Project Management Lifecycle

Development Standard

Project Management Life Cycle The Project Management Life Cycle (PMLC) addresses the project management needs for all systems development projects. It is applicable to new system development projects and to maintenance projects for existing systems. What is a Project Management Life Cycle? A system development project is a set of activities that starts and ends at identifiable points in time and that produces quantifiable and qualifiable deliverables. Projects are staffed by people using processes and technology to design, develop and deliver a product package. People, processes and technology all have to be managed during the life of a project. Project Management is the process by which a project is initiated, planned, controlled, and brought to a conclusion to support the accomplishment of business and system objectives. Since a project has a defined beginning and end, with numerous activities and deliverables that have to be managed, we are calling the aggregation of these management methods a Project Management Life Cycle (PMLC). Not all projects are the same. So, to develop a set of rules (methods) for project management, we must realize that these rules must be adaptable for all types of projects and for all types of system developers and product groups. Additionally, different system development techniques will sometimes require different sets of rules for managing the resulting development activities. For example, a standalone- PC application product requires less detailed management control than a workstation product integrating other applications and running in a large networked environment. It is important to note that the PMLC and Product Development Life Cycle (PDLC) can be considered repositories of reusable methods that can be selected and integrated to meet the demands of projects varying in size and complexity. Relationship of PMLC to the Product Development Life Cycle (PDLC) The scope of project management is not the technical work which prepares the information technology based products. Rather, the domain of project management is the management of all the factors which surround and enable the technical development work to be accomplished. These factors include project resources, time, cost, schedule and quality. Project success is often defined as meeting the project cost, schedule and quality constraints. The scope of the Product Development Life Cycle (PDLC) is all of the project technical functions that have to be performed to produce, maintain and support the expected product deliverables. These functions include business analysis, functional and technical requirements definition, system design, construction, rollout/release and maintenance. During the formation and execution of a project, the activities in the PMLC and PDLC are integrated, i.e., all technical activities are planned (using the PDLC as a source of technical activities to be performed) and executed using the planning, execution and control methods defined in the PMLC.
___________________________________________________________________________________________________ _ Heinsights 1 07/16/13

Project Management Lifecycle

Development Standard

If PMLC and PDLC activities are integrated during a project, why are they separated in the methodology? They are separated in order to:

Recognize the natural separation of project work between technical and project management activities. And to facilitate the training and use of these activities by the project members responsible for them. Recognize the importance of both the technical and management work. And ensure that project management activities are clearly identified and performed. Too often the technical work is stressed and the project management work is "forgotten". Through practical project experience, the implementation of systems engineering standards, and development of systems engineering theory, the software industry has recognized the importance of project management. Facilitate the effective maintenance (improvement) of both life cycles. If they are kept separate in the methodology, the changes in one life cycle are much less likely to affect the other.

Relationship of PMLC to Supporting Processes The PMLC documents project management phases, tasks, activities, expected inputs and outputs (deliverables) and organizational participation in these. The PMLC does not contain the detailed description of every method used within the life cycle. These detailed method descriptions are contained in the Supporting Processes section of the methodology. When needed, the PMLC references these Supporting processes. Methods such as project planning, project estimation, project scheduling, risk management, resource management, cost management, time management, project reporting, configuration management, incident reporting, tracking and resolution, etc. are part of the Supporting Processes. What Needs to be Managed? Projects are organized and staffed by people of varying skills, responsibilities and roles. In order to perform their work, these people use processes (ad hoc or standardized) and tools. Projects are constrained by many factors. The common ones are time, cost, resources, product requirements and quality. The ultimate goal of a project team is to deliver a product on time, within budget, that meets the product requirement and quality constraints. To achieve this goal the team must use effective methods to manage the people, processes and tools used for the project. The following need to be considered for each: People

Identification of roles, responsibilities, and skills needed for the project. Identification of types and numbers of people resources needed to meet project roles, responsibilities and skill requirements- technical development (architects, analysts, programmers, etc.), managerial (senior management, project management), quality assurance, product marketing, operations, etc.

___________________________________________________________________________________________________ _ Heinsights 2 07/16/13

Project Management Lifecycle

Development Standard

Identification of staffing sources - use of existing organizational resources, contractors, new hires Organization of people resources into effective teams with the necessary communication interfaces. Communication of project mission and individual team assignments Communication of project values/expectations - quality, quantity of work, communication, teamwork, etc. Training on project methods (management and technical), communication skills, technology and tools Communication on project status, issues, problems and changes. Effective communication to all project team members. Communication on effectiveness of project methods, tools and work environments. Implementation of methods, tools and work environment improvements Measurement of team and individual performance (based on project values/expectations); implementation of performance improvements. Monitoring of project staffing/skill needs; maintaining necessary staffing levels and/or re-assigning roles and responsibilities

Processes

Definition of the management and technical methods needed for the project Selection of the appropriate management and technical methods from the organizational Product Development Process Acquisition and/or development of project specific methods not available in the organizational Product Development process Implementation of process effectiveness measurements Monitoring of process effectiveness, implementation of process improvements

Tools

Evaluation of project tools required to support chosen management and technical methods Selection, implementation and administration of project tools. Tools to be considered include:

Process Management Estimating Risk Management Project Management Prototyping Requirements Definition Technical Analysis and Design Code Generation Code Library Generation and Maintenance Data Base Managers QA (Test Management, Reviews, Inspections, Audits) Configuration Management ___________________________________________________________________________________________________ _ Heinsights 3 07/16/13

Project Management Lifecycle

Development Standard

Document Control Incident Reporting, Tracking and Resolution Product Installation

Phases of Project Management The Project Management Life Cycle naturally breaks into three major phases - Project Planning and Initiation, Project Execution and Control, and Project Closure. These are described briefly below. Project Planning and Initiation This phase includes important planning, organization and administration tasks. The phase begins when authorization is given by management to formally start a new project. In order to start this phase, the necessary up-front business planning and cost justification analysis that occurs in the Business Analysis Phase of the Product Development Life Cycle (PDLC) should have taken place and been approved by management. The key deliverables from the Business Analysis Phase - the beginning Project Charter and product functional requirements - should be available as input into this phase. The key to project success is the adequate planning of the project. The planning tasks include the definition of project scope, deliverables and constraints (what will be done), the selection of management and technical methods that will be used (how it will be done), the definition and organization of the project team (who will do it), the estimation of effort and resources required (how much it will cost), and the determination of project milestones and schedules (when it will be done). This project planning foundation has to be laid to ensure the success of the project execution. The planning information will be documented in the key deliverable of this phase - the Project Charter. The Project Charter is reviewed and approved by the designated participants before the project team is formed and the project is initiated. After approval of the Project Charter, the project team is formed and the project is initiated. Project Execution and Control This phase is primarily focused on carrying out the project plans documented in the Project Charter. All of the work required to define, design, construct, test and deploy the product is done during this PMLC phase. Successful project execution will require the use of the management and control methods identified in this phase. The primary purpose of project management during this phase is to monitor, evaluate and communicate project progress and to define and implement corrective measures if progress does not meet the expectations defined in the Project Charter. These include expectations for product functionality, performance, quality, cost of development, and development/deployment schedules. Project issues, problems and change requests have to be identified, evaluated and resolved. These have to be communicated to all project team members (organizational technical and management, and contractors) involved in evaluating and resolving them.
___________________________________________________________________________________________________ _ Heinsights 4 07/16/13

Project Management Lifecycle

Development Standard

Improvement measures may be applicable to individual project teams, working environments, processes and tools. Organizational Product Development Process methods employed during this phase include those for Project reporting, Verification and Validation, Risk Management, Configuration Management, Document Control, Project and Product metrics, Contractor Management, Project Estimation, Project Scheduling, Tools Evaluation and Acquisition, peer Reviews, Audits, Incident Tracking, Reporting and Resolution, Time Management, and Cost Management. The Project Charter continues to serve as the primary communication vehicle for project plans and progress. It is a dynamic document during this phase and is updated when necessary to reflect changes in project scope, constraints, deliverables, and progress. Project Closure The primary purpose of this phase is to administratively close down the project and to evaluate how effective the project execution was. Administrative closure includes the updating of project metrics, cleanup and archiving of all project documentation, libraries and repositories, and the release of project resources. Evaluation of project effectiveness includes a Project Post-Mortem evaluation. The purpose of the evaluation is to determine "what went right" (and to carry this forward to other projects), "what went wrong" (and to keep it from happening again), and what was produced that may be reusable by other projects. This evaluation serves as a primary improvement vehicle for all organizational projects. A Project Post-Mortem Report is generated that contains evaluation findings and recommended actions.

___________________________________________________________________________________________________ _ Heinsights 5 07/16/13

Project Management Lifecycle

Development Standard

Pengurusan Projek Kitaran Hayat Pengurusan Projek Kitaran Hidup (PMLC) menangani keperluan pengurusan projek untuk semua projek pembangunan sistem. Ia boleh digunakan untuk projek-projek pembangunan sistem yang baru dan projek-projek penyelenggaraan untuk sistem yang sedia ada. Apakah Pengurusan Projek Kitaran Hayat? Satu projek pembangunan sistem adalah satu set aktiviti yang bermula dan berakhir di tempat-tempat yang dikenal pasti dalam masa dan yang menghasilkan serahan diukur dan qualifiable. Projek-projek yang dikendalikan oleh orang yang menggunakan proses dan teknologi untuk mereka bentuk, membangun dan menyampaikan pakej produk. People, proses dan teknologi semua perlu diuruskan semasa hayat projek. Pengurusan projek adalah proses di mana projek yang dimulakan, terancang, terkawal, dan dibawa ke satu kesimpulan untuk menyokong pencapaian objektif perniagaan dan sistem. Sejak projek mempunyai permulaan yang ditakrifkan dan akhir, dengan pelbagai aktiviti dan hasil yang perlu diuruskan, kita memanggil penjumlahan kaedah pengurusan Pengurusan Projek Kitaran Hidup (PMLC). Tidak semua projek-projek yang sama. Jadi, untuk membangunkan satu set peraturan (kaedah) untuk pengurusan projek, kita perlu sedar bahawa peraturan-peraturan ini mesti disesuaikan untuk semua jenis projek-projek dan untuk semua jenis pembangun sistem dan kumpulan produk. Selain itu, teknik-teknik pembangunan sistem yang berbeza kadangkadang akan memerlukan set peraturan untuk menguruskan aktiviti-aktiviti pembangunan yang dihasilkan. Sebagai contoh, produk permohonan berdiri-PC memerlukan kawalan pengurusan kurang terperinci daripada produk workstation mengintegrasikan aplikasi lain dan berjalan dalam persekitaran rangkaian yang besar. Adalah penting untuk ambil perhatian bahawa PMLC dan Pembangunan Produk Kitaran Hayat (PDLC) boleh dianggap repositori kaedah boleh diguna semula yang boleh dipilih dan bersepadu untuk memenuhi keperluan projek-projek yang berbeza-beza dari segi saiz dan kerumitan. Hubungan PMLC kepada Pembangunan Produk Kitaran Hayat (PDLC)
___________________________________________________________________________________________________ _ Heinsights 6 07/16/13

Project Management Lifecycle

Development Standard

Skop pengurusan projek tidak kerja-kerja teknikal yang menyediakan produk-produk yang berasaskan teknologi maklumat. Sebaliknya, domain pengurusan projek ialah pengurusan semua faktor-faktor yang mengelilingi dan membolehkan kerja-kerja pembangunan teknikal yang perlu dicapai. Faktor-faktor ini termasuk sumber projek, masa, kos, jadual dan kualiti. Kejayaan projek sering ditakrifkan sebagai memenuhi kos, jadual dan kualiti kekangan projek. Skop Pembangunan Produk Kitaran Hayat (PDLC) adalah semua fungsi projek teknikal yang perlu dilakukan untuk menghasilkan, menyelenggara, dan menyokong produk serahan dijangka. Fungsi-fungsi ini termasuk analisis perniagaan, fungsi dan teknikal definisi keperluan, reka bentuk sistem, pembinaan, pelaksanaan / pelepasan dan penyelenggaraan. Semasa pembentukan dan pelaksanaan projek, aktiviti-aktiviti di PMLC PDLC dan bersepadu, iaitu semua aktiviti teknikal yang dirancang (menggunakan PDLC sebagai sumber aktiviti teknikal yang perlu dilakukan) dan dilaksanakan dengan menggunakan perancangan, pelaksanaan dan kawalan kaedah ditakrifkan dalam PMLC itu. Jika PMLC dan PDLC aktiviti bersepadu semasa projek, mengapa mereka berpisah dalam kaedah ini? Mereka dipisahkan untuk: * Mengiktiraf pemisahan semula jadi kerja projek antara aktiviti teknikal dan pengurusan projek. Dan untuk memudahkan latihan dan penggunaan aktiviti-aktiviti oleh ahli-ahli projek yang bertanggungjawab untuk mereka. * Mengiktiraf kepentingan kedua-dua kerja-kerja teknikal dan pengurusan. Dan memastikan bahawa aktiviti-aktiviti pengurusan projek dengan jelas dan dilaksanakan. Sering kali kerjakerja teknikal ditekankan dan kerja-kerja pengurusan projek adalah "lupa". Melalui pengalaman praktikal projek, pelaksanaan sistem piawaian kejuruteraan, dan pembangunan sistem teori kejuruteraan, industri perisian telah mengiktiraf kepentingan pengurusan projek. * Memudahkan penyelenggaraan berkesan (peningkatan) kedua-dua kitaran hidup. Jika mereka disimpan berasingan dalam metodologi, perubahan dalam satu kitaran hidup adalah kurang berkemungkinan untuk mempengaruhi yang lain. Hubungan PMLC untuk Menyokong Proses Dokumen-dokumen PMLC fasa pengurusan projek, tugasan, aktiviti dijangka input dan output (serahan) dan penyertaan dalam organisasi ini. PMLC tidak mengandungi huraian terperinci setiap kaedah yang digunakan di dalam kitaran kehidupan. Ini penerangan kaedah terperinci yang terkandung dalam seksyen Proses Sokongan metodologi. Apabila diperlukan, rujukan PMLC proses ini Sokongan. Kaedah seperti perancangan projek, anggaran projek, penjadualan projek, pengurusan risiko, pengurusan sumber, pengurusan kos, pengurusan masa, laporan projek, pengurusan konfigurasi, laporan kejadian, pengesanan dan penyelesaian, dan lain-lain adalah sebahagian daripada Proses Sokongan. Apa Perlu Diuruskan?

___________________________________________________________________________________________________ _ Heinsights 7 07/16/13

Project Management Lifecycle

Development Standard

Projek-projek yang dianjurkan dan dikendalikan oleh orang-orang yang berbeza-beza kemahiran, tanggungjawab dan peranan. Dalam usaha untuk melaksanakan kerja mereka, orang-orang ini menggunakan proses (ad hoc atau standard) dan alat. Projek-projek dikekang oleh banyak faktor. Orang-orang yang biasa ialah masa, kos, sumber, keperluan produk dan kualiti. Matlamat utama pasukan projek adalah untuk menyampaikan produk pada masa, dalam bajet, yang memenuhi keperluan produk dan kekangan yang berkualiti. Untuk mencapai matlamat ini pasukan mesti menggunakan kaedah yang berkesan untuk menguruskan manusia, proses dan alat yang digunakan untuk projek itu. Berikut perlu dipertimbangkan untuk setiap satu: Orang * Pengenalan peranan, tanggungjawab, dan kemahiran yang diperlukan untuk projek ini. * Mengenal pasti jenis dan bilangan orang sumber yang diperlukan untuk memenuhi peranan projek, tanggungjawab dan kemahiran pembangunan keperluan teknikal (arkitek, penganalisis, pengaturcara, dll), pengurusan (pengurusan kanan, pengurusan projek), jaminan kualiti, pemasaran produk, operasi, dan lain-lain * Mengenal pasti sumber-sumber kakitangan - penggunaan sumber-sumber yang sedia ada organisasi, kontraktor, pekerja baru * Organisasi orang sumber kepada pasukan-pasukan yang berkesan dengan muka komunikasi perlu. * Komunikasi misi projek dan tugasan pasukan individu * Komunikasi nilai / jangkaan projek - kualiti, kuantiti kerja, komunikasi, kerja berpasukan, dan lain-lain * Latihan kaedah projek (pengurusan dan teknikal), kemahiran komunikasi, teknologi dan alatalat * Komunikasi mengenai status projek, isu-isu, masalah dan perubahan. Komunikasi yang berkesan kepada semua ahli pasukan projek. * Komunikasi mengenai keberkesanan kaedah projek, peralatan dan persekitaran kerja. * Pelaksanaan kaedah, alat dan penambahbaikan persekitaran kerja * Pengukuran pasukan dan prestasi individu (berdasarkan nilai / jangkaan projek); pelaksanaan peningkatan prestasi. * Pemantauan kakitangan / kemahiran keperluan projek; mengekalkan tahap yang diperlukan kakitangan dan / atau peranan menyerahhakkan semula dan tanggungjawab Proses * Definisi pengurusan dan teknikal kaedah yang diperlukan untuk projek * Pemilihan pengurusan dan teknikal kaedah yang sesuai dari Produk organisasi Proses Pembangunan * Pembelian dan / atau pembangunan kaedah projek tertentu tidak terdapat dalam proses Pembangunan Produk organisasi * Pelaksanaan pengukuran keberkesanan proses * Pemantauan keberkesanan proses, pelaksanaan penambahbaikan proses Alat
___________________________________________________________________________________________________ _ Heinsights 8 07/16/13

Project Management Lifecycle

Development Standard

* Penilaian alat projek yang diperlukan untuk menyokong pengurusan dan teknikal kaedah yang dipilih * Pemilihan, pelaksanaan dan pentadbiran alat projek. Alat untuk dipertimbangkan termasuk: * Pengurusan Proses * Anggaran * Pengurusan Risiko * Pengurusan Projek * Prototaip * Definisi Keperluan * Analisis Teknikal dan Reka Bentuk * Penjanaan Kod * Kod Perpustakaan Generasi dan Penyelenggaraan * Pengurus Pangkalan Data * QA (Pengurusan Ujian, Ulasan, Pemeriksaan, Audit) * Pengurusan Konfigurasi * Kawalan Dokumen * Laporan Insiden, Tracking dan Resolusi * Pemasangan Produk Fasa Pengurusan Projek Pengurusan Projek Kitaran Hidup semula jadi rosak kepada tiga fasa utama - Perancangan Projek dan Permulaan, Pelaksanaan Projek dan Kawalan, dan Projek Penutupan. Ini dinyatakan secara ringkas di bawah. Perancangan projek dan Permulaan Fasa ini termasuk perancangan, organisasi dan pentadbiran tugas-tugas penting. Fasa ini bermula apabila kebenaran diberikan oleh pihak pengurusan untuk secara rasmi memulakan projek baru. Dalam usaha untuk memulakan fasa ini, perlu perancangan perniagaan up-depan dan analisis kos justifikasi yang berlaku dalam Fasa Analisis Perniagaan Pembangunan Produk Kitaran Hayat (PDLC) sepatutnya berlaku dan telah diluluskan oleh pihak pengurusan. Hasil utama dari Analisis Fasa Perniagaan - Piagam Projek awal dan keperluan fungsian produk - perlu ada sebagai input ke dalam fasa ini. Kunci kepada kejayaan projek adalah perancangan yang mencukupi projek. Tugas-tugas perancangan termasuk definisi skop projek, serahan dan kekangan (apa yang akan dilakukan), pemilihan pengurusan dan teknikal kaedah yang akan digunakan (bagaimana ia akan dilakukan), definisi dan organisasi pasukan projek (yang akan melakukannya), anggaran usaha dan sumber yang diperlukan (berapa banyak ia akan kos), dan penentuan pencapaian projek dan jadual (apabila ia akan dilakukan). Ini asas perancangan projek telah dibentangkan bagi memastikan kejayaan pelaksanaan projek itu. Maklumat perancangan akan didokumenkan dalam deliverable utama fasa ini - Piagam Projek. Piagam Projek dikaji
___________________________________________________________________________________________________ _ Heinsights 9 07/16/13

Project Management Lifecycle

Development Standard

dan diluluskan oleh para peserta yang ditetapkan sebelum pasukan projek yang dibentuk dan projek itu dimulakan. Selepas kelulusan Piagam projek, pasukan projek yang dibentuk dan projek itu dimulakan. Pelaksanaan Projek dan Kawalan Fasa ini tertumpu kepada melaksanakan projek itu merancang didokumenkan dalam Piagam Projek. Semua kerja yang diperlukan untuk menentukan, mereka bentuk, membina, menguji dan menggunakan produk yang dilakukan semasa fasa PMLC ini. Pelaksanaan projek yang berjaya akan memerlukan penggunaan pengurusan dan kawalan kaedah yang dikenal pasti dalam fasa ini. Tujuan utama pengurusan projek semasa fasa ini adalah untuk memantau, menilai dan berkomunikasi kemajuan projek dan untuk menentukan dan melaksanakan langkah-langkah pembetulan sekiranya kemajuan tidak memenuhi harapan yang ditakrifkan dalam Piagam Projek. Ini termasuk jangkaan fungsi produk, prestasi, kualiti, kos pembangunan dan pembangunan / jadual penempatan. Isu-isu projek, masalah dan permintaan perubahan perlu dikenalpasti, dinilai dan diselesaikan. Ini perlu disampaikan kepada semua ahli pasukan projek (teknikal organisasi dan pengurusan, dan kontraktor) yang terlibat dalam menilai dan menyelesaikan mereka. Langkah-langkah penambahbaikan yang terpakai kepada pasukan projek individu, bekerja persekitaran, proses dan alat. Produk organisasi kaedah Proses Pembangunan bekerja dalam fasa ini termasuk mereka bagi Projek laporan, Pengesahan dan Pengesahan, Pengurusan Risiko, Pengurusan Konfigurasi, Dokumen Kawalan, Projek dan metrik Produk, Pengurusan Kontraktor, Anggaran Projek, Penjadualan, Alat Penilaian dan Perolehan, rakan sebaya Ulasan, audit, Tracking Insiden, Laporan dan Resolusi, Pengurusan Masa dan Pengurusan Kos. Piagam Projek terus berkhidmat sebagai kenderaan komunikasi utama untuk pelan projek dan kemajuan. Ia adalah dokumen dinamik semasa fasa ini dan dikemaskini apabila perlu untuk mencerminkan perubahan dalam skop projek, kekangan, serahan, dan kemajuan. Penutupan Projek Tujuan utama fasa ini adalah untuk pentadbiran menutup projek dan untuk menilai sejauh mana keberkesanan pelaksanaan projek itu. Penutupan pentadbiran termasuk mengemaskini metrik projek, pembersihan dan arkib semua dokumentasi projek, perpustakaan dan repositori, dan pelepasan sumber projek. Penilaian keberkesanan projek termasuk projek penilaian Post-Mortem. Tujuan penilaian ini adalah untuk menentukan "apa yang telah betul" (dan membawa ke hadapan ini untuk projekprojek lain), "apa yang telah salah" (dan untuk memastikan ia daripada berlaku lagi), dan apa yang telah dihasilkan yang boleh diguna semula oleh projek lain . Penilaian ini berfungsi sebagai kenderaan utama peningkatan bagi semua projek organisasi. A Projek Post-Mortem Laporan dihasilkan yang mengandungi penemuan penilaian dan tindakan yang disyorkan.
___________________________________________________________________________________________________ _ Heinsights 10 07/16/13