GENERALIDADES En toda organizacin hay ciertas funciones en donde hay que poner especial cuidado en el adecuado manejo de la obtencin

y distribucin de la informacin. De la precisin con que se imparte y recoge la informacin depende en gran medida el desarrollo y el crecimiento de las empresas y/o instituciones. El trmino entrevista proviene del francs entrevoir que significa verse uno al otro, en sus orgenes fue una tcnica exclusivamente periodstica. Hay algunas situaciones de interrelacin que se confunden con la entrevista. 1.-CONVERSACION: es cuando dos personas se ven envueltas en un satisfactorio intercambio de ideas, disfrutando de uno de los ms grandes placeres de la vida. 2.- INTERROGATORIO: cuando una persona se ve obligada a dar respuestas concretas a preguntas concretas, sin ninguna libertad para ser espontanea y crear una interaccin, la entrevista llega a caer recurrentemente al interrogatorio. 3.- DISCURSO: cuando una de las partes habla y la otra solo escucha.

A la entrevista se le puede definir de la siguiente manera: forma oral de comunicacin interpersonal, que tiene como finalidad obtener informacin en relacin a un objetivo. La comunicacin dentro de una entrevista se expresa tanto en su aspecto verbal como en el no verbal. Adems de las palabras maneja indicadores como son la postura del cuero, la compostura y modales, el control personal, las reacciones emocionales, etc. La comunicacin debe ser propiciada a travs de un adecuado manejo del juego existente entre causa y efecto, se puede considerar como un experimento controlado. La entrevista es una forma estructurada de interaccin, para ser eficaces como entrevistadores es necesario determinar el objetivo de la entrevista, planeando su procedimiento, previniendo un ambiente adecuado y elaborando una estrategia. Si graficsemos a la entrevista, la podramos ubicar en base a dos vectores constantes: el horizontal es el que nos conduce a la tarea (objetivo), y el vertical es el que nos conduce hacia el plano socio-emocional, la proyeccin diagonal ascendente es la que le proporciona su dimensin ms satisfactoria al encuentro. El rapport es la identificacin total de ambas personas como individuos pertenecientes y ubicables en un grupo social definible por medio de las seales que constantemente emanan de nuestro comportamiento. En la entrevista el intercambio significativo se expresa por medio de un deseo consciente de presentar una imagen favorable de nosotros mismos. La interaccin generada entre entrevistador y entrevistado sigue un cierto patrn, dentro del cual la concordancia de significados va y viene entre la intencin de ambas partes y las conductas que manifiestan, que permite delinear las respuestas.

Uno de los aspectos que ms pueden confundir en una entrevista es el tratar de ver intenciones, en vez de proponerse percibir exclusivamente conductas. De ah que la tarea del entrevistador sea la de descubrir precisamente, aquellas cualidades que distinguen a una persona de otra, obligndose a percibir cualquier entrevistado, no solo como una combinacin fortuita de caractersticas, sino como una unidad dinmica y funcional. TIPOS DE ENTREVISTA La naturaleza de la entrevista varia evidentemente con el propsito perseguido o el uso al cual se le destina. Esos usos son diversos, pero en rigor, pueden reducirse a tres: recoger hechos, informar y motivar o influir. En otros trminos, se utiliza la entrevista ser para averiguar algo acerca del sujeto, para sealarle algo, o bien para influir en sus sentimientos o comportamientos. SEGN SU PROPOSITO 1. 2. 3. 4. 5. Admisin o seleccin Promocin o evaluacin Consejo Salida Confrontacin

SEGN SU CONDUCCION 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. Planificada Semi-libre Libre De tensin Individual Grupal Panel de la cual el

1.- ENTREVISTA DE ADMISION O SELECCIN: es aquella donde por medio entrevistador procura formarse un juicio acerca del candidato entrevistado.

2.-ENTREVISTA DE PROMOCION O EVALUACION: con esta se intentara, una vez conocido el historial de un sujeto ya adscrito previamente a la empresa, evaluar su desarrollo y actividad con el fin de determinar si es posible promocionarlo o no a un mejor puesto dentro de la Organizacin. Este deseo de promocin puede surgir tanto por parte de la empresa, como del sujeto mismo. 3.-ENTREVISTA DE CONSEJO: es esta la entrevista destinada a resolver o aclarar todas aquellas situaciones embarazosas o claramente conflictivas que se lleguen a dar dentro del mbito laboral y que, de no ser puestas en claro en el momento adecuado, llegaran a repercutir en el correcto y tan necesario equilibrio de las relaciones grupales. Segn el tipo de conduccin

1.-ENTREVISTA PLANIFICADA: generalmente es esta la que resulta ms eficaz, dado que intenta escoger, de una manera sistemtica y precias, mas informacin concreta sobre los aspectos que se quieran explorar en forma fija y determinada. Se recomienda usarla nicamente para la investigacin de incidentes conflictivos en el trabajo y situaciones similares. 2.- ENTREVISTA SEMI-LIBRE: para este tipo de entrevista, el entrevistado tambin tiene trazado un plan de desarrollo, pero con ms libertad de accin y mayor agilidad. De ah que para llevar a cabo exitosamente este tipo de conduccin, el entrevistador debe tener cierto grado de experiencia y mucha sagacidad. 3.- ENTREVISTA LIBRE: con el manejo adecuado de esta entrevista es posible obtener un gran volumen de informacin por parte del entrevistado, ya que se desarrolla con gran fluidez. Al mismo tiempo, exige del entrevistador un mayor esfuerzo y una gran prctica profesional, sobre todo si el sujeto entrevistado es un individuo muy preparado profesional y culturalmente. 4.- ENTREVISTA DE TENSION: por ltimo, tenemos este tipo de entrevista, la cual est dirigida a conocer el comportamiento del sujeto entrevistado dentro de una situacin tensa donde resulta difcil mantener el control de s mismo. PANNE INTERVIEW, en donde varios entrevistadores interrogan al mismo tiempo a un mismo candidato. PASOS DE LA ENTREVISTA Ciertos factores facilitan la creacin de un ambiente tranquilo y sin tensin: a) b) c) d) e) f) El local La iluminacin El mobiliario El ruido El vestido El lenguaje y los modales

1.- INICIO DE LA ENTREVISTA: el iniciar la entrevista con un apretn de manos, una frase amable y una clara explicacin de la finalidad perseguid con la entrevista. El RAPPORT o familiarizacin de la persona con la situacin de la entrevista se establece en esta fase inicial. Todo buen entrevistador sabe que un individuo no es solamente una combinacin fortuita de caractersticas, sino que es una entidad vida, dinmica y funcional. La amplia comprensin de la dinmica del individuo le ayudara a percibirlo con ms claridad en relacin a los objetivos que persigue. 2.- LAS PRIMERAS IMPRESIONES EN LA ENTREVISTA: Cul es el valor real de las primeras impresiones? Las primeras impresiones nicamente deben funcionar para formular algunas hiptesis que ira reafirmando o rechazando a lo largo de la entrevista. Por lo tanto, se podra decir

que la mejor forma de sacar provecho de estas primeras impresiones es mantener, constantemente, la ms objetiva de las actitudes ante nuestras propias hiptesis, ya que esta es la nica forma efectiva de evitar los errores arriba mencionados. 3.- PROCESO O DESARROLLO DE LA ENTREVISTA: elegir el estilo de la entrevista. ENTREVISTA DIRIGIDA: la estructura de este estilo es muy rgida, depende de un plan preciso, con preguntas directas ya elaboradas, un preciso control de tiempo y listas de chequeo impresas donde ir evaluando la actuacin del entrevistado. ENTREVISTA NO DIRIGIDA: el entrevistador no toma la responsabilidad de decidir cuales temas deben ser discutidos, las meas que la entrevista deba alcanzar, o la solucin a los conflictos del entrevistado. Todo esto debe ser responsabilidad del individuo entrevistado. Este estilo de entrevista es especialmente recomendable en entrevistas de confrontacin o de resolucin de conflictos dado su carcter libre y activo. Las intervenciones deben limitarse a estimular o encauzar la pltica. 4.- CIMA DE LA ENTREVISTA: la cima o punto alto de la entrevista es cuando el entrevistador ha obtenido datos suficientes como para tomar una decisin. 5.- CIERRE DE LA ENTREVISTA: antes de terminar hay que verificar si no qued ningn punto sin investigar y si el entrevistado no desea aadir algo ms. El mejor camino para finalizar el encuentro es anunciar cinco o diez minutos antes que el final se acerca. 6.- REPORTE DE LA ENTREVISTA: consiste en redactar un informe donde aparezcan las evaluaciones, conclusiones y resultados finales de la entrevista. Por lo general, las entrevistas pretenden explorar y comprender mejor las caractersticas sociales, temperamentales y las motivaciones del entrevistado. OBJETIVIDAD DE LA ENTREVISTA Es tarea del entrevistador analizar y profundizar en esos aspectos para encontrar las motivaciones inconscientes y no quedarse solo en la superficie y conformarse con los aspectos intelectuales que le presenten. El reconocer que existen motivaciones que son inconscientes har que el entrevistador se muestre ms tolerante y ms capacitado para ayudar a entender los problemas del entrevistado. Es indudable que la empata juega un papel importante en el proceso de la entrevista y en su evaluacin, por eso el problema se presenta al tratar de separar las experiencias internas del entrevistador de los datos reales que le ofrece el entrevistado. Para valorizar el potencial de la entrevista, el entrevistador controlara, hasta donde sea posible, su propia actitud y conducta. As mismo, tratara de mostrar poca variedad en su persona segn el tema que se trate, para observar las diferencias en las respuestas dadas a los mismos.

COMUNICACIN Es el intercambio de informacin, el aspecto ms importante de una entrevista. La comunicacin no verbal es un proceso eminentemente inconsciente y no volitivo, que aunque su reconocimiento social no est totalmente legitimizado, pues nos describe emociones y sentimientos, los acta en el ocurrir del comportamiento humano. El anlisis de la comunicacin no verbal, est dirigido a poner en claro la diferencia existente ntrelo que nos dice nuestro interlocutor y lo que realmente pretende dar a entender o hacernos sentir. En el anlisis de la comunicacin no verbal deben distinguirse tres reas de estudio que se dan de manera simultnea: a) El anlisis del control personal o actuacin b) El anlisis de los cdigos gesticulares c) El anlisis de los actos reflejos o reacciones fisiolgicas A.- EL ARTE DE PREGUNTAR: Otra funcin de las preguntas, independientemente del hecho de recabar informacin, es la de motivar al entrevistado a comunicarse espontneamente y llevarlo que nos hable de aquellas reas que nos interesan o a relacionar las experiencias que ha tenido con el tema que se trata. 1.- PREGUNTAS CERRADAS: consideramos dentro de este grupo a todas aquellas preguntas que se pueden responder con pocas palabras, incluso, la mayora de las veces, a respuesta no va mas all de un SI o un NO. Las preguntas cerradas pueden clasificarse segn su propsito en 3 clases diferentes: a) De identificacin b) De seleccin c) Preguntas definitivas 2.- PREGUNTAS ABIERTAS: entran aquellas preguntas que requieren de bastantes palabras para poder ser contestadas en forma adecuada. Dentro del marco de las preguntas abiertas existe una gran variedad de clases; las ms relevantes de las cuales se presentan a continuacin: a) De clarificacin: son estas preguntas que se usan esencialmente cuando la respuesta le resulta dudosa al entrevistador. b) De prueba: el objetivo es ahondar todava as en la respuesta del entrevistado, llegar al fondo de las actitudes y motivaciones que se ocultan detrs de la respuesta. c) Sugerentes: son aquellas preguntas que, como su nombre lo indica, sugieren una respuesta. d) Proyectivas: llevan implcita la proyeccin de la intima forma de pensar o sentir del entrevistado.

e) Situacionales o hipotticas: son de utilidad cuando el entrevistador desea colocar al entrevistado en una determinada situacin hipottica. OSERACIONES PARA UNA MAYOR EFECTIVIDAD EN EL MANEJO DE LAS PREGUNTAS 1.-NIVEL DE INFORMACION: dentro de cualquier entrevista, las preguntas se deben elaborar de tal forma que sean adecuadas al nivel de informacin del entrevistado. 2.-EL ORDEN DE LAS PREGUNTAS: una de las formas ms efectivas de hacer preguntas es empezar por las de fcil respuesta, e ir subiendo poco a poco el grado de dificultad hasta llegar a las ms sutiles o complejas. 3.- GUIA Y CONTROL: es importante tener elaborada, una gua de preguntas que le sirve como control del desarrollo de la entrevista. 4.- SUPOSICION DE LA ACEPTACION: el entrevistador nunca debe sugerir que no est convencido de la pregunta que est planteando o de la aceptacin que esta tendr en el entrevistado. 5.- SONDEO DE INFORMACION: hay dos clases de preguntas tiles para el entrevistador; sondeo en primera instancia el cual se interesa por el qu, cual, cundo, donde, y con quin, el sondeo en segunda instancia se interesa por las cusas y las motivaciones: el cmo y el por qu. 6.- FORMULACION DE LAS PREGUNTAS: el rendimiento mximo de la entrevista ser si las preguntas estn correctamente formuladas. 7.- UTILIZACION DE PREGUNTAS DIRECTAS: resulta de gran utilidad para lograr los objetivos de la entrevista, sobre todo en aquellos casos en los que se desea determinar informacin especfica y de gran importancia. B.- EL ARTE DE ESCUCHAR OIR.- fenmeno fsico que consiste en percibir con el odo los sonidos ESCUCHAR.- aplicar el odo para or, prestar atencin a lo que se oye. El poder escuchar eficientemente ayuda al entrevistador a obtener informacin que no lograra conocer a travs de otros medios, en su contexto original, con las expresiones emocionales, tono de voz y expresiones faciales con las que se expresa una idea. Por lo tanto, la efectividad en escuchar de un entrevistador consiste en la atencin prestada a las palabras que se dicen, a la concentracin en la conducta del sujeto, en la percepcin clara de lo enfocado y en la asimilacin y anlisis de lo que se ha percibido. HABILIDADES QUE SE REQUIEREN PARA ESCUCHAR EFICAZMENTE 1. Atencion 2. Percepcin

3. Concentracin 4. Retencin OBSTACULOS QUE NOS IMPIDEN ESCUCHAR EFICAZMENTE 1. 2. 3. 4. 5. Intolerancia Impulsividad Anticipacin Indolencia Sugestibilidad

C.- EL ARTE DE OBSERVAR Dentro del proceso de la comunicacin, cada gesto viene a ser el equivalente de una palabra en el lenguaje hablado, en el cual, para que se nos entienda, debemos ordenar los trminos utilizados de forma que compongan frases y con stas, pensamientos completos. Una palabra suelta nunca expresar lo mismo que una oracin completa; un solo gesto no expresa lo mismo que toda una actitud. El comprender la congruencia de los gestos sirve como punto de referencia para llegar a descubrir la actitud de una persona y dar significado a sus actos. Es, de hecho, una especie de control que obliga a observar con mayor detalle antes de sacar conclusiones. Los tres conjuntos simultneos de enfoque que existen en el anlisis de la comunicacin no verbal 1. El anlisis del control personal (nivel consciente) 2. El anlisis de los cdigos gesticulares, (nivel semiconsciente) 3. El anlisis de los llamados actos reflejos (nivel inconsciente) Estos tres conjuntos estn dados en un contexto dinmico, que est determinado por los signos especficos de las cosas, los signos del silencio y por lo que se ha venido nombrando, el guion interno de los actores que concurren al escenario de la comunicacin. Son estos tres conceptos los que pueden evitar el que nos perdamos dentro del fenmeno de la comunicacin hablada. El guion interno es el grado de involucramiento y distancia simultanea en que nos ubiquemos, involucramiento en trminos de afiliacin y distancia en trminos de abstraccin. Los signos del silencio son aquellos indicadores, tanto culturales como acciones reflejas, e los que la comunicacin teje su trama intima. Por los signos de las coas se comprende no nada ms a las palabras por si solas sino a su presentacin combinatoria; es decir, la prosodia de los enunciados, as como su carga lgica. El correcto manejo del primer conjunto mencionado es vital para el entrevistador, ya que el control personal que se autoejerza le permita apoyar coherentemente sus verbalizaciones.

Son tres las categoras de comportamiento observables durante la entrevista: a) El lenguaje y los conceptos utilizados. b) El rostro c) Las manos y los desplazamientos del cuerpo.

TECNICAS PARA MANEJAR LA ENTREVISTA Dado que los campos de informacin a conocer en la entrevista son esencialmente los tres siguientes: 1. Calificacin y ambiente tanto profesional como social, 2. Motivaciones e intereses 3. Actitudes Las preguntas y respuestas que surjan durante la entrevista deben servir para aclarar los dos primeros mbitos, y en base a stos podremos formar un juicio sobre la madurez mental y social del entrevistado. A juicio de C. blanco Cohen, estas caractersticas del entrevistado se podran resumir en un cuadro como este: LENGUAJE Habla con facilidad Habla cohibido Parco en Palabras Locuaz Habla de prisa Habla despacio Habla normal Repite mucho Usa muchos superlativos Mientras habla hace movimientos automticos con las manos EXPRESION MIMICA Cara Expresiva Cara normal Cara movible Pocos gestos Gestos normales Demasiados gestos ACTITUD Erguida Natural Hundida MIRADA Directa Evasiva Distrada POSTURA

Curiosa Indiferente Hostil Miedosa Natural Cnica

VESTIDO

Limpio Sucio

Inteligente Normal Torpe Vulgar original Menticulosa Despreocupada

IMPRESIN GLOBAL DE SU PERSONALIDAD Serena Seria Enrgica Nerviosa Alegre Dbil

Confiada cautelosa

Modesta orgullosa Ingenua Afectada

Agresiva Miedosa Simptica antiptica

VESTIDO Corriente Fino Bien cuidado Mal cuidado Extravagante Nuevo En buen uso Estropeado Con alguna insignia Cul?

Todo lo expuesto hasta aqu os incita a la comprensin de la enorme importancia que tiene el saber aplicar adecuadamente las diversas tcnicas de la entrevista, segn la informacin que deseemos obtener.

a) b) c) d) e) f) g) h) i) j)

TECNICA DE LA OBSERVACION TECNICA DEL EGO TECNICA DEL SILENCIO TECNICA DEL JUEGO DE PAPELES TECNICA DE CONFRONTACION DEJAN QUE EL ENTREVISTADO ESTABLEZCA EL RAPPORT TECNICA DEL USO DEL AGRADO TECNICA DEL USO DEL DESAGRADO ATECNICA DE PRESION EMOCIONAL TECNICA DE PRESION DE TIEMPO

RASGOS DEL ENTREVISTADO Son cuatro los principales grupos que pueden afectar positiva o negativamente el desarrollo de la entrevista: 1. 2. 3. 4. El tmido El agresivo El manipulador El embustero

Se considera que por lo menos durante los diez primeros minutos de la entrevista, lapso durante el cual se est estableciendo el rapport, el entrevistado esta obligado a utilizar una tcnica diferente y especfica para cada caso.

1.-SUJETO TIMIDO: Introvertido Tmido Sumiso Sentimental Sugestionable Mediocre Nostlgico Depresivo Desconfiado Soador Sensible

El sujeto tmido encara la entrevista con miedo, embarazo y esperanza. Como no sabe exactamente que se espera de l, teme ser inferior o no saber responder. Esta ansiedad es lo que le inhibe y tambin su propio sentimiento de inseguridad. Se observa fcilmente que su volumen de voz es bajo, no mira directamente a los ojos del entrevistador, su postura es encogida, le cuesta mantener la conversacin y difcilmente esboza una sonrisa. La manera ms adecuada para tratar al sujeto tmido es brindndole apoyo. El sujeto tmido necesita ser tratado con calma, afecto y comprensin. Una vez que se logra conquistar su confianza, ste se mostrara dispuesto a abrirse al entrevistador. 2.- SUJETO AGRESIVO: Sarcstico Irnico Cnico Extrovertido Autoritario Impulsivo Inestable Agresivo Irascible Poltico Farsante Auto-suficiente Sociable Seguro Audaz

El rapport debe ser corto, siendo conveniente dejar que sea el entrevistado quien lo establezca. Es conveniente dejarlo hablar mucho antes de dirigir la entrevista hacia su objetivo. Estas son necesidades que debemos permitir que satisfaga el entrevistado por dos razones importantes:

a) El individuo agresivo tiene a exagerar su actitud agresiva b) Al haber satisfecho las necesidades antes mencionadas, el entrevistado se sentir ms relajado. En la mayora de los casos, la actitud agresiva es un parapeto nicamente, no suele durar ms de diez minutos durante los cuales el encuentro no tiene estructura creada, lo que permitir al entrevistador tomar las riendas del proceso pasado ese lapso y conducir la entrevista hacia las metas previstas. 3.-SUJETO MANIPULADOR: Egocntrico Excntrico Creativo Flexible Vengativo Lder Impaciente Audaz Astuto Halagador Chantajista

Para poder llevar con xito una entrevista con un sujeto manipulador, la tcnica que debe utilizar el entrevistador es la de controlar sus propias necesidades de ser adulado y no apartarse de las metas trazadas en su plan de entrevista. 4.- SUJETO EMBUSTERO Manitico Simulador Mentiroso Manipulador Perezoso

La tcnica ms adecuada para manejar al sujeto embustero es la de confrontacin; gracias a ella el entrevistador podr verificar si la informacin que se le est proporcionando es exacta o no.

CARACTERISTICAS DEL ENTREVISTADOR Los conocimientos que necesita un buen entrevistador pueden ser divididos en 2 grandes categoras; la primera es el conocimiento de su trabajo y la cultura del mismo, y la segunda es la ciencia del comportamiento humano.

Son cuatro las principales categoras de habilidades que necesita manejar un buen entrevistador: 1. 2. 3. 4. Sociales Comunicativas Analticas e interpretativas De toma de decisin

Las necesidades personales del entrevistador pueden infiltrarse en el proceso de la entrevista produciendo efectos adversos. Es por esto que el auto-conocimiento es de gran importancia para el entrevistador. Estos son algunos rasgos de carcter y personalidad que cualquier entrevistador debe satisfacer: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) Auto-conocimiento Auto-aceptacin Comprensin Espontaneidad Auto-confianza Ecuanimidad Capacidad para escuchar Auto-realizacin Flexibilidad Genuinidad Capacidad para generar empata

PASOS A SEGUIR DURANTE EL PROCESO DE LA ENTREVISTA 1.- ESTABLECIMIENTO DEL RAPPORT: como sabemos, el objetivo del rapport es establecer una atmosfera de armona y mutua comunicacin entre el entrevistador y el entrevistado. 2.- OBTENCION DE INFORMACION: Se recomienda iniciar con preguntas concretas basadas en la hoja de solicitud del candidato; estos primeros temas a cubrir durante la entrevista son: la historia previa del sujeto o historia personal, su educacin profesional, su experiencia laboral y sus cualidades personales. Entre la informacin que debemos proporcionarle al candidato se encuentra: la descripcin de la compaa, su organizacin, productos, polticas, etc. Despus hablaremos sobre el puesto y sus cualidades. Finalmente debemos hacerle conocer la seguridad del trabajo y los detalles del programa de seleccin. Herramientas para mantener un flujo y reflujo de informacin hay muchas, pero solo hay una en donde coinciden armoniosamente la realidad vectorial de las organizaciones, o sea, la tarea, y las relaciones humanas implicadas en ella, esa nica herramienta es la entrevista.