Gestin Documental

Bogot, Febrero 03 de 2009

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