AUDITORIA

Cuestionarios de control interno INDICE: PAGINA TEMA 2 Cuestionarios de control interno: 2 Cuestionario Compras 9 Cuestionario Crditos y Cobranzas 24 Cuestionario Cuentas por pagar 30 Cuestionario Personal 39 Cuestionario Tesorera

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AUDITORIA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: CIRCUITO DE COMPRAS Pgina 2 de 52

AUDITORIA Empresa: 1) OBJETIVOS:

Cuestionario de Evaluacin de Control Interno Entrevistado: Cargo: Confeccion : Fecha: Revis: Versin:

Circuito: COMPRAS 1.1) Deteccin de Controles Clave (por desconocimiento de los circuitos) 1.2) Prueba de Controles Clave (hallados en 1.1.) 1.3) Determinar el alcance, frecuencia y oportunidad del trabajo de auditora. 1.4) Observar las debilidades de control e informarlas a la Direccin. 2) CUESTIONARIO 2.1) Circuito de Compras 2.1.1) Organizacin
Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

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1. a) b)

2. a)

Estn las funciones de compra, debidamente Dnde y por quin se efectan las separadas de las funciones de: N O operaciones de compra? Dichas operaciones estn centralizadas? En caso contrario, existen motivos qu e justifiquen la descentralizacin de la funcin de compras? Depende la funcin de compras de un nivel jerrquico adecuado? De quin?

3.

a) b) d) Contadura - Control de Existencias? e) Contadura - Cuentas a pagar? f) a) b) c)

c) Recepcin?
Expedicin? Caja - Desembolsos?

4.

Almacenes?

Existen normas o procedimientos para comprar? Son claros y precisos? Son adecuados? Estn por escrito?

AUDITORIA 2.1.2) Sistema de compras

1.
Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES Se necesita la Solicitud de Compra para: N

O
3. 2.
Se usan tcnicas que permitan determinar que las adquisiciones presentan la mejor relacin entre costo y utilidad? Se realizan las compras nicamente a base de solicitudes o peticiones firmadas por funcionarios autorizados?

a) b) c) d) e) g) 4.

f) Materias primas?
Productos semielaborados? Materiales de reventa? Materiales de construccin? Bienes de Uso? Suministros de fbrica? Se exigen explicaciones por escrito en aquellos casos en los que no se pidieron b) Papelera y tiles de escritorio? cotizaciones, o que la compra fue realizada a quien no ofreci la cotizacin ms baja? Son las cantidades requeridas determinadas en base a mtodos cuantitativos adecuados? Son establecidos en forma adecuada los momentos en los que se realizarn los pedidos por mtodos adecuados? Se mantiene informacin actualizada y estadsticas de precios que permitan detectar los momentos oportunos de compra? Se solicitan cotizaciones de precios a los proveedores? Se mantiene un registro de cotizaciones realizadas y las recibidas?

5.

6.

7. a) 8. a) b) c) d) e) f) g) Consideran las compras:

P r v o e d s f c i a l ? n A e t c d s p o r v ? C l a i e p o r u d t c ? r P c e o i ? C n o i d c s e v t ? a l P z a o e d t n r g ? SI N/A OBSERVACI ONES, COMENTARI OS, ACLARACIO NES

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Forma de pago? Ref. PREGUNTA

AUDITORIA
h) 9. a) c)
Descuento o bonificaciones especiales? Hay constancia por escrito de: O

La seleccin practicada? La adjudicacin? Se utilizan adecuados medios de transporte de los productos adquiridos? 10. La fundamentacin de la adjudicacin? En el transporte se tiene en cuenta: Por transporte de terceros?

b)

a) Por transportes propios? b) a) b) c) d)

11.

12.

Seguridad?

Velocidad? Costo? COMENTARIOS, ACLARACIONES

Ref. PREGUNTA NO N/A OBSERVACIONES,

1. a) 2.

a) Se preparan Ordenes de

todas las Adquisiciones? Indique en qu casos no se hace Se indica en las Ordenes de Compra:

Descripcin detallada del artculo y su Compra para calidad? SI

Forma de pago? Existe una poltica de seguro adecuada para la mercadera en trnsito?

2.1.3) Ordenes de compra

b) c) e) a) b) c) c) 3. d)
El precio? La cantidad? Plazos de entrega? Estn las Ordenes d Compra: Condiciones de pago?

4.

Selladas? Prenumeradas? Autorizadas?

SI N/A OBSERVACI ONES, COMENTARI OS, ACLARACIO NES

N O

Recepcin? Reciben copia: Contadura? Por quin? Ref. PREGUNTA Cuntas copias se preparan de la Orden de Compra?

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5. a)

b)

c) Produccin (planeamiento Almacenes)?

AUDITORIA
d) f) a) b) c) d) f) 7. a) Seguimiento?
Existen normas sobre autorizaciones de compra basadas en el monto o lmite de la misma?

e) Solicitante? Seguimiento? 6.
Compras? Son controladas numricamente las Ordenes de Compra en los sectores:

e) Compras?
Contadura? Recepcin? Almacenes? Produccin? Ese monto es ajustado por inflacin?

b)

Indique cmo Ref. PREGUNTA NO N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES compras con el fin de determinar si las empresa? SI mismas fueron efectuadas a los precios y condiciones ms favorables para la Si se requieren aprobaciones especiales para ciertas compras debido a su clase, cantidad u otras limitaciones:

2.1.4) Sistema de revisin

1. Son los precios de las compras revisados por un funcionario ajeno a las a) Quin lo hace? b)

2. b)

Con qu frecuencia?

1. a)

Se mantienen por separado g los pedidos no cumplidos en: u Quin hace el control? Con qu frecuencia?

a s c o m p r a s
Ref. PREGUNTA NO SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

2 . 1 . 5 ) S e
Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

i m i e n t o d e l
NO
e) Compras?
Contadura? Recepcin? Almacenes? Produccin?

a) b) c) d) f) 2. a)
Seguimiento?

Un adecuado seguimiento de las compras?

Aseguran los procedimientos y normas vigentes:

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AUDITORIA
b) c) a) Un sistema de reclamos a
Antecedentes de los proveedores?

3. b) c) e) Informes de Control de Calidad? f)

proveedores? Una informacin peridica de las Ordenes de Compra no cumplidas? Existen archivos adecuados que contengan:

d)

Pedidos realizados?

Ordenes de Compra emitidas? Informes de Recepcin?

g) Cotizaciones recibidas?
Listas de precios recibidas? Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES Se obtienen manifestaciones de los funcionarios y empleados asegurando que no 2. Los empleados de sector de compras tienen intereses en conflicto con su funcin? rotan por otros sectores: NO Dentro del mismo departamento? Por otros sectores de la organizacin?

2.1.6) Personal
1. a) b)

2.1.7) Cambios en la negociacin

1. a) Son los cambios
Ref. PREGUNTA surgidos en la negociacin:

Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

NO
Con qu periodicidad?

N O SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS,

ACLARACIONES

a) Gestionados por el sector de compras? b) Autorizados? b) 2.

Por quin?

Todos los que recibieron copia de la Orden de Compra reciben los cambios ocurridos sobre la misma?

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AUDITORIA 3) PROCEDIMIENTO 1. Procedimiento:

Ref. Sector / Responsable Qu Cmo / Frecuencia Doc. emitido / cant. ejemplares / tipo de soporte

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AUDITORIA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: CIRCUITO DE CREDITOS Y COBRANZAS Pgina 9 de 52

AUDITORIA Empresa:
Cuestionario de Evaluacin de Control Interno Entrevistado: Cargo: Confeccion : Fecha: Revis: Versin:

1.1) Deteccin de Controles Clave (por desconocimiento de los circuitos) 1.2) Prueba de Controles Clave (hallados en 1.1.) 1.3) Determinar el alcance, frecuencia y oportunidad del trabajo de auditora. 1.4) Observar las debilidades de control e informarlas a la Direccin. 2) CUESTIONARIO 2.1) Circuito de Crditos y Cobranzas 2.1.1) Organizacin
Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

1. a) b) 2.

f) Existe un manual de funciones y

procedimientos? Es claro y preciso? Se encuentran claramente definidas las lneas de autoridad y responsabilidad? Estn fiiadas por escrito? Estn definidas las funciones de: Facturacin? N

a) 3. a) b) c) d) e) f) g) h) 4. a) b) c) d) e)
Servicios y atencin a clientes?

Ventas especiales? Se encuentran claramente separadas las funciones de:

Circuito: CREDITOS Y COBRANZAS 1) OBJETI VOS:

Est escrito?

Gerencia de Ventas?

Jefe de producto? Vendedores?

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Publicidad? Investigacin de mercado? Nuevos productos?

Ventas? Expedicin? Crditos?

Gestin de cobros? Cobranzas?

AUDITORIA
g) i) h) Registracin?
Custodia de documentos? Estn por escrito? Seguimiento de la cobranza?

c) a)

5.

Existen polticas referentes al circuito? Estn claramente expresadas? Estn claramente expresadas?

b) 6. Hay polticas referentes a: a) Condiciones generales de venta? b) c)

Ref. PREGUNTA NO N/A OBSERVACIONES,

d)

Otorgamiento de crditos?

COMENTARIOS, ACLARACIONES

1.

4.

2. 3.

El sistema de operacin de ventas es apropiado o adecuado? El mismo abarca todo el pas? Se vende en el exterior?

Son los formularios de Nota de Pedido: SI

Condiciones generales de cobranza? Determinacin de precios?

2.1.2) Ventas
a) b) c) Produccin se entera de la cantidad d) Son autorizados? d) b) Prenumerados?
Se controla la correlatividad? Quien lo realiza? de productos solicitados?

5.

Por quin?

Son los pedidos de los Clientes revisados y Aprobados por un Funcionario independiente de:

a) c) 6. 7. a) Quin los prepara? b) Se compara la realidad contra el c) Se estudian las variaciones? 8.

Contadura?

b)

Expedicin? Facturacin? Existen presupuestos de Ventas?

Se cuenta con un sistema de informacin que permita tomar decisiones adecuadas? Se est seguro que no se pierden Ventas?

presupuesto?

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AUDITORIA
Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

d)

A quin se informa sobre las

variaciones? N

O N O SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS,

ACLARACIONES

2.1.3) Crditos
Ref. PREGUNTA 1. Existen normas y procedimientos?

a) Son adecuados y claros? b) 2. a) b) c) c) Estn expresados por escrito?

Con respecto a la concesin de crditos a clientes: Se estudian los antecedentes del cliente? Que aprobaciones se requieren? Se encuentra definido el monto que como crdito puede concederse a cada cliente sin la aprobacin expresa del sector de crditos?

Se ajusta ese monto por inflacin?

c) Mediante qu sistema? aprobacin? d) Se deja constancia escrita de la d) En que formularios? revisados? e) Los montos de los crditos otorgados son e) f) 3. a) b) d)
Caja?

e) Por quin?
Con que frecuencia? Mediante que sistema?

f) Son aumentados automticamente? c) Es el sector de Crditos independiente de: b) En qu

formulario? de: Contadura? Cuentas Corrientes? Ventas?

2.1.4) Despacho o Expedicin

1. 4.
Existen normas y

Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

NO
Ref. PREGUNTA procedimientos? Se requiere para el pago de saldos la previa aprobacin del sector, acreedores a los clientes? NSI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

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AUDITORIA
O
a) Son claros y precisos? b) 2. a) b) c) e) a) De Ventas? b) a) c) a) c) a) En que consiste? b) 7. a) Quin lo efecta? 6.
Por Contadura? Estn expresados por escrito? Estn las funciones del sector separadas de las de:

d)

Recepcin?

Facturacin? Contadura Crditos?

3.

Cobranzas?

Son todos los despachos realizados con la debida autorizacin?

4.

De Crditos?

Se efectan los despachos en base a ordenes de Expedicin, o Remitos?

5.

Son prenumerados? Quin los confecciona? Es controlada la correlatividad de los formularios? Quin los autoriza?

b)

b)

Por expedicin? Por facturacin? Existe prueba del despacho de las mercaderas?

Hay programas de distribucin, en funcin de:

a) b) 8. 9.

Existe prueba de la recepcin de las mercaderas o servicios por el cliente? Se obtiene constancia a travs de la firma y sello? En qu formulario? La mercadera viaja por cuenta y riesgo del cliente? En caso contrario, hay una adecuada cobertura de seguros sobre el trnsito de los productos?

10.
SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES Numrica? Ref. PREGUNTA

b) De la importancia de los clientes? N O c) De la zona de distribucin? d) 11.

Costos?

Se mantiene un sistema adecuado de control sobre los

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AUDITORIA
despachos a realizar?

a)

b)

2.1.5) Devoluciones
Ref. PREGUNTA

Quin lo efecta? Con que frecuencia? N O SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES Hay algn formulario utilizado para el caso?

1. 2. a) b) a) b)
Hay establecidas normas o procedimientos al efecto? Son adecuadas, claras y precisas? Estn expresadas por escrito?

A quin se le da copia?

a) b) 4.

de un viaje de Expedicin y que por algn motivo del Controlada su cantidad? cliente o de la empresa no pudo ser entregada, tiene un tratamiento especial? Detallado el tipo de producto? Como se denomina? Controlada la calidad? Quin lo confecciona? 3. Son las mercaderas recibidas o reingresadas: c) d) Determinado el remitente?

c) La mercadera que regresa

b) ,Cul es? Se hace recepcin?

a) c) d) 5. 6. a) c) a) Se detalla en algn formulario el

motivo? Se detalla en algn formulario el motivo? Se realizan informes sobre las devoluciones? Quin los recibe?

b)

Es el sector de Ventas:

7.

Informado? Investiga las razones? Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES El sector de control de calidad recibe la Autoriza la devolucin? mercadera? N O

a) b) c)

Realiza algn informe? En qu formulario? Quin es informado?

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AUDITORIA 2.1.6) Facturacin

1. Existen normas o procedimientos al a) Son claros y adecuados? b)
efecto? Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

NO
Son las funciones del sector independientes de:

2.

Estn por escrito? Expedicin? Cobranzas?

Se controla la correlatividad numrica de:

3.

5.

Contadura?

4. a) Las Notas de Pedidos? b) 6.

Recibe el sector copia de la Nota de Pedido Completamente autorizada? Recibe el sector copia del Remito conformado por el cliente? Se cerciora la empresa que todo despacho de productos fue facturado?

7.

Los Remitos?

Son los Remitos y las Facturas preparadas al unsono?

a) b) 8.

9.

Mediante qu sistema?

a)

Quin lo hace? Los precios y condiciones de venta se obtienen de listas debidamente autorizadas? Por quin? La facturacin a clientes se limita a los productos despachados? a) En caso contrario, -detalle los conceptos que se incorporan-

SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES Ref. PREGUNTA

NO

10. a) b) b) c) a) 11.
Por quin?

c) Son las facturas:

Prenumeradas? Aprobadas? Por quin? Revisadas? Se controlan las facturas en cuanto a:

b)

Cliente? Precios?

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AUDITORIA
c) Condiciones y descripcin de la venta? d) f) Fecha? 12. Incluyen las Facturas: a) Las discriminaciones provenientes de b) Los recaudos legales? c) 13. a) 14. e) Clculos? Correlatividad numrica?

leyes impositivas?

15.

Son controladas numricamente (en su correlatividad) las facturas emitidas, en los sectores:

Los nmeros de inscripcin de la empresa? Se pasa al sector Contadura algn resumen de la facturacin? Con qu frecuencia? Se preparan resmenes o estadsticas de ventas en un sector ajeno al contable?

a) b)

c) Facturacin?
Contadura? Cuentas Corrientes? Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

2.1.7) Ventas al contado

1. a) b)

Existen normas o instrucciones al respecto? Son adecuadas, claras y precisas? Estn expresadas por escrito?

NO

Ref. PREGUNTA

N O SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS,

ACLARACIONES Se encuentran separadas las funciones de:

2. 4. 3.
Se emiten facturas para toda venta al contado?

Indique en cuntos sectores o lugares se efectan ventas al mostrador.

a) c) 5. 6.
Despacho?

b)

Ventas? Cobranzas? Se controla la numeracin correlativa en los sectores:

Llevan las Notas de Venta numeracin correlativa preimpresa?

a) Contadura?

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AUDITORIA
b) d) 7. 8.
Ventas?

c) Cobranzas? Caja?
Son aprobadas las ventas al contado por algn funcionario que no tiene ingerencia en la venta?

Se enva a Contadura un resumen de las ventas diarias?

9. a) Indique quines. 10. a) b) b) 11.

Las Notas de Venta renen todos los requisitos legales que se exigen a

las Facturas?

13.

Los talonarios de venta:

Son controlados?

12. a)
SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES Ref. PREGUNTA

Son adecuadamente Custodiados los que estn en blanco? Quin los custodia? Est prohibido al vendedor el acceso a las Fichas o Registros de las Existencias o Mercaderas? La mercadera que ingresa al local de ventas es debidamente controlada? Por quin? Cuando se entrega la mercadera al cliente:

a)

b)

Se controla que la mercadera a entregar es la Se controla que la misma fue pagada? que fue facturada? N O

c) Quin realiza el control?

2.1.8) Notas de Crdito

1. a) c) 2.
Existe una norma, mtodo o

Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES procedimiento para su confeccin? N

b) 3.

Est por escrito? Es adecuado?

a) Es claro y preciso?
El sector facturacin es el encargado de su

confeccin?

Recepcin le comunica las devoluciones de clientes?

Se recibe la informacin en forma directa?

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AUDITORIA
b) c) d) Contienen la causa? d) Estn debidamente aprobadas? 4. Son las Notas de Crdito: a) c) Aprobadas por un funcionario b)
independiente de Cobranzas y de Cuentas Corrientes? Estn los formularios Numerados en forma preimpresa? Contienen todos los requisitos legales? Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, 2.1.9) Comisiones por ventas COMENTARIOS, ACLARACIONES 1. Hay una poltica de incentivos para los vendedores N O Recibe informacin de sectores que solicitan Ventas le informa que la devolucin est hacer una Nota de Crdito? autorizada? Recibe informacin de Control de Calidad?

d)

a)
Est por escrito?

b)

Es clara y precisa? SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES Ref. PREGUNTA

c) 2. a) b) c) 3.

a) Promueve las alzas de las ventas?

El programa de incentivos cumple: Con suministrar buena informacin al sector de la liquidacin de salarios? Se respetan todas las disposiciones legales vigentes? Con una adecuada estructura de control? Son las liquidaciones controladas por una persona ajena a quien la confeccion? Son las liquidaciones aprobadas? Por quin?

NO

4.

2.1.10) Deudores por Ventas o en Cuenta Corriente

Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

NO

1.

Los funcionarios que

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AUDITORIA
autorizan el otorgamiento de crditos son independientes de los sectores:

a) c) 2. 5. 3.
Contadura?

b)

Ventas? Cobranzas?

Es el importe de crdito acordado expresado por escrito en la Ficha o Cuenta del Deudor? Las fichas o Cuentas abiertas en "Deudores por Ventas" se limitan a incluir solamente este concepto? Los empleados y funcionarios encargados de los registros de deudores por Ventas, desempean esta funcin en forma exclusiva? Es el sector Crditos, o algn funcionarios que no tenga ingerencia en las cobranzas el encargado de aprobar los descuentos tomados indebidamente por los clientes? N O SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES reclamado su pago?

4.

Ref. PREGUNTA

a) En caso de no estar autorizado, es b) Quin hace el reclamo? c)

Son confeccionados anlisis peridicos de:

6. a) c) Comparacin con el monto de d) f) g) 7.

Quin efecta el seguimiento de recupero de esos fondos?

b)
Crdito asignado?

Antigedad de deuda? Cuentas vencidas?

e) Anticipos de clientes? Saldos acreedores? Se controla la sumatoria de las cuentas analticas con la cuenta del Mayor General? 8. Con qu frecuencia se hace el anlisis? Quin lo hace?
A qu funcionario se le informas obre el anlisis?

a) Con qu frecuencia? b) 9. 10.

Quin lo hace?

Se conocen -en forma claralas vas legales para recuperar montos de cuentas dudosas?

Se gestiona la recuperacin de las cuentas atrasadas?

a) Se ejercen las acciones

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AUDITORIA
legales correspondientes?

b) 11. a) b)
Quin se encarga de realizarlas?

Se envan a los clientes Resmenes de Cuentas?

a) Con qu frecuencia? c) 12.

Quin los confecciona es una persona o sector responsable ajeno a los sectores de Deudores por Ventas y de Cobranzas? Qu sector es?

SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES Ref. PREGUNTA

Los Resmenes de Cuenta los despacha una persona o sector ajeno a los sectores de Deudores por Ventas y de Cobranzas? Quin lo hace?

13.

a) 14.

Se efecta durante el Ejercicio alguna Los discrepancias informadas por losconfirmacin de saldos de Clientes por clientes, son investigadas y aclaradas por funcionarios ajenos a los sectores de Ctas una persona responsable no relacionada con Ctes y de Cobranzas? N O el manejo de las Cuentas Corrientes y de las Cobranzas? Quin lo hace? Se cerciora la gerencia de que fueron enviados los Resmenes de Cuenta a todos los clientes? Mediante qu sistema?

15.

a)

a) Quin lo hace? b) 16.

17.

Con qu frecuencia?

Se lleva un control posterior sobre dichas cuentas incobrables?

a) a) Quin lo hace?

Existe autorizacin en forma expresa para la cancelacin de cuentas consideradas incobrables? Quin lo lleva?

b) 1.

Con qu periodicidad? Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

2.1.11) Documentos a cobrar

Qu tipo de documentos son? N

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AUDITORIA
a) c) 2. b) c) a) Prendas?
La aceptacin de obligaciones es:

b)

Pagars? Letras de Cambio? De acuerdo con las Condiciones de ventas?

d)

Autorizada por escrito?

Quin la autoriza? SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES Qu constancia queda de la autorizacin? Ref. PREGUNTA 3. Es el custodio de los documentos 6. Las renovaciones de documentos, funcionario: N O requieren la aprobacin de un funcionario responsable? a) Quin es? Se usan formularios prenumerados de ingreso de documentos? 4. Queda reflejado por escrito la recepcin del documento por parte del custodio? En dnde?

5.

a)

a) c) 7.

b)

Caja? Contadura? Son las obligaciones a cobrar controladas peridicamente con los saldos de las cuentas de control del Mayor General por un 9. Quin es? Se mantiene un registro o Fichero de las funcionario que no sea el custodio? obligaciones a cobrar? Hay un correcto control de fechas para que no se pase el da vencimiento? Hay un libro de vencimientos?

8. a)

a) Quin es? b) a) Con qu frecuencia? b) a) b)

10. 11.

Efecta el custodio arqueos de documentos? Con qu frecuencia? Se practican arqueos por parte de terceros ajenos a la custodia?

Deja constancia escrita?

c) Quin lo hace?
Con qu periodicidad? Hay constancia escrita?

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AUDITORIA
12. 13. 14. a) b) d) e) 15.
la autorizacin? Indique quines pueden Endosar Si las obligaciones son descontadas en bancos o instituciones financieras o entregados en pago a terceros se registra este hecho contablemente? Con otro procedimiento? Son los documentos debidamente sellados? Son adecuadas las medidas de proteccin y seguridad contra robo o ACLARACIONES Es todo endoso o descuento de documentos incendio de documentos? Ref. PREGUNTA

N O SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS,

c) Debidamente autorizado?
Por escrito? Quin lo autoriza? Mediante cuentas de orden?

a) Hay constancia escrita de

b)

b) a) Indique cules. b) 17.

16.

Indique cul es.

Se usan formularios prenumerados de salida o Egreso de Documentos?

18. a) 19. Los pagos parciales: a) b) c)

Devueltos al firmante? Quin los confecciona? Se controla por parte del custodio la correlatividad numrica de los formularios de Ingreso y Egreso de Documentos? Son los documentos vencidos y pagados: Cancelados con algn sello?

b)

20.

Son anotados en el reverso del documento? Se adjunta un recibo provisorio? Hay algn sistema especfico?

Los documentos vencidos e impagos se someten -de inmediato- a la atencin de un funcionario responsable?

a)

b)

Quin es?

SI N/A OBSERVACI ONES, COMENTARI OS, ACLARACIO NES

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Qu acciones se toman? Ref. PREGUNTA

AUDITORIA
c) 21. a)
Son tales resmenes preparados y enviados Existe un registro de Documentos por personas independientes de: O Vencidos? Son enviados Resmenes de Cuenta a los clientes? Con qu frecuencia?

22.

a) c) 23. a)

Custodia de documentos? Cobranzas? Se efecta durante el ao alguna confirmacin de las obligaciones pendientes 24. Quin lo hace? de cobro por una persona que no sea el Son las diferencias debidamente custodio? analizadas? Por quin?

b)

a) b) 25. a)

26.

Con qu frecuencia?

Qu Cmo / Frecuencia Doc. emitido / cant. ejemplares / tipo de soporte

) O R G A N I
Quin es? Las prendas son debidamente inscriptas en el Registro respectivo? Quin lo hace? Se cerciora adecuadamente la empresa de la existencia fsica de los bienes prensados?

G R A M A

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a) Quin lo hace?

3) PROCEDIMIENTO Procedimiento:
Ref. Sector / Responsable

AUDITORIA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: CIRCUITO DE CUENTAS A PAGAR Pgina 24 de 52

AUDITORIA Empresa:
Cuestionario de Evaluacin de Control Interno Entrevistado: Cargo: Confeccion : Fecha: Revis: Versin:

1) OBJETIVOS: 1.1) Deteccin de Controles Clave (por desconocimiento de los circuitos) 1.2) Prueba de Controles Clave (hallados en 1.1.) 1.3) Determinar el alcance, frecuencia y oportunidad del trabajo de auditora. 1.4) Observar las debilidades de control e informarlas a la Direccin. 2) CUESTIONARIO 2.1) Circuito de Cuentas por pagar 2.1.1) Organizacin
1.
Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES Recibe el sector copia del informe de recepcin? N O 2. Existen normas y procedimientos para el Sistema de Cuentas a Pagar?

a) b) c) 2.

3.

Son escritos? Contemplan tales normas y procedimientos la asignacin de responsabilidades para la imputacin de comprobantes? Tales normas y procedimientos aseguran que toda Factura aprobada sea contabilizada de inmediato? Se encuentra el sector separado de:

4. a) b)
Recibe el sector copia de la Orden de Compra?

1.

SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O

Circuito: CUENTAS POR PAGAR

Son claros y precisos? Son adecuados?

Recepcin? Caja o Tesorera?

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2.1.2) Informacin recibida

Ref. PREGUNTA

AUDITORIA
Directamente? SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES Del sector encargado de abrir la correspondencia? Ref. PREGUNTA c) Las Ordenes de Compra en cuanto a a) En caso contrario indique la forma en cantidad, precio y condiciones? N O que se recibe la documentacin Se controlan las Facturas inmediatamente 4. despus de que son recibidas? Se retienen las Facturas o se envan a otro sector para su aprobacin? Se comprueban las Facturas en el sector, 5. ms bien que en los sectores de Tesorera o Compras? Se comparan las facturas con:

3. a)

Recibe el sector la Factura del

proveedor:

b)

6.

7.

b) c) 8. b) c) d) e) g) 9.

Los Remitos del proveedor?

d)

Los informes de Control de Calidad?

Los Ingresos de Recepcin en cuanto a cantidad?

a) Incluye la comparacin: Clculos y sumas?

Disposiciones legales e impositivas?

f) Cantidades?
Calidad? Precios? Condiciones de pago? Se estampa el sello, en las copias de las Facturas, de la palabra "DUPLICADO"?

10. 11.
Autorizaciones o aprobaciones? Se deja constancia de tales verificaciones o controles? Se deja constancia en la Orden de Compra en el Informe de Recepcin de haberse aprobado la factura correspondiente a los efectos de evitar la presentacin de copias de Facturas con la consiguiente duplicacin de pagos?

Pgina 26 de 52

AUDITORIA
Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

12.

El sistema de archivo est organizado en funcin del vencimiento? N O

13.

2.1.3) Pagos
Ref. PREGUNTA NO 1. Son las Facturas para el pago:

Estn los comprobantes, justificativos o documentacin de respaldo agrupados en un legajo? SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

a) c) 2.

b)
Con qu frecuencia?

Aprobadas? Por quin? Se concilia la cuenta de control del Mayor General con los comprobantes pendientes de pago?

a) Quin lo hace? b) 3. 4. a) Con qu frecuencia?

Se usa un comprobante adecuado?

5.

De qu forma se archivan los comprobantes? Son aprovechados los descuentos concedidos por los proveedores? Hay un sistema adecuado Para registrar y controlar las entregas parciales de Ordenes de Compra? Si se efectan pagos a cuenta o adelantados a los proveedores:

6. a) Cul es? b) Son aprobados por un funcionario? b') c) c) 7.

a) Quin es?

Se contabilizan en una cuenta especial? Cul es? En el caso de tomarse servicios recurrentes: Se contabilizan separadamente el devengamiento y el pago? 8. En los casos de adquisiciones NO efectuadas donde el producto es enviado

SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES Ref. PREGUNTA

Pgina 27 de 52

AUDITORIA
directamente al cliente:

a) b) 9. b) Quin lo hace? 10.

correspondiente? a) Se relaciona la Factura del proveedor con la factura del cliente? Quin lo realiza? Las devoluciones de productos a proveedores:

Son relacionadas con las notas de crdito

Por quin?

b) En el caso de Facturas por los a) a') b) 1. a)

siguientes conceptos: seguros, fletes, publicidad honorarios, alquileres, etc.: Ref. PREGUNTA NO SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES Son aprobadas y revisadas? Quin lo hace?

c) Es todo adelanto a proveedores:

Debidamente autorizado? Controlada la aplicacin del anticipo en el b) momento del pago? Se controlan las facturas con contratos, presupuestos, etc. aprobados? Quin lo hace?

2.1.4) Saldos deudores

2. a) b) c) 3. a) 4. a) Son los saldos deudores:
Vigilados y controlados?

Se reclaman pasado un tiempo prudencial? Quin lo hace? Maneja el sector de Crditos los saldos deudores? De qu forma o manera? La imputacin de los dbitos es revisada y aprobada? Quin lo hace?

SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES Ref. PREGUNTA

2.1.5) Libros
1. 2.
Se usa Subdiario de Compras? Se adapta el mismo a los requisitos irnpositivos en el caso de estar la empresa responsable inscripta en el impuesto al valor agregado? N O

Pgina 28 de 52

AUDITORIA
3. a) b) 4. a) b) 5. a) a) b)
Quin lo hace? Se concilian los resmenes de Cuenta Los Asientos de Diario que afecten losenviados por el proveedor? saldos de proveedores: Son debidamente autorizados? Por quin? Se llevan saldos individuales por proveedor? Son estos conciliados con el Mayor General? Con qu frecuencia? Se prepara un balance de saldos: Con qu periodicidad?

6.

Qu Cmo / Frecuencia Doc. emitido / cant. ejemplares / tipo de soporte

4 ) O R G A N

I G R A M
Se investigan las diferencias?

Pgina 29 de 52

3) Procedimiento:
Ref. Sector / Responsable

AUDITORIA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: CIRCUITO DE PERSONAL Pgina 30 de 52

AUDITORIA Empresa: 1) OBJETIVOS:

Cuestionario de Evaluacin de Control Interno Entrevistado: Cargo: Confeccion : Fecha: Revis: Versin:

Circuito: Personal 1.1) Deteccin de Controles Clave (por desconocimiento de los circuitos) 1.2) Prueba de Controles Clave (hallados en 1.1.) 1.3) Determinar el alcance, frecuencia y oportunidad del trabajo de auditora. 1.4) Observar las debilidades de control e informarlas a la Direccin. 2) CUESTIONARIO 2.1) Circuito de Personal 2.1.1) Administracin de personal
Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

Pgina 31 de 52
1. Existen normas y a) c) 2. a) Centralizada? b) 4. a) c) Pago de remuneraciones? d) e) a) Disposiciones legales? b) Convenciones colectivas de trabajo? 5. 3.
procedimientos sobre la funcin de personal? N

Son claras y precisas? Son adecuadas? La funcin dentro de la organizacin est: Estn por escrito?

b)

De quin depende el sector de Personal?

b)

Liquidacin d remuneraciones? Descentralizada?

Son independientes las funciones de administracin de personal de: Control de prestaciones de servicios?

Se llevan archivos o legajos sobre: Libramiento del cheque de pago? Conciliacin de cuentas de pago bancarias al personal?

AUDITORIA
c) d) 6. a) b) c) d)
Contratos particulares? Disposiciones generales propias de la empresa?

a) b) c) d) e) 7. a) b) c) d) e) f) g) h) i) j)

Operarios? Se mantienen constancias individuales autorizadas de:

Deducciones por jubilaciones y retenciones? Documentos requeridos para el pago de los subsidios familiares? Se mantienen dichas constancias separadas e inaccesibles para las personas a cuyo cargo estn las siguientes funciones:

8.

Pago? Son los procedimientos vigentes, lo suficientemente giles de modo que permiten que todas las autorizaciones, en especial las notas de cesanta de funciones, sean remitidas con prontitud al sector de sueldos y jornales? Las constancias del sector de personal, contienen las firmas de los operarios y empleados?

a) b) c) 9.

Estn bien dotados de seguridad?

10.

11.

Quin es el responsable de los mismos?

SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

N O

Existen fichas o legajos por:

Ref. PREGUNTA

Directores? Ejecutivos? Funcionarios? Empleados?

Ingresos? Entrenamientos? Examen mdico? Capacitacin? Evaluaciones? Remuneracin? Transferencias? Deducciones por impuestos?

Preparacin de Planillas? Aprobacin?

Se mantienen archivos? Son adecuados?

Estn actualizados?

Pgina 32 de 52

AUDITORIA
Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

12. a) b) c) d) e)

f) Contienen los archivos los siguientes

datos: Antecedentes de cada individuo en relacin de dependencia? Copia firmada por el beneficiario de cada recibo de haberes? Liquidaciones mensuales, quincenales? Autorizaciones de horas complementarias? Elementos de control de funciones?

Comprobantes de aportes y retenciones? N

g)
Datos requeridos para las asignaciones familiares?

h) Fichas de reloj?
SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES Ref. PREGUNTA

2.1.3) Control de funciones

1. a) c) 2. 3.
Son adecuadas? Existen normas sobre los controles a realizarse? N

O
b)
Son claras y precisas? Estn por escrito? Qu formularios se usan para dejar constancia de los controles?

Quin es el responsable del control de funciones?

a) b) c) 4.

b)

Indique el nombre. Quin lo confecciona?

5.

a)

SI N/A OBSERVACI ONES, COMENTARI

OS, ACLARACIO NES

N
A quin se le enva copia?

e S c n o r t l a u q d de 52 i Pgina 33

6.

Son las constancias o comprobantes de tiempo, preparados por personal independiente de los que liquidan sueldos y jornales? Son las Ordenes de Produccin, etc., sobre las que se basa la liquidacin, aprobadas por un funcionario que no tenga relacin La preparacin de las planillas? El pago? Ref. PREGUNTA

AUDITORIA
actuante est debidamente autorizada para hacerlo? otros sobre pagos autorizados por un 7. Son las horas complementarias y funcionario responsable?

a) Quin es? b)

a) Dicho funcionario no tienen ninguna

reaccin con la preparacin y pago de la nmina? En los casos de personal temporario contratado:

Su incorporacin es debidamente:

8.
a') Justificada? a") Autorizada? a"') Por quin? 9. b) Se controla su actuacin mediante
qu funcionarios que no tienen ingerencia en que forma?

En los casos de liquidaciones a destajo, se cuenta con una

informacin gil, confiable y eficiente respecto de:

a) a) b) b) c) Cul es la fuente?

c) Comisiones sobre ventas?

Cual es la fuente? Comisiones sobre cobranzas? Cul es la Premios de fuente? produccin?

2.1.4) Liquidacin de salarios

SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS,

ACLARACIONES

Ref. PREGUNTA NO 1. Existen normas y Procedimientos parala liquidacin de sueldos y jornales?

a) b) c)

2.

Son claros y precisos?

Son adecuados? Estn por escrito? SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES Ref. PREGUNTA

Las personas a cargo de la liquidacin son completamente independientes de las encargadas de la incorporacin y despido de personal? 3. Las personas a cargo de la liquidacin rotan de puestos: N a) Con otras secciones?

b) 4.

Con diferentes liquidaciones de

remuneraciones?

a) Quin prepara:
Los sueldos?

Pgina 34 de 52

AUDITORIA
b) c) e) f) g) 5. 6.
El sueldo anual complementario?

d)

Los jornales?

Los salarios a destajo? Las cargas sociales? Se controlan los clculos por una persona ajena a la confeccin?

Las remuneraciones especiales? Las liquidaciones finales? Para realizar las liquidaciones se examinan los controles sobre el cumplimiento de las funciones? Son las liquidaciones aprobadas por funcionarios que no tienen ingerencia en:

a) Por recibos? b) a) c) 8.

7.

Por planillas?

b)

Su preparacin? Su pago? Se mantienen para los sueldos confidenciales controles adecuados?

10. 9.

Quin las aprueba?

2.1.4) El pago de los

Cundo sea posible, se concilian los totales del mes o quincena actual con los del perodo anterior para demostrar los cambios? Las Planillas son revisadas en cuanto a horas, jornal, deducciones y asignaciones familiares? SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, salarios ACLARACIONES

Ref. PREGUNTA NO 1. El pago lo efecta personal que: Ref. PREGUNTA

N O SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS,

ACLARACIONES No aprueba las constancias de tiempo trabajado? c) No tiene ingerencia en la confeccin de las nminas ni en su control? No es responsable por la incorporacin o despido de personal?

a) b) 2. b)

a) Es el pago: En efectivo? 3.
En cheque? Si el pago fue efectuado en efectivo, coinciden monto neto a pagar con el total del

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AUDITORIA
retiro o cheque?

4.

5.

Se comparan las firmas con los legajos Cuando se paga en efectivo existe un personales por un funcionario ajeno a la liquidacin? adecuado control en el llenado de los sobres de salarios? Si se paga con cheque, es conciliada la cuenta bancaria por un funcionario no conectado con: La confeccin de sueldos y jornales?

9.

a) b) 6. a) 7. 8. a)

El pago de cheques por sueldos y jornales? Es el pago efectuado directamente al beneficiario? Indique en qu casos se le abona a otra persona. Se exige la identificacin del beneficiario? Se obtiene constancia firmada del pago? En la copia del recibo?

a) b) 10.

11.

Con qu frecuencia?

a)

Quin es el funcionario? Los salarios no reclamados son devueltos a un funcionario responsable y no al sector de liquidaciones? A quin se le entrega? El pago posterior de los salarios no reclamados se realiza slo mediante.

SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES Ref. PREGUNTA

a)

12. b) b)

La presentacin de prueba eficiente de que el beneficiario forma parte de la dotacin? La aprobacin de un funcionario responsable? Quin es?

Los salarios no reclamados son: N

a) b) 13. a)

a) Mantenidos en caja? Durante qu tiempo? 14.

Depositados? Se rota el personal encargado del pago?

En qu forma?

Deposita la empresa regularmente y dentro de los lmites legales:

a)

b)

Las retenciones? Los aportes?

Pgina 36 de 52

AUDITORIA
c) d)
Los subsidios familiares? Las retenciones impositivas?

2.1.5) Contabilidad
Ref. PREGUNTA NO SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES 1. Existen normas y procedimientos relacionados con la contabilizacin de las remuneraciones y cargas sociales?

a) b) c) 2. a) 3. 4.

6.

Son claros y precisos?

Son adecuados?

5. a)
SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES Ref. PREGUNTA

Estn por escrito? Es controlada la apropiacin por una persona responsable ajena a su preparacin? Quin es? Es correcta la imputacin a resultados? Es correcta la imputacin por Centros de Responsabilidad o Costos? Se llevan los registros requeridos por las leyes? Estn actualizados? Se llevan registros adecuados sobre los pasivos provenientes de la relacin laboral?

7. 8.

Son las provisiones llevadas en forma correcta? N O Se contabilizan por separado los pagos de las deudas laborales? N O SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

2.1.6) Legales
Ref. PREGUNTA

1. 5. 2. 3.

Se realiza todas las retenciones y aportes Posee la empresa un sistema de informacin adecuado que contemple las modificaciones laborales vigentes? Son los salarios encuadrados dentro de los convenios? Se abona en los plazos legales el Sueldo Anual Complementario? Se otorgan las vacaciones anuales pagas de acuerdo con la ley?

4.

Pgina 37 de 52

AUDITORIA
exigidos?

a) a) Son depositados en los plazos 6. b) 7. b)

Quin las controla? legales? Se presentan a los organismos reguladores las informaciones solicitadas?

Quin es el responsable de la confeccin?

a) Los Recibos de
Se realizan por duplicado?

Estn de acuerdo con las disposiciones Remuneraciones: legales?

c) 8. a) b) c) d)
Se conservan hasta su prescripcin?

Son los siguientes pagos hechos en recibos separados:

9.

Vacaciones?

Licencias Pagas? Preaviso?

indemnizaciones? Se exige al personal en relacin de dependencia:

SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES Ref. PREGUNTA Estn actualizados?

a) b) 10. a)

Documentacin necesaria para el cobro de las asignaciones familiares? Declaraciones juradas en materia impositiva? Se llevan los libros exigidos por ley? Detalle los que se deben llevar en forma obligatoria.

b)

NO

11. a) b)

c) En el caso de despidos:
Est precedido de preaviso?

Qu Cmo / Frecuencia Doc. emitido / cant. ejemplares / tipo de soporte

Es el preaviso abonado sin trabajar?

Pgina 38 de 52 3) PROCEDIMIENTO
Sector / Responsable

Las indemnizaciones son calculadas de acuerdo con la Ref. ley?

AUDITORIA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: CIRCUITO DE TESORERIA Pgina 39 de 52

AUDITORIA Empresa: 1) OBJETIVOS:

Cuestionario de Evaluacin de Control Interno Entrevistado: Cargo: Confeccion : Fecha: Revis: Versin:

Circuito: TESORERIA 1.1) Deteccin de Controles Clave (por desconocimiento de los circuitos) 1.2) Prueba de Controles Clave (hallados en 1.1.) 1.3) Determinar el alcance, frecuencia y oportunidad del trabajo de auditora. 1.4) Observar las debilidades de control e informarlas a la Direccin. 2) CUESTIONARIO 2.1) Circuito de Tesorera 2.1.1) General
Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

Pgina 40 de 52
1. 2. 6.
Se halla el sector separado de otros?

Se encuentra todo el personal que participa en cobros, pagos, manejo de efectivo y valores: N O

3.

Estn las funciones dentro del sector de Caja- segregadas de tal modo, que faciliten al mximo el control interno posible dentro de l? Estn claramente definidas las lneas de autoridad y responsabilidad? Existen Manuales de Funciones y Procedimientos escritos? Hay normas o instrucciones por escrito?

4.

5.

a) Debidamente afianzado? b) 7.
Estn las cuentas

otros empleados? b) Obligado a tomar vacaciones anuales?

En tal caso, son sus funciones realizadas por

AUDITORIA
bancarias autorizadas por el Directorio? 8. Cuntas cuentas bancarias estn Ref. PREGUNTA abiertas y cul es el propsito de cada ACLARACIONES una?

N O SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS,

Recae sobre un funcionario ajeno al sector la responsabilidad por la custodia de:

9. 17. 10.

11.

12.

13.

Si existen cuentas bancarias abiertas inactivas, por qu se mantienen? Los firmantes de las cuentas bancarias, estn autorizados por el Directorio? Es informado el Banco cuando un firmante autorizado deja de pertenecer a la firma? Estn todas las cuentas bancarias registradas en el Mayor General, en el SubDiario de Caja y en el Libro Bancos? Son registradas las transferencias de uno a otro banco en los libros contables, utilizndose una cuenta del Mayor General para Las funciones del cajero estn limitadas a las especficas de la Caja? Tiene prohibido el cajero el acceso a la registracin contable y las Cuentas de Deudores o Clientes? El cajero lleva solamente la documentacin y registros oficiales de Caja?

14.

15.

16. a) b) d) 18. 19. c) Ttulos negociables?

Documentos a cobrar? Otros valores negociables? Se encuentran los empleados de otros sectores (Expedicin, Despacho, Facturacin, Crditos, Cobranzas, Compras, Recepcin, etc.) que pudieran estar en situacin de participar en irregularidades relacionadas Quin es ese funcionario?

Est centralizada la responsabilidad de los cobros y depsitos de efectivo en el menor nmero posible de personas?

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AUDITORIA
con el efectivo u otros? Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

20. 21. a)

b)

c) d)

e)

f) g) h) i) j) k) l) a) b) 22. a) 23.

No se realiza por el personal del sector, alguna de las siguientes funciones: Confeccin de Facturas, Notas de Dbito o Crdito o llevar registraciones de las mismas? Llevar o tener acceso a los registros de Cuentas a Cobrar; ayudar a balancear y analizar la antigedad de los saldos, o participar en la preparacin y envo de los saldos de cuentas? Autorizar crditos o aprobar descuentos, devoluciones o bonificaciones? Gestionar la cobranza de saldos o aprobar y dar de baja las partidas incobrables? Obtener extractos bancarios o cheques pagados de los depositarios, tener acceso a esos resmenes y cheques o conciliar las cuentas de los bancos? Tener la custodia de valores o documentos? Llevar el Mayor General, Subdiario de Caja? Preparar o aprobar Ordenes de Pago? Preparar, firmar o enviar por correo cheques? Firmar o endosar obligaciones (pagars, letras)? Preparar sueldos y jornales, hacer los cheques y entregar los cobros al personal? Tener bajo su custodia salarios no reclamados?

Se efectan controles o revisiones internas de las operaciones? N O

a) Quin lo hace?

SI N/A OBSERVACI ONES, COMENTARI OS,

ACLARACIO NES

O
o C n u q r f c e a i ?

N
Con qu frecuencia?

e D a j c n o t s i r ? de 52 Pgina 42

c)

Se realiza diariamente un arqueo de fondos? Se deja constancia expresa de los mismos? Efecta algn funcionario ajeno al sector el arqueo de los fondos: Quin lo hace? Ref. PREGUNTA

b)

AUDITORIA
24. b) a)
Quin lo hace? Es poltica de la empresa no aceptar cheques con fecha adelantada? En caso negativo, se lleva control de los cheques con fecha adelantada por cliente? Ref. PREGUNTA NO N/A OBSERVACIONES, fondos COMENTARIOS, ACLARACIONES

2.1.2) Operatoria de los

1. a) b) c) c) d) e) f) g) 2.

SI
c) Hay polticas con respecto a:
Descuentos otorgados? Descuentos a tomar? Mximos y mnimos de: Efectivo? Recaudaciones a Depositar?

a) Saldo en Cuenta Corriente

bancaria? Colocaciones temporarias de los excedentes monetarios? Centralizacin o descentralizacin de los fondos? Descuento de documentos en bancos o instituciones financieras? Solicitud de crditos de dinero? Hay lmites monetarios en la autorizacin del movimiento de los fondos? Existe un Presupuesto Financiero o de Caja? Hay medidas de seguridad y proteccin de fondos adecuados a los valores en cartera? Hay funcionarios responsables a cargo de la custodia de:

3. 4.

5. b)
Cajas chicas o fondos fijos?

c)

6.

Otros valores?

Existe un seguro sobre los valores en trnsito de la empresa?

2.1.3) Cobranzas - Ingreso de Fondos

Ref. PREGUNTA NO N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

1. 2.
Hay normas o instrucciones sobre el procedimiento de cobranzas?

La correspondencia es abierta por personal no relacionado con el manejo de SI

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AUDITORIA
fondos y cuentas a cobrar?

a) 3.

Se depositan las cobranzas diariamente?

a) 4.

13.

Indique quin lo hace.

5.

6.

7. 8.

9. 10.

Se lleva un registro o listado en el que se anotan los cheques y otros valores recibidos por correspondencia? Quin lo hace? Son entregados los valores recibidos por correspondencia al cajero contra una constancia o firma de su recepcin? Son comparados el registro de cheques y valores con las anotaciones en el registro de cobranzas? Cules son las fuentes fundamentales u orgenes del efectivo recibido? Dnde y cmo se recibe el efectivo? Incluyen los ingresos de caja cantidades superiores de dinero efectivo, ms bien que cheques u otros valores? Qu clase de registros de ingresos de Caja se usan? No tienen acceso a los ingresos de caja personas ajenas al sector? Son los cheques cruzados y estampados, inmediatamente de recibirse, con un sello de depsito restrictivo? Es solicitado e indicado a los clientes que efecten sus pagos con cheques emitidos a la orden de la empresa con el aditamento "no a la orden", o endosados restrictivamente?

11.

12. a) En su totalidad? b) c) 14. 15.

Con la misma composicin que se recibi? Cuntas veces en el da? Se cerciora la gerencia que las cobranzas fueron depositadas en los bancos?

Los dbitos efectuados por el banco como consecuencia de depsitos que no fueron acreditados por falta de fondos, endosos, cuenta cerrada, etc., son entregados a un funcionario

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AUDITORIA
independiente del cajero?

16.

Se preparan recibos por toda cobranza?

17.

19.

18. a) Son prenumerados? b) Son confeccionados el original y las 20. a) b) c) d) e) 21.

Se pagan cheques con dinero en efectivo proveniente de las cobranzas? Se le han dado instrucciones por escrito a los bancos de no canjear o cambiar o pagar directamente cheques pagaderos de la empresa? Le est prohibido el canje de cheques de funcionarios y empleados de la Empresa? copias en forma simultnea?

22.

Figura en los recibos:

Detalle del pago? Descuentos otorgados? Valores recibidos? Son legibles las copias?

El formulario es adecuado? Son los descuentos controlados contra las condiciones de venta? Se efecta el control numrico de los recibos antes del depsito?

SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES Ref. PREGUNTA

23.

24.

.En los casos de cobranzas al mostrador, el recibo es preparado y controlado por una persona ajena a la caja? O

Si se utilizan cajas registradoras, Boletas de Ventas al Mostrador, Recibos de cobradores, etc., se hace una comprobacin de dichos cobros por una persona independiente del cajero? N

25. En el caso de cobranzas por cobradores o viajantes:

a) Hay controles efectivos? b) c) d) e)

f) Se comparan los valores

Cada cunto tiempo? recibidos con los

recibos rendidos? Se controla la correlatividad? Quin realiza estos controles? Rinden los cobradores con una correcta periodicidad?

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AUDITORIA
26. En los casos de cobranzas por a) Hay controles efectivos? b) c) d) a) b) c) d) f) 28. a)
sucursales, agencias, etc.:

27.

Existe control contable independiente fuera del sector de caja sobre los siguientes cobros: Depositan en bancos locales?

Se utilizan cuentas Recaudadoras? Con qu frecuencia rinden su cobranza?

e) Alquileres?
Intereses? Dividendos? Ventas al contado? Ventas al personal? Se depositan y contabilizan rpidamente: Venta de rezagos, Desperdicios, fuera de lnea, etc.?

b)

Los depsitos de clientes? Los pagos por adelantado?

2.1.4) Egresos de fondos Desembolsos con cheques

1. 2. 3. a) 5.
Se encuentran separadas las siguientes funciones? Ref. PREGUNTA NO SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES Para efectuar un egreso se requiere una Orden de Pago?

4.

Existen normas para el pago con cheque?

Qu tipo de registros y formularios se realizan? Son todos los pagos, excepto gastos menores, efectuados mediante cheque?

b)

Previamente autorizada? Por quin?

a) Autorizacin de pago? b) Preparacin de la Orden c) Firma del cheque? d) 6.

de Pago?

7.

Pago al acreedor?

Son los talonarios de cheques o chequeras que no estn en uso, controlados en forma tal que impidan su utilizacin indebida?

Se utiliza una mquina protectora de cheques?

a) Dnde se guardan?

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AUDITORIA
8. 9.
Se anotan los datos del pago en los comprobantes para evitar duplicacin de pagos?

17.

10.

11.

12.

13.

a)

b) c) d) e)

Est prohibida la firma de cheques en blanco? Se preparan simultneamente con el cheque, una copia (en la chequera) o un registro de cheques? Se requiere para la emisin de un cheque ms de una firma? La autorizacin para firmar cheques es concedida por el Directorio? Hay suficiente independencia entre los funcionarios autorizados a firmar cheques para que exista una eficiente garanta 5 seguridad? Ninguno de los funcionarios autorizados a firmar cheques cumple alguna de las siguientes funciones: Apertura de Correspondencia o Relacionar ingresos recibidos por correspondencia? Actuar como cajero, o tener acceso a la caja? Realizar las conciliaciones bancarias? Aprobar o preparar Comprobantes de pago? Tener a su cargo el fondo fijo? Se comunica a los bancos cuando un firmante autorizado deja de serio? Se guarda una constancia del banco como que fue comunicado? Se efectan los egresos de fondos solamente en base a comprobantes debidamente autorizados, aprobados y con los justificativos adjuntados? Revisan quines firman el cheque, la Orden de Pago y los comprobantes que la respaldan?

14. a)

15.

16.

a) b) d)

c) Cmo se hace?
Cundo se hace? Quin lo hace?

e) Se coloca un sello que

dice "pagado"?Se coloca un sello fechador?

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AUDITORIA
18.
Est prohibida la emisin de cheques al portador?

19.
Ref. PREGUNTA

20. 21.

Se deja constancia de la firma mediante el estampe de la inicial del firmante en los comprobantes? N O SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES Se conservan los cheques anulados o mal redactados a fin de controlar la correlatividad numrica?

22.

Se cruzan los cheques emitidos?

Se emiten los cheques a la orden del beneficiario con el aditamento "no a la orden" o con endoso restrictivo?

2.1.5) Desembolsos en dinero en efectivo

Ref. PREGUNTA NO N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

1.

Los montos de los fondos son adecuados?

SI
2. 3. 4.
Se realizan los pagos de gastos menores por medio de fondos fijos? Existen normas o procedimientos al efecto? Indique la cantidad de fondos Fijos o cajas chicas que hay distribuidos en la empresa y quines son sus representantes. Est el fondo fijo bajo la responsabilidad del cajero? Al realizarse el reembolso s e deja constancia del

5. 6. 7.

10. 8.

9.

Se ha establecido una suma mxima o lmite a pagar en efectivo? Es una sola persona la responsable de cada caja chica? Se confunden o mezclan los ingresos de caja con el fondo fijo? Se comprueban correctamente los comprobantes de pago por fondo fijo antes de efectuar el reembolso?

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11.
pago en los comprobantes para evitar duplicacin de Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, pagos? COMENTARIOS, ACLARACIONES Se comprueban frecuentemente los fondos mediante arqueos sorpresivos? N O

16. 12.

13.

14.

Cuando se presentan gastos para ser reintegrados se acompaan los comprobantes respaldatorios? Se usan los formularios denominados "Vales" para retirar fondos para efectuar gastos? Se expiden los cheques de reembolso a la orden de los custodios de los fondos? Se les presenta a los firmantes de los cheques de reembolso los comprobantes justificatorios de los pagos realizados? No se realizan con el fondo anticipos de salarios?

15.

2.1.6) Movimientos Bancarios

Ref. PREGUNTA NO

SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS,

ACLARACIONES

1.

a) 2. 4.

Obtiene la persona que efecta las conciliaciones, directamente del banco o del sector correspondencia, los extractos bancarios y los cheques pagados si son devueltos por el banco? Son las cuentas bancarias conciliadas regularmente por la sociedad? Con qu frecuencia? Se usa un formulario especial para efectuar las conciliaciones? Son las conciliaciones preparadas y supervisadas por un empleado que no tiene intervencin en la preparacin, aprobacin o firma de los cheques emitidos ni que maneja dinero?

3.

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Ref. PREGUNTA SI N/A OBSERVACIONES, COMENTARIOS, ACLARACIONES

5.

Se investigan los cheques Pendientes de cobro? N O

h) Incluye el procedimiento a)
administrativo de conciliacin: La comparacin de todos los movimientos de un perodo entre los extractos bancarios y los registros de la contabilidad? La comparacin de los saldos bancarios con los saldos del mayor general? Comparacin de los cheques con el libro de egresos en cuanto a nmero, fecha, beneficiario e importe? Examen de las firmas y Endosos? Se devuelven al banco los cheques indebidamente endosados para su correccin? Revisin de los cheques anulados? Llevar cuenta del nmero de serie de los cheques? Comparacin de fechas e Importes de los depsitos diarios, segn caja ingresos con los extractos bancarios?

b) c)

d) d)

e) f) g)

h) h) En cuanto a antigedad? h) Se ordena al banco la suspensin 6.

Vencidos? del pago y se efecta un asiento de diario correctivo?

Ref. Sector / Responsable 8.

Son las conciliaciones revisadas por un funcionario responsable? Los importes conciliatorios no usuales son investigados? Se realizan cartas reclamatorias a los bancos?

7.

3) PROCEDIMIENTO

Qu Cmo / Frecuencia Doc. emitido / cant. ejemplares / tipo de soporte

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