DISEO E IMPLEMENTACIN DE UN PLAN DE MEJORAMIENTO PARA EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE LA ORGANIZACIN

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FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES Y ECONOMICAS PROGRAMA DE NEGOCIOS INTERNACIONALESDIRECCION DE PRACTICAS PROFESIONALES SANTA MARTA 2013
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DISEO E IMPLEMENTACIN DE UN PLAN DE MEJORAMIENTO PARA EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

RSIDAD DEL MAGDALENA FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES Y ECONMICAS PROGRAMA DE NEGOCIOS INTERNACIONALES DIRECCION DE PRACTICAS PROFESIONALES SANTA MARTA 2013

INFORME FINAL DE PRCTICAS PRODESIONALES

DISEO E IMPLEMENTACIN DE UN PLAN DE MEJORAMIENTO PARA EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE LA ORGANIZACIN INVERSIONES SMP LTDA.
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JUAN CARLOS DUARTE PORRAS

TUTOR DIGNA ROSA PEA (TITULO)

UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES Y ECONOMICAS PROGRAMA DE NEGOCIOS INTERNACIONALES SANTA MARTA 2013

TABLA DE CONTENIDO FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES Y ECONOMICAS PROGRAMA DE NEGOCIOS INTERNACIONALESDIRECCION DE PRACTICAS PROFESIONALES SANTA MARTA 2013....1 TABLA DE CONTENIDO.....................................................................................3 INTRODUCCION..................................................................................................4 OBJETIVOS..........................................................................................................5
2.1 GENERAL.......................................................................................................... 5

JUSTIFICACION..................................................................................................7
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GENERALIDADES ..............................................................................................8
4.1 RESEA HISTRICA.......................................................................................... 8 4.2 MISIN.............................................................................................................. 8 4.3 VISIN.............................................................................................................. 9 4.4 SERVICIOS........................................................................................................ 9 4.5 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD..............................................................9 4.5.1 POLTICA DE CALIDAD..............................................................................10 4.5.2 PROCESOS DE SISTEMA DE CALIDAD.......................................................10 4.5.3 ORGANIGRAMA........................................................................................11

PROCESO DE COMPRAS................................................................................12
5.1 ALCANCE DEL PROCESO COMPRAS..........................................................................13 5.2 OBJETIVO DEL PROCESO COMPRAS.........................................................................13

DIAGNOSTICO...................................................................................................14 PROPUESTA Y DESARROLLO........................................................................15 BIBLIOGRAFIA..................................................................................................17 WEBGRAFIA......................................................................................................17

INTRODUCCION

Los mejoramiento de procesos aparecen hoy como una de las herramientas utilizadas por las empresas, no slo con el fin de aumentar la calidad de sus productos o servicios y Satisfacer a plenitud las necesidades de sus clientes, sino para autoevaluar continuamente sus factores clave competitivos e identificar oportunidades de mejora. Adems de estos, los procesos de

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mejoramiento pueden aumentar las posibilidades de incrementar resultados financieros y operativos a las empresas que lo utilizan. La gerencia de la empresa de servicios en la que se aplicar la metodologa, haba considerado pertinente implementar un plan de mejoramiento en uno de los procesos ms significativos de la organizacin, EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS, debido a las constantes quejas en cuanto a su funcionamiento por falta de disponibilidad de medicamentos, las prdidas econmicas que estaban generando para la poca, el desgaste administrativo y la falta de claridad en los procedimientos a seguir para su desarrollo, entre otros. Como plan para el proceso, se utilizar un esquema fundamentado en la metodologa desarrollada por Harrington J. H. en su libro Mejoramiento de los Procesos de la Empresa y la metodologa planteada en la norma ISO 9001:2008. Estas herramientas fueron implementadas teniendo en cuenta la participacin de las personas directamente involucradas con el proceso del departamento de compras y con el apoyo constante de la Gerencia, adems se cont con la colaboracin de un Ingeniero de calidad.

OBJETIVOS

2.1 GENERAL Implementar el plan de mejoramiento diseado para mejorar la calidad y eficiencia del departamento de compras de Inversiones SMP Ltda.

Establecer mapa de procesos y funciones del departamento de compras inversiones Smp Ltda.
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 Analizar el proceso actual del departamento de compras e identificar estrategias.

Establecer tcnicas de implementacin.

Evaluar temporalmente las mejoras obtenidas con el nuevo proceso.

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JUSTIFICACION Como la poltica de calidad de INVERSIONES SMP LTDA. Es garantizar la disponibilidad de medicamentos y dispositivos mdicos, logrando as la satisfaccin de los clientes durante la dispensacin de medicamentos, y clientes particulares, brindando una atencin oportuna, eficaz. El departamento de compras es el punto de estudio de este proyecto ya que es el encargado de mantener disponibilidad de ellos a tiempo. Un inadecuado manejo del proceso de compras, puede generar una inestabilidad en la disponibilidad a tiempo de medicamentos, inestabilidad financiera en cuanto a la falta de anlisis para la compra y un incumplimiento a nuestra poltica de calidad. La propuesta a desarrollar trata de realizar un proceso en el que se planifique, realice y evalu un mejoramiento al departamento de comprar para garantizar la disponibilidad de estos y as lograr la satisfaccin del cliente. En este estudio el objetivo principal es mejorar la calidad del departamento de compras para cumplir con las especificaciones que nos reglamentan en las normas y as ofrecer un excelente servicio, garantizado por INCONTEC como se muestra en el anexo A. Mejoramiento del proceso del Departamento de compras Para la elaboracin de este artculo sobre mejoramiento de procesos se adoptarn puntos clave de la metodologa desarrollada en el libro Mejoramiento de los Procesos de la Empresa (Harrington, 1993, p.125) y en la Norma de Aseguramiento de la Calidad ISO 9001:2008. Basndose en estas dos metodologas se construye el esquema para el mejoramiento del proceso de compras mostrado en la Figura 1.
CONOCIMIENTO DEL PROCESO REVISION DE LOS PROBLEMAS IDENTIFICACION DE OPORTUNIDADE S DE MEJORA

MEDICIONES DEL PROCESO

MEJORAMIENTO DEL PROCESO

Figura No.1.Esquema para mejoramiento de proceso. Fuente: Duarte, J. C. De (2013) Informe de Practicas. DEPARTAMENTO DE COMPRAS Pgina 7

GENERALIDADES 4.1 RESEA HISTRICA INVERSIONES SMP LTDA es una empresa distribuidora y dispensadora de medicamentos y dispositivos mdicos al por mayor, comprometidas en un proceso de mejoramiento continuo y con una tradicin de servicio que se inicia desde el 19 de mayo del ao 2000 con el establecimiento de comercio: DISTRIBUIDORA DE DROGAS LA OFERTA DE COLOMBIA .Segn estadsticas del ICONTEC son los primeros en este gnero en la costa norte colombiana en obtener la certificacin ISO 9001:2008 lo cual garantiza la excelencia en la prestacin de sus servicios. Actualmente cuenta con una sede principal en la ciudad de Santa Marta (Magdalena) y ms de 100 puntos de entrega ubicados en los departamentos de: MAGDALENA, ATLANTICO, GUAJIRA, BOLIVAR Y SUCRE. El 07 de Marzo del 2007, DISTRIBUIDORA DE DROGAS LA OFERTA, cambia de razn social, la cual empieza un nuevo proyecto de crecimiento empresarial con el nombre de DISTRIBUIDORA DE DROGAS LA OFERTA INVERSIONES SMP LTDA, que desde su inicio se ha especializado en satisfacer las necesidades de todos sus clientes en la operacin de distribucin y dispensacin de medicamentos y/o dispositivos mdicos. A partir de esta nueva etapa para la empresa, comienza a posicionarse en el mercado nacional los servicios ofrecidos por la empresa, con un balance que reporta un crecimiento de la empresa del 50% con respecto de aos anteriores, obteniendo grandes contratos para la prestacin del servicio. DISTRIBUIDORA DE DROGAS LA OFERTA INVERSIONES SMP LTDA., en Marzo del 2010, inicia la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad apoyndose en un Sistema de Seguridad de la Informacin para contribuir a la mejora en la prestacin del servicio y mejora de los procesos ya establecidos cumplimiento con los requisitos de los clientes y los determinados legalmente. 4.2 MISIN Es una empresa transparente, dinmica, flexible a las exigencias de nuestros clientes y la poblacin que atendemos, solidaria y con responsabilidad social, dedicada a la distribucin de medicamentos y dispositivos mdicos y dispensacin de medicamentos. Atiende y contribuye al bienestar de la salud de la poblacin afiliada a las EPS, ESE, IPS y EPSS caracterizados por una operacin con calidad, destinada a la poblacin de las regiones que los acogen, ofreciendo diversidad y seguridad en los medicamentos que entregan durante la operacin, contando con un talento humano capacitado y proveedores a nivel nacional con capacidad de
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suministro de medicamentos y dispositivos mdicos, orientada a la satisfaccin de nuestros clientes. INVERSIONES SMP LTDA., est comprometida con el desarrollo de sus empleados, con vocacin a la mejora en la calidad de vida de la poblacin que atiende y la operacin que realiza para el suministro y venta de medicamentos, asegurando a sus socios la mxima satisfaccin y rentabilidad de la empresa. 4.3 VISIN Para el 2014 seremos lderes a nivel nacional en la distribucin de medicamentos y dispositivos mdicos INNOVANDO, CONSOLIDANDO Y AMPLIANDO nuestro portafolio de servicios con la ubicacin de nuevas sedes que permitan el crecimiento, posicionamiento, y consolidacin de INVERSIONES SMP LTDA, reconocidos por el mejoramiento continuo de la organizacin y calidad de vida de la poblacin, contribuyendo a la seguridad y preservacin de la salud, enfocados a la responsabilidad social, la satisfaccin de las necesidades y requisitos de los clientes. 4.4 SERVICIOS Distribuimos productos de los mejores laboratorios farmacuticos acreditados en nuestro pas y servimos tanto a la empresa privada como a las entidades oficiales ya sea por medio de rdenes de compra o por contratos. Atendemos convenios para el suministro de medicamentos a los afiliados de EPS, EPSS, ESE e IPS, entre otras, a travs de nuestra red de ms de 100 puntos de entrega propios, atendidos por personal debidamente calificado y ubicados en diferentes departamentos de la geografa nacional. Adems estamos dispuestos, cuando el cliente lo requiera, al montaje de puntos de entrega adicionales en aquellos municipios o ciudades principales donde aun no tengamos cobertura. 4.5 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Inversiones SMP Ltda., ha implementado un Sistema de Gestin de la Calidad, el cual es revisado por el Coordinador de Sistemas de Gestin y la Gerencia, con el propsito de mejorar continuamente la eficacia, garantizando la satisfaccin de los Clientes, cumplir con los requerimientos de otras partes interesadas (normatividad aplicable y vigente), y cumplir con los requisitos especificados y reglamentarios en la Norma Internacional ISO 9001:2008, encaminando el proceso a un enfoque basado en proceso, la empresa ha definido un mapa de procesos donde se identifican los procesos que se llevan a cabo en el Sistema de Gestin de la Calidad.

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4.5.1 POLTICA DE CALIDAD

Garantizar la disponibilidad de medicamentos y dispositivos mdicos, logrando as la satisfaccin de los clientes durante la dispensacin de medicamentos a los afiliados de las EPS, EPSS, IPS CONTRATANTES y clientes particulares, brindando una atencin oportuna, eficaz, a travs de procesos que responden al sistema de gestin de la calidad, con personal capacitado para el desempeo de las funciones, que permita la rentabilidad de la empresa y el cumplimiento de los requisitos normativos aplicables
4.5.2 PROCESOS DE SISTEMA DE CALIDAD

El Sistema de Gestin de la Calidad de Inversiones SMP Ltda., est conformado por los siguientes Procesos: Proceso Control de Documentos Proceso Control de Registros Proceso Revisin por la Direccin Proceso Enfoque al Cliente Proceso Gestin del Talento Humano Proceso Gestin de Seguridad de la Informacin Proceso Planificacin para la prestacin del servicio Proceso Compras Procesos Distribucin de Medicamentos y Dispositivos Mdicos Procesos Dispensacin de Medicamentos Proceso Gestin de Inventarios Proceso Auditora Interna Proceso Control de No Conformidades Proceso Accin Correctiva Proceso Accin Preventiva

Figura No. 2. Mapa de Procesos. Fuente: Inversiones Smp Ltda. Manual de Calidad Versin 02 (2011)

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4.5.3 ORGANIGRAMA

La estructura organizacional de la empresa est conformada por Jefes, Coordinadores y dems funcionarios que siguen los lineamientos organizacionales y cumplen con los requerimientos determinados por la Gerencia.

Figura No. 3. Organigrama. Fuente: Inversiones Smp Ltda. Manual de Calidad Versin (2011)

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PROCESO DE COMPRAS El Proceso de Compras, gestiona la compra o Adquisicin de medicamentos y/o dispositivos mdicos que cumpla con las especificaciones, caractersticas y requisitos para la prestacin del servicio a clientes, teniendo en cuenta las necesidades de la empresa. Todos los medicamentos y/o dispositivos mdicos, solicitados a los proveedores registrados y aprobados por la Gerencia, son debidamente registrados, documentados e identificados, segn la operacin a realizar. Las solicitudes de compra a los proveedores, pueden ser realizadas de manera personal, siempre validando la operacin a travs de fax, correo electrnico enviando al proveedor la Orden de Compra. Los documentos utilizados para la compra son revisados y aprobados por la Gerencia para validacin y aceptacin de la compra previo a su envo al proveedor, es decir que toda Orden de Compra emitida por la empresa debe contener el sello de autorizado por el Gerente General, a fin de asegurar que responden adecuadamente a los requisitos especificados, cumpliendo con las actividades determinadas en el Sistema de Gestin de la Calidad de la empresa. Las compras que realiza Inversiones SMP Ltda., previamente se ha realizado negociacin con el proveedor, con el propsito de escuchar posibles ofertas por volmenes y posibles nuevos productos en el mercado para tomar la decisin final de la compra. A dems, todas las compras deben presentarse como mnimo 3 cotizaciones. En Inversiones SMP Ltda., se ha definido que los productos (medicamentos y/o dispositivos mdicos) adquiridos, que afectan directamente la calidad de la operacin durante la prestacin del servicio, son inspeccionados al momento de su recepcin, para garantizar que la adquisicin realizada cumple con los requisitos de compra especificados por la empresa y que el proveedor cumple con los requerimientos de la empresa. con las especificaciones determinadas por la empresa y que los proveedores cuenten con certificados en la Norma Internacional ISO 9001:2008, con certificacin de BPM (BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURERA), o en proceso de certificacin, y cumplen con los requisitos de compra establecidos, guardndose registro de ello La verificacin que realiza Inversiones SMP Ltda., se basa en revisar, verificar e inspeccionar que los productos (medicamentos y/o dispositivos mdicos) recibidos coinciden con lo especificado en la Orden de Compra en cuanto a cantidad, fecha de vencimiento, presentacin del producto y condiciones acordadas durante la negociacin del Jefe de Compras o el Gerente General con el proveedor. Cuando la recepcin de los productos (medicamentos y/o dispositivos mdicos) se evidencian no conformidades, el funcionario de la Bodega, reporta inmediatamente con el propsito que el Jefe de Compras,
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reporte al proveedor de las novedades presentadas en la operacin, de esta manera es evaluada la prestacin del servicio de los mismos. La compra de medicamentos y/o dispositivos mdicos en Inversiones SMP Ltda., se realizan segn el proceso de compras, estableciendo las siguientes pautas. 5.1 Alcance del Proceso Compras. Aplica para todos los procesos y procedimientos que se llevan a cabo en la empresa, y que se ven afectadas por la disponibilidad de medicamentos y/o dispositivos mdicos de tal modo que garanticen las cantidades suficientes para la prestacin del servicio por parte de la empresa. 5.2 Objetivo del Proceso Compras. Garantizar la disponibilidad de los medicamentos y dispositivos mdicos de buena calidad que cumpla las especificaciones y requisitos para su adquisicin, asegurndose de comprar las cantidades adecuadas para cumplir con la demanda y requisitos de clientes particulares, usuarios afiliados, entidades contratantes, dispensarios y/o bodega Principal, manteniendo permanentemente la satisfaccin de los mismos.

Figura No. 4. Proceso de Compras Fuente: Inversiones Smp Ltda. Manual de Calidad Versin (2011)

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DIAGNOSTICO Al analizar cada uno de los procesos dentro del Departamento de compras por medio de la prctica, se identificaron inconsistencias como se muestra en la tabla1.

TABLA 1. DIAGNOSTICO DE LA REVISION DEL PROCESO

ASPECTOS PRINCIPALES INCOSISTENCIAS ENCONTRADAS -NO SE MANEJAN TECNICAS DE NEGOCIACION CON PROVEEDORES -POCA CONFIABILIDAD EN LOS PROVEEDORES POR IMCUMPLIMIENTO EN POLITICAS DE COMPRAS (IMCUMPLIMIENTO REQUISITO ORGANIZACIONAL) -NO SE ELABORAN COTZACIONES ANTES DE COMPRAR -DETERIORO ECONOMICO A LA EMPRESA POR COMPRAS -NO SE COMPRAN MEDIAMENTOS A TIEMPO -QUEJAS DE USUARIOS POR FALTA DE MEDICAMENTOS EN DISPENSARIOS

NEGOCIACION CON PROVEEDORES

COTIZACIONES

GENERALES

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PROPUESTA Y DESARROLLO Despus de identificar los problemas, la propuesta consiste en definir e implementar unas acciones para mejorar continuamente el desempeo de los procesos, de igual forma se identifica quien es responsable de implementar dicha accin como se muestra en la tabla 2. TABLA 2. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO
PUNTOS CRITICO S RESPONSAB LES

ACCIONES

-IMPLEMENTAR TCNICAS DE NEGOCIACIN

JEFE DE COMPRA Y AUXLIAR DE COMPRAS

IMPLICACIONES -MEJORAMIENTO EN LA ATENCIN Y NEGOCIACIN CON PROVEEDORES -VALOR AGREGADO A LA EMPRESA AL IMPLEMENTAR TECNICAS COMO: A MAYORES CANTIDADES MENOR PRECIO ANEXO B. REVISAR LOS LINEAMIENTOS DESCRITOS EN EL PROCESO, Y SUGERIR MODIFICACIN EN EL CUMPLIMIENTO DE LOS TIEMPOS DE ENTREGA DE LOS PEDIDOS DEBIDO A QUE SE CUENTAN CON PROVEEDORES A NIVEL NACIONAL QUE SE ENCUENTRAN EN REAS GEOGRFICAS DISTANTES -AHORRO FINANCIERO PARA LA EMPRESA YA QUE SE PRESENTA LOS MEJORES PRECIOS OFERENTES DEL MERCADO AL MOSTRAR MEJORES PRECIOS COMO SE MUESTRA EN ANEXO C. -MEJOR CONTROL DE LAS COMPRAS

ATENCI N A PROVEE DORES

-NOTIFICAR A PROVEEDORES INCUMPLIMIENTOS PARA QUE TOMEN ACCIONES DE MEJORA

JEFE DE COMPRA Y AUXLIAR DE COMPRAS

COTIZACI ON

-IMPLEMENTAR UN FORMATO DE COTIZACION

INGENIERO CALIDAD Y JEFE DE COMPRAS

DISPONI BILIDAD A TIEMPO DE

-REVISION DE STOCK 2 VECES A LA SEMANA -IMPLEMENTAR STOCKS MINIMOS Y

JEFE DE COMPRA Y AUXLIAR DE COMPRAS

-EVIDENCIAS DE CALIDAD -DISPONIBILIDAD DE MEDICAMENTOS A TIEMPO -ELIMINACION DE PENDIENTES -MENOS QUEJAS POR PARTE DE USUARIOS Pgina 15

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MEDICA

MAXIMOS

Siendo este el espacio para expresar como concluyo el anterior proyecto, me permito informar que fue de manera satisfactoria despus de la auditoria interna de calidad. Actualmente fueron implementados los nuevos procesos y funciones dentro del departamento en pro de mejora y garantizar mayor control en los procesos, siendo as que a la fecha ya se encuentran ejecutndose las actividades de la manera propuesta. La firma de auditoria ha apreciado el orden y control que ha desarrollado la compaa a medida que identifica factores como los anteriores, que pueden ser perfeccionados y que pueden evitar escenarios de riesgos. El impacto de una propuesta de mejoramiento para el proceso de compras, no slo tiene incidencia dentro del departamento de compras, sino que tambin trasciende hacia los otros departamentos de la organizacin, afectando su funcionamiento. Se hace necesario evaluar este impacto en las dems reas de la organizacin para determinar el grado de sinergia que genera la propuesta de mejoramiento para que ayuden realmente a la produccin de un sistema mucho ms eficiente.

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BIBLIOGRAFIA

Harrington, J. H. (1993). Mejoramiento de los Procesos de la Empresa. Mxico: McGraw Hill. 300 p.

ICONTEC. Instituto Colombiano de normas tcnicas. NTC-ISO 9001:2008. Sistema de Gestin de la Calidad. Requisitos

WEBGRAFIA
WWW.SMP.COM.CO

WWW.INVERSIONESSMPLTDA.COM.CO

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1. ANEXOS

ANEXO A. CERTIFICADO INCONTEC

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ANEXO B. ACTA DE NEGOCIACION Y ATENCION A PROVEEDORES

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ANEXO C. FORMATO DE COTIZACIONES

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