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Desarrollo de la gestin documental[editar]

Durante siglos, la gestin documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales bsicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanteras en que se guardan los documentos de papel (y ms tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnticos u pticos), los ficheros o krdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de tcnicas de recuperacin de informacin mediante sistemas de codificacin y clasificacin. Ms recientemente se fueron sumando a ellos los informticos, que son cada vez ms necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticacin que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los informticos benefician sustancialmente la gestin documental, aun los profesionales en sistemas de informacin son los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o electrnico. El uso del ordenador en la gestin documental se inicia en la prctica a partir de la experiencia de las grandes bibliotecas nacionales anglfonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de Amrica y la British Library, que en los aos 60 del siglo XX crean el formato bibliogrfico MARC (Machine Readable Cataloguing) o catalogacin legible por mquina, para sus de bases de datos. Unos aos ms tarde el uso de las tecnologas de informacin y comunicacin se hizo comn en la administracin pblica y privada, con el uso generalizado de bases de datos y la aparicin de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimticas. En la actualidad, coexisten en el mundo los ms diversos sistemas de gestin documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los ms sofisticados sistemas informticos que manejan no slo la documentacin administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrnico, sino que adems controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitacin de los expedientes, capturan informacin desde bases de datos de produccin, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentacin y permiten realizar bsquedas sofisticadas y recuperar informacin de cualquier lugar.

Diferencias de terminologa entre el ingls y el espaol[editar]


Debido a diferencias filosficas y semnticas entre los modelos administrativos anglosajones y latinos, se mantiene hasta el da de hoy una cierta tensin entre las nociones de gestin documental y la archivstica, como si de cosas muy diferentes se tratase. Por un lado, en espaol no existe una palabra del todo equivalente al concepto de record ingls, que cubre todo aquello que documenta algo. En espaol usamos el trmino "documento de archivo", que es ms pobre en significado. Cuando en ingls se dice Records management se est refiriendo a la gestin documental... de documentos de archivo especficamente. Pero por otro lado, en ingls la palabra archive significa casi invariablemente "archivo histrico", mientras que en espaol el "archivo" se entiende en sus varias fases: archivo corriente o de gestin, archivo administrativo o intermedio y, finalmente, el archivo permanente o histrico. Debido a estas diferencias se producen malentendidos y una cierta tendencia, en los pases hispanohablantes y lusfonos al menos, de creer que la archivstica se aplica slo a los archivos histricos, o que el records management se refiere a la gestin de cualquier tipo de documentos. En la realidad, no es as: La archivstica cubre el records management y la gestin de archivos histricos tambin, mientras que la gestin documental es ms amplia

que el records management ya que se puede aplicar a cualquier tipo de documentos, no slo a los administrativos o de archivo. La gestin documental fue siempre una necesidad un problema para las organizaciones, representando gastos en locales y almacenes, infraestructuras para garantizar el estado de conservacin, tiempo dedicado a la organizacin y bsqueda de documentos, duplicaciones, gastos de fotocopias, fax, etc. La mayora de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente la informacin archivada. En otros es la importancia de los documentos o el volumen de informacin lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor aadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento.

Sistemas electrnicos de gestin documental, o sistemas de gestin de documentos electrnicos?[editar]


Otro concepto ingls de traduccin ambigua al espaol lo constituye el electronic records management que tanto puede significarsistema de gestin de documentos electrnicos exclusivamente, como sistema electrnico de gestin de documentos de archivo (en papel y/o electrnicos), segn se le ponga el nfasis en "electronic records" o en "records management". En el resto de este artculo se considerar, en general, que se est hablando de un sistema electrnico de gestin de documentos electrnicos, subentendindose que muchos de ellos permiten tambin registrar en el sistema referencias a documentos en papel que habr que ir a buscar a un archivo fsico y no al repositorio de los documentos electrnicos. Un sistema de gestin de documentos electrnicos es, pues, un sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrnicos y/o imgenes digitales de documentos originalmente soportados en papel. El trmino puede ser relacionado con conceptos como sistemas de administracin de contenido (CMS) y es comnmente visto como un sistema de administracin de contenido corporativo y relacionado con el trmino Digital Asset Management

Flujo del Sistema de Gestin Documental[editar]


Bases de Datos[editar]
La aplicacin de la informtica en todos los niveles de las organizaciones comprende un fenmeno que tiene sus implicaciones en la gestin documental: la proliferacin de bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos estn sustituyendo a los documentos como soporte de informacin valiosa para la organizacin. Esta tendencia se agudiza todava ms en un entorno de e-business en el que las relaciones con los clientes se realizan a travs de Internet. Desde un punto de vista de gestin documental, uno de los principales problemas es cmo identificar los documentos dentro del entorno de la BD, saber qu parte del contenido constituye los documentos que se han de gestionar. Al respecto existen diversas opiniones. Por una parte, hay quien piensa que una BD simplemente contiene informacin para realizar clculos u operaciones. En el otro extremo, est la opinin de que una BD es el resultado de las actividades de la empresa y por ello se las puede considerar documentos de gestin.

Hardware[editar]

Escneres y dispositivos de Digitalizacin: Los documentos originales, una vez preparados, son transformados en documentos digitales, los cuales sern guardados o almacenados. Servidores: Contienen la informacin previamente digitalizada. Los usuarios finales se conectaran a un servidor para poder acceder a dicha informacin, para su modificacin o revisin.

Software[editar]
Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestin de la documentacin que se maneja en la empresa. Existen soluciones informticas para: la gestin documental, administracin de archivos digitales y para administracin de bibliotecas de diversa ndole.

Redes[editar]
Por medio de las redes los usuarios podrn acceder a la informacin que se encuentra en los servidores. Las redes pueden ser locales, aunque tambin se puede acceder a la informacin por Internet.

Usuarios[editar]
A travs de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos digitalizados dentro del Sistema de Gestin Documental permitiendo as, realizar la consulta electrnica de los mismos de acuerdo a los niveles de seguridad asignados a cada uno de los usuarios registrados en el Sistema.

Administradores[editar]
Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se codifican e indexan en la base de datos del servidor, identificando la ubicacin fsica del documento original y asignando, a cada documento lgico, las claves de acceso. Los documentos digitalizados se almacenan en su correspondiente fichero.

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