I. ANLISIS DEL SISTEMA 3.

1 IDENTIFICACIN DE PROBLEMAS INICIALES Culminando con el levantamiento de informacin, mediante las entrevistas a las reas de ventas y almacn, se observaron los siguientes problemas: Los procesos que se realiza en las reas de ventas y almacn son manualmente, por lo cual de manera casual muchas veces hay prdida de informacin y retraso en las actividades. Omisin de datos importantes que garanticen la integridad de los artculos. Deficiencia en el control de los artculos, ya que no registra los ingresos y salidas de almacn. No cuenta con registros que permita hacer un seguimiento a las proformas. Demora en la atencin al cliente, en la bsqueda de la existencia al producto. No cuenta con documentos consistentes que permita mostrar y tomar decisiones primordiales para la botica.

3.2 LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN: 3.2.1 Identificacin de usuarios: Los usuarios a quienes se les entrevista para el levantamiento de informacin fueron los siguientes. Administrador: Walter lozano Garca

3.2.2 Diseo de cuestionarios: ENTREVISTA DEL AREA DE VENTAS FECHA DE ENTREVISTA......./...../....... NOMBRE USUARIO.................................................................. CARGO:............................................. TIPO DE LABOR:.................................. OBJETIVO: Conocer detalladamente los procesos e incidencias que ocurren en el rea de venta, para un mejor tratado de la informacin. I) PREGUNTAS ABIERTAS: A continuacin le presentamos una serie de preguntas las cuales deben ser respondidas adecuadamente y con la seriedad del caso. A. Qu procesos se realiza al efectuarse una venta?

B. En caso de haber devoluciones cmo reaccionara usted?

A. Cul es la accin que ms tiempo se utiliza en el proceso de una venta?

B. Qu beneficios pretende obtener con la implantacin del sistema a desarrollar?

A. Qu comprobante de pago maneja para el registro de una venta?

B. Qu productos prefiere ms el cliente?

II) PREGUNTAS CERRADAS: Con las siguientes preguntas pretendemos obtener una respuesta corta para ello elija solo una opcin mancando con una (X) 1) Qu tipo de promociones se efectan al realizar una venta? SI NO OCASIONALMENTE

2) Recibe alguna queja por algn producto en mal estado? SI NO RARA VEZ

3) Realiza algn descuento a clientes concurrentes? SI NO A VECES

4) Otorga algn premio de acuerdo al rgimen de ventas de sus empleados? A VECES NUNCA SIEMPRE

5) Est de acuerdo con el trabajo que usted realiza? NO PORSUPUESTO MAS O MENOS

6) Cuntas devoluciones recibe normalmente por semana? NINGUNO 1A4 5 A MAS

Culminando con la entrevista

ENTREVISTA AREA DE ALMACEN USUARIO:..................... CARGO: OBJETIVO: Conocer los movimientos que se llevan a cabo en almacn obteniendo informacin que permita el buen curso del proyecto. FECHA DE ARTICULO:...../...../..... TIPO DE LABOR:........................

I.- PREGUNTAS ABIERTAS:

Enseguida se le presentara una serie de preguntas las cuales deben ser respondidas correctamente. 1. Qu procesos principales observa al realizar una compra?

2. Qu tipo de documento maneja al realizar la compra?

3. Normalmente cunto tiempo se abastece de productos?

4. Si clasifica de alguna manera a sus proveedores en que forma lo hace?

5. Qu procesos realiza para la salida de productos por concepto de venta?

6. Que motivos puede ocasionar la salida de un producto en el almacn?

7. Qu tipo de comprobante u otro documento se maneja en una descarga de almacn?

II.- PREGUNTAS CERRADAS

8. Con cuantos proveedores trabaja actualmente? 1-2 3-4 5-ms

9. De que manera fijan los precios? Un % adicional 10. Por competencia Otro..........

Esta deacuerdo con desarrollo del software? Si No

Culminando con al entrevista ya agradecindole por su atencin, Alguna recomendacin final?

3.2.3 Resumen de las entrevistas.En el rea de ventas Deacuerdo a la entrevista realizada a la Srta. Yuly Quiroz Campos obtuvimos la siguiente informacin: El cliente solicita artculos al vendedor. El vendedor verifica que exista el articulo. El vendedor solicita el pago y emite comprobante. Cliente cancela los productos. Vendedor entrega los productos al cliente. Sino existe el medicamento el vendedor recomienda su genrico. La deficiencia encontrada es la perdida de tiempo al realizar la bsqueda del producto, en general a atencin al cliente es lenta. La implementacin del proyecto har posible que se emitan proformas, el cual permitir realizar seguimientos a clientes que estn interesados en los artculos que se ofrecen, adems de la emisin de una orden de pedido que permita garantizar que el articulo ha sido solicitado y despachado respectivamente. En el rea de almacn El encargado inicia la bsqueda para despachar un pedido. En un cuaderno se anota la salida del producto de almacn. Se le entrega los productos solicitados al vendedor. En caso de compra, la persona encargada verifica el stock en el cuaderno. Realiza unas llamadas telefnicas a sus distribuidores, y ciertas veces el distribuidor se apersona a la botica. El distribuidor toma nota de la orden de compra. Al llegar los productos al almacn la encargada registra los productos que menciona la factura del proveedor. La encargada de almacn realiza el pago de la factura de proveedor. En esta rea bsicamente no tiene un eficiente desarrollo de actividades, lo que planteamos es adicionar documentos que se manejen internamente para as controlar los ingresos y salidas de producto por cualquier motivo.

FLUJOGRAMA DE VENTAS Y ALMACEN ACCION

1. Cliente solicita artculos

CLIENTE Solicita artculos

VENTAS

ALMACEN

COMPRAS

2. Vendedor registra cliente 3. Vendedor verifica stock de artculos 4. Almacn atiende pedido 5. Vendedor recepciona pedido 6. Vendedor emite comprobante de pago al cliente. 7. Cliente cancela Artculos. 8. Si no existe el rea de compras elabora la orden.

Registra cliente Orden de compra Verific a stock

Atiende pedido Recepciona pedido

Comprobante de pago Cancela artculos

9. Almacn registra el
ingreso de artculos.

Registra productos