Planeacion Auditoria Administrativa

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA CENTRO UNIVERSITARIO DE OCCIDENTE PECED, AREA INTEGRADA DECIMO SEMESTRE
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA CENTRO UNIVERSITARIO DE OCCIDENTE DIVISION DE CIENCIAS ECONOMICAS CONTADURIA PBLICA Y AUDITORIA DECIMO SEMESTRE
PECED, AREA INTEGRADA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y OPERACIONAL
QUETZALTENANGO, 09 DE AGOSTO DE 2011.

PLANIFICACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y OPERACIONAL GRUPO 1
INDICE Introduccin.. .1 Objetivos 2 Auditoria administrativa 3 Adscripcin de la Unidad de Auditoria Administrativa.3 Funciones a Desarrollar ..4 Auditoria Operacional .4 Metodologa 5 Planeacin de la Auditoria Administrativa6 Planeacin de la Auditora Operacional..7 Fases de la Auditora Administrativa y Operacional9 Planeacin del Proyecto de Auditora...11
Tcnicas de Recoleccin .13 I. Investigacin Documental 13 II. Cdulas ..15 III. Medicin ..15 Propuesta Tcnica ...15 Programa de Trabajo .18 Desarrollo del Programa de Auditora..19 Clasificacin de los Programas de Trabajo.21 Ventajas de los programas de Trabajo.22 Ejemplo de Planeacin de Auditoria Administrativa y Operacional.25 Recomendaciones ...48 Conclusiones 49
INTRODUCCION La Auditora Administrativa, surge de la necesidad de las empresas e instituciones de identificar problemas netamente operacionales y no financieros, por lo que una auditora de Estados Financieros es intil en estos casos. Este tipo de Auditoras son relativamente recientes, por lo que an no existen en nuestro medio bases definitivas que podamos tomar como referencia tanto para su planeacin como para su desarrollo. La planeacin de la Auditora Administrativa depende mucho del objetivo que se persiga con la Auditora.
La caracterstica del presente trabajo es que ofrece de manera sucinta un conjunto de propuestas de conocimientos, anlisis que hablan acerca de cmo podemos realizar una planeacin de Una Auditoria Administrativa y Operacional. Planear una auditoria significa establecer con anticipacin las pruebas procedimientos a emplear, la extensin que se dar a dichas pruebas, oportunidad de la aplicacin de los papeles de trabajo, el personal que asignar, el tiempo de duracin y la supervisin dentro del proceso de Auditoria. y la se la
En consecuencia la planeacin es una forma de asegurar que se presta la debida atencin a las reas importantes o que presenten algn tipo de probabilidad que exista un problema. Ahora bien el Auditor debe de determinar el grado de planeacin de acuerdo al tamao de la entidad y la complejidad de la Auditoria, mediante el conocimiento de la empresa. El auditor deber desarrollar y documentar un programa de auditora que exponga la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora que se requieren para implementar el Plan De Auditora Global. La planeacin de la auditoria garantiza el diseo de una estrategia adaptada a las condiciones de cada entidad tomando como base la informacin recopilada en la etapa de la exploracin previa, por ello en este proceso se organiza todo el trabajo de Auditoria, los objetivos, programas a aplicar entre otros. Dadas las caractersticas esenciales de la planeacin o de lo que debe contener una planeacin es de suma importancia que el Contador Pblico y Auditor al momento de realizar esta Auditoria Administrativa y operacional est familiarizado con la entidad la cual ser el objetivo de la Auditoria ya que con ello se logra una planeacin adecuada previo a su estudio ya que en esta se incluye el conocimiento de la naturaleza operativa del negocio, su organizacin, ubicacin de sus instalaciones, manuales de funciones y muchos otros que esta comprende. Por lo que este trabajo pretende dar algunos lineamientos en base a la investigacin documental y de campo recopilada, ejemplificando un modelo prctico y sencillo de cmo planificar.
OBJETIVOS
Definir la etapa de Planificacin de una Auditoria Administrativa y Operacional.
Describir segn nuestra investigacin algunos de los procedimientos y tcnicas utilizadas en la planeacin del trabajo de auditora administrativa y operacional.
Describir los elementos esenciales que debe contener un programa de auditora administrativa y operacional.
Dar a conocer un caso prctico con el que se pretende dar un ejemplo ms apegado a la realidad, de cmo es que se realiza una Planificacin de Auditora Administrativa y Operacional.
Presentar nuestras conclusiones y recomendaciones sobre el tema de Investigacin: LA PLANIFICACION DE UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y OPERACIONAL.
AUDITORA ADMINISTRATIVA Es una revisin sistemtica y evaluatoria de una entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organizacin est operando eficientemente. Constituye una bsqueda para localizar los problemas relativos a la eficiencia dentro de la organizacin. La auditora administrativa abarca una revisin de los objetivos, planes y programas de la empresa; su estructura orgnica y funciones; sus sistemas, procedimientos y controles; el personal y las instalaciones de la empresa y el medio en que se desarrolla, en funcin de la eficiencia de operacin y el ahorro en los costos. La auditora administrativa puede ser llevada a cabo por el licenciado en administracin de empresas y otros profesionales capacitados, incluyendo al contador pblico adiestrado en disciplinas administrativas o respaldadas por otros especialistas Es la que se encarga de verificar, evaluar y promover el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases o elementos del proceso administrativo y lo que incide en ellos, su objetivo tambin es el evaluar la calidad de la administracin en su conjunto. Es el revisar y evaluar si los mtodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las fases del proceso administrativo aseguran el cumplimiento con polticas, planes, programas, leyes y reglamentaciones que puedan tener un impacto significativo en operacin de los reportes y asegurar que la organizacin los este cumpliendo y respetando. Su importancia radica en el hecho de que proporciona a los directivos de una organizacin un panorama sobre la forma como esta siendo administrada por los diferentes niveles jerrquicos y operativos, sealando aciertos y desviaciones de aquellas reas cuyos problemas administrativos detectados exigen una mayor o pronta atencin. Por tanto la direccin superior, propietarios, accionistas, auditores financieros y otros interesados deben confiar en sta para la prevencin de inconvenientes, y para garantizar la adecuada marcha del sistema. ADSCRIPCION DE LA UNIDAD DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA La auditoria administrativa, como funcin interna, puede verse desde el punto de vista de la organizacin como: 1. 2. 3. 4. Una extensin de la auditoria interna financiera Funcin independiente de la administracin financiera Forma departamental con la auditoria interna rgano asesor del consejo de administracin
FUNCIONES A DESARROLLAR 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Investigacin constante de planes y objetivos Estudio de las polticas y sus prcticas Revisin constante de la estructura orgnica Estudio constante de las operaciones de la empresa Analizar la eficiencia de la utilizacin de recursos humanos y materiales Revisin del equilibrio de las cargas de trabajo Revisin constante de los mtodos de control
AUDITORA OPERACIONAL Es la que se encarga de promover la eficiencia en las operaciones, adems de evaluar la calidad de las operaciones. Es el examen posterior, profesional, objetivo y sistemtico de la totalidad o parte de las operaciones o actividades de una entidad, proyecto, programa, inversin o contrato en particular, sus unidades integrantes u operacionales especficas. Su propsito es determinar los grados de efectividad, economa y eficiencia alcanzados por la organizacin y formular recomendaciones para mejorar las operaciones evaluadas. Relacionada bsicamente con los objetivos de eficacia, eficiencia y economa. Es una actividad que conlleva como propsito fundamental el prstamo de un mejor servicio a la administracin proporcionndole comentarios y
recomendaciones que tiendan a mejorar la eficiencia de las operaciones de una entidad. An cuando la costumbre ha asignado el nombre de Auditora Operacional, en el ejercicio de su prctica el auditor operacional no nicamente debe revisar la operacin en s habr de extenderse a la funcin de esa operacin. La Auditora Operacional es un gran reto a la capacidad profesional del Contador Pblico como Auditor Operacional. Para una buena ejecucin de esta tcnica requiere de introducirse en otras disciplinas como son: Anlisis de sistemas, Ingeniera Industrial (para revisar costos y produccin), Mercadotecnia (para revisar ventas), Relaciones Industriales, etc. Con la conclusin anterior puede surgir la duda de cmo un individuo, como el auditor operacional, que no tiene ningn entrenamiento especfico sobre cierta rea, puede ser til. La respuesta a esta duda descansa en los aspectos de control, es decir, que se requiere de una definicin clara de los objetivos, as como contar con elementos para comparar lo que se est realizando contra esos objetivos con el propsito de determinar desviaciones y analizar y evaluar stas para as poder tomar medidas correctivas acordes a las circunstancias. METODOLOGA No existe aun una metodologa que aplique un auditor operativo en la realizacin de su labor; el auditor operativo utilizara su criterio de acuerdo a su experiencia como auditor. Bsicamente se aplican cuatro caractersticas de la auditoria operativa: 1. Familiarizacin: Los auditores deben conocer cuales son los objetivos de la actividad, como van a lograrse y como van a determinar los resultados. 2. Verificacin: Requiere que los auditores examinen en detalle una muestra selecta de transacciones, seleccionada preferiblemente por muestreo estadstico; el tamao de esta depender de su propio criterio basado en el grado de confianza que sea necesario para que represente razonablemente la poblacin de la cual se seleccion. Al realizar la verificacin los auditores usualmente estn interesados en tres temas: Calidad, Periodo correcto y costo. 3. Evaluaciones y recomendaciones: El auditor debe reservarse para la conclusin del examen, los auditores proporcionan un mejor servicio a la Gerencia y mantienen mejores relaciones con la direccin departamental cuando comentan los hechos que han encontrado. Cualquier informe formal que le muestre a la Gerencia que todas las diferencias se corrigieron
antes de que se emitiese, encontrar una aceptacin amistosa tanto por parte de la direccin General como de la Operativa. Las recomendaciones deben hacerse solamente cuando el auditor est totalmente seguro; como resultado de su examen. 4. Informar de los resultados a la Direccin: La auditoria operativa por su propia naturaleza est orientada hacia el futuro la justificacin de su existir, se basa en las recomendaciones y planteamientos que hace para un futuro ms saludable para la empresa, a travs del logro de una mayor eficiencia, eficacia y economa empresarial. Alguno de los beneficios a derivarse de la auditoria operativa incluye la oportunidad de Reducir los Costos, Incrementar los ingresos, Crear una poltica para llenar un vaco que a causa de la ausencia de poltica afecta adversamente al organismo, Modificar una poltica que no satisface las necesidades del organismo, Volver a definir los objetivos de unidades cuando hayan dejado de integrarse o ser compatible con las metas de largo plazo del organismo. INICIAR UNA AUDITORIA Al iniciar una auditoria, se sugieren los siguientes pasos: Paso uno. Primer encuentro. Reunirse con el presidente y/o junta directiva para establecer que: La organizacin esta interesada en mejorar su reputacin. La organizacin comprenda/intente comprender el caso empresarial para la diversidad en el lugar de trabajo. La organizacin tiene declaraciones de poltica que trata los temas de la igualdad de oportunidades y la diversidad Paso dos. Requerir la preparacin de los trmites antes de la primera visita. Proporcionar huna lista de materiales, que la organizacin pueda recopilar para la inspeccin de los asesores. Paso tres. Segundo encuentro: Inspeccionar los documentos y empezar a otorgar una puntuacin. Establecer que documentos claves pudieran faltar segn la lista entregada durante la primera visita. Decidir cuales son grupos de objetivos y las reuniones individuales a mantener para solicitarlas ante la organizacin con el fin de completar la valoracin global. Paso cuatro. Dirigir grupos de enfoque y realizar entrevistas. Paso cinco. Terminar el proceso de puntuacin PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Se refiere a los lineamientos de carcter general que regulan la aplicacin de la auditoria administrativa para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de informacin, investigacin preliminar, proyecto de auditora y diagnostico preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante.
OBJETIVO El propsito de la auditoria administrativa es establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos. FACTORES A REVISAR Como primera medida es necesario determinar los factores que se consideran fundamentales para el estudio de la organizacin en funcin de 2 vertientes: a) El Proceso Administrativo: Se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen los componentes que lo fundamentan, las cuales permiten realizar un anlisis lgico de la organizacin, ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente. En este orden se apega a propsitos estratgicos que concentran en forma objetiva la esencia o razn de ser de cada fase, y que son el marco de referencia para analizar a la organizacin en todos sus mbitos, niveles, procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos y/o servicios y entorno, lo que representa una visin de conjunto de la forma en que interaccionan todos y cada uno de ellos en relacin con su objeto o atribucin sustantiva. b) Elementos especficos que forman parte de su funcionamiento: Se incluye una relacin de los elementos especficos que complementan el proceso administrativo. Dichos elementos especficos se asocian con atributos fundamentales que enmarcan su fin y funcin, lo que permite determinar su contribucin particular al proceso en su conjunto y al funcionamiento de la organizacin. PLANEACION DE LA AUDITORIA OPERACIONAL Se entiende por planeacin, la funcin administrativa que consiste en predeterminar el curso de accin a seguir para alcanzar los objetivos propuestos.
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Una auditoria operacional no est sujeta a condicionantes que impidan que puedan llevarse a cabo en cualquier momento, y que, normalmente esta se efecta cuando la administracin advierte la necesidad de realizarla, debido a diferentes situaciones que reflejan irregular desenvolvimiento de las funciones administrativas que cada nivel de direccin, supervisin, operacin y control manifiestan de alguna forma en el proceso o actividad funcional conjunta de la organizacin. La planeacin incluye la definicin clara de los objetivos que la gerencia considera fundamentales, los que una vez hayan sido definidos, procede la elaboracin de un breve programa de auditora para la primera fase en base a los procedimientos generales previos y una rpida revisin del archivo permanente respectivo, si se contara con el mismo, segn el caso. Los objetivos especficos de una auditoria operacional pueden generalmente consistir en lo siguiente:
1. Promover mejoras en las operaciones a travs de la implementacin o adecuacin de sistemas administrativos o financieros existentes que se han tornado obsoletos o bien que no existan anteriormente. 2. Determinar si la administracin est cumpliendo con los planes y objetivos del negocio, de acuerdo con las polticas establecidas por la direccin superior. 3. Comprobar si las operaciones desarrolladas se llevan a cabo de manera efectiva, eficiente y econmica. 4. Evaluar si las polticas establecidas por la administracin responden y son congruentes con los planes generales y especficos establecidos en funcin de metas y objetivos de la empresa. 5. Examinar y evaluar los sistemas de control interno gerencial, para comprobar el grado de confiabilidad que merece la administracin en el ejercicio directo del control sobre los recursos humanos, materiales y financieros. 6. Determinar exceso o deficiencia del personal utilizado en las diferentes actividades institucionales y evaluar su idoneidad. 7. Evaluar la cantidad y calidad de los recursos administrados, para establecer si existen cantidades excesivas o innecesarias de materiales, equipos y otros bienes.
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La planeacin y programacin del trabajo de una auditora operacional se efecta en forma progresiva, en la medida en que se va ejecutando cada una de las fases del proceso. La presupuestacin del tiempo a insumir en la ejecucin de una auditora operacional es de por s difcil; pero lo es an ms cuando se trata de una primera auditora para una entidad o simplemente no se tienen experiencias o antecedentes sobre la cantidad de Horas / hombre que se hayan insumido en trabajos anteriores. No obstante, es necesario elaborar un cronograma que muestre el tiempo estimado global para la ejecucin de cada una de las fases del proceso de auditora operacional, como resultado de la planeacin general del trabajo que dio origen a los Trminos de Referencia. Con la elaboracin de este cronograma termina la preparacin de la auditora y con base en l, se proceder a la ejecucin de cada una de las fases.
FASES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y OPERACIONAL DIAGNOSTICO PRELIMINAR El diagnostico se fundamenta en la percepcin que el auditor tiene de la organizacin como producto de su experiencia y visin. Si bien aun no existen los elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional, la que es un tanto intangible, pero que se puede advertir en los supuestos subyacentes que dan sentido a la forma de comportamiento y desempeo en el trabajo.
Caractersticas de la Fase de Estudio Preliminar La Fase de Estudio Preliminar presenta las siguientes caractersticas: No es una lectura detallada de informacin o de manuales Es un proceso rpido de recopilacin de informacin escrita y mediante entrevistas con funcionarios. Si en la ejecucin de esta fase se observan indicios de reas crticas, no se deben examinar; solamente se dejar constancia en los papeles de trabajo para ser tenidos en cuenta posteriormente.
Segn entrevistas realizadas a varios profesionales de las Ciencias Econmicas para realizar una auditoria administrativa lo primordial es:
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Entrevista con el cliente para analizar cuales son las reas con mayor vulnerabilidad dentro de la entidad, para determinar que reas son las que se necesitan auditar. Tambin se debe obtener una panormica de la empresa que nos ayude a determinar las debilidades de cada departamento. Posteriormente se realizan entrevistas y cuestionarios para saber cuales son las reas criticas de la empresa, no esta dems el mencionar que estos cuestionarios no forman parte de los papeles de trabajo; sino que nicamente nos ayudaran a determinar el diagnostico preliminar.
Con base en este conocimiento se debe preparar un marco de referencia que fundamente a razn por la que surge la necesidad de auditar. Para ello, se deben considerar los siguientes elementos: A.- GENESIS DE LA ORGANIZACIN: Creacin de la organizacin. Cambios en su forma jurdica. Conversin del objeto en estrategias. Manejo de la delegacin de facultades.
B.- INFRAESTRUCTURA Esquema de operacin (procesos/funciones). Modificaciones a la estructura organizacional. Programacin institucional. Nivel de desarrollo tecnolgico.
C.- FORMA DE OPERACIN Desempeo registrado. Logros alcanzados. Expectativas no cumplidas.

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Proceso de toma de decisiones.
D.- POSICION COMPETITIVA Naturaleza, dimensin, sector y giro industrial de la organizacin. Competencias centrales. Clientes, proveedores y competidores.
PLANEACIN DEL PROYECTO DE AUDITORIA IDENTIFICACIN Y SELECCIN DE LAS REAS DBILES O CRTICAS QUE SERN AUDITADAS Aspectos Bsicos El alcance ilimitado de la auditoria operacional enfrenta el problema respecto a una entidad determinada, que para poder evaluarla en su totalidad se requiere varios aos de auditora. Por lo tanto, para llevar a cabo esta clase de auditora es necesario reducir la cantidad de operaciones o actividades de la entidad a un nmero que razonablemente pueda ser medido en trminos de eficacia, economicidad y eficiencia en un tiempo tambin prudencial o razonable, generalmente de cuatro a seis meses, con un grupo no menor de cinco auditores calificados. El hecho de que la auditoria operacional se aplique a solo una parte de las operaciones de una entidad no reduce su utilidad y beneficio. Adems tratndose del sector pblico, una adecuada planificacin del control externo posterior a mediano o largo plazo permite que una entidad pblica de significativa importancia pueda ser evaluada operacionalmente en sus reas ms importantes en el transcurso de varios aos, que se contemplaran en el plan general. La realidad respecto a una entidad especfica es que se hace necesario identificar cuales reas deben ser auditadas y entre estas seleccionar aqulla que tendr la prioridad en la evaluacin. Por principio de auditora administrativa y operacional, los esfuerzos deben orientarse hacia las reas dbiles o crticas y dentro de estas seleccionar las ms significativas o importantes para dirigir hacia ellas, prioritariamente la aplicacin de la auditora.
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El grado de dificultad en la identificacin y seleccin de las reas depende de las circunstancias. Por ejemplo: la entidad auditada puede tener razones vlidas y justificadas para sugerir el rea a ser examinada; o la Contralora conoce previamente problemas o debilidades especficas en la entidad; o en la entidad existen reas que por la naturaleza de sus operaciones no han sido sujetas de auditora financiera y sea conveniente un examen operacional; o los resultados e informes de auditora financiera indican que reas se consideran crticas para ser sometidas a auditoras operacionales. Si no existe ninguno de los indicios mencionados se debe recurrir a la evaluacin del sistema de control interno para establecer las reas con debilidades en el sistema de control, lo cual resulta un buen camino pues es fcilmente demostrable que en una unidad, rea, operacin o actividad que presente deficiencia de controles internos, el logro de las metas no se da (efectividad o eficacia), los costos son excesivos (economicidad) y consecuencialmente la eficiencia no ser ptima. Adems, la evaluacin del sistema de control interno, como medio de identificacin de reas crticas, reduce la subjetividad y garantiza la independencia de la accin de auditora. De otra parte, si la Contralora ha realizado auditora financiera previamente a la auditora operacional que se practicar, la evaluacin del control interno que se haya efectuado debera indicar las reas dbiles de la entidad, resultado que sera utilizado en la auditoria operacional, evitando repetir dicho trabajo y permitiendo que en esta fase se reduzca a la seleccin del rea a examinar y evaluar. Por tanto, es conveniente que la evaluacin de la eficacia del sistema de control interno que efecte la Contralora en ejercicio de la auditora financiera, no solo se enfoque a los propsitos de este tipo de auditora, sino que tambin debe proporcionar resultados tiles a futuras auditoras operacionales. De no ser as, en esta fase o etapa del proceso de auditora operacional se revisara y evaluara el sistema de control interno a efecto de identificar las debilidades importantes en la organizacin administrativa que amerite orientar hacia ellas la accin de auditora operacional. Para el efecto con base en la informacin acumulada en las dos fases anteriores, se seleccionarn reas tpicas y representativas de todas las actividades, examinndolas para obtener evidencias prcticas sobre: Forma en que se efectan las operaciones en la realidad. Necesidad o utilidad de los distintos pasos en el procesamiento Resultados de las transacciones segn los objetivos, polticas y normas.
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El auditor operacional considerar en la evaluacin, con respecto a cada rea de actividades, los elementos bsicos del control interno para lo cual es conveniente enfocar la evaluacin del control interno auditando la efectividad y cumplimiento de los sistemas de administracin y de los controles internos incorporados en ellos, mediante el anlisis de los ciclos de transacciones. Igualmente evaluar los elementos relativos al proceso de control interno de carcter gerencial u operacional que se sealan a continuacin. Seleccin de las reas dbiles o crticas Al finalizar la evaluacin del control interno, el auditor con base en los resultados de esta evaluacin establecer las reas dbiles o crticas, que son las que presentan debilidades de control interno y seleccionar dentro de stas las de mayor importancia relativa y que tengan las condiciones necesarias para orientar hacia ellas los esfuerzos de auditora. El alcance del examen detallado estar relacionado con los recursos disponibles para efectuar el examen y la disponibilidad de criterios de medicin y de informacin sobre los resultados obtenidos en la ejecucin de las operaciones o actividades a examinar, por lo tanto tambin podr reducir su examen a las operaciones o actividades mas importantes del rea crtica seleccionada para efectuar su evaluacin en un tiempo razonable.
Para poder identificar las reas Dbiles o Crticas, el auditor debe elaborar una matriz que le permita ver de una manera objetiva el impacto que las desviaciones o deficiencias de los controles internos tienen en los sistemas de administracin y en las reas tanto de administracin como sustantivas. En dicha matriz presentar a la izquierda las deficiencias de control, ya sea porque no existen controles, porque existen y no funcionan, o porque existen y son innecesarios. A la derecha se titularn los objetivos del Control Interno, los sistemas de administracin y las reas de la entidad. Con una x se marcar, en las casillas de la derecha que corresponda, el impacto de la deficiencia de control de tal forma que en el ltimo rengln se pueda totalizar la cantidad de x que han afectado cada sistema de administracin y cada rea de la entidad. Los sistemas y reas con ms x sern los sistemas y las reas dbiles o crticas de la entidad auditada entre las cuales el auditor operacional seleccionar las ms importantes de acuerdo a los criterios derivados de los resultados y dentro de estas, escoger las ms propicias para el examen detallado. TECNICAS DE RECOLECCION
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Para recabar informacin de forma gil y ordenada se puede emplear alguna o una combinacin de las siguientes tcnicas: I. INVESTIGACION DOCUMENTAL
Normativa Acta constitutiva. Ley que ordena la creacin de la organizacin. Reglamento interno. Reglamentacin especifica. Tratados y convenios. Decretos y acuerdos. Normas (nacionales e internacionales). Oficios circulares. Administrativa Organigramas. Manuales administrativos. Sistemas de informacin y certificacin. Cuadros de distribucin del trabajo. Estadsticas de trabajo. Plantilla de personal. Proyectos estratgicos. Inventarios de mobiliario y equipo. Redes para el anlisis lgico de problemas. Sociogramas. Indicadores financieros y de gestin. Estudios de mejoramiento. Auditorias administrativas previas. Mercadeo Productos y/o servicios. reas. Poblacin. Ingresos. Factores limitantes. Comportamiento de la demanda. Situacin actual. Caractersticas. Situacin futura (proyectada). Comportamiento de la oferta. Situacin actual. Anlisis del rgimen de mercado. Situacin futura (previsible). Determinacin de precios. Ubicacin Geogrfica
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Localizacin. Orden espacial interno. Caractersticas del terreno. Cercana con el mercado (clientes y proveedores). Distancias y costo de transporte. Alternativas de conexin con unidades nuevas. Justificacin en relacin al tamao y procesos. Estudios Financieros Recursos financieros para inversin. Anlisis y proyecciones financieras. Programas de financiamiento. Evaluacin financiera. Creacin de valor. Situacin Econmica Sistema econmico. Naturaleza y ritmo del desarrollo de la economa. Aspectos sociales. Variables demogrficas. Relaciones con el exterior. Comportamiento del Consumidor Cultura. Estratos sociales o nivel socioeconmico. Grupos de referencia y convivencia. Familia. Ciclo de vida del consumidor. Factores internos de influencia (percepcin, aprendizaje y motivacin). II. CEDULAS
Estn integradas por formularios cuyo diseo incluye casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y anlisis, que abren la posibilidad de ampliar el rango de respuesta. Su incorporacin al proyecto de auditora permite abrir el rango de captacin de informacin y comparar conceptos en las respuestas, lo que facilita el anlisis de resultados. Tambin hacen ms fcil asociar los indicadores que orientan el trabajo con el comportamiento organizacional, condicin que favorece el proceso de toma de decisiones. Como herramientas de diagnostico y evaluacin posibilitan no solo realizar las variables bajo anlisis, sino apreciar su influencia en otras variables o reas de operacin, lo que transforma en un eslabn entre factores, indicadores, registros y consecuencias. Tambin simplifican el proceso de captacin de la informacin pues permiten asociar con claridad aspectos tcnicos con el desempeo, ordenan ideas y dejan emerger los supuestos subyacentes que sustentan los conceptos.
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III.
MEDICION
Las escalas que se empleen para medir, deben cumplir con la funcin de garantizar la confiabilidad y validez de la informacin que se registra en los papeles de trabajo, particularmente en los casos en que las preguntas sean abiertas o de cdigo mltiple que puedan propiciar una interpretacin muy general o errnea. As mismo, porque el manejo de enunciados, valores numricos y matrices definen rangos de respuesta que eliminan la ambivalencia y centrar los criterios para valorar de manera objetiva la informacin, lo que posteriormente servir para lograr una mayor veracidad en las observaciones, conclusiones y recomendaciones que se formulen en el informe de auditora. La eleccin y el empleo de las escalas de medicin estn estrechamente relacionados con las directrices acordadas en la planeacin de la auditoria, sin embargo, su variedad de uso y precisin dependen de las acciones que de manera particular ejerce el auditor, por lo que es necesario que las integre de manera racional y congruente. Con base a la informacin preliminar se debe proceder a preparar la informacin necesaria para instrumentar la auditoria la cual incluye: PROPUESTA TECNICA NATURALEZA: En la cual se establece el tipo de auditora se pretende realizar. ALCANCE: El alcance tiene que ver por un lado, con la extensin del examen, es decir, si se van a examinar todas las reas de la empresa en su totalidad, o solo uno de ellos, o una parte de uno de ellos, o ms especficamente solo un rea administrativa por ejemplo: recurso humano, reclutamiento de personal. Por lo que se refiere a su rea de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuacin. Por otro lado el alcance tambin puede estar referido al perodo a examinar: puede ser de un ao, de un mes, de una semana, y podra ser hasta de varios aos. Esta connotacin incluye aspectos tales como: Naturaleza jurdica Criterios de funcionamiento Estilo de administracin Proceso administrativo Sector de actividad mbito de operacin Nmero de empleados
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Relaciones de coordinacin Desarrollo tecnolgico Sistemas de comunicacin e informacin Nivel de desempeo Trato a clientes (internos y externos) Entorno Productos y/o servicios Sistemas de calidad ANTECEDENTES: Son los recuentos de auditoras administrativas y estudios de mejoramiento previo. OBJETIVOS: Consiste en los logros que se pretenden alcanzar con la aplicacin de la auditoria administrativa. Los objetivos son los propsitos establecidos con antelacin que marcan la directriz que debe seguir el auditor al realizar el examen y que definen prcticamente las actividades que realizar el mismo para cumplir con ellos. Entre los objetivos prioritarios para consistente tenemos los siguientes: instrumentarla de manera
De control: Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos. De productividad: Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin. De organizacin: Determinan que su curso apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo. De servicio: Representan la manera en que se puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes. De calidad: Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. De cambio: La transforman en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin. De aprendizaje: Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.
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De toma de decisiones: Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin. ESTRATEGIA: Ruta fundamental para orientar el curso de accin y asignacin de recursos, metodologas especiales para lograr nuestros resultados. JUSTIFICACION: Demostracin de la necesidad de instrumentarla, y de justificar el porqu de la auditoria. ACCIONES E INSTRUMENTACION: Iniciativas o actividades necesarias para la ejecucin de la auditoria e instrumentos necesarios para realizarla ej. Escalas de medicin, mediciones de riesgo etc. RECURSOS: Requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos. COSTOS: Estimacin global y especifica financiera de los necesarios, para la aplicacin de la auditoria. recursos
RESULTADOS: beneficios que se esperan lograr. Con la auditoria del campo especifico. INFORMACION COMPLEMENTARIA: Material de investigaciones que puede servir como elemento de apoyo.
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PROGRAMA DE TRABAJO Un programa de auditora es una lista detallada de los procedimientos de auditora que deben realizarse en el curso de la auditoria. Como parte de una planificacin adelantada de una auditoria, se desarrolla un programa de auditora tentativo. Este programa tentativo, sin embargo exige modificaciones frecuentes, a medida que avanza la auditoria, por ejemplo, la naturaleza, la oportunidad y la extensin de los procedimientos de pruebas sustantivas estn influidas por la evaluacin del auditor del riesgo de control. Por tanto, slo despus de terminar la consideracin del control interno puede elaborarse una versin relativamente final del programa de auditora. Aun esta versin puede requerir modificaciones, si los auditores modifican sus estimaciones preliminares de materialidad o de riesgo del contrato, o si las pruebas sustantivas revelan problemas no esperados En la preparacin del programa de trabajo, el director de auditoria solicitar sugerencias de la administracin y otras reas interesadas en que se les revise; esto incluye tanto a los ejecutivos del nivel medio como a la alta administracin. Los gerentes y supervisores de auditoria tambin pueden requerir y presentar propuestas de auditorias a efectuar; sin soslayar, adems, la participacin de los encargados y auditores auxiliares para recibir de ellos ideas e innovaciones. La intervencin de los referidos estimula el proceso de programacin y apertura de la funcin de auditoria interna como un servicio a la organizacin. Por lo tanto debe considerarse que el programa de trabajo es un punto de partida y al mismo tiempo una gua constante en el transcurso de la auditoria que nos muestra en forma abierta el plan inicial, los cambios habidos as como el resumen del trabajo efectuado. El resultado de la planeacin de la auditoria se condensa habitualmente en un programa de trabajo. Este, considerado en su acepcin amplia, incluye: a) el programa de trabajo en sentido estricto, b) el proyecto de papeles de trabajo, y c) el programa de adscripcin de personal al trabajo a realizarse. De los tres elementos enunciados, el ms importante es el primero, al grado de que en la prctica se designan con el mismo trmino este concepto y el concepto general.
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En el sentido estricto el programa de trabajo es un enunciado, lgicamente ordenado y clasificado, de los procedimientos de auditora que han de emplearse, la extensin que se les ha de dar y la oportunidad en que se han de aplicar. En ocasiones se agregan a esto algunas explicaciones o detalles de informacin complementaria, tendientes a ilustrar a la persona que va a aplicar los procedimientos de auditora, sobre caractersticas o peculiaridades que debe conocer. El programa de trabajo se formula en papeles en los que generalmente se anotan los siguientes encabezados: Procedimiento.- Para describirlas lo ms clara y brevemente posible. Extensin.- Que puede incluirse en la descripcin del procedimiento. Oportunidad.- Donde se aclara la poca o fecha en que debe efectuarse el trabajo especifico. Auditor responsable.- Donde se asigna el responsable de resolver el punto en particular. Tiempo estimado.- Donde se anota el tiempo en horas que se espera tome la ejecucin. Tiempo real.- Para anotar el tiempo realmente empleado. Variacin.- Para anotar las desviaciones de los tiempos reales respecto de los estimados y hacer las explicaciones pertinentes. Observaciones.- Para aclarar aspectos especiales en relacin con el trabajo o la cuenta a revisar.
El control de los tiempos del trabajo, segn incisos e, f, y g conviene para definir los costos probables del mismo, las reas de mayor dificultad y como medidor de la eficiencia individual de quienes realizan el trabajo. Los procedimientos se transcriben ordenadamente atendiendo, usualmente al orden que las con las cuentas de resultados y de orden. DESARROLLO DEL PROGRAMA DE AUDITORA Un programa de auditora es un conjunto documentado de procedimientos diseados para alcanzar los objetivos de auditora planificados. El esquema tpico de un programa de auditora incluye lo siguiente: Tema de auditora: Donde se identifica el rea a ser auditada. Objetivos de Auditora: Donde se indica el propsito del trabajo de auditora a realizar.
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Alcances de auditora: Aqu se identifica los sistemas especficos o unidades de organizacin que se han de incluir en la revisin en un perodo de tiempo determinado. Planificacin previa: Donde se identifica los recursos y destrezas que se necesitan para realizar el trabajo as como las fuentes de informacin para pruebas o revisin y lugares fsicos o instalaciones donde se va auditar.
Procedimientos de auditora Recopilacin de datos. Identificacin de lista de personas a entrevistar. Identificacin y seleccin del enfoque del trabajo Identificacin y obtencin de polticas, normas y directivas. Desarrollo de herramientas y metodologa para probar y verificar los controles existentes. Procedimientos para evaluar los resultados de las pruebas y revisiones. Procedimientos de comunicacin con la gerencia. Procedimientos de seguimiento El programa de auditora se convierte tambin en una gua para documentar los diversos pasos de auditora y para sealar la ubicacin del material de evidencia. Generalmente tiene la siguiente estructura:
Los procedimientos involucran pruebas de cumplimiento o pruebas sustantivas, las de cumplimiento se hacen para verificar que los controles funcionan de acuerdo a las polticas y procedimientos establecidos y las pruebas sustantivas verifican si los controles establecidos por las polticas o procedimientos son eficaces. Asignacin de Recursos de auditora La asignacin de recursos para el trabajo de auditora debe considerar las tcnicas de administracin de proyectos las cuales tienen los siguientes pasos bsicos: Desarrollar un plan detallado: El plan debe precisar los pasos a seguir para cada tarea y estimar de manera realista, el tiempo teniendo en cuenta el personal disponible. Contrastar la actividad actual con la actividad planificada en el proyecto: debe existir algn mecanismo que permita comparar el progreso real con lo planificado. Generalmente se utilizan las hojas de control de tiempo.
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Ajustar el plan y tomar las acciones correctivas: si al comparar el avance con lo proyectado se determina avances o retrasos, se debe reasignar tareas. El control se puede llevar en un diagrama de Gantt.
As mismo las hojas de control de tiempo son generalmente como sigue:
Los recursos deben comprender tambin las habilidades con las que cuenta el grupo de trabajo de auditora y el entrenamiento y experiencia que estos tengan. Tener en cuenta la disponibilidad del personal para la realizacin del trabajo de auditora, como los perodos de vacaciones que estos tengan, otros trabajos que estn realizando, etc.
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CLASIFICACION DE LOS PROGRAMAS DE TRABAJO Los programas de trabajo se clasifican en la forma siguiente. Desde el punto de vista del grado de detalle a que llegan, se les clasifica en: Programas generales.- Son elaboradas por el contador pblico para llevar a cabo su trabajo, solamente que desarrollo de los mismos los encarga a personas con experiencia y solamente tiene que hacer algunas pequeas indicaciones. Programas detallados.- Son elaborados para la revisin o examen de alguna rea determinada o bien por personas con poca experiencia a las cuales existe la necesidad de explicarles paso a paso el trabajo a desarrollar. Desde el punto de vista de su relacin con un trabajo concreto, se clasifican en Programas estndar.- Ahorra trabajo al auditor pero tiene la desventaja que cada empresa tiene sus caractersticas propias y especiales de manera que deben enfocarse al tipo de empresa que se trate, adems puede modificarse porque es el control interno haya variado por lo que los procedimientos tambin sern diferentes. Programas especiales.- Los elabora el contador pblico de acuerdo a las caractersticas especiales que vallan a presentarse en el desarrollo de su examen o bien por las caractersticas especiales y propias de la empresa a examinar.
VENTAJAS DE LOS PROGRAMAS DE TRABAJO Las ventajas que se pueden sealar de los programas de trabajo son: 1. - Establecer divisin del trabajo entre el personal de auditoria. 2. - Ahorro de tiempo en estar dando explicaciones verbales. 3. - Contienen los procedimientos esenciales para cada cliente. 4. - Se observa claramente el avance de la auditoria en cada seccin del examen. 5. - Es una base para la planeacin y programacin de aos subsecuentes. 6. - Facilita la supervisin de los papeles de trabajo a los auditores Sin embargo, se ha llegado a considerar, que los programas de trabajo limitan la responsabilidad, iniciativa y el criterio de las personas encargadas de su
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cumplimiento y desarrollo. Pero esto no debe considerarse en forma negativa, ya que en la prctica en los mismos programas se hace la aclaracin, que pueden aumentarse o disminuirse o bien modificarse, teniendo en cuenta las polticas del despacho del contador pblico o del departamento de auditoria interna. En ocasiones se pide un memorndum al personal que utiliz el programa, sobre las observaciones que se tengan del mismo, con objeto de crear la iniciativa del personal y mejorar la programacin vigente. Los programas de trabajo normalmente hojas sustituibles, divididas por reas o secciones, con el objeto de que, cuando haya necesidad de aumentar, disminuir o cambiar parte del contenido, no se tenga que referir al programa recientemente. Tambin deber hacerse uso de todas las ventajas, as como de los conocimientos y criterio del personal con el objeto de no incorporar en el programa procedimientos excesivos. La elaboracin de los programas de trabajo puede ser en la forma siguiente:
1.- Programas de Control Interno.- Que obtendrn la descripcin detallada de la forma en que opera el cliente, personal de la organizacin, etc. 2.- Programas de Transacciones.- Contiene las pruebas de transacciones o procedimientos para comprobar el control interno. Posteriormente a la elaboracin de los programas se encuentra la fase final de la planeacin la cual consiste en: ASIGNACION DE LA RESPONSABILIDAD Con base en la magnitud o grado de complejidad, la organizacin debe designar al auditor o equipo de auditores que estime conveniente. La designacin del responsable puede recaer en el titular del rgano de control interno, en un directivo en lnea o en el encargado de alguna unidad de apoyo tcnico de alguna de las reas de la organizacin, cualquiera que sea, debe tener los conocimientos y la experiencia necesarios en la implementacin de auditoras administrativas. La organizacin puede optar por contratar un servicio externo especializado en la materia. Finalmente, existe la posibilidad de estructurar un equipo que incluya tanto a personal de la organizacin como personal externo. CAPACITACION Una vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a la persona o equipo designados, no solo en lo que respecta al manejo del mtodo y mecanismos que se emplearan para levantar la informacin, sino en todo el proceso para preparar la aplicacin e implementacin de la auditoria.
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Es por ello que se debe dar a conocer al personal asignado el objetivo que se persigue, las reas involucradas, la calendarizacin de actividades, los documentos de soporte, el inventario estimado de informacin que se pretende captar, la distribucin de cargas de trabajo, el registro de la informacin, la forma de reportar y los mecanismos de coordinacin y supervisin establecidos. Para estos efectos, el programa debe integrar al personal sustantivo y adjetivo del nivel de decisin, as como a mandos medios y nivel operativo de acuerdo con su rea de adscripcin, equipo de trabajo; deben proveerse de apoyos visuales, tcnicos y pedaggicos. Tambin es conveniente implementar una campaa de sensibilizacin en todos los niveles de la organizacin para promover un clima de confianza y colaboracin. ACTITUD La labor de investigacin tiene que llevarse a cabo sin prejuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor. Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta a fin de procurarse una imagen positiva, lo que facilitara su tarea y estimulara la participacin activa del personal de la organizacin. INSTRUMENTACION En esta etapa es necesario seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que se estimen ms viables de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria, la seleccin de instrumentos de medicin que se emplearan, el manejo de papeles de trabajo y evidencia, as como la supervisin necesaria para mantener una coordinacin eficaz.
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EJEMPLO
DISTRIBUIDORA DEL OCCIDENTE PLANIFICACION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y OPERACIONAL QUETZALTENANGO, JULIO 2010
DATOS GENERALES
Nombre: Distribuidora del OCCIDENTE Naturaleza: Empresa dedica a la compra-venta de materiales de construccin, Consultora, construccin y comercializacin de proyectos. Objeto de la Empresa Distribuidora de Occidente : Siendo el objeto de la misma la Compra, Venta, Importacin, Exportacin, Distribucin y Comercializacin de materiales de construccin, tubera, Valvulera, Estructuras metlicas y equipo de bombeo y riego. Domicilio: 10. Av. 19-97, Zona 3, Quetzaltenango, Quetzaltenango Lugar: Quetzaltenango, Quetzaltenango.
Telfono: 77672143 - 77677565 77613043
ORGANIGRAMA GENERAL DE DISTRIBUIDORA DEL OCCIDENTE.
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Gerente General Asesora Administrador
Secreta ria y
Auxiliar
Compras y Auxiliar
Ventas Mostrado r Bodega
Contabilida Caja
y Auxiliar
d
Venta Mayoreo
Piloto y Mensajera
Clientes Mayoreo e Instituciones
Pblico General
Tienda Central
Tienda Rotonda
OBJETIVOS GENERALES Que el proceso administrativo, planeacin, organizacin, direccin y control se manejen de una manera idnea para la entidad. Que el sistema operacional de cada departamento se maneje de forma eficaz y eficiente.
ESPECIFICOS Medir el nivel de eficiencia y eficacia con que una empresa realiza sus operaciones para maximizar el uso de los recursos.
Verificar el debido cumplimiento de las normas, polticas, leyes y reglamentos.
Evaluar el nivel de control interno de la empresa.
Determinar la realizacin de procesos. DE CONTROL

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Destinar la orientacin de los esfuerzos en la aplicacin de la auditoria y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos.
DE PRODUCTIVIDAD Encauzar las acciones de la auditoria para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la empresa.
DE ORGANIZACIN Determinar que el curso de la auditoria apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo.
DE SERVICIO Representar la manera en que la auditoria puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativamente y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes.
DE CALIDAD Disponer que la auditoria tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzcan bienes y servicios altamente competitivos.
DE CAMBIO Transformar a la auditoria en un instrumento que haga ms permeable y receptiva a la empresa
DE APRENDIZAJE Permitir que la auditoria transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA
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La importancia de la auditoria radica en que mediante tcnicas y procedimientos de auditora se busca comprobar lo siguiente: 1. Que el proceso administrativo, planeacin, organizacin, direccin y control se manejen de una manera efectiva. 2. Que la misin y visin de la empresa sea, conocida por el recurso humano de la misma. 3. Que cada trabajador sepa sus atribuciones de trabajo. 4. Que el sistema operacional de cada departamento se maneje de forma eficaz y eficiente.
ALCANCE El rea de influencia que abarca una auditoria administrativa y operacional comprende la totalidad de la Empresa Distribuidora del Occidente, en lo correspondiente a su estructura, operaciones, niveles, relaciones y formas de actuacin. Esto incluye aspectos tales como: Naturaleza jurdica Criterios de funcionamiento Estilo de administracin Proceso administrativo Sector de actividad mbito de operacin Nmero de empleados Relaciones de coordinacin Desarrollo tecnolgico Sistemas de comunicacin e informacin Nivel de desempeo Trato a clientes (internos y externos) Entorno
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Productos y/o servicios Sistemas de calidad Operaciones que realizan Mecanismos especiales Atribuciones Nivel de autoridad
JUSTIFICACIN La necesidad de planear estratgicamente se deriva del hecho que toda empresa opera en un medio que experimenta constantes cambios. En efecto, uno de los mayores problemas de desarrollo profesional que se presenta dentro de la empresa en la actualidad, es romper la resistencia del cambio que permita establecer estrategias de crecimiento, marchar paralelamente al avance de la tecnologa y competir dentro del medio en el cual operan. En contraste, el mundo de la urbanizacin, industrializacin y crecimiento econmico se caracteriza por el constante reemplazo de viejos mtodos por nuevos mtodos. Algunas empresas sacan provecho al planear de acuerdo con estos cambios. Y una de estas empresas es Distribuidora del Occidente Ubicada en 10. Av. 19-97, Zona 3, Quetzaltenango, Quetzaltenango. Permitiendo as la evaluacin y el examen integral de esta empresa con el propsito de precisar su nivel de desempeo y as implementar oportunidades de mejora. A travs de una auditoria administrativa y operacional. Para la preparacin de la auditoria debemos proceder a la instrumentacin, etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que se estimen ms viables: de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria, la medicin que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, as como la supervisin necesaria para mantener una coordinacin necesaria. Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de
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interpretacin que causen retrasos u obliguen a recapturar la informacin, reprogramar la auditoria, o en su caso, a suspenderla.
DELIMITACIONES ESPACIAL: El trabajo de Auditoria administrativa y operacional se realizara en las instalaciones de la empresa Distribuidora del Occidente, ubicadas en 10. Av. 1997, Zona 3, Quetzaltenango, Quetzaltenango. TEMPORAL La empresa DISTRIBUIDORA DEL OCCIDENTE , para poder realizar la
evaluacin del rea administrativa y operacional autoriz el horario de 8:00 a 17:00 horas., en un periodo comprendido del 01 julio al 31 de julio del ao en curso. RECURSOS A EMPLEAR El recurso humano estar constituido por los estudiantes que integran el grupo No. 1 de Auditoria del Decimo Semestre, quienes tendrn a su cargo la planeacin, ejecucin y elaboracin del informe de auditora. Tambin formaran parte del recurso humano el personal administrativo, personal de produccin, que labora en la empresa auditada. EQUIPO DE TRABAJO Utilizando estas tcnicas de auditora para obtener un mayor alcance el Grupo de estudiantes de auditora cuenta con treinta y tres integrantes. Teniendo la responsabilidad, de poder estructurar, analizar y elaborar el Informe Final de la mencionada investigacin.
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MECANISMOS Para recabar la informacin requerida en forma gil y ordenada, haremos usos de las siguientes tcnicas: Investigacin documental Observacin directa Entrevista Cuestionarios Cedulas Mtodo grafico
RESULTADOS ESPERADOS Que se conozca el marco metodolgico para implementar una auditoria administrativa. Que se cumplan los objetivos trazados, de la presente auditoria administrativa.
HORARIO DE TRABAJO El horario de oficina del grupo de prctica ser el siguiente: El horario de trabajo ser de lunes a viernes de 8:00 horas a 12:30 horas y de 14:00 horas a 16:00 horas. Diariamente se dar un receso de 15 minutos. Depender de las disposiciones de la empresa su modificacin.
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ACTIVIDAD JULIO ACTIVIDAD JULIO
JULIO AGOSTO SEMANA 3 SEMANA 7 M M J V V L M M J V 20 21 22 23 13 16 17 1 1 2 8 9 0
SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 4 SEMANA 5 SEMANA 6 L M M 2 5 2 2 2 ELABORACION PLAN 6 7 8 DE TRABAJO ANALISIS, INDUCCION A LA ELABORACION Y EMPRESA ESTRUCTURACIO N DEL INFORME SOLICITAR L INFORMACION Y ANALISIS, DOCUMENTACION ELABORACION Y ESTRUCTURACIO EVALUACION DEL N DEL INFORME PROCESO ADMINISTRATIVO ENTREGA DEL INFORME FINAL EVALUACION DEL SISTEMA ENTREGA DEL OPERACIONAL INFORME FINAL Y AGRADECIMIENT ANALISIS, O A LA EMPRESA ELABORACION Y ESTRUCTURACION DEL INFORME J M M J V L M M V L M M J V L 6 7 8 9 12 13 14 2 3 2 3 4 5 6 9 9 0 J V L M M J 15 16 19 10 11 12
RESPONSAB SUPERVISOR LE SUPERVISOR RESPONSAB LE
EQUIPO EQUIPO EQUIPO EQUIPO
EQUIPO EQUIPO
EQUIPO
EQUIPO EQUIPO EQUIPO EQUIPO EQUIPO
EQUIPO
Cronograma De Actividades
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PROGRAMA DE AUDITORIA
Lista de Procedimientos 1.- Evaluacin del Proceso Administrativo a) Planeacin b) Organizacin c) Direccin d) Control
Responsa Fecha de Tiempo Supervisi Observacion ble Realizacin Empleado n es
EQUIPO EQUIPO EQUIPO EQUIPO EQUIPO
05/07/10 06/07/10 07/07/10 08/07/10 09/07/10 12/07/10 13/07/10
8 HRS. 8 HRS 8 HRS. 8 HRS. 8 HRS. 8 HRS.
2.Evaluacin del sistema operacional de la empresa EQUIPO
a) Administracin
EQUIPO
14/07/10 15/07/10
16 HRS.
b) Produccin c) Otros Departamentos 3.- Elaboracin de Flujogramas 4.- Elaboracin de Informe Final
EQUIPO EQUIPO EQUIPO EQUIPO
16/07/10 19/07/10
16 HRS 8 HRS. EQUIPO EQUIPO
20/07/10 AL 25/07/10 40 HRS. 22/07/10 AL 26/07/10 40 HRS.
CARTA CONVENIO
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Fecha ____________________________________________________________________ Nombre del cliente _________________________________________________________
Cargo ___________________________________________________________________
Institucin ________________________________________________________________
Direccin ________________________________________________________________
Estimado__________________________________:
El presente confirma nuestro acuerdo conveniente a los trminos del convenio y la naturaleza de los servicios que llevar a cabo para________________________. Las condiciones son las siguientes:
Periodo. Este convenio ser por un periodo de_____________________, inicindose el_____________________________. Ninguna de las partes puede finalizar el contrato antes de treinta (30) das de entregar el aviso por escrito correspondiente a la contraparte. En el caso de terminacin. Como auditor, ser compensado por los servicios prestados hasta la fecha de finalizacin.
Obligaciones. Mis obligaciones incluyen: a. Aplicacin de una auditoria administrativa. b. Presentacin de reportes semanales sobre el progreso del proyecto. c. Preparacin del informe final y exposicin ante la directiva de la institucin, incluyendo observaciones y recomendaciones para la implementacin de los cambios propuestos.
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Compensacin. La compensacin por mis servicios ser de una tarifa de ______________________ diarios, pagaderos y facturados mensualmente. Otros costos, como de transportacin, se facturarn por separado. Adjunto a ste, una copia del convenio para sus registros. Favor de firmar el original y devolverlo a esta oficina en el sobre adjunto.
Atentamente:
Nombre el Auditor: _________________________________________________________
Cargo: ___________________________________________________________________
Institucin: _______________________________________________________________
Aceptado y aprovado.________________________________________________________
Fecha ___________________________________________________________________
Nombre del cliente _________________________________________________________
Cargo ___________________________________________________________________
Institucin ________________________________________________________________
CONVENIO DE SERVICIOS PROFESIONALES
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CONVENIO realizado el _________ de, _____________, de ___________, entre ___________________________ de quien adelante se har referencia como Auditor, y ____________________ ,a quien en adelante se referir como Cliente. Objetivo de Convenio El objetivo de este convenio es estipular los trminos y condiciones Bajo los cuales el Auditor proveer el servicio de auditoria administrativa al cliente.
Servicios a Proporcionar. El auditor proveer los siguientes servicios programados al cliente:
_________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________
Tiempo de Realizacin.
El auditor proporcionar su plan de trabajo completo al Cliente en el tiempo que ambos convengan. Se distribuir tambin, el calendario de trabajo en condiciones normales, que podr estar sujeto por efectos fuera del control del Auditor. La fecha en que ambos coincidieron es.____________________________________________________________.
Propiedad del Cliente.
Todos los programas de auditoria los procedimientos por escrito y cualquier otro sistema de apoyo utilizado en el trabajo por el Auditor pasarn a ser propiedad del Cliente, quien a cambio dar la compensacin debida por los servicios incluidos en la formulacin de programa, procedimientos y dems apoyos que sern pagados completamente por el cliente.
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Almacenaje del Material de Trabajo.
Los papeles de trabajo, paquetes de discos, cintas magnticas y cualquier material relacionado con el trabajo del Auditor para el Cliente, si no son resguardados por el Auditor, ser bajo responsabilidad del Cliente. No asume el Auditor ninguna obligacin o responsabilidad de cualquier tipo en relacin con dichos materiales.
Confidencialidad
Todos los datos estadsticos, financieros personales relacionados con el negocio del cliente, que son considerados como confidenciales, deben mantenerse bajo estricta reserva por el Auditor y sus colaboradores. Sin embargo, esta obligacin no se aplica a ningn dato que ste disponible al pblico, o que se pueda obtener de terceras partes. El Auditor se obliga a mantener discrecin en los conceptos o tcnicas relacionados con el manejo de datos desarrollado por l mismo o en conjunto con el cliente en los trminos del presente convenio.
Responsabilidad del Auditor.
El Auditor tendr el cuidado debido en la organizacin del trabajo del Cliente, siendo responsable de corregir cualquier error o falla sin cargo adicional. La responsabilidad del Auditor respecto a lo anterior, no ser limitada a la compensacin total por los servicios prestados bajo este convenio, y no incluir ninguna responsabilidad contingente.
Compensacin.
El cliente deber pagar al Auditor la compensacin por los servicios prestados de acuerdo con las tarifas establecidas al respecto. Tales tarifas y mnimos estn sujetos a cambios, con aviso por escrito al cliente con __________ das de anticipacin. El Auditor deber mandar un comunicado indicando lo que se le debe al final de cada mes, y el Cliente deber efectuar los pagos dentro de los
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__________ (__) das a partir de la fecha de facturacin. Se cargarn intereses a la tasa de ________ (__) por ciento mensuales, de todas las cuentas pendientes de pago. La tarifa mnima actual es de __________ (__) pesos por hora de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. y de __________ (__) pesos por hora, fuera de horario de trabajo.
Plazo del Convenio.
El plazo del presente convenio iniciar el ______ da de __________, del 2007, y deber continuar hasta su finalizacin el _____________________________________________.
Retribuciones: Condiciones.
La retribucin monetaria por este trabajo y las fechas estimadas para completarlo estn basadas en las especificaciones acordadas por el Cliente y el auditor. Cualquier cambio de especificaciones por parte del cliente implicar un ajuste en la retribucin y en la fecha de terminacin del trabajo del Auditor.
No Interferencia con los Auditores.
El Cliente sabe de antemano que todos los auditores que colaboran con el Auditor, se integraron a travs de un proceso formal de seleccin, ah que el Cliente no deber contratar o pretender contratar a ningn otro auditor. Si el Auditor acepta que el Cliente contrate personal, ya terminados sus servicios, el Cliente deber pagar una gratificacin de ____________________________, adems de cualquier otra retribucin aqu mencionada.
Honorarios y costos de abogado.
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Si se requiere cualquier accin legal para interpretar y respaldar el presente convenio. La parte imperante tendr derecho a honorarios y costos de un abogado y a cualquier otro gasto que de lo anterior se derive..
Legislacin, total del convenio; invalidacin parcial.
Este acuerdo ser legislado por las leyes de _____________________. Constituye la totalidad del convenio entre las partes que estn sujetas al mismo. Si alguna disposicin del convenio se trata de invalidar en una corte o si no se puede cumplir, no obstante, las disposiciones restantes debern continuar en vigor.
Realizado en ___________________________ fecha _____________________________.

Auditor Cliente
Por: __________________________________ por: ______________________________
CONTRATO DE PRESTACIN DE SERVICIOS
Contrato de prestacin de servicios que celebran por una parte, _____________________, a quien en lo sucesivo se denominar la prestataria del servicio, representada por____________________ en su carcter de _____________________, y, por otra parte _________________________, a quien en lo sucesivo se denominar el prestador del Servicio, de conformidad con las siguientes declaraciones y clusulas:
DECLARACIONES
1. DE LA PRESTATARIA DEL SERVICIO
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1.1 Declara la prestataria del servicio que es una empresa legalmente constituida mediante escritura nmero __________ pasada ante la fe del Lic._________________ Notario pblico nmero _____________ y con registro federal de contribuyentes_________________. 1.2 Que el C. ________________ Tiene facultades legales suficientes para presentar a la prestataria del servicio en los trminos de la escritura nmero _____________ pasada ante la fe del licenciado __________________notario nmero_________. 1.3 Declara la prestataria del servicio, que requiere transitoriamente de los servicios profesionales de personas con conocimientos tcnicos, capacidades y habilidades para llevar a cabo una auditoria administrativa; efectuando actividades tales como, diagnostico administrativo, anlisis de la estructura organizacional, evaluacin financiera, funcionamiento general, entre otros. 1.4 Que la prestataria del servicio, para efectos del presente contrato, seala como su domicilio ubicado en_____________Col. _____________, C.P.___________, Lugar y fecha.__________________________. 2. DEL PRESTADOR DEL SERVICIO 2.1 Declara que es de nacionalidad ________________ y se identifica con ___________ nmero ___________ registro Federal de contribuyentes_________________ con el grado de escolaridad de _______________Con domicilio particular actual __________________, Col. _____________________, C.P. _________________. 2.2 Asimismo el prestador del servicio declara, bajo protesta de decir verdad, que posee los conocimientos tcnicos, capacidades y habilidades para desempear el trabajo con la calidad y esmero que requiere la prestataria del Servicio , al igual que la capacidad jurdica para contratar y obligarse a la ejecucin de los servicios objeto de este contrato y como consecuencia, conoce plenamente el programa y especificaciones de los servicios que se le encomiendan. El presente contrato tiene como fundamente legal._________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ____________________________________________________________
Vistas las declaraciones, es de conformidad de las partes cumplir y hacer cumplir lo que se consignan en las siguientes clusulas.
CLUSULAS
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PRIMERA. OBJETO DEL CONTRATO. El prestador del Servicio acepta y se compromete a proporcionar sus servicios a la prestataria del servicio, a sus representantes o a quien sus derechos represente, realizando de manera personal las actividades enunciadas en la declaracin 1.3 de este contrato. Para efecto de lo anterior, la prestataria del servicio, proporcionar a el prestador del Servicio los instrumentos necesarios para el buen desempeo de sus actividades, los cuales quedan bajo su custodia hasta la terminacin de este contrato, y que se encuentran descritos en el anexo. A del presente contrato.
SEGUNDA. Asimismo, el prestador del servicio acepta y se compromete a realizar las actividades que la prestataria del servicio determine, mismas que sern eventuales y transitorias, aplicando al mximo su capacidad y conocimientos para cumplir satisfactoriamente, as como guardar una conducta recta y proba durante la vigencia del contrato. El cumplimiento de este contrato ser por ambas partes, el prestador del servicio se obliga a desempear sus actividades, en el lugar o lugares en los que se requieran sus conocimientos y capacidades, incluso en el domicilio de la prestataria del servicio las cuales deber desempear de acuerdo con las clusulas pactadas en este contrato y la prestataria del servicio se obliga a cubrir los honorarios correspondientes a cambio de los servicios prestados.
TERCERA. DESEMPEO DE LAS ACTIVIDADES. el prestador del servicio adecuar sus actividades a los honorarios que se le indiquen en el lugar o lugares que se requieran para el cumplimiento de este contrato; Como consecuencia, tales actividades estarn en funcin de las necesidades que reclame satisfacer la prestataria del servicio. En caso de que la prestataria del servicio requiera que el prestador del servicio se traslade de una ciudad a otra, proporcionar los medios necesarios para cumplir con tal objeto.
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CUARTA HONORARIOS. la prestataria del servicio se compromete a cubrir a el prestador del servicio, en los trminos de este contrato, los honorarios por cantidad total de _______________________________, la cual se cubrir en parcialidades quincenales vencidas de ___________________________ con la aplicacin de retencin de impuesto vigentes para el periodo. Los honorarios fijados bajo ninguna circunstancia varan durante la vigencia del contrato, y en caso de que se d alguna causa de rescisin, nicamente se cubrirn los honorarios por el tiempo que se haya prestado el servicio. El prestador del servicio expresa su conformidad y autoriza a la prestataria del servicio para que deduzca de sus honorarios los impuestos que sean a su cargo, especialmente los que se refieren a ____________________________________________.
QUINTA OBLIGACIONES. El prestador del servicio se compromete a llevar a cabo las actividades especificadas en este contrato, las cuales realizar con esmero y eficacia; asimismo se obliga a no divulgar, por ningn motivo, cualquier informacin sobre el asunto o asuntos que se le confen. El incumplimiento a lo establecido en el presente contrato dar motivo a su rescisin y al aplicacin de las disposiciones legales correspondientes, siendo el prestador del servicio el nico responsable por cualquier dao o perjuicio que se llegue a causar con motivo de las actividades contratadas, consecuencia de su impericia, negligencia o irresponsabilidad, relevando de cualquier responsabilidad a la prestataria del servicio.
SEXTA VIGENCIA. Las partes contratantes convienen en que la vigencia del presente ser del _________ De _________ de __________ al __________ de ________ de._________.
SPTIMA RESCISIN. La prestataria del servicio tendr la facultad de verificar si lo servicios, objeto de este contrato, se estn ejecutando por el prestador del servicio de acuerdo con las clusulas pactadas en el presente contrato; en caso
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de incumplimiento de las actividades derivadas del mismo, por parte de el prestador del servicio, dar lugar a su rescisin, que se comunicar por escrito y se har valer por la prestataria del servicio, dentro de los quince das siguientes, contados a partir de que tenga conocimiento de hecho.
OCTAVA En caso de que se d por concluida la vigencia del contrato o se aplique la rescisin mencionada. el prestador del servicio se obliga a devolver en buen estado todos los instrumentos de trabajo que le fueron proporcionados por la prestataria del servicio para el buen desempeo de sus actividades: el incumplimiento de esta disposicin dar lugar al procedimiento y alas sanciones que correspondan.
NOVENA TERMINACIN. Las partes convienen en que se puede dar por terminado el contrato en cualquier momento de su vigencia, La prestataria del servicio tendr la facultad de dar por terminado el presente contrato en todo momento, para cuyo efecto deber de comunicarlo por escrito a el prestador del servicio con quince das de anticipacin.
DCIMA PRINCIPIOS LEGALES. Las partes convienen en someterse, para todo lo no expresamente previsto en este contrato, a lo dispuesto en el libro cuarto dcimo, captulo segundo y dems disposiciones relativas a______________________________________.
DCIMA PRIMERA EXCLUSIN. El prestador del servicio tiene pleno conocimiento de que no le es aplicable la Ley Federal del Trabajo, por lo tanto, se encuentra excluido del rgimen contemplado por las referidas disposiciones legales, toda vez que se trata de un contrato de prestacin de servicios por honorarios, de carcter civil, que con la firma de las partes que lo celebran queda debidamente perfeccionado, no pudiendo ser en consecuencia, considerado como trabajo de la prestataria del servicio.
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DCIMA SEGUNDA JURISDICCIN. Para la interpretacin y cumplimiento de este contrato civil, as para todo aquello que no est expresamente estipulado en el mismo, las partes convienen en someterse a la jurisdiccin de los tribunales civiles de ___________________________Por lo que tanto la prestataria del servicio como el prestador del servicio renuncian a la jurisdiccin que por razn de su domicilio presente o futuro pudiera corresponderles.
Ledo por ambas partes, y enterados del valor, alcance y contenido legal de sus clusulas, lo firman de conformidad, en _____________________ el da _______________de______________ de ___________.
EL DIRECTOR
EL AUDITOR
__________________________________
_________________________________
TESTIGO
TESTIGO
_________________________________
_________________________________
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RECOMENDACIONES
Como futuros profesionales es de mucha importancia saber cada uno de los procesos que requieren hacer los diferentes tipos de Auditoria, como el tema que nos interesa es la planeacin de la auditoria administrativa es recomendable saber todos los pasos que requiere hacer la planeacin de una auditoria porque la planeacin es el comienzo de la misma, y de ella depende el xito o el fracaso del trabajo que el auditor va a realizar todo su trabajo hasta llegar a emitir su informe.
Es recomendable que los Contadores pblicos y auditores tengan la habilidad para realizar la planeacin de una auditoria administrativa en las diferentes empresas ya que la planeacin es distinta dependiendo de la actividad econmica a la que se dedique cada empresa.
Los Auditores deben capacitarse y actualizarse constantemente para la realizacin de las auditorias administrativas, ya que dependiendo del informe que emitan las empresas que los contraten para la realizacin del trabajo van a tomar decisiones muy importantes.
Los Contadores pblicos y auditores deben tener la capacidad para trabajar Cada una de las etapas del proceso administrativo ya que el objetivo de la auditoria administrativa es la evaluacin de todo el proceso administrativo y verificar que la empresa est cumpliendo con eficiencia y eficacia los objetivos y las metas trazadas.
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El contador pblico y auditor debe ser muy eficiente al trazar los objetivos de su auditoria, y darles cumplimiento en la ejecucin de su trabajo, ya que todo esto depende del xito que va a tener en la emisin de su informe.
CONCLUSIONES
La Auditora Administrativa es una tcnica de control preventivo que debe ejercer la direccin de una organizacin, pues mediante su aplicacin se revisan objetivos, polticas, programas de trabajo, estructura personal. orgnica, Asimismo, se controles operativos, sistemas y procedimientos, utilizacin de recursos y aprovechamiento del determinan objetivamente, posibles anomalas, que limitan el funcionamiento de una entidad pblica o privada, que le permite, de forma oportuna, considerar en sus decisiones los factores determinantes que afectan su operacin.
La Auditora Administrativa permite apreciar a la organizacin en su conjunto, partiendo de un anlisis sistemtico, riguroso, objetivo e integral de sus funciones administrativas, para poder determinar los ajustes o reformas que deben hacerse dentro de su contexto estructural y con relacin a las perspectivas de trabajo presentes y futuras. Todo ello, derivado de una actitud reflexiva y crtica por
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parte de sus integrantes, como va para conocer la realidad y poder transformarla, en respuesta a las necesidades y requerimientos del entorno.
La
Auditoria
Administrativa
proporciona
los
directivos
de
una
organizacin un panorama sobre la forma como est siendo administrada por los diferentes niveles jerrquicos y operativos, sealando aciertos y desviaciones de aquellas reas cuyos problemas administrativos detectados exigen una mayor o pronta atencin.
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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA CENTRO UNIVERSITARIO DE OCCIDENTE PECED, AREA INTEGRADA DECIMO SEMESTRE

PECED, AREA INTEGRADA PLANIFICACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y OPERACIONAL

QUETZALTENANGO, 09 DE AGOSTO DE 2011.

PLANIFICACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y OPERACIONAL GRUPO 1

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Definir la etapa de Planificacin de una Auditoria Administrativa y Operacional.

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C.- FORMA DE OPERACIN Desempeo registrado. Logros alcanzados. Expectativas no cumplidas.

Proceso de toma de decisiones.

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As mismo las hojas de control de tiempo son generalmente como sigue:

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Telfono: 77672143 - 77677565 77613043

ORGANIGRAMA GENERAL DE DISTRIBUIDORA DEL OCCIDENTE.

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Gerente General Asesora Administrador

Ventas Mostrado r Bodega

Verificar el debido cumplimiento de las normas, polticas, leyes y reglamentos.

Evaluar el nivel de control interno de la empresa.

Determinar la realizacin de procesos. DE CONTROL

DE CAMBIO Transformar a la auditoria en un instrumento que haga ms permeable y receptiva a la empresa

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ACTIVIDAD JULIO ACTIVIDAD JULIO

JULIO AGOSTO SEMANA 3 SEMANA 7 M M J V V L M M J V 20 21 22 23 13 16 17 1 1 2 8 9 0

RESPONSAB SUPERVISOR LE SUPERVISOR RESPONSAB LE

EQUIPO EQUIPO EQUIPO EQUIPO

EQUIPO EQUIPO EQUIPO EQUIPO EQUIPO

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Responsa Fecha de Tiempo Supervisi Observacion ble Realizacin Empleado n es

EQUIPO EQUIPO EQUIPO EQUIPO EQUIPO

05/07/10 06/07/10 07/07/10 08/07/10 09/07/10 12/07/10 13/07/10

8 HRS. 8 HRS 8 HRS. 8 HRS. 8 HRS. 8 HRS.

2.Evaluacin del sistema operacional de la empresa EQUIPO

EQUIPO EQUIPO EQUIPO EQUIPO

16 HRS 8 HRS. EQUIPO EQUIPO

20/07/10 AL 25/07/10 40 HRS. 22/07/10 AL 26/07/10 40 HRS.

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Fecha ____________________________________________________________________ Nombre del cliente _________________________________________________________

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Nombre el Auditor: _________________________________________________________

Nombre del cliente _________________________________________________________

CONVENIO DE SERVICIOS PROFESIONALES

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Servicios a Proporcionar. El auditor proveer los siguientes servicios programados al cliente:

_________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________

Propiedad del Cliente.

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Fecha ____________ Nombre del cliente _

_____________________________________ _ _____________________________________

Realizado en _ fecha ___.

Por: ____ por: