EXCEL Manual Avanzado

Manual avanzado de excel
Ing. Carmen L. Infante S. Ing. Fracisco J.Cruz V.
79
NDICE
PAG.
INTRODUCCION
03
CAPITULO I.
CONCEPTOS BSICOS
05
CAPITULO II.
FORMULAS Y FUNCIONES AVANZADAS
17
CAPITULO III.
ESCENARIOS , ESQUEMAS Y VISTAS
37
CAPITULO IV.
LISTAS
60
CAPITULO V.
FUNCIONES DE BSQUEDA
70
CAPITULO VI.
MACROS
79
CAPITULO VII.
TABLAS Y GRAFICOS DINAMICOS
97
CAPITULO VIII. FORMULARIOS
120
BIBLIOGRAFA Y DIRECCIONES ELECTRNICAS
140
80
Introduccin
La hoja de clculo Excel de Microsoft es una aplicacin integrada en el entorno Windows cuya finalidad es la realizacin de clculos sobre datos introducidos en la misma, as como la representacin de estos valores de forma grfica. A estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de datos.
Excel trabaja con hojas de clculo que estn integradas en libros de trabajo. Un libro de trabajo es un conjunto de hojas de clculo y otros elementos como grficos, hojas de macros, etc. El libro de trabajo contiene 16 hojas de clculo que se pueden eliminar, insertar, mover, copiar, cambiar de nombre,... Cada una de las hojas de clculo Excel es una cuadrcula rectangular que tiene 16.384 filas y 256 columnas. Las filas estn numeradas desde el uno y las columnas estn rotuladas de izquierda a derecha de la A a la Z, y con combinaciones de letras a continuacin. La ventana muestra slo una parte de la hoja de clculo. La unidad bsica de la hoja de clculo es una celda. Las celdas se identifican con su encabezamiento de columna y su nmero de fila. La hoja de clculo se completa introduciendo texto, nmeros y frmulas en las celdas. Los programas dedicados a las hojas de clculo han ido evolucionando a lo largo del tiempo, al principio el entorno de trabajo de estos programas era el DOS, es decir corran bajo ese sistema operativo. El primero en aparecer fue el Lotus 123, los archivos realizados con esta hoja de clculo tenan la extensin .WK1. El segundo fue el Quattro Pro, cuyos archivos tenan la extensin .WQ1. Al aparecer Windows se crea el EXCEL, una de las primeras hojas de clculo que corre bajo Windows. Microsoft Excel es una poderosa herramienta, ampliamente utilizada en el mundo empresarial y acadmico, tanto por su facilidad de uso como por las prestaciones que ofrece para el tratamiento de datos e informacin numrica principalmente.
81
El presente Manual, precisamente tiene como objetivo guiar al alumno en el uso de algunas de las prestaciones o posibilidades que ofrece este programa, algunas de las cuales no son muy conocidas, esto a pesar de que son bastante fciles de abordar. Su dominio, le permitir al lector la elaboracin de archivos de trabajo o informes en forma mucho ms rpida y eficiente, dando una clara imagen de profesionalismo. Es as como, trataremos el uso de "macros" para realizar optimizaciones a procesos, el uso de los comnmente llamados "botones" que darn una imagen totalmente distinta a sus aplicaciones e inclusive nos adentraremos en las posibilidades que Excel nos da para publicar sus archivos como "pginas web".
82
Capitulo I CONCEPTOS BASICOS

INTRODUCCIN.Excel es una hoja de calculo que puede ser usado por cualquier profesional en su respectiva rea temtica pero depende del conocimiento de este para que aproveche al mximo todas las utilidades que de la herramienta provee por lo cual se hace necesario conocer algunas cosas adicionales que no se toman con frecuencia en un curso de Excel, esto permitir brindar al usuario una visin mucho ms amplia de la importancia de saber usar esta herramienta. El propsito de este manual es dar a conocer al usuario algunas herramientas que no se logran dar a conocer en un curso normal (computacin I). Se esta partiendo que el usuario tiene un conjunto de conocimientos previos y con la gua de un profesor le permitir su entendimiento. En esta parte brindaremos un conjunto de conocimientos necesario y bsicos que el usuario debe saber para familiarizarse con una hoja de calculo.
Conceptos Bsicos.-
La barra de ttulo En ella se muestra el nombre del libro sobre el que se est trabajando en ese momento. Inicialmente es un nombre provisional hasta que se guarde, donde podremos dar al libro otro nombre.
Barra de mens. La barra de mens, al igual que el Word, contiene todas las operaciones que se pueden realizar en Excel, agrupadas en mens desplegables.
Barra de herramientas estndar.
83
Contiene los botones para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms habituales, como Abrir nuevo libro, Abrir nuevo desde archivo, Guardar, Cortar, Copiar, Pegar, Imprimir, Ordenar etc.
Barra de formato. Contiene los botones para aplicar de forma rpida un formato a las celdas filas y columnas de la tabla, como Elegir una fuente, tamao, poner negrita, cursiva, subrayado, etc.
Barra de frmulas. Utilizaremos esta barra para aadir los clculos y las frmulas que se necesiten. Cuando colocamos el cursor en la caja de texto se activan los botones de esta barra, y escribiremos el clculo. Esto se estudiar con ms detalle en otro punto del tema.
Hoja de datos. Si observamos la ventana de Excel vemos que la hoja de datos est dividida en columnas alfabetizadas y filas numeradas. Todo el conjunto es lo que llamamos la hoja de datos, es donde vamos a escribir los datos.
SELECCIONAR CELDAS, FILAS, COLUMNAS Antes de trabajar con celdas, debe seleccionar una celda o un grupo de celdas. Cuando seleccione una nica celda, esta se vuelve activa y su referencia aparecer en el cuadro de nombres, en el extremo izquierdo de la barra de frmulas. Aunque en cada momento puede estar activa una nica celda, a menudo puede acelerar las operaciones seleccionando un grupo de celdas denominados rangos.
La celda activa es la celda seleccionada en la que se introduce los datos cuando se empiezan a escribir. Slo puede haber una celda activa a la vez. La celda activa est rodeada por un borde ms grueso.
84
Rango o bloque de celdas: es un conjunto de celdas adyacentes, que forman un area rectangular. La referencia a un rango es indicando la Celda inicial: Celda final. Ejemplo A1:B5, C8:D20.
Formas de Seleccin
Procedimiento
EL RATN Varias de celdas Al interior de la celda debe salir el puntero en forma de cruz gruesa, luego con el ratn realizar un clic de arrastre. Filas o Columnas Dar clic en los encabezados ya sea horizontal o vertical Toda la Hoja Dar clic en el vrtice formado por la interseccin de los encabezados TECLADO Varias Celdas Sin dejar de presionar <Shift> o tecla <Mayscula>, pulse sucesivamente las flechas de direccin . TECLADO Y RATN Celdas discontinuas Varias celdas Sin dejar de presionar la <Crtl> haga clic de arrastre en un rango o bloque determinado. Sin dejar de presionar <Shift> o tecla <Mayscula>, haga clic en diagonal desde A1:F10.
USO DE TECLAS EN MODO ABREVIADO.

q
Teclas para moverse y desplazarse por una hoja de clculo o un libro
Teclas para moverse y desplazarse por una hoja de clculo o un libro Presione Teclas de direccin CTRL+ tecla de direccin Para Moverse una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha Ir hasta el extremo de la regin de datos actual
85
INICIO CTRL+INICIO CTRL+FIN
Ir hasta el comienzo de una fila Ir hasta el comienzo de una hoja de clculo Ir a la ltima celda de la hoja de clculo, que es la celda ubicada en la interseccin de la columna situada ms a la derecha y la fila ubicada ms abajo (en la esquina inferior derecha) o la celda opuesta a la celda inicial, que es normalmente la celda A1 Desplazarse una pantalla hacia abajo Desplazarse una pantalla hacia arriba Desplazarse una pantalla hacia la derecha Desplazarse una pantalla hacia la izquierda Ir a la siguiente hoja del libro Ir a la hoja anterior del libro Ir al siguiente libro o a la siguiente ventana Ir al libro o a la ventana anterior Mover al siguiente panel de un libro que se ha dividido Mover al anterior panel de un libro que se ha dividido Desplazarse para ver la celda activa Mostrar el cuadro de dilogo Ir a Mostrar el cuadro de dilogo Buscar Repetir la ltima accin de Buscar (igual a Buscar siguiente) Desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de clculo protegida
AV PG RE PG ALT+AV PG ALT+RE PG CTRL+AV PG CTRL+RE PG CTRL+F6 o CTRL+TAB CTRL+MAYS+F6 o CTRL+MAYS+TAB F6 MAYS+F6 CTRL+RETROCESO F5 MAYS+F5 MAYS+F4 TAB
Teclas para moverse por una hoja de clculo con el modo Fin activado Presione FIN FIN, tecla de direccin Para Activar o desactivar el modo Fin Desplazarse un bloque de datos dentro de una fila o columna
86
FIN, INICIO
Ir a la ltima celda de la hoja de clculo, que es la celda ubicada en la interseccin de la columna situada ms a la derecha y la fila ubicada ms abajo (en la esquina inferior derecha) o la celda opuesta a la celda inicial, que es normalmente la celda A1 Ir a la ltima celda situada a la derecha de la fila actual que no est en blanco; esta tecla no estar disponible si se ha activado la casilla de verificacin Teclas de desplazamiento para transicin en la ficha Transicin (men Herramientas, comando Opciones)
FIN, ENTRAR
Teclas para moverse por una hoja de clculo con la tecla BLOQ DESPL activada Presione BLOQ DESPL INICIO FIN FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA Para Activar o desactivar la tecla BLOQ DESPL Ir a la celda de la esquina superior izquierda de la ventana Ir a la celda de la esquina inferior derecha de la ventana Desplazarse una fila hacia arriba o hacia abajo Desplazarse una columna hacia la izquierda o hacia la derecha
Sugerencia Cuando utilice las teclas de desplazamiento (como RE PG y AV PG) con la tecla BLOQ DESPL desactivada, la seleccin se mover la distancia que se desplace. Si desea conservar la seleccin mientras se desplaza a travs de la hoja de clculo, en primer lugar, active la tecla BLOQ DESPL.
Teclas para aplicar formato a los datos Presione ALT+' (apstrofo) CTRL+1 CTRL+E CTRL+MAYS+$ Para Mostrar el cuadro de dilogo Estilo Mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas Aplicar el formato de nmero General Aplicar el formato Moneda con dos decimales (los nmeros negativos aparecen en rojo)
87
Presione CTRL+MAYS+% CTRL+MAYS+^ CTRL+MAYS+# CTRL+MAYS+@ CTRL+MAYS+!
Para Aplicar el formato Porcentaje sin decimales Aplicar el formato numrico Exponencial con dos decimales Aplicar el formato Fecha con el da, mes y ao Aplicar el formato Hora con la hora y minutos e indicar a.m. o p.m. Aplicar el formato Nmero con dos decimales, separador de millares y signo menos () para los valores negativos Aplicar un borde Quitar los contornos Aplicar o quitar el formato de negrita Aplicar o quitar el formato de cursiva Aplicar o quitar el formato de subrayado Aplicar o quitar el formato de tachado Ocultar filas Mostrar filas Ocultar columnas Mostrar columnas
CTRL+MAYS+& CTRL+MAYS+_ CTRL+N CTRL+K CTRL+S CTRL+5 CTRL+9 CTRL+MAYS+( (parntesis de apertura) CTRL+0 (cero) CTRL+MAYS+) (parntesis de cierre)
Teclas para trabajar con los cuadros de dilogo Abrir y Guardar como Presione CTRL+F12 o CTRL+A ALT+F2, F12 o CTRL+G ALT+MAYS+F2 o MAYS+F12 ALT+1 ALT+2 Para Mostrar el cuadro de dilogo Abrir Guardar el libro activo Mostrar el cuadro de dilogo Guardar como Ir a la carpeta anterior Abrir la carpeta que se encuentra un nivel por encima de la carpeta abierta
88
ALT+3 ALT+4 ALT+5 ALT+6 ALT+7
Cerrar el cuadro de dilogo y abrir la pgina de bsqueda del World Wide Web Eliminar la carpeta o archivo seleccionado Crear una nueva subcarpeta en la carpeta abierta Alternar entre las vistas Lista, Detalles, Propiedades y Vista previa Mostrar el men Herramientas (botn Herramientas)
89
Teclas para insertar, eliminar y copiar una seleccin

Presione CTRL+C CTRL+X CTRL+V SUPR CTRL+GUIN CTRL+Z CTRL+MAYS+ SIGNO MS Para Copiar la seleccin Cortar la seleccin Pegar la seleccin Borrar el contenido de la seleccin Eliminar celdas Deshacer la ltima accin Insertar celdas vacas
La combinacin de teclas anteriormente expuestas son las ms conocidas por un usuario de Excel.
Pegado Especial Ms Excel 2000 permite pegar no solo el contenido de las celdas, sino las frmulas, los formatos, los comentarios, todo excepto bordes o reglas de validacin. Adems, si las celdas origen y las destino contienen nmeros se pueden realizar una operacin y automticamente se tiene nuevos valores. Saltar blancos no pega las celdas en blanco de rea pegada. Excel permite trasponer el contenido de la(s) fila(s) por una columna(s) en otras palabras cambia la orientacin de los datos cuando se pegan, los datos de la fila superior se colocan en la columna y los de la columna izquierda, aparecen en la fila superior. Se muestra el siguiente ejemplo, de transponer el B1:C4
Bloque B1:C4 antes de Trasponer
Bloque B1:C4, despus de transponer
90
Para lograr Transponer un bloque realice los siguientes pasos 1. Seleccione las celdas por ejemplo de B1:C4 2.Haga clic derecho y luego clic en copiar 3.Coloque el cursor en la celda destino por ejemplo A5 4. Haga Clic derecho y luego clic en Pegado Especial 5.Haga clic en la casilla de verificacin Transponer y 6..Finalmente clic en Aceptar.
Pegar sin Formato. Al momento de realizar el pegado hacia una celda o rango, puede pegar sin formato, siempre cuando ingrese a pegado especial seleccione la opcin valores y luego clic en aceptar. De esta manera solamente se traslada su contenido ms no el formato. Formato condicional. Si una celda contiene los resultados de una frmula u otros valores que desee evaluar, puede identificarse las celdas aplicando formatos condicionales. Por ejemplo, puede aplicar negrita y color azul a la celda(s) si las notas sobrepasan de 15; pero son menores de 20. Para ubicar los formatos condicionales realice los siguientes pasos 1. Seleccione las celdas que desee resaltar. Por ejemplo de B2:D3 2. Haga clic en el comando Formato condicional, del men Formato. A continuacin se presenta la siguiente ventana de dilogo: 3. Siga el siguiente procedimiento: Para Utilizar los valores de las celdas seleccionadas como el criterio de formato, haga clic en valor de la celda, seleccione la frase de comparacin e introduzca un valor entre 15 y 20 en el cuadro correspondiente. 4. Haga clic en Formato. Seleccione el estilo de fuente, negrita, el color, los bordes o la trama que desee aplicar. Microsoft Excel solamente aplicar los formatos seleccionados si el valor de la celda cumple la condicin o si la frmula devuelve un valor VERDADERO. 5. Para agregar otra condicin, haga clic en el botn Agregar y repita los pasos del 3 al 5. Puede especificarse hasta tres condiciones. Si ninguna de las
91
condiciones que se han especificado es verdadera, las celdas conservan los formatos existentes para identificar una cuarta condicin. Cuando cambian las condiciones. Si el valor de la celda cambia y ya no cumple la condicin especificada, Microsoft Excel suprimir temporalmente los formatos que resalten esa condicin. Los formatos condicionales continan aplicados a las celdas hasta que se quiten, aunque no se cumplan ninguna de las condiciones y no se muestren los formatos de celda especificados.
Formatos a celdas. Cuando usamos Excel podemos aplicar un formato a las celdas que deseamos . Los tipos de formatos que se pueden aplicar son: (Nmero, Alineacin, Fuente, Bordes, Tramas, Proteger). Como se muestra en la figura 1.x.
q
Para acceder a la opcin formato podemos realizarlo con la combinacin de celdas <ctrl.+1>
Cuando tengamos una tabla ha esta le podemos aplicar un autoformato accediendo al men formato.
Formato personalizados Permite mostrar datos de acuerdo a los requerimientos del usuario. Se usan dos caracteres: # : Para mostrar dgitos del 0 al ), presenta un espacio el encontrar el valor de cero en alguna celda, 0 : Para mostrar dgitos del 0 al 9, presenta el valor cero, si el valor de la celda es cero.
92
1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato. 2. En el men Formato, haga clic en Celdas y haga clic en la ficha Nmero. 3. En la lista Categora, Haga clic en una categora y, a continuacin, haga clic en un formato integrado que se asemeje al que se desee. 4. En la lista Categora, Haga clic en Personalizada. 5. En el cuadro tipo, modifique los cdigos de formato de nmero para crear el formato que desee. 6. Cuando se modifica un formato, ste no se quita. 7. Puede especificar hasta cuatro secciones de cdigos de formato. Las secciones, separadas por caracteres de punto y coma, definen los formatos de los nmeros positivos, nmeros negativos, valores cero y texto, es ese orden. Si especifica slo dos secciones, la primera se utiliza para los nmeros positivos y ceros, y la segunda se utiliza para los nmeros negativos. Si especifica slo una seccin, todos los nmeros utilizan ese formato. Si omite una seccin, incluya el punto y la coma de esa seccin.
Formato de nmeros positivos
Formato de texto
#.###,00_);[Rojo](#.###,000);0,00;Ventas@
Formato de nmeros negativos
Formato de ceros
Detalle de formato Personalizado
93
PREGUNTAS DE REPASO
Se desea darle color azul aquellas celdas cuyo valor es mayor que 300 y el color rojo aquellas celdas que son menores que 300. Utilizando formato, celdas; resolver los siguientes ejercicios. Pregunta 1.
Pregunta 2
94
Pregunta 3
Pregunta 4
Pregunta 5
95
Capitulo II FORMULAS Y FUNCIONES

FORMULAS
Crear frmulas La estructura o el orden de los elementos de una frmula determinan el resultado final del clculo. Las frmulas en Microsoft Excel siguen una sintaxis especfica, u orden, que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los operandos), que estn separados por operadores de clculo. Cada operando puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de celda o de rango, un rtulo, un nombre o una funcin de la hoja de clculo.
Excel realiza las operaciones de de izquierda a derecha, siguiendo el orden de precedencia de los operadores, comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el orden en que se ejecutar el clculo utilizando parntesis para agrupar las operaciones que deben realizarse en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente frmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula multiplica 2 por 3 y, a continuacin, suma 5 al resultado. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumar 5 y 2 y, a continuacin, multiplica el resultado por 3, obtenindose 21. =(5+2)*3 En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la frmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y despus divida el resultado de la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5. =(B4+25)/SUMA(D5:F5) Operadores de clculo de las frmulas Los operadores especifican el tipo de clculo que se desea realizar con los elementos de una frmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de clculo: aritmtico, comparacin, texto y referencia.
96
Operadores aritmticos Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin; combinan nmeros y generan resultados numricos, utilice los siguientes operadores aritmticos. Operador aritmtico Significado + (signo ms) - (signo menos) * (asterisco) / (barra oblicua) % (signo de porcentaje) ^ (acento circunflejo) Suma Resta Negacin Multiplicacin Divisin Porcentaje Exponente 3+3 3-1 -1 3*3 3/3 20% 3^2 (el mismo que 3*3) Ejemplo
Operadores de comparacin Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Al comparar dos valores con estos operadores, el resultado es un valor lgico, bien VERDADERO bien FALSO. Operador de comparacin = (igual) > (mayor que) < (menor que) >= (mayor o igual que) Igual a Mayor que Menor que Mayor o igual que
Significado A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1
Ejemplo
<= (menor o igual que) Menor o igual que <> (distinto) Distinto de
Operador de concatenacin de texto Utilice el signo "&" para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.
Operador de texto & ("y" comercial)
Significado Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo.
Ejemplo "Viento" & "norte" genera "Viento del norte"
97
Operadores de referencia siguientes operadores. Operador de referencia :(dos puntos)
Combinan rangos de celdas para los clculos con los
Significado Operador de rango que B5:B15 genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas incluidas.
Ejemplo
, (coma)
Operador de unin que SUMA(B5:B15,D5:D15) combina varias referencias en una sola.
Referencias a celdas y rangos Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una frmula. En las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una frmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas. Las referencias a celdas de otros libros se denominan referencias externas. Las referencias a datos de otros programas se denominan referencias remotas.
Diferencia entre el estilo de referencia A1 y el estilo de referencia F1C1
El estilo de referencia A1 De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a columnas con letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas con nmeros (del 1 al 65536). Estas letras y nmeros se denominan encabezados de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del nmero de fila. Por ejemplo, D50 hace referencia a la celda en la interseccin de la columna D y la fila 50. Para hacer referencia a un rango de celdas, especifique la referencia de la celda en la esquina superior izquierda del rango, dos puntos (:) y, a continuacin, la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango. A continuacin, se muestran algunos ejemplos de referencias.
98
El estilo de referencia F1C1 Tambin puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas como las columnas de la hoja de clculo. El estilo de referencia F1C1 es til para calcular las posiciones de fila y columna en macros. En el estilo F1C1, Excel indica la ubicacin de una celda con una "F" seguida de un nmero de fila y una "C" seguida de un nmero de columna. Obtener informacin sobre referencias F1C1.
99
EJERCICIOS Ejemplo de Uso de celdas absolutas Usando Celdas absolutas calcular el Promedio Final, deber utilizar las ponderaciones brindadas
Utilizando Frmulas calcular los siguientes Casos:

q
Supngase que una persona decidi ahorrar S/. 10000 durante cinco aos en un banco donde ofreca una tasa efectiva anual de 8% Qu monto obtuvo al final de ese perodo?Y cuanto habra logrado si ahorraba a la misma tasa, pero en trminos nominales? F= Capital Final P= es el capital inicial I= es la tasa de inters para el perodo N= es el nmero de perodos. F=P(1+i)n .. Formula para la tasa efectiva F=P(1+i*n)... Formula para la tasa nominal
Supngase que se deposita S/50000 en un banco, a una tasa de inters anual de 5% durante cinco aos. Cunto se obtendr al final del plazo? (Recuerdrdese que todas las tasas bancarias estn expresadas en trminos efectivos anuales). Usar la siguiente frmula F=P(1+i)n .. Formula para la tasa efectiva
100
Una persona obtiene de un amigo un crdito por S/. 1500, reembolsable en 24 cuotas mensuales, a una tasa de inters mensual de 5.5% Cunto deber devolver mensualmente?
Un bono a 8 aos con un valor nominal de $10,000 paga a su tenedor una tasa anual de 8.5% en cupones trimestrales Cunto le paga trimestralmente? Usar la siguiente frmula para los dos casos anteriores:
C=P[ (i*(1+i)n) / ((1+i)n- 1)]

q
Un empresario desea calcular el valor actual de los $20000 de ingresos anuales que su empresa espera obtener durante los siguientes ocho aos, dada una tasa de inters anual de 9%.
Se espera que un proyecto tenga ingresos anuales del orden de S/. 500,000 durante los siguientes cinco aos. Se desea saber si a una tasa de inters anual de 10%, ste permitir obtener un valor presente de ingresos superior al valor presente de sus egresos, ascendente a S/.2000,000 pues de no ser as no ser viable.
Usar la siguiente frmula para los dos casos anteriores:
P=C[ ((1+i)n-1) / (i*(1+i)n)]
101
FUNCIONES
Una funcin es una frmula especial que ya esta escrita y que acepta uno o ms valores llamados argumentos y realiza una operacin devolviendo un resultado. FUNCIONES MATEMTICAS
CONTAR.BLANCO: Contabiliza el nmero de celdas en blanco dentro de un rango. Sintaxis. CONTAR.BLANCO(Rango) Rango: Es el bloque de celdas cuyas celdas en blanco se desea contabilizar.
CONTAR.SI. Contabiliza las celdas del rango que cumplan la condicin del criterio. Sintaxis. CONATAR.SI(Rango;Criterio) Rango : Es el bloque de celdas cuyos datos se desa contabilizar. Criterio: Especifica el criterio(texto, expresin o nmero) que determinar las celdas del rango sern contabilizadas.
102
SUMAR.SI: Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio. Sintaxis SUMAR.SI(Rango1;Criterio;Rango2) Rango1 :Es el rango de celdas cuyos datos se desea evaluar. Criterio : Especifica el criterio (texto, expresin o nmro) que determinar las celdas del rango que sern sumadas. Rango2: Son las celdas que se van a sumar. Las celdas del rango2 se suman slo si las celdas correspondientes del rango1 coinciden con el criterio. Si el rango2 se omite , se sumarn las celdas contenidas en rango1.
FUNCIONES ESTADSTICAS.
MAX :Devuelve el mximo valor numrico de un rango MAX(Rango) Rango : Es el bloque de celdas que contiene valores numricos, cuyo valor mximo se desea determinar
103
MIN : Devuelve el mnimo valor numrico de un rango. MIN(Rango) Rango : Es el bloque de celdas que contiene valores numricos, cuyo valor mximo se desea determinar
MODA: Devuelve el valor que se repite con ms frecuencia en un rango MODA(Rango) Rango . Es el bloque de celdas cuya moda se desea determinar.
PROMEDIO: Devuelve el promedio (media aritmtica) de los valores numricos de un rango. PROMEDIO(Rango) Rango : Es el bloque de celdas cuyo promedio aritmticos se desea calcular
104
CONTAR. Contabiliza slo los datos numricos que hay en un rango CONTAR(Rango) Rango : Es el bloque de celdas, cuyas celdas con datos numricos se desean
contabilizar.
CONTARA: Contabiliza todos los datos que hay en un rango. CONATARA(Rango). Rango: Es el bloque de celdas, cuyas celdas con datos se desea contabilizar.
FUNCIONES LGICAS SI: Devuelve un valor si la exprsin es VERDADERO y otro valor si dicha expresin es Falso. SI(Expr.; Accin_V; Accin_F)
105
Expr: Es una expresin que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO. Accin_V : Es el valor que se devolver si la expresin es VERDADERO Accin_F : Es el valor que se devolver si la expresin es FALSO. Observacin: Es posible anidar hasta siete funciones SI para evaluaciones ms complejas.
Ejemplo: Supongamos que desea calificar con letras los nmeros de referencia con el nombre PROM. Si PROM es la funcin devuelve.
Mayor que 18 De 15 a 17 De 11 a 14 Menor que 11
Excelente Bueno Regular Malo.
Se podra utilizar la siguiente funcin anidada SI. =SI(prom>18;Excelente;SI(prom>14;Bueno;SI(prom>10;Regular;Malo))) Otro caso de usar SI anidados.
106
Y.: Devuelve el valor VERDADERO si todos los argumentos tienen un valor VERDADERO; devuelve FALSO si al menos uno de los argumentos tiene valor FALSO. Y(expr1;expr2;.....;exprN)
expr1;expr2;....;exprN : Son expresiones lgicas cuyos valores son VERDADERO o FALSO.
O: Devuelve el valor VERDADERO
si alguna de los argumentos tiene el valor
VERDADERO;devuelve FALSO si todos los argumentos tienen valor FALSO:
O(expr1;expr2;.....;exprN) expr1;expr2;....;exprN : Son expresiones lgicas cuyos valores son VERDADERO o FALSO.
107
NO: Invierte el valor lgico del argumento. NO(Expr) Expr. Es una expresin lgica VERDADERO o FALSO. Si Expr es falso, no devuelve VERDADERO; si Expr es VERDADERO, No devuelve FALSO.
FUNCIONES DE FECHA Fecha: Devuelve la fecha especificada en valor de formato fecha
FECHA(ao:mes:dia)
HOY : Devuelve la fecha del sistema. HOY()
108
AO: Devuelve el nmero del ao para una fecha dada. AO(Fecha) Fecha Es una fecha o direccin de celda.
MES: Devuelve el nmeo del mes para una fecha dada. MES(fecha) Fecha Es una fecha o direccin de celda.
DIA : Devuelve el nmero del da en el mes para una fecha dada. DIA(fecha) Fecha Es una fecha o direccin de celda.
DIASEM: Devuelve el nmero del da de la semana para una fecha dada. DIASEM(Fecha:N)
109
Fecha: Es una fecha o direccin de celda N : Pueden ser 1,2. :
FUNCIONES DE TEXTO. DERECHA: Devuelve N caracteres situados en el extremo derecho de una cadena de texto. DERECHA(TEXTO,N) TEXTO : Es la cadena de Caracteres. N : Especifica el nmero de caracteres que desea extraer.
IZQUIERDA: Extrae N caracteres situados en el extremo izquierdo de una cadena de texto IZQUIERDA(Texto, N)
110
Texto: Es la cadena de caracteres N : Especifica el nmero de caracteres que se desea extraer.
EXTRAE : Extrae N Caracteres de una cadena de texto, comenzando en la posicin que se expecifique. EXTRAE(Texto,P,N) Texto: Es una cadena de Caracteres P N : Es la Posicin a partir del cual se van a extraer N caracteres. : Especifica el nmero de caracteres que se desea extraer.
LARGO : Devuelve la longitud de una celda de texto LARGO(Texto)
111
Texto: Es la cadena de caracteres cuya longitud se desea determinar. Los espacios tambin se cuentan como caracteres.
TEXTO : Da formato a un nmero y lo convierte en texto. TEXTO convierte un valor numrico en texto con un formato numrico especifico. TEXTO(Valor; Formato) Valor : Es un nmero, celda o frmula que contenga un valor numrico Formato: Es un formato de nmero, en forma de texto, indicando en la ficha Nmero del cuadro de dialogo Formato celdas.
112
PREGUNTAS DE REPASO
1.- En el programa de extensin profesional las secciones estn codificadas con 6 caracteres. Por ejemplo 2345TC. Donde: 1er Carcter representa el Turno 2do Carcter representa el ciclo.
Turno M1 M2 M3 T1 T2 TN
Horario 08-10 10-12 12-14 15-17 17-19 19-21 TC TD RN
Programa TCNICO EN COMPUTACIN TCNICO EN DISEO GRFICO REDES NOVELL
COMPLETAR EL SIGUIENTE CUADRO DE NOTAS:
113
2.- Debido a un accidente automovilstico de un compaero de trabajo, se lleva a cabo una colecta voluntaria en el centro de trabajo donde labora para solventar los gastos de hospitalizacin. Obtener el total de aportes y completar el cuadro resumen de la siguiente tabla..
3.- Se tiene en una tabla el nombre y la fecha de nacimiento de un grupo de personas, obtener.
q q q
El da y mes de nacimiento El da de la semana de su cumpleaos en presente ao. Su signo zodical.
114
4.- Completar la siguiente plantilla de pagos. Especificaciones:
TURNO M: MAANA T: TARDE N: NOCHE
SECCION 1 CAJA 2 VENTAS 3 ADMINISTRACIN 4 VIGILANCIA
BSICO 300 450 600 250
BONIFICACIN: Si turno es Noche y Seccin es Vigilancia, 15% del Bsico; en caso contrario ser cero. DESCUENTO : Es el 18% del (Bsico+Bonificacin) NETO : Es el Bsico + Bonificacin Descuento.
5.- Se tiene un Monto en soles y se desea desglosarlo de la siguiente manera. Billetes de S/. 100 Billetes de S/. 50 Billetes de S/. 20 Billetes de S/. 10 Monedas de S/. 5 Monedas de S/. 2 Monedas de S/. 1
115
Capitulo III Escenarios, esquemas y vistas
ESCENARIOS
Administrador de Escenarios
Se denomina escenario a un grupo de variables llamadas celdas cambiantes, que producen unos resultados diferentes y se guardan con el nombre deseado.
Cada conjunto de celdas cambiantes representa un grupo de supuestos que se aplica a la hoja de clculo, con objeto de obtener unos resultados concretos. Se pueden definir hasta un mximo de 32 series de celdas cambiantes para cada escenario creado en un hoja de clculo.
Los resultados obtenidos de todas las variables sirven para crear un informe de resumen en que aparezca el mejor caso, el peor caso y el caso previsto del problema planteado en la hoja. Tambin podr combinar escenarios de un grupo en un solo estilo y protegerlos u ocultarlos de posibles usuarios no deseados.
Crear un Escenario
Para crear un escenario se debe seguir el proceso siguiente :
Activar el comando Escenarios del men Herramientas,
116
Aparecer el cuadro de dilogo Administrador de Escenarios que se muestra a continuacin :
El primer paso es crear un nuevo Escenario, para esto se hace un clic en el botn
Agregar y aparecer el siguiente cuadro de dilogo :
117
En este cuadro se debe escribir un nombre para el Escenario que se va a crear, en este caso se escogi VENTAS. En el cuadro Celdas Cambiantes, introducir las referencias o los nombres definidos de las celdas cambiantes (que se desean modificar). Si se escribe ms de una referencia estas deben separarse con un punto y coma (;). Tambin se pueden seleccionar las celdas directamente con el puntero del mouse.
NOTA : Si se va a seleccionar celdas o rangos no adyacentes, se debe oprimir la tecla Control y mantenerse oprimida mientras se las marca con el puntero del mouse. En el cuadro Comentarios, se puede introducir un breve comentario descriptivo por cada Escenario creado.
Dar un clic en el botn Aceptar :
Automticamente aparecer el cuadro de dilogo: Valores del Escenario, en que se visualizarn las variables actuales que corresponden a las celdas cambiantes seleccionadas. Si este contiene ms de cinco celdas cambiantes aparecer una barra de
desplazamiento situada a la derecha de los cuadros de edicin, como se muestra a continuacin. En nuestro ejemplo hemos escogido como rango de las celdas cambiantes los valores de las ventas realizadas.
A continuacin se debe introducir los valores deseados y dar un click en el botn Aceptar para regresar al cuadro de dilogo Administrador de Escenarios, donde se aadir el escenario recin creado a la lista de escenarios.
Para terminar y cerrar el cuadro, pulse el botn Cerrar, o bien, si desea visualizar los resultados en la hoja, pulse el botn mostrar o haga doble clic sobre el nombre del escenario creado en el cuadro Escenarios.
118
119
Eliminar un escenario
Cuando se elimine un escenario debe recordar que no puede deshacer esta eliminacin.
Proceso de eliminar un escenario
1.
Activar el comando Escenarios del men Herramientas En el cuadro de dilogo Administrador de Escenarios, elegir el escenario que se desea eliminar de la lista del cuadro Escenarios y pulsar el botn Eliminar.
2.
Automticamente se borrar el escenario de la lista y ser irrecuperable, a no ser que se vuelva a crearlo.
Si se quiere proteger el escenario, se deber activar la casilla de proteccin Evitar cambios (evitar editar la hoja del escenario) y Ocultar (evita la presentacin del escenario). A continuacin deber activar la proteccin de la hoja activando el comando Proteger del men Herramientas y, a continuacin, Proteger hoja (comprobar que la casilla Escenarios est activada).
Editar un escenario
El comando Modificar del Cuadro de dilogo Administrador de escenarios permite modificar el nombre del escenario y las referencias cambiantes del mismo.
Proceso de editar un escenario :
120
1. 2. 3. 4.
Activar el comando Escenarios del men Herramientas. Aparecer el cuadro de dilogo Administrador de escenarios Pulsar el botn Modificar. Se mostrar un cuadro de dilogo Modificar escenario, que muestra a continuacin :
A continuacin se debe modificar las opciones deseadas del escenario. Si conserva el nombre original del escenario, los nuevos valores de las celdas cambiantes introducidos sustituirn a los valores del escenario original.
Para terminar y validar las opciones, pulsar el botn Aceptar. Tambin podr modificar los valores del cuadro de dilogo Valores del escenario para las celdas cambiantes. Si desea volver al Administrador de escenarios sin modificar el escenario actual, pulse el botn Cancelar.
121
122
Combinar escenarios
Se puede combinar un escenario creado en la hoja activa con otro que est situado en un libro de trabajo que previamente est abierto. Es muy posible que al combinar ambos escenarios existan nombres duplicados, se debe evitarlo, pues habra conflicto entre los distintos escenarios creados.
Proceso de combinar un escenario
1. 2.
Activar el comando Escenarios del men Herramientas. En el cuadro de dilogo Administrador de escenarios que aparecer pulsar el botn Combinar. Aparecer el cuadro de dilogo Combinar escenarios, que se muestra a continuacin :
3.
En el cuadro Libro, escoger el libro de trabajo deseado con el cual vamos a combinar el escenario. En el cuadro Hoja, seleccionar el nombre de las hojas que contienen los escenarios para combinar. En la parte inferior del cuadro se indica el nmero de escenarios que existen en las hojas seleccionadas. Todas las celdas cambiantes en le hoja de clculo de origen debern hacer referencia a las celdas cambiantes en la hoja de clculo activa.
123
4.
Para terminar, pulsar el botn Aceptar. Se cerrar el cuadro de dilogo Combinar escenarios a la vez que combinar los escenarios, volviendo al cuadro de dilogo Administrador de escenarios.
5.
Pulsar el botn cerrar para salir del cuadro de dilogo. De esta forma Excel copiar todos los escenarios en las hojas de clculo origen en la hoja de clculo activa.
Crear un informe de resumen de escenarios
Mediante el Administrador de escenarios usted podr crear informes de resumen de escenarios o tablas dinmicas con los valores de las celdas cambiantes de hoja de clculo.
Proceso para crear un escenario
1. 2. 3. 4.
Activar el comando Escenarios del men Herramientas. Aparecer el cuadro de dilogo Administrador de escenarios. Elegir el escenario creado de la lista del cuadro Escenario. Por ejemplo, el escenario VENTAS. Pulsar el botn Resumen (estar disponible si existen escenarios creados). Aparecer el cuadro de dilogo Resumen del escenario, que se muestra a continuacin :
5.
124
6.
Elegir las celdas resultantes en dicho cuadro (por ejemplo, $C$4:$c$9 que son los precios en nuestra hoja) y, a continuacin pulsar el botn Aceptar.
Automticamente se crear un informe de resumen o una tabla dinmica, segn la opcin elegida del cuadro. Este se crear en una hoja de clculo diferente del mismo libro de trabajo y se le asignar el nombre en la etiqueta Resumen escenario o Tabla dinmica del escenario. El Resumen del escenario se muestra a continuacin :
NOTA : Las celdas cambiantes resultantes son opcionales en los informes de resumen, pero obligatorias en los informes de tablas dinmicas.
125
EJERCICIOS
Se piden 3 presupuestos para la confeccin de una biblioteca a medida. El precio que se va a pagar tiene tres componentes :
Los materiales. Principalmente la madera. La pintura, barniz o acabado. La mano de obra.
El presupuesto que resulta de estas variables para un proponentes aparece en la planilla siguiente:
Mueblera Corvaln.
La frmula en D6 calcula el total de la biblioteca. Los valores de B2 y B3 son una caracterstica de la biblioteca y no dependen de los materiales, el acabado o la mano de obra. Los valores de C2, C3 y D4, en cambio varan con cada presupuesto. Los valores de D2 y D3 se calculan multiplicando el rubro Cantidad por sus respectivo Precio Unitario, mientras que en D6 hay una sumatoria que da el precio final. No es una planilla compleja.
126
Lo que complica el manejo del problema es que, en principio, tenemos una planilla como la de arriba por cada presupuesto que obtengamos, segn el tipo de madera, el acabado y la mano de obra. Por ejemplo, la planilla siguiente es igual a la anterior, pero para un trabajo de mayor calidad.
Muebles Providencia
La planilla siguiente es una firma llamada Muebles de Lujo, que son de una calidad superior a los anteriores.
Muebles de lujo.
127
Lo que se est buscando es una forma sencilla de comparar todos los presupuestos recibidos para decidir con cual nos quedamos.
Para esto podemos usar los escenarios. Una planilla como cualquiera de las que se vieron ms arriba, brinda distintos resultados segn los valores de sus datos. Para cada juego de datos hay un resultado (o juego de resultados) diferente. La planilla que resulta para cada juego de datos es un escenario. En otras palabras las planillas de ms arriba muestran distintos escenarios de la misma planilla.
Las celdas que contienen los datos variables con cada escenario (en el ejemplo C2, C3 y D4) se denominan celdas cambiantes. La celda D6, que contiene el resultado final, se llama celda resultante. Hay que conocer previamente estos nombres, porque son los que usa la opcin al trabajar. Crear escenarios
Podemos empezar con los valores que aparecen en la Planilla N 1. Para este ejemplo este presupuesto fue presentado por Mueblera Corvaln, y corresponde a madera de pino con acabado en barniz nacional importado, entonces:
Se abren las opciones Herramientas/Escenarios. Aparece entonces el cuadro Figura siguiente, que dice que no hay ningn escenario definido, de modo que hay que crearlos.
128
El cuadro principal para el manejo de escenarios. Todava no hay ningn escenario definido. Por ello, hay dar un clic en Agregar.
1.
Se hace un clic en Agregar. Aparece el cuadro de la Figura siguiente, donde se indican las caractersticas del escenario que se est creando.
Aqu se define el escenario: su nombre, sus celdas cambiantes y algn comentario adecuado.
129
1) Donde dice nombre del escenario se escribe un nombre adecuado. Por ejemplo : Mueblera Corvaln.
2) Donde dice celdas cambiantes, indicamos $C$2;$C$3;$D$4. Se separan con punto y coma. Tambin las podemos seleccionar con el mouse manteniendo apretada la tecla Control al seleccionar celdas no contiguas.
3) Donde dice Comentario, se escribe alguna aclaracin apropiada. Por ejemplo: Madera de pino con barniz nacional. 4) Se da un clic en Aceptar. Entonces aparece el cuadro de dilogo de la Figura de ms arriba, donde se indican los valores de las celdas cambiantes para este escenario. En principio, Excel adopta los valores actuales, lo cual es correcto. Lo mismo se hace para los escenarios restantes y a continuacin se muestran los cuadros respectivos con los escenarios creados.
Resumen de los escenarios creados. Estos escenarios corresponden a los siguientes cuadros:
130
131
Escenario de Muebles Providencia.
Escenario de Muebles de Lujo.
Estos tres escenarios estn resumidos en el cuadro que est ms arriba y que se repite a continuacin:
Cuadro
resumen
de
los
tres
escenarios.
132
Paso de un escenario a otro
Como aparece en borde superior de la que est ms arriba. El cuadro de dilogo es el Administrador de escenarios. Marcando el escenario que se desea ver y dando un clic en el botn Modificar, aparece el escenario que se desea ver.
Resmenes La opcin de escenarios permite algo ms: armar una tabla que resuma la informacin de todos los escenarios disponibles. Esto se hace de la siguiente forma : 1. Se abre Herramientas / Escenarios para obtener el cuadro de la Figura de m arriba. 2. 3. 4. 5. Se hace un clic en Resumen. Aparece el cuadro de la Figura , que no da dos opciones Se marca la opcin Resumen. Donde dice Celdas resultantes, se indica D6. Se da un clic en Aceptar.
En este cuadro de dilogo se especifican las caractersticas del resumen que queremos obtener. En una hoja aparte del mismo libro aparece el resumen indicado como el que se muestra en la Figura que va a continuacin.
133
El resumen con los datos de todos los escenarios disponibles. Esta tabla es fcil de comprender:
Hay una columna (vertical) por cada escenario disponible, adems hay una columna adicional para el escenario actual. Horizontalmente hay tres grupos de datos : una fila para las descripciones de los escenarios, una fila para cada celda cambiante y otra fila por cada celda resultante.
Para hacer ms clara esta tabla resumen, es posible modificar los rtulos en algunas celdas. Por ejemplo : la tabla de la Figura siguiente tiene los mismos valores que la tabla de la Figura anterior, pero es un poco ms fcil de entender.
134
El mismo resumen de la Figura de ms arriba, pero modificando algunos ttulos para hacerlo ms claro.
Contraccin o expansin del resumen
El resumen muestra tambin unos botones de comando sobre el borde izquierdo de la planilla. Estos botones permiten expandir o contraer los grupos que se mencionaban. Estos botones muestran un signo menos cuando el grupo est expandido y visible, y un signo ms cuando el grupo est contrado y oculto. Estos resmenes no son dinmicos : no se actualizan al modificar la planilla ni al agregar, eliminar o modificar escenarios.
Eliminar el resumen El Resumen del Escenario se borra eliminando la hoja que lo contiene. Esta operacin no se puede revertir con la opcin Deshacer. Por eso al eliminarla aparece un cuadro de dilogo con la advertencia indicada en este prrafo.
Resumen tipo tabla dinmica El cuadro de la Figura pequea de ms arriba muestra una segunda opcin para el resumen : tabla dinmica. Marcando esta opcin obtenemos un resumen como el que se muestra en la Figura siguiente.:Un resumen tipo tabla dinmica.
135
136
ESQUEMAS Y VISTAS Definicin de Esquemas y Vistas

En Excel , el uso de esquemas permite expandir o contraer la apariencia de una hoja de clculo, de forma que la informacin se pueda ver con ms o menos detalle. En la figura se muestra un ejemplo de tabla con totales absolutos y por meses. En la figura se muestra la misma tabla, con dos niveles de esquema por columnas y uno por filas. En la figura se ha contrado el nivel de esquema correspondiente a los trimestres.
Figura . Ejemplo de tabla sin esquemas.
Excel puede crear un esquema de modo automtico. Para ello busca celdas con frmulas que sean un resumen de las filas por encima o bien de las columnas a la izquierda. El esquema de la figura ha sido obtenido de este modo por medio del comando Datos / Agrupar y Esquema / Autoesquema Un esquema en Excel puede contener hasta ocho niveles de filas y columnas y se puede colocar en cualquier parte de la hoja de clculo.
Cuando se muestra un esquema, los smbolos necesarios para contraer o expandir (pequeos botones con nmeros y con signos ms (+) y menos(-)) se presentan en unas barras especiales situadas en la parte superior e izquierda de la hoja de clculo que
137
contiene dicho esquema . Estos smbolos permiten ocultar o mostrar los diferentes niveles del esquema, para poder mostrar ms o menos informacin.
Con estos botones se contrae o expande la informacin del esquema. Para comprender bien como funcionan estos esquemas lo mejor es practicar con ejemplos sencillos.
Figura . Esquemas en la tabla de la figura .
Figura . Contraccin de un nivel de columnas en el esquema de la figura.
138
Creacin y borrado de un esquema

Hay dos formas de crear esquemas: una -ya citada- es la creacin automtica por parte de Excel y otra la creacin manual por parte del usuario.
La creacin automtica de esquemas funciona bien en la mayora de los casos y es la forma ms simple de crear esquemas.
La creacin manual es necesaria en el caso de que los datos estn organizados en una forma tal que Excel no sea capaz de entenderlos correctamente. Si ya se tiene experiencia anterior en la creacin de esquemas, la creacin manual permite tambin una mayor flexibilidad a la hora de definir el esquema.
Antes de usar la capacidad de Excel para crear esquemas automticamente, hay que comprobar cmo se definen las celdas que contienen el resumen con respecto al resto de celdas que contienen los detalles. Todo ello debe ser coherente: por defecto las celdas resumen en filas se deben referir a celdas con detalles situadas a su izquierda, mientras que las celdas resumen de columnas deben referirse a celdas con detalles situadas por encima.
Esta condicin puede cambiarse con el
comando Datos / Agrupar y Esquema /
Configurar, que abre el cuadro de dilogo de la figura.
139
Figura . Comando Datos / Agrupar y Esquema / Autoesquema.
Para crear de modo automtico un esquema en una hoja de clculo, se pueden seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de celdas sobre el que quiere generar el esquema. Si se trata de la hoja de clculo al completo, basta seleccionar nicamente una celda. 2. Seleccionar el comando Datos / Agrupar y Esquema / Autoesquema.
Para eliminar un esquema de modo automtico basta seleccionar el comando Datos / Agrupar y Esquema / Borrar Esquema.
Si se desea crear el esquema de forma manual, se puede proceder como se indica a continuacin.
Para agrupar un conjunto de filas o de columnas en un nuevo nivel de esquema, hay que dar los pasos siguientes:
1. Seleccionar las filas o columnas que desea agrupar bajo o a la izquierda de la fila o columna resumen.
No se deben incluir en la seleccin las filas o columnas que contienen las frmulas de resumen. 2. Elegir el comando Datos / Agrupar y Esquema / Agrupar. Esto mismo se puede conseguir clicando en el botn Agrupar ( ).
Para eliminar un nivel de esquema debe procederse en sentido opuesto: se seleccionan las filas o columnas con la informacin detallada y se elige el comando Datos / Agrupar y Esquema / Desagrupar o se clica sobre el botn Desagrupar ( ). Es
140
posible que los botones Agrupar y Desagrupar no se encuentren en la barra de herramientas Estndar y que haya que aadirlos; esto se hace por medio del comando Insertar del men contextual de barras de herramientas. Los botones Agrupar y Desagrupar estn en la categora de botones Dato.
Figura . Formas de orientar la creacin de lneas-resumen en Esquema...
Visualizacin de un esquema La verdadera utilidad de los esquemas reside en la posibilidad de expandir y contraer la informacin mostrada en la hoja de clculo, para trabajar en cada momento con el nivel de detalle que sea necesario.
Para manejar los diferentes niveles de detalle, se pueden seguir los pasos que a continuacin se indican:
1. Seleccionar una celda en la fila o columna resumen que se quiera mostrar u ocultar. 2. Ejecutar el comando Datos / Agrupar y Esquema / Ocultar o Mostrar Detalles. Esto mismo puede hacerse por medio de los pequeos botones con nmeros o con signos (+) o (-) que aparecen en las barras situadas encima y a la izquierda de la hoja de clculo. Por supuesto cuando un esquema tiene detalles ocultos, la hoja de clculo sigue conteniendo la misma informacin, aunque a diferentes niveles. Se pueden crear grficos de slo los datos visibles de un esquema o con todos los datos de la hoja. Se puede indicar a Excel que use slo los datos visibles o bien todos los datos -incluidos los no visibles- a la hora de confeccionar un grfico.
141
Para que por defecto se emplee una u otra de estas dos opciones, hay que seguir los pasos siguientes: 1. Crear un grfico en la propia hoja y clicar dos veces sobre l, de forma que los mens de grficos correspondientes estn accesibles. 2. Elegir el comando Formato/ Opciones. 3. Seleccionar o deseleccionar la opcin Solo celdas visibles. En la mayora de los casos, esta opcin estar ya seleccionada 4. Hacer clic en OK.
Para determinar manualmente que slo se quiere trabajar con las celdas visibles, se debe mostrar primeramente el esquema de manera que contenga los niveles de detalle y resumen que sean necesarios.
Posteriormente hay que seleccionar las celdas con las que quiere trabajar y elegir el comando Edicin / Ir a... / Especial; en el cuadro de dilogo resultante seleccionar la opcin Solo celdas visibles y hacer clic en OK para concluir.
Creacin y Gestin de Vistas
Las Vistas son distintas formas que tiene Excel de ver o presentar una nica informacin contenida en una hoja de clculo. Por ejemplo, distintas vistas pueden tener un outline con distintas filas y/o columnas expandidas u ocultas. Las vistas de Excel se crean y se gestionan con el comando Vistas personalizadas o vista previa, en el men Ver. Este generador de vistas ( View Manager) es un aadido de Excel, lo cual quiere decir que no se instala por defecto, sino que hay que instalarlo cuando se desee utilizar. Para ms informacin sobre las Vistas, consultar el Ayuda.
142
143
Capitulo IV LISTAS
Introduccin.En Microsoft Excel, puede utilizarse fcilmente una lista como una base de datos. Cuando se ejecutan tareas en la base de datos, como bsquedas, clasificaciones o datos subtotales, Microsoft Excel reconoce automticamente la lista como una base de datos y utiliza los siguientes elementos de la lista para organizar los datos.
Las columnas de la lista son los campos en la base de datos. Por ejemplo los datos que se muestran en la columna (id de pedido) es un campo
Los rtulos de las columnas de la lista son los nombres de los campos en la base de datos. . Son los valores que estan desde la celda (A1:G1)
Cada fila de la lista es un registro en la base de datos.. La lista de pedidos esta compuesta por 20 registro para nuestro caso desde la fila 2 hasta la fila 21.
Figura 4.1 Hoja de Pedidos

FORMULARIOS DE DATOS. Un formulario de datos es un cuadro de dilogo que permite al usuario introducir o mostrar con facilidad una fila entera de informacin (registro) en una lista de una sola vez. Tambin se pueden usar formularios de datos para ubicar y eliminar registros.
144
Antes de utilizar un formulario de datos para agregar un registro a una lista nueva, sta deber tener rtulos en la parte superior de cada columna que contenga. Microsoft Excel utiliza estos rtulos para crear campos en el formulario. La tarea previa debera ingresar algunos registros como se muestra en la figura 4.1. Para mostrar el formulario de datos, proceda de esta forma: 1. Seleccione alguna de las celdas de los datos ingresados . 2. Seleccione la opcin Datos y haga clic en Formulario. 3. Se muestra el siguiente formulario.
Figura 4.2 Formulario de la Hoja de Pedidos

En el formulario presentado en la figura 4.2 nosotros podemos realizar tareas como adicionar registros, eliminar o realizar una bsqueda. Para realizar una bsqueda en especial tendr que auxiliarse con el botn criterios, por ejemplo si usted desea ver los precios por unidad superiores a 60.
145
Haga clic en el botn criterios, luego escriba en el campo en blanco correspondiente el criterio a aplicar para nuestro caso nos ubicamos en el campo Precio por Unidad y escribimos >60, luego utilizar el botn buscar anterior o siguiente. Para salir del formulario de clic en el botn cerrar.
ORDENAR LISTAS. Para ordenar una lista se hace en excel se hace en funcin de una columna o campo de la lista y se puede hacer de manera ascendente o descendente. Para ordenar una lista primeramente usted puede ubicarse en alguna de las celdas de la columna que desea ordenar y luego elija en el menu datos la opcin de ordenar como se muestra en la figura 4.3
Figura 4.3 Cuadro de Dilogo de Ordenar
Los encabezados de las columnas son utilizados para realizar la ordenacin. Se puede elegir ms de un criterio de ordenacin por ejemplo por Nombre (Es el nombre del vendedor) y por Precio por Unidad.
146
El resultado lo podemos observar en la figura
Figura 4.4 Lista ordenada por Nombre y Precio por Unidad

SUBTOTALES Nosotros con Excel podemos resumir datos calculando valores de subtotales y de totales de una lista. Se devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es ms fcil crear una lista con subtotales utilizando el comando SubTotales del men Datos. CONDICIONES PARA APLICAR SUBTOTALES Para usar Subtotales automticamente, la lista debe contener columnas rotuladas y debe estar ordenada por las columnas que desea calcular los subtotales. APLICAR SUBTOTALES Cuando se inserta subtotales automticos, excel esquematiza la lista agrupando las filas con detalle con la fila subtotal asociada y agrupando las filas de subtotales con la fila del total general. CALCULADO EL SUBTOTAL POR CATEGORA
1. Como primer paso ordenamos nuestra lista por el campo categoras. Como se indica en la figura. 4.5
147
2. Haga clic en una celda de la Lista 3. En el Men Datos, haga clic en Subtotales. Se presenta el cuadro de dialogo como esta en la figura 4.6. 4. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna que contenga los grupos cuyos subtotales desee calcular. Deber ser la misma columna por la que se haya ordenado la lista en el paso 1. para nuestro caso es por categora. 5. En el cuadro usar funcin, seleccione la funcin que desee emplear para calcular los subtotales. En este caso es la funcin Suma. 6. En el cuadro Agregar subtotal a, active las casillas de verificacin correspondientes a las columnas que contengan los valores cuyos subtotales desee ordenar obtener. En nuestro caso es por Precio por Unidad . 7. Clic en botn Aceptar.
Figura 4.5 Lista ordenada por Categora
148 Figura 4.6 Cuadro de Diologo SubTotales
QUITAR LOS SUBTOTALES. Al quitar subtotales de una lista, Microsoft Excel tambin eliminar el esquema y todos los saltos de pgina que se hayan insertado en la lista al insertar los Subtotales. 1. haga clic en una celda de la lista 2. En el men Datos, haga clic en Subtotales. 3. En el cuadro de dilogo, haga clic en el botn Quitar todos. NIVEL DE ESQUEMA. Datos de la hoja de clculo en que se agrupan las filas o columnas de datos detallados para que puedan crearse informes de resumen. En el esquema se pueden resumir toda una hoja de clculo o parte de ella.
A la izquierda de los subtotales obtenidos tiene unas lneas inicialmente junto a un recuadro con el signo menos. Puede ocultar o mostrar los detalles o subtotales que desee haciendo clic en estos smbolos. 1. Haga clic en el smbolo de total Bebidas y Carnes. 2. Los detalles de los subtotales de estas categoras se ocultan, tal como se muestra a continuacin en la figura 4.7
Figura 4.7 Detalles Ocultos de la categoras Bebidas y Carnes
149
FILTROS Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de una lista. Una lista filtrada muestra slo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a las listas: AUTOFILTRO usado para criterios simples. FILTRO AVANZADO, para criterios ms complejos. A diferencia de ordenar, el filtrado no organiza las listas. El filtrado oculta temporalmente las filas que no desee mostrar. Solo puede aplicar filtros a una lista de una hoja de clculo a la vez. Aplicaremos un autofiltro en la hoja pedidos. 1. Haga clic en la celda de la lista que desee filtrar 2. En el men Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro. Debe obtener lo siguientes.
Figura 4.8 Autofiltro Aplicado a la Lista
150
3. Para presentar slo las filas que contienen un valor especifico, haga clic en la flecha de la columna que contiene los datos que desee presentar.
4. Haga clic en el valor. Laura del campo Nombre.
Figura 4.9 Autofiltro Aplicado al Nombre Laura
5. Debe obtener lo siguiente:
Figura 4.10 Resultado del Autofiltro al Nombre Laura
151
RETIRAR FILTROS. q Para quitar un filtro de una columna de lista, haga clic en la flecha situada junto a la columna y despus en todos.
q
Para quitar filtros aplicados a todas las columnas de la lista, seleccione Filtro en el men Datos y haga clic en Mostrar todo.
Para quitar las flechas de filtro de una lista, seleccione Filtro en el men Datos y haga clic en Autofiltro.
Retire el autofiltro antes aplicado. AUTOFILTRO PERSONALIZADO (O, Y) . Puede utilizar autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro. Tambin puede utilizar un autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan ms de una condicin en una columna, por ejemplo, las filas que contengas productos pedidos mayores que $30 y menores iguales de $65. 1. Seleccione Personalizar, tal como se muestra:
Figura 4.11 Autofiltro Personalizado
152
2. Se presenta el siguiente cuadro de dilogo, complete las condiciones tal como se indica. Haga clic en los botones de los cuadros combinados y seleccione el valor o escriba el precio.
Figura 4.12 Configuracin de filtro personalizado

3.- Haga clic en el botn Aceptar y debe obtener los siguientes datos:
Figura 4.13
Siguiendo el mismo procedimiento podemos mostrar los pedidos correspondientes a Laura o Nancy.
153
Capitulo V Funciones de bsqueda

Introduccin.Las funciones de bsqueda nos permiten realizar bsquedas en una matriz de referencia en funcin de un parmetro de bsqueda. Imagine el siguiente caso donde usted tiene que extraer en funcin de la categora de un trabajador su sueldo bsico.
Figura 5.1
Entonces nuestro objetivo en un primer momento es escribir una frmula que hagan posible ver en la celda E9 el bsico del trabajador de acuerdo a la tabla propuesta en la parte superior. Recomendamos antes de todo asignarle un nombre al rango de celdas donde se encuentran los datos.
1. Seleccione el rango de celdas (B3:E6) 2. Haga clic en el cuadro de nombres y escriba CLASIFICACIN. 3. Pulse <ENTER>.
154
Cuando usamos celdas con nombres hacemos referencias absolutas para la tabla, lo cual implica que no tendr inconveniente cuando copie la frmula si se aumentas filas o columnas.
Para escribir la frmula debe ubicarse en la celda E9.
Sintaxis de la Funcin BUSCARV()
BUSCARV( valor_buscado;matriz_de_comparacin;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_de_comparacin es el conjunto de informacin donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista.
Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento matriz_de_comparacin deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podra devolver un valor incorrecto.
Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del men Datos y seleccione la opcin Ascendente.
Los valores de la primera columna de matriz_de_comparacin pueden ser texto, nmeros o valores lgicos.
El texto escrito en maysculas y minsculas es equivalente.
Indicador_columnas es el nmero de columna de matriz_de_comparacin desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la funcin devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_de_comparacin; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_de_comparacin y as sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el nmero de columnas de
matriz_de_comparacin, BUSCARV devuelve el valor de error #REF!
155
Ordenado Es un valor lgico que indica si desea que la funcin BUSCARV busque un valor igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la funcin devuelve un valor aproximado, es decir, si no encuentra un valor exacto, devolver el valor inmediatamente menor que valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado. Si no encuentra ningn valor, devuelve el valor de error #N/A.
Regresando a nuestro ejemplo:

q
Valor Buscado. Indica que valor se buscar en la tabla. La bsqueda solamente se realiza en la primera columna de la matriz de bsqueda, razn por la cual la funcin su denominacin BUSCARV. El argumento de bsqueda se recomienda hacerlo en lo posible referenciando la celda donde se encuentra el valor que se desea buscar. En nuestro ejemplo sera la celda (D9).
Matriz de Comparacin. Indica el rango donde se encuentran los datos. Para nuestro ejemplo hemos definido ese rango con el nombre de CLASIFICACIN.
Indicador Columnas. Indica el nmero de la columna de la matriz que contiene el valor que desea mostrar. Por ejemplo en la Matriz CLASIFICACIN se desea mostrar el BASICO entonces se escribe la columna 2 en este argumento y si desea mostrar porcentaje de incentivo mostrara la columna 3.
Ordenado. Se utiliza para indicar si usted desea que se considere valores aproximados al devolver el resultado. Los nicos valores que se pueden escribir en este argumento VERDADERO y FALSO .
Figura 5.2
156
Despus de haber ingresado todos los argumento tenemos algo similar a la Figura 5.2. o como se indica a continuacin en la celda E9: =BUSCARV(D9;CLASIFICACION;2;FALSO)
Para obtener el valor deseado que es 2000. Con lo realizado hasta el momento recuperamos los datos pero que es lo que sucede si en la celda D9, borramos el valor de bsqueda, en la celda en la celda E9 nos muestra un mensaje de error #N/A (No Available. No disponible en espaol). Por el hecho de estar vaca la celda de bsqueda.
Para superar este inconveniente podemos Utilizar la funcin ESBLANCO() que nos da informacin de la celda, retornando el valor de VERDADERO si la celda se encuentra vaca y FALSO si tiene algn valor. =SI(ESBLANCO(D9);" ";BUSCARV(D9;CLASIFICACION;2;FALSO))
Para recuperar el porcentaje de incentivo en la celda F9 =SI(ESBLANCO(D9);"";BUSCARV(D9;CLASIFICACION;3;FALSO)) con esta expresin lo que recuperamos el porcentaje de descuento segn el argumento de bsqueda pero para obtener el valor deseado debemos multiplicarlo por la celda E9.
=SI(ESBLANCO(D9);"";BUSCARV(D9;CLASIFICACION;3;FALSO))*E9
Para el caso de descuento especial en la celda G9 tenemos la siguiente expresin. =SI(ESBLANCO(D9);" ";BUSCARV(D9;CLASIFICACION;4;FALSO))
Para obtener el Neto es igual a : =E9+F9-G9
157
finalmente despus de haber copiado las frmulas debemos obtener unos resultados similares a los de la Figura 5.3 como la
Figura 5.3
BUSCARH (Buscar Horizontal) Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuacin, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o en la matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar informacin que se encuentre dentro de un nmero especificado de filas. Use BUSCARV cuando los valores de comparacin se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que desee encontrar.
Sintaxis BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado) Valor_buscado : es el valor que se busca en la primera fila de matriz_buscar_en. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
158
Matriz_buscar_en : es una tabla de informacin en la que se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o el nombre de un rango.
Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto, nmeros o valores lgicos.
Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en debern colocarse en orden ascendente: ...-2; -1; 0; 1; 2;..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, es posible que BUSCARH no devuelva el valor correcto.
El texto en maysculas y minsculas es equivalente. Se pueden poner los datos en orden ascendente de izquierda a derecha seleccionando los valores y eligiendo el comando Ordenar del men Datos. A continuacin haga clic en Opciones y despus en Ordenar de izquierda a derecha y Aceptar. Bajo Ordenar por haga clic en la fila deseada y despus en Ascendente.
Indicador_filas: es el nmero de fila en matriz_buscar_en desde el cual se deber devolver el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #VALOR!; si indicador_filas es mayor que el nmero de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #REF! Ordenado: es un valor lgico que especifica si desea que el elemento buscado por la funcin BUSCARH coincida exacta o aproximadamente. Si ordenado es VERDADERO o se omite, la funcin devuelve un valor aproximado, es decir, si no se encuentra un valor exacto, se devuelve el mayor valor que sea menor que el argumento valor_buscado. Si ordenado es FALSO, la funcin BUSCARH encontrar el valor exacto. Si no se encuentra dicho valor, devuelve el valor de error #N/A. Observaciones
Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea menor que valor_buscado.
159
Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #N/A.
Ejemplos Supongamos que en una hoja se guarda un inventario de repuestos. A1:A4 contiene "Ejes"; 4; 5; 6. B1:B4 contiene "Cojinetes"; 4; 7; 8. C1:C4 contiene "Engranajes"; 9; 10; 11.
Escribir la funcin BUSCARH en la Celda: B7: B8: B9: =BUSCARH("Ejes"; A1:C4;2;VERDADERO) es igual a 4 =BUSCARH("Cojinetes",A1:C4,3,FALSO) es igual a 7 =BUSCARH("Cojinetes";A1:C4;3;VERDADERO) es igual a 7
B10: =BUSCARH("Engranajes";A1:C4;4;) es igual a 11
Matriz_buscar_en tambin puede ser una constante matricial: BUSCARH(3;{1;2;3/"a";"b";"c"/"d";"e";"f"};2;VERDADERO) es igual a "c"
160
En el ejemplo de la figura 5.5 usamos la funcin BUSCARH
Figura 5.5
BSQUEDA DE REFERENCIA CRUZADA Como ltima forma de bsqueda se presenta el caso en el que usted requiera devolver un valor que se encuentre en una determinada fila y columna de una tabla. Suponga, por ejemplo, que usted dispone de una tabla en la que se muestra el monto de las ventas de tres empleados durante tres meses consecutivos. Los nombres de los vendedores estn dispuestos en la primera columna y los meses en la primera fila tal como se muestra en la Figura 5.6
Empleando esta tabla, usted podra necesitar determinar el monto vendido por determinado vendedor en un mes en particular. Se dice que esta bsqueda es una referencia cruzada pues usted buscar la interseccin de la fila en la que se encuentra el nombre del vendedor con la columna correspondiente al mes.
161
Escriba en la celda B7 el nombre de uno de los vendedores y en la celda B8 uno de los meses. Usted necesitar usar funcin INDICE en la frmula que debe escribir en la celda B9. Esta Funcin tiene la siguiente sintaxis. INDICE (tabla; fila, columna) En esta sintaxis:
q
El argumento tabla indica el rango en el cual se encuentra la tabla datos. Usted puede escribir aqu la referencia a las celdas (por ejemplo,A2:D5 ) o, mejor an, un nombre de rango (por ejemplo, VENTAS).
El argumento fila indica el nmero de la fila de la tabla que contiene el valor que desea mostrar. En la tabla VENTAS, el nombre Muoz Gloria, se encuentra en la fila 4.
El argumento columna indica el nmero de la columna de la tabla que contiene el valor que desea mostrar. En la tabla VENTAS, el mes de MAYO se encuentra en la columna 3.
El nico inconveniente para usar la formula expuesta es que al escribir en las celdas B7 y B8 los nombres del vendedor y del mes, Excel no sabe cules son la fila y columna asociadas a esos valores . A fin de determinar los parmetros de la funcin adecuadamente, realice los siguientes pasos: 1. Escribir en la celda C7 la frmula =COINCIDIR(B7;A2:A5;0) 2. Escriba en la celda C8 la frmula =COINCIDIR(B8;A2:D2;0) 3. Escriba en la celda C9 la formula: =INDICE(VENTAS;C7;C8) Si no desea escribir las frmulas de las celdas C7 y C8, puede escribir en la celda C9 la siguiente frmula:
=INDICE(VENTAS; COINCIDIR(B7;A2:A5;0);COINDICIDIR(B8;A2:D2;0))
162
163
Capitulo VI Macros
INTRODUCCIN.Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un mdulo de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario realizar la tarea. Al grabar una macro, Excel almacena informacin sobre cada paso dado cuando se ejecuta una serie de comandos. A continuacin, se ejecuta la macro para que repita los comandos. CREAR UNA MACRO. Para crear una Macro tenemos que realizar los siguientes pasos: 1. Dar clic en Grabar Nuevo Macro en Macros del Men Herramientas.
Figura 6.1
2. Asignarle un nombre y si es necesario asignar una combinacin de teclas para su ejecucin. 3. Haga clic en el botn aceptar. Note tambin que ahora se muestra la barra de herramientas Detener grabacin sobre la hoja de clculo.
Figura 6.2
4. A partir de este momento Excel se ha convertido en una grabadora que registrar cada accin que usted realice. 5. Ejecute las acciones que desee que se graben para el macro.
164
6. Haga clic en el botn Detener Grabacin de la barra de herramientas del mismo nombre.
UTILIZAR LAS MACRO. 1. Haga clic en el men herramientas; luego coloque el puntero del ratn sobre el submen Macro y, finalmente, sobre el comando Macro. Usted ver el siguiente Cuadro de dilogo:
Figura 6.3
2. Haga clic en el nombre de la macro que desee que se ejecute. 3. Haga clic en el botn Ejecutar. ASIGNAR MACROS A BOTONES DE FORMULARIO. Si bien es cierto la macro funciona del modo adecuado, la forma de activarla no es la ms rpida ni la ms cmoda para el usuario. Para lo cual Excel provee una forma de asignar un macro a un botn. Que se activa en la barra de Formulario.
CONOCIMIENTOS PREVIOS DE PARA CREAR MACROS. Propiedades de ActiveCell. Devuelve un objeto Range que representa la celda activa de la ventana activa (la ventana superior) o de la ventana especificada. Si la ventana no contiene una hoja de clculo, esta propiedad fallar. Es de slo lectura. Comentarios
165
Si no especifica un calificador de objeto, esta propiedad devolver la celda activa de la ventana activa. Celda activa no es lo mismo que seleccin. La celda activa es una sola celda de la seleccin actual. La seleccin puede contener ms de una celda, pero slo una es la celda activa.Todas las expresiones siguientes devuelven la celda activa y son equivalentes: ActiveCell Application.ActiveCell ActiveWindow.ActiveCell Application.ActiveWindow.ActiveCell
Ejemplo de la propiedad ActiveCell

Este ejemplo usa un cuadro de mensaje para mostrar el valor de la celda activa. Puesto que la propiedad ActiveCell falla si la hoja activa no es una hoja de clculo. El siguiente ejemplo activar Sheet1 antes de utilizar la propiedad ActiveCell.
Worksheets("Sheet1").Activate MsgBox ActiveCell.Value
En este ejemplo se cambia el formato de fuente de la celda activa. Worksheets("Sheet1").Activate
With ActiveCell.Font .Bold = True .Italic = True End With
Trabajar con la celda activa

La propiedad ActiveCell devuelve un objeto Range que representa la celda que est activa. Puede aplicar cualquiera de las propiedades o los mtodos de un objeto Range a la celda activa, como en el ejemplo siguiente.
Sub SetValue() Worksheets("Sheet1").Activate ActiveCell.Value = 35
166
End Sub
Nota Slo se puede trabajar con la celda activa cuando la hoja de clculo en la que se encuentra sea la hoja activa.
Mover la celda activa

Puede utilizar el mtodo Activate para designar cul es la celda activa. Por ejemplo, el siguiente procedimiento convierte B5 en la celda activa y, a continuacin, le da formato de negrita.
Sub SetActive() Worksheets("Sheet1").Activate Worksheets("Sheet1").Range("B5").Activate ActiveCell.Font.Bold = True End Sub
Nota
Para seleccionar un rango de celdas, utilice el mtodo Select. Para
convertir una sola celda en activa, utilice el mtodo Activate. Puede utilizar la propiedad Offset para pasar a la celda activa. El siguiente procedimiento inserta texto en la celda activa del rango seleccionado y, a continuacin, mueve la celda activa una celda a la derecha, sin cambiar la seleccin.
Sub MoveActive() Worksheets("Sheet1").Activate Range("A1:D10").Select ActiveCell.Value = "Monthly Totals" ActiveCell.Offset(0, 1).Activate End Sub
Seleccionar las celdas que rodean la celda activa

La propiedad CurrentRegion devuelve un rango de celdas limitadas por filas y columnas en blanco. En el siguiente ejemplo, la seleccin se ampla para incluir las celdas contiguas a la celda activa que contiene datos. A continuacin, se asigna el estilo Moneda a este rango.
Sub Region() Worksheets("Sheet1").Activate ActiveCell.CurrentRegion.Select Selection.Style = "Currency" End Sub
167
Escribir Instrucciones De Asignacin

Las instrucciones de asignacin asignan un valor o expresin a una variable o constante. Las instrucciones de asignacin incluyen siempre un signo igual (=). El siguiente ejemplo asigna el valor que devuelve la funcin InputBox a la variable suNombre.
Sub Pregunta() Dim suNombre As String suNombre = InputBox("Cmo se llama?") MsgBox "Su nombre es " & suNombre End Sub
La instruccin Let es opcional y normalmente se omite. Por ejemplo, la instruccin de asignacin anterior podra haberse escrito as:
Let suNombre = InputBox("Cmo se llama?").
La instruccin Set se utiliza para asignar un objeto a una variable que ha sido declarada como objeto. La palabra clave Set es necesaria. En el siguiente ejemplo, la instruccin Set asigna un rango de Hoja1 a la variable de objeto miCelda:
Sub DarFormato() Dim miCelda As Range Set miCelda = Worksheets("Hoja1").Range("A1") With miCelda.Font .Bold = True .Italic = True End With End Sub
Las instrucciones que establecen valores propiedad son tambin instrucciones de asignacin. El siguiente ejemplo asigna la propiedad Bold del objeto Font para la celda activa:
ActiveCell.Font.Bold = True
Propiedad Range
168
Use Range(arg), donde arg asigna un nombre al rango, para devolver un objeto Range que represente una sola celda o un rango de celdas. El ejemplo siguiente coloca el valor de la celda A1 en la celda A5.
Worksheets("Hoja1").Range("A5").Value = _ Worksheets("Hoja1").Range("A1").Value
El ejemplo siguiente rellena el rango A1:H8 con nmeros aleatorios estableciendo la frmula de cada celda del rango. La propiedad Range, si se emplea sin un calificador de objeto (un objeto colocado a la izquierda del punto), devuelve un rango de la hoja activa. Si la hoja activa no es una hoja de clculo, este mtodo no se llevar a cabo con xito. Use el mtodo Activate para activar una hoja de clculo antes de usar la propiedad Range sin un calificador de objeto explcito.
Worksheets("Hoja1").Activate Range("A1:H8").Formula = "=rand()" 'Range is on the active sheet
El ejemplo siguiente borra el contenido del rango denominado "Criterios".

Worksheets(1).Range("criteria").ClearContents
Si usa un argumento de texto para la direccin del rango, deber especificar la direccin en notacin de estilo A1 (no podr usar la notacin F1C1). Propiedad Cells
Use Cells(fila; columna), donde fila es el ndice de fila y columna es el ndice de columna, para devolver una sola celda. El ejemplo siguiente establece en 24 el valor de la celda A1.
Worksheets(1).Cells(1, 1).Value = 24 El ejemplo siguiente establece la frmula de la celda A2. ActiveSheet.Cells(2, 1).Formula = "=sum(B1:B5)"
Aunque tambin puede usar Range("A1") para devolver la celda A1, en algunas ocasiones la propiedad Cells puede ser ms conveniente, ya que permite usar una variable para la fila o la columna. El ejemplo siguiente crea encabezados de fila y
columna en la Hoja1. Tenga en cuenta que, despus de activar la hoja de
169
clculo, puede usar la propiedad Cells sin una declaracin explcita de hoja (devuelve una celda de la hoja activa).
Sub SetUpTable() Worksheets("sheet1").Activate For theYear = 1 To 5 Cells(1, theYear + 1).Value = 1990 + theYear Next theYear For theQuarter = 1 To 4 Cells(theQuarter + 1, 1).Value = "Q" & theQuarter Next theQuarter End Sub Aunque podra usar funciones de cadena de Visual Basic para modificar las
referencias de estilo A1, es mucho ms sencillo (y una mejor prctica de programacin) usar la notacin Cells(1, 1). Para devolver parte de un rango use expresin.Cells(fila; columna), donde expresin es una expresin que devuelve un objeto Range y fila y columna son relativas a la esquina superior izquierda del rango. El ejemplo siguiente establece la frmula de la celda C5.
Worksheets(1).Range("C5:C10").Cells(1, 1).Formula = "=rand()"
Range y Cells
Para devolver un objeto Range use Range(celda1; celda2), donde celda1 y celda2 son objetos Range que especifican las celdas inicial y final. El ejemplo siguiente establece el estilo de lnea de los bordes de las celdas 1:J10.
With Worksheets(1) .Range(.Cells(1, 1), _ .Cells(10, 10)).Borders.LineStyle = xlThick End With
Observe el punto delante de cada propiedad Cells. El punto es necesario si el resultado del enunciado With precedente se aplica a la propiedad Cells, en cuyo caso, se indica que las celdas estn en la hoja de clculo uno (sin el punto, la propiedad Cells devolvera las celdas de la hoja activa).
170
Propiedad Offset
Use Offset(fila; columna), donde fila y columna son los desplazamientos de fila y columna, para devolver un rango con un desplazamiento especfico con respecto a otro. El ejemplo siguiente selecciona la celda situada tres filas debajo y una columna a la derecha de la celda de la esquina superior izquierda de la seleccin actual. No se puede seleccionar una celda que no est en la hoja activa, por lo que primero deber activar la hoja.
Worksheets("sheet1").Activate 'can't select unless the sheet is active Selection.Offset(3, 1).Range("A1").Select
Mtodo Union
Use Union(rango1, rango2, ...) para devolver rangos de varias reas, es decir, rangos compuestos por dos o ms bloques contiguos de celdas. El ejemplo siguiente crea un objeto definido como la unin de los rangos A1:B2 y C3:D4 y, a continuacin, selecciona el rango definido.
Dim r1 As Range, r2 As Range, myMultiAreaRange As Range Worksheets("sheet1").Activate Set r1 = Range("A1:B2") Set r2 = Range("C3:D4") Set myMultiAreaRange = Union(r1, r2) myMultiAreaRange.Select
La propiedad Areas es muy til para trabajar con selecciones que contienen varias reas. Divide una seleccin de varias reas en objetos Range individuales y despus devuelve los objetos en forma de conjunto. Puede usar la propiedad Count del conjunto devuelto para comprobar una seleccin que contiene varias reas, como se muestra en el siguiente ejemplo.
Sub NoMultiAreaSelection() numberOfSelectedAreas = Selection.Areas.Count If numberOfSelectedAreas > 1 Then MsgBox "You cannot carry out this command " & _ "on multi-area selections" End If End Sub
171
EJEMPLOS DE MACROS QUE SE PUEDEN A SIGNAR A UN BOTN
Sub MostrarNombre() 'Muestra el nombre de la hoja activa.

MsgBox "El nombre de la hoja es " & UCase(ActiveSheet.Name)
End Sub
Sub NombrarHoja() 'Asigna el nombre "Gastos_Enero" a la hoja activa del libro activo. ActiveWorkbook.ActiveSheet.Name = "Gastos_Enero" End Sub
Sub NombrarHojas() 'Asigna los nombres Ventas1, Ventas2,... a las hojas del libro activo. Dim x As Integer, Hoja As Worksheet x=1 For Each Hoja In ActiveWorkbook.Worksheets Hoja.Name = "Ventas" & x MsgBox Hoja.Name x=x+1 Next Hoja End Sub Sub MostrarNombres() 'Visualiza los nombres de las hojas del libro activo. Dim Hojas As Worksheet For Each Hojas In Worksheets MsgBox Hojas.Name Next Hojas End Sub Sub RangoUsado() 'Selecciona el rango usado en la Hoja2. Worksheets("Hoja2").Activate ActiveSheet.UsedRange.Select End Sub Sub OcultarHoja() 'Oculta la Hoja2 del libro activo. ActiveWorkbook.Worksheets("Hoja2").Visible = False End Sub Sub MostrarHoja() 'Hace visible la Hoja2 del libro activo.
172
ActiveWorkbook.Worksheets("Hoja2").Visible = True End Sub Sub OcultarTodas() 'Oculta todas las hojas del libro activo menos la Hoja1. Dim Hoja As Worksheet For Each Hoja In Sheets If Hoja.Name <> Worksheets(1).Name Then Hoja.Visible = False Next Hoja End Sub
Sub OcultarHojas2() 'Oculta todas las hojas menos la hoja activa. For Each Hoja In Sheets If ActiveSheet.Name <> Hoja.Name Then Hoja.Visible = False Next Hoja End Sub
Sub HacerVisibleHojasOcultas() 'Hace visible todas las hojas ocultas del libro activo. Dim Hoja As Worksheet For Each Hoja In Sheets If Hoja.Visible = False Then Hoja.Visible = True Next Hoja End Sub
Sub Condicional1()
'Solicita el precio de un artculo con la instruccin InputBox y lo 'coloca en la celda A1 de la hoja activa. Si el valor ingresado 'es superior a 1500, calcula el 15% de descuento y lo coloca en la 'celda A2 de la hoja activa. En la celda A3 se guarda el precio del 'artculo menos el descuento.
Dim Precio As Integer Dim Descuento As Integer Precio = 0 Descuento = 0 Precio = Val(InputBox("Ingresar el precio", "Ingreso de datos")) 'Si la variable precio es mayor que 1500 calcula el descuento. If Precio > 1500 Then Descuento = Precio * 0.15 End If
173
ActiveSheet.Range("A1").Value = Precio ActiveSheet.Range("A2").Value = Descuento ActiveSheet.Range("A3").Value = Precio - Descuento End Sub Sub Condicional2()
'Compara los valores de las celdas A1 y A2 de la hoja activa. Si son 'iguales, asigna el color azul a la fuente de ambas celdas.
If ActiveSheet.Range("A1").Value = ActiveSheet.Range("A2").Value Then ActiveSheet.Range("A1").Font.Color = RGB(0, 0, 255) ActiveSheet.Range("A2").Font.Color = RGB(0, 0, 255) End If End Sub Sub Descuento() Dim Precio As Single Dim Descuento As Single Precio = 0 Precio = Val(InputBox("Ingresar el precio", "Ingresar datos"))
'Si el valor de la variable Precio es mayor que 1500, entonces, aplicar 'descuento del 10%; sino aplicar descuento del 5%.
If Precio > 1500 Then Descuento = Precio * 0.1 Else Descuento = Precio * 0.05 End If ActiveSheet.Range("A2").Value = Descuento ActiveSheet.Range("A1").Value = Precio ActiveSheet.Range("A3").Value = Precio - Descuento End Sub Sub AsignarColor()
'Coloca en la celda A3 la diferencia de los valores de las celdas 'A1 y A2. Si la diferencia es mayor o igual que 0, asigna el color 'azul a la fuente de la celda A3, sino asigna el color rojo.
Dim Valor1 As Single Dim Valor2 As Single Valor1 = ActiveSheet.Range("A1").Value Valor2 = ActiveSheet.Range("A2").Value ActiveSheet.Range("A3").Value = Valor1 - Valor2 If ActiveSheet.Range("A3").Value < 0 Then 'Asigna el color rojo a la fuente ActiveSheet.Range("A3").Font.Color = RGB(255, 0, 0) Else 'Asigna el azul rojo a la fuente ActiveSheet.Range("A3").Font.Color = RGB(0, 0, 255) End If End Sub
174
Sub Comparacin()
'Compara los valores de las celdas A1 y A2 de la hoja activa. 'Si son iguales, escribe en la celda A3 "A1 es igual que A2", 'si el valor de A1 es mayor que A2, escribe "A1 mayor que A2"; 'sino, escribe "A2 es mayor que A1".
Dim Valor1 As Single Dim Valor2 As Single Valor1 = ActiveSheet.Range("A1").Value Valor2 = ActiveSheet.Range("A2").Value If Valor1 = Valor2 Then ActiveSheet.Range("A3").Value = "A1 es igual que A2" Else If Valor1 > Valor2 Then ActiveSheet.Range("A3").Value = "A1 es mayor que A2" Else ActiveSheet.Range("A3").Value = "A2 es mayor que A1" End If End If End Sub
Sub Promedio()
'Solicita tres notas de un alumno mediante la funcin InputBox. Las notas son 'colocadas en las celdas A1, A2 y A3 de la hoja activa. Luego, la macro calcula 'el promedio de las notas y lo coloca en la celda A4. Si el promedio est entre '0 y 6, coloca en la celda A5 el mensaje "Muy deficiente"; si el promedio est 'entre 7 y 10, coloca en A5 el mensaje "Deficiente"; si el promedio est entre '11 y 12, coloca el mensaje "Suficiente"; si est entre 13 y 15, "Bien"; si est 'entre 16 y 18, coloca "Notable"; si es mayor o igual que 19, "Sobresaliente".
Dim Nota1 As Integer, Nota2 As Integer, Nota3 As Integer Dim Promedio As Single Nota1 = Val(InputBox("Ingresar la primera nota", "Promedio")) Nota2 = Val(InputBox("Ingresar la segunda nota", "Promedio")) Nota3 = Val(InputBox("Ingresar la tercera nota", "Promedio")) Promedio = (Nota1 + Nota2 + Nota3) / 3 ActiveSheet.Range("A1").Value = Nota1 ActiveSheet.Range("A2").Value = Nota2 ActiveSheet.Range("A3").Value = Nota3 ActiveSheet.Range("A4").Value = Promedio Select Case Promedio Case 0 To 6 ActiveSheet.Range("A5").Value = "Muy deficiente" Case 7 To 10 ActiveSheet.Range("A5").Value = "Deficiente" Case 11 To 12 ActiveSheet.Range("A5").Value = "Suficiente" Case 13 To 15 ActiveSheet.Range("A5").Value = "Bien" Case 16 To 18 ActiveSheet.Range("A5").Value = "Notable" Case Is >= 19
175
ActiveSheet.Range("A5").Value = "Sobresaliente" End Select End Sub
Sub IGV()
'Calcula el IGV (18 por ciento) y el precio de venta de 'una serie de artculos. El programa recorre las celdas 'y se detiene cuando encuentra una celda vaca.
Dim Precio As Double ActiveWorkbook.Worksheets("Hoja3").Activate Selection.Resize(1, 1).Select While Not (IsEmpty(ActiveCell.Value)) If IsNumeric(ActiveCell.Value) Then Precio = ActiveCell.Value ActiveCell.Offset(0, 1).Select ActiveCell.Value = Precio * 0.18 ActiveCell.Offset(0, 1).Select ActiveCell.Value = Precio + Precio * 0.18 ActiveCell.Offset(0, -2).Select End If ActiveCell.Offset(1, 0).Select Wend ActiveCell.Offset(-1, 0).Select ActiveCell.CurrentRegion.Select Selection.Style = "Currency [0]" End Sub
Sub AmortizacinCuotasFijas()
'Calcula los pagos que debe realizar un prestatario al final de 'cada periodo de tiempo para amortizar un prstamo a inters compuesto.
Dim c, i, t, Amortizaciones, Inters, Cuotas As Double Dim SumaInters, SumaAmortizaciones, SumaCuotas As Double Dim fila As Integer Worksheets("Hoja1").Activate limpiar Cells(3, 4).Value = Application.InputBox _ ("Introducir la deuda a amortizar", Type:=1) c = Cells(3, 4).Value Cells(4, 4).Value = Application.InputBox _ ("Introducir el tipo de inters anual", Type:=1) i = Cells(4, 4).Value / 100 Cells(5, 4).Value = Application.InputBox _ ("Introducir el tiempo en aos", Type:=1) t = Cells(5, 4).Value Cuotas = c * (i / (1 - (1 / ((1 + i) ^ t)))) SumaInters = 0: SumaAmortizar = 0: SumaCapitalPagado = 0 fila = 1 While fila <= t Inters = c * i
176
Amortizaciones = Cuotas - Inters Cells(fila + 9, 2) = fila Cells(fila + 9, 3).Value = c Cells(fila + 9, 4).Value = Inters Cells(fila + 9, 5).Value = Amortizaciones Cells(fila + 9, 6).Value = Cuotas c = c - Amortizaciones SumaInters = SumaInters + Inters SumaAmortizaciones = SumaAmortizaciones + Amortizaciones SumaCuotas = SumaCuotas + Cuotas fila = fila + 1 Wend Cells(fila + 9, 3).Value = "Totales" Cells(fila + 9, 4).Value = SumaInters Cells(fila + 9, 5).Value = SumaAmortizaciones Cells(fila + 9, 6).Value = SumaCuotas Range(Cells(10, 3), Cells(fila + 9, 6)).NumberFormat = "#,##0.00" Range(Cells(fila + 9, 2), Cells(fila + 9, 6)).Select Selection.Interior.ColorIndex = 1 Selection.Font.Bold = True Selection.Font.ColorIndex = 2 End Sub
Sub limpiar() Dim i As Integer i = 10 Range("D10").Select Do Until IsEmpty(ActiveCell.Value) Range(Cells(i, 2), Cells(i, 6)).Clear ActiveCell.Offset(1, 0).Select i=i+1 Loop End Sub
177
178
CREAR FUNCIONES DEL USUARIO Para crear una funcin definida por el usuario debemos realizar 1.- Ir al men Herramientas-Macros- Editor de Visual Basic
Figura 6.4
2.- En el editor de Visual Basic damos clic derecho sobre la opcin mdulo en el explorador agregamos a un modulo.
3.- Ir al men Insertar Procedimiento, y se muestra una interfaz similar a la figura 6.5 y le asignamos un nombre a nuestra funcin (IGV), deber haber seleccionado previamente la opcin funcin y como Public.
Figura 6.5
4.- Escribimos las instrucciones de la funcin como se muestra en la figura 6.6
Figura 6.6
5.- Las funciones definidas por el usuario las podemos visualizar dando clic en funcin del men Insertar y buscamos en categoras de la funcin la que diga funciones definidas por el usuario y encontraremos la funcin IGV.
Figura 6.7
180
6.- La funcin IGV nos pide el parmetro tiene un solo parmetro que es el precio de venta que para nuestro caso se encuentra en la celda C2, luego clic en el botn aceptar.
Figura 6.8
7.- En la figura 6.9 mostramos el Total a Pagar incluido el igv.
Figura 6.9
181
PREGUNTAS DE REPASO
1. Qu es una macro? 2. Cul es la Utilidad de las macros?
3. Crear una macro que se asocia a un botn para calcular lo siguiente expresin.
P=C[ ((1+i)n-1) / (i*(1+i)n)].
182
183
Capitulo VII
Tablas Dinmicas
INTRODUCCIN Un informe de tabla dinmica es una tabla interactiva que se puede utilizar para resumir rpidamente grandes volmenes de datos. Podr girar sus filas y columnas para ver diferentes resmenes de los datos de origen, filtrar los datos mostrando diferentes pginas, o mostrar los detalles de determinadas reas de inters.
Ejemplo de un informe de tabla dinmica simple Los datos de origen se encuentran en la lista de la izquierda. Cundo utilizar un informe de tabla dinmica Utilice un informe de tabla dinmica cuando desee comparar totales relacionados, especialmente cuando tenga una lista de nmeros larga para resumir y desee realizar comparaciones distintas con cada nmero. Utilice los informes de tabla dinmica cuando desee que Microsoft Excel realice automticamente ordenaciones y el clculo de subtotales y totales. En el ejemplo anterior, puede ver fcilmente cmo en el tercer trimestre las ventas de golf en la celda F5 son superiores a las ventas de cualquier otro deporte o trimestre, y a las ventas de los totales generales. Como un informe de tabla dinmica es
184
interactivo, usted u otros usuarios pueden cambiar la presentacin de los datos para ver ms detalles o calcular diferentes resmenes. Crear un informe de tabla dinmica Para crear un informe de tabla dinmica, utilice el Asistente para tablas y grficos dinmicos como gua para buscar y especificar los datos de origen que desea analizar y para crear el marco del informe. Puede utilizar la barra de herramientas Tabla dinmica para organizar los datos dentro de dicho marco. Tipos de informes de tabla dinmica Un informe de tabla dinmica predeterminado tiene el aspecto del que aparece en el ejemplo anterior. Tambin puede mostrar un informe de tabla dinmica con formato de sangra, para ver todos los datos de resumen del mismo tipo en una columna. Puede crear un informe de grfico dinmico para ver los datos grficamente. Asimismo, puede colocar un informe de tabla dinmica en el Web utilizando una lista de tabla dinmica en una pgina Web. Cuando se publica un informe de tabla dinmica de Excel en una lista de tabla dinmica, otros usuarios pueden ver los datos e interactuar con ellos desde sus exploradores Web. Datos de origen para un informe de tabla dinmica Puede crear un informe de tabla dinmica desde una lista de Microsoft Excel, una base de datos externa, varias hojas de clculo de Excel u otro informe de tabla dinmica. Para el resto de los informes de ejemplo de este tema se utilizan los datos de origen siguientes, de forma que pueda comparar distintas presentaciones de los mismos datos.
185
Configurar los datos de origen
Los datos de origen de listas de Excel y de la
mayora de las bases de datos se organizan en filas y columnas. Los datos de origen deben tener hechos similares en la misma columna. En el ejemplo, la regin de ventas est siempre en la columna E, la cantidad vendida en la columna D, etctera. Datos de origen OLAP Las bases de datos OLAP organizan grandes cantidades de datos en dimensiones y niveles en vez de en filas y columnas. Puede utilizar los informes de tabla dinmica para mostrar y analizar datos de bases de datos OLAP. Puesto que el servidor de OLAP, y no Excel, calcula los valores de resumen para el informe de tabla dinmica, la recuperacin de datos de una base de datos OLAP es ms eficaz y podr analizar cantidades mayores de datos que con otros tipos de bases de datos. Excel permite igualmente crear cubos OLAP a partir de datos de bases de datos externas y guardar archivos de cubo para poder trabajar con los datos sin conexin.
Organizar los Datos en los Informes de Tablas Dinmicas

Campos y elementos Un informe de tabla dinmica contiene campos, cada uno de los cuales corresponde a una columna (o dimensin OLAP) de los datos de origen y resume varias filas de informacin de los datos de origen. Los campos de un informe de tabla dinmica enumeran elementos de datos en filas o en columnas. Las celdas situadas en la interseccin de una fila y una columna muestran los datos resumidos de
los elementos de la parte superior de la columna y de la izquierda de la fila.
186
En este informe de tabla dinmica, el campo Producto contiene los elementos Lcteos y Carnes.
Campos de datos y celdas Un campo de datos, como Suma de Ventas, proporciona los valores que estn resumidos en el informe de tabla dinmica. En el ejemplo, la celda C6 muestra el total de las ventas de productos lcteos de Davolio en mayo, es decir, la suma de las cifras de ventas de todas las filas de los datos de origen que contienen mayo en el mes, Davolio en vendedor y Lcteos en el producto. Funciones de resumen Para resumir los valores de los campos de datos, los
informes de tabla dinmica utilizan funciones de resumen como Suma, Contar o Promedio. Estas funciones proporcionan tambin subtotales y totales generales automticamente, si opta por mostrarlos. En este ejemplo, los datos de la columna Ventas de la lista de origen estn resumidos con Suma, mostrando los subtotales de los meses y los totales generales de las filas y las columnas. Para datos de origen OLAP, el servidor OLAP proporciona funciones de resumen precalculado. Utilizar totales y subtotales en un informe de tabla dinmica. Ver detalles En la mayora de los informes de tabla dinmica podr ver las filas de detalle de los datos de origen que conforman el valor de resumen de una celda de datos en concreto. Los datos de origen OLAP no estn organizados en filas que puedan verse de esta forma, pero puede cambiar el grado de detalle mostrado en todo el informe de tabla dinmica cuando est basado en datos de origen OLAP. Controlar el grado de detalle mostrado en un informe de tabla dinmica. Cambiar el diseo Arrastrando un botn de campo a otro lugar del informe de tabla dinmica podr ver los datos de distintas formas y calcular distintos valores resumidos. Por ejemplo, puede ver los nombres de los vendedores en las columnas en vez de en las filas. Cambiar el diseo del informe arrastrando un campo o un elemento.
187
Informe de Tablas Dinmicas con Formato de Sangra

Un informe de tabla dinmica con formato de sangra es similar a un informe de base de datos con formato tradicional. Los datos de cada campo de fila tienen una sangra en un diseo similar a un esquema de texto. Utilizando este formato puede leer todas las cifras resumidas de un campo de datos en una sola columna. Es til para informes largos o informes que vaya a distribuir en forma impresa.
188
Crear un informe de tabla dinmica con formato de sangra El diseo de sangra es un autoformato que se aplica despus de crear un informe de tabla dinmica. Si utiliza un autoformato para cambiar un informe de tabla dinmica a formato de sangra, los campos de columna del informe se convertirn en campos de fila y Excel aplicar formatos de carcter y celda distintos al informe de tabla dinmica. Puede cambiar el formato para personalizar el aspecto del informe. Imprimir un informe de tabla dinmica con formato de sangra Microsoft Excel proporciona algunas configuraciones de impresin especficas de los informes de tabla dinmica. Puede repetir automticamente los rtulos de fila y columna de la tabla dinmica y los rtulos de elemento en todas las pginas impresas, as como insertar automticamente saltos de pgina entre las secciones del informe
Informes de Grficos Dinmicos

Vistas grficas de los datos de tabla dinmica Un informe de grfico dinmico es un grfico interactivo que puede utilizar para ver y reorganizar los datos grficamente, de forma similar a un informe de tabla dinmica. Un informe de grfico dinmico siempre tiene un informe de tabla dinmica asociado en el mismo libro, e incluye todos los datos de origen del informe asociado. Igual que un informe de tabla dinmica, un informe de grfico dinmico tiene botones de campo que puede utilizar par mostrar distintos datos y cambiar el diseo.
Ejemplo de informe de grfico dinmico
189
Ejemplos Prcticos
En este ejemplo consideramos los siguientes datos ingresados en la Hoja1 (Muestra de la
base de datos en estudio) del libro denominado tablas dinmicas como se muestra en la figura. Creando la Tabla Dinmicas Pueda ser que se necesite saber ha sido el ingreso en soles que habido por facultad de los alumnos inscritos por cada curso que se dicta. Cree la tabla dinmica de la siguiente manera: 1. Seleccione cualquier celda de la lista. Por ejemplo la celda C7 de la Hoja1. 2. Haga clic en el la opcin Informe de Tablas y grficos dinmicos del menu Datos y ver el cuadro de dialogo siguiente:
190
Paso 1 del Asistente para Tablas dinmicas 3. En el cuadro que se presenta se debe decir a Excel donde se encuentran los datos que se van analizar para crear el informe y a su vez si desea que sea tabla o grfico dinmico. 4. Haga Clic en Siguiente. Usted ver el cuadro de dilogo del paso 2 del asistente. (observe que el rango de celdas en nuestro caso esta entre A3:A23.
Paso 2 del asistente para tablas dinmicas
191
5. Si el rango en el que se encuentra la lista no es el correcto, simplemente haga clic en la hoja de calculo y arrastre el puntero del ratn sobre el rea que desea emplear. 6. Cuando el cuadro de texto rango contenga la referencia correcta a la base de datos, haga clic en el botn siguiente. Usted ver el cuadro de dilogo correspondiente al paso 3 del asistente para tablas dinmicas.
7. Haga Clic en el botn diseo. Y usted vera el cuadro siguiente:
8. Usted debe arrastrar los campos desde el lado derecho hacia las regiones Pgina, Fila, Columna, y Datos , esto depende segn como desee crear la tabla.
192
Para nuestro caso deseamos saber cuanto es el ingreso por facultad por curso y turno. a) Arrastramos el campo Facultad a la regin Pgina b) Arrastramos el campo Curso a la regin Columna c) Arrastramos el campo Turno a la regin Fila d) Arrastramos el campo Pago a la regin Datos 9. Finalmente Obtenemos la siguiente Tabla:
Utilizar la Tabla dinmica
Puede que le interese los alumnos matriculados de la facultad Industrial . A fin de lograr esto, realizamos los siguiente. 1. Hacemos clic en el botn desplegable en la celda B2. Usted podra ver la imagen de la figura (...) 2. Haga clic en Industrial 3. Haga clic en Aceptar Usted ver que la tabla dinmica se muestra como en la siguiente ilustracin.:
193
Lo que se interpreta es que el monto de los alumnos matriculados de industrial es de 640 soles en el curso avanzado y de 300 soles en el curso bsico haciendo un monto total de 940 soles Si deseamos visualizar todo nuevamente lo que tenemos que hacer como se muestra en la figura (....) dar clic en todas.
Actualizar una Tabla Dinmica Nosotros podemos modificar los datos que dio origen a la tabla dinmica y ver como esta cambia. Por ejemplo suponga que un aluno de industrial no debio haberse matriculado en el curso de Bsico sino en un curso de acces y en el turno noche con un monto de curso de S/.100. para el caso nos ubicamos: 1. Activamos la celda B4 de la Hoja1.del libro de excel 2. escribimos Acces y pulsamos enter 3. Activamos la celda C4 4. escribimos Noche 5. Activamos la celda de Pago E4 6. escribimos S/100 7. Activamos la Hoja2 y haga clic en cualquier celda de la tabla 8. Haga clic en el botn Actualizar Datos de la Barra de Herramientas Tabla dinmica. Despus haber realizado los pasos anteriores tenemos la siguiente tabla dinmica: 194
Configuracin de Campos
Como se ha visto hasta al momento en nuestro caso solamente estamos sumando montos de matriculas pero si quisiramos saber cuantos alumnos tenemos matriculados por turno, curso y facultad necesitaramos contar, para ello lo que tenemos que hacer configura los campos lo hacemos de la siguiente manera. 1. De acuerdo a la Figura(...) que tenemos damos doble clic en la celda A3 o clic derecho y seleccionamos campo de la tabla dinmica aqu seleccionamos en este caso la funcin contar, tambin podemos dar formato a la celdas. 2. Haga Clic en Contar en la lista Resumir por 3. Haga clic en el botn Nmero para mostrar el cuadro dilogo Formato de Celdas. 4. Elija Nmero en la lista Categora. 5. En el cuadro de texto Posiciones decimales escriba 1
6. Haga clic en el botn Aceptar del cuadro de dilogo Formato de celdas
195
Despus de seguir los pasos anteriores observara la tabla siguiente.
Autoformato de Tablas El usuario una vez que ha obtenido su tabla dinmica puede adoptar uno de los formatos que nos proporciona excel. Para lo cual tenemos que dar clic sobre cualquier tabla dinmica y luego botn derecho y seleccionar Dar formato al Informe. El usuario podr seleccionar el formato de su preferencia. Como se muestra en la figura.
196
Grficos Dinmicos
Los grficos dinmicos al igual que las tablas, pueden cambiar en funcin de las opciones de los usuarios.
1. en la hoja2 del libro de trabajo nos ubicamos en cualquier celda de la tabla 2. damos clic derecho y seleccionamos grficos y obtenemos algo similar a lo mostrado en la figura....
CONECTNDOSE A UNA BASE DE DATOS EXTERNA.
Nosotros podemos conectarnos a una tabla de una base de datos que han sido hecha por otras aplicaciones (Acces, sql-server, Foxpro, etc), para poder realizar esta operacin debemos haber instalado el Microsoft Query que nos permite realizar dicha conexin para recuperar los datos y mostrarlos en excel. Desarrollaremos un ejemplo en el cual tenemos que conectarnos a la base de datos Northwind y deseamos tener una tabla que nos permita visualizar las unidades que se encuentran stock por categora, por nombre de producto y por proveedor. Para lo cual haremos la conexin con SQL Server. Como se muestra en la figura.
197
1. seleccionamos informes de tablas y grficos dinmicos del men datos se nos muestra el primer paso del asistente. Para lo cual seleccionamos fuente de datos externa.
2. Seleccionamos obtener datos
3 Especificar el origen de datos si no lo tenemos como es nuestro caso seleccionamos nuevo origen de datos. Y luego clic en aceptar.
4.- Le asignamos un nombre a nuestro origen de datos como primer paso en este caso le denominamos BDNorthwind . y el paso 2 seleccionamos el controlador de la base de datos que para nuestro caso es SQL Server
198
4. Damos clic en conectar y obtenemos pantalla la en siguiente la cual
indicamos el servidor de donde obtendremos los
datos y indicaremos el id de inicio de sesin.
Luego damos clic en opciones para indicar la base de datos de donde extraeremos los datos. Que para nuestro caso es Northwind.
199
Y luego damos clic en aceptar y de esta manera hemos definido nuestro origen de datos. Como se indica en la figura siguiente.
Despus de haber definido el origen de datos podemos recin emprender la recuperacin de datos para nuestra tabla dinmica.
Seleccionamos el origen de datos.(previamente definido)
Y seleccionamos los campos necesarios para la solucin de nuestro problema.
200
La siguiente opcin la utilizaremos cuando tengamos que utilizar algn tipo de filtrado si fuera el caso.
Si fuera necesario realizar algn tipo de orden en el paso siguiente lo podramos realizar. Seleccionando el campo por (Ordenar por)
Finalmente indicamos que deseamos devolver los datos a Microsoft excel. Y damos clic en finalizar. Luego se nuestra la figura siguiente.
201
En la figura siguiente damos clic en siguiente:
En este Paso se nos presenta donde deseamos ubicar los datos recuperados. En este caso en la hoja1 de la celda B2 y luego damos clic en finalizar.
En este paso se nos muestra la disposicin de la tabla dinmica
202
donde el campo CompanyName lo ubicamos en la zona de (Coloque campos de pgina aqu), el campo CategoryName lo ubicamos en (Coloque campo de columna aqui), ProductoName lo ubicamos (Coloque campo de fila aqu) y UnitStock en la la zona de Coloque datos Aqu.
Finalmente obtenemos lo siguiente:
si seleccionamos un CompanyName (por ejemplo Leka Traiding tenemos la que se indica en la figura)o que obtenemos es lo siguiente:
203
EJERCICIOS
Segn los cuadros :
1.BASE DE DATOS N 1
CODIGO IF01 IF12 CI04 IF14 CI10 IF13 IF11 CI16
FECHA 01/05/77 02/05/77 03/05/77 10/06/77 03/05/77 11/02/88 27/03/00 08/12/99
PUBLICACION VISUAL BASIC POWER BUILDER WINDOWS 95 QPRO POWER POINT M. NETSCAPE AUSTOUND WORD PERFECT
NUMERO 1 12 4 14 10 13 11 16
TIPO IF IF CI IF CI IF IF CI
STOCK 460 300 500 380 490 319 420 560
PRECIO 14,00 15,00 12,00 5,00 7,00 7,00 7,00 5,00
TOTAL 6.440,00 4.500,00 6.000,00 1.900,00 3.430,00 2.233,00 2.940,00 2.800,00
2.BASE DE DATOS N 2
CODIGO TR-003 TR-004 TR-008 TR-011 TR-012 TR-002 TR-006 TR-007 TR-013 TR-001 TR-005 TR-009 TR-010 TR-014 TR-015 NOMBRE CASTILLO SUAREZ DULANTO BARDALES RIOFRIO ZAPATA ROBLEDO MARTINEZ CHANG DAVALOS ALVARADO IBAEZ SALAZAR INFANTE REQUENA CATEGORIA A A A A A B B B B B C C C C C SECCION COMPRAS TALLER TALLER TALLER TALLER COMPRAS COMPRAS TALLER COMPRAS VENTAS VENTAS VENTAS COMPRAS COMPRAS COMPRAS SUELDO 1.000,00 500,00 450,00 700,00 650,00 850,00 700,00 600,00 950,00 1.500,00 1.350,00 1.100,00 850,00 750,00 650,00
204
Elabore las siguientes tablas dinmicas
TABLA DINAMICA N 1
PUBLICACION
(Todas)
Suma de TOTAL TIPO FECHA CI IF Total general 01/05/77 6440 6440 02/05/77 4500 4500 03/05/77 9430 9430 10/06/77 1900 1900 11/02/88 2233 2233 08/12/99 2800 2800 27/03/00 2940 2940 Total general 12230 18013 30243
2.TABLA DINAMICA N 2
SECCION Suma de SUELDO NOMBRE CASTILLO CHANG INFANTE REQUENA ROBLEDO SALAZAR ZAPATA Total general COMPRAS CATEGORIA A B 1000 950
700 850 1000 2500
Total general 1000 950 750 750 650 650 700 850 850 850 2250 5750
205
Elabore los grficos dinmicos : 1.GRAFICO N 1

600
500
400
15.00 14.00
300
12.00 7.00
200
5.00
100
WINDOWS 95 CI04
WORD PERFECT CI16
AUSTOUND IF11
M. NETS CAPE IF13
2.GRAFICO N 2
1 600
1 400
1 200
1 000
C
800
B A
600
400
200
206
Capitulo VIII Los Userforms - Los Formularios

Introduccin.Una vez que hemos analizado en que consisten las macros y tambin visto los principales tipos de controles que pueden ser utilizados, ahora nos introduciremos en los userforms o formularios.
En relacin los userforms, los formularios son mucho ms conocidos por todos, ya que normalmente tenemos que convivir con ellos cada vez que navegamos por la web o cada vez que tenemos que llenar alguna solicitud.
Los formularios general son utilizados para capturar una serie de informacin del usuario que esta interactuando con dicho formulario. Simplificando un poco lo tcnico, podramos decir que un formulario es una coleccin de controles activex que permiten la recoleccin de informacin. En el caso de Excel, adems podemos elaborar un formulario aprovechando sus celdas y las posibilidades de formato que podemos aplicarles a ellas.
Por su parte, los userforms, de alguna forma podramos decir que tambin son formularios slo que mucho ms avanzados o complejos, razn por lo cual nos ofrecen muchas ms posibilidades de comportamiento, uso o explotacin. Tcnicamente, diremos que un objeto userform es una ventana o un cuadro de dilogo que conforma parte de la interfaz usuario de una aplicacin. Al igual que los formularios, los userforms estn formados por una coleccin de controles, ms una combinacin de cdigo y datos.
En esta seccin explicaremos a travs de ejemplos ambos conceptos. Advertimos de antemano, que dada la complejidad de la construccin de un userform, no profundizaremos en su codificacin o programacin, sino que slo nos remitiremos a algunas de sus propiedades y a un ejemplo que nos ayudar a comprender su utilizacin.
207
Finalidad del formulario

Tal como sealamos anteriormente, un formulario es utilizado generalmente para reunir informacin del usuario que interacta con l. Pues bien, a travs del siguiente ejemplo veremos como es posible construir en forma muy sencilla un formulario en Excel, solo que en este caso especfico no lo orientaremos a recolectar informacin, sino que ms bien para ofrecer informacin a los clientes de una determinada empresa.
Formulario para realizar cotizaciones
Tomaremos como base la Empresa ABC que comercializa un nico artculo (mgie), cuyo precio vara en razn del color de dicho artculo, de acuerdo con el siguiente cuadro:
Color Amarillo Azul Negro Rojo Verde Precio 9.900 10.000 8.000 9.600 10.500
Este artculo adems, por polticas de la empresa, solo es comercializado en paquetes de 24 unidades cada uno. Con el objetivo de incentivar las ventas, la empresa ofrece una poltica de descuentos, as entonces, cuado el monto total de la venta supera los $ 500.000 otorga un 3% de descuento sobre el total, ahora bien si el monto supera los $ 800.000 el descuento ser de un 5% sobre el total.
Debido a lo importante que es el flujo de efectivo para la empresa, sta ha decidido aplicar tambin un descuento especial para fomentar el pago al contado, siendo este de un 2% (sobre el monto total, una vez realizados los descuentos por volumen). Las otras opciones de pago que ofrece es dentro de los 30 das siguientes al de la venta, caso en el cual esta empresa no ofrece descuento alguno. Adems, ahora ha
208
incorporado tambin el pago con tarjeta de crdito, pero esta forma de pago tiene un costo para la empresa debido a las comisiones que debe cancelar, razn por la cual ha decido sobrecargar el monto total de venta en un 1,5% cada vez que uno de sus clientes decida pagar su compra con tarjeta de crdito. Teniendo en cuenta todas estas cuestiones, ahora deberemos construir un formulario muy fcil de usar, pero que nos permita considerar todos los factores que condicionan el precio final de venta de los artculos.
Construccin del Formulario

En primer lugar abriremos un libro en blanco, en el cual llamaremos "formulario" la primera hoja de dicho libro. Si bien es cierto, que usted puede construir el formulario
de la forma que le sea ms cmoda o agradable, le recomendamos que siga los pasos y posiciones que le indicamos en este ejemplo, con el objetivo que se ms fcil la revisin en caso de que se comentan errores.
A modo de gua, utilizaremos el resultado final que se desea obtener con dicho formulario:
209
Como podemos apreciar, el formulario abarcar desde B4 hasta H19, por lo que pintaremos el fondo de esta rea y adems le daremos formato a los bordes. El rea entre B2 y H2 la uniremos para colocarle un ttulo al formulario, conjuntamente le aplicaremos formato al texto hasta obtener el efecto deseado. A continuacin lo que haremos ser construir la estructura de dicho formulario, para lo cual le daremos formato a las distintas celdas que formarn parte de l. Comenzaremos por las celdas donde se reflejar la cantidad (G7), el precio unitario (G9), agregaremos una celda para realizar un subtotal (G11). Posteriormente diremos que en G13 calcularemos el eventual descuento por volumen y en G15 el descuento por pronto pago, para finalmente calcular el total definitivo en la celda G17. Luego crearemos una tabla que contenga la relacin entre el color y el precio del artculo, ha dicha rea le daremos el nombre de color. En el caso de nuestro ejemplo lo hemos hecho en el rango B37:C41. Tambin insertaremos unas etiquetas de texto para hacer referencia a los controles que posteriormente agregaremos ("Seleccione su Color" y "Cantidad").
Pues bien, lo que ahora corresponde hacer es agregar los distintos controles. El primero que agregaremos ser el cuadro combinado. Una vez hecho esto, le vincularemos a la celda G9 (LinkedCell) y adems le asociaremos el rea color (ListFillRange). A la propiedad BoundColumn le asignaremos el valor de "2". Luego para hacerlo ms llamativo, le daremos formato al texto (Font) y adems le daremos color al texto con la propiedad ForeColor.
Posteriormente insertaremos el control de nmero, lo dimensionaremos con el mouse hasta que tenga el aspecto deseado. En cuanto a sus propiedades, lo vincularemos la celda "G7" que es donde queremos que aparezca la cantidad que esta siendo cotizada. Debido a que el artculo en cuestin slo se vende por paquetes de 24 unidades, asignaremos este valor a la propiedad SmallChange, luego a la propiedad Min le asignaremos igual cantidad y a la propiedad Max, le asignaremos un valor lo suficientemente alto, por ejemplo 2000.
210
Nos queda ahora realizar todo aquello correspondiente a los descuentos, con el objetivo de evaluar si el monto de venta ser objeto o no de descuento por volumen introduciremos la siguiente frmula den dicha celda: =REDONDEAR(G11*SI(G11<500001;0;SI(G11<800001;-0,03;-0,05));0)
Lo que estamos haciendo en primer trmino es redondear el resultado obtenido del clculo a cero decimales. Luego la frmula nos permite evaluar si el monto de ventas (G11) cumple con alguno de los requisitos para que sean aplicables los descuentos, indicando en cada caso la cuanta de cada uno de los descuentos en tanto por uno.
Es tiempo ahora de insertar un nuevo control, el cual se trata en realidad de tres botones de opcin que se comportarn como un nico control. Para esto slo lo seleccionamos de la barra de herramientas dicho control y lo insertamos, para luego dimensionarlo con el mouse a nuestro gusto. A travs de la propiedad Caption le daremos el nombre visible a dicho botn, siendo en el primer caso "Efectivo". A travs de la propiedad LinkedCell vincularemos este control con la celda "C16", para finalmente a travs de las propiedades Font, BackColor y ForeColor configuraremos la apariencia de dicho botn hasta obtener el resultado deseado. Luego repetiremos estos mismos pasos con los dos botones siguientes, solo que en este caso Caption tomar los valores "30 das" y "Tarjeta de Crdito" en cada caso. En cuanto a las celdas vinculadas, ests sern "C17" y "C18" respectivamente. Luego de esto alinee los distintos botones con el mouse hasta que den una imagen de bloque.
Si realiz correctamente todos los pasos, al probar los controles de opcin podr comprobar que stos devuelven el valor de "VERDADERO" o "FALSO" en las distintas celdas vinculadas, dependiendo si stos han sido seleccionados o no. Pues bien, nos basaremos es esto ltimo para construir la frmula o algoritmo que nos permita calcular el eventual descuento o sobrecargo segn corresponda. As entonces, introduciremos la siguiente frmula en la celda "G15": =REDONDEAR((G11+G13)*SI(C16=VERDADERO;0,02;SI(C17=VERDADERO;0;0,01 5));0)
211
Al igual que en el caso anterior, esta frmula comienza redondeando el resultado final a cero decimales, luego hace un calculo previo del monto al cual eventualmente le sern aplicados los descuentos o sobrecargos, esto es al subtotal menos el descuento por volumen. Posteriormente la frmula evala la condicin de las distintas celdas vinculadas, para de esta forma establecer si el descuento le ser aplicable o no, o si, muy por el contrario, deber aplicrsele un recargo.
Finalmente, le daremos formato a las celdas vinculadas a los cuadros de opciones, eligiendo un color igual al del fondo, esto para ocultar el pequeo "truco" que hemos realizado para relacionar los cuadros de controles con otras celdas y frmulas.
Para comprender de buena manera en que consiste un userform, lo que haremos ser crear uno de ellos, paso a paso, explicando lo que sea necesario segn sea el caso.
Supongamos que deseamos realizar una encuesta, donde le preguntaremos a una persona su nombre y que equipo de ftbol, de una lista posible, considera como mejor. Adems, esta encuesta la queremos realizar a travs de un formulario que se activar cada vez que presionemos un determinado botn de comando que se encuentra en una de las hojas (Hoja1) de nuestro archivo de ejemplo (userforms02.xls).
Concretamente, el siguiente es objetivo perseguido:
Lo que haremos en primer lugar ser insertar el cuadro de comando en la hoja Userforms. Luego le aplicaremos los formatos que deseemos para que quede llamativo dicho control. Posteriormente, lo que haremos ser crear el userform, para esto necesitamos abrir el Editor de Visual Basic (ALT + F11). Insertar/Userform. configurndola como "Equipo Favorito". Luego de lo cual, iremos al men
Adems iremos a la propiedad Caption de dicho userform, Una vez realizados todos estos paso, la
pantalla debiese haber quedado de la siguiente forma:
212
A continuacin comenzaremos a trabajar en el Userform, al cual le insertaremos algunos controles y modificaremos algunas propiedades de los mismos hasta dejarlo con el siguiente aspecto:
En general, lo realizado hasta el momento no dista mucho de lo realizado anteriormente con los cuadros de controles, por esta razn es que no hemos reparado en detalles menores. Antes de incrustar los distintos botones de opcin, ser necesario en primer lugar insertar el Marco, esto es un control que permite agrupar otros controles, dndoles un aspecto de grupo. Tendremos que utilizar una Etiqueta de Texto, la cual nos permitir colocar un texto de referencia (Nombre) al cuadro de texto que aparece en su costado.
A continuacin, haremos un pequeo cuadro resumen con las propiedades que deber configurar para cada uno de los controles, por favor sgalo muy atento:
213
214
Etiqueta Propiedad Valor
Cuadro de Texto Propiedad Valor
Marco Propiedad Valor
Accelerator : N Caption : Nombre:
(Name) : TabIndex :
TextName 1
Caption :
Equipo:
TabIndex : 2
TabIndex : 0
Opcin: Real Propiedad Valor
Opcin: Colo-Colo Propiedad Valor
Opcin: Manchester Propiedad Valor
Accelerator : R Caption : (Name) : Real Madrid OpcionReal
Accelerator : C Caption : (Name) : TabIndex : Value : Colo-Colo OpcionColo 1 True
Accelerator : B Caption : (Name) : Manchester OpcionManch
TabIndex : 0
TabIndex : 2
Botn Grabar Propiedad Valor
Botn Cancelar Propiedad Valor
Default : Caption : (Name) :
True Grabar BotAcep
Cancel : Caption : (Name) : TabIndex :
True Cancelar BotCanc 4
TabIndex : 3
A travs de la propiedad TabIndex lo que estamos haciendo es establecer en cada control el orden de tabulacin que tendrn, es decir, el orden en que se ir desplazando el cursor cada vez que presionemos la tecla "Tab" de nuestro teclado, en caso que nos deseemos mover de esta forma dentro del formulario, en lugar de utilizar el mouse. Ntese que los controles de opcin tienen su propia numeracin, dentro del marco que los cobija.
215
Otra propiedad muy interesante que hemos aplicado en este ejemplo es Acelerator, la cual sirve para configurar el acceso rpido a los controles de opcin, accin que se realiza mediante la combinacin teclas "ALT + Letra destacada", donde la letra destacada es aquella "letra" que hemos asignada a dicha propiedad y que aparecer subrayada en el formulario.
Una vez realizada la configuracin de las propiedades de los distintos controles, procederemos ahora a configurar los distintos botones a travs del cdigo VBA.
En primer lugar configuraremos el control que activa el Userform (Abrir Formulario), para lo cual introduciremos la siguiente lnea de cdigo: Private Sub CommandButton1_Click()
UserForm1.Show End Sub
Posteriormente, configuraremos el control "Cancelar", para que cuando lo accionemos cierre el Userform creado: Private Sub BotCanc_Click()
Unload UserForm1 End Sub
Finalmente configuraremos el control "Guardar", en este caso la codificacin ser un poco ms compleja:
216
(1)
Private Sub BotAcep_Click()
(2)
Sheets("Hoja1").Activate (4)
If TextName.Text = "" Then (3)
MsgBox "Debe introducir un nombre." TextName.SetFocus (5)
Exit Sub
End If
NextRow = Application.WorksheetFunction.CountA(Range("A:A")) + 1 Cells(NextRow, 1) = TextName.Text If OpcionReal Then Cells(NextRow, 2) = "Real" If OpcionColo Then Cells(NextRow, 2) = "Colo-Colo"
217
If OpcionManch Then Cells(NextRow, 2) = "Manchester" TextName.Text = "" OpColo = True TextName.SetFocus End Sub
La primera instruccin tiene como objetivo asegurarse de que la hoja activa sea la "Hoja1". El siguiente grupo de cdigo cumple la misin de verificar que el cuadro de texto no quede en blanco, y si as sucediera, enviar un mensaje que indicar tal situacin no permitiendo "grabar" o recopilar la informacin. El tercer grupo de cdigo (que en este case es una nica lnea de cdigo) cumple la funcin de buscar la primera celda disponible para registrar el valor obtenido del userform. El cuarto grupo es el encargado de recopilar la informacin que figura tanto en el cuadro de texto como en los botones de opcin. El ltimo grupo de cdigo deja en blanco el cuadro de texto y deja seleccionada por defecto la opcin "Colo-Colo".
218
FORMULARIOS EN LA WEB
En la ltima seccin de este curso, exploraremos las potencialidades que Microsoft nos ofrece para la creacin de pginas web y entregaremos una breve gua para la exportacin de sus formularios a formato HTML.
Tambin revisaremos el tema de los hipervnculos, los cuales pueden utilizados en libros normales, sin necesidad de que se este pensando publicar dicho archivo en formato HTML.
Queremos comentar que en general las versiones anteriores a Microsoft Office Excel , en general comprendan mayores opciones para la exportacin de archivos a formato HTML. Lo que sucede es que esta nueva versin trae completamente integrado un programa para la creacin de pginas web, esto es FrontPage .
HIPERVNCULOS Un hipervnculo es un vnculo existe al interior de un documento, el cual por lo general abre otra pgina al hacer clic en l. El destino suele ser otra pgina Web, pero tambin puede ser una imagen, una direccin de correo electrnico o un programa. El hipervnculo puede ser texto o una imagen.
Los hipervnculos pueden ser utilizados con los siguientes objetivos: Desplazarse a un archivo o a una pgina web, ya sea que sta estn en red, en una intranet o en Internet.
Desplazarse a un archivo o a una pgina web que piensa crear en el futuro; Enviar un mensaje de correo electrnico;
Iniciar una transferencia de archivos;
219
Cuando se sita el puntero del mouse sobre el texto o una imagen que contiene un hipervnculo, el puntero de convierte en una manito , esto para indicar que el texto o
la imagen son los elementos en los que se puede hacer clic. Crear un hipervnculo en Excel es bastante sencillo, slo es necesario hacer clic con el botn derecho del mouse sobre la palabra, autoforma o imagen a la cual quiere asignrsele el hipervnculo y seleccionar la opcin Hipervnculo del men emergente que se desplegar.
Posteriormente, se desplegar el siguiente cuadro de dilogo:
220
En este cuadro de dilogo deberemos indicar la direccin hacia la cual queremos direccionar nuestro hipervnculo. En este caso dirigiremos nuestro hipervnculo hacia la pgina web de la Universidad de Zaragoza. Este cuadro de dilogo nos entrega distintas opciones para localizar la direccin que deseamos y adems nos permite direccionar en forma an ms especfica nuestro hipervnculo, esto es a un marcador dentro de una pgina determinada.
Si seleccionamos la opcin "Lugar de este documento", nos aparecer ahora el siguiente cuadro de dilogo:
Esta opcin nos permitir dirigir nuestro hipervnculo a un lugar especfico de nuestro libro de trabajo, pudiendo inclusive la posicin exacta de la celda. Tanto en el caso anterior como en este, la opcin "Info. de Pantalla" nos permite agregar un comentario al hipervnculo, el cual ser mostrado al pasar el mouse sobre l por unos instantes.
221
222
EXPORTAR ARCHIVOS A HTML Crear una pgina web es bastante sencillo con Excel, adems partiendo de la base de que con Excel podemos aprovechar el recurso que nos ofrecen las filas y columnas a la hora de posicionar los distintos elementos que configuran una web. Mi primera Web A continuacin, a travs de un ejemplo, mostraremos lo fcil que es crear una pgina web por medio de Excel, pues bien, manos a la obra.
Lo primero que haremos ser colocarle un encabezado a nuestra pgina, para esto inclusive utilizaremos WordArt, para que quede bien llamativo. Luego insertaremos una imagen cualquiera de las que trae por defecto Office y finalmente le incorporaremos un hipervnculo a la pgina de Cuadro de Mando de Alfonso Lpez (http://cuadrodemando.unizar.es) y adems le agregaremos informacin adicional a este hipervnculo (Alfonso Lpez). Pues bien, con estos simples pasos ya hemos creado una pgina web:
223
Lo que haremos a continuacin es exportar este archivo a formato HTML, pare esto iremos al men Archivo/Guardar Como..., entonces se desplegar el siguiente cuadro de dilogo: Seleccionaremos la opcin guardar como "Pgina Web". Adems utilizaremos la opcin del botn "Cambiar ttulo...", ya que esto nos permitir modificar la informacin que desplegar en el extremo superior del navegador. Aqu introduciremos el siguiente texto: "Esto lo hice yo". Pues bien, una vez guardado el archivo, si volvemos ha hacer doble clic sobre l, veremos que ser abierto por el Explorador de Windows (u otro navegador web que tenga configurado en su PC), producindose el siguiente resultado:
Si hace clic aqu, podr comprobar que la pgina que hemos creado se "abre" realmente como tal y no como un archivo Excel.
224
Pginas Interactivas
La verdad es que crear pginas interactivas con Excel es posible, pero no muy recomendable, tanto as que en la nueva versin de ste programa (Microsoft Office Excel), esta opcin no aparece disponible por defecto (Asistente para la exportacin de formularios). Esto se debe principalmente a que ste programa ahora es
comercializado como un paquete informtico. De hecho el paquete informtico del cual forma parte incluye un software especialmente diseado para la construccin de pginas y sitios web, esto es FrontPage. Adems este ltimo programa, esta
completamente integrado con Excel, en el sentido de que se pueden copiar directamente en l tablas realizada con Excel, o por ejemplo los datos capturados por un formulario construido con FrontPage pueden ser derivados automticamente a tablas de Excel o bases de datos de Access.
Si usted, a pesar de lo anteriormente expresado, esta interesado en publicar un archivo Excel interactivo, le daremos las siguientes guas de accin:
Deber utilizar el Asistente de Formularios para Web, el cual le ayudar a generar unos archivos adicionales que se necesitan para que le formulario puede ser visualizado e interpretado por el navegador.
Otro punto a considerar es el hecho de asegurarse de que el servidor donde piensa publicar este formulario soporte estas extensiones o archivos adicionales.
En general existen dos tipos de archivos que pueden ser generados por el Asistente y de ellos depender el tipo de servidor que necesitar, los CGI y los IDC. El CGI (Common Gateway Interface). Por ejemplo cuando un usuario rellena un
formulario y hace clic sobro el botn Enviar, se ejecutar en el servidor el programa CGI que enviar posteriormente los datos a una base de datos. CGI es un protocolo que define el modo en el que el script o programa intercambia informacin con el servidor.
225
El otro tipo de archivos que puede generar el asistente son los ficheros IDC (Internet Database Connector), los cuales son utilizados por un servidor de informacin de Internet de Microsoft con un conector de base de datos de internet.
226
BIBLIOGRAFA
1. Manual de Usuario de Office 2. Excel Financiero 3. Experto en Ofimtica 4. Microsoft Excel 5. Microsoft Office 2000. 6. Microsoft Excel 2000. 2000.
Microsoft Jenner Alegre Elera Rafael Juan Cherre Cibertec. 2000. Edd Bott. Prentice Hall. Cesar Perez. Conrad Carberg. Iberica. 1999. Alfaomega. Mxico. Pearson Educacin.
7. Anlisis de negocios con excel XP. Mxico., 2003. 8. Microsoft Excel 2000. Microsoft.
McGraw Hill. Interamericana de Espaa. Kenneth N. Berk. Patrick Carey. Thompson
9. Anlisis de datos con Microsoft Excel Learning. Mxico 2001.
DIRECCIONES ELECTRNICAS
1. EXCEL INTERMEDIO http://www.ciberconta.unizar.es/leccion/cursointermedioexcel/inde
2. EXCEL AVANZADO PARA INGENIEROS www.lawebdelprogramador
3. EXCEL MICROSOFT http://office.microsoft.com/es-es
227

EXCEL Manual Avanzado

Caricato da

Informazioni sul documento

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

EXCEL Manual Avanzado

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

Manual avanzado de excel

Ing. Carmen L. Infante S. Ing. Fracisco J.Cruz V.

Manual avanzado de excel

FORMULAS Y FUNCIONES AVANZADAS

ESCENARIOS , ESQUEMAS Y VISTAS

TABLAS Y GRAFICOS DINAMICOS

CAPITULO VIII. FORMULARIOS

BIBLIOGRAFA Y DIRECCIONES ELECTRNICAS

Manual avanzado de excel

Manual avanzado de excel

Manual avanzado de excel

Capitulo I CONCEPTOS BASICOS

Barra de herramientas estndar.

Manual avanzado de excel

Manual avanzado de excel

USO DE TECLAS EN MODO ABREVIADO.

Teclas para moverse y desplazarse por una hoja de clculo o un libro

Manual avanzado de excel

INICIO CTRL+INICIO CTRL+FIN

Manual avanzado de excel

Manual avanzado de excel

Presione CTRL+MAYS+% CTRL+MAYS+^ CTRL+MAYS+# CTRL+MAYS+@ CTRL+MAYS+!

Manual avanzado de excel

ALT+3 ALT+4 ALT+5 ALT+6 ALT+7

Manual avanzado de excel

Teclas para insertar, eliminar y copiar una seleccin

Bloque B1:C4 antes de Trasponer

Bloque B1:C4, despus de transponer

Manual avanzado de excel

Manual avanzado de excel

Manual avanzado de excel

Formato de nmeros positivos

Formato de nmeros negativos

Detalle de formato Personalizado

Manual avanzado de excel

Manual avanzado de excel

Manual avanzado de excel

Capitulo II FORMULAS Y FUNCIONES

Manual avanzado de excel

Significado A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1

Operador de texto & ("y" comercial)

Ejemplo "Viento" & "norte" genera "Viento del norte"

Manual avanzado de excel

Operadores de referencia siguientes operadores. Operador de referencia :(dos puntos)

Combinan rangos de celdas para los clculos con los

Operador de unin que SUMA(B5:B15,D5:D15) combina varias referencias en una sola.

Diferencia entre el estilo de referencia A1 y el estilo de referencia F1C1

Manual avanzado de excel

Manual avanzado de excel

Utilizando Frmulas calcular los siguientes Casos:

Manual avanzado de excel

C=P[ (i*(1+i)n) / ((1+i)n- 1)]

P=C[ ((1+i)n-1) / (i*(1+i)n)]

Manual avanzado de excel

Manual avanzado de excel

Manual avanzado de excel

Manual avanzado de excel

Manual avanzado de excel

Mayor que 18 De 15 a 17 De 11 a 14 Menor que 11

Excelente Bueno Regular Malo.

Manual avanzado de excel

expr1;expr2;....;exprN : Son expresiones lgicas cuyos valores son VERDADERO o FALSO.

O: Devuelve el valor VERDADERO

si alguna de los argumentos tiene el valor