II.

- ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

1.- GENERALIDADES

1.1 CONCEPTO, IMPORTANCIA, OBJETIVO 1.2 PARTES INTERESADAS, USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS. 1.3 COMPARACIONES O MARCO DE REFERENCIA. 1.4 INFORMACIN CUALITATIVA, CONTROL INTERNO 1.5 CONSIDERACIONES Y ADVERTENCIAS PREVIAS 1.6 RAZONES ESTANDAR O INDICES EMPRESARIALES E INDUSTRIALES

II. ANALISIS E INTERPRETACIN DE DATOS FINANCIEROS.

1.- GENERALIDADES 1.1.- CONCEPTO Por interpretacin debemos entender la "Apreciacin Relativa de conceptos y cifras del contenido de los Estados Financieros, basado en el anlisis y la comparacin". Consiste en una serie de juicios personales relativos al contenido de los estados financieros, basados en el anlisis y en la comparacin. Es la emisin de un juicio criterio u opinin de la informacin contable de una empresa, por medio de tcnicas o mtodos de anlisis que hacen ms fcil su comprensin y presentacin. Es una funcin administrativa y financiera que se encarga de emitir los suficientes elementos de juicio para apoyar o rechazar las diferentes opiniones que se hayan formado con respecto a situacin financiera que presenta una empresa. Luego de la presentacin y anlisis de los anteriores conceptos relativos al trmino de la Interpretacin de Datos Financieros, se puede concluir que consiste en la determinacin y emisin de un juicio conjunto de criterios personales relativos a los conceptos, cifras, y demas informacin presentada en los estados financieros de una empresa especifica, dichos criteros se logran formar por medio del anlisis cuantitativo de diferentes parmetros de comparacin basados en tcnicas o mtodos ya establecidos. OBJETIVOS:

Objetivo General de la Interpretacin Financiera: El primordial objetivo que se propone la interpretacin financiera es el de ayudar a los ejecutivos de una empresa a determinar si las decisiones acerca de los financiamientos determinando si fueron los ms apropiados, y de esta manera determinar el futuro de las inversiones de la organizacin; sin embargo, existen otros elementos intrnsecos o extrnsecos que de igual manera estn interesados en conocer e interpretar estos datos financieros, con el fin de determinar la situacin en que se encuentra la empresa, debido a lo anterior a continuacin se presenta un resumen enunciativo del beneficio o utilidad que obtienen las distintas personas interesadas en el contenido de los estados financieros. Los objetivos especficos que comprenden la interpretacin de datos financieros dentro de la administracin y manejo de las actividades dentro de una empresa son los siguientes: * Comprender los elementos de anlisis que proporcionen la comparacin de las razones financieras y las diferentes tcnicas de anlisis que se pueden aplicar dentro de una empresa. * Describir algunas de las medidas que se deben considerar para la toma de decisiones y alternativas de solucin para los distintos problemas que afecten a la empresa, y ayudar a la planeacin de la direccin de las inversiones que realice la organizacin * Utilizar las razones ms comunes para analizar la liquidez y la actividad del inventario cuentas por cobrar, Cuentas por pagar, activos fijos y activos totales de una empresa. * Analizar la relacin entre endudamiento y apalancamiento financiero que presenten los estados financieros, asi como las razones que se pueden usar para evaluar la posicin deudora de una empresa y su capacidad para cumplir con los pagos asociados a la deuda. * Evaluar la rentabilidad de una compaa con respecto a sus ventas, inversin en activos, inversin de capital de los propietarios y el valor de las acciones. * Determinar la posicin que posee la empresa dentro de el mercado competitivo dentro del cual se desempea. * Proporcionar a los empleados la suficiente informacin que estos necesiten para mantener informados acerca de la situacin bajo la cual trabaja la empresa. IMPORTANCIA: Los estados financieros son un reflejo de los movimientos que la empresa a incurrido durante un periodo de tiempo. El anlisis financiero sirve como un examen objetivo que se utiliza como punto de partida para proporcionar referencia acerca de los hechos concernientes a una empresa . Para poder llegar a un estudio posterior se le debe dar la importancia significado en cifras mediante la simplificacin de sus relaciones. La importancia del anlisis va ms all de lo deseado de la direccin ya que con los resultados se facilita su informacin para los diversos usuarios. El ejecutivo financiero se convierte en un tomador de decisiones sobre aspectos tales como dnde obtener los recursos, en qu invertir, cules son los beneficios o utilidades de las

empresas cundo y cmo se le debe pagar a las fuentes de financiamiento, se deben reinvertir las utilidades.

1.2.-PARTES INTERESADAS, USUARIOS INTERNOS Y EXTERNOS

Los Administradores necesitan disponer de informacin para la toma de decisiones y la planificacin de su gestin. El incremento en la dimensin de las empresas ha obligado a la Direccin de las mismas ha de legar funciones y responsabilidades en sus colaboradores, de forma que la informacin se hace as mismo necesaria para el control de gestin. Los inversionistas, por su parte, y como consecuencia del divorcio entre accionistas y administracin, necesitan conocer la situacin de la empresa y sus resultados, as como que su dinero est siendo honestamente utilizado y en transacciones que obtengan rentabilidad. A NIVEL EXTERNO Muchas son las entidades interesadas en poseer informacin econmico-financiero con diversos fines, pudiendo citar a los proveedores, acreedores, los inversionistas potenciales, la Administracin, las compaas de seguros, Bancos, etc.

1.3.-COMPARACIONES O MARCO DE REFERENCIA Interpretacin: es la transformacin de la informacin de los estados financieros a una forma que permita utilizarla para conocer la situacin financiera y econmica de una empresa para facilitar la toma de decisiones. Para una mayor comprensin se define el concepto de contabilidad que es el nico sistema viable para el registro clasificacin y resumen sistemticos de las actividades mercantiles. Entre las limitaciones de los datos contables podemos mencionar: expresin monetaria, simplificaciones y rigieses inherentes a la estructura contable, uso del criterio personal, naturaleza y necesidad de estimacin, saldos a precio de adquisicin, inestabilidad en la unidadmonetaria. Importancia relativa del anlisis de estados financieros en el esfuerzo total de decisin Son un componente indispensable de la mayor parte de las decisiones sobre prstamo, inversin y otras cuestiones prximas. La importancia del anlisis de estados financieros radica en que facilita la toma de decisiones a los inversionistas o terceros que estn interesados en la situacin econmica y financiera de la empresa. 1.4.- INFORMACION CUALITATIVA, CONTROL INTERNO

El control interno es todo un sistema de controles financieros utilizados por las empresas, y adems, lo establece la direccin o gerencia para que los negocios puedan realizar sus procesos administrativos de manera secuencial y ordenada, con el fin de proteger sus activos, salvaguardarlos y asegurarlos en la medida posible, la exactitud y la veracidad de sus registros contables; sirviendo a su vez de marco de referencia o patrn de comportamiento para que las operaciones y actividades en los diferentes departamentos de la organizacin fluyan con mayor facilidad. Tomando en cuenta que el control interno va a servir como base o instrumento de control administrativo, y que igualmente abarca el plan de organizacin, de procedimientos y anotaciones dirigidas con la nica finalidad de custodiar los activos y a la confiabilidad contable, la (Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela 1994:310), la define como: "El plan de organizacin, de todos los mtodos y medidas coordinadas adoptadas al negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la productividad en las operaciones y estimular la adhesin a las prcticas ordenadas para cada empresa". Una vez establecido y dejado claro el significado del control interno es bueno verlo tambin desde un punto de vista financiero donde (Holmes, 1994:3), lo define como: "Una funcin de la gerencia que tiene por objeto salvaguardar, y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraern obligaciones sin autorizacin". Asimismo, el concepto de control interno emitido por (Redondo, 1993:267), es: "se debe hacer un estudio y una evaluacin adecuada de control interno existente, como base para determinar la amplitud de las pruebas a las cuales se limitarn los procedimientos de auditoras". Tomando en cuenta los distintos conceptos de control interno pueden dividirse en dos grandes grupos: Administrativos y Contables. En cuanto al administrativo, es el plan de organizacin, y todos los mtodos que facilitan la planeacin y control de la empresa (planes y presupuestos). Con relacin al contable, se puede decir que comprende de mtodos y procedimientos relacionados con la autorizacin de transacciones, tal es el caso de los registros financieros y contables. Dentro de esta perspectiva (Catcora, 1996:238), seala que: "un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto de costo/beneficio. El postulado principal al establecer el control interno disea pautas de control cuyo beneficio supere el costo para implementar los mismos". Es notorio manifestar, que el control interno tiene como misin ayudar en la consecucin de los objetivos generales trazados por la empresa, y esto a su vez a las metas especficas planteadas que sin duda alguna mejorar la conduccin de la organizacin, con el fin de optimizar la gestin administrativa. Sin embargo sobre este punto, es importante sealar que, para que un control interno rinda su cometido, debe ser: oportuno, claro, sencillo, gil, flexible, adaptable, eficaz, objetivo y

realista. Todo esto tomando en cuenta que la clasificacin del mismo puede ser preventiva o de deteccin para que sea originaria. El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita nicamente a la confiabilidad en la manifestacin de las cifras que son reflejadas en los estados financieros, sino tambin evala el nivel de eficiencia operacional en los procesos contables y administrativos. El control interno en una entidad est orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el trmino error se refiere a omisiones no intencionales, y el trmino irregular se refiere a errores intencionales. Lo cierto es que los controles internos deben brindar una confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los mismos. Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con falsificacin, fraude o colusin, y aunque posiblemente los montos no sean significativos o relevantes con respecto a los estados financieros, es importante que estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la correcta conduccin del negocio. Segn (Meigs, W; Larsen, G. 1994:49), el propsito del control interno es: "Promover la operacin, utilizar dicho control en la manera de impulsarse hacia la eficaz y eficiencia de la organizacin". Esto se puede interpretar que el cumplimiento de los objetivos de la empresa, los cuales se pueden ver perturbados por errores y omisiones, presentndose en cada una de las actividades cotidianas de la empresa, vindose afectado por el cumplimiento de los objetivos establecidos por la gerencia. El enfoque de este concepto consiste, en resguardar los activos contra la situacin que se considere en peligro de prdida, es decir, si a menudo se presenta esta situacin tratar de eliminar o reducirlas al mximo, su idea es tratar de fomentar la eficiencia en el manejo de las operaciones que el desempeo realizado por las polticas fijadas de la organizacin y por ltimo procurar que el control interno establecido d como resultado, mantener a la administracin informada del manejo operativo y financiero y que dicha informacin sea confiable y llegue en el momento ms oportuno, para as, permitir a la gerencia tomar decisiones adecuados a la situacin real que est atravesando la empresa. Las deficiencias o debilidades del sistema de control interno detectadas a travs de los diferentes procedimientos de supervisin deben ser comunicadas a efectos de que se adopten las medidas de ajuste correspondientes. Segn el impacto de las deficiencias, los destinatarios de la informacin pueden ser tanto las personas responsables de la funcin o actividad implicada como las autoridades superiores. La autoridad superior del organismo debe procurar suscitar, difundir, internalizar y vigilar la observancia de valores ticos aceptados, que constituyan un slido fundamento moral para su conduccin y operacin. Tales valores deben enmarcar la conducta de funcionarios y empleados, orientando su integridad y compromiso 1.5 CONSIDERACIONES Y ADVERTENCIAS PREVIAS

Las reglas de carcter general son aplicables a todos los estados financieros, por ejemplo: I. Reglas Generales: a) Eliminar de centavos y cierre de cifras, suprimiendo los centavos de las cifras que aparezcan en los estados cerrando las mismas decenas, centenas o miles segn la magnitud de la empresa, observando en que si la cifra a cerrar es superior a cinco se leva a la unidad superior y si es menor de cinco a la inferior, por ejemplo: Cifra real Cifra modificada $ 5,138,693.1 $ 5,138,700

Ahora bien, puede suceder que al terminar la eliminacin de cifras, resulte una diferencia que de ser importante, se anotara a fin de cuadrar sumas con el nombre de Conciliacin por Anlisis. b) En ocasiones, es factible agrupar ciertas cuentas de naturaleza similar bajo un mismo titulo genrico, por ejemplo: Almacn de materiales. Almacn de productos en proceso. Almacn de productos terminados. II. Reglas Especiales. El anlisis a que se sujeta el Balance General podr ser sobre la clasificacin y reclasificacin que desee del anlisis, por ejemplo: a) Activo Disponible.- Solo incluir existencias en caja y bancos. Las inversiones en valores se incluirn siempre y cuando se trate de valores que no tengan ninguna limitacin para su convertibilidad inmediata, si como las cuentas de cheques en moneda extranjera. b) Activo Circulante.- Incluir aquellos valores que contribuyan en toma directa a que la empresa realice las operaciones que constituyen su actividad o gir. c) Inmuebles, plantas y equipo.- Se incluirn aquellas inversiones a largo plazo necesarias para que los valores del Activo Circulante puedan realizarse su ciclo econmico. Debern de ser representacin de la verdadera inversin del Capital propio, ya que no es razonable que al constituirse la empresa, las inversiones a largo plazo provengan de inversiones ajenas en tanto que las propias se destinen a valores circulantes. Ser de vital importancia la Valuacin de estos Activos, pues pueden prestarse a alteraciones. Generalmente las Reevaluaciones de estos Activos, no proceden en materia de anlisis, quedando al criterio y sentido comn del analista el eliminarlas o no. Las Patentes, marcas, nombres, Crdito Mercantil, etc. se incluirn siempre y cuando la empresa las hayan efectivamente pagado.

d) Pagos y Gastos Anticipados.- Incluye partidas que no reunieron caractersticas que les permitieran formar parte de las secciones anteriores. e) Pasivo a Corto Plazo o Circulante.- Comprender todos los Pasivos a cargo de la empresa con vencimiento superior a un ao. f) Pasivo a largo plazo o Fijo.- Comprender todo los Pasivos a cargo de la empresa con vencimiento superior a un ao. g) Inversiones de los Accionistas.- Se incluir el Capital efectivamente aportado por los propietarios, socio, accionistas, cooperativistas, etc. h) Utilidades o Resultados por Aplicar.- Mostrara el Supervit o Dficit de la empresa, as como el resultado neto de los ajustes que llevo a papeles de trabajo el analista de estados financieros.

1.6 RAZONES ESTANDAR O INDICES EMPRESARIALES E INDUSTRIALES

METODO DE RAZONES ESTNDAR Los coeficientes relativos obtenidos en el mtodo de razones simples no tienen un significado por si mismos, por lo cual para poder aprovecharlo con todo su valor, sea necesario comprarlos par desprender conclusiones lgicas en materia econmica-financiera. Al igual que cuando se estudia el sistema de Costos Estndar, o sea aquellas cifras que son consecuencia de la mxima eficiencia y que por lo tanto representa la meta a alcanzar. Tratndose de las razones del anlisis financiero, tambin podemos aprovechar el mismo mtodo para descubrir las eficiencias e ineficiencias de las empresas.

Si aceptamos alguna validez al mtodo de razones simples es decir que existen verdaderas relaciones de causa y efecto entre las diversas formas de inversin del capital aportado por los socios y del crdito recibido de terceros as como entre las diversas operaciones de la empresa con respecto a la estructura financiera, tenemos que admitir que deba existir una relacin ideal normal de eficiencia, que permita obtener el mejor aprovechamiento de los recursos econmicos para realizar el objeto de la empresa.

Si consideramos que esta razn estndar o ideal es la ms conveniente para la empresa, tendremos que aceptar que el objetivo de la misma empresa ser llegar a esta posicin.

Por lo tanto al comparar la razn simple obtenida por la situacin a los acontecimientos sucedidos, con la razn estndar, podr determinar si esta empresa se encuentra dentro de los

objetivos fijados en la razn estndar o si se ha alejado de ellos, situacin en la cual tendr que investigarse las causas por las cuales no se hayan alcanzado las metas deseadas. La razn estndar viene a ser en realidad una razn simple promediada que se calcula utilizando los valores que se consideren adecuados para tener la mayor eficiencia posible. Por razones estndar debemos entender la interdependencia geomtrica del promedio de conceptos y cifras obtenidas de una serie de datos de empresas dedicadas a la misma actividad; o bien, una medida de eficiencia o de control basada en la independencia geomtrica de cifras promedio que se compran entre si; o tambin, una cifra media representativa normal o ideal a la cual se trata de igualar o llegar. Por lo anterior, si dichos valores se realizan en la prctica, la razn estndar ser idntica a la razn simple. Las formas estadsticas utilizadas para calcular las razones estndar son: a) La media aritmtica b) La mediana c) La moda d) Cuartiles e) Desviacin Estndar Los autores que son partidarios de las razones estndar, afirman que el clculo puede hacerse con bastante exactitud si se cuenta con experiencias suficientes para determinarlas. Sin embargo, en la practica las empresas no son consecuencia de una serie de hechos puramente objetivos, si no que, en parte, el reflejo del modo de ser de los Directores, que como hombres que son, actan en las mas extraas y diferentes formas que son matemticamente imponderables. Adems, no se puede aplicar a una empresa la experiencia obtenida en otra, por que cada una de ellas presenta caractersticas propias o especiales, y aun en compaas dedicadas al mismo ramo y que operan en aparentes condiciones similares. Por lo tanto, la nica experiencia que se podr admitir para el clculo de las razones estndar, seria la del pasado, para lo cual tenemos que pasar por alto que el ambiente econmico y financiero en que actan las empresas, varia con el tiempo, con las consiguientes repercusiones que sobre ellas ejerce. Tampoco la situacin del pasado quiere decir que sea la ideal, pues puede estar acarreando ineficiencias no percibidas por los directores de la empresa. Las principales dificultades para el clculo de las razones estndar son las siguientes: a) Diferentes criterios en la preparacin de los estados financieros. b) Diferencias sustanciales entre la estructura financiera y el modo de operar las empresas. c) Dificultad para obtener datos de otras empresas, por razones confidenciales y del secreto profesional.

d) Diferencias en los cierres de ejercicios contables en las distintas empresas, con la consiguiente variacin estacionales. e) Variaciones propias de la situacin econmica en general. Lo anterior, nos lleva a la conclusin de que el uso de las razones estndar para compararlas con las razones obtenidas de los acontecimientos realizados, no proporciona grandes ventajas; con lo cual bastara obtener las razones simples a que nos hemos referido, las que tambin habr que juzgar tomando en consideracin los hechos que en alguna forma repercuten en ellas, para no cometer graves errores. Con el fin de ilustrar las razones estndar, a continuacin se muestra un ejemplo: Supngase que despus de hacer un estudio sobre la razn financiera de solvencia de una empresa, llegamos a la conclusin de que la ideal seria: 2, tomando en cuenta el flujo econmico-financiero de los diferentes renglones del activo: Efectivo - Almacn de Materias Primas - Produccin Almacn de Artculos Terminados - Efectivo; en relacin con los plazos concedidos por los proveedores de materias primas. Este clculo se hizo tomando en cuenta las rotaciones y convertibilidades de c/u de los renglones sealados. Terminando un ejercicio, la empresa citada, presenta una razn real de Solvencia de: 1.8 (Activo Circulante entre pasivo a corto plazo).

El analista financiero observara que no realizo o llego al ndice de solvencia previsto (estndar), por lo que la empresa esta por debajo de la situacin planeada. Por lo tanto tendr que buscar a que se debe esta variacin, que puede traducirse en lo siguiente: a) La empresa puede tener igual pasivo que el planeado, pero menos activo. b) Puede tener igual activo que el planeado, pero ms pasivo. c) Puede tener menos activo del planeado y ms pasivo. Para descubrir lo anterior, tendr que hacer comparaciones con las bases que se tomaron para el clculo de la razn estndar. Y descubierta la variacin tendr que estudiar el motivo de tener menos activo o ms pasivo; lo cual puede deberse a lentitud en las rotaciones de ventas, produccin, cobranzas, etc. lo que tambin descubrir al hacer las comparaciones correspondientes entre las rotaciones calculadas para la razn estndar y las rotaciones reales.

RAZONES NDICE Algunos autores han ideado el clculo de una cifra que le sirva al Directivo, como si se tratara de un termmetro para medir y calificar el derrotero de las empresas: las Razones ndice. Para llegar a estas cifras, es necesario tomar como base las razones estndar que se fijen como preponderantes para juzgar sobre los aspectos financieros y de rentabilidad de una empresa, las cuales se ponderan con la estimacin numrica que se haga de la importancia relativa de c/u de dichas razones estndar tienen para el analista financiero.

No cabe duda que todas las razones son necesarias. Sin embargo. Algunas tienen mayor importancia que otras de acuerdo con la naturaleza y objetivos de la empresa. Por lo tanto. De acuerdo al tipo de industria que se trate, se formaran los grados de importancia que tienen cada una de las razones estndar que seleccionen para determinar la razn ndice; tomando como base un total de 100, que se utilizaran para ponderarlos con las razones estndar. Si se suma el producto que resulte de multiplicar c/u de las razones estndar elegidas, por la cifra de ponderacin seleccionada, tendremos la razn ndice base, que servir para compararla con la razn que se obtenga por el mismo procedimiento, pero calculada sobre la base de las razones simples realmente obtenidas, ponderadas por la misma cifra elegida.