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ASPECTOS GENERALES DE LAS COMPRAS

PROFESORA: Guadalupe Colter INTEGRANTES: CHVEZ COLLAZOS MELISSA COAGUILA SAMAM SHARON HERRERA HERRERA JUDITH PAREDES PAZ MARA ROJAS PAZ SYNTIA Lambayeque, Noviembre 2012

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INTRODUCCIN

Hoy en da las empresas compiten en mercados globalizados muchos ms grandes donde las transacciones comerciales ya sean nacionales e internacionales han convertido a las compras en un elemento estratgico dejndolas de ver tan solo como una actividad ms. Es as que para el desarrollo eficiente y eficaz de cualquier entidad disminuir los costos es un punto bsico; la funcin de compras a menudo gasta ms dinero que cualquier otra funcin de la empresa, as que compras proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los mrgenes de beneficio. La prctica de esta estrategia o de una correcta gestin de compras asegura que la empresa tenga los mejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total. La funcin de compra tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en trminos de tiempo, calidad y precio. Llevar a cabo las compras cada vez se hace ms complejo, debido a la naturaleza y diversidad de los productos o servicios objetos de adquisicin, sin dejar de tener en cuenta el dinamismo del entorno econmico, los cambios tecnolgicos y las crecientes exigencias de calidad. La funcin de compras ha ido evolucionando desde las aportaciones tradicionales de obtener los mejores precios, calidad exigida, servicio necesario, etc., a funciones ms avanzadas tales como la innovacin y prospeccin de nuevos mercados, subcontratacin de tcnicas irrealizables por la empresa, participacin en el desarrollo de productos, tareas que exigen cada vez ms una mayor tecnificacin de los compradores.

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NDICE

Contenido

INTRODUCCIN ................................................................................................................ 2 NDICE................................................................................................................................. 3 Definicin de la Gestin del Aprovisionamiento .......................................................... 4 Departamento de Compras y sus Responsabilidades .............................................. 5 Funcin del Departamento de Compras en Coordinacin con las dems reas . 6 Ciclo de Abastecimiento................................................................................................. 7 Definicin de Compras .................................................................................................... 8 Objetivos de Compras ................................................................................................. 10 Procedimiento de Compras .......................................................................................... 10 Organizacin de las Compras ...................................................................................... 17 Normas para realizar las Compras ............................................................................... 20 Clasificacin de las Compras ....................................................................................... 23 Compras Nacionales...................................................................................................... 27 CONCLUSION .................................................................................................................. 29 LINKOGRAFIA ................................................................................................................... 30

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Todo sistema productivo, para asegurarse su funcionamiento, necesita obtener del exterior una serie de insumos y materiales a partir de los cuales se realizarn los procesos de transformacin. La funcin de abastecimiento es la encargada de suministrar estos recursos y adquiere una importancia fundamental en el desempeo de una organizacin, condicionando los costos productivos y la capacidad de respuesta al consumidor. Dado que los materiales representan un porcentaje elevado del costo de los artculos finales en casi todo tipo de manufactura, no es de extraar la relevancia que ha tenido y tiene en la actualidad la gestin de aprovisionamiento. Es ste uno de los motivos por los cuales la administracin de la cadena de abastecimiento se ha convertido en un arma competitiva clave para las empresas. La administracin del flujo de entrada de materiales tiene adems una influencia directa en las actividades una firma; por ejemplo, los retrasos en la solicitud de pedidos o en la entrega de los proveedores afectan la continuidad del flujo de bienes y servicios, aumentando no slo los costos por tiempos improductivos, sino tambin los plazos de entrega a los clientes. Asimismo, si no se cumplen las especificaciones requeridas de cantidades, dimensiones y/o calidad de las compras solicitadas, se incurrir en mayores costos por devoluciones, re-procesos o desperdicios, repercutiendo negativamente en el precio final del artculo y en nivel de servicio al cliente. De la misma forma, el mantener altos niveles de inventarios implica soportar altos costos de mantenimiento, incurrir en costos de oportunidad y asumir riesgos de roturas, robos u obsolescencia. La gestin de aprovisionamiento es un rea muy poco atendida en muchas organizaciones y por lo tanto presenta un gran potencial de mejora. Muchas compaas que han comprendido el valor estratgico del abastecimiento no slo han reestructurado esta funcin, sino que han comenzado a replantearse las formas tradicionales de las compras y su relacin con los proveedores, dando lugar a una visin ms integradora de la cadena de abastecimiento. A travs del establecimiento de relaciones de colaboracin entre sus distintos actores, implementando mejoras conjuntas, y redefiniendo roles a lo largo de la cadena, estas empresas han podido generar un valor superior y posicionarse de manera ms competitiva en los mercados. Tal es as, que la gestin de aprovisionamiento o abastecimiento es crucial para alcanzar el xito en la reduccin del coste de una Cadena de valor, a travs de una cuidadosa eleccin e integracin de los proveedores en una organizacin puede mejorar la calidad as como reducir el coste de las mercancas o servicios.

Definicin de la Gestin del Aprovisionamiento

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La gestin de aprovisionamiento incluye la seleccin y gestin de proveedores de mercancas y servicios, la negociacin de precios y trminos de compra, y la adquisicin de mercancas y servicios de calidad. La gestin de compras es uno de los puntos ms significativos en la cadena de suministro, incluye los diversos apartados de aseguramiento de la calidad: Proceso de compras Informacin de las compras Verificacin de los productos comprados

A travs de la reduccin de los costes asociados a las transacciones de las compras en base a una gestin de aprovisionamiento efectiva, una compaa puede mejorar directamente su margen de beneficios, trasladar los ahorros al cliente o conseguir una combinacin de los dos sin afectar a la calidad de sus productos.

Departamento de Compras y sus Responsabilidades

Es un equipo de la Gerencia Administrativa de la empresa, el cual est integrado por personal profesional capacitado, con experiencia, que tiene la responsabilidad de obtener materiales, abastecimientos, productos, y servicios que necesitan los dems departamentos de la Empresa para realizar sus actividades, es decir, es un mediador. El departamento de compras es un elemento clave para cualquier empresa y saber comprar o no saber es la diferencia entre el xito de una empresa o su fracaso. As de simple y as de complejo a la vez. Lgicamente en el xito de una empresa intervienen muchos factores, pero uno, sin duda, es la eficacia del departamento de compras. En la empresa pequea es el propietario quien hace la compra de todos los materiales. A medida que sta crece se requiere la participacin de una persona especializada en esta funcin, a quien se le denomina jefe, gerente o director de compras. En una empresa grande la necesidad de este especialista es obvia.

Funciones del Departamento de Compras

1. Adquisiciones: Accin que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancas es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por ltimo aceptarlas. Guarda y Almacenaje: Es el proceso de recepcin, clasificacin, inventario y control de las mercancas de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medida). Proveer a las dems reas: Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligacin proveer a las dems reas tomando en cuenta: la clase, cantidad y dimensiones de las mismas.

2.

3.

Dentro de estas funciones podemos encontrar las siguientes responsabilidades:

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Funcin del Departamento de Compras en Coordinacin con las dems reas

El responsable del departamento de Compras debe trabajar en coordinacin con los otros departamentos de la empresa. Sabiendo que para que la empresa logre sus objetivos tenemos que lograr la integracin (armonizacin) efectiva de la funcin del departamento de compras, con el desempeo del resto de las funciones de la compaa. Direccin: La relacin que debe existir con la Direccin general es mediante reportes de las actividades realizadas por el departamento de compras en lo referente a la totalidad de sus funciones en un determinado perodo de tiempo, adems de hacer mencin especial a las compras de mayor volumen, que por lo mismo representan un desembolso importante para la organizacin. Estos reportes deben contener informacin estadstica de los mercados de insumos y la posicin de la organizacin ante stos, lo cual permitir evaluar de una mejor manera y tomar decisiones adecuadas para el desarrollo global de la organizacin. Produccin: Lo fundamental es la disponibilidad, los materiales tienen que estar cuando se les necesita (Es responsabilidad de produccin avisar a compras con oportunidad de las necesidades de materiales), para no complicar el programa de fabricacin (evitando con ello paros innecesarios en produccin y prdidas cuantiosas a la organizacin), desde esta perspectiva analizan la calidad y normalmente su participacin no est directamente relacionada con la negociacin de precios. Ambos departamentos son responsables de mantener los costos en un nivel ptimo. Produccin fabrica para el mercado y Compras se encarga de conseguir los suministros necesarios para cumplir con el ciclo econmico de la empresa. Ventas: La relacin entre compras y ventas puede ser cercana y vital. La funcin de ventas es la de vender el producto final del esfuerzo de la organizacin; el xito de ese esfuerzo de ventas depende, en funcin del producto, del precio, cantidad, y confiabilidad de entrega, por lo cual las ventas dependen de la eficiencia de su departamento compras entre otros. El precio al que ventas puede ofrecer los bienes o servicios depende, siempre en parte, de los precios pagados por compras por los materiales

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componentes y, en muchos negocios, esto puede ser un factor determinante al cotizar los precios de venta. Una fecha de entrega prometida por ventas, en muchos casos, depende de los programas de entrega negociados por compras para los componentes o para las materias primas Almacenes Es responsabilidad de la funcin de almacenamiento con ayuda de un buen efectivo sistema de procesamiento de datos para un control de inventarios, solicitar los materiales especificando cantidad necesaria y los requisitos y programas de entrega. Esta responsabilidad debe ser cumplida, sin embargo, la relacin se complica porque la necesidad de una eficiente operacin de almacenes, de mecanizar el manejo y de sistematizar el control. Estos mtodos para aumentar la eficiencia interna en los almacenes frecuentemente chocan contra la flexibilidad y efectividad de las compras, en su persecucin de un valor superior en el medio externo. Contabilidad: Compras debe tener una estrecha coordinacin para facilitar la preparacin de registros que permitan el pronto pago a los proveedores, con el fin de aprovechar todos los descuentos y evitar posibles errores. La relacin ideal entre estos es aquella de socios iguales. Compras hace gastos; contabilidad, de acuerdo con el comprobante correcto del proveedor, hace los pagos. Compras requiere de un bolsillo muy profundo para mantener los materiales y abastecimientos fluyendo al negocio; contabilidad debe ver que existan fondos disponibles en cantidad adecuada. Se dictan normas y polticas en conjunto de: Los plazos de crdito, Presupuestos y Pronsticos Relaciones pblicas La funcin de compras, por razones del amplio e ntimo contacto con todos sus crculos de proveedores, es de una influencia importante en las relaciones pblicas de la firma para bien o para mal. Por lo tanto, sus relaciones con este departamento son de un aliado valioso.

Ciclo de Abastecimiento
El encargado del rea de abastecimiento tiene como responsabilidad la coordinacin de todas las actividades vinculadas con la adquisicin de materias primas, materiales e insumos necesarios para las actividades productivas, entre todas estas actividades interactan en forma dinmica, dando origen a lo que se denomina el ciclo de abastecimiento: Compras

Gestin de inventario s

CICLO DE ABASTECI MI-ENTO

Recepcin

Almacena miento

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La secuencia de actividades involucradas en el proceso de aprovisionamiento comienza con la recepcin de necesidades de requerimientos de bienes y/o servicios, y ya sea que se traten de adquisiciones aisladas (por nica vez) o de compras peridicas, el proceso lleva implcita la bsqueda y seleccin de proveedores. Para las adquisiciones peridicas se confecciona un programa de abastecimiento, de acuerdo al pronstico de la demanda y las polticas de inventario establecidas. En un sistema de punto de re-orden, cuando en los almacenes se detecta la necesidad de reponer existencias, el rea de Compras emite una orden de pedido y la enva a los proveedores, quienes entregarn posteriormente lo solicitado en el rea de Recepcin. Una vez controlada la entrega, las mercaderas se trasladarn a los Almacenes, donde permanecern hasta el momento de su consumo en el proceso productivo; as, las existencias van disminuyendo hasta llegar nuevamente a su punto de pedido, dando lugar al inicio de un nuevo ciclo de abastecimiento. El esquema que se acaba de describir responde a un modelo de reposicin, esto es, cuando el nivel de inventario cae por debajo de un determinado nivel se repone el stock. El M.R.P. (Planeamiento de Recursos de Manufactura) introduce algunas variaciones en este proceso, ya que se trata de un sistema de requisicin, donde los materiales e insumos siguen un programa de aprovisionamiento de acuerdo al plan maestro de produccin. Las modalidades de abastecimiento justo a tiempo tambin introducen cambios al modelo presentado, principalmente porque responden a sistemas de produccin de arrastre, en donde, a partir de la demanda de los clientes se moviliza todo el sistema de produccin de la empresa y de los proveedores. En este tipo de sistema, a partir de las rdenes de produccin generadas por pedidos de los clientes, la firma solicita las materias primas y materiales correspondientes a sus proveedores, quienes los entregan de manera casi instantnea en el lugar de produccin evitando los pasos de recepcin y almacenaje previos Para los aprovisionamientos que se realizan en forma espordica o por nica vez (por ejemplo, adquisicin de muebles, compras de equipos, contratacin de un servicio de consultora), si bien se llevan registros detallados de todas las compras, las fases de almacenamiento y gestin de inventarios suelen estar ausentes.

Definicin de Compras
Es el acto de obtener el (los) producto(s) o servicio(s) de la calidad adecuada, con el precio justo, en el tiempo indicado, en el lugar preciso y del proveedor conveniente. Tambin incluye el negociar los precios y la calidad de los productos a comprar con la finalidad de traer beneficios a la empresa sobre todo en trminos monetarios. Para la mayora de las organizaciones, tanto de servicios como manufactureras, la funcin de compras adquiere una importancia estratgica, ya que la eficiencia con que la misma sea cumplida determinar la marcha de la misma, sus

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costos y su capacidad de respuesta a los requerimientos internos y externos. La funcin de compras se ocupa del proceso de adquisicin de bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades de la organizacin, ya sea tanto del abastecimiento de las materias primas e insumos bsicos para el proceso de transformacin, como de las maquinarias y equipos, repuestos para mantenimiento, elementos de seguridad, servicios varios, muebles y artculos de oficina, artculos de limpieza e higiene, y elementos de consumo para el personal (agua, caf, t, azcar, etc.) entre otros. Dada la variedad y caractersticas especficas de los bienes y servicios que se consumen, el rea de compras debe realizar diferentes gestiones ante mltiples proveedores y bajo distintas modalidades. Es por ello que se deben establecer claras polticas de compras para cada uno de los tems a adquirir, polticas que deben dar respuestas a las siguientes preguntas: Qu comprar? Cunto comprar? Cundo comprar? Cmo comprar? Dnde comprar?

Qu comprar? Las materias primas, materiales e insumos necesarios para el proceso de produccin, se compra de acuerdo a las especificaciones dadas por el sector solicitante, en relacin a sus materiales, dimensiones, tolerancias y otras caractersticas relevantes, como calidad, fechas de vencimiento, caractersticas medioambientales y, en algunos casos, marcas. Tambin se adquieren rodados, equipamiento, otros muebles y tiles, de acuerdo a las necesidades de la firma. Cunto comprar? Las cantidades a adquirir dependern de los niveles de demanda, de las necesidades de produccin otras reas de la organizacin, de los descuentos y bonificaciones que otorguen los proveedores, de la escasez de los tems en el mercado, de los niveles existentes en stock, del tipo de sistema de inventario que se utilice y de los niveles de servicio que se desea ofrecer. Cundo comprar? El momento para realizar los pedidos depende del flujo de demanda y de las condiciones del mercado, de los niveles de inventario y del lead time total. Tambin influencia esta decisin el tipo de demanda (dependiente o independiente) y la utilizacin de distintos sistemas de administracin de inventarios. Cmo comprar?

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LOGSTICA INTERNACIONAL Es conveniente comprar en forma telefnica? Por fax o va mail? Personalmente? Es mejor comprar todos los artculos desde una sola dependencia o que cada sucursal lo haga en forma particular? Por qu no utilizar el concepto J.I.T. en las compras? Las formas de efectuar las compras tienen estrecha relacin con la importancia econmica de los bienes o servicios que se adquieren, de la personalizacin de los mismos y del volumen en juego, tal como se ver ms adelante.

Dnde comprar? Estas decisiones incluyen la seleccin del lugar de adquisicin (compras nacionales vs. internacionales), la bsqueda, seleccin, registro y evaluacin de los proveedores.

Objetivos de Compras
Los objetivos fundamentales de toda compra pueden resumirse del modo siguiente: 1. Mantener la continuidad de abastecimiento. 2. Investigar a los proveedores y buscarlos de forma activa. Conseguir los mejores proveedores ampliando el mbito de bsqueda. Las grandes cadenas estn localizando proveedores en todo el mundo. Por tanto, no hay que esperar a los proveedores sino desarrollar una activa labor de bsqueda con criterios amplios. 3. Hacerlo con la inversin mnima en existencia.

4. Evitar duplicidades, desperdicios e inutilizacin de los materiales. 5. Mantener los niveles de calidad en los materiales, basndose en lo adecuado de los mismos para el uso a que se destinan. 6. Procurar materiales al precio ms bajo posible compatible con la calidad y el servicio requeridos. 7. Cooperar y coordinar con el proveedor para disminuir costes. La coordinacin con los suministradores es fundamental para conseguir los productos en el momento del tiempo oportuno al mnimo coste. 8. Mantener la posicin competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus beneficios en lo que a costos de material se refiere.

Procedimiento de Compras

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1.

DEFINIR LA NECESIDAD Y HACERLA CONOCER A COMPRAS (REQUISICIN).

Se identifica la necesidad de abastecimiento dentro de la institucin; toda adquisicin debe iniciarse con una SOLICITUD DE COMPRA O REQUISICIN por medio del cual el que solicita hace conocer a compras su necesidad (artculos) despus de haberle definido. En este documento van descritas por renglones las necesidades de materiales y las especificaciones necesarias para que el departamento de compras los trmites. De tal forma, que la solicitud de compras es un instrumento de control que adems de amparar la operacin, evita que se efecten compras cuando no es necesario hacerlas. Esta solicitud puede tener dos orgenes: El almacn o control de inventarios, cuando se trate de artculos de stock. Cualquier dependencia para los artculos que se solicitan por primera vez o para necesidades de un programa. DATOS: Nmero de solicitud. Descripcin del o los artculos, especificando el smbolo que lo identifique. Cantidad necesaria y unidad de salida. Fecha en que deben estar disponibles en el almacn. Cuenta a la que se cargarn. Utilizacin que se le dar al artculo. Existencia disponible y consumo pasado y presente. Punto de entrega en la entidad. Fecha de expedicin y firmas y autorizaciones correspondientes.

Adems se le incluirn para que sean llenados por compras, los datos referentes al proveedor y que indiquen: Nombre y direccin. Precio y condiciones de pago. Forma de embarque y embalaje. Peso aproximado. Nmero y fecha de pedido. Fecha de entrega aproximada, a la cual se compromete el proveedor. 1. Una copia debe guardarla la persona que solicita la compra, ello le permitir

corroborar que el material que llega al almacn de materia prima, es efectivamente el que se solicit. 2. 3. 2. . Otra copia se enva a la persona encargada de llevar la contabilidad. El original se enva a la persona encargada de hacer las compras. DETERMINAR QU Y CUNTO HAY QUE COMPRAR.

3. ESTUDIAR LAS CONDICIONES DEL MERCADO EN FUNCIN DE LA COMPRA A REALIZAR.

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Ruta de la solicitud o requisicin: a) Originada en cualquier dependencia .-la solicitud debe ser enviada al almacn donde se indicar si los artculos solicitados existen en el almacn y la cantidad que haya, adems deber indicarse el consumo pasado y presente. Con estos datos se remite la solicitud a compras, donde se establecer: Necesidades de la adquisicin. Si la cantidad es o no correcta. Qu proveedores pueden suministrarla. Condicin en que solicitan los artculos, etc.

Determinados estos datos y considerando necesaria la compra, se proceder a confeccionar la solicitud de cotizacin, si se considerar conveniente se le remitir a los proveedores seleccionados. En caso contrario se devolver la requisicin, a la dependencia que la origin indicando las razones que se han tenido en cuenta para no realizar la compra b) Originadas en almacn.-cuando se trata del mantenimiento de las existencias, es el almacn quien origina la adquisicin mediante la requisicin correspondiente, llenando todos los datos sobre los artculos que solicita, hecho esto remitir a compras si procede o no la adquisicin que se solicita, la urgencia que existe, las cantidades a pedir, etc. 4. ESCOGER LAS FUENTES DE APROVISIONAMIENTO EN LAS QUE PUEDEN ADQUIRIRSE LOS MATERIALES SOLICITADOS 5. OBTENER COTIZACIONES Y SELECCIONAR AL VENDEDOR.

Resultado De La Requisicin O Solicitud a) Solicitud De Cotizacin es el documento mediante el cual se establece contacto entre Compras y los Proveedores para determinar los mejores precios de adquisicin, el mejor tiempo de entrega de los artculos solicitados, la forma en que efectuar la entrega, y sobre todo cual de los proveedores es el que ms conviene. DATOS: Fecha de expedicin. Cantidad que solicita. Unidad de despacho. Descripcin del artculo con especificaciones detalladas. Punto de entrega. Fecha de vencimiento en la presentacin de las cotizaciones. Inspeccin a la que se sometern los artculos solicitados.

Adems debe solicitarse informacin sobre lo siguiente:

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Precios. Condiciones de pago. Plazo de entrega a la que se compromete. Condiciones especiales que regirn la adquisicin. Peso bruto aproximado. Confeccionada en esta forma se enviar la indicada solicitud a todos los proveedores, que segn los registros puedan proporcionar los artculos que se estn solicitando. b) Seleccin del proveedor.- este aspecto es de responsabilidad exclusiva de compras, quien en base a su registro de proveedores encontrar los datos necesarios sobre artculos que proveen, cumplimiento en los pedidos, servicios que prestan, comportamiento en relacin con los precios, calidad, entrega, etc. c) Distribucin de la requisicin y de la solicitud de cotizacin.- el nmero de copias de cada uno de estos formularios depende de la distribucin que se les d, y para ello hay que tener en cuenta a quienes les interesa. En el caso de la requisicin, conviene que el usuario disponga de una copia, lo mismo que el almacn y compras, y que la copia del usuario sirva al mismo tiempo para dar a conocer el trmite seguido por la solicitud. 6. CONFECCIONAR Y REMITIR EL PEDIDO U ORDEN DE COMPRA.

Pedido U Orden De Compra Autorizar al proveedor para que enve y cargue al comprador las mercaderas o materiales especificados en ella. FINES: a) Comprobante de que el proveedor acept la responsabilidad de abastecer a la Institucin, por medio de la compra. b) Proporcionar informes a la seccin de Contabilidad. c) Preparativos de recepcin. d) Informacin para el departamento, que controla la calidad del producto. e) Aviso al departamento que realiza la requisicin. f) Para que el departamento de compras, est al pendiente de que se entreguen a tiempo los artculos o servicios adquiridos. Por ser el documento que resulta de la solicitud de compra o requisicin, deber basarse en ella indicndose: Fecha de expedicin. Nmero de orden. Cantidad que solicita. Unidad de despacho. Descripcin del artculo. Instrucciones sobre entrega Facturacin y condiciones de pago. Precios. Clausulas relacionadas con la situacin del mercado, etc. Firmas y autorizaciones correspondientes.

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La distribucin del pedido interesa al proveedor, almacn a contabilidad, al usuario y a compras por lo que el nmero normal de copias que deben emitirse son seis, con el siguiente destino: Original Copia 1 Copia 2 Copia 3 Copia 4 Copia 5 : : : : : : Proveedor Compras-Registro Compras seguimiento Almacn- Recepcin Contabilidad Dependencia que solicit el material o Usuario

En esta forma, al emitirse el pedido se est informando a todos los interesados sobre la fecha aproximada en que se contar con los artculos.

7. MANTENER EL CONTACTO CON CUMPLIMIENTO OPORTUNO (SEGUIMIENTO).

EL

PROVEEDOR

PARA

ASEGURAR

EL

El Seguimiento O Contacto Con Las Compras

Uno de los objetivos de compras es mantener la continuidad en el abastecimiento, es decir, evitar que falten los artculos en el almacn. La tarea seguimiento consiste en: Obtener el acuse de recibido del proveedor. Lograr una promesa de entrega compatible con las necesidades. Comprobacin el vendedor los progresos en el cumplimiento del pedido. Procurar que la promesa obtenida se cumpla. Determinacin Del Momento De Comprar

Depende del sistema que se emplee en el control del stock. a) Sistema de cantidades variables a tiempo fijo.- en este caso el tiempo de revisin se elige de acuerdo al precio y movimiento del artculo, as como la necesidad de contar con l. b) Sistema de cantidades fijas a tiempos variables.- aqu la cantidad que indica la iniciacin de la reposicin est en relacin con el consumo, el tiempo de demora, y margen de seguridad para evitar roturas de stock. Compra De La Cantidad Econmica

Los siguientes aspectos: la determinacin de la cantidad econmica y la del momento en que debe iniciarse la reposicin, se basan en la necesidad de limitar las existencias de los almacenes de manera que, sin dejar de dar seguridad en el abastecimiento a los usuarios, tal como lo requieren, hagan de la dependencia elemento rentable para la empresa. 8. 9. RECEPCIN, INSPECCIN Y ENTREGA. VISACIN DE FACTURAS

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Registros E Informes Del Departamento De Compras Para lograr alcanzar la finalidad y objetivos que compras tiene asignados y teniendo en cuenta la aplicacin de los procedimientos ya explicados, es muy importante los siguientes registros: De especificaciones de materiales.- es conveniente que todas las especificaciones de los artculos que Compras adquieren sean archivadas y clasificadas de tal manera que el jefe de Compras pueda disponer de ellas cuando sea necesario De compras.- su finalidad es poder realizar una comparacin rpida y exacta de las compras efectuadas sobre un material o articulo determinado. De contratos.- es muy conveniente disponer de un registro de contratos donde se especifiquen las anotaciones pertinentes a los contratos establecidos. Dichas anotaciones indicarn lo siguiente: Mercanca materia del contrato Proveedor Numero del pedido. Cantidad total contrastada. Plazos del contrato. Precios unidad condiciones. Y la informacin necesaria para saber cundo se vence y la posibilidad de renovarlo. De proveedores.-cuya finalidad es que el Jefe de Compras pueda conocer en cualquier momento a qu fuente de abastecimiento debe recurrir para la adquisicin de determinado material, y adems, el comportamiento y confianza que merece cada proveedor. De precios y cotizaciones.-es convenientes llevar un registro de los precios de los artculos adquiridos y de las diferentes cotizaciones presentadas sobre ellos, por cuanto es una ayuda para los que trabajan en compras. 10. INFORMAR SOBRE SU FUNCIONAMIENTO.

Informes Informe sobre economas.- es conveniente realizar grficos o registros comparativos de las principales clases de artculos que se adquieren, para mostrar los precios medios del mercado y los reales pagados por compras en sus adquisiciones para que en forma resumida se pueda dar a conocer a los directivos de la entidad las economas realizadas. Informe de pedidos.- es un documento que basado en el registro de pedidos, permite establecer cuales han llegado a tiempo y cuales con retraso. Para ello indicar: Pedidos pendientes al iniciarse el mes. Pedidos emitidos durante el mes. Pedidos pendientes al final del mes. Pedidos recibidos con retraso (de un da a una semana, de una a dos semanas, etc.

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El resultado de este informe permitir cargar los gastos, por descuido e ineficacia de compras que se hayan efectuado en los pedidos no llegados a tiempo. Informes Que Emite Contabilidad Sobre Compras

a) Gastos de la dependencia.-es conveniente determinar los gastos que efecta dicha dependencia, como por ejemplo: Sueldos y jornales. Suministros y artculos de escritorio. Alumbrado, alquiler del local, telfono, etc. Correo. Todos aquellos gastos que es necesario realizar para que compras funcione. b) Perdidas por errores.- se incluyen en este informe los gastos ocasionados por ineficiencia de compras y que generalmente se deben a: Errores en las especificaciones al confeccionar el pedido. Prdidas al recibirlos o deterioros que no son repuestos por el vendedor. Mercaderas defectuosas no sustituidas por el proveedor. Mercancas devueltas al proveedor por defectos. Gastos de transporte por devoluciones. Gastos de manipulacin8 menos aquellos que corren por cuenta del proveedor). Informes De Inventarios O Almacenes

Indica la cantidad de material almacenado y los gastos que demandan su mantenimiento o inventario. Esta cuenta constituir un cargo para el departamento de compras, controle o no dicha dependencia los inventarios, en vista de que la cantidad de artculos almacenados estn basados directamente en la dificultad inherente a la tarea de efectuar las compras y en los precios que pueden obtenerse. Informe Sobre Las Actividades De Compras estas deben indicar:

Nmero de solicitudes de compra recibidas. Nmero de pedidos confeccionados y emitidos indicando su valor total. Facturas recibidas indicando la carga neta y la va. Devoluciones efectuadas. En la prctica este informe permitir establecer el volumen e importancia de las actividades de compras, hacindolos ver a los directivos la razn por la cual debe ser considerada esta funcin como directiva.

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Organizacin de las Compras

Es una estructura organizacional que divide a una empresa de acuerdo a las condiciones de aprovisionamiento o abastecimiento. Cada organizacin de compras tiene sus propios registros de informacin, condiciones de precio y registros de proveedores. En el caso de las organizaciones de compra, corresponden a departamentos que agrupan a varios compradores. Y los grupos de compra son los compradores como individuos. Las compras pueden ser efectuadas por agentes compradores, por secciones pequeas, medianas o grandes, o por departamentos dentro de las cuales el personal tender a la especializacin en determinadas clases de materiales haciendo ms eficiente su labor. En cualquiera de estas formas, la empresa y sus ejecutivos deben tener en cuenta la importancia de esta actividad para el desarrollo y xito de la entidad en su conjunto. ACTIVIDADES:

Conociendo la finalidad y los objetivos fundamentales de compra se podrn definir sus actividades, coordinndolas y correlacionndolas en base a la poltica de la empresa y su administracin general; as como la afinidad que existe entre ellas debindose especificar los lmites y especificaciones para cada uno. Las actividades de compra se pueden enumerar en relacin a campos, en los que las tareas sern realizadas as se tiene: 1) INFORMACIN: Para cumplir sus tareas el personal de compras debe obtener informaciones sobre los materiales que quieren adquirir; sobre proveedores; sobre consumos y existencias; sobre precios actuales y futuros; etc. La informacin que obtengas servir para que en la dependencia se tomen decisiones oportunas y adecuadas a la capacidad econmica de la empresa y a la necesidad del usuario al que tenga que servir. La informacin puede clasificarla: a. Materiales

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Datos sobre compras anteriores con indicacin de proveedores que cotizaron, precios ofertados, fletes pagados, proveedor que obtuvo el aprovisionamiento y razn por la que le concedi. - Especificaciones y caractersticas de los artculos que usa la empresa, variaciones que puedan aceptarse, catlogos de proveedores disponibles en la empresa y aquellos que deben solicitarse. Datos sobre existencias y consumos de los artculos en uso.

Datos sobre demanda existente en el mercado por los artculos que requiere la empresa. b. Proveedores Datos sobre los proveedores habituales de la empresa, su capacidad de produccin o de abastecimiento en relacin a las necesidades de los usuarios, su situacin financiera para relacionarla con la forma de pago utilizada por la empresa en sus adquisiciones, sus relaciones con su personal, cumplimiento en las entregas, etc. - Relacin de posibles proveedores que deben investigarse para definir su posibilidad como abastecedores de la empresa. 2) INVESTIGACIN: Compras debe realizar investigaciones que le permitan actuar positivamente previendo las posibilidades futuras. Por ello deber efectuar: a. Estudio de mercados de proveedores. b. Estudios de materiales en uso, previendo la posibilidad de reemplazo. c. Anlisis de costos de los materiales que adquiere, as como los costos logsticos para relacionarlos con los procedimientos de compras establecidos y definir el costo mnimo que justifica una orden de compra. d. Investigaciones de fuentes de abastecimiento susceptibles de ser desarrolladas por la empresa. e. Investigacin sobre las posibilidades de los proveedores que abastecen a la empresa y sobre futuros elementos que puedan ser utilizados. f. Investigacin sobre materiales secundarios y fuentes de abastecimiento que puedan reemplazar a las fuentes en uso. 3) FUNCIONAMIENTO: Son todas aquellas actividades rutinarias que se realizan diariamente en la oficina de adquisiciones, desde que se recibe la requisicin o pedido de compra hasta que el material est disponible en el almacn. Dichas actividades son: a. Constatacin de requisiciones b. Obtencin y anlisis de cotizaciones de los proveedores.

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c. Determinacin de la forma de comprar. d. Programacin de las compras en funcin de las entregas a realizarse. e. Entrevista a proveedores, con indicacin del tiempo que se predicara a cada uno y el tema a tratar. f. Negociacin de contratos por adquisiciones y consulta a la dependencia legal para asesorarse sobre los requisitos legales que puedan ayudar o interferir la accin de la empresa. g. Remisin de las rdenes de compra a los destinatarios con indicacin del material que se le ha adjudicado y en las condiciones en que se deben abastecerse. h. Seguimiento y vigilancia del cumplimiento de la entrega. i. Comprobacin en la recepcin de los materiales solicitados. j. Verificacin y visto bueno en las facturas del proveedor para su respectiva cancelacin. k. Sostenimiento de corresponda con los proveedores l. Concertacin de ajustes con los proveedores m. preparacin y redaccin de informes y su envi y distribucin en la empresa. 4) AUXILIARES: Existen actividades que se realizan entre varias dependencias y en las que se colaboran para obtener mejor resultados, estas actividades se llaman actividades y en el caso de las compras son las siguientes: a. Procedimientos de oficina: Anlisis de los procesos en las oficinas de la empresa para describir el procedimiento y si es posible graficarlo. Se prepara en conjunto para evitar duplicidades. b. Hacer o comprar: Es una de las decisiones a tomar en la empresa, en muchas oportunidades y en la que compras colabora presentando las propuestas y los costos de comprar el material, para que sea analizado y comparado con el hacerlo o fabricarlo en la propia empresa. c. Normalizacin y simplificacin: actividades logsticas en las que compras interviene, tanto en el aspecto de definir las normas a las que se sujetaran el uso y empleo de los materiales, como en el cumplimiento de adquirir solo lo normalizado para lograr la simplificacin de las existencias. d. Sustitucin de materiales: Actividad en la que colabora para que se pueda emplear nuevos materiales de ms bajo costo, igual calidad y rendimiento. e. Ensayos y pruebas de artculos nuevos: Complementa la anterior, guas para sustituir un material o artculo, el que se escoja deber haberse probado con anticipacin.

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f. Presupuesto de adquisiciones: Labor de compras como corolario del presupuesto de necesidades de los usuarios, cuya consolidacin corre a cargo de la dependencia que adquiere los materiales. g. Control de existencias: Actividad de control de inventarios que en algunas oportunidades se asignado a compras. h. Poltica de compras: Al definir la poltica de compras de la empresa, la dependencia que efecta las adquisiciones interviene sugiriendo los aspectos que considere indispensables para un mejor desempeo de su actividad. 5) ACTIVIDADES AFINES: -Direccin de almacenes (rea logstica) -Direccin de transportes (rea logstica) -Seguros en general (rea logstica y contable) -Inspeccin y mantenimiento de los elementos de transporte (rea logstica) -Recuperacin de materiales (rea logstica tcnica) -Contabilidad de materiales (rea contable) Las actividades que hemos enumerado y determinado en el punto anterior, al ser abordadas segn su afinidad para ejecutarlas, permitir establecer los elementos con que debe contar compras dentro de una empresa y por consiguiente nos ayudara a determinar cules sern las funciones que nos compete en la realizacin de su trabajo para alcanzar el objetivo del grupo.

Normas para realizar las Compras

Al analizar la finalidad que tiene Compras en la empresa se puede establecer que existen cuatro aspectos bsicos que rigen las adquisiciones y son: a. CALIDAD

Es necesario asegurar la calidad en las compras para garantizar que los productos o servicios adquiridos cumplen los requisitos necesarios. La mejor manera de garantizar la calidad en productos y servicios es basarse en la responsabilidad del proveedor, para fabricar un buen producto y aportar las pruebas de calidad correspondientes. La Calidad debe definirse:

El comprador debe establecer las propiedades y especificaciones que tendrn los materiales que quiere adquirir, de manera que puedan ser medidos por medio de sus propiedades fsicas o qumicas. La Calidad no se mide por el precio:

Es muy comn pensar que a mejor precio se obtiene mejor calidad. En compras debe tenerse presente que los precios varan de una fuente de adquisicin a otra, en artculos idnticos y aun de inferior calidad.

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La Calidad debe ser la conveniente:

Hay que tener presente que no siempre las adquisiciones se rigen por la mejor calidad o en otras palabras que la calidad conveniente no ser siempre la mejor. Por ello debe indicarse en las especificaciones al solicitar un material, la calidad mnima que puede aceptarse, ya que debemos relacionar este aspecto con el precio de costo y con el costo de venta. La Calidad debe estar siempre disponible:

De nada valdr que obtengamos un artculo de gran calidad si cuando lo volvamos a necesitar no est disponible, es decir que no lo encontramos en el mercado. Este concepto de disponibilidad se refiere a que el material puede ser adquirido con facilidad a un precio econmico dentro de un plazo razonable y en varias fuentes de suministro. En resumen, para determinar la calidad que debe exigirse a los proveedores es imprescindible que Compras disponga de las especificaciones necesarias para saber exactamente lo que necesita y pueda as ponerlo en conocimiento de los proveedores, de manera que enven articulo capaces de ser sometidos a inspecciones y pruebas que determinen si corresponden a la calidad deseada. El comprador asume la responsabilidad de la compra por lo que est en la obligacin de asegurarse lo que desea, y al serle proporcionado debe poderlo comprobar. b. CANTIDAD

La adquisicin de materiales no solo se basa en esta frase "compre tanto como necesite", debe estar seguro de que la cantidad que adquiere es la correcta. Para ello debe estar capacitado para determinar que si la cantidad que lo solicitan responde al consumo y al mismo tiempo establecer la cantidad econmica. Para compras es una responsabilidad constante el poner a disposicin de los usuarios las cantidades que satisfagan sus necesidades. Y por ello las normas que sobre cantidad se establezcan, pueden ser las siguientes: La Cantidad debe basarse en el control de existencias:

Para los artculos de consumo constante que se mantienen en el almacn, las cantidades a pedir, deben estar basadas en el consumo que de ellos se hagan. Por consiguiente, en la entidad debe establecerse un control de existencias que facilite la obtencin de datos necesarios en la determinacin de la cantidad a pedir, que permita comparar las cantidades que se soliciten con las que se consumen y que evite los caprichos o preferencias de los usuarios. Solo as lograr Compras adquirir cantidades correctas y econmicas. La Cantidad debe estar respaldada:

Toda requisicin que reciba compras por determinadas cantidades a adquirir, debe tener un respaldo en cuanto a su determinacin se refiere. En el caso de artculos de stock, ya hemos manifestado que dicho respaldo ser el control de existencia; en el caso de artculos que se adquieren por primera vez o de adquisicin espordica, este respaldo consiste en la indicacin correcta del uso que se le va dar o del programa a ejecutar, de manera que pueda determinarse si es o no correcta la cantidad.

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La Cantidad no debe ser influenciada por el precio:

Se conoce que a mayor cantidad en la adquisicin ser menor el precio unitario de compras. Sin embargo, no por ellos se compararan grandes cantidades. La obtencin de un buen precio obliga analizar la cantidad que facilite ese precio y establecer si el consumo permite adquirirlo. En caso contrario, el comprador no debe influenciarse por el bajo precio unitario, sino que adquirir la cantidad prevista. Las fluctuaciones de los precios en el mercado debe ser tenida en cuenta por el comprador para su poltica de compras, que podra consistir en: Para artculos cuyos precios varan poco, comprar de acuerdo a las necesidades. Para artculos de mucha variacin en el precio, comprar cuando baja, teniendo en cuenta las necesidades de los periodos en que suben. La Cantidad que se determine debe tener en cuenta el tiempo de demora:

El tiempo que se demorar en contar con el material desde sus trmites iniciales hasta su disponibilidad en el almacn, es un factor que hay que tener siempre en cuenta, si se quiere mantener la continuidad del servicio a los usuarios, por ello es que debe ser evaluado al establecer la cantidad por adquirir. El transporte a elegir est en funcin de la calidad que se adquiera:

Si tenemos en cuenta que los medios de transporte establecen cantidades y volmenes mnimos al fijar sus precios, es lgico que para determinar el medio y la va a utilizar se tenga en cuenta la cantidad del artculo que est solicitando. Este aspecto nos puede hacer variar muchas veces la cantidad a adquirir si el consumo nos lo permite. La Cantidad debe tener en cuenta el espacio disponible:

El espacio que se dispone en el almacn y el costo de dicho espacio, influye sobre la cantidad a pedir y sobre el mtodo a adoptar en la adquisicin. El comprador deber tener este aspecto muy presente para no abarrotar los almacenes y tendr que estudiar la solucin adecuada antes de cursar un pedido. c. MOMENTO

La determinacin del momento en que hay que comprar el material, evita gastos intiles y compras de ltimo minuto, y para ello hay que tener en cuenta el consumo, el tiempo de demora, la va a utilizar, la cantidad por adquirir y la distancia del proveedor. Podemos decir a este respecto que la norma a tener presente es: El momento en que hay que comprar depende de un buen sistema de control de existencia, ya que sta la nica manera de poderse dar cuenta del movimiento de nuestro stock y nos ayudara a establecer el punto de pedido indispensable que nos alerta para solicitar el material. d. PRECIO MS CONVENIENTE

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Este factor llama generalmente la atencin de los dirigentes porque se trata de desembolsar dinero, y por ello debe recordarse lo siguiente: El precio de adquisicin es un elemento bsico del precio de venta:

Gran parte del precio de venta de un artculo est formado por el de compra, por lo tanto, para lograr vender a precios de competencia en el mercado, hay que adquirir a un precio que le permita a la compaa competir cuando exponga su producto a los consumidores. El precio debe buscarse en razn de la calidad y la cantidad:

Sabemos la influencia que sobre el precio tiene la calidad y la cantidad, por lo tanto hay que tener en cuenta que no se trata de buscarlo ms barato sino el ms bajo precio que se pueda pagar por un artculo que tenga la calidad mnima requerida y en la cantidad necesaria. Para ellos los compradores deben explorar y analizar el mercado hasta obtener dicho precio. El precio no es solamente el valor de compra:

El valor de compra o cantidad que se paga por un artculo es solamente uno de los factores que forman el costo de compra. Hay que tener presente el transporte, embalaje, recepcin, almacenamiento, etc. Y recordar que todo ellos cuesta dinero y que inciden sobre los artculos que se adquieren. Hay que analizar estos aspectos para establecer el precio ms bajo.

Clasificacin de las Compras

Hoy en da la forma de comprar es variada, ya que los avances del mercado van marcando la pauta y el ritmo al cual comprar. Dentro de las principales categoras para realizar las compras podemos encontrar: 1. a) Por la forma de efectuarla: Compras centralizadas.

Se denominan as cuando las requisiciones son remitidas a un organismo denominado COMPRAS, el cual dispone de la necesaria autoridad para realizar la adquisicin preocupndose por obtener: Calidad, servicio y precio. b) Compras descentralizadas.

Esta clasificacin puede tener dos aspectos: Cuando existiendo el organismo denominado compras solo ejercita el control de las adquisiciones, pero estas son efectuadas por elementos autnomos, y cuando cada dependencia realiza sus propias compras. c) Compras mixtas.

Se denominan as cuando los artculos de uso general son adquiridos por el organismo central compras y los de uso exclusivo o particular son adquiridos por cada dependencia o por sus propios compradores.

UNPRG - CNI 2. a)

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Por el tipo de mercanca. Compras por el tipo de material

Es necesario diferenciar principalmente entre materiales directos a la produccin (materias primas y los componentes) y aquellos que son indirectos (auxiliares y herramentales); de lo contrario podran surgir grandes problemticas en la produccin ya que se podra tener material no necesario en excedente y lo ms grave que produccin no cubrira con los programas establecidos. Enfoca a los disponentes de los materiales de compras en el material prioritario como es el material directo de produccin. b) Compras por la frecuencia del material utilizado

Las compras de poca frecuencia (por ejemplo: compra de capitales) se trabajan a travs de rdenes directas y/o abiertas en las cuales no se requiere especificar una cantidad constante a recibir, y quedan libres para poder generar otra compra en el momento en que se requiera. Las repetitivas (por ejemplo; compra de materias primas) requieren de un programa con cantidades y fechas especficas para recibirse, con la finalidad de que el proveedor se encuentre preparado para cualquier peticin de material en el momento que se requiera. c) Compras para reabastecer/stocks

Esta se concentra en el surtimiento de materiales y es utilizada para el control de los materiales directos a la produccin, ya que por medio de esta clasificacin se intenta cubrir las corridas mnimas de produccin, es decir se compra ms material para tener una reserva en el almacn y esta puede ser utilizada en el momento en que la requiera produccin sin provocar alarmar de falta de existencias. d) Compras por trayectoria

Su finalidad es la minimizacin de los costos de transporte, incluyendo el costo de aduana, recorrido, etc. Al seleccionar este tipo de clasificacin debemos agrupar nuestros materiales por zonas geogrficas, de esta forma la peticin de material se lleva a cabo en base a estos agrupamientos y la recoleccin del material se concentra en una zona geogrfica con diferentes puntos asociados para su recoleccin. Si se implementan estos grupos adecuadamente es posible minimizar los costos, ya que se aprovecha el tiempo y dinero invertidos en transporte al recolectar diversos materiales de diferentes puntos. Para implementar esta clasificacin de compra se requiere una buena negociacin con el proveedor. e) Compras por la naturaleza de los materiales

Esta se basa en el aspecto de los materiales relacionada al tipo de embalaje en el que se transporta. Por ello se debe identificar la naturaleza fsica del material, la cual puede ser lquida, slida o gaseosa. Una vez que se cuenta con las especificaciones fsicas del material y de su embalaje se puede gestionar su compra para todos los materiales que se encuentren identificados con el mismo estado.

UNPRG - CNI f)

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Compras por el costo del material

Se basa en el valor monetario del material. Parte desde la solvencia que la empresa pueda demostrar ante su proveedor hasta el valor mismo que representa la pieza en su afectacin financiera. Al utilizar esta clasificacin es necesario asignarle a los materiales el cdigo "A o B o C" segn corresponda identificando mediante esta tcnica los materiales crticos financieramente. La asignacin de un cdigo "A" representa material fuertemente critico financieramente, por lo tanto nos indican hacer una compra de cantidades pequeas y marcan una alarma para un monitoreo constante del material. Los tipos "B" tienen un nivel intermedio en cuanto a trminos financieros se refiere, y estos no requieren de un monitoreo constante y las cantidades de compra son normales segn el requerimiento. En cuanto a los tipos "C" su gestin es normal y no representan ninguna alarma de nivel crtico financieramente. As como la tcnica del "ABC", podemos encontrar diferentes tcnicas y mtodos que nos permitan agilizar el proceso administrativo de compra de materiales, dando paso a concentrar mayor atencin en la bsqueda de nuevos y mejores proveedores, mejorar acuerdos de precios y condiciones y principalmente en puntos de decisin. 3. a) De acuerdo a su necesidad. Compras especiales

Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso (ordenador, mquina, mobiliario, vehculos); es decir, no compramos materiales para transformar o artculos para la venta. La caracterstica general de estas compras es que la inversin es grande y la decisin de compra es consultada con los usuarios del bien. b) Compras anticipadas

Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendr lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar en artculos bsicos o con algunos tipos de mercanca. Tambin podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto. c) Compras estacionales

Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artculos. La previsin de estas compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del ao anterior. d) Compras rutinarias

Son las compras que se hacen en pequeas cantidades, con entrega diaria de mercanca. Su caracterstica es atender las necesidades del da a da con una inversin de bajo riesgo. e) Compras oportunidad

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La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasin de comprar a precios de ganga; la inversin supone un riesgo, que si el resultado es positivo dar un beneficio extra. f) Compras de urgencia

Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solucin estratgica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene que mantenerse al ritmo de los cambios rpidos en la moda. Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma rpida, no se dispone de tiempo para comparar presupuestos. 4. Por la filosofa de la gestin de la empresa

a). Compras tradicionales: caracterizadas por la existencia de mltiples proveedores para un mismo tipo de bien o servicio, relaciones a corto plazo entre las firmas involucradas, en un ambiente de desconfianza (en general, se adquieren mayores cantidades para resguardarse de los incumplimientos de los proveedores) y basado en la conveniencia individual de cada uno de los participantes (tanto comprador como proveedor pujan por mejores condiciones para s mismos en cada transaccin, por ejemplo, cuando el proveedor infla los precios o el comprador miente en los volmenes que adquirir en el futuro para obtener mejores condiciones en sus compras). b). Compras Justo a Tiempo: la existencia de fuentes nicas de abastecimiento y las relaciones de asociacin a largo plazo con proveedores son algunos de los aspectos sobresalientes de este tipo de gestin. Las entregas frecuentes en lotes pequeos por parte de los proveedores evidencian la necesidad de una mayor coordinacin y cooperacin entre las partes, lo que posibilita una mejor calidad de respuesta a las exigencias de la demanda. 5. Por Su Procedencia

a). Compras nacionales: se refieren a las contrataciones de servicios nacionales o nacionalizados y a las adquisiciones de materias primas, materiales o insumos que se fabrican en el mismo pas en donde opera la firma compradora (las firmas proveedoras pueden ser de origen nacional o extranjero). Las ventajas de este tipo de compras residen en los menores tiempos de entrega de los proveedores locales respecto a los localizados en el extranjero, el conocimiento de las firmas que operan en el pas, el aprovechamiento de tecnologas innovadoras instaladas en el pas y, en ciertos casos, los costos (en especial, cuando los tipos de cambio son favorables a los mercados nacionales). Las desventajas del compre nacional, por otra parte, suelen estar asociadas a los mayores costos internos (impositivos, laborales, menor productividad, por ejemplo) y el riesgo de obtener insumos de menor calidad que los que se podran obtener en el extranjero. a) Compras internacionales: compras que se realizan a diferentes mercados del mundo, a travs de proveedores con oficinas comerciales en el mismo pas que la firma compradora o a travs de diferentes agentes de comercio internacional (corredores, representantes, distribuidores, couriers, u otros intermediarios.)

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Compras Nacionales
Se consideran Compras Nacionales las de bienes producidos en el pas o que siendo importados, se adquieren en plaza de proveedores o representantes debidamente autorizados para su distribucin en el territorio nacional. Las compras Nacionales descansan sobre dos bases: Una fuente local puede, frecuentemente, ofrecer un servicio ms confiable, que otra que se encuentre localizada a grandes distancias, se puede decir que se recibirn las entregas a tiempo, debido a que la distancia es ms corta, porque reduce el riesgo de interrupcin en el servicio de transporte, cuestin que no sucede cuando se compra al extranjero. La empresa le debe mucho a la comunidad regional es en sta donde vive la mayor parte de sus empleados, y frecuentemente, una porcin substancial de su respaldo financiero, as como una parte importante de sus ventas provienen de la localidad. Los elementos que interviene en una compra nacional son los siguientes: COMPRADOR.- Responsable de satisfacer la necesidad de abastecimiento, segn la requisicin; realiza investigaciones de los proveedores, analiza cotizaciones, sigue las polticas y normas establecidas por la administracin de la Empresa. VENDEDOR.- La persona que ofrece, o bien, a quien se le piden los productos o la prestacin de sus servicios; espera, por parte del comprador, una orden o pedido de compras para estudiarla y as decidir si puede o no satisfacerla de manera conveniente, de acuerdo con las condiciones que propone el comprador. OBJETO O SERVICIO.- Mercanca, producto, artculo, material o insumo, susceptible a comprarse. ACUERDO.- Convenio que surge, por las relaciones que se establecen entre el comprador y vendedor, donde se pactan estipulaciones o condiciones de compraventa. ENTIDAD FINANCIERA DEL VENDEDOR: Son las entidades de manejar el capital monetario del vendedor y es la encargada de manejar todo lo relacionado con la recepcin y asiento del pago realizado por el comprador a favor del vendedor. TRANSPORTE: Dependiendo del bien adquirido, as como de las clusulas del contrato de compra-venta, est a cargo de una de las dos partes, normalmente a cargo del comprador. DOCUMENTOS: Entre los ms importantes emitido por compras tenemos:

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SOLICITUD DE COMPRA O REQUISICIN SOLICITUD DE COTIZACIN ORDEN DE COMPRA

OTROS DOCUMENTOS LISTA DE PRECIOS El proveedor hace llegar su oferta al comprador mediante una lista de precios sus productos. Es utilizada por ciertos proveedores que tienen una poltica de precios fijos segn el nivel del comprador. COTIZACIN Es un documento formal y es utilizada por los proveedores que prefieren mantener una poltica de precios negociable para cada transaccin. A travs d este documento se informa acerca de datos de la empresa, informacin del producto e informacin del precio. FACTURA COMERCIAL Documento en el cual se registra la naturaleza, calidad y condiciones de la mercanca; su precio, el beneficiario de la misma, la casa fabricante u otorgante, el nombre del vendedor, etc. Las facturas son emitidas por el beneficiario a favor del comprador u ordenante y sern canceladas al momento de recibir el pago por parte del Banco pagador. La factura representa la obligacin de entrega de la mercanca por parte del exportador, y si el importador cumple con la obligacin de pagar, la factura se convierte en un ttulo de propiedad de dicha mercanca. Las facturas slo se emitirn a favor del adquiriente o usuario que posea nmero de Registro nico de Contribuyentes - RUC, excluyndose este requisito en operaciones de exportacin. Una copia es destinada al importador quien tambin la requiere para sus gestiones aduaneras y contables. Este documento contiene la siguiente informacin: Fecha y nmero de factura Nombre y direccin del vendedor y comprador Condicin de entrega y pago Posicin arancelaria de mercanca Descripcin de mercanca Cantidad Valor de venta IGV Precio unitario y precio total N de RUC de la empresa compradora

PACKING LIST Documento emitido por el vendedor para indicar al comprador detalles del embalaje, nmero de bultos enviados y contenido de cada bulto, para una mejor identificacin de la mercanca por parte del comprado.

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CONCLUSION

La amplia gama de decisiones referidas al rea revela su importancia en el desarrollo de un sistema de negocios. La definicin de la cadena de suministros y una acabada comprensin de sus operaciones permite determinar claramente las reas de mayor impacto en la rentabilidad y competitividad de la firma. Para su permanencia en el mercado, es necesario que las compaas administren en forma proactiva y coordinada todos los aspectos de su cadena de abastecimiento, generen relaciones de asociatividad con sus proveedores y visualicen la generacin de valor para el cliente como un objetivo en comn.

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LINKOGRAFIA

http://www.gestiopolis.com/marketing/generalidades-sobre-la-gestion-decompras.htm http://www.gestiopolis.com/canales6/fin/compras-manejo-y-conceptos.htm