DESAFOS PARA EL ACCESO Y PUESTA EN VALOR DE COLECCIONES DOCUMENTALES HISTRICAS: EL CASO DE LA COLECCIN MONSEOR PABLO CABRERA.

FFYH UNC

Noelia Garca, Graciela Costilla, Sandra Prez

1. Presentacin El presente trabajo tiene por objeto dar cuenta del estado de avance de las etapas preliminares a la digitalizacin de la Coleccin Documental Monseor Pablo Cabrera, conservada en la Biblioteca Central de la Facultad de Filosofa y Humanidades y de la Facultad de Psicologa de la U.N.C. Las tareas se realizan desde Junio de 2011 hasta la fecha, en el marco del Proyecto Cooperativo Internacional Desarrollo e implementacin de la Coleccin Digital de la Universidad Nacional de Crdoba/Universidad Complutense de Madrid, que tiene el objetivo de difundir y poner en valor el acervo documental y bibliogrfico de la Universidad Nacional de Crdoba, con el fin de preservarlo e incrementar su visibilidad internacional. En este proyecto se incluyen las colecciones histricas y la produccin intelectual generada por los investigadores de la Universidad Nacional de Crdoba, que sern difundidos y socializados entre la comunidad cientfica y la sociedad en su conjunto, mediante el "movimiento de archivos abiertos". En relacin a la Coleccin Documental Monseor Pablo Cabrera algunos de los objetivos generales de esta accin cooperativa son1: Preservar y difundir los manuscritos de la mencionada coleccin para asegurar su disponibilidad permanente y ofrecer al investigador acceso digital a los contenidos. Difundir y promover, entre la comunidad acadmica de la UNC, los beneficios de la iniciativa de los archivos abiertos (Open Archives Initiative), para favorecer el auto archivado de los trabajos de investigacin. Apoyar y promover la edicin de revistas cientficas en formato digital y de acceso abierto en las trece unidades acadmicas de la UNC.
1

Universidad Complutense de Madrid. Biblioteca http://www.ucm.es/BUCM/intranet/29423.php. [Consulta: 29/05/12]

Complutense.

Disponible

en

1/3

 Contribuir a mejorar el sistema de comunicacin cientfica y el acceso al conocimiento. La formacin de un equipo de profesionales preparado para poder asumir la digitalizacin y puesta en abierto de los 13.300 manuscritos de la coleccin "Monseor Cabrera". La implementacin del Proyecto adquiere especial relevancia debido a que permitir, de manera simultnea, contribuir a la preservacin de las fuentes histricas y posibilitar el acceso a los distintos tipos de usuarios, reales y potenciales. Actualmente, el acceso se considera una dimensin fundamental en la gestin de unidades de informacin, ya que, como seala Angelika MenneHaritz la custodia sin acceso no est completa, no tiene sentido y sus propsitos no estn claros (...) no puede ser aprovechada por la sociedad2. Dada la magnitud de este proyecto, pionero en nuestro medio, se desprende el desafo profesional que supone superar satisfactoriamente las problemticas propias del tratamiento del material y posibilitar tanto la difusin del patrimonio cultural, como el acceso de nuevos y remotos usuarios.

1.1 Objetivos particulares Para llevar a cabo la digitalizacin y difusin de la coleccin Monseor Pablo Cabrera, dentro del marco del proyecto ya mencionado, se plantearon una serie de objetivos particulares: Diagnosticar y registrar el estado de conservacin de la coleccin. Efectuar la limpieza de documentos. Aplicar medidas de preservacin y conservacin preventiva. Estabilizar los documentos daados para su manipulacin durante la digitalizacin. Intervenir los documentos cuando sea necesario para su correcta lectura. Confeccionar contenedores apropiados para la guarda permanente de todo documento en situacin de fragilidad.

Angelika Menne-Haritz Access- the reformulation of an archival paradigm; Archival Science; Volume 1, Number 1, 57-8. Disponible en: http://www.springerlink.com/content/ 8118055057qv71) [Consulta: 08/05/12]

2/3

Reemplazar las unidades de conservacin no adecuadas por otras de calidad archivstica.

El trabajo previo a la digitalizacin se dividi en dos etapas: 1. Diagnstico y limpieza en seco 2. Estabilizacin de documentos

1.2 Caractersticas generales del material Una coleccin, en trminos archivsticos, es un conjunto artificial de documentos, que se han reunido de forma no natural como consecuencia de un inters especfico o por azar3, los documentos de colecciones pueden tener uno o diversos orgenes y procedencia. en los Es frecuente encontrar de colecciones o

documentales

artificiales

archivos

familiares,

acadmicos

investigadores, como el caso que nos ocupa. La coleccin reunida por Pablo Cabrera, de gran envergadura, abarca 13.270 documentos con un total de 70.958 folios4 manuscritos e impresos, que debido a su valor y fragilidad actualmente solo estn al alcance de investigadores para su consulta in situ5.

Resea de Pablo Cabrera Pablo Cabrera naci en San Juan el 12 de septiembre de 1857 y realiz sus primeros estudios en su ciudad natal. El 10 de mayo de 1870 ingresa al Seminario Conciliar de Nuestra Seora de Loreto, en Crdoba y tiempo ms tarde en 1883con el ttulo de Licenciado en Teologa, se traslad a Mendoza donde se orden sacerdote, pero sus tareas pastorales las ejercer en Crdoba como capelln del

SSCHELLEMBERG, THEODORE: Principios archivsticos de ordenacin. Crdoba: UNC, CIDA, 1975. Pag 59. 4 Cabe aclarar que a los fines de la digitalizacin la cantidad de imgenes a capturar es de aproximadamente el doble, ya que un folio abarca las dos caras de una hoja folio recto y folio vuelto-. 5 Existen dos copias microfilmadas, una depositadas en el Archivo Histrico del Arzobispado de Crdoba y otro en la propia Biblioteca, que no cuenta con el aparato lector necesario para acceder al material.

3/3

Colegio de las Hermanas Esclavas del Corazn de Jess (1884-1896), de la Iglesia de Nuestra Seora del Pilar (1895-1929) y como miembro de la Comisin de Liturgia (1905). Sin embargo su desempeo no solo fue eclesistico sino que su vocacin se fue inclinando hacia los temas de carcter histrico. As, comenz a reunir objetos y documentos de valor artstico e histrico del perodo colonial y luego del nacional constituyndose en un gran estudioso de la historia, dedicndose totalmente a esta disciplina desde 1897 y dentro de la cual gan gran reputacin entre historiadores, etnlogos, arquelogos y lingistas. Tambin fue un prolfico autor de libros y artculos publicados en la Revista de la Universidad y el diario Los Principios, hasta 1929, fecha en que abandona el curato del Pilar por razones de salud. Monseor Cabrera falleci en Crdoba el 29 de enero de 1936 y, luego de su muerte, tanto su coleccin documental, biblioteca y museo privado como su archivo personal y apuntes de investigacin, fueron en parte donados por su familia y otra adquiridos por la Universidad Nacional de Crdoba, que dispuso el mismo ao la creacin del Instituto de Estudios Americanistas, por Ordenanza del H.C. de la Universidad, para la promocin de investigaciones histricas, paleogrficas, archivsticas, etc. En 1941, el mencionado Instituto se dividi formndose el Instituto de

Arqueologa, Lingstica y Folklore que ms tarde pasar a ser el Instituto de Antropologa. En el ao 1999, la coleccin ingresa a la Biblioteca Central de la Facultad de Filosofa y Humanidades de la U.N.C. Elma Kohlmeyer de Estrabou y se la instala en lo que hoy es la Seccin de Estudios Americanistas: Sala Monseor Pablo Cabrera. La misma ha tenido, y tiene, un gran impacto en la comunidad cientfica y es citada en numerosas publicaciones peridicas y libros. Cabe sealar que esta Coleccin comprende dos perodos: colonial y nacional, tratndose de manuscritos e impresos de distinta procedencia, del siglo XVI al XX, en distintos formatos.

Caractersticas fsicas y de organizacin En mayor medida los documentos se presentan en tamao oficio y A4; no obstante hay ejemplares tamao carta, A3 y formatos mayores (como pginas de

4/3

diarios, carteles, diplomas y mapas). En relacin al soporte, encontramos variedades como papel calco, papel ilustracin, vitelas y de diario. En cuanto al contenido, abarca temas indigenistas, aspectos lingsticos y etnogrficos en encomiendas, pleitos, peticiones, visitas, etc.; temas eclesisticos en oposiciones y nombramientos para Curatos, designaciones de clrigos, visitas diocesanas, certificados de grados, provisiones y cdulas reales sobre el gobierno eclesistico y sermones. Adems, y por su significacin histrica, hay que destacar diversas documentos de personajes como Jos de San Martn, Manuel Belgrano, Cornelio Saavedra, Juan Manuel de Rosas, Justo Jos de Urquiza, Juan B .Bustos, Bartolom Mitre, Domingo F. Sarmiento, y Mariano Fragueiro, entre muchos ms. Asimismo, dentro de la documentacin se han encontrado gran variedad de sellos de placa, sellos de lacre y filigranas. Durante el proceso de diagnstico se incorporaron numerosos grabados religiosos y mitolgicos, que no fueron catalogados con el resto de la coleccin. La coleccin se encuentra organizada de manera parcial, ya que durante la realizacin del trabajo se comprob que parte del material no se encuentra registrado ni descripto. Algunos documentos se conservan sueltos, mientras que en muchos casos los documentos mltiples, como expedientes, o documentos de distintos tamaos han sido cosidos o encuadernados.

Conformacin actual de la coleccin Documentos numerados y descriptos Documentos numerados no descriptos Documentos no numerados Lminas no inventariadas Total 6 122 13.270 12.831 311

5/3

La ordenacin corresponde a un nmero correlativo ascendente, asignado arbitrariamente, que no responde a ninguna clasificacin por materias ni cronolgica sino al tiempo de adquisicin y a los temas de estudio de Monseor Cabrera. En algunos casos el nmero hace referencia a una pieza documental y en otros asigna varios documentos o partes de un documento mltiple. Cabe acotar que la coleccin original, reunida por Pablo Cabrera, se ha incrementado desde su ingreso con material agregado a posteriori.

1.4 Equipo interdisciplinario Para la consecucin de los objetivos, debido a las caractersticas del material, cuyo tratamiento abarca distintas reas de conocimiento, se conform un equipo de trabajo interdisciplinario, coordinado por la responsable de la Seccin de Estudios Americanistas de la Biblioteca, Lic. en Bibliotecologa Silvia Fois: Conservacin: Lic. Julia Varela Historia: Dr. Silvano Benito Moya Archivologa: T.P Archivero/as Graciela Costilla, Sandra Prez, Clelia Gutirrez, Noelia Garca y Diego Carro. 2. Primera etapa. Diagnstico y limpieza en seco 2.1 Metodologa de trabajo 2.1.1 Registro En una primera etapa de trabajo (junio y julio de 2011), denominada prueba piloto, se analiz la manera ms eficaz de registrar y sistematizar los datos para la elaboracin del diagnstico del estado de conservacin y registro de daos que deban ser reparados, por impedir la lectura de los documentos. Se elabor un instrumento de registro en soporte papel, diagramado en tres reas: a) de identificacin y diagnstico, para el asentamiento de cada tipo de dao detectado; b) de intervencin, donde se registraron las medidas temporales tomadas para proteccin y la eliminacin de objetos ajenos al documento; c) de responsabilidad, donde se consign el nombre del profesional a cargo de la tarea.

6/3

Planilla de diagnstico e intervencin

Los datos a completar se modificaron durante la prueba piloto, con el fin de adecuarlos a los tipos de daos que presentaban los documentos y operativizar el registro que se realiz sobre cada folio. En el registro se asentaron los daos a intervenir y otros deterioros que pudieran presentar los documentos, tanto para tener una visin global del estado de conservacin, como para eventualmente ser tratados en el futuro. Los registros diarios fueron migrados a una Planilla de Clculos en el programa Calc, que permiti su sistematizacin para la obtencin de datos estadsticos.

Captura de pantalla de la Base de datos en Calc

2.1.2 Procedimiento La limpieza de la superficie, tambin conocida como limpieza en seco, es una tcnica de

7/3

limpieza mecnica utilizada para reducir la suciedad superficial, que debe realizarse siempre aunque no haya agentes biolgicos ya que est destinada, principalmente, a reducir el polvo, manchas, secreciones de insectos, adherencias, u otros depsitos en la superficie (en la limpieza al seco, como se utiliza el trmino en conservacin de papel, no se emplean solventes orgnicos) 6.

2.2 Resultados La primera etapa insumi siete meses de trabajo, desde el 01 de junio al 30 de diciembre de 2011, en la que se trataron el total de folios (70.958). En cuanto al formato, 695 folios (1%) son mayores a A3 planos, diplomas, etc. Mientras que 185 documentos (1,40%) se encuentran encuadernados en tomos. A raz de los resultados arrojados por el diagnstico se decidi que, por razones de tiempo y recursos, slo seran intervenidos, a los fines de su estabilizacin, los folios cuya lectura se encuentre afectada por dobleces y costura y con rasgados que dificulten la manipulacin al momento de la digitalizacin. En total, 10.589 folios responden a estas caractersticas.

Folios a estabilizar en porcentajes

Los tipos de daos presentes en los documentos son tanto fsico-mecnicos (rasgados y dobleces provocados por una inadecuada manipulacin, ganchos metlicos, etc.) como qumicos (oxidacin influencia de elementos metlicos provenientes de objetos ajenos al documentos como alfileres, y de las tintas ferroglicasy acidez prdida de la reserva de alcalinidad ocasionada

principalmente por la presencia de lignina, aditivos y aprestos en el proceso de

Conservaplan. Disponible en www.slideshare.net/conservaplan-no-14.[Consulta: 05/06/12]

8/3

fabricacin) y biolgicos ( hongos y fragilidad provocada por el contacto con humedad excesiva)7. Asimismo, durante la limpieza se retiraron gran cantidad de ganchos metlicos, alfileres y papeles ajenos a los documentos, entre otros. En cuanto a las unidades de conservacin, inicialmente se utilizaron distintos tipos para el resguardo, las mismas resultaron inadecuadas ya que, debido a su tamao, materiales de elaboracin y sistema de apertura, provocaban dobleces y propiciaban roturas al momento de la extraccin y el guardado, igualmente aportaban acidez y no evitaban el contacto con la humedad ni el polvo; por este motivo son reemplazadas por cajas confeccionadas a medida, con materiales de calidad de archivo. Igualmente, 156 documentos, que por su fragilidad o estado de deterioro, corren riesgo de prdidas de informacin se colocaron provisoriamente en bolsas de polipropileno que sern reemplazadas por sobres de cartulina libre de cido, confeccionados a medida, para su guarda permanente. 3. Segunda etapa. Intervenciones Estabilizacin 3.1 Metodologa 3.1.1 Registro Siguiendo el mismo criterio implementado en la primera etapa, se confeccion una planilla de registro para la estabilizacin, de caractersticas similares. A la misma se incorpor un rea para registrar la digitalizacin y carga de metadatos, correspondientes a una tercera etapa an no iniciada.

Planilla registro de actividades de estabilizacin

Marco A. Caldern Delgado Conservacin preventiva de documentos. Disponible en http://www.archivonacional.go.cr/pdf/conservacion_preventiva_documentos.pdf [Consulta: 09/06/12]

9/3

Igualmente, los datos fueron migrados a una base informtica para la obtencin de estadsticas. Al encontrase esta etapa en proceso la misma se actualiza peridicamente.

3.1. 2 Procedimiento La estabilizacin comprende una serie de intervenciones destinadas a evitar la prdida de fragmentos de documentos deteriorados, o daos mayores durante la manipulacin en el scanner. Asimismo, se realizan intervenciones con el objeto de posibilitar la lectura de la informacin en folios doblados, rasgados o cosidos. Los procedimientos realizados son: Desdoblamiento por medio de humectacin. Desdoblamiento en seco. Pegado de rasgados. Corte de costuras, desencuadernados. Todas la intervenciones realizadas pueden ser revertidas, en caso de ser necesario, y se realizan con materiales no invasivos. Para el pegado de rasgados se emplean engrudo de almidn de trigo y papel japons, materiales libres de cido. En cuanto al corte de hilos o desencuadernado, la decisin de realizar la intervencin, o no, se tom con la participacin de un Dr. en Historia, especialista en la coleccin, que determin en qu casos poda realizare sin afectar la historia o caractersticas propias del documento (por ejemplo, en el caso de los Cedularios se decidi que se mantendran las encuadernaciones originales del siglo XVIII)

3.2 Resultados parciales obtenidos De los 10.589 folios que deben estabilizarse, hasta el 30 de junio de 2012, se han intervenido 2908 documentos, lo que representa un 27 % del total. Cabe aclarar que el procedimiento en esta etapa es ms lento que en el anterior, debido a que el avanzado estado de deterioro de los documentos dificulta su manipulacin; asimismo, algunos folios presentan reparaciones anteriores, realizadas sin criterios de conservacin a largo plazo, que en muchas oportunidades deben ser retiradas antes de iniciar la intervencin. Hasta la fecha indicada se han realizado las siguientes intervenciones: Desdoblamiento: 2695 folios (64% del total a desdoblar).

10/ 3

Pegado: 1389 folios (33% del total). Corte de hilos: 128 documentos.

4. Conclusiones y proyeccin A modo de conclusin, se puede decir que: La primera etapa se finaliz en tiempo y forma a fines del ao 2011, segn el tiempo proyectado en la prueba piloto. En cuanto a la segunda etapa, se ha intervenido el 26,53% del total de folios a reparar, estimando el tiempo restante para completar el total del trabajo en catorce (14) meses. La tercera etapa, de digitalizacin y carga de metadatos, se iniciar a partir del momento en que se adquiera el scnner . Al igual que el resto de las tareas de gestin y administracin de fondos y colecciones documentales, la preservacin fsica de los documentos y su difusin constituyen un requisito indispensable para el acceso al patrimonio documental, no slo en el presente sino, fundamentalmente, como garanta para el acceso de los usuarios reales y potenciales de las futuras generaciones.

5. BIBLIOGRAFIA BAUER, F. (2007). La institucionalizacin de la historia en Crdoba. Crdoba: Cuadernos de ADIUC; 7. ADIUC. BENITO MOYA, S. (2002). Catlogo de la Coleccin Documental Mons. Dr. Pablo Cabrera, siglos XVI-XX. (CD-Rom). Crdoba: Universidad Nacional de Crdoba. CALDERN DELGADO, M, A, (2007). Conservacin preventiva de documentos, en http://www.archivonac/pdf/conservacion_prevendoc.pdf CONSERVAPLAN (1998) en www.slideshare.net/conservaplan-no-14 MENNE-HARITZ Angelika. Access- the reformulation of an archival paradigm; Archival Science, Vol. 1, N 1 57-8.en staff-www.uni-

marburg.de/~mennehar/.../access

11/ 3

 PARADELO LUQUE, Ada. Preservacin institucionales en Investigacin

documental

en 23,

repositorios Nm. 49,

Bibliotecolgica, Vol.

septiembre/diciembre, 2009, Mxico, ISSN: 0187-358X, pp. 241-257, en http://www.scielo.org.mx/pdf/ib/v23n49/v23n49a9.pdf SCHELLEMBERG, Theodore: Principios archivsticos de ordenacin.

Crdoba: UNC, CIDA, 1975. TANODI, A. Z. (1968) Gua de los archivos de Crdoba. Collectanea Archivstica; 3. Crdoba: Universidad Nacional de Crdoba. Direccin General de Publicaciones. UNIVERSIDAD COMPLUTENSE DE MADRID. Biblioteca Complutense, en http://www.ucm.es/BUCM/intranet/29423.php.

12/ 3