Procedimiento

Fecha: 19.10.2009 Referencia: 4.2.3 / 4.2.4 Revisin 01

Cdigo: DOCOGEGG4.1.01.01

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Pgina:

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Revisado por: Gerente General

Aprobado por : Presidente Comit de Calidad

Propsito
Disponer de una gua para el control de la emisin y modificacin de toda la documentacin utilizada en la Cooperativa como parte del SGC ISO 9001 2000, para asegurar que los documentos vigentes se encuentren disponibles para los usuarios y evitar que documentos obsoletos sean utilizados inadvertidamente.

Alcance:
Este procedimiento aplica tanto documentos internos como externos usados en el SGC ISO 9001 - 2000

Definiciones y Abreviaturas:
GG = Gerente General RG .= Representante de Gerencia DC = Documento Controlado.- Informacin y su medio de soporte, registro, procedimiento documentado, norma y ms documentos recuperables y sujetos a revisiones permanentes. DNC = Documento No Controlado.- Informacin y su medio de soporte, de libre disposicin y acceso por parte del interesado. DO = Documento Obsoleto.- Documento fuera de uso por estar desactualizado y en algunos casos sujeto a control. LMD = Lista Maestra de Documentos.- Listado global de los documentos requeridos por el Sistema de Gestin de Calidad.

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LMR = Lista maestra de registros.- Listado de todos los registros de la Cooperativa, requeridos por el SGC ISO 9001 - 2000 LMDE = Lista maestra de documentos externos.- Listado de documentos de carcter externo que influyen en los procedimientos de la Cooperativa, leyes, reglamentos, instructivos y manuales LMIT = Lista maestra de Instructivos de Trabajo.- Es la forma detallada de cmo ejecutar un trabajo o tarea determinada. LMAM = Lista maestra de Archivo Magntico.- Enlista todos los respaldos que se obtiene del software. DE = Documento Externo.- Informacin y su medio de soporte recibido de fuera de la Cooperativa y que influye directamente con los procedimientos de la misma. SGC = Sistema de Gestin de Calidad.- Norma ISO 9001 - 2000. N/A = No Aplicable Procedimiento.- Forma especificado para llevar a cabo una actividad o un proceso Revisin.- Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacin y eficacia del tema objeto de la revisin para alcanzar unos objetivos establecidos. Archivo.- Lugar donde se custodian documentos. Lista de distribucin.- Relacin ordenada y completa de los funcionarios a quienes fueron entregados documentos y registros. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona Registro.evidencia de actividades desempeadas.

Responsabilidad
GG.- Aprobar emisin de documentacin como representante del Comit de Calidad. RG, RP.- Implementar y ejecutar el procedimiento, verificar el cumplimiento.

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Procedimiento
Listas para Control de Documentos Lista maestra de documentos. Cdigo: Lista maestra de registros. Cdigo: Lista maestra de documentos externos. Cdigo: Lista maestra de instructivos de trabajo. Cdigo: DOCOGEGG4.1.01 DOCOGEGG4.1.02 DOCOGEGG4.1.03 DOCOGEGG4.1.04

El Control de los documentos es centralizado en la oficina matriz, bajo la responsabilidad del Representante de Gerencia. RG. El software utilizado para el control de documentos se halla instalado en el SERVIDOR PRINCIPAL de la cooperativa y cada usuario tiene acceso al sistema ISO 9001-2000 solo para lectura, de acuerdo a su unidad de trabajo mediante su propia clave.

El gerente general GG, y el RG tienen acceso a todo el sistema mediante su propia clave, el GG solo para lectura y el RG como responsable del control es el nico autorizado para realizar cambios en la documentacin. Las listas se archivan segn detalle: LMD.- Constan en esta lista: Manual de calidad Procedimientos Reglamento Interno Manual de funciones Plan de Calidad Objetivos de Calidad LMR.- Constan en esta lista: Todos los registros generados por el SGC ISO 9001-2000. LMDE.- En esta lista constan los diferentes Leyes y Reglamentos de origen externo aplicables a las actividades de la Cooperativa. Cdigo: DOCOGEGG4.1.03 LMIT.- En esta lista constan todos los instructivos generados por el SGC, determinados en los diferentes procedimientos.

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La documentacin mantenida en el archivo electrnico esta actualizada por el RG como responsable del control de documentos. La ubicacin del archivo donde se encuentran las listas de control de documentos esta en la computadora del RG, en Microsoft Word, directorio ISO, mediante la clave de acceso respectiva, la misma que es confidencial y de exclusivo uso de RG. Para propsitos de seguridad, dicha clave de acceso se encuentra documentada como respaldo en la bveda de la Cooperativa Las listas de control y distribucin de documentos RGCOGEGG4.1.05.e1, contienen la informacin siguiente: Cdigo Nombre de acuerdo a la jerarqua del documento o registro. Nivel de revisin Fecha de vigencia Lista de distribucin interna del documento (Destinatario) Firma Esta informacin esta respaldada en el software para control de documentos y registros.

Emisin, Revisin, Modificacin, Actualizacin, Aprobacin y Control de Documentos

Mediante solicitud de creacin o cambio de documento, Formato: RGCOGEGG4.1.02.a1, al jefe inmediato, el funcionario o responsable del procedimiento, segn el caso, establece la necesidad y/o solicitud de cambio de documento, sugiere el cambio o modificacin de uno existente, adjuntando el detalle necesario. Igual tratamiento se le dar a la Solicitud de Diseo de Software RGCOGEGG4.1.02.a2. El RG en coordinacin con el jefe inmediato revisan el borrador del documento requerido y los justificativos, los mismos que pueden ser: Resultado de una accin correctiva/preventiva, Anlisis de la necesidad de un nuevo documento, rediseo de un documento en uso Reforma, adicin o modificacin de texto vigente Analizado el documento, es conocido y/o aprobado por el Comit de Calidad y validado por el Gerente General, respaldado por el acta de CC.

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Luego de la revisin, si fue aprobado, se procede a identificar el documento asignndole un nombre y cdigo, fecha de aprobacin, tipo de documento e ingresa a la lista de control correspondiente, ingreso que debe ser sumillado por GG en el mismo documento aprobado. Si no es aprobado se devuelve rechazado o con las rectificaciones del caso al funcionario, con los cambios sugeridos o las razones del rechazo. Para la preparacin y elaboracin de los procedimientos del SGC ISO 9001- 2000 se debe seguir el siguiente formato:

Propsito: Indicar la razn, motivo y uso pretendido para el documento. Alcance: Define el alcance del documento. Definiciones y abreviaturas: Incluye aquellas definiciones y abreviaturas registradas en el documento. Responsabilidades: Personas que intervienen en la actividad. Procedimiento: Descripcin de manera secuencial las distintas actividades e interfaces necesarias para el cumplimiento de los objetivos previstos por el procedimiento. En actividades especficas se deben incluir los criterios de aceptacin aplicables. Referencias: Se indican aquellos documentos que sirven de gua para la actividad descrita por el documento elaborado: Normas, especificaciones y sus correspondientes secciones, elementos y captulos. Registros: Indican cuando corresponda la forma de registro de las actividades correspondientes al procedimiento y al formato en cada caso. Distribucin: Indica las siglas de los cargos a quien se distribuye. Anexos: Incluyen los formularios Tipo a ser utilizados para el registro de las distintas actividades u otros documentos: Tablas, datos complementarios de la actividad o gestin objeto del documento. Para las modificaciones e inclusin de cambios en el texto del procedimiento se utilizarn letras en cursiva color y azul de haber nuevos cambios, se regresa al tipo de letra normal y el nuevo cambio se lo har de igual manera en letra cursiva, manteniendo en archivo el texto original. Mientras el documento se encuentre en elaboracin, debe ser identificado como BORRADOR mediante un sello correspondiente, para evitar su uso.

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Para el Manual de Calidad.La responsabilidad para elaborar y revisar el Manual de Calidad, Cdigo: DOCOGEGGMC.01 corresponde al RG. El Manual de Calidad se revisa anualmente o cuando sea necesario y de existir cambios, se emite una nueva versin la cual es aprobada en su totalidad por el GG. La aprobacin del Manual de Calidad es responsabilidad del GG. La codificacin del Manual de Calidad es similar al resto de documentos del SGC ISO 9001 - 2000 La emisin del Manual de Calidad es responsabilidad del RG. El Manual de calidad cambia de revisin al modificarse cualquiera de sus pginas, el cambio se registra en el Registro de Revisiones RGCOGEGG4.1.03.e1 Cuando exista una modificacin a cada asignatario se le entrega una copia de la nueva revisin y se le retira la versin obsoleta. El Manual de Calidad de la cooperativa es un documento controlado, excepto los manuales de calidad que sea considerados para distribucin externa, que llevan el sello de documento no controlado El responsable de distribucin externa ser el RG previa autorizacin del GG y lo registrar en el Registro de Distribucin del Manual de Calidad NO CONTROLADO. Cdigo: RGCOGEGG4.1.03.g1 El registro y distribucin interna del Manual de Calidad es responsabilidad del RG y lo realiza de acuerdo a la lista de distribucin. Las copias controladas de la documentacin de SGC ISO 9001 - 2000 constan en las listas de control identificadas con un sello de COPIA CONTROLADA

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Documentos Externos.Para asegurarse que los documentos o procedimientos del SGC ISO 9001 - 2000, no sean contradictorios con las normas y leyes vigentes, existen copias actualizadas de dichos documentos en el archivo de documentos externos. Ver Lista Maestra de Documentos Externos. LMDE Cdigo: DOCOGEGG4.1.03. Cada jefe de rea se encarga de definir los documentos que requieren ser incluidos en la Lista maestra de Documentos Externos, de la misma manera RG es responsable de mantener en archivo la copia maestra y de asegurar que se mantenga la revisin actualizada del documento. Tambin coordina la actualizacin de nuevas emisiones, codifica e identifica los documentos externos de ser necesario y distribuye el documento controlado a quien lo requiera en calidad de prstamo y controlado en base a una hoja de control RGCOGEGG4.1.04.a1, la misma que se mantendr en el archivo del RG

Distribucin del Documento

El RG distribuye el nuevo documento aprobado, a los interesados, de acuerdo a la lista de distribucin establecida en el procedimiento correspondiente y se retiran de circulacin los documentos que sean reemplazados, mediante una acta de baja, Formato RGCOGEGG4.1.05.a1. El responsable, asignatario o custodio de los documentos debe entregar las copias obsoletas del mismo inmediatamente al RG con el acta de entrega recepcin RGCOGEGG4.1.13.b1 debidamente empaquetados si es el caso, asegurando de este modo que nicamente esta siendo utilizada la revisin vigente. As mismo son los responsables del buen estado de los documentos debiendo protegerlos de manera que no altere el contenido y la legibilidad de los mismos. Todos los documentos retirados son identificados con un sello, como DOCUMENTO OBSOLETO y son destruidos y se lleva un detalle los mismos a travs del Registro de Documentos Obsoletos, Alterados y / o Perdidos RGCOGEGG4.1.05.b1. De igual manera se utiliza este mismo registro en el caso de dao o perdida, el RG emite un nuevo documento como copia controlada al departamento interesado En caso de que algn funcionario requiera mantener un documento obsoleto, ste debe ser solicitado por escrito al RG. De ser aprobada la solicitud de documento obsoleto, Formato: RGCOGEGG4.1.05.c1, se le entrega dicho documento con una identificacin adicional de DOCUMENTO SOLO PARA REFERENCIA, mediante el uso de un sello.

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El RG mantiene tres archivos: Documentos Originales ( Vigentes ) Ultimo documento reemplazado Informacin de soporte sobre los cambios realizados Cuando los funcionarios necesiten copias de la documentacin existente, lo solicitarn a travs de la Solicitud Interna de Documentos, el RP imprime la Lista de Distribucin RGCOGEGG4.1.05.e1 para su control identificando al documento o registro con el sello de Copia Controlada.

Modificaciones y Control de Cambios

Cuando un documento necesite una revisin y/o cambio, se procede de la misma forma descrita anteriormente, Ver numeral 2, siendo necesario que se identifiquen fcilmente los cambios, resaltando con cursivas. Cualquier sugerencia o modificaciones deben hacerse llegar por escrito al RG. Se respaldar la documentacin en disco magntico, cada vez y cuando sea necesario Cada ao las versiones de los procedimientos empezarn desde la 01 en adelante hasta finalizar el mes y as sucesivamente cada ao

Elaboracin
El responsable del rea involucrada elabora los documentos y registros respectivos una vez que hayan sido validados por RG Aprobacin Los documentos y registros sean nuevos o modificados son aprobados por GG y el Comit de Calidad y el responsable de cada procedimiento debe ingresar el Formato de Ingreso de Documentos para que el RG verifique en la lista maestra

Entrenamiento Una vez autorizada la emisin de un documento nuevo o modificado, se procede al entrenamiento respectivo a los involucrados. El entrenamiento de los documentos

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Copias no Controladas Copias no controladas de los documentos definidos en la LMD, cdigo DOCOGEGG4.1.01, LMR, cdigo DOCOGEGG4.1.02, LMIT, cdigo DOCOGEGG4.1.04, son de uso prohibido dentro de la cooperativa a no ser que se hallen autorizadas por escrito por el RG e identificadas con el sello de COPIA NO CONTROLADA. Copias no controladas del Manual de Calidad debidamente identificadas son autorizadas por el GG para circulacin fuera de la cooperativa. Se aclara que la cooperativa no esta obligada a actualizar las modificaciones que se produzcan en estos documentos. Copias controladas y no controladas de los procedimientos, instructivos de trabajo, registros o documentacin que contengan informacin confidencial o de relevancia para la cooperativa, son de prohibida circulacin fuera de la misma. Los responsables de administrar las copias controladas de los documentos deben mantener las mismas al alcance de los usuarios de su departamento y cumplir con las disposiciones definidas en este procedimiento.

Formatos
El formato utilizado en la elaboracin de los procedimientos e instructivos de trabajo es el que se muestra en este procedimiento el mismo que puede utilizarse para registros. El tamao a utilizar es el INEN A4 El tipo de letra es arial 12, los ttulos van con letra 13 y negrilla.

Codificacin de Formatos y Documentos

El mtodo de codificacin de la documentacin, esta establecida en el Instructivo de Codificacin, cdigo: ITCOGEGG4.1.02.d1.

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Paginacin: El documento debe poseer numeracin de pginas (El cuerpo principal del documento tendr su paginacin y los anexos tambin) c) Responsable de elaboracin y aprobacin.- Estn identificados con los cargos, firmas, responsables de la elaboracin y aprobacin de los procedimientos, instructivos de trabajo y documentos del SGC ISO 9001 2000

Control y Administracin de Documentos y Registros en la Red Todos los terminales tendrn acceso al Sistema ISO 9001-2000, previo a la asignacin de una contrasea en Microsoft Word que no permitir realizar ningn cambio o impresin sin autorizacin, excepto el RG que tendr la autoridad para realizar dichos cambios. Para poder tener un control interno en la entrega recepcin de documentos se utiliza el Registro Control de Documentos Varios RGCOGEGG4.1.13.b1.

Ubicacin y Archivo
Las copias de los documentos y registros son mantenidos de acuerdo al lugar de custodio. Manual de Calidad, procedimientos, instructivos de trabajo se encontrarn en el programa IS0 9001-2000 de cada PC Los documentos externos se encuentran archivados por el RG. El listado consta en la lista maestra en su respectiva seccin. Para su localizacin se dispone de una gua de identificacin de documentos.

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15. Disposicin o Retencin Final

Los documentos obsoletos son identificados mediante un sello de DOCUMENTO OBSOLETO, conservndose nicamente una copia en el archivo pasivo de los cuales es responsable el RG por el lapso de un ao, previo a su eliminacin. Los registros se rigen por la metodologa anterior, son impresos en papel y su tiempo de conservacin es de un ao. Los registros de requerimiento legal se conservan segn cada caso. Los registros que han cumplido el tiempo de retencin pueden ser descartados por el RG. El Manual de Calidad, Instructivos de Trabajo, Procedimientos o Registros no deben tener tachones, borrones o escritos a mano que modifiquen o alteren su contenido. En caso de requerir una modificacin, sta debe ser canalizada a travs de ste procedimiento. Ref:- Registro de Documentos Alterados y / o Perdidos. Formato: RGCOGEGG4.1.02.e10. De existir documentos alterados, el responsable de dicho documento, solicita por escrito al RG una copia para reemplazarlo y el documento alterado es destruido. En caso de requerir realizar cambios o modificaciones en los datos de los registros de calidad, stos deben ser validados por el funcionario que realiza la modificacin o por el responsable de la revisin, colocando sus iniciales o rbrica de responsabilidad segn sea necesario. Los registro que ya han cumplido su tiempo de retencin de archivo final, sern incinerados para lo cual se llenar el Registro de documentos incinerados RGCOGEGG4.1.15.g1.

Impresiones de Listas de Control de Documentos

Las impresiones son vlidas por 24 horas y contienen fecha y hora.

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2.1. Control de Registros

Para iniciar el control de registros, el responsable recopila los registros en uso y procede a identificarlos de acuerdo a lo descrito en el numeral 1e, Lista Maestra de Registros. Los registros deben ser legibles y mantener informacin confiable sin alteraciones, enmiendas o tachones. Se pueden utilizar cambios, tachones, borrones, remarcados solo si estn autorizados por el jefe inmediato con su firma junto a la correccin, Formato: RGCOGEGG4.1.02.a1 al momento de producirse, as como especificar las condiciones en que dicho cambio se produzca, como reformas legales a leyes o procedimientos vigentes, resoluciones internas de autoridad superior de la Cooperativa y otros que afecten las condiciones de desempeo normal de SC. Los registros se mantienen en un solo archivo, bajo el control del responsable de su manejo y solo se distribuyen los formatos a quien por su naturaleza deban usar los registros correspondientes y mantener en archivo virtual. Para la revisin, modificacin e identificacin de necesidades de registros se debe seguir el siguiente procedimiento: Evidenciar actividades efectuadas o resultados alcanzados en un proceso del SGC ISO 9001 2000 Evaluar la conformidad de los requisitos del servicio. Evaluar la conformidad de los requisitos del proceso. Generar registros cuando una decisin puede afectar la calidad del servicio. Generar registros por requisito explcito de la norma ISO 9001 - 2000. Control de la elaboracin de los formatos. Si hubieran cambios en los mismos, se debe proceder en referencia al IT, cdigo: ITCOGEGG4.1.02.d1. Un registro puede tener formatos de diversa naturaleza pero debe verificarse que contenga la siguiente informacin: Cdigo del registro Nombre del registro Fecha de generacin o emisin del registro Responsable: iniciales y firma del generador de la informacin. Distribucin a reas involucradas

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2.3 Distribucin de Registros

Un ejemplar original de cada uno de los registros en el archivo de documentos vigentes y en base a solicitud de los interesados segn la lista de distribucin de registros. Los registros de documentos ISO 9001 2000 se encuentran en el archivo del SGC, en el computador del RG, los CD en la caja fuerte de Secretaria y en el archivador de la oficina de RG, en compartimento con llaves y una copia bajo custodia de la Supervisora. Se realizan revisiones peridicas al archivo fsico y virtual de los registros para verificar su vencimiento. Los registros que han cumplido el tiempo de retencin, segn su naturaleza, permanecern en archivo el tiempo indicado en la ley en los casos que amerita y los dems se mantendrn en archivo segn el flujo de funcionamiento. Movimientos diarios se envan a secretara a los 30 das; al ao se envan al archivo del autocoop y cada 6 aos se dan de baja segn acta. El responsable del archivo puede libremente descartarlos y enviarlos al archivo pasivo. Las listas de distribucin de registros RGCOGEGG4.1.2.3.d1 contienen la informacin siguiente: Cdigo Nombre del documento Revisin # Autorizado por Fecha de Vigencia Destinatario Firma Fecha de entrega documento

2.4 Actualizacin de LMR

Los registros son originados por un documento del sistema: procedimiento, instructivo, etc. Si el cambio de un documento implica cambio de un formato o registro, ste cambio es informado en la solicitud de actualizacin de documentos y se debe actualizar la LMR.

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Si existe un cambio a un dato contenido en la LMR, cdigo DOCOGEGG4.1.02, que no es originado por el cambio de un documento ( Ejemplo: Tiempo de Retencin) ste tiene que ser debidamente revisado y aprobado para su actualizacin en la LMR .

Referencias
Norma ISO 9001 2000 Instructivo de Codificacin ITCOGEGG4.1.02.d1

Registros
Registro de Revisiones del Manual de Calidad Distribucin del Manual de Calidad no Controlado Documentos Alterados y/o Perdidos Lista de Distribucin de Documentos Solicitud de Documentos Obsoletos Solicitud de Creacin o Cambio de Documentos Registro de Retiro de Documentos Obsoletos y/o Daados Registro Control de Documentos Varios Acta de Baja de Documentos. Solicitud de Diseo de Software Registro de Documentos Incinerados Hoja de Control de Documentos Externos RGCOGEGG4.1.03.e1 RGCOGEGG4.1.03.g1 RGCOGEGG4.1.03.k1 RGCOGEGG4.1.05.e1 RGCOGEGG4.1.05.c1 RGCOGEGG4.1.02.a1 RGCOGEGG4.1.05.b1 RGCOGEGG4.1.13.b1. RGCOGEGG4.1.05.a1 RGCOGEGG4.1.02.a2. RGCOGEGG4.1.15.g1. RGCOGEGG4.1.04.a1.

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Anexos
Lista Maestra de Documentos Lista Maestra de Registros. Lista Maestra de Documentos Externos Lista Maestra de Instructivos de Trabajo Lista Maestra de Archivo Magntico Instructivo de Codificacin Plan de Calidad DOCOGEGG4.1.01 DOCOGEGG4.1.02 DOCOGEGG4.1.03 DOCOGEGG4.1.04 DOCOGEGG4.1.05 ITCOGEGG4.1.02.d1 DOCOGEGG.PC.01

Lista de Distribucin GG, RG, SCJ, RP