NDICE

1 IMPLANTAO ALMOXARIFADO ...............................................................................................04 2 NOTAS DE COMPRA INCLUSO DE QUANTIDADES NO ALMOXARIFADO.........................07 3 REQUISIES SADAS DO ALMOXARIFADO FILTRO DE PRODUTOS/COD. BARRAS..11 4 DEVOLUES SADAS DO ALMOXARIFADO LEITORA CD DE BARRAS......................15 5 REQUISIES INTERNET...........................................................................................................18 5.1. CONSULTA REQUISIES WEB (DATA).................................................................................20 5.2. CONSULTA REQUISIES (NMERO)....................................................................................20 6 BALANCETES FECHAMENTO DO ESTOQUE MENSAL OU EVENTUAL................................22

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1 IMPLANTAO ALMOXARIFADO (PRODUTOS EXISTENTES NO ALMOX.)

1. Menu do usurio 2. Menu Cadastros 3. Produtos. Fig. 01

3.1 Pedir novo,

, informar a descrio completa e abreviada para o produto (o sistema ;

sugere), Filtrar o grupo correspondente para o produto 3.2 Abre-se a janela do filtro:

Clicar em Descrio e informar o nome do grupo/subgrupo por percentuais. Ex.: %canetas% - Clicar em pesquisar - Selecionar o resultado - Clicar em Retornar. - Neste momento o programa volta para o programa de produtos. Fig. 02

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3.3 Definir o tipo de produto (consumo, permanente ou servio) - Definir tipo de lote e validade (padro: no); 3.4 Definir tipo fracionado (padro: no) - Definir tipo de unidade para o produto. Ex.: (Unid, Pct, Litro, Cx, etc.); 3.5 Definir o tipo de embalagem do produto; 3.6 Define a Marca do produto. (Selecionar na lista DIVERSAS); 3.7 Informar o Preo Mdio do produto cfe tabela referente; 3.8 Ignorar o lanamento de Preo de Custo. (o sistema ir gerenciar automaticamente aps as futuras incluses de notas de compra) - Confirmar incluso .

4. Acessar o programa vinculado

Implantao de Quantidades e estornar

a quantidade

inicial que o sistema cadastra automaticamente como 0; 4.1 Caso tenha sido estornada, entrar no vinculado 4.2 Na janela que se abre, pedir um novo Controle de entradas do material;

.No campo ordem digitar 1, na quantidade o

valor de quantidade correspondente, e no campo Preo, o valor de preo mdio correspondente; 4.3 Confirmar - Fechar janela; na barra de

4.4 Na janela que rotornou Implantao de Quantidades clicar em Confirmar quantidades iniciais foram implantas no almoxarifado como estoque inicial.)

ferramentas. (Perceba que a mensagem muda de verde para vermelho. O que indica que as

5. Fazer a liberao de consumo para todos os locais. 5.1 Na Janela de Produtos (fig. 01), basta clicar no programa vinculado 'Liberao de Consumo do Produto' requisio; 5.2 Se um local tiver consumo controlado (determinao de cotas de retiradas por ms), devese acessar o programa vinculado Implantao de Quantidades' consumo do produto 5.3 Clicar em 'Novo' e depois o Liberao de . Caso contrario prosseguir ao passo 6 deste manual; , selecionar o local que ir ter esse controle, mudar o tipo de , assim este produto estar disponvel para todos os locais efetuarem

liberao para consumo limitado, definir o perodo (ms, ano) e determinar o numero de produtos que o local pode retirar no campo, limite por perodo. O campo limite por requisio DEVE conter a mesma quantidade que o campo limite por perodo. 5 Fig. 03

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5.4 Confirmar

;;

5.5 Fechar o programa Liberao de consumo do produto; 5.6 Fechar o implantao de quantidades; 6. Caso queira inserir novos produtos, repetir os procedimentos a partir do passo 3.1, caso contrrio fechar o Programa de produtos;

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2. NOTAS DE COMPRA INCLUSO DE QUANTIDADES NO ALMOXARIFADO

1. Menu do Usurio - Controle de Materiais 2. Notas de compra simples (duplo clique) 2.1 Pedir novo digitar 00) Verificar o tipo de nota de compra que est sendo lanada (Materiais/Bens fig. 04 ou Servios) Padro: Materiais/Bens. Informar o nmero da Nota e a srie (caso no exista srie

2.2 Fornecedor: clicar no boto

Filtro. Abre a janela do filtro de fornecedores. Clicar na Fig. 05

aba Cadastro Geral. No item Inscrio, dar um clique no 3 campo (o maior) e digitar o nome do fornecedor da nota fiscal entre percentuais. Ex.: %___%;Clicar em Pesquisar

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Caso o filtro no retorne registros, verificar a acentuao, pois no cadastro do fornecedor se estiver acentuado, importa na consulta do filtro. Ou s a raiz da palavra. Se mesmo assim no retornar nenhum fornecedor (muito dificilmente), significa que este fornecedor no est cadastrado no sistema e o cadastro deve ser realizado atravs do programa Cadastro Geral Fornecedores no Menu do usurio, Cadastros Ver Manual Cadastro Geral Fornecedores. Clicar no resultado exibido. Clicar em Retorna. O Filtro fecha-se e retorna para a tela do programa Notas de Compras Simples; 2.3 Informar a data de emisso da nota Fiscal (na nota fiscal) - Informar a data de recebimento definitivo (conforme carimbo) - Informar o Valor Total da nota fiscal; 2.4 Os campos: Imposto, Desconto, Frete ou seguro s sero preenchidos caso constem na nota fiscal. ATENO: O valor de ICMS no valido como um imposto, pois o mesmo j est embutido no valor total da nota. Caso queira, informar alguma observao para a nota fiscal, discriminar no campo observao. - Confirmar . SITUAO: Aps confirmar o cadastro da nota, ela recebe a situao de DIGITADA, o que indica que ela apenas encontra-se cadastrada no sistema (cabealho e rodap). Pode-se excluir a nota e modificar valores. (AINDA)

2.5 Clicar no Programa vinculado novo.

Itens da nota de Compra. Na janela que abrir pedir um Filtro de Fig. 06

.Procurar o Produto que ser includo na nota de compra atravs do boto

Produtos. Aps clicar no Boto, o filtro se abre. Clicar no campo Descrio

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Digitar a descrio do produto que consta na nota de compra entre percentuais. Ex.: %papel%. Clicar em Pesquisar, caso o filtro no retorne registros, verificar a acentuao), pois no cadastro do produto se tiver acentuao, importa na consulta do filtro ou s a raiz da palavra. Se mesmo assim no retornar nenhum produto, significa que este produto no est cadastrado no sistema e o cadastro deve ser realizado atravs do programa Produtos no Menu do usurio, Cadastros. Ver Manual NOVOS PRODUTOS Aps implantao inicial. Clicar no resultado exibido. Clicar em Retornar. O Filtro fecha-se e retorna para a tela do programa Itens da nota de Compra (Fig. 04). Informar a quantidade de produtos que consta na nota e verificar a unidade se equivale a cadastrada do produto do sistema. Caso no seja a mesma unidade, fazer a converso da unidade na nota para a unidade do sistema. Ex: (Nota 10 caixas com 6 unidades, Sistema: 60 unidades.). Informar o Preo unitrio do item da nota. Caso o valor esteja calculado para unidades diferentes (ex anterior) o preo unitrio deve ser recalculado. Ex.(Nota 10 caixas com 6 unidades = R$100,00, Sistema: 60 unidades = R$0.60). Confirmar e o sistema calcular o valor total do item unidade x preo unitrio e exibe em valor total. Fechar o programa vinculado Itens da nota de compra.

SITUAO: Aps inserir todos os itens da nota, quantidades e valores unitrios e pedir para fechar o programa dos itens da nota, o sistema far uma consistncia (a verificao do valor total informado no programa Nota de compra simples, com a soma dos valores totais de cada item que esteja cadastrado no programa itens da nota de compra). Caso os valores sejam iguais, o sistema muda a situao da nota de DIGITADA para CONSISTIDA. Se os valores no sejam iguais o sistema informar que os valores no conferem e os mesmos devero ser corrigidos. ou no Total da nota(no programa Nota de Compra simples), ou nos itens cadastrados (programa vinculado Itens da nota de compra).

Observao: Na situao CONSISTIDA no so permitidas alteraes nas informaes da NOTA DE COMPRA, mas ainda possvel efetuar a excluso dela do sistema (Boto de Borracha barra de ferramentas). na

2.6 Com a situao da nota de compra em CONSISTIDA o sistema sabe que as informaes esto corretas e libera o boto ATUALIZAR NOTA, na barra de ferramentas. 2.7 Clicar neste boto para efetivar a incluso dos itens desta nota no almoxarifado 9

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(lanamento das quantidades dos itens no estoque). A situao da nota alterada para ATUALIZADA.

SITUAO: Na situao da nota ATUALIZADA, encerra-se o processo de incluso da nota de compra no sistema e os itens so lanados no estoque. Nesta situao no permitido que a nota de compra seja excluda do sistema pela borracha. Ela apenas poder ser estornada.

2.8 ESTORNOS (Eventual) Caso exista alguma informao incorreta na nota de compra, por problema do fornecedor, ou de digitao, pode ser realizado o Estorno da nota. (Boto na Barra de Ferramentas - Estorno). O processo de estorno ir anular os lanamentos efetuados pela nota de compra (incluses no estoque), porm deixara as informaes da nota lanadas no sistema (apenas para consulta). A situao da nota de compra alterada para ESTORNADA

SITUAO: Na situao ESTORNADA, o sistema cancela as incluses realizadas pelo processo de ATUALIZAO da nota de compra. No permitida a excluso da nota, pois ela fica registrada apenas para consultas.

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3. REQUISIES Sadas do Almoxarifado Filtro de produtos/Cod. Barras

1. Menu do Usurio Cadastros; 2. Requisio Atendimento Direto Simples (2 cliques); 2.1 Clicar em novo ;

2.2 Informar o exerccio (o sistema sugere automaticamente o ano corrente); 2.3 Informar o nmero do documento (se tiver na solicitao do requisitante); 2.4 Informar a data em que o pedido foi etetuado (data da requisio); 2.5 Informar a data do protocolo (se o pedido for recebido por protocolo e contiver uma data); 2.6 Clicar em Local para abrir a janela do filtro de locais. Fig. 07

Abre uma nova janela (filtro de localizaes) Clicar em uma das aba cfe. tipo do filtro que desejar fazer. Selecionar o tipo de filtro. Clicar em Pesquisar. Nos resultados, localizar o local que est efetuando o pedido dos produtos e dar um clique;Clicar em Retornar. Fig. 08

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2.7 Neste momento o filtro se fecha e voltamos para o programa de requisies. (Fig. 07); 2.8 Depois de retornar do filtro, informar a finalidade da requisio (se necessrio). Informar uma observao (se necessrio). Confirmar a incluso passar para digitada. 3 Inserir os itens que compe a requisio clicando em tens da Requisio 3.1 Abre uma nova janela. 3.2 Pedir um novo Fig. 09 , a situao da requisio

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3.3 Clicar no boto filtro ( ... ) para selecionar o produto que est na requisio (Fig.06). Abrir a janela de filtro de produtos. Clicar no campo descrio, digitar o nome do produto entre percentuais. Ex. %caneta% .Clicar em Pesquisar. No Resultado, selecionar o produto correspondente e clicar em Retornar. Fecha-se a janela do filtro, voltando para o programa Itens da Requisio atendimento direto

3.4 Caso a Implantao for por Cdigo de Barras Efetuar a leitura do cd de barras do item correspondente que dever ser includo na requisio. Aps o sistema ler o cdigo exibido automaticamente os campos que correspondem as caractersticas do produto, e no campo inferior da direita exibida a quantidade de itens deste produto que esto atualmente no almoxarifado. Com o Retorno do filtro o sistema informa os campos que correspondem as caractersticas do produto, e no campo inferior da direita exibida a quantidade de itens deste produto que esto atualmente no almoxarifado. Informar em Qtd Solicitada a quantidade de produtos que est sendo solicitada. nformar em Qtd Atendida a quantidade que est sendo fornecida para esta requisio. Selecionar um motivo qualquer (no obrigatrio). Confirmar . Fechar.

SITUAO: Aps informar os itens da requisio ela entra na situao de DIGITADA. Onde est apenas includa no sistema, e no foi dado baixa no estoque ainda. Nesta situao podem ser feitas modificaes na requisio e nos itens que compe a requisio se necessrio. E pode ser excluda se necessrio

3.5 Caso as informaes estejam corretas deve-se FECHAR A REQUISICAO.

SITUAO: Aps clicar em FECHAR REQUISIO, a situao da requisio mudada para FECHADA. Nesta situao ainda podem ser alteradas as informaes da requisio e pode ser efetuada AINDA a excluso da requisio do sistema. E o sistema ainda no deu baixa no estoque. No permitida a excluso dos Itens da requisio, apenas incluso. Para excluso deve-se excluir a requisio.

3.6 Clicar em ATUALIZAR REQUISiO.

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SITUAO: Aps clicar em ATUALIZAR REQUISO, a situao da requisio mudada para ATENDIDA. Nesta situao o sistema efetua a baixa das quantidades do estoque, no pode-se mais alterar as informaes e a requisio no pode ser mais excluda do sistema. Caso haja algum erro na requisio (digitao ou cancelamento) deve se realizar o estorno da requisio.

4 Estorno de requisio (eventual) Para estornar uma requisio, clicar em Estornar Requisio .

SITUAO: Caso a requisio tenha sido estornada, o sistema cancela o fornecimento dos itens da requisio (devolve as quantidades para o estoque) e no permite a alterao dos dados nem excluso do sistema, pois ela fica apenas para consulta.

5 Impresso do termo de requisio para assinatura do responsvel pela retirada. No programa de Requisies com a requisio na tela do programa clicar em requisio. 6 Encerrar o programa de requisies fechando. para imprimir o termo de

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4. DEVOLUES Sadas do Almoxarifado Leitora Cd de Barras

1. Menu do Usurio; 2. Controle Materiais; 3. Devoluo de Materiais Simples; 3.1 Pedir novo (para uma nova devoluo) Fig. 10

3.2 Informar a data do protocolo do documento (se tiver no obrigatrio); 3.3 Informar a especificao do documento (se tiver - no obrigatrio); 3.4 Selecionar o Local que est efetuando a devoluo de materiais para o estoque atravs do filtro (...) = Fig. 08 . Abre a janela com o filtro de localizao. Clicar em uma das aba cfe. tipo do filtro que desejar fazer. Selecionar o tipo de filtro. licar em Pesquisar. Selecionar o local correspondente no resultado. Clicar em Retornar. Neste momento o filtro se fecha e retorna as informaes para a tela; 3.5 I nformar uma observao para a devoluo se necessrio; 3.6 Clicar em confirmar

SITUAO: Neste momento a devoluo recebe a situao de DIGITADA. O que significa que pode ser apagada, modificada, etc.

4. Clicar no Programa Vinculado: 4.1 Abre uma nova janela;

Itens da Devoluo';

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4.2 Clicar em novo

Fig. 11

4.3 Clicar no boto filtro 4.4 Abre a janela (filtro de produtos) Fig. 12

4.5 Clicar na descrio. Digitar a descrio do produto entre percentuais. Ex.: %papel%; 4.6 Clicar em pesquisar; 4.7 Clicar no resultado correspondente. Clicar em retornar; 4.8 Informar a quantidade a ser devolvida em qtd original. Informar a quantidade devolvida em qtd devolvida; 16

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4.9 Informar uma observao para o item se necessrio (no obrigatrio). Confirmar Fechar. 5. Volta para o Programa de Devoluo de Material simples 6. Clicar no boto ATUALIZAR DEVOLUO.

SITUAO: Neste momento a devoluo recebe a situao de ATUALIZADA. O que significa que no pode ser apagada ou modificada e as quantidades informadas foram retornadas ao estoque (os valores so atualizados automaticamente para fins contbeis). No pode ser realizada a excluso da Devoluo do sistema. Somente o estorno.

7. Caso haja algum problema na devoluo, efetuar o ESTORNO da devoluo.

. Aps

efetuar o estorno as quantidades que foram devolvidas pela devoluo so retiradas novamente do estoque, no possvel excluir o registro da devoluo, que fica registrado no sistema para fins de consulta.

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5. REQUISIES Solicitao Via Internet

Menu de Usurio Materiais Requisies.

Informe o tipo, o local, e o nome do requisitante e clique no boto confirmar. Abrir a tela para informar os itens da requisio. Informe o cdigo do produto (se souber), seno clique no boto Filtro de itens.

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Abrir uma tela para localizar o tem desejado. Digite o nome do item e clique em localizar, depois clique sobre o produto desejado, esse retornara para tela de itens da requisio, clique em Confirmar.

Quando tiver includo todos os produtos desejados clique em Finalizar Requisio solicitar a impresso do comprovante da Requisio.

, o

sistema solicitar a confirmao da finalizao, informar o numero gerado pela requisio, e Se clicar em Sim ser gerado um comprovante da requisio gerada, se clicar em No o sistema voltar para tela inicial da solicitao de requisies.

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5.1. Consulta Requisies Web (data) Menu de Usurio Materiais - Requisies Clicar em Consulta Requisies (Data), informe o intervalo de datas e clique em Lista de Requisies.

Ir aparecer uma lista com todas as requisies do periodo solicitado, clique em cima da desejada e ela retornar para a tela.

Se a situao da requisio estiver como Digitada ou Fechada ela poder ser estornada.

5.2. Consulta Requisies (nmero) Menu de Usurio Materiais - Requisies Clicar em Consulta Requisies (Nmero), informe o numero da requisio desejada e clique em Localizar.

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A requisio ser mostrada na tela, se desejar ver detalhes da requisio clique em Requisio Detalhada

Se a requisio estiver na situao de Digitada ou Fechada ela poder ser Estornada.

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6. BALANCETES Fechamento do Estoque Mensal ou Eventual

1. Menu do usurio 2. Controle de Materiais 3. Fechamento mensal do estoque (2 cliques) Fig. 13

3.1 No programa que se abre definido o fechamento mensal do estoque para o almoxarifado. Pode ser realizado em qualquer momento que seja necessrio, para a emisso dos balancetes que o sistema gera; 3.2 Ento, no programa, selecionar o ms que ter o estoque fechado, e o ano; 3.3 Clicar no Boto Fechamento; 3.4 Ler a mensagem que o sistema emite e confirmar o fechamento se aprovado; 3.5 A situao para o ms selecionado mudada de ABERTO para FECHADO; 3.6 Com a situao em FECHADO, o sistema permite a emisso dos balancetes.

4. Gerando os Balancetes; 5. Menu do Usuri; 6. Controle de Materiais Consulta; 7. Balancete de Produtos (2 cliques); 7.1 Na janela que abre, devemos informar o ano e o ms (sem barra); 7.2 Selecionar em almoxarifado (Almoxarifado central);

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7.3 Clicar no boto Balancetes. Impressora vermelha na Barra de Ferramentas.

Fig. 14;

7.4 Aps clicar o sistema mostra vrios relatrios (balancetes), botes de impressoras verdes;

7.5 Passando o mouse em cima do boto, identificar pelo nome o balancete que precisar emitir, clicar e mandar imprimir; 8. Fechar o relatrio aps a impresso; 9. Fechar as janelas dos balancetes de produtos e fechamento mensal do estoque;

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