Maestra de Gerencia de Proyectos de Ingeniera

CASO PRCTICO

EL SISTEMA ORGANIZACIONAL DE UNA ENTIDAD DEL ESTADO EN EL PER

Curso Gestin Empresarial

Grupo 5 Anglica Cornelio Gerald Burgos Jose Vega Luis Castaeda

Pgina 1 de 14

Maestra de Gerencia de Proyectos de Ingeniera

Contenido
Contenido............................................................................................................ 2 INTRODUCCION................................................................................................... 3 CAPITULO I.ASPECTOS GENERALES.....................................................................4 I.1.Descripcin General....................................................................................... 4 I.2.Misin y Visin (Objetivo Comn)...................................................................4 I.3.Funciones....................................................................................................... 4 CAPITULO II.SISTEMA ORGANIZACIONACIONAL...................................................6 II.1. Tipo.............................................................................................................. 6 II.2.Sistema......................................................................................................... 6 II.3.Estructura Orgnica...................................................................................... 6 CAPITULO III.PROBLEMAS IDENTIFICADOS.........................................................10 CAPITULO IV.PROPUESTA DE SOLUCION...........................................................12 CONCLUSIONES................................................................................................. 14

Pgina 2 de 14

Maestra de Gerencia de Proyectos de Ingeniera

INTRODUCCION En el presente trabajo se describir la organizacin de una entidad del estado para el cual se ha tomado en consideracin la exposicin realizada en clase en donde se toma en cuenta los aspectos bsicos para la organizacin de una empresa o entidad. En los aspectos generales se describir que es la Autoridad Portuaria Nacional, asi como su visin y misin, sus funciones principales, su sistema organizacional de la Autoridad Nacional, al cual se le realizar un anlisis para identificar algunos problemas y plantear un solucin, finalmente se detallaran las conclusiones y recomendaciones.

Pgina 3 de 14

Maestra de Gerencia de Proyectos de Ingeniera

CAPITULO I. I.1.

ASPECTOS GENERALES

Descripcin General

El 1 de marzo del 2003 fue promulgada la Ley N 27943, Ley del Sistema Portuario Nacional, para promover el desarrollo y la competitividad de los puertos, facilitar el transporte multimodal, modernizar los puertos y desarrollar las cadenas logsticas que existen en los terminales portuarios, la misma contempla la creacin de la Autoridad Portuaria Nacional (APN) como un organismo pblico descentralizado encargado del desarrollo del Sistema Portuario Nacional con un objetivo comn: el fortalecimiento de la competitividad de los puertos nacionales para hacer frente al fenmeno de la globalizacin y a los retos planteados por la necesidad de desarrollar a plenitud su sector exportador. Como primer encargo la APN tuvo la tarea de certificar las instalaciones portuarias peruanas con el cdigo PBIP el cual recin deba ser implantado segn los lineamientos de la OMI. Adicionalmente, debi cumplir con el mandato de elaborar el Plan Nacional de Desarrollo Portuario como documento planificador del Sistema Portuario Nacional.

I.2.

Misin y Visin (Objetivo Comn) Visin Ser reconocida como la institucin lder en la conduccin del desarrollo del Sistema Portuario Nacional Misin Conducir el Sistema Portuario Nacional, planificando, promoviendo, normando y supervisando su desarrollo, con el fin de lograr su competitividad y sostenibilidad

I.3.

Funciones

a) Elaborar y proponer al MTC el PNDP, compatible con objetivos y estrategias de desarrollo autosostenible. b) Elaborar y proponer los planes de inversin pblica y privada en materia de desarrollo portuario. c) Aprobar y supervisar los expedientes tcnicos de las obras de infraestructura y las especificaciones tcnicas de equipo portuario.

Pgina 4 de 14

Maestra de Gerencia de Proyectos de Ingeniera d) Celebrar con el sector privado contratos que faculta la presente Ley, como resultado de un concurso pblico, con arreglo a ley. e) Promover el establecimiento de actividades comerciales y logsticas en los recintos portuarios. f) Normar las Zonas de Actividades Logsticas. privada dentro del Sistema Portuario Nacional h) En el mbito de su competencia, establecer las normas tcnico-operativas para el desarrollo y la prestacin de las actividades y los servicios portuarios a travs de los puertos de titularidad pblica En el mbito de su competencia. i) j) Acorde con los principios de transparencia y libre competencia. Normar en lo tcnico, operativo y administrativo el acceso a la infraestructura portuaria (apertura y cierre de los puertos) as como el ingreso, permanencia y salida de las naves y de la carga en los puertos , permisos para la navegacin comercial de buques, , remolcaje, recepcin y despacho, seguridad del puerto y de las naves, as como cualquier otra actividad existente o por crearse. k) Promover y facilitar las concesiones al sector privado en reas de desarrollo portuario. l) Velar por el respeto de los derechos de los usuarios intermedios y finales en los puertos del mbito de su competencia. m) Fomentar el empleo portuario mediante capacitacin orientadas a la especializacin n) Establecer las normas para la seguridad industrial en los puertos. o) Coordinar con otras autoridades acciones para garantizar la seguridad general, la lucha contra el contrabando y los trficos ilegales. p) Establecer sistemas alternativos de solucin de controversias entre operadores y usuarios en materia portuaria. g) Integrar y fomentar el desarrollo de las instalaciones portuarias de iniciativa

Pgina 5 de 14

Maestra de Gerencia de Proyectos de Ingeniera

CAPITULO II. II.1.

Tipo

SISTEMA ORGANIZACIONACIONAL

La organizacin descrita es una entidad pblica, sin embargo algunas de sus caractersticas pueden considerarse como de una empresa, siendo sus principales objetivos buscar la eficiencia.

II.2.

Sistema

Por sus caractersticas esta organizacin podra considerarse como un sistema autoritario de acuerdo a la definicin: Es una organizacin donde la decisin est fuertemente descentralizada en la lata direccin pues muchas de estas decisiones tienen que ver con el contexto poltico. La comunicacin que prima es descendente, sin embargo los asesores y consultores aportan para la toma de decisiones pero no deciden. Los controles son rgidos en el manejo de la informacin y accesos a sus dependencias, debido a que manejan informacin gubernamental.

II.3.

Estructura Orgnica

En aplicacin a los principios de toda organizacin las unidades que se encargan de realizar trabajos o actividades concretas, el organigrama de la Autoridad Portuaria Nacional tiene el siguiente esquema:

Pgina 6 de 14

Maestra de Gerencia de Proyectos de Ingeniera

En el siguiente apartado se describen cada una de estas unidades especializadas. El Directorio Constituido por 11 directores representantes del Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Mincetur, Usuarios portuarios, Ministerio de Economia y Finanzas y trabajadores portuarios, es donde se toman las decisiones institucionales mas importantes. Organo de Control Institucional (OCI) Oficina reresentativa de la contraloria general de la republica fiscaliza, supervisa y controla los recursos del estado utilizados por esta entidad. Grupos Consultivos especializados Grupo de asesores para el directorio y la gerencia general Grupo Consultivo de la APR Grupo de consultores y asesores para las oficinas de las autoridades portuarias regionales (oficinas descentralizadas). Pgina 7 de 14

Maestra de Gerencia de Proyectos de Ingeniera

Gerencia General (GG) Encargado de gerenciar los temas internos de la entidad Oficina General de Administracion (OGA) Es el rgano de apoyo, dependiente de la Gerencia General, encargado de administrar los recursos materiales, financieros y humanos de la APN, de conducir la ejecucin presupuestal, financiera, contable, patrimonial, de manejo de fondos y de realizar procedimientos de ejecucin coactiva, recursos humanos, tecnologas de la informacin y temas de capacitacin. Unidad de Asesora Jurdica (UAJ) La Unidad de Asesora Jurdica es un rgano de asesoramiento, dependiente de la Gerencia General encargado de prestar asesoramiento jurdico a la entidad as como concordar, sistematizar, proponer y tramitar la normatividad y disposiciones reglamentarias que emita la APN, entre otros. Unidad de Proteccin y Seguridad (UPS) Es el rgano de asesoramiento, dependiente de la Gerencia General, encargado de proponer las polticas y la normatividad relativas a la proteccin de las instalaciones portuarias y la seguridad de las actividades y servicios portuarios, en coordinacin con los rganos de lnea, y algunos temas de capacitacin. Unidad de Relaciones Institucionales (URRII) Es el rgano de asesoramiento, dependiente de la Gerencia General, encargado de la formulacin e implementacin de estrategias de comunicacin y de imagen de la APN, as como de promover las relaciones internacionales e interinstitucionales Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos (DIPLA) La Direccin de Planeamiento y Estudios Econmicos, es el rgano de lnea dependiente de la Gerencia General, encargado de conducir el proceso de planeamiento del desarrollo del SPN, la evaluacin de gestin, la promocin de la inversin privada y facilitar las

Pgina 8 de 14

Maestra de Gerencia de Proyectos de Ingeniera concesiones portuarias hacia el sector privado, en concordancia con los planes, objetivos y metas establecidas, adems de temas de capacitacin. Direccin Tcnica (DITEC) La Direccin Tcnica es el rgano de lnea, dependiente de la Gerencia General encargado de proponer normas tcnicas relacionadas con habilitaciones de reas acuticas y costeras de uso portuario, aprobar los expedientes tcnicos correspondientes a las obras y equipamiento de los proyectos de inversin en infraestructura portuaria y de supervisar su ejecucin. Direccin de Operaciones y Medio Ambiente (DOMA) La Direccin de Operaciones, es el rgano de lnea dependiente de la Gerencia General, encargado de promover, normar y controlar el ordenamiento administrativo y operativo de las actividades y servicios portuarios conforme a criterios de libre acceso, leal competencia y libre concurrencia en el mercado de servicios portuarios. Est encargado de brindar soporte informtico y sistematizar el empleo de tecnologas de informacin en la APN, esta direccin tambin est encargada de algunos temas de capacitacin.

Pgina 9 de 14

Maestra de Gerencia de Proyectos de Ingeniera

CAPITULO III.

PROBLEMAS IDENTIFICADOS

Con el transcurrir del tiempo se evidencia que algunas dependencias no funcionan bien, por ejemplo dentro de la Oficina General de Administracin se encuentra como dependientes los recursos humanos, el rea de informtica y sistemas y algunos temas de capacitacin. La Direccin de Operaciones y Medio Ambiente, Direccin de Planeamiento y la Unidad de Proteccin y Seguridad organizan eventos de capacitacin. Tambin se detectaron que haba dos oficinas de informtica, la de Informtica y Sistemas que manejada por la OGA y la de tecnologas de informacin de DOMA. Se replanteo el organigrama y quedo de la siguiente manera:

Como se puede observar han aparecieron dos nuevas oficinas las cuales se detallan a continuacin:

Pgina 10 de 14

Maestra de Gerencia de Proyectos de Ingeniera Oficina de Tecnologas de la Informacin (OTI) Esta nueva oficina es la encargado del soporte informtico de la organizacin tanto en software y hardware, adema formula nuevas aplicaciones informticas para facilitar la gestin como el software para la gestin documentaria y presupuestal, que anteriormente se encontraba dispersa en varias oficinas. Oficina de la gestin del Conocimiento El tema de capacitacin es muy importante en toda organizacin, se puede hablar de eficiencia y productividad pero si no se tiene el personal especializado a poco se podr llegar, en la organizacin analizada, se observ que algunas dependencias haban decidido ocuparse de la capacitacin y personal, si lo hace cada una resultar mas cara y poco objetiva para toda la organizacin, es por eso que se crea una oficina de gestin del conocimiento que deber encargarse de todas las necesidades de capacitacin de la organizacin. Si bien el esquema organizacional ahora puede estar bien planteado el principal problema es que cada dependencia que con el tiempo se ha desarrollado, deber subdividirse para especializar ms el trabajo, en la organizacin analizada se observ tambin que las direcciones, oficinas y unidades estn encargadas de realizar varias funciones, esto implica que en un futuro el flujo de informacin producida o manejada, ser demasiado grande lo que har un poco difcil de gestionar, organizar y controlar, esto impactar en la eficiencia y competitividad de la entidad, pues la capacidad de respuesta ser ms lenta.

Pgina 11 de 14

Maestra de Gerencia de Proyectos de Ingeniera

CAPITULO IV.

PROPUESTA DE SOLUCION

La propuesta de solucin es evidente se plantear subdividir las direcciones o unidades ms grandes con la finalidad de optimizar las funciones de la entidad como conjunto.

Pgina 12 de 14

Maestra de Gerencia de Proyectos de Ingeniera

Obviamente que se debern tambin replantearse los documentos de gestin y procesos como el Manual de Organizacin y Funciones (MOF), El Reglamento de Organizacin y Pgina 13 de 14

Maestra de Gerencia de Proyectos de Ingeniera Funciones (ROF) y en el caso de entidades pblicas el Texto nico de Procedimientos Administrativos (TUPA). CONCLUSIONES 1. El sistema organizacional de las empresas privadas o entidades pblicas es dinmico, es decir evoluciona con el tiempo de acuerdo a las necesidades o desarrollo de la organizacin. 2. Con el tiempo la especializacin de las oficinas pueden generar ms subdivisiones, haciendo crecer el sistema organizacional de la empresa. 3. Se requiere modificar los documentos de gestin y proceso como el MOF, ROF y TUPA en el caso de una entidad estatal.

Pgina 14 de 14